Microsoft Word - Lineamientos para la Conservacin de Archivos

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN DE ARCHIVOS CAPTULO I

DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las polticas y criterios para la sistematizacin y digitalizacin, as como para la custodia y conservacin de los archivos en posesin de los sujetos obligados, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localizacin eficiente de la informacin generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de informacin, giles y eficientes.

Segundo. Los presentes lineamientos, son de observancia obligatoria y de aplicacin general para los sujetos obligados sealados en el artculo 1 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Tercero. La interpretacin de los presentes lineamientos se har de conformidad con lo establecido en el artculo 42, fraccin I de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Cuarto. Adems de las definiciones contenidas en el artculo 3 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, para efectos de los presentes lineamientos se entender por:

I. Accesibilidad: El atributo de un documento cuando puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado;

II. Archivo: El conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

III. Archivo de concentracin: La unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental;

IV. Archivo histrico: La unidad responsable de la administracin de los documentos de conservacin permanente y que son fuente de acceso pblico;

V. Archivo de trmite: La unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria;

VI. rea coordinadora de archivos: La instancia responsable de administrar la gestin documental y los archivos, as como de coordinar las reas operativas del Sistema Institucional de Archivos;

VII. Autenticidad: La caracterstica del documento cuando puede probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento que se declara;

VIII. Baja documental: La eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores histricos;

IX. Catlogo de disposicin documental: El registro general y sistemtico que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservacin y disposicin documental;

X. Ciclo vital del documento: Las etapas de los documentos desde su produccin o recepcin hasta su baja o transferencia a un archivo histrico;

XI. Clasificacin archivstica: Los procesos de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos en trminos de lo que establece el Cuadro general de clasificacin archivstica, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA

INFORMACIN PBLICA Y PROTECCIN DE DATOS

PERSONALES

XII. Clasificacin de la informacin: El proceso mediante el cual el sujeto obligado determina que la informacin en su poder est en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

XIII. Conservacin: El conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos de archivo, sin alterar su contenido;

XIV. Consulta de documentos: Las actividades relacionadas con la implantacin de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atencin de requerimientos;

XV. Cuadro general de clasificacin archivstica: El instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

XVI. Custodia: El procedimiento de la gestin documental que implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de salvaguardar con garantas tcnicas y legales los documentos;

XVII. Digitalizacin: La tcnica que permite convertir la informacin que se encuentra guardada de manera analgica, en soportes como papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm, etctera, en una forma que slo puede leerse o interpretarse por medio de una infraestructura tecnolgica;

XVIII. Disposicin documental: La seleccin sistemtica de los expedientes de los archivos de trmite o concentracin cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar la baja documental o transferirlos;

XIX. Distribucin: Las actividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario, sea ste interno o externo;

XX. Documentos de archivo: El registro material que da testimonio de la actividad del sujeto obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su soporte;

XXI. Fiabilidad: La caracterstica del documento cuyo contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades;

XXII. Fondo: El conjunto de documentos producidos orgnicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este ltimo;

XXIII. Gestin documental: El tratamiento integral de la documentacin a lo largo de su ciclo vital, a travs de la ejecucin de procesos de recepcin, produccin, organizacin, acceso y consulta, conservacin, valoracin y disposicin documental;

XXIV. Gua de archivo documental: El esquema que contiene la descripcin general de la documentacin contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de clasificacin archivstica;

XXV. Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del rea coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las reas de: planeacin estratgica, jurdica, mejora continua, rganos internos de control o sus equivalentes, las reas responsables de la informacin, as como el responsable del Archivo histrico, con la finalidad de participar en la valoracin documental;

XXVI. Incorporacin: El proceso mediante el cual se toma la decisin de si un documento, con base en el Catlogo de disposicin documental, debera crearse y conservarse, y por lo tanto, debe ser integrado en el sistema de administracin y gestin documental con sus metadatos y clasificacin archivstica correspondientes;

XXVII. Instrumentos de consulta: Los inventarios generales, de transferencia o baja documental, as como las guas de fondos y los catlogos documentales;

XXVIII. Integridad: El carcter de un documento de archivo que es completo y veraz y refleja con exactitud la informacin contenida;

XXIX. Inventarios documentales: Los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);

XXX. Legible: El documento que se puede visualizar y leer con claridad y facilidad, atendiendo a su adecuada resolucin digital;

XXXI. Lineamientos: Los Lineamientos para la organizacin y conservacin de los archivos;

XXXII. Metadatos: El conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivos y su administracin, a travs del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su bsqueda, administracin y control de acceso;

XXXIII. Organizacin: Las actividades orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos institucionales como parte integral de los procesos archivsticos;

XXXIV. Produccin e identificacin: Las actividades tendientes a normalizar los documentos que se generan en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada rea con el propsito de normalizar y unificar los criterios de elaboracin y presentacin de los documentos;

XXXV. Programa anual de desarrollo archivstico: El instrumento de planeacin orientado a establecer la administracin de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las prioridades institucionales en materia de archivos;

XXXVI. Plazo de conservacin: El periodo de guarda de la documentacin en los archivos de trmite y concentracin que consiste en la combinacin de la vigencia documental y, en su caso, el trmino precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica;

