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D.R. © INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY, MÉXICO. 2015 1

Módulo VI. Voluntarios: valiosos aliados en procuración de fondos

Introducción

La procuración de fondos sería prácticamente imposible si no se contara con voluntarios dedicados que den apoyo a los esfuerzos de las instituciones sin fines de lucro. Establecer y mantener una relación de respeto con los voluntarios es tanto un arte como una ciencia, empezando con la forma en que los reclutamos.

En este módulo se estudian métodos efectivos para reclutar, capacitar, coordinar, motivar, evaluar y dar reconocimiento a los voluntarios. También se subraya la importancia de incluirlos en ciertos momentos en el proceso de desarrollo, para propiciar que asuman como propio el trabajo de la institución y desempeñen sus funciones con máxima eficacia y eficiencia.

Al terminar este módulo, los participantes serán capaces de:

Conocer la forma en que los voluntarios podrían colaborar para lograr los objetivos de la organización y las metas de procuración de fondos.

Identificar los principales elementos de un proceso estructurado, dirigido a identificar, reclutar, coordinar, motivar, evaluar y retener a los voluntarios.

Describir un programa “modelo” de inducción para los voluntarios.

Comprender el papel del consejo directivo en la procuración de fondos.

Describir distintos métodos para dar reconocimiento a los voluntarios.

Tema 1. La función de los voluntarios

Aun cuando estás empezando en esta profesión, posiblemente te hayas dado cuenta de que las instituciones sin fines de lucro dependen en gran medida del apoyo, compromiso y colaboración de miles de voluntarios que aportan su tiempo a las causas que consideran valiosas. En cierto sentido, los voluntarios son una extensión del personal operativo, aunque no son empleados de las instituciones.

Los voluntarios desempeñan labores que contribuyen al éxito de la institución. Sin embargo, para que sean eficientes en su trabajo, necesitan capacitación y supervisión adecuadas.

En procuración de fondos, el término “voluntario” se define de la siguiente forma: “cualquier persona que sin recibir compensación económica trabaja en pro de una causa o una institución, ya sea de forma temporal o relativamente continua”.

Los voluntarios desempeñan funciones de vital importancia en las instituciones sin fines de lucro. Así que ¡veamos qué podemos aprender sobre ellos!


Para saber más…

En este módulo vamos a hablar sobre distintas cuestiones relacionadas con la administración del trabajo de los voluntarios: cómo encontrarlos, reclutarlos, capacitarlos, evaluarlos, y cómo trabajar con ellos.

A lo largo de este módulo iremos discutiendo las funciones que desempeñan el personal y los voluntarios, así como la sinergia que se genera en esta alianza tan especial, la cual tiene como resultado el éxito de la institución y de su labor.

En este módulo encontrarás respuesta a muchas de tus dudas e inquietudes respecto a los voluntarios y su trabajo.

En el fondo, tanto tú como los voluntarios tienen el mismo objetivo: ayudar a quienes lo necesitan. La principal diferencia es, por supuesto, que tú reciben un sueldo y que ellos participan por razones muy personales.

Un poco más adelante, vamos a estudiar más a fondo las razones que motivan a las personas a realizar trabajo voluntario.

Tema 2. Posibles funciones de los voluntarios

Revisa a continuación algunas preguntas relacionadas con la importancia de incluir

voluntarios en las actividades de procuración de fondos, así como el tipo de actividades

más adecuadas para ellos.

¿Por qué es importante incluir voluntarios en nuestras actividades para procurar

fondos?

Los voluntarios dedicados demuestran su compromiso con la misión al colaborar con nuestras instituciones.

A menudo, se considera que los voluntarios son más dignos de confianza, lo que da mayor credibilidad a la institución entre sus grupos de interés y la comunidad.

Los voluntarios representan, teóricamente, a la comunidad en la que se busca obtener donativos, estableciendo vínculos con los prospectos o donantes.

Los voluntarios pueden tener acceso a redes sociales, prospectos y donantes, a los cuales el personal no lo tiene.

El cultivo y la solicitud de donativos entre pares siempre resultan más efectivos cuando las realizan voluntarios.

El personal de la institución realmente no puede encargarse de todo; los voluntarios aportan nuevas oportunidades, capacidad, conocimientos, experiencia, contactos, etc., a los que el personal no puede acceder fácilmente.


El personal operativo de la institución y los voluntarios constituyen una especie de alianza. Cada una de las partes de esta alianza tiene determinadas funciones, así como ciertas expectativas respecto a sí mismos y respecto a la otra parte.

En otro de los apartados revisaremos la división de las responsabilidades y el tipo de tareas que generalmente realiza cada quien. Pero en principio, es importante advertir que es precisamente la interacción entre el personal operativo y los voluntarios, cada cual contribuyendo con sus conocimientos y competencias profesionales, la que hace posible lograr las metas de la institución.

