matrícula de beneficiarios

Matrícula de beneficiarios

Pro-001-caa-ppicpu

Programa piloto integral combate a la

pobreza urbana

Coordinación académica artística

PRO-001-CaA-ppicpu USO: INTERNO

Versión 3.0 3 DE abril DEL AÑO 2017

Dirección/Departamento

USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu

versión 3.0 Fecha de Versión:

3/abril/2017 Página 2 de 110





Historial de cambios

Fecha Versión Autor

Descripción del Cambio Cambio Autorizado por:

Puesto Área/Unidad Puesto Firma





Tabla de Contenido

1 Contenido del Proceso ................................................................... 5 1.1 Objetivo del Proceso ........................................................................... 5 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ............................................................. 5

1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ........................................................ 5

1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ......................................................................... 5

1.3 Alcance ............................................................................................. 5 1.4 Definición de Términos y Siglas ........................................................... 6 1.5 Responsable del Proceso ..................................................................... 6 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................... 7 1.7 Insumos del Proceso .......................................................................... 7 1.8 Producto o Resultado del Proceso ......................................................... 7 1.9 Diagrama de Flujo .............................................................................. 8 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 12

1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1” ...................................... 13

1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2” ............................. 14




1.11 Gestión del Riesgo ........................................................................... 19

2 Documentos de Referencia .......................................................... 21

3 Control de Distribución del Proceso ............................................... 22

4 Anexos ..................................................................................... 23 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 24 4.2 Anexo 2: Carnet .............................................................................. 29 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ........................................................... 29 4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos ................................................... 30





1 Contenido del Proceso

1.1 Objetivo del Proceso

Captar beneficiarios para ofertar un paquete de servicios artísticos, culturales

y técnicos en las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y

Computación, dirigidos a niños, niñas y jóvenes del casco histórico y sectores

aledaños entre las edades de 7-14 años.

1.2 Vinculación al Plan Estratégico

1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas

Objetivo:

Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución

financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen los ajustes oportunos.

1.2.2 Objetivo del Área o Unidad

Dirigir, coordinar, supervisar y consolidar las actividades pedagógicas,

didácticas, artísticas y técnicas de los módulos; en las áreas de

planificación, elaboración, ejecución de informes, desempeño docente y

captación de beneficiarios.

1.3 Alcance

Garantizar la inscripción anual de beneficiarios para cada módulo, según

cupos que oferta el Programa, y brindarles una educación integral con

principios y valores a los beneficiarios inscritos.





1.4 Definición de Términos y Siglas

Termino Definición / Significado

Matricula Registro de inscripción de beneficiarios que realizaran sus estudios

de formación artística en el Piloto 7-14 años.

Expediente El conjunto de los documentos requeridos para realizar el proceso administrativo de matrícula.

Talonario de Pago Documento para registrar la recepción de las aportaciones voluntarias y de matrícula.

Beneficiario Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.

Beneficiario

Primer Ingreso

Persona que ingresa por primera vez a los módulos artísticos culturales.

Beneficiario de

Reingreso

Persona que ha formado parte del Piloto 7-14 años, a partir de un año de asistencia consecutiva.

Beneficiario

Vacacional

Persona que forma parte de los servicios de educación artística temporal de 2 meses.

Carnet Es el documento de identificación que le permite al beneficiario ingresar a las instalaciones del Piloto 7-14 años.

Módulo Estructura y metodología que se utiliza para la enseñanza y aprendizaje de las diferentes artes (Artes Visuales, Música, Danza y Teatro) y

estudios técnicos (Computación).

Estatus de

Matricula

Posición que ocupa el beneficiario dependiendo de su ingreso (primer ingreso, reingreso y vacacional).

1.5 Responsable del Proceso

Coordinador Académica Artística

Coordinación Administrativa

https://es.wikipedia.org/wiki/Arte





1.6 Puestos que interviene en el Proceso

Puesto/Cargo Dirección/Área de Trabajo

Coordinación Académica Artística PPICPU

Coordinación Administrativa PPICPU

Coordinación Piloto 7-14 Años PPICPU

Coordinación General PPICPU PPICPU

1.7 Insumos del Proceso

Listado de Cupos disponibles por grupos, horarios y jornadas.

Formulario de Matricula

Requisitos de Matricula

Laminadora

Láminas de carnet

Base de Datos de Matricula

1.8 Producto o Resultado del Proceso

Listas de control de matrícula por Módulo.

Informe Estadístico de Matricula





1.9 Diagrama de Flujo





Revisión

requisitos

matrícula

Aprobación del

período matrícula

Carnet de ingreso


Coordinación Académica Artística

Coordinación Piloto 7-14 años

Coordinación General PPICPU

Llenado y firma

formulario de

matrícula

Asignación de

cupos

Pago matrícula

y asignación de

talonario





Elaboración lista

de matrícula

Aprobación del

período matrícula

Coordinaciones Artísticas y

Computación





Elaboración

listado oficial

Remisión de listados a

coordinaciones

artísticas / Computación

Recepción de

listados





Elaboración

Base de datos

Coordinaciones Artísticas y

Computación





Elaboración

informe

estadístico

Remisión informe

planificación a la

coordinación general

Piloto 7-14 y

coordinación general

PPICPU

Publicación

Informe estadístico

en redes oficiales/

SEFIN

Informe para

publicar

Aprobación

informe

Aprobación Final

Fin





1.10 Procedimientos del Proceso “ABC”

Área Responsable Categoría Código Descripción de Actividades

Tiempo

Mínimo

(días)

Tiempo

Máximo

(días)

Proceso 58 87

CAA Guillermo Perdomo Procedimiento 1 Elaboración Plan de Medios 5 10

CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 1.1 Elaboración Plan de Medios 5 10

Tarea 1.1.1 Remisión de aprobación periodo de matricula 2 4

Tarea 1.1.2 Elaboración de Afiches informativos 1 2

Tarea 1.1.3 Notificaciones a los padres de familia, con los requisitos de matrícula. 1 2

Tarea 1.1.4 Publicación en las redes oficiales y sociales del PPICPU-SEFIN 1 2

CAA Guillermo Perdomo Procedimiento 2 Revisión de los requisitos de matricula 20 25

CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 2.1 Revisar los documentos requeridos 4 4

Tarea 2.1.1 Revisión de Partida de Nacimiento 1 1

Tarea 2.1.2 Revisión de Fotografía 1 1

Tarea 2.1.3 Revisión de Calificaciones 1 1

Tarea 2.1.4 Revisión de Identidad del Padre de Familia 1 1

CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 2.2 Llenado y firma de formulario de matricula 4 4

Tarea 2.2.1 Llenado y firma de formulario 1 1

Tarea 2.2.2 Llenado de lista de matricula por módulo 1 1

Tarea 2.2.3 Asignación módulo/horario 1 1

Tarea 2.2.4 Entrega de expediente a la Coordinación Academica 1 1

Tarea 2.2.5 Revisión y autorización de expedientes 1 1

Tarea 2.2.6 Ingreso de expediente a la Base de Datos de la Coordinación Academica Artística 15 30

Tarea 2.2.7 Archivado de expediente 3 5

CADMON Maria Mejia Actividad 2.3 Pago de Matricula 8 13

Tarea 2.3.1 Entrega de recibo enumerado y sellado 1 1

Tarea 2.3.2 Asignación y entrega de talonario para pagos 1 1

Tarea 2.3.3 Firma y control de entrega 1 1

Tarea 2.3.4 Ingreso de asignación de talonario a la base de datos de la administración 5 10

CAA Guillermo Perdomo Actividad 2.4 Elaboración de Carnet 4 4

Tarea 2.4.1 Pegado de Fotografía 1 1

Tarea 2.4.2 Llenado de Carnet (Nombre del beneficiario) 1 1

Tarea 2.4.3 Laminado de Carnet 1 1

Tarea 2.4.4 Entrega de Carnet 1 1

CAAGuillermo

PerdomoProcedimiento 3 Elaboración de la Lista Oficial de Matriculados 4 6

Actividad 3.1 Elaboración del listado oficial de matricula 4 6

Tarea 3.1.1Elaboración del listado oficial de matricula por disciplina, sección, jornada, horario

y días 3 5

Tarea 3.1.2 Entrega de listados oficiales a las coordinaciones artísticas 1 1

CAAGuillermo

PerdomoProcedimiento 4 Elaboración de la Base de Datos de la Coordinación Academica Artística 4 6

Actividad 4.1 Elaboración de la Base de Datos 4 4

Tarea 4.1.1 Revisión de Expedientes 1 1

Tarea 4.1.2 Ingreso de los Datos requeridos según la base de datos 1 1

Tarea 4.1.3 Clasificación de expedientes por disciplina y status de matricula 1 1

Tarea 4.1.4 Archivo de expediente 1 1

CAAGuillermo

PerdomoProcedimiento 5 Elaboración Informe Estadístico 25 40

Actividad 5.1 Elaboración de Estadísticas 25 40

Tarea 5.1.1 Clasificación de beneficiarios por modulo. 8 10

Tarea 5.1.2 Clasificación de beneficiarios por edad. 8 10

Tarea 5.1.3 Clasificación de beneficiarios por género. 8 10

Tarea 5.1.4 Clasificación de beneficiarios por estatus de matricula. 8 10

Tarea 5.1.5 Elabración de Graficas y Cuadros con las estadísticas 5 10

Dirección

Ejecutiva

Daysi Mejia

Jacqueline DuarteTarea 5.1.6 Aprobación por la Coordinación Piloto 7-14 años y Coordinacion PPICPU 5 8

Tarea 5.1.7 Publicación en la Redes Oficiales del PPICPU-SEFIN 2 3

MATRICULA DE BENEFICIARIOS





1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO

N° Procedimiento

Responsable Indicador

Tiempo Días Hábiles

Puesto Área Mín. Máx.

