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INFOLEX Gestión Estudio

MANUAL DE USO


Sis

tem

as d

e In

form

ática

Ju

ríd

ica

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1.1. Entorno de INFOLEX Gestión Estudio. ............................................................... 11

1.2. INFOLEX Gestión Estudio Hoy. ........................................................................... 18

1.3. Avisos Instantáneos.............................................................................................. 20

1.4. Expedientes. .......................................................................................................... 23

1.5. Expedientes Judiciales. ........................................................................................ 23

1.6. Crear Expedientes Judiciales. ............................................................................. 24

1.6.1. Consultar Expedientes Judiciales. ....................................................... 27

1.6.2. Modificar Expedientes Judiciales. ........................................................ 29

1.6.3. Eliminar Expedientes Judiciales. .......................................................... 30

1.6.4. Archivar Expedientes Judiciales. ......................................................... 32

1.6.5. Actuaciones. ........................................................................................... 33

1.6.5.a. Crear Actuaciones. .............................................................................. 33

1.6.5.b. Consultar Actuaciones. ....................................................................... 39

1.6.5.c. Eliminar Actuaciones. .......................................................................... 41

1.6.5.d. Notificar Actuaciones. ......................................................................... 42

1.6.5.e. Crear Anotación de Agenda desde Actuación. ................................. 45

1.6.6. Agenda. .................................................................................................... 48

1.6.6.a. Anotaciones de Agenda. ..................................................................... 48

1.6.7. Económico. ............................................................................................. 49

1.6.7.a. Económico del Expediente Judicial. .................................................. 49

1.6.8. Saldos. ..................................................................................................... 52

1.6.8.a. Saldos del Expediente Judicial. ......................................................... 52

1.6.9. Documentos. ........................................................................................... 53

1.6.9.a. Documentos del Expediente Judicial. ............................................... 53

1.6.10. Pestaña Más Datos. ................................................................................ 53

1.6.10.a. Pestaña Más Datos del Expediente. ................................................... 53

1.7. Asesoramiento. ...................................................................................................... 54

1.7.1. Expedientes de Asesoramiento. ........................................................... 54

1.7.2. Crear Expediente de Asesoramiento. ................................................... 55

1.7.3. Consultar Expediente de Asesoramiento. ........................................... 58

1.7.4. Modificar Expedientes de Asesoramientos. ........................................ 60

1.7.5. Eliminar Expedientes de Asesoramiento. ............................................ 61

1.7.6. Archivar Expedientes de Asesoramiento. ........................................... 62

2. Actuaciones. .................................................................................................................... 63

2.1.1.a. Crear Actuaciones. .............................................................................. 63

2.1.1.b. Consultar Actuaciones. ....................................................................... 65

2.1.1.c. Eliminar Actuaciones. .......................................................................... 67

2.1.1.d. Notificar Actuaciones. ......................................................................... 68

2.1.1.e. Crear Anotación de Agenda desde Actuación. ................................. 70

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2.1.2. Agenda. .................................................................................................... 72

2.1.2.a. Anotaciones de Agenda. ..................................................................... 72

2.1.3. Económico. ............................................................................................. 74

2.1.3.a. Económico del Expediente de Asesoramiento. ................................ 74

2.1.4. Saldos. ..................................................................................................... 77

2.1.4.a. Saldos del Expediente de Asesoramiento. ........................................ 77

2.1.5. Documentos. ........................................................................................... 78

2.1.5.a. Documentos del Expediente de Asesoramiento. ............................. 78

2.1.6. Pestaña Relacionados ........................................................................... 78

2.1.6.a. Expediente de Asesoramiento - Pestaña Relacionados. ................. 78

2.1.7. Pestaña Más Datos. ................................................................................ 79

2.1.7.a. Expediente de Asesoramiento - Pestaña Más Datos. ...................... 79

3. Agenda ............................................................................................................................. 81

3.1. Crear Anotación de Agenda. ................................................................................ 81

3.2. Consulta de Anotación de Agenda. ..................................................................... 92

3.3. Modificar Anotación de Agenda. ......................................................................... 93

3.4. Eliminar Anotación de Agenda. ........................................................................... 95

4. Parte Diario ...................................................................................................................... 96

4.1. Parte de Horas. ...................................................................................................... 96

4.2. Actuaciones Libres. .............................................................................................. 98

4.3. Revisión de Actuaciones. ..................................................................................... 99

4.4. Vacaciones / Ausencias. ..................................................................................... 101

5. Documentos ................................................................................................................... 107

5.1. Explorador de Carpetas. ..................................................................................... 107

5.2. Consulta de Documentos. .................................................................................. 108

5.3. Nueva Plantilla. .................................................................................................... 111

5.4. Adjuntar Documento. .......................................................................................... 114

5.5. EscanLex. ............................................................................................................. 115

6. Comunicaciones ............................................................................................................ 119

6.1. Registro de Comunicaciones. ............................................................................ 119

6.2. Etiquetas Postales. .............................................................................................. 121

6.3. Mailing. ................................................................................................................. 124

6.4. Sobres. ................................................................................................................. 125

6.5. Control de Llamadas. .......................................................................................... 129

6.6. Cartas. .................................................................................................................. 135

7. Personas ........................................................................................................................ 137

7.1. Todos. ................................................................................................................... 137

7.2. Clientes ................................................................................................................. 138

7.2.1. Clientes. ................................................................................................. 138

7.2.2. Crear Cliente. ........................................................................................ 140

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7.2.3. Clientes / Pestaña Comunicaciones. .................................................. 141

7.2.4. Clientes / Pestaña Observaciones. ..................................................... 142

7.2.5. Clientes / Pestaña Contactos. ............................................................. 143

7.2.6. Pestaña Autodefinibles. ....................................................................... 144

7.3. Juzgados. ............................................................................................................. 145

8. Ficheros de Apoyo ........................................................................................................ 147

8.1. Objetos. ................................................................................................................ 147

8.2. Procesos. ............................................................................................................. 148

8.3. Fallos. ................................................................................................................... 151

8.4. Instancias. ............................................................................................................ 152

8.5. Posiciones. ........................................................................................................... 154

8.6. Zonas de Recorrida. ................................................... ¡Error! Marcador no definido.

8.7. Estados. ................................................................................................................ 155

8.8. Voces de Agenda. ................................................................................................ 158

8.9. Calendario. ........................................................................................................... 160

8.10. Autodefinibles. ..................................................................................................... 162

9. Informes ......................................................................................................................... 165

9.1. Informes Libre de Expedientes. ......................................................................... 169

9.2. Informe de Recorrida. ......................................................................................... 176

10. Base de Datos ................................................................................................................ 179

10.1. Bibliografía. .......................................................................................................... 179

10.2. Presupuesto Biblioteca....................................................................................... 184

10.3. Jurisprudencia. .................................................................................................... 186

11. Administración .............................................................................................................. 193

11.1. Usuarios. .............................................................................................................. 193

11.2. Grupos. ................................................................................................................. 199

11.3. Empresas. ............................................................................................................ 202

11.4. Correo Electrónico. ............................................................................................. 204

11.5. Estructura Organizativa. ..................................................................................... 205

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INFOLEX Gestión Estudio, es un Software de Gestión de Estudios, dirigido a cubrir todas las necesidades surgidas en la actividad diaria del Profesional del Derecho. La finalidad de esta aplicación va a ser permitir al usuario gestionar y organizar eficazmente el trabajo de su estudio.

INFOLEX Gestión Estudio permite tener acceso a toda la información del estudio de forma estructurada, sin necesidad de recurrir al procedimiento tradicional del archivo manual. Esta aplicación permite organizar la actividad profesional diaria y llevar un completo control económico de la misma.

Para acceder a INFOLEX Gestión Estudio es necesario seguir los siguientes pasos:

Hacer doble click, sobre el Ejecutable .

Definir en la Pantalla de Conexión,: el Usuario, y la Contraseña , para

que sean validados en el momento de pulsar el Botón de .

A la hora de acceder, INFOLEX Gestión Estudio debe realizar las siguientes comprobaciones que:

El Usuario debe existir en la aplicación, y No tiene que estar Desactivado ya que si no existe, la aplicación muestra mensajes como este:

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La Contraseña puede tener ciertas comprobaciones dependiendo de la definición del Administrador en su ficha.

Al acceder en INFOLEX Gestión Estudio con un „Usuario‟ y una „Contraseña‟, se esta cumpliendo con las obligaciones impuestas por la 'Normativa de Protección de Datos', y además el usuario se esta beneficiando de las siguientes utilidades:

- Poder controlar las Actuaciones realizadas por cada usuario del estudio.

- Poder llevar varias Agendas.

- Limitar el acceso a determinados apartados de la aplicación.

- Limitar la funcionalidad dependiendo del Usuario conectado.

- Tener un control al iniciar la aplicación de los temas que tienen pendiente.

Nota: INFOLEX Gestión Estudio implementa las medidas de Seguridad de Nivel Alto que la Normativa en Objeto de Protección de Datos exige a las aplicaciones software que traten datos de carácter personal.

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INFOLEX Gestión Estudio - Arranque.

INFOLEX Gestión Estudio ofrece al usuario la posibilidad de avisarle de los temas que tiene pendiente, para ello se deben activar los siguientes parámetros:

Parámetro de ''Aviso Pendiente Entrada'' la aplicación va a avisar mediante Mensajes de los temas que están pendientes.

Va a informar de:

- Las Llamadas en las que su usuario es Responsable + de las que No tienen asignado un 'Responsable'.

- Las Anotaciones de Agenda en las que el usuario esta asignado en el 'Para',+ las Anotaciones que no tienen asignado un 'Para'.

Dentro del apartado Agenda se puede distinguir entre:

o Agenda (Pendiente): Avisa de las Anotaciones para Hoy + las de días anteriores.

o Agenda (Pendiente para hoy): Avisa de las Anotaciones para hoy.

o Agenda (Avisos): Avisa de las Anotaciones cuya fecha de aviso sea mayor o igual a hoy y cuya fecha de realización sea mayor a hoy.

Hay que tener en cuenta que NO se debe marcar a la vez las dos opciones de: 'Agenda (Pendiente)' y 'Agenda (Pendiente para hoy'), ya que sólo buscará “Agenda (Pendiente para hoy)”.

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Parámetro ''Comprobar Avisos Arranque'', la aplicación va a mostrar cada 'X' minutos mediante un Mensaje un recordatorio de las 'Llamadas', 'Anotaciones de Agenda', 'Mensajes' que están pendientes.

INFOLEX Gestión Estudio también ofrece la posibilidad de controlar los Expedientes que no han tenido movimientos desde una fecha, para ello se debe activar los siguientes Parámetros:

Parámetro 'Aviso Sin Movimiento', permite indicar los Expedientes que contienen Actuaciones de Tipo: Judicial, Extrajudicial, y Nota que no han tenido movimiento en X días, pudiéndole diferenciarlo entre un ámbito de tipo:

- General, es decir para todos los Usuarios de la aplicación.

- Usuario, indicando los Usuarios, y los Tipos de Actuaciones en concreto

Parámetro 'Días Aviso Sin Movimiento', se indica desde que número de Días se van a revisar que los Expedientes llevan sin tener movimientos en las Actuaciones.

Al tener estos parámetros activados al entrar en INFOLEX Gestión Estudio se avisa al Usuario/os definidos en parámetros, que hay Expedientes Sin Movimiento, es decir, sin introducir Actuaciones de Tipo: ''Extrajudicial'', ''Judicial'', o ''Notas'' desde los ''X'' días indicados por Parámetro.

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Si aceptamos el mensaje, la aplicación muestra aquellos Expedientes que No tengan movimientos.

Parámetro de ''Control de Expedientes Judiciales''.

Teniendo estos parámetros activados al entrar en INFOLEX Gestión Estudio, se comprobarán los Expedientes Activos que no han tenido movimiento en los últimos ''n'' días ( definidos en el parámetro) y preguntará si se quiere o no crear '' Actuaciones y Anotaciones de Agenda'', en dichos Expedientes.

Al contestar al mensaje que ''SI'', la aplicación nos muestra otro, en el que se informa que se han creado ''Actuaciones, y Anotaciones de Agenda'' en los Expedientes, y que si queremos navegar hasta ellos.

Al escoger la opción que ''Si se quiere Visualizar, la aplicación muestra el listado de 'Expedientes Judiciales', en los que ha creado 'Actuaciones' y 'Anotaciones de Agenda'.

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Entrando en el Histórico de Actuaciones del Expediente, se puede comprobar la ''Actuación'' que ha creado automáticamente la aplicación. Hay que tener en cuenta que dicha ''Actuación'', va a pertenecer a la ''Instancia'' en la que se encuentre en ese momento el Expediente, al ''usuario'' que ha ejecutado la aplicación, con la ''Fecha Actual'' del sistema, que no va a estar ''resuelta'', y cuyo Texto va a ser ''Control de Expediente Sin Movimiento''.

Y lo mismo ocurre en el apartado de Agenda, que se muestran las Anotaciones de Agenda que se han generado de forma automática. Hay que tener en cuenta que la ''Anotación de Agenda'' va a ser de ''Tipo Recordatorio'', con la ''Fecha de Realización'' y de ''Aviso'', la Fecha Actual del Sistema, va a estar ''Pendiente de Realizar'', va a pertenecer al ''Usuario'' con el que se ha entrado en la aplicación y cuyo Texto es ''Expediente sin movimientos desde hace más de " X'' días.

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1.1. Entorno de INFOLEX Gestión Estudio.

El Entorno de trabajo de INFOLEX Gestión Estudio se compone de:

o Panel de Exploración.

o Barra de Herramientas.

o Barra de Menú.

o Barra de Estado.

o Logotipo.

o Campos asociados con bolita azul.

o Red de resultados.

Panel de Exploración

En la parte izquierda de la aplicación se sitúa el Panel de Exploración, desde el que accede a los diferentes módulos o funcionalidades del programa.

Pulsando con doble click sobre los diferentes módulos del panel, la aplicación automáticamente abrirá en la parte derecha el módulo seleccionado, activando y desactivando también en la parte superior de la pantalla las opciones disponibles en cada módulo.

El Panel de Exploración puede estar visible o móvil pinchando sobre el icono situado en la parte superior derecha del panel.

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Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas o Botones, contiene los Botones de uso más frecuente para agilizar el trabajo sobre la aplicación..

La Barra se compone de los siguientes Botones:

: Se utiliza para ir a la ventana anterior.

: Se utiliza para indicar que se desea incorporar información nueva.

: Se utiliza para editar información que se desea modificar. Por ejemplo abrir una minuta para modificar un concepto económico.

: Se utiliza para almacenar la información.

: Se utiliza para buscar información atendiendo a los criterios seleccionados.

: Se utiliza para eliminar información de forma definitiva en la base de datos. Todas las acciones de borrado requieren confirmación.

: Se utiliza para limpiar la ventana activa. No borra información de la base de datos.

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: Se utiliza para acceder al módulo de listados de Infolex Gestión Estudio.

: Cierra todas las Ventanas abiertas.

: Abre el programa de escáner que permite escanear información.

Barra de Menú

La Barra de Menú, permite realizar todas las acciones disponibles en la botonera y otras acciones de tipo : configuración del entorno, acceso al menú principal, acceso a herramientas externas o a la ayuda.

A través de este menú se accede a las acciones de la barra de botones: Atrás, Nuevo, …

Permite configurar el entorno de Infolex Gestión Estudio.

-Modos.

Clásico: Todas las ventanas aparecen maximizadas y para cerrar las ventanas se debe hacer click en el botón Atrás.

Infolex Gestión Estudio: Es el estilo definido para la versión Infolex Gestión Estudio con menú principal en forma de panel de exploración y ventanas con botones de maximizar, minimizar y restaurar.

Personalizado: Es una mezcla de varios modos.

- Menú Principal.

Hace referencia a la configuración del menú principal del Panel de Exploración .

- Tipo Menú.

Panel de Exploración: El menú principal se muestra siempre visible.

Panel de entrada: El menú principal se oculta automáticamente.

Sin Panel.

Ocultar Automáticamente

Ocultar Siempre

- Apariencia

Representa la apariencia del menú principal ( XP, XP BR, Office 2000, 2003, 2005)

- Comportamiento

Representa el comportamiento del menú principal ( Explorer, Lis Bar, Outlook 2003, Tool Box)

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- Barra de Herramientas.

Sirve para configurar la barra de herramientas.

-Módulos

Sirve para configurar el comportamiento de las ventanas en los distintos módulos.

Permitir varias ventanas de un mismo módulo

Active esta opción si desea que se creen varias ventanas iguales de un mismo módulo.

No Permitir varias ventanas de un mismo módulo

Active esta opción si no desea que se creen varias ventanas iguales de un mismo módulo.

- Ventanas

Sirve para configurar como se abren las ventanas.

Abrir en ventanas distintas.

Active esta acción si desea que cada vez que se abre una ventana se haga en una nueva.

Abrir en la misma ventana.

Active esta acción si desea que cada vez que se abre una ventana se haga en la ventana activa.

Abrir Maximizadas.

- Avanzadas

Permite configurar si los Formularios y Controles son ajustables en tiempo de ejecución dependiendo de la resolución de pantalla.

- Apariencia

Permite establecer la apariencia del programa.

Infolex Gestión Estudio

Es la apariencia definida para la versión actual de Infolex Gestión Estudio.

Sistema

Seleccione esta opción si desea que Infolex Gestión Estudio tome la configuración del sistema.

- Guardar Cambios

Haga click en esta opción para guardar los cambios de configuración para el usuario actual.

Guardar Cambios.

Guardar Cambios Sistema

Haga click en esta opción para guardar los cambios de configuración para todos los usuarios.

Borrar Perfiles de usuario

Borra el perfil de usuario para que la configuración sea la del sistema.

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Permite la configuración de las ventanas abiertas en el momento actual. Configuración en cascada, mosaico, …

Además se muestran todas las ventanas abiertas en el momento actual indicando con una marca la ventana activa.

Permite el acceso a herramientas externas y a las opciones para cambiar la empresa y la unidad Organizativa.

Permite el acceso a la ventana de ayuda del programa con información de la versión, acceso a URL de Jurisoft e información de contacto para el soporte.

Barra de Estado

La Barra de Estado de Infolex Gestión Estudio muestra la siguiente información:

El primer panel, representa si la versión de Infolex Gestión Estudio es de Abogados.

El segundo panel, representa el usuario que ha iniciado la sesión actual de Infolex Gestión Estudio.

El tercer panel, representa la unidad Organizativa en la que se ha validado el usuario actual.

El cuarto panel, representa a la empresa en la que está trabajando actualmente.

El quinto panel, es un acceso directo a Infolex Gestión Estudio Hoy, donde se va a poder consultar la agenda para hoy, la agenda pendiente de realizar, las llamadas...etc.

El sexto panel, es un acceso directo al control de llamadas, donde se va a poder consultar las llamadas pendientes de realizar, y las realizadas.

El séptimo panel, representa si está activo o no el servicio de Fax. Si no está activo aparecerá con una cruz roja como se muestra en la imagen anterior.

El octavo panel, representa si está activo o no el servicio de E-mail. Si no está activo aparecerá con una cruz roja.

El noveno panel, representa si está activo o no el servicio de Sms. Si no está activo aparecerá con un aspa roja.

El décimo panel, es un acceso directo a la ventana de avisos pendientes.

El undécimo panel, representa la fecha y hora actual.

Logotipo

La aplicación por defecto introduce el Logotipo de INFOLEX Gestión Estudio en Movimiento, aunque permite asociar cualquier otro.

La animación se guarda en: ''C:\Infolex Gestión Estudio7\Aplicación\Recursos\Animaciones''. Con la instalación se carga solo la Animación 'Infolex Gestión Estudio.avi'.

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Si el usuario quiere personalizarlo con su logotipo, tan solo tiene que guardar su animación en el mismo directorio, y renombrarlo como: 'Personal.avi', para que la aplicación tome el Logotipo Personal en lugar del de Infolex Gestión Estudio.

Campos asociados con un icono azul .

Todos los campos de la aplicación que tengan asociado un icono azul significa que existe una base datos o una lista registrada en el módulo de ficheros de apoyo y/o en el módulo de personas. Para que se muestre la lista, tan solo hay que posicionarse en el campo y pulsar la tecla de función F3, o hacer doble click sobre el mismo campo. La aplicación va a visualizar la lista que haya sido dada de alta anteriormente para que el usuario seleccione el registro correspondiente.

Con esta funcionalidad la aplicación evita tener que estar escribiendo a mano dichos registros e incluso para evitar duplicados en la base de datos.

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.

Grilla de pantallas de Infolex Gestión Estudio.

El orden en que se visualizan las opciones o resultados de una consulta son configurables.

Tan solo hay que posicionarse con el mouse sobre la grilla y seleccionar las diferentes opciones que ofrece:

Personalizar Columnas.

Con esta opción el Usuario define las ''Columnas'' y el ''Orden'' que van a mostrar.

- Para Mostrar las Columnas, solo hay que activar o desactivar los checkbox que hacen referencia a los campos de la tabla.

- Para Ordenar las Columnas, hay que posicionarse sobre el campo que se quiere mover y pulsar en el Botón de ''Subir'', o ''Bajar'' dependiendo de la posición que va a ocupar el campo.

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Guardar Personalización.

Una vez que se han realizado los cambios, la aplicación permite guardarlos para siempre solo para el Usuario conectado.

Guardar Personalización General.

Una vez que se han realizado los cambios, la aplicación permite guardarlos para siempre para todos los Usuarios de la aplicación.

