manual sispecan formaciÓn...nombre, domicilio, municipio, código postal, etc. de la entidad, así...
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Servicio Canario de Empleo
MANUALSISPECANFORMACIÓNGESTIÓN ECONÓMICA
Subdirección de Formación
Índice
1. Acceso a Sispecan-Formación...................................................3Acceso a Gestión Económica.................................................................................................................... 4
2. Datos económicos iniciales.......................................................5Búsqueda de Centros y Cursos................................................................................................................. 5Datos de la subvención............................................................................................................................. 6Gestión de facturas.................................................................................................................................... 8Alumnos subvencionables.......................................................................................................................14
3. Anticipos...........................................................................15Solicitud................................................................................................................................................... 15Envío....................................................................................................................................................... 19Concesión, Denegación y Renuncia........................................................................................................20Resolución............................................................................................................................................... 20
4. Justificación de gastos y liquidación..........................................21Conceptos básicos.................................................................................................................................. 21Solicitud................................................................................................................................................... 22Informes................................................................................................................................................... 29Envío....................................................................................................................................................... 33Liquidación............................................................................................................................................... 34
5. Gestión de pagos y reintegros..................................................35Pagos de anticipo.................................................................................................................................... 35Pagos de liquidación................................................................................................................................ 35Reintegros............................................................................................................................................... 35
6. Resolución de justificación.....................................................36Creación de resoluciones........................................................................................................................ 36Informes................................................................................................................................................... 36
7. Renuncia...........................................................................37Solicitud................................................................................................................................................... 37Envío....................................................................................................................................................... 41Confirmación............................................................................................................................................ 42Resolución............................................................................................................................................... 42
Versión 20181219
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1. Acceso a Sispecan-FormaciónAcceda a SCE-Inicio (https://www3.gobiernodecanarias.org/empleo/inicio):
Registre su “Nombre de usuario” y “Clave de usuario”:
Acceda a través del icono “Formación”:
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Acceso a Gestión EconómicaPulse “Gestión Económica”:
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2. Datos económicos iniciales
Búsqueda de Centros y CursosExisten dos opciones para acceder a la mayoría de los datos económicos de este módulo:buscar centro y buscar curso.
Para buscar un centro, pulse en la opción de menú “Centros Asociados al Usuario”:
Aparece, por defecto, la relación de centros del año en curso a los que el usuario tengapermiso de acceso. Si desea ir a una programación anterior, abra el desplegable, elija elaño y pulse Buscar.
A continuación, aparece la lista de centros accesibles:
Si pulsa sobre el enlace con el código del centro, verá la lista de cursos de ese centro enese año. Si pulsa sobre el enlace “Datos de la Entidad”, se mostrarán los datos de
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nombre, domicilio, municipio, código postal, etc. de la entidad, así como la lista deusuarios administradores del centro en Sispecan-Formación. Buscando un centropodremos acceder, como veremos más adelante, entre otros, a la gestión de facturas o alprocedimiento de renuncia.
Para buscar un curso, pulse en la opción de menú “Cursos Asociados al Usuario”:
Aparece, por defecto, la relación de cursos del año en curso a los que el usuario tengapermiso de acceso:
Puede ir a cursos del mismo centro pero de otras programaciones utilizando eldesplegable de años y pulsando Buscar. También puede filtrar por código del curso(referencia) o denominación de la especialidad, por ejemplo. Si pulsa sobre el enlace conel código del curso, accederá a la lista de justificaciones de gasto del curso. Buscando uncurso podremos acceder, por ejemplo, a la justificación de gastos, o a los datos desubvención.
Datos de la subvenciónPodemos consultar los datos de subvención de un curso en concreto. Para ello, tras haberpulsado sobre el enlace del código del curso en el buscador:
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Debemos seleccionar el menú “Datos Subvención”:
A continuación, veremos la información de horas e importes asignados por el SCEdurante la asignación.
