Manual Administracin y Control Contable

para un Servicio de Agua Potable Rural

Departamento de Programas Sanitarios Direccin de Obras Hidrulicas

TEMARIO a) La Administracin de los Fondos - Ingresos propios - Egresos por diferentes gastos b) Procedimientos para la Administracin y Control de los Fondos - Lectura de Medidor - Notificacin al usuario - Cancelacin de Consumos - Comprobante de ingreso - Comprobante de egreso - El libro de caja - Planilla de control de consumo y pago - Encuesta de control bimestral - Convenio de pago - Administracin y registro de bienes (inventarios) - Sistema de archivo - Registro de cuentas individuales c) Instructivo de Control Interno d) Instructivo de Control Externo e) Auditorias Externas

Los aspectos administrativos y contables de un Servicio de Agua Potable Rural son, sin duda alguna, los ms importantes, se trata de lograr una ptima gestin en la entrega del servicio. A continuacin, entregamos algunos elementos bsicos que deben ser considerados cuando se trata de tomar decisiones que van en beneficio de la organizacin: La Administracin de los Fondos Esta administracin se refiere al movimiento que los dirigentes y empleados de las entidades comunitarias - Cooperativas y Comits de Agua Potable- a cargo de los servicios rurales de agua potable, realizan con los dineros provenientes de la explotacin de dichos servicios. Comprende, por lo tanto, la recaudacin de los dineros, el oportuno y correcto ingreso de ellos a la contabilidad de la entidad y los posteriores pagos que deban efectuarse para la operacin y el mantenimiento de los servicios rurales. De esto se desprende, que en la administracin de los fondos, se pueden distinguir los siguientes movimientos de dineros: 1. Ingresos de dineros propios de la entidad. 2. Egresos de dineros por gastos de diferente ndole. 1. Ingresos propios Entre los ingresos propios de los servicios rurales, se encuentran los correspondientes a los siguientes conceptos: 1.1. Por tarifa Estos ingresos constituyen la principal fuente de financiamiento de la explotacin de los servicios, por lo mismo, es de suma importancia que al fijar las tarifas, se tome en cuenta que con ellas, es necesario cubrir los gastos de operacin, administracin y mantenimiento, y en lo posible, la depreciacin. Estos ingresos corresponden al valor a pagar por cada socio del servicio, por el consumo de agua potable que haya efectuado en un perodo determinado. Constituyen lo que llamamos Ingresos Operacionales. 1.2. Por nuevos arranques: Estos ingresos corresponden al valor pagado por los socios del servicio, por el suministro de materiales que la entidad les haya efectuado, y la correspondiente mano de obra. 1.3. Por cuotas de incorporacin: Son aquellos ingresos correspondientes al valor cobrado a nuevos socios por el derecho a incorporarse a la entidad. 1.4. Por otros conceptos:

Corresponden a todos aquellos ingresos no incluidos anteriormente, tales como intereses y reajustes generados por depsitos en cuentas bancarias o de otros documentos financieros, donaciones, dineros de actividades sociales comunitarias, reposiciones de servicios, multas, etc. 2. Egresos por Diferentes Gastos. Respecto a los gastos, estos se pueden desglosar de la siguiente forma: 2.1. Gastos de operacin: Corresponden a los gastos de energa elctrica, por productos qumicos (cloro, cido clorhdrico, DPD, etc.), anlisis de calidad de agua en laboratorio, pago de sueldos e imposiciones. 3.2. Gastos de administracin: Se consideran en este concepto, los gastos de materiales y tiles de oficina, viticos, pasajes, correos, telfono, arriendos, sueldo de contador y la respectiva retencin, balances, imprenta, tiles de aseo, uniforme empleados (en caso de tener este beneficio en contrato), insumos computacionales, u otros gastos de apoyo administrativo. 3.3. Gastos de mantenimiento: Son aquellos egresos por adquisicin de materiales, para reparacin y mantenimiento de las instalaciones (redes, matrices, caeras, pintura estanque), por la mano de obra pagada, transporte de materiales (fletes), herramientas y artculos de seguridad del operador. 3.4. Gastos de mejoramiento: Se consideran en este rubro:

a) Todas las adquisiciones que efecten los Servicios para mejorar su equipamiento administrativo y operacional;

b) Los gastos por inversiones de la entidad, como son la construccin de oficinas o sede del Comit, vehculo, etc.;

c) Obras nuevas en el sistema, pozos, estanques, redes de distribucin, arranques domiciliarios.

