METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA – MGA- ANTECEDENTES Mediante Resolución del DNP No. 0806 de agosto 10 de 2005 “Por la cual se organizan metodologías, criterios y procedimientos que permitan integrar los sistemas de planeación y la red nacional de Bancos de Programas y Proyectos”, se ordena que las entidades nacionales, departamentales, distritales y municipales deberán utilizar la Metodología General Ajustada, diseñada por el Departamento Nacional de Planeación para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública. En cumplimiento de la Resolución citada, en el Departamento de Cundinamarca, se expidió la Resolución No. 001 del 24 de enero de 2005 “Por la cual se adopta la Metodología General Ajustada – MGA para la presentación de proyectos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión”. OBJETIVO La Metodología General Ajustada – MGA – tiene como objeto proveer un sistema de información ágil y eficiente en el proceso de identificación, preparación, evaluación y programación de los proyectos de inversión. Sirve para guiar y orientar al usuario en la realización de estudios de evaluación ex-ante para la toma de decisiones de inversión.

ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA La MGA ha sido elaborada utilizando Excel 2000 y bajo plataforma Windows 95/98/2000 Professional XP para asegurar una mayor funcionalidad del sistema. La programación interna de la MGA ha sido realizada en Visual Basic versión 6.0.

REQUERIMIENTOS BÁSICOS El equipo donde se instale la MGA debe tener las siguientes características:

Procesador Pentium II o similares o superiores. Memoria RAM 64 MB o superior. Disco duro 500 MB o superior Resolución de pantalla 800*600 pixeles o

superior, aunque puede funcionar adecuadamente con resoluciones menores

Oficce 2000 profesional o superior.

REQUERIMIENTOS POR PARTE DEL USUARIO Conocimiento en la Metodología General

Ajustada para la Identificación, Preparación y Evaluación de Proyectos en Colombia.

Conocimientos previos en el aplicativo Excel de Microsoft.

INSTALACIÓN DE LA MGA La MGA viene en un Disco Compacto (CD ROM) el cual contiene además un programa instalador para trasladar la información a su computador personal, con su respectivo ejemplo.

Tome el CD que contiene el programa de instalación de la MGA.

Insértelo en la unidad de CD, la cual normalmente es la D:\.

Espere que el sistema le muestre el contenido del CD.

De doble clic al archivo metodolo.exe

Escoja el directorio donde quiere instalar la

Metodología.

Seleccione Extrac. Al finalizar la instalación aparece el siguiente

mensaje, indicando que el programa de instalación ha finalizado: Extraction completed

Cierre todos los programas Entre al directorio metodolo donde lo instaló. Cree un acceso directo en su escritorio.

RECOMENDACIONES ANTES DE EMPEZAR EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MGA

Se debe configurar el equipo dejando el punto como símbolo decimal y la coma como símbolo de separación de miles de la siguiente manera: Inicio/Configuración/Panel de control/ Configuración Regional y de idioma/ Opciones/ Regionales/ Personalizar/ Símbolo Decimal/Número de dígitos decimales 2/ Símbolo de separación de miles,

Por defecto la seguridad para Office XP esta

configurada como alto, para poder trabajar la herramienta en Office XP, es necesario cambiar la seguridad de las macros dejándola en medio. Para tal efecto ingrese por:

Herramientas/ Seguridad/ Seguridad de macros/ medio/aceptar.

RECOMENDACIONES UNA VEZ SE INGRESE A LA MGA Siempre que ingrese a la Metodología debe

oprimir la opción “Habilitar Macros”.

Siempre que se finalice un módulo debe regresar a la hoja índice, para que el sistema valide los formatos.

Una vez validados los formatos se sale y entra al

módulo siguiente, hasta finalizar con la ficha de estadísticas básicas de inversión -EBI-

USO DE LA MGA Para ingresar a la MGA de doble clic sobre el

acceso directo donde instaló el aplicativo.

Dé clic sobre la opción habilitar macros.

El sistema le mostrará la primera pantalla de trabajo, donde aparece la opción “Nuevo proyecto” o “Actualizar proyecto”. Si se desea iniciar un proyecto debe entrar por la opción “Nuevo proyecto”,

Para un nuevo proyecto, debe incluir un nombre que identifique el proyecto (recuerde que no es el nombre que tendrá el proyecto) y de un clic en aceptar.

