manual tablas dinamicas - graficos - funciones (2)
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MANUAL DE EXCEL
TABLAS DINAMICAS
GRAFICOS
FUNCIONES
Creador por Evelyn Martínez18 de marzo de 2007
ANTOFAGASTA
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TABLAS DINAMICAS
CUÁNDO UTILIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA DATOS DE ORIGEN PARA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
Configurar los datos de origen CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA O GRÁFICO DINÁMICO
A PARTIR DE UNA LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCELSeleccionar automáticamente los datos de origen Utilizar un rango denominado cuando es probable que se expandan los datos de origen
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA DISEÑAR UN NUEVO INFORME CON EL CUADRO DE DIÁLOGO
ASISTENTE PARA TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS - DISEÑO ACTUALIZAR LOS DATOS DE UN INFORME DE TABLA DINÁMICA O
GRÁFICO DINÁMICOActualizar automáticamente
FUNCIONES DE RESUMEN PARA ANÁLISIS DE DATOS ORGANIZAR DATOS EN LOS INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS
Campos de datos y celdas Funciones de resumen Ver detalles Cambiar el diseño
MOSTRAR U OCULTAR TOTALES EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
INFORME DE GRAFICOS DINAMICOS UN SOLO GRÁFICO, MUCHAS VISTAS
Cuándo utilizar un informe de gráfico dinámico Aplicar formato
REPRESENTAR DATOS EN UN INFORME DE GRAFICO DINAMICO DIFERENCIAS ENTRE GRAFICOS DINAMICOS Y GRAFICOS
NORMALESElementos de los gráficos Conservar el formato Mover o cambiar el tamaño de los elementos Ubicación del gráfico Tipo de gráfico predeterminado
CREAR UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO
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GRAFICOS
EJEMPLOS DE TIPOS DE GRAFICOSGráficos de columnasGráficos de líneasGrafico circular
CREAR UN GRÁFICO USANDO EL ASISTENTE PARA GRAFICOS CREAR UN GRAFICO EN UN SOLO PASO CREAR UN GRÁFICO A PARTIR DE SELECCIONES NO ADYACENTES REPRESENTAR LOS DATOS DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE
GRÁFICOSValores de los ejes Nombres de categoría Nombres de series de datos del gráfico Marcadores de datos Sugerencias
GRÁFICOS INCRUSTADOS Y HOJAS DE GRÁFICOSGráficos incrustados Hojas de gráficos
PUNTOS TRAZADOS TRAZAR UNA SERIE DE DATOS EN UN EJE DE VALORES
SECUNDARIO EN UN GRÁFICO 2D INVERTIR EL ORDEN DE TRAZADO DE CATEGORÍAS,
VALORES O SERIES CAMBIAR EL ORDEN DE TRAZADO DE LAS SERIES DE DATOS CAMBIAR LOS RÓTULOS DE LOS EJES DE CATEGORÍAS CAMBIAR NOMBRES DE SERIES DE DATOS O TEXTO DE
LEYENDAS CAMBIAR LOS RÓTULOS DE DATOS MODIFICAR TÍTULOS DE GRÁFICOS Y EJES MOSTRAR U OCULTAR LÍNEAS DE DIVISIÓN EN UN GRÁFICO MOSTRAR U OCULTAR EJES EN UN GRÁFICO MOSTRAR U OCULTAR UNA TABLA DE DATOS EN UN
GRÁFICO ELIMINAR RÓTULOS DE DATOS, TÍTULOS O LEYENDAS DE UN
GRÁFICO AGREGAR RÓTULOS DE DATOS A UN GRÁFICO AGREGAR UN TÍTULO A UN GRÁFICO O A UN EJE AGREGAR UNA LEYENDA A UN GRÁFICO CAMBIAR LA UNIDAD DE PRESENTACIÓN DEL EJE DE
VALORES CAMBIAR LOS COLORES, LAS TRAMAS, LAS LÍNEAS, LOS
RELLENOS Y LOS BORDES DE LOS GRÁFICOS SELECCIONAR UN TIPO DE GRÁFICO DIFERENTE COLORES, TEXTURAS Y RELLENOS DEGRADADOS
Cambiar los colores, las tramas, las líneas, los rellenos y los bordes de los gráficos
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USAR UNA IMAGEN EN UN GRÁFICO FUENTES Y TEXTO GIRADO
Cambiar la fuente y el tamaño del texto de un gráficoAlinear el texto de los títulos de gráficos y de los cuadros de textoGirar el texto en un título de gráfico o a lo largo de un eje
FUNCIONES
Argumentos Estructura
FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONESDevoluciones válidas Límites del nivel de anidamiento Anidar funciones Paleta de fórmulas para introducir y modificar fórmulas
INTRODUCIR FÓRMULAS Modificar fórmulas
CALCULAR UN VALOR BASADO EN UNA CONDICIÓN FUNCIONES DE HOJA DE CÁLCULO SUMAR.SI Y CONTAR.SI CONTAR.SI SUMAR.SI FUNCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO SI
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TABLAS DINAMICAS
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.
Ejemplo de un informe de tabla dinámica simple Los datos de origen se encuentran en la lista de la izquierda.
CUÁNDO UTILIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista de números larga para resumir y desee realizar comparaciones distintas con cada número. Utilice los informes de tabla dinámica cuando desee que Microsoft Excel realice automáticamente ordenaciones y el cálculo de subtotales y totales. En el ejemplo anterior, puede ver fácilmente cómo en el tercer trimestre las ventas de golf en la celda F5 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, y a las ventas de los totales generales. Como un informe de tabla dinámica es interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes.