1.2. INFOLEX Gestión Estudio Hoy.

La finalidad de la pantalla de ''INFOLEX Gestión Estudio Hoy'' es permitir la consulta de 'Avisos Instantáneos' de la 'Agenda', de las 'Llamadas' y de los 'Mensajes' que tenga asociado un usuario.

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También se permite acceder a dicha pantalla haciendo doble click en el Icono de .

Pulsando el botón de , la aplicación permite configurar los datos de la 'Agenda', de los 'Mensajes' y de las 'Llamadas', se quieren mostrar en la pantalla.

La Agenda, si se quiere visualizar o no:

o las 'Anotaciones para HOY'.

o las 'Anotaciones Realizadas'.

o los 'Avisos de la Agenda'.

o las 'Anotaciones No Realizadas'.

Las Llamadas, si se quiere visualizar o no:

o las ''Llamadas No Realizadas para Hoy''.

o las ''Realizadas Hoy''.

o las ''No Realizadas anteriores a Hoy''.

Los Mensajes, si se quiere visualizar o no:

o los ''Mensajes No Leídos Hoy''.

o los ''Mensajes Leídos Hoy''.

o los ''Mensajes Anteriores a Hoy''.

Y si esta configuración va a ser para Todos los Usuarios, para el 'Usuario Conectado' o para una 'Selección de Usuarios concreta'.

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Una vez configurada la pantalla, la aplicación permite acceder directamente a la pantalla de la ''Agenda'', o de las ''Llamadas'' o de los ''Mensajes'' haciendo doble click en los diferentes registros que se muestran en cada apartado.

1.3. Avisos Instantáneos.

INFOLEX Gestión Estudio ofrece la posibilidad de mostrar mediante una serie de avisos instantáneos todas las anotaciones de agenda, las llamadas, y los mensajes que estén pendientes. Para ello, hay que tener activados los siguientes parámetros.

INFOLEX Gestión Estudio va a avisar por pantalla con un mensaje emergente en el momento que te asignen una ''Anotación de Agenda'', una ''Llamada'', o un ''Mensaje Interno''.

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Dependiendo del tipo de aviso que se trate, la aplicación mostrará un mensaje u otro:

- Si es una Anotación de Agenda:

- Si es una Llamada :

- Si es un Mensaje Interno:

Cuando los Avisos no se pueden ver en el momento que te llegan, la aplicación avisa

mediante una alarma que el Usuario tiene Avisos Pendientes de leer.

Haciendo doble click sobre la la aplicación visualizara el listado de Avisos Instantáneos que tiene pendiente.

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1.4. Expedientes.

1.5. Expedientes Judiciales.

La finalidad de los Expedientes Judiciales es poder llevar un control de todas las gestiones realizadas en los asuntos Judiciales.

Se debe temer en cuenta, que el seguimiento de un Expediente Judicial se lleva a cabo registrando: las Actuaciones, las Anotaciones de Agenda, los Escritos, el proceso de notificación del seguimiento del Expediente, a través de los diferentes medios de comunicaciones (carta, fax, e-mail) e incluso, se permite extraer toda la información que se precise, mediante Informes o Listados en diversos formatos (Excel, Pdf, Word), pudiendo organizarlos dentro de carpetas según sus funcionalidades.

Para acceder al módulo de expedientes, se debe ir al ''Menú Principal'' / ''Expedientes'' y seleccionar la entrada de menú que corresponda, en este caso Judiciales.

En este apartado se va a detallar el conjunto de información que se puede gestionar de un Expediente Judicial.

Desde este módulo se van a poder realizar las siguientes acciones:

Gestionar de manera integra el Expediente pudiendo hacer búsquedas por múltiples criterios.

Registrar Actuaciones Judiciales, y Económicas por Instancia Judicial.

Ver las Anotaciones en agenda asociadas al Expediente pudiendo acceder directamente a ellas sin necesidad de ir al módulo de Agenda y diferenciando las pendientes de las realizadas. Posibilidad de dar de alta nuevas Anotaciones desde la Consulta de Agenda.

Realizar la gestión económica del Expediente pudiendo anotar conceptos económicos por Instancias procesales.

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Comprobar el saldo del Expediente.

Gestionar las Instancias Judiciales por la que por las va pasando el asunto.

Conocer el conjunto de Documentos que se han adjuntado al histórico del Expediente.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con Expedientes Judiciales.

Crear un Expediente.

Consultar un Expediente.

Archivar un Expediente.

Eliminar un Expediente.

1.6. Crear Expedientes Judiciales.

Para crear un Expediente' se deben seguir los siguientes pasos:

Desde el 'Menú Principal', acceder al apartado de 'Expedientes', seleccionar la entrada de menú que corresponda o incluso desde la opción de 'Todos', y seleccionar el Tipo de Expediente que corresponda.

Hacer click en el Botón y rellenar los datos del Expediente.

Hay que tener en cuenta que la aplicación pone por defecto el Año, la Fecha del sistema y el Estado del Expediente, que por defecto es activo.

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Seleccione el cliente del expediente en la casilla del Cliente.

Una vez introducidos los datos del Expediente debe pulsar en el Botón .

Si se quiere realizar algún cambio en el Expediente, se debe pulsar

antes en el Botón de para abrirlo.

Los datos más destacados de la pantalla del Expediente son:

Número de Expediente: es el Código que permite identificar el Expediente.

Una vez asignado un número de Expediente, es posible cambiar la numeración, pero solamente si lo hace un Usuario con perfil de Administrador.

El Nº de Expediente se divide en cuatro partes:

'Serie': La Serie indica el tipo de expediente. Ej: Civil, Penal, Contencioso ,etc..

'Número': es un campo automático y por otro lado necesario. Si el Usuario no pone ningún valor, el sistema asigna el número siguiente al del último Expediente en función de la Serie y el Año introducido.

No es necesario introducir un número de expediente ya que INFOLEX Gestión Estudio dará el siguiente número que corresponda.

'Subnumero': es un campo de introducción manual y que se puede utilizar para crear subexpedientes de uno Principal.

Resp.: es el Responsable del Expediente.

Fecha Alta: es la Fecha de Recepción del Expediente. En la creación de Expediente aparece por defecto la Fecha de creación del Expediente .

Estado: es un campo de tipo lista desplegable que permite asociar al Expediente dos valores:

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- Activo, cuando el asunto del Expediente está vigente en el tiempo.

- Archivado, cuando el asunto del expediente ya se ha finalizado.

Objeto: es el Objeto o el tema del Expediente.

Cliente: campo en el que se define el cliente del grupo que está afectada en el proceso. Es un dato obligatorio.

Se puede acceder al Post-it del Cliente del Expediente pinchando en la etiqueta del cliente, para así ver la información del mismo.

Carátula: campo en el que se registra la parte actora y la parte demandada, normalmente va separado por la sigla C/ o c/.

Descripción: es un texto libre que describe el Expediente y que sirve para aclarar más el Objeto del Proceso.

Implicados: Contiene la información de las Personas que están implicadas en el Proceso, es decir otros clientes afectados, Partes o contrarios, Colaboradores, Colitigantes, Letrados, Peritos, Profesionales, Responsables, así como los Terceros.

Observaciones: es un texto libre que permite registrar notas o aclaraciones del Proceso.

Instancia: Contiene la información de las diferentes instancias por las que va a pasando un Proceso. Todo Proceso siempre va a tener una instancia Predeterminada, es decir la instancia actual en la que se encuentra el Proceso.

Dentro de esta sección se encuentran:

Juzgado: es el Juzgado en el que se sigue el asunto del expediente, el mismo está asociado a la lista Juzgados.

Proceso: es el tipo de Juicio. está asociado a la lista Procesos.

NºExp: Se trata de la referencia que el Juzgado asigna al Asunto.

Instancia: Representa a la Instancia Procesal en la que se encuentra el Asunto. Por ejemplo: Primera o única instancia, Supremo.

Capital Reclamado del Proceso:

o Capital Reclamado: es el capital inicial del Proceso.

o Interés Pto: es la Cantidad de Intereses Presupuestados para la Tasación de Costas.

o Costas Pto: es la Cantidad de Costas Presupuestadas para la Tasación.

o Total: es la suma de Principal, Intereses y Costas Presupuestados.

Capital Reconocida: es la capital reconocida por sentencia.

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Autodefinibles: En el apartado de autodefinibles se permite visualizar los campos libres, definidos anteriormente en Ficheros de Apoyo/ Autodefinible, y que tengan un interés especial para el usuario y que no están definidos por programa.

Para que los autodefinibles se muestren en forma de lista se debe pulsar en el Botón

de .

1.6.1. Consultar Expedientes Judiciales.

Para Consultar un Expediente, INFOLEX Gestión Estudio permite utilizar diferentes criterios de búsqueda como puede ser: .

- El Número de Expediente, permite buscar por cualquiera de los 3 datos del número de Expediente: 'Serie', 'Número' o 'Subnúmeros'.

- Responsable, es el Letrado Responsable del Expediente.

- El Estado, permite buscar el Estado del Expediente: Activo, Archivado o Todos.

- El Juzgado, en el que se encuentra el Asunto.

- El Número de NºExp, son el NºExp del Asunto.

- Los Implicados del Expediente

- El Proceso es el Tipo de Juicio del Asunto.

- La Objeto es el tema del Asunto.

- La Instancia, campo de tipo F3, que permite buscar el Expediente por la Instancia en la que se encuentra el Expediente.

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- Autodefinible, permite elegir de una lista desplegable el Autodefinible por el que se quiere filtrar los resultados, dependiendo del tipo del valor elegido se muestra unos campos u otros.

- Cualq.campo, permite realizar búsquedas genéricas de: Implicados, Referencias de Implicados, Juzgados, Procesos, NºExp, Descripción, Observaciones, Objeto, Asunto, y Valor de Autodefinibles.

Utilice este filtro para ocasiones puntuales puesto que la consulta puede tardar mucho al existir gran cantidad de información en la base de datos.

Una vez seleccionados los filtros de búsqueda, se debe pulsar en el Botón de , para obtener los resultados.

Si en la lista de Expedientes se muestran dos o más líneas por cada Expediente, significa que la primera línea hace referencia a la información general del Expediente, y el resto a las diferentes Instancias del Proceso.

Si se quiere Consultar la pantalla principal del Expediente, se debe hacer doble click en la primera línea. Y si se desea ver las Actuaciones de esa Instancia, se debe hacer doble click sobre las Instancias.

Se permite buscar los Implicados de un Expediente tan solo con posicionarse con Botón derecho del mouse sobre un Expediente de la Consulta de Expedientes.

29

1.6.2. Modificar Expedientes Judiciales.

Para Modificar un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar, utilizando los filtros de búsqueda, el Expediente que quiere Modificar.

Abrir el Expediente, haciendo doble click sobre el mismo.

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Realizar los cambios, y pulsar en el Botón de para que las modificaciones se guarden.

1.6.3. Eliminar Expedientes Judiciales.

Para Borrar un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente que quiere Borrar de INFOLEX Gestión Estudio.

31

Pulsar en el Botón de .

Antes de Borrar el Expediente, va a pedir mediante un mensaje una Confirmación del Borrado.

Teniendo en cuenta, que si el Expediente tiene asociadas por ejemplo Actuaciones, Anotaciones de Agenda, Documentos..etc., la aplicación no permitirá borrar el Expediente hasta que no se Elimine dicha el seguimiento del expediente.

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1.6.4. Archivar Expedientes Judiciales.

Un Expediente va a pasar a archivado en el momento que el proceso haya finalizado. Para realizar dicho cambio de estado, tan solo hay que seleccionar en el campo estado la opción de „Archivado‟.

Al Archivar el Expediente se puede añadir la siguiente información:

Fecha de Archivo.

Referencia de Archivo.

Observaciones de Archivo.

Fecha de Archivo Procesal.

Fecha de Archivo Económico.

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La aplicación permite consultar los Últimos Expedientes Archivados, pulsando en la etiqueta de ''Ver últimos Archivados''.

Se permite Realizar o dejar como Pendientes las Anotaciones de Agenda que están Pendiente de Realizar a la hora de Archivar un Expediente.

Una vez que el Expediente este archivado se permite crear o modificar 'Actuaciones' o 'Anotaciones de Agenda'.

1.6.5. Actuaciones.

1.6.5.a. Crear Actuaciones.

Para crear una Actuación se deben seguir los siguientes pasos:

Desde la pantalla principal del Expediente, se debe pulsar en el Botón .

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Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe hacer click en el Botón o seleccionar la opción de „Nueva Actuación‟ del Botón derecho.

Definir los datos de la Actuación, y pulsar en el Botón de .

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Los procesos más comunes en la pantalla de seguimiento de un expediente son los siguientes:

Desde el Icono de , se permite navegar hasta la pantalla principal del Expediente haciendo doble click

En la Instancia Procesal, se indica la Instancia a la que pertenece la Actuación.

Desde el Icono de , se permite Enviar un Mail a cualquier Implicado del Expediente o incluso a otra Persona que esté en la Base de Datos.

Categoría de la Actuación. Representa si la Actuación es Judicial, Extrajudicial o Nota.

Fecha. Representa la Fecha principal de la Actuación. Es la Fecha a partir de la que corre plazo, la mima se muestra en la pantalla de lista de actuaciones.

Dependiendo del Tipo de Actuación que se registra, indicaremos en este campo:

- La Fecha de Notificación, cuando se trata de un Resolución Recibida.

- La Fecha de Presentación o Registro en el juzgado competente, si es un Escrito que se presenta.

- La Fecha en la que se produce, si se trata de una Actuación Extrajudicial, como puede ser una gestión, una carta enviada al cliente, o al letrado, una conversación en la que recibimos instrucciones, un envió de una versión de un contrato, etc.

Por otro lado, esta Fecha es la que aparece en la columna Fecha de la lista de Actuaciones y además es la que se toma de referencia en el caso de desear contar un plazo de días cuando la Actuación conlleva una Anotación de Agenda (Señalamientos, Vencimiento, Recordatorios) y se pulsa el Botón "Agenda".

Estado. Campo de tipo F3, que permite dar de alta un ''Estado'' seleccionado uno de los Estados dados de alta en Ficheros de Apoyo.

Resolución. Es la Fecha de la Resolución de la Actuación.

Usuario. Es el Usuario responsable la Actuación.

Documentos. Representa los documento que tiene asociados la Actuación. Y se permite también Adjuntar, Escanear o Crear nuevos Documentos:

- Adjuntar Documentos

Para Adjuntar Documentos tan solo hay que pulsar en el Icono del y seleccionar los archivos que se quiere adjuntar al Expediente.

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- Escanear Documentos.

Para escanear Documentos tan solo hay que pulsar en el Icono de para que arranque el Programa de EscanLex, mediante el cual vamos a poder escanear los Documentos para asociarlos al Expediente. Para poder utilizar el módulo de escáner de INFOLEX Gestión Estudio debe tener correctamente configurado su sistema operativo para detectar la máquina con la que va a escanear. Si al hacer click sobre Escanlex le aparece un mensaje de que no tiene dispositivos de escáner instalados consulte con el administrador de la aplicación o bien póngase en contacto con Jurisoft.

- Crear nuevos Documentos

La aplicación permite crear Documentos de Excel ( xls ), Powerpoint ( ppt )y Word ( doc ) desde el Explorador de Documentos, desde Actuaciones, desde Minutación.....etc

La aplicación solo considera validas las siguientes Extensiones:

- Consultar todos los Documentos

La aplicación permite Consultar los Documentos asociados a la Actuación

pulsando en el Icono de . Y desde el Estado Diario / Revisión de Actuaciones.

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INFOLEX Gestión Estudio también permite crear 'Actuaciones' a partir de 'Correos Electrónicos', con tan solo arrastrar los E-mails hasta el histórico de actuaciones del Expediente.

Si se activa la opción de Incorporar el Correo Electrónico, se incorpora en la Actuación el correo electrónico completo.

Si se activa la opción de Incorporar Sólo Ficheros Adjuntos, solamente se van a incorporar a la Actuación los ficheros adjuntos.

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Si se activa la opción de Incorporar el Correo y los Ficheros Adjuntos. se van a incorporar a la Actuación tanto el correo como los ficheros adjuntos.

También se permite arrastrar directamente cualquier Documento 'Word', 'Excel', 'PowerPoint' a la Lista de Actuaciones de un Expediente.

De tal manera que al arrastrar el 'Documento' a la 'Lista de Actuaciones' o al 'Icono', se abre la pantalla de Nueva Actuación con el Texto por defecto del 'Título del Documento', y con el Documento asociado.

INFOLEX Gestión Estudio permite 'Copiar una Actuación' de un Expediente y Pegarla en otro, para ello se habilita la opción de ''Copiar'' del Botón Derecho de la Lista de Actuaciones.

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Una vez marcada la Actuación para copiar se debe ir a otra Lista de Actuaciones de otro Expediente y pulsar con Botón derecho la opción de Pegar.

Hay que tener en cuenta que se van a copiar todos los Datos referentes de la Actuación, es decir si la Actuación de la que partimos tiene asociada una 'Anotación de Agenda', o un 'Documento' también se duplicará.

1.6.5.b. Consultar Actuaciones.

Para Consultar las Actuaciones de un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente, del que se quieren Consultar sus Actuaciones.


O haciendo doble click en la Instancia del Expediente, es decir en las Líneas de Resumen que aparecen debajo de la línea del Expediente.

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Desde la pantalla de Consulta de Actuaciones, se permite:

Navegar hasta la pantalla principal del Expediente haciendo doble click

sobre el Icono .

Seleccionar los diferentes filtros de la cabecera para acotar la Consulta de Actuaciones, como puede ser :

La Instancia, que permite por un lado mostrar las Actuaciones de una Instancia en concreto o las Actuaciones de todas las Instancias.

Los Tipos de Actuaciones (Judiciales, Extrajudiciales, Notas), que permite consultar un Tipo de Actuación en concreto o todas las Actuaciones de todos los tipos.

Seleccionar la opción de 'Realizadas', cuando interesa solo ver las Actuaciones que ya están Realizadas, o la opción de 'Agenda', cuando interesa ver las Actuaciones que tienen Anotaciones de Agenda.

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Dependiendo de cómo se encuentren las Actuaciones, se van a mostrar con un Icono u otro:

o El Icono de , cuando las Actuaciones están Comunicadas.

o El Icono de , o de , cuando las Actuaciones tienen Documentación adjunta.

o El Icono de , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones en la Agenda.

o El Icono de , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones de Agenda Realizadas.

1.6.5.c. Eliminar Actuaciones.

Para Borrar una Actuación se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente, del que se quieren Eliminar Actuaciones.


Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe seleccionar la Actuación a Borrar

y hacer click en el Botón o seleccionar con Botón derecho, la opción de „Eliminar‟.

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En el caso de que la Actuación tenga Documentos asociados, la aplicación muestra un mensaje informándolo, aunque se permite su Borrado.

1.6.5.d. Notificar Actuaciones.

Desde la pantalla de Actuaciones se va permitir Notificar una Actuación mediante el

Botón de o seleccionar con botón mouse, la opción de 'Notificar'.

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Una vez en la pantalla de Notificación de Actuaciones, se debe seleccionar las personas que se quiere comunicar y los medios de comunicación por los que se va a realizar: Carta, y/ o, Fax y/ o E-Mail.

Para poder notificar por fax debe tener disponible una línea de fax. Las notificaciones por carta generan el escrito en el procesador de textos del equipo local y las notificaciones por e-mail envían el mail utilizando el servicio de mail de INFOLEX Gestión Estudio. Consulte el registro de comunicaciones para ver el estado On-Line de dichas comunicaciones.

La pantalla de Notificar se compone de una Cabecera y de varias Pestañas, que permiten configurar el envío de las comunicaciones

o Cabecera:

'Check,' que permite seleccionar entre todos los Implicados del Expediente, a los que se les quiere enviar la Notificación.

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Teniendo en cuenta que dicho check viene marcado por defecto cuando:

- Se va a Notificar una Actuación y el Implicado tiene marcado en la Pestaña Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Seguimiento' .

- Se va a Notificar un Concepto Económico y el Implicado tiene marcado en la Pestaña Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Económico' .

Nombre, de la Persona o Implicado del Expediente.

Tipo de Implicación dentro del Expediente. Puede ser cualquier Persona del Expediente, o incluso un Implicado Libre que no tenga nada que ver con el Expediente.

Escrito, Plantilla que va a fusionar los datos del Expediente, y que se va a enviar al Implicado.

Medios de Comunicación (Carta, Fax, Mail) por los que se permite enviar la Notificación.

o Pestaña de Opciones

Se permite definir:

Si se incluye o no el Escrito seleccionado en la Cabecera.

Si se desea Mensaje de Confirmación del Envío.

Carta

Si el medio de comunicación es una Carta, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación. Y la posibilidad de visualizar la Notificación en el Ordenador o Procesador antes de enviarla o por el contrario enviarla directamente a la Impresora, pudiendo indicar el Nº de Copias cuando se notifica por Carta a través de la Impresora.

Fax

Si el medio de comunicación es Fax, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación. Definir el Número de Páginas que se quiere enviar cada Archivo Adjunto, y si se desea o no Previsualizar la Notificación antes de Enviar al Fax.

Mail

Si el medio de comunicación es Mail, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación, se permite Previsualizar el Mail antes de enviarlo, se permite Solicitar Confirmación de Lectura, se permite Convertir los Archivos Adjuntos a Pdf, se permite incluir el Escrito fusionado con los datos del Expediente en el Cuerpo del Mail, se permite definir un Asunto (teniendo en cuenta que este Asunto se puede configurar desde la Pestaña de Mail).

Hay que tener en cuenta que la aplicación solo va a poder adjuntar en el Cuerpo del E-mail, los Documentos de Tipo: Doc, Docx, o Rtf.

