microsoft word 2007 - departamento de lenguajes y sistemas

Microsoft Word 2007

• Lo primero que llama la atención en cualquierade las aplicaciones del paquete Office 2007 es elaspecto de la ventana de aplicación.

• La interfaz tradicional de menús y barras deherramientas, ha sido sustituida por fichas(pestañas) y cintas de opciones.

• La razón quizás se encuentra en que en lasúltimas versiones (Office XP y 2003) el sistemade menús se había complicado mucho, y lacantidad de barras de herramientas era casiinabarcable. Los diseñadores de Office hanquerido resolver este problema dehacinamiento mediante las cintas de opciones(los nombres de las fichas no son más queindicadores de lo que nos podemos encontraren la cinta correspondiente).

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Microsoft Word 2007

• Las cintas se organizan en grupos de botonesrelacionados.

• Además, y esto sí que es novedoso, las fichasson contextuales, es decir, cambian dependien-do del tipo de componente con el que estemostrabajando.

• Así por ejemplo, sólo cuando estemosescribiendo en un encabezado de Wordpodremos ver la ficha de Herramientas deencabezado.

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Microsoft Word 2007

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• Los elementos principales de la ventana deaplicación de Word 2007 se muestran en laimagen:

Microsoft Word

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• Cuando abrimos Word se nos mostrará undocumento en blanco (si no utilizamos unaplantilla) donde, a partir del punto deinserción, podremos comenzar a escribir.Cuando lleguemos al final de la línea, ésta seromperá automáticamente, ajustándolasegún un estilo prefijado (justificación a laizquierda, si no se ha cambiadoexpresamente). El aspecto será parecido alque se muestra en la siguiente imagen:

(Escriba este texto como ejercicio. Salve el archivo como Ejercicio1-a.docx)

• Evidentemente, aunque el texto se puede leer,no disponemos de un procesador de textoscomo Word para dar por bueno este trabajo.

clic

Microsoft Word

• ¿Como hacemos para que su aspecto sea (porejemplo) algo parecido a éste?:

• La respuesta está en dar formato al texto. Estaes una forma habitual de trabajar en Word:primero escribimos el texto con el estilo pordefecto (estilo Normal), para después cambiarel formato.

• Pronto aprenderemos, sin embargo, una formamás sistemática (y aconsejable) de operar:aplicar estilos predefinidos o creados pornosotros a los distintos párrafos.

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Dando formato

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• En Word 2007 (a partir de ahora Word asecas), hay una manera muy cómoda decambiar el formato de un texto (tipo de letra,justificación, etc.) Si volvemos al textoanterior y marcamos, por ejemplo, la primeralínea con el ratón (hacer clic y arrastrar sinsoltar) y obtenemos el menú de contexto(botón derecho del ratón), podremos elegir elformato que deseemos:

(cambiar, como ejercicio, el formato de laprimera línea)

Vistas

• Hay 5 vistas diferentes para visualizar lostextos: diseño de Impresión, lectura dePantalla completa, diseño Web, Esquema yBorrador:

• Estas vistas se cambian en los botonescorrespondientes según indica la flecha.

• El círculo rojo muestra cómo ver los estilos. Engeneral, cuando un grupo en la cinta tiene unaflecha en su esquina inferior derecha, al hacerclic sobre ella obtendremos el cuadro dediálogo asociado al grupo (probar comoejercicio)

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Vistas

• En la vista Borrador los cambios se muestranrápidamente ya que no se verán las imágenes,encabezados, pies de páginas, etc. La utiliza-remos para hacer cambios rápidos (porejemplo: eliminar saltos de sección o depágina).

• Con la vista Diseño Web el documento tieneun aspecto de página web.

• La vista Esquema permite ver los distintosniveles del documento (texto normal, Título1,Título2, etc.):

• La vista impresión muestra el documentocomo se imprimiría (con todos los elementosy el tipo de hoja, orientación, márgenes, etc.)