DATOS DE ORIGEN PARA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
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Puede crear un informe de tabla dinámica desde una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica. Para el resto de los informes de ejemplo de este tema se utilizan los datos de origen siguientes, de forma que pueda comparar distintas presentaciones de los mismos datos.
Ejemplo de datos para un informe de tabla dinámica
CONFIGURAR LOS DATOS DE ORIGEN
Los datos de origen de listas de Excel y de la mayoría de las bases de datos se organizan en filas y columnas. Los datos de origen deben tener hechos similares en la misma columna. En el ejemplo, la región de ventas está siempre en la columna E, la cantidad vendida en la columna D, etcétera.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA O GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR DE UNA LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL
Pueden utilizarse los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista de hojas de cálculo para los nombres de campo en el informe, la lista de origen o la base de datos deberán contener rótulos de columna.
SELECCIONAR AUTOMÁTICAMENTE LOS DATOS DE ORIGEN
Haga clic en una celda de la lista o de la fila debajo de la lista antes de ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. El Asistente introducirá la referencia en la lista.
UTILIZAR UN RANGO DENOMINADO CUANDO ES PROBABLE QUE SE EXPANDAN LOS DATOS DE ORIGEN
Para que el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico sea más sencillo de actualizar cuando cambien los datos de origen, asigne un nombre al rango de origen y utilice el
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nombre cuando cree el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Si se amplía el rango denominado para que incluya más datos, puede actualizarse el informe para que incluya los nuevos datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
Para crear un informe de tabla dinámica, utilice el Asistente para tablas y gráficos dinámicos como guía para buscar y especificar los datos de origen que desea analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinámica para organizar los datos dentro de dicho marco.
1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica.
Si se basa el informe de tabla dinámica en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel, haga clic en una celda en la lista o en la base de datos.
2. En el menú Datos, haga clic en Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del Asistente.5. En el paso 3 del Asistente, determine si precisa hacer clic en Diseño.6. Siga uno de estos procedimientos:
Si ha hecho clic en Diseño en el paso 3, después de diseñar el informe en el Asistente, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Diseño y, a continuación, haga clic en Finalizar para crear el informe.
Si no ha hecho clic en Diseño en el paso 3, haga clic en Finalizar y, a continuación, comience a diseñar el informe en la hoja de cálculo.
Nota Cuando se crea un informe de gráfico dinámico, Excel crea automáticamente un informe de tabla dinámica asociado.
DISEÑAR UN NUEVO INFORME CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ASISTENTE PARA TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS - DISEÑO
Utilice este procedimiento después de hacer clic en Diseño en el paso 3 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
1. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los campos que desee a las áreas de FILA y de COLUMNA del diagrama.
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En los informes de tabla dinámica, el campo de fila y los rótulos de elemento aparecen a la izquierda. El campo de columna y los rótulos de elemento aparecen en la parte superior.
En los informes de gráfico dinámico, los elementos de campo de fila se trazan en el eje de categorías y los elementos de campo de columna se trazan como series de datos.
2. Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al área DATOS.
En los informes de gráfico dinámico, los campos de datos determinan los valores del eje de valores.
3. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área PÁGINA.
De forma predeterminada, Microsoft Excel recupera los datos de todos los elementos de campos de página de una vez.
4. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama. Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar.
Existen dos maneras de volver a organizar los campos una vez que Excel ha creado el informe. Puede intentar volver a organizar los campos de la hoja de cálculo o puede hacer clic en el informe de tabla dinámica finalizado (o en el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico), hacer clic en el Asistente para tablas dinámicas en la barra de herramientas Tabla dinámica para volver al paso 3 y hacer clic en Diseño.
ACTUALIZAR LOS DATOS DE UN INFORME DE TABLA DINÁMICA O GRÁFICO DINÁMICO
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Actualizar
datos .
ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE
Puede configurar Excel para que actualice un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico cada vez que abre el libro y/o a intervalos de tiempo. Haga clic en Tabla dinámica (o Gráfico dinámico) en la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla (u Opciones). En Opciones de datos, active la casilla de verificación Actualizar al abrir para actualizar cada vez que abre el libro. Para actualizar periódicamente un informe basado en datos de origen externo, active la casilla de verificación Actualizar cada y, a continuación, escriba
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el intervalo que desee en el cuadro minutos. Esta casilla de verificación no está disponible para los informes basados en datos de origen de Excel.
FUNCIONES DE RESUMEN PARA ANÁLISIS DE DATOS
Función Resumen
Suma La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos de origen numéricos.
Contar El número de elementos. La función de resumen Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Esta es la función predeterminada para datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
Contar núm El número de filas que contienen datos numéricos. La función de resumen Contar núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.
Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Desvestp Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.
Var Una estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Varp La varianza de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.
ORGANIZAR DATOS EN LOS INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS
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Campos y elementos Un informe de tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales corresponde a una columna de los datos de origen y resume varias filas de información de los datos de origen. Los campos de un informe de tabla dinámica enumeran elementos de datos en filas o en columnas. Las celdas situadas en la intersección de una fila y una columna muestran los datos resumidos de los elementos de la parte superior de la columna y de la izquierda de la fila.
En este informe de tabla dinámica, el campo Producto contiene los elementos Lácteos y Carnes.
CAMPOS DE DATOS Y CELDAS
Un campo de datos, como Suma de Ventas, proporciona los valores que están resumidos en el informe de tabla dinámica. En el ejemplo, la celda C6 muestra el total de las ventas de productos lácteos de Davolio en mayo, es decir, la suma de las cifras de ventas de todas las filas de los datos de origen que contienen mayo en el mes, Davolio en vendedor y Lácteos en el producto.