La pantalla muestra un resumen de las horas asignadas al curso: especialidad principal,especialidad complementaria, módulo FCT. Y a su vez, desglosa el cálculo que finalizacon el importe total asignado al curso: importe máximo subvencionables (supone 15
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alumnos e impartición de todos sus módulos). También muestra datos básicos de lagestión del curso como son las fechas de inicio y fin.
Gestión de facturasLa gestión de facturas permite introducir todas las facturas pagadas por el centro y queservirán de base para repartir los justificantes de gasto en los cursos que ha impartido. Setrata de un procedimiento previo a iniciar la justificación de gastos. Para acceder a lagestión de facturas es necesario haber pulsado sobre el enlace del código del centro en elbuscador, y posteriormente seleccionar la opción de menú “Gestión de Facturas”:
Así se vería la pantalla de gestión de facturas para el centro del usuario en el año 2017:
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NOTA: Se han eliminado los datos del acreedor en la imagen. En general, eliminaremoslos datos sensibles en las imágenes de este manual.
Puesto que hemos accedido por el año 2017, las facturas por defecto en la pantalla sonlas que tienen una fecha de factura correspondiente al año 2017. Aún así, podemosbuscar facturas de otros años utilizando el filtro “Año de factura”, escribiendo el año abuscar en la caja de texto de al lado, y pulsando Buscar. Si queremos ver por defecto lasfacturas de otro año, es necesario volver al buscador de centros y pulsar sobre el mismocentro pero habiendo buscado en ese otro año.
Para crear una factura, es necesario pulsar en el botón “Nueva factura” y rellenar lasiguiente pantalla:
Tras introducir los campos número de factura, fecha de factura, importe y fecha de pago,se debe especificar un acreedor/perceptor. Existen dos tipos de acreedor/perceptor:
– Docente interno: es un docente propio o interno del centro.– Otro acreedor/perceptor: es un acreedor/perceptor externo al centro. Puede estar
asociado a un docente, pero será externo al centro.
Son excluyentes (sólo se escoge un tipo). Para especificar un acreedor/perceptor de tipodocente interno, basta con seleccionarlo en el combo siguiente:
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La lista de docentes disponibles para seleccionar corresponde a los que han impartido encualquier curso del centro en el año del combo anterior. Si cambiamos dicho combo a otroaño, se actualizará la lista de docentes disponibles a los de ese año.
Para especificar un acreedor/perceptor de otro tipo, basta con rellenar los campos“CIF/NIF Acreedor/perceptor” y “Acreedor/Perceptor”:
En caso de que ese otro acreedor/perceptor esté relacionado con un docente del curso,pero externo, también se podrá seleccionar utilizando el combo siguiente:
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La lista de docentes disponibles para seleccionar corresponde a los que han impartido encualquier curso del centro en el año del combo anterior. Si cambiamos dicho combo a otroaño, se actualizará la lista de docentes disponibles a los de ese año. A la hora de crear lafactura sólo se puede añadir un docente externo, pero más adelante veremos que sepueden añadir más, usando la opción Editar Factura.
Finalmente, al pulsar Guardar, la factura será añadida y volveremos a la pantalla principalde Gestión de Facturas. En dicha pantalla, se ven dos grupos de facturas:
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En la tabla superior se muestran las facturas pendientes de justificar, es decir, aquellasque aún tienen importe disponible para asignar a justificantes de gasto de algún curso.Por tanto, una factura recién creada aparecerá siempre aquí. La columna ImporteImputado refleja la parte del importe total que está asignada a justificantes de gastos enalgún curso.
En la tabla inferior se muestran las facturas justificadas, es decir, aquellas que ya tienentodo su importe asignado a justificantes de gasto de algún curso.
En ambos grupos se puede realizar una búsqueda filtrando por “Año de factura” (año delcampo fecha de factura), “Número de factura”, “Fecha de factura” (fecha concreta, no sóloaño), “Acreedor” (nombre del acreedor), “Id. Acreedor” (CIF/NIF), “Fecha de pago” e“Importe total”.