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Vistas

• La vista pantalla completa muestra una ovarias páginas del texto ajustándola a laventana de la aplicación (es la vista impresiónmejorada. Aunque está pensada para ver eldocumento, también se puede escribir desdeesta vista y realizar algunas operaciones):

• Con las flechas indicadas, podremos mover-nos cómodamente por el documento.

• Bajar de la web de la asignatura el ficheroTrabajo curso 2009-10.docx (grupo prácticas)y probar con las distintas vistas.

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Personalizar Word

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• ¿Por qué mis documentos se guardan en eldirectorio Mis documentos y no en otro? (Laextensión por defecto es .docx).

• ¿Cómo puedo cambiar el número de botonesque aparecen en la barra de herramientas deacceso rápido?

• ¿Con qué frecuencia se salvan mis docu-mentos?

• Estas y muchas otras cuestiones similaresresponden a la inquietud del usuario de Wordpor personalizarlo.

• Para poderlo hacer habremos de pulsar elbotón de Office (esquina superior izquierda) yescoger opciones de Word:

Entrada de blog

• Microsoft, en su afán por adoptar lastecnologías más recientes a Office, permitecrear entradas de blog con Word y publicarlas:

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Personalizar la barra de herra-mientas de acceso rápido

• Si obtenemos el menú de contexto sobre la zonalibre en la barra de menús, podremospersonalizar la barra de herramientas de accesorápido:

• Como ejercicio añadir el botón para Párrafo demanera que los cambios en el formato de unpárrafo sean posibles desde cualquier ventana.

• Cualquier elemento de la barra de herramientaspuede añadirse a la de acceso rápido, sin másque obtener su menú de contexto pulsando elbotón derecho del ratón sobre él (haga pruebas)

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Ayuda

• Word , al igual que el resto de herramientasde Office 2007, está concebido de manera que“todo esté a la vista y del modo más intuitivoposible”.

• Esto hace que el concepto de “ayuda”, comose venía aplicando en anteriores versiones, sehaya ampliado y mejorado mucho en Word2007.

• En este sentido, desde el botón de Office ->Opciones de Word -> Recursos, se puedeacceder a una página web que facilita muchainformación sobre el paquete ofimático(incluso cursos online):

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Fichas

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• Inicio: contiene los elementos básicos paracomenzar a trabajar:

• Insertar: como su nombre indica permite añadirtodo tipo de elementos. Desde una portada, hastaecuaciones, tablas, encabezados, gráficos, etc.:

• Diseño de página: contiene los elementos paraconfigurar las páginas del documento:

Fichas

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• Referencias: notas al pie de página, tablas decontenidos, índices, etc.:

• Correspondencia: facilita la combinación decorrespondencia (enviar la misma carta atodos los que aparezcan en una lista)

• Revisar: lo utilizaremos para la revisiónortográfica, comparar versiones, protegerdocumentos, etc.:

Fichas

• Vista: permite cambiar entre las distintasvistas, visionar el documento en varias páginas,realizar un zoom sobre el mismo, etc.:

• Como ya se ha indicado, la ventana deaplicación es contextual, de manera queaparecerán fichas nuevas cuando estemoscreando otros elementos (cabeceras, porejemplo):

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Regla

• La regla muestra una escala horizontal querefleja el ancho de la caja de escritura.Mediante la regla es posible cambiar lassangrías y tabuladores desde el propiodocumento sin necesidad de entrar en losmenús.

(para ver/ocultar la regla haga clic sobre un botón que hay en laparte superior de la barra de deslizamiento vertical)

• Una sangría es la separación que se puededejar entre un párrafo y el margen. Unatabulación es una separación entre columnasde textos.

• Las sangrías se pueden modificar con lostriángulos de la regla. Hay tres: dos a laizquierda y uno a la derecha. Los dos triángulosde la izquierda marcan la sangría de la primeralínea y la sangría francesa. El triángulo de laderecha marca la sangría de la derecha.