FUNCIONES DE RESUMEN
Para resumir los valores de los campos de datos, los informes de tabla dinámica utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o Promedio. Estas funciones proporcionan también subtotales y totales generales automáticamente, si opta por mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la columna Ventas de la lista de origen están resumidos con Suma, mostrando los subtotales de los meses y los totales generales de las filas y las columnas.
VER DETALLES
En la mayoría de los informes de tabla dinámica podrá ver las filas de detalle de los datos de origen que conforman el valor de resumen de una celda de datos en concreto.
CAMBIAR EL DISEÑO
Arrastrando un botón de campo a otro lugar del informe de tabla dinámica podrá ver los datos de distintas formas y calcular distintos valores resumidos. Por ejemplo, puede ver los nombres de los vendedores en las columnas en vez de en las filas.
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El campo Vendedor se está arrastrando a la orientación de columna
MOSTRAR U OCULTAR TOTALES EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
1. Haga clic en una celda del informe de tabla dinámica.2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a
continuación, haga clic en Opciones de tabla.3. Para presentar las sumas totales, en Opciones de formato, active la casilla de
verificación Totales generales de columnas o la casilla de verificación Totales generales de filas o bien, active ambas.
Para ocultar las sumas totales, desactive una de las casillas de verificación o ambas.
INFORME DE GRAFICOS DINAMICOS
Un informe de gráfico dinámico es un gráfico interactivo que puede utilizar para ver y reorganizar los datos gráficamente, de forma similar a un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado en el mismo libro, e incluye todos los datos de origen del informe asociado. Igual que un informe de tabla dinámica, un informe de gráfico dinámico tiene botones de campo que puede utilizar par mostrar distintos datos y cambiar el diseño.
Ejemplo de informe de gráfico dinámico
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UN SOLO GRÁFICO, MUCHAS VISTAS
Los informes de gráfico dinámico combinan el resumen de datos interactivo que proporcionan los informes de tabla dinámica con el atractivo visual y las ventajas de un gráfico.
Un mismo informe de gráfico dinámico puede dinamizarse para mostrar distintas formas de ver los mismos datos. La primera vista corresponde a la actividad de ventas en la región occidental. La segunda vista corresponde a las ventas de productos.
CUÁNDO UTILIZAR UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO
Utilice un informe de gráfico dinámico si desea cambiar rápidamente la vista del gráfico para ver comparaciones y tendencias de formas distintas.
Así, en el primer ejemplo, Región es el campo de página y Oeste es el elemento seleccionado en el campo de página. Por tanto, el gráfico resume la información de ventas sólo de esa región. Haciendo clic en otro elemento de la lista desplegable Región, el gráfico muestra información similar para cualquiera de las demás regiones de la lista.
Si prefiere centrarse en las ventas de productos, como en el segundo ejemplo, puede mover el campo Tipo desde el área del campo de categoría hasta el área del campo de página y mover el campo Región hasta el área del campo de categoría. Si selecciona Verduras en la lista desplegable Tipo, el gráfico resumirá gráficamente las ventas de verduras.
APLICAR FORMATO
Puede cambiar los tipos de gráfico y aplicar formato a los informes de gráfico dinámico del mismo modo que en cualquier otro gráfico de Microsoft Excel, aunque con algunas diferencias. Puesto que el formato de una serie de datos, incluida la adición de líneas de tendencia y barras de error, no se conserva al cambiar el diseño del informe de gráfico
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dinámico, no debe aplicar formato a una serie de datos hasta estar satisfecho con un diseño o una vista determinada de los datos.
REPRESENTAR DATOS EN UN INFORME DE GRAFICO DINAMICO
Los informes de gráfico dinámico están siempre asociados con informes de tabla dinámica. Ambos tipos de informe tienen campos que se corresponden entre si. Si cambia la posición de un campo en un informe, también cambiará el campo correspondiente del otro informe. Los campos de fila de las tablas corresponden a campos de categoría en los gráficos y los campos de columna de las tablas corresponden a campos de serie en los gráficos. Los campos de página y los campos de datos de las tablas corresponden a los campos de página y a los campos de datos de los gráficos.
El ejemplo siguiente muestra la correspondencia entre campos en cada tipo de informe:
Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está determinado inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si crea primero el informe de gráfico dinámico, determine el diseño del gráfico arrastrando los campos desde el grupo de botones de campo de la barra de herramientas Tabla dinámica a las áreas de colocación adecuadas de una hoja de gráfico. Microsoft Excel crea automáticamente un informe de tabla dinámica asociado que utiliza un diseño correspondiente.
DIFERENCIAS ENTRE GRAFICOS DINAMICOS Y GRAFICOS NORMALES
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Con los gráficos normales tiene que crear un gráfico para cada vista del resumen de datos que desee ver. Con los informes de gráfico dinámico puede crear un solo gráfico y ver los resúmenes de formas distintas, simplemente utilizando el mouse (ratón).
Si está familiarizado con los gráficos normales, observará que casi todas las operaciones, como aplicar formato, elegir un tipo de gráfico, mostrar la categoría o los rótulos y títulos de ejes, etc., se realizan igual en los informes de gráfico dinámico y en los gráficos. Sin embargo, hay algunas diferencias:
ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS
Los informes de gráfico dinámico contienen los mismos elementos que los gráficos normales, pero además contienen campos y elementos que pueden agregarse, girarse o eliminarse para mostrar vistas distintas de los datos. Las categorías, series y datos de los gráficos normales de Excel son campos de categoría, campos de serie y campos de datos, respectivamente, en los informes de gráfico dinámico. Los informes de gráfico dinámico también pueden contener campos de página. Cada uno de estos campos contiene elementos, que en los gráficos normales se muestran como rótulos de categoría o nombres de serie en las leyendas.