Las facturas del grupo superior (pendientes de justificar) se pueden editar y borrar,mientras que las del grupo inferior sólo se pueden visualizar (ver detalles). Si se intentaeditar o borrar una factura del grupo superior que tenga Importe Imputado mayor quecero, la aplicación dará un error impidiéndolo, pues sólo serán modificables aquellasfacturas que aún no se han utilizado en ninguna justificación de gastos.
Para editar, basta con pulsar el enlace de la columna Editar para la factura en cuestión.Se cargará la pantalla con los datos de la factura:
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Se puede modificar cualquier dato y pulsar Guardar. Con esto quedará actualizada lafactura.
Una excepción es el caso de añadir o borrar un docente externo ya que se procede dedistinta manera. Para añadir un docente externo se selecciona el docente en el combomarcado en la imagen anterior y se pulsa el botón Añadir. Esto actualizará la pantalla:
De esta manera, si repetimos operación, podremos relacionar con el acreedor tantosdocentes externos como queramos. También podemos eliminar docentes externos yaañadidos pulsando el enlace de la columna Eliminar del docente en cuestión.
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Para borrar una factura, basta con pulsar en la pantalla principal el enlace de la columnaBorrar para la factura en cuestión. El sistema pedirá confirmación para continuar y si seacepta, procederá con el borrado.
Finalmente, para visualizar los datos de una factura del grupo inferior (justificadas), bastacon pulsar el enlace de la columna Ver para la factura en cuestión. Se mostrará la pantallacon los detalles de la misma, pero no se podrán modificar:
Alumnos subvencionablesEs importante hacer un recordatorio sobre este concepto, ya que en el apartado deJustificación de Gastos y Liquidación que veremos más adelante se usa para calcular elimporte total del curso en función de los alumnos que han participado.
En la gestión de cursos, al cerrar el curso, quedan fijados estas cantidades de maneraautomática. Representa la cantidad de alumnos por los que se va a pagar al centro laimpartición del curso. Resumidamente, recordamos que existe un número de alumnossubvencionables de la parte teórica (que es la suma de 3 conceptos: altas, bajas porcontrato y otras bajas) y un número de alumnos subvencionables de la parte FCT. Todoesto lo calcula la aplicación automáticamente y se usa en distintas fórmulas para calcularel importe final.
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3. AnticiposLa aplicación dispone de un apartado que permite gestionar los anticipos que puedeconceder el SCE a los centros para permitir el comienzo de la impartición de los cursos.
Es accesible desde la pantalla principal de Gestión Económica, en el menú Anticipos:
Y en su pantalla principal permite buscar cualquier solicitud de Anticipo realizada porcualquier centro en cualquier año. Evidentemente, los usuarios de centro sólo pueden versus solicitudes:
El buscador de solicitudes (resaltado en rojo en la pantalla anterior), nos permite filtrarcódigo del centro, nombre del centro y código de la solicitud (en el primer desplegable yescribiendo texto libre), y también por año (segundo desplegable) y asignación (tercerdesplegable). Cada solicitud de anticipo englobará una petición de anticipo por parte delcentro en uno o más cursos del mismo.
SolicitudPara crear una solicitud de anticipo nueva es necesario seleccionar el centro en eldesplegable “Nombre Centro” de la pantalla anterior (o bien introducir directamente elcódigo del mismo en la caja de texto “Código Centro”) y pulsar el botón Nueva. Tambiénse puede cambiar la resolución en caso de que haya más de una asignación en la
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convocatoria actual. La solicitud será creada para la convocatoria actual y nos loinformará con un mensaje en la parte inferior de la pantalla:
Para seleccionar los representantes del centro en la solicitud, se debe pulsar en el enlacede la columna Representantes de la pantalla anterior. Esto mostrará una pantalla con losrepresentantes vinculados y los disponibles para vincular:
En la tabla superior aparecen los representantes vinculados a la solicitud. En la parteinferior, en el desplegable, aparecen los representantes no vinculados, disponibles paraagregar a la solicitud.
Todos estos representantes proceden de los datos de la aplicación EGE. En caso de queal crear la solicitud, el centro sólo disponga de un representante en EGE, éste serávinculado automáticamente en la solicitud.
