módulo 2 tema1. introducción a la contabilidad · pdf file“la contabilidad...
TRANSCRIPT
Juan José Pérez González
República Bolivariana de Venezuela
Universidad del Zulia
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Administración y Contaduría Pública
Módulo 2
TEMA1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
Dr. Juan José Pérez González
Profesor Titular
ASPECTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
Toda ciencia descansa sobre ciertas bases que soportan su ejercicio y que guían su
práctica. En el conocimiento contable, igualmente existen ciertos aspectos básicos que deben
ser de obligatorio estudio y conocimiento por todas aquellas personas que se forman o ejercen
su actividad comercial en las ciencias contables y administrativas. Las personas (naturales –
jurídicas) que realizan actividades reguladas por la ciencia contable, requieren tener un
equilibrio de conocimientos entre lo que ha sido la evolución del pensamiento contable, la
función social de la contabilidad y el conocimiento teórico y práctico. El objetivo del presente
capítulo es mostrar los conocimientos básicos acerca de la ciencia de la contabilidad, los cuales
sustentan todos los procesos llevados a cabo por las entidades lucrativas y no lucrativas.
Definición de Contabilidad.
La contabilidad ha sido definida por diferentes cuerpos colegiados de la profesión contable.
Una referencia obligatoria en razón al aporte que ha hecho tal institución al desarrollo de la
profesión contable en el mundo, es la del Instituto Americano de Contadores Públicos
Certificados, AICPA, (Thompson, 2008):
Juan José Pérez González
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando de menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados”
En efecto, la contabilidad registra, clasifica y resume las transacciones o hechos que
pueden ser cuantificados en términos monetarios y que afectan a una entidad. La publicación
técnica N° 3 de la Federación Nacional de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
hacía suya la posición del AICPA y del Instituto Mexicano de Contadores Públicos respecto a la
contabilidad1, las cuales se citan a continuación:
Instituto Americano de Contadores Públicos (Thompson, 2008):
“El propósito básico de la contabilidad financiera y de los estados financieros es proveer información financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma de decisiones.”
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC.
“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación a dicha entidad económica.”
Las dos definiciones anteriormente citadas coinciden en varios aspectos básicos acerca del
carácter de la contabilidad y muestran al menos los elementos que aparecen en la figura
siguiente:
1 Esta publicación fue derogada por la DPC-0, normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, en el mes de abril de 1997, sin embargo, se efectúa la cita por la importancia y relevancia que tuvo tal publicación en el periodo en el cual estuvo en vigencia.
Juan José Pérez González
Figura N° 1. Definición de la Contabilidad en forma gráfica.
Más que una simple secuencia de pasos, la contabilidad permite que las decisiones en una
entidad sean tomadas con una gran confiabilidad sobre la base de la aplicación de todo un
cuerpo doctrinario que rige la materia. Es por ello, que la Declaración de Contabilidad N° 0,
emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de
Venezuela (s/f):
“La contabilidad debe ser considerada tanto como una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de la acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener cuatro bases que la definen: 1) la naturaleza económica de la información 2) medida y comunicada referente a 3) entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a 4) personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información”
Como se puede observar, la contabilidad en la DPC-0 es definida de acuerdo a las nuevas
tendencias que están dándose en el mundo de los negocios las cuales permiten considerar el
recurso de la información como un activo valioso para una organización. Tomando en cuenta la
tendencia, el Comité Permanente de Principios de Contabilidad de la FCCPV, distinguió tres
planos a ser considerados al abordar el estudio de la contabilidad:
• Transacciones. • Hechos económicos
que afectan a una entidad.
EFECTIVO BANCOS Debe Haber xxx xxx
Estados
Financieros
ALTERNATIVAS A. B. C.
RECOLECTAR
INFORMACIÓN
REGISTRAR
HECHOS
EMITIR ESTADOS
FINANCIEROS
TOMAR
DECISIONES
Juan José Pérez González
� Actividad de servicio.
� Sistema de información.
� Disciplina descriptiva y analítica.
Al asignarle a la contabilidad el atributo de sistema de información, hace que se planteen
nuevos horizontes acerca de los objetivos que debe perseguir la información financiera, la cual
debe elaborarse con un mínimo de estándares de calidad (Catacora, 2000). La DPC-0, califica
la contabilidad como una actividad de servicio, por cuanto la información que se genera es
utilizada por usuarios que recurren a ella para tomar decisiones de diferentes tipos y alcances.
Cuando se hace referencia a la contabilidad como un sistema de información, la definición es
totalmente vanguardista ya que se cambia sustancialmente el enfoque tradicional del proceso
contable de la simple emisión de cifras al conceptualizarlo como un sistema que emite la
información de forma integral, esto implícito en el concepto de sistema. El tercer elemento de la
definición relacionada con una disciplina descriptiva y analítica, representa el enfoque
tradicional que ha tenido la contabilidad acerca de la práctica realizada desde sus orígenes. Los
tres elementos – agrega el autor - conjugan un enfoque actual para tratar la contabilidad hacia
el futuro.
