mÓdulo de archivo. 1. administrador de archivo 2....

MÓDULO DE ARCHIVO. 1. ADMINISTRADOR DE ARCHIVO 2. ARCHIVO

SGD ORFEO VERSION 3.9.2

1. ADMINISTRADOR DE ARCHIVO

INTRODUCCION.

Este documento está dirigido al personal encargado del archivo dentro de la

entidad, quien debe tener conocimiento en archivo de documentos, Tablas de

Retención Documental y sobretodo de la estructura organizacional de la entidad.

Adicionalmente ya debe de encontrarse familiarizado con el aplicativo Sistema

de Gestión Documental ORFEO.

En este documento se presentaran las 2 partes que posee este módulo de

archivo la primera está dedicada a la administración de archivo y la segunda a

solicitud de archivística, consulta y depuración

A través de pasos procedimentales y ejemplos podrá administrar Edificios, Pisos,

Áreas, Módulos, Estantes, Entrepaños, asociándolos a su vez a una

dependencia. De igual forma podrá administrar los tipos de almacenaje y los

motivos de desarchivo de radicados en el sistema Orfeo.

De acuerdo a los procedimientos de la entidad se definirán los Edificios en los

que se realizará la custodia documental. Por tanto, los ejemplos realizados en el

presente manual han sido dados como ente de prueba.

La depuración y búsqueda de radicados en el Sistema Orfeo (Módulo de

Archivo) y desarchivo, serán temas tratados en otros instructivos.

ADMINISTRADOR DE ARCHIVO.

El administrador de archivo está encargado de crear, modificar y eliminar la ubicación física del

archivo dentro del aplicativo.

EL MÓDULO DE ARCHIVO:

PERMITE SOLICITAR LA ARCHIVACIÓN FÍSICA DE UN EXPEDIENTE O DE UN RADICADO QUE YA

ESTE DENTRO DE UN EXPEDIENTE ARCHIVADO.

PERMITE CONSULTAR RADICADOS Y EXPEDIENTES YA ARCHIVADOS.

TAMBIÉN PERMITE consultar LA EXCLUSIÓN DE UN RADICADO DENTRO DE UN EXPEDIENTE.

Los aspectos de espacio que permite manejar para archivo son:

1) Edificios: Permite Administrar la ubicación física donde se custodian los expedientes 2) Relación Edificios - Dependencia: Permite relacionar la ubicación física creada con alguna dependencia creada en el sistema. 3) Tipo de Almacenaje: Permite administrar las posibles formas en la que se conservan los documentos, por ejemplo, caja, carpeta, libro, entre otros. 4) Motivos de Desarchivo: Permite administrar las posibles causas por las que se puede desarchivar un radicado. Recuerde que el desarchivo de radicados será un tema tratado en otro instructivo. Para cada una de las opciones anteriormente mencionadas, se realizará la explicación en los

siguientes ítems.

Encontramos en la parte superior de página las siguientes opciones:

E

1. AGREGAR EDIFICIOS

Al ingresar al permiso Adm. Archivo, encontrará la vista de edificios, para agregar un edificio en

el sistema realice los siguientes pasos:

1) Haga clic en el botón Agregar, identificado con el signo “+”.

2) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Edificio donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

- Nombre: Escriba el nombre con el cual identificará el edificio.

- Sigla: Escriba la sigla con la que identificará el edificio (Máximo 4 caracteres).

- Continente - País - Departamento - Municipio

3) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del edificio, haga clic en el botón “Cancelar”. 4) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

5) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha

circular . 6) Verifique el Listado de Edificios. Si requiere crear más edificios, realice nuevamente los pasos del 1 al 6 del presente ítem “3.1.1.

AGREGAR EDIFICIOS”.

MODIFICAR EDIFICIOS Para modificar la información de un edificio, realice los siguientes pasos:

1) Seleccione el Edificio a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “EDITAR EDIFICIO”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria.

4) Haga clic en “Grabar”, en caso de no requerir el cambio haga clic en

“Cancelar”,

5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR EDIFICIOS. Para eliminar un edificio, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio a Eliminar.

2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR EDIFICIO”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado.

4) Haga clic en “Eliminar”, en caso de no requerir el cambio haga clic en

“Cancelar”,

5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el edificio ya no aparezca en el listado.

