microsoft excel temas para desarrollar
TRANSCRIPT
Pantalla Inicial
Reconocer las cosas conocidas. Barra de menús, barras estandares,
seccion de ayuda, barra de estado,etc.
Conceptos de Excel
Al abrir un documento: Tenemos un libro. El libro tiene Hojas. Cada hoja puede tener nombre. Y a cada libro se le pueden crear o
sacar hojas.
La hoja de trabajo
LAS COLUMNAS En nuestra pantalla a continuación
tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G
La hoja de trabajo
LAS FILAS Las filas se nombran mediante
números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7
La hoja de trabajo Las celdas
Las celdas se nombran por su columna y por el número de su fila
Las celdas son nombradas por su columna y el número de línea.
La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.
Introducir datos
Es posible introducir textos, números o fórmulas: Ejemplo Texto:
Celda activa y en la barra de formulas
Introducir datos
Tipos de Datos: VALORES CONSTANTES
Números, fechas u horas, o un texto. FÓRMULAS
secuencias formadas por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores (+ - * / not, and, or ).
Errores frecuentes Al Ingresar formlas en el excel.
#TEXTO donde TEXTO es el tipo de error.
##### ancho no es suficiente o fecha u hora negativa.
#¡NUM! argumento o de operando incorrecto. #¡DIV/0! División por cero. #¿NOMBRE? no reconoce el texto de la fórmula. #N/A valor no está disponible en función o
fórmula. #¡REF! referencia de celda no es válida. #¡NUM! valores numéricos no válidos en fórmula
o función. #¡NULO! intersección de dos áreas que no se
intersectan.
Fórmulas y Funciones
función es una fórmula que opera con uno o más valores y devuelve un resultado . Predeterminada Establecida por el usuario.
Fórmulas y Funciones
Sintaxis: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argume
ntoN)
Reglas: - Si la función va al comienzo de una
fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de
entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Fórmulas y Funciones Sintaxis:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Reglas: Los argumentos pueden ser valores
constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celda
Operadores y Prioridades
Operadores Aritméticos + Suma - Resta * Multiplicación / División mod Modulo (residuo de la división
entera) ^ exponente √ Raiz
Operadores y Prioridades
Tipos de operadores Relacionales > Mayor que < Menor que > = Mayor o igual que < = Menor o igual que < > Diferente = Igual
Prioridad para resolver todos los Operadores en General 1.- Primero resolver las operaciones
entre paréntesis ( ) 2.- Segundo resolver los exponentes y
raíces ^ 3.- Tercero las multiplicaciones y
divisiones *, /, Mod, Not 4.- Cuarto las sumas y restas +, -, And 5.- Quinto los relaciónales, mayor,
menor o igual que >, <, > =, < =, < >, =, Or
Fórmulas y Funciones
Insertar función con el asistente desplegar el menú Insertar, elegir la
opción Función...
Manipulación de las celdas
Seleccionar una celda. Seleccionar Rango. Seleccionar Columna. Seleccionar Fila. Seleccionar hoja entera.
Manipulación de las celdas
Copiar celdas utilizando el ratón Con el Ctrl
Copiar en celdas adyacentes Opciones de autorrelleno
Funciones condicionales
Las funciones Condicionales nos permiten realizar consultas o preguntas.
Sirven para comparar elementos o celdas.
Son muy utilizado con los Operadores Relacionales.
Nos permiten automatizar un resultado o un calculo de una lista de datos.
Funciones condicionales
Estructura Se realiza igual que una formula Preguntamos ¿SI, esto se cumple?,
entonces esto, sino esto otro. Por lo tanto en excel la estructura sería: =SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_fal
so)
Funciones condicionales =SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde: Prueba_logica: es lo que estamos preguntando con un
operador relacional, Ejemplos n > 3, x = 8, C2>=5000, etc.
Valor_si_verdadero: es la respuesta si prueba_logica es verdadero, ejemplo: “n es mayor que 3”, “X es 8”, “C2 es mayor o igual que 5000”, también pueden ser operaciones aritméticas u otra función condicional volviendo a preguntar SI(pl,VV,VF) y anidar condiciones.
