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Macroproceso Gestión Estratégica Código SIG-MC-001

Proceso Sistema Integrado de Gestión Versión 7

Manual Sistema Integrado de Gestión

La impresión de este documento se considera Copia No ControladaLa versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV

Carrera 30 25-90 Piso 16 CAD - C.P. 111311 Pbx: 7470909 – Información: Línea 195 SIG-MC-001 www.umv.gov.co Página 1 de 69

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Unidad Administrativa Especial de

Rehabilitación y Mantenimiento Vial

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Bogotá, D.C., Noviembre de 2016

http://www.umv.gov.co/






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CONTENIDO

PRESENTACIÓN 1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO DEL MANUAL DEL SIG 1.2. ALCANCE 1.3. CONFORMACIÓN DEL SIG 1.4. EXCLUSIONES FRENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2. CONTEXTO ESTRATÉGICO 2.1. HISTORIA DE LA ENTIDAD: 2.1.1. Antecedentes 2.1.2. La Entidad 2.2. OBJETO 2.3. FUNCIONES INSTITUCIONALES 2.4. MISIÓN 2.5. VISIÓN 2.6. VALORES CORPORATIVOS 2.7. ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD 2.8. MAPA DEG PROCESOS 2.8.1. CARACTERIZACIONES DE PROCESOS 2.9. UBICACIÓN DE LOS PROCESOS EN LAS DEPENDENCIAS 2.10. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA UAERMV 2.11. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 2.12. PROVISIÓN DE LOS RECURSOS DEL SIG 2.13. MAPA ESTRATÉGICO DE LA UAERMV 3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UAERMV 3.1 PRINCIPIOS DEL SIG 3.2 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL SIG 3.3 POLÍTICAS INTEGRALES DEL SIG 3.3.1 Política del Sistema Integrado de Gestión 3.3.2 Política Integrales del SIG 3.3.3 Articulación de las Políticas Integrales y los Objetivos Estratégicos del SIG 3.3.4 Medición de los Objetivos Estratégicos del SIG 3.3.5 Políticas de Operación por Procesos 3.4 RESPONSABILIDADES EN EL SIG







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3.4.1. Representante de la Alta Dirección SIG 3.4.2. Referentes de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión: 3.4.3. Entidad de Equipos SIG 3.4.3.1. Equipo Directivo SIG 3.4.3.2. Equipo Operativo SIG 3.4.3.3. Equipo Evaluador SIG 3.4.4. Equipos para la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado

de Gestión - SIG 3.4.4.1. Equipo Técnico SIG 3.4.4.2. Servidores Públicos 3.5. PRODUCTOS Y SERVICIOS 3.6. USUARIOS/BENEFICIARIOS, CLIENTES Y PARTES INTERESADAS 4. GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS PROCESOS 4.1. POLÍTICA DE CALIDAD 4.2 OBJETIVOS DE CALIDAD 4.3 MAPA DE PROCESOS 4.4 INTERACCIÓN DE PROCESOS 4.4.1 Tabla de Aportes e Interrelación de Procesos 5. SUBSISTEMAS DEL SIG 5.1. SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (SGC) 5.2. SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA) 5.2.1. Plan Institucional De Gestión Ambiental PIGA 5.2.2. Objetivos de la Gestión Ambiental 5.2.3. Programas 5.2.4. PIPMA- Programa Implementación Plan Manejo Ambiental 5.3. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) 5.4. SUBSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) 5.5. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION (SGSI) 5.6. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD & SALUD OCUPACIONAL (S&SO) 5.7. SUBSISTEMA DERESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS) 5.8. GESTION DE RIESGOS 6. PLANES ESTRATEGICOS Y OPERATIVOS DEL SIG 7. NORMATIVIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 8. DESCRIPCIÓN DE LOS ROCESOS Y PROCEDIMIENTOS







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PRESENTACIÓN Con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión - SIG, a través del Decreto No. 652 del 28 de diciembre de 2011 se adoptó la “Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG para las Entidades y Organismos Distritales.” Conesta Norma NTD-SIG 001:2011, la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial – UAERMV, para la planificación documental del Sistema Integrado de Gestión, elabora el presente manual como un documento que representa el Sistema Integrado de Gestión, como lo describe el Decreto Distrital 176 de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones", en su artículo 1º define el Sistema Integrado de Gestión como “el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestión de Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI), Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) (Hoy: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) y Subsistema de Control Interno (SCI)”, lo que permite a la UAERMV logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Unidad.

De igual manera, el modelo de operación por procesos cuenta con cuatro (4) niveles de procesos, a saber:ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE APOYO y DE EVALUACIÓN, los cuales junto con los procedimientos constituyen una de las herramientas de planificación que describen qué se hace y cómo se desarrollan las funciones y actividades propias de la entidad.

Con la Resolución No. 358 de 2008 mediante la cual se estableció el Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV, fue modificada por la Resolución No. 239 de 2011 en razón a los cambios derivados de la reforma administrativa realizada en la vigencia 2010 y en especial, a los de la estructura organizacional de la Entidad adoptados mediante los acuerdos No. 010 y No. 011 de 2010. La misma Resolución No. 358 de 2008 luego fue derogada en su totalidad por la Resolución No. 416 de 2011, la cual tácitamente también derogó la Resolución No. 239 de 2011. En consecuencia, se eliminaron las directrices que reglamentaban el Equipo Operativo del SIG, el Equipo Evaluador y la representación de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión. De acuerdo a lo establecido en el Decreto Distrital N° 176 del 2011, el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional es uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión; el cual a partir del Decreto Nacional 1562 del 2012 se entenderá como el Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Luego mediante la Resolución No. 049 de 28 de febrero de 2012: se estableció la “Reglamentación del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV”, que fue modificada mediante la Resolución No. 314 de 10 de mayo de 2013 de acuerdo con la nueva Norma Técnica Distrital







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NTD-SIG 001:2011, los principios de la resolución reglamentaria, así como el perfil del Líder Operativo SIG y Secretaría Técnica en los temas de Control Interno. La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. desarrolla el Lineamiento No. 1 “NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN” en el mes de septiembre de 2013, para dar cumplimiento a lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD -SIG 001:2011, las entidades y organismos distritales deben definir los niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema Integrado de Gestión para garantizar su establecimiento, documentación, implementación, mantenimiento y mejora continua, por lo cual se ajusta la Resolución No. 314 de 10 de mayo de 2013 por la Resolución No. 384 de 23 de Julio de 2015. Posteriormente fue reestructurada la organización del SIG: llamando al Equipo Directivo SIG como Comité Directivo SIG y al Equipo Operativo SIG (liderado por el(la) Representante de la Alta Dirección), conformándolo por Enlaces SIG que son los servidores(as) públicos(as) de los diferentes procesos de la UAERMV, designados por los responsables directivos de cada dependencia, siendo éstos, los encargados de la implementación y sostenibilidad del SIG en su proceso correspondiente, a través de la Resolución No, 352 de 24 de junio de 2016 “Reglamentación SIG”. El Departamento Administrativo de la Función Pública mediante el Decreto No. 943 de 21 de mayo de 2014, actualizó el MECI - Modelo Estándar de Control Interno, el cual fue implementando a 31 de diciembre de 2014 en la UAERMV a través de cinco (5) Fases a partir de la fecha de expedición del decreto: 1) Conocimiento, 2) Diagnóstico, 3) Planeación de la actualización, 4) Ejecución & Seguimiento y 5) Cierre; derogando el Decreto No. 1599 de 2005. En la Reunión Conjunta de Equipos SIG del día 18 de diciembre de 2014, se socializa y aprueba la Política del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV, la cual se modifica con la presente actualización del Manual SIG, tanto en sus compromisos como objetivos estratégicos del SIG. Este Manual es un instrumento para la comprensión y aplicación de las herramientas para una mejor gestión, que conjuntamente con el compromiso y concurso de todos los servidores públicos de la Entidad, facilitarán el cumplimiento de nuestros propósitos institucionales y la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, usuarios y de la comunidad en general.







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1. GENERALIDADES

1.1. OBJETIVO DEL MANUAL DEL SIG Establecer las directrices y lineamientos que permitan dirigir, controlar y asegurar la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, en términos de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión; describiendo y documentando cada uno de los subsistemas que lo componen y sus principales elementos, para ser un medio de consulta interna acerca de la gestión institucional y establecer una guía para la aplicación de criterios y metodologías de calidad, control interno, gestión documental, gestión ambiental, desarrollo administrativo, seguridad de la información, responsabilidad social, seguridad industrial y salud ocupacional (seguridad y salud en el trabajo), en cada uno de los Procesos con los que se enfoca la Unidad y procurar la satisfacción de los requerimientos de los clientes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestión ha sido implementado para realizar una adecuada orientación y asesoría de estrategias dirigidas hacia un mejoramiento continuo de la Entidad y para la posterior evaluación del cumplimiento de los objetivos, planes y metas.

1.2. ALCANCE El Sistema de Integrado de Gestión de la UAERMV, en concordancia con el Decreto No. 176 de 2010 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. que define los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital, está implementado en todas las dependencias de la UAERMV y cumple con los requisitos establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 para el Sistema de Gestión de Calidad, se fundamenta además en los elementos del MECI 1000:2014 (MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO para el Estado Colombiano)en cuanto al Modelo de Operación por Procesos1, en la NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para su implementación, así como en las normativas y metodologías específicas para el desarrollo de los sistemas de gestión de calidad, gestión ambiental, documental, de salud y seguridad en el trabajo, responsabilidad social y de seguridad en la información. Así mismo, el SIG cubre todos los Procesos de la Unidad que se han establecido dentro del ámbito de los procesos estratégicos (o de dirección), misionales, de apoyo (o soporte) y de evaluación (de seguimiento y control), frente a la formulación, instrumentalización y difusión de los productos y servicios de competencia de la UAERMV. Este documento está dirigido a todas las dependencias y Servidores Públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, en cada una de sus sedes. (Sede

1De conformidad con los lineamientos establecidos en el “Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno 2014” (en cumplimiento del Decreto No. 943 de mayo 21 de 2014) sobre los elementos que lo conforman, con el fin de estandarizar las actividades necesarias para el cumplimiento de la misión y objetivos, para que la operación por procesos se realice de manera continua.







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Administrativa: Carrera 30 No. 25-90 Piso 16 Centro Administrativo Distrital (CAD); Sede Operativa: Avenida Calle 3 No. 34-83 Barrio Veraguas; Sede de Producción: Predio “La Esmeralda - Planta el Zuque” en la Localidad Ciudad Bolívar (Parque Minero Industrial EL MOCHUELO a 3,5 Km. de la Avenida Boyacá por la vía a Pasquilla, que está localizado en las coordenadas medias (92200E, 92200N)), con el objetivo de evaluar, aprobar y hacer seguimiento

a lo establecido en el Programa de Gestión Documental, con el fin de obtener la asignación de los recurso financieros, administrativos, jurídicos y técnicos que permiten su implementación.

1.3. CONFORMACIÓN DEL SIG

El Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV se encuentra conformado y articula los elementos, políticas, metodologías, instrumentos y componentes de los Subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

Subsistema de Control Interno (SCI) en MECI – Modelo Estándar de Control Interno







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SUBSISTEMAS DE GESTIÓN

OBJETO

CALIDAD (SGC)

Este subsistema apunta a adoptar una visión estratégica que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional especialmente orientado a mejorar la calidad de los productos y servicios, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y el control político y ciudadano, garantizar el fácil acceso a la información relativa a resultados del sistema, emprender acciones preventivas y correctivas, tener cultura por la mejora continua, buscar relaciones óptimas entre calidad y costo, satisfacer a los ciudadanos, simplificar procesos orientados hacia la productividad, entre otros beneficios.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (SG-SST)

La Seguridad y Salud en el Trabajo - SST procura la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

RESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS)

Este subsistema se considera una herramienta de gestión transversal a los diferentes subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, cuya base fundamental es la ética y transparencia en las acciones que desarrollan los organismos y entidades. Está basado en principios y valores más allá de lo que se establece en la legislación y normatividad vigente, al igual que los acuerdos y tratados internacionales acogidos por el país.

AMBIENTAL (SGA)

Conjunto de políticas, planes, programas, proyectos, instrumentos, metodologías, normas, y demás elementos interrelacionados, que permiten a la entidad gestionar los aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales, disminuir su huella ecológica y contribuir en los procesos de desarrollo humano sostenible en la ciudad y en la región.

DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

El subsistema SIGA está integrado por los procesos, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar la organización y disponibilidad de los documentos que soportan la información, desde su creación hasta su disposición final, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, facilitando el acceso y consulta por parte de los usuarios, apoyando la toma de decisiones, la rendición de cuentas, la investigación y la conservación de la memoria Institucional. Este subsistema se conforma por los archivos de gestión, central y cualquier otro que defina la entidad, la unidad de correspondencia, las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

(SGSI)

Conjunto de políticas y procedimientos que de manera articulada buscan planear, administrar, asegurar, controlar y mejorar continuamente la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información institucional.

CONTROL INTERNO (SCI)

Se entiende por control interno el sistema conformado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el propósito de servir como una herramienta gerencial para el control de la Gestión Pública con el fin de generar cultura del Autocontrol y compromiso de la Alta Dirección para su implementación, de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.







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1.4. APLICABILIDAD DE REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial analizó los requisitos exigidos por la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, teniendo en cuenta que no se afecta la capacidad o responsabilidad de la entidad para proporcionar sus servicios y que estos cumplen con los requisitos legales y del cliente que le son aplicables. Por lo tanto, no se identificaron exclusiones aplicables conforme a la norma.







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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO 2.1. HISTORIA DE LA ENTIDAD:

2.1.1. Antecedentes:

Con la Ordenanza No. 2 de 1863: se organizó el Distrito Federal (Municipalidad del Distrito Federal), cuya legislación y funciones de algunos de sus empleados aparecía contenida en la Ordenanza 9 de ese mismo año.

El Acuerdo No. 15 de 1868: se crea un empleado Director de Obras Públicas. EL Acuerdo No. 6 de 1909: se acordó que las obras públicas de todo el Municipio de Bogotá

serían dirigidas por el Concejo Municipal. Y la Dirección de Obras Públicas Municipales sería la encargada de la administración directa de las obras públicas que se emprendieran, correspondiéndole al Gobernador del Distrito Capital, en su carácter de Alcalde de la Ciudad, la reglamentación, vigilancia e inspección de la Dirección de Obras Públicas del Municipio y los nombramientos de todos los empleados de la misma Dirección, se harían por el Concejo Municipal.

El Acuerdo No. 2 de 1 de mayo de 1910: "Sobre nombramiento y asignaciones de los empleados Municipales y entidad de algunas Oficinas". ARTICULO 12. El Departamento de Obras Públicas Municipales se divide en tres Secciones que son: De Dirección; De Administración; y De alumbrado y Aseo de la ciudad. Estas Secciones estarán bajo la dirección inmediata del Ingeniero Director.

El Acuerdo No. 9 de 1911: se reorganiza la Oficina de Obras Públicas y se divide en dos secciones: La Técnica y La de Administración; con ocasión de la supresión de la Sección 8 del Ministerio de Obras Públicas encargada de hacer el estudio técnico de las cuestiones relacionadas con las obras que se ejecutaban en el Municipio de Bogotá.

2.1.2. La Entidad: Nace como entidad, mediante el Acuerdo del Concejo Municipal de Bogotá No. 5 de 17 de marzo de1916: “por el cual se reglamenta la Oficina de Obras Públicas” y se denomina como "DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS MUNICIPALES”, de la cual dependerán todas las obras del Municipio. Acuerdo Orgánico de las Obras Públicas No. 40 de 31 de Julio de 1922 la DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS MUNICIPALES, a cargo de un Ingeniero Civil, cuyas funciones iniciales fue la elaboración de planos y presupuesto de obras y estudios técnicos para la construcción del tranvía, el acueducto y el cementerio, se dividió en tres Secciones, llamadas: Primera o de Negocios Generales; Segunda o de Constituciones, Planimetría y Urbanización; Tercera o de Alcantarillado y Pavimentación. Toma el nombre de SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS MUNICIPALES mediante la Ley 72 de 28 de noviembre de 1926 que se otorgan facultades al Municipio de Bogotá y en su Artículo 3º.- “El Alcalde de Bogotá tendrá un Secretario de Gobierno, uno de Hacienda y otro de Obras Públicas”.







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Con el Acuerdo No. 28 de 1933, aparece el Departamento de Urbanismo, dependiente de la Secretaría de Obras Públicas: “estará encargado del planeamiento de la ciudad futura, del estudio de la legislación que reglamente las urbanizaciones y facilite la apertura y ensanche de las vías urbanas y, en general, de todos los problemas de urbanismos relacionados con el desarrollo de Bogotá.”. En el año de 1968 adquiere nuevas funciones como la construcción de vías, parques, puentes, la elaboración de planes de conservación; así como de manejar el inventario físico de los inmuebles del Distrito Capital. Acuerdo No. 6 de 1990, se trasladan las funciones de la División de Control de la Secretaría de Obras Públicas al Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Decreto 850 de 1994, se reestructura la SOP. La entidad continua con la fijación de políticas, objetivos y normas fijadas para el sector de obras públicas; sin embargo, descentraliza algunas funciones a las localidades, lo que hace que la SOP, se convierta en una entidad netamente asesora para estas. Para los años 1996, 1997, 1998 y 1999, la entidad, sufre un proceso de transformaciones a su estructura orgánica, planta de personal y a nivel presupuestal. Decreto No. 726 de 1996, se modifica la estructura orgánica de la entidad establecida en el Decreto 850 de 1994. Las modificaciones importantes a resaltar mediante este acto administrativo es la creación de la Oficina de Control Interno Disciplinario, para así dar cumplimiento a la Ley 200 de 1995 y la Oficina de Quejas y Reclamos, dando cumplimiento con lo establecido en la Ley 190 de 1995, la cual estipula el derecho que tiene todo ciudadano de estar informado acerca de las actividades que desarrolle la entidad, presentar sus quejas acerca de la prestación del servicio objeto de la misma y formular recomendaciones que permitan mejorar el servicio. El Decreto No. 800 de 1996, traslada las funciones y competencias de la Oficina de Procuraduría de Bienes a la Secretaría de Hacienda. Decreto No. 980 de 1997, se distribuyen algunos negocios y asuntos de la Secretaría de Obras Públicas al Instituto de Desarrollo Urbano, relacionados con la construcción, el mantenimiento, la reparación, la rehabilitación, la reconstrucción y la pavimentación de las vías de la ciudad, así como el mantenimiento de puentes vehiculares y peatonales, parques, zonas verdes, separadores, monumentos públicos y andenes, y la recepción e Interventoría de las obras adelantadas en zonas a desarrollar por urbanizadores o personas que adelantan loteos. Decreto No. 990 de 1997 se reorganiza la estructura de la Secretaría de Obras Públicas y queda a cargo de las siguientes funciones:

1. Fijar y participar en el diseño y Desarrollo de las políticas, objetivos y planes de obras públicas en materia del mantenimiento de la malla vial del Distrito Capital, en coordinación con los organismos Distritales competentes.