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Regla

• Hay varios tipos de sangrías:

• Sangría de primera línea: si es sólo laprimera línea la que se separa.

• Sangría izquierda: se separan todas laslíneas con respecto al margen izquierdo.

• Sangría derecha: se separan todas laslíneas con respecto al margen derecho.

• Sangría francesa: se separan todas laslíneas del párrafo menos la primera. Sesuele emplear en párrafos numerados.

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Regla

• Para modificar la sangría izquierda de unpárrafo deberemos hacer clic sobre el botóncuadrado que hay en la zona izquierda de laregla:

(el cuadrado arrastra en su movimiento a losdos triángulos).

• La sangría en primera línea: el triángulo quedebemos desplazar es el superior. La primeralínea (del párrafo) empezará en el punto que semarque con el triángulo superior, el resto de laslíneas empezarán donde esté situado eltriángulo inferior izquierdo.

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Regla

• La sangría francesa (muy usual en las viñetas,o párrafos con algún símbolo delante): para dara un párrafo una sangría francesa se modifica eltriángulo inferior izquierdo de la regla.

(El triángulo inferior arrastra en su movimientoal cuadrado)

• La primera línea del párrafo empezará dondemarca el triángulo superior izquierdo, el restode las líneas donde marca el triángulo inferiorizquierdo.

• Como ejercicio hacer pruebas con la regla, y eltexto que hemos utilizado en ejemplos ante-riores.

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Formatos de párrafo

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• Un párrafo es cada una de las divisiones deltexto que comienza por una letra enmayúscula y termina con un punto y aparte.

• Word los presenta además delimitados poruna marca (marcas de párrafo). Para verlas,escoja del grupo párrafo de la ficha Inicio, yhaga clic en el que representa un símbolocomo el señalado con la flecha en la siguientefigura:

Párrafos

• Las instrucciones para párrafos estánagrupadas en el grupo Párrafo de la fichaInicio (haga clic sobre un icono con una flechamuy pequeña señalando la esquina inferiorderecha que hay al lado del grupo Párrafo).

• Para aplicar una instrucción de párrafo bastacon tener el cursor dentro del párrafo que sequiera modificar, sin necesidad de seleccionarlotodo. En el caso de que se quiera aplicar elmismo formato a varios párrafos se tendrá queseleccionar al menos una parte de cada uno deellos.

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• Desde esta ventana de diálogo de párrafo semodifican todas las opciones que se verán acontinuación:

• Como ejercicio seleccione todo el texto deEjercicio1-a.docx. Observe que conforme va

cambiando el formato, la ventana que muestralos cambios nos da una vista previa.

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• El texto tendría un aspecto como el que semuestra si cambiamos el interlineado y lasangría en la primera línea (hágalo comoejercicio):

• Observe que Word ha creado un estilo nuevo(volveremos sobre esto pronto).

Párrafos

• El espaciado entre párrafos es la separaciónque se deja entre un párrafo con respecto al quele sigue y al que le precede.

• Para modificar el espacio entre párrafos seutilizan los menús anterior y posterior:

• También podremos cambiar las sangríasnormales, las especiales y el interlineado.

• La ficha del cuadro de diálogo: Líneas y saltosde página, tiene que ver (principalmente) conlas líneas viudas y huérfanas y conservar conel siguiente. Con la primera opción, se trata deevitar que aparezca una sola línea de un párrafo(que tenga más de una) al principio o al final deuna página. Conservar con el siguiente significaque el párrafo va siempre en la misma páginaque el siguiente (evita que el título de unapartado aparezca solo al final de la página).

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Tabulaciones

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• Cuando se necesita hacer un formato comoel que aparece en la ilustración siguiente,deberemos usar los llamados altos detabulación:

• La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5cm por defecto. Si se quiere que se detengaen un punto concreto hay que poner en élun alto de tabulación. Para ello hay queseleccionar primero el tipo de marca detabulación haciendo clic en el selector queaparece a la izquierda de la regla, y despuésvolviendo hacer clic en el lugar de la reglaen que se quiere situar. Ahora no hay másque ir pulsando la tecla de tabulación paraque el cursor se detenga en los lugaresmarcados.