XXXVII. Plazo de reserva: El periodo por el cual los sujetos obligados, conforme a la Ley General y normatividad aplicable, clasifican la informacin como reservada mientras subsisten las causas que dieron origen a dicha clasificacin;

XXXVIII. Preservacin digital: El proceso especfico para mantener los materiales digitales durante las diferentes generaciones de la tecnologa, a travs del tiempo, con independencia de los soportes en los que se almacenan;

XXXIX. Procedencia: Conservar el orden original de cada grupo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

XL.Productor: La instancia o individuo responsable de la produccin de los documentos;

XLI. Recepcin: Las actividades de verificacin y control que la Institucin debe realizar para la admisin de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurdica. (foliado, sellos de tiempo, registro de documentos);

XLII. Seccin: Las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

XLIII. Serie: La divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general, y que versan sobre una materia o asunto especfico;

XLIV. Sistematizacin: El proceso mediante el cual se organizan, de forma controlada, los procedimientos de la gestin documental en el Sistema Institucional de Archivos;

XLV. Soportes documentales: Los medios en los cuales se contiene y produce informacin, adems del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotogrficos, flmicos, digitales, electrnicos, sonoros, visuales, entre otros;

XLVI. Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, rgano y organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, rganos autnomos, partidos polticos, agrupaciones polticas, fideicomisos y fondos pblicos, as como cualquier persona fsica, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos pblicos o realice actos de autoridad en los mbitos Federal, de las Entidades Federativas y Municipal;

XLVII. Trmite: El curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa;

XLVIII. Transferencia documental: El traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria);

XLIX. Trazabilidad: La cualidad que permite, a travs de un sistema de administracin de archivos y gestin documental, el identificar el acceso y la modificacin de documentos electrnicos;

L. Valoracin documental: La actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales, es decir, es el anlisis de la condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales y fiscales en los archivos de trmite o concentracin, o evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos histricos, con la finalidad de establecer criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin documental, y

LI. Vigencia documental: El periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

CAPTULO II

DE LOS CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIN SECCIN PRIMERA

De las obligaciones de los Sujetos obligados

Quinto. Todos los documentos de archivo en posesin de los Sujetos obligados con independencia del soporte en el que se encuentren, debern ser tratados conforme a los procesos de gestin documental establecidos en los presentes Lineamientos.

Sexto. Para la sistematizacin de los archivos los Sujetos obligados debern:

I. Implementar mtodos y medidas para administrar, organizar, y conservar de manera homognea los documentos de archivo que reciban, produzcan, obtengan, adquieran, transformen o posean, derivado de sus facultades, competencias o funciones, a travs de los responsables de los archivos de trmite, de concentracin y, en su caso, histrico;

II. Establecer en una poltica interna el Sistema Institucional de Archivos con sus componentes normativos y operativos, para la debida administracin de sus archivos y gestin documental;

III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivstico;

IV. Establecer un Grupo interdisciplinario para que, mediante el anlisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentacin que integra los expedientes de cada serie, permita establecer los valores documentales, plazos de conservacin y polticas que garanticen el acceso a la informacin, as como la disposicin documental;

V. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivsticos, a travs del anlisis de los procesos con los que cuenten los Sujetos obligados conforme a sus atribuciones y funciones;

VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificacin necesarios para conocer su origen;

VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;

VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la administracin de archivos y la gestin documental;

IX. Contar con personal que posea conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia de procesos archivsticos;

X. Capacitar en materia de administracin de archivos y gestin documental, acceso a la informacin y proteccin de datos personales a los responsables del rea coordinadora de archivos, Archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico, as como al personal que integre las unidades de correspondencia;

XI. Racionalizar la produccin, uso, distribucin y control de los documentos de archivo, y

XII. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos.

Tratndose de fideicomisos y fondos pblicos que no cuenten con estructura orgnica, as como de cualquier persona fsica que reciba y ejerza recursos pblicos, o realice actos de autoridad de la Federacin, las Entidades Federativas y/o los Municipios, nicamente estarn obligados a cumplir lo dispuesto en las fracciones I, VI, VII, XI y XII del presente lineamiento.

SECCIN SEGUNDA

Del Sistema Institucional de Archivos

Sptimo. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a travs de la ejecucin de la Gestin documental.

Octavo. Todos los documentos de archivo en posesin de los Sujetos obligados formarn parte del Sistema Institucional de Archivos; debern agruparse en un expediente por cada asunto con un orden lgico, y cronolgico.

Noveno. El Sistema Institucional de Archivos operar a travs de las unidades e instancias siguientes:

I. Normativa:

a) rea coordinadora de archivos, y

b) Comit de transparencia.

II. Operativas:

a) Correspondencia u oficiala de partes;

b) Responsable del Archivo de trmite;

c) Responsable del Archivo de concentracin, y

d) Responsable del Archivo histrico, en su caso.

Los responsables de los archivos referidos en la fraccin II, inciso b), sern nombrados por el titular de cada rea o unidad; los dems responsables sern nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.

Los responsables de los archivos debern contar con conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia archivstica.