CONSERVAR EL FORMATO
La pérdida de formato no es problema en los gráficos normales. Sin embargo, algunos tipos de formato pueden no conservarse en un informe de gráfico dinámico al cambiar el diseño o actualizar el informe de gráfico dinámico para incluir o eliminar datos. Los tipos de formato que podrían no conservarse son las líneas de tendencia y las barras de error, los cambios en los rótulos de datos y los cambios en las series de datos. Si desea aplicar formato al gráfico para imprimirlo o para realizar una presentación, es recomendable hacerlo cuando esté satisfecho con un diseño o vista concretos de los datos.
MOVER O CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS ELEMENTOS
Algunos elementos de los informes de gráfico dinámico no pueden moverse ni cambiarse de tamaño del mismo modo que en los gráficos normales. No puede mover ni cambiar el tamaño del área de trazado de un informe de gráfico dinámico. Tampoco puede mover o cambiar el tamaño de una leyenda utilizando el mouse (ratón), pero puede mover la leyenda utilizando la opción Ubicación de la ficha Leyenda (menú Gráfico, comando Opciones de gráfico). Los títulos de gráficos y ejes no pueden moverse, pero sí puede cambiar su tamaño modificando el tamaño de la fuente.
UBICACIÓN DEL GRÁFICO
Los gráficos normales están incrustados de forma predeterminada en hojas de cálculo. Los informes de gráfico dinámico se crean en hojas de gráficos de forma predeterminada. Puede cambiar la ubicación del informe de gráfico dinámico para incrustarlo en una hoja de cálculo.
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TIPO DE GRÁFICO PREDETERMINADO
El tipo de gráfico predeterminado para un gráfico normal es un gráfico de columnas agrupadas, que compara los valores de las categorías. El tipo de gráfico predeterminado para un informe de gráfico dinámico es un gráfico de columnas apiladas, que compara la contribución de un valor a un total en todas las categorías. Puede cambiar el tipo de gráfico por cualquier tipo, menos xy (dispersión), de cotizaciones y de burbujas.
CREAR UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO
Al crear un informe de gráfico dinámico, Microsoft Excel crea automáticamente un informe de tabla dinámica asociado. Si tiene un informe de tabla dinámica, puede utilizarlo para crear el informe de gráfico dinámico, que reflejará la vista de la tabla.
1. Abra el libro donde desee crear el informe de gráfico dinámico.
Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.
2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en Gráfico dinámico (con tabla dinámica) en ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Siga las instrucciones del paso 2 y 3 del asistente.
Notas
Si desea especificar opciones para el gráfico, como tipo de gráfico, títulos, colocación de leyendas, rótulos de datos, ubicación del gráfico, etcétera, durante el proceso de creación, puede utilizar un procedimiento distinto que le permitirá ejecutar paso a paso el Asistente para gráficos para crear un informe de gráfico dinámico.
Un informe de gráfico dinámico cambia al cambiar el informe de tabla dinámica y viceversa.
Para cambiar el tipo de gráfico o la ubicación del gráfico después de crearlo, o bien para realizar otros cambios o adiciones a títulos, líneas de división, la leyenda, etcétera, compruebe que la hoja de gráficos está activa y haga clic en el Asistente para gráficos.
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GRAFICOS
EJEMPLOS DE TIPOS DE GRAFICOS
GRAFICOS DE COLUMNAS
Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo.
Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.
En este gráfico 3D, podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante cuatro trimestres con el rendimiento de otro dos departamentos.
GRAFICOS DE LINEAS
Un gráfico de líneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes.
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GRAFICO CIRCULAR
Un gráfico circular muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.
Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.
CREAR UN GRÁFICO USANDO EL ASISTENTE PARA GRAFICOS
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver enseguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones.
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Gráfico y datos de hojas de cálculo
Puede crear un gráfico incrustado o una hoja de gráfico.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen.
2. Haga clic en Asistente para gráficos.3. Siga sus instrucciones.
CREAR UN GRAFICO EN UN SOLO PASO
También puede crear un gráfico en un solo paso sin usar el Asistente para gráficos. Al crearlo de esta forma, el gráfico usa el tipo y el formato predeterminados que podrá modificar más adelante.
Para crear una hoja de gráfico que emplee el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y presione F11.
Para crear un gráfico incrustado que emplee el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y haga clic en Gráfico predeterminado. Si este botón no está disponible, agréguelo a la barra de herramientas.
CREAR UN GRÁFICO A PARTIR DE SELECCIONES NO ADYACENTES
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1. Seleccione el primer grupo de celdas que contienen los datos que desea incluir.2. Mientras mantiene presionada la tecla CTRL, seleccione otros grupos de celda que
desea incluir.
Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo.
3. Haga clic en Asistente para gráficos .
4. Siga sus instrucciones.
Nota Este procedimiento no se aplica a los informes de gráficos dinámicos.
REPRESENTAR LOS DATOS DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE GRÁFICOS
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Cómo aparecen los datos de la hoja de cálculo en un gráfico
VALORES DE LOS EJES
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Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 140000, que abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Salvo que indique lo contrario, Excel utiliza el formato de la celda superior izquierda del rango de valores como formato de número para el eje.
NOMBRES DE CATEGORÍA
Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, figuran los encabezados de las filas de la hoja de cálculo 1er Trimestre, 2º Trimestre, etc., como nombres de ejes de categorías.