Tabulaciones

• Para hacer que el espacio entre dostabulaciones quede relleno hay que entrar en elcuadro de diálogo Tabulaciones. Para ellohacemos doble clic sobre una marca detabulación. Modificamos el alto de tabulaciónen Posición, y el tipo en Alineación. Podremosindicar qué relleno debe tener, y despuésharemos clic en Fijar:

• Para eliminar los altos de tabulación se harácon la ventana de diálogo anterior escogiendoel alto y pulsando el botón eliminar.

• Como ejercicio inserte en un documento Wordlos datos de la transparencia anterior.

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Estilos

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• En cualquier tipo de trabajo constan-temente se repiten formatos. Por ejemplolos distintos tipos de títulos de un librosuelen estar en negritas, con el mismo tipoy tamaño de letra, separación entrepárrafos, etc.

• Word permite agrupar un conjunto deinstrucciones de formato para poderaplicarlas todas de golpe: son los llamadosestilos.

• Dentro de un estilo se pueden incluirsangrías, interlineados, tipos de letra, tabu-laciones, bordes, etc.

• Además, si se han utilizado estilos yposteriormente se quiere modificar unformato (por ejemplo quitar la negrita delos títulos), bastará con redefinir el estilopara que todos los párrafos que lotienen aplicado cambien.

Estilos

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• En la ficha Inicio encontramos el grupoEstilos. Si nos colocamos en un párrafo yhacemos clic sobre uno de los estilos,observaremos cómo cambia el formato delpárrafo. Son los llamados Estilos rápidos.

• También podemos encontrar Grupos deestilos con el botón Cambiar estilos:

• Conforme nos movemos por los distintosgrupos, tendremos una vista previa decómo quedaría el documento.

Estilos

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• Observemos cómo el visor de estiloscambia también su contenido.

• En dicho visor, si hacemos clic sobreOpciones…:

• Se nos mostrará una ventana de diálogoque permite personalizar los estilos que senos muestran (probar con las distintasposibilidades).

Creación de estilos nuevos

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• Si escogemos la opción En uso, para eltexto original sin modificaciones, veremosque el único estilo es el Normal.

• Partiremos de que sólo hemos aplicado elestilo Normal y, a partir de él, iremosañadiendo nuevos estilos.

• Para crear un estilo nuevo haremos clic enel primer botón de la izquierda, en la parteinferior del visor de estilos:


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• Se nos mostrará la ventana de diálogo:

• Donde observamos que ya se le asigna unnombre al nuevo estilo, Estilo1, el cualcambiaremos a nuestra conveniencia. Lellamaremos Texto corrido.


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• Vemos que el tipo de estilo es Párrafo (elmás usual, aunque también tendremosotros tipos de estilos como carácter que seaplica a letras).

• El estilo en el que está basado es el Normal.Eso significa que parte de dicho estilo yañade nuevas características. Cualquiercambio en un estilo afectará a todos losestilos que están basados en él.

• El estilo del párrafo siguiente, también esimportante, ya que automáticamente Wordadoptará dicho estilo cuando pulsemosENTER al final del párrafo actual.


• A continuación nos encontramos con el tipo deletra, tamaño, y diferentes formatos. Aquírealizaremos los cambios que creamos oportu-nos.

• Si ahora hacemos clic sobre el botón Formatose nos mostrarán varias posibilidades, entre lasque destacamos la de Párrafo. Si escogemosesta posibilidad, tendremos de nuevo laventana de diálogo de párrafos:

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• Hay algunos formatos de párrafo que tienenespecial sentido aplicados en estilos: El Espacioantes y después permite que determinadospárrafos, por ejemplo los de título, semantengan siempre un poco más separados delpárrafo que les precede que del que les sigue.De esta forma, siempre se conseguirá la mismaseparación para todos los títulos.