AGREGAR PISOS. Para agregar un piso en el sistema realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio al cual le va a agregar pisos, por ejemplo: 2) Haga clic en el botón Agregar en la sección Piso, identificado con el signo “+”. 3) Al hacer clic en “Agregar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Piso donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

Nombre Escriba el nombre con el cual identificará el piso. Sigla Escriba la sigla con la que identificará el piso (Máximo 4 caracteres).

Cantidad Este campo le permite crear varios pisos en una sola creación. Tenga en cuenta que la eliminación de los pisos creados debe hacerse uno a uno. 4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del piso, haga clic en el botón “Cancelar”. 5) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

6) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha circular. 7) Verifique el Listado de Pisos.

MODIFICAR PISOS Para modificar la información de un piso, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Piso a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “MODIFICAR PISO”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria. 4) Haga clic en “Modificar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR PISO. Para eliminar un Piso, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Piso a Eliminar. 2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR PISO”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado. 4) Haga clic en “Eliminar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el piso ya no aparezca en el listado. Para eliminar otro piso realice nuevamente los pasos del ítem “3.2. ADMINISTRACIÓN DE PISOS”.

AGREGAR ÁREAS Para agregar áreas en el sistema realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio y piso al cual le va a agregar áreas, por ejemplo: 2) Haga clic en el botón Agregar en la sección Área, identificado con el signo “+”. 3) Al hacer clic en “Agregar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Área donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

Nombre Escriba el nombre con el cual identificará el área.

Sigla Escriba la sigla con la que identificará el área (Máximo 4 caracteres).

Cantidad Este campo le permite crear varias áreas en una sola creación. Tenga en cuenta que la eliminación de las áreas creados debe hacerse una a una. 4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del área, haga clic en el botón “Cancelar”. 5) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: 6) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha circular. 7) Verifique el Listado de Áreas.

MODIFICAR ÁREAS Para modificar la información de un área, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Área a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “MODIFICAR ÁREA”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria. 4) Haga clic en “Modificar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR ÁREA Para eliminar un Área, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el área a Eliminar. 2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR ÁREA”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado. 4) Haga clic en “Eliminar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”.

5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el área ya no aparezca en el listado. Para eliminar otra área realice nuevamente los pasos del ítem “3.3. ADMINISTRACIÓN DE

ÁREAS”.

AGREGAR MÓDULOS Para agregar módulos en el sistema realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio, piso y área al cual le va a agregar módulos, por ejemplo: 2) Haga clic en el botón Agregar en la sección Módulo, identificado con el signo “+”. 3) Al hacer clic en “Agregar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Módulo donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

Nombre Escriba el nombre con el cual identificará el módulo.

Sigla Escriba la sigla con la que identificará el módulo (Máximo 4 caracteres).

Cantidad Este campo le permite crear varios módulos en una sola creación. Tenga en cuenta que la eliminación de los

módulos creados debe hacerse uno a uno. 4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del Módulo, haga clic en el botón “Cancelar”. 5) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: 6) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha circular. 7) Verifique el Listado de Módulos.

MODIFICAR MÓDULOS Para modificar la información de un módulo, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Módulo a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “MODIFICAR MÓDULO”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria. 4) Haga clic en “Modificar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR MÓDULO Para eliminar un Módulo, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el módulo a Eliminar. 2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR MÓDULO”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado. 4) Haga clic en “Eliminar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el módulo ya no aparezca en el listado. Para eliminar otro módulo realice nuevamente los pasos del ítem “3.4. ADMINISTRACIÓN DE

MÓDULOS”.

AGREGAR ESTANTES Para agregar estantes en el sistema realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio, piso, área y módulo al cual le va a agregar estantes, por ejemplo: 2) Haga clic en el botón Agregar en la sección Estantes, identificado con el signo “+”. 3) Al hacer clic en “Agregar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Estante donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

Nombre Escriba el nombre con el cual identificará el estante.

Sigla Escriba la sigla con la que identificará el estante (Máximo 4 caracteres).

Cantidad Este campo le permite crear varios estantes en una sola creación. Tenga en cuenta que la eliminación de los estantes creados debe hacerse uno a uno. 4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del Estante, haga clic en el botón “Cancelar”. 5) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: 6) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha circular. 7) Verifique el Listado de Estantes.

MODIFICAR ESTANTES Para modificar la información de un estante, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Estante a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “MODIFICAR ESTANTE”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria. 4) Haga clic en “Modificar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR ESTANTE Para eliminar un Estante, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el estante a Eliminar. 2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR ESTANTE”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado. 4) Haga clic en “Eliminar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el estante ya no aparezca en el listado. Para eliminar otro estante realice nuevamente los pasos del ítem “3.5. ADMINISTRACIÓN DE

ESTANTES”.