3.5. Por otros conceptos: Se consideran los egresos no incluidos anteriormente, los que deben haber sido autorizados previamente por el Directorio de la entidad, estando el registro de ello en el acta correspondiente. Con relacin al manejo de todos estos valores, el remanente de los dineros resultante de la administracin deber ser depositado en una cuenta corriente o en cuenta de ahorros a nombre de la entidad por lo menos una vez a la semana, considerando la distancia entre el servicio y el banco en que se deposita. En caja, slo se podr mantener una cantidad en efectivo, necesaria para cubrir los gastos fijos del mes y algunos gastos menores que demande la administracin del servicio. (art. N41 del Estatuto).

B. Procedimientos para la Administracin y Control de los Fondos Los procedimientos que se describen, tienen como objetivo principal, el producir un ordenamiento racional en el flujo de la informacin y en el registro que cada entidad utilizar en su gestin. Permite adems, hacer ms expedito el control que la Unidad Tcnica debe realizar de los servicios, como asimismo, el autocontrol de parte de sus dirigentes. 1. Lectura de Medidores. Para este procedimiento se utilizar el documento Hoja de Registro de Lectura de Medidores. a) En este documento se registrar, mensualmente, las lecturas del medidor correspondiente a cada usuario. Este trabajo ser ejecutado por el operador del servicio, correspondindole, posteriormente, al secretario administrativo o al tesorero, efectuar el clculo de los metros cbicos de agua consumidos por cada usuario y el valor a pagar segn dichos consumos. Esta planilla ser reemplazada por el listado computacional que entrega el Programa de Facturacin, en aquellos Servicios incorporados a esta tecnologa. b) Deber existir una hoja de registro de lectura de medidores por cliente y servir para todo el ao calendario; deber ser foliada y contener los datos bsicos del usuario, tales como su nombre, domicilio, nmero del medidor y su dimetro. Adems, llevar una columna de Observaciones y un espacio para la firma del operador o de la persona que realice la lectura de los medidores. c) El mtodo a utilizar, ser el registro de la lectura casa por casa, anotndose los nmeros que el medidor seale sin considerar el ltimo dgito. La diferencia entre la lectura del mes anterior y el mes en que se est tomando el estado del medidor, indicar los metros cbicos consumidos y a cobrar. Al realizar la lectura de los medidores, el operador, adems, deber sealar si ste presenta algn desperfecto y otro problema que impida el normal registro de la informacin, para lo cual, se cuenta con un cdigo que define el estado del medidor y una columna de Observaciones. 2. Notificacin al socio del monto a pagar a) Los cobros por el concepto de tarifas los debe efectuar la entidad a cada socio, mediante la boleta o factura de ventas y servicios. Esta boleta o factura, tiene por objeto informar oficialmente al usuario del servicio, el monto a pagar en el mes por el consumo de agua, sealndose, adems, las deudas anteriores por consumo, multas, intereses, cobros por reposiciones y/o reparaciones u otras deudas. b) La boleta o factura de servicio deber confeccionarla el Tesorero, Gerente o el Secretario Administrativo de la entidad, dependiendo del caso, de acuerdo a registro de la cuenta individual del usuario. (Anexo N12). Deber ser distribuido,