NOMBRES DE SERIES DE DATOS DEL GRÁFICO
Excel también usa los encabezados de las columnas o de las filas de los datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico. En el ejemplo anterior, los encabezados de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.
MARCADORES DE DATOS
Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de datos. Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo. En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del cuarto trimestre de 120.000.
SUGERENCIAS
Al colocar el puntero sobre un elemento del gráfico, aparece una sugerencia para gráfico que le indica el nombre de este elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre la leyenda, aparece la sugerencia Leyenda.
GRÁFICOS INCRUSTADOS Y HOJAS DE GRÁFICOS
Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico o como gráfico incrustado en una hoja de cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.
GRÁFICOS INCRUSTADOS
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Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.
Gráficos circulares incrustados
HOJAS DE GRÁFICOS
Una hoja de gráficos es una hoja independiente de la hoja de cálculo que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en la hoja de cálculo.
Hoja de gráfico
PUNTOS TRAZADOS
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Cuando cree un gráfico en Microsoft Excel, puede determinar la parte de los datos que desea destacar. De manera predeterminada, Excel traza las partes, ya sean filas o columnas, que presenten menos elementos como la serie de datos. En el siguiente ejemplo, Excel traza los años (dos) como la serie de datos en vez de los países (tres). Este gráfico destaca la comparación de ventas por país.
Si cambia la opción predeterminada para que los datos de los países sean la serie de datos, el gráfico destacará una comparación de ventas por año.
1. Haga clic en el gráfico.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Datos de origen y elija la ficha Rango de datos.3. Haga clic en Series en filas o en Series en columnas.
Notas
También puede cambiar la orientación de una serie de datos si hace clic en los botones Por filas o Por columnas de la barra de herramientas Gráfico.
Este procedimiento no se aplica a los informes de gráficos dinámicos. Para cambiar la orientación de una serie en un informe de gráfico dinámico, debe cambiar el diseño del informe.
TRAZAR UNA SERIE DE DATOS EN UN EJE DE VALORES SECUNDARIO EN UN GRÁFICO 2D
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Un eje de valores secundario es útil cuando los valores medios de diferentes series de datos varían mucho o cuando se trazan diferentes tipos de datos en un gráfico. Por ejemplo, para mostrar el número de casas vendidas por semana y el promedio del precio de venta por semana, trace el número en uno de los ejes y el promedio del precio en el segundo.
1. Haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje de valores secundario.
2. En el menú Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Eje.3. Haga clic en Eje secundario.
INVERTIR EL ORDEN DE TRAZADO DE CATEGORÍAS, VALORES O SERIES
Puede invertir el orden de trazado de categorías o valores en la mayoría de los gráficos, así como de las series de datos en gráficos 3D con un tercer eje. No puede invertir el orden en un gráfico radial.
De manera predeterminada, Microsoft Excel traza categorías y valores en el orden en el que aparecen en la hoja de cálculo. Si desea mostrarlos en un orden diferente, puede invertirlos.
En el siguiente ejemplo, las categorías están trazadas en el orden en el que aparecen en la hoja de cálculo: abril, marzo, febrero y enero:
Si, por el contrario, desea que los meses aparezcan en el orden cronológico, puede invertir el orden:
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En el ejemplo anterior, también se puede invertir el orden de los valores de manera que la escala muestre 0 en la parte superior y 800 en la inferior.
1. Haga clic en el eje correspondiente a las categorías, los valores o las series cuyo orden de trazado desea cambiar.
2. En el menú Formato, haga clic en Eje seleccionado y elija la ficha Escala.3. Para invertir el orden de trazado de categorías, active la casilla de verificación
Categorías en orden inverso.
Para invertir el orden de trazado de valores, active la casilla de verificación Valores en orden inverso.
Para invertir el orden de trazado de series en gráficos 3D, active la casilla de verificación Series en orden inverso.
CAMBIAR EL ORDEN DE TRAZADO DE LAS SERIES DE DATOS
De manera predeterminada, Microsoft Excel traza la serie de datos en el orden en el que aparece en la hoja de cálculo. Si lo desea, puede cambiar el orden de la serie para que el gráfico sea más efectivo. El siguiente ejemplo es un gráfico de columnas 3D que muestra las ventas realizadas en cada región trazadas en el orden en el que aparecen en la hoja de cálculo.
Para que se muestren las series de datos correspondientes a Oeste y Sur, sin reorganizar los datos de la hoja de cálculo, puede cambiar el orden del gráfico para que tenga el siguiente aspecto:
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1. Haga clic en una serie de datos del gráfico que desea cambiar.
Para cambiar el orden de trazado de series de datos en un gráfico de superficie, haga clic en una clave de leyenda.
2. En el menú Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada o Clave de leyenda seleccionada y elija la ficha Orden de las series.
3. En la casilla Orden de las series, haga clic en las series de datos que desea desplazar.
4. Para situar las series en el orden que desea, haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo.
CAMBIAR LOS RÓTULOS DE LOS EJES DE CATEGORÍAS
Para cambiar los rótulos del eje de categorías en la hoja de cálculo, haga clic en la celda que contiene el nombre de rótulo que desea cambiar, escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.
Para cambiar los rótulos del eje de categorías en el gráfico, haga clic en el gráfico y después en la opción Datos de origen del menú Gráfico. En la casilla Rótulos del eje de categorías de la ficha Serie, especifique el rango de hoja de cálculo que desea usar como rótulos. También puede escribir los rótulos que desea usar, separados por comas; por ejemplo:
División A, División B, División C.
Si escribe el texto del rótulo en la casilla Rótulos del eje de categorías, el texto del eje ya no estará vinculado a una celda de la hoja de cálculo.