AGREGAR ENTREPAÑOS Para agregar entrepaños en el sistema realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Edificio, piso, área, módulo y estante al cual le va a agregar entrepaños, por ejemplo: 2) Haga clic en el botón Agregar en la sección Entrepaños, identificado con el signo “+”. 3) Al hacer clic en “Agregar”, el sistema mostrará en la parte inferior la sección Crear Entrepaño donde deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios:

Nombre Escriba el nombre con el cual identificará el entrepaño.

Sigla Escriba la sigla con la que identificará el entrepaño (Máximo 4 caracteres).

Cantidad Este campo le permite crear varios entrepaños en una sola creación. Tenga en cuenta que la eliminación de los entrepaños creados debe hacerse uno a uno. 4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botón “Grabar”, si no requiere realizar la creación del Entrepaño, haga clic en el botón “Cancelar”. 5) Al hacer clic en “Grabar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: 6) Luego de grabar datos, haga clic en el botón Actualizar Lista, identificado con una flecha circular. 7) Verifique el Listado de Entrepaños.

MODIFICAR ENTREPAÑOS Para modificar la información de un entrepaño, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el Entrepaño a Modificar. 2) Haga clic en el ícono “Modificar”. 3) En la sección “MODIFICAR ENTREPAÑO”, el Sistema debe cargar los datos permitiéndole editar la información necesaria. 4) Haga clic en “Modificar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique si la información fue modificada.

ELIMINAR ENTREPAÑO

Para eliminar un Entrepaño, realice los siguientes pasos: 1) Seleccione el entrepaño a Eliminar. 2) Haga clic en el ícono “Eliminar”. 3) En la sección “ELIMINAR ENTREPAÑO”, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue creado. 4) Haga clic en “Eliminar”, En caso de no requerir el cambio haga clic en “Cancelar”, 5) Haga clic en “Actualizar Lista” y verifique que el entrepaño ya no aparezca en el listado. Para eliminar otro entrepaño realice nuevamente los pasos del ítem “3.6. ADMINISTRACIÓN DE

ENTREPAÑOS”.

2. RELACIÓN EDIFICIOS - DEPENDENCIA Una vez creados el o los Edificios donde se guardan los radicados, deberá relacionarlos a la dependencia la cual se almacenarán los radicados. Para relacionar los edificios con las dependencias, por favor realice los siguientes pasos: 1) Ingrese al permiso “Relación Edificios - Dependencia” 2) Haga clic en “Agregar” 3) Seleccione dependencia, piso, Área, Módulo y el Ítem a relacionar (Piso o Estante). 4) Haga clic en “Grabar”, en caso contrario “Cancelar”. 5) El sistema arrojará un mensaje de relación. A continuación se presenta la secuencia de los pasos anteriores:

ACCIÓN MODIFICAR Para modificar la relación de un edificio con una dependencia al hacer clic en la Acción, el sistema le

permitirá realizar la modificación. Haga clic en “Modificar”, para que el sistema asuma los cambios.

ACCIÓN ELIMINAR Para eliminar la relación de un edificio con una dependencia haga clic en el botón eliminar y el sistema realizará la eliminación de la relación existente. Fin del instructivo.

3. TIPO DE ALMACENAJE

En este debemos agregar como su nombre lo indica el tipo de almacenaje como las carpetas y el

tipo de cajas en las que se va archivar.

Cuando seleccionamos el TIPO DE ALMACENAJE se carga la siguiente pantalla.

Los campos en blanco son para editar el nombre de caja o carpeta y la descripción de cada

elemento, para agregar o modificar se encuentran los siguientes iconos.

Este icono se selecciona después de llenar los campos de edición.

Este icono reanuda los campos de edición.

Este icono elimina los tipos de almacenaje después de creados.

Este icono edita los tipos de almacenaje después de creados.

Nota.

Se aclara que si no se ha agregado los Tipos documentales y se especifica el espacio para el

archivo físico no se podrá archivar virtualmente.

2. MANUAL DEL MÓDULO DE ARCHIVO.

Para este documento es necesario tener conocimientos previos acerca del ingreso del aplicativo, el ingreso al módulo del archivo se debe ingresar como se muestra en la imagen.

Al usuario le debe aparece la siguiente imagen:

En la parte superior encontramos 2 tipos de búsqueda y dos opciones adicionales.

