mc-p-cdr-001 procedimiento de control y revision de documentos

ProcedimientoElaboración, Modificación yControl de Documentos y

Registros

Código : MC-P-CDR-001

Versión : 01

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, MODIFICACION Y

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELAB./MODIFICADO POR REVISADO POR APROBADO POR VIGENCIA

NOMBRE Cindy Caballero NOMBRE Renato Bravo NOMBRE Renato Bravo FECHA

CARGO Jefe de Proyectos CARGO Gerente General CARGO Gerente General

12/2015

FIRMA FIRMA FIRMA

FECHA 04/2014 FECHA 04/2014 FECHA 04/2014

1. OBJETIVO

Este documento es propiedad intelectual de MatrixConsulting. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.


Registros


Versión : 01

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Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos internos y externos

que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación,

revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de

obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique,

documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del

servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del representante de la gerencia para el SGC, definir, controlar y

hacer seguimiento a la documentación del Sistema.

4. DEFINICIONES

Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel,

medio magnético o sistematizado.

Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo

para lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de

tiempo, costos y recursos.

SGC: Sistema de gestión de calidad.

Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a

través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o

personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o

electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el

desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia

porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser

claramente identificados como tal en el SGC.

Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. FINALIDAD



Registros


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El presente procedimiento, nos permite llevar un control de los documentos y

registros que posee la empresa, a su vez saber que lineamientos o directrices a

seguir para cada documento y registro que se pueda necesitar en determinados

procesos.

6. DESARROLLO:

N° Actividad Descripción de la Actividad

Control de Documentos

1. Elaboración de Documentos.

El representante de la Gerencia, administra todos los

documentos generados por la empresa Matrix, los cuales son

elaborados por cada responsable de la actividad que intervienen

en un proceso, de acuerdo al procedimiento de elaboración y

revisión de documentos y registros.

La elaboración consiste en la generación o desarrollo de

un documento borrador por las personas que intervienen

en un proceso, considerando cuatro etapas principales:

▪ Planeación

▪ Redacción

▪ Revisión

▪ Edición

Asegurarse que le documento cumpla los lineamientos en

el procedimiento de elaboración y revisión de

documentos y registros.

Asegurarse que el documento sea procesado en los

tiempos estipulados en el anexo 1.

El documento se somete a revisión, aprobación y/o

actualización.

Difusión del documento al personal involucrado.



Registros


Versión : 01

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La revisión y aprobación de documentos consiste en:

Verifica el cumplimiento de los lineamientos en el

procedimiento de elaboración y revisión de documentos y

registros.

Verificar que estén descritas las prácticas reales de cada

actividad.

Cada documento lo aprueba la autoridad que corresponda.

Cada responsable de documento debe revisar y mantener

actualizada su documentación, así como hacerlo firmar

por las autoridades correspondientes en la portada del

mismo (elaboración, revisión y aprobación).

El representante de la gerencia debe revisar los documentos en

todas las áreas de la empresa.

Asegurarse de lo siguiente:

Estado de la versión vigente de los documentos.

Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso

(versiones pertinentes y el centro de la documentación).

Documentos legibles y fácilmente identificables.

Se considera como documento aprobado todo aquel que

contenga las firmas correspondientes en la portada.

Cuando se use un documento externo en la operación el

responsable debe cumplir con lo siguiente:

Notificar al representante de la gerencia el nombre,

vigencia y usuarios del documento.

Actualizar los documentos a los usuarios.

Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos sea el

caso, o mantenerlos como referencia.

2.

3.

4.

Revisión y Aprobación de documentos.

Revisión y actualización de los documentos.

Identificación de los documentos externos.



Registros


Versión : 01

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5. Control de la distribución de documentos (internos y externos).

La distribución de los documentos se mantiene disponible en la

base de datos de la empresa para cualquier consulta, en formato

pdf. Verificar que los documentos contengan las versiones

actuales de los documentos originales.

En el caso de los documentos obsoletos, cuando sea el caso se

pasara a la destrucción, ya fueron modificados, en todo caso se

crea una carpeta especial con el nombre "DOCUMENTOS

OBSOLETOS".

Control de Registros

1. Identificación El representante de la gerencia identifica y controla los registros.

Los cambios o inclusión de nuevos registros pueden ser con base

en solicitudes de cambio, necesidad de modificación y/o nuevos

documentos o estructura documental de acuerdo sea la

necesidad de un proceso dado.