Nota Este procedimiento no se aplica a los informes de gráficos dinámicos.
CAMBIAR NOMBRES DE SERIES DE DATOS O TEXTO DE LEYENDAS
Para cambiar el texto de leyendas o los nombres de las series de datos en la hoja de cálculo, haga clic en la celda que contiene el nombre de la serie que desea cambiar, escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.
Para cambiar el texto de leyendas o los nombres de series de datos en el gráfico, haga clic en el gráfico y después en la opción Datos de origen del menú Gráfico. En la ficha Serie, haga clic en los nombres de series de datos que desea cambiar. En la casilla Nombre, especifique la celda de hoja de cálculo que desea usar como texto de leyenda o nombre de la serie de datos. También puede escribir el nombre que desea usar.
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Si escribe el nombre, el texto de leyenda o el nombre de la serie de datos ya no estarán vinculados a la celda.
Nota Este procedimiento no se aplica a los informes de gráfico dinámico.
CAMBIAR LOS RÓTULOS DE DATOS
Para cambiar los rótulos de datos en la hoja de cálculo, haga clic en la celda que contiene la información que desea cambiar, escriba el nuevo texto o valor y después presione ENTRAR.
Para cambiar los rótulos de datos en el gráfico, haga clic en el rótulo que desea cambiar para seleccionar los rótulos de toda la serie y haga clic de nuevo para seleccionar el rótulo individual. Escriba el nuevo texto o valor y presione ENTRAR.
Si cambia el texto del rótulo en el gráfico, ya no estará vinculado a una celda de la hoja de cálculo.
Nota No se pueden cambiar los rótulos de datos de una hoja de cálculo de un informe de gráfico dinámico.
MODIFICAR TÍTULOS DE GRÁFICOS Y EJES
1. Haga clic en el título que desea cambiar.2. Escriba el nuevo texto.3. Presione ENTRAR.
MOSTRAR U OCULTAR LÍNEAS DE DIVISIÓN EN UN GRÁFICO
Los gráficos circulares y de anillos no disponen de líneas de división.
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar líneas de división.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones de gráfico y elija la ficha Líneas de división.
3. Active las casillas de verificación de las líneas que desea presentar.
Desactive las casillas de verificación de las líneas que desea ocultar.
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MOSTRAR U OCULTAR EJES EN UN GRÁFICO
Cuando se oculta un eje, se ocultan los rótulos y las marcas de graduación incluidos en él. Los gráficos circulares y de anillos no tienen ejes.
1. Haga clic en el gráfico en el que desea presentar u ocultar ejes.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones de gráfico y elija la ficha Eje.3. Active las casillas de verificación de los ejes que desea presentar.
Desactive las casillas de verificación de los ejes que desea ocultar.
MOSTRAR U OCULTAR UNA TABLA DE DATOS EN UN GRÁFICO
Las tablas de datos pueden presentarse en gráficos de líneas, áreas, columnas y barras. En los gráficos de barras y radiales, la tabla de datos no reemplaza al eje del gráfico sino que se alinea con respecto al gráfico.
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar una tabla de datos.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones de gráfico y elija la ficha Tabla de datos.
3. Para presentar los datos del gráfico en una cuadrícula en la parte inferior del gráfico, active la casilla de verificación Mostrar tabla de datos.
Para ocultar la tabla, desactive la casilla de verificación.
ELIMINAR RÓTULOS DE DATOS, TÍTULOS O LEYENDAS DE UN GRÁFICO
1. Haga clic en el elemento que desea eliminar.2. Presione SUPR.
AGREGAR RÓTULOS DE DATOS A UN GRÁFICO
El tipo de gráfico asociado con la serie de datos o el punto de datos seleccionados determina el tipo de rótulo de datos que se puede agregar.
1. Para agregar rótulos de datos a una serie de datos, haga clic en la serie.
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Para agregar un rótulo de datos a un solo punto de datos, haga clic en la serie que contiene el marcador de datos que desea rotular y después en el marcador del punto que desea rotular.
2. En el menú Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada o en Punto de datos.
3. Seleccione las opciones que desee en la ficha Rótulos de datos.
Sugerencia Puede rotular rápidamente todos los puntos de datos; para ello, haga clic en el gráfico, haga clic en Opciones de gráfico del menú Gráfico y seleccione las opciones que desea en la ficha Rótulos de datos.
AGREGAR UN TÍTULO A UN GRÁFICO O A UN EJE
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título.2. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones de gráfico y elija la ficha Títulos.3. Para agregar un título de gráfico, haga clic en el cuadro Título del gráfico y escriba
el texto que desee.
Para agregar uno o varios títulos de eje, haga clic en el cuadro correspondiente a cada título y escriba el texto que desee.
AGREGAR UNA LEYENDA A UN GRÁFICO
2. Haga clic en el gráfico al que desea agregar una leyenda.3. En el menú Gráfico, haga clic en Opciones de gráfico y elija la ficha Leyenda.4. Active la casilla de verificación Mostrar leyenda.5. Haga clic en la opción que desea de Ubicación.
CAMBIAR LA UNIDAD DE PRESENTACIÓN DEL EJE DE VALORES
Si los valores del gráfico tienen números muy grandes, puede hacer que el texto del eje sea más corto y más legible cambiando la unidad de presentación del eje. Por ejemplo, si los valores del gráfico van desde 1.000.000 a 50.000.000, puede presentar los números como valores comprendidos entre 1 y 50 en el eje y mostrar una etiqueta que indique que las unidades se expresan en millones.
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1. Haga clic en el eje de valores que desee cambiar.