a lo menos, con 10 das de anticipacin a la fecha de vencimiento, labor que podr ser ejecutada por el operador del servicio. Se recuerda que la boleta o factura de servicios son documentos tributarios y por esto no deben tener enmendaduras y estar en buen estado, de modo que el socio se aproxime a la oficina a pagar el servicio presentando este documento. 3. Pago del Consumo. Para el pago que efectan los socios por los consumos, incluyendo los consumos atrasados, las multas e intereses, la reparacin de medidores y el suministro de materiales, se utilizarn los siguientes documentos: 3.1. Boletas de Ventas y Servicios (exentas) Se emitirn Boletas de Ventas y Servicios cuando la entidad tenga Iniciacin de Actividades. Estas debern ser impresas y estar foliadas y timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y el membrete de la entidad deber ajustarse a las normas vigentes. Para su formato se deber considerar una hoja duplicado para el cliente y un original de control, con calco incorporado, el que quedar adherido al talonario. El responsable del llenado de esta boleta, deber individualizar al socio, incluir la fecha de pago, firma al momento de recibir la recaudacin y el timbre de pago. Se deber poner especial cuidado y control en la emisin de esta boleta, ya que no podr contener ninguna enmienda; en caso de errores, deber ser anulada, tanto el original como en el duplicado. 3.2. Factura de Ventas y Servicios (exentas) Este documento servir para la recaudacin de dineros correspondientes a los mismos conceptos utilizados con las boletas de ventas y servicios, para aquellos socios que lo soliciten o instituciones pblicas o privadas, siempre que cumplan con la normativa vigente de ser contribuyentes de primera categora, por lo cual el Comit o Cooperativa deber necesariamente solicitar el Rut de la empresa o persona natural al momento de facturar, o tener un registro de este en sus archivos (fotocopia del Rut) Debern ser impresas de acuerdo a las normas vigentes, estar foliadas y timbradas por el Servicio de Impuestos Internos. El responsable del llenado de la factura deber llenarla de acuerdo a normativa vigente, poniendo especial atencin en Rut, Giro, Razn Social, Direccin, etc. Se deber poner especial cuidado y control en su confeccin, ya que no podr contener enmendaduras, ni presentar errores en su llenado; cuando esto ocurra, deber ser anulada mediante nota de crdito.

4. Comprobante de Ingreso a) Es un documento mediante el cual, se debe registrar cada ingreso de dinero que reciba el tesorero o el empleado administrativo de la entidad, que no venga respaldado por una boleta o factura de cobro. Por lo tanto, toda recepcin de dinero deber manifestarse en este comprobante. Entre estos ingresos, se encuentran los aportes de otras organizaciones, donaciones, cuotas de incorporacin, intereses y reajustes de las cuentas de ahorro, etc. b) Este documento deber ser impreso, estar foliado y constar de una hoja Original para el tesorero o administrativo y una hoja Duplicado para la persona que efecta el pago. Deber, adems, identificarse a la institucin o persona que est pagando, el concepto y el monto a pagar. Tambin deber estamparse el nombre y la firma de la persona que recibe el dinero. 5. Comprobante de Egreso a) Es un documento mediante el cual se debe registrar cada gasto o salida de dinero que realice la entidad. Cuando el egreso signifique un gasto extraordinario, el comprobante deber llevar, adems de la firma del tesorero, la del presidente de la entidad. Cuando el egreso se emite como respaldo de gastos, la copia deber archivarse junto a las boletas o facturas que se detallan en l, en el correspondiente archivador de egresos. b) Este documento deber ser impreso, estar foliado y constar de una hoja Original para el tesorero o empleado administrativo y una hoja Duplicado para la persona que recibe el dinero. Deber identificarse a la persona o a la institucin que est recibiendo el dinero, con el nmero de RUT de la persona o del representante de la institucin. Deber establecerse, adems, el concepto por el cual se efecta el gasto, el detalle y el valor, la fecha de pago y las firmas de la persona que recibe el dinero y de la que efecta el pago. Cuando el egreso se emite como respaldo de gastos, la copia deber archivarse junto a las boletas o facturas que en l se detallen. 6. Libro de Caja a) Todo el movimiento de dinero que realice la entidad, deber registrarse, diariamente, en un libro de Caja. En este libro, se indicarn claramente los ingresos y egresos que constituyan el movimiento de dineros del servicio. b) El registro de los ingresos y egresos, tiene como objetivo mantener una informacin ordenada y actualizada de las entradas y gastos del servicio; por lo tanto, debe registrar en forma diaria el movimiento de los fondos.

