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UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICOÓ ÓDIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN

COORDINACIÓN DE PROCESOS TÉNICOS

TALLER DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL A CENTROS DE INFORMACIÓN

PROCESO FISICO

MIÉRCOLES 14 DE AGOSTO DE 2013

LIC. JUAN RAMÓN ABARCA DAMIÁN

1 P ó it

ETAPAS DE LA SESIÓN:

1. Propósito2. Alcance3. Responsabilidad y autoridad4. Vocabulario5. Descripción de actividades

5.1.1 Recepción de cargos de material de compra5.1.2 Recepción de cargos de material de donación 5 2 Recepción de los materiales trabajados como nuevos procesos5.2 Recepción de los materiales trabajados como nuevos procesos5.3 Sellado5.4 Magnetizado5.5 Impresión de etiquetas5.6 Pegado de etiquetas de clasificación 5.7 Pegado de etiquetas de códigos de barras 5.8 Papeletas de devolución 5 9 Intercalado5.9 Intercalado

6. Diagrama de flujo7. Anexos

1.Propósito

Describir la metodología para realizar las actividades relacionadas con el proceso físico de los materiales bibliohemerográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos.y

2. Alcance

A los Responsables de este proceso en los Centros d I f ió d l di C d l UVMde Información de los diversos Campus de la UVM.

3. Responsabilidad y autoridad

•Verificar que se realicen cada una de las actividades

Responsables de Centros de Información

Verificar que se realicen cada una de las actividades mencionadas en este procedimiento.

•Asegurarse de que se realiza el proceso físico de todos los materiales bibliohemerográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos que se adquieren en los Centros de Información ya sea por compra o por donación.

•Liberar el o los productos no conformes o nombrar a la persona encargada de esta tarea

3. Responsabilidad y autoridad

Responsable del proceso

•Realizar cada una de las actividades mencionadas en este procedimiento.

• Liberar el producto no conforme e informar a la alta dirección de su Centro de Información.

4. Vocabulario

Proceso físico:Conjunto de diferentes actividades en secuencia sistemática, las cuales constanbásicamente del: sellado de libros, pegado de etiquetas de clasificación, códigos, p g q , gde barras, cinta magnética, papeleta de devolución.

Sellado de libros:Se sellan con el logotipo del Centro de Información la portada contraportadaSe sellan con el logotipo del Centro de Información la portada, contraportada,algunas páginas interiores (estas variaran dependiendo del campus) y los cantosde los libros.

Etiquetas de clasificación:Etiqueta con la impresión de la signatura topográfica que se utiliza para laidentificación agrupación y distribución sistemática de los materialesbibliográficos audiovisuales sonoros y electrónicosbibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos.

4. Vocabulario

Etiqueta de código de barras:Etiqueta con la impresión de un número alfanumérico de adquisición o inventarioque se le asigna a cada volumen o ejemplar que se adquiere por compra odonación en los Centros de Información.

Cinta magnética:Cinta magnética que se pega en los materiales bibliohemerográficosCinta magnética que se pega en los materiales bibliohemerográficos,audiovisuales, sonoros y electrónicos para protegerlos, pues esta cinta esidentificada por el sistema de seguridad si alguien trata de sustraer algún materialsin haber tramitado el préstamo.

Papeleta de devolución:Papeleta que se pega en la última hoja del libro o revista y en la parte posteriorde los materiales audiovisuales sonoros y electrónicos para sellar la fecha ende los materiales audiovisuales, sonoros y electrónicos para sellar la fecha enque deben ser devueltos a la biblioteca.

5. Descripción de actividades5.1.1 Recepción de cargos de material de compra

El Centro de Información recibe por correo electrónico lanotificación de parte de la coordinación de Proceso Técnicosde que ya fueron realizados sus cargos y en ese correo sede que ya fueron realizados sus cargos y en ese correo seincluye el archivo con el formulario de cargos con susrespectivos códigos de barras.

