módulo seguimiento de procesos. - nuestros parques

Módulo Seguimiento de Procesos.

PROYECTO

MANUAL FUNCIONALIDADES I-DATUM

CLIENTE

INTERNO SIIGSA

Santiago, 20 de noviembre de 2012

MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos

INDICE

MÓDULO DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS. .................................................... 3

Administrar o Configurar reglas de cambios automático de estado de etapa –

8927 4

Atributos Dinámicos, filtros por Estado- Etapas - 6756 ................................... 11

Estado y Etapas - 3861 ....................................................................................... 13

Ingreso y Configuración de Estado – Etapas - 6750 ........................................ 14

Seguimiento de Procesos, Aviso a Encargados de Estados- Etapas - 6754 . 16

Seguimiento de Procesos, Colores por Estado – Etapas - 6758 ..................... 18

Seguimiento de Procesos, Condicionalidad para Subir Archivos - 6757 ....... 20

Seguimiento de Procesos, Encargados de Estados- Etapas - 6755 ............... 22

Seguimientos de Procesos, Fechas por Estados – Etapas - 6759 .................. 24

Tipos de Contenidos con Estados – Etapas - 6752 .......................................... 26

Control de Gestión con Estado – Etapas .......................................................... 28


MÓDULO DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS.

Permite entregar al sistema la posibilidad de integrar una nueva lógica de control de estados

y/o etapas de un determinado proceso, en los distintos tipos de objeto administrados por el

sistema. Esta funcionalidad permite implementar un seguimiento de procesos tipo workflow,

mediante la incorporación del registro de estados para una determinada entidad sobre un Tipo de

Contenido del Meta Diccionario. Mediante este módulo los administradores del sistema pueden

modelar y controlar las etapas de un proceso a través de los diferentes estados que adquieren los

contenidos registrados.


ADMINISTRAR O CONFIGURAR REGLAS DE CAMBIOS AUTOMÁTICO DE

ESTADO DE ETAPA – 8927

1. Administración de cambio automático de estados etapas:

Para acceder a la “Administración de cambio automático de Estados/Etapas”, se debe ingresar

al menú de sistema; administración; Administración de Cambio Automático de Estado/Etapa, como

se visualizara en la siguiente imagen:

Al encontrarnos dentro de la administración de estados automáticos, podremos acceder a los datos

referentes a los estados de cambio pasados y futuros, por medio de la bitácora y la proyección.


1.1. Contenidos afectados

Los contenidos afectados, corresponden a la estadística de los contenidos valga la redundancia,

entorno cambios de estados pasados o futuro por medio de la bitácora y la proyección.

Bitácora

Para acceder a la bitácora de contenidos, solo debemos marcar la opción de “Bitácora” y agregar

el intervalo de fechas, de los cuales se quiere obtener el reporte.

Resultados obtenidos

Proyección

Para acceder a los datos de contenidos que cambiaran de estado a futuro, se debe seleccionar la

opción “Proyección”, y agregar el intervalo de fechas, de los cuales se quiere obtener el reporte.


Resultados obtenidos

Revisión de reglas periódica por el sistema

Esta funcionalidad corresponde, a la que ejecuta de forma periódica y automáticas las

reglas establecidas en el sistema, cambiando el estado de un contenido de acuerdo a la fecha de

término programada. Cabe señalar que esta no es configurable desde la plataforma I-datum, si no,

por medio del software Cron el cual se instala directo en el servidor. Cron es el nombre del

programa que permite ejecutar automáticamente scripts o comandos en una hora o fecha

específica. . Este servicio se encuentra disponible bajo ambiente Linux.


2. Configuración reglas de cambios automáticos de estado de etapa.

Las reglas permiten configurar los cambios automáticos de Estados/Etapas, relacionando

el Tipo de Contenido y las etapas involucradas en el proceso.

