Módulo I: Repaso Crystal Reports

Planeacion del reporte •  Definir la importancia del reporte

•  ¿ A quien va dirigido? •  ¿Cuál será el título? •  ¿Se requieren sumarizar datos?

•  Encontrar los datos •  ¿De dónde se tomará la fuente de los datos? •  ¿Los datos ya existen o requieren ser calculados?

•  Organizar los datos dentro del reporte •  ¿Requiere filtros de información? •  ¿Requiere resaltar información?

Definiendo conexiones Seleccionar la fuente de datos:

A través de comandos •  Tablas •  Vistas •  Procedimientos almacenados

Validación de relaciones entre tablas o vistas

Insertando objetos...

Acceso a campos y secciones del reporte:

•  Fuente de datos •  Fórmulas •  Expresiones SQL •  Parámetros •  Running Total •  Grupos •  Especiales

Insertando campos... •  Click sobre el boton de Insert, entonces click dentro de la seccion del reporte •  Doble click sobre el campo, entonces click dentro de la seccion del reporte •  Seleccionar el campo, click Enter, entonces click dentro de la seccion del reporte •  Arrastrar el campo a la seccion dentro del reporte •  Click boton derecho del mouse, seleccionar Insert to Report del menu de acceso rapido, entonces click dentro de la seccion del reporte.

Crear Formulas Ya que las formulas son tratadas como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer

•  Abrir Field Explorer

•  Click botón derecho del mouse sobre Formula Fields en la opción New, o

•  Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opción de New

Crear Grupos Tip: La palabra “por” Insert - > Group o click sobre el botón

•  Seleccionar el campo por el cual agrupar •  Seleccionar el método de ordenación

•  Ascendente •  Descendente •  Orden específico •  Orden original

Múltiples Grupos Report - > Group Expert o click sobre el botón

•  Seleccionar el o los campos por agrupar del lado derecho

Cambia las propiedades de un

grupo

Usar Select Expert Para crear filtros de la información: Report - > Select Expert o click sobre el botón

Campos del reporte

Campos de la BD

Select Expert:Múltiples criterios

Se puede editar: •  Para cambiar el orden de los filtros •  Aplicar el filtro a nivel registro o grupo •  Cambiar operadores lógicos

Incluir fórmulas y funciones

Crear objetos de texto Insert - > Text Object o click sobre el botón

Usar Section Expert Permite formatear secciones de un reporte. El section expert tiene opciones para ocultar secciones, agregar páginas antes o después, mantener secciones juntas, etc. Se puede accesar a través de: Report -> Section Expert o click sobre le botón

Usar Section Expert Adicionalmente se pueden agregar, eliminar o unir secciones, así como cambiar de orden el contenido de cada sección.

Insertar líneas y cajas Para insertar una línea: Insert - > Line o click sobre el botón

Insertar líneas y cajas Para insertar una caja: Insert - > Box o click sobre el botón

Guardar & Refrescar el reporte

Click sobre el botón save Puede definir la opción de autosave

Guardar el reporte:

Visualizar el reporte: File -> Print Preview Refrescar el reporte:

Modulo 2: Múltiples Secciones

Multiples Secciones •  Escribir mensajes condicionales

•  Formatear objetos/Secciones basadas en valor de campo

•  Alternando colores de fondo registro por registro

•  Agregando espacio en blanco o eliminando lineas en blanco

Agregar Secciones Se puede agregar, eliminar, unir o mover secciones a través de Seccion Expert: Report -> Section Expert o click sobre le botón

Agregar Secciones Agregar una grafica en el Report Header

A traves de Seccion Expert invertir el contenido de las secciones.

Agregar Secciones

Sobreposición de Secciones

Permite mostrar el contenido de una sección dentro de la sección siguiente, como si ambas fueran una sola.