¿Cómo se logra establecer una excelente alianza?

Evidentemente, no surge de forma espontánea. En este módulo vamos a discutir las medidas que se requieren para encontrar, reclutar, capacitar, coordinar, motivar, evaluar y dar reconocimiento a los voluntarios. Aplicar estas medidas contribuye a lograr que esta alianza resulte beneficiosa tanto para las personas involucradas como para la institución.

¿Qué tipo de trabajo es el más adecuado para los voluntarios?

Los voluntarios pueden colaborar con las siguientes actividades:

• Funciones de liderazgo en el consejo directivo, y en comités tales como los de operaciones, desarrollo, finanzas, auditoría.

• Funciones en procuración de fondos: - Identificar donantes potenciales. - Proporcionar oportunidades de establecer contacto con prospectos y

donantes. - Solicitar apoyo a prospectos y donantes. - Agradecer a los donantes de forma apropiada.

• Coordinar y llevar a cabo eventos. • Colaborar con el personal en la planeación de los objetivos generales de la

institución y de las metas de obtención de fondos. • Colaborar en oficinas o actividades en las que tengan experiencia, aptitudes o

conocimientos especializados que le permitan dar apoyo a la institución. - Mercadotecnia o comunicaciones - Asuntos jurídicos - Contabilidad y asuntos financieros - Vinculación con la comunidad

• En funciones de apoyo a alguna oficina, departamento o programa; por ejemplo, contestar teléfonos, clasificar artículos, llenar sobres, etc.

Aunque trabajan en alianza, tanto el personal voluntario como el operativo tienen sus propias funciones, las cuáles están claramente definidas en todas las instituciones sin fines de lucro. Los voluntarios tienen funciones de liderazgo y en procuración de fondos, en especial los que forman parte del consejo directivo (el cual recibe distintos nombres en las diferentes instituciones).


El personal de desarrollo trabaja en coordinación con los directivos y otros empleados, y todos ellos son responsables de implementar las políticas establecidas por el consejo directivo (integrado por voluntarios) y de llevar a cabo las operaciones diarias de la institución.

Para saber más…

Independientemente de la(s) función(es) que desempeñen los voluntarios, es preciso asignarles tareas acordes con los intereses de cada uno. Un factor clave para organizar y coordinar eficazmente el trabajo de los voluntarios es proporcionarles al menos las descripciones básicas de las funciones que tienen en la institución; de esta forma, tanto ellos como el personal tendrán claro en qué consiste su trabajo.

Si bien es cierto que los voluntarios tienen conocimientos y habilidades prácticas que son de gran ayuda para la institución, en la mayoría de los casos necesitan, por lo menos, inducción y capacitación general sobre la institución y el trabajo que ésta realiza. En el caso de algunas funciones, tales como la solicitud de donativos mayores, es preciso dar a los voluntarios capacitación específica sobre las tareas que tendrán a su cargo.

Tema 3. Métodos para identificar, reclutar y retener a los voluntarios

La sinergia que se genera cuando los voluntarios y el personal operativo trabajan juntos resulta esencial para que las actividades de procuración de fondos tengan éxito. Entender por qué la gente está dispuesta a realizar trabajo voluntario puede servirte para encontrar a los voluntarios más adecuados para las necesidades de la institución. También puede ayudarte a comprender mejor a los voluntarios con quienes trabajas.

¿Por qué las personas realizan trabajo voluntario?

Entre las principales razones se encuentran las siguientes:

• Anhelo de lograr cambios positivos. Lo más frecuente, quizás, es que las personas colaboren como voluntarios porque desean hacer algo en beneficio de una causa o una institución en la que creen, o por una comunidad que les interesa. Probablemente, su mayor satisfacción sea la realimentación positiva que les da el consejo, el personal y los beneficiarios cuyas condiciones están contribuyendo a mejorar con su labor voluntaria. Asimismo, es posible que tengan un vínculo personal con la institución o su misión.

• Interés de perfeccionar sus habilidades o competencias profesionales. Trabajar como voluntario puede ser una excelente opción para aprender algo nuevo o poner en práctica nuevos conocimientos o habilidades.

• Deseo de establecer relaciones y redes personales y profesionales. Trabajar como voluntarios da a las personas la oportunidad de hacer nuevos amigos que tienen los mismos intereses. También puede servirles para ampliar sus redes sociales, lo


que les permite establecer contactos de negocios. Asimismo, es posible que quieran relacionarse con personas que admiran y que trabajan como voluntarios.

• Afán de lograr más prestigio social. Las personas motivadas por el deseo o la necesidad de tener más poder o prestigio social, también realizan trabajo voluntario con el propósito de obtener estas recompensas. Así que podrían estar dispuestos a prestar servicio en altos cargos o a colaborar en eventos de importancia. Sin embargo, hay que recordar que para lograr prestigio social es necesario esforzarse, y que puede ser conveniente utilizarlo como recompensa por servicios prestados.