2. Ejecutar las acciones necesarias para apoyar la atención de las situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en la red vial de la ciudad.







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3. Administrar y gestionar los recursos humanos, físicos y financieros asignados a la Secretaría para el cumplimiento de sus funciones.

4. Las demás que le sean propias para ejecutar su objeto social y las que le sean asignadas. Decreto No. 991 de 1997, se suprimen y crean unos cargos, se incorporan unos empleados públicos y se establece la Planta Global de empleos públicos de la Secretaría de Obras Públicas Decreto No. 992 de 1997, se suprimen unos cargos y se establece la planta de trabajadores oficiales de la Secretaría de Obras Públicas, quedando estipulada la planta de los Trabajadores Oficiales en 97 y la planta de Empleados públicos en 73. Decreto No. 311 de 1998, se establece en 65 funcionarios la planta de los empleados públicos. En síntesis, de una planta de personal de 2.215 funcionarios en 1996, se redujo a 142 funcionarios en diciembre del año 2001, de los cuales 41 son empleados públicos y 101 trabajadores oficiales. De acuerdo con las funciones, negocios y asuntos que atiende la Secretaría de Obras Públicas y el Instituto de Desarrollo Urbano, el 14 de noviembre de 1997, se celebró un Convenio Interadministrativo entre el Instituto de Desarrollo Urbano y la Secretaría de Obras Públicas, con el fin de desarrollar de manera conjunta y coordinada bajo la dirección del Instituto de Desarrollo Urbano, la coordinación y seguimiento a la ejecución del contrato No. 462 de 1997 suscrito entre la Secretaría de Obras Públicas y la firma INGENIEROS CIVILES ASOCIADOS, SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE – ICA S.A. DE C.V., cuyo objeto es “…la Recuperación y el Mantenimiento de la Malla Vial del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá…”, al igual que el contrato de Interventoría del mismo, No. 493 de 1997 suscrito entre la Secretaría de Obras Públicas y el Consorcio Colombiano Argentino – CON.COL.AR, cuyo objeto es “…la realización de labores de Interventoría, para el programa de Recuperación y Mantenimiento de la Malla Vial de Santa fe de Bogotá…”. Decreto 311 de 1998, se establece en 65 funcionarios la Planta de los Empleados Públicos. Decreto 656 de 1999. Para el desarrollo de su misión, la Secretaría de Obras Públicas modifica la estructura interna y determina las funciones de las Dependencias de la Secretaría, y además inicia un proceso de modernización creando una estructura más flexible, con menores niveles jerárquicos y con funciones específicas para cada una de las Dependencias. Esta estructura se complementa con la Resolución No. 543 de 1999, mediante la cual se actualiza el Manual Específico de Funciones y Requisitos de los diferentes empleos públicos de la planta global. Decreto No. 697 de 1999, se eliminan y crean unos cargos, estableciéndose una Planta Global de empleos públicos de la Secretaría de Obras Públicas del Distrito Capital, conformada por 41 funcionarios. Con esta estructura organizacional, la Secretaría Obras Públicas es la entidad encargada de garantizar la fijación de las políticas, objetivos y planes de obras públicas del Distrito capital, en materia de mantenimiento de la malla vial, en colaboración con el Instituto de Desarrollo Urbano, así como la atención de situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en las vías de Bogotá D.C., en coordinación con la Dirección Técnica de Malla Vial del Instituto de Desarrollo Urbano. Con el fin de cumplir con las políticas sociales trazadas por el Gobierno Distrital, en materia de mantenimiento de la malla vial y de atender las emergencias que se presenten en la ciudad y de acuerdo con las funciones determinadas en el artículo 1° del Decreto 990 de 1997, se suscribió







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el Convenio Interadministrativo No. 015 de 1998, (con vencimiento del 31 de diciembre de 2001), entre el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y la Secretaría de Obras Públicas – SOP, con el fin de trabajar conjunta y coordinadamente a fin de atender los deberes legales que le asisten al IDU y a la SOP en el mantenimiento de la malla vial, y la atención de situaciones imprevistas presentadas en las vías de Bogotá D.C. La Secretaria de Obras Públicas apoyó dicha labor mediante la ejecución del convenio Interadministrativo No.015 del 8 de octubre de 1998, para desarrollar actividades en forma compartida y coordinada, en materia de mantenimiento de la malla vial, y atención de situaciones imprevistas presentadas en las vías y el espacio público de Bogotá D.C., además de la capacidad institucional, técnica y administrativa. El IDU no contaba con la maquinaria pesada y semipesada que se requería para el cumplimiento de las labores y la atención de los asuntos asignados, y para tal fin la SOP si dispone del equipo requerido poniendo a disposición cuando el IDU requiera la maquinaria y equipos, así como los operarios de los mismos. El IDU en Diciembre de 2001, de acuerdo con estudios de factibilidad y costos, determinó que el apoyo técnico, operativo y de maquinaria prestados por la SOP, permitió a estas entidades aunar esfuerzos para el efectivo cumplimiento de su función de mantener la infraestructura vial y de espacio público de la ciudad, así como el de dar una respuesta oportuna a situaciones de emergencia que se presentan en la malla vial de la ciudad, consideraciones que permitieron prorrogar el plazo del Convenio Interadministrativo hasta el 31 de Diciembre de 2010. Pero gracias al Artículo 106 del Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C. No.257 del 30 de noviembre de 2006, la Secretaría de Obras Públicas se transforma en la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad. Se organiza(Artículo 109)como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, la cual tiene como objeto: “Programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar el mantenimiento de la malla vial local construida de la ciudad y la atención de situaciones imprevistas que dificulten la movilidad”. Según articulo 119 (Acuerdo 257 de 2006) se fijó como término para la Implementación de la entidad Distrital un plazo máximo de seis meses debido, por razón de la transformación se hizo necesaria la supresión de la planta de cargos de la SOP para hacer viable la puesta en la nueva Entidad.







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2.2. OBJETO:

El Artículo 109 del Acuerdo No.257 de 2006, fija el objeto de la UAERMV: “Programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar la rehabilitación y el mantenimiento periódico de la Malla Vial Local construida, así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital”. 2.3. FUNCIONES INSTITUCIONALES:

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en desarrollo de su objeto institucional tendrá las siguientes funciones (Acuerdo No.257 de 2006, artículo 109):

a. Programar y ejecutar los planes y proyectos de rehabilitación y mantenimiento de la malla vial local.

b. Suministrar la información para mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Malla Vial del Distrito Capital, con toda la información de las acciones que se ejecuten.

c. Programar y ejecutar las acciones de mantenimiento y aquellas que sean necesarias para atender las situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en la red vial de la ciudad.

d. Atender la construcción y desarrollo de obras específicas que se requieran para complementar la acción de otros organismos y entidades como la Secretaría de Ambiente y el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE o quienes hagan sus veces. Parágrafo. Respecto de vías locales que soporten circuitos de transporte público colectivo y el resto de la malla vial se aplicará el literal c).

2.4. MISIÓN:

Mantener y rehabilitar preventiva y correctivamente la malla vial local, producir mezclas asfálticas, atender situaciones imprevistas y brindar apoyo interinstitucional para garantizar una mejor movilidad en beneficio de la ciudad. 2.5. VISIÓN:

La UAERMV en el 2025 será reconocida a nivel distrital y nacional por un adecuado y eficiente mantenimiento y rehabilitación de la malla vial a cargo, contribuyendo al mejoramiento de la movilidad del Distrito Capital con talento humano y recurso logístico en la aplicación de tecnologías apropiadas.

2.6. VALORES CORPORATIVOS:

1) Crecimiento 2) Sostenibilidad 3) Productividad







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2.7. VALORES ÉTICOS INSTITUCIONALES:

El SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN es: "FORMAR LAS PARTES UN TODO" para ayudar a

lograr el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos estratégicos aplicando los VALORES ÉTICOS de la entidad, con el fin de mantener al día la misión de la entidad y seguir los lineamientos para la lucha anticorrupción y Antitrámites. Los valores éticos son:

2.8. ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD:

De conformidad con el Acuerdo No. 010 de 12 de octubre de 2010: “Por la cual se establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, la siguiente es su conformación:

DEPENDENCIA

Resolución No. 529 de 17-11-2010

SIGLAS Artículo 1°- Siglas de la Estructura Organizacional

Resolución No. 529 de 17-11-

2010 CÓDIGOS Artículo 2°-

Códigos de cada Dependencia

1.Dirección General DG 0100

1.1 Oficina Asesora de Planeación OAP 0150

1.2 Oficina Asesora de Jurídica OAJ 0140

1.3 Oficina de Control Interno OCI 0160

2.Secretaría General SG 0110

3.Subdirección Técnica de Mejoramiento Malla Vial Local SMVL 0120

4.Subdirección Técnica de Producción e Intervención SPI 0130

4.1 Gerencia de Producción GP 0131

4.2 Gerencia de Intervención GI 0132

4.3 Gerencia de Gestión Ambiental, Social y de Atención al Usuario GASA 0133

DEL SER:

1. Respeto 2. Integridad 3. Honestidad

DE GESTIÓN:

4. Calidad 5. Trabajo en equipo 6. Lealtad y responsabilidad 7. Austeridad

DE ACCIÓN:

8. Creatividad 9. Orientación y servicio al ciudadano 10. Anticipación 11. Cortesía y comunicación 12. Compromiso







MOVILIDAD



2.9. MAPA DE PROCESOS

El Mapa de Procesos es la representación gráfica de la estructura de procesos de la UAERMV, el cual contribuye de forma significativa al logro de los resultados institucionales representados en productos y servicios a los ciudadanos conforme al quehacer institucional. Los procesos se dividen en: ESTRATÉGICOS: de color tonalidad verde MISIONALES: de color tonalidad azul DE APOYO: de color tonalidad amarillo DE EVALUACIÓN: de color tonalidad rojo







MOVILIDAD



2.10. UBICACIÓN DE LOS PROCESOS EN LAS DEPENDENCIAS:

La siguiente es la Articulación de los Procesos con la Estructura Organizacional de la UAERMV:







MOVILIDAD



Los veintiún (21) procesos vigentes, se encuentran ubicados en las Dependencias de la UAERMV, divididos en nueve (9) Macroprocesos, así:

# No.

TIPO CÓD. PROCESO DEPENDENCIA TOTAL

1

ESTRATÉGICOS

MACROPROCESO GESTIÓN ESTRATÉGICA

3 1.1 1 SIG Sistema Integrado de Gestión OAP

1.2 2 PES Planeación Estratégica OAP

1.3 3 COM Comunicaciones OAP

2

MISIONAL

MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MEJORAMIENTO MALLA VIAL LOCAL

8

2.1 4 PDV Planificación del Desarrollo Vial Local SMVL

2.2 5 CSE Comercialización de Servicios SMVL

3 MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE PRODUCCIÓN E INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL LOCAL

3.1 6 AII Apoyo Interinstitucional SPI

3.2 7 PRO Producción GP

3.3 8 IMV Intervención de la Malla Vial Local GI

3.4 9 GAM Gestión Ambiental GASA

3.5 10 SAP Gestión Social y de Atención a Partes Interesadas GASA

4 MACROPROCESO GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

4.1 11 ACI Atención al Ciudadano SG

5

APOYO

MACROPROCESO GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL

9

5.1 12 JUR Jurídica OAJ

5.2 13 CON Contratación SG

6 MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

6.1 14 GDO Gestión Documental SG

6.2 15 SIT Sistemas de Información y Tecnología SG

7 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA

7.1 16

FIN Financiera (Subprocesos: Contabilidad – Presupuesto –

Tesorería) SG

8 MACROPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

8.1 17

THU Talento Humano (Subproceso: Seguridad y Salud en el

Trabajo) SG

8.2 18 CDI Control Disciplinario Interno SG

8.3 19 ABI Administración de Bienes e Infraestructura SG

8.4 20 ODM Operación de Maquinaria GP

9 EVALUACIÓN

MACROPROCESO GESTIÓN DEL CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 1

9.1 21 CMG Control para el Mejoramiento Continuo de la Gestión OCI







MOVILIDAD



2.10.1. CARACTERIZACIONES DE PROCESOS:

Se asegura la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y seguimiento de los procesos mediante la documentación asociada a cada proceso, evidenciada en la caracterización de los procesos y el listado maestro de información documentada. El siguiente esquema representa el flujo de un proceso, en donde se transforma información de entrada en información de salida, empleando recursos, responsables, herramientas, instrumentos, indicadores para ser efectivas las actividades que se plantean en las etapas del ciclo de PLANEAR - HACER - VERIFICAR - ACTUAR (PHVA).

Según esto, se adoptó una metodología SIG-IN-001 INSTRUCTIVO CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA,que permite la estandarización en los documentos generados y administrados por el Sistema Integrado de Gestión, para garantizar además su actualización y disposición bajo criterios institucionales en herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos: PUNTO DE USO: intranet SISGESTION(http://192.168.1.27/intranet/sisgestion/), entre los que se encuentran las Caracterizaciones de Procesos, que se configuran como una “Hoja Maestra”. En las caracterizaciones de procesos se describen o referencian los elementos descritos en el numeral 4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales (NTD-SIG 001:2011), tales como:

1)El propósito del proceso.

2) El alcance del proceso.

3) El Responsable del proceso.

4) Participantes en el proceso.

5) Las entradas.

6) Las salidas.

7) Los proveedores.

8) Los usuarios.

9) Las políticas de operación.


http://192.168.1.27/intranet/sisgestion/






MOVILIDAD



10) La relación o referencia del mapa de riesgos.

11) La relación o referencia de los activos de información del proceso.

12) La relación o referencia de los documentos asociados al proceso.

13) La relación o referencia de los registros asociados al proceso.

14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso.

15) La descripción de las actividades (PHVA) de monitoreo y seguimiento del proceso.

16) Los trámites relacionados con los procesos misionales en los casos en que aplique.

17) Referencia del normograma asociado al proceso. 18) La matriz de responsabilidades de comunicaciones del proceso.

Estas se pueden identificar según lo establecido en la siguiente tabla de siglas de Proceso:

# CÓD. PROCESO CARACTERIZACIÓN

1 SIG Sistema Integrado de Gestión SIG-CP-001

2 PES Planeación Estratégica PES-CP-001

3 COM Comunicaciones COM-CP-001

4 PDV Planificación del Desarrollo Vial Local PDV-CP-001

5 CSE Comercialización de Servicios CSE-CP-001

6 AII Apoyo Interinstitucional AII-CP-001

7 PRO Producción PRO-CP-001

8 IMV Intervención de la Malla Vial Local IMV-CP-001

9 GAM Gestión Ambiental GAM-CP-001

10 SAP Gestión Social y de Atención a Partes Interesadas SAP-CP-001

11 ACI Atención al Ciudadano ACI-CP-001

12 JUR Jurídica JUR-CP-001

13 CON Contratación CON-CP-001

14 GDO Gestión Documental GDO-CP-001

15 SIT Sistemas de Información y Tecnología SIT-CP-001

16 FIN Financiera (Subprocesos: Contabilidad – Presupuesto – Tesorería) FIN-CP-001

17 THU Talento Humano (Subproceso: Seguridad y Salud en el Trabajo) THU-CP-001

18 CDI Control Disciplinario Interno CDI-CP-001

19 ABI Administración de Bienes e Infraestructura ABI-CP-001

20 ODM Operación de Maquinaria ODM-CP-001

21 CMG Control para el Mejoramiento Continuo de la Gestión CMG-CP-001

2.11. MAPA ESTRATÉGICO DE LA UAERMV El mapa estratégico es una hoja de ruta para la gestión; es decir, una completa representación visual de la planeación estratégica de la entidad, que describe el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de cadena “causa y efecto”, entre los objetivos de las cuatro (4) PERSPECTIVAS del Cuadro de Mando Integral para el cumplimiento de los Objetivos Institucionales, las cuales son:







MOVILIDAD



FINANCIERA:

Describe los resultados tangibles de la estrategia utilizando indicadores conocidos, como por ejemplo: la inversión, el valor agregado económico, entre otros.

En conjunto, las perspectivas:

CLIENTE &FINANCIERA describen los

resultados a los que la entidad quiere llegar

CLIENTES:

lo relativo a la satisfacción del cliente, la retención y el crecimiento. Su propuesta de valor será el eje de la estrategia que describirá cómo se diferencia la entidad a los ojos del cliente o parte interesada; es decir, lo que realmente el cliente desea obtener de la entidad.

PROCESOS INTERNOS:

implica la gestión de operaciones, que identifica claramente los procesos clave, para focalizarse en mejorarlos de forma constante; es decir, que ayude a la entidad a definir cuáles son las actuaciones a realizar para cumplir el compromiso hacia el cliente

En conjunto, las perspectivas: PROCESOS INTERNOS &

APRENDIZAJE/ INFRAESTRUCTURA,

describen cómo implementará la

estrategia

APRENDIZAJE / INFRAESTRUCTURA:

implica el desarrollo de los puestos de trabajo (capital humano), los sistemas (capital de información), y el clima (capital organizacional) que sustentan los procesos que crean valor; con el fin de identificar las carencias internas en materia de recursos humanos y de infraestructura.

El Mapa Estratégico se representa en el siguiente esquema:







MOVILIDAD



2.12. OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE LA UAERMV DESARROLLADOS POR

ACCIONES ESTRATÉGICAS DE LOS PROCESOS Sonlos objetivos fundamentales de la gestión institucional bajo las perspectivas y vectores que permiten describir el proyecto institucional para cumplir con las expectativas ciudadanas a partir del análisis y ejecución de objetivos de conocimiento y aprendizaje, de procesos internos y de viabilidad financiera de la Entidad.

PROYECTO DE INVERSIÓN / META

OBJETIVO INSTITUCIONAL ACCIÓN ESTRATÉGICA PROCESO

408 - Recuperación, Rehabilitación y

Mantenimiento de la Malla Vial.