A la hora de Notificar por mail, INFOLEX Gestión Estudio ofrece la posibilidad de convertir todos los Adjuntos a enviar en un único documento de PDF, para ello hay que activar el check de ''Convertir Adjuntos a PDF Único''.

o Pestaña de Datos

Se permite seleccionar entre un intervalo de fechas, las Actuaciones Realizadas (Actuales, Judiciales, Extrajudiciales, Notas) y las Anotaciones de Agenda (Señalamiento, Vencimiento, Recordatorios) que se van a adjuntar en la Notificación.

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Hay que tener en cuenta que en la Plantilla se ha tenido que insertar las variables que hacen referencia a las Actuaciones y Anotaciones de Agenda.

o Pestaña de Adjuntos

Se permite seleccionar los Documentos Adjuntos que se desea Notificar en cada

momento, pulsando en el ''Botón de ''. Y se permite Convertir los Documentos seleccionados en Formato: Pdf o en ficheros con Formato Zip, o incluso Comprimir cada Archivo Adjunto por separado en Zip.

o Pestaña de Comentario

Se define el Comentario o las Observaciones que se quiere añadir a la Notificación.

o Pestaña de Mail

Se define la Configuración del Asunto del Mail. El Asunto del E-mail, puede estar compuesto por el Texto del Encabezado + el nombre del Titular + Mi Referencia o la Referencia del Destinatario + el Nombre del Cliente + el Nombre del Contrario + el Nombre del Juzgado Judicial, el Proceso y el NºExp.

1.6.5.e. Crear Anotación de Agenda desde Actuación.

La funcionalidad del Botón de es crear ''Anotaciones de Agenda'' partiendo de las Actuaciones de un Expediente.

Este proceso consiste en:

Seleccionar la Actuación sobre la que se va a crear la ''Anotación de

Agenda'', pulsar en el Botón de o seleccionar con Botón derecho, la opción de 'Nueva Anotación de Agenda'.

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Se muestra la pantalla de crear una Anotación de Agenda con datos de la Actuación como: ''Fecha'', ''Texto'', ''Usuario'', y el ''Expediente'' del que viene.

La Anotación de Agenda, se puede guardar con los datos que genera la aplicación o con las modificaciones que el Usuario realice.

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En el momento que se pulse , se creará la Nueva Cita en la Agenda.

Si desea que la Anotación en la Agenda forme parte de la lista de Actuaciones Realizadas marque la opción “Copiar como actuación” y se creará como una Actuación dentro del expediente.

Desde la Agenda o desde la pantalla de Actuaciones, seleccionando el filtro de cabecera 'Agenda', se permiten consultar las Anotaciones de Agenda creadas, se muestran en color Rojo cuando no están Realizadas y en color Negro cuando ya están Realizadas, aunque hay que tener en cuenta que a pesar de estar la Anotación Pendiente se mostrará en negro cuando tienen una fecha anterior a la del sistema.

La aplicación permite crear a partir de una Actuación: Señalamientos, Vencimientos, y Recordatorios de las Anotaciones en la Agenda.

También se permite consultar las Anotaciones de Agenda que tiene asociada una Actuación con la opción „Ver Agenda‟ del Botón derecho.

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1.6.6. Agenda.

1.6.6.a. Anotaciones de Agenda.

Desde la pantalla principal de Expedientes con el Botón de se permite ver las Anotaciones de Agenda que tiene asociado el Expediente.

En esta pantalla se van a mostrar todas las Anotaciones de Agenda que estén relacionadas con el Expediente, en color Rojo cuando no están Realizadas y en color Negro cuando ya están Realizadas.

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Para dar de alta una nueva anotación de agenda se debe pulsar en el botón Nuevo o con botón derecho 'Nueva Anotación de Agenda'.

1.6.7. Económico.

1.6.7.a. Económico del Expediente Judicial.

Para acceder a la pantalla del seguimiento económico del Expediente, se debe pulsar

en el Botón de de la pantalla principal del Expediente.

En dicha pantalla se permite ''Crear y Consultar'' los Conceptos económicos que están asociados al Expediente.

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Para dar de alta Conceptos Económicos hay dos opciones: pulsar en el Botón de o seleccionar con Botón derecho la opción de 'Nuevo Concepto'.

Los conceptos económicos que contempla INFOLEX Gestión Estudio son:

• Honorarios. Es el Importe monetario de los servicios realizados por el estudio.

• Gastos. Es el Importe de los gastos del Estudio originados por el encargo profesional realizado y que van a ser repercutidos a nuestros clientes.

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Una vez que se han registrado los conceptos económicos, la aplicación permite generar un informe de los datos, con tan solo posicionarse con botón derecho sobre la grilla y seleccionar la opción de 'Exportar a Excel' o 'Exportar a Word'.

INFOLEX Gestión Estudio ofrece también la posibilidad de Copiar - Pegar Conceptos Económicos de un Expediente a otro, para realizar dicho proceso se deben realizar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en el apartado 'Económico' de Expediente, escoger el 'Concepto Económico a Copiar', seleccionar con Botón Derecho la Opción de 'COPIAR'.

La aplicación permite de Copiar más de un concepto a la vez, con tan solo seleccionar los Conceptos Económicos a Copiar, y pulsar a la vez la Tecla 'Ctrl'.

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2. Posicionarse en el apartado 'Económico' del 'Expediente Destino', y seleccionar con Botón Derecho la Opción de 'Pegar'.

De esta forma, el Concepto Económico copiado va a estar tanto en el Expediente Origen como en el Expediente Destino.

1.6.8. Saldos.

1.6.8.a. Saldos del Expediente Judicial.

Desde la pantalla principal del Expedientes pulsando en el Botón de se permite consultar los saldos que están asociados al Expediente.

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1.6.9. Documentos.

1.6.9.a. Documentos del Expediente Judicial.

Desde la pantalla principal del Expediente, pulsando el Botón de se permite consultar los Documentos que tiene asociado un Expediente, y mediante los siguientes botones: ''Adjuntar Documentos al Expediente'', ''Escanear'', o ''Crear'' unos nuevos Documentos.

1.6.10. Pestaña Más Datos.

1.6.10.a. Pestaña Más Datos del Expediente.

En la Pestaña de Más Datos, se permite completar la información del Expediente.

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En el campo de Alarma se permite escribir un Texto que la aplicación va a mostrar al Usuario en el momento de entrar en el Expediente. Es muy útil cuando el Expediente requiere un Recordatorio especial.

Y en el apartado de Expedientes Relacionados se permite relacionar un Expediente

con otros, pulsando el Botón de .

Una vez seleccionado el Expediente se debe definir si el Expediente añadido va a ser un Expediente relacionado, subordinado, o principal.

En el momento que se pulse en el Botón de Aceptar los Expedientes quedarán

relacionados, por lo que la aplicación va a añadir un Icono como este en la pantalla principal.

1.7. Asesorías.

1.7.1. Expedientes de Asesorías.

La finalidad de los Expedientes Asesorías es la de permitir llevar todos los asuntos en los que el objetivo es firmar un Contrato.

Se debe temer en cuenta, que el seguimiento de un Expediente de Asesorías se lleva a cabo registrando: las Actuaciones, las Anotaciones de Agenda, los Escritos, el proceso de notificación del seguimiento del Expediente, a través de los diferentes medios de comunicaciones (carta, fax, e-mail) e incluso, se permite extraer toda la información que se precise, mediante Informes o Listados en diversos formatos (Excel, Pdf, Word), pudiendo organizarlos dentro de carpetas según sus funcionalidades.

Para acceder al módulo de expedientes, se debe ir al ''Menú Principal'' / ''Expedientes'' y seleccionar la entrada de menú que corresponda, en este caso Asesorías.

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En este apartado se va a detallar el conjunto de información que se puede gestionar en un Expediente Asesoramiento.

Desde este módulo se van a poder realizar las siguientes acciones:

Gestionar de manera integra el Expediente pudiendo hacer búsquedas por múltiples criterios.

Registrar Actuaciones Asesoramiento o Notas.

Ver las Anotaciones en Agenda asociadas al Expediente Asesoramiento pudiendo acceder directamente a ellas sin necesidad de ir al módulo de Agenda y diferenciando las Pendientes de las Realizadas. Posibilidad de dar de alta nuevas Anotaciones desde la Consulta de Agenda.

Realizar la gestión económica del Expediente pudiendo anotar conceptos económicos.

Comprobar el saldo del Expediente.

Conocer el conjunto de Documentos que se han adjuntado al histórico del Expediente.

La pantalla principal del Expediente de Asesoramiento incluye los campos con los datos más representativos del Expediente junto con un conjunto de botones que permitirán acceder a otros módulos dependientes del mismo como son Actuaciones, Agenda, Económico, Saldos, y Documentos.

La pantalla principal de los Expedientes Asesoramiento se encuentra dividida en Pestañas de:

Expedientes.

Relacionados.

Más datos.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con Expedientes Judiciales.

Crear un Expediente Asesorías.

Modificar un Expediente Asesorías.

Eliminar un Expediente Asesorías.

Consultar un Expediente Asesorías.

Archivar un Expediente Asesorías.

1.7.2. Crear Expediente de Asesorías.

Para crear un ''Expediente Asesorías'' se deben seguir los siguientes pasos:

Desde el Menú Principal, se accede al apartado de los Expedientes / Expedientes Asesorías.

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Hacer click en el Botón y rellenar en la pantalla los datos del Expediente. El único dato obligatorio para crear el Expediente es un Tipo de Implicado de tipo Cliente.

Una vez introducidos todos los datos del Expediente se debe pulsar en el

Botón de .

Si se quiere realizar algún cambio en el Expediente, se debe pulsar antes en

el Botón de para abrirlo.

Los datos más destacados de la pantalla principal del Expediente Asesorías son:

Número de Expediente: es el Código que permite identificar el Expediente.

Una vez asignado un número de Expediente, es posible cambiar la numeración, pero solamente si lo hace un Usuario con perfil de Administrador.

El Nº de Expediente se divide en cuatro partes:

'Serie': La Serie indica el tipo de expediente.


No es necesario introducir un número de expediente ya que INFOLEX Gestión Estudio dará el siguiente número que corresponda.

'Año': Utilizado si se desea clasificar el Expediente por años. El sistema propone el actual. está compuesto por cuatro dígitos.


'Subnúmero': es un campo de introducción manual y que se puede utilizar para crear subexpedientes de uno Principal.

Resp.: es el Responsable del Expediente. Generalmente será el Letrado encargado de llevar el Asunto.

Fecha Alta: es la Fecha de Recepción del Expediente.

Estado: es la información que se encuentra a continuación de la Fecha de Recepción y hace referencia a si el Expediente está Activo o Archivado. Hay que tener en cuenta que solo lo va a poder Archivar el Usuario que tenga Permiso para hacerlo.

Objeto: es el Objeto o el tema del Expediente.

Descripción: es un texto libre que describe el Expediente y que sirve para aclarar más el objeto del proceso.

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Implicados.

Para dar de alta los Implicados que intervienen en un Expediente Asesoramiento, tan solo hay que posicionarse en la parte inferior de la pantalla y con Botón derecho seleccionar la opción de ''Nuevo Implicado''. La aplicación permite introducir tantos implicados como personas tengamos dadas de alta en Personas.

El único Tipo de Implicado que la aplicación obliga para crear es el Tipo Cliente.

Autodefinibles: En el apartado de autodefinibles se permite visualizar los campos libres, definidos anteriormente en Ficheros de Apoyo/ Autodefinible, y que tengan un interés especial para el usuario y que no están definidos por programa.

Relacionados: Se va permitir asociar o relacionar cualquier Expediente al que tenemos en pantalla.

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Más Datos: Se van a definir las Observaciones, la Alarma y la Tarifa a aplicar al Expediente.

1.7.3. Consultar Expediente de Asesorías.

Para consultar un Expediente Asesoramiento se deben realizar los siguientes pasos:

En el Menú Principal, localizar el Módulo de Expedientes y seleccionar la opción Expedientes de „Asesorías'.

Los criterios de Búsqueda de Expedientes son los siguientes:

o Número de Expediente, permite buscar por cualquiera de los 4 datos del número de Expediente: 'Serie', 'Año', 'Número' o 'Subnúmeros'.

o Estado, permite buscar el Estado del Expediente: activo, archivado o ambos.

o Cliente y Referencia es el Cliente del Asunto y su Referencia.

o Objeto es campo de F3 que permite seleccionar un Objeto dado de alta en Ficheros de apoyo, y que se refiere al tema del Asunto.

o Letrado y Referencia es el Letrado del Asunto y su Referencia.

o Descripción, campo que permite buscar el expediente asesoramiento por la descripción.

o Contrario y Referencia, es el Contrario del Asunto y su Referencia.

o Intervalo de Sin Movimiento y de Movimiento, para localizar Expedientes Con o Sin Movimiento Asesoramiento entre las fechas introducidas.

o Responsable y su Referencia, es el Responsable del Expediente.

o Tercero y su Referencia, campo de tipo F3, que permite buscar por el Tercero.

o Escribano y su Referencia, campo de tipo F3 que permite buscar por el Escribano.

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o Autodefinible, permite elegir de una lista desplegable el Autodefinible por el que se quiere filtrar los resultados, dependiendo del tipo del valor elegido se muestra unos campos u otros.

o Intervalo de Fechas Desde - Hasta, mediante este intervalo de fechas se permite realizar búsquedas de expedientes por la Fecha de Alta.

o Ref Archivado, mediante este filtro se permite realizar búsquedas por la Referencia de los Expedientes Archivados.

permite realizar búsquedas genéricas de los Implicados, y sus Referencias

Una vez seleccionados los filtros de búsqueda, se debe pulsar en el Botón de

, para obtener los resultados.

Se permite visualizar los Implicados de un Expediente, con tan solo posicionarse con botón derecho del mouse sobre el expediente a consultar.

60

1.7.4. Modificar Expedientes de Asesorías.

Para modificar un Expediente de Asesorías se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el expediente de asesorías que se quiere Modificar.

Hacer doble click sobre el registro para que se abra el expediente a modificar. Y

desde la pantalla del expediente realizar los cambios y pulsar en el Botón de para que las modificaciones se guarden.

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1.7.5. Eliminar Expedientes de Asesorías.

Para borrar un expediente de Asesorías se deben seguir los siguientes pasos:

1. Localizar el Expediente que quiere borrar.

2. Desde la pantalla principal del Expedientes, pulsar en el Botón de .

3. La aplicación antes de Borrar el Expediente de Asesorías, va a pedir mediante un mensaje una Confirmación del Borrado.

Teniendo en cuenta, que si el Expediente de Asesorías tiene asociadas por ejemplo Actuaciones, Anotaciones de Agenda, Documentos..etc, la aplicación no permitirá Borrar el Expediente de Asesorías hasta que no se elimine esa información.

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1.7.6. Archivar Expedientes de Asesorías.

Archivar un Expediente de Asesorías es cambiarlo de Estado, para ello hay que seleccionar de la cabecera de la pantalla principal la opción de „Archivado‟.

Hay que tener en cuenta, que solo va a poder Archivar los Expedientes, aquellos usuarios que tengan permiso para hacerlo. Si un usuario no tiene permiso, dicho campo va a estar deshabilitado.

Al Archivar el Expediente se puede añadir la siguiente información:

Fecha de Archivo.

Referencia de Archivo.

Observaciones de Archivo.

Fecha de Archivo Procesal.

Fecha de Archivo Económico.

La aplicación permite consultar los Últimos Expedientes Archivados, pulsando en la etiqueta de ''Ver últimos Archivados''.

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2. Actuaciones.

2.1.1.a. Crear Actuaciones.

Para dar de alta una Actuación en un expediente de asesorías se deben seguir los siguientes pasos:

Desde la pantalla principal del Expediente, se debe pulsar en el Botón .

Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe hacer click en el Botón o seleccionar la opción de „Nueva Actuación‟ del Botón derecho.

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Definir los datos de la Actuación, y pulsar en el Botón de .

Los datos más significativos de la pantalla de consulta de actuaciones de asesorías son los siguientes:

E. Indica si la Actuación tiene algún Documento asociado.

Fecha. Muestra la Fecha de la Actuación.

Clase. Permite hacer filtro por asesoramiento, y Notas.

A. Indica si la actuación tiene alguna Anotación de Agenda asociada.

C. Indica si la actuación ha sido comunicada.

Usuario. Abreviatura del Usuario o Responsable de la Actuación.

Texto. Es el Texto de la Actuación.

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Desde la pantalla de Actuaciones de un expediente de asesorías se pueden realizar los mismos procesos que desde una actuación de un expediente judicial,:

Adjuntar un documento a una actuación

Escanear un documento en una actuación

Crear un documento nuevo en la actuación

Consultar Documentos de la actuación.

Arrastrar correos electrónicos a INFOLEX Gestión Estudio.

Asociar documentos a INFOLEX Gestión Estudio.

Copiar / Pegar actuaciones.

2.1.1.b. Consultar Actuaciones.

Para consultar las Actuaciones de un Expediente de Asesorías, se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente, del que se quieren consultar sus Actuaciones.

Pulsar en el Botón de

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En la cabecera de la pantalla de Actuaciones, se permite:

o Navegar hasta la pantalla principal del Expediente haciendo doble click sobre el

Icono .

o Mediante el Icono de se permite Enviar un Mail a cualquier implicado del expediente o incluso a otra persona que esté en base de datos.

o Seleccionar unos filtros u otros para que la consulta de actuaciones sea más concreta:

- Los Tipos de Actuaciones sirven para consultar un Tipo de Actuación en concreto o todas las Actuaciones de todos los tipos.

- Seleccionar la opción de 'Realizadas', cuando interesa solo ver las Actuaciones que ya están Realizadas, o la opción de 'Agenda', cuando interesa ver las Actuaciones que tienen Anotaciones de Agenda.

Dependiendo de cómo se encuentren las Actuaciones, se van a mostrar con un Icono u otro:

- El Icono de , cuando las Actuaciones están Comunicadas.

- El Icono de , o de , cuando las Actuaciones tienen Documentación adjunta.

- El Icono de , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones en la Agenda.

- El Icono de , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones de Agenda Realizadas.

Y dependiendo del estado en el que se encuentren se mostrarán en un color u otro, siempre que este activado el Parámetro de Actuaciones / Controlar Resuelta.

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2.1.1.c. Eliminar Actuaciones.

Para borrar una Actuación se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el expediente, del que se quieren Eliminar Actuaciones.


Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe seleccionar la Actuación a

borrar y hacer click en el Botón o seleccionar con botón derecho, la opción de „Eliminar‟.

En el caso de que la Actuación tenga documentos asociados, la aplicación muestra un mensaje informándolo, aunque se permite su borrado.

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2.1.1.d. Notificar Actuaciones.

Desde la pantalla de Actuaciones se va permitir Notificar una Actuación mediante el

Botón de o seleccionar con Botón derecho, la opción de 'Notificar'.

Una vez en la pantalla de Notificación de Actuaciones, se debe seleccionar las personas que se quiere comunicar y los medios de comunicación por los que se va a realizar: Carta, y/ o, Fax y/ o E-Mail.

Para poder notificar por fax debe tener disponible una línea de fax. Las notificaciones por carta generan el escrito en el procesador de textos del equipo local y las notificaciones por e-mail envían el mail utilizando el servicio de mail de INFOLEX Gestión Estudio. Consulte el registro de comunicaciones para ver el estado On-Line de dichas comunicaciones.

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La pantalla de Notificar se compone de una Cabecera y de varias Pestañas, que permiten configurar el envío de las comunicaciones

o Cabecera:

'Check,' que permite seleccionar entre todos los Implicados del Expediente, a los que se les quiere enviar la Notificación.

Teniendo en cuenta que dicho check viene marcado por defecto cuando:

- Se va a Notificar una Actuación y el Implicado tiene marcado en la Pestaña Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Seguimiento' .

- Se va a Notificar un Concepto Económico y el Implicado tiene marcado en la Pestaña Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Económico' .

Nombre, de la Persona o Implicado del Expediente.

Tipo de Implicación dentro del Expediente. Puede ser cualquier Persona del Expediente, o incluso un Implicado Libre que no tenga nada que ver con el Expediente.

Escrito, Plantilla que va a fusionar los datos del Expediente, y que se va a enviar al Implicado.

Medios de Comunicación (Carta, Fax, Mail) por los que se permite enviar la Notificación.

o Pestaña de Opciones

Se permite definir:

Si se incluye o no el Escrito seleccionado en la Cabecera.

Si se desea Mensaje de Confirmación del Envío.

Carta

Si el medio de comunicación es una Carta, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación. Y la posibilidad de visualizar la Notificación en el Ordenador o Procesador antes de enviarla o por el contrario enviarla directamente a la Impresora, pudiendo indicar el Nº de Copias cuando se notifica por Carta a través de la Impresora.

Fax

Si el medio de comunicación es Fax, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación. Definir el Número de Páginas que se quiere envíar cada Archivo Adjunto, y si se desea o no Previsualizar la Notificación antes de Enviar al Fax.

Mail

Si el medio de comunicación es Mail, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuación, se permite Previsualizar el Mail antes de enviarlo, se permite Solicitar Confirmación de Lectura, se permite Convertir los Archivos Adjuntos a Pdf, se permite incluir el Escrito fusionado con los datos del Expediente en el Cuerpo del Mail, se permite definir un Asunto (teniendo en cuenta que este Asunto se puede configurar desde la Pestaña de Mail).

Hay que tener en cuenta que la aplicación solo va a poder adjuntar en el Cuerpo del E-mail, los Documentos de Tipo: Doc, Docx, o Rtf.