2.1. Creación de reglas

Para acceder a la configuración de reglas, debemos acceder al menú de sistema; configuración;

Gestión de Reglas para el Cambio Automático de Estados/Etapas, como se visualizara en la

siguiente imagen:

Una vez ingresado en la administración de reglas, podemos efectuar dos acciones una

correspondiente a la creación de reglas de cambio o editar las existentes.

Para ingresar una nueva regla debemos acceder en el botón “Nuevo”, como se muestra en la

siguiente imagen.

Ya dentro del proceso de creación, se abre una ventana correspondiente a los datos que tendrá la

regla a crear. En la sección “Configuración principal” se debe dar un nombre, descripción e indicar

el tipo de contenido que será afectado por la regla.


Luego en la sección “Parámetros de Estado/Etapa”, se determinara los estados o etapas según

orden, como estado origen y estado destino. Además de un filtro de búsqueda de contenidos que

se encuentran en el estado de origen por fecha.


La sección de envío de correo, permite determinar en forma separada, que al cambiar de estado

en forma automática, notifique a los usuarios pertenecientes a la etapa o dueño de estado, o los

que fueron configurados para notificación al cambiar de estado.

Cabe señalar que en las reglas no se encuentran determinadas las fechas de cambio, sino estas

se encuentran determinadas de acuerdo a la creación del contenido y el plazo configurado en éste,

o también se puede modificar el plazo directamente desde la ficha en el estado del contenido a

través del término programado.


2.2. Edición de una regla de cambio

Para poder editar una regla de cambio, debemos entrar a la “Gestión de reglas para el cambio

automático de Estados/Etapas”, donde aparecerá una listado de reglas ya creadas. Para entrar a la

edición debemos hacer clic en icono de edición, donde se podrá efectuar modificaciones del

nombre, descripción, tipo de contenido, estados y envío de correos. Además encontraremos la

posibilidad de eliminar reglas a partir del el botón eliminar.


ATRIBUTOS DINÁMICOS, FILTROS POR ESTADO- ETAPAS - 6756

El usuario puede condicionar la visualización y modificación de los atributos dinámicos de un tipo

de contenido según el estado-etapa en la que se encuentre el contenido. Esta funcionalidad

permite abrir o cerrar el ingreso y edición de atributos en función de los estados-etapas en que se

encuentre un contenido, registrando cada dato en la etapa que corresponda y cerrándolo según se

requiera.

Pasos a seguir:

(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de

Etapas.


(2) Se abrirá una ventana de las Etapas con los filtros que tiene esta funcionalidad como por

ejemplo: Tipo Estado, Tipo Contenido, etc. Para elegir los datos que se necesitan

mostrar.

(3) Al elegir los filtros que se quieres utilizaran aparecerán todos los contenidos que cumplan

con lo seleccionado, también se podrá editar el contenido que se estime pertinente.


ESTADO Y ETAPAS - 3861

El concepto de Estado o Etapa corresponde a la declaración lógica que se hace sobre una

determinada condición en la que se encuentra un objeto, entidad, documento, proyecto o proceso

en general. El módulo de Seguimiento de Procesos, permite definir y asignar un determinado

estado o etapa a una entidad del modelo de datos del sistema, para luego hacer gestión sobre

estas entidades en función del estado o etapa asignado a cada una de ellas en forma interactiva

por los diferentes encargados o actores de cada proceso.

1. Se pueden elegir los filtros de los estados para realizar una búsqueda.

2. Se pueden agregar un nuevo Tipo de Estado.

3. Se muestran todos las estados/etapa que existen en el sistema.


INGRESO Y CONFIGURACIÓN DE ESTADO – ETAPAS - 6750

Esta funcionalidad permite crear o definir los diferentes Estados-Etapas que se asignarán a los

diferentes tipos de contenidos del sistema, estos estados-etapas deberán tener un orden

secuencial, definiendo para cada uno de ellos su estado Sucesor, generando una secuencia pre

diseñada de un proceso determinado.

Pasos a seguir:


Etapas.