Usuarios de los estados financieros
La razón principal de preparación y emisión de los estados financieros es la de servir para
la toma de decisiones llevada a cabo por dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios
externos.
Los usuarios internos están ligados en una forma directa a la entidad cuyos estados
financieros revisan o analizan; de esta forma podemos identificar en primera instancia como
usuarios internos a las siguientes personas:
� Propietarios.
� Junta Directiva.
� Gerentes.
� Contadores.
Juan José Pérez González
Son variadas las formas de presentación de los propietarios, desde la única o individual
hasta las formas colectivas. En este último caso existen los socios de una entidad, tales como
los de una sociedad en nombre colectivo, accionistas, asociados a entidades no lucrativas y
otros. Haciendo referencia a la forma de la sociedad más utilizada en las entidades mercantiles,
tenemos las sociedades o compañías anónimas cuyos accionistas son los propietarios de una
entidad. Los accionistas son los primeros interesados en conocer cómo va el negocio y su
situación actual.
La Junta Directiva es el órgano que normalmente tiene el poder y las facultades de
administración de la sociedad que les han sido delegadas por los accionistas; por tanto, la
primera fuente de información utilizada por una junta directiva para tomar decisiones está
constituida por los estados financieros generados por la contabilidad.
Los gerentes, son los empleados o funcionarios de jerarquía que tienen el nivel de decisión
después de una junta directiva, en este sentido se debe entender como gerentes a los
empleados de uno o más niveles dentro de la organización, quienes utilizan los estados
financieros y otras herramientas vitales para las áreas de su competencia.
El contador, es el profesional responsable y encargado del sistema de información
gerencial de las entidades y debe por consiguiente elaborar los estados financieros de una
empresa particular o de una entidad pública; para ello recurre a todo un cuerpo de
conocimientos organizados que le permiten aplicar las técnicas contables en forma totalmente
científica.
Los usuarios externos están constituidos por todas aquellas empresas o personas que
tienen algún tipo de relación con la entidad, pero que no pertenecen formalmente a la
organización. Dentro de los usuarios externos, podemos identificar los siguientes:
� Potenciales inversionistas.
� Proveedores.
� Entidades financieras.
� Entidades reguladoras.
� Gobierno.
� Público.
Juan José Pérez González
Los potenciales inversionistas, están constituidos por personas naturales o jurídicas que
requieren de información financiera, ya sea para ingresar como inversionista o unir capitales
para un proyecto específico con alguna entidad económica. Un inversionista requiere siempre
conocer detalladamente la situación financiera y la capacidad de la entidad para generar
ingresos y beneficios, por lo que en principio solicitará los estados financieros de la entidad que
recibirá la inversión o en la cual piensa invertir.
Los proveedores solicitan información de los estados financieros con el objetivo de tomar
decisiones acerca del otorgamiento de créditos a sus clientes y evaluar la capacidad en el corto
y largo plazo para hacer frente a sus obligaciones, para lo cual deben conocer su situación
financiera y ello se obtiene a través de los estados financieros.
Las entidades financieras requieren por lo general las cifras para el otorgamiento de un
préstamo. Para conocer si el futuro prestatario posee o no tiene capacidad de pago, las
entidades financieras recurren al análisis de las cifras financieras del posible prestatario.
En muchos países las entidades reguladoras están constituidas por organismos que se
encargan de vigilar de alguna forma a las empresas que están bajo su supervisión. En
Venezuela, la Comisión Nacional de Valores2, emite las normas para la elaboración de los
estados financieros para las empresas sujetas a su supervisión, y en forma periódica requiere el
envío de estados financieros auditados por contadores públicos independientes.
El gobierno igualmente puede requerir información de algún tipo a entidades que por
ejemplo, deben participar en procesos de licitación pública.
El público como un usuario externo, también requiere la información financiera que le
permita conocer el desarrollo de las entidades con símiles objetivos.
Como puede observarse, los estados financieros son utilizados por diferentes tipos de
usuarios, por lo que la información plasmada en ellos requiere que sea de una alta confiabilidad.
2 La Comisión Nacional de Valores es un organismo adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, el cual es el responsable, entre otras cosas, de emitir normas para la preparación de los estados financieros de las empresas sometidas a su control.
Juan José Pérez González
Bases Contables
La contabilidad mide los cambios básicos de los estados financieros en los tres siguientes
elementos contables:
� Activos.
� Pasivos.
� Patrimonio.
Para medir los cambios que suceden en cada uno de los tres elementos anteriores, la
contabilidad recurre a la ecuación contable (Catacora, 2000). Los activos de una entidad están
constituidos por todos los bienes y/o derechos a una fecha determinada, los pasivos están
constituidos por todas las deudas u obligaciones de la entidad a la fecha del balance general. El
patrimonio o capital contable, representa la participación de los propietarios en los recursos de
la entidad. Dadas esas tres definiciones iniciales, podemos establecer la ecuación contable
fundamental de la contabilidad:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Primera Forma
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO Segunda Forma
PASIVO= ACTIVO - PATRIMONIO Tercera Forma
De las tres formas anteriormente presentadas para la ecuación fundamental, la primera,
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO, es conocida en las teorías de las participaciones como la
pertinente para la teoría de la entidad, la cual plantea que los recursos de la entidad son
independientes de los recursos de los dueños o propietarios y por ello se presenta la ecuación
en los términos de la dualidad económica: recursos = fuentes.
