Microsoft Project

M.C. Juan Carlos Olivares Rojas

Microsoft Project• Es una herramienta que ayuda a la

administración de proyectos.

• Se basa en determinar una serie de actividades y tiempos para realizar una calendarización y obtener un Diagrama de Gantt u otras técnicas como PERT y CPM para levar el seguimiento de un proyecto.

Microsoft Project• La primera actividad consiste en determinar las

fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc.

• La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project• Los hitos son puntos clave en la línea del

tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.

• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project• Los recursos pueden ser distintas índoles:

• Grupos de Personas• Equipamiento• Instalaciones• Costos

• De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.

Microsoft Project• La mayoría de las relaciones son de Fin-

Comienzo pero pueden ser de los otros tres tipos.

• Se debe tomar en cuenta que hay actividades que se deben vincular a fechas específicas. Es decir, siempre se deben de validar cada uno de las restricciones del proyecto.

Microsoft Project• Se pueden tener varias vistas del proyecto, de manera

predeterminada se pone el diagrama de Gantt.

• Para obtener el CPM se puede utilizar el Asistente para Diagrama de Gantt el cual permite especificar la ruta crítica.

• El avance se puede realizar con una curva del proyecto indicando objetivos cumplidos en que tiempo.

Microsoft Project• Cuando se inserta un recurso se asume que existe

un 100% del recurso, es decir, existe un solo recurso para el proyecto.

• Para asignar recursos se puede utilizar el asistente o la hoja de recursos.

• Existen diversos tipos de costos: por uso (que dependen del tiempo) y fijos (que son constantes en la duración del proyecto).

Microsoft Project• También se pueden considerar tasas estándar y

tasas por hora extra.

• El project nos permite recalcular tiempos, asignación de recursos e hitos cuando ocurren cambios de manera muy similar a una hoja de cálculo.

• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.

Microsoft Project• En donde las unidades es el % de uso de un

recurso.

• La programación de las actividades se hace a través del condicionamiento por el esfuerzo.

• Es importante hacer una correcta asignación de recursos con las actividades

Microsoft Project• Lo importante es llevar un control sobre el %

de las actividades completadas y guiarnos con el tiempo.

• Se pueden realizar informes y reportes más llamativos del proyecto.

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