(2) Aparecerá la ventana de Estado/Etapa y esta la opción de Nuevo la cual se crean o se

ingresan nuevas etapas con sus estados.

(3) A continuación se muestran todas las opciones que se pueden agregar a un estado/etapa,

como por ejemplo el plazo, nombre, el tipo de contenido, la jerarquía de etapa, personas

que están vinculadas, etc.


SEGUIMIENTO DE PROCESOS, AVISO A ENCARGADOS DE ESTADOS-

ETAPAS - 6754

El usuario puede definir para cada estado-etapa que usuarios del sistema serán notificados sobre

el cambio de estado-etapa de un determinado tipo de contenido. Este aviso o notificación se realiza

mediante correo electrónico generado en forma automática por el sistema.

Pasos a seguir:

(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.


(2) Hay dos opciones de poder definir a las personas que se le notificarán que le lleguen los

correos cuando sucede un cambio de estado-etapa, la primera es por la opción de Nuevo

y ahí mismo definir a las personas involucradas y la segunda es por la edición de

un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

(3) Para finalizar hay que agregar las personas que se desea mandar los correos avisando

los cambios de etapa

.


SEGUIMIENTO DE PROCESOS, COLORES POR ESTADO – ETAPAS - 6758

Esta funcionalidad permite asignar un color de cuadrícula para cada estado-etapa, para que

cuando los contenidos se visualicen en los listados del sistema, aparezcan con un color

determinado en función del estado-etapa en el que se encuentren, sirviendo de indicador gráfico

para una mejor visualización del proceso.

Pasos a seguir:


Etapas.


(2) Hay dos opciones de poder definir el color de la función del estado-etapa, la primera es

por la opción de Nuevo y ahí mismo definir el color seleccionado y la segunda es por la

edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

(3) Para terminar se debe elegir la pestaña de Datos Generales y se encuentra la opción de

Color para que el usuario pueda escoger el que más le acomode.


SEGUIMIENTO DE PROCESOS, CONDICIONALIDAD PARA SUBIR

ARCHIVOS - 6757

El usuario puede condicionar la subida de archivos asociados a un contenido en función del

estado-etapa en la que se encuentre el contenido. Se puede elegir si se Edita o Visualiza en los

archivos.

Pasos a seguir:

(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.


(2) Hay dos opciones de poder definir la Carga de Archivos de función del estado-etapa, la

primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir la subida de archivos, la segunda es

por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

(3) En la imagen se puede apreciar las opciones que tiene la Carga de Archivo como la

Edición se refiere que el usuario puede ordenar los archivos, cambiar el nombre, etc., y

la Visualizar que se puedan ver en los contenidos.


SEGUIMIENTO DE PROCESOS, ENCARGADOS DE ESTADOS- ETAPAS - 6755

Permite definir los usuarios encargados o dueños de un determinado estado-etapa, siendo estos

los únicos autorizados para cambiar un determinado estado-etapa para un tipo de contenido. Estos

encargados están definidos por separados para cada estado-etapa y deben tener también sus

correspondientes privilegios a nivel de perfiles de usuarios.

Pasos a seguir:

1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.


2) Hay dos opciones de poder definir Encargados de Etapa de función del estado-etapa, la

primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir a las personas encargadas, la

segunda es por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

3) En esta opción se elegirán las personas que están a cargo de los estados-etapa, los cuales

tienen que tener los privilegios correspondientes para poder realizar cambios, se podrán

agregar como también desvincular personas de los estados-etapa.


SEGUIMIENTOS DE PROCESOS, FECHAS POR ESTADOS – ETAPAS - 6759

El usuario que tenga los privilegios puede ingresar la planificación de un determinado proceso a

través del ingreso de los plazos en días para cada estado-etapa en un determinado contenido,

permite registrar en forma automática las fechas de inicio y termino real dependiendo del plazo que

se dio anteriormente.

Pasos a seguir:


Etapas.