Proceso Matricula de Beneficiarios 58 87

1 Elaboración del Plan de Medios Coordinador CAA Y CADMON Plan de

Medios 5 10

2 Revisión de Requisitos de

Matricula

Personal

Apoyo CAA y CADMON Beneficiarios 20 25

3 Elaboración de Lista Oficial de

Matriculados Coordinador CAA Listado

4 6

4 Elaboración de Base de Datos Coordinador CAA Base Datos

4 6

5 Elaboración Informe Estadístico Coordinador CAA Informe Final

25 40

1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1”

N° Actividad Responsable



1 Elaboración Plan de Medios

Personal de

apoyo

Coordinador CAA-CADMON 5 10

1.1.1

1.1.2





1.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”

N° Tarea Responsable



1.1 Elaboración Plan de Medios Personal

apoyo

CAA-

CADMON 5 10

1.1.1 Remisión de aprobación periodo de matricula 2 4

1.1.2 Elaboración de Afiches informativos 1 2

1.1.3 Notificación a los padres de familia con los requisitos de matrícula.

1 2

1.1.4 Publicación en las redes oficiales y sociales PPICPU-SEFIN.

1 2





2 Revisión de los documentos requeridos Personal de

apoyo CAA-CADMON 4 4

2.1.1





2.1 Revisión de los documentos requeridos Personal

apoyo

CAA-

CADMON 4 4

2.1.1 Revisión Partida de Nacimiento 1 1

2.1.2 Revisión de Fotografías

1 1

2.1.3 Revisión de Calificaciones 1 1

2.1.4 Revisión de Tarjeta de Identidad Padre Familia 1 1









2.2 Llenado y Firma de formulario de Matricula Personal del apoyo

CAA-CADMON 4

4

2.2.1 Llenado y firma de formulario 1 1

2.2.2 Llenado de lista de matrícula por Módulo 1 1

2.2.3 Asignación de Módulo y Horario. 1 1

2.2.4 Entrega de Expediente a la CAA. 1 1

2.2.5 Revisión Y Autorización de Expediente 1 1

2.2.6 Ingreso de Expediente a la Base de Datos CAA 15 30

2.2.7 Archivo de Expediente. 3 5





2.3 Pago de Matricula Personal del apoyo

CAA-CADMON 8

13

2.3.1 Entrega de Recibo enumerado y sellado 1 1

2.3.2 Asignación y entrega de talonario para pagos 1 1

2.3.3 Firma y Control de Entrega 1 1

2.3.4 Ingreso de Asignación de Talonario a la Base de Datos de la CADMON.

5 10









2.4 Elaboración de Carnet Personal del apoyo

CAA-CADMON 4

4

2.4.1 Pegado de Fotografía 1 1

2.4.2 Llenado de Carnet (nombre del beneficiario) 1 1

2.4.3 Laminado de Carnet 1 1

2.4.4 Entrega de Carnet 1 1





3 Elaboración Lista oficial de Matriculados Coordinador CAA 4 6





3.1 Elaboración Lista Oficial de Matriculados Coordinador CAA 4 6

3.1.1 Elaboración Listado Oficial de matrícula por Disciplina, Sección, Jornada, Horario y días de atención.

4 6

3.1.2 Entrega de Listados Oficiales a las Coordinaciones Artísticas

1 1









4 Elaboración Base de Datos Coordinación

Académica Artística Coordinador CAA 4 6

4.1

4.2





4.1 Elaboración Base de Datos Coordinación

Académica Artística Coordinador CAA 4 6

4.1.1 Revisión de Expediente 4 4

4.1.2 Ingreso de información requerida según Base de Datos.

1 1

4.1.3 Clasificación de expedientes por Disciplina y estatus de matrícula.

1 1

4.1.4 Archivado de expediente. 1 1





5 Elaboración Informe Estadístico Coordinador CAA 25 40

5.1









5.1 Elaboración de Informe Estadístico Coordinador CAA 25 40

5.1.1 Clasificación de beneficiarios por Módulo 8 10

5.1.2 Clasificación de beneficiarios por edad 8 10

5.1.3 Clasificación de beneficiarios por género 8 10

5.1.4 Clasificación de beneficiarios por estatus de matrícula.

8 10

5.1.5 Elaboración de Graficas y Cuadros con las estadísticas.

5 10

5.1.6 Aprobación por la Coordinación Piloto 7-14 años y Coordinación General PPICPU.

5 8

5.1.7 Publicación en la Redes Oficiales del PPICPU-SEFIN.

2 3





1.11 Gestión del Riesgo

N° Procedimiento Riesgo P I VTR Controles Riesgo

Residual Tipo de Riesgo

1

Elaboración Plan

de Medios

Que las personas no se

informen de la fecha de

apertura de matricula

2 5 10

Realizar Afiches informativo con

requisitos de matrícula.

5 BAJO

Publicación en las redes oficiales y sociales de los requisitos de matricula

Notificaciones a los padres de familia, con

los requisitos de matrícula.

2 Revisión de

Requisitos de

Matricula

Que la documentación

de matrícula este

incompleta y no pueda

matricularse.

2 5 10 Listado de requisitos 5 BAJO

3 Elaboración de

Lista Oficial de

Matriculados

Que los grupos de cada

Módulo no estén

organizados en cuanto a

horario, secciones,

jornadas y días de

atención.

5 5 25 Listado de Inscripción de

matricula 10 ALTO

Que las niñeras no

puedan llevar el control

de ingreso por falta del

listado.

5 5 25 Expediente con la documentación (partida

nacimiento, foto, certificado estudios,

constancia matricula e identidad padre familia)

10 ALTO

Que el Maestro no

cuente con el listado

oficial de alumnos

matriculados.

5 5 25 10 ALTO

4 Elaboración de

Base de Datos

No contar con el

registro para la

elaboración de base de

datos e informe

estadístico.

3 5 15

Expedientes 5 MEDIO

Listado Oficial de Matricula

5 MEDIO





5 Elaboración

Informe Estadístico

No contar con los

datos estadísticos

oficiales para la toma

de decisiones.

5 5 25

Clasificación de beneficiarios por modulo

5 MEDIO

Clasificación de beneficiarios por edad

Clasificación de beneficiarios por género

Clasificación de beneficiarios por estatus

de matrícula.





2 Documentos de Referencia

Código del

Documento

Nombre del Documento Autor Versión Fecha de

Edición

1 Expediente N/A N/A 2016-2017





3 Control de Distribución del Proceso

N° Dirección Área de Trabajo

1 PPICPU Coordinación Académica Artística

2 PPICPU Coordinación Administrativa

3 PPICPU Coordinación Piloto 7-14 años

4 PPICPU Coordinación General PPICPU





4 Anexos

Anexo N° Descripción Tipo de Documento Código

1 Formato de Matricula

2 Carnet

3 Listado de Matricula

4 Formato de Base de Datos





4.1 Anexo 1: Formato de Matricula

Formato de Matricula 2017

PRIMER INGRESO

Nombre del Alumno: ___________________________________________________

Fecha de Ingreso: _________/____________/_____________/

Edad: _________Escolaridad: ______________________________Público Privado

Formación Bilingüe SI NO

Centro Educativo: _______________________________________________

Jornada a la cual asiste a clases: ___________________________________

Disciplina Artística a la cual se Matricula:

Artes Visuales Danza Música Teatro Computación

Jornada a la que se Matricula en el Piloto: Matutina Vespertina Sabatina

Aportación Lps.___________

Domicilio Actual:

_________________________________________________________________________

___________

Persona Encargada y/o Tutor ___________________________________

Parentesco: Madre Padre Abuelo(a) Hermano(a) Tío(a) Padrastro

Madrastra

Otro:________________________

Número de Teléfono Domicilio:

______________________/___________________________

Número de Teléfono de la Madre:

_____________________/__________________________

FOTO





Número de Teléfono del

Padre:_______________________/__________________________

Otro Número de Teléfono:___________________________/

Parentesco:_________________________________________

Lugar de Trabajo:

_________________________________________________________________________

___

Número de Teléfono de la Oficina:

______________________/_________________________

Función o Trabajo que desempeña:

______________________________________________________________

¿Tiene más Hijos Matriculados en el Piloto 7-14 Años SI NO

¿Cuántos:_________________

¿El niño o Joven se desplaza solo de su casa al Piloto o del Piloto a su casa? SI NO

Si su respuesta es no quien es la persona encargada de traer y llevar al niño (a) al Piloto

Nombre de la Persona encargada de llevar y traer a su hijo (a)

____________________________________

Parentesco: ___________________________________

Aspecto Psicosocial

¿Ha identificado alguna habilidad o destreza artística en su hijo (a)?