Dicho registro deber ser realizado por el tesorero, gerente o el empleado administrativo. c) El libro de caja deber ser de un formato nico (libro caja tabular de 9 columnas), de buena calidad, que permita su fcil utilizacin sin deterioro. Este puede ser considerado dentro de los libros auxiliares que son necesarios para la contabilidad, pero en ningn caso, como el libro de contabilidad del servicio. 7. Planilla de Control de Consumos y Pagos Esta planilla permite determinar, fcilmente, la morosidad mensual de cada usuario, necesaria para la aplicacin de la encuesta bimestral. La planilla registra la informacin de cada usuario durante los 12 meses del ao calendario e incluye el nombre del usuario, los metros cbicos consumidos mensualmente, el valor a pagar de acuerdo a los metros cbicos consumidos en el mes y el nmero de la boleta o factura, una vez efectuado el pago 8. Encuesta de Control Bimestral El objetivo de este documento, es conocer la gestin financiera de los servicios de agua potable rural, que permita hacer evaluaciones peridicas de los resultados de dicha gestin. Este documento debe ser llenado por el tesorero, el gerente, el empleado administrativo o el contador que asesora a las entidades y se utilizar para ello el formato nico existente para todos los servicios. 9. Convenio de Pago Cuando un usuario no pague dentro de los plazos establecidos , o tenga la calidad de deudor, podr acogerse a un convenio de pago con la entidad. Este crdito puede ser por el reembolso del valor del arranque domiciliario, cuotas de incorporacin, consumos, materiales, etc. Los valores que se comprometa a cancelar cada usuario, deben ser traspasados a la planilla de Registro de Cuentas individuales de los usuarios. Estos convenios de pago se enumerarn en forma correlativa y para su aplicacin, el usuario firmar un documento, comprometindose a cancelar el monto adeudado en un plazo a convenir entre las partes. El incumplimiento de este compromiso implicar el corte del suministro, de acuerdo al Reglamento para la Administracin, Operacin y Mantenimiento de los Servicios de Agua Potable Rural. El convenio lo confeccionar el tesorero o el empleado administrativo, en un Original para el usuario y una copia para el tesorero, pero lo firmar el Presidente del Comit.

10. Administracin y Registro de Bienes: manejo de inventario Desde el momento en que se inicia la operacin de un servicio de agua potable, el Comit respectivo recibir, mediante un Acta de Entrega y su Inventario, la administracin de todos los bienes que conforman el servicio, todos ellos de propiedad fiscal. La directiva ser la responsable del control peridico de dicho inventario y su actualizacin, llevando un registro por separado respecto a las instalaciones y equipos que tengan directa relacin con el funcionamiento del servicio, los cuales son de propiedad del Estado, y aquellos bienes de apoyo administrativo (muebles y tiles, vestuario, etc.) de propiedad de la entidad. Estos bienes se registrarn en el libro de inventario, al momento de la incorporacin del bien. Dichos bienes estarn sujetos a dos movimientos: las incorporaciones y las bajas. Las incorporaciones de activos fijos (instalaciones y equipos) financiados con recursos propios de la entidad irn incrementando su inventario, y para el caso de las inversiones financiadas con recursos del Estado, debern serlo como patrimonio de terceros. Los inventarios necesariamente debern encontrarse actualizados al 31 de diciembre de cada ao, para efectos de la confeccin de los balances generales. 11. Sistemas de Archivo. a) Archivo contable. Deber archivarse toda la documentacin referente a ingresos y egresos. Se mantendr una carpeta para ingresos y otra para egresos.