La segunda de las formas: PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO, corresponde a la teoría de
la participación propietaria, en la cual es importante destacar la participación de los dueños o el
total de los activos netos de la entidad. La tercera, es sólo una posibilidad desde el punto de
vista matemático que puede ser útil para analizar las operaciones.
Juan José Pérez González
EL CICLO CONTABLE
Todas las empresas realizan actividades más o menos similares, es decir; cumplen con las
funciones de producir, facturar, cobrar, comprar bienes o adquirir servicios, pagar a proveedores
y otras más. Cada una de las operaciones derivadas de estos ciclos afecta a una entidad desde
el punto de vista financiero. Para llevar a cabo o cumplir con este ciclo contable, una empresa
recurre a diferentes medios y técnicas que suministra la ciencia y el conocimiento contable, una
de estas herramientas es la cuenta.
Definición de la cuenta
La cuenta se define como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para
reflejar los cambios en su situación financieras o de resultados. La cuenta para la contabilidad
representa el medio con el cual se controlan todas las transacciones que genera una operación
(Catacora, 2000). En la gráfica siguiente se muestran las partes que componen una cuenta:
NOMBRE DE LA CUENTA
Debe Haber xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx Xxx
Figura N° 2. Partes de una Cuenta T 3.
De la figura antes mostrada, se distinguen las siguientes partes de una cuenta:
3 Se denomina cuenta T, debido a que el diseño de la misma, es similar a la letra T y tal convención es aceptada en la terminología contable.
Saldo Deudor Saldo Acreedor
Columna
de los
débitos
Columna
de los
créditos
Juan José Pérez González
� Nombre o título de la cuenta.
� Columna de débitos.
� Columna de créditos.
� Saldo de la cuenta.
Toda cuenta debe tener un nombre o título de la cuenta el cual refleja las transacciones
que en ella se registran. Existen diferentes denominaciones estándar de cuentas para las
operaciones que realizan todas las empresas, de esta forma tendremos por ejemplo: cuentas
con algunas de las siguientes denominaciones:
Cuadro 1. Cuentas contables básicas
ACTIVO PASIVO
Caja.
Caja chica.
Bancos.
Efectos por cobrar.
Cuentas por cobrar.
Seguros pagados por anticipados.
Alquileres pagados por anticipados.
Terrenos.
Edificios.
Maquinarias.
Vehículos.
Mobiliario.
Patentes.
Inversiones.
Préstamos bancarios.
Cuentas por pagar proveedores.
Efectos por pagar.
Hipotecas por pagar.
Impuestos por pagar.
Otras cuentas por pagar.
PATRIMONIO
Capital social.
Reserva legal.
Utilidades no distribuidas.
GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Ingresos por ventas.
Descuentos y devoluciones en ventas.
Compras.
Fletes sobre compras.
Gastos administrativos.
Gastos por ventas.
Juan José Pérez González
Los nombres de cuentas anteriores representan un ejemplo parcial de títulos que pueden
ser utilizados dentro del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos.
Tipos de cuentas
Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y
clasifican las transacciones. Las cuentas podemos clasificarlas en cuatro tipos:
� Cuentas reales.
� Cuentas nominales o temporales.
� Cuentas mixtas.
� Cuentas de orden.
Las cuentas reales son aquellas que se utilizan para el registro de todas las
transacciones que afectan directamente a las partidas del balance general como por ejemplo el
efectivo, las cuentas por pagar, el capital social, plantas y equipos, el capital social y los rubros
del superávit. Las cuentas reales no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas
nominales.
Las cuentas nominales o temporales, son aquellas cuentas que registran los incrementos
del patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o gastos, ocurridos en un
periodo determinado.
Las cuentas mixtas, son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está
formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo, al cierre de un ejercicio
económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o
diferidos.
Las cuentas de orden son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o
transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo,
pero que de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna
responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de
control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las
deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total pasivo y patrimonio.
Juan José Pérez González
Registros contables. Aspectos legales
En todos los países, existen ciertos requerimientos legales que exigen el cumplimiento de
obligaciones a los comerciantes para el control y registro de las operaciones y transacciones
mercantiles. En Venezuela, las principales disposiciones relacionadas con la obligatoriedad de
llevar registros contables, se encuentran establecidas en el Código de Comercio. El artículo 32
del Código de Comercio establece lo siguiente (Congreso de la República de Venezuela, 1955):
“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, libro mayor y el de inventarios. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.
En efecto, el primer libro de registros que debe llevarse como control de las operaciones o
transacciones mercantiles, es el libro diario o diario general, el cual puede ser llevado en forma
resumida según lo establece el artículo 34 eiusdem. El libro diario, es el principal libro de
registro del cual se vale la contabilidad con el objetivo de reflejar las operaciones o
transacciones financieras.
