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Mesa 1: Experiencia y Consolidación en la Implementación de Sistemas Archivísticos

Mejora en la Transparencia y Acceso a la Información a través de la implementación de un

Sistema Integral de Archivos en la SCT

Noviembre 2009

I Normatividad Archivística

II Fases del Proyecto

Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT

III Resultados

IV Estandarización en la operación de los archivosde trámite y concentración en la SCT

I.- Normatividad aplicable en materia archivística

� Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

� Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública.


� Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso ala Información Publica Gubernamental.

� Lineamientos Generales para la Organización y Conservaciónde los Archivos de las Dependencias y Entidades de laAdministración Publica Federal.

Actividades Realizadas

�Designación por parte del C. Secretario del Ramo delCoordinador de Archivos de la SCT.

�Los titulares de las unidades administrativas tanto a nivel central


como en los 31 Centros SCT, designarán al CoordinadorAdministrativo como enlace de las actividades en materia dearchivos.

�Establecimiento de un programa de trabajo que incluyacapacitación en aspectos técnicos y visitas a las diferentesunidades administrativas.

Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de los Instrumentos deConsulta y Control Archivístico.

Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 UnidadesAdministrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función de

II.- Fases del Proyecto


Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función delos Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoraciónde los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales comode los 31 Centros SCT.

Fase III: Estandarización de la operación de los archivos detrámite y concentración en la SCT.

Fase 1:

1. Diagnóstico archivístico

2. Revisión y análisis de los instrumentos de consulta y controlarchivísticos


3. Asesoría y capacitación en la elaboración y complementaciónde los instrumentos de consulta y control archivístico

4. Integración de los instrumentos actualizados de consulta ycontrol archivístico (SICCA), en el sistema automatizado deintegración del IFAI

I: Diagnóstico archivístico

Se realizó un análisis situacional, a través de las visitas a lasunidades administrativas centrales y a los 31 Centros SCT, enlos procesos de clasificación, organización y administración enmateria de archivos de trámite, concentración e histórico,estableciendo y cuantificando las estrategias.


y g

II: Revisión y análisis de los instrumentos de consulta ycontrol archivísticos

De acuerdo a los “Lineamientos Generales para la Organizacióny Conservación de los Archivos de las Dependencias yEntidades de la Administración Pública Federal” se hará unarevisión y análisis de los instrumentos de Consulta y Control:

III: Asesoría y capacitación en la elaboración ycomplementación de los instrumentos de consulta y controlarchivístico

Se realizó la asesoría y capacitación en cada unidadadministrativa para la elaboración o complementación de losinstrumentos de consulta y control archivístico.


st u e tos de co su ta y co t o a c st co

IV: Integración de los instrumentos actualizados deconsulta y control archivístico (SICCA), en el sistemaautomatizado de integración del IFAI

Incorporación del Cuadro General de Clasificación, Catálogo deDisposición Documental, Inventario de Series Documentales y laGuía Simple de Archivos al SICCA.

Resultados Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de losInstrumentos de Consulta y Control Archivístico

El diagnóstico archivístico consistió en dos vertientes:

Aplicación de un cuestionario a las unidades administrativascentrales y a los 31 Centros SCT que consideró a los archivos detrámite y de concentración.

El cuestionario evaluó las siguientes categorías:

C i i t A hi í ti I t l i


Conocimiento Archivístico Instalaciones

Expedientes Consecutivos

Carpetas Contables Cuadro de Clasificación

Inventarios Ficha de Préstamos

Fotocopias Catálogo de Disposición Documental

La segunda vertiente, a través de las visitas a las UnidadesAdministrativas.

% de opinión del responsable

52%

74%

61%55%

43% 44%

31%

54%

40%

50%

60%

70%

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categorías

po

r

% de opinión de la Coordinación

74%

37%

55%

27%

37%40%

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29%


10%

27%21%

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16%

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categorías

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Nivel de Cumplimiento Archivístico Unidades Administrativas Centrales

50 0

60.0

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80.0

90.0

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0.0

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40.0

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Cumplimiento

Po

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Opinión responsable

Opinión de la Coordinación

Unidades Administrativas Centrales visitadasUnidades Administrativas Centrales visitadas

SECRETARIO

Coordinador General del Sist. e-México

Unidad de Apoyo al Cambio Estructural

Subsecretaria de Transporte

Subsecretaria de Infraestructura

Subsecretaria de Comunicaciones

Coordinación General de

Planeación y Centros SCT

Coordinación General Puertos y Marina Mercante

Oficialia

Mayor

Problemática detectada


Dirección General de Planeación

Dirección General de Evaluación

Dirección General de Carreteras Federales

Dirección General de

Conservación de Carreteras

Dirección General de Servicios Técnicos

Dirección General de Desarrollo Carretero


Aeronáutica Civil


Autotransporte Federal

Dirección General de Transporte

Ferroviario y Multimodal

Dirección General de Protección y

Medicina Preventiva en el

Transporte

Dirección General de Políticas de

Telecomunicaciones

Red Privada del Gobierno Federal


Puertos


Marina Mercante

Dirección General de Fomento y

Administración Portuaria


Programación, Organización y Presupuestos

Dirección General de Recursos Humanos

Dirección General de Recursos Materiales

Unidad de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones


Asuntos Jurídicos


Comunicación Social

Resultados de las encuestas

Chihuahua

Coahuila

Sonora

Nuevo

León

31 Centros SCT31 Centros SCT


Michoacán22

Jalisco

Durango León

SanLuisPotosí

Colima DF

Guerrero

OaxacaChiapas

TabascoPuebla

Tlax.

Mor.