• Deseo de enriquecer el currículo o de obtener créditos para la certificación. Trabajar como voluntario puede ser una buena opción para adquirir más conocimientos o habilidades para incluir en el currículo. Por otra parte, las personas que cuentan con títulos o certificados profesionales, quizás necesiten prestar servicio social durante determinado tiempo para conservar dichos títulos o certificados. Este quizás sea un motivo poco altruista, no obstante, estas personas generalmente escogen una causa que realmente les importa; así que lo más probable es que haya otros motivos que también influyen en su decisión.

• Estímulo por parte de la empresa. Muchos negocios están cada vez más interesados en cultivar su imagen como empresas con responsabilidad social (buenos “ciudadanos corporativos”), y dan tiempo libre a sus empleados para que presten servicio voluntario en distintos proyectos; las empresas también suelen hacer contribuciones monetarias a las instituciones con las que sus empleados colaboran, o bien asignan ejecutivos para que presten apoyo en las actividades de alguna campaña.

• Simple y sencillamente, porque se lo piden. Los estudios realizados por diversas instituciones han mostrado que, en general, la gente no participa en labores voluntarias porque nunca se lo han pedido. Así que inviten a colaborar a aquellas personas que quieren tener en sus instituciones, seguramente van a aceptar.

• Probablemente ésta es la razón más importante de que las personas hagan trabajo voluntario.

En resumen, los voluntarios de una institución, como grupo, cuentan con conocimientos y experiencia, y tienen distintos motivos para colaborar; todos ellos son imprescindibles en procuración de fondos ya que, como mencionamos antes, quieren participar, no tienen la obligación de hacerlo. Por lo general, son personas que ya tienen relaciones cercanas con la institución, y quizás sólo están esperando a que les pidan que colaboren. Y debido a que ya participan de alguna forma para ayudar a la institución, a menudo son las más indicadas para invitar a otras a unirse, lo que permite captar nuevos voluntarios, ¡que siempre hacen falta!

Al parecer, en la actualidad todo mundo tiene muchas cosas qué hacer; entre las obligaciones familiares y laborales, puede resultar difícil que la gente se dé tiempo para trabajar como voluntario. Y no obstante ¡lo hace!


¿Qué factores podrían limitar la participación de los voluntarios en la institución?

Entre los principales factores se encuentran las siguientes:

• Una mayor competencia por su tiempo y servicios.

• Las instituciones desean que los voluntarios asuman mayores compromisos.

• Los voluntarios quieren trabajar en horarios más reducidos.

• Las generaciones jóvenes desean obtener experiencia práctica.

• La necesidad de experiencia y conocimientos especializados es cada vez mayor.

• Los voluntarios tienen menos tiempo disponible.

• Las personas tienen mayor temor a incurrir en temas de responsabilidad civil.

• Los voluntarios se sienten insatisfechos porque el trabajo que les asignan es rutinario o aburrido.

Tomar en cuenta estos factores es una de las claves para tener éxito al trabajar con voluntarios; también es conveniente, de ser posible, sugerir ideas o soluciones que puedan servirle a alguna persona que desea colaborar.

Una vez que entendemos lo que motiva a las personas a trabajar como voluntarios, necesitamos encontrar a los más adecuados, lo cual es esencial para que la institución tenga éxito.

¿Dónde podemos encontrar voluntarios dedicados?

El mejor lugar para empezar es en las comunidades de las que forman parte nuestros grupos de interés.

¿Te acuerdas de los círculos concéntricos de Rosso?

Dependiendo del puesto para el que necesitas voluntarios, podrías reclutarlos entre los miembros del personal directivo o de los comités de la institución (por ejemplo, cuando estés en busca de voluntarios que se encarguen de solicitar fondos o de otras tareas).

¿Dónde puedo encontrar potenciales voluntarios?

Comunidades de las que forman parte los grupos de interés –todas las personas relacionadas de alguna forma con la institución o sus actividades, como asistentes a eventos, clientes nuevos o anteriores, voluntarios anteriores (a menudo están dispuestos a participar), etc.


Redes sociales o profesionales de los miembros del consejo directivo y de otros voluntarios.

Donantes actuales y anteriores.

Líderes de la comunidad.

Clubes de servicio o miembros de grupos religiosos de la comunidad.

Pequeños negocios o empresas de la localidad.

Recursos en línea, como www.hacesfalta.com.mx, en donde sus instituciones pueden ofrecer oportunidades de trabajo voluntario a las personas interesadas en la misión.