META: 1,083 km-

carril de Conservación y

Rehabilitación de la Infraestructura Vial Local(por donde no

circulan rutas de Transmilenio zonal)

Mejorar las condiciones de

movilidad y seguridad vial de la malla vial local a través de los

programas de mantenimiento y/o rehabilitación de la

Entidad, así como la atención de situaciones

imprevistas que impidan la movilidad en el Distrito Capital

Incrementar la participación en el mercado de bienes y

servicios en el Sector CSE

Comercialización de Servicios

Optimizar los mecanismos para priorizar las vías y

desarrollar nuevas tecnología dentro del proceso de

planificación

PDV Planificación del Desarrollo Vial

Local

Mejorar el proceso productivo a través del fortalecimiento de

la capacidad industrial PRO Producción

Optimizar la calidad de la Intervención a través del

fortalecimiento de la estructura del proceso

IMV Intervención de

la Malla Vial Local

Incrementar y mejorar la operatividad de los procesos

misionales a partir del robustecimiento de la

maquinaria y parque automotor

ODM Operación de Maquinaria

Estructurar e implementar Estrategias que mitiguen los

impactos ambientales generados por las obras viales

GAM Gestión

Ambiental

Fortalecer el proceso con miras a la atención oportuna

de Emergencias y a la realización de obras de bioingeniería y civiles

AII Apoyo

Interinstitucional

1171- Transparencia,

gestión pública y atención a partes interesadas en la

UAERMV.

META: Mantener el 80% de satisfacción de los ciudadanos y partes interesadas

Mejorar la gestión y quehacer institucional de la Entidad a través de la implementación

de acciones que promuevan la

transparencia, el fortalecimiento del

servicio al ciudadano y partes interesadas, así como la eficiencia

de los procesos y procedimientos.

Fortalecer el seguimiento y la medición a los procesos PES

Planeación Estratégica

Optimizar la gestión financiera de la Entidad FIN

Financiera (Subprocesos: Contabilidad – Presupuesto –

Tesorería)

Mejorar la gestión Institucional a través de las relaciones

comunidad -Unidad SAP

Gestión Social y de Atención a

Partes Interesadas

Fortalecer el proceso de contratación mediante

acciones preventivas dentro de sus diferentes etapas

CON Contratación

Implementar los lineamientos y disposiciones del Sistema

Integrado de Gestión SIG

Sistema Integrado de

Gestión







MOVILIDAD



Adoptar e implementar la normatividad de Gestión

Documental GDO

Gestión Documental

Fortalecer el seguimiento, evaluación y control de los

procesos de la Entidad CMG

Control para el Mejoramiento Continuo de la

Gestión Fortalecer el servicio al

ciudadano ACI Atención al Ciudadano

Implementar acciones a prevenir el daño antijurídico a

través de las acciones institucionales

JUR Jurídica

Mejorar el proceso disciplinario CDI Control

Disciplinario Interno

Dar cumplimiento a lo establecido en las normas para

la administración del Talento Humano

THU

Talento Humano (Subproceso: Seguridad y Salud en el

Trabajo) Fortalecer las comunicaciones

y posicionamiento de la Entidad a nivel Distrital

COM Comunicaciones

1117-Fortalecimiento y adecuación de la

plataforma tecnológica de la

UAERMV.

META: Fortalecer y modernizar en un

80% el recurso tecnológico y de

sistemas de información de las

entidades del Sector Movilidad

Integrar la gestión de la información

normalizada, asertiva y oportuna, acorde

con el plan estratégico y visión de entidad con el

propósito de generar confianza para la

toma de decisiones y soporte para las

diferentes políticas del Distrito

Implementar herramientas TIC con el fin de modernizar

tecnológicamente la Entidad SIT

Sistemas de Información y Tecnología

1181-Modernización Institucional.

META: Alcanzar el 75 % del índice de

Desarrollo Institucional.

Adecuar la infraestructura física

y organizacional de la UAERMV, con el fin que esta responda a

la capacidad instalada con que cuenta la Entidad

para el cumplimiento de su misionalidad.

Establecer mecanismos que permitan ejercer el control

adecuado del patrimonio de la Entidad

ABI Administración

de Bienes e Infraestructura

2.13. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Revisión por la Dirección se realizará semestralmente (2 veces en el año) en Reunión del Comité Directivo SIG, presidido por el(la) Director(a) General de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, con el fin de hacer seguimiento y evaluar las necesidades y oportunidades de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, a fin de verificar si es adecuado, conveniente, eficaz y eficiente para cumplir sus objetivos y funciones.







MOVILIDAD



Comprende, además, el análisis, verificación y acciones a tomar sobre la información de entrada para la revisión por parte de la Dirección, que es la siguiente: 1) Resultados de: La satisfacción del cliente y partes interesadas. 2) Indicadores que midan: El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad 3) El desempeño de todos los procesos (y subsistemas de gestión) y la conformidad de los

productos 4) El estado de: Las no conformidades y las acciones correctivas 5) Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición (planes de acción, indicadores de

gestión, riesgos, Autoevaluación, etc.,) 6) Los resultados de las auditorías internas 7) El desempeño de los proveedores externos 8) Se adecúan los recursos: para la sostenibilidad del SIG Se analiza la consistencia del Sistema Integrado de Gestión SIG con la Política SIG y sus objetivos, así como la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar controles al SIG, tales como:

Política SIG

Objetivos Estratégicos SIG

Normatividad SIG

Recursos para el SIG

Otros Los Responsables Directivos de Procesos, tomarán las decisiones (basadas en la información de entrada) y oportunidades identificadas, para la generación de las acciones de mejora a que haya lugar; concluyendo la revisión en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, adecuación y conveniencia del SIG. El seguimiento es responsabilidad de la Oficina de Control Interno como Equipo Evaluador SIG. 2.14. PROVISIÓN DE LOS RECURSOS DEL SIG El Comité Directivo SIG, en cabeza del(la) Director(a) General junto con el(la) Secretario(a) General de la entidad son los responsables de estimar los recursos que sean necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión. El(la) Representante de la Alta Dirección para el SIG, es responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro de los presupuestos de la Unidad. Teniendo en cuenta que la implementación del Sistema Integrado de Gestión es transversal a toda la Entidad, se encuentra distribuida en toda la gestión de los servidores públicos en el Plan Estratégico y Planes de Acción por Procesos, lo que justifica una asignación adecuada de tiempo y recursos.







MOVILIDAD



2.15. TOMA DE CONCIENCIA:

La UAERMV trabaja por medio del Equipo Operativo SIG en la apropiación y toma de conciencia, sobre la importancia de la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión, la contribución y aporte de los equipos de proceso a la eficacia del sistema integrado y a la identificación y cumplimiento de los requisitos de los procesos, de las partes interesadas y del SIG.







MOVILIDAD



3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA UAERMV 3.1 PRINCIPIOS DEL SIG Son principios del SIG los relacionados con la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015, los principios de la Gestión de Calidad, para mejorar el desempeño de la entidad, son los siguientes:

NTC-ISO 9001:2015

Enfoque al cliente El enfoque principal de gestión de la calidad es satisfacer las

necesidades del cliente y esforzarse para superar sus expectativas.

Liderazgo Los líderes de todos los niveles establecen la unidad de propósito y

crean las condiciones en que las personas se dedican a la consecución de los objetivos de calidad de la entidad.

Compromiso de las personas

Contar con personas competentes, capacitadas y comprometidas en todos los niveles a lo largo de la entidad resulta un componente

esencial para que una entidad pueda mejorar su capacidad para crear y ofrecer valor.

Enfoque a procesos

Se logran resultados consistentes y predecibles; más eficaces y eficientemente cuando las actividades se entienden y gestionan como

procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

Mejora Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en la mejora.

Toma de decisiones basadas en la

evidencia

Las decisiones basadas en el análisis y evaluación de los datos y la información son más propensas a producir los resultados deseados.

Gestión de las relaciones

Para el éxito sostenido, una entidad gestiona sus relaciones con las partes interesadas, como los proveedores o el entorno social cercano.

La Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, complementa y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas integrado de gestión:

NTD-SIG 001:2011

1) Coherencia

La armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos.

2) Control hacia la mejora

El seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora.

3) Productividad Toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.







MOVILIDAD



4) Seguimiento y evaluación

Los sistemas de gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

5) Sostenibilidad

El Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación.

3.1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL SIG

Hacen referencia a los propósitos generales planteados para desarrollar los subsistemas de gestión.

1) Desarrollar mejores prácticas para ofrecer y proporcionar servicios y productos conformes, evitando riesgos para garantizar la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas de la entidad. (SGC)

2) Mejorar continuamente para el fortalecimiento de la salud y la seguridad en el trabajo. (SG-SST)

3) Identificar e implementar actividades misionales que impacten positivamente y satisfagan a las partes interesadas. (SRS)

4) Optimizar y consolidar la gestión ambiental. (SGA)

5) Administrar, conservar y preservar la información documentada producida en el ejercicio de la gestión de la entidad. (SIGA)

6) Generar estrategias que mejoren la gestión y trámite de activos de información y de las comunicaciones. (SGSI)

7) Asegurar la evaluación independiente y efectiva de la gestión de la entidad a partir de la verificación de procesos integrados, controlables y blindados contra la corrupción. (SCI)

3.2 POLÍTICAS INTEGRALES DEL SIG 3.2.1 Política del Sistema Integrado de Gestión La “Política del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV”, de acuerdo a los lineamientos dados por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Secretaría General de la Alcaldía Mayor y sus compromisos y objetivos, es la siguiente.







MOVILIDAD



POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, como entidad

competente para “programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar rehabilitación y el

mantenimiento periódico de la malla vial local, así como la atención inmediata de todo el

subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la

movilidad en el Distrito Capital”, se ha preocupado por llevar a cabo las actividades para la

implementación integral de los subsistemas de gestión y lograr los objetivos estratégicos SIG.

Por esto, la UAERMV se compromete a:

1) Asegurar la disponibilidad y el uso racional de los recursos, para garantizar la continuidad de

la operación, con el fin de contribuir en el mejoramiento de la Malla vial Local de Bogotá D.C.

a través de obras duraderas con calidad.

2) Llevar a cabo la mejora continua como una práctica permanente en la entidad.

3) Gestionar actividades para el mejoramiento continuo de la salud física, mental y social, y la

seguridad de sus Servidores Públicos, enfocados a la prestación de bienes y servicios.

4) Promover la participación y satisfacción de clientes y partes interesadas, destinando los

recursos necesarios para consolidar una cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad

de nuestro Sistema Integrado de Gestión

5) Incorporar estrategias de prevención de la contaminación y la conservación del medio

ambiente, el uso eficiente de los recursos, la gestión integral y ambientalmente segura de

residuos generados y la adquisición de productos y prestación de servicios amigables con el

medio ambiente, de conformidad con la normatividad vigente.

6) Asegurar la protección, confidencialidad, disponibilidad, archivo y legalidad de los activos de

información a través del establecimiento e implementación de políticas de seguridad y

comunicaciones.

7) Cumplir con el marco legal y normativo vigente en lo que respecta al SIG.

Para lograr esto, se promueve la ejecución de actividades competitivas y transparentes, dentro

de un marco ético, con el propósito de optimizar los recursos y favorecer la sostenibilidad de

nuestro SIG, con la participación de todos servidores públicos, encaminados a una gestión

“eficiente, efectiva y eficaz”, aportando al “Crecimiento, Sostenibilidad y Productividad” de la

UAERMV y, de este modo, contribuir al mejoramiento de la movilidad del Distrito.







MOVILIDAD



3.2.2 Política de Subsistemas de Gestión del SIG

SUBSISTEMA DE GESTIÓN:

POLÍTICA INTEGRAL DEL SIG:

CALIDAD (SGC)

Aportar al mejoramiento de la movilidad de la Ciudad a través de intervenciones de alta calidad que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, respondiendo eficazmente con un equipo humano calificado y orientado a cumplir con los requerimientos de la comunidad en lo relacionado con la prestación de servicios.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (SG-SST)

La Alta Dirección de la UAERMV está comprometida con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), respeta y acata todos los requisitos suscritos por la entidad, además de todas las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y de Riesgos Laborales, cuya finalidad primordial es la protección de la integridad física y mental de los Servidores Públicos, vigilando y controlando los posibles riesgos y lesiones que pueden causarse, diseñando e implementando actividades de promoción, prevención y reacción para los subprogramas de Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina Preventiva y del Trabajo.

RESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS)

Fortalecer la responsabilidad social de la entidad, a partir de la construcción de un modelo de participación ciudadana inclusivo, diferencial e incidente con todas sus partes interesadas; orientado hacia el respeto y protección de los Derechos Humanos, el cuidado del medio ambiente interno y externo, la probidad, transparencia y la ética, como elementos transversales en la gestión de políticas públicas que contribuyan a una mejor calidad de vida de la ciudadanía y la sostenibilidad del territorio.

AMBIENTAL (SGA)

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, controlando los impactos ambientales significativos derivados de las actividades diarias de la UAERMV, dando cumplimiento a la normatividad ambiental y sanitaria vigente en el marco de eco eficiencia, para alcanzar las metas establecidas en los planes ambientales.

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

(SIGA)

Consolidar el modelo de gestión documental para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, que propenda por la apropiación de la responsabilidad de los servidores públicos respecto de la generación, administración, conservación y disposición de archivos y de documentos, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

(SGSI)

Proveer dirección, soporte y control para mantener la disponibilidad de la información de acuerdo a las necesidades de continuidad de negocio planeadas a nivel de los procesos, evitando riesgos potenciales de ataque, pérdida, robo, daño o uso indebido de los recursos informáticos de la UAERMV, de manera accidental o intencionada, que puedan ocasionar la interrupción total o parcial de las actividades, evitando comprometer directamente la integridad, la disponibilidad y la confidencialidad de la información.

CONTROL INTERNO

(SCI)

Implementar y mantener en cumplimiento de los requisitos legales y normativos, un sistema de control interno en la UAERMV, bajo los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, que proporcione una estructura o modelo de control que permita el mejoramiento continuo de la gestión y desempeño institucional, garantizando la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia en el desarrollo de los objetivos y misión, a través de la implementación de una cultura orientada hacia la calidad, lo cual contribuye al cumplimiento de la función administrativa, los fines esenciales del Estado y la satisfacción de las diferentes partes interesadas de la entidad, fortaleciendo el buen uso de los recursos públicos, y de las herramientas y mecanismos para la prevención, investigación y sanción de actos de corrupción.







MOVILIDAD



3.2.3 Otras Políticas en la UAERMV:

Política de GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fortalecer la imagen institucional generando

mayor reconocimiento por parte de la comunidad, permitiendo a su vez un fácil acceso a la información requerida por ciudadanos, usuarios y clientes, con el fin de mejorar continuamente la producción y prestación de productos y servicios de la Unidad.

Política de ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Analizar las amenazas, debilidades y causas

generadoras de vulnerabilidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y de los procesos, para lo cual implementará los mecanismos que permitan identificar, analizar, valorar y definir acciones para la administración de los riesgos de gestión y corrupción. Lo anterior, a fin de mitigar el impacto y la probabilidad de aquellos riesgos que, por su naturaleza, pueden afectar el cumplimiento de los objetivos propuestos, teniendo especial cuidado en cuanto a los riesgos de corrupción, es decir aquellos eventos en los que, por acción u omisión mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen o afecten los fines esenciales y en consecuencia del estado, para la obtención de un beneficio particular o privado.

Política de COMUNICACIONES: De acuerdo con el Manual de Comunicaciones de la UAERMV, su política de comunicaciones “pretende el mejoramiento de los procesos comunicativos de la Entidad con sus diferentes públicos, tanto internos como externos, con el ánimo de lograr una gestión enfocada en el servicio y el bienestar de nuestros usuarios”.

Política de GERENCIA DEL TALENTO HUMANO: se orienta hacia la mejora de la capacidad

permanentemente de su capital humano y a gestionar conocimiento para crecer individual e institucionalmente, en función de los objetivos institucionales de la Entidad.

Política de TRANSPARENCIA: fortalecer la confianza dela ciudadanía en general

reafirmando el compromiso de transparencia en la gestión, fomentando una buena gobernabilidad, que permita el acceso a la información pública de una manera ágil, oportuna, veraz y efectiva, a través de diferentes canales de comunicación, orientando los recursos requeridos, bajo los principios, lineamientos y demás normas concordantes con la Ley de Transparencia

Política de SEGURIDAD VIAL: La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y

Mantenimiento Vial, se compromete a cumplir con los requisitos, las metas y los objetivos propuestos en el Sistema de Seguridad Vial, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de calidad para el mejoramiento continuo; por lo cual los conductores y en general todos los servidores públicos deben estar dispuestos a cumplir con la normatividad vigente en materia de Movilidad, Prevención y Seguridad Vial, a través de la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos, informáticos, documentales, financieros y de infraestructura necesarios, que garanticen la ejecución y mejoramiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Política de SERVICIO AL CIUDADANO: El Ciudadano es el eje de nuestra gestión y nuestra

razón de ser.







MOVILIDAD



3.2.4 Medición de los Objetivos Estratégicos del SIG Los objetivos estratégicos están enfocados a satisfacer las necesidades de la ciudadanía, de los usuarios y clientes internos y externos. Los temas relacionados con la identificación de necesidades, solución de inquietudes, definición de recursos e idoneidad del personal, son contemplados dentro de la descripción de los planes, programas y proyectos de la Entidad. De conformidad con el documento: SIG-PL-001 PLAN GERENCIAL SIG, se realiza el DESPLIEGUE DE LA POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, para cumplir con lo estipulado en la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, numeral 4.1 literal L): “Planeación Institucional: la entidad u organismo distrital debe “estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestión, tomando como referente la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión”. Este documento está conformado por los siguientes elementos:

OBJETIVO ESTRATÉGICO DEL SIG DIRECTRIZ DE LA POLITICA SIG

COMPROMISO POLÍTICA INTEGRAL DEL SIG ASOCIADA

SUBSISTEMA DE GESTIÓN PROCESO ASOCIADO

INDICADOR META DEL INDICADOR

RESULTADO DEL INDICADOR RESULTADO DEL OBJETIVO ESTRATÉGICO

RECURSOS $ PROGRAMADOS RECURSOS $ EJECUTADOS

La POLÍTICA SIG

estará constituida por las DIRECTRICES (NTD-SIG

001:2011):

OBJETIVO ESTRATÉGICO SIG COMPROMISO

LA OPERACIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD Y

ORGANISMO DISTRITAL

1) (SGC) Desarrollar mejores prácticas para ofrecer y proporcionar servicios y productos conformes, evitando riesgos para garantizar la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas de la entidad

• Asegurar la disponibilidad y el uso racional de los recursos, para garantizar la continuidad de la operación, con el fin de contribuir en el mejoramiento de la malla vial de Bogotá D.C. a través de obras duraderas con calidad.