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A la hora de Notificar por mail, INFOLEX Gestión Estudio ofrece la posibilidad de convertir todos los Adjuntos a enviar en un único documento de PDF, para ello hay que activar el check de ''Convertir Adjuntos a PDF Único''.

o Pestaña de Datos

Se permite seleccionar entre un intervalo de fechas, las Actuaciones Realizadas (Actuales, Judiciales, Extrajudiciales, Notas) y las Anotaciones de Agenda (Señalamiento, Vencimiento, Recordatorios) que se van a adjuntar en la Notificación.

Hay que tener en cuenta que en la Plantilla se ha tenido que insertar las variables que hacen referencia a las Actuaciones y Anotaciones de Agenda.

o Pestaña de Adjuntos

Se permite seleccionar los Documentos Adjuntos que se desea Notificar en cada

momento, pulsando en el ''Botón de ''. Y se permite Convertir los Documentos seleccionados en Formato: Pdf o en ficheros con Formato Zip, o incluso Comprimir cada Archivo Adjunto por separado en Zip.

o Pestaña de Comentario

Se define el Comentario o las Observaciones que se quiere añadir a la Notificación.

o Pestaña de Mail

Se define la Configuración del Asunto del Mail. El Asunto del E-mail, puede estar compuesto por el Texto del Encabezado + el nombre del Titular + Mi Referencia o la Referencia del Destinatario + el Nombre del Cliente + el Nombre del Contrario + el Nombre del Juzgado, el Proceso y el NExp.

2.1.1.e. Crear Anotación de Agenda desde Actuación.

La funcionalidad del Botón de es crear ''Anotaciones de Agenda'' partiendo de las Actuaciones de un expediente de Asesoramiento.

Este proceso consiste en:

Seleccionar la Actuación sobre la que se va a crear la ''Anotación de Agenda'',

pulsar en el Botón de o seleccionar con botón derecho, la opción de 'Nueva Anotación de Agenda'.

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Se muestra la pantalla de crear una Anotación de Agenda con datos de la Actuación como: ''Fecha'', ''Texto'', ''Usuario'', y el ''Expediente Asesorías'' del que viene.

La Anotación de Agenda, se puede guardar con los datos que genera la aplicación o con las modificaciones que el usuario realice.

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En el momento que se pulse , se creará la nueva cita en la agenda. Si desea que la Anotación en la Agenda forme parte de la lista de Actuaciones Realizadas marque la opción “Copiar como actuación” y se creará como una Actuación Pendiente de Resolver.

Desde la Agenda o desde la pantalla de Actuaciones, seleccionando el filtro de cabecera 'Agenda', se permiten Consultar la Anotaciones de Agenda creadas, teniendo en cuenta que se muestran en color Rojo cuando no están Realizadas y en color Negro cuando ya están Realizadas, aunque hay que tener en cuenta que a pesar de estar la Anotación Pendiente se mostrará en Negro cuando tienen una fecha anterior a la del sistema.

2.1.2. Agenda.

2.1.2.a. Anotaciones de Agenda.

Desde la pantalla principal del expediente de asesorías, pulsando en el Botón de

se permite ver las Anotaciones de Agenda que tiene asociado el expediente de asesorías.

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Al pulsar en el Botón de , la aplicación navega hasta la pantalla de Actuaciones con la opción de Agenda seleccionada.

En esta pantalla se van a mostrar todas las Anotaciones de Agenda que estén relacionadas con el Expediente, en color rojo cuando no están Realizadas y en color negro cuando ya están Realizadas.

Y desde esta misma pantalla pulsando en el Botón de , se permite crear otra Anotación de Agenda.

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2.1.3. Económico.

2.1.3.a. Económico del Expediente de Asesorías.

Para acceder a la pantalla del seguimiento económico del Expediente, se debe pulsar

en el Botón de de la pantalla principal del expediente de asesorías.

En dicha pantalla se permite ''Crear y Consultar'' los Conceptos económicos que están asociados al Expediente.

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Para dar de alta Conceptos Económicos hay dos opciones: pulsar en el Botón de o seleccionar con Botón derecho la opción de 'Nuevo Concepto'.

Los conceptos económicos que contempla INFOLEX Gestión Estudio son:

• Honorarios. Es el Importe monetario de los servicios realizados por el estudio.

• Gastos. Es el Importe de los gastos del Estudio originados por el encargo profesional realizado y que van a ser repercutidos a nuestros clientes.

Una vez que se han registrado los conceptos económicos, la aplicación permite generar un informe de los datos, con tan solo posicionarse con botón derecho sobre la grilla y seleccionar la opción de 'Exportar a Excel' o 'Exportar a Word'.

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.

INFOLEX Gestión Estudio ofrece la posibilidad de Copiar - Pegar Conceptos Económicos de un Expediente a otro, para realizar dicho proceso se deben realizar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en el apartado 'Económico' de Expediente, escoger el 'Concepto Económico a Copiar', seleccionar con Botón Derecho la Opción de 'COPIAR'.

La aplicación permite de Copiar más de un concepto a la vez, con tan solo seleccionar los Conceptos Económicos a Copiar, y pulsar a la vez la Tecla 'Ctrl'.

2. Posicionarse en el apartado 'Económico' del 'Expediente Destino', y seleccionar con Botón Derecho la Opción de 'Pegar'.

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De esta forma, el Concepto Económico copiado va a estar tanto en el Expediente Origen como en el Expediente Destino.

2.1.4. Saldos.

2.1.4.a. Saldos del Expediente de Asesorías.

Desde la pantalla principal de Expedientes pulsando en el Botón de se permite consultar los saldos que están asociados al Expediente.

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2.1.5. Documentos.

2.1.5.a. Documentos del Expediente de Asesorías.

Desde la pantalla principal del Expediente, pulsando el Botón de se permite consultar los Documentos que tiene asociado un Expediente, y mediante los siguientes

botones: ''Adjuntar Documentos al Expediente'', ''Escanear'', o ''Crear'' unos nuevos Documentos.

2.1.6. Pestaña Relacionados

2.1.6.a. Expediente de Asesorías - Pestaña Relacionados.

En la Pestaña de Relacionados, se permite relacionar un expediente con otros,

pulsando el Botón de .

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En el momento que estén relacionamos, la aplicación va a añadir un Icono como este

en la pantalla principal.

2.1.7. Pestaña Más Datos.

2.1.7.a. Expediente de Asesorías - Pestaña Más Datos.

En la Pestaña de Más Datos, se permite completar la información del Expediente de Asesorías.

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La información adicional que puede incorporar es:

Observaciones: campo que permite añadir al Expediente toda la información que considere relevante, pudiéndose consultar dicha información teniendo el Expediente Cerrado.

Alarma: campo que permite escribir un Texto que la aplicación va a mostrar al usuario en el momento de entrar en el Expediente. Es muy útil cuando el Expediente requiere un Recordatorio especial.

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3. Agenda

3.1. Crear Anotación de Agenda.

La finalidad de la „‟Agenda ‟‟ es visualizar los Señalamientos, Vencimientos, Recordatorios de un usuario de INFOLEX Gestión Estudio. Mediante los filtros de la cabecera se permite consultar las Anotaciones de Agenda dadas de alta, y crear nuevas citas.

La aplicación permite ver las Anotaciones mediante diferentes vistas:

Diaria. Presenta las Anotaciones de Agenda a Fecha del Sistema, aunque se permite seleccionar cualquier fecha en el Calendario.

Semanal. Presenta las Anotaciones de Agenda en la Semana que contiene la Fecha del Sistema, aunque permite seleccionar cualquier Semana en el Calendario.

Mes. Presenta las Anotaciones de Agenda en el Mes que contiene la Fecha del Sistema, aunque permite seleccionar cualquier Mes en el Calendario.

Para crear una Anotación de Agenda se debe ir al módulo de Agenda, seleccionado el

botón de o con botón derecho, 'Nueva Actuación de Agenda'.

A la hora de crear una Anotación de Agenda se debe tener en cuenta que hay campos que son obligatorios como la ''Fecha Realización, de Aviso'', el ''Texto'', ''Origen de Agenda'', ''Destino de Agenda'....etc.'

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Campos principales a la hora de Crear una Anotación de Agenda:

Tipo de Anotaciones:

Las Anotaciones de Agenda pueden ser de tres tipos:

- Señalamientos, sirve para anotar Señalamientos. Por ejemplo, Vistas o Declaraciones.

- Vencimientos, sirve para anotar Vencimiento de Plazos. Por ejemplo, Vencimiento para presentación de Demanda.

- Recordatorios, sirve para anotar cualquier otra cosa que no sea Señalamiento y Vencimientos.

Calendario de Realización.

El Calendario de Realización, por defecto se carga con el mes de la fecha del sistema, aunque mediante las flechas se puede cambiar de mes, y en el que se indica la Fecha en la que se va a realizar la Anotación.

Uno para la fecha de realización que es la fecha en la que se debe realizar la anotación y otro para la fecha de aviso que es la fecha a partir de la cual se desea que la agenda avise de que esa tarea está pendiente de realizar.

Calendario de Aviso.

El Calendario de Aviso, por defecto se carga con el mes de la fecha del sistema, aunque mediante las flechas se puede cambiar de mes, y en el que se indica la Fecha de Aviso a partir de la cual se desea que la Agenda avise de que esa Tarea está pendiente de realizar.

Leyenda de Colores.

La aplicación ofrece una leyenda de colores para visualizar las feriados del Calendario,

Ver Calendario.

Con la opción Ver Calendario, se navega hasta el Calendario del módulo de Ficheros de Apoyo.

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Plazo:

En el campo Plazo se definen los Días ( Hábiles, Continúos ) para realizar un cálculo automático de la Fecha de Realización y de Aviso, teniendo en cuenta los feriados marcadas en el Calendario y los Parámetros de 'Domingos Inhábiles' y 'Febrero Inhábil'.

Se considera:

o Día Continúo, cuando se tiene en cuenta todos los días, incluido Festivos y Fines de Semana.

o Día Hábil, cuando no se tiene en cuenta Ni Festivos ni Domingos.

o

Fecha Realización:

La fecha de Realización por defecto es la fecha del Sistema, aunque el Usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso, y puede ser calculada automáticamente por el sistema si se define un Plazo.

Cuando se registra una Anotación de Agenda en un día Festivo, se visualiza un mensaje de advertencia, informando que la Fecha de Realización no es día hábil, aunque se permite continuar con el registro de la anotación.

Días de Aviso.

En el campo Días de Aviso, se van a definir los días con los que se quiere avisar al Usuario de que tiene una Anotación de Agenda. Los días pueden ser :Hábiles, o Naturales, o Administrativo.

Fecha Aviso:

La fecha de Aviso por defecto es la fecha del Sistema, aunque el Usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso, y puede ser calculada automáticamente por el sistema si se define un los días con los que se quiere Avisar, o si se define un Plazo.

Aviso.

Se permite avisar al usuario destinatario, antes de la fecha / hora de realización de la anotación, no en el momento que se crea la anotación de agenda.

Hay que tener en cuenta, que si la anotación de agenda en la que se está creando el aviso va dirigida a varios destinatarios, se crearán los avisos de forma automática para cada uno de los destinatarios, y si se modifica el aviso general se modificará en todas las anotaciones de agenda.

También se debe de tener en cuenta, que si la anotación de agenda no tiene responsable, se creará un aviso para todos los usuarios, y si alguien lo pospone o lo descarta lo hará para todos. La aplicación mostrará los avisos periódicamente cada 60 segundos.

El proceso de avisos de agenda consiste en lo siguiente:

1. Desde el campo de 'Aviso' de la anotación de agenda se define el tiempo de antelación con el que se le va a avisar al usuario destino de la realización de una anotación de agenda.

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2. Cuando llegue el vencimiento del aviso, la aplicación mostrará un mensaje informando del asunto de la anotación de agenda así como de su vencimiento. En cualquier momento, desde el icono de la campana se permite consultar todos los avisos pendientes de las anotaciones de agenda.

3. Una vez que el aviso este en pantalla, la aplicación permite realizar las siguientes acciones:

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- Abrir Elemento: pulsando sobre el botón se abre la pantalla de la anotación de agenda.

- Descartar Todas: pulsando sobre este botón 'Descantar Todos' se descartan todos los avisos pendientes.

- Descartar: pulsando sobre este botón 'Descartar' se descarta solo el aviso seleccionado.

- Posponer: campo en el que se indica el tiempo que se quiere posponer la anotación de agenda.

Texto

En el campo Texto se define la descripción de la Anotación de Agenda.

De.

En el campo 'De', se define el Origen o Remitente de la Anotación de Agenda.

Para.

En el campo 'Para' se define el Destino o Responsable de la Anotación de Agenda. La aplicación permite dar de Alta una Anotación de Agenda seleccionando varios destinatarios simultáneamente.

Si esta activado el Parámetro de '' Activar Seguimiento Común'', se permite llevar un Seguimiento Común de la Realización de las Anotaciones de Agenda. Este Parámetro solo tiene sentido tenerlo activado cuando se tiene activado también el Parámetro ''Agenda Varios''.

Por lo que al dar de alta una Anotación de Agenda para Varios Destinatarios, la aplicación ofrece la posibilidad de activar el check de ''Común''.

Al activarse el check del Seguimiento Común, cuando un Usuario haga Modificaciones, Realice, Elimine....etc una Anotación, la aplicación va a

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preguntar mediante un mensaje ¿si dichos cambios se quieren aplicar también las Anotaciones Comunes?

- si se contesta ''Si'', la aplicación realizará dichos cambios en el resto de Anotaciones que se crearon a la vez para diferentes Usuarios.

- si se contesta ''No'', la aplicación generará dichos cambios solo en esa Anotación.

Privada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. Si el campo esta activado, dichas Anotaciones de Agenda serán Privadas, y solo las podrá ver el Usuario al que pertenezcan dichas Anotaciones.

Avisar por Mail.

INFOLEX Gestión Estudio permite enviar un Mail a los destinatarios de la Anotación de Agenda.

El proceso consiste en crear la "Anotación de Agenda", activar el Check de "Avisar por Mail" y pulsar "Guardar", para que automáticamente INFOLEX Gestión Estudio envíe un email a cada uno de los destinatarios que figuran en el campo "Para".

Hay que tener en cuenta que la Anotación de Agenda puede estar o no asociada a un Expediente:

- Si la Anotación de Agenda es libre, el mail se crea de la siguiente forma:

o El Asunto se compone de: "Aviso Anotación Agenda" + "Tipo Anotación" + "Cuerpo de la anotación".

o El Cuerpo se compone de: el "Texto de la anotación".

- Si la Anotación de Agenda está asociada a un Expediente, el mail se crea de la siguiente forma:

o El Asunto se compone de: "Aviso Anotación Agenda" + "Tipo Anotación" + "Fecha anotación" + "Nº Expediente" "Cliente" + "Vs"+ "Contrario".

o El Cuerpo se compone de: "Asunto" + "Texto de la anotación".

Hay que tener en cuenta que el Asunto del mail solo puede contener 200 caracteres, por eso dicho Asunto se vuelve a repetir en el cuerpo del mail y no puede tener ningún salto de línea.

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Voz.

Este campo sirve para codificar las Anotaciones en la Agenda, y se facilita su visualización a través de colores.

Común.

Si se activa el Parámetro en Administración / Agenda / '' Activar Seguimiento Común'', se permite llevar un Seguimiento Común de la Realización de las Anotaciones de Agenda. Este Parámetro solo tiene sentido tenerlo activado cuando se tiene activado también el Parámetro ''Agenda Varios''.

Por lo que al dar de alta una Anotación de Agenda para Varios Destinatarios, la aplicación ofrece la posibilidad de activar el check de ''Común''.

Al activarse el check del Seguimiento Común, cuando un Usuario haga Modificaciones, Realice, Elimine....etc una Anotación, la aplicación va a preguntar mediante un mensaje ¿si dichos cambios se quieren aplicar también las Anotaciones Comunes?

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• si se contesta ''Si'', la aplicación realizará dichos cambios en el resto de Anotaciones que se crearon a la vez para diferentes Usuarios.

• si se contesta ''No'', la aplicación generará dichos cambios solo en esa Anotación.

Documento.

El campo Documento permite Adjuntar, Escanear o crear Nuevos Documentos, para la Anotación de Agenda.

Se debe tener en cuenta que solo se va a poder adjuntar documentos, cuando la Anotación viene de un Expediente.

Y si además esta activado el Parámetro de ''Activar Control de Registro Externo'', la aplicación ofrece la posibilidad de indicar en cada Documento su Nº de Registro de Entrada y Salida dado por un Registro de Entrada/Salida Externo.

Expediente

El campo Expediente permite asociar a una Anotación de Agenda un Expediente de tipo: Judicial, o de Asesoramiento.

Realizada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. En el momento que este campo se active la Anotación pasará de estar Pendiente a Realizada.

También se puede realizar en la Vista ''Hoy'', desde la columna 'R', es decir se puede Realizar las Anotaciones de Agenda desde el propio histórico, sin tener que entrar a la propia Cita.

Estado de las Anotaciones:

- Pendientes --> Las Anotaciones por defecto al darse de alta, se crean en estado de Pendientes, a no ser que la Anotación de Agenda venga de una Actuación de un Expediente que este realizada.

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- Realizadas --> Las Anotaciones pasan a Realizadas en el momento que se active el check de Realizada.

Hay que tener en cuenta que si que está activado el Parámetro de 'Agenda a Actuación', y la Anotación de Agenda esta asociada a un Expediente, en el momento que se active el check de ''Realizada'', se creará también una Actuación, como copia de la Anotación de Agenda.

Y si además esta activado el Parámetro de ' Visualizar Copiar Agenda a Actuación --> Al realizar una anotación de agenda y seleccionar copiarla como actuación realizada, permite Previsualizar la actuación para modificarla en su caso.

Botón

Al pulsar en el Botón de Periódica la aplicación abre una pantalla para definir si esa periodicidad es Diario, Mensual, Trimestral, Semestral, y Anual.

Para dar de alta una Cita Periódica, se debe pulsar en el Botón de , para que la aplicación navegue hasta la pantalla de 'Agenda Periódica'.

Una vez en la pantalla, la aplicación permite seleccionar:

La Periodicidad que puede ser: Diario, Semanal, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, y Anual.

Los Tipos de Días que pueden ser: Naturales, Hábiles, Administrativos.

En el caso de seleccionar un Periodo Mensual, se permite escoger o no la opción de ''Último Día del Mes'', y de crear Anotaciones de Agenda Periódicas una vez al Mes.

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Las Anotaciones de Agenda con Periodicidad Mensual se pueden crear de dos formas:

El Último día del Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opción 'Mensual', activar el check de 'Último día del mes', seleccionar el Tipo de días ( Naturales, Hábiles, Administrativos), definir el 'Número de Repeticiones' y pulsar en el Botón de

.

Una semana al Mes.

INFOLEX Gestión Estudio, ofrece la posibilidad de crear una anotación de agenda periódica en una semana en concreto del mes, o por el contrario crearla en la fecha que corresponda, sin tener en cuenta las semanas.

o Una semana al Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opción 'Mensual', desactivar el check de 'Último día del mes', seleccionar una de las semanas del mes ( Primera Semana,..............Ultima Semana), seleccionar el día de la semana (Lunes.................Domingo), seleccionar el Tipo de días ( Naturales, Hábiles, Administrativos), definir el 'Número de Repeticiones, y pulsar en el Botón de

.

Nota:

A la hora de generar las 'Anotaciones de Agenda' la Primera y la Última Semana del Mes se debe tener en cuenta que:

- Si se escoge que la 'Anotación de Agenda' se repita un día de la primera semana del mes, y ese mes empiece en un día posterior al establecido, la Anotación se registrará para el mismo día pero de la semana siguiente .

- Y si se escoge que la 'Anotación de Agenda' se repita un día de la última semana del mes, y ese mes termina un día anterior al establecido, la Anotación se registrará para el mismo día pero de la semana anterior.

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o Ninguna Semana del Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opción 'Mensual', desactivar el check de 'Último día del mes', seleccionar ninguna semana ( registro en blanco), seleccionar el Tipo de días ( Naturales, Hábiles, Administrativos), definir el 'Número de

Repeticiones, y pulsar en el Botón de .

El Número de Repeticiones: se define el número de veces que se quiere repetir la Cita de la Agenda.

Pulsando en el Botón de , se genera el proceso de cálculo teniendo en cuenta el Número de Repeticiones.

Pulsando en el Botón de , se muestra la Anotación de Agenda que se ha generado para un determinado periodo.

Después de comprobar que los valores elegidos en la anotación son los correctos, se

debe pulsar al Botón de para que la Anotación se cree.

Hay que tener en cuenta que:

- Las Anotaciones Nuevas que se creen serán igual que la de Origen, es decir pertenecerá al mismo ''Expediente'', misma ''Instancia'', mismo ''Usuario'' etc.., pero con diferente ''Fecha de Realización'' y de ''Aviso''.

- Una vez que la Anotación de Agenda tenga asociadas Anotaciones Periódicas, la aplicación no permitirá volver a crear más Anotaciones Periódicas, solo se permite consultar las existentes.

Cuando se intenta Borrar una 'Anotación de Agenda' que tiene asociadas 'Anotaciones Periódicas', la aplicación muestra un mensaje en el que informa que al Borrar la Anotación se van a Borrar también las Anotaciones Periódicas.

Botón .

Una vez que se hayan definido todos los datos referentes a la Anotación de Agenda, se debe pulsar el Botón de Guardar, para que la Cita se haga efectiva.

Botón .