Personas recomendadas por los voluntarios o el personal; todo mundo debe estar “ojo avizor” para hallar buenos candidatos entre sus conocidos. Cuando se relacionan con la gente en distintos contextos sociales, resulta más fácil encontrarse con personas que quizás podrían colaborar como voluntarios en sus instituciones.

Aunque no se encarguen directamente de reclutar voluntarios, entender el proceso mediante el cual los voluntarios se incorporan a la institución les será de gran ayuda para trabajar con ellos.

En algunos casos, las personas se ofrecen como voluntarios por iniciativa propia; no obstante, hay que recordar que una de las razones más importantes de que las personas trabajen como voluntarios, es que ¡alguien se los pidió! Y en el momento de pedir a una persona que participe, es de suma importancia que tengan disponibles oportunidades de trabajo que puedan discutir con el potencial voluntario cuando platiquen sobre las actividades que le interesan y su tiempo disponible.

Selecciona el método de reclutamiento más adecuado para el puesto vacante. Por ejemplo, generalmente se recluta a los líderes del consejo directivo mediante un proceso formal, al que debe someterse cualquier persona que desee formar parte del consejo. En el caso de los puestos en comités, a veces basta con preguntar a alguna persona cuáles son las actividades específicas que le interesan y ofrecerle el puesto que más convenga a sus intereses. Los voluntarios que se van a encargar de la solicitud de fondos quizás necesiten una preparación más minuciosa.

Antes de comprometerse a trabajar con la institución, los voluntarios potenciales quieren saber exactamente cuáles serán sus obligaciones. Sean muy claros respecto a las tareas que el voluntario potencial deberá realizar, y explíqueselas con todo detalle. La gente quiere saber a qué se está comprometiendo antes de tomar una decisión. Comenta con ellos las descripciones de los puestos disponibles, ofréceles la oportunidad de platicar con otros voluntarios, o de asistir “sin ningún compromiso” a una junta de algún comité, para que vean de qué se trata.

http://www.hacesfalta.com.mx/


Otros datos que los voluntarios potenciales quieren saber antes de tomar la decisión de comprometerse son los siguientes:

Los plazos o fechas límite.

El lugar que ocupa el puesto en la estructura de la institución, y de quiénes depende.

Los objetivos y los resultados claramente definidos.

Los beneficios que va a reportar el proyecto a la institución y a sus grupos de interés, y qué beneficio obtiene el voluntario.

La información general sobre las políticas y los procedimientos de la institución relacionados con el trabajo; no es preciso explicar los detalles, pero sí los puntos que podrían ser necesarios tener en consideración.

Al igual que durante el proceso de reclutamiento, es importante que reflexiones dónde sería conveniente que trabajaran los voluntarios. ¿Qué van a hacer en la institución?

Una de las responsabilidades más importantes del personal directivo es involucrar a cada voluntario en tareas que le interesen y que beneficien a la institución. Por esta razón, a la hora de decidir a cuál comité o equipo de trabajo (o alguna otra tarea) se le va a asignar, es necesario tener en cuenta sus intereses y expectativas, además de las necesidades de la institución.

Por otra parte, también es importante preguntarle lo siguiente:

• Las razones que lo motivan a colaborar y el alcance de su posible colaboración.

• Los propósitos que tiene al ayudar a la institución ¿Qué espera que logre la

institución con su ayuda?

• Otras razones que lo motivan a colaborar, como las que se indicaron antes.

• El tiempo disponible que puede dedicar al trabajo voluntario, semanal o

mensualmente.

• El grado de compromiso que está dispuesto a asumir con la institución.

Los voluntarios siguen colaborando cuando se sienten valorados y reconocidos por la ayuda que prestan a la institución. Su permanencia depende también de que estén seguros de qué se espera que hagan en sus actividades voluntarias.

Tener en cuenta esta información a la hora de seleccionar las oportunidades más adecuadas para cada voluntario potencial, es un requisito básico para establecer condiciones que permitan retenerlos durante más tiempo.


¿Qué estrategias podrías aplicar para motivar y retener a los voluntarios?

Retener a los voluntarios que colaboran en institución no es tarea fácil; no se logra así como así, incluso en el caso de que haya una coincidencia perfecta entre el voluntario y su función.

Además de informar a los voluntarios lo que se espera que hagan, y de capacitarlos en forma adecuada para hacerlo, se pueden aplicar algunas estrategias para motivarlos a seguir colaborando en la institución. Todo es cuestión de respeto, compromiso, reconocimiento, retroalimentación y colaboración.

• Fijarles objetivos razonables, que puedan lograr, y estimular su desarrollo personal.

• Especificar sus responsabilidades y facilitar su cumplimiento, proporcionándoles lo que necesitan para realizar su trabajo. Algunas organizaciones tienen un organigrama que muestra las funciones de los voluntarios en la estructura institucional, con una cadena de mando bien definida.