Para desvincular un representante de la solicitud, bastará con pulsar el enlace de lacolumna Borrar en la pantalla anterior. Para vincular un representante bastará con pulsarel botón Nuevo teniendo seleccionado en el desplegable a dicho representante.
El siguiente paso en la solicitud de anticipo, será introducir los cursos sobre los que se vaa solicitar el anticipo. Para ello, pulsamos el enlace de la columna Anticipos de la pantallaprincipal:
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Entonces, nos aparecerá la siguiente pantalla:
En el desplegable, disponemos de la lista de cursos sobre los que podemos solicitaranticipo. En la leyenda de la pantalla se indica qué condiciones deben cumplir los cursospara aparecer en esa lista.
Seleccionamos el curso en el desplegable y pulsamos Añadir:
Nos aparece, previamente a ser añadido a la solicitud, una pantalla con los datos delcurso, incluyendo el importe total subvencionado (importe máximo que podrá costar elcurso), y el importe ya anticipado en otras solicitudes de anticipo (mostrado también enporcentaje respecto al total). En la leyenda en rojo en la parte inferior, informa del topemáximo que se puede solicitar como anticipo (en porcentaje respecto al total).
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El usuario deberá rellenar el campo “Anticipo Solicitado” con la cantidad que quiera pedir,y entonces tendrá 2 opciones: pulsar Calcular o pulsar Guardar.
Si pulsa Calcular, la pantalla será recargada informando en el campo “PorcentajeSolicitado”. De esta manera podrá saber qué porcentaje representa lo que se piderespecto al total, antes de hacerlo efectivo:
Si pulsa Guardar, estará confirmando que solicita esa cantidad (en cualquier caso siempreserá posible editarlo posteriormente), y el curso será finalmente añadido a la solicitud,actualizando la pantalla de los cursos vinculados a la misma:
Si se pulsa el enlace de la columna Editar, se puede modificar el importe solicitado.
Si se pulsa el enlace de la columna Borrar, se puede eliminar este curso de la solicitud.
Una vez añadidos los representantes y los cursos en la solicitud de anticipo, volvemos ala pantalla principal:
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Cabe destacar que es posible eliminar solicitudes de anticipo que hayamos creado porerror. Para ello basta con pulsar el enlace de la columna Borrar, pero sólo nos lo va apermitir cuando hayamos eliminado todos los representantes y cursos añadidos.
EnvíoAhora que ya hemos añadido los representantes y los cursos a la solicitud, podemosenviarla para que los técnicos del SCE la puedan recibir a través de la aplicación. Paraello basta con pulsar el enlace de la columna Envío. NOTA: Una vez enviada no esposible su modificación, así que asegúrese de que los datos son correctos. Para ellopuede pulsar el enlace de la columna Informes, y luego pulsar Aceptar. De esta manerase le mostrará el Informe de la solicitud de anticipo. Mostramos parte del mismo:
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Ponga especial atención a la tabla con los cursos solicitados así como sus anticipossolicitados. Una vez enviada la solicitud, puede proceder a imprimir el informe definitivo taly como se ha indicado, y presentar la información al SCE, junto con los avales en caso denecesitarlos.
La aplicación hará una serie de comprobaciones en el momento de enviar la solicitud,entre las cuales están:
– La solicitud debe ser realizada en el rango de fechas disponibles a tal fin (cambiacada año).
– Debe haber al menos un representante y al menos un curso en la solicitud.
A partir de este momento la concesión o denegación de los anticipos solicitados queda enmanos del SCE.
Concesión, Denegación y RenunciaEn este punto, sólo los usuarios técnicos del SCE pueden realizar modificaciones en laaplicación. Primero introducen los datos de registro de la solicitud, y luego la informaciónde avales (en caso de ser requeridos). Los avales pueden ser por curso, o por solicitud(globales).