¿Cuál?_____________________________________________________________

Aspectos de Salud de su Hijo (a)

1. ¿Padece su hijo alguna enfermedad? SI NO ¿Cuál?___________________

2. ¿Toma algún Medicamento? SI NO ¿Cuál?________________________

3. ¿Es alérgico su hijo a algún medicamento o alimento? SI NO

¿Cuál?_____________________





Estructura Familiar de Personas Que Viven en su Casa

N0 Nombre Parentesc

o

Eda

d

Sex

o

Estado

Civil

Escolaridad Ocupación

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

Aspectos Socio-Económicos

¿De las personas que Viven en su casa cuantas Trabajan? ____________





¿Cuántos de ellos aportan económicamente? __________

¿Cuál es el ingreso mensual del núcleo familiar?_______________

¿En qué tipo de residencia vive usted?

Casa Apartamento Cuarto

Condiciones de Vivienda y Bienes

La casa en la que ustedes Viven es?

1. Propia

2. Alquilada

3. En pago

¿De qué material está construida su vivienda?

1. Adobe

2. Bloque

3. Ladrillo

4. Madera

5. Otro____________________________

¿Qué servicios públicos posee en su hogar

Agua Energía

1. En casa 1. Eléctrica

2. Comunitaria 2. Candil

3. Pozo 3. Velas

4. No tiene





Teléfono Alcantarillado

1. Privado 1. Aguas Negras

2. Celular 2. Letrina

3. Comunitario 3. Aire Libre

4. Pozo Séptico

Transporte ¿Cuáles son los bienes que

posee el grupo familiar?

1. Bus 1. Vehículo

1. Taxi 2. Motocicleta

2. Privado 3. Negocio

3. Caminando

¿Cuál?_______________________________

Nombre del Entrevistador: _______________ Vo.Bo ___________________





4.2 Anexo 2: Carnet





4.3 Anexo 3: Listado de Matricula

LISTADOS DE ALUMNOS 2017

DISCIPLINA DE TEATRO

SECCIÓN: JUVENIL AVANZADO EDADES: 11 A 14 AÑOS

DIAS DE ATENCION: LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES HORARIO 8:30 A 10:00 A.M.

N Nombre del Alumno

Edad Nombre del Padre

Número de Teléfono

Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Vo.BO. COORDINADOR DE DISCIPLINA Aprobado Coordinación Académica - Artística PROF. ARMANDO VALERIANO Lic. Guillermo Daniel Perdomo





4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos

N0 Nombre del Alumno Edad Jornada Nombre del Padre o Encargado Numero Telefonico Segunda Disciplina Estatus

1 Emelin Chicel López Ramirez 9 Vespertina Anny Gissela Ramirez García 9894-0900/8781-4614 Primer Ingreso

2 Henry Jair Núñez Ramirez 12 Vespertina Floridalma Ramirez Fuentes 9665-2731/9801-6394 Primer Ingreso

3 Bianca Noelí Zelaya Aguilera 11 Sabatina Alba Luz Aguilera 9972-4912/9808-0150 Primer Ingreso

4 Allison Iveth Calix Melendez 14 Sabatina Nerly Ochoa Martiez 2289-2423/8980-4423 Primer Ingreso

5 Pedro Josue Portillo Corrales 9 Vespertina Pedro Portillo 9744-2166/9677-8842 Música Reingreso

6 María Fernanda Maradiaga Hernández 12 Vespertina Mirian Elizabeth Hernández 9955-3874/9619-7110 Primer Ingreso

7 Lelyn Adriana Siliezar Gómez 7 Sabatina Silfredo Siliezar García 9893-5877/9893-5858 Primer Ingreso

8 Astrid Nicoll Hernández Turcios 13 Matutina Wendy Damaris Turcios 9966-1654/9908-8154 Reingreso

9 Daniel Isaac García López 8 Vespertina Sandra Yohana López 2220-0530/3208-9673 Reingreso

10 Génesis Monserrath García García 9 Vespertina Cintia Veronica García 9615-0231/3261-6477 Música Reingreso

11 Andy Leonel García Mejia 11 Vespertina Deisy Argentina Mejia 9521-6877/9837-6587 Reingreso

12 Allan Ismael Medina Valeriano 10 Sabatina Maira Lizeth Valeriano 2236-2932/9496-1348 Música Reingreso

13 Veranyeli Nicolle Ramirez Carrasco 14 Sabatina Maira Lizeth Valeriano 2236-2932/9496-1348 Música Reingreso

14 Gaby Eilyn Villatoro Artica 9 Vespertina Gaby Carola Artica Castellanos 2246-0091/3376-4085 Música Reingreso

15 Kevin Steven Aguilera Ramirez 9 Vespertina Bernarda Aguilera 3323-2072/9951-2611 Música Reingreso

16 Emily Gabriela Rojas Martínez 9 Vespertina Diana Sarai Martínez 3159-2869/9458-9109 Música Reingreso

17 Delmer David Ortega Banegas 8 Matutina Delmis Yolanda Banegas 8909-4588/9920 Artes Visuales Reingreso

18 Eris Noé Medrano Banegas 13 Matutina Delmis Yolanda Banegas Romero 8909-4588/9920-4537 Teatro Reingreso

19 Jayson Rafaél Medrano Banegas 11 Matutina Delmis Yolanda Banegas Romero 8909-4588/9920-4537 Teatro Reingreso

20 Nicols Stephany Mejia López 16 Vespertina Laura López Canales 2292-1426/9737-0239 Danza Reingreso

21 Edward Alejandro Torres Ardon 13 Vespertina Juana Ardon 2220-6469/9723-7006 Reingreso

22 Kenneth Daniel Ardon Montalvan 9 Matutina Juana Ardon 2220-6469/9723-7006 Teatro Reingreso

23 Miguel Angel Turcios López 10 Vespertina María Elena López García 2223-3616/9816-6373 Teatro Reingreso

24 Samanta Melissa Manzanares 8 Vespertina Reina Suyapa Hernández 3381-8794/9648-3332 Computación Reingreso

25 Héctor Andres Avila Valle 11 Sabatina Jenny Valle 9500-0022/9986-7045 Artes Visuales Reingreso

26 Valeria Fernanda López Ordoñez 11 Sabatina Denia Ordoñez 2211-9010/3345-5677 Música Reingreso

27 Carlos Andres Fonseca Banegas 16 Vespertina Karen Banegas 2224-8251/9838-1090 Música Reingreso

28 Jeremy Alejandro Henriquez Ponce 8 Sabatina Elena Abigail Ponce 8821-9761/3181-9915 Música Reingreso

29 Kevin Andres Martínez Salazar 8 Vespertina Ada Luz Salazar 2265-7235/9618-1262 Música Reingreso

30 Efrin Samuel Raudales Padilla 10 Sabatina Sonia Padilla 8915-6019/9770-7279 Teatro Reingreso

31 Angie Giselle Raudales Padilla 12 Sabatina Sonia Padilla 8915-6019/9770-7279 Computación Reingreso

32 Evelyn Yesenia Medina Contreras 9 Sabatina Cenia Contreras 8815-1845/8796-4709 Teatro Reingreso

33 Aisha Lemoni Salgado Andino 9 Vepertina Denia Lizeth Andino Avila 9907-3024/9474-9972 Danza Reingreso

34 Valeria Abigail Antúnez Nieto 11 Vespertina Wendy Nieto 3273-5517/8964-0415 Teatro Reingreso

35 Fernanda Lizeth López Ordoñez 13 Matutina María Victoria López Ordoñez 9867-4181/9614-0841 Artes Visuales Reingreso

36 Karla Berenice Oyuela Matamoros 16 Vespertina Evelin Matamoros 2229-2557/3264-4078 Danza Primer Ingreso

37 Litzi Leonela Gonzalez Lainez 10 Sabatina Lilian Graciela Lainez Oseguera 8808-6376/8829/1899 Primer Ingreso

38 Cecil Gerardo Rodríguez Rodríguez 14 Matutina Freddy Pavon 8858-1193/3222-0726 Primer Ingreso

39 Denis Samuel Mejia Milla 9 Sabatina 3291-4481/8824-0532 Primer Ingreso

40 Pohl Alejandro Diaz Mendoza 9 Vespertina María Seneida Mendoza 8963-2389/9775-3833 Artes Visuales Reingreso

41 Rafael Alexander Rodríguez Carias 15 Sabatina María Elena Carias 2265-7213 artes Visuales/Música Reingreso

Listado de Alumnos Matriculados

Disciplina de Computacion

Periodo 2017





MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES

Pro-002-caa-ppicpu





MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES

Pro-002-caa-ppicpu


pobreza urbana

Coordinación académica artística

PRO-002-CaA-ppicpu USO: INTERNO

Versión 3.0 6 DE junio DEL AÑO 2017





Tabla de Contenido

1 Contenido del Proceso ................................................................. 37 1.1 Objetivo del Proceso ......................................................................... 37 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ........................................................... 37

1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ...................................................... 37

1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ....................................................................... 37

1.3 Alcance ........................................................................................... 37 1.4 Definición de Términos y Siglas ......................................................... 38 1.5 Responsable del Proceso ................................................................... 38 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................. 39 1.7 Insumos del Proceso ........................................................................ 39 1.8 Producto o Resultado del Proceso ....................................................... 39 1.9 Diagrama de Flujo ............................................................................ 40 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 41







4 Anexos ..................................................................................... 49 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 50 4.2 Anexo 2: Fotos de Archivos. .............................................................. 55 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ............................................................ 56







Contar con la documentación física actualizada anualmente de los

beneficiarios de las Disciplinas Artísticas y Técnica de manera organizada,

controlada y con la documentación de soporte del expediente de acuerdo a

los requisitos de matrícula.



Objetivo:

Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución

financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen los ajustes oportunos.


Dirigir, coordinar, supervisar y consolidar las actividades pedagógicas,

didácticas, artísticas y técnicas de los módulos; en las áreas de

planificación, elaboración, ejecución de informes, desempeño docente y

captación de beneficiarios, así como la custodia y manejo de expedientes

de los beneficiarios.

5.3 Alcance

Garantizar un respaldo físico de la información de matrícula anual de cada

beneficiario de los módulos, para la toma de decisiones oportunas.







Matricula Registro de inscripción de beneficiarios que realizaran sus estudios

de formación artística en el Piloto 7-14 años.

Expediente El conjunto de los documentos requeridos para realizar el proceso administrativo de matrícula.

Beneficiario Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.

Beneficiario

Primer Ingreso

Persona que ingresa por primera vez a los módulos artísticos culturales.

Beneficiario de

Reingreso

Persona que ha formado parte del Piloto 7-14 años, a partir de un año de asistencia consecutiva.

Beneficiario

Vacacional

Persona que forma parte de los servicios de educación artística temporal de 2 meses.

Módulo Estructura y metodología que se utiliza para la enseñanza y aprendizaje de las diferentes artes (Artes Visuales, Música, Danza y Teatro) y

estudios técnicos (Computación).

Archivar Guardar un archivo (conjunto lógico de información o de datos) en la memoria de una computadora, un disquete, o en físico, etc., para conservarlo o que no sufra alteraciones.


Coordinador Académica Artística


Personal de apoyo administrativo

https://es.wikipedia.org/wiki/Arte









Personal de apoyo administrativo PPICPU


Penda Flex, Folders, Fastenes, Viñetas, lápices, grapas, grapadora,

perforadora y archivos.

Listado de Matricula por grupos, horarios y jornadas.

Base de Datos de Matricula.

Espacio físico para ubicación de archivos.


Expediente Archivado Alfabéticamente por Nombre de beneficiario.






Manejo y Actualización de Expedientes





-



Tiempo

Mínimo

(días)

Tiempo

Máximo

(días)

Proceso 28 45

CAAGuillermo

Perdomo Procedimiento 1 Ubicación y Preparación del Espacio Físico para el Archivo 4 7

CAA-C

ADMON

Personal de

Apoyo Actividad 1.1 Ubicación y Preparación del Espacio Físico para el Archivo 4 7

Tarea 1.1.1 Identificación del área donde estarán ubicados los archivo 1 2

Tarea 1.1.2 Identificar los archivos a utilizar para el año lectivo 1 2

Tarea 1.1.3 Vaciar archivos muertos 2 3

Procedimiento 2 Selección de Expedientes 19 30

Actividad 2.1 Separación de Expedientes según grupo atención 9 12

Tarea 2.1.1Selección de expedientes según matricula de beneficiarios de

primer ingreso3 4

Tarea 2.1.2Selección de expedientes según matricula de beneficiarios de

reingreso3 4

Tarea 2.1.3Selección de expedientes según matricula de beneficiarios del

periodo vacacional 3 4

Actividad 2.2 Ordenar los expedientes alfabeticamente 10 18

Tarea 2.2.1Ordenar expedientes alfabeticamente por nombre del

beneficiario de primer ingreso2 4

Tarea 2.2.2Ordenar y actualizar expedientes alfabeticamente por nombre del

beneficiario de reingreso2 4

Tarea 2.2.3Ordenar y actualizar expedientes alfabeticamente por nombre del

beneficiario de periodo vacacional2 4

Tarea 2.2.4 Colocar las respectivas viñetas a los pendaflex 2 3

Tarea 2.2.5 Colocar los expendientes dentro de cada archivo 2 3

Procedimiento 3 Control y Custodia de los Expedientes 5 8

Actividad 3.1 Control y Custodia de los Expedientes 5 8

Tarea 3.1.1Solicitud de expedientes por parte de las Coordinaciones

Artísticas, Técnica y Psicosocial.1 1

Tarea 3.1.2 Autorización de Salida de Expediente 1 1

Tarea 3.1.3 Firma de Recepción de Expediente por el solicitante 1 1

Tarea 3.1.4 Firma y Devolución de expendiente para archivo 2 5

Manejo y Actualización de Expedientes






N° Procedimiento




Manejo y Actualización de Expedientes 28 45

1 Ubicación y Preparación del

espacio físico para el archivo

Coordinador y

personal de

apoyo

CAA Y CADMON Área de

Archivos 4 7

2 Selección de Expedientes Personal de

apoyo CAA Y CADMON

Expedientes 19 30

3 Control y Custodia de

Expedientes

Coordinador y

personal de

apoyo

CAA Y CADMON Expedientes 5 8





1 Ubicación y Preparación del espacio físico para

el archivo

Personal de

apoyo

Coordinador CAA-CADMON 4 7

1.1.1

1.1.2









1.1 Ubicación y Preparación del espacio físico para el archivo Personal

apoyo

CAA-

CADMON 4 7

1.1.1 Identificación del área donde estarán ubicados los

archivos

1 2

1.1.2 Identificar los archivos a utilizar para el año lectivo 1 2

1.1.3 Vaciar archivos muerto 2 3

1.1.4





2 Selección de Expedientes Personal de

apoyo CAA-CADMON 9 12

2.1.1





2.1 Separación de expedientes según grupo de atención Personal

apoyo

CAA-

CADMON 9 12

2.1.1 Selección de expedientes según matricula de

beneficiarios primer ingreso.

3 4

2.1.2 Selección de expedientes según matricula de beneficiarios primer reingreso.

3 4

2.1.3 Selección de expedientes según matricula de

beneficiarios periodo vacacional.

3 4

2.1.4









2.2 Ordenar los expedientes alfabéticamente Personal del apoyo

CAA-CADMON 10

18

2.2.1 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario de primer ingreso 2 4

2.2.2 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario de reingreso

2 4

2.2.3 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario por periodo vacacional.

2 4

2.2.4 Colocar Viñetas a los PendaFlex 2 3

2.2.5 Colocar los expedientes dentro de cada archivo.

2 3

2.2.6





3 Control y Custodia de los Expedientes Coordinador CAA 5 8









3.1 Control y Custodia de Expedientes Personal del apoyo

CAA-CADMON 5

8

3.1.1

Solicitud de expedientes por parte de la Coordinaciones Artísticas, Técnica y Psicosocial

1 1

3.1.2 Autorización de Salida de Expediente 1 1

3..1.3 Firma y Recepción de Expediente por el Solicitante.

1 1

3.1.4 Firma y Devolución de Expediente para Archivo

2 5








1

Ubicación y Preparación del espacio físico para el archivo

No contar con un

espacio adecuado para

el archivo de

expedientes

5 5 25

Contar con los archivos metálicos para el

cuidado de los expedientes

5 BAJO Contar con el espacio

asignado para el archivo de expedientes.

.

2 Selección de

Expedientes

Confusión de

expedientes por los 3

grupos de atención. 5 5 25

Listado Oficial de Matricula según grupo

de atención 5 BAJO

Que el Expediente no

tenga la documentación

completa.

Actualización y revisión de expedientes antes de

seleccionar.

3 Control y

Custodia de

Expedientes

Que el expediente no se

pueda ubicar

oportunamente.

4 5 20 Listado Oficial de

Matricula según grupo de atención.

5 BAJO

Que se extravíe el

expediente.

4 5 20

Autorización de salida de Expediente.

5 BAJO

Devolución de expediente para archivo

5 BAJO






Código del

Documento


Edición

1 Expediente N/A N/A 2016-2017









3 PPICPU Personal de apoyo





8 Anexos


1 Expediente del Beneficiario

2 Fotografías de Archivos

3 Listado Oficial de Matricula





8.1 Anexo 1: Formato de Matricula

Formato de Matricula 2017

PRIMER INGRESO

Nombre del Alumno: ___________________________________________________

Fecha de Ingreso: _________/____________/_____________/

Edad: _________Escolaridad: ______________________________Público Privado

Formación Bilingüe SI NO

Centro Educativo: _______________________________________________

Jornada a la cual asiste a clases: ___________________________________

Disciplina Artística a la cual se Matricula:

Artes Visuales Danza Música Teatro Computación

Jornada a la que se Matricula en el Piloto: Matutina Vespertina Sabatina

Aportación Lps.___________

Domicilio Actual:

_________________________________________________________________________

___________

Persona Encargada y/o Tutor ___________________________________

Parentesco: Madre Padre Abuelo(a) Hermano(a) Tío(a) Padrastro

Madrastra

Otro:________________________

Número de Teléfono Domicilio:

______________________/___________________________

Número de Teléfono de la Madre:

_____________________/__________________________

FOTO





Número de Teléfono del

Padre:_______________________/__________________________

Otro Número de Teléfono:___________________________/

Parentesco:_________________________________________

Lugar de Trabajo:

_________________________________________________________________________

___

Número de Teléfono de la Oficina:

______________________/_________________________

Función o Trabajo que desempeña:

______________________________________________________________

¿Tiene más Hijos Matriculados en el Piloto 7-14 Años SI NO

¿Cuántos:_________________

¿El niño o Joven se desplaza solo de su casa al Piloto o del Piloto a su casa? SI NO

Si su respuesta es no quien es la persona encargada de traer y llevar al niño (a) al Piloto

Nombre de la Persona encargada de llevar y traer a su hijo (a)

____________________________________

Parentesco: ___________________________________

Aspecto Psicosocial

¿Ha identificado alguna habilidad o destreza artística en su hijo (a)?

¿Cuál?_____________________________________________________________

Aspectos de Salud de su Hijo (a)

4. ¿Padece su hijo alguna enfermedad? SI NO ¿Cuál?___________________

5. ¿Toma algún Medicamento? SI NO ¿Cuál?________________________

6. ¿Es alérgico su hijo a algún medicamento o alimento? SI NO

¿Cuál?_____________________





Estructura Familiar de Personas Que Viven en su Casa

N0 Nombre Parentesco Edad Sexo Estado

Civil

Escolaridad Ocupación

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

Aspectos Socio-Económicos

¿De las personas que Viven en su casa cuantas Trabajan? ____________





¿Cuántos de ellos aportan económicamente? __________

¿Cuál es el ingreso mensual del núcleo familiar?_______________

¿En qué tipo de residencia vive usted?

Casa Apartamento Cuarto

Condiciones de Vivienda y Bienes

La casa en la que ustedes Viven es?

4. Propia

5. Alquilada

6. En pago

¿De qué material está construida su vivienda?

6. Adobe

7. Bloque

8. Ladrillo

9. Madera

10. Otro____________________________

¿Qué servicios públicos posee en su hogar

Agua Energía

5. En casa 1. Eléctrica

6. Comunitaria 2. Candil

7. Pozo 3. Velas

8. No tiene





Teléfono Alcantarillado

4. Privado 1. Aguas Negras

5. Celular 2. Letrina

6. Comunitario 3. Aire Libre

4. Pozo Séptico

Transporte ¿Cuáles son los bienes que

posee el grupo familiar?

2. Bus 1. Vehículo

4. Taxi 2. Motocicleta

5. Privado 3. Negocio

6. Caminando

¿Cuál?_______________________________

Nombre del Entrevistador: _______________ Vo.Bo ___________________





8.2 Anexo 2: Fotos de Archivos.





8.3 Anexo 3: Listado de Matricula

LISTADOS DE ALUMNOS 2017

DISCIPLINA DE TEATRO

SECCIÓN: JUVENIL AVANZADO EDADES: 11 A 14 AÑOS

DIAS DE ATENCION: LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES HORARIO 8:30 A 10:00 A.M.

N Nombre del Alumno

Edad Nombre del Padre

Número de Teléfono

Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Vo.BO. COORDINADOR DE DISCIPLINA Aprobado Coordinación Académica - Artística PROF. ARMANDO VALERIANO Lic. Guillermo Daniel Perdomo





Compras menores y

Almacenamiento de materiales

Pro-003-caDMON-ppicpu





Compras menores y

Almacenamiento de materiales



pobreza urbana

Coordinación administrativa

PRO-003-Cadmon-ppicpu USO: INTERNO






Tabla de Contenido

1 Contenido del Proceso ................................................................. 62 1.1 Objetivo del Proceso ......................................................................... 62 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ........................................................... 62

1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ...................................................... 62

1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ....................................................................... 62

1.3 Alcance ........................................................................................... 62 1.4 Definición de Términos y Siglas ......................................................... 63 1.5 Responsable del Proceso ................................................................... 64 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................. 64 1.7 Insumos del Proceso ........................................................................ 64 1.8 Producto o Resultado del Proceso ....................................................... 64 1.9 Diagrama de Flujo ............................................................................ 65 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 66










4 Anexos ..................................................................................... 78 4.1 Anexo 1: Formato de requerimiento de Compra ................................... 79 4.2 Anexo 2: Orden de Compra (O/C Y F01) ............................................. 80 4.3 Anexo 3: Acta de Recepción de Materiales, Suministros, Equipos y Servicios. .................................................................................................... 82 4.4 Anexo 4: Hoja de Kardex .................................................................. 83 4.5 Anexo 5: Formato de Requisición ....................................................... 84







Proveer de los materiales y suministros, para dar cumplimiento al Plan de

Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y técnicas en

las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y Computación.



Objetivo:

Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen

los ajustes oportunos.


Administrar, coordinar y supervisar la asignación de los recursos

financieros, humanos y materiales, bajo las directrices establecidas según

las Disposiciones Generales del Gobierno Central, buscando obtener

resultados de manera eficiente y eficaz con su correcta aplicación.

9.3 Alcance

Garantizar la provisión de materiales y suministros para dar cumplimiento al

Plan de Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y

técnicas en las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y

Computación.







Acta de Recepción

Es un acta que se realiza para el trámite de pago en el cual se

describe la fecha en que se recibe la compra, el nombre de la

empresa, el objeto del gasto, la descripción del material, la unidad

de medida, la cantidad, el precio unitario y precio total.

CADMON Coordinación Administrativa

Compra por (O/C) Son compras de bienes de uso, bienes de consumo, servicios,

consultorías y obras que se formalicen mediante órdenes de compra,

siguiendo la modalidad de compra directa por cotizaciones según los

montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto

vigente.

Cotizaciones Procedimientos o métodos utilizados para solicitar directamente a

suplidores potenciales, ofertas de precio para la compra de bienes o

servicios cuyo valor estimado no exceda del monto previsto en las

DGP.

Especificaciones

Técnicas

Son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias

y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos

de fabricación de equipos

Kardex Es más que un registro de manera organizada de la mercancía que

se tiene en un almacén.

PACC

EL Plan Anual de Compras y Adquisiciones describe y documenta

qué, como, cuando la institución adquirirá bienes, obras y servicios y

cuánto será el monto estimado de las adquisiciones, para cumplir

con las actividades del POA en el tiempo oportuno y en las mejores

condiciones de costo y calidad.

Presupuesto Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado

período de tiempo.

Proveedores Es persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o

institución.

Publicación El término publicación se utiliza para hacer referencia al acto

mediante el cual se hace público o se da a conocer determinada

información, acto, dato, etc.

Requisición de

Materiales

Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado,

exigida por la administración para entregar los materiales con

destino a un trabajo específico.














Personal de Apoyo Administrativo PPICPU


Listado de Necesidades por Disciplina.

Formulario de Requerimiento

Hojas de Kardex

Requisición de Materiales

Calculadora

Útiles de Oficina


Materiales y Suministros.

Equipo






Coordinaciones Generales /


/ Psicosocial


Gerencia Administrativa

Inicio

Solicitud de Materiales

y Suministros a la

Coordinación

Administrativa

Revisión de

solicitud de

acuerdo al

PAAC

Revisión

disponibilidad

presupuestaria

Si la solicitud no

está en el PAAC

se solicita a

Gerencia

Administrativa

Si no existe

disponibilidad

presupuestaria se

solicita ampliación

para compra

Preparar

especificación

técnicas2

Revisión

catálogo

electrónico

Elaboración

requerimient

o de compra

Asignación #

de

publicación

correlativo

Se remite la

O/C al

programa de

recepción de

maeriales

4

Revisión de

publicación para Vo.

Bo. Coordinación

General

Mediante memorándum

remitir a la gerencia

administrativa con detalle de

monto estimado y

justificación

Recepción requerimiento de

compra en la Subgerencia

de recursos materiales y

servicios generales

Revisión y aprobación del

requerimiento de acuerdo al

PAAC y presupuesto

Asignación del

requerimiento al analista

de O/C

Publicación del

requerimiento en la

vitrina y pag web, por un

período de 5 días antes

de su apertura de oferta.

3

Apertura de

ofertas por el

Comité de

compras

Elaboración de

O/C y FO1 a la

empresa que se

le adjudica la

oferta

Se remite los documentos del

proceso de compra y a pre

intervención para revisión y

aprobación los doctos de la compra

Se remite O/C a firma

del Gerente

Administrativo

Se remite de forma

electrónica al

proveedor

1

Firma de acta de

apertura y

evaluación de

ofertas


Compras Menores y Almacenamiento de Materiales


Coordinaciones Generales/

Coordinación Académica Artística/

Psicosocial

Coordinación General del PPICPU


Recepción de materiales y Suministros

Elaboración de Acta de Recepción

Firma de Acta de Recepción

Mediante Memorandum se remite a G.A. los documentos para trámite de pago

Ingresar los materiales al Kardex

de acuerdo al objeto del gasto

Guarda y Custodia de Materiales

Firma de Requisición para entrega de materiales de las

disciplinas

Recepción de requisiciones según

código asignado

Verificación y entrega de materiales

FIN







Tiempo

Mínimo

(días)

Tiempo

Máximo

(días)

Proceso 73 108

CADMON Maria Mejia Procedimiento 1 Compras Menores por Requerimiento 30 48

CADMONPersonal de

Apoyo Actividad 1.1 Compras Menores por Requerimiento 30 48

Tarea 1.1.1Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la Coordinación

General, Académica-Artística y de los Módulos.1 2

Tarea 1.1.2Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación del PAAC

aprobado por la Gerencia Administrativa2 3

Tarea 1.1.3Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no

estuviera en el PAAC Aprobado.5 10

Tarea 1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3

Tarea 1.1.5Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre,

en caso de no contar con los fondos para la compra20 30

Procedimiento 2 Elaboración de Requerimiento de Compra Menor 7 8

Actividad 2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra 7 8

Tarea 2.1.1Preparación de especificaciones técnicas, según lo solitado por la

Coordinación General, Académica Artistica y de los Módulos.2 3

Tarea 2.1.2Revisión en el catalogo electrónico, que los materiales no esten

disponibles para compra.1 1

Tarea 2.1.3Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al formato

GA1 1

Tarea 2.1.4 Asignación del Numero de publicación correlativo. 1 1

Tarea 2.1.5Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación

General1 1

Tarea 2.1.6Remitir mediante Memorandum, el requeriemiento de compra a

la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.1 1

Procedimiento 3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la GA. 24 37

Actividad 3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la GA. 24 37

Tarea 3.1.1Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales.1 2

Tarea 3.1.2Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y

Presupuesto.3 5

Tarea 3.1.3 Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C 1 2

Tarea 3.1.4Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN.

Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.5 5

Tarea 3.1.5Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las

diferentes Direcciones de la SEFIN.1 1

Tarea 3.1.6 Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas. 2 3

Tarea 3.1.7Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la

Oferta.3 5

Tarea 3.1.8

Se remite al área de Preintervesión, para revisión y aprobación, los

documentos del proceso de compra. (Requerimiento,

cotizaciones, acta de apertura, o/c, analisis de ofertas y F01).

5 10

Tarea 3.1.9 Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo. 1 2

Tarea 3.1.10 Se remite de forma electronica al proveedor 1 1

Tarea 3.1.11 Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales. 1 1

Compras Menores y Almacenamiento de Materiales





Procedimiento 4 Recepción de Compra 4 7

Actividad 4.1 Recepción de Compra 4 7

Tarea 4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C 1 3

Tarea 4.1.2Informar a la autoridades, la recepcion de materiales según

requerimiento de compra.1 1

Tarea 4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2

Tarea 4.1.4

Remisión de Documentos para el tramite de pago al proveedor a

la GA. (acta de recepción, fatura y recibo contra la Tesoreía

General de la República).

1 1

Procedimiento 5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de Materiales 4 4

Actividad 5.1Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento de

Materiales4 4

Tarea 5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1

Tarea 5.1.2Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del

gasto 1 1

Tarea 5.1.3Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de

material, según objeto del gasto.1 1

Tarea 5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general. 1 1

Procedimiento 6 Entrega de Materiales y Suministros 4 4

Actividad 6.1 Entrega de Materiales y Suministros 4 4

Tarea 6.1.1Recepción de la Requisición de materiales y suministros según

código asignado.1 1

Tarea 6.1.2Verificación de los materiales y suministros a entregar por la

CADMÓN.1 1

Tarea 6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante. 1 1

Tarea 6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1






N° Procedimiento




Compras Menores y Almacenamiento de Materiales 73 108

1 Compras Menores por

Requerimiento Coordinadora

CADMON

CAA Lista de

Necesidades 30 48

2 Elaboración de Requerimiento de

Compra Menor Coordinadora CADMON

N. de

Requerimiento 7 8

3 Revisión y Aprobación de

Requerimiento por la G.A.

Gerente

Administrativo

Gerencia

Administrativa PACC

24 37

4 Recepción de Compra Coordinadora

CADMON

Personal de

Apoyo O/C

4 7

5 Ingreso de Compras y

Almacenamiento de Materiales Coordinador CADMON

Acta de

Recepción

4 4

6

Entrega de Materiales y

Suministros Coordinadora

CAA

CADMON

Personal de

Apoyo

Requisición de

Materiales

4 4





1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadora

CADMON 30 48

1.1.1

1.1.2









1.1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadores

CAA-

CADMON CG-PPICPU

30 48

1.1.1 Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la

Coordinación General, Académica-Artística y de los

Módulos.

Coordinadores

CAA-

CADMON CG-PPICPU

1 2

1.1.2 Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación

del PAAC aprobado por la Gerencia Administrativa

2 3

1.1.3 Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no estuviera en el PAAC Aprobado.

5 10

1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3

1.1.5 Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre, en caso de no contar con los fondos para la compra

20 30





2 Elaboración de Requerimiento de Compras Coordinadora

CADMON 7 8

2.1.1









2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra Coordinadora CADMON

7 8

2.1.1 Preparación de especificaciones técnicas, según lo

solicitado por la Coordinación General, Académica

Artística y de los Módulos.

Coordinadores

CADMON CAA 2 3

2.1.2 Revisión en el catálogo electrónico, que los materiales no estén disponibles para compra.

1 1

2.1.3 Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al

formato GA.

1 1

2.1.4 Asignación del Número de publicación correlativo. 1 1

2.1.5 Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación General

1 1

2.1.6

Remitir mediante Memorándum, el requerimiento de compra a la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.

1 1





3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la

GA.

Gerente

Administrativo G.A. 24 37









3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la

GA.

Gerente


3.1.1 Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

1 2

3.1.2 Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y Presupuesto.

3 5

Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C

1 2

Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN. Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.

5 5

Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las diferentes Direcciones de la SEFIN.

1 1

Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas.

2 3

Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la Oferta.

3 5

Se remite al área de Preintervención, para revisión y aprobación, los documentos del proceso de compra. (Requerimiento, cotizaciones, acta de apertura, o/c, análisis de ofertas y F01).

5 10

Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo.

1 2

Se remite de forma electrónica al proveedor 1 1

Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales.

1 1









4 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7

4.1

4.2





4.1 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7

4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C

1 3

4.1.2 Informar a la autoridades, la recepción de materiales según requerimiento de compra.

1 1

4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2

4.1.4

Remisión de Documentos para el trámite de pago al proveedor a la GA. (Acta de recepción, factura y recibo contra la Tesorería General de la República).

1 1





5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de

Materiales Coordinador CADMON 4 4

5.1









5.1 Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento

de Materiales Coordinador CADMON 4 4

5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1

5.1.2 Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del gasto

1 1

5.1.3 Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de material, según objeto del gasto.

1 1

5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general.

1 1

5.1.5

5.1.6

5.1.7





5 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4

5.1









6.1 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4

6.1.1 Recepción de la Requisición de materiales y suministros según código asignado.

1 1

6.1.2 Verificación de los materiales y suministros a entregar por la CADMÓN.

1 1

6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante.

1 1

6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1

6.1.5

6.1.6

6.1.7








1

Compras

Menores por

Requerimiento

No contar con las

materiales y suministro

en tiempo.

5 5 25

Dar seguimiento a las publicaciones

10 MEDIO Apoyar el procedimiento

de cotizaciones

Asistir a la apertura de las ofertas.

2

Elaboración de

Requerimiento de

Compra Menor

No contar con las

Especificaciones

técnicas para elaborar el

requerimiento

5 5 25

Descripción de la compra en el PAAC. Aprobado.

10 MEDIO Revisión del Catálogo Electrónico.

3

Revisión y

Aprobación de

Requerimiento

por la G.A.

Aprobar y revisión

tardía del requerimiento

de compra

5 5 25 Revisión de la disponibilidad presupuestaria

5 BAJA

5 5 25 Revisión del PAAC 5 BAJA

5 5 25 Asignación del

requerimiento a un analista de compras.

5 BAJA

4 Recepción de

Compra

Qué no entreguen el

material según O/C

3 5 15 Revisión de la O/C 5 BAJA

Que no entreguen los

materiales en la fecha

estipulada.

5 5 25 Dar seguimiento a la O/C 10 MEDIO

5

Ingreso de

Compras y

Almacenamiento

de Materiales

Omitir el ingreso de una

O/C de materiales

disponibles en Bodega

General.

5 5 25 Ingresar los materiales a

las Hojas de Kardex 5 BAJA

6 Entrega de

Materiales y

Suministros

Entrega de materiales

sin la debida requisición

4

5 20 Realizar la requisición

según código asignado 5 BAJA






Código del

Documento


Edición

1 Plan Anual de Compras y

Adquisiciones

N/A N/A 2017











5 Gerencia Administrativa Gerente Administrativa

Analista de Compras





12 Anexos


1 Formato de requerimiento de Compra

2 Orden de Compra (O/C) y F01

3 Acta de Recepción

4 Hoja de Kardex

5 Formato de Requisición





12.1 Anexo 1: Formato de requerimiento de Compra

Período de Publicación: Del 25 al 28 de Abril, 2017 PPICPU- 07 -2017 UR

Especificaciones y/o condiciones del producto

Photoconductor Photoconductor para Fotocopiadora Multifuncional

RICOH, Aficio MP-301Unidad 1 1

Nota: La empresa cotizante deberá realizar la

instalación del repuesto.

HORA Y FECHA LIMITE: 28 /04/2017 10: a.m.

Lic. Daysi Mejía Zuniga

Coordinadora General de la UCP-PPICPU

Lic. Bianka Zelaya

CANTIDAD


SECRETARÍA DE FINANZAS

PROGRAMA PILOTO INTEGRAL DE COMBATE A LA POBREZA URBANA

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO PARA COMPRAS MENORES

Descripción del Producto Total

Unidad de

Medida





12.2 Anexo 2: Orden de Compra (O/C Y F01)





12.3 Anexo 3: Acta de Recepción de Materiales, Suministros, Equipos y Servicios.





12.4 Anexo 4: Hoja de Kardex





12.5 Anexo 5: Formato de Requisición





RECEPCION Y ENTREGA DE MERIENDAS









pobreza urbana

Coordinación administrativa

PRO-004-Cadmon-ppicpu USO: INTERNO






Tabla de Contenido

1 Contenido del Proceso ................................................................... 5 1.1 Objetivo del Proceso ........................................................................... 5 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ............................................................. 5

1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ........................................................ 5

1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ......................................................................... 5

1.3 Alcance ............................................................................................. 5 1.4 Definición de Términos y Siglas ........................................................... 6 1.5 Responsable del Proceso ..................................................................... 6 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................... 7 1.7 Insumos del Proceso .......................................................................... 7 1.8 Producto o Resultado del Proceso ......................................................... 7 1.9 Diagrama de Flujo .............................................................................. 8 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 12









4 Anexos ..................................................................................... 23 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 24 4.2 Anexo 2: Carnet .............................................................................. 29 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ........................................................... 29 4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos ................................................... 30







Proveer de los materiales y suministros, para dar cumplimiento al Plan de

Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y técnicas en

las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y Computación.



Objetivo:

Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen

los ajustes oportunos.


Administrar, coordinar y supervisar la asignación de los recursos

financieros, humanos y materiales, bajo las directrices establecidas según

las Disposiciones Generales del Gobierno Central, buscando obtener

resultados de manera eficiente y eficaz con su correcta aplicación.

13.3 Alcance

Dar un servicio de merienda a los beneficiarios (as) del Programa, según

jornadas y días de asistencia, contribuyendo con una ingesta calórica, según

su edad de crecimiento, el cual es brindado por una empresa de servicios de

alimentación con profesionales del área nutricional.







MERIENDA

Una porción de alimento generalmente ligero que se toma a media

mañana y tarde.

MENU Es un documento ofrecido por la empresa que presta el servicio, en

el que se muestra una secuencia o lista de posibles opciones

disponibles de meriendas, de los grupos básicos de alimentación,

tales como: carnes, carbohidratos, frutas, verduras, legumbres,

cereales, leche, etc.

PEDIDO Solicitud formal en el cual se describe la cantidad de merienda a

solicitar.

BENEFICIARIOS Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le

acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.










Personal de Apoyo Administrativo PPICPU

Seguimiento y Monitoreo PPICPU






Listada de Asistencia

Hojas de Pedido

Bandejas de Entrega de Meriendas

Rotuladores

Cámara o Celular

Calculadora

Impresora

Útiles de Oficina


Reportes de Meriendas Semanales

Merienda Entregada

Informe Final de Pago.






Recepción y Entrega de Meriendas

CAD

MO

N

INICIO

CAA

CO

OR

. G

RAL

Recepción,

revisión y

cambios y/ o

ajustes Menú

semanal

Gere

ncia

adm

inis

trativa

Solicitud de

Merienda,

verificación de

datos, pedidos

vía teléfono y

escrito

Recepción,

conteo, y

Entrega de Merienda

Registro de

firmas de

recepción de

merienda

PPICPU-

Empresa

Elaboración de

cuadro consolidado

de reporte de

Meriendas y

revisión de Informe Empresa

Recepción, de

Informe para visto

bueno de

Coordinación

General y posterior

remisión a GA.

Remisión para

trámite de pago a

la Gerencia Administrativa.

FIN







Tiempo

Mínimo

(días)

Tiempo

Máximo

(días)

Proceso 50 55

CADMON Maria Mejia Procedimiento 1 Revisión y Aprobación de Menú 8 9

CADMON

Personal Apoyo

Administrativo y

Seguimiento y

Monitoreo

Actividad 1.1 Revisión y Aprobación de Menú 8 9

Tarea 1.1.1Recepción de Menú semanal para revisión y aprobación de la Coordinación

General.1 1

Tarea 1.1.2 Cambio y/o ajuste al menú según sea el caso. 1 2

Tarea 1.1.3 Control y Seguimiento del cumplimiento del Menú aprobado. 6 6

Procedimiento 2 Solicitud de Merienda 33 33

Actividad 2.1 Solicitud de Merienda 3 3

Tarea 2.1.1Verificación de datos de asistencia por parte de la encargada de Monitoreo y

Seguimiento1 1

Tarea 2.1.2 Solicitud de merienda a la empresa vía telefónica a las 9:00 a.m., 2:00 p.m. y 1 1

Tarea 2.1.3 Entrega de solicitud de merienda a la empresa en forma física. 1 1

Actividad 2.2 Recepción, Conteo y Entrega de Merienda 30 30

Tarea 2.2.1 Recepción, conteo y revisión de Merienda 6 6

Tarea 2.2.2 Toma de Fotografía para respaldo de notificación de merienda 6 6

Tarea 2.2.3Distribución de merienda según los datos de asistencia por disciplina de la

Bitácora.6 6

Tarea 2.2.4Entrega de merienda a las Coordinaciones y/o instructores de las diferentes

Disciplinas contra la solicitud interna de merienda diaria.6 6

Tarea 2.2.5Registro y firma del pedido diario de merienda por el Piloto y la empresa que

presta el servicio, según jornada (Matutina, Vespertina y Sabatina). 6 6

Procedimiento 3 Elaboración de Reporte de Merienda 3 4

Actividad 3.1 Elaboración de Reporte de Merienda 3 4

Tarea 3.1.1 Elaboración de cuadro consolidado de entrega de merienda 1 1

Tarea 3.1.2Realizar el reporte de merienda semanal de acuerdo al pedido y entrega de

meriendas.1 1

Tarea 3.1.3Revisión y/o ajustes del Reporte de Merienda semanal por parte de la

administración.1 2

Procedimiento 4 Recepción y Revisión de Informe de Merienda para Pago 6 9

Actividad 4.1 Recepción y Revisión de Informe de Merienda para Pago 6 9

Tarea 4.1.1Cotejar el dato de merienda total según solicitudes de merienda por ambas

partes1 2

Tarea 4.1.2 Recepción de Informe de Meriendas para pago. 1 1

Tarea 4.1.3Revisión de Informe de Merienda por parte de Monitoreo y Seguimiento y

PPICPU.3 4

Tarea 4.1.4Remisión de Informe de Merienda para el trámite de pago a la Gerencia

Administrativa, mediante memorándum.1 2







N° Procedimiento




Recepción y Entrega de Meriendas 50 55

1 Revisión y Aprobación de Menú Coordinadora

Coordinación

General

PPICPU Menú 8 9

2 Solicitud de Merienda Coordinadora

CADMON Seguimiento y

Monitoreo

Hoja de

Pedidos 33 33

3 Elaboración de Reporte de

Merienda. Coordinadora

CADMON

Seguimiento y

Monitoreo

Reporte de

Merienda

3 4

4

Recepción y revisión de informe

de merienda para pago. Coordinadora

Coordinación

General

PPICPU

CADMON

Seguimiento

y Monitoreo

Informe de

Meriendas

6 9





1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadora

CADMON 30 48

1.1.1

1.1.2









1.1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadores

CAA-

CADMON CG-PPICPU

30 48

1.1.1 Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la

Coordinación General, Académica-Artística y de los

Módulos.

Coordinadores

CAA-

CADMON CG-PPICPU

1 2

1.1.2 Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación

del PAAC aprobado por la Gerencia Administrativa

2 3

1.1.3 Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no estuviera en el PAAC Aprobado.

5 10

1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3

1.1.5 Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre, en caso de no contar con los fondos para la compra

20 30





2 Elaboración de Requerimiento de Compras Coordinadora

CADMON 7 8

2.1.1









2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra Coordinadora CADMON

7 8

2.1.1 Preparación de especificaciones técnicas, según lo

solicitado por la Coordinación General, Académica

Artística y de los Módulos.

Coordinadores

CADMON CAA 2 3

2.1.2 Revisión en el catálogo electrónico, que los materiales no estén disponibles para compra.

1 1

2.1.3 Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al

formato GA.

1 1

2.1.4 Asignación del Número de publicación correlativo. 1 1

2.1.5 Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación General

1 1

2.1.6

Remitir mediante Memorándum, el requerimiento de compra a la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.

1 1





3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la

GA.

Gerente










3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la

GA.

Gerente


3.1.1 Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

1 2

3.1.2 Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y Presupuesto.

3 5

3.1.3 Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C

1 2

3.1.4 Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN. Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.

5 5

3.1.5 Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las diferentes Direcciones de la SEFIN.

1 1

3.1.6 Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas.

2 3

3.1.7 Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la Oferta.

3 5

3.1.8

Se remite al área de Preintervención, para revisión y aprobación, los documentos del proceso de compra. (Requerimiento, cotizaciones, acta de apertura, o/c, análisis de ofertas y F01).

5 10

3.1.9 Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo.

1 2

3.1.10 Se remite de forma electrónica al proveedor 1 1

3.1.11 Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales.

1 1









4 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7

4.1

4.2





4.1 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7

4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C

1 3

4.1.2 Informar a la autoridades, la recepción de materiales según requerimiento de compra.

1 1

4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2

4.1.4

Remisión de Documentos para el trámite de pago al proveedor a la GA. (Acta de recepción, factura y recibo contra la Tesorería General de la República).

1 1





5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de

Materiales Coordinador CADMON 4 4

5.1









5.1 Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento

de Materiales Coordinador CADMON 4 4

5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1

5.1.2 Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del gasto

1 1

5.1.3 Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de material, según objeto del gasto.

1 1

5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general.

1 1

5.1.5

5.1.6

5.1.7





5 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4

5.1









6.1 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4

6.1.1 Recepción de la Requisición de materiales y suministros según código asignado.

1 1

6.1.2 Verificación de los materiales y suministros a entregar por la CADMÓN.

1 1

6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante.

1 1

6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1

6.1.5

6.1.6

6.1.7








1

Revisión y

aprobación de

Menú

Que la merienda no sea

aceptada por los

beneficiarios.

5 5 25

Dar seguimiento a las publicaciones

10 MEDIO Apoyar el procedimiento

de cotizaciones

Asistir a la apertura de las ofertas.

2 Solicitud de

Merienda

No contar con las

Especificaciones

técnicas para elaborar el

requerimiento

5 5 25

Descripción de la compra en el PAAC. Aprobado.

10 MEDIO Revisión del Catálogo Electrónico.

3

Elaboración de

Reporte de

Merienda

Aprobar y revisión

tardía del requerimiento

de compra

5 5 25 Revisión de la disponibilidad presupuestaria

5 BAJA

5 5 25 Revisión del PAAC 5 BAJA

5 5 25 Asignación del

requerimiento a un analista de compras.

5 BAJA

4

Recepción y

Revisión de

Informe de

Merienda para

Pago.






Código del

Documento


Edición

1 Contrato de Adjudicación de

Meriendas

N/A N/A 2017











5 Gerencia Administrativa Gerente Administrativa

Analista de Licitaciones





16 Anexos


1 Solicitud de Merienda a la empresa

2

3

4

5 Formato de Requisición





16.1 Anexo 1: Formato de Requisición de Merienda diaria





16.2 Anexo 2: Solicitud Interna de Merienda Diaria





16.3 Anexo 3: Solicitud de Merienda de control diaria

Solicitud de Merienda firma

Fecha: _____________

Por este medio se solicita a Alimentos del Aguan la merienda, para ser entregadas a los

Niños(as) y Jóvenes del Piloto 7-14 años, en su Jornada:

Matutina: ( ) Vespertina 1: ( )

Para las cinco Disciplinas Artísticas: _________________________

Para los Niños de 0-6 (CAISI): _________________________

Para SEFIN: ________________________

Ensayo Ensamble _________________________

Eventos Especiales (Ensayos y Otros): _________________________

Total del Pedido: _________________________

Menú de la Jornada: ____________________________________________________

____________________________ ______________________________

Firma del Solicitante Firma Quien Entrega

_____________________________

Vº Bº Karina Izaguirre





16.4 Anexo 4: Reporte Semanal de Meriendas

Jornada Matutina

Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Total de Asistencia

Artes Visuales

Danza

Computacion

Musica / Ensamble

Teatro

Cecaes

Esamble

CAISI

Sub Total

JORNADA VESPERTINA

Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Total de Asistencia

Artes Visuales

Danza

Computacion

Musica / Ensamble

Teatro

Esamble

Sub Total

TOTAL

Disciplina Artistica

Sábado

PILOTO DE ATENCION CULTURAL COMPLEMENTARIO A NIÑOS, NIÑAS Y JOVENES DE SIETE (7) A CATORCE (14) AÑOS

Consolidado de asistencia semanal de merienda

SEMANA DEL

Disciplina Artistica

Sábado





Jornada

Mat.

Jornada

Vesp.

Jornada

Mat.

Jornada

Vesp.

Jornada

Mat.

Jornada

Vesp.

Jornada

Mat.

Jornada

Vesp.

Doble MeriendaObservaciones

INFORME SEMANAL

MENU COMPRENDIDO DE

Fecha Día Menú Asistencia niños Merienda Recibida Merienda Entregada

Maria Mejia Ingrid Yaneth Cerrato

Coordinadora Administrativa del Piloto 7-14 Años Monitoreo y Seguimiento

matrícula de beneficiarios

Documents