• Darles reconocimiento por todos los esfuerzos que realicen. • Ofrecerles oportunidades de realizar actividades de valor para la institución, y

asegurarse de que se den cuenta de su importancia. Tip: Una buena idea es incluir en todas las juntas un “momento para la misión”, para que los participantes comenten sus experiencias directas relacionadas con el impacto que ha logrado la institución en la comunidad o el país donde trabaja (o en el mundo).

• Incluir a los voluntarios en la toma de decisiones, sobre todo en las relacionadas con su trabajo, y permitirles tomar sus propias decisiones, siempre que sea posible.

• Ocuparlos en tareas que les resulten estimulantes, interesantes, satisfactorias, que tengan importancia, y que coincidan con sus intereses. Procuren que su trabajo les resulte agradable; ¡en algunos casos, esto puede requerir bastante creatividad! Tip: esto incluye evitar las “reuniones que matan”; incorporen a las juntas del consejo directivo y de los comités algún elemento divertido para que los voluntarios la pasen bien.

• Darles el apoyo necesario para que realicen su trabajo; a veces esto implica prever sus preguntas y ofrecerles orientación, si les parece necesario.

• Procurar que aprovechen de la forma más efectiva posible todo el tiempo que dedican a la institución (que por lo general es limitado).


• Coméntale a los voluntarios si están haciendo bien sus tareas y demuéstrales que aprecias la labor que realizan. Después de todo, tú no podrías hacer el trabajo sin su ayuda.

Tema 4. Medidas para preparar voluntarios eficaces

¿Sabías que la queja más frecuente de los voluntarios es ¡que la institución no les informó

claramente qué tenían que hacer!?

Contar con un proceso formal de inducción y capacitación contribuye en gran medida a establecer y consolidar la exitosa alianza de la que antes hablamos.

Inducción a la institución

Independientemente de la capacidad, la experiencia o los conocimientos que tengan los voluntarios, a todos ellos les beneficia recibir inducción a la institución y al trabajo que realiza, así como capacitación adicional adecuada a sus funciones. Es indispensable que comprendan claramente cuál es el trabajo de la institución, su misión y sus metas, sus expectativas y obligaciones. Por lo general, los voluntarios que colaboran en instituciones que cuentan con un buen programa de capacitación, realizan sus labores con gran eficacia y, en consecuencia, logran mayor éxito en sus esfuerzos de procuración de fondos.

La inducción y la capacitación de los voluntarios deben basarse en los principios del aprendizaje en adultos. Esto implica aprovechar los conocimientos de los participantes e involucrarlos en discusiones y en actividades pertinentes. Es necesario darles, en un ambiente de capacitación adecuado, oportunidades de realizar prácticas en tareas con las que no estén familiarizados.

La inducción debe incluir información general sobre la historia de la institución y sobre la importancia de su labor. Por otra parte, saber por qué los nuevos voluntarios se interesan en la institución puede resultar de gran importancia para despertar nuevamente su entusiasmo por la causa, ésta es una buena medida para mantenerlos motivados.

Información de la institución

La información básica que es necesario proporcionar a los voluntarios que van a trabajar

con una institución sin fines de lucro, es la siguiente:

• ¿Para qué procuramos fondos? Información general sobre la visión, misión y propósito o Caso institucional.

• ¿Cuáles son nuestros objetivos en el aspecto financiero? Breves comentarios sobre la situación y necesidades financieras de la institución.

• ¿Dónde y cómo encajamos en el plan institucional? Descripción general del Caso institucional, planes de campañas, etc.


• ¿De quién voy a recibir órdenes? Saber quién está a cargo es importante para todo lo que se refiere a adiestramiento, asistencia para realizar tareas, evaluación, o retroalimentación una vez terminada la tarea.

• ¿Qué puedo esperar del personal? Breves comentarios sobre cómo podría auxiliar el personal a los voluntarios, por ejemplo, dándoles apoyo y entrenamiento para realizar el trabajo.

• ¿Qué espera de mí el personal? Explicación sobre las obligaciones de los voluntarios, tales como cumplir con sus compromisos, terminar a tiempo las tareas asignadas, realizar con entusiasmo su trabajo, etc.

• ¿Para qué tipo de trabajo necesitan voluntarios? Información general sobre los puestos disponibles para voluntarios (incluyendo descripciones de los puesto), considerando las necesidades de la institución y el grupo al que se está impartiendo inducción. Por ejemplo, antes de tomar la inducción, algunos de los voluntarios ya saben de qué se van a encargar; para otros, podría ser una oportunidad para examinar las distintas opciones entre las que pueden elegir.

• ¿Cómo explico a qué me dedico? Un tema importante que debe cubrir la inducción es cómo presentar a la institución a otras personas. Un buen método es pedir a cada participante que redacte y practique una breve presentación, o “presentación de elevador de 30 segundos”, que puede emplear en cualquier oportunidad que tenga de comentar sobre la institución y su labor.