En segundo lugar, resuelven en un sentido u otro cada uno de los cursos de la solicitudsobre los que se solicitó un anticipo. En concreto pueden:
– Conceder el anticipo solicitado. Aquí pueden concederlo totalmente, o tambiénparcialmente, indicando la cantidad que aceptan (entre 0 y la solicitada).
– Denegar el anticipo solicitado, indicando el motivo de la denegación.– Indicar renuncia del solicitante. En caso de que el centro haya renunciado al curso
tras haber solicitado anticipo para el mismo, el sentido que se asigna al anticipo esde “Renuncia”.
ResoluciónEn este punto, sólo los usuarios técnicos del SCE pueden realizar modificaciones en laaplicación. Crean resoluciones en las que agrupan los cursos de la solicitud, informandode la concesión, denegación o renuncia de cada anticipo.
Una vez que el técnico ha creado las resoluciones, imprime el informe de resolución deanticipo para cada una de ellas. Estos informes son publicados, haciendo accesible dealguna manera esta información al centro.
Finalmente, introduce los datos del pago del anticipo al centro, para que quede registradoen la aplicación, y ordena el ingreso del mismo.
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4. Justificación de gastos y liquidaciónEste módulo permite que el centro introduzca todos los justificantes de gasto relacionadoscon el curso impartido.
El centro deberá cumplir una serie de restricciones en los mismos y previamente debióintroducir todas las facturas a partir de las cuales se crean los justificantes. El SCE validadicha justificación y se genera la liquidación, que es el resumen final de la gestióneconómica del curso.
Este módulo contiene varios informes que sirven para presentar dicha justificación y pararesumir el cálculo final del importe gastado por el centro para la impartición.
Pero antes de explicar cómo proceder en la aplicación, es necesario hacer una pequeñaintroducción a los conceptos que maneja la aplicación en lo referente a los gastosgenerados por la impartición del curso por parte del centro.
Conceptos básicosVeamos unas definiciones que son necesarias para entender bien cómo maneja laaplicación los gastos generados por la impartición de los cursos:
– Justificante de gasto: es una parte (o totalidad) del importe de una factura(introducida previamente en el módulo “Gestión de Facturas” de la aplicación)destinada a un curso. Ejemplo: tenemos una factura de 1000 euros de luz, pero alcurso 1 se han dedicado 300 euros de esa factura. Por tanto, el justificante degasto son esos 300 euros dedicados al curso 1.
– Grupo de coste: son los grandes grupos en los que se dividen los justificantes degasto, y son 3:– Directos: son los gastos relacionados directamente con la impartición del curso.– Asociados: son los gastos asociados indirectamente con la impartición del
curso.– Subvencionables: son otro tipo de gastos (auditoría, etc.).
– Tipo de coste: son subgrupos más pequeños en los que se dividen los grupos decoste. En concreto, para la convocatoria de 2018:– El grupo de gastos directos tiene 8 tipos de coste: PUBLICIDAD, SEGURO DE
ACCIDENTES DE LOS PARTICIPANTES, INSTALACIONES (AULAS,TALLERES, …), MEDIOS Y MATERIALES DIDACTICOS, SUELDOS YSALARIOS, EQUIPOS DIDACTICOS Y PLATAFORMAS TECNOLOGICAS,GASTO DE EDICIÓN E IMPRESIÓN DEL MATERIAL y TUTOR DEPRÁCTICAS DEL CENTRO DE FORMACIÓN.
– El grupo de gastos asociados tiene 4 tipos de coste: OTROS COSTES,COSTES FINANCIEROS DIRECTAMENTE RELACIONADOS CON LAACTIVIDAD SUBVENCIONADA, COSTES DE PERSONAL DE APOYO TANTOINTERNO COMO EXTERNO y COMPETENCIAS BÁSICAS.
– El grupo de gastos subvencionables tiene 3 tipos de coste: GASTOS PORMATRÍCULA O DERECHO A EXAMEN, GASTOS DE EVALUACIÓN YCONTROL DE LA CALIDAD FORMATIVA e INFORME AUDITOR.