• Si hacemos clic sobre el botón Tabulacionespodremos establecer para el estilo altos detabulación, rellenos entre altos de tabulación,etc.,.

• La ficha Líneas y saltos de página nos permite,como ya comentamos, evitar las líneashuérfanas y viudas y que el título de unapartado aparezca en una página distinta que elcomienzo del mismo.

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Creación y modificación de estilos

• El nuevo estilo se añade al grupo Estilos de laficha Inicio:

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• Si modificamos un párrafo Word creará unestilo nuevo añadiendo las modificaciones alestilo ya creado.

• Como ejercicio, cambie con la regla la sangríade un párrafo que tenga el Texto corrido.Observe cómo Word crea otro estilo basadoen el mismo (y le da un nombre que podrácambiar si no le parece oportuno).


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• Con Eliminar (al desplegar la pestaña sobre elestilo en la ventana de estilos) se elimina elestilo. Si hemos creado estilos a partir de él,también se eliminarán:

• Los párrafos basados en dicho estilo pasarána tener el estilo Normal.

El estilo Normal

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• Los estilos predefinidos no se puedeneliminar (el estilo Normal es uno de ellos).

• Para que todos los estilos predefinidosresulten proporcionados se basan todos enel estilo Normal.

• Así el estilo de notas al pie de página esigual que el estilo Normal pero con un tipode letra más pequeño. De este modo si secambia el tipo de letra del estilo Normal deTimes a Arial el estilo para las notas al piecambia automáticamente a Arial.

• Por este motivo, el primer paso a la hora dehacer un trabajo sería determinar quéformato va a tener el estilo Normal.

El estilo Normal

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• Si queremos que el cambio se aplique atodos los documentos que abramos (con laplantilla para documentos en blanco),seleccionaremos en la ventana de diálogodel estilo Normal el botón de opción:Documentos nuevos basados en estaplantilla (en otro caso el cambio sólo seguardará para el documento actual):

Estilos para títulos de apartados

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• Word tiene predefinidos varios estilos paratítulos: Título1, Título2 y Título3, etc.

• Emplearemos estos estilos en los títulos deun trabajo, ya que Word los utiliza paracrear las tablas de contenido de maneraautomática.

• El estilo Título1 se utiliza para los títulosprincipales, Título2 para los secundarios, yasí sucesivamente.

• Ejercicio: Escoja recomendados (enopciones… del panel de estilos). Con eltexto que venimos utilizando (Ejercicio1– a.docx), aplique a todo el texto el estilo

Texto corrido y cree apartados ysubapartados. Utilice Título1, Título2 yTítulo3 (añada en Opciones de la ventanade estilos, los estilos recomendados)

Estilos para títulos de apartados

• Para conseguir la numeración haremos en elgrupo Párrafo de la ficha Inicio, Listamultinivel y escoja la de la imagen siguiente.

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clic

../Trabajos de curso de Word/Títulos.docx

Encabezados y pie de página

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• El encabezado y el pie son dos partes de la

página por encima y por debajo de la caja de

escritura, en las que normalmente va escrito

el título del libro, el nombre del autor, la

numeración de las páginas o cualquier texto

que se quiera que aparezca en la parte

superior o inferior de todas las páginas.

• Normalmente en los libros no hay

encabezado ni pie en la primera página de

cada capítulo (ni en la portada), los capítulos

empiezan por página impar, y en las páginas

impares se pone en el encabezado el

capítulo, y en las pares el título del libro (en

el pie irá centrado el nº de página).

• Para rellenar el contenido de encabezado

hay que irse a la ficha Insertar, y en el grupo

Encabezado y pie de página hacer clic en el

botón correspondiente. Word mostrará una

serie de encabezados predefinidos, entre los

que podremos escoger (o elegimos Editar

encabezado).


• A continuación tendremos activa la fichaHerramientas para encabezados y pies depágina, con la que podremos realizar un grannúmero de operaciones:

• Observar el alto de tabulación en el medio quetiene por defecto el estilo de encabezado depágina.