UN COMPROMISO DE MEJORAR

CONTINUAMENTE

• Llevar a cabo la mejora continua como una práctica permanente en la entidad

LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

2) (SG-SST) Mejorar continuamente para el fortalecimiento de la salud y la seguridad en el trabajo.

• Gestionar actividades para el mejoramiento continuo de la salud física, mental y social, y la seguridad de sus Servidores Públicos, enfocados a la prestación de bienes y servicios.







MOVILIDAD



LA ATENCIÓN Y SERVICIO AL USUARIO

3) (SGRS) Identificar e implementar actividades misionales que impacten positivamente y satisfagan a las partes interesadas.

• Promover la participación y satisfacción de clientes y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para consolidar una cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión

LA MITIGACIÓN DE LOS IMPACTOS

AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

4) (SGA) Optimizar y consolidar la gestión ambiental

• Incorporar estrategias de prevención de la contaminación y la conservación del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la gestión integral y ambientalmente segura de residuos generados y la adquisición de productos y prestación de servicios amigables con el medio ambiente, de conformidad con la normatividad vigente.

LA COHERENCIA CON LOS PRINCIPIOS DE LA

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y LA

GESTIÓN DOCUMENTAL

5) (SGD) Administrar, conservar y preservar la información documentada producida en el ejercicio de la gestión de la entidad.

• Asegurar la protección, confidencialidad, disponibilidad, archivo y legalidad de los activos de información a través del establecimiento e implementación de políticas de seguridad y comunicaciones.

6) (SGSI) Generar estrategias que mejoren la gestión y trámite de activos de información y de las comunicaciones.

EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

LEGALES APLICABLES RELACIONADOS CON EL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN

7) (SGCI) Asegurar la evaluación independiente y efectiva de la gestión de la entidad a partir de la verificación de procesos integrados, controlables y blindados contra la corrupción.

• Cumplir con el marco legal y normativo vigente en lo que respecta al SIG

3.2.5 Políticas de Operación por Procesos En la UAERMV las políticas de operación por procesos se han definido como aquellas Guías de acción para la implementación de sus objetivos, políticas y estrategias y como criterios de acción que definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, proyectos y políticas de administración de riesgos gestión y corrupción. En este sentido, las políticas de operación por procesos han sido formuladas y hacen parte de la caracterización de cada proceso. Se encuentran consignadas para todos los procesos en el documento SIG-DI-001 POLITICAS DE OPERACION POR PROCESOS.







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3.3 RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) Los siguientes conceptos se encuentran descritos ampliamente en la “Resolución de Reglamentación SIG” vigente:

RESPONSABLE DEL

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN

El establecimiento y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión será de responsabilidad del(a) Director(a) General de la entidad.

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

SIG

El (la) Jefe(a) de la Oficina Asesora de Planeación actuará como representante de la Alta Dirección para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV.

EVALUADOR(A) DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

El(la) Jefe de la Oficina de Control Interno actuará como Evaluador(a) del SIG, para realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, sostenibilidad, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV.

REFERENTES DE LOS SUBSISTEMAS

QUE CONFORMAN EL SISTEMA


El Jefe o Gerente Público de la dependencia correspondiente, será el Responsable Directivo de la efectiva implementación y/o mejora continua del subsistema, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable en calidad, para lo cual coordinará la realización de las mesas técnicas necesarias para la planificación de actividades para su realización. Presentará estos resultados ante el Comité Directivo SIG para su validación.

SUBSISTEMAS SIG DEPENDENCIA

REFERENTE

Gestión de Calidad (SGC) Oficina Asesora de

Planeación

Control Interno (SCI): Modelo Estándar de Control Interno

(MECI:2014)

Oficina Asesora de Planeación (implementación)

Oficina de Control Interno (seguimiento)

Gestión Ambiental (SGA) Gerencia de Gestión

Ambiental, Social y de Atención al Usuario

Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Secretaría General

Responsabilidad Social (SRS) Gerencia de Gestión

Ambiental, Social y de Atención al Usuario

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

Secretaría General

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Secretaría General







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3.4 ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS SIG Se organizan los equipos de trabajo para la implementación, mejoramiento, mantenimiento y sostenibilidad del SIG:

EQUIPO INTEGRADO POR: RESPONSABILIDAD:

Comité Directivo SIG

Responsables Directivos (Alta Dirección) de la UAERMV, así: 1. El(la) Director(a) General de la Entidad

(presidirá) 2. El(la) Secretario(a) General 3. El(la) Subdirector(a) Técnico de

Producción e Intervención 4. El(la) Subdirector(a) Técnico de

Mejoramiento de la Malla Vial Local 5. El(la) Jefe de la Oficina Asesora

Jurídica 6. El(la) Jefe de la Oficina Asesora de

Planeación (presidirá en ausencia del(a) Director(a) General)

7. El(la) Gerente de Producción 8. El(la) Gerente de Intervención 9. El(la) Gerente de Gestión Ambiental,

Social y Atención al Usuario 10. El(la) Jefe de la Oficina de Control

Interno (con voz, pero sin voto)

Direccionar y administrar la implementación, mejoramiento, mantenimiento y sostenibilidad de cada de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión en la UAERMV

Equipo Técnico SIG

Servidores(As) Públicos(as) del Proceso SIG (Oficina Asesora de Planeación)

brindar acompañamiento a cada uno de los procesos. Lo anterior, con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los procesos enmarcado en la normatividad vigente en calidad que les aplique, y estará bajo el direccionamiento del(la) Representante de la Alta Dirección del SIG.

Equipo Operativo SIG

Enlaces de Procesos. Liderados por el(la) Representante de la Alta Dirección SIG

Llevar a cabo las actividades para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en su proceso correspondiente, de acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015, y la normatividad asociada a cada uno de los subsistemas establecidos en los lineamientos dados por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional DDDI.

Equipo Evaluador SIG

Jefe de Oficina de Control Interno (como Evaluador(a) del SIG) y los servidores(as) públicos(as) vinculados a la misma dependencia

Realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión

Servidores Públicos UAERMV

Todos los integrantes de la UAERMV(quienes prestan sus servicios a la administración pública, según el artículo 123 de la Constitución de 1991)

Participar activamente en la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la UAERMV y de los Equipos de Trabajo SIG







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3.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS El Portafolio de Productos y Servicios de la UAERMV se encuentra documentado dentro del Proceso Comercialización de Servicios de la Subdirección Técnica de Mejoramiento Malla Vial Local, codificado: CES-IN-001 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, que caracteriza los bienes (productos) ofrecidos y servicios que presta la entidad. 3.6 CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Según la NTC-ISO 9001:2015: “La calidad de los productos y servicios de una organización está determinada por la capacidad para satisfacer a los clientes y otras partes interesadas, y por el impacto previsto y el no previsto sobre las partes interesadas pertinentes.” (ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario 2.2 Conceptos fundamentales 2.2.1 Calidad) La norma ISO 9000:2015 numeral 2.2.4 Partes interesadas: define como aquellas que generan riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y expectativas no se cumplen (*requisitos).

*3.6.4 Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 3.6.5 Requisito de la calidad relativo a la calidad 3.6.6 Requisito legal obligatorio especificado por un organismo legislativo 3.6.7 Requisito reglamentario obligatorio especificado por una autoridad que recibe el mandato de un órgano legislativo 3.6.8 Información sobre configuración del producto Requisito u otra información para el diseño, la realización, la verificación, el funcionamiento y el soporte de un producto.

Las organizaciones definen qué resultados son necesarios para proporcionar a aquellas partes interesadas pertinentes para reducir dicho riesgo. Las organizaciones atraen, consiguen y conservan el apoyo de las partes interesadas

pertinentes de las que dependen para su éxito (cumplimiento de la misión). La UAERMV identifica como PARTES INTERESADAS PERTINENTES, de conformidad con la

NTC-ISO 9001:2015 (NUMERAL 4.2):

PERSONAL (CLIENTE INTERNOS)

→ Cuando se habla de personal como parte interesada nos estamos refiriendo a seguridad laboral, desarrollo personal y profesional y satisfacción del personal.

CIUDADANÍA (SOCIEDAD)

→ Se deben cuidar aspectos como el respeto al medio ambiente, el

impacto de nuestra actividad misional en la sociedad y nuestra imagen corporativa para no causar malestar social.







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CLIENTES (USUARIOS/

BENEFICIARIOS)

→ respecto a ellos debemos cuidar la calidad de nuestros productos y/o servicios, la fidelización y su satisfacción.

PROVEEDORES (CLIENTE EXTERNO)

→ los temas más relevantes a tratar con ellos son las alianzas estratégicas (convenios) y la calidad concertada (requisitos).

COMPETENCIA → Es muy importante hacer una investigación de la competencia para evitar ser desbancados y estar alerta en cuanto a innovación y desarrollo, imagen de marca y posicionamiento.

Para comprender la determinación de las partes interesadas, se explica en el siguiente esquema, según la NTC-ISO 9001:2015 en el numeral 4.2 “Comprensión de necesidades y expectativas de las partes interesadas”:







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3. GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS PROCESOS En el Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV se concretan las directrices y requisitos descritos en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 y la aplicación de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD SIG 001:2011. A través de la documentación e implementación del SIG, la UAERMV define su modelo de gestión institucional y su compromiso con la satisfacción de las necesidades de sus clientes, usuarios y partes interesadas. Además, se fundamentan las bases para fortalecer la conciencia de mejora continua y de reconocimiento de la calidad en nuestro quehacer. La UAERMV ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad en el que:

a) Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación, se han definido en el Mapa de Procesos y en éste se han agrupado en cuatro (4) tipos de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

b) La secuencia e interacción de los procesos de la UAERMV se muestra en los documentos identificados como Caracterizaciones de Procesos, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos mencionados, como una “Hoja Maestra”.

c) Para asegurarse de que tanto la operación como el control de los procesos de la UAERMV son eficaces y eficientes, se han definido en cada uno de los procedimientos documentados, actividades de verificación (puntos de control).

d) La disponibilidad de los recursos de la UAERMV se determina a través del Presupuesto general de la entidad, que cursa proceso legal de aprobación en el Concejo de Bogotá D.C.

e) La disponibilidad de la información necesaria para apoyar los procesos y su seguimiento se realiza con documentos, registros y la utilización de las aplicaciones tecnológicas necesarias.

f) El seguimiento y la medición de los procesos de la UAERMV se realiza a través del Proceso Planeación Estratégica, quien es responsable de la información generada por los procesos y su análisis se realiza en “Revisión por la Dirección” efectuada mediante en la Reunión del Equipo Directivo SIG, coordinada por el Proceso SIG.

g) La UAERMV precisa sus propósitos y la proyección de sus objetivos institucionales a través de su proceso de Planeación Estratégica, e identifica las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados a través del proceso de Control para el Mejoramiento Continuo de la Gestión, a través del manejo de correcciones, acciones correctivas y acciones de mejora.

h) Los servidores públicos o los particulares que ejercen funciones públicas han identificado los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que afecten la calidad de la prestación de los servicios estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, definidos y documentados en la UAERMV.







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4.1. POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad ha sido definida de manera articulada y conjunta con las políticas integrales del SIG, de la siguiente manera: “Aportar al mejoramiento de la movilidad de la Ciudad a través de intervenciones de alta calidad que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, respondiendo eficazmente con un equipo humano calificado y orientado a cumplir con los requerimientos de la comunidad en lo relacionado con la prestación de servicios”. La política de calidad de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, ha sido estructurada de tal forma que cumple con los siguientes aspectos: a. Es adecuada al propósito de la UAERMV b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, en

el marco de los objetivos estratégicos del SIG d. Es comunicada y entendida dentro de la entidad e. Es revisada para su continua adecuación a través del Equipo Directivo SIG 4.2. OBJETIVOS DE CALIDAD Para la entidad, son iguales los objetivos estratégicos del SIG como objetivos de calidad: Hacen referencia a los propósitos generales planteados para desarrollar los subsistemas de gestión.

1) Desarrollar mejores prácticas para ofrecer y proporcionar servicios y productos

conformes, evitando riesgos para garantizar la satisfacción de necesidades y

expectativas de las partes interesadas de la entidad. (SGC)

2) Mejorar continuamente para el fortalecimiento de la salud y la seguridad en el trabajo.

(SG-SST)

3) Identificar e implementar actividades misionales que impacten positivamente y

satisfagan a las partes interesadas. (SRS)

4) Optimizar y consolidar la gestión ambiental. (SGA)

5) Administrar, conservar y preservar la información documentada producida en el

ejercicio de la gestión de la entidad. (SIGA)

6) Generar estrategias que mejoren la gestión y trámite de activos de información y de

las comunicaciones. (SGSI)

7) Asegurar la evaluación independiente y efectiva de la gestión de la entidad a partir de

la verificación de procesos integrados, controlables y blindados contra la corrupción.

(SCI)







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4.3. COMUNICACIONES DE PROCESOS

Para saber lo que se quiere comunicar sobre diferentes asuntos del sistema de gestión, resulta muy importante saber cómo y cuándo realizar la comunicación, para así llevar un control; según la norma NTC-ISO 9001:2015 que quiere incrementar la precisión en aspectos de comunicación externa e interna para que sea mucho más eficiente, estableciendo canales de comunicación con los que se tenga claro (numeral 7.4 Comunicación: La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan: qué comunicar; cuándo comunicar; a quién comunicar; cómo comunicar; quién comunica):

PROCESO DEPENDEN

CIA MENSAJE / ASPECTO / ACTIVO DE INFORMACIÓN

¿Qué comunica?

1-SIG-Sistema Integrado de

Gestión OAP

Actas del Sistema Integrado de Gestión

Administración de Riesgos Procesos Sistema Integrado de Gestión

Informes del Modelo Estándar de Control Interno

Registros y Documentos Sistema Integrado de Gestión

Reportes del Sistema Integrado de Gestión

2-PES-Planeación Estratégica

OAP

Actas del Comité Directivo

Ficha Estadística Básica de Inversión

Hoja de vida de Indicadores de Gestión

Informe de ejecución de metas y presupuesto de los Proyectos de Inversión

Informe de seguimiento a los Acuerdos de gestión.

Informe de seguimiento a los indicadores de gestión.

Informe de seguimiento a planes de acción de los procesos

Informes de Gestión y de Empalme

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.

Plan Estratégico Institucional

Planes de Acción por Proceso

3-COM-Comunicaciones

OAP COMUNICACIONES EXTERNAS

COMUNICACIONES INTERNAS

4-PDV-Planificación del Desarrollo Vial

Local

SMVL

Base de datos de actualización de diagnóstico visual de segmentos viales

Base de datos de Priorización de segmentos viales // Planos

Diseños de estructura de pavimento

#¿NOMBRE?

Informes de Asistencia Técnica a Localidades

Informes de visitas técnicas

5-CSE-Comercialización

de Servicios SMVL

Portafolio de productos y/o servicios UAERMV.

Propuesta Comercial Negociaciones

6-AII-Apoyo Interinstitucional

SPI Atención de cualquier emergencia o eventualidad que se presente en el

Distrito Capital

7-PRO-Producción

GP

Consolidado de Cantidades de Mezclas Asfálticas producidas

Datos del Cálculo del APU (Análisis de Precios Unitarios) de Pavimento Asfaltico Reciclado (PAR O RAP) Estabilizado

Datos del Cálculo Del APU (Análisis Precios Unitarios) de Mezcla Asfáltica







MOVILIDAD



Inventarios de Control de Materiales e Insumos para la Producción y Operación de Maquinaria

Reporte de resultados de ensayo de la mezcla asfáltica

8-IMV-Intervención de

la Malla Vial Local

GI

Análisis resultados de laboratorio

Consolidación de la Información -Listado General de Priorizaciones con las actividades y cantidades ejecutadas

Hojas de Vida de los Segmentos viales o ejes viales intervenidos

Informe consolidado de sesiones de acompañamiento y asesoramiento a grupos de interés

Planes de Manejo del Tránsito

Programación periódica de Intervenciones de la Malla Vial Local

9-GAM-Gestión Ambiental

GASA

Informe de los Programas de Implementación del Plan de Manejo Ambiental - PIPMA

Informe del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA

Informes Planes de Acción Cuatrienal Ambiental - PACA

Informes Planes de Gestión Ambiental

10-SAP-Gestión Social y de Atención a

Partes Interesadas

GASA

Informe Plan de Gestión Social y Atención a Partes Interesadas

Plan Institucional de Participación Ciudadana

Resultados Encuestas de Satisfacción de Partes Interesadas

11-ACI-Atención al Ciudadano

SG Informes y reportes de estado de requerimientos Ciudadanos

Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones, Denuncias

12-JUR-Jurídica OAJ

Acciones de Tutela

Acciones Populares

Actas del Comité de Conciliación

Acuerdos del Consejo Directivo

Circulares Normativas

Conceptos Jurídicas

Conciliaciones Prejudiciales

Expedición de mandamiento de pago

Informes a Entidades Distritales

Normograma

Procesos Contractuales

Procesos de Jurisdicción Coactiva

Procesos de Reparación Directa

Procesos de Repetición

Procesos Laborales

Procesos Penales

Procesos Sin Acción de Repetición

Querellas

Registros de Cumplimiento de Sentencia

Reporte de Seguimiento Derechos de Petición

Resoluciones

Respuestas a Acciones Judiciales, constitucionales o Prejudiciales

13-CON-Contratación

SG

Actas del Comité de Contratación

Contrato de Consultoría e Interventoría

Contratos de Compraventa y Suministros

Contratos de Obra







MOVILIDAD



Contratos de Órdenes de Compra

Contratos de Órdenes de Servicio

Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión

Convenios Interadministrativos

Licitaciones, Concursos o Convocatorias

Planes de Adquisiciones de Bienes y Servicios, y Obra Pública

Procesos Declarados Desiertos o No adjudicados

14-GDO-Gestión Documental

SG

Actas de Comité de Archivo

Consecutivo de Comunicaciones Oficiales

Cuadros de Clasificación Documental

Eliminaciones Documentales

Inventario de registros documentales

Plan de Mejoramiento Archivístico

Programa de Gestión Documental

Registros de Consultas y Préstamos de Documentos

Registros de Control de Comunicaciones Internas

Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Enviadas

Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas

Tablas de Retención Documental

Tablas de Valoración Documental

Transferencias Documentales Primarias

Transferencias Documentales Secundarias

15-SIT-Sistemas de Información y

Tecnología SG

Informe soporte técnico

Inventario de Hardware y Software

Manuales de Usuario

Plan de contingencia

Plan Estratégico de Sistemas de Información PESTIC

Políticas de Seguridad Informática

Registro de Copias de Seguridad y de Respaldo

16-FIN-Financiera

(Subprocesos: Contabilidad – Presupuesto –

Tesorería)