Un libro diario, es aquel libro de registro en el cual se van anotando en forma cronológica,
todas las operaciones que se generan de las transacciones de un negocio. Todo registro
contable, debe poseer al menos los siguientes campos:
Fecha de las operaciones: en esta columna debe empezarse con la inclusión de los datos
de año, mes y día del registro contable.
Código de la cuenta afectada: en la columna de cuenta, se debe especificar el código de
la cuenta asignada en el mayor y que se esté debitando o acreditando.
Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos: cada registro contable, debe ser
diferenciado mediante la identificación del nombre de la cuenta y la explicación del registro que
se está efectuando.
Número de asiento: se debe indicar el número de registro que se le asigne a las
anotaciones contables.
Juan José Pérez González
Número de folio en el mayor: esta columna se relaciona al número de página o folio del
libro mayor en el cual se contabiliza el movimiento de cada asiento.
Columnas de débitos y créditos: estas columnas se utilizan para registrar los dos tipos
de movimientos que puede tener toda operación contable.
Número de folio del diario: este número corresponde al consecutivo que tiene cada hoja
del libro diario.
Número de línea: a manera referencial, el libro diario puede tener numeradas todas las
líneas de cada folio u hoja.
Un libro mayor clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro
diario mediante segregación de los movimientos de cada cuenta en forma individual. El proceso
de traspaso de los movimientos de un libro diario a un libro mayor, recibe el nombre de
mayorización, es decir; cada registro débito crédito asentado en el libro diario, es traspasado a
un folio del libro mayor. El proceso de traspasar los movimientos al libro mayor se efectúa
mediante referencias denominadas referencias cruzadas.
Las partes de un libro mayor son las siguientes:
Fecha de las operaciones: en este primer campo se anota la fecha en la cual se registró
la operación en el libro diario.
Líneas de detalle: debe anotarse en cada línea la explicación de la operación con el
objetivo de conocer la razón del débito o crédito a la cuenta.
Referencia al diario: en este campo se anota el número del folio en el cual se relaciona el
registro en el libro diario.
Columna de débito y créditos: según sea el caso, se deberá anotar la cantidad en la
columna que corresponda.
Juan José Pérez González
Saldo: corresponde a la diferencia entre los débitos y los créditos acumulados que tenga
una cuenta o al saldo inicial más o menos los movimientos al debe y al haber y tomando en
cuenta las reglas de las cuentas a cómo incrementan o disminuyen.
Número de folio: indican el número de la página del libro mayor en el cual se están
efectuando los registros.
Número de línea: indica el número de la línea del folio respectivo.
Un libro de inventarios y balances, refleja la situación financiera de la empresa por medio
del registro y detalle de todos los activos, pasivos y patrimonio. Con relación al libro de
inventarios, el Código de Comercio establece en su artículo 35 lo siguiente (Congreso de la
República de Venezuela, 1955):
“Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance general y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que hallen presentes en su formación”
Código de cuentas
Las operaciones de un libro diario o mayor se registran mediante cuentas que sirven para
codificar todas las operaciones que genera una empresa. Un código de cuentas representa una
herramienta sumamente útil para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se
realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales, los cuales
son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso a seguir
para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código de cuentas, plan de
cuentas o catálogo de cuentas que son los nombres comúnmente utilizados para denominar el
código contable, base para el registro de las operaciones.
Juan José Pérez González
El código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los
requerimientos básicos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal
forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las
necesidades específicas de la empresa.
Un código de cuenta debe ser flexible, entiendo por esto que, un código contable debe
estar diseñado de tal forma que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o
detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (s/f) en su
declaración de principios de contabilidad N° 0, son principios de contabilidad generalmente
aceptados, los siguientes:
Postulados o principios básicos.
Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia:
La equidad: Está vinculada con el objetivo final de los estados contables. Los interesados
en los estados financieros son muchos y muy variados y en ocasiones sus intereses son
encontrados .La información debe ser lo más justa posible y los intereses de todas las partes
tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente, los estados financieros deben
estar libres de influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a personas o
grupo determinado alguno con detrimento de otros.
La pertinencia: Exige que la información contable tenga que referirse o estar útilmente
asociada a las decisiones, ya que tiene como propósito facilitar los resultados que desea
producir.
En consecuencia es necesario concretar el tipo específico de información requerido en los
procesos de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros, en función
a los intereses específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad
(comercial, industrial, agrícola, de servicios, financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.).
Juan José Pérez González
Principios generales.
Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:
Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto
económico, cuantificación y unidad de medida.
Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los
eventos económicos que la afectan: valor histórico original, dualidad económica, negocio en
marcha, realización contable y periodo contable.
Principios generales que debe reunir la información : objetividad, importancia relativa,
comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.
Entidad. Es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por
combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una
autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue
creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurídica, o una parte o
combinación de ellas.
Énfasis en el aspecto económico. La contabilidad financiera enfatiza el aspecto
económico de las transacciones y eventos, aun cuando la forma legal pueda discrepar y sugerir
tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y eventos deben ser considerados,
registrados y revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y no meramente
en su forma legal.