• Podremos pasar al pie de la pagina haciendoclic en el botón Ir al pie de página (desde el piepodremos, igualmente, ir al encabezado).

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• El encabezado también tiene un alto detabulación en la parte derecha para poderescribir, por ejemplo, un texto por un lado y lanumeración por otro.

• El resto de botones de la barra de herramientaspermiten introducir la numeración de laspáginas, la fecha y la hora (También podemosinsertar el número total de páginas).

• Introducir la numeración automática en el piede página es el procedimiento más usual paranumerar las hojas (al igual que con elencabezado, Word nos dará a elegir entredistintas plantillas).

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Variaciones de los encabezados ypies de página

• Como ya se ha indicado, es muy habitual queun libro presente un encabezado distinto paralas páginas pares y las impares.

• Además suele ser normal que la primera páginade un capítulo no tenga encabezado.

• Con el procedimiento explicado hasta ahora,únicamente se puede poner un encabezado opie igual para todas las páginas.

• En la ficha para encabezados y pies de páginasencontramos botones de activación para que laprimera página sea diferente, o las páginasimpares y pares tengan distintos encabezados:

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Secciones

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• Con las secciones es posible que no todo eldocumento tenga márgenes iguales en todaslas páginas, la misma orientación, el mismotamaño de página, los mismos encabezados,etc.

• Las secciones son partes del documento que esposible tratar como si fueran documentosdistintos.

• De esta manera es posible, por ejemplo,guardar en un solo documento una carta y susobre; o pasar de escribir en una sola columnaa columna periodística; tener en el mismodocumento distintos capítulos de un libro conencabezados y pies diferentes, etc.

Secciones

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• Si vamos a tener varios capítulos dentro de unmismo documento hay que dar el formato depágina que se quiere que tenga cada uno deellos.

• Si se quiere que cada capítulo tengaencabezados distintos en las páginas pares eimpares y poder dejar el de la primera páginasin encabezado ni pie, habrá que seguir lospasos ya explicados.

• Word, por defecto, vincula los encabezados ypies de las distintas secciones. El botónVincular al anterior deberá estar desactivado(siempre que nos interese).

Secciones

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• Si la sección acaba en página impar, Wordañadirá una página en blanco antes decomenzar la siguiente sección (observe detodas formas la numeración de las páginas, sesaltará una. Cuidado porque en el modoimpresión dichas páginas en blanco no se vana ver).

• Para añadir secciones, vaya a la ficha diseño depágina -> Saltos -> saltos de sección ->Página impar, ya que todos los capítuloscomienzan siempre en página impar.

• Desde la ficha de Encabezados y pies de páginahabremos hecho ya primera página diferente.

Secciones

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• Si desde la ficha la Insertar hacemos clicsobre el botón de mostrar todo ( ), yescogemos la vista borrador, observaremosque hay un salto de sección de página impar.

• Word separará el documento en dos seccionesidénticas, cada una con sus propiosencabezados y pies (si los tienen).

• Si se quiere insertar una tabla de contenido(como se verá en su momento), habrá quecrear una sección para ella de la mismaforma.

• Como ejercicio hacer: clic

Notas al pie y finales

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• Las notas al pie son una forma de incluiraclaraciones a palabras o frases, citasbibliográficas, definiciones, etc., sin queestorben la lectura del texto principal.

• Se suelen señalar con un número queacompaña a la palabra anotada, y se sitúanen la parte baja de la página en la que estála palabra anotada (notas al pie), o todasjuntas al final del documento (notas alfinal), comenzando cada una con el mismonúmero que la marca que acompaña a lapalabra anotada.

• Para insertar una nota hay que situar elcursor justo a la derecha (sin dejarespacio), de la palabra que se quiereanotar, y seleccionar dentro del grupoNotas al pie de la ficha Referencias, elbotón Insertar Nota al pie.

