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Reingeniería de Procesos Municipales

MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL

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OBJETIVO

Dotar a las funcionarios municipales con los elementos NECESARIOS de reingeniería a fin de que estos puedan crear procesos administrativos integrales y eficientes

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¿QUE ES LA REINGENIERÍA DE PROCESOS?

Es la revisión y rediseño fundamental de los procesos administrativos

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¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA REINGENIERÍA?

Procesos administrativos integrales y eficientes

Calidad

Costo

Tiempo

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¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA REINGENIERÍA?

Iniciación FotografíaDefinición

de soluciones

Rediseño y/o diseño

Implanta-ción

Medición y control

Retroalimentación

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INICIACIÓN

Objetivo:Iniciar el trabajo y determinar el alcance de la reingeniería municipal

Identificar los procesosadministrativos municipales

•Catálogo de trámites•Otros procesos no •incluidos

Priorizar los procesos administrativos

identificados

•Frecuencia•Impacto

Formación de equipos de

reingeniería

•Integrantes•Reglas deoperación

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INICIACIÓN

“Las personas apoyan las cosas que ellas mismas crean”

Margaret Wheatley

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FOTOGRAFÍA

Objetivo:Elaborar una descripción precisa de los procesos actuales, identificar su problemática y costos de no calidad

Costos de no-calidady objetivos específicos

Definir el objetivo general del proceso

Esquematizar el proceso

Definir y medir variables críticas

Determinar problemática

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FOTOGRAFÍA

Definir objetivo general del proceso

Se refiere a identificar la finalidad o intento alcual se dirige o encamina un proceso

¿Cuál es la función del proceso?

¿A qué aplicamos esa

función?

¿Qué alcances se quieren obtener?

¿Para qué?

Agilizar Los trámitesA todas las

dependencias municipales

Para lograr la satisfacción

de los clientes

Agilizar los trámites en todas las dependencias municipales, para lograr la satisfacción de los clientes

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FOTOGRAFÍA

Esquematizar el proceso

Se refiere a elaborar, de manera detallada, el diagrama de flujo del proceso actual

Inicio/Fin

Actividad

Decisión

Documento

Datos

Conector

Conector fuerade página

Dirección

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Ejemplo de un diagrama de flujo

IntendenteSí

No

Área de Validación

No

Sí

Realiza la ronda correspondientepara revisar que

las luminariasfuncionen.

¿Todas lasluminariasfuncionan

correctamente?

Revisa

en qué

consiste

la falla.

Realizael

cambionecesario.

¿ Es necesario cambiar

refacciones?

Inicio

Llena en su Bitácorala información dela inspección y la

entrega al finaldel mes al Áreade Validación.

1

1

1

Le da mantenimiento y repara la falla

para que funcione correctamente.

Fin

La Bitácora contiene:nombre y firma del

Intendente, zona, fecha,hora y diagnóstico,

materiales utilizadosy observaciones.

Recibe la Bitácora y larevisa. Evalúa la cantidadde materiales utilizados y

proveé al Intendentede refacciones.

1er día 2o díaProceso de Mantenimiento de Alumbrado Público

FOTOGRAFÍA

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Definir y medir variables críticas

Se refiere a identificar las variables críticas del proceso actual

Variable crítica: Es aquella que causa el descontrol del proceso y se manifiesta directamente en la insatisfacción del cliente interno o externo

Cualitativas:•Capacitación y

adiestramiento•Comunicación •Trabajo en equipo•Calidad de la

información•Servicio

Cuantitativas:•Tiempo•Costo•Errores humanos•Traslados•Documentos emitidos

•Requisitos

FOTOGRAFÍA

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Cualitativas Cuantitativas

Determinación de las variables críticas

•Encuestas a clientes

•Encuestas a funcionarios

•Benchmarking

•Estudio de tiempos y

movimientos

•Estudios de frecuencias

•Estudios de costos

FOTOGRAFÍA

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Determinar problemática

1. Diagrama de Ishikawa:

P R O C E S O S

Causa1

Problema

Causa 3Causa 2

Nombre del

proceso

FOTOGRAFÍA

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Determinar problemática

2. Determinación del tipo de actividad en el proceso actual:

OperaciónActividad que agrega valor y hace que el proceso camine

Mantener

Demora Retraso no programado Eliminar

Inspección Revisiones y autorizaciones Reducir

Almacenaje Retraso programadoEliminar /

reducir

Traslado Desplazamiento de información o personas

Eliminar

Retrabajo Actividad repetida Reducir

FOTOGRAFÍA

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Determinar costos de no-calidad y definir objetivos específicos

Costos de no-calidad

Representan todo aquello que los municipios pierden o dejan de ganar por deficiencia en los procesos. Ejemplos: mala imagen, poca credibilidad, baja competitividad, etc.

Objetivos específicos

Representan los elementos insdispensables que deberán existir en las alternativas de solución. Se deriva del objetivo del proceso y de la problemática

FOTOGRAFÍA

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Ejemplos de objetivos específicos

? Capacitar y actualizar al personal del área

? Establecer sistemas de integración del personal

? Reducir el tiempo de respuesta a 1 día

? Eliminar inspecciones del área B

FOTOGRAFÍA

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DEFINICIÓN DE SOLUCIONES

“Al final del día, una empresa es los procesos

mediante los cuales crea valor”

Michael Hammer

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Objetivo: Generar, evaluar y seleccionar soluciones factibles para mejorar los procesos

Generar alternativas

•Lluvia de ideas•Creatividad grupal e individual

Seleccionar la mejoralternativas

Evaluar alternativas

•Costo-beneficio•Factibilidad técnica•Análisis FODA

DEFINICIÓN DE SOLUCIONES

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REDISEÑO Y/O DISEÑO

Objetivo: Crear nuevos procesos administrativos que cumplan con las garantías establecidas

? Esquematizar las actividades que componen cada proceso rediseñado.

? Verificar las variables críticas de cada proceso y determinar sus garantías

? Validar el rediseño de los procesos municipales

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IMPLANTACIÓN

Objetivo: Aplicar los procesos rediseñados en la administración pública municipal

yInformar y negociar la aplicación de los nuevos procesos con las áreas involucradas

yEstablecer compromisos para asegurar la aplicación de los nuevos procesos

ySeguimiento del cumplimiento de los compromisos

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MEDICIÓN Y CONTROL

Objetivo: Monitorear los resultados obtenidos de la aplicación de los procesos rediseñados

yMedir el comportamiento de las variables críticas de los procesos

yComparar los resultados de los procesos antiguos con los resultados de los procesos rediseñados

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MEDICIÓN Y CONTROL

“La única razón para recolectar datos consiste en emprender acciones”

William W. Sherkenbach

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RETROALIMENTACIÓN

yConsultar periódicamente el grado de satisfacción de los clientes

yRevisar constantemente el desempeño de las garantías establecidas

yEntregar formalmente la documentación de los trabajos de reingeniería

yPresentar y publicar los resultados

Objetivo:Evaluar los resultados obtenidos de la reingeniería de los procesos municipales para mejorarlos continuamente

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ADECUACIÓN A LA NORMATIVA

Mejora Regulatoria

Reingeniería Rediseño/diseño del proceso

NormativaAdecuar disposiciones jurídicas

(metodología del catálogo de trámites)

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PRECAUCIONES

yHerramienta del sector privado (Normatividad)

yISO9000