Cuantificación. Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar
información económica y para tomar decisiones racionales.
Unidad de Medida. El dinero es el común denominador de la actividad económica y la
unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. En
consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el medio más efectivo
para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y servicios y los efectos económicos
de los eventos que afectan a la entidad.
Juan José Pérez González
Valor Histórico Original. Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad
cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la
estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados
contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores
que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los
principios de contabilidad que en forma de contabilidad que en firma sistemática preserven la
equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras pos cambios en el
nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los
estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerara que no ha habido violación
de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en
el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método mixto), los
resultados netos del periodo deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se
considerará que no ha habido violación al principio del valor histórico original.
Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar
debidamente aclarada en la información que se produzca.
Dualidad Económica. Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de
sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de:
� Los recursos económicos de los cuales dispone para la realización de sus fines.
� Las fuentes de dichos recursos.
Negocio en Marcha o Continuidad. La entidad normalmente es considerada como un
negocio en marcha, es decir, como una operación que continuará en el futuro previsible. Se
supone que la entidad no tiene intención ni necesidad de liquidarse o de reducir
sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados indicios que hagan
presumir razonablemente dicha intención o necesidad, tal situación deberá ser revelada.
Realización Contable. La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos
monetarios, las operaciones que una entidad efectuaron otros participantes en la actividad
económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos
económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en
la contabilidad. A tal efecto se consideran realizadas para fines contables:
Juan José Pérez González
a) Las transacciones de la entidad con otros entes económicos, b) las transformaciones
internas que modifiquen la estructura de los recursos o las fuentes, c) los eventos económicos
externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse
razonablemente en términos monetarios.
Periodo Contable. La necesidad de tomar decisiones en relación con una entidad
considerada en marcha o de existencia continúa obliga a dividir su vida en periodos
convencionales. La contabilidad financiera presenta información acerca de la actividad
económica de una entidad en esos periodos convencionales. Las operaciones y eventos así
como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en
que ocurren; por lo tanto, cualquiera información contable debe indicar claramente el periodo al
cual se refiere.
Objetividad . Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben
poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o
valor deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la
preparación y presentación de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin
embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no
debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros.
Importancia relativa. La información financiera únicamente concierne a la que es, en
atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las
evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un
cambio en ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos,
pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros.
Comparabilidad. Las decisiones económicas basadas en la información financiera
requiere en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y
resultados en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades,
por consiguiente, es necesario que las políticas contables sean aplicadas consistente y
uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para
la introducción de mejores políticas contables, consecuentemente cuando existan opciones más
relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la
información que se presenta, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio
Juan José Pérez González
produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la
información.
Revelación Suficiente. La información contable presentada en los estados financieros
debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de
operación y la situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información
suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material para que las decisiones de los
interesados estén suficientemente fundadas.
Prudencia. Las incertidumbres inevitablemente circundan muchas de las transacciones y
eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la
preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para
decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas,
deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la
decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable. Sin embargo, el ejercicio
de la prudencia no justifica la creación de reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso,
ni realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos o sobreestimación de pasivos o
gastos.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son definidos como cuadros sinópticos extractados de los registros
de Contabilidad y que muestran la situación económica – financiera de la empresa, en términos
monetarios, para una fecha precisa y/o su evolución durante dos fechas (Vivas, 2005). Estos
cuadros se preparan periódicamente, para presentar un informe referente al progreso y
situación de las inversiones del negocio y de los resultados logrados en el tiempo.
Los estados financieros deben contener hechos registrados, como por ejemplo compras,
ventas, pagos, entre otros, aplicando los principios y convencionalismos propios de la
contabilidad, como determinación de depreciaciones, amortizaciones, agotamientos. Además
deben incluir apreciaciones y juicios personales en lo referente a cuentas incobrables,
valoración de inventarios, clasificación de gastos, vida útil de activos fijos, así como otros
aspectos de interés (Vivas, 2005). Sin embargo, los estados financieros aun cuando muestran
la apariencia de la exactitud numérica, presentan algunas limitaciones, que deben ser tomadas
en consideración:
Juan José Pérez González
a) Su validez es transitoria y relativa, debido al hecho ya mencionado de que los resultados que muestran no son definitivamente exactos; puesto que tal exactitud sólo se conoce al momento de fundarse, o liquidarse la empresa, en determinadas condiciones. Además, ya mencionamos el hecho de que incluyen apreciaciones personales…
b) No se ajustan al valor real monetario, por no contemplar el poder adquisitivo de la moneda, ni los costos de reposición de los Activos. De allí que, por ejemplo, un aumento notable en las “Ventas”, puede deberse a un alza de los precios de venta; lo cual pudo haber sido inclusive causa de una disminución del número de unidades vendidas. En tales casos, las comparaciones darán resultados distorsionados.
c) No pueden reflejar aquellos aspectos financieros de los negocios, que no sean factibles de ponderarse con la vara de medir del dinero; tales como: la reputación, prestigio y aceptación pública de la empresa; la eficiencia, idoneidad y lealtad de su personal; riesgos, contingencias, situaciones de ventajas, problemas tecnológicos, contratos pendientes, tendencias del mercado, garantías, experiencia en el ramo, etc.