Tablas de contenido

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• Una Tabla de contenido es lo que seconoce como índice de un libro: lista delos capítulos y secciones de un libro juntocon las páginas en las que están situados.

• Word puede hacer la tabla de contenidode un trabajo de modo automático, yactualizarla si se producen modifica-ciones posteriores. Para ello hay queutilizar los estilos de título para losdistintos apartados (como ya se haexplicado).

Tablas de contenido

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• Para hacer una tabla de contenidos hayque seguir los siguientes pasos:

• Crear una sección nueva (normalmenteentre la primera y segunda), y situar elcursor en el punto en que se quiereinsertar la tabla de contenido.

• Seleccionar Tabla de contenido en laficha Referencias, y escoger una de lasplantillas (en el ejemplo se ha optado porla segunda):

Tablas de contenido

• Si se han hecho modificaciones posteriores enel documento, es necesario actualizar la tablade contenido.

• Para hacerlo obtenemos el menú de contextocolocándonos con el ratón encima de lamisma:

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Tablas de contenido

• En Ejercicio1 – a.docx incluya tres

secciones (la tercera será para el texto). Latabla de contenidos de la segunda seccióntendrá el aspecto:

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Índices alfabéticos

• Se trata de añadir al final del documento unasección que contenga un encabezado Índicealfabético, y se añadan automáticamente (aligual que ocurría con la tabla de contenidos)palabras que consideremos clave (y que noformen parte de los títulos de los distintosapartados).

• Junto a dichas palabras aparecerán losnúmeros de las páginas donde se hacereferencia a las mismas.

• De esta manera el que consulte este índicepuede saber fácilmente dónde encontrar lapalabra o el concepto que busca.

• Para añadir un índice basta con quemarquemos primero las palabras que van a ir almismo. Para ello, una vez seleccionadas con elratón, haremos clic en el botónmarcar entradadel grupo Índice de la ficha referencias.

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• Se nos mostrará una ventana de diálogo con lapalabra seleccionada:

• Lo normal es hacer clic sobre el botón marcartodas (luego tendremos que repasar eldocumento e ir quitando las marcas donde nolas queramos).

• Una marca se muestra con el botón mostrartodo del grupo párrafo de la ficha inicio (en elejemplo sería: {XE “Ratzel"}).

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• Ejercicio: Seleccione y añada al índicealfabético varias palabras de Ejercicio1 –

a.docx.

• En la sección correspondiente hagareferencias->insertar índice (del grupo índices)

• Escoja el estilo clásico.

• Obtendrá algo parecido a:

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Plantillas

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• Una plantilla determina la estructura de undocumento. En la plantilla normal están lade los documentos utilizados por defecto(página en blanco)

• Cambiar de plantilla puede sernos útilcuando usamos muchas veces un documentocon la misma estructura (una carta, uncurriculum, etc.)

• Para utilizar una plantilla predefinidaharemos clic en el botón de Office->Nuevo, yescogeremos la plantilla entre las que se nosmuestran:

Plantillas

• Al abrir una plantilla, se abre un documentonuevo al que se le aplica la misma (tambiéntenemos asistentes que nos ayudan a creardicho documento).

• Para crear una plantilla (por ejemplo unaplantilla para un curriculum), escogeremosmis plantillas y, en la ventana de diálogo quese nos presente seleccionamos crear nuevaplantilla:

• Como ejercicio cree una plantilla para uncurriculum (datos personales, académicos,profesionales, etc.)

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Correspondencia

• Para terminar este recorrido algo exhaustivopor Word, describiremos una de lasaplicaciones más socorridas como sistema deautomatización de oficinas: La combinación decorrespondencia.

• Se trata de diseñar un documento (por ejemplode carta comercial) donde se tendrán una seriede campos que se rellenarán automáticamentea partir de una base de datos Access, tabla deExcel o, incluso, archivo de texto (quecontendrá, entre otros datos, los nombres ydirecciones de los destinatarios).