Agregar Secciones Insertar una seccion Group Footer #1 adicional

Condicionar la seccion Group Footer #1b

Suprimir si las ventas por pais son menores a 500,000

Agregar Secciones

Modulo 3: Running Totals

Crear Running Totals Son objetos de tipo acumulativo creados con base en una condicion de evaluacion. Ya que los objetos Running Totals son tratados como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer •  Abrir Field Explorer

•  Click botón derecho del mouse sobre Running Total Fields en la opción New, o

•  Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opcion de New

Running Total: Por cada registro Se acumula el objeto por cada registro

Running Total: A un cambio de campo Se acumula el objeto por cada cambio del campo Region

Running Total: A un cambio de grupo Se acumula el objeto por cada cambio del grupo Region

Running Total: Por formula Se acumula el objeto dependiendo la condicion de la formula (donde las ventas por pais sean mayores a 100,000)

Parametros de Running Total

Modulo 4: Prompts & Parámetros

Prompts & Parametros Los Parametros son campos que solicitan al usuario especificar un valor cada vez que se refrescan los datos en el reporte. Los parametros pueden utilizarse: •  Como parte de un criterio de seleccion para filtrar datos •  En calculos como parte del componente de una formula •  Parametros pueden ser usados para insertar texto dentro de un reporte •  Para determinar la forma de ordenar datos •  Para presentar los “n” mejores o peores datos basados en un campo Los parametros pueden crearse con alguno de los tres tipos de prompts disponibles : •  Estaticos •  Dinamicos •  Dinamicos y en cascada Los Prompts son elementos que ayudan a los usuarios a colocar valores para los parametros

Crear Campos Parametro Ya que los parametros son tratados como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer •  Abrir Field Explorer

•  Click botón derecho del mouse sobre Parameter Fields en la opción New, o

•  Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opcion de New

Crear Campos Parametros Tipo de datos que almacenan los parametros: Cadena, numerico,moneda, booleano, fecha, hora, fecha/hora Los prompts incluyen una LOV opcional para los usuarios: •  Estatica •  Dinamica •  Dinamica y en Cascada

• Los prompts estaticos son aquellos cuya LOV es siempre la misma y esta se almacena dentro de cada reporte. • Los prompts dinamicos contienen LOV que pueden ser calendarizadas a traves de Business View Manager y pueden ser compartidas a traves del repositorio de Business Objects • Los prompts dinamicos y en cascada son aquellos donde la LOV del proximo nivel en profundidad depende del valor de la primera seleccion. Pueden ser compartidos a traves del repositorio de Business Object. .

Parametros con Prompt Estatico •  Name, nombre del parametro •  Type, tipo de dato •  List of Values, “Static” •  Value Field, campo para crear la LOV estatica •  Description Field •  Insert, agregar valor por valor a LOV •  Actions, agregar toda la LOV, importar o exportar una LOV •  Options:

•  Prompt Text •  Prompt with Description Only •  Default Value •  Allow Custom Values •  Edit Mask •  Min Length •  Max Length •  Allow Discrete Values •  Allow Range Values •  Allow multiples Values

Parametros con Prompt Dinamico •  Name, nombre del parametro •  Type, tipo de dato •  List of Values, “Dynamic” •  Choose Data Source, crear una LOV nueva o seleccionar alguna del repositorio •  Value Field, seleccionar el campo asociado a la LOV •  Description Field, seleccionar un campo descriptivo • Parameters, seleccionar como prompt • Options:

•  Prompt Text •  Prompt with Description Only •  Allow Discrete Values •  Allow Range Values •  Allow multiples Values

Parametros en Select Expert Cuando un campo parametro es creado, es representado por un signo de interrogacion ?. Se pueden usar los parametros para restringir informacion dentro del reporte, ya sea a traves del Select expert o directamente en la opcion Record Selection Formula (Report -> Selection Formula ->Record)

Prompt & Parametros Parametro definido con Valores Discretos y Edicion de Usuario

Prompt & Parametros Parametro definido con Multiples Valores y Edicion de Usuario

Parametros de Rango de Fechas • Options:

•  Start, Limite inferior de fecha •  End, Limite superior de fecha •  Allow Range Values, “True” permite especificar un rango de valores dentro de los limites establecidos

Parametros en Objetos de Texto Algunas veces se requiere colocar dentro del reporte el texto que refleje la el parametro de seleccion elegido por el usuario, esto consiste en agregar un objeto de texto al reporte (como titulo o subtitulo), seleccionar el campo parametro de Field Explorer y arrastrarlo dentro del objeto de texto.