SG

Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

Comprobantes de Ajustes Contables

Conciliaciones Bancarias

Conciliaciones de Impuestos

Cuenta Mensual de Almacén

Estados financieros

Libro Auxiliar

Libro Diario

Libro Mayor y Balances

Registros de Información Exógena

Registros de Responsabilidades Fiscales

Reportes Contables de Litigios y Demandas

Reportes de Información Reciproca Fondos de Desarrollo Local y Otras Entidades

Certificados de Disponibilidad Presupuestal

Certificados de Registro Presupuestal

Cierre Presupuestal

Informes de Ejecución Presupuestal

Modificaciones Presupuestales







MOVILIDAD



Certificados de Retención de Contratistas y Proveedores

Comprobantes de Egresos

Comprobantes de Ingresos

Comprobantes de Órdenes de Pago

Informes Diarios de Tesorería

Ordenes de Tesorería

Programas Anuales Mensualidades de Caja

17-THU-Talento Humano

SG

Actas de Comisión de Personal

Actas del Comité de Bienestar Social

Actas del Comité de Convivencia Laboral

Actas del Comité de Investigación de Accidentes de Trabajo

Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO)

Elecciones de la Comisión de Personal

Historias Laborales

Liquidaciones a Seguridad Social

Manual Específico de Funciones

Nómina

Novedades de Nómina

Plan de Bienestar Social

Plan de Capacitación de Personal

Plan de Emergencia y Evacuación

Programa de Salud Ocupacional

18-CDI-Control Disciplinario

Interno SG

Proceso Disciplinario Ordinario

Proceso Disciplinario Verbal

Segunda Instancia Procesos Disciplinarios

19-ABI-Administración

de Bienes e Infraestructura

SG

Acta comité de inventarios

Acta de Baja de Bienes

Acta de permuta

Comprobante de egreso de elementos devolutivos

Comprobante de ingreso del elemento

Comprobante de ingreso del elemento devolutivo

Comprobante de Traslado de elementos

Comprobante salidas de consumo

Contrato o acta de traspaso interinstitucional

Informe Anual de Inventarios

Informe de actividades del servicio de Aseo y Cafetería

Informe de actividades del servicio de Seguros

Informe de actividades del servicio de Vigilancia

Informe de Supervisión del Contrato de Servicios

Reporte de cuenta mensual

20-ODM-Operación de Maquinaria

GP

Disponibilidad del Parque Automotor

Historial de Vehículos, maquinaria y equipos

Planes de Operación del Parque Automotor

21-CMG-Control para el

Mejoramiento Continuo de la

Gestión

OCI

Informe auditoría Externa

Informe auditoría Interna

Informe Autoevaluación de control

Informe de evaluación por procesos

Informes de Entes de Control y Vigilancia

Informes de Seguimiento Planes de Mejoramiento







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4. SUBSISTEMAS DEL SIG El Sistema Integrado de Gestión articula y armoniza, los subsistemas de gestión que conforman el Sistema Integrado de Gestión Distrital. Por tratarse de un sistema integrado, los requisitos que son comunes a los subsistemas se presentan desde los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.1. SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (SGC)

Herramienta de la gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y control de la información documentada de los procesos. Beneficios:

Caracterización de los productos con una calidad propia, estandarización de la forma como se presta el servicio y entrega el producto.

Seguimiento y medición para mejorar continuamente.

Es un sistema que permite gestionar con calidad.

En la entidad se organiza por procesos y por lo tanto es operada con equipos de trabajo internos.

Permite filtrar y establecer una cadena de valor con los proveedores y clientes, pues supera la estructura por dependencia.

Simplifica la interacción y la comunicación entre distintos procesos.

Todos, en la entidad, trabajan para cumplir los requisitos del cliente. Principios:

NTC-ISO 9001:2015

Enfoque al cliente El enfoque principal de gestión de la calidad es satisfacer las

necesidades del cliente y esforzarse para superar sus expectativas.

Liderazgo Los líderes de todos los niveles establecen la unidad de propósito y

crean las condiciones en que las personas se dedican a la consecución de los objetivos de calidad de la entidad.

Compromiso de las personas

Contar con personas competentes, capacitadas y comprometidas en todos los niveles a lo largo de la entidad resulta un componente

esencial para que una entidad pueda mejorar su capacidad para crear y ofrecer valor.

Enfoque a procesos

Se logran resultados consistentes y predecibles; más eficaces y eficientemente cuando las actividades se entienden y gestionan como

procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.







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Mejora Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en la mejora.

Toma de decisiones basadas en la

evidencia

Las decisiones basadas en el análisis y evaluación de los datos y la información son más propensas a producir los resultados deseados.

Gestión de las relaciones

Para el éxito sostenido, una entidad gestiona sus relaciones con las partes interesadas, como los proveedores o el entorno social cercano.

5.2. SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA)

La gestión Ambiental en la UAERMV se concibe como el conjunto de actividades e interacciones que se gestan en su quehacer institucional con el propósito de contribuir a la conservación y mejoramiento de nuestro medio ambiente y se articula al Sistema Integrado de Gestión a través del el Plan Institucional de Gestión Ambiental- PIGA. La gestión ambiental procura la optimización de los procesos haciendo énfasis en el ahorro de materias primas, insumos, agua y energía y contempla la delineación y prestación servicios y productos considerando su dimensión ambiental. Beneficios:

Disponer de una herramienta eficaz para mejorar continuamente el desempeño medioambiental, los resultados económicos y el acceso a nuevos mercados.

Establecer procedimientos eficaces para identificar y tener acceso a la legislación ambiental, vigente, aplicable a sus aspectos e impactos ambientales; así como evaluar periódicamente el cumplimiento de dicha legislación.

Integrar la gestión ambiental al sistema de gestión general de la Entidad.

Minimizar la generación de residuos en las diferentes actividades productivas y de servicios mediante la adecuación de las instalaciones y de los procesos.

Conformidad con los instrumentos legales entre los que incluye la legislación medioambiental general, la legislación dirigida a emplazamientos específicos y la legislación orientada a determinados productos y servicios.

Principios

Considerar el medio ambiente como un componente trasversal y articulador del desarrollo social económico y cultural.

Reconocer el tema ambiental como interés, preocupación y atención de la Entidad.

Respetar, aplicar y tener en cuenta las normas distritales y nacionales como elementos determinantes, que orientan su gestión ambiental institucional.

Determinar los impactos ambientales de los productos y servicios que presta la Entidad.

Desarrollar el compromiso de la Alta Dirección y los servidores públicos con el Subsistema y el medio ambiente.

Evaluar el desempeño ambiental respecto a la política objetivos definidos para la Entidad, requisitos legales, identificación de No conformidades e implementación de acciones correctivas y de mejora.







MOVILIDAD



Apoya el fortalecimiento de la gestión ambiental y la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y ecosistema de sus países accionistas, a través de los sectores públicos con el subsistema y el medio ambiente.

Evaluar el desempeño ambiental respecto de la política, objetivos definidos para la Entidad, para la entidad, requisitos legales, identificación de No conformidades e implementación de acciones preventivas y correctivas.

Apoya el fortalecimiento de la gestión ambiental y la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y ecosistemas de sus países accionistas a través de los sectores públicos, privado y de la sociedad civil.

5.2.1. Plan Institucional De Gestión Ambiental PIGA: es un instrumento de planeación

ambiental que analiza la situación ambiental institucional y argumenta el planteamiento de acciones ambientales que garanticen el cumplimiento de los objetivos de eco eficiencia planteados en el Decreto 456 de 2008 mediante el cual se reforma el plan de gestión ambiental del Distrito Capital y se mencionan alguno parámetros como el óptimo aprovechamiento de recursos naturales y potencialidades ambientales, minimizar los desperdicios, el deterioro físico, mejorar la calidad del suelo, el espacio público, la estabilidad climática y mitigar los riesgos y desastres.

5.2.2. Objetivos de la Gestión Ambiental

Promover por parte de las entidades distritales de Bogotá D.C., acciones de gestión ambiental que propendan por el uso racional de los recursos naturales y un ambiente saludable para la ciudad.

Crear o reforzar prácticas ambientales que contribuyan al cumplimiento de los objetivos específicos del Plan de Gestión Ambiental Distrital, mediante aportes a la calidad ambiental, uso eco eficiente de los recursos y armonía socio ambiental de Bogotá D.C.; consecuentes con las acciones misionales de las entidades distritales.

5.2.3. Programas: Se deberá evidenciar el compromiso ambiental mediante la planeación de un programa que contenga, al menos, los siguientes programas de gestión; los cuales deberán establecer su respectiva meta en función de los objetivos del PIGA, formular su indicador de gestión consistente con la meta y establecer el área responsable de su ejecución:

Uso Eficiente del Agua: Este programa deberá garantizar el control sobre las pérdidas y

desperdicios de agua, mediante revisiones periódicas de las instalaciones hidrosanitarias y la promoción de una cultura de consumo racional del recurso donde el ahorro del agua.

Uso Eficiente de la Energía: Este programa pretende reducir el consumo de energía,

buscando estrategias de aprovechamiento de la luz natural y el empleo de tecnologías







MOVILIDAD



que permitan reducir el consumo de energía eléctrica y el mejor uso de los recursos naturales.

Gestión Integral de los Residuos: Este programa debe dirigir sus esfuerzos a capacitar

y motivar al personal de la entidad para la correcta utilización de los materiales, realización de separación en la fuente generadora de residuos sólidos, correcto manejo de los residuos no convencionales, como los residuos peligrosos, eléctricos y electrónicos, e identificación de otros tipos de residuos, como los vertimientos y el CO2.

Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas: Este programa debe

propender por las buenas condiciones físicas y locativas de las instalaciones dispuestas para los funcionarios.

Criterios Ambientales para las Compras y Gestión Contractual: Este programa debe

evidenciar acciones que propendan por que se implementen criterios ambientales para la dotación de elementos, maquinaria, equipos, o cualquier tipo de contratación de servicios que realice la entidad, obedezca a la inclusión, ya sea como una exigencia o como un incentivo, de criterios ambientales e incluya en sus criterios de evaluación de proveedores el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la norma ISO14001, como incentivo a la cultura de gestión ambiental responsable. De igual forma se recomienda tener en cuenta las siguientes acciones, entre otras:

Extensión de Buenas Prácticas Ambientales: Este es un mecanismo que garantiza la

eficiencia y eficacia en la implementación de los programas ambientales, de tal manera que generara acciones ambientales, que trascenderán en el plano laboral, familiar, personal, siendo multiplicadores del conocimiento, garantizando el buen proceder del ciudadano.

5.2.4. PIPMA- Programa Implementación Plan Manejo Ambiental: Este programa desarrolla

principalmente cinco (5) aspectos: 1) Seguridad Salud Ocupacional y Gestión Ambiental 2) Paisajismo y Vegetación 3) Materiales Constructivos 4) Seguridad Industrial y Salud Ocupacional 5) Señalización

a. PMT – Plan Manejo de Tránsito

b. Cerramientos

5.3. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) Es un sistema integrado por el esquema de entidad, conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptadas por una entidad, con el fin procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la







MOVILIDAD



administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección General y la atención a las metas u objetivos previstos. Beneficios

Establecer las acciones correctivas y acciones de mejora que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por la Alta Dirección y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas administrativas, de manuales de funciones, manuales de procesos y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

El sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.

Principios

Autocontrol.

Autogestión.

Autorregulación.

5.4. SUBSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

El SIGA es el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, su actividad principal es dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, así como la asesoría, capacitación coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivos y correspondencia. Beneficios:

Es la memoria colectiva de la Entidad.

Se constituye en el medio probatorio o evidencia del sistema de gestión.

Da soporte y trazabilidad a los procesos.

Proporciona la información permanente.

Facilita la toma de decisiones.

Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades.

Da oportunidad en el servicio al cliente.

Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad.

En forma digitalizada propicia el ahorro de papel y por lo tanto el cuidado del ambiente.

Principios:

Planeación.

Economía.

Control y Seguimiento.

Oportunidad.







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Transparencia.

Disponibilidad.

Agrupación.

Vinculo Archivístico.

Protección del Medio Ambiente.

Autoevaluación.

Coordinación y acceso.

Cultura archivística.

Modernización.

Interoperabilidad.

Orientación al Ciudadano.

Neutralidad tecnológica

Protección de la información y los datos personales.

5.5. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION (SGSI)

Un SGSI es para una entidad el diseño, implantación, mantenimiento de un conjunto de procesos para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información, buscando asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información minimizando a su vez los riesgos de seguridad de la información. El sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI) ayuda a establecer estas políticas y procedimientos en relación a los objetivos de negocio de la entidad, con objeto de mantener un nivel de exposición siempre menor al nivel del riesgo que la propia entidad ha decidido asumir Beneficios:

Preservación y confidencialidad de la información.

Manejo de información con integridad y disponibilidad

Control y seguridad de los sistemas implicados en el tratamiento de la información, dentro de una entidad.

Establecimiento de una metodología de gestión de la seguridad clara y estructurada.

Reducción del riesgo de pérdida, robo o corrupción de información.

Conformidad con la legislación vigente sobre información personal, propiedad intelectual y otras.

Aumento de la seguridad en base a la gestión de los procesos en vez de en la compra sistemática de productos y tecnologías

Principios:

Confidencialidad.

Integridad

Disponibilidad

Conocer los riesgos de la seguridad de la información.

Gestionar y minimizar los riesgos de la seguridad de la información.

Documentar el subsistema y los riesgos de la seguridad de la información.







MOVILIDAD



Manejar la información en forma estructurada, repetible, eficiente y adaptada a los cambios que se produzcan en los riesgos, el entorno y las tecnologías.

La concientización del empleado por la seguridad

Realizar gestión de incidencias que recoja notificaciones continuas por parte de los usuarios (los incidentes de seguridad deben ser reportados y analizados.

La seguridad absoluta no existe, se trata de reducir el riesgo a niveles asumibles.

La seguridad no es un producto, es un proceso

La seguridad no es un proyecto, es una actividad continua y el programa de protección requiere el soporte de la entidad para tener éxito.

La seguridad debe ser inherente a los procesos de información y del negocio.

5.6. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

El sistema de gestión S&SO en la parte del sistema de gestión medioambiental global que facilita la gestión de riesgos laborales asociados con la misión, esto incluye la identificación de las responsabilidades y estructura de la entidad, actividades de la planificación, responsabilidades, practicas, procedimientos y recursos para desarrollar, implantar, alcanzar, revisar y mantener la política de prevención de riesgos laborales de la entidad. Se implementará el Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, Beneficios:

Ayuda a cumplir la legislación con facilidad además del cumplimiento de cualquier norma a la cual la entidad desease suscribirse, como son los códigos de buenas prácticas, las normas internas de grupo, etc.

Reducir costos al manejar la seguridad y salud ocupacional SISO, como sistema.

Incrementan de la conciencia en donde la seguridad y el medio ambiente deben mantenerse y cuidarse.

Exigencia al mercado de productos, cada vez más seguros para el usuario, sumado a la incorporación del concepto de análisis de ciclo de vida.

La implantación de un buen sistema mejora la imagen de la entidad. Principios:

Establecer manejo e investigación de accidentes, incidentes y no conformidades.

Definir la responsabilidad y autoridad.

Tomar acciones para mitigar cualquier consecuencia resultante de acciones incidentes, o no conformidades

Revisar el sistema de gestión de Prevención Riesgos Laborales, para asegurar que continúa siendo apropiado y efectivo.

Integrar la prevención en el sistema de gestión de la entidad.

Establecer y mantener objetivos de seguridad y salud ocupacional o salud en el trabajo documentados, en cada nivel y funciones pertinentes de la entidad.







MOVILIDAD



Establecer y mantener procedimientos para identificación permanente de peligros, la evaluación de riesgos y la implantación de las medidas de control necesarios.

5.7. SUBSISTEMA DERESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS)

Es el conjunto de políticas, procesos y estructuras que desarrolla la entidad para orientar decisiones y actuaciones frente a sus diferentes grupos de interés. Debemos partir del principio, de que la responsabilidad social no es un tema para gestionar o administrar, sino un tema que constituye al desarrollo sostenible y por ende a la sociedad, lo cual quiere decir que se pueden gestionar programas de responsabilidad social más no la responsabilidad social en sí. Beneficios:

Una forma distinta de entender la entidad, centrada en valores para generar valor.

Un sistema de gestión integral, que compromete a la entidad en todos los niveles y áreas de actuación.

Una respuesta eficaz a las nuevas demandas del entorno, que ofrece soluciones consensuadas a los problemas sociales, ambientales y económicos de los grupos de interés.

Responsabilidad Social: responsabilidad de una Entidad ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y en el medio ambiente, mediante un comportamiento ético y transparente que : contribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad: tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas, cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normatividad internacional de comportamiento, y está integrada en toda la Entidad y se lleve a la práctica en sus relaciones.

Impacto en la Entidad: Cambio positivo o negativo que se genera en la sociedad, la economía o el medio ambiente, producidos en su totalidad o parcialmente, como consecuencia de las decisiones y actividades pasadas y presentes de una Entidad.

Comportamiento ético: Comportamiento acorde con los principios de correcta o buena conducta aceptados en el contexto de una situación determinada y que es coherente con la normatividad internacional de comportamientos.

Principios:

Rendición de Cuentas.

Transparencia

Comportamiento ético

Respeto a los intereses de las partes interesadas.

Respeto al principio de legalidad.

Respeto a la norma internacional de comportamiento.

Respeto a los derechos humanos.







MOVILIDAD



5.8. GESTION DE RIESGOS

La gestión de riesgos en un enfoque estructurado para manejar la incertidumbre relativa de una amenaza, a través de una secuencia d actividades humanas que incluyen evaluación de riesgo estrategias de desarrollo para manejarlo y mitigación del riesgo utilizando recursos gerenciales. Beneficios

Incrementa la posibilidad de alcanzar los objetivos trazados.

Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar el riego en todos los niveles de la entidad.

Mejorar la identificación de oportunidades y amenazas.

Cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables, así como las normas internacionales.

Mejorar la Información financiera.

Mejorar la gestión de la entidad.

Mejorar la confianza de los grupos de interés (stakeholders).

Establecer una base fiable para la toma de decisiones y planificación.

Mejorar los controles.