5. Descripción de actividades5.1.2 Recepción de cargos de material de donación

El Centro de Información recibe por correo electrónico de parte delaEl Centro de Información recibe por correo electrónico de parte delaCoordinación de Procesos Técnicos que ya fueron realizados suscargos y en ese correo incluye el archivo con el Formulario de Solicitudde cargos de material bibliográfico audiovisual sonoro y electrónicode cargos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónicocon sus respectivos códigos de barras.

Para los campus descentralizados la notificación de que ya fueronp q yrealizados los cargos tanto de compra como de donación viene partedel proceso de Investigación de Opac, pues el responsable de eseproceso identifica y registra los cargos para su Centro de Información.

5. Descripción de actividades5.2 Recepción de los materiales trabajados como nuevos procesos

El Centro de Información recibe por parte de la Coordinación deEl Centro de Información recibe por parte de la Coordinación deProcesos Técnicos el correo electrónico con los archivos de lasremisiones y/o facturas escaneadas con el rango de códigos de barra yen su caso del material físicamente de audiovisuales sonoros yen su caso del material físicamente de audiovisuales, sonoros yelectrónicos enviados por mensajería junto con las copias de laremisiones y/o facturas con los códigos de barras asignados.

5. Descripción de actividades

5.3 Sellado

Se sellan los libros y revistas como sigue:

Sello en la portada

S ll l t t dSello en la contraportada

Tres sellos en las páginas interiores (las páginas las decide cada campus)

Sellos en los cantos del libro


5.4 Magnetizado

Para los libros las cintas magnéticas se pegan en las páginas interiores dePara los libros las cintas magnéticas se pegan en las páginas interiores de los libros.

Para los Centros de Información que cuenten con el sistema de seguridadPara los Centros de Información que cuenten con el sistema de seguridad de DVD la cinta magnética va en la parte interior de la caja se coloca el disco y sobre el mismo va el candado para evitar que se sustraigan


5.5 Impresión de etiquetas

Con los códigos de barras ya asignados se imprimen las etiquetas en el módulo de ítems. Ver Instructivo de la sección de ítems del módulo de catalogación del sistema Aleph v. 18.01módulo de catalogación del sistema Aleph v. 18.01

http://www.bibliotecas.uvmnet.edu/web2/index.php?option=com_content&task=view&id=1220&Itemid=453


5.5 Impresión de etiquetas (1)

Para imprimir etiquetas utilizamos el menú que despliega la barra de herramientas en la función deherramientas en la función de “Abrir registro en ítems”:



Ya abierta dicha función tecleamos el o los códigos de barras que vamos a imprimir en rangos de hasta 99:


5.5 Impresión de etiquetas (3)Posteriormente pulsamos el botón de imprimir, donde aparecerá

una ventana que será la que imprima nuestras etiquetas, sin excepción alguna desde la dirección:

C \AL500\CATALOG\fil \UVM50\ i t\it lblC:\AL500\CATALOG\files\UVM50\print\itemlbl.prn



En el menú pulsamos “Generar etiquetas”, cuando se haya completado dicha operación nos lo confirmará mencionando la p pcantidad de códigos que cargamos, como se ilustra a continuación:



Para finalizar pulsamos “Imprimir”, posteriormente se abrirá una ventana que despliega un menú de las opciones de impresión, :

Al elegir la indicada pulsamos “ok” ypulsamos ok y para finalizar “salir”.


5.5 Pegado de etiquetas de clasificación

Se pegan las etiquetas de clasificación de barras de acuerdo a las siguientes especificaciones:

En el lomo del libros

En los videocasetes en el lomo del estuche

En los cd-rom y dvd en la tapa frontal del material.

En las pruebas psicológicas en el lomo del estuche

El rango de altura es de 1.5 a 3 cm. para todos los materiales.

Los datos de la etiqueta deben comenzar del lado izquierdo del lomo y continuar hacia la derechacontinuar hacia la derecha

Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas.


5.7 Pegado de etiquetas de códigos de barras

Se pegan las etiquetas de códigos de barras de acuerdo a las siguientes especificaciones:g p

•En libros, videocasetes, pruebas psicológicas, CD-ROM y DVD debe quedar pegada junto con la etiqueta de clasificación hacía la tapa frontal del material.