Estas limitaciones, de acuerdo al autor, pueden ser subsanadas, en parte, mediante las
notas a pie de los Estados Financieros; las cuales serán reveladoras de todos aquellos factores
y circunstancias, que el Contador crea necesarias para una mejor apreciación del contenido de
dichos estados, de acuerdo a los principios contables aceptados.
De lo anterior se puede desprender que el objetivo que se persigue a través de la
utilización de los estados financieros es la generación de información confiable, que permite
analizar algunos aspectos básicos de la organización, tales como capacidad para honrar
obligaciones, solvencia y situación crediticia, situación financiera general, grado de
dependencia, calidad y grado de las inversiones, rentabilidad del capital invertido, equilibrio
económico general, entre otros.
Balance general
El balance general es un documento contable que permite conocer la situación financiera
de la empresa, ya que permite visualizar el valor de las propiedades y de las obligaciones, así
como también el importe del capital y de las utilidades o pérdidas acumuladas (Guerra, 1998).
También suele decírsele un “Estado de Situación” donde detalla todas las cuentas reales,
clasificadas y agrupadas en un orden preestablecido, permitiendo ver claramente la situación
económica y financiera del negocio, en un momento determinado (Vivas, 2005). El Balance
General debe mostrar los tres grandes grupos de cuentas: activos, pasivos y capital.
Juan José Pérez González
Los activos (A) constituyen la totalidad de los bienes y derechos que posee la empresa u
organización. De éstos, una parte deberá la empresa a terceros, es decir, son pasivos (P) y lo
restante será el capital (C). Esto se expresa matemáticamente a través de la ecuación
fundamental de la contabilidad:
�������� = �� ����� + ���������
Se trata entonces de mantener un equilibrio o balance entre los activos que posee la
empresa, y los pasivos o deudas y lo que es realmente del propietario. Esta relación puede ser
visualizada a través de unos sencillos ejemplos:
Supóngase que un empresario decide montar su propia empresa y aporta Bs. 75.000 en
efectivo.
En este caso los 75.000 Bs en efectivo están en un Banco o en la Caja, y el empresario no
debe nada, puesto que todo lo aportó de su patrimonio; entonces la ecuación quedaría de la
siguiente manera:
Activo = Pasivo + Capital
Bs. 75.000 (en caja o banco) = 0 + Bs. 75.000
Ahora el empresario compró mercancías de contado por un valor de Bs. 12.500.
La mercancía comprada por el empresario se canceló con el dinero del banco o de la caja,
es decir, no se solicitó ningún crédito. La cuenta del activo varió, pero no en cuantía sino en
categoría:
Activo = Pasivo + Capital
Bs. 12.500 (Mercancías)
Bs. 62.500 (en caja o banco)
= 0 + Bs. 75.000
Posteriormente, el empresario compra un local valorado en Bs. 100.000, pero paga Bs.
40.000 de contado y el resto a crédito, firmando una hipoteca.
Juan José Pérez González
La cuenta del activo se incrementó, ya que el negocio posee ahora un local que tiene un
valor de Bs. 100.000, pero se pagó un adelanto de Bs. 40.000, es decir, hubo una disminución
de lo que había en el banco o en la caja. Adicionalmente, la cuenta del pasivo se incrementó,
puesto que el empresario adquirió una hipoteca por un monto de Bs. 60.000. Ahora la ecuación
quedó de la siguiente manera:
Activo = Pasivo + Capital
22.500 (en caja o banco)
12.500 (Mercancías)
100.000 (local)
Total: 135.000
= 60.000 + 75.000
Como puede observarse, el monto del capital permaneció igual, ya que la adquisición del
local se realizó a través de un crédito, por tanto, lo que es realmente del empresario es el
capital aportado al inicio, es decir, Bs. 750.000. Los componentes de la ecuación fundamental
de la contabilidad pueden subdividirse para facilitar el análisis de la información y tener así una
visión mucho más detallada de la situación financiera de la empresa. Esta subdivisión puede ir
desde una sencilla clasificación hasta una clasificación muy compleja. Los criterios para tal
división estarán determinados por la naturaleza de la empresa y el nivel de detalle al que se
desee llegar. No obstante, en la figura 2 se muestra un esquema sencillo y fácil de comprender
y manejar.
Activo circulante (AC): está constituido por el dinero efectivo y todos aquellos activos que
puedan convertirse en efectivo, en un periodo de un año aproximadamente. Son cuentas del AC
el efectivo, caja, banco, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, inventario, entre otros.
Activo Fijo (AF): son todos aquellos bienes propiedad de la empresa, adquiridos para ser
utilizados durante un periodo de tiempo relativamente largo, como por ejemplo tierra,
edificaciones, construcciones, maquinarias y equipos, semovientes, vehículos.