Dcimo. Las funciones de las reas normativas son las siguientes:

I. rea coordinadora de archivos:

a) Disear, proponer, desarrollar, instrumentar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivstico;

b) Elaborar las polticas y medidas tcnicas para la regulacin de los procesos archivsticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;

c) Formular los instrumentos de control archivstico;

d) Fungir como Secretario en el Grupo interdisciplinario;

e) Participar como invitado permanente en las sesiones del Comit de Transparencia, y

f) Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.

II. Comit de transparencia:

a) Aprobar las polticas, manuales e instrumentos archivsticos formulados por el rea coordinadora de archivos;

b) Apoyar en los programas de valoracin documental;

c) Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes para el resguardo y conservacin de documentos y expedientes clasificados, y de aquellos que sean parte de los sistemas de datos personales en coordinacin y concertacin con los responsables de las unidades de archivo;

d) Dar seguimiento a la aplicacin de los instrumentos de control y consulta archivsticos para la proteccin de la informacin confidencial;

e) Aprobar los instrumentos de control archivstico, y

f) Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.

Dcimo primero. Las funciones generales de las reas operativas que componen el sistema institucional de archivos son las siguientes:

I. Unidad o responsable de Correspondencia u oficiala de partes:

a) Llevar a cabo los servicios centralizados de recepcin, distribucin y despacho de la correspondencia;

b) Elaborar reportes diarios de correspondencia;

c) Colaborar con el responsable del rea coordinadora de archivos, y

d) Las dems que establezcan las disposiciones jurdicas aplicables.

II. Responsable del Archivo de trmite:

a) Llevar a cabo la integracin, organizacin, prstamo y consulta interna, as como la disposicin documental de los expedientes en su rea o instancia de adscripcin, aplicando los instrumentos archivsticos respectivos;

b) Resguardar los expedientes y la informacin que haya sido clasificada, y

c) Las dems que establezcan las disposiciones jurdicas aplicables.

III. Responsable del Archivo de concentracin:

a) Llevar a cabo la recepcin, custodia y disposicin documental de los expedientes semiactivos, aplicando los instrumentos de control y consulta archivsticos;

b) Brindar el servicio de prstamo y consulta para las unidades administrativas productoras de la documentacin;

c) Colaborar con el responsable del rea coordinadora de archivos, y

d) Las dems que establezcan las disposiciones jurdicas aplicables.

IV. Responsable del Archivo histrico:

a) Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histrico;

b) Colaborar con el responsable del rea coordinadora de archivos;

c) Participar en el Grupo interdisciplinario;

d) Propiciar la difusin de los documentos que tiene bajo su resguardo;

e) Coordinar los servicios de consulta, referencia, prstamo o reprografa, y

f) Las dems que establezcan las disposiciones jurdicas aplicables.

SECCIN TERCERA

De la Gestin documental

Dcimo segundo. Los Sujetos obligados debern constituir una estructura organizacional operativa que permita desarrollar los siguientes procesos de gestin documental de acuerdo con el ciclo vital del documento.

I. Produccin:

a) Creacin y/o recepcin;

b) Distribucin, y

c) Trmite.

II. Organizacin:

a) Identificacin de documentos de archivo;

b) Clasificacin archivstica por funciones;

c) Ordenacin, y

d) Descripcin.

III. Acceso y consulta:

a) Criterios de clasificacin de la informacin.

IV. Valoracin documental;

V. Disposicin documental, y

VI. Conservacin.

SECCIN CUARTA

De los Instrumentos de control y consulta archivsticos

Dcimo tercero. Los Sujetos obligados, a travs de sus reas coordinadoras de archivos, debern elaborar los Instrumentos de control y consulta archivsticos vinculndolos con los procesos institucionales, derivados de las atribuciones y funciones, mantenindolos actualizados y disponibles, que propicien la administracin y gestin documental de sus archivos, por lo que debern contar, al menos, con los siguientes instrumentos:

I. Cuadro general de clasificacin archivstica;

II. Catlogo de disposicin documental, y

III. Inventarios documentales:

a) General;

b) De transferencia, y

c) De baja.

La estructura del Cuadro general de clasificacin archivstica atender los niveles de Fondo, Seccin y Serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales sern identificados mediante una clave alfanumrica.

Dcimo cuarto. Adems de los Instrumentos de control y consulta archivsticos, los Sujetos obligados debern contar con la Gua de archivo documental y el ndice de expedientes clasificados como reservados a que hacen referencia los artculos 70, fraccin XLV y 102 de la Ley.

La Gua de archivo documental, deber contener como mnimo:

I. La descripcin general contenida en las series documentales que conforman los archivos de trmite, de concentracin e histrico, y

II. Nombre, cargo, direccin y correo electrnico del titular de cada una de las reas responsables de la informacin.

El ndice de expedientes clasificados deber tener correlacin con las series documentales registradas en el Catlogo de disposicin documental y deber contener los elementos sealados en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin, as como para la elaboracin de Versiones Pblicas.

CAPTULO III

DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS SECCIN PRIMERA

De los criterios de custodia y conservacin

Dcimo quinto. Los expedientes deben incluir una portada o guarda exterior, en la que se deben registrar los datos de identificacin del mismo, considerando el Cuadro general de clasificacin archivstica.