Al pulsar el botón de Cancelar se cierra la pantalla de Nueva Anotación de Agenda.

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3.2. Consulta de Anotación de Agenda.

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de Anotaciones sea más fácil, así como tres vistas diferentes para presentar las Anotaciones: Diaria, Semanal, y Mensual.

Se permite ver un Resumen de la Anotación de Agenda con la opción ''Resumen'' del botón derecho.

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Cuando la Anotación de Agenda tiene asociado un 'Expediente', la aplicación mediante

el Icono de permite navegar hasta el propio Expediente.

3.3. Modificar Anotación de Agenda.

La aplicación permite modificar todos los datos de una Anotación de Agenda ya creada.

Los cambios se pueden hacer:

Manualmente sobre la propia Anotación.

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Con la opción de 'Posponer' del Botón derecho.

La aplicación mediante esta pantalla permite Posponer la Fecha de Realización y de Aviso de una Anotación de Agenda, definiendo: una Nueva Fecha, una Hora de Inicio, y de Fin, y calculando su Duración.

Mover las Anotaciones de Agenda con los mismos criterios que se tienen en cuenta en el alta, por lo que se va a cambiar la Fecha de Realización.

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3.4. Eliminar Anotación de Agenda.

Las Anotaciones de Agenda se pueden Borrar:

Seleccionando la Cita a Borrar, abriéndola con doble click y pulsando el

Botón de , o tecla de 'Supr'.

Con la opción ''Eliminar'' del botón derecho.

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4. Estado Diario

4.1. Parte de Horas.

La finalidad de este módulo es poder consultar el Parte de Horas de un Responsable, y definir las Horas que han invertido en cada actuación de los expedientes que pertenecen a ese Responsable o incluso hacer Anotaciones libres.

Responsable

El Responsable es un campo obligatorio tanto para el alta como para la consulta del Parte de Horas.

Intervalo de Fechas

Mediante los campos Fecha Desde-Hasta se permite seleccionar un intervalo de fechas para facilitar la Consulta de Horas.

Desde el Parte de Horas, se van a poder Consultar y Registrar para un intervalo de tiempo, las Horas invertidas por un Responsable en las diferentes Actuaciones de los Expedientes, teniendo en cuenta que las Actuaciones registradas se van a poder consultar también desde la Revisión de Actuaciones.

Se permite asignar un 'Color' a las 'Actuaciones', tal y como se hace desde el propio mantenimiento de Actuaciones, con tan solo seleccionar en el campo 'Color', un color de la Paleta de colores.

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Desde el 'Estado Diario' se permite acceder a la Actuación, con tan solo seleccionar el registro de la Actuación y seleccionar con Botón derecho la opción de 'Abrir'.

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4.2. Actuaciones Libres.

La finalidad de esta pantalla es poder Consultar las Actuaciones Libres creadas en el Parte de Horas.

La aplicación permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Actuaciones Libres. Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan en la cabecera, se mostrarán unas Actuaciones u otras en la grilla.

INFOLEX Gestión Estudio permite buscar actuaciones por los siguientes filtros de búsqueda:

Intervalo de Fechas.

Campos de Tipo Fecha en los que se permite definir el Intervalo de Fechas en las que se quiere Consultar las Actuaciones.

Estado.

Campos de Tipo F3, que permite seleccionar cualquier Estado dado de alta en Ficheros de Apoyo / Actuaciones / Estados.

Tipos de Actuaciones.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar uno de los Tipos de Actuaciones dados de alta. O incluso filtrar aquellas Actuaciones que no tenga un o varios tipos de Actuación en concreto.

Usuario.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Usuario que tiene asociado la Actuación.

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Texto.

Campo que permite buscar las actuaciones por el Texto de la Actuación.

Al tratarse de una pantalla de Consulta, la aplicación no permite ni Crear, ni Modificar, ni Eliminar las Actuaciones. Solo se permite ''Copiar una Actuación'', con tan solo posicionarse con botón derecho sobre el registro a copiar y seleccionar la opción de ''Copiar''.

Una vez copiada la Actuación Libre hay que posicionarse sobre el Histórico de Actuaciones de un Expediente y seleccionar la opción del botón derecho 'Pegar', para que dicha Actuación se agregue al Expediente.

4.3. Revisión de Actuaciones.

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La finalidad de la pantalla de Revisión de Actuaciones es poder consultar todas las Actuaciones de todos los Expedientes e incluso las Actuaciones registradas desde el Parte de Horas.

En la Revisión de Actuaciones, la aplicación permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Actuaciones Pendientes o Resueltas de todos los Expedientes en las diferentes Estructuras Organizativas. Se permite filtrar las Actuaciones por los siguientes filtros:

Intervalo de Fechas.

Campos de Tipo Fecha en los que se permite definir el Intervalo de Fechas en las que se quiere Consultar las Actuaciones.

Estado.

Campos de Tipo F3, que permite seleccionar los Estados dadas de alta en Ficheros de Apoyo.

Usuario.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Usuario que tiene asociado la Actuación.

Solo última Actuación.

Campo de Tipo check, que puede tomar dos valores: Activado o Desactivado. Si se activa, solo se van a visualizar las Últimas Actuaciones de cada Expediente.

Tipo de Expediente. Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar uno de los diferentes tipos de expedientes: Judiciales, o de Asesoramiento.

Texto. Campo que permite realizar búsquedas por el Texto de la Actuación.

Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan en la cabecera, se mostrarán unas Actuaciones u otras en la grilla.

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Al tratarse de una pantalla de Consulta, la aplicación no permite ni crear, ni modificar, ni eliminar Actuaciones, pero si se permite navegar hasta ellas, haciendo doble click sobre cualquiera de los registros que se muestran en la grilla. Además si se pulsa sobre campo del Expediente, mostrado en color azul, se accede a la pantalla principal del expediente.

4.4. Vacaciones / Ausencias.

La finalidad de la pantalla de ''Vacaciones / Ausencias'' es poder indicar las ausencias de los diferentes usuarios del Estudio. Con el control de las ausencias que se registra en esta pantalla, se va a poder verificar si un usuario va a estar o no disponible en el momento de asignarle una 'Anotación de Agenda'.

Para registrar las ausencias de los usuarios, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Registrar los Tipos de Ausencias en el Módulo de Ficheros de Apoyo \ Varios \ Tipos de Ausencias.

Los tipos de ausencias van a servir para clasificar las ausencias del trabajo de los usuarios.

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2. Acceder desde el Módulo del Parte Diario a la pantalla de Vacaciones- Ausencias, para registrar las ausencias anuales de cada usuario.

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3. Para crear una Ausencia en el calendario, hay que posicionarse sobre los días en los que se quiere registrar las Ausencias, escoger con Botón derecho la opción de 'Nuevo', y seleccionar el 'Tipo de Ausencia' que se quiere registrar.

4. En el calendario de ausencias, los días quedan marcados del color que corresponda según el Tipo de Ausencia.

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5. Comprobar que al registrar una Anotación de Agenda, la aplicación avisa cuando el usuario no va a estar disponible

También se permite generar un ''Informe de las Vacaciones y Ausencias'' de los Usuarios, y añadir a cualquier día del calendario unas ''Observaciones''.

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Una vez que se haya seleccionado el año sobre el que se quiere generar el Informe de

las Ausencias, se debe hacer click sobre el icono del Informe.

.

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5. Documentos

5.1. Explorador de Carpetas.

La finalidad del „‟Explorador de Carpetas'‟ es visualizar todas las Carpetas, las Plantillas y los Documentos que se van a utilizar en toda la aplicación.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con el Explorador son: crear carpetas, plantillas, documentos, importar archivos....etc.

108

Crear

En el Explorador de Carpetas, se permite crear con botón derecho:

- En primer lugar las Carpetas, donde se ubicarán las Plantillas, y los Documentos.

- Una vez creadas las carpetas se pueden:

- Crear las Plantillas.

- Crear Documentos.

- Adjuntar los Documentos.

- Escanear los Documentos.

- O incluso 'Importar Archivos' de cualquier ubicación.

Consultar

Para Consultar las Plantillas, los Documentos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Documentación / Explorador.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados en las Carpetas del Explorador sin ninguna restricción, así como cambiar el nombre de las propias carpetas donde se ubican.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Carpeta o una Plantilla o un Documento', se debe seleccionarlo

y pulsar el botón de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

5.2. Consulta de Documentos.

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de Documentos sea más fácil.

109

Principales Campos

Campos de Búsqueda

Los campos que van a facilitar la búsqueda de los documentos son: el Nombre, el Tipo ( Libre, Tramite, Poder...), el intervalo de Fechas Desde-Hasta, los Expedientes, si el documento esta vigente o no......etc.

Lista de Documentos

En esta grilla se van a mostrar todos los documentos que cumplan los filtros de búsqueda definidos en la cabecera.

Ver Carpetas

Mediante el Botón de , la aplicación navega hasta el Explorador de Carpetas para consultar la Ubicación de los Documentos.

La aplicación permite mediante los filtros de cabecera consultar los Documentos que creados, que escaneados, y adjuntados.

Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan, se mostrarán unos Documentos u otros.

Y con el botón derecho sobre los Documentos permite:

- Desbloquear un Documento que se ha quedado bloqueado, con la opción 'Desbloquear'.

- Modificar los Documentos ya creados, con la opción 'Editar'.

- Revisar las características de un Documento, con la opción 'Propiedades'.

110

Desde la Consulta de Documentos, la posibilidad de copiar más de un documento, para enviarlos posteriormente en un correo electrónico.

El proceso consiste en:

- Seleccionar los Documentos a Copiar.

Se debe ir seleccionando los documentos a copiar, a la vez que se pulsa la tecla 'Ctrl', y una vez seleccionados, con botón derecho se debe escoger la opción de Copiar.

- Pegar los Documentos en el mail.

En el momento que todos los documentos estén seleccionados, se debe abrir un mensaje o correo nuevo, y con botón derecho seleccionar la opción de pegar para que los documentos seleccionados se peguen o adjunten en el mail.

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5.3. Nueva Plantilla.

La finalidad de 'Nuevo Plantilla' es añadir documentos a las Carpetas creadas en el Explorador.

Principales Campos

Datos de Identificación del Documento

En este apartado se definen los datos referentes a: la 'Categoría' de la Plantilla (Expedientes, Personas, Minutas), Adjunta un Documento, la 'Descripción' del Documento, la 'Fecha' (cuando la Fecha el Documento Fiscal es diferente a la Fecha de creación), el check de 'Vigente' (permite definir si la Plantilla esta Vigente o no, hay que tener en cuenta que los F3 de Plantillas solo se van a mostrar las que estén marcadas como Vigentes), la 'Carpeta' donde se Ubican, y el 'Idioma' (debe estar activado el Parámetro Idioma en Documentos, y va a servir para seleccionar el Idioma en el que se va a generar el Documento en el caso de que el Cliente tenga más de un Idioma asociado).

Pestaña Más Datos

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parámetro de 'Activar Gestión de Documentos Avanzada'. En esta pestaña se define la: Referencia, la Ubicación, la Voz de Documento, la Fecha de Imputación, las Palabras Clave, y las Observaciones.

Pestaña Autodefinibles

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parámetro de 'Activar Gestión de Documentos Avanzada'. En esta pestaña se muestran los campos que se han dado de alta en el apartado de Autodefinibles con tipo de Documento.

112

Para crear una Plantilla nueva hay que pulsar definir el Nombre, la Descripción del Documento, el Formato que va a tener el documento, la Carpeta donde se quiere

dejar, y pulsar en el botón de

La aplicación permite crear tres categorías de Plantillas: ''Expedientes'', ''Personas'', y ''Documentos'', dependiendo de la Categoría, las variables de fusión van a ser unas u otras.

En este ejemplo, la Categoría de la Plantilla es de ''Tipo Expedientes'', por lo que el formulario con las Variables de Fusión son las correspondientes a los datos que hacen referencia al Expedientes, sus Actuaciones, sus Implicados........etc

La Plantilla se compone de parte Fija y parte Variable, tan solo hay que ir redactando el ''Texto Fijo del Documento'' y combinarlo con las diferentes ''Variables de Fusión'' dependiendo de los datos se quiera mostrar en cada momento.

Si por ejemplo se quiere mostrar en la Plantilla, el Nombre del Cliente del Expediente, se debe ir al formulario donde se muestran todas las variables, seleccionar del

apartado Cliente, el campo ''Nombre'', y pulsar en el botón de .

Hay que tener en cuenta que la Variable de fusión se va a mostrar en el lugar de la plantilla donde este posicionado el mouse.

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Se debe tener en cuenta que INFOLEX Gestión Estudio permite convertir sus resultados de cualquier "Variable de Fusión" en Mayúsculas, en Importe en letra, el genero correspondiente según sea la palabra masculino o femenino.......etc utilizando una serie de prefijos delante de la variable.

INFOLEX Gestión Estudio permite utilizar los siguientes Prefijos:

Si añadimos [M<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte las minúsculas en mayúsculas.

Si añadimos [L<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte los valores numéricos a letra.

Si añadimos [ML<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte las minúsculas en mayúsculas y el importe numérico en letra.

Si añadimos [ART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio inserta "el" o "la" en función del genero de la siguiente palabra fusionada.

Si añadimos [AART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio inserta "a la" o "al" en función del genero de la siguiente palabra fusionada.

Si añadimos [DART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio inserta "de la" o "del" en función del genero de la siguiente palabra fusionada.

Si añadimos [F<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte la "Fecha" a letra. Ej: lunes, 20 de Abril de 2009.

Si añadimos [FS<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte la "Fecha" a letra con un formato simple. Ej: 20 de Abril de 2009.

Si añadimos [N<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte la 'E' mayúscula de la palabra Euro, lo convierte en 'e' minúscula.

Si añadimos [FI<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte la Fecha Normal, en Fecha con Formato Inglés, con el Mes delante del Día.

Si añadimos [MN<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte la Inicial de cada palabra en Mayúscula.

Si añadimos [B<<Minuta__Descuento_Valor>>] delante de la Variable que hace referencia al Descuento, INFOLEX Gestión Estudio convierte el importe del Descuento Cero, en un espacio en blanco.

Si añadimos [FC<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestión Estudio convierte el Texto Fecha, en Fecha con el Texto en Catalán..

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5.4. Adjuntar Documento.

La finalidad de 'Adjuntar Documento' es añadir documentación a las Carpetas creadas en el Explorador.

Principales Campos

Datos de Identificación del Documento

En este apartado se definen los datos referentes a: la Descripción del Documento, la 'Fecha' (cuando la Fecha el Documento Fiscal es diferente a la Fecha de creación), la Carpeta donde se Ubican, y el 'Idioma' (debe estar activado el Parámetro de Activar Idioma en Documentos, y va a servir para seleccionar el Idioma en el que se va a generar el Documento en el caso de que el Cliente tenga más de un Idioma asociado).

Pestaña Más Datos

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parámetro de 'Activar Gestión Avanzada' y permite definir la: Referencia, la Ubicación, la Voz de Documento, la Fecha de Imputación, las Palabras Clave, y las Observaciones.

Pestaña Autodefinibles

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parámetro de 'Activar Gestión Avanzada' y muestra los campos que se han dado de alta en el apartado de Autodefinibles con tipo de Documento.

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Para Adjuntar un Documento hay que seguir los siguientes pasos:

pulsar sobre el Icono de seleccionar el archivo que se quiere adjuntar

definir la Carpeta donde se quiere dejar

pulsar en el botón de

5.5. EscanLex.

El EscanLex es un programa basado en sesiones de diapositivas que pueden ser adquiridas mediante un Escáner o un Archivo de Imágenes.

Este programa se abre directamente desde el punto de menú de 'Escanear

Documento' o pulsando sobre el Botón de , teniendo en cuenta que también se puede acceder desde cualquier pantalla de la aplicación en la que se trabaje con Documentos, como: documentos de un expediente, actuaciones del expediente, ...etc.

En este apartado se va a detallar como gestionar el EscanLex.

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Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con el EscanLex son:

o Desde el punto de menú de ''Archivo'':

- Crear una Nueva Sesión.

- Abrir / Guardar / Cerrar Sesión.

o Desde el punto de menú de ''Escanear'':

- Añadir / Insertar / Sustituir desde Escáner o desde Archivo.

o Desde el punto de menú de ''Configurar'':

- Configurar Escáner.

o Propiedades de los Botones:

- Funcionalidad de Botones.

CREAR NUEVA SESIÓN

La aplicación permite crear en una única Sesión un conjunto de Imágenes escaneadas. Los Tipos de Archivos que soporta son: jpeg, jpeg 2000, Tif, Kodak Photo CD, FlashPix, y Autocad dxf, png, pcx, bmp, dib, img, wpg, dcx, gif, wmf, eps.

Se puede crear una Sesión Nueva, desde '' Archivo / Nueva Sesión '' o directamente

desde el Botón .

Al dar de alta la Sesión se especifica:

- La 'Ruta de la Sesión', --> es la dirección física en la cual se guarda la sesión.

- El 'Nombre de la Sesión', --> se construye de la siguiente manera:

o S --> hace referencia a Sesión.

o U --> hace referencia al Usuario conectado, teniendo en cuenta que solo se muestra cuando esta activado el check de 'Incluir Usuario'.

o Año-Mes-Día --> hace referencia al Año, Mes y Día del sistema.

o Número --> hace referencia al Nº de Sesión.

- El Tipo de Sesión --> Por defecto la Sesión se guarda en formato Tif, aunque se puede guardar también en ''Pdf''. Normalmente se trabaja con formatos de archivo Tif, ya que pueden soportar varias imágenes en un mismo archivo.

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ABRIR / GUARDAR / CERRAR SESIÓN.

La aplicación permite Abrir una Sesión ya guarda desde ''Archivo / Abrir Sesión'' o

directamente desde el Botón .

En el momento que este abierta se permite realizar cambios sobre los documentos escaneados, guardar las modificaciones hechas desde ''Archivo / Guardar Sesión' o

directamente desde el Botón y posteriormente cerrar la Sesión desde ''Archivo /

Cerrar Sesión o directamente desde el Botón .

AÑADIR / INSERTAR / SUSTITUIR desde Escáner o desde Archivo.

Con las diferentes opciones ( Añadir, Insertar....etc) que se ofrecen desde el punto de menú de Escanear, la aplicación permite añadir o insertar documentos nuevos, así como sustituirlos por otros nuevos.

CONFIGURAR.

Desde la opción de Configurar, se permite definir las propiedades del Escáner, así como Establecer un Escáner por defecto.

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FUNCIONALIDAD de BOTONES.

o , Mediante estos Botones se permite mostrar: ''Todas las Imágenes''; ''Las Imágenes Seleccionadas'';''Las Imágenes Exportadas'', y ''Las Imágenes No Exportadas''.

o , Mediante estos Botones se permite Escanear e Imprimir Documentos. Solo se habilita el Botón de Imprimir, cuando haya seleccionadas con el borde rojo alguna imagen.

o , Solo se habilita este Botón cuando haya seleccionadas con el borde rojo alguna imagen. Mediante este Botón se guardan en INFOLEX Gestión Estudio las Imágenes marcadas con bode rojo.

o , Mediante estos Botones se 'Seleccionan con un borde rojo todas las Imágenes' o se 'Borran Todas las Imágenes'.

o , Con los Botones de Navegación, la aplicación permite moverse por las páginas.

El primer Botón navega hasta la primera página. El segundo navega hasta la página anterior. El cuadro de texto muestra la página en la que nos encontramos. El tercer Botón navega hasta la página siguiente. El ultimo Botón navega a la última página.

o , Mediante estos Botones, se permite seleccionar la Vista en la que se quiere mostrar la Imagen.

o , Mediante estos Botones se permite Girar la Imagen 1º o 180º o incluso ajustar la Imagen a la pantalla.

o , Mediante estos Botones se ajusta el tamaño de la Imagen.

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6. Comunicaciones

6.1. Registro de Comunicaciones.

La finalidad de la pantalla del Registro de Comunicaciones es mostrar las Comunicaciones Enviadas, Pendientes, y No Enviadas.

Principales Campos

Campos de Cabecera

La aplicación ofrece estos campos en la cabecera de la pantalla: medios de comunicación ( Fax, Carta, Mails, Impresora ), el Destino, el intervalo de Fechas, hacen de filtro para que las Consulta de Comunicaciones sea más fácil.

Campos de la grilla

En los campos de la grilla se muestran los registros de las Comunicaciones agrupados en: Enviados, Pendientes, No Enviados (Cancelados, Erróneos).

En cada registro se muestra el Tipo de Envío, el Asunto de la Notificación, la Fecha/Hora de Envío, el Destino....etc

Informe de Actividad

Con el Botón de la aplicación ofrece la posibilidad de generar un Informe que contiene un resumen con todas las comunicaciones a una Fecha.

Actualizar Automáticamente

Campo de tipo check, que por defecto esta activado, pero puede tomar dos valores: Activado, o Desactivado.

Si esta activado se actualiza la Lista de Comunicaciones automáticamente.

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Resultado de Envío

Campo en el que se muestra el Estado del Envío, normalmente se utiliza para ver el resultado cuando el envío se realiza por Fax.

En dicho campo, se va a informar si el envío se ha realizado correctamente, si ha dado error porque la línea del Fax está ocupada...............etc.

Hay que tener en cuenta que dicho campo se va a mostrar vacío cuando el envío se realiza por mail a través del Outlook, solo va a mostrar resultados cuando los e-mails se envían a través del servicio de INFOLEX Gestión Estudio.

En el Registro de Comunicaciones, la aplicación permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Comunicaciones Enviadas, Pendientes, y No Enviadas (Canceladas, Erróneas).

Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan, se mostrarán unos registros de comunicación u otros.