2. En el menú Formato, elija Eje seleccionado y, a continuación, haga clic en la ficha Escala.
3. En la lista Mostrar unidades, haga clic en las unidades que desee o escriba un valor numérico.
4. Para mostrar un rótulo que describa las unidades, active la casilla de verificación Mostrar rótulo de unidades
CAMBIAR LOS COLORES, LAS TRAMAS, LAS LÍNEAS, LOS RELLENOS Y LOS BORDES DE LOS GRÁFICOS
Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una trama, o bien para cambiar el ancho de línea o el estilo de borde de los marcadores de datos, el área de gráficos, el área de trazado, las líneas de división, los ejes, y las marcas de graduación en los gráficos 2D y 3D, líneas de tendencia y las barras de error en los gráficos 2D y los planos laterales y el plano inferior en los gráficos 3D.
1. Haga doble clic en el elemento del gráfico que desee cambiar.
2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuación, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura o Trama.
SELECCIONAR UN TIPO DE GRÁFICO DIFERENTE
En la mayoría de los gráficos 2D, es posible cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos o de todo el gráfico. En los gráficos de burbujas, sólo es posible cambiar el tipo del gráfico completo. En la mayoría de los gráficos 3D, si cambia el tipo de gráfico afectará al gráfico completo. En los gráficos de barras y columnas 3D puede cambiar una serie de datos al tipo de gráfico cónico, cilíndrico o piramidal.
1. Siga uno de los siguientes procedimientos:
Para cambiar el tipo de todo el gráfico, haga clic en el gráfico.
Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos, haga clic en la serie.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Tipo de gráfico.
3. En la ficha Tipos estándar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo de gráfico.
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Para aplicar un tipo de gráfico cónico, cilíndrico o piramidal a una serie de datos de barras o columnas 3D, haga clic en Cilíndrico, Cónico o Piramidal en el cuadro Tipo de gráfico de la ficha Tipos estándar y después active la casilla de verificación Aplicar a la selección.
COLORES, TEXTURAS Y RELLENOS DEGRADADOS
Puede aplicar colores, bordes y efectos de relleno a marcadores de datos, al área del gráfico, al área de trazado y a otros elementos de los gráficos.
En la figura , el área de trazado está rellena con un degradado bicolor. El marcador de datos de la primera serie de datos (Real) muestra un relleno de textura. El relleno del marcador de datos de la segunda serie (Previsto) tiene un solo color. El marcador de datos de la tercera serie (Gastos) tiene una sombra.
CAMBIAR LOS COLORES, LAS TRAMAS, LAS LÍNEAS, LOS RELLENOS Y LOS BORDES DE LOS GRÁFICOS
Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una trama, o bien para cambiar el ancho de línea o el estilo de borde de los marcadores de datos, el área de gráficos, el área de trazado, las líneas de división, los ejes, y las marcas de graduación en los gráficos 2D y 3D, líneas de tendencia y las barras de error en los gráficos 2D y los planos laterales y el plano inferior en los gráficos 3D.
1. Haga doble clic en el elemento del gráfico que desee cambiar.
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2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuación, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura o Trama.
USAR UNA IMAGEN EN UN GRÁFICO
Se puede utilizar una imagen — por ejemplo, un mapa de bits — para algunos tipos de marcadores de datos, en el área de gráfico, en el área de trazado, en la leyenda en los gráficos 2D y 3D o en los planos laterales y el plano inferior en los gráficos 3D.
Mediante este procedimiento, puede utilizarse una imagen para los marcadores de datos en los gráficos de columnas, barras, áreas, burbujas, líneas 3D y radiales rellenos.
1. Haga clic en el elemento del gráfico para el cual desea utilizar una imagen.
2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno , elija Efecto de relleno y, a continuación, haga clic en la ficha Imagen.
3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen.4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la dirección de Internet
que contenga la imagen y, a continuación, haga doble clic en la imagen que desee.5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee.
FUENTES Y TEXTO GIRADO
Puede dar formato al texto de un gráfico de la misma forma que lo haría con cualquier otro texto. Haga clic en el texto o en el elemento y cambie su fuente, tamaño y color. Para ello, haga clic en los botones de la barra de herramientas Formato.
CAMBIAR LA FUENTE Y EL TAMAÑO DEL TEXTO DE UN GRÁFICO
Si el título del gráfico o el cuadro de texto está vinculado a una celda de la hoja de cálculo, podrá cambiarse al mismo tiempo el formato de todos los caracteres del título o del cuadro de texto, pero no podrán cambiarse los caracteres individualmente.
1. Haga clic en el texto del gráfico o seleccione los caracteres individuales a los que desee dar formato.
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Para cambiar al mismo tiempo el formato de todo el texto del gráfico, haga clic en el área en blanco entre el borde del gráfico y el área de trazado para seleccionar el área de gráfico.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón del formato que desee.
Para aplicar al texto
Haga clic en
Una fuente distinta La fuente que desee en el cuadro Fuente
Una fuente distinta La fuente que desee en el cuadro Tamaño de Fuente
Negrita Negrita
Cursiva Cursiva
Subrayado Subrayado
Un color diferente La flecha que aparece junto a Color de fuente y, a continuación, haga clic en el color que
desee.
ALINEAR EL TEXTO DE LOS TÍTULOS DE GRÁFICOS Y DE LOS CUADROS DE TEXTO
1. Haga clic en el título o en el borde del cuadro de texto que desee alinear.
2. Si hace clic en un título de eje, elija Título del eje seleccionado en el menú Formato.
Si hace clic en un título de gráfico, seleccione Título del gráfico seleccionado en el menú Formato.
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Si hace clic en un cuadro de texto, haga clic en Objeto seleccionado en el menú Formato.
