mapeo de procesos

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA ISRAELISRAEL

FACULTAD DE SISTEMASFACULTAD DE SISTEMAS

GESTION DE PROCESOSGESTION DE PROCESOS

William HerreraWilliam HerreraOctavo AOctavo A

QUITO - ECUADORQUITO - ECUADOR

INTRODUCCIONINTRODUCCION

Las empresas u organizaciones para poder ser Las empresas u organizaciones para poder ser competitivas no solo deben tener planes y estrategias competitivas no solo deben tener planes y estrategias adecuadas, además los procesos que las conforman adecuadas, además los procesos que las conforman deben estar claramente identificados y optimizados. deben estar claramente identificados y optimizados. Estos procesos deben ser flexibles para que rápidamente Estos procesos deben ser flexibles para que rápidamente ante un cambio en el entorno que afecta la estrategia de ante un cambio en el entorno que afecta la estrategia de la empresa, puedan adaptarse y poder rediseñarse, para la empresa, puedan adaptarse y poder rediseñarse, para satisfacer las nuevas exigencias de la manera mas satisfacer las nuevas exigencias de la manera mas eficiente. eficiente.

Una empresa será tan eficaz como sus varios Una empresa será tan eficaz como sus varios procesos que la componen.procesos que la componen.

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

Se constituye en la puerta de entrada al Se constituye en la puerta de entrada al mundo de los procesos dentro de una mundo de los procesos dentro de una empresa u organización. Haciendo una empresa u organización. Haciendo una analogía al mundo del Internet, el mapa de analogía al mundo del Internet, el mapa de procesos es como la página de inicio de un procesos es como la página de inicio de un portal Web. A partir de aquí es más fácil portal Web. A partir de aquí es más fácil la orientación y navegación por cada uno la orientación y navegación por cada uno de los procesos. de los procesos.

Para que una empresa u organización Para que una empresa u organización funcione de manera eficaz y eficiente, funcione de manera eficaz y eficiente,

tiene que identificar y gestionar numerosas tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, las actividades relacionadas entre sí, las

cuales transforman elementos de entrada cuales transforman elementos de entrada en resultados.en resultados.


QUE ES MAPEO DE PROCESOS?QUE ES MAPEO DE PROCESOS?

Es una probada herramienta analítica y de Es una probada herramienta analítica y de comunicación orientada a ayudar a mejorar los comunicación orientada a ayudar a mejorar los procesos existentes para optimizarlosprocesos existentes para optimizarlos

Es una metodología que permite elaborar una Es una metodología que permite elaborar una representación gráfica de un proceso, mostrando representación gráfica de un proceso, mostrando las secuencia de tareas que se ejecutan.las secuencia de tareas que se ejecutan.

EL MAPEO DE PROCESOS PERMITEEL MAPEO DE PROCESOS PERMITE

Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Un medio para que los Equipos examinen los Procesos InterfuncionalesInterfuncionales

Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.unidades de trabajo.

Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso.pasos y medidas de un proceso.

La comprensión de cómo varias actividades están La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y donde podrían estar fallando las interconectadas y donde podrían estar fallando las conexiones o actividadesconexiones o actividades

VENTAJAS DEL MAPEO DE VENTAJAS DEL MAPEO DE PROCESOSPROCESOS

Mostrar una visión global de la empresa.Mostrar una visión global de la empresa. Mostrar las relaciones y sus funcionesMostrar las relaciones y sus funciones Facilitar la explicación del procesoFacilitar la explicación del proceso Reducir las fallas en la integración de procesosReducir las fallas en la integración de procesos Permite identificar los procedimientos que se requiere Permite identificar los procedimientos que se requiere

documentar.documentar. Ayuda a simplificar las actividades del procesoAyuda a simplificar las actividades del proceso Ayuda a estandarizar el procesoAyuda a estandarizar el proceso Incremento en la productividad y logro de los resultados Incremento en la productividad y logro de los resultados

esperados de los procesosesperados de los procesos

PASOS PARA REALIZAR EL PASOS PARA REALIZAR EL MAPEO DE PROCESOSMAPEO DE PROCESOS

Determinar los principales resultados de la organización Determinar los principales resultados de la organización o procesos (salidas)o procesos (salidas)

Identificar los clientes (internos y externos)Identificar los clientes (internos y externos) Identificar los principales insumos que requiere el Identificar los principales insumos que requiere el

proceso para producir cada uno de los resultadosproceso para producir cada uno de los resultados Identificar la procedencia de los insumos (proveedores)Identificar la procedencia de los insumos (proveedores) Identificar las principales etapas del proceso Identificar las principales etapas del proceso

(subproceso)(subproceso) Gestionar las etapas con enfoque a procesosGestionar las etapas con enfoque a procesos

PASOS PARA REALIZAR EL PASOS PARA REALIZAR EL MAPEO DE PROCESOSMAPEO DE PROCESOS

Identificar las interacciones entre cada etapaIdentificar las interacciones entre cada etapa Identificar los procedimientos a documentar por cada Identificar los procedimientos a documentar por cada

etapa del procesoetapa del proceso Establecer objetivos para cada proceso e indicadores Establecer objetivos para cada proceso e indicadores

numéricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir numéricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir con los objetivoscon los objetivos

Definir al dueño del proceso y de cada etapa, para Definir al dueño del proceso y de cada etapa, para asegurar su correcta implementación.asegurar su correcta implementación.