• Hay varias formas de hacer esto.

• Crearemos la carta dejando los huecoscorrespondientes a los campos.

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Correspondencia

• Dicha carta podría ser:

• Donde <<Bloque de direcciones>> y<<Nombre>> son dos huecos que luegorellenaremos.

• Las líneas grises contendrán el texto queaparecerá en todas las cartas que enviemos.

• Escriba algo así: Le comunico que la entrega depremios será el día 25 del presente mes a las9:00 en el salón de actos de la compañía.

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Correspondencia

• De la web de la asignatura nos bajamos la tablaDestinatarios.xlsx. Es importante saber que

los campos que contiene son “nombre”,“direccion”, “ciudad” y “codigo_postal”.

• Escogeremos en la ficha correspondencia laopción Seleccionar destinatarios del grupoiniciar combinación de correspondencia:

• Buscaremos la tabla donde la hayamosdescargado de la web, y ése será el origen de losdatos.

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Correspondencia

• Nos resta añadir en el hueco los camposcorrespondientes como se muestra en laimagen:

• Los campos se añaden con CTRL+F9 yescribiéndolo (tal y como aparece en la imagen)dentro de la zona gris entre llaves.

• Ya sólo nos queda hacer clic en el botónFinalizar y combinar de la fichacorrespondencia (escogeremos editardocumentos individuales).

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Gráficos, imágenes, ecuaciones,etc.

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• Es posible insertar en un documento deWord gráficos, tablas procedentes de Excel,imágenes, ecuaciones, etc.

• El procedimiento estándar para insertarcualquier objeto es a través de la fichaInsertar (grupo Ilustraciones).

• En la misma ficha dentro del grupo Textopodemos insertar cualquier objeto que abrenprogramas que se tengan en el ordenador yque sean compatibles con el sistema deintercambio de datos de programas deMicrosoft (OLE) (hojas Excel, fotos,transparencias, etc).

Gráficos, imágenes, ecuaciones,etc.

• Si algún programa no aparece en la listahabrá que utilizar el procedimiento de copiary pegar el objeto.

• Una vez insertado el objeto, Word ejecutará elprograma al que pertenece para que seaposible editarlo. Cuando se haya acabadobastará con salir del programa para que elobjeto quede incrustado en el documento deWord.

• Como ejercicio insertar la hoja ExcelDestinatarios.xlsx (la utilizada en lacombinación de correspondencia. Créeladesde archivo…).

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Macros

• Una macro es, en realidad, un pequeñoprograma en Visual Basic (un lenguaje deprogramación que “entienden” las herramien-tas de Office).

• Pero esto es un punto de vista muy técnico.Cuando se habla de macros en Office, nosestamos refiriendo a una secuencia de teclas alas que hemos asociado una secuencia deoperaciones.

• Como sabemos, ya existen macros en Word(por ejemplo CTRL+N cambia la palabra o loscaracteres seleccionados a negritas).

• Con las macros pueden “grabar” otrasoperaciones. Un ejemplo podría ser: Cambiar eltipo de letra de la palabra sobre la que está elcursor a Courier new 11.

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Macros

• Para proceder a grabar esta macro (quedenominaremos courier y que activaremos conCTRL+A), lo primero es abrir la fichaProgramador y hacer clic en Grabar macro delgrupo Código.

• Nos colocamos en una palabra, hacemos elcambio de formato y cerramos la macro (grabartambién CTRL+Q, para volver al anteriorformato).

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Tablas

• Muchas veces requerimos introducir datos (engeneral textos) en diferentes casillas comomuestra la siguiente imagen:

• Es lo que se conoce como tabla en Word (elconcepto es bastante más amplio en Excel yAccess).

• Para crear una tabla bastará con que escojamosel botón correspondiente en el grupo Tablas dela ficha Insertar. Deberemos escoger con elratón la dimensión de la tabla (filas Xcolumnas).

• Como ejercicio crear un archivos Word con latabla de la imagen anterior.

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