3. Haga clic en la ficha Alineación.
Si no aparece la ficha Alineación, elija Cancelar, haga clic fuera del texto al que desee dar formato y repita los pasos del 1 al 3.
4. Seleccione las opciones que desee aplicar.
GIRAR EL TEXTO EN UN TÍTULO DE GRÁFICO O A LO LARGO DE UN EJE
Puede girarse, o "rotarse", el texto del título de un gráfico o a lo largo de un eje. No puede girarse el texto de la leyenda.
1. Haga clic en el eje o en el título al que desee dar formato.
2. Si hace clic en un eje, elija Eje seleccionado en el menú Formato.
Si hace clic en un título de eje, seleccione Título del eje seleccionado en el menú Formato.
Si hace clic en un título de gráfico, seleccione Título del gráfico seleccionado en el menú Formato.
3. Haga clic en la ficha Alineación.
Si no aparece la ficha Alineación, elija Cancelar, haga clic fuera del texto al que desee dar formato y repita los pasos del 1 al 3.
4. Para girar un texto, en el cuadro Orientación, haga clic en un punto de grados, o bien arrastre el indicador hasta la posición que desee.
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FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.
ARGUMENTOS
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
ESTRUCTURA
La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
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FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula en la Figura 1 utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.
DEVOLUCIONES VÁLIDAS
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
LÍMITES DEL NIVEL DE ANIDAMIENTO
Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA de la Figura 1 son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
ANIDAR FUNCIONES
Se puede utilizar la Paleta de fórmulas para anidar funciones como argumentos. Por ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la función SUMA en la función SI haciendo clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha abajo del cuadro Funciones de la barra de fórmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.
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Para cambiar de una función a otra en la Paleta de fórmulas, haga clic en el nombre de la función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, para cambiar el rango de la función PROMEDIO de la Figura 2, haga clic en PROMEDIO en la barra de fórmulas.
PALETA DE FÓRMULAS PARA INTRODUCIR Y MODIFICAR FÓRMULAS
INTRODUCIR FÓRMULAS
Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas.
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En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de fórmulas. El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el cuadro de edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la derecha del cuadro de edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece debajo de la lista de argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a 5.000, el resultado es 0.05 ó 5%.
MODIFICAR FÓRMULAS
Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.
CALCULAR UN VALOR BASADO EN UNA CONDICIÓN
Una fórmula de Microsoft Excel realiza cálculos con valores de la hoja de cálculo. Normalmente, las fórmulas realizan cálculos con todos los valores de un rango determinado. Sin embargo, ¿qué sucede si desea que Excel cambie la fórmula si una determinada condición es cierta o si desea incluir en el cálculo sólo los valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible que desee hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los vendedores y después resumir las ventas de cada vendedor sin volver a organizar los datos. O tal vez desee determinar la cantidad de bonificación por cada venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desee que las fórmulas realicen pruebas condicionales, puede utilizar fórmulas condicionales en Excel.
Lista de ventas por vendedor. Utilice fórmulas condicionales para calcular los porcentajes de bonificación y para resumir el número de pedidos hecho por cada vendedor y la cantidad total facturada durante un período determinado.
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Excel incluye tres funciones de hoja de cálculo que calculan resultados basados en condiciones. Para contar el número de veces que un valor específico aparece en un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una sola condición, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de bonificación, utilice la función de hoja de cálculo SI.
Si no está familiarizado con las funciones de hoja de cálculo, el Asistente para suma condicional puede ayudarle en la creación de fórmulas que calculen sumas basadas en condiciones.
FUNCIONES DE HOJA DE CÁLCULO SUMAR.SI Y CONTAR.SI
Imagine que desea crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el número total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un período determinado. Para contar el número de pedidos hecho, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total facturada, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
Observación
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Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condición. Por ejemplo, para calcular una suma basada en una cadena de texto o en un número dentro de un rango, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Para que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una función, como una bonificación basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI
Ejemplo 1
Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente.
CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2
Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.
CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2
Ejemplo 2
La función de hoja de cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos hechos por cada vendedor.
CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Para Buchanan, la función (de la celda B32) tiene esta forma:
=CONTAR.SI(A2:A26;A32)
La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda A32 (el argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango).
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SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Observación
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condición. Por ejemplo, para contar el número de apariciones de una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una gratificación basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
Ejemplo 1
Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $.
SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a 63.000 $
Ejemplo 2
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La función de hoja de cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada vendedor.
La función de hoja de cálculo SUMAR.SI busca un valor dentro de un rango y después suma todos los valores correspondientes en otro rango. SUMAR.SI tiene tres argumentos: el rango que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse.
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Para Buchanan, la función (de la celda C32) tiene esta forma:
=SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26)
La fórmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento rango_suma).
FUNCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es
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igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condición. Por ejemplo, para contar el número de apariciones de una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI
Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función
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mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")
En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $.
Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto:
SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido"
SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar"
Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre Promedio.
Si Promedio es La función devuelve
Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.
Imagine que la organización determina las bonificaciones por venta en una escala variable que otorga un 10 o un 15 por ciento según la cantidad facturada. Para determinar cuál de los
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dos valores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera o falsa, utilice la función de hoja de cálculo SI.
La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10% o del 15% según la cantidad facturada.
La función de hoja de cálculo SI comprueba una condición que ha de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro valor. Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la condición es falsa.
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Para la facturación de 8.000 de Suyama, la función (de la celda C4) tiene esta forma:
=SI(B4<10000;10%;15%)
Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento prueba_lógica), la bonificación será del 10 por ciento (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o más, la bonificación será del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso).
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