La identificacin del expediente debe contener como mnimo los siguientes elementos:

I. rea o unidad administrativa;

II. Fondo;

III. Seccin;

IV. Serie;

V. Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

VII. Asunto (resumen o descripcin del expediente);

VIII. Valores documentales;

IX. Vigencia documental;

X. Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas contenidas en los documentos del expediente, y

XI. Leyenda de clasificacin, de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin, as como para la elaboracin de Versiones Pblicas, con la finalidad de garantizar la custodia y conservacin de los documentos.

En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V.

Dcimo sexto. Los documentos o expedientes que hayan sido objeto de solicitud de acceso a la informacin, con independencia de su clasificacin, se debern conservar por dos aos ms, a la conclusin de su vigencia documental.

Dcimo sptimo. El plazo de conservacin de los documentos o expedientes que contengan informacin que haya sido clasificada como reservada, en trminos de la Ley y dems normatividad aplicable, deber atender a un periodo igual a lo sealado en el Catlogo de disposicin documental o al plazo de reserva sealado en el ndice de expedientes clasificados como reservados, aplicando el que resulte mayor.

Cuando se desclasifique un expediente, en trminos de las disposiciones aplicables, su plazo de conservacin se ampliar por un tiempo igual al sealado en el Catlogo de disposicin documental o al plazo de reserva, aplicando el que resulte mayor.

Dcimo octavo. Aquella informacin que ha sido sujeta de clasificacin deber permanecer en el expediente que le corresponde, respetando la Procedencia.

Dcimo noveno. Los Sujetos obligados debern asegurar la integridad y debida conservacin de los expedientes que contengan documentacin clasificada.

Vigsimo. En los archivos de trmite se conservar la documentacin que se encuentre activa, atendiendo la vigencia documental establecida en el Catlogo de disposicin documental, as como aqulla que ha sido clasificada como reservada, de acuerdo con la Ley y las dems disposiciones aplicables, mientras conserve tal carcter.

Vigsimo primero. Al promover una baja documental o transferencia secundaria, el sujeto obligado deber asegurar que los plazos de conservacin hayan prescrito y que la documentacin no se encuentre clasificada como reservada o confidencial.

Vigsimo segundo. Los Sujetos obligados establecern el procedimiento de consulta, prstamo y seguimiento interno de los expedientes con informacin clasificada, el cual deber observar al menos lo siguiente:

I. El titular del rea o unidad administrativa designar a la persona autorizada para solicitar la consulta y prstamo de expedientes con informacin clasificada;

II. Los responsables de los archivos de trmite y concentracin llevarn un registro de firmas actualizado de los servidores pblicos autorizados para solicitar expedientes con informacin clasificada en consulta o prstamo, y

III. Los responsables de los archivos de trmite elaborarn inventarios documentales que permitan llevar el control de los expedientes en trmite que se encuentren bajo custodia del productor de la informacin.

CAPTULO IV

DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRNICOS

Vigsimo tercero. Los Sujetos obligados debern aplicar, invariablemente, a los documentos de archivo electrnicos, los mismos instrumentos de control y consulta archivsticos que corresponden a los de soporte papel.

Vigsimo cuarto. Los Sujetos obligados deben garantizar que los documentos de archivo electrnicos posean las caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen de la validez y eficacia de un documento original.

Vigsimo quinto. Adems de los procesos de gestin documental previstos en el lineamiento dcimo, se debern contemplar para la gestin documental electrnica los siguientes:

I. Incorporacin;

II. Asignacin de acceso y seguridad;

III. Almacenamiento, y

IV. Uso y trazabilidad.

Vigsimo sexto. Para el control, conservacin y disposicin de archivos electrnicos, los Sujetos obligados contarn con un Sistema de administracin de archivos y gestin documental, en el cual se establecern las bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos establecidos en el anexo 1.

Vigsimo sptimo. El sistema automatizado para la gestin de documentos deber:

I. Permitir:

a) El almacenamiento;

b) Las modificaciones de los datos capturados para corregir errores, mediante la autorizacin del administrador del sistema;

c) El alta de usuarios a diferentes niveles de acceso;

d) La emisin de alertas cuando hay expedientes para transferir de un archivo a otro;

e) El registro de las Unidades administrativas generadoras de los Archivos de trmite, para posteriormente configurar los reportes, y

f) La bsqueda de expedientes y documentos.

II. Registrar y describir:

a) Fondo;

b) Seccin;

c) Serie;

d) Cuadro general de clasificacin archivstica;

e) Catlogo de disposicin documental;

f) Expedientes;

g) Documentos en formato electrnico;

h) Fechas extremas, y

i) Acceso a la informacin.

III. Generar los siguientes reportes:

a) Cuadro general de clasificacin archivstica;

b) Catlogo de disposicin documental;

c) Gua general;

d) Inventario general;

e) Inventario de transferencia primaria;

f) Inventario de transferencia secundaria;

g) Inventario de baja documental;

h) ndices de los expedientes clasificados como reservados;

i) Inventario de unidades documentales consultadas en el Archivo histrico;

j) Inventario del prstamos de expedientes, devoluciones y vencidos;

k) Calendario de caducidades, y

l) Gua de archivo documental.