Activo diferido (AD): está formado por gastos que benefician a la empresa por un periodo
mayor a un ejercicio económico, incluyendo además los pagos realizados por anticipado.
Suelen incluirse en la categoría “otros activos”.
Juan José Pérez González
Circulante (de poca permanencia en la empresa)
Fijos (para uso y no para vender)
Diferidos (gatos pre-operativos, pagos adelantados)
Otros activos
Circulante o Corto plazo (deudas a menos de un año)
Largo plazo (deudas a más de un año)
Diferidos (cobros realizados por adelantado)
Otros pasivos
Capital social (patrimonio de los accionistas o propietarios)
Ganancias o pérdidas (derivadas de ejercicios económicos)
Figura 2. Clasificación de las cuentas de la ecuaci ón fundamental de la contabilidad
Otros activos (OA): incluye inversiones, amortizaciones, entre otros. También puede
incluir los activos diferidos.
Pasivo circulante o corto plazo (PC): son deudas y obligaciones que deben ser
canceladas a corto plazo, es decir, en un lapso no mayor a un año, como por ejemplo efectos
por pagar, cuentas por pagar, impuestos por pagar, entre otros.
Pasivo a largo plazo (PL): obligaciones que deben pagarse en un plazo mayor de un año,
como las hipotecas.
Pasivo diferido (PD): está constituido por aquellas cuentas cobradas anticipadamente por
la empresa, como alquileres cobrados por anticipado, intereses cobrados por anticipado,
depósitos recibidos en garantía, cuentas por pagar a los accionistas. Puede denominarse “otros
pasivos”
ACTIVOS
(A)
PASIVOS
(P)
CAPITAL
(C)
Juan José Pérez González
Capital social (CS): comprende los aportes del propietario o propietarios.
Ganancias o pérdidas: constituyen los resultados del ejercicio económico considerado y
de ejercicios anteriores.
Estado de ganancias y pérdidas
El estado de ganancias y pérdidas sirve para determinar los resultados netos (utilidades o
pérdidas) de la empresa en determinado periodo. Se diferencia del balance general en que
muestra lo ocurrido durante un periodo determinado y no la situación de la empresa a una fecha
determinada (Guerra, 1998). Este documento puede ser definido de la siguiente manera (Vivas,
2005):
“…un cuadro numérico que muestra los ingresos y gastos, al igual que la Ganancia (o Pérdida) habida en el ejercicio económico que cubre. Nos dice cuánto se gastó y dio, cuánto costó lo que se vendió, cuánto ingresó, cuánto se gastó y la diferencia entre estos dos montos; la cual es la utilidad, cuando resulte positiva, o la pérdida, si es negativa.”
El estado de ganancias y pérdidas es conocido también como estado de resultado o estado
gerencial y constituye un informe que presenta los resultados económicos de una empresa en
un periodo determinado, indicando el monto de los ingresos, gastos y de las ganancias o
pérdidas en un periodo considerado. En el estado de ganancias y pérdidas se pueden
considerar varias partes, las cuales son los ingresos, gastos y la ganancia o la pérdida (Montiel,
2004).
No existen estándares de formas para la elaboración del estado de ganancias y pérdidas,
sin embargo, éste debe ser confeccionado observando los mismos principios generales, de
modo tal que puedan ser objeto de análisis y que puedan desprenderse conclusiones válidas
(Vivas, 2005).
De manera general, un modelo de estado de ganancias y pérdidas se muestra en la figura
3.
Juan José Pérez González
Ingresos:
Ordinarios o principales
Extraordinarios o eventuales
Total de ingresos
Egresos:
Costos de producción o explotación
Gasto generales y administrativos
Total egresos
Utilidad antes del impuesto
Impuesto sobre la renta
Utilidad neta
Figura 3. Modelo de un estado de ganancias y pérdid as
Los componentes del modelo se detallan a continuación:
Ingresos:
Ordinarios: los ingresos ordinarios o principales están representados por las ventas en las
empresas mercantiles e industriales; o los ingresos por concepto de prestación de servicios en
empresas de este ramo y sin fines de lucro y los intereses ganados en las empresas financieras
derivados de la aplicación de las tasas de interés activa. En estos ingresos ordinarios solamente
deben incluirse las cuentas nominales, que registran las compensaciones que percibe la
empresa, por las mercancías, productos terminados o servicios que vende específicamente.
Extraordinarios: los ingresos extraordinarios o e eventuales son los originados por ventas
distintas a las actividades propias de la organización; como podrían ser la venta de algún activo
descartado, de desperdicios, de embalajes, entre otros.
Total de ingresos: corresponde a la suma de los ingresos ordinarios o principales y los
ingresos extraordinarios o eventuales.
Juan José Pérez González
Egresos: Comprende el valor de los recursos utilizados en la producción y venta de los
bienes y servicios a que se dedica la empresa y en su administración
Costos de producción o de explotación: En las empresas comerciales será el costo de
la mercancía en venta. En las empresas industriales o manufactureras, comprenderá el costo
de la materia prima, el de la mano de obra y el de los gastos de fabricación, que se requieran
para manufacturar la producción que se va a vender. En las empresas de servicios
comprenderán todos los costos incurridos en el servicio que se prestará (Vivas, 2005).