Dependiendo del estado en el que haya quedado el registro después de la notificación, la aplicación lo agrupará en: Enviados, No Enviados o Pendientes de Enviar. Por cada registro se muestra el 'Tipo de Comunicación' por el que se ha realizado el Envío, el 'Asunto', el 'Destinatario', el 'Destino', la 'Fecha / Hora de Envío', ....etc

Se permite ''Reenviar'' las Notificaciones que han sido enviadas por E-mail tanto si han sido enviadas con el Servicio de Cliente 'Outlook' como si han sido enviadas con el Servicio de Correo de INFOLEX Gestión Estudio.

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En el momento que se selecciona la opción de ''Reenviar'', la aplicación pide la dirección de e-mail a la que se quiere reenviar la Notificación.

6.2. Etiquetas Postales.

La finalidad de la pantalla de Etiquetas Postales es crear Etiquetas Postales de las Personas dadas de alta en el módulo de Personas.

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Principales Campos

o Pestaña Personas

Tipo.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Personas: Cliente, Contrario ..........etc

Provincia.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Provincias.

Voces Mailing.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Voces de Mailing.

Localidad.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir la Población de las Provincias seleccionadas.

Autodefinible.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar un Autodefinible de tipo persona dado de alta en Fichero de Apoyo/Autodefinibles.

o Pestaña Expediente

Intervalo Desde-Hasta Expediente.

Campo de tipo intervalo que permite definir un ''Desde-Hasta'' Expedientes.

Estado.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el Estado de los Expedientes: ''Activo'', ''Archivado'' o ''Todos''.

Objeto.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Objeto.

Responsable.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un usuario responsable.

Expediente.

Campo de tipo Lista Desplegable, que permite seleccionar un Tipo de Expediente: Judicial, o de Asesoramiento.

Intervalo Desde-Hasta Fecha Recepción.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas de Recepción.

Intervalo Desde-Hasta Movimiento.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas en las que se han producido Movimientos.

Intervalo Desde-Hasta Comunicaciones.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas .

La aplicación permite consultar las Personas a las que se les quiere crear ''Etiquetas'', mediante las dos pestañas de filtros: Personas y Expedientes. Una vez aplicados los

123

filtros de las dos pestañas, se visualizarán los datos filtrados, y el usuario seleccionara aquellos a los que quiere generar una etiqueta.

Si con los datos que se muestran por pantalla se quiere generar Etiquetas en Word se

debe pulsar en el Botón de .

Al pulsar en el botón, INFOLEX Gestión Estudio muestra un mensaje informando que se va a crear un Fichero Excel que va a permitir Combinar la Correspondencia de Word. En el momento que se Acepta el mensaje informativo, INFOLEX Gestión Estudio muestra los resultados en un Excel.

En el momento que este todo seleccionado, se debe pulsar en el Botón de

para pasar a la siguiente pantalla y definir: el ''Tipo de Papel'', el ''Tipo y Tamaño de Letra'', la ''Plantilla a utilizar'', si se va dejar o no un ''Margen'', si se va a utilizar un Tratamiento por Defecto, si se quiere utilizar o no ''Una Página por Etiqueta'', el ''Número de Etiquetas'' que se quieren sacar por Dirección, si se quiere o no 'Imprimir Direcciones Incompletas'', y el Orden por el que se va a mostrar: ''Nombre'', ''Código'', ''Provincia'', ''Población'', ''Código Postal''.

124

Una vez configurados las Etiquetas, la aplicación permite guardarlos pulsando en el

botón de .

Si se desea ver como han quedado las Etiquetas antes de Imprimirlas, se debe pulsar

en el botón de y si el Usuario considera que se debe realizar algún cambio,

la aplicación ofrece la posibilidad de pulsar en el botón para volver a la pantalla anterior para realizar las modificaciones, y si la presentación es correcta se

debe pulsar en el botón de para Imprimirlas.

6.3. Mailing.

Desde el Módulo de Comunicaciones / Mailing, se permite enviar Mailing a varias destinatarios.

o La pantalla de Mailing, se compone de dos pestañas: ''Personas'' y ''Expedientes''.

Ambas pestañas contienen en la cabecera campos que permiten realizar filtros para concretar la búsqueda de los destinatarios del Mailing.

o Una vez mostrados los resultados en la grilla, se debe chequear solo aquellos registros o destinatarios a las que se quiere enviar el Mailing y pulsar en el botón

.

o Para Definir o confeccionar en el Mailing a enviar.

Las opciones a especificar en el Mailing son las siguientes:

Asociar, Escanear, o Crear Documentos al Mensaje que se va a enviar.

Definir si los Documentos Adjuntos se van a incluir en el ''Cuerpo del Mensaje'' o se van a incluir como ''Archivos Adjuntos''.

Seleccionar el servicio por el que se va enviar el Mailing, dependiendo de que Parámetros estén activados, es decir por el ''Servicio Correo INFOLEX Gestión Estudio'', o por el ''Gestor de Correo (Outlook)'' o por los dos.

Definir el Cuerpo del Mensaje.

Especificar un Asunto.

Activar el campo de 'Solicitar Confirmación de Lectura', si queremos saber cuando ha sido leído el Mensaje.

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Activar el campo de 'Convertir Adjuntos a PDF', cuando se quieren convertir los Documentos que se asocian en el Mensaje

Activar el campo de 'Previsualizar Mail', para visualizar el Mensaje antes de ser enviado.

Se permite realizar búsquedas por la 'Fecha de Nacimiento' de los personas que van a ser destinatarios del Mailing.

Pulsando en el botón de se navega hasta la Pestaña Personas para comprobar los destinatarios del Mailing.

Si todo es correcto, se debe pulsar en el botón , para que la aplicación inicie el Proceso de Envío.

Si esta activado la opción de ''Previsualizar'', la aplicación va a mostrar el Mensaje antes de Enviarlo..

Una vez que el proceso haya finalizado, la aplicación va a mostrar un mensaje informando del número de envíos que ha realizado.

6.4. Sobres.

La finalidad de esta pantalla es crear Sobres para las personas dadas de alta en el módulo de Personas.

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Principales Campos

o Pestaña Personas

Tipo.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Personas: Cliente, Contrario ..........etc

Provincia.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Provincias.

Voces Mailing.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Voces de Mailing.

Localidad.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir la Población de las Provincias seleccionadas.

Autodefinible.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar un Autodefinible de tipo persona dado de alta en Fichero de Apoyo/Autodefinibles.

o Pestaña Expediente

Intervalo Desde-Hasta Expediente.

Campo de tipo intervalo que permite definir un ''Desde-Hasta'' Expedientes.

Estado.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el Estado de los Expedientes: ''Activo'', ''Archivado'' o ''Todos''.

Objeto.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Objeto.

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Responsable.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un usuario responsable.

Expediente.

Campo de tipo Lista Desplegable, que permite seleccionar un Tipo de Expediente: Judicial, o de Asesoramiento.

Intervalo Desde-Hasta Fecha Recepción.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas de Recepción.

Intervalo Desde-Hasta Movimiento.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas en las que se han producido Movimientos.

Intervalo Desde-Hasta Comunicaciones.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas .

La aplicación permite consultar las personas a las que se les quiere crear los ''Sobres'', mediante las dos pestañas de filtros: Personas y Expedientes. Una vez aplicados los filtros de las dos pestañas, se visualizarán los datos filtrados, y el usuario seleccionara aquellos a los que quiere generar un Sobre.

Si con los datos que se muestran por pantalla se quiere generar Sobres en Word se

debe pulsar en el botón de .

En el momento que se pulsa en el Botón, INFOLEX Gestión Estudio muestra un mensaje informando que se va a crear un Fichero Excel que va a permitir Combinar la Correspondencia de Word. Al aceptar el mensaje informativo, INFOLEX Gestión Estudio muestra los resultados en un Excel.

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Cuando este todo seleccionado, se debe pulsar en el Botón de para pasar a la siguiente pantalla y definir: la ''Empresa'', la ''Calle'', el ''CP'', la ''Ciudad'', el ''Tipo y Tamaño de Letra'', si se va escribir o no en 'Mayúsculas', si se va a utilizar un 'Tratamiento por Defecto', el ''Tamaño del Sobre a utilizar'', el Tipo de ''Plantilla'', el ''Nº de Sobres por Dirección'', si se quiere o no 'Imprimir Direcciones Incompletas'', y el Orden por el que se va a mostrar: ''Nombre'', ''Código'', ''Provincia'', ''Localidad'', ''Código Postal''.

Una vez configurados los Sobres, la aplicación permite guardarlos pulsando en el botón de .

Si se desea ver como han quedado las Etiquetas antes de Imprimirlas, se debe pulsar

en el botón de y si el Usuario considera que se debe realizar algún cambio,

la aplicación ofrece la posibilidad de pulsar en el botón para volver a la pantalla anterior para realizar las modificaciones, y si la presentación es correcta se

debe pulsar en el botón de para Imprimirlos.

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6.5. Control de Llamadas.

La finalidad de la pantalla del „‟Control de Llamadas ‟‟ es visualizar las todas las Llamadas, solo las Pendientes, o solo las Realizadas.

Se puede acceder a través del Módulo de Comunicaciones o por el Icono referente al

'Control de Llamadas' situado en la parte inferior de la pantalla.

La aplicación permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Llamadas dadas de alta, y crear nuevos registros.

Dependiendo de los filtros que se seleccionen en la cabecera, y el intervalo de Fechas que se defina, se mostrarán unas Llamadas u otras. Hay que tener en cuenta que las Llamadas se van a mostrar en un color u otro, dependiendo del Tipo de Llamada del que se trate.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con el Control de Llamadas.

Crear Llamadas.

Para dar de Alta una Llamada, se debe seleccionar el botón de , para que se active la parte inferior de la pantalla donde se van a introducir los datos de la Llamada.

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La aplicación por defecto crea las Llamadas en Estado Pendiente, con la Fecha, la Hora del sistema, y con un Interlocutor de Tipo Cliente. Las Llamadas pueden ser dadas de alta con o sin la persona que ha atendido la llamada. Si al registrar la Llamada no se ha definido guíen ha atendido la llamada, en el momento que pase a estado de Realizada, la aplicación pondrá por defecto en el campo Atendido, el usuario con el que se entro a la aplicación, junto con la Fecha y Hora.

Campos principales del registro de una Llamada.

o Fecha:

Campo de tipo Fecha, que por defecto muestra la del sistema, aunque el usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso.

o Hora:

Campo de tipo Hora, que por defecto muestra la del sistema, aunque el usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso.

o Tipo:

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Llamada.

o Para:

Campo de tipo combo, que permite seleccionar para guíen va dirigido: Usuario o Grupo.

o De:

Campo de tipo combo, que permite seleccionar la persona que registra la Llamada: Usuario

o Urgente:

Campo de tipo check, que puede tomar dos valores, activado o desactivado, por defecto siempre esta desactivado, pero en el momento que se active, la Llamada pasará a tener un estado Urgente.

o Interlocutor:

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Campo de tipo combo, que permite seleccionar un tipo de interlocutor: Cliente, Contrario, Letrado...etc.

o Contacto:

Campo que permite definir el Contacto de la Llamada, teniendo en cuenta que la aplicación por defecto introduce el nombre del contacto del interlocutor seleccionado anteriormente.

o Teléfono:

Campo que permite definir el Teléfono del Contacto de la Llamada, teniendo en cuenta que la aplicación por defecto introduce el Teléfono del contacto del interlocutor seleccionado anteriormente.

o Asunto:

En el campo Texto se define la descripción de la Llamada.

o Atendido:

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Usuario.

o Fecha:

Campo Fecha que muestra la Fecha en la que ha sido atendida la Llamada.

o Hora:

Campo Hora que muestra la Hora en la que ha sido atendida la Llamada.

o Duración:

Campo que determina la duración de la Llamada.

o Reintentos:

Campo que determina el Número de Reintentos de la Llamada.

o Expediente

Campo en el que se muestra el Expediente que tiene asociado la Llamada, puede ser de tipo: Judicial, o Asesoramiento.

o Realizada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. En el momento que este campo se active la anotación pasará de estar Pendiente a Realizada.

Las Llamadas por defecto se crean en estado pendiente, y se van a guardar en letra cursiva, pero en el momento que se active el check de 'Realizada' el tipo de letra cambiará a Normal y el estado a realizada..

Los Botones de:'Colgar', 'Asociar', 'Realizar' solo se muestran al dar de alta una Llamada o al editar una Llamada existente.

o Botón Colgar.

Al pulsar el botón de , se actualiza el tiempo de Duración de la Llamada.

o Botón Asociar .

Al pulsar el botón de , la aplicación abre una pantalla en la que se permite asociar a la Llamada un Expediente.

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Hay que tener en cuenta, que para poder Asociar a una Llamada un Expediente, la aplicación obliga a que este definido la Fecha, la Hora, y el Interlocutor de la Llamada.

o Botón Realizar .

El Botón de , solo se muestra cuando la Llamada esta en Estado Pendiente.

Al pulsar el Botón de Realizar, la aplicación activa el check de 'Realizada', por lo que la Llamada deja de estar pendiente.

Consultar Llamadas.

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera que hacen de filtro, para que la consulta de Llamadas sea más fácil. Una vez que el Usuario haya seleccionado los filtros convenientes en cada caso, la aplicación mostrará el listado de las Llamadas registradas.

Modificar Llamadas

La aplicación permite modificar todos los datos de una Llamada Registrada. Para realizar los cambios, hay que seleccionar la Llamada, para que se muestren sus detalles en la parte inferior de la pantalla. Al editar una Llamada, INFOLEX Gestión Estudio permite finalizar la Llamada, asociarla un Expediente, o pasarla a estado de Realizada.

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Eliminar Llamadas.

Para dar de baja una 'Llamada', se debe abrir con doble click y pulsar el Botón de . La aplicación visualizara un mensaje de confirmación como este antes de borrar el registro.

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Asociar Expedientes a las Llamadas.

Para poder asociar a una Llamada un Expediente, el usuario ha tenido que abrir anteriormente la Llamada, haciendo doble click sobre la llamada.

Los pasos a seguir a la hora de Asociar un Expediente a una Llamada son:

1. Seleccionar el ''Tipo Expediente''.

2. Una vez que seleccionado el Expediente, la aplicación muestra en la parte superior de la pantalla de ''Asociar Llamadas'', el Expediente seleccionado.

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3. En el momento que se pulse al botón de , el Expediente seleccionado pasará a la pantalla de la Llamada.

4. Y se creará una Actuación en dicho Expediente con el Texto que ha creado la aplicación al asociar la Llamada al Expediente.

6.6. Cartas.

Desde el Módulo de Comunicaciones / Cartas, se permite enviar cartas de tipo circular a varias destinatarios.

o La pantalla de Cartas, se compone de dos pestañas: ''Personas'' y ''Expedientes''.

Ambas pestañas contienen en la cabecera campos que permiten realizar filtros para concretar la búsqueda de los Destinatarios de la Carta.

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o Una vez mostrados los resultados en la grilla, se debe chequear solo aquellos registros o destinatarios a las que se quiere enviar el Carta y pulsar en

el botón .

o Donde se va a seleccionar la 'Plantilla de Tipo Personas' que se va a utilizar para crear las Cartas, y seleccionar si se quiere sacar directamente a la Impresora, o visualizarla por pantalla antes de imprimirla.

Pulsando en el botón de se navega otra vez a la Pestaña Personas para poder comprobar que los destinatarios del Carta son los correctos.

Una vez que los Destinatarios y las opciones de impresión

seleccionadas, se debe pulsar en el botón .

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7. Personas

7.1. Todos.

La finalidad de esta pantalla es facilitar la búsqueda de Personas que van a estar como implicados en los expedientes: Clientes, Contraparte, Colaborador,..............etc.

Se permite mediante los filtros de cabecera: 'Apellidos', 'Nombre', 'Carácter', 'Región', 'Localidad',...etc', consultar todas las Personas o un rango muy determinado.

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7.2. Clientes

7.2.1. Clientes.

La finalidad de esta pantalla es Consultar los Clientes registrados o incluso crear nuevos Clientes.

La ficha del Cliente se compone de las siguientes pestañas:

- General.

- Comunicaciones.

- Observaciones.

- Contactos.

- Autodefinibles.

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Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Cliente son:

Crear

Para dar de Alta un Cliente, se debe seleccionar el botón de , y definir los datos referentes a dicho Cliente.

Consultar

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla que hacen de filtro para que la consulta de Clientes sea más fácil.

140

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Cliente sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja un 'Cliente', se debe seleccionar el Cliente a borrar y pulsar al botón

de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

Si el cliente seleccionado para borrar tiene asociadas escrituras como otorgante, se mostraría este mensaje indicándole que no se puede borrar el registro.

7.2.2. Crear Cliente.

Para crear un Cliente se debe seleccionar el Botón e introducir al menos los datos que marca la aplicación como obligatorios.

Los Principales Campos son:

141

Datos Personales.

Los datos personales como el Nombre, el Departamento, el Cargo,....etc.

Datos de Dirección.

Los datos de Dirección son: la Provincia, la Población, la Dirección, el C.P, el País, el Teléfono, y el Fax.

Datos de Contacto.

Los datos del Contacto son: Celular, E-mail, Web, el Nombre del Contacto, el País de Nacimiento, la Nacionalidad, la Fecha de Nacimiento,...etc.

Con el botón de , se accede a los todos Expedientes en los que este asociado dicha persona en cualquiera de sus implicaciones.

Con el Botón de , se permite consultar el Saldo de cada Persona.

Con el Botón de , se permite navegar hasta la pantalla de Poderes.

Con el Botón de se permite Crear y Consultar los Documentos asociados al Expediente.

7.2.3. Clientes / Pestaña Comunicaciones.

En la ficha del Cliente en la pestaña de Comunicaciones se van a definir los Medios de Comunicación ( Carta, Fax, E-mail, SMS) por los que se les va a notificar al Cliente.

142

Los Principales Campos de la pestaña de Comunicaciones se agrupan en:

Medios Preferidos.

En este apartado se definen los medios de comunicación predefinidos del Cliente, y que se van a tener en cuenta en el momento de Notificar, que pueden ser: Carta, Fax, E-mail, Sms.

Tipo de Comunicaciones.

La aplicación ofrece estos dos tipos de comunicaciones:

- Seguimiento - si esta activado significa que al Notificar desde Actuaciones dicho Cliente estará por defecto seleccionado.

- Económica - si esta activado significa que al Comunicar desde un Concepto Económico o desde la Minuta, dicho Cliente estará por defecto seleccionado.

En Comunicaciones.

En este apartado se permite definir:

- El Tratamiento que se va a tener en las Comunicaciones,

- El Saludo y la Despedida que se va a utilizar.

- El Idioma en el que va ir la Comunicación.

- La Voz de Mailing que permite enviar E-mail masivos.

- Bloquear Publicidad - si esta activado significa que al Cliente que no se le va a enviar publicidad.

7.2.4. Clientes / Pestaña Observaciones.

En la ficha del Cliente en la pestaña de Observaciones se van a definir las Notas o Comentarios a destacar del Cliente.

143

También se permite definir Alarmas, o comentarios que se van a mostrar en el momento que se abra la ficha del Cliente.

7.2.5. Clientes / Pestaña Contactos.

En la ficha del Cliente en la pestaña de Contactos se permite dar de alta los Contactos con todos que puede tener un Cliente.

144

Los Principales Campos son:

Datos Personales.

Los datos personales como el Nombre, el Departamento, el Cargo,....etc.


Los datos de Dirección son: la Provincia, la Población, la Dirección, el C.P, el País, el Teléfono, y el Fax.

7.2.6. Pestaña Autodefinibles.

En la ficha del Cliente en la pestaña de Autodefinibles se van a reflejar los autodefinibles de tipo de persona que se han dado de alta en Ficheros de Apoyo / Autodefinibles.

Los autodefinibles son datos de interés para el propio usuario, pero que no están contemplados por la aplicación.

145

Para ello hay que definir anteriormente, en Ficheros de Apoyo / Autodefinible, los nombres de los campos que van a actuar de Autodefinibles, en este caso el Tipo tiene que ser 'Personas', y el Tipo de Persona tiene que ser 'Cliente'.

7.3. Tribunales.

La finalidad de la pantalla de Tribunales es poder consultar los Juzgados registrados o crear nuevos.

146

INFOLEX Gestión Estudio permite dar de alta Nuevos Tribunales o Consultar los ya existentes mediante los filtros de cabecera.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Juzgado son:

Crear

Para crear un Tribunal se debe seleccionar el botón de , especificar los datos referentes a dicho Tribunal y definir si está vigente o no.

Consultar

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla que hacen de filtro para que la Consulta de Tribunales sea más fácil.

147

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Juzgado sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja un 'Tribunal', se debe seleccionar el Juzgado a borrar y pulsar al

botón de , o tecla de 'Supr'. Teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

8. Ficheros de Apoyo

8.1. Materias.

La finalidad de esta pantalla es Crear las Materias, teniendo en cuenta que si están vigentes se van a mostrar en expedientes.

Principales Campos

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Objeto. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Objeto se va a mostrar en el Expediente.

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Objeto.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Objeto.

148

Crear

Para crear una Materia, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la Descripción, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar

Para Consultar las Objetos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Objetos.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Objeto sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Objeto', se debe seleccionar el registro a borrar y pulsar al botón

, teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

8.2. Procedimientos.

La finalidad de esta pantalla es dar crear los Procedimientos, que si están vigentes se van a mostrar en Expedientes.

149

Principales Campos

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Procedimiento.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Procedimiento. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Procedimiento se va a mostrar en el Expediente.