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– Coste: es la unidad mínima en la clasificación de los justificantes de gasto. Esdecir, es la etiqueta que se le pone a cada justificante de gasto, para saber de quétipo es. Cada coste pertenece a su vez a uno de los tipos de coste antesmencionado. Por ejemplo, para la convocatoria 2018, el tipo de coste SUELDOS YSALARIOS del grupo de coste DIRECTOS, tiene 4 costes: DIETAS, SEGURIDADSOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA, SALARIOS y TRANSPORTE.
Por tanto, y como resumen general, un justificante de gasto es una parte (o la totalidad)de una factura, asignada a la impartición de un curso, y tendrá una etiqueta asociada (elCOSTE) que a su vez está dentro de un TIPO DE COSTE que a su vez está dentro de unGRUPO DE COSTE.
En la siguiente tabla observamos un pequeño diagrama de ejemplo con algunos de losCOSTES, TIPOS DE COSTE y GRUPOS DE COSTE que hemos definido:
Por último, veamos un ejemplo completo que nos ayudará mucho a entenderlo bien: El centro introduce una factura (FACTURA 1) asociada a un docente del curso por
el importe de 1000 euros.Posteriormente, el centro introduce un justificante de gasto para el CURSO 1, que
usa 200 euros de esa FACTURA 1, con la etiqueta de coste DIETAS, que está dentro deltipo de coste SUELDOS Y SALARIOS perteneciente al grupo de coste DIRECTOS.
SolicitudUna justificación de gastos de un curso es una solicitud que realiza el centro al SCE paraque los gastos en la impartición del mismo sean revisados y se concluya un pago deliquidación por la ejecución del mismo.
Éste módulo que veremos a continuación permite al usuario crear una nueva solicitud dejustificación de gastos, una vez que la fase de gestión de cursos ha finalizado. De estamanera, se puede presentar el detalle completo de todos los gastos necesarios paralograr ejecutar la impartición del curso.
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Para ello se debe pulsar sobre el enlace del código del curso en el buscador:
Y nos mostrará la siguiente pantalla:
Para crear una justificación de gastos basta con pulsar el botón Añadir:
Una vez creada, el primer paso es informar los representantes. Para seleccionarlos, sedebe pulsar en el enlace de la columna Representantes de la pantalla anterior. Estomostrará una pantalla con los representantes vinculados y los disponibles para vincular:
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En la tabla superior aparecen los representantes vinculados a la solicitud. En la parteinferior, en el desplegable, aparecen los representantes no vinculados, disponibles paraagregar a la solicitud.
Todos estos representantes proceden de los datos de la aplicación EGE. En caso de queal crear la solicitud, el centro sólo disponga de un representante en EGE, éste serávinculado automáticamente en la solicitud.
Para desvincular un representante de la solicitud, bastará con pulsar el enlace de lacolumna Borrar en la pantalla anterior. Para vincular un representante bastará con pulsarel botón Nuevo teniendo seleccionado en el desplegable a dicho representante.
Posteriormente, debemos introducir los gastos del curso. Para ello, pulsamos el enlaceGastos de la pantalla principal de la justificación de gastos:
Se nos abre la pantalla para introducir los gastos:
Aquí podemos introducir también datos complementarios como el número de cuenta, etc.Se confirman pulsando el botón Guardar.24
Para introducir los gastos hay 3 enlaces según cada grupo de costes:– Gastos directos.– Gastos Asociados.– Gastos Suvbencionables.
Si pulsamos sobre Gastos Directos, nos aparece la pantalla:
Para añadir un justificante de gasto nuevo, pulsamos el botón Nuevo Gasto:
En la pantalla que nos aparece, tenemos que seleccionar primero el tipo de coste (primerdesplegable) y el coste (segundo desplegable) para el justificante de gasto que vamos acrear. En el primer desplegable se cargan todos los tipos de coste del grupo de coste enel que hayamos entrado (en este caso gastos directos), mientras que en el segundo senos cargan todos los costes del tipo de coste seleccionado en el primer desplegable.