Reporte Final

Parametros dentro de Formulas •  Como parte de Record Selection Formula •  En Formateo Condicional

Parametros con Mascara En parametros de tipo cadena, se puede definir una mascara de edicion la cual provee un conjunto de caracteres usados para restringir los valores que el usuario puede introducir dentro del parametro.

Parametros con Mascara

Parametros en Sort Order Se pueden usar los parametros para definir con base a que ordenar la informacion en el reporte. •  Crear el(los) campo(s) parametro involucrados en el metodo de ordenacion •  Crear una formula especificando el metodo de ordenacion

Si parametro= “City” entonces City sino Si parametro= “Region” entonces Region sino “Customer Name”

•  Seleccionar la opcion Record Sort Expert

•  Agregar la formula a la seccion Sort Fields

•  Click OK

Parametros para Sort Order

Formula para Sort Order

Formula para Sort Order

Formula para Sort Order Reporte Final

Modulo 5: Formulas Avanzadas

Procesos en Background Crystal Reports utiliza el metodo de los dos pasos para crear los reportes. Que es un paso? Es el proceso por el cual Crystal reports lee los datos de la base de datos. Antes de leer los registros Pre-Paso#1. Evaluacion de formulas planas. Mientras lee los registros Paso #1. Lectura de registros de base de datos

•  Recibiendo registros •  Evaluando formulas recurrentes •  Aplicando formulas de seleccion de registros •  Agrupando, ordenando y sumarizando •  Creando tablas cruzadas •  Almacenando registros

Procesos en Background Pre-Paso#2. Ejecucion de Group Sort Expert y Hierarchical grouping Mientras se imprimen los registros Paso #2. Formateo del reporte

•  Leyendo registros guardados •  Aplicando formulas de seleccion de grupo •  Ejecutando running totals •  Procesando formulas en tiempo de impresion •  Generando graficas y mapas •  Ejecutando subreportes •  Generando paginas en demanda

Procesos en Background

Funciones de Tiempo de Evaluacion Cuatro funciones para especificar cuando debe ejecutarse una formula en particular: •  Before Reading Records. Especifica que una formula sea evaluada antes del primer paso.

•  While Reading Records. Forza a que la formula sea procesada mientras el programa esta leyendo registros de la base de datos.

•  While Printing Records. Especifica que una formula sea evaluada despues del primer paso.

•  EvaluateAfter(). Especificar el orden de ejecucion de una formula cuando dos formulas se ejecutan en el mismo periodo de evaluacion,

Trabajando con Variables Variables son campos temporales que almacenan datos y pueden pasarlos de registro a registro. Las variables pueden guardar valores que pueden cambiar constantemente. Toda variable debe: •  Declararse •  Asignar su valor y •  Usarse en una formula Declarar Variables •  Nombre hasta de 254 caracteres •  No iniciar con numero y puede contener numeros •  No espacios •  No nombre de operador CR •  Sintaxis: tipo_de_variable nombre

Trabajando con Variables

DateVar DateDue

Tipo de variable

Nombre de variable

Trabajando con Variables Asignar Valor a la Variable Usar en Formulas Las variables se usan dentro de las formulas y cada sentencia donde se usan debe terminar con “ ; “ Para accesar al contenido de una variable se hace a traves del simbolo @

EvaluateAfter({@DateDue}); Alcance de las Variables •  Global. Disponible en formulas a traves de todo el reporte actual •  Shared. Puede ser compartida con un subreporte y a traves de todo el reporte actual. •  Local. Puede solamente ser usada en la formula en la cual esta definida.