Valor_si_Falso: es la respuesta si prueba_logica es falsa, ejemplo: “n no es mayor que 3”, “X no es 8”, “C2 no es mayor o igual que 5000”, también pueden ser operaciones aritméticas otra función condicional volviendo a preguntar SI(pl,VV,VF) y anidar condiciones.
Formatos de las celdas
Barra de Herramientas Formato Convierte a formato moneda (símbolo
€). Símbolo € y dos decimales. Formato de porcentaje (x 100 + símbolo
%). Formato de contabilidad (Separador de
miles y cambio de alineación). Quitar un decimal. Añadir un decimal.
Importar datos a Excel
Datos de archivos de otras aplicaciones.
El problema es introducir estos datos al excel.
Dos opciones: Portapapeles. Importar datos de otro archivo.
Importar datos a Excel
Veamos la 2º opción Importar datos de otro archivo.
El Problema fundamental es el formato en que vienen los datos.
Es por esto que pueden suceder los siguientes inconvenientes:
Importar datos a Excel
Inconvenientes: Algunas de las fórmulas no ajustan
correctamente. El formato no se ajusta al original. Las fórmulas y funciones que no
entiende no las copia.
Listas de datos
¿Qué son las listas de datos? son un conjunto de datos organizados en
filas o registros. En que la primera fila en cada celda de cada
columna contiene una cabecera o nombre de la columna.
Es una tabla que también puede llamarse base de datos.
El tamaño máximo de elementos son 255 campos y 65535 registros.
Listas de datos
Utilidad Almacenar datos. Se pueden realizar operaciones con esos
datos: Ordenar la lista. Filtrar el contenido de la lista por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo
de filtrado. Crear un resumen de los datos contenidos en la
lista.
Listas de datos
la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros.
Total permite visualizar resúmenes de las columnas
Listas de datos
Para llenar los datos: Se puede hacer directamente en las
celdas. O bien, realizarlo a través de un
formulario.
Listas de datos
Operaciones con las Listas: Filtros:
Utilizando el Auto filtró. Utilizando filtros avanzados
Resúmenes de datos
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista (Datos - Subtotales... ).
Realizar Ejemplo:
Tablas dinámicas
Resumen de un conjunto de datos. Representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.
Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Tablas dinámicas
Crear la tabla dinámica a través del asistente.
Realizar Ejemplo: Supongamos que tenemos una
colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Tablas dinámicas
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Tablas dinámicas Aparece uan estructura formada por las filas,
columnas, datos y además un campo para el nº de página.
Al costado derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, pudiendo arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.
Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de
nuestros artículos. En el campo Columna arrastramos MES. Y en Datos arrastramos IMPORTE
Tablas dinámicas
La estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
barra de herramientas Tabla dinámica:
formato predefinido
Tablas dinámicas
permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas.
mostrar u ocultar la lista de campos
Tablas dinámicas
Eliminar una tabla dinámica: seleccionar la tabla en su totalidad y
presionar la tecla Supr. O bien con la tabla seleccionada
hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar.
Tablas dinámicas
Aplicar filtros a una tabla dinámica. Realizar cálculos en la tabla
dinámica. Ejemplo: Obtener promedios en una tabla
dinámica. Configuración de campo.
Barra de herramientasDe tablas dinámicas
Tablas dinámicas
Tablas dinámicas en tres dimensiones Solo es añadir un campo más a la
tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.
Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilizar el campo Página para la tercera dimensión.
Tablas dinámicas
Gráficos con tablas dinámicas. clic con el botón derecho del ratón
sobre cualquier celda de la tabla. Gráfico dinámico.
También podemos utilizar el botón de barra Tabla dinámica.
se puede cambiar el tipo de gráfico haciendo clic derecho y seleccionar Tipo de gráfico.
Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo para facilitar su interpretación.
2 formas: Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico
en una hoja normal como cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Gráficos
Crear gráficos manualmente. barra de herramientas Gráfico (Ver -
Barras de herramientas - Gráfico )
Tipo de gráfico
Gráficos
Crear gráficos con ayuda del Asistente.