Costos generales y administrativos: son aquellos asociados al sueldo del personal
administrativo, depreciaciones de las edificaciones, intereses, seguros, trabajo familiar no
pagado y gastos de administración.
Total egresos: suma de los costos variables y los generales.
Utilidad antes del impuesto: diferencia entre el total de ingresos y el total de egresos.
Impuesto sobre la renta: porción de la utilidad que debe ser pagada al fisco nacional. Se
calcula multiplicando la utilidad antes del impuesto por el porcentaje de retención del ISRL.
Utilidad neta: diferencia entre la utilidad antes del impuesto y el monto del impuesto a ser
pagado. En las empresas comerciales una parte de esta utilidad es distribuida a los socios de
manera proporcional a sus acciones, mientras que en las empresas cooperativas estos
“excedentes” son distribuidos entre los socios de forma igualitaria.
Interpretación de los estados financieros
La correcta elaboración de los estados financieros no es suficiente para determinar la
situación financiera de la empresa; es necesario interpretar los resultados arrojados por estos
instrumentos o documentos. Al respecto, algunos autores como Montiel (2004) y Vivas (2005),
exponen algunas orientaciones que facilitan la interpretación de los estados financieros por
medio del cálculo de indicadores.
Juan José Pérez González
Índice de solvencia general (S): se le suele llamar también razón de trabajo, relación de
circulante o simplemente solvencia, se obtiene dividiendo el total del activo circulante (AC) entre
el total del pasivo circulante (PC):
� =��
��
Este índice se e emplea tan sólo para predecir tentativamente si los recursos disponibles a
corto plazo se tendrán en cantidad suficiente como para satisfacer las deudas que se van
venciendo a corto plazo también. Se considera aceptable cuando el resultado es mayor de dos
(2), esto se basa en el supuesto de que en casos de quiebras, activos inflados, caída de
precios, etc., el valor libro de los activos no bajaría más de un 50%, en cuyo caso y nos
existiendo acreedores a largo plazo, los acreedores a corto plazo cobrarían completo en caso
de liquidación; salvo imprevistos y situaciones excepcionales. Una relación de circulante
elevada normalmente denota un alto grado de solvencia pero también puede encubrir
preponderancia de activos circulantes de muy poca liquidez y viceversa detrás de un índice bajo
existe un predominio absoluto de dinero efectivo.
Índice de liquidez (L): indica la capacidad de la empresa para cumplir con sus
obligaciones a corto plazo a medida que se vencen. Constituye un índice importante de la
solvencia de la organización.
� = ��
�� ��� �����������
El mínimo deseable es 2, cuando el índice mejora, por Ej.: de 2 a 2.6, significa que se
incrementa la liquidez y solvencia de la empresa
Índice de liquidez inmediata o prueba del ácido (LI ): indica la capacidad de la
empresa para cubrir en forma inmediata su pasivo a corto plazo haciendo uso de los activos de
rápida liquidación. Normalmente para hacer uso de este índice se excluyen del activo corriente
o circulante los inventarios y los gastos pagados por adelantado.
Juan José Pérez González
�� = ������ ���á�������������ó�
�� ��� �����������
El mínimo deseable es 1, cuando el índice aumenta, por Ej. de 1 a 1.5, se incrementa la
capacidad de la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo con los activos de rápida
liquidación.
Índice de propiedad (IP): se utiliza para determinar hasta qué punto una empresa está en
manos de sus dueños, es decir, que parte de los activos con que opera la organización han sido
financiada con los propietarios y accionistas. Este índice se obtiene dividiendo el capital entre el
total de los activos netos.
�� = �������
������ ����
Cuanto supere el 0,50 mayor será el margen de garantía para los acreedores a largo plazo
y más sólida la estructura financiera de la empresa. Este índice es un valioso complemento de
la solvencia general porque da una idea de la perdurabilidad de la solvencia en el futuro.
Índice de estabilidad (IE): también denominado “Índice de Garantía Financiera”. Expresa
la capacidad de la empresa para garantizar sus deudas a mediano y largo plazo con el monto
del Activo Fijo.
�� = ��
�� ��� ���� ������
El mínimo deseable es igual a 2.2.
Índice de independencia financiera (IF): Sirve para determinar el porcentaje que
representa la inversión del propietario en el negocio con respecto al Activo Total. Se calcula
como un porcentaje del Capital Neto con respecto al Activo. Se ha considerado que el mínimo
deseable debe ser igual al 50 por ciento.
�� = �����������!100
�����������
Juan José Pérez González
Índice de rentabilidad (R): Se conoce como el rendimiento del patrimonio o capital,
determina la eficiencia de la administración para generar utilidades con el capital de la
organización, es decir mide la tasa de rendimiento de los asociados del patrimonio promedio.
Este índice se obtendrá mediante la división del monto total de las utilidades netas, entre el
patrimonio o capital contable.
$ =%�������&���!100
�������