El siguiente paso es buscar la factura de la cuál vamos a utilizar parte (o todo) el importedisponible para este justificante de gasto. Para ello se introduce un filtro usando el tercerdesplegable. Las posibilidades de búsqueda son las mismas que en el buscador deGestión de Facturas: “Año de factura”, “Número de factura”, “Fecha de factura”,“Acreedor”, “CIF/NIF Acreedor”, “Fecha de pago” e “Importe”. Una vez añadido el filtropulsamos el botón Buscar:
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Nos recarga la misma pantalla pero ahora en la tabla vemos las facturas consultadas.Sólo nos aparecen aquellas que tienen importe disponible para asignar. Esto lo podemosver en las últimas columnas de la tabla: Importe total, Importe imputado y Porcentaje. Elimporte disponible será la resta IMPORTE TOTAL – IMPORTE IMPUTADO. En la parteinferior izquierda de la tabla disponemos de enlaces para ver más facturas en caso de quela búsqueda sea grande.
Para escoger la factura de la cuál queremos usar importe, basta con marcar el checkboxde la derecha de la tabla para la fila de la factura escogida. Sólo podremos escoger unafactura a la vez.
Finalmente, sólo nos queda indicar el número de asiento (dato asociado al justificante degasto) y el importe a usar de la factura. Este importe siempre tendrá que ser mayor quecero y menor o igual que el resultado de IMPORTE TOTAL – IMPORTE IMPUTADO. Parala mayoría de justificantes de gastos, esta cantidad la introducimos en el campo “Importea imputar”, al final de la página.
Sólo hay una excepción y son los costes de SALARIOS, dentro del tipo de costeSUELDOS Y SALARIOS, dentro del grupo de costes DIRECTOS. Es decir, cuandoseleccionemos SUELDOS Y SALARIOS en el primer desplegable y SALARIOS en elsegundo desplegable, tenemos que rellenar los campos “Impartición por parte delformador”, “Preparación por parte del formador” y “Tutoría y evaluación por parte delformador”, y no podremos relllenar “Importe a imputar”. La suma de los 3 importes queindiquemos no puede superar IMPORTE TOTAL – IMPORTE IMPUTADO de la factura.
Una vez introducidos los importes, pulsamos el botón Guardar. Es importante destacar,que existe una serie de condiciones que deben cumplirse a la hora de añadir un
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justificante de gasto. Por ejemplo, si la fecha de la factura escogida es anterior a la fechade notificación de asignación del curso al centro, la aplicación nos dará ese mensaje deerror y no nos dejará añadir el justificante de gasto:
Habrá que escoger otra factura. En general, la aplicación nos informará siempre que nose cumpla alguna condición con un mensaje de error. Deberemos actuar en consecuenciapara solventar el problema.
En caso de que todo vaya bien, veremos cómo aparece el nuevo justificante de gasto enla tabla:
En la tabla podremos observar en todo momento el número y fecha de la facturaescogida, el número de asiento, el coste y tipo de coste (entre paréntesis), el nombre yCIF/NIF del acreedor/perceptor, la fecha de pago y los importes (total de la factura eimputado en este justificante de gasto), así como el porcentaje.
En la parte superior vemos un buscador, que nos será muy útil cuando tengamos muchosjustificantes de gasto añadidos. Nos permite filtrar por todos los campos mencionadosantes y que se corresponden con las columnas de la tabla.
Las últimas 3 columnas de la tabla son:
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– Enlace Editar: nos muestra de nuevo la pantalla para introducir los datos deljustificante de gasto. Podemos editar TIPO DE COSTE, COSTE, FACTURA DEPROCEDENCIA, NÚMERO DE ASIENTO e IMPORTE ASIGNADO.
– Enlace Eliminar: nos permite borrar el justificante de gasto correspondiente, previaconfirmación del usuario.
– Checkbox Admitidos: no es editable por el usuario de centro. Sólo lo puedemarcar/desmarcar el técnico del SCE. Por defecto está marcado, indicando que elSCE admite el gasto como válido. Si un técnico desmarca esta casilla, eljustificante de gasto no será tomado en cuenta en la liquidación.