IV. Generar los siguientes formatos:

a) Cartula del expediente;

b) Ceja del expediente, y

c) Solicitud de consulta de expedientes.

Vigsimo octavo. Los Sistemas de administracin de archivos y gestin documental que generen documentos de archivo electrnicos debern privilegiar el uso de formatos no propietarios, para su accesibilidad, custodia y almacenamiento.

Vigsimo noveno. Los documentos de archivo electrnicos que pertenezcan a series documentales con probables valores histricos se debern conservar en sus formatos originales, as como una copia de su representacin grfica o visual, adems de todos sus metadatos descriptivos.

Trigsimo. Los Sujetos obligados debern adoptar las medidas organizativas y tcnicas necesarias, con el fin de garantizar la recuperacin y conservacin de los documentos de archivo electrnicos a lo largo del ciclo vital del documento.

Trigsimo primero. Los Sujetos obligados debern garantizar el cumplimiento de las disposiciones normativas en materia de transparencia, proteccin de datos personales, procesos de administracin y de gestin documental para la utilizacin de herramientas colaborativas y de resguardo de informacin en servicios de cmputo en la nube.

Trigsimo segundo. Los servicios de almacenamiento y gestin de archivos en la nube, podrn ser usados por los Sujetos obligados debiendo tomar en cuenta lo siguiente:

I. Garantizar la seguridad y evitar el acceso no autorizado a la informacin;

II. Se utilicen estndares de arquitectura de datos que permitan el uso, conservacin y seguridad de documentos a largo plazo, interoperabilidad y esquemas de metadatos personalizados;

III. Las condiciones de uso del servicio contratado prevean la desaparicin de prestador de servicios con o sin aviso para evitar la prdida de toda la informacin almacenada, y

IV. Los prestadores de servicios se rijan por la normatividad mexicana aplicable, con independencia de la ubicacin geogrfica de los servidores o la sede del prestador de servicios.

Trigsimo tercero. Los Sujetos obligados podrn gestionar los documentos de archivo electrnicos en un servicio de nube privada, entendida sta como un servicio no compartido por terceros, permitiendo:

I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestin de los documentos y responsabilidad de los sistemas;

II. Conocer la ubicacin de los servidores y de la informacin;

III. Establecer las condiciones de uso de la informacin de acuerdo con la normativa vigente;

IV. Utilizar infraestructura de uso, acceso privado, bajo el control de personal autorizado;

V. Custodiar la informacin sensible y mitigar los riegos de seguridad mediante polticas de seguridad de la informacin;

VI. Establecer el uso de estndares y adaptacin a normas de calidad para gestionar los documentos de archivo electrnicos;

VII. Posibilitar la integracin con aplicaciones y sistemas internos intranets, portales institucionales y otras redes;

VIII. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la poltica de gestin documental e informacin de los Sujetos obligados, y

IX. Propiciar un repositorio centralizado de informacin institucional.

SECCIN PRIMERA

De la Preservacin digital y la cadena de custodia

Trigsimo cuarto. Los Sujetos obligados debern establecer, en el Programa anual de desarrollo archivstico, la estrategia de conservacin a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestin documental electrnica.

Trigsimo quinto. La estrategia de conservacin a largo plazo, a fin de garantizar el uso y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, deber prever que la informacin sea:

I. Legible en el futuro: La informacin electrnica, al ser una secuencia de bits, deber ser accesible en los sistemas informticos, al menos, en los que se cre, se almacena, se accede a ella, o en los que se utilizarn para su almacenamiento futuro;

II. Entendible: Las instrucciones para su comprensin debern conservarse, as como cualquier tipo de documentacin que ayude a la computadora a comprender las secuencias de bits;

III. Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de nico;

IV. Recuperable: La recuperacin de los documentos depende del software debido a que a travs de ste logra la vinculacin de la estructura lgica de los objetos de informacin con su ubicacin fsica en un depsito;

V. Comprensible: La informacin para que sea comprensible, deber conservar su contenido, su contexto de creacin y uso, es decir, sus metadatos, y

VI. Autntica: Es la informacin fiable ya que a lo largo del tiempo no ha sido alterada, por lo que se debe garantizar:

a) Transferencia y custodia: Debe contar con mecanismos de transferencia fiables que aseguren que se mantendr inalterada aqulla que llegue del entorno de produccin;

b) Entorno de almacenamiento: Debe ser estable para los soportes de conservacin de la informacin, y

c) Acceso y proteccin: Debe contar con restricciones de acceso bien definidas, as como con medios para protegerla de toda alteracin accidental o de mala fe.

Trigsimo sexto. Los Sujetos obligados adoptarn las medidas organizativas, tcnicas y tecnolgicas necesarias para garantizar la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos producidos y recibidos que se encuentren en el sistema de administracin y gestin documental, bases de datos y correos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.

Trigsimo sptimo. Que los Sujetos obligados debern establecer polticas de gestin documental electrnica, tiempo de guarda y custodia y polticas de proteccin de datos para toda plataforma institucional que hospede informacin de terceros, respetando la clasificacin archivstica del productor, as como la Procedencia.