•El rango de altura es de 1.5 a 3 cm. para todos los materiales.

•Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas.


5 8 Papeletas de devolución5.8 Papeletas de devolución

Para aquellos campus que prestan todos los tipos de materiales lapapeleta de devolución se pega en los libros en la última hoja o tapapapeleta de devolución se pega en los libros en la última hoja o tapaposterior interna del libro centrada en la parte superior, y en la tapaposterior para los demás materiales.

Nota:Para los campus que no prestan materiales audiovisuales, sonoros yelectrónicos no deberán pegar papeletas de devolución.Los campus que cuenten ya con impresora de punto de ventaLos campus que cuenten ya con impresora de punto de ventaseguirán pegando la papeleta de devolución para utilizarla en casode que la impresora llegue a fallar.


5.9 Verificación de la realización del Producto

El responsable del proceso deberá asegurar que la realización del producto seaconforme a través de la lista de verificación de material con proceso físico deconforme, a través de la lista de verificación de material con proceso físico, deacuerdo a cada lote que se libere.Los materiales deberán ser liberados por el director y/o coordinador del Centro deInformación o por la persona que se le haya asignado esta tarea.L i l ifi ió d l d t f d b á tLos supervisores para la verificación del producto conforme deberán estardeterminados en el plan de calidad del proceso de cada campus, donde se indicaráun supervisor y un supervisado.El supervisor llenará la lista de verificación de proceso físico y en el caso desupe so e a á a sta de e cac ó de p oceso s co y e e caso deencontrarse con productos no conformes, realizará su informe de no conformidadpara que el supervisado pueda realizar las correcciones pertinentes en formainmediata y liberar el producto.


5.9 Verificación de la realización del Producto

El supervisado deberá notificar a la alta dirección sobre las no conformidades encontradas y las acciones inmediatas realizadasconformidades encontradas y las acciones inmediatas realizadas.Los registros de las no conformidades identificadas, deberán ingresar a la carpeta del proceso físico,Si la no conformidad del producto, continua apareciendo, los directores,

di d bl d bibli d b á li lcoordinadores o responsables de bibliotecas deberán aplicar el procedimiento de producto no conforme, acciones correctivas y preventivas correspondiente.Finalmente se ingresarán las listas de verificación en la carpetaFinalmente se ingresarán las listas de verificación en la carpeta correspondiente a los registros para su posterior evaluación y análisis por parte de la alta dirección.


5.10 Intercalado

Una vez que el proceso físico esté terminado para todos los materiales,antes de enviarlos a la colección para que sean intercalados por tipo deantes de enviarlos a la colección para que sean intercalados por tipo dematerial y por clasificación se supervisa el proceso validando cadamaterial de acuerdo a las especificaciones incluidas y llenando el Reportemensual de proceso físico, para saber la cantidad realizada durante unmes

6. Diagrama de flujo Inicio

Recepción del correo de notificación de que ya serealizaron los cargos limpios y recepción de lascopias y los materiales físicamente de revistas,audiovisuales, sonoros y electrónicos con loscódigos de barras asignados.

Se imprimen las etiquetas de clasificación ycódigos de barras.

Manual de Circulación de Alephcódigos de barras.

Se pegan las etiquetas, papeletas de devolución yse sellan y magnetizan todos los materiales.

Se envían los materiales a la colección para quesean intercalados según el tipo de material y sul ifi ióclasificación.

Fin

GRACIAS POR SU ATENCIÓNGRACIAS POR SU ATENCIÓNAtentamente:

JUAN RAMÓN ABARCA DAMIÁNDOCUMENTALISTA

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN

PROCESOS TÉCNICOS

Calz. de Tlalpan #3058, edificio A, piso 3Col. Santa Úrsula Coapa Del. Coyoacán. México, D.F. 14310

Tel.: 9138 5000 Ext. 34854 Ó 34855e‐mail: [email protected]

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