(2) Hay dos opciones de poder definir el plazo de función del estado-etapa, la primera es por

la opción de Nuevo y ahí mismo definir los plazos, la segunda es por la edición de

un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

(3) En la ventana de Editar Estado está la pestaña de Datos Generales la cual tiene la

opción de ingresar un plazo que se basa en días, la cual determinar la fecha de Inicio y

fecha de término.


TIPOS DE CONTENIDOS CON ESTADOS – ETAPAS - 6752

Todos los diferentes tipos de contenidos temáticos definidos en el sistema pueden ser

configurados para tener un Estado-Etapa controlado por el módulo de Seguimiento de Procesos,

con lo cual se puede realizar un control o seguimiento de los procesos operativos en donde se

relacionan los tipos de contenidos.

Pasos a seguir:


Etapas.


(2) Hay dos opciones de poder definir lo tipos de contenidos en estado-etapa, la primera es

por la opción de Nuevo y ahí mismo definir tipo de contenidos, la segunda es por la

edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.

(3) En la ventana de Editar Estado está la pestaña de Tipo de Contenido la cual se eligen el

tipo de contenido, con sus relaciones y atributos como se puede apreciar en la imagen.


CONTROL DE GESTIÓN CON ESTADO – ETAPAS

A través de esta funcionalidad es posible realizar un control de etapas mediante otras

características asociadas a los contenidos, como atributos o etapas de contenidos asociados.

Pasos a seguir:


Etapas.

(2) Hay dos opciones de poder definir las reglas de control de gestión de un estado-etapa, la

primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir tipo de contenidos, la segunda es

por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.


(3) En la opoción de Editar Estado está la pestaña de Control de Gestión, en la cual equisten

otras tres pestañas que corresponden a las distintas formas de realizar el contro de

gestión: Atributo Estado, Estado Estado Externo y Atributo Atributo Externo.

Para poder ver la configuración necesaria, primero se debe seleccionar el tipo de contenido

al cual se requiere realizar las configuraciones que controlarán los estados. Para esto se

debe ir a la pestaña Tipo de Contenido y seleccionar el segundo radiobutton del tipo de

contenido correspondente.


A contuinuacion será posible dirigirse a la pestaña de control de estados y ver las opciones

de configuración disponibles para el tipo de contenido seleccionado.

a. Atributo Estado: En esta pestaña es posible configurar un atributo del Tipo de Contenido

para que al tener un valor específico cambie el estado del contenido. Para esto se debe

seleccionar el atributo requerido y definir el o los valores que accionaran el cambio de

estado, es decir, se debe identificar el valor de atriburo con el cual el contenido tomará el

estado que se esta configurando.

Para terminar se debe asignar la regla y guardar.


b. Estado Estado Externo: En esta pestaña es posible definir un cambio de estado a partir

de estados de contenidos asociados, ya sea directa o condicionalmente, es decir, cuando

uno o todos los contenidos asociados estén en uno o varios estados determinados se

cambiará al estado que se está configurando.

Para terminar se debe asignar la regla y guardar.

c. Atributo Atributo Externo: En esta pestaña es posible realizar cálculo de valores a travez

de un cambio de estado de un contenido, ya sea en un atributo de el mismo o uno externo,

es decir, es posible realizar un cambio o un cálculo de un valor de atributo al cambiar un

estado. Este cálculo se realizará cuando el contenido pase al estado que se está

configurando.


Para realizar esta configuración se debe seleccionar la operación a efectuar,

seleccionando un atributo del mismo tipo de contenido o un atributo de un tipo de

contenido externo a travez de una relación de contenidos.

Finalmente se debe seleccionar el atributo de destino, el cual puede ser un atributo del

mismo tipo de contenido o un atributo de un tipo de contenido externo a travez de una

relación de contenidos. Si el destino es un atributo externo, el contenido no puede tener

más de un contenido asociado, si no, la operación sólo se hará en el primer contenido

asociado.

Para terminar se debe crear la regla, asignarla y guardar.

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