DateDue:= {Orders.Order Date} * 14;

Trabajando con Arreglos Un arreglo es una lista ordenada de valores que son todos del mismo tipo. Los valores en un arreglo son conocidos como elementos. Un arreglo de parametros se crea automaticamente cuando se crea un parametro que almacena multiples valores o un rango de valores. Existen varias funciones de arreglos para obtener el valor de los elementos, como: •  Minimum(). Saca el valor mas bajo del arreglo •  Maximum(). Saca el valor mas alto del arreglo •  Ubound(). Obtiene el tamano maximo del arreglo

Funcion Debugger Si ocurre algun error en una formula durante el periodo de ejecucion del reporte, Crystal abre el formula editor con un panel del lado izquierdo indicando donde esta el error.

Modulo 6: Subreportes

Crear Subreportes Un subreporte es un reporte dentro de otro reporte. La forma de construirse es la misma que un reporte tradicional, la diferencia es que un subreporte es un objeto dentro de un objeto primario y no puede contener a si mismo un subreporte. Los subreportes pueden utilizarse: •  Combinar reportes dentro de un solo reporte

•  Combinar datos que no pueden ser ligados de otra forma

•  Presentar diferentes vistas de los mismos datos

•  Presentar detalle de un reporte maestro

Crear Subreportes Hay dos tipos de subreportes: •  No ligados

Son reportes que pueden ser colocados en cualquier parte dentro del reporte principal y sus datos no estan ligados al reporte primario de ninguna forma. Estos son reportes no relacionados.

•  Ligados

Opuesto a los no ligados, es decir, sus datos estan ligados de forma que los registros mostrados en el subreporte estan relacionados con los datos mostrados en el reporte principal

Subreportes No Ligado Se puede crear a través de: Insert -> Subreporte o click sobre el botón

Subreportes No Ligado •  Crear el reporte principal

•  Crear el subreporte

•  Insertar subreporte

•  Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard

•  Seleccionar On Demand subreport (opcional)

•  Click OK

Subreportes No Ligados

Subreportes Ligados Cuando se liga un subreporte a un reporte principal: •  Crystal crea la liga entre ellos a traves de un parametro, el cual se define para el campo a traves del cual se ligan los datos.

•  Crystal crea una formula para restringir los registros en el subreporte usando el parametro creado.

•  Crystal limita los datos del subreporte a esos registros que hacen join con el valor del parametro.

Subreportes Ligados •  Crear el reporte principal

•  Crear el subreporte

•  Insertar subreporte

•  Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard

•  Seleccionar On Demand subreport (opcional)

•  Click OK

Subreportes Ligados •  Click sobre el tab Link

•  Seleccionar el campo a traves del cual hace join el reporte principal con el subreporte.

• Crystal crea el campo parametro para el campo join

• Seleccionar la opcion Select data in subreport based on field (filtro creado por Cystal)

• Click OK

Subreportes Ligados

Formatear Subreporte Format - > Format Subreport o click sobre el botón •  Subreport Name, permite cambiar el nombre del subreporte

•  On Demand Subreport, el reporte se visualiza como una hiperliga y permite cargar los datos del subreporte hasta que se accesa a el. •  On Demand subreport caption y Subreport Preview Tab-Caption, permiten escribir un texto para la liga del subreporte y el Tab de preview del subreporte (respectivamente) cuando esta en modo On Demand.

Formatear Subreporte Format - > Format Subreport o click sobre el botón • Re-import When Opening, permite refrescar el subreporte antes de abrirlo dentro del reporte principal.

•  Suppress Blank Subreport, permite suprimir el subreporte si este no genera datos.