Instancia.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar una Instancia de las creadas en Ficheros de Apoyo / Instancias.

En esta pantalla se va a definir los Procedimientos que se van a mostrar en los Expedientes.

150

Crear

Para dar de Alta un Proceso, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la Descripción, la Abreviatura, el Asunto, la Instancia y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar

Para Consultar los Procesos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Procesos.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Proceso sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja un 'Proceso', se debe seleccionar el Proceso a borrar y pulsar al

botón de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

151

8.3. Fallos.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta los Fallos, que si están vigentes se van a mostrar en las Instancias del Expediente.

Principales Campos

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Fallo.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Fallo. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Fallo se va a mostrar en el Expediente.

Funcionalidades

En esta pantalla se va a definir los Fallos que se van a mostrar en los Expedientes.

152

Crear

Para crear un Fallo, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la Descripción, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar

Para Consultar los Fallos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Fallos.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Fallo sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja un 'Fallo', se debe seleccionar el Fallo a borrar y pulsar al botón de

, o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

8.4. Instancias.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta las Instancias, que si están vigentes se van a mostrar en los Expedientes.

Principales Campos

153

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Instancia.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Instancia. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Instancia se va a mostrar en el Expediente.

En esta pantalla se va a definir las Instancias que se van a mostrar en los Expedientes.

Crear

Para crear una Instancia, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la Descripción, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar

Para Consultar las Instancias que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Instancias.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de una Instancia sin ninguna restricción.

Eliminar

154

Para dar de Baja una 'Instancia', se debe seleccionar la Instancia a borrar y pulsar al


8.5. Posiciones.

La finalidad de este módulo es dar de alta las Posiciones, que si están vigentes se van a mostrar en los Expedientes.

Principales Campos

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Posición. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Posición se va a mostrar en el Expediente.

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Posición.

Posición.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar dos opciones: Activa, o Pasiva.

Tipo.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar dos opciones: Deuda, o Procesal.

155

En esta pantalla se va a definir las Posiciones que se van a mostrar en los Expedientes.

Crear

Para dar de Alta un Posición, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la abreviatura, la descripción, la posición, el sentido y el estado, es decir vigente o no.

Consultar

Para Consultar las Posiciones que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Posiciones.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de una Posición sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Posición', se debe seleccionar la Posición a borrar y pulsar al


8.6. Estados.

La finalidad de este módulo es crear Estados, que si están vigentes se van a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes.

156

Principales Campos

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una abreviatura para cada Estado. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Estado se va a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes.

Categoría.

Campo tipo combo que permite seleccionar las diferentes Categorías: Judicial, Extrajudicial, Nota, Económica...........etc

Descripción.

Campo que permite definir una descripción para la Estado.

Días de Plazo.

Campo en el que se define el Número de Días del Plazo para cuando se lleve la Actuación a la Agenda

Tipos de Días de Plazo.

Campo de tipo combo que permite seleccionar el Tipo de días ( Hábiles, Naturales...) para cuando se lleve la Actuación a la Agenda.

Serie.

Campo de tipo F3 que permite seleccionar una o varias Series de Expedientes.

Documentos.

157

Campo tipo F3 que permite seleccionar una de las Plantillas de Expedientes.

Color.

Campo que permite asociar un Color a cada Estado.

Voz de Agenda.

Campo de tipo F3, que permite asociar una Voz de Agenda.

Alarma.

Campo que permite dar de alta una nota o comentario informativo, que se va a mostrar en el momento que se seleccione la Estado.

Tiempo.

Campo de tipo numérico que permite definir el Tiempo que se considera que va a llevar desarrollar dicha Actuación, teniendo en cuenta que al dar de alta desde Expedientes, dicha Estado, la aplicación por defecto va a introducir dicho Tiempo.

En esta pantalla se va a definir las Estados que se van a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes. Los Estados definen la situación particular en la que se encuentra el proceso.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con las Estados son:

Crear

Para crear un Estado, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir el Código, la Descripción, si va estar Vigente o no, el Color, ........etc.

Consultar

Para Consultar las Estados que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Actuaciones-Agenda / Estados.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados en una Estado sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Estado', se debe seleccionar la 'Estado' borrar y pulsar al botón

de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

158

8.7. Voces de Agenda.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta Voces de Agenda, que si están vigentes se van a mostrar en la Agenda.

Principales Campos

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una abreviatura para cada Voz de Agenda. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Voz de Agenda se va a mostrar en la Agenda.

Descripción.

Campo que permite definir una descripción para la Voz de Agenda.

Destinatario.

Campo que permite definir el Destinatario para la Voz de Agenda.

Documento.

Campo que permite asociar un Documento a la Voz de Agenda.

Color.

Campo obligatorio, que permite asociar un Color a cada Voz de Agenda.

159

Fecha Realización - Aviso.

Campos de tipo Fecha que permite definir la Fecha de Realización y de Aviso teniendo en cuenta los diferentes Tipos de Períodos de Tiempo (Día, Semana, Mes.....).

Hay que tener en cuenta que dependiendo si esta o no activado el Parámetro de ''Hábiles por Defecto'', la aplicación actuará de una forma o de otra.

Por ejemplo si se quiere indicar un Aviso para dentro de una Semana, y esta activado el parámetro „Hábiles por defecto‟ las Unidades de Realización van a ser 5, y si el Parámetro no está activado las unidades van a ser 7.

Duración.

Campo que permite definir la Duración de la Voz pero solo estará visible cuando está Activado el ''Parámetro de „Indicación fin‟'como en las Anotaciones de Agenda.

En esta pantalla se va a definir las Voces de Agenda que se van a mostrar posteriormente en la Agenda.

Al definir una ''Anotación de Agenda'' que tenga asociada la 'Voz de Agenda', la aplicación pone por defecto los datos referentes a la voz de agenda.

160

Crear

Para dar de Alta una Voz de Agenda, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir la abreviatura, la descripción, el destinatario, si lleva o no asociado un documento, si va estar Vigente o no, el Color, ........etc.

Consultar

Para Consultar las Voces de Agenda que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Actuaciones-Agenda / Voces de Agenda.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados en una Voz de Agenda sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Voz de Agenda', se debe seleccionar la Voz a borrar y pulsar al


8.8. Calendario.

La finalidad de este módulo es consultar y crear el calendario anual para las feriados: Estatales, Autonómicas, Provinciales, y Locales. Se va a definir todas las feriados que se van a tener en cuenta a la hora de calcular los plazos de las Anotaciones de Agenda.

161

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con el Calendario son:

Crear

Para crear un feriado en el Calendario, se debe seleccionar el botón de , seleccionar el año, definir la descripción de la feriado, la fecha y el ámbito (Región, Población ).

También se permite crear automáticamente a primeros de año un nuevo calendario con la opción de 'Copiar Calendario':

Copiar Calendario.

162

Con la opción de 'Copiar Calendario', INFOLEX Gestión Estudio permite copiar el calendario de años anteriores, con tan solo seleccionar el año origen y el año destino.

Consultar

Para Consultar el Calendario que se han dado de alta, simplemente hay que entrar a:

Ficheros de Apoyo / Calendario y pulsar en el botón de , y seleccionar el Año a Consultar.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de el Calendario sin ninguna

restricción, para ello se debe pulsar en el botón de , seleccionar el registro a modificar, y cambiar los datos.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Anotación del Calendario', se debe seleccionar el dato a borrar y

pulsar al botón de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro.

8.9. Autodefinibles.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta los Autodefinibles. Un Autodefinible es un campo libre que se crea para almacenar información que no se encuentra en los campos predeterminados de la aplicación y que permite personalizar de acuerdo a las necesidades de cada tipo de expediente gestionado.

163

Se van a mostrar en las Actuaciones, en los Expedientes, en los Documentos y en los diferentes Tipos de Personas ( Clientes, Contrarios, Letrados...etc).

Principales Campos

Tipo.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar uno de los registros que ofrece la aplicación : Actuaciones, Documentos, Expedientes, y Personas.

El Tipo va a ser el campo que va a definir donde se van a mostrar los autodefinibles, es decir si se van a visualizar en Expedientes, o en los Documentos o en las Personas o en las Actuaciones.

Tipo Documentos / Expediente / Personas.

Campo de tipo F3, que depende de la selección que se haya hecho en el campo Tipo, de tal manera que va a cargar con los Documentos ( Doc.Fusionado, Plantilla, ....etc), con los Tipos de Expedientes (de Judicial, de Asesoramiento, ...etc ), o con los Tipos de Personas ( Clientes, Colaborador.....etc).

Series Expedientes.

Campo de tipo F3 que muestra las Series de Expedientes dadas de alta, pero solo se muestra cuando esta seleccionado en el campo Tipo la opción de Expedientes.

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Autodefinible.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Autodefinible. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Formato.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar una de las opciones que ofrece la aplicación: Fecha, Lista Desplegable, Número y Texto.

Vigente.

164

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Autodefinible se va a mostrar en Expedientes

Obligatorio.

Campo de tipo check, que solo se muestra con los Autodefinibles de tipo: Actuaciones, Expedientes y Personas. Si esta activado, INFOLEX Gestión Estudio va a obligar a definir un valor en el Autodefinible a la hora de guardar la Actuación, o el Expediente, o la Persona.

Mostrar en la Búsqueda.

Campo de tipo check, que solo se muestra con los Autodefinibles de tipo Expedientes.

Si esta activado, INFOLEX Gestión Estudio va a mostrar dicho Autodefinible como columna del grid en la Búsqueda de Expedientes.

En esta pantalla se va a definir los Autodefinibles con Formato: Fecha, Lista Desplegable, Número y Texto que luego se van a mostrar en Actuaciones, Expedientes, Documentos o Personas.

165

9. Informes

Para acceder al módulo de informes se debe hacer click en el menú principal / Informes.

La finalidad del módulo de Informes, no es otra que poder realizar Consultas o generar Listados de Expedientes, Actuaciones, Agenda, Personas, de Recorrida.....etc.

A la hora de generar un Informe, hay que seguir siempre los siguientes pasos:

1. Seleccionar el Informe a generar y pulsar el botón de .

2. Definir de entre los diferentes filtros que ofrece la aplicación, los más adecuados al

informe a generar y pulsar el Botón

166

3. Configurar las opciones de presentación personalizadas de cada Informe definiendo un Orden, una Agrupación, unas Preferencias, unas Separaciones.......etc y pulsar el

botón de .

Para guardar el Informe con los mismas características, se debe pulsar en el Botón definir el „Nombre‟ que va llevar el Informe, y decidir, si se van a guardar tanto los „Filtros‟ seleccionados, como las „Opciones‟ marcadas que se han utilizado para generar el Informe.

167

El nuevo Informe personalizado, se va a guardar en la carpeta de „Mis Informes‟.

Si se quiere modificar o eliminar cualquier Informe personalizado, tan solo hay posicionarse con el mouse sobre el informe a cambiar, y seleccionar con botón derecho la opción de 'modificar', para modificar el nombre del informe o 'eliminar', para borrar o eliminar el Informe.

168

4. Generar Informe.

En la parte superior podemos ver los filtros que se han utilizado para sacar este informe.

Estos informes se visualizan con el visor de informes el cual tiene la siguiente funcionalidad:

se puede con las flechas de la parte superior ir a la siguiente página, a la anterior, a la primera y a la última

introduciendo un número de página, se puede ir directamente a ella

imprimir pulsando en el botón de la impresora

guardar, pinchando en el botón del disquete

buscar alguna palabra dentro del informe

posibilidad de cambiar el zoom con el que se ven los informes.

169

9.1. Informes Libre de Expedientes.

En el 'Informe Libre de Expedientes' se añade la posibilidad de mostrar sus resultado utilizando una 'Plantilla'. Este nuevo formato, permite configurar una Plantilla con las columnas que a cada uno le interese en cada momento.

Una vez, que se hayan seleccionado en la primera pantalla ( 'Paso 1 de 2' ), los filtros que convenga en cada caso, se debe definir en la segunda pantalla ( 'Paso 2 de 2' ), las columnas que se quieren mostrar en la Plantilla, definir el Orden que van a llevar y el Destino en el que se quiere visualizar, es decir por 'Pantalla', o en una 'Hoja Excel' o en un 'Documento de Word'.

Para configurar una Plantilla hay que realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Columnas que se quiere mostrar, con tan solo seleccionar el

'nombre de la columna', y pulsar en la flecha que corresponda.

170

2. En el momento que se hayan pasado todas las columnas a mostrar en el Informe, INFOLEX Gestión Estudio permite cambiar el orden de las mismas, con tan solo posicionarse sobre la columna a cambiar y pulsar las flechas azules dependiendo del cambio que se quiera hacer.

3. Una vez que las Columnas estén en el orden a mostrar en el Informe, se debe

pulsar en el Botón de y definir el título de la Plantilla.

171

Si además se quiere 'Guardar el Informe' con los mismas características, se debe pulsar en el Botón definir el „Nombre‟ que va llevar el Informe, y decidir, si se van a guardar tanto los „Filtros‟ seleccionados, como las „Opciones‟ marcadas que se han utilizado para generar el Informe.

El nuevo Informe personalizado, se va a guardar en la carpeta de „Mis Informes‟.

172

Si se quiere modificar o eliminar cualquier Informe personalizado, tan solo hay posicionarse con el mouse sobre el informe a cambiar, y seleccionar con botón derecho la opción de 'modificar', para modificar el nombre del informe o 'eliminar', para borrar o eliminar el Informe.

173

4. Si en un momento dado, se quiere eliminar una Plantilla, hay que pulsar en el Botón

de , seleccionar la Plantilla a borrar y confirmar su eliminación.

174

Para generar el 'Informe Libre de Expedientes' con el formato de 'Plantilla', se debe

pulsar en el Botón de , seleccionar la 'Plantilla' a utilizar, y pulsar en el Botón de

.

En este ejemplo, el destino seleccionado has sido por Pantalla, pero se podría haber generado en Excel o en Word.

175

Para generar el 'Informe Libre de Expedientes'', se debe pulsar ir al apartado de 'Mis

Informes' , seleccionar la 'Informe' a

utilizar, y pulsar en el Botón de .

176

9.2. Informe de Recorrida.

La finalidad del Informe es indicar el orden de recorrida que se debe llevar dentro de una jurisdicción, ya que en una jurisdicción existen zonas que contienen varias oficinas judiciales.

Para acceder al Informe de Recorrida, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ir al módulo de 'Informes' aparatado de 'Mis Informes' y pulsar en el Informe de Recorrida.

2. Determinar en la pantalla 'Paso 1 de 2', los filtros que sirven para delimitar el Informe de Recorrida, como el Responsable del asunto, el Cliente, por un intervalo de Fechas, por la Zona de Recorrida......etc.

177

3. En la pantalla 2 de 2, se debe pulsar en el botón de .

4. La aplicación va a mostrar el Informe de Recorrida con el orden de recorrida que se debe llevar en cada jurisdicción, ofreciendo la posibilidad de mostrarlo por pantalla, en Excel o en Word.

179

10. Base de Datos

10.1. Bibliografía.

La finalidad de la pantalla de Bibliografía es consultar los Libros, Publicaciones, Revistas.....etc que tiene un Estudio, así como dar de alta nuevos registros.

Principales Campos

Criterios de Búsqueda de la cabecera.

La Consulta de Libros, Revistas.....etc se hace más fácil con estos criterios de Búsqueda.

Serie

Campo en el que se define la Serie del Libro, Revista...etc a buscar.

Número

Campo en el que se define el Número del Libro, Artículo....etc a buscar.

Tipo

Campo de Tipo lista que permite seleccionar una de las opciones de búsqueda que proporciona la aplicación. Los Tipos son: Base de datos, Códigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografías, Otros, Repertorio, y Revistas.

Entrada Desde - Hasta

Campos fechas que permite definir un intervalo de fechas, definido por un Desde - Hasta.

Título

180

Campo en el que se define el Título de la Publicación, Manual...etc a buscar.

Autores

Campo en el que se define el Autor del Monográfico, Memento....etc a buscar.

Editorial

Campo en el que se define la Editorial del Libro, Revista....etc a buscar.

ISBN

Campo en el que se define el identificador del Manual, Artículo...etc a buscar.

Objeto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar una Objeto de Bibliografía.

Próxima Renovación

Campo de tipo fecha que permite definir un intervalo de las Fechas para hacer una búsqueda entre las Próximas Renovaciones.

Colección

Campo que nos permite buscar una colección en concreto.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Bibliografía son:

Crear

Para crear una Bibliografía se debe seleccionar el botón e introducir al menos los datos que marca la aplicación como obligatorios.

Para dar de alta un Libro, una Revista, una Publicación ......etc en la Bibliografía, se

debe seleccionar el botón e introducir al menos los datos que marca la aplicación como obligatorios, que en este caso el título. Aunque conveniente definir otros criterios como: el Autor, la Colección, la Edición, la Fecha de Edición...etc para que en un futuro la búsqueda sea fácil.

181

La ficha de la Bibliografía se compone de tres pestañas:

Pestaña Título

En la Pestaña Título se van a definir los datos más importantes, por lo que se debe tener en cuenta que:

La Serie y la Editorial son campos de tipo 'Lista Abierta', por lo que se permite elegir, crear y modificar los valores.

Si no se introduce un Número de Bibliografía la aplicación le va asignar el Nº siguiente al introducido.

El Tipo, es un campo de tipo lista, que se compone de los diferentes tipos de clasificación para ordenar o agrupar la Bibliografía. Los Tipos son: Base de datos, Códigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografías,Otros, Repertorio, y Revistas.

La Fecha de Entrada, por defecto siempre es la fecha del sistema, aunque se puede modificar.

El Objeto, es un campo de tipo F3, que permite seleccionar uno de los registros dados de alta en 'objetos de Bibliografía'.

En los campos de: Título, Autores, y Colección, se definen el Título, el Autor y la Colección del Libro, Revista...etc que se esta registrando.

En los campos de: Editorial, Edición, Fecha de Edición y Páginas, se definen la Editorial, la Edición, las Páginas del Libro, Revista...etc que se esta registrando.

En los campos de: Ubicación y el ISBN, se definen la Ubicación (Tomo,Volumen, Estantería..etc) y el identificador de los libros.

Apartado Precio:

Cuando se activa el campo de Periódica se habilita los campos referentes a la Renovación:

- La Periodicidad, es el campo en el que se define el intervalo de tiempo entre las renovaciones, pueden ser Diarias, Mensuales, Anuales....etc

- La Fecha Próxima Renovación, campo de tipo Fecha que se actualiza automáticamente al crear nuevos registros en la pestaña de Renovaciones.

- El Botón de se genera automáticamente nuevos registros en la ''Pestaña de Renovaciones''.

El campo de Base Imponible, se va a tener en cuenta para calcular la Cuota y el Total..

Al definir un IVA, se va rellenar automáticamente la Cuota y el Total, dependiendo de la Base.

Al definir la Cuota, se rellena la Base y el Total dependiendo del IVA seleccionado, siempre que sea distinto a 0.

Al definir el Total, se rellena la Base y la Cuota, teniendo en cuenta el IVA seleccionado.

El Proveedor, se define el Proveedor que suministra el Libro, Manual....etc

El campo Resumen de las Renovaciones ya realizadas como de las Previstas, junto al Importe que suponen dichas Renovaciones.

Pestaña Observaciones

En la Pestaña de Observaciones se permite definir el ''Índice'', las ''Notas o Comentarios'' a destacar para cada Libro, Revista...etc, y adjuntar ''Documentos'' de interés.

182

Pestaña de Renovaciones.

En la ''Pestaña de Renovaciones'', se muestra el historial con todas las Renovaciones o incluso añadir unas nuevas.

Las Renovaciones se muestran automáticamente pulsando el Botón de o

manualmente con el botón . En ambos casos se va a indicar una 'Fecha de la Renovación', un 'Texto' que se compone con la palabra 'Renovación' + 'Mes de la Renovación', la 'Base Imponible', el 'Porcentaje de IVA', la 'Cuota Iva' y el 'Total'.

183

Una vez que se han definido y guardado los datos referentes a la Renovación, se modifica automáticamente la Fecha de la 'Próxima Renovación' en la Pestaña del Título.

El check de 'Ver Próximas Renovaciones', solo se muestra cuando se esta modificando una Ficha de la Bibliografía. Este campo puede tomar dos valores:Activado o Desactivado. Si se activa se van a ver las Renovaciones futuras, que se muestran en color Rojo y con la fila deshabilitada, ya que estos registros solo se van a poder consultar, pero no modificar.

Si en algún momento se quiere Eliminar alguna Renovación se debe seleccionar el

registro a borrar y pulsar al Botón de .

Se muestra un Resumen de las Renovaciones ya realizadas como de las Previstas, junto al Importe que suponen dichas Renovaciones.

Consultar

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de los Libros, Revistas........etc sea más fácil.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de un Libro, o Revista .....etc sin ninguna restricción y al finalizar el proceso la aplicación muestra un mensaje de confirmación.

Eliminar

Para dar de Baja un Libro, Revista.....etc, se debe abrir la ficha y pulsar el botón de

, teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar físicamente el registro.

184

10.2. Presupuesto Biblioteca.

La finalidad de esta pantalla es Consular los Gastos y las Próximas Renovación de toda la Bibliografía de un Estudio.

Principales Campos


La Consulta de Libros, Revistas.....etc se hace más fácil con estos criterios de búsqueda:

Objeto

Campo de tipo F3, que permite seleccionar una de las registradas en 'Objeto de Bibliografía'.

Tipo

Campo de tipo lista, que permite realizar búsquedas por los diferentes tipos de clasificación de la Bibliografía.