1. En carpeta se incluirn: a) Boletas b) Facturas c) Comprobantes de ingresos y egresos

Las facturas y boletas se archivarn por separado en orden cronolgico. Las boletas debern adherirse a una hoja de mayor tamao para facilitar su archivo. Los documentos por conceptos de egresos debern ser archivados en forma correlativa. De igual forma deber procederse respecto a los documentos por concepto de ingresos con excepcin de las boletas por consumo y facturas, que quedarn en sus respectivos talonarios. Anualmente, se abrir un archivo con la documentacin correspondiente a ese ao, siendo el responsable de esta labor el dirigente que ocupe el cargo de Tesorero o el Secretario(a) Administrativo(a) bajo la responsabilidad del primero.

b) Archivo administrativo. Este archivo comprender: 1. Libro de Registro de socios, con la siguiente informacin:

- N de Registro del socio - Nombre completo - Fecha de ingreso a la entidad - Domicilio - Fecha de nacimiento - Estado civil - Profesin - R.U.T. - Firma - Observaciones.

c) Libro de Correspondencia Recibida: Se registrar la fecha de recepcin, el nmero del documento, el origen y el motivo. d) Libro de Correspondencia Despachada: Se registrar la fecha de despacho, el nmero del documento, su destinatario y el motivo. Los libros debern ser de tapas gruesas, de buena calidad y sus hojas foliadas. Adems, deber mantenerse un archivador con las copias de los documentos despachados y recibidos. El responsable de esta labor ser el dirigente que ocupe el cargo de secretario o el secretario administrativo, bajo la responsabilidad del primero. 12. Registro de Cuentas Individuales de los socios. Este registro tiene por objetivos: a) Identificar al socio y otorgarle un nmero de registro. b) Centralizar la informacin de las deudas de cada socio con la entidad, incluyendo las cuentas por consumo de agua potable. Se utilizar un registro para cada socio, con los datos de identificacin y el nmero de registro correspondiente. Se consignarn mensualmente las deudas por consumo de agua, las cuotas por convenios (suministro de materiales, reparaciones, consumos atrasados, etc.), otras deudas, saldo deuda anterior y multas e intereses de stas. Esta planilla de registro de la cuenta individual de los usuarios ser la base para la confeccin de la boleta o factura de ventas y servicios. El traspaso de la informacin del registro individual del socio a la boleta o factura se realizar en la siguiente forma: 1. Consumos del mes. 2. Cuotas por convenios o suministros realizados en el mes. 3. Saldo anterior: Se consignarn todas aquellas deudas no pagadas a la fecha. 4. Multas: Se aplicar al saldo anterior no pagado oportunamente.