2. Almacenamiento

Los registros en medios electrónicos son contenidos en los

dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas,

archiveros, disquetes, CD, disco duro, servidor y cualquier otro

dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnología usada.

En el caso que se manejen registros en papel, se escanean y son

contenidos en dispositivos y equipos que se requieran, en

nuestro caso son en el disco duro de las computadoras que

posee la empresa.

3. Protección En el caso de MATRIX INVENTARIOS, la integridad de los registros

generados son responsabilidad del representante de la gerencia.



Registros


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4. Recuperación Todos los registros en papel e electrónicos son clasificados

físicamente por el generador(por nombre, fecha, tipo de

información u otra forma conveniente para el usuario) y

ubicados en sitios accesibles al personal que los requiera para

el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fácil y oportuna

recuperación.

5. Retención El representante de la gerencia, analizara cada tipo de

registros y determinara el periodo que se guardaran,

considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y

legales aplicables a la empresa; este tiempo de retención se

registra en cada procedimiento y en el procedimiento de

control de documentos y registros.

Cuando se requiera archivar en forma permanente un registro,

su tiempo de retención con un tiempo de periodo considerable,

actualizando el tiempo de retención cuando sea necesario.

6. Disposición El destino final, guarda permanente o eliminación de los

registros serán de acuerdo a su uso. Los registros pueden ser

eliminados por el responsable una vez se cumpla el tiempo de

retención.

7. Difusión En este caso el responsable de difundir los registros será el

representante de la gerencia, al personal involucrado en los

procesos. Los cambios se realizan no mayor a 5 días hábiles

posteriores a la publicación del mismo.

7. CONTROL DE REGISTROS.



Registros


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Correos electrónicos.

Llamadas telefónicas.

8. ANEXOS.

8.1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION.

8.1.1. Caratula y contenido.

Nombre del Procedimiento Documento

Código : MC-X-XXX-YYY

Versión : X

Página : X de YY

ELAB./MODIFICADO POR REVISADO POR APROBADO POR VIGENCIA

NOMBRE

NOMBRE NOMBRE FECHA

CARGO CARGO CARGO

FIRMA FIRMA FIRMA

FECHA FECHA FECHA

8.1.2. Formato.

El formato estará a disposición de todos los usuarios, en plantilla Word, la que

contendrá automáticamente los siguientes atributos:


1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento)

2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento)

3. Responsabilidades (principales responsables por cada proceso)

4. Definiciones.

5. Finalidad (muestra los lineamientos a seguir en determinado proceso)

6. Descripción de Actividades (detalle de los pasos a seguir por proceso)

7. Anexos.

8. Control de Registros.

9. Tabla de control de cambios.

10. Dependiendo del tipo de documento se agregaran otras entradas

Pie de página solo en la primera hoja.

Primeras letras del título del documento


Registros


Versión : 01

Página : 8 de 9

Hoja: Tamaño A4 21 cm x 29.7 cm.

Escritura

Fuente: Verdana 10

Justificación: Perfecta.

Interlineado: 1.5

Márgenes:

Derecho: 2.5 cm

Izquierdo: 2.5 cm

Superior: 2.5 cm

Inferior: 2.5 cm

8.1.3. Codificación.

Los documentos implementados para la empresa deben estar codificados a un

criterio de clasificación entre tipo de documento y proceso al que pertenece.

Para efectos de la clasificación, el control y la fácil ubicación; la codificación de

los documentos se debe asignar de acuerdo a la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Manual M

Procedimientos P

Formatos F

Registros R

8.1.3.1. Consecutivo

Para el inicio de la codificación se usara las siglas del nombre de la empresa

MC, seguido por el tipo de documento, las primeras letras del título del

documento y un correlativo.

MC – P - CDR- 001

8.2. Versiones de los documentos.

La documentación sometida a todo proceso de elaboración y revisión y primera

aprobación final tendrá la numeración 01 y las siguientes seguirán el correlativo.


Siglas del nombre de la empresa

Correlativo

Tipo de documento


Registros


Versión : 01

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8.3. Tabla de tiempos estimados por la emisión de documentos.

8.4. Tabla de Control de Cambios.

Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe

destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la

versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio:

SECCIÓN VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS.

El presente procedimiento es la versión 01, y aun no tiene cambios que realizar.

SECCIÓN VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 Elaboración del documento

------- FIN DEL DOCUMENTO -------


ANEXO 1

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