Trigsimo octavo. La poltica de gestin de documentos electrnicos se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de cada organizacin, junto con el resto de polticas implantadas para el desempeo de sus actividades; asimismo aplicar los estndares y buenas prcticas aplicables para la gestin documental.

Trigsimo noveno. Los Sujetos obligados establecern un programa de Preservacin digital, para efecto del uso de sistemas informticos, que contemple al menos:

I. Anlisis de la organizacin;

II. Definir los responsables dentro de la organizacin;

III. Definir las series documentales que sern objeto de preservacin;

IV. Considerar el costo-beneficio de la inversin a mediano y largo plazos;

V. Estrategia de preservacin a mediano y largo plazos;

VI. Conservar el entorno tecnolgico;

VII. Renovacin de soporte;

VIII. Migracin;

IX. Emulacin;

X. Identificacin de los usuarios;

XI. Controles de acceso, y

XII. Metadatos de preservacin.

Cuadragsimo. Los Sujetos obligados que tengan archivos histricos y que en su acervo cuenten con documentos electrnicos debern observar lo siguiente:

I. Establecer un plan de Preservacin digital que considere el almacenamiento, de los documentos de archivo en sus formatos originales, en formatos estables y representaciones visuales;

II. Elaborar bitcoras como parte de los Metadatos, donde se establezca cada accin que se efectu dentro de los documentos de archivo electrnicos;

III. Asegurar que las acciones de preservacin garanticen que sea accesible en el futuro;

IV. Documentar todas las polticas y procedimientos que se seguirn en el diseo de la estrategia de Preservacin digital;

V. Conservar los documentos de archivo electrnicos base u originales, a los cuales se les ha aplicado alguna accin para garantizar su preservacin, y

VI. Privilegiar el uso de tecnologas de almacenamiento que sean de una sola escritura y mltiple lectura; as como de tecnologas abiertas que no causen ninguna dependencia de algn fabricante o patente.

SECCIN SEGUNDA

De las polticas de digitalizacin

Cuadragsimo primero. Para emprender proyectos de digitalizacin de documentos, los Sujetos obligados debern observar lo siguiente:

I. Realizar un Plan de Digitalizacin de Documentos, que considere:

a) Su inclusin en el Programa anual de desarrollo archivstico, y

b) Contemplar, al menos, los siguientes aspectos:

1. Descripcin de las necesidades de los usuarios;

2. Justificacin;

3. Viabilidad tcnica y econmica;

4. Objetivos;

5. Alcance, y

6. Descripcin de las fases del proceso de digitalizacin.

II. Todos los grupos documentales sujetos a digitalizar deben estar previamente organizados (identificados, clasificados, ordenados y descritos) con base en el Cuadro general de clasificacin archivstica y valorados conforme al Catlogo de disposicin documental;

III. Los documentos digitalizados debern incorporarse al sistema para la administracin de archivos y gestin documental que permita registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo electrnicos, vinculndolos con los de soporte papel;

IV. A todos los documentos digitalizados se les deben asignar los metadatos que seala el lineamiento trigsimo segundo del presente ordenamiento, y

V. Asegurar la inalterabilidad de la informacin garantizando, mediante la tecnologa que se utilice, que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.

Cuadragsimo segundo. La digitalizacin de documentos de archivo podr tener varias finalidades de acuerdo con el Ciclo vital del documento y a las necesidades de cada sujeto obligado, por lo que se podr implementar, entre otros, para:

I. Conversin de informacin de soporte fsico a digital, con la finalidad de integrar expedientes electrnicos y optimizar un flujo de trabajo en procesos especficos, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Se podr realizar en las unidades de correspondencia, oficialas de partes, oficinas de atencin al pblico y/o archivos de trmite;

b) Todos los documentos digitalizados formarn parte de un sistema de administracin de archivos y gestin documental y estarn organizados en expedientes electrnicos, que a su vez estarn clasificados conforme al Cuadro general de clasificacin archivstica; as como contener valores y vigencia asociados con base en el Catlogo de disposicin documental, y

c) Se debe aplicar el proceso de depuracin y transferencia de los expedientes electrnicos conformados, mediante el estudio pormenorizado de las series documentales digitalizadas del que resultar el establecimiento de los valores primarios y secundarios de stas.

II. Consulta de documentacin semiactiva con la finalidad de facilitar su disponibilidad y acceso, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Se podr realizar en los Archivos de concentracin;

b) Los expedientes debern pertenecer a asuntos concluidos y, por lo tanto, tratarse de expedientes cerrados a los que no se incorporarn nuevos documentos, ni sern sujetos a eliminacin de acuerdo con el Catlogo de disposicin documental, y

c) El acceso a los documentos digitales estar determinado a travs del control de acceso previamente configurado en el sistema de administracin de archivos y gestin documental, debido a que ser el rea generadora quien disponga las condiciones de acceso a la serie, o expedientes, segn sea el caso.