Repartir y utilizar de forma efectiva los recursos para la gestión de los riesgos

Mejorar la eficacia y la eficiencia operacional.

Aumentar la seguridad y la salud de los trabajadores.

Mejorar el aprendizaje organizativo.

Fomentar una gestión proactiva en la entidad. Principios

Crear valor. Contribuye a la consecución de objetivos.

Mejora de aspecto tales como seguridad y salud laboral, cumplimiento legal y normativo protección ambiental.

Estar integrada en los procesos de una entidad.

Forma parte de la toma de decisiones.

Tratar explícitamente la incertidumbre.

Es sistemática, estructurada y adecuada.

Basarse en la mejor información disponible.

La gestión del riego está alineada.

Tener en cuenta factores humanos y culturales.

Transparente e inclusiva.

Dinámica, interactiva y sensible al cambio.

Facilita la mejora continua de la Entidad.







MOVILIDAD



6. PLANES ESTRATEGICOS Y OPERATIVOS DEL SIG Todo ejercicio de planeación institucional involucra el desarrollo de varios elementos clave como lo son:

LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

LA PLANEACIÓN OPERATIVA

EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN

LA RENDICIÓN DE CUENTAS. Cuando se realiza una adecuada planificación de estos elementos, es posible establecer lazos claros entre las iniciativas del pasado, del presente y del futuro, con los resultados esperados en el corto, mediano y largo plazo. De esta forma, la planeación estratégica constituye un proceso formulado de planeación a largo plazo que relaciona la misión, visión y acciones estratégicas de la entidad, con políticas y programas que permitan el desarrollo de objetivos que busquen el alcance de la misionalidad institucional, a través de la generación de productos específicos que se apoyan en actividades que requieren insumos para su puesta en marcha. La planeación operativa fija el rumbo concreto de acción, estableciendo los criterios que la orientan, la secuencia de operaciones y actividades que la materializan y las determinaciones de tiempo, roles, responsabilidades e insumos que permiten su ejecución. También establece la forma y periodicidad para medir los avances. La sumatoria de las actividades previstas en los instrumentos de la planeación operativa permitirá alcanzar los productos esperados en la planeación estratégica y, en consecuencia, incidirá sobre los efectos e impactos previstos Los principales elementos de la planeación operativa en la entidad son:

Plan de Acción por proceso

Matriz de Riesgos por proceso

Planes de mejoramiento

Planes de Acción anual por proyectos

Procedimientos propios de cada proceso Para facilitar la operacionalización de estos elementos se ha implementado un aplicativo de administración documental del Sistema Integrado de Gestión llamado: intranet SISGESTION que le permite a los procesos de la entidad contar con formatos dinámicos, matrices y plantillas guía para orientar la programación de sus diferentes procedimientos y planes operativos.







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7. NORMATIVIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El marco normativo en el cual se circunscribe el Sistema Integrado de Gestión, incluye las normas del orden nacional, distrital e institucional. En la caracterización de cada proceso se describe la normatividad correspondiente, así como en el Normograma institucional o Matriz de Cumplimiento Legal, herramienta que actualiza y consolida la Oficina Asesora Jurídica y que facilita la consulta y acceso a toda la reglamentación en la cual se enmarca la gestión de la Entidad. No obstante, lo anterior, a continuación, se resume las principales normas que lo regulan:

Constitución Política de Colombia de 1991

Decreto 019 de 2012 Decreto Ley Antitrámites

Ley 1474 De 2011: Nuevo Estatuto anticorrupción.

Ley 1150 De 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 909 De 2004: expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, Ley 489 De 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la entidad y funcionamiento de las entidades del orden Nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 872 De 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Decreto 4110 De 2004: “Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión pública”.

NTC ISO 14001:2015. Norma Técnica Colombiana, Sistema de Gestión Ambiental.

NTC OHSAS 18001:2007. Norma Técnica Colombiana, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud ocupacional

NTC-ISO 27001:2013 (SGSI) Norma Técnica Colombiana, Tecnología de la información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la información.

NTC-ISO 15489-1. Norma Técnica Colombiana, Información y Documentación. Gestión de Documentos.

NTC-ISO 26000, Norma Técnica Colombiana, Guía de Responsabilidad Social.

Decreto 514 de 2006, (SIGA) Sistema Interno de Gestión Documental.

Ley 594 del 2000.Ley general de archivos.

UNE: ISO 31000:2010. Gestión del Riesgo Principios y Directrices

Decreto 943 de 2014. Modelo Estándar de Control Interno MECI, “Por el cual se actualiza y se Implementa a través del Manual técnico del modelo estándar de control interno”.

Resolución 384 de 2015. “Reglamentación del SIG”

NTCGP 1000:2009 (basada en la NTC-ISO 9001:2008)

NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del SIG







MOVILIDAD



NTC-ISO 9001: 2015 Norma Técnica Colombiana de Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

Acuerdo 010 de 2010: por el cual se reforman los estatutos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Acuerdo 011 de 2010: por el cual se establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 012 de 2010: Por medio de la cual se modifica la planta de cargos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Resolución vigente de “Reglamentación del SIG”,

Lineamiento DDDI 1 Responsabilidad y Autoridad SIG

Lineamiento DDDI 2 Política y Objetivos SIG

Lineamiento DDDI 3 Aspectos e Impactos Ambientales

Lineamiento DDDI 4 Cuadro Caracterización Documental (Registros)

Lineamiento DDDI 5 Evaluación y Ciclos Plataforma Estratégica

Lineamiento DDDI 6 Caracterización y Portafolio de Bienes y Servicios

Lineamiento DDDI 7 Participación Ciudadana

Lineamiento DDDI 8 Mecanismos Medición

Lineamiento DDDI 9 Normograma y Procedimiento Evaluación Periódica Legal

Lineamiento DDDI 10 SSST en el SIG

Lineamiento DDDI 11 Inventario de Activos de información

Lineamiento DDDI 12 Gestión del Riesgo

Lineamiento DDDI 13 Proceso de Gestión Documental en el SIG

Lineamiento DDDI 14 Referenciación Competitiva

Lineamiento DDDI 15-responsabilidad-social

Lineamiento DDDI 16 Infraestructura Física

Lineamiento DDDI 17 Incorporación Tiempos en Procedimientos

Lineamiento DDDI 18 Manual Comunicación Organizacional

Lineamiento DDDI 19 Seguimiento y Medición_

Lineamientos DDDI Política del Sistema de Control Interno Distrital

Entre otros.







MOVILIDAD



8. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A continuación, se presenta la recopilación de los procesos y procedimientos que conforman la entidad, los cuales se encuentran consignados en el documento interno del proceso Sistema Integrado de Gestión: “SIG-DI-002 CATÁLOGO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”, del cual se despliegan cada uno de los 21 PROCESOS con sus objetivos, además de sus procedimientos para llevar a cabo las actividades propias de forma específica con su respectiva codificación, que en total suman 154 PROCEDIMIENTOS:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

# CÓDIGO PROCESO /

PROCEDIMIENTO OBJETIVO

MACROPROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA

1 SIG-CP-001 PROCESO SISTEMA


Establecer, implementar, mantener y fortalecer el Sistema Integrado de Gestión, como un conjunto articulado de herramientas de gestión, para el logro de los objetivos institucionales y el mejoramiento de la calidad de los productos y servicios a cargo de la entidad.

1 SIG-PR-001 Procedimiento Control de Información Documentada

Establecer los parámetros para el control sobre la gestión de novedades (elaboración, actualización y/o anulación) de la información documentada de los procesos y subsistemas que conforman en Sistema Integrado de Gestión, con el fin de facilitar su identificación, revisión, validación, aprobación, divulgación, retiro por obsoletos y su distribución en el punto de uso.

2 SIG-PR-002 Procedimiento Revisión

por la Dirección

Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión (SIG) por parte de la Alta Dirección: Equipo Directivo SIG, con el objetivo de analizar su estado y desempeño, a fin de evaluar si es adecuado, conveniente, eficaz y eficiente para cumplir sus objetivos y funciones; la cual tiene que planificarse y realizarse incluyendo todas las condiciones sobre: El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección, Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al SIG, La información sobre el desempeño y la eficiencia del SIG, La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las oportunidades, Las oportunidades de mejora institucional, de conformidad con el numeral 9.3 de la Norma ISO 9001:2015

3 SIG-PR-003 Procedimiento

Sensibilización del Sistema Integrado de Gestión

Realizar la sensibilización del Sistema Integrado de Gestión SIG, capacitando a los participantes de cada uno de los procesos vigentes y diseñando mecanismos de socialización en estos temas.

2 PES-CP-001 PROCESO PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

Mejorar continuamente la planeación estratégica de la entidad, a través de la asesoría y acompañamiento a la alta dirección y a los procesos en actividades necesarias para de formular, hacer seguimiento, alcanzar objetivos y metas propuestas establecidas en el Plan Estratégico, Planes de Acción, Proyectos de Inversión, Indicadores y Acuerdos de Gestión.

4 PES-PR-001 Procedimiento

Formulación del Plan Estratégico

Estructurar, consolidar y realizar seguimiento al Plan Estratégico de la Entidad de conformidad con la Misión, Visión, Objetivos y Plan de Desarrollo Distrital vigente.

5 PES-PR-002 Procedimiento Gestión y

Seguimiento de Indicadores

Acompañar la elaboración, modificación, eliminación y hacer seguimiento de los indicadores de la Entidad.







MOVILIDAD




Seguimiento a Proyectos de Inversión

Realizar el seguimiento al cumplimento de las metas formuladas para la entidad, en el marco del Plan de Desarrollo Distrital vigente.

7 PES-PR-005

Procedimiento Formulación, Seguimiento,

Reformulación y Evaluación Planes de

Acción

Realizar la formulación, seguimiento, reformulación y Evaluación a los planes de acción por proceso a fin de medir la gestión de cada uno de ellos.

8 PES-PR-006

Procedimiento Viabilidad técnica de Planeación para la ejecución de Recursos

de los proyectos de Inversión

Verificar que los recursos del proyecto de inversión que se requieran ejecutar, cumplan con los lineamientos determinados en la formulación del proyecto y en la ficha EBI-D.


Formulación y Seguimiento de Acuerdos de Gestión

Asesorar la formulación y realizar seguimiento a los compromisos de los Acuerdos de Gestión, con el fin de orientar la actuación de los Gerentes Públicos de la UAERMV en sus prioridades explícitas, así como fortalecer y desarrollar las funciones directivas.


Transparencia y de Acceso a la Información

Adoptar en la UAERMV el derecho de acceso a la información pública obligatoria, de conformidad a la Ley de Transparencia y de acceso a la información, proporcionando y facilitando la entrega de manera ágil y eficiente a quienes lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones, promoviendo el ejercicio y garantía del derecho que al efecto establezca la ley en los tiempos reglamentarios y cumpliendo las excepciones a la publicidad de información.

3 COM-CP-001 PROCESO

COMUNICACIONES

Divulgar los resultados alcanzados de la entidad, interna y externamente, fortaleciendo la imagen institucional para obtener su reconocimiento, dando a conocer en los diferentes medios de comunicación sobre cuáles serán las líneas programáticas que adelantará la UAERMV durante en la Administración Distrital vigente e interiorizarlas mediante actividades a los colaboradores de la entidad

11 COM-PR-001 Procedimiento

Comunicación Interna

Asegurar y coordinar que las comunicaciones internas brinden información suficiente y oportuna, para llevar a cabo estrategias y actividades de divulgación según las necesidades de las áreas y demás procesos de la Entidad, para apoyar el logro de la misión institucional.

12 COM-PR-002 Procedimiento

Comunicación Externa

Dar a conocer y posicionar La Entidad, proporcionando de manera permanente la información requerida sobre las actividades que realiza

PROCESOS MISIONALES

MACROPROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE MEJORAMIENTO DE LA MALLA VIAL LOCAL

4 PDV-CP-001

PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO VIAL LOCAL

Planificar la intervención de los segmentos viales de la malla vial mediante la evaluación técnica de vías con el fin de determinar estrategias de intervención, priorizar con criterios técnicos y sociales, georreferenciar la priorización de segmentos viales, elaborar diseños de estructura de pavimento si se requieren, desarrollar proyectos de investigación en nuevas tecnologías; realizar seguimiento a las intervenciones, dar asesoría y acompañamiento técnico, para la atención de la malla vial acorde con la capacidad técnica, operativa y económica de la Entidad.







MOVILIDAD



13 PDV-PR-001 Procedimiento de

Evaluación de Vías

Establecer las actividades necesarias para determinar el diagnóstico preliminar de la condición superficial actual del segmento vial, complementada con una evaluación estructural en los sitios donde se requiera, acorde con la misionalidad de la Entidad.

14 PDV-PR-002 Procedimiento Asistencia

Técnica a Localidades

Asistir técnicamente a las localidades con el fin de orientar, asesorar y apoyar en la definición de sus necesidades respecto al mantenimiento y/o rehabilitación de la malla vial local.

15 PDV-PR-003 Procedimiento

Investigación Estratégica Plantear proyectos de investigación técnica y/o tecnológica en materia de mantenimiento y/o rehabilitación de la malla vial local

16 PDV-PR-004 Procedimiento de Seguimiento a las

Intervenciones

Realizar seguimiento a las intervenciones realizadas por la Entidad acorde con la misionalidad, bien sea por ejecución directa o a través de terceros, mediante visitas técnicas que permitan la identificación y cuantificación de daños en caso de que existan, y el requerimiento a los presuntos imputables con el fin de garantizar un adecuado estado y nivel de servicio de las obras. Para el caso de contratos de obra pública se realizarán durante la vigencia de las pólizas de estabilidad y/o calidad.

5 CSE-CP-001 PROCESO COMERCIALIZACIÓN DE SERVICIOS

Comercializar los productos y/o servicios con calidad que ofrece la entidad a través de su “Portafolio de Productos y/o Servicios” para atender las necesidades y expectativas de los Clientes de manera oportuna y eficaz buscando su Fidelización y generar recursos para la auto-sostenibilidad.

17 CSE-PR-001

Procedimiento de Diseño, Aplicación y Evaluación de

Estrategias de Comercialización

Comercializar los servicios y excedentes de producción (si los hay) de la UAERMV a partir del diseño y aplicación de estrategias de comercialización con criterios de sostenibilidad e innovación con el fin de lograr la Negociación, con la parte interesada.

18 CSE-PR-002 Procedimiento de

Fidelización del Cliente UAERMV

Recibir y atender las necesidades y expectativas de Clientes Externos oportunamente, cumpliendo con sus requisitos (norma técnica de calidad), con el fin de lograr su Fidelización atendiendo sus requisitos de manera satisfactoria y oportunamente.

MACROPROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE PRODUCCIÓN E INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL

6 AII-CP-001 APOYO INTERINSTITUCIONAL

Apoyar a otras entidades que requieran la maquinaría y personal de la UMV para atender cualquier emergencia o eventualidad que se presente en el Distrito, y realizar demoliciones de los bienes e inmuebles por amenaza de ruina declarados viables jurídicamente.

19 AII-PR-001 Procedimiento Demolición

por Amenaza de Ruina

Ejecutar la demolición de los inmuebles en amenaza de ruina de manera eficiente y eficaz solicitadas por las inspecciones de policía de las Alcaldías Locales

20 AII-PR-002

Procedimiento atención de emergencias o situaciones imprevistas que dificulten

la movilidad

Apoyar a otras entidades y/o atender las emergencias o situaciones imprevistas que dificulten en la movilidad en el Distrito Capital, según la competencia de la UMV y decreto 064 de 2015.

21 AII-PR-003 Procedimiento Mitigación de Riesgos por Remoción

en Masa

Coordinar la realización de intervenciones para la mitigación de riesgos priorizados mediante ejecución directa o con terceros, para la recuperación de las zonas afectadas por procesos de remoción en masa en el Distrito Capital.

22 AII-PR-004 Procedimiento Adquisición

de Predios

Establecer el procedimiento para la compra de predios ubicados en los corredores de obra, requeridos por la Unidad Administrativa Especial Rehabilitación y Mantenimiento Vial para la ejecución de los diferentes proyectos implementando el programa de gestión social con el fin de mitigar los impactos socioeconómicos generados durante el proceso de adquisición.







MOVILIDAD



7 PRO-CP-001 PROCESO PRODUCCIÓN

Programar, producir, controlar y despachar mezclas asfálticas y concretos requeridas de acuerdo a la solicitud de la Gerencia de Intervención para la intervención de las vías requeridas por los Clientes.

23 PRO-PR-001 Procedimiento Producción

y Despachode Mezcla Asfáltica Densa en Caliente

Producir la mezcla asfáltica solicitada por la Gerencia de Intervención y entregar al conductor designado para ser transportada al frente de obra programado.

24 PRO-PR-002 Procedimiento Control de

Materiales

Mantener el control del ingreso y consumo de los insumos y materias primas entregadas para la producción de mezcla asfáltica y rap (pavimento asfáltico reciclado) estabilizadas.

25 PRO-PR-003

Procedimiento Control de Datos y

Registros de Pesos de la Báscula

Establecer la metodología a seguir para registrar los pesajes en la báscula datos de insumos que ingresan a las instalaciones del predio “La Esmeralda – Planta El Zuque” de propiedad de la entidad.

26 PRO-PR-004 Procedimiento Cálculo APU Mezcla Asfáltica

Calcular el APU (Análisis de Precios Unitarios) para la producción de mezcla asfáltica por parte de la UAERMV

27 PRO-PR-005 Procedimiento Cálculo APU RAP Estabilizado

Calcular el APU (Análisis de Precios Unitarios) para la producción de para la producción del RAP estabilizado fabricado por la UAERMV

28 PRO-PR-006 Procedimiento Control del

Producto No Conforme

Estandarizar el tratamiento del producto que no es conforme con los requisitos y prevenir su uso o entrega no intencionada (misional)

8 IMV-CP-001 PROCESO INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL LOCAL

Intervenir las vías incluidas en la programación periódica de Intervención de los segmentos viales incluidos en el Listado General de priorizaciones para la malla vial l, el cual es suministrado por la Subdirección Técnica de Mejoramiento Malla Vial Local, vías de situaciones imprevistas que dificulten la movilidad y aquellas vías programadas por las diferentes estrategias de intervención

29 IMV-PR-001

Procedimiento de Programación de

Intervenciones de la Malla Vial Local

Establecer las actividades pertinentes para realizar la programación de las intervenciones a la Malla Vial por parte de la Gerencia de Intervención.