A veces, cuando tú les dices a otras personas dónde trabajas, éstas te preguntan a qué te dedicas exactamente, o bien preguntan a ti o a los voluntarios qué hace la institución donde trabajan. Los expertos en mercadotecnia recomiendan tener preparada una “presentación de elevador” estándar; es decir, algunos párrafos en los que describan los aspectos esenciales de su trabajo y que podrían comentar con otras personas cuando van en un elevador.

Conocimientos especializados

Algunos de los voluntarios que desempeñan funciones que requieren conocimientos especializados quizás necesiten capacitación adicional, además de la inducción. Este es concretamente el caso de los voluntarios que se van a encargar de cultivar a prospectos o donantes y de solicitar donativos, en particular, donativos mayores.

Los miembros del consejo directivo generalmente reciben capacitación sobre sus funciones y obligaciones en materia de liderazgo. En este caso, la capacitación es más intensiva, y suele incluir juegos de roles, para que los voluntarios se sientan más seguros y estén bien preparados para el trabajo que van a realizar, lo que a su vez contribuye a que se desempeñen con mayor eficacia.


Tema 5. Consejo directivo: un grupo muy especial de voluntarios

A lo largo de tu carrera en procuración de fondos, seguramente vas a interactuar con el consejo directivo de tu institución. Este órgano, además de prestar apoyo para procurar fondos y de realizar otro tipo de actividades, tiene responsabilidades muy concretas, las cuáles están reguladas por las leyes. Las responsabilidades del consejo directivo comprenden también orientar el trabajo de la institución hacia la dirección prevista en la visión y misión institucionales.

Puesto

Descripción de puestos del consejo directivo

Al igual que en el caso de los voluntarios, es indispensable contar con las descripciones de puesto para cada miembro del consejo. Algunos de los elementos de las descripciones son requeridos a veces por los estatutos de la institución o incluso por las leyes estatales, provinciales o federales; pero la mayor parte de ellos reflejan el alto grado de responsabilidad que recae en este grupo de voluntarios.

Cada vez es más común que las instituciones incluyan expectativas de tipo económico en las descripciones de puestos del consejo directivo, es decir, las sumas que se espera que los miembros aporten.

Responsabilidades

Generalmente, los miembros del consejo directivo son responsables de lo siguiente:

• Encargarse de la gobernanza (gobernabilidad): definir la dirección hacia donde debe ir la institución, determinar las estrategias para lograr los objetivos, y establecer las políticas que deben aplicarse.

• Cumplir sus responsabilidades fiduciarias: garantizar la integridad y estabilidad financieras, así como el crecimiento económico de la institución.

• Servir de ejemplo a los prospectos y donantes, realizando aportaciones económicas.

• Apoyar y promover a la institución y su labor. • Participar en actividades de desarrollo, colaborar en el cultivo de donantes y la

solicitud de donativos. • Elaborar planes estratégicos y actuar como agentes de cambio, de acuerdo con la

visión y la misión de la institución. • Evaluar y examinar periódicamente su propio desempeño, a fin de que sus

miembros desarrollen continuamente sus capacidades y mejoren la eficacia de su trabajo.

Un buen consejo directivo está compuesto por individuos con diversas profesiones y raíces étnicas o culturales, que representan a las distintas regiones y grupos poblacionales que atiende la institución. Ser miembro de un consejo directivo exige un firme


compromiso con la institución. Los miembros más eficaces del consejo tienen las cualidades, capacidades y competencias que se requieren para conducir a la institución hacia la consecución de sus metas y objetivos.

Selección de miembro del consejo directivo

Los miembros del consejo directivo nunca deben ser elegidos al azar. Debido a la importancia de sus funciones, es preciso pensar cuidadosamente qué competencias, habilidades, actitudes y aptitudes debe tener el consejo directivo en su conjunto.

Lo ideal es que el consejo sea tan diverso como sea posible; es necesario que los miembros del consejo tengan distintas aptitudes, pertenezcan a diversos grupos demográficos, y sean representativos de los distintos grupos de interés de la institución.

La persona encargada de la coordinación y desarrollo del consejo directivo debe pensar en el largo plazo, e ir cultivando a los futuros líderes.

Obligaciones

Los miembros del consejo directivo tienen funciones y requisitos clave en el proceso de procuración de fondos, tanto individualmente como en su conjunto. Cada miembro del consejo debe cumplir los siguientes requisitos:

Obligaciones individuales

• Creer firmemente en la misión de la institución, para poder convencer a otros de su mérito.

• Colaborar económicamente, en la medida de sus posibilidades, para demostrar su compromiso con la institución.