III. Consulta, difusin y conservacin, que permita generar un respaldo de documentos de archivo con valor histrico, cientfico o cultural; previamente seleccionados; con la finalidad de aumentar su accesibilidad, preservar en razn del deterioro de las piezas ms frgiles y/o valiosas, as como favorecer la colaboracin entre archivos para la generacin de conocimiento y el uso de la informacin, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Se podr realizar en los archivos histricos;

b) Cumplir con un tratamiento archivstico riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalizacin cuenten con instrumentos de consulta basados en los estndares de descripcin que corresponda, y

c) Adems de las consideraciones establecidas para elaborar el Plan de digitalizacin, se deber tomar en cuenta que:

1. Los documentos estn siendo sometidos a una intensa consulta, lo que provoca riesgos en su conservacin, o bien, peligro de deterioro;

2. Se trate de documentos con gran valor histrico o probatorio que contengan informacin relevante; documentos de gran valor histrico cuyos soportes sean muy frgiles o de fcil degradacin fsica, o bien, aqullos que ya han comenzado a sufrir los efectos de un agente degradante, lo que provocara prdida de informacin;

3. Un grupo de expertos determine el estado fsico en el que se encuentra el grupo documental a digitalizar, a fin de que verifique si ser necesario implementar un programa de conservacin que permita la estabilizacin de los materiales seleccionados;

4. La seleccin de los equipos para realizar los procesos de digitalizacin deba basarse en las caractersticas de los grupos documentales, considerando que un grupo documental podr requerir de diferentes tipos de equipos para la digitalizacin;

5. Se establezca un programa de gestin de calidad del proceso de digitalizacin;

6. La exposicin del documento a varios procesos de digitalizacin podra daarlo de forma irreversible, y

7. Se garantice que los documentos digitalizados reciban un tratamiento archivstico adecuado y que se asegure su conservacin a largo plazo, as como la difusin de los documentos digitales.

IV. Contingencia y continuidad de la operacin, con la finalidad de asegurar la disponibilidad de informacin en caso de catstrofe, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones, una vez superada la emergencia, para lo cual debe seguirse lo siguiente:

a) Podr llevarse a cabo por tipos documentales tomando en cuenta que el propsito consiste en tener disponibles y accesibles los documentos e informacin para establecer las operaciones de los Sujetos obligados, y

b) Tanto los documentos en soporte papel como los digitalizados deben recibir un adecuado tratamiento archivstico.

Cuadragsimo tercero. Un proceso de digitalizacin de documentos de archivo, debe contemplar como mnimo las etapas siguientes:

I. Recepcin de documentos y transferencia al rea de digitalizacin;

II. Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos;

III. Preparacin de documentos;

IV. Creacin de la base de datos y campos;

V. Digitalizacin de los documentos;

VI. Control de calidad de los documentos digitalizados;

VII. Correccin durante el escaneo;

VIII. Ordenacin de los documentos digitalizados;

IX. Control de calidad;

X. Reproceso;

XI. Ingreso al sistema de gestin de archivos, y

XII. Devolucin de los documentos digitalizados, previa ordenacin de los documentos fsicos de acuerdo con su posicin original.

Cuadragsimo cuarto. Para todos los proyectos de digitalizacin se deber considerar lo establecido en los Criterios para que los Sujetos obligados garanticen las condiciones de accesibilidad que permitan el ejercicio del derecho de acceso a la informacin a los grupos en situacin de vulnerabilidad y as llevar a cabo los ajustes razonables correspondientes.

Cuadragsimo quinto. Bajo ningn supuesto se debern eliminar los documentos en soporte papel que hayan sido digitalizados, al menos que est establecido en el Catlogo de disposicin documental; los documentos digitalizados sern considerados copias simples, de no existir disposicin legal y procedimiento que d validez a estos.

SECCIN TERCERA

De los correos electrnicos

Quincuagsimo sexto. Los correos electrnicos que deriven del ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los Sujetos obligados debern organizarse y conservarse de acuerdo con las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificacin archivstica, y a los plazos de conservacin sealados en el Catlogo de disposicin documental.

Cuadragsimo sptimo. Para la gestin de las cuentas de correo electrnico institucional se podrn utilizar plantillas que contengan por lo menos la siguiente informacin:

I. Nombre y cargo del emisor;

II. Nombre y cargo del receptor, y

III. Aviso: La informacin de este correo, as como la contenida en los documentos que se adjuntan, puede ser objeto de solicitudes de acceso a la informacin.

CAPTULO V

DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Quincuagsimo octavo. Los Sujetos obligados adoptarn las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la informacin, independientemente del soporte en que se encuentre, observando cuando menos lo siguiente:

I. Adoptar un programa de seguridad de la informacin que permita asegurar la continuidad de la operacin, minimizar los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y

II. Implementarcontrolesqueincluyanpolticas,procesos,procedimientos,estructuras organizacionales y funciones de software y hardware.

TRANSITORIOS

Primero. Los presentes Lineamientos entrarn en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin, a travs del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional.

Segundo. Los Sujetos obligados contarn con un plazo mximo de 12 meses posteriores a la publicacin de los presentes Lineamientos, para la implementacin del Sistema Institucional de Archivos.

Tercero. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados contarn con un plazo de 24 meses posteriores a su publicacin, para la instrumentacin del sistema de administracin de archivos y gestin documental.

Cuarto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los responsables de las reas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos, debern designarlos a ms tardar en 30 das hbiles posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

Quinto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los instrumentos de control y consulta archivsticos debern elaborarlos a ms tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

Sexto. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados debern establecer el Programa anual de desarrollo archivstico para el ejercicio de 2017 a que se refieren los presentes Lineamientos.