Si se trata de un proyecto que ya se encuentra en la carpeta de “Usuarios” de la MGA entra por la Opción “actualizar proyecto" y en lugar de darle nombre, es necesario dar clic en el icono de grupo o ascensor y el sistema mostrará los nombres de los proyectos que ya se encuentran

cargados, de los cuales elegirá el que va a trabajar.

Una vez se selecciona cualquiera de las dos opciones se activa el primer módulo de la formulación de proyectos que es la Identificación.

En la medida que se ingrese la información en cada uno de los módulos se van habilitando los siguientes en el mismo orden en que están relacionados en el menú. Es decir, identificación, preparación, evaluación exante, decisión, programación y ficha EBI.

BARRA DE HERRAMIENTAS Una vez se inicia cada uno de los módulos automáticamente aparece la “barra de herramientas” la cual tiene las siguientes funciones:

Al oprimir este botón regresa automáticamente al índice.

Tiene la función en la MGA de guardar o grabar la información que se alimente. También puede usarse el botón que tiene el Excel.

Devolver un formato Avanzar un formato (Desplazamiento entre las hojas

de cálculo). + Adicionar filas. Solamente se pueden insertar filas, no columnas (Si inserta filas debe diligenciarlas todas, no se pueden dejar filas en blanco).

- Borrar filas. Si se insertan más filas de las que realmente se necesitan, se deben borrar mediante este botón.

Insertar o eliminar archivos o insertar o eliminar hipervínculos hacia Página Web. Esta última opción esta habilitada en los módulos de identificación y preparación. En los demás se encuentra deshabilitada INSERTAR ARCHIVOS Realice el siguiente procedimiento:

Coloque el cursor en un espacio en blanco, debajo del título “espacio reservado para hipervínculos y archivos”

Oprima el icono de hipervínculos y archivos de la barra de herramientas

Seleccione insertar archivo Darle aceptar Seleccionar la unidad o disco de donde se va a

copiar el archivo Darle Abrir El menú indica a donde va ser copiado Dar clic en la opción SI

INSERTAR HIPERVÍNCULOS Realice el siguiente procedimiento: Coloque el cursor en un espacio en blanco, debajo del título “espacio reservado para hipervínculos y archivos” Oprima el icono de hipervínculos y archivos de la barra de herramientas Dar dirección electrónica en donde se va a buscar el documento ejemplo: www.registraduria.gov.co Nombre: Corresponde a la referencia dentro de la página Web ejemplo: elecciones 2006 Aceptar ELIMINAR ARCHIVOS O HIPERVÍNCULOS

Realice el siguiente procedimiento:

Coloque el cursor sobre el archivo o hipervínculo que va a eliminar

Oprima el icono de hipervínculos y archivos de la barra de herramientas

Seleccione eliminar archivo o hipervínculo según sea el caso

La herramienta presenta un menú que dice “Este archivo será eliminado”

Dar clic en la opción SI RELACIONAR CON OTROS FORMATOS Cuando en la MGA, encuentre espacios resaltados con otro color, debe dar doble click y seleccionar la información que requiera según sea el proyecto. Necesariamente debe diligenciarse, de lo contrario en el índice aparece la letra I de insuficiente y no habilita el módulo siguiente. ICONO DE GRUPO ▼ Siempre que encuentre en la herramienta el icono ▼ se deberá seleccionar la información de este; es decir, no podrá ser registrada manualmente, es posible que la tome al ser digitada, pero esto no significa que le habilite el módulo siguiente, pues en el índice en el formato correspondiente aparece la letra I de incompleto. PASAR DE UN MODULO A OTRO Una vez diligenciada la información de cada módulo deberá:

Verificar que en el índice todos los formatos que se utilizaron para el proyecto hayan pasado de “V” vacío a “C” completo.

Verificar que los formatos que generan la ficha EBI hayan sido diligenciados.

Gravar y salir

Volver a ingresar

Finalizado el módulo de PROGRAMACIÓN, se ingresa a la ficha EBI la cual se genera automáticamente, con excepción de la información correspondiente a los datos de la entidad responsable de la formulación y evaluación, quien realiza la viabilidad y la priorización y el control posterior del mismo.

FORMATOS QUE GENERAN LA FICHA EBI Cada uno de los módulos tiene formatos que alimentan la ficha EBI, si falta alguno, no es posible pasar de un módulo a otro. Para observar cuales son los formatos que generan la ficha EBI, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Ubíquese en el índice del módulo que este trabajando

Coloque el cursor sobre la columna k en todos los módulos, excepto en la programación que corresponde a la columna I

Oprima botón derecho del Mouse Los formatos que son obligatorios para alimentar

la ficha EBI, aparecen con el número 0. Una vez se diligencia esta información el número 0 se convierte en 1.