• Proporcionar acceso a prospectos. • Cultivar relaciones y solicitar donativos por medio del correo, teléfono, o de visitas

en persona. • Agradecer de manera adecuada a los donantes; a menudo, se hace mediante

llamadas telefónicas, y en ocasiones con cartas y visitas.

Obligaciones como grupo

El consejo como grupo tiene las siguientes responsabilidades:

• Establecer las políticas relativas a la procuración de fondos. • Aprobar los planes y presupuestos para procurar fondos, lo cual comprende

supervisar el presupuesto de la institución, y detectar cualquier cambio importante en las entradas de fondos, con la antelación suficiente para adoptar las medidas apropiadas.

• Identificar y evaluar a los donantes potenciales. • Organizar eventos de cultivo, tales como visitas a la institución, eventos sociales,

reuniones y presentaciones. • Supervisar el flujo de ingresos, es decir, los fondos que entran a la institución.


Posiblemente, los miembros del consejo directivo no se den cuenta de que tienen la capacidad de influir sobre otras personas. Sin embargo, todos los voluntarios, sean o no miembros del consejo, tienen una “esfera de influencia” a la que pueden recurrir para dar apoyo a los esfuerzos que realiza la institución para obtener fondos. A veces, todo lo que se necesita es realizar una sesión con los miembros del consejo con el objeto de averiguar los nombres de sus conocidos.

El “Ejercicio de redes”, diseñado por Ken Wyman, es una buena opción para comenzar una lista de contactos de los miembros del consejo. Esta actividad permite identificar contactos que tal vez no conozca el personal de sus instituciones, y a veces logra que los miembros del consejo directivo recuerden los nombres de contactos que podrían contribuir con donativos, y que no habían considerado antes.

En ocasiones, los miembros del consejo que se muestran reacios a solicitar donativos, podrían irse animando a hacer solicitudes a los prospectos si primero colaboran identificándolos y cultivándolos. Pídales que participen en un “maratón de agradecimiento” para dar las gracias a los donantes mayores por sus donativos; esta actividad puede servir para hacerlos sentir más cómodos cuando llegue el momento de solicitar donativos.

Tema 6. Evaluación del trabajo de los voluntarios

Revisa a continuación algunos de los aspectos más importantes que debes considerar al evaluar el trabajo de los voluntarios.

La evaluación de voluntarios

La evaluación de los voluntarios permite lograr los siguientes objetivos:

• Comprobar si el voluntario está trabajando en la oficina o departamento que le interesa, y averiguar si desea hacer algo diferente en la institución.

• Aclarar y reforzar las expectativas; platicar con el voluntario sobre su desempeño permite dar respuesta a las dudas que pudiese tener, y facilita que el miembro del personal le indique lo que se requiere que haga.

• Detectar los aspectos donde se requiere ayuda o más capacitación. En ocasiones, los voluntarios no cuentan con los conocimientos necesarios, o no saben en qué aspectos requieren ayuda, hasta el momento en que están justo a mitad de una tarea.

• Motivar a los voluntarios que se están esforzando para desarrollar sus competencias, haciéndoles saber que están logrando progresos, o en qué aspectos deben hacer cambios.

• Ofrecer un foro para la comunicación bidireccional entre el voluntario y el miembro del personal, que permita establecer condiciones favorables para lograr los objetivos previstos y, lo que es muy importante, retener al voluntario durante más tiempo.


La importancia de la retroalimentación

Los voluntarios son seres humanos, quieren saber si están haciendo bien su trabajo y cómo podrían mejorarlo.

Por lo general, los voluntarios aprecian que se les haga una evaluación sincera. La evaluación y la retroalimentación tienen ciertos objetivos más allá del simple hecho de realizarlas, permiten lograr resultados muy positivos que benefician tanto a los voluntarios como a la institución.

Los principios básicos de retroalimentación

En cualquier institución, puede resultar difícil trabajar con voluntarios. Quizás haya conflictos de personalidad, o tal vez uno de los voluntarios no está realizando el trabajo que se comprometió a hacer; o posiblemente sólo se requiera comentar con el voluntario la forma como puede realizar más eficazmente el trabajo.

La forma de resolver los problemas que pueden presentarse es distinta en las diferentes instituciones. No obstante, hay que tener presente algunos principios básicos para dar retroalimentación.

La resolución de problemas

Cómo resolver problemas serios con los voluntarios

Si tienes problemas serios con algún voluntario, habla con tus supervisores o con otra persona que tenga competencia conforme a la estructura del personal la institución.

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1. Ser sincero y honesto.

2. Escuchar con empatía.

3. Al empezar la conversación, decirle al voluntario lo que está haciendo bien. ¡A todos nos agrada que reconozcan nuestro trabajo!