Formatear Subreporte

Vista del subreporte Diseno para

el subreporte

Hiperligas La hiperliga puede ser creada sobre cualquier objeto dentro del reporte Las hiperligas son guardadas con el reporte y estan disponibles a otros usuarios como una forma de ver informacion adicional. Las hiperligas se pueden crear a los siguientes tipos de informacion: •  Un sitio Web

•  Un archivo

•  El valor de un campo de website actual

•  Una direccion de email

•  Otro archivo de Crystal Reports

Crear Hiperligas •  Seleccionar un objeto dentro del reporte

•  Seleccionar la opcion Format Editor

•  Seleccionar el Tab Hyperlink

•  Seleccionar el tipo de hiperliga que se requiere crear (los tipos de hiperligas son disponibles dependiendo el objeto seleccionado

Modulo 7: Grupos

Personalizar Nombre de Grupo Para editar los parametros de un grupo: •  Click boton derecho del mouse sobre el grupo a modificar •  Seleccionar la opcion Change Group

Personalizar Nombre de Grupo •  Seleccionar el tab Options

•  Habilitar la opcion Customize Group Name Field

•  Seleccionar la forma de personalizar el nombre:

Por campo: Un nombre mas descriptivo Por formula: Product id + Product Name

Crear Grupos Personalizados

•  Crear el grupo

•  Seleccionar el campo a agrupar

•  Seleccionar “ in specified order”, el metodo de ordenacion a presentar

Crear Grupos Personalizados •  Seleccionar el tab

“Specified Order”

•  Name Group, especificar el nombre del nuevo grupo

•  Seleccionar New

Crear Grupos Personalizados •  Seleccionar el conjunto de

registros que forman el nuevo grupo.

La seleccion consiste en crear un filtro de datos

•  Click OK

Seleccion de Grupo de Registros Group Selection consiste en aplicar un criterio de seleccion de

grupos de registros sobre todo el reporte en lugar de registros. Report -> Seleccion Formulas -> Group El criterio de seleccion a nivel de grupo se basa en nombres de

grupos o bien en totales a nivel de grupo. Ejemplo, basado en nombre de grupo:

Formula: startswith "Xtreme“ Ejemplo, basado en totales a nivel grupo:

Formula o filtro: Sum ({@Line Total}, {Product.Product ID}) > $7000.00

Selección de Grupo de Registros

Grupos Jerarquicos Permite agrupar datos en el reporte para presentar la informacion en forma jerarquica. El arreglo de la informacion se basa en la relacion que existe entre dos campos, padre e hijo. Para agrupar datos jerarquicamente: •  Crear el grupo sobre el campo que esta la base de la jerarquia •  Ordenar el grupo en forma ascendente •  Seleccionar Report -> Hierarchical Grouping Options

Grupos Jerarquicos Sumarizar a traves del grupo jerarquico Nota: Esta operacion es parte de la funcion de sumarizacion y solo esta disponible cuando la opcion del grupo jerarquico esta disponible.

Grupos Jerarquicos

Indentar Jerarquias Esta caracteristica nueva de Crystal Reports permite indentar jerarquias sin afectar otros campos. Click con el boton derecho de mouse sobre el campo agrupado jerarquicamente y seleccionar la opcion Size and Position

Indentar Jerarquias

Modulo 8: Formato Matricial

Matrices •  Una matriz es un arreglo de campos en forma de columnas y registros.

•  Una matriz tambien se ve como una tabla que sumariza valores que son agrupados en dos direcciones a la vez.

Ejemplo de matrices: Un reporte de ventas por region Un reporte de productos por costo Un reporte de venta de bicicletas por empleado por mes

Ejemplo: Venta de Bicicletas por empleado por mes

Por la forma tradicional tabular (usando grupos)

Ejemplo: Venta de Bicicletas por empleado por mes

Por la forma matricial

Crear Matrices •  Seleccionar Insert -> Cross-Tab o Click sobre el boton •  Ubicar la matriz en la seccion requerida •  Click boton derecho del mouse sobre la opcion Cross-Tab Expert