Los Tipos son: Base de datos, Códigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografías,Otros, Repertorio, y Revistas.

Proveedor

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar uno de los registros dado de alta en Proveedores para realizar la búsqueda.

Año

Campo en el que permite seleccionar el Año a buscar.

185

Campos de la grilla.

Icono

Campo de Tipo Imagen, que representa los diferentes tipos de Bibliografía se puede dar de alta.

Título

Campo en el que se define el Título del Libro, Publicación..........etc.

Meses del Año

Campos en los que se muestra por cada Mes los Gastos por cada Artículos, Libro....etc

Total

Campo en el que se visualiza el Sumatorio de Gastos a lo largo del Año por cada Manual, Monográfico...etc.

Total de Meses

Campo en el que se visualiza el Sumatorio de Gastos Mes a Mes de todos los Monográficos, Repertorios....etc.

Ver Próximas Renovaciones

Campo de tipo check que si esta activo permite ver las renovaciones futuras.

- Se van a visualizar en color Azul, las Renovaciones que son mezcla de Renovaciones Reales y Futuras.

- Se van a mostrar en color Rojo, las Renovaciones Futuras.

En este apartado se va a detallar los Gastos que se han tenido mes a mes, de toda la Colección de Libros, Revistas, Artículos.....etc que componen la Bibliografía.

El procedimiento más habitual en el Presupuesto de la Bibliografía es realizar Consultas o Búsquedas mediante los filtros de cabecera, aunque también permite realizar las mismas funciones que desde la propia Bibliografía:

o Crear nuevas fichas para Libros, Revistas......etc.

o Consultar la fichas de los Artículos, Repertorios...etc.

o Modificar las fichas de los Manuales, Monográficos.....etc.

o Eliminar las fichas de los Mementos, Formularios....etc.

186

10.3. Jurisprudencia.

La finalidad de la pantalla de Jurisprudencia es permitir consultar las Resoluciones Judiciales y las Normas Legislativas existentes o crear otras nuevas.

Principales Campos


Estos son algunos de los criterios que se utilizan para hacer más fácil la búsqueda:

Número

Campo que permite realizar por el Número de Jurisprudencia.

Ponente

Campo en el que se define el Ponente de la Resolución, es decir el Nombre del Magistrado a buscar.

Nº Resolución

Campo en que se va a definir la Numeración de la Resolución asignada por el Tribunal u Juzgado Resolutorio a buscar.

Nº Proceso

Campo en el que se define el Número de Proceso a buscar.

Nº Expediente

Campo de Tipo F3, que permite realizar una búsqueda por el Número de Expediente.

Juzgado

Campo en el que se define la denominación del Tribunal u Juzgado Resolutorio a buscar.

187

Tesauro

Campo de tipo F3, que muestra el Tesauro o árbol de conceptos jurídicos, con el fin de relacionar la Resolución con el Concepto Jurídico que se seleccione.

Asunto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Asunto de la Resolución a buscar.

Texto/ Resumen

Campo en el que se define un breve resumen del fondo jurídico de la Resolución a buscar.

Fecha

Campo de tipo Fecha en el que se va definir el intervalo de Fecha a buscar.

Normativa

Campo en el que se define las Normas de la Resolución a buscar.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Jurisprudencia son:

Crear

Para dar de alta las Resoluciones Judiciales y las Normas Legislativas más relevante

se debe seleccionar el botón e introducir al menos los datos que marca la aplicación como obligatorios.

188

La ficha de Jurisprudencia se compone de dos pestañas:

P. Resolución

En esta pestaña se van a definir los datos más destacados de la Resolución:

Nº Proceso

Campo en el que se define el Número de Proceso.

Nº Resolución

Campo en que se va a definir la Numeración de la Resolución asignada por el Tribunal u Juzgado Resolutorio.

Fecha

Campo de tipo Fecha en el que se va definir la Fecha de la Resolución.

Ponente

Campo en el que se define el Ponente de la Resolución, es decir el Nombre del Magistrado.

Juzgado

Campo en el que se define la denominación del Tribunal Juzgado Resolutorio.

Documento

Campo que permite Adjuntar, Escanear Documentos con el Texto de la Resolución en cualquier formato, o incluso crear nuevos documentos que están relacionados con la Sentencia.

Asunto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Asunto de la Resolución.

Objeto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar la Objeto de la Resolución.

Tesauro

Campo de tipo F3, que muestra el Tesauro o árbol de conceptos jurídicos, con el fin de relacionar la Resolución con el Concepto Jurídico que se seleccione.

Voces

Campo de tipo Descriptores que permite introducir valores que van a facilitar las búsquedas de las sentencias. Solo esta visible cuando este activado el Parámetro de ''Activar Voces en Jurisprudencia''.

Resumen

Campo en el que se define un breve resumen del fondo jurídico de la Resolución

Fallo

Campo en el que se define la decisión que da o toma un Juez o un Jurado en un Juicio.

Descripción Fallo

Campo en el que se define un Resumen del Fallo de la Sentencia.

Normativa

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Campo en el que se define las Normas de la Resolución.

Fuente

Campo en el que se define la Editorial, o la Publicación, o la Colección, o el Repertorio de la que se obtiene la Resolución.

Referencia

Campo en el que se define la Referencia del archivo físico de la Resolución.

P. Texto

En la Pestaña de Texto, se permite definir el texto completo de la sentencia y adjuntar el Expediente que está relacionado.

Texto

Campo en el que se define el Texto integro de la Resolución o la parte más interesante de los fundamentos jurídicos.

Expediente Relacionado

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el tipo de Expedientes: Judiciales, Asesoramiento..etc, que está relacionado con la Sentencia.

Instancia

Campo que solo se muestra cuando el Expediente es de tipo Judicial. Mediante este campo se permite seleccionar una de las Instancias del Expediente.

Demandante

Campo en el que se define el Demandante de la Sentencia.

Demandado

Campo en el que se define el Demandado de la Sentencia.

190

Se permite enlazar una Actuación a la Base de Datos de Jurisprudencia, para poder Registrar la Resolución por la que finalizó la Instancia del Expediente.

Se debe seleccionar la 'Instancia del Expediente', y pulsar en el botón

.

Hay que tener en cuenta, que al dar de alta la Jurisprudencia desde la Instancia, INFOLEX Gestión Estudio por defecto arrastra los datos referentes a la misma: el Asunto, el Objeto, el Fallo, el Juzgado.............etc, y si dicha actuación tuviese documentos adjuntos también se añadirán.

Una vez que la actuación quede relacionado con una 'Instancia' y con la 'Jurisprudencia', hay que tener en cuenta que si se quiere eliminar dicha actuación la aplicación va a advertir que tiene datos relacionados con la instancia y permite revisarlos antes de borrar la actuación.

191

Consultar

La aplicación ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de la Jurisprudencia sea más fácil.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de la Resolución sin ninguna restricción y al finalizar el proceso la aplicación muestra un mensaje de confirmación.

Eliminar

Para dar de Baja una Resolución, se debe abrir y pulsar el botón de , teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar físicamente el registro.

193

11. Administración

11.1. Usuarios.

En esta pantalla se permite dar de alta los usuarios que se van a utilizar en toda la aplicación.

Principales Campos

Datos Generales.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la identidad del usuario como: Nombre, Desactivar usuario, Identif., y Fecha Nacimiento. A la hora de dar de alta un usuario de este apartado solo es obligatorio el Nombre.

- El check de 'Desactivar usuario' significa que dicho usuario no se va a mostrar en ningún F3, pero si se permite consultarlo activando el check de 'Ver usuarios

Desactivados', teniendo en cuenta que va a mostrar asociado a este icono .

Dirección.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la Dirección del usuario como: Provincia, la localidad, la Dirección, el Tipo (Profesional, Particular), el C.P, el País, la Descripción, el Teléfono, el Fax, el Celular, el E-mail, y la Web.

Pestaña de Datos usuario Del Sistema.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la identificación del usuario como: Login, de la Contraseña, la Abreviatura, el Grupo, el check 'Deshabilitado por Administrador', el check de 'Bloquear tras superar intentos', el check de 'Actualizar la

194

Contraseña', el check de 'La Contraseña caduca', la 'Fecha de Apertura', y la 'Fecha de Caducidad'.

A la hora de dar de alta un usuario de este apartado es obligatorio definir: el Login con el que se va a entrar en la aplicación, la Abreviatura, y el Grupo al que pertenece, teniendo en cuenta que no se puede repetir ni el Login, ni la Abreviatura, ya que en caso la aplicación muestra un mensaje como este:

Los campos de 'Login' y 'Contraseña' que se definen en esta ficha, se van a tener en cuenta a la hora de entrar en la aplicación.

- El ''Login'', va a ser el nombre que va a utilizar el usuario para entrar, y no tiene porque coincidir con el nombre del usuario.

- La ''Contraseña'', es el Password que va a utilizar el usuario para entrar en aplicación, pero se puede quedar vacío.

- Si esta activado el check de 'Deshabilitado por Administrador', el usuario queda bloqueado y no se permite entrar en la aplicación.

- Si esta activado el check de 'Bloquear tras superar intentos', el usuario se quedará bloqueado en el momento que la contraseña sea incorrecta tres veces seguidas.

- Si esta activado el check de 'Actualizar la Contraseña', al entrar con ese usuario en la aplicación por primera vez, se va a mostrar un mensaje para indicar que se debe cambiar la Contraseña.

195

En el momento que Acepte la contraseña, se muestra una pantalla para introducir y repetir la nueva contraseña.

- Si esta activado el check de 'La Contraseña Caduca', a la hora de entrar en la aplicación con un determinado usuario, se tendrá en cuenta el intervalo de fechas que marcan entre la Fecha de Apertura / Caducidad, y si la Contraseña ya no sirve, la aplicación muestra un mensaje como este:

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Botón de Trabajador.

Mediante el Botón de , se permite crear a partir del usuario una ficha idéntica de tipo Trabajador.

Botón de Letrado.

Mediante el Botón de , se permite crear a partir del usuario una ficha idéntica de tipo Letrado.

Botón de Permisos.

Mediante el Botón de , se permite definir los Permisos para un usuario en los diferentes módulos de la aplicación.

Los campos más destacados son:

o Desactivar Todos

Con la opción de , la aplicación permite Desactivar automáticamente todas las opciones existentes de cada módulo.

o Activar Todos

Con la opción de , la aplicación permite Activar automáticamente todas las opciones existentes de cada módulo.

o Desactivar Económico

Con la opción de , la aplicación permite Desactivar automáticamente las opciones referentes a la parte Económica.

o Activar Económico

Con la opción de , la aplicación permite Activar automáticamente las opciones referentes a la parte Económica.

197

Los permisos se presentar en forma de árbol, de tal manera que al activar el padre, se activan también los hijos que dependen de él.

Hay que tener en cuenta, que si se quiere dar o quitar permisos a un elemento del árbol que hace de padre y a los hijos que cuelgan de él, se debe pulsar sobre el nombre del elemento que hace de padre, y la aplicación da o quita permisos a todos.

En cambio, si lo que se quiere es dar o quitar permisos a un elemento concreto del árbol que hace de padre, pero no a sus hijos, se debe activar o desactivar el check de ese elemento en concreto.

El usuario va a heredar los permisos del grupo, pero hay que tener en cuenta que van a prevalecer los permisos más restrictivos.

Se debe tener en cuenta que a nivel de Usuario, los Permisos se muestran en dos colores:

Negro, cuando los Permisos a nivel de Usuario coinciden con los Permisos del Grupo.

Azul, cuando los Permisos a nivel de Usuario son diferentes de los Permisos del Grupo.

La pantalla ofrece la posibilidad de:

Permitir o no, acceder al usuario en los diferentes módulos de la aplicación

Permitir o no, Crear, Consultar, Modificar o Eliminar registros en cada uno de los apartados de la aplicación.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la ficha de usuario son:

Crear un usuario.

Modificación de un usuario.

Consulta de usuarios.

Eliminación de usuarios.

198

Crear

Para crear un usuario, se debe seleccionar el botón de o la opción de Nuevo del botón derecho, y definir al menos los campos obligatorios como: Nombre, Login, Abreviatura, y Grupo. El Administrador o un usuario que tenga permiso, son quienes deben crear los usuarios de la aplicación.

En el momento del alta se comprueba a través del Nombre, si el usuario existe como Persona.

- Si existe, se mostrará por pantalla los datos de la Persona y se guardarán en el nuevo usuario.

- Y si no existe, se dará de alta tanto como Persona como usuario.

Consultar

Para Consultar los usuarios que se han dado de alta, simplemente hay que entrar a: Administración / Seguridad / usuarios.

La aplicación muestra en la cabecera una serie de filtros para permitir que la búsqueda sea más concreta. Dependiendo de los checks que se activen a la hora de realizar las consultas, la aplicación permite consultar unos usuarios u otros.

Si se activa el check de 'Ver usuarios Desactivados', se van a consultar aquellos usuarios que hayan sido Desactivados por Administrador, es decir que dicho usuario no se va a mostrar en ningún F3 ya que ha sido desactivado pero no borrado, por lo

que se va a mostrar con este icono .

Modificar

La aplicación permite modificar todos los datos de la ficha de usuario, haciendo las mismas comprobaciones que si se tratase de un alta y teniendo en cuenta las repercusiones que los cambios pueden ocasionar en la aplicación.

Eliminar

Para dar de Baja un 'usuario', se debe seleccionar el usuario a borrar y pulsar al botón

de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro. Si el usuario tiene asociadas actuaciones de expedientes o anotaciones de agenda, no se permite borrarlo, solo desactivarlo.

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11.2. Grupos.

En esta pantalla se permite dar de alta los Grupos que se van a utilizar en toda la aplicación.

Principales Campos

Descripción.

Campo que da nombre al Grupo.

Asociación de Usuarios.

En el apartado de 'Asociación de Usuarios' se muestra el Listado de Usuarios que pertenecen a un Grupo.

Usuarios del Sistema.

En el apartado de 'Usuarios del Sistema' se muestra el Listado de Usuarios que están dados de alta en la aplicación.

Botón de Agregar.

Mediante el Botón de , se dan de alta los Usuarios al Grupo.

Botón de Quitar.

Mediante el Botón de , se eliminan Usuarios del Grupo.

Botón de Permisos.

Mediante el Botón de , se permite definir los Permisos para un Grupo en los diferentes módulos de la aplicación.

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Los campos más destacados son:

o Desactivar Todos

Con la opción de , la aplicación permite Desactivar automáticamente todas las opciones existentes de cada módulo.

o Activar Todos

Con la opción de , la aplicación permite Activar automáticamente todas las opciones existentes de cada módulo.

o Desactivar Económico

Con la opción de , la aplicación permite Desactivar automáticamente las opciones referentes a la parte Económica.

o Activar Económico

Con la opción de , la aplicación permite Activar automáticamente las opciones referentes a la parte Económica.

Los permisos se presentar en forma de árbol, de tal manera que al activar el padre, se activan también los hijos que dependen de él.

Hay que tener en cuenta, que si se quiere dar o quitar permisos a un elemento del árbol que hace de padre y a los hijos que cuelgan de él, se debe pulsar sobre el nombre del elemento que hace de padre, y la aplicación da o quita permisos a todos.

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En cambio, si lo que se quiere es dar o quitar permisos a un elemento concreto del árbol que hace de padre, pero no a sus hijos, se debe activar o desactivar el check de ese elemento en concreto.

El usuario va a heredar los permisos del grupo, pero hay que tener en cuenta que van a prevalecer los permisos más restrictivos.

Se debe tener en cuenta que a nivel de Usuario, los Permisos se muestran en dos colores:

Negro, cuando los Permisos a nivel de Usuario coinciden con los Permisos del Grupo.

Azul, cuando los Permisos a nivel de Usuario son diferentes de los Permisos del Grupo.

La pantalla ofrece la posibilidad de:

Permitir o no, acceder al usuario en los diferentes módulos de la aplicación

Permitir o no, Crear, Consultar, Modificar o Eliminar registros en cada uno de los apartados de la aplicación.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la ficha de Grupo son:

Crear un Grupo.

Modificación de un Grupo.

Consulta de Grupos.

Eliminación de Grupos.

Crear

Para dar de Alta un Grupo, se debe seleccionar el botón de y definir al menos los campos obligatorios como: Descripción.

El Administrador o un Usuario que tenga permiso, son guienés deben crear los Grupos de la aplicación En el momento que el Grupo se haya creado, se deben agregar los usuarios.

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Consultar

Para Consultar los Grupos que se han creado, simplemente hay que entrar a: Administración / Seguridad / Grupos. La aplicación permite realizar la búsqueda de Grupos por el campo Descripción.

Modificar

La aplicación permite modificar todos los datos de la ficha de grupo, haciendo las mismas comprobaciones que si se tratase de un alta y teniendo en cuenta las repercusiones que los cambios pueden ocasionar en la aplicación.

Eliminar

Para dar de Baja un 'Grupo', se debe seleccionar el Grupo a borrar y pulsar al botón

de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro. Si el Grupo tiene asociados Usuarios, la aplicación muestra un mensaje indicando que NO se permite Borrar dicho Usuario.

11.3. Empresas.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta las Empresas con las que se va a trabajar.

Principales Campos

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Datos de Identificación

Los datos referentes a la identificación de una Empresa son: el Nombre, los Apellidos, la Abreviatura, el Tipo de Empresa , y si está Vigente o no.

Datos de Dirección

Los datos referentes a la Dirección de una Empresa son: la Provincia, la Localidad, el Tipo Vía, la Calle, el Nº, la Escalera, el Piso, la Puerta, el País, el C.P, el Teléfono, y el Fax.

Datos de Contacto.

Los datos del Contacto son: el E-mail, el Nombre del Contacto,y la Cuenta Corriente.

Datos de los Ejercicios.

Los datos del Ejercicio son: la Descripción, el Inicio - Fin del Ejercicio, si está Abierto o no el Ejercicio.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Empresa son:

Crear

Para dar de Alta una Empresa, se debe seleccionar el botón de , y definir los datos referentes a dicha Empresa.

Consultar

Para Consultar las Empresas que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Administración / Configuración / Empresas.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de una Empresa sin ninguna restricción.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Empresa', se debe seleccionar la Empresa a borrar y pulsar al


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11.4. Correo Electrónico.

La finalidad de esta pantalla es crear una Cuenta de Correo Electrónico para poder realizar posteriormente las notificaciones.

Principales Campos

Información de la Cuenta

Los datos referentes a la cuenta son: el 'Nombre a mostrar' y la 'Dirección de E-mail'.

Servidor de Correo Electrónico

Los datos referentes al Servidor de Correo son: el 'Nombre del Servidor Saliente (SMTP)', el ''Puerto'' y si ''el servidor precisa conexión cifrada''.

Datos de Inicio de Sesión

Los datos referentes al Inicio de Sesión son: el 'Usuario' y la 'Contraseña'.

Botón de Probar Configuración

Una vez que se hayan definido todos los datos referentes a la cuenta de correo, se

debe pulsar sobre el botón de , para que la aplicación realice la comprobación de los datos, para asegurarse que los envíos se van a hacer correctamente.

Crear

205

Para crear una Cuenta de Correo, se debe seleccionar el botón de , y definir los datos referentes a dicha Cuenta.

.

Se permite 'Enviar Mails' con el ''Servicio de Mail de INFOLEX Gestión Estudio', si las 'Cuentas de Correo' necesitan una Conexión Cifrada 'TLS'. Para ello se ha creado un campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el ''Tipo de Conexión Cifrada'' que se va a utilizar ( SSL. TLS, Autom ) o incluso no utilizar ninguna opción.

Consultar

Para Consultar las Cuentas de Correo que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Administración / Configuración / Correo Electrónico.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de una Cuenta sin ninguna restricción. La aplicación mostrará un mensaje de advertencia cuando se intente cerrar la pantalla sin guardar los cambios, para que no se pierda las modificaciones.

Eliminar

Para dar de Baja una 'Cuenta', se debe seleccionar la Cuenta a borrar y pulsar al


11.5. Estructura Organizativa.

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La finalidad de este pantalla es crear las Estructuras Organizativas con las que se va a trabajar. La aplicación al instalar el programa crea una Estructura por defecto que se llama ''Mi Estudio''.

Principales Campos

Descripción.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Estructura Organizativa.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada E.O. Teniendo en cuenta que la aplicación no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Empresa.

Campo tipo F3 que permite seleccionar una de las Plantillas de Expedientes.

Datos de Identidad.

Los datos de Identidad son: el Nombre, el NIF, y la Presentación.


Los datos de Dirección son: la Provincia, la Localidad, el País, la Dirección, el C.P, el Teléfono, el Fax, el Correo Electrónico, y la Ruta.

Los procedimientos más habituales a la hora de trabajar con la Estructura Organizativa.

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Crear

Para crear una E.O, debe estar activado el Parámetro de 'Activar Estructura

Organizativa', se debe seleccionar el botón de , y definir la Abreviatura, y la Descripción.

Consultar

Para Consultar las E.O que se han dado de alta simplemente hay que entrar en: Administración / Configuración / Estructura Organizativa.

Modificar

Se permite modificar todos los datos guardados de la E.O, excepto la Ruta. La aplicación permite cambiar los datos de la E.O, haciendo doble click sobre la propia E.O.

Eliminar

Para dar de Baja una 'E.O', se debe seleccionar la E.O a borrar y pulsar al botón de

, o con la tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicación visualizara siempre un mensaje de confirmación antes de borrar el registro. Y cuando solo existe una única E.O, la aplicación no va a permitir Borrarla

manual_de_uso_infolex_2.pdf

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