4. Centrarse en el desempeño, no en la persona, a la hora de sugerir ideas para que mejore su trabajo.

5. Aceptar que las distintas personas pueden hacer el mismo trabajo de diferente manera. Considerar: ¿Qué es más importante: los resultados o la forma en que se lograron? La respuesta suele ser: los resultados.

6. Agradecer al voluntario su dedicación a la institución.


Posiblemente, alguna persona de la oficina o departamento de administración podrá ayudarle a resolver el problema.

En la mayoría de los casos, cuando tengas un problema con un voluntario, es conveniente que pidas a la persona que tiene mayor responsabilidad sobre el trabajo del voluntario que intervenga para que te ayude a resolver el problema.

• ¡Nunca comentes problemas de carácter personal (que hayas tenido con algún voluntario o empleado) a un miembro del consejo directivo o a otro voluntario!

• Nunca hables en público o abiertamente con ninguna persona –sea empleado o voluntario– sobre algún problema que se haya presentado con los voluntarios.

Tema 7. Reconocimiento al trabajo de los voluntarios

Revisa a continuación algunas preguntas que te ayudarán a generar algunas ideas para reconocer el trabajo voluntario de la institución.

¿Por qué es importante el reconocimiento hacia los voluntarios?

En medio del ajetreo que supone llevar a cabo un programa de procuración de fondos, solemos no darle la debida importancia al apoyo que nos prestan los voluntarios, sobre todo si contamos con muchos. Sin embargo, la capacidad de la institución para atraer y retener en el futuro a voluntarios dedicados depende en gran medida de que ellos sepan que se valora el tiempo que aportan.

El agradecimiento y reconocimiento a los voluntarios, sin embargo, no debe limitarse a dedicarles un evento una vez al año.

• Busca formas de “pescarlos haciendo las cosas bien” y felicítalos, justo en ese momento.

• Procura estar al tanto de las aportaciones económicas que realizan los voluntarios durante el año (o durante el periodo en que trabajen para la institución), la cual pueden agradecerles de diferentes maneras.

La clave es conocer muy bien a los voluntarios de la institución, para poder darles el tipo de reconocimiento más apropiado.

¿Cómo ofrece reconocimiento la institución a sus voluntarios?

Te has puesto a pensar ¿qué medios creativos podrías utilizar para brindarles

reconocimiento a los voluntarios? ¡Sé creativo! Piensen en diferentes formas de dar

reconocimiento a sus voluntarios. Hay tres tipos principales de reconocimiento:

• Atenciones personales: tarjetas, notas, llamadas.

• Atenciones en público: premios, publicidad.

• Incentivos: obsequios simbólicos.


¿Cuáles son los principios básicos para reconocer la labor de las personas?

Aquí tenemos los principios básicos que hay que tener en cuenta para agradecer y premiar la labor de los voluntarios.

• Conocer bien a los voluntarios, para poder ofrecerles reconocimientos significativos.

• Estar al tanto de las aportaciones económicas de los voluntarios. • Ofrecer con frecuencia pequeñas muestras de agradecimiento; es mejor que

esperar largo tiempo (meses o años) para agradecerles a lo grande. Todos necesitamos una “palmadita en la espalda” de vez en cuando, no importa de qué tipo.

• Procurar que los reconocimientos sean proporcionales a la cantidad y calidad de la ayuda que presta cada voluntario.

• Ofrecer reconocimientos adecuados para cada persona, de manera que se sienta complacida al recibirlos.

• Procurar que el reconocimiento sea significativo para la persona que lo va a recibir, en vez de ofrecer lo mismo a todos en particular, cuando se trata de un reconocimiento importante.

• Procurar que entregue el reconocimiento la persona con mayor jerarquía en la institución o en el departamento que lo va a ofrecer (por ejemplo, el presidente del consejo directivo, en el caso de alguna actividad del consejo, o el director general de la institución, en el caso de los voluntarios de un departamento o programa).

Reflexiona por un momento en cuáles de estos principios has aplicado y cuáles podrías aplicar en la institución.

Síntesis

Las funciones que desempeñan los voluntarios y el personal están interrelacionadas, y pueden ser bastante complejas. Es importante tener en cuenta la perspectiva general: todo mundo viene a trabajar con las mejores intenciones de contribuir a que la institución alcance sus metas de corto y largo plazo.

Si bien todos los voluntarios necesitan recibir inducción y cierta capacitación, hay un grupo muy especial al que las instituciones deben dedicar particular atención: el consejo directivo. Evaluar regularmente el trabajo que realizan los voluntarios es una medida fundamental para lograr que la institución mejore constantemente y sea cada vez más eficaz.

Los voluntarios son la fuerza vital de las instituciones sin fines de lucro; sin ellos, no podríamos realizar nuestro trabajo, y las instituciones no podrían obtener la cantidad de fondos que captan. Tenemos que decirles esto, pero también agradecerles mediante reconocimientos y recompensas la labor que realizan.

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