30 IMV-PR-002 Procedimiento Intervención

Directa de la Malla Vial Local Programada

Intervenir las vías incluidas en la programación periódica de Intervención de los segmentos viales incluidos en el Listado General de priorizaciones para la malla vial l, el cual es suministrado por la Subdirección Técnica de Mejoramiento Malla Vial Local, vías de situaciones imprevistas que dificulten la movilidad y aquellas vías programadas por las diferentes estrategias de intervención definidas por la Dirección General.

9 GAM-CP-001 PROCESO GESTIÓN

AMBIENTAL Diseñar e implementar estrategias para la prevención y manejo de los impactos ambientales generados en obra.

31 GAM-PR-001 Procedimiento Gestión

Ambiental en Obra

Diseñar e implementar los planes, programas, proyectos y estrategias para la mitigación del impacto ambiental, identificando los aspectos y valorar los impactos ambientales que se generan con el desarrollo de las obras misionales de la entidad.

32 GAM-PR-002 Procedimiento Aspectos y

Valoración de Impactos Ambiental

Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales que se generan con el desarrollo de procesos, actividades y/o productos (bienes y/o servicios) de la entidad.

10 SAP-CP-001 PROCESO GESTIÓN

SOCIAL Y ATENCIÓN A PARTES INTERESADAS

Implementar las actividades de gestión social encaminadas a mitigar los impactos generados por las obras, promoviendo la participación ciudadana en conjunto con las partes interesadas para llegar a medir la satisfacción de los clientes, usuarios y beneficiarios de nuestra labor misional.







MOVILIDAD



33 SAP-PR-001 Procedimiento Gestión

Social en Obra

Contribuir a la reducción y mitigación de los impactos generados por las obras en sus áreas de influencia, mediante el acompañamiento a la comunidad con las herramientas sociales adecuadas.

34 SAP-PR-002 Procedimiento

Participación Ciudadana

Promover de forma permanente la participación ciudadana incidente en los asuntos públicos, en procura de garantizar el control social, identificando espacios de participación e implementando instrumentos y mecanismos para la participación ciudadanía y la rendición de cuentas, sobre temas puntuales relacionados con la misionalidad de la entidad, logrando satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

35 SAP-PR-003 Procedimiento Satisfacción

de Partes Interesadas

Definir y aplicar mecanismos de medición de la satisfacción de los Clientes, Usuarios y/o Beneficiarios, Ciudadanos y demás Partes Interesadas para obtener su percepción respecto de los productos misionales ofrecidos y/o servicios conformes, gestiones y/o intervenciones realizadas por la UAERMV, con el fin de identificar posibles aspectos de mejora y orientar a la entidad hacia su satisfacción, atendiendo sus requisitos de calidad, necesidades y expectativas de manera satisfactoria y oportuna.

MACROPROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

11 ACI-CP-001 PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Recibir, direccionar y hacer seguimiento a los requerimientos interpuestos por la ciudadanía y las partes interesadas, a través de los diferentes canales de interacción definidos por la UMV

36 ACI-PR-001 Procedimiento Gestión de Requerimientos PQRSFD

Recibir, clasificar, controlar, hacer seguimiento y evaluar la atención oportuna y pertinente de los requerimientos de la Ciudadanía en general y/o Partes Interesadas, sobre la gestión misional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

PROCESOS DE APOYO

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL

12 JUR-CP-001 PROCESO JURÍDICA Representar, asesorar y asistir de manera oportuna y eficaz en aspectos jurídicos a la UAERMV, de acuerdo con las normas jurídicas y/o administrativas vigentes.

37 JUR-PR-001

Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de la Normativa

Legal Aplicable

Establecer y mantener una metodología que permita identificar y verificar el cumplimiento de las obligaciones que se derivan de los requisitos legales y/o normativos, asociados a los procesos de la entidad u organismo distrital.

38 JUR-PR-002

Procedimiento Prevención del daño antijurídico y

definición de políticas de defensa judicial

Realizar el estudio y análisis de temáticas relacionada con el fortalecimiento de la defensa judicial, el buen manejo de la representación judicial de la entidad y la prevención del daño antijurídico.

39 JUR-PR-003

Procedimiento Revisión de Legalidad de proyectos de

Actos Administrativos y Documentos Jurídicos

Elaborar y expedir los Actos Administrativos con la revisión de legalidad según sea necesario para cumplir los fines esenciales de la UMV.

40 JUR-PR-004 Procedimiento Defensa

judicial de la UMV

Ser las instancias de deliberación, estudio y análisis de temáticas relacionadas con el fortalecimiento de la defensa y un buen manejo de la representación judicial de la entidad, en los procesos de Acciones populares, laborales, de repetición, controversias contractuales, etc.

41 JUR-PR-005 Procedimiento Acciones de

tutela

Establecer un conjunto de actuaciones que garanticen la defensa de la Entidad en aquellos eventos en los cuales se interpone una acción de tutela.







MOVILIDAD



42 JUR-PR-006 Procedimiento

Cumplimiento de Sentencias

Pagar las cuentas que se deriven de fallos judiciales, conciliaciones o laudos arbitrales.

43 JUR-PR-007 Procedimiento Jurisdicción

Coactiva Establecer un conjunto de actuaciones que garanticen la recuperación de cartera a favor de la Entidad.

44 JUR-PR-008 Procedimiento de

Concepto Jurídicos Establecer el mecanismo idóneo para dar respuesta a los conceptos jurídicos solicitados emitidos por la oficina.

45 JUR-PR-009 Procedimiento Control Derechos de Petición y

Solicitudes de Información

Establecer el mecanismo idóneo para hacer el control de derechos de petición y solicitudes de información.

MACROPROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

13 CON-CP-001 PROCESO

CONTRATACIÓN

Garantizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad mediante la celebración de contratos y ejecución de los mismos, cumpliendo con la normatividad vigente y bajo parámetros de efectividad, calidad y transparencia

46 CON-PR-001 Procedimiento

Precontractual - Licitación Pública

Establecer una metodología para realizar el proceso de Licitación Pública, mediante el cual se asigne a una o más personas la compra de los bienes, arrendamientos de bienes muebles y servicios solicitados por las dependencias y se invita a los interesados a que, sujetándose a las bases fijadas en el pliego de condiciones, formulen propuestas de las cuales se seleccionará y aceptará (adjudicación) la más ventajosa, o conveniente.


Contratación Directa

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual en la contratación directa y elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.

48 CON-PR-003 Procedimiento Concurso

de Méritos

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual en la modalidad de selección de Concurso de Méritos y elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.

49 CON-PR-004

Procedimiento Precontractual y

Contractual de los convenios

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual, contractual y post contractual de los convenios.

50 CON-PR-005 Procedimiento Selección

Abreviada de Menor Cuantía

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual, contractual y post contractual de la Selección Abreviada de Menor Cuantía.

51 CON-PR-006 Procedimiento Selección

Abreviada Subasta Inversas

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual, contractual y post contractual de la Selección Abreviada por el procedimiento de Subasta Inversa.

52 CON-PR-007

Procedimiento de Prestación de Servicios

profesionales y apoyo a la gestión

Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual en la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para la legalización del contrato, momento en el que se hace entrega al supervisor para su acta de inicio y ejecución.

53 CON-PR-008 Procedimiento de

Adiciones y Prórrogas

Con este procedimiento se busca que los contratos celebrados por la Entidad, de acuerdo con su desarrollo y seguimientos por parte de los supervisores e interventores según el caso, sean adicionados y/o prorrogados oportunamente para evitar su vencimiento y cumplir a cabalidad con el objeto contractual. Los supervisores e interventores deben revisar y conceptuar acerca de las solicitudes de adición, prórroga de los contratos soportando las razones que ameriten la petición mediante un escrito de justificación.







MOVILIDAD



54 CON-PR-009 Procedimiento Aprobación

de Garantías

Describir el procedimiento para la revisión de las pólizas de seguros y documentos solicitados en aquellas cláusulas contractuales que las exijan para verificar el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas y demás riesgos que sean susceptibles de ser amparados con este mecanismo. Este procedimiento propende por verificar que el contrato este solicitando las mismas garantías que se solicitaron en los estudios previos y en pliegos de condiciones definitivos de los procesos. Igualmente se aplica a los contratos suscritos bajo la modalidad de contratación directos y los convenios interadministrativos donde se justifique la exigencia de garantías.


Precontractual Estudio del Sector

Estudiar la oferta y demanda de los bienes y servicios solicitados en el Plan de Adquisiciones vigente de la UAERMV con el fin hacer un análisis del sector y obtener una referencia de los precios e indicadores financieros.

56 CON-PR-011 Procedimiento Liquidación de Convenios y Contratos

Establecer el conjunto de pasos metodológicos, ordenados y coherentes con los cuales se realice las liquidaciones de los contratos y convenios que suscribe la Entidad; así mismo, reducir los riesgos y consecuencias asociados al vencimiento de términos contractuales.

14 GDO-CP-001 PROCESO GESTIÓN

DOCUMENTAL

Planear, organizar y controlar la documentación producida y recibida por La Entidad de acuerdo con la normatividad vigente con el fin de facilitar la consulta, conservación y utilización para la toma de decisiones y asegurar la memoria Institucional.

55 GDO-PR-001 Procedimiento

Comunicaciones Oficiales Ejecutar de manera normalizada y centralizada la recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.

56 GDO-PR-002 Procedimiento Producción

Documental

Garantizar la elaboración de los documentos oficiales de la UMV en los formatos establecidos en el manual de estilo y de identidad visual vigente.

57 GDO-PR-003 Procedimiento

Organización Documental

Mantener los documentos de archivo debidamente organizados para su control y consulta mediante acciones orientadas a la clasificación, ordenación, descripción, todo esto basado en los lineamientos establecidos en las Tablas de Retención Documental

58 GDO-PR-004 Procedimiento Consulta y

Préstamo Documental

Atender las necesidades de consultas de información y prestamos de documentos que requieran los usuarios de la entidad, disponibles en las unidades de información (Archivos de gestión y Archivo Central) con fines informativos, administrativos, investigativos.

59 GDO-PR-005 Procedimiento Control de

Registros

Administrar los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros que rescaten y preserven la información como la memoria institucional de la entidad.

60 GDO-PR-006 Procedimiento Disposición Final de los documentos

Realizar la disposición final de los documentos de acuerdo a las tablas de retención documental, ya sea realizando las trasferencias de documentos o las eliminaciones establecidas, manteniendo actualizado y depurado el archivo central.

61 GDO-PR-007 Procedimiento de

Preservación a Largo Plazo Soporte Análogo (Papel)

Preservar la integridad y funcionalidad de los documentos como de los archivos en el tiempo, independiente del medio y forma como se registran o almacenan, aplicando un sistema de conservación adecuado para la custodia de la información.

62 GDO-PR-008

Procedimiento de Elaboración y/ o

Actualización de Tablas de Retención Documental -

TRD

Actualizar y/o elaborar el instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos: Archivos de Gestión, Central e Histórico de la entidad.

15 SIT-CP-001 PROCESO SISTEMAS DE

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

Brindar soporte a los procesos misionales y demás procesos de apoyo con políticas orientadas al uso adecuado y eficiente de la tecnología, facilitando los elementos necesarios para que la entidad pueda desarrollar eficientemente sus objetivos.







MOVILIDAD



63 SIT-PR-001 Procedimiento Generación

de Backup

Establecer el conjunto de pasos metodológicos, ordenados y coherentes con los cuales se pretende alcanzar la seguridad de la información a través de la generación de copias de seguridad de la información asociada a los diferentes procesos de la entidad.

64 SIT-PR-002 Procedimiento

Actualización de Inventario Hardware y Software

Mantener el control de los activos de la entidad relacionados con las Tecnologías de la información y las comunicaciones, entre ellos el hardware (equipos de cómputo, impresoras, escáneres, multifuncionales) y el software (Sistema operativo, ofimático, de bases de datos, de aplicaciones) a partir de la actualización del inventario periódico anual de equipos de cómputo y periféricos de la entidad.

65 SIT-PR-003 Procedimiento Desarrollo

de Sistemas de Información

Tomar decisiones respecto a la metodología a usar en temas relacionados con el desarrollo de aplicaciones para La Entidad en sus diferentes Procesos.

66 SIT-PR-004 Procedimiento Soporte

Técnico

Brindar soporte técnico en calidad y oportunidad a la entidad en el campo de las TIC´s, usando los conocimientos y destrezas del personal que hace parte de la Oficina de Sistemas de la Secretaría General y cuando así se requiera.

67 SIT-PR-005 Procedimiento Formulación y

Actualización del PESI

Construcción y documentación de las directrices que señalarán la ruta de acción de la Oficina de Sistemas y cuyo marco de referencia es el plan estratégico de la entidad, hoja de ruta de todos los procesos internos de la UMV. A través de esta hoja de ruta se plantean los objetivos, las metas y las tareas alcanzables para el cumplimiento de tales directrices las mismas brindando el apoyo necesario para los demás procesos de la entidad.

MACROPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

16 FIN-CP-001 PROCESO FINANCIERA

Manejar y contabilizar los recursos de La Entidad de forma trasparente claro y ágil permitiendo así cumplir con los compromisos pactados previamente programados y ejecutarlos de forma adecuada.

68 FIN-C-PR-001 Procedimiento (C) Registro

de Aportes Sociales Contabilizar y cancelar los Aportes Sociales de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

69 FIN-C-PR-002 Procedimiento (C)

Valorizaciones Mantener actualizado el valor en libros en libros de los activos de la Entidad.

70 FIN-C-PR-003 Procedimiento (C) Reporte de Información reciproca

FDL y otras Entidades

Reportar las cuentas reciprocas con los Fondos de Desarrollo Local para proporcionar información confiable.


de Egresos

Realizar el registro contable de los egresos originados por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

72 FIN-C-PR-005 Procedimiento (C) Ajustes

y Reclasificaciones Generar información contable depurada y confiable.

73 FIN-C-PR-006

Procedimiento (C) preparación y presentación

par pago impuestos- formulario

cumplir con la obligación tributaria que el estado colombiano exige que paguen las personas naturales y jurídicas según el monto y la forma en que las leyes lo exijan y mantener actualizada y plenamente identificada la información contable dentro del contexto de la conciliación de los impuestos entre el área de tesorería y contabilidad


Legalización de Avances

Establecer una secuencia de actividades para llevar a cabo la solicitud, el manejo y la legalización de los avances que se le otorguen a los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

75 FIN-C-PR-008 Procedimiento (C) Litigios

y Demandas Registrar contablemente los ajustes reportados a través del SIPROJ


de Ingresos

Registrar los Ingresos de la UAERMV que corresponden a las transferencias recibidas de la Administración Central para Funcionamiento e inversión, y rendimientos financieros originados por la constitución de títulos valores.







MOVILIDAD




Conciliación cuentas Bancarias

Mantener actualizada y plenamente identificada la información relacionada con las cuentas bancarias de la UAERMV.


Conciliación cuentas CUD

Mantener actualizada y plenamente identificada la información relacionada con la “Cuenta Única Distrital-CUD” según Circulara Externa No. 003 de junio 23 de 2010.


cuentas de almacén

Contabilizar los movimientos de los bienes adquiridos y en depósito que tiene la UMV para su normal funcionamiento y que está bajo la responsabilidad del Almacenista.


Nomina Contabilizar y cancelar la nómina de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.


Preparación de los Estados Financieros

Preparar los estados financieros que permitan analizar y reflejar los movimientos financieros de la UMV durante un periodo determinado

82 FIN-C-PR-015 Procedimiento (C) Manejo y

Control de Responsabilidades

Mantener actualizados los registros de responsabilidades derivados de actuaciones administrativas adelantadas por las Contraloría Distrital con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, con relación a los elementos faltantes no justificados o que no sean procedente o viable su compensación.

83 FIN-C-PR-016 Procedimiento (C) Comité

de Sostenibilidad del Sistema Contable

Recomendar acciones a todas las aéreas de la UAERMV, con el fin de garantizar razonablemente la producción de la información contable, para garantizar la permanencia de un sistema contable con eficiencia y eficacia en el procesamiento de la información.


Declaración de Ingresos y Patrimonio

Suministrar la Información requerida a la DIAN (Preparación, Presentación Y Transmisión) en los formatos y fechas establecidas, de manera correcta clara y oportuna. De acuerdo a la DIAN.

85 FIN-C-PR-018 Procedimiento

(C)Información Exógena DIAN

Suministrar la Información requerida a la DIAN (Preparación, Presentación Y Transmisión) en los formatos y fechas establecidas, de manera correcta clara y oportuna. De acuerdo a Resolución emitida por la DIAN.

86 FIN-C-PR-019 Procedimiento (C) Cuadro

Anticipos Controlar los anticipos entregados por la UAERMV y su debida amortización a través de un cuadro detallado.


Información Exógena SHD

Suministrar la Información requerida a la SHD (Preparación, Presentación Y Transmisión) en los formatos y fechas establecidos, de manera correcta clara y oportuna. De acuerdo a Resolución emitida por la SHD.


Elaboración Informes de Gestión Contable

Dar cuenta sobre el impacto que el área contable de la UAERMV ha generado en sus procesos de apoyo a la Unidad durante cada trimestre del año.

89 FIN-C-PR-022 Procedimiento (C) Bogotá

Consolida

Suministrar la Información requerida a la SHD por medio de la Presentación y alistamiento de los formularios CGN2005-01, CGN2005-002 y DDC-2007-100

90 FIN-C-PR-023 Procedimiento (C) CHIP Información Contaduría

Generar y difundir información financiera confiable, oportuna y completa con el fin de reforzar la capacidad de seguimiento fiscal y financiero en cumplimiento de la normatividad vigente ante la Contaduría General de la Nación.


Órdenes de Pago (Contabilidad)

Realizar el registro contable de las órdenes de pago emitidas por la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.


Manuales de Políticas Contables

Establecer las políticas y prácticas adecuadas para el desarrollo del proceso contable de la UAERMV y se reflejen de forma oportuna, confiable y razonablemente.

93 FIN-C-PR-026 Procedimiento (C) Informe

de Gestión Contable

Contribuir con la correcta interpretación y aplicación de las normas contables, proporcionando información de los hechos económicos financieros y sociales en un periodo determinado







MOVILIDAD



ejerciendo el control, traducidos en resultados de calidad para la toma de decisiones.


Constitución de Caja Menor

Iniciar operativamente la CAJA MENOR para satisfacer y atender las necesidades en el momento de adquirir un bien o servicio de carácter urgente, imprescindible, imprevisto e inaplazable de manera oportuna, para el normal cumplimiento de las actividades de los servidores públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

95 FIN-P-PR-001 Procedimiento (P) Pago de

Servicios Públicos

Realizar el pago oportuno de la prestación de servicios públicos de agua, luz, gas, telefonía fija y comunicaciones (Celular, Avantel, Internet, entre otros) utilizados por la Entidad.