1. BUSQUEDA BASICA Las opciones de búsqueda por:

- Una caja de texto habilitada para escritura rotulada como “Expediente”. - Una caja de texto habilitada para escritura rotulada como “Radicado”.

- Una lista de selección rotulada como “Fecha de Inclusión Inicial y Final”. Por defecto

se toma un rango de 1 mes. - Un botón en estado habilitado rotulado como “Buscar”.

- Lista de selección de las dependencias existentes en el sistema. Por defecto esta se encuentra seleccionada en “Todas las dependencias”

- Un rotulo denominado “Listar por:”

correspondiente a la sección de ordenamiento de los registros presentados de acuerdo con su estado (Por Archivar / Archivados /Por Excluir) cada uno con un link de acceso. Según el hipervínculo seleccionado, el sistema presenta las listas de documentos presentes en la lista ordenada por el criterio del mismo.

De acuerdo con la búsqueda solicitada el sistema despliega la información encontrada. Por defecto se en la parte derecha muestra la lista de los documentos pendientes “Por Archivar”.

Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:

-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que está pendiente por archivar en físico.

-“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual.

-“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el radicado.

-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual.

-“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad.

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-“Archivado por”. Equivale al valor “Si” si el documento ya ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente y a “No” en caso contrario. Además son hipervínculos

que llevan al usuario a la vista de Ubicación Física del Expediente. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.

-“Ubicación”. Corresponde a la ubicación física del expediente, listándose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio (“Sigla del edificio”), Piso (“Sigla del piso”), Estante(ES), Entrepaño (EN) y Caja(C)), separado por rayas y según clasificación de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del módulo.

Después de identificar los radicados y la información suministrada se va seguir con el paso a archivar un radicado.

El paso a seguir es seleccionar el icono que dice archivar de esta manera debe aparecer esta imagen:

Es importa completar los espacios que se seleccionan con el cuadro rojo, de esta manera se dejara archivar el documento virtual y se le dará una ubicación especifica en el archivo físico.

1. El recuadro 1, en este se dará el orden del documento de acuerdo como se realizara dentro de la caja en que cual va a ser archivado físicamente.

2. En este recuadro N° 2 solicita la información específica donde el documento físico se va a archiva.

Después de culminar el formato requerido, el radicado queda archivado virtualmente.

1.2 Al dar clic en el link “Archivados”, el sistema trae los radicados que ya se encuentran ubicados físicamente en el respectivo expediente. (Estos se muestran de color verde).

El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente.


-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en el expediente virtual y que está pendiente por archivar en físico.


-“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el documento.

-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual


-“Archivado Por”. Muestra el login de la persona que archivo en físico este radicado.

-“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sido incluidos en un expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.

1.3 Al dar clic en el link “Por Excluir”, el sistema trae los documentos que han sido solicitado para excluir y que se encontraban ubicados físicamente. (Estos se muestran de color rojo). Aparecen las siguientes opciones:

El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente.


-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que está pendiente por archivar en físico.



-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual.


-“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No presenta ningún valor en caso de que el documento no haya sido incluido en el expediente virtual.

NOTA.

Esta opción permite ver los radicados que deben ser excluidos de archivo físico por el personal encargado del archivo.

BUSQUEDA AVANZADA. Adicionalmente se obtiene el link para ingresar a la búsqueda Avanzada, es específicamente para documentación que esta archivado.

Después de completar los requisitos necesarios para la búsqueda, en la parte derecha no enseña lo siguiente:


-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en el expediente virtual y que está pendiente por archivar en físico.



-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual


-“Archivado Por”. Muestra el login de la persona que archivo en físico este radicado.

-“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sido incluidos en un expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.

CAMBIO DE COLECCIÓN

Al dar clic en el link “Cambio de Colección” aparecerá la siguiente pantalla donde podrá efectuar esta acción, ya sea por cajas o por expedientes.

En esta la pantalla se divide en 2 partes:

La primera parte es por “UBICACIÓN FISICA INICIAL”, en la cual se selecciona el edificio de origen, piso, área, modulo, estante, entrepaño y caja que se va reubicar.

La segunda parte son solicita los datos de la nueva ubicación, que debe estar especificada en el Adm. Archivo para realizar este procedimiento, donde se dirigen las cajas que se enviaran al nuevo archivo, especificando edificio, piso, área, modulo, estante, entrepaño, posición y caja.

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