Pasos para realizar el gráfico: Seleccionar los datos a representar
en el gráfico. Seleccionar el menú Insertar y elegir
la opción Gráfico.
Gráficos
O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO. Seleccionar los datos a representar en el gráfico
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.
Gráficos
En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.
Gráficos El Rango de datos aparecerá el rango seleccionado
antes de entrar en el asistente. Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo
de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.
Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.
En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
Gráficos Para cambiar el nombre de cada serie,
seleccionarla y en el recuadro Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.
Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.
Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.
Gráficos El recuadro Rótulo del eje de
categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3..
Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.
Gráficos
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.
Ver OPCIONES DE GRÁFICO
Gráficos
Modificar la posición y el tamaño de un gráfico:
Seleccionar un gráfico. aparecerá remarcado con un cuadro.
Cambiar de posición un gráfico, Selecciona el gráfico, luego el ratón se convertirá en una flecha blanca y manteniéndolo pulsado, arrastrar hasta donde se quiera colocar el gráfico y después soltar el botón del ratón.
Gráficos
Para cambiar el tamaño de un gráfico.
Similar a moverlo, pero seleccionar los cuadros de los bordes para hacerlo mas ancho, largo o diagonal.
Gráficos Modificar las características del gráfico:
menú Gráfico. Tipo de gráfico: para entrar en el cuadro de diálogo
Tipo de gráfico similar al primer paso del asistente y cambiar el tipo de gráfico.
Datos de origen: para basar el gráfico en otros datos, esto nos abre el cuadro de diálogo Datos de origen similar al paso 2 del asistente.
Opciones de gráfico: para entrar en el cuadro Opciones del gráfico y cambiar todas las opciones vistas en el paso 3 del asistente.
Ubicación: para entrar en el cuadro Ubicación del gráfico y modificar la situación del gráfico.
Gráficos
Añadir una serie de datos Forma uno: Seleccionar los datos
que queremos añadir al gráfico, situarse sobre la selección y arrastrarla hasta el gráfico.
Forma dos: menú Gráfico y elegir la opción Agregar datos..
Gráficos
Eliminar una serie de datos. Seleccionar una de las
representaciones de la serie en el gráfico haciendo clic sobre ésta.
Pulsar la tecla SUPR.
Gráficos Añadir un texto cualquiera al gráfico.
Escribir directamente el texto a añadir. Pulsar INTRO.
Cambiar de posición un objeto del gráfico. Seleccionar el objeto deseado haciendo clic sobre él. El objeto aparecerá remarcado con unos indicadores
alrededor de él. Situar el puntero del ratón sobre el objeto
seleccionado. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado
arrastrarlo hasta donde queremos mover el objeto, entonces soltaremos el botón del ratón y el objeto quedará en esa posición.
Gráficos
Eliminar un objeto del gráfico Seleccionar el objeto a eliminar
haciendo clic sobre éste. Pulsar la tecla SUPR.
Cambiar de tamaño un objeto del gráfico Igual que la modificación al tamaño
del gráfico pero ahora del objeto del gráfico.
Gráficos Modificar el aspecto del gráfico.
Para ello lo primero que hay que hacer es seleccionar el objeto a modificar, haciendo clic sobre él.
Por ejemplo si queremos cambiar el aspecto del título del gráfico, hacer clic sobre éste; si lo que queremos es cambiar el aspecto de la leyenda, hacer clic sobre ésta; lo mismo con los ejes o el área del gráfico
Una vez seleccionado un elemento u objeto del gráfico: Ir al menú Formato. Seleccionar la primera opción Objeto seleccionado, siendo objeto
el nombre del objeto del gráfico seleccionado, es decir, leyenda, título del gráfico
Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al formato del objeto seleccionado, que dependiendo de éste cambiará.
También hay una forma más rápida y es haciendo doble clic sobre el objeto.
El cuadro de diálogo correspondiente al objeto es el mismo que vimos los pasos del asistente, sólo tenemos que cambiar las opciones deseadas.
Y finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.