�El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo deDisposición Documental, están incompletos y no cumplen conlos lineamientos establecidos.

�Con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, nose elabora la guía simple de archivos en su totalidad, se

Problemática detectadaProblemática detectada


reportan 19 archivos de trámite faltando 44.

�En los archivos de trámite, sólo se relaciona e integra ladocumentación cuando es necesario transferirla al archivo deconcentración o a una bodega y no para cumplir con susobligaciones y funciones.

�Se solicitan bajas sin que los expedientes, carpetas y documentoscumplan con su período precaucional en el Archivo deConcentración.

�Existen áreas que prefieren agrupar su documentación enbodegas, que enviarlas al archivo de concentración, ya que

…Problemática detectada…Problemática detectada


g , q , y qconsideran excesivos los requisitos de transferencia primaria.

�Los expedientes se conforman de manera arbitraria, existeconfusión de carátulas, falta homogeneidad y carencia de foliosen los expedientes.

�Existen problemas de espacio, falta de mobiliario, archiveroscerrados con documentación que desconocen, así como falta deiluminación.

Archivo de concentración

Archivo de concentración

Archivo de concentración Archivo de

concentración

Centros SCT

Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 UnidadesAdministrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función delos Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoraciónde los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales comode los 31 Centros SCT.

Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso

Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT


Objetivo

q goportuno a la información, transparente la gestión pública yfavorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental y a las disposiciones normativas en materia deorganización y conservación de archivos.

Archivo de Trámite:

La instalación consiste en organizar y ubicar físicamente y demanera ordenada los expedientes en el Archivo de Trámite,generando topografía para la localización expedita de losdocumentos, observando lo dispuesto en los instrumentos deconsulta y de control archivístico.


Una vez que los expedientes fueron instalados, se capacitó a losresponsables e involucrados del Archivo de Trámite, paracapturar los expedientes en el Sistema Automatizado deIntegración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico(SICCA), del IFAI.

Archivo de Concentración:

Valoración de las series documentales que se encuentran enproceso de guarda, determinando los plazos de conservaciónpara determinar el destino final.

Se requiere conocer las caducidades de cada uno de los


expedientes de las series documentales resguardadas en elarchivo de concentración y que serán sujetas al análisis deldestino final.

Se capacitó a los responsables del Archivo de Concentraciónpara la aplicación del proceso de valoración de expedientesresguardados para su organización física y su destino final, parael Archivo de Concentración a nivel central y los 31 Archivos deConcentración de los Centros SCT.

Metas en el registro de expedientes

Registro de Expedientes activos en el SICCA

(Que no han cumplido su periodo de resguardo en archivo de trámite según el catálogo de disposición

documental)

Meta 2009

E di t d l ñ 2008 30 d


Expedientes del año 2008 30 de marzo

Expedientes del año 2007 29 de mayo

Expedientes del año 2006 30 de julio

Expedientes del año 2005 30 de septiembre

Expedientes del año 2004 30 de noviembre

Expedientes del año 2003 30 de diciembre


UNIDAD ADMINISTRATIVAEXPEDIENTES CAPTURADOS

3 DE NOV 2008

12 DE ENE 2009

30 DE MAR 2009

30 DE JUN 2009

Oficina del C. Secretario 165 254 327 354

Subsecretaría de Infraestructura y susDirecciones Generales 171 389 1,777 2,269

Subsecretaría de Transporte y susDirecciones Generales 76 516 1,629 2,680

Subsecretaría de Comunicaciones y sus

Registro de Expedientes en el Sistema de Administración de archivos del IFAI

Subsecretaría de Comunicaciones y susDirecciones Generales 97 118 252 277

Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales 409 549 3,720 7,987

Coordinación General de Puertos y MarinaMercante y sus Direcciones Generales 358 697 2,642 3,564

Coordinación General de Centros SCT y susDirecciones Generales 68 116 214 627

Centros SCT (31 unidades) 1,748 4,282 48,948 71,987

Total de expedientes capturados por laSecretaría 3,092 6,921 59,509 89,745

Atributo Indicador Status

Conocimiento del Catálogo deDisposición Documental y del CuadroGeneral de Clasificación Archivística

Los conocen y los aplican

Los conocen y no los aplican

No los conocen

�

Levantamiento topográfico (Ubicaciónfísica de los expedientes)

En su totalidad Parcialmente En proceso de definir

�

Mobiliario suficiente y adecuado Bueno Regular Malo

�

Transferencias primarias al archivo de Realizadas En proceso Nunca realizadas


pconcentración

p

�

Depuración de papel de trabajo para sudestino final

Realizadas En proceso Nunca realizadas

�

Captura de expedientes en el IFAI(cumplimiento de metas)

80% al 100% 60% al 79% Menos del 60%

� 12 de 25

Ocupación documental en las áreas detrabajo

Organizado y depurado Al límite y en proceso de depuración

Sobresaturado y riesgoso

�

Imagen percibida en las áreas encuanto a su organización de archivos

Buena Regular Mala

�

IV Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT.


�Descripción de las actividades y definición del alcance del proceso

�Mapeo de los procesos.

�Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo detrámite y concentración

Principales Actividades para la Estandarización Principales Actividades para la Estandarización


�Designación de los responsables

�Documentación conforme a la norma ISO 9001:2008

�Pre- auditoria de calidad

�Auditoria para la incorporación al alcance del Sistema de Gestiónde Calidad del proceso “Organización y Mantenimiento de losArchivos de Trámite y Concentración en la SCT”.

Gracias

Lic. Roberto Loyo Cárdenas Director de Proyectos de Calidad y Coordinador de

Archivos de la SCT Correo [email protected]

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