Sptimo. Los Sujetos obligados debern contar con un grupo interdisciplinario a ms tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

Octavo. Los Sujetos obligados debern establecer polticas de gestin documental electrnica, guarda y custodia y polticas de proteccin de datos, a ms tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

Noveno. Los Sujetos obligados debern establecer un programa de Preservacin digital, a ms tardar a los 18 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

Dcimo. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los Lineamientos para la implementacin de la Plataforma Nacional y sta entre en operacin, los presentes lineamientos se debern publicar en los sitios de internet de los integrantes de dicho sistema bajo el seguimiento del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales.

Dcimo primero. Para el caso de los municipios con una poblacin menor a 70,000 habitantes, debern cumplir con las obligaciones de los presentes Lineamientos, de conformidad con sus posibilidades presupuestarias hasta en tanto el Sistema Nacional emita los lineamientos, mecanismo y criterios a los que hace referencia el Dcimo Transitorio de la Ley.

Anexo 1. Metadatos mnimos que deber contener el sistema de administracin de archivos y gestin documental

1. INHERENTES AL SISTEMA:

1.1. Nombre de la dependencia o entidad.

1.2. Cuadro general de clasificacin archivstica:

1.2.1. Fondo.

1.2.2. Seccin.

1.2.3. Serie (metadato de interoperabilidad).

1.2.4. Sub serie [opcional].

1.2.5. Expediente.

1.2.6. Documento.

1.3. Catlogo de disposicin documental:

1.3.1. Plazos de conservacin:

1.3.1.1. Tipo de instruccin de disposicin documental:

1.3.1.1.1. Baja documental (metadato de interoperabilidad).

1.3.1.1.2. Transferencia secundaria:

1.3.1.1.2.1. Preservacin a largo plazo.

1.3.1.2. Trmite para autorizacin de baja:

1.3.1.2.1. Nombre del titular de la unidad administrativa.

1.3.1.2.2. Permisos para extender o suspender el periodo de guarda.

2. INHERENTES AL DOCUMENTO DE ARCHIVO:

2.1. Nmero identificador nico (asignado automticamente por el Sistema y sin posibilidad de ser modificado por usuario alguno).

2.2. Asunto (metadato de interoperabilidad).

2.3. Nombre del autor (metadato de interoperabilidad).

2.4. Nombre de la unidad administrativa (metadato de interoperabilidad).

2.5. Nombre de quien elabora el documento.

2.6. Nombre de (los) destinatario(s).

2.7. Formato del documento (metadato de interoperabilidad):

2.7.1. Fsico.

2.7.2. Electrnico.

2.8. Para documentos de archivo electrnico:

2.8.1. Nombre de la unidad administrativa responsable del espacio en el cual el documento de archivo se encuentra ubicado (ubicacin de transmisin o en el cual se guarda).

2.8.2. Formato:

2.8.2.1. Tipo de formato electrnico.

2.8.2.2. Software y versin.

2.8.2.3. Ubicacin del documento de archivo.

2.8.2.4. Indicador de preservacin en el largo plazo.

2.8.2.5. Clasificacin de la informacin (pblico, reservado o confidencial) (metadato de interoperabilidad).

2.8.2.6. Indicacin de anexos.

2.9. Nombre y cdigo de la serie documental.

2.10. Fecha de creacin del documento de archivo (metadato de interoperabilidad)

2.11. Fecha y hora de transmisin del documento de archivo.

2.12. Fecha y hora de recepcin del documento de archivo.

2.13. Clasificacin de la Informacin:

2.13.1. Informacin reservada:

2.13.1.1. Periodo de reserva.

2.13.1.2. Fundamento de la reserva:

2.13.1.2.1. Ley General de Transparencia.

2.13.1.3. Fecha de clasificacin de la informacin.

2.13.1.4. Fecha de desclasificacin de la informacin.

2.13.1.5. Ampliacin del periodo de reserva.

2.13.1.6. Indicador de Firma Electrnica Avanzada o de la rbrica del titular de la unidad administrativa.

2.13.2. Informacin confidencial:

2.13.2.1. Fundamento legal:

2.13.2.1.1. Ley General de Transparencia.

2.13.2.2. Fecha de clasificacin de la informacin.

2.13.2.3. Indicador de Firma Electrnica Avanzada o de la rbrica del titular de la unidad administrativa.

2.14. Fechas extremas del expediente:

2.14.1. Fecha de apertura del expediente.

2.14.2. Fecha de cierre del expediente (en caso de estar cerrado).

2.15. Nmero de legajos (soporte papel).

2.16. Nmero de fojas (soporte papel).

2.17. Tamao, indicar cantidad y unidad de medida segn corresponda al soporte del documento de archivo que se describe (otros soportes diferentes al papel).

2.18. Trminos relacionados (tesauro).

2.19. Vnculo archivstico (mediante clasificacin archivstica), que permita interrelacin con:

2.19.1. Otros expedientes de la seccin.

2.19.2. Otros expedientes de la serie.

2.19.3. Otros documentos del expediente.