medición de archivos

Ref. 1-2014-3285 - 2713/2014/SGC - 420 Señora YULIETH

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www archivogeneral.gov co Link: Información al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;

[email protected] co Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogotá, Colombia. NIT: 800128835-6

Asunto: Medición de archivos Cordial saludo: El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado AGN, ha recibido su comunicación radicada con el Nº 1-2014-3285 acerca de la solicitud de información relacionada con la medición de archivos. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos: La norma NTC 5029 sobre Medición de Archivos resulta de gran utilidad para poder establecer, de acuerdo con las unidades de conservación y gramaje del papel, los promedios de folios por metro y convertir finalmente esa medida a la cantidad total de folios del archivo. En el anexo B (pg. 12, de la norma), se establecen las cantidades de folios por metro lineal teniendo en cuenta el gramaje del papel (35, 60, 75 grs/m2) y la unidad de conservación en que se encuentren los documentos: Legajo, carpeta, cajas de archivo, otros. La norma no establece diferencia entre las distintas referencias de cajas de archivo, simplemente determina que si los documentos se encuentran en ellas, el promedio por metro, por ejemplo para papel de 75 grs/m2, es de 6.300 folios, teniendo en cuenta que la caja se encuentre completamente llena. La NTC 5029 no contempla estándares de medida por cajas, es decir, no dice que una determinada cantidad de cajas equivale a un metro, ya que siempre habrá que




comprobar qué cantidad de folios reposan dentro de las mismas y de qué gramaje es el papel que ellas contienen. Los seis puntos relacionados en su solicitud se responden de la siguiente manera: 1. “Un metro lineal es igual a 5 cajas de archivo Referencia X200” No es correcto determinar que una cierta cantidad de cajas equivale a un metro lineal de documentación, pues siempre se debe verificar el contenido de las mismas y medir el espacio ocupado por la documentación.

2. “Cada caja contiene 6 carpetas cada una con 200 folios para un total de 1.200 folios

por caja”

Eso es cierto siempre y cuando se cumpla esa condición, pero si la cantidad de folios por carpeta es mayor o menor, el resultado final obviamente variará. 3. “Un metro lineal es igual a 6.000 folios, los cuales pueden estar ubicados en

estantería, en carpetas, o en carpetas y cajas; es decir, los 6.000 folios legajados siempre representarán 1 metro lineal de archivo”

No es del todo cierto, pues hay que tener en cuenta el gramaje del papel. No es lo mismo 6.000 folios de 30 grs/ m2 que 6.000 folios de 90 grs/ m2, a mayor gramaje mayor espacio ocupado y viceversa. 4. “Las carpetas que contienen pocos documentos, se considera que en una caja se

agruparán entre 10 y 12 carpetas para un total de 700 folios por caja o 700 folios en 12 carpetas, es decir, el metro lineal tendrá 3.500 folios, el espacio de los 2.500




folios faltantes se deja de margen por el gramaje de la carpeta y el espacio del gancho legajador plástico”

No es cierto por lo expresado en el punto 2 de esta comunicación. El gramaje de la carpeta, el grosor del gancho legajador e incluso el ancho del cartón de las cajas, no son componentes del metro lineal de documentación, es decir, no se tienen en cuenta para determinar la medición. 5. “Un metro lineal es igual a 3 cajas Referencia X300 cada una con 12 carpetas de

200 folios, para un total de 2.400 folios por caja”

Ver punto uno de este listado. 6. “Un metro lineal en cajas Referencia X300 es igual a 7.200 folios”

Ver punto uno de este listado. A manera de información adicional, puede consultar el sitio web del Archivo General de la Nación (www.archivogeneral.gov.co) en donde encontrará un compendio de legislación y normatividad archivística colombiana, así como manuales, cartillas e instructivos, que guían la práctica de la gestión documental. En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parámetros establecidos en el Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.




Atentamente, JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓRES Subdirector de Tecnologías de Información Archivística y Documento Electrónico Anexos: N/A Copia: N/A Proyectó: Mario Quiñones Abusaid - Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos Revisó: Carlos Enrique Rojas Núñez - Coordinador Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos Archivado en: Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos - Serie Conceptos Técnicos

medición de archivos

Documents