DEFINIR LOS PROCESOSDEFINIR LOS PROCESOS

Establecer los objetivos básicos del proceso.Establecer los objetivos básicos del proceso. Contraste con los objetivos estratégicosContraste con los objetivos estratégicos Contraste con las necesidades del clienteContraste con las necesidades del cliente

Una vez elegido los procesos hay que conseguir que ellos den respuesta a los objetivos estratégicos. Para lo cual:

Identificar y resolver problemas.Identificar y resolver problemas. Resolución de problemasResolución de problemas Técnica del valor agregadoTécnica del valor agregado

ESTABLECER INDICADORESESTABLECER INDICADORES

Poder interpretar lo que esta ocurriendo.Poder interpretar lo que esta ocurriendo. Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos. Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias.Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias. Planificar actividades para poder dar respuesta a nuevas necesidades.Planificar actividades para poder dar respuesta a nuevas necesidades.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar. Los indicadores son fundamentales para:

Qué debemos medir?Qué debemos medir? Donde es conveniente medir?Donde es conveniente medir? Cuando hay que medir?Cuando hay que medir? Con qué frecuencia se debe medir?Con qué frecuencia se debe medir? Quién debe medir?Quién debe medir? Cómo se debe medir?Cómo se debe medir? Cómo se van a difundir los resultados?Cómo se van a difundir los resultados? Quién y con que frecuencia va a revisar los resultadosQuién y con que frecuencia va a revisar los resultados


Son necesarios los indicadores ya que permiten dar respuesta a las siguientes preguntas:

SISTEMA DE MEDICIONSISTEMA DE MEDICION

Todo proceso tiene objetivos y estándares de funcionamiento Todo proceso tiene objetivos y estándares de funcionamiento y su dueño debe disponer del respectivo sistema de medicióny su dueño debe disponer del respectivo sistema de medición

Costos:Costos: Productividad.Productividad. Porcentaje de marcha de la instalación.Porcentaje de marcha de la instalación. Reemplazar los costos indirectos por costos directos.Reemplazar los costos indirectos por costos directos. Los indirectos repartirlos por consumo de la actividad que los induce.Los indirectos repartirlos por consumo de la actividad que los induce.


Calidad:Calidad: Calidad del producto del proceso.Calidad del producto del proceso. Eficacia en términos de contribución a los objetivos de la compañía, medio Eficacia en términos de contribución a los objetivos de la compañía, medio

ambiente, seguridad.ambiente, seguridad.

Calidad:Calidad: Tiempos y plazos.Tiempos y plazos. Información.Información. Flexibilidad.Flexibilidad.

Personal:Personal: Satisfacción de los miembros del equipo de proceso.Satisfacción de los miembros del equipo de proceso. Evaluación del desempeño.Evaluación del desempeño. Desarrollar personal y profesional.Desarrollar personal y profesional.


Cliente:Cliente: Medición percibida por él (los) usuario (s) del producto Medición percibida por él (los) usuario (s) del producto

cliente–proceso interno o externo.cliente–proceso interno o externo.

Una vez definidos los indicadores, estos se Una vez definidos los indicadores, estos se llevan a un panel para su gestión. La primera llevan a un panel para su gestión. La primera labor a realizar con los indicadores consiste labor a realizar con los indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los en concretar los objetivos de todos los indicadores, de modo que sean coherentes indicadores, de modo que sean coherentes con los objetivos básicos del proceso y con los objetivos básicos del proceso y garanticen su cumplimiento.garanticen su cumplimiento.


CONCLUSIONESCONCLUSIONES

El mapeo de procesos permite fortalecer los procesos que El mapeo de procesos permite fortalecer los procesos que generan valor, reducir las que no agregan valor pero son generan valor, reducir las que no agregan valor pero son necesarias y eliminar las que no agregan valor.necesarias y eliminar las que no agregan valor.

Permite mejorar ingresos y reducir costos y gastos.Permite mejorar ingresos y reducir costos y gastos. El mapeo de procesos es una herramienta que facilita el El mapeo de procesos es una herramienta que facilita el

entendimiento completo de los procesos que forman la empresa.entendimiento completo de los procesos que forman la empresa. Identificar, entender y gestionar los procesos de una empresa Identificar, entender y gestionar los procesos de una empresa

contribuye a la eficiencia de la mismacontribuye a la eficiencia de la misma

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/mapeo-de-http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/mapeo-de-procesos-presentation-961369procesos-presentation-961369

http://www.gcm.com.mx/http://www.gcm.com.mx/GCM_Servicios_AnalisisMapeo.htmlGCM_Servicios_AnalisisMapeo.html

http://http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/4-4-Mapeo-de-blog/index.php?/categories/4-4-Mapeo-de-ProcesosProcesos

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