5. Total a pagar: Se indicar el monto total que al usuario le corresponde pagar en el mes. Para tal efecto, se sumarn los rubros 1, 2, 3 y 4. 6. Pagos: Se registrar el nmero de la boleta o factura y fecha de pago. 13. Instructivo de Control Interno Para aplicar al dirigente de un servicio Para una efectiva implementacin de los procedimientos propuestos, es necesario que los dirigentes de los servicios de agua potable, cumplan con las medidas de control interno, que a continuacin se sealan: 1. La responsabilidad de la administracin de los fondos de los servicios, es de todos los dirigentes solidariamente, y en particular del tesorero, o funcionario a quien se le haya delegado esta funcin especfica. 2. Cumplimiento de sus funciones por parte de la Junta de Vigilancia en las Cooperativas y en los Comits, de la Comisin Fiscalizadora de Finanzas elegidas para tal efecto una vez al ao. 3. La Junta de Vigilancia o Comisin Fiscalizadora deber, peridicamente, a lo menos en cada trimestre, fiscalizar y revisar la administracin de los fondos y el manejo contable de la entidad. De cada revisin efectuada, dejar constancia mediante la firma en los respectivos libros contables. 4. Los dirigentes debern reunirse a lo menos una vez al mes, y realizar un anlisis de la marcha de la entidad, y del cumplimiento de sus funciones y una evaluacin del informe de la Junta de Vigilancia. Se deber dejar constancia en acta de estas reuniones del directorio. 5. Anualmente, debern realizar un Balance General Tributario de ocho columnas y sus correspondientes Balance General Clasificado y Estados de Resultados, el cual deber ser confeccionado por un contador. 6. Por lo menos una vez al ao, se har una asamblea general de socios, en la cual se dar a conocer el balance el que ser sometido a la aprobacin de stos. 7. Aquellos servicios en que sea el empleado administrativo, el recaudador o el operador quien recaude los dineros de la entidad, deber a lo menos semanalmente entregarlos al tesorero o gerente responsable de tal funcin, a menos que segn acuerdo, estos deban ser depositados directamente, para lo cual deber presentar los comprobantes de depsitos a los encargados. Ser responsabilidad del presidente velar por su cumplimiento. 8. Los fondos de la entidad, debern mantenerse en una cuentas bancarias, la cual se incrementar cuando sea el caso con los remanentes mensuales que genere la administracin del servicio. 14. Instructivo de Control Externo A aplicar por la Unidad Tcnica responsable de la Asesora de Agua Potable Rural. Con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones, por parte de los dirigentes de los servicios rurales, la Unidad Tcnica deber ejecutar las siguientes acciones:

1. Del control de lectura de medidores. a) Se deber revisar selectivamente en terreno las hojas de ruta en cada localidad, para verificar la correcta toma de lectura. b) Se dejar constancia del estado del medidor, en la columna observaciones, frente al mes correspondiente. 2. De la correcta cobranza a los socios. Se deber revisar, selectivamente, la cuenta individual del socio, mediante el registro de la lectura del medidor; para esto, se deber proceder de la siguiente forma: a) Obtener el consumo del mes revisado, por cada socio elegido al azar. b) Efectuar el clculo del valor a pagar por los metros cbicos consumidos, segn la tarifa vigente. c) Comparar el resultado con el registro en la planilla de control de consumo, para el mes investigado. 3. Del Pago a) Se deber verificar con el taln del socio, que el original de la boleta de ventas y servicios en poder del Comit, no tenga enmendaduras, y que sean coincidentes en cuanto a valores y a la fecha de pago. b) Revisar que el pago haya sido registrado en la planilla de registro de consumo. 4. De la formalidad de los documentos. a) Se revisar que los comprobantes de ingresos y egresos del mes hayan sido registrados en el libro de Caja. b) Se deber chequear al azar los convenios. c) Se efectuarn arqueos de caja en forma peridica, sin previo aviso. 5. De los egresos. Comprobar, escogiendo algunos documentos de egresos, que la copia otorgada a la persona a la cual se haya efectuado un pago sin documento de respaldo, sea coincidente con el original. 6. Ser responsabilidad de la Unidad Tcnica Asesora de Agua Potable Rural, verificar que las comunidades rurales (Comits o Cooperativas) paguen oportunamente sus compromisos con sus proveedores, sueldos y leyes sociales y convenios suscritos por diversas prestaciones de servicios o suministros. 7. Del Balance. La Unidad Tcnica deber exigir la presentacin de balances anuales a cada entidad y proceder a su revisin. Los balances debern ser presentados a la Unidad Tcnica antes del primer trimestre del ao, en caso de Comits, y antes del primer cuatrimestre, en caso de Cooperativas. 15. Auditorias Externas. Los servicios de Agua Potable Rural podrn se auditados en forma externa, a fin de asegurar el fiel cumplimiento de las normas administrativas y contables, impartidas mediante el presente manual. Estas auditorias, podrn ser selectivas y sern ejecutadas por los profesionales que conjuntamente designe el Departamento de Programas Sanitarios y la Unidad Tcnica. Esta norma no excluye las funciones propias de control y supervisin que competen al Departamento de Programas Sanitarios, como responsable del Programa Nacional de Agua Potable Rural.