No puede quedar ninguna hoja con el número 0. Igualmente, en el índice aparece una columna que se denomina “Estado” que nos puede mostrar las siguientes opciones:

V : Vacío I : Incompleto C : Completo

No todos los formatos deben estar con la letra C esto depende del tipo de proyecto. Si algún formato tiene la letra I no permite habilitar el siguiente módulo, es decir, dé identificación a preparación y de esta a la evaluación y así sucesivamente

MODULOS DE LA FICHA EBI

FORMATOS QUE GENERAN LA FICHA

EBI Nombre del proyecto EV-27 Tipo especifico del gasto de inversión EV-27

Plan de Desarrollo – programa EV-27

Entidades solicitantes y ejecutoras del proyecto PR-02

Descripción del problema o necesidad ID-01

Objetivo general del proyecto ID-11 Información ambiental PE-09 Descripción del proyecto ID-12 – EV-26 Características demográficas de la población objetivo ID-07

Zona o área donde se ubica la población objetivo ID-08

Localización geográfica del proyecto PE-04

Zona o área afectada por el problema o necesidad ID-03

Ingresos anuales de operación de un año típico PE-13 – EV-07

Fuentes de financiación PR-02

Flujo de caja a precios constantes EV-01

Datos complementarios EV-28

Componentes PE-12-PR-01 Programación de metas PR-04

ANEXOS QUE DEBE CONTENER COMO MÍNIMO EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MGA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS EN EL BDPP (Se pueden adjuntar en el espacio reservado para archivos e hipervínculos. Adicionalmente se deben anexar los soportes que requiere el proyecto de conformidad con lo establecido en la Normatividad del BDPP)

Árbol de problemas en el formato ID-01. Árbol de objetivos en el formato ID-11. Método de proyección y forma de cálculo de la

oferta y la demanda en el PE-03. Presupuesto por componentes y actividades en

el PE-12 e impreso. Descripción completa de la alternativa

(componentes y actividades a desarrollar) en el PE-12.

Método y cálculo de la Depreciación en el PE-07. Cálculo de los ingresos y beneficios en el EV-13

(Todo proyecto genera como mínimo beneficios) Explicar todos los aspectos (legal, ambiental,

etc.) que se tuvieron en cuenta en la selección de la alternativa en el EV-23 (No requiere anexo).

Explicar la justificación de porqué se seleccionó la alternativa en el EV-26 (No requiere anexo) pero si debe ser muy explicativo.

En el EV-28 relacionar todos los soportes que contenga el proyecto en la celda de OBSERVACIONES. (no requiere anexo)

Cuando el proyecto solicite recursos para estudios y diseños se debe especificar qué tipo de estudios y diseños se requiere.

Anexo explicativo del esquema de operación y mantenimiento o desagregar en el PE-12 las actividades que comprenden la operación y mantenimiento. No basta con la sola cantidad

expresada en el formato PE-12 “ETAPA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO”.

GUÍAS SECTORIALES Es un anexo que tiene como objetivo profundizar en el tema específico, cuando un proyecto identificado en la metodología, así lo amerite. La elaboración de este anexo se determina por iniciativa del viabilizador o emisor del control posterior de viabilidad.

¿CUÁLES SON? No 1. De proyectos ambientales.

No 2. De proyectos de Ciencia y Tecnología.

No 3. De proyectos regionales de comercialización.

No 4. De proyectos de pequeña irrigación.

No 5. De proyectos de construcción, mejoramiento y rehabilitación de infraestructura vial.

No 6. De proyectos mineros.

No 7. Modelo hdm para proyectos de construcción y mejoramiento de carreteras.

No 8. De proyectos de gestión integral de residuos sólidos.

No 9. De proyectos carcelarios, tribunales y despachos judiciales.

No 10. De proyectos de educación.

No 11. De proyectos de energía.

No 12. De proyectos de salud.

METODOLOGÍAGENERAL AJUSTADA – MGA

LIZA PAOLA GRUESSO CELY Secretaria

GERMAN RODRÍGUEZ GIL Director Finanzas Públicas

ESMERALDA TRIANA ECHEVERRY

GILBERTO RODRÍGUEZ Elaboró

MARIA LUCIA ESCOVAR CUERVO

Diseñó

Mayo de 2006

SECRETARÍA DE

PLANEACIÓN

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS