Programa de Capacitacin

Programa de Capacitacin

TABLA DE CONTENIDO

2EXCEL

2MANEJO DE LA VENTANA DE EXCEL

3Barra de Herramienta Estndar

3Barra de Herramienta de Formato

3Crear un nuevo libro:

4Abrir un libro existente:

4Guardar un libro:

4MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

5Movernos dentro de la hoja de clculo

5MANEJO DE HOJAS Y LIBROS

5Agregar Hoja de clculo

6Eliminar Hoja de clculo

6Copiar Hoja de clculo

7Introduciendo texto

7Introduciendo nmeros

8Tipos de Datos

9Formato de las celdas

9Formato fecha

10Alineacin en una celda

10Formatos de las fuentes

11Seleccin de celdas

12Creacin de una Lista Personalizada

12FORMATO

13AutoFormato

13OPERACIONES BASICAS

14Nivel de Precedencia

14REFERENCIAS

14Referencia Relativa

15Referencia Absoluta

15FUNCIONES BASICAS

16FUNCION SUMA

17FUNCION MAX

17FUNCION MIN

17FUNCION PROMEDIO

18FUNCION CONTAR.SI

18FUNCION CONTAR

19FUNCION CONTARA

19FUNCION HOY

19FUNCION SI

20GRFICOS

22IMPRIMIR

23Vista preliminar

EXCEL

El programa Excel es la hoja de clculo del paquete Office de Microsoft.

Es una aplicacin para manipular datos y nmeros, constituido por una matriz o grilla, formada por filas y columnas, que se utiliza para realizar clculos matemticos para las distintas reas.

Para usar este programa -previamente instalado- podemos seguir la siguiente rutina:

Inicio / Programas / Microsoft Excel.

MANEJO DE LA VENTANA DE EXCELEstructura de ExcelCuando iniciamos el programa Excel encontramos la siguiente ventana:

Excel, presenta barras de herramientas tales como:

El grfico anterior muestra la ventana de Excel, donde vemos muchos elementos comunes a los programas de Microsoft:

Barra de mens, desde donde se seleccionarn los comandos.

Barras de herramientas, donde encontramos botones y listas despegables que dan inicio a las rdenes ms comunes.

Barra de estado, la que nos muestra informacin sobre la planilla de clculo que estamos usando.

BARRAS DE HERRAMIENTAS

Entre las Barras de Herramientas ms importantes encontramos: la Barra Estndar, la Barra Formato y la Barra Dibujo.

Barra de Herramienta Estndar

Me permite guardar, abrir, imprimir, copiar, cortar, pegar, pasar el corrector ortogrfico, auto suma, ordenar, etc.

Barra de Herramienta de Formato

Me permite dar formato al texto como: cambiar el tipo de letra, tamao, estilos, alineaciones, aumentar y disminuir decimales, signo de monedas, etc.

Crear un nuevo libro:

Clic en el icono Nuevo :

En la lnea de men clic en Archivo/Nuevo, aparece una ventana de dilogo donde en la solapa general elegimos Libro y luego Aceptar.

Abrir un libro existente:

Clic en el icono Abrir:

- En la lnea de men clic en Archivo/Abrir.

En ambos casos aparece una ventana de dilogo donde debemos indicar

Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar.

Guardar un libro:

Si es la primera vez que lo guardamos hacemos:

- Clic en el icono Guardar:

- En la lnea de men clic en Archivo/Guardar como.

En ambos casos aparece una ventana de dilogo donde debemos indicar Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar. Esta ltima accin se debe realizar si deseamos guardar el trabajo con un nombre distinto, o en una unidad o carpeta diferente, de lo contrario slo basta con guardar ( o Archivo/Guardar).

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Las planillas de clculos se componen de casillas rectangulares, llamadas Celdas. En ellas escribiremos nmeros, palabras o frmulas. Estas celdas se encuentran distribuidas en filas (numeradas) y columnas (identificadas por letras). Los botones que dan nombre a las filas y columnas se llaman cabeceras, las que permiten una rpida identificacin de los elementos dentro de la matriz. Para diferenciar una celda de otra debemos pensar en letras (que representan columnas) y nmeros (que definen filas).

Selector ubicado en la celda B3, en el ngulo superior izquierdo, en el Cuadro de nombres se indica la celda activa.

Movernos dentro de la hoja de clculo

Podemos desplazarnos dentro de una hoja de clculo de diferentes maneras:

- Haciendo clic con el mouse en la celda deseada.

- Mediante las teclas de direccin.

- Escribiendo el nombre de celda en el Cuadro de nombres.

Recordemos que a veces necesitamos recurrir a las Barras de desplazamiento para localizar alguna celda.

En la parte inferior de la ventana hay unas pestaas grises con el nombre de las hojas incluidas en el libro en uso. La que est activa se encuentra con fondo blanco.

Para activar una planilla slo basta hacer clic en la pestaa.

MANEJO DE HOJAS Y LIBROSCuando iniciamos Excel aparece un libro con tres planillas u hojas en blanco (hoja1, hoja2, hoja3). Si es necesario podemos:Agregar Hoja de clculo

Para agregar una nueva hoja debemos dar clic derecho sobre cualquiera de las hojas en la parte inferior del libro Luego clic en Insertar y por ltimo clic en Hoja de Clculo.

Eliminar Hoja de clculoPara eliminar una hoja de clculo del libro debemos dar clic derecho sobre una de las hojas y luego clic izquierdo la opcin eliminar.

Copiar Hoja de clculo

Para copiar el contenido de una hoja de clculo debemos dar clic derecho sobre una de las hojas y luego clic izquierdo la opcin Mover o copiar

Luego dar clic en el icono crear una copia y clic en aceptar.

Introduciendo texto

A pesar de que las planillas se especializan en el manejo de nmeros, en muchas oportunidades ser til ingresar texto en las celdas.

Ingrese el siguiente texto en nuestro primer trabajo:

1. Haga clic en una celda.

2. Luego escriba el texto.

Aparecer en la celda y en la

barra de frmulas.

3. Para terminar presionamos

Intro, Tab, alguna tecla de direccin

o hacemos clic en la prxima

celda.

Introduciendo nmeros

A la hora de ingresar un nmero activamos la celda y lo escribimos. Se ubicar a la derecha.

Cuando el contenido de la celda es mayor que el ancho de la misma, si es texto aparecer cortado y si es un nmero se ver una serie de smbolos numerales (#). El contenido completo se puede ver en la Barra de frmulas.

Para resolverlo podemos modificar el ancho de la celda. Para esto hacemos un arrastre en el borde derecho de la cabecera de la celda en cuestin. Si deseamos ajustar el ancho de la celda al tamao del contenido en el borde derecho de la cabecera, hacemos doble clic o empleamos el comando Formato/Celdas, y en la solapa Alineacin activamos Ajustar texto

Tipos de DatosLas celdas en una planilla de clculo pueden contener distintos tipos de datos: nmeros, frmulas, texto, fechas, etc. Excel maneja cada tipo de una manera diferente.

Formato de las celdas

A continuacin veremos las diferentes formas en que se puede presentar un mismo nmero.

2532 nmero sin formato

2532,00 nmeros con dos decimales

2.532,00 nmeros con decimales y separador de miles

$ 2.532,00nmero con decimales, separador de miles y signo que indica la moneda.

2532% nmero porcentual

2,53E+03 nmero en notacin cientfica

Esto se logra cliqueando en los correspondientes botones de la Barra de herramienta, Formato o en el men Formato /Celdas/ Nmero2532

2532,00

Aumentar o disminuir decimales

2.532,00

Estilo millares

$ 2.532,00

Estilo moneda

2532%

Estilo porcentual

Formato fecha

En algunas oportunidades, luego de introducir un dato numrico obtenemos un resultado inesperado. Seguramente el formato de la celda no es el adecuado, sobre todo si contiene una fecha, donde los formatos varan como en el siguiente ejemplo:05/01/2007

05-May-07

Las diferentes maneras de presentar

5 de Mayo de 2007 una fecha las obtenemos en

5-5-07 0:00

Formato/Celdas/Fecha

5-5-2007

Mayo-07

5-5-07

Alineacin en una celda

En una celda los nmeros naturalmente se alinean a derecha pero esto se puede modificar mediante los botones de alineacin. Las celdas con texto pueden justificarse, es decir, alinearse a izquierda y derecha.

Formatos de las fuentes

Mediante el comando Formato/Celdas/Fuente accedemos a la ventana de dilogo que nos permite cambiar la Fuente, el Estilo, Tamao y Color.Una manera ms rpida de cambiar el formato de una o ms celdas es emplear Barra de herramientas / Formato.

Seleccin de celdas

En ocasiones es importante seleccionar una fila, una columna o toda la planilla. Esto se realiza muy sencillamente:

Al cliquear en la cabecera de la columna se selecciona la columna. Si arrastramos a izquierda o derecha seleccionaremos varias columnas.

Cliqueamos en la cabecera de la fila para seleccionarla. Si arrastramos seleccionamos varias filas.

Creacin de una Lista Personalizada

Una Lista personalizada se la utiliza para automatizar la edicin de valores repetitivos, Excel trae varias listas personalizadas de manera predeterminada por ejemplo, los das de la semana, los das del mes, entre otras, para poder disear una lista personalizada debe tener el rango de datos tales como productos, clientes, beneficiarios, marcas de vehculos, etc.Luego ir al men herramientas/opciones y luego clic en la pestaa Lista Personalizada.

Clic en importar lista desde las celdas para seleccionar el rango donde se encuentran los datos para mostrar en la lista , luego debe dar clic en Importar.Para poder utilizar la lista en cualquier hoja de cualquier libro debe digitar el nombre de algn dato de la lista y luego autor rellenar desde el ndice de la celda.

FORMATOEscribamos el siguiente cuadro de datos:

Calculemos:

1. El Sub-total, sabiendo que es Bsico * Premio.

2. El Total, sabiendo que es Sub-total + Bsico.

Para mejorar la presentacin del cuadro de datos es conveniente trabajar

con el aspecto del mismo. El ttulo Sueldos - personal de la fbrica,

quedara mejor centrado entre las celdas del cuadro. Para esto seleccionamos

las celdas desde A2 hasta F2 y presionamos el botn

Combinar y centrar. Queda de la siguiente forma:

A cada celda o conjunto de celdas le podemos poner borde, tramas y alineacin en forma manual, pero tambin podemos recurrir a los formatos preestablecidos por Excel a travs de Autoformato

AutoFormatoSe encuentra en el men Formato opcin Autoformato

All podemos elegir dentro de una variedad de formas elaboradas.

OPERACIONES BASICASLas frmulas comienzan siempre con el signo =. Luego podemos ponerle un nmero o una referencia a la celda. Esto ltimo es ms conveniente, ya que al cambiar el contenido de la celda automticamente cambia el resultado.

La frmula que usamos en la celda C8 suma el contenido de las celdas superiores, como muestra la barra de frmulas.

Nivel de PrecedenciaTal como aprendimos en Matemtica, Excel realiza las operaciones ordenadamente de izquierda a derecha, primero las multiplicaciones y divisiones

(* / ), luego las sumas y restas (+ -). Para alterar esto podemos emplear parntesis ( ).

Componentes de la barra de frmulasCancelar: empleamos este botn para cancelar el proceso de edicin.

Aceptar: cuando se realizan modificaciones en la Barra de Frmulas

se presiona este botn para confirmarlas, o para aceptar las frmulas.

REFERENCIASUna referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula

Referencia Relativa

Es una referencia posicional de una celda con respecto a la que contiene la frmula y cuando se copia en otra posicin, modifica y actualiza las posiciones.

Referencia AbsolutaLas referencias absolutas son referencias a celdas ubicadas en una posicin especfica, delimitadas como si fuera un valor constante para su uso en una frmula.La forma para indicarle a Excel que se est trabajando con referencia absoluta es presionando la tecla F4 sobre la celda en la frmula que va a permanecer fija.FUNCIONES BASICASExcel me permite realizar operaciones matemticas, estadsticas, financieras, etc. y me facilita hacerlo de la siguiente manera:

Me ubico en la celda en la cual deseo que me aparezca el resultado

Doy clic en el botn de la barra de frmulas.

Y me aparece la siguiente pantalla:

CATEGORA: Escojo el tipo de categora sean estas: financieras, fecha y hora, matemticas, lgicas, etc. FUNCIN: me permite escoger la funcin del resultado que deseo obtener tales cuales: mximo, mnimo, promedio, etc.

Clic en ACEPTAR.

Me aparece ahora una pantalla que me permite seleccionar el rango de celdas de las cuales deseo obtener un resultado.

Despus de seleccionar las celdas Clic en ACEPTAR.

FUNCION SUMAMediante los siguientes pasos puedo realizar una suma de valores ingresados.

Sombreo las celdas con los valores que deseo sumar.

Clic en el botn AUTO SUMA de la barra de herramienta Estndar. Y de esta manera me aparece el resultado de la suma de los valores de las celdas.

FUNCION MAXLa Funcin estadstica Max, se utiliza para determinar el valor mximo o ms alto de un rango de datos.

Podemos utilizar esta funcin para determinar el producto de mayor costo, el servicio con mayor nmero de visitas, etc. La forma de utilizar esta funcin es la siguiente.

FUNCION MINLa Funcin estadstica Min, se utiliza para determinar el valor ms pequeo de un rango de datos.

FUNCION PROMEDIOLa Funcin estadstica Promedio se utiliza para determinar la media aritmtica de los nmeros, es til para la eliminacin de sesgos y buscar el centro del rango de celdas especificado.

Ejemplo.:

Calcule el promedio de los valores 12,12 y 13, el resultado ser igual a la suma de los valores dividido para el nmero de ellos en este caso para 3.

=PROMEDIO(12;12;13) devolver 12,33333FUNCION CONTAR.SICuando existe una lista larga de artculos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo, una lista de pedido, o el resumen de ventas) a veces es necesario contar cuntas veces aparece determinado producto en la lista.

Para ello se utiliza la funcin =CONTAR.SI(), cuando se desea contar una lista basada en un criterio.

Rango. es el rango donde est la lista donde se buscar la palabra o el texto a contar.

Texto_a_contar: aqu se ubica el criterio, se pueden utilizar operadores como >, < o =. El texto a compara puede ser un nmero, y en el caso de que vaya acompaado de un operador, puede escribirse asi: ">200", o bien "