Crear Matrices •  Agrupar registros y columnas

Crear Matrices

Crear Matrices •  Multiples registros y columnas

Por mes

Por trimestr

e

Crear Matrices

Templates Seleccionar Cross-Tab Expert -> Style

Personalizar el Formato Seleccionar Cross-Tab Expert -> Customize Style

Personalizar el Formato •  Cambiar el color de fondo •  Repetir encabezado de registros a traves de las paginas •  Usar Alias para los encabezados de columnas o registros •  Suprimir Totales, columnas y registros vacios •  Manejar el grid (como margen o como linea)

Formatear Celdas •  Seleccionar la celda a formatear •  Seleccionar la opcion Format Editor

Crear Grafica de una Matriz Con la caracteristica de Graficas Inteligentes, automaticamente se crea una grafica apartir de la matriz que ya se tiene defina

Resaltar Valores Usar la funcion CurrentFieldValue para obtener el valor actual de una celda y condicionar el formato de la celda.

Modulo 9: Alertas

Crear Alertas •  Las Alertas son mensajes personalizados que aparecen cuando ciertas condiciones se cumplen. •  Crystal permite habilitar Alertas en Web con la aplicacion de Enterprise, por lo que estas pueden ser vistas desde dispositivos moviles. •  Seleccionar Report -> Alerts -> Create or Modify Alerts

Click sobre el boton De New

Crear Alertas •  Name, nombre de la Alerta

•  Message, mensaje que aparece cuando la alerta es lanzada (opcional)

• Condicion, define la condicion que lanza la alerta

count({Orders_Detail.Order ID},{Supplier.Supplier Name}) < 30

Crear Alertas •  Refrescar el reporte

Crea un reporte con los registros que cumplieron la condicion.

Crear Alertas Click sobre el reporte generado para mostrar los registros que cumplieron la condicion.

Funciones de Alertas Son utilizadas para agregar informacion relacionada a las alertas dentro del reporte. Hay tres funciones en Crystal Reports: IsAlertEnabled: Regresa el valor de Verdadero si la opcion de habilitar la alerta es seleccionada, en otro caso regresa el valor de Falso. IsAlertTriggered: Regresa el valor de Verdadero si se estan evaluando triggers que disparen alertas, otro caso es Falso. AlertMessage: Regresa el mensaje que fue escrito dentro del cuadro de mensaje en la definicion de la alerta.

Funciones de Alertas

Funciones de Alertas

Módulo 10: Plantillas

Plantillas •  Una Plantilla es un archivo predefinido que contiene formato el cual puede ser aplicado a un reporte.

•  Las Plantillas permiten que el usuario tenga un mayor control sobre la prsentacion de los reportes.

•  Cualquier usuario puede crear sus propios templates.

•  Hay templates predefinidos con Crystal Reports.

• Las Plantillas pueden aplicarse a los reportes a traves de la funcion de Template Expert

Seleccionar Report -> Template Expert o Click sobre el boton

Consideraciones de las Plantillas •  Se debe considerar aplicar un template cuya estructura sea similar al del reporte.

•  Mal aplicado descompone el reporte.

•  Las Plantillas afectan objetos como campos, nombre de grupos, campos sumarizados, lineas, cajas y bordes.

•  Las Plantillas NO afectan objetos como subreportes, mapas, matrices, orden de agrupamiento.

Crear Plantillas Se debe inciar un reporte en blanco sin conexion. Insertar campos template: Seleccionar Insert -> Template Field Object

Formato de Campos •  S e l e c c i o n a r e l c a m p o template.

•  Click boton derecho Format Template Field.

•  Seleccionar el tipo de dato que almacenara el campo template : cadena, numerico, fecha.

• Seleccionar dentro de Field Explorer, cada una de las formulas creadas por los objetos templates.

Campos Plantilla

Guardar Plantilla •  Seleccionar File -> Summary Info -> Title (identificar template)

•  Seleccionar Save Preview Picture

•  Guardar el template dentro de la carpeta de templates:

•  Home_BusinessObjects -> Crystal Reports 11 -> Templates

FIN DEL CURSO