96 FIN-P-PR-002

Procedimiento (P) Elaboración y Expedición

de Certificados de Disponibilidad Presupuestal

Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal afectando en forma preliminar el rubro presupuestal correspondiente con el fin de garantizar la existencia de apropiación presupuestal disponible.

97 FIN-P-PR-003

Procedimiento (P) Elaboración Y Expedición

De Certificados De Registro Presupuestal

Expedir el Certificado de Registro Presupuestal para respaldar los compromisos adquiridos por la Entidad.

98 FIN-P-PR-004 Procedimiento (P)

Elaboración Relaciones De Autorización De Nómina

Tramitar el pago de la relación de autorización de nómina mensual, general, adicionales y parafiscales.


Ejecución Presupuestal De La Vigencia

Registrar la información de la ejecución del presupuesto aprobado para cada vigencia.

100 FIN-P-PR-006 Procedimiento (P) Cierre

Presupuestal Anual

Determinar en atención a los principios presupuestales, la ejecución presupuestal de ingresos y gastos definitiva por la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, las reservas presupuestales a constituir por cada vigencia y las cuentas por pagar pendientes de pago.


Modificaciones Presupuestales

A través de este procedimiento se disminuye el monto de una apropiación para aumentar el monto de otra partida, es decir, se varía el gasto entre diferentes agregados presupuestales o entre rubros presupuestales de un mismo agregado. En el caso de los traslados presupuestales internos, esto es, operaciones a través de las cuales se modifican saldos de apropiación de rubros presupuestales que pertenecen a un mismo agregado presupuestal.

102 FIN-T-PR-001

Procedimiento (T) Elaboración y Aprobación del PAC (Plan Anualizado

de Caja)

Consolidar la programación anual de pagos con cargo a los recursos a ejecutar a través de la dinámica PAC basados en el presupuesto asignado y aprobado a la Entidad por parte de la SHD.

103 FIN-T-PR-002 Procedimiento (T) Giros

Recursos Propios

Realizar los giros previamente programados y establecidos en el PAC para cubrir las obligaciones financieras de la Unidad de Mantenimiento Vial con recursos propios.

104 FIN-T-PR-003 Procedimiento (T) Giros

Órdenes de Tesorería

Transferir fondos a contratistas y proveedores como contraprestación de servicios prestados o adquisición de productos, con cargo a recursos del distrito; para así realizar los giros previamente programados y establecidos en el PAC para cubrir las obligaciones financieras de la Unidad de Mantenimiento Vial con recursos del Distrito, siguiendo los lineamientos de la Cuenta Única Distrital (CUD).

105 FIN-T-PR-004 Procedimiento (T)

Conciliación de Cuentas

Registrar y conciliar los giros realizados por la UMV con el fin de verificar los movimientos en el banco con lo registrado en La Entidad.


Elaboración comprobantes de Ingresos de la UAERMV

Efectuar la elaboración del comprobante de ingresos recibidos por La UMV mensualmente y entregar a Contabilidad y presupuesto para los registros pertinentes.







MOVILIDAD




Elaboración comprobantes de Egresos de la UAERMV

Establecer los parámetros para el diligenciamiento del formato de egresos ejecutados por La UAERMV mensualmente.


Liquidación y Pago de Impuestos

Realizar el pago de impuestos de acuerdo a los formatos establecidos por la normatividad vigente Y emitidos por el área contable de la UAERMV

109 FIN-T-PR-008 Procedimiento (T) Órdenes

de Pago

Tramitar el pago a las obligaciones legalmente contraídas por La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y que cuentan con respaldo presupuestal a través de la elaboración órdenes de pago.

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

17 THU-CP-001 PROCESO TALENTO

HUMANO

Administrar el talento humano de la UMV, propiciando un ambiente de trabajo adecuado, con personal capacitado, en pro del cumplimiento de la misión institucional además de atender los requerimientos de clientes externos (públicos, privados, entes de control, personas naturales y/o jurídicas).

110 THU-PR-001 Procedimiento Historias

Laborales Administrar las historias laborales de La Entidad garantizando la protección, custodia y actualización de las mismas.

111 THU-PR-002 Procedimiento

de Vinculación Personal Provisional

Vincular personal competente, hábil y experimentado de acuerdo al perfil y requerimientos del Manual de Funciones y Competencias para el cargo vacante en la planta de personal


Desvinculación de Personal

Efectuar el retiro definitivo del servidor público por cualquier causal de desvinculación legal.

113 THU-PR-004 Procedimiento Incapacidades

Mantener información actualizada acerca de las incapacidades de la planta de personal permitiendo mantener control sobre la causa de la inasistencia de funcionarios y el control de la liquidación de la nómina y los accidentes de trabajo


Reubicaciones Laborales

Trasladar temporal o definitivamente a un servidor público que por accidente de trabajo o posible enfermedad profesional requiera ser reubicado en un puesto de trabajo acorde con las recomendaciones efectuadas en la EPS Y/o en la ARL


Capacitaciones y Bienestar social para el personal

Elaborar y ejecutar los planes de capacitación, de Bienestar Social e incentivos fortaleciendo de esta manera el recurso humano de la UMV, para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

116 THU-PR-007 Procedimiento Encargo de

Personal Ocupar la vacante como empleado público de manera temporal de acuerdo con la normatividad vigente


Certificaciones laborales

Elaborar y entregar las certificaciones de cualquier índole laboral previamente solicitado por el servidor público activo e inactivo, o cualquier ente que lo requiera.

118 THU-PR-009 Procedimiento Elaboración

y Trámite de Nómina

Elaborar la nómina cada mes incluyendo a su vez todos los devengados, deducidos y novedades, por cada uno de los servidores públicos y trabajadores oficiales de la UMV.

119 THU-PR-010 Procedimiento Liquidación Aportes Patronales Sector

Público y Privado

Liquidar aportes patronales (aportes a seguridad social y aportes parafiscales) del respectivo mes para el pago.

120 THU-PR-011 Procedimiento Horas

Extras y Viáticos Liquidar el valor de horas extras trabajadas por los servidores públicos

121 THU-PR-012 Procedimiento Solicitud de

Vacaciones Elaborar resolución por el cual se conceden vacaciones a un servidor público.


Reconocimiento Prima Técnica

Pagar la compensación económica adicional al personal calificado en cargos de responsabilidad, en los niveles profesional, directivo y asesor.


Reconocimiento de Compensatorios

Otorgar días compensatorios a los servidores públicos, por tiempo extra laborado.







MOVILIDAD



124 THU-PR-015 Procedimiento Afiliación a

Caja de Compensación Afiliar al servidor público a la caja de compensación familiar.

125 THU-PR-016 Procedimiento Liquidación de Cesantías Parciales o

Definitivas

Liquidar las cesantías de los servidores públicos cuando estos las soliciten.

126 THU-PR-017 Procedimiento Liquidación

de Cesantías Anuales Liquidación anual de cesantías de los servidores públicos afilados a fondos privados y al Fondo Nacional de Ahorro “FNA”.

127 THU-PR-018 Procedimiento Liquidación

y Elaboración de la Resolución del Quinquenio

Elaborar la liquidación del quinquenio al trabajador oficial que lo acredite.

128 THU-PR-019 Procedimiento Auxilios

Convencionales Tramitar el reconocimiento de los auxilios convencionales de los trabajadores oficiales.

129 THU-PR-020 Procedimiento Descuentos

Días no Laborados Efectuar el descuento por nómina de los días no laborados por un servidor público sin que medie justificación.

130 THU-PR-023 Procedimiento Vinculación

de Personal Carrera Administrativa

Vincular personal competente, hábil y experimentado de acuerdo al perfil y requerimientos del Manual de Funciones y Competencias para el cargo vacante en la planta de personal.


Otorgamiento de Comisión Ocupar la vacante como empleado público de manera temporal de acuerdo con la normatividad vigente.

132 THU-S-PR-

001

Procedimiento Reporte de Accidentes e Incidentes de

Trabajo

Orientar a todos los Servidores Públicos de la entidad, sobre la forma de reportar oportuna y debidamente los incidentes y accidentes de trabajo, con el fin de que los afectados puedan lograr de manera óptima, un fácil acceso a los beneficios de la cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales en lo que respecta al reconocimiento de las prestaciones asistenciales y económicas a que tiene derecho como consecuencia de un accidente de trabajo

133 THU-S-PR-

002

Procedimiento Investigación de

Accidentes e Incidentes de Trabajo

Establecer obligaciones y requisitos mínimos para realizar la investigación de incidentes y accidentes de trabajo, con el fin de identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

18 CDI-CP-001 PROCESO CONTROL

DISCIPLINARIO INTERNO

Definir las actividades referentes a planear, verificar y ejecutar las actividades y controles disciplinarios para garantizar el cumplimiento del deber funcional de los servidores según las normas legales, e indagar si la conducta del servidor público es constitutiva de falta disciplinaria.

132 CDI-PR-001 Procedimiento Control Disciplinario Interno

Establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr el cumplimiento de la función pública al interior de la entidad, adelantando las actuaciones disciplinarias relacionadas con sus servidores públicos y ex servidores públicos, determinando así la posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas disciplinables, de modo que se garantice la efectividad de los principios y fines previstos en la Constitución y la ley, que se deben observar en el ejercicio de la función pública.

19 ABI-CP-001

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE

BIENES E INFRAESTRUCTURA

Administrar, custodiar, mantener y controlar los bienes de La Entidad de conformidad con la normativa vigente con el fin de apoyar el cumplimiento de la misión institucional.

133 ABI-PR-001 Procedimiento Ingreso por Adquisición de Elementos

Ingresar de manera física y sistematizada los elementos de consumo o devolutivos e incorporarlos contablemente al inventario de bienes propiedad de la UMV de conformidad con las especificaciones del contrato.

134 ABI-PR-002 Procedimiento Egreso de Elementos de Consumo

Retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen.







MOVILIDAD



135 ABI-PR-003 Procedimiento Ingreso por

Sobrantes

Ingresar (de manera física, material y real) al inventario de bienes propiedad de la UMV, los elementos identificados como bienes sobrantes en la realización de la toma física o inventario; Registrándolos en el software de inventarios que para tal fin tiene la entidad, con el objeto de mantener un estricto control de las existencias.

136 ABI-PR-004 Procedimiento Cuenta

Mensual

Informar a gestión financiera de los movimientos realizados en el inventario de bienes propiedad de la UMV durante un mes calendario, con el fin de ser contabilizados; teniendo como soporte los formatos y registros requeridos por los procedimientos, además de los reportes y comprobantes generados por cada registro en el software de inventario.

137 ABI-PR-005 Procedimiento Ingreso por

Donaciones Recibidas

Ingresar de manera física, material y real al inventario de bienes propiedad de la UMV, los bienes trasferidos a título gratuito e irrevocable a favor de la UMV por parte de una persona natural, jurídica o de un ente público del distrito, mediante la debida celebración de un convenio o contrato, según corresponda la ley, registrándolos en el software de inventarios que para tal fin tiene la entidad, con el objeto de mantener un estricto control de las existencias.

138 ABI-PR-006 Procedimiento Permuta de

Bienes

Intercambiar bienes o elementos dados de baja por la UMV, que por sus características tengan algún valor comercial por bienes que se encuentren en buen estado en pro del beneficio de la entidad a través de un convenio o contrato de permuta.

139 ABI-PR-007 Procedimiento Puesta en

Servicio

Egresar del sistema los bienes que salen del almacén con destino a las dependencias y funcionarios de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos bienes pueden ser nuevos o reutilizables.

140 ABI-PR-008 Procedimiento Traslado entre Dependencias o

Usuarios

Modificar de manera física, material y real el inventario de bienes propiedad de la UMV.

141 ABI-PR-009 Procedimiento Traspaso

Interinstitucional

Modificar los bienes trasferidos inservibles, servibles no utilizables, o aquellos que por disposiciones especiales se requieren o se deben trasladar o traspasar entre entes públicos del nivel distrital, sin ninguna contraprestación y en cumplimiento de disposiciones legales.

142 ABI-PR-010 Procedimiento Egreso de

Baja de Bienes

Es la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por obsolescencia o por terminación de su vida de utilitaria, y que por políticas económicas, disposiciones administrativas, o por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja en los inventarios.

143 ABI-PR-011 Procedimiento Inventario

Físico Anual Clasificar, analizar, valorizar el inventario de propiedad de la UMV en las bodegas del almacén.

20 ODM-CP-001 PROCESO OPERACIÓN DE

MAQUINARIA

Administrar y Mantener la maquinaria, equipos y vehículos que son requeridos a la Gerencia de Producción para la intervención de obras misionales y el traslado de personal de la entidad.

144 ODM-PR-001 Procedimiento Operación de Maquinaria y Equipos

Describir los parámetros necesarios para la operación de la maquinaria y los equipos que son de propiedad de la entidad.

145 ODM-PR-002 Procedimiento Suministro y Control de Combustibles

Describir los parámetros necesarios para suministrar y controlar el suministro del combustible que requiere la maquinaria y vehículos de la UAERMV.

146 ODM-PR-003

Procedimiento Operación de Vehículos para el

transporte de materiales, equipos y personal

Describir los parámetros necesarios para operación de de los vehículos de propiedad de la UMV que transportan materiales, insumos, equipos o personal con destino a las actividades de rehabilitación y mantenimiento vial.







MOVILIDAD



147 ODM-PR-004

Procedimiento Mantenimiento Preventivo

Maquinaria, Equipos o Vehículos

Describir los parámetros necesarios para operación de de los vehículos de propiedad de la UMV que transportan materiales, insumos, equipos o personal con destino a las actividades de rehabilitación y mantenimiento vial.

148 ODM-PR-005

Procedimiento Mantenimiento Correctivo del Parque Automotor y

Equipos

Describe los parámetros necesarios para la realización del mantenimiento correctivo de vehículos, maquinaria pesada y semipesada, equipo y herramientas para labores de mantenimiento en la UMV

149 ODM-PR-006 Procedimiento Control y

Disposición Final Repuestos

Controlar la disposición final de repuestos usados e inservibles generados por el parque automotor de la UAERMV

150 ODM-PR-007

Procedimiento para el control y Seguimiento de recorridos por medio del

GPS

Controlar por medio del Sistema de Posicionamiento Global (GPS), los recorridos de todos los vehículos y maquinaria de la UAERMV que posee este sistema.

151 ODM-PR-008 Procedimiento de Control de Multas y Comparendos

en la UAERMV

Control y seguimiento a las infracciones de tránsito relacionadas con el personal, vehículos y maquinaria a cargo de la UAERMV.

PROCESOS DE EVALUACIÓN

MACROPROCESO: GESTIÓN DEL CONTROL, EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN

21 CMG-CP-001

PROCESO CONTROL PARA EL MEJORAMIENTO

CONTINUO DE LA GESTIÓN

Realizar el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la Entidad, a través de la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno y la Auditoría interna incluyendo evaluación objetiva sobre la efectividad de las políticas y acciones sobre los riesgos; Asesoría a la Dirección General, fomento de la cultura del autocontrol, facilitando, al interior y al exterior, el flujo de información en la entidad especialmente con los entes de control.

152 CMG-PR-001 Procedimiento Auditoría

Interna

Evaluar de manera independiente y objetiva los resultados de la gestión y su conformidad frente a los criterios establecidos (planificación, cumplimiento de la normatividad, requisitos técnicos, gestión del riesgo, planes, procedimientos, entre otros) aplicables a cada uno de los procesos, para identificar oportunidades de mejora continua.

153 CMG-PR-002 Procedimiento Evaluación

por Dependencias Evaluar la Gestión por dependencias y su contribución al logro de los objetivos institucionales.

154 CMG-PR-003

Procedimiento Control de No Conformidades,

Acciones Correctivas y Acciones de Mejora

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento de cada uno de los procesos de la UAERMV, con el fin de controlar la ejecución y cumplimiento de las acciones allí propuestas por el incumplimiento de requisitos, como resultado del análisis y evaluación de las fuentes de identificación de no conformidades, para eliminar las causas de no conformidades y/o salidas no conformes y tomar las acciones correctivas pertinentes con el fin que no reincidan ni ocurran por otra parte, o toma las acciones de mejora continua para la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad, para asegurar la calidad de los productos ofrecidos y servicios prestados por la entidad, determinando si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua.







MOVILIDAD



REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Elaborado y/o Actualizado por EQUIPO OPERATIVO SIG del Proceso:

Validado por RESPONSABLE DIRECTIVO SIG del

Proceso: Aprobado por:

ANGELA MARÍA CORREA COVELLI Profesional Especializada OAP – Líder SIG

Firma: Firma:

Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG:

N/A MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

Jefe OAP MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

Representante Alta Dirección SIG

CONTROL DE CAMBIOS:

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBADO Representante Alta Dirección SIG

001 Versión Original 2008 COMITÉ SIG

002

Se actualiza el Manual conforme a los requerimientos de la Reforma Administrativa de la UAERMV del año 2010, en cuanto a: estructura orgánica de la UAERMV, mapa de procesos, políticas, descripción de procesos y políticas de operación de procesos.

Diciembre de 2010

COMITÉ SIG

003

En esta versión, se incluyen los siguientes elementos: Una descripción de las diferentes políticas del SIG La matriz de análisis estratégico y el mapa estratégico del SIG Una matriz de interrelación de procesos Un capítulo de gestión documental Un capítulo sobre gestión ambiental Un capítulo de articulación del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) Un resumen de las principales normas nacionales, distritales e institucionales,

en cual se circunscribe el SIG. Un resumen de los procesos actualizados.

Diciembre de 2011

COMITÉ SIG

004 Se actualiza en Abril de 2012 Abril de 2012 JEFE OAP

005 Actualizado a la normatividad vigente 28 de Febrero

de 2014 JEFE OAP

006 Actualizado de conformidad con los lineamientos de la NTD SIG 001:2011 Diciembre

2015 JEFE OAP

7

Debido al cambio de Administración Distrital: “Bogotá Mejor para Todos”, se hace necesario reformular los objetivos institucionales, objetivos estratégicos del SIG, la Política del Sistema Integrado de Gestión que incluye los compromisos de los subsistemas de gestión, la inclusión de políticas de los subsistemas de gestión, inclusión de nuevos procedimientos, la definición de roles y responsabilidades en los equipos de trabajo del SIG.

Diciembre 2016

MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE


manual sistema integrado de gestiÓn - … · con la resolución no. 358 de 2008 mediante la cual...

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