Si pulsamos el botón Borrar Gastos, se eliminarán todos los justificantes de gastoañadidos, previa confirmación del usuario. NOTA: sólo elimina los justificantes de gastodel grupo de coste en el que estemos. En este caso sólo los de gastos directos(recordemos que hemos accedido a través del enlace “Costes Directos” desde la pantallade “Gastos”):
Una vez que hemos introducido todos los justificantes de gasto de costes directos,repetimos el proceso para los costes asociados y para los costes subvencionables,pulsando en los enlaces que vemos en la pantalla anterior. El proceso es exactamenteigual, con la única diferencia de que en los desplegables TIPOS DE COSTE y COSTE, semostrarán sólo los del grupo de coste en el que estemos (ASOCIADOS oSUBVENCIONABLES):
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InformesCuando ya tenemos los justificantes de gasto añadidos a la aplicación (Directos,Asociados y Subvencionables), podemos imprimir unos informes para ver el resultado,antes de enviar la solicitud de justificación de gastos al SCE (existe un botón enviar queuna vez pulsado, ya no se puede modificar la solicitud. Luego lo veremos).
Esos informes son:– Anexo V: Muestra la relación completa de justificantes de gasto. Existen 3 botones,
uno para los costes directos, otro para los asociados y otro para lossubvencionables.
– Anexo IV: Muestra un resumen de cómo quedaría la liquidación (cálculo del importefinal del curso) si todos los gastos fueran aceptados por el SCE. Es un resumenprovisional de la liquidación para que el centro se pueda hacer una idea delresultado final aproximado. En fases posteriores el SCE puede corregir algún datoque cambie el resultado. Para poder imprimirlo es necesario haber informado almenos el número de cuenta en los datos complementarios.
Para imprimir cualquiera de estos dos informes, basta con pulsar en el enlace de lacolumna Informes
Y se nos muestra la siguiente pantalla:
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Para generar el Anexo V basta con pulsar cualquiera de los 3 botones superiores. Sipulsamos “Certificación Costes Directos” nos mostrará la relación de justificantes degastos de costes directos, y así con los asociados y los subvencionables:
En cualquiera de los 3 informes veremos arriba a la derecha un resumen de la suma totalde los justificantes de gasto de los 3 grupos de costes. En la izquierda veremos la sumatotal de los justificantes de gasto del grupo que estamos viendo (directos en este caso).En la tabla veremos los detalles de cada justificante de gasto.
Para generar el Anexo IV, basta con pulsar el botón “Imprimir Anexo IV” en la pantallaanterior. El informe que aparece contiene varios bloques. Los dos primeros muestraninformación básica del centro y del curso:
El siguiente (DECLARACIÓN DE GASTOS) muestra el importe suma total de todos losjustificantes de gasto introducidos por el centro (primera columna), y en la segundacolumna se puede ver dichos importes reducidos (luego veremos qué reglas se aplicanpara reducir los importes). Estas reglas (o también denominados controles de reducción)se aplican para garantizar ciertos límites que deben cumplir algunos grupos o tipos de
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coste. En la tercera columna se ve el porcentaje de los gastos directos y de los asociadosrespecto al total:
Antes de ver el siguiente bloque, mostramos las reglas o controles de reducción queaparecen en la segunda página del informe:
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El siguiente bloque es el más complejo (RESULTADOS AUTOLIQUIDACIÓN), y muestralos cálculos que nos llevan al COSTE TOTAL DE LA ACCIÓN FORMATIVA:
Como podemos ver, lo hemos dividido a su vez en 5 apartados, para poder entenderlomejor. A continuación, hacemos una explicación detallada de cómo se realiza estecálculo:
– En el primer apartado, se muestran los alumnos subvencionables (por los que se va a pagar) de laparte teórica que asisten a todo el curso, así como el importe máximo que se puede pagar al centroen función de dicho número y de las horas y precio de las especialidades del curso (principal ycomplementarias). Como resultado, tenemos la casilla 27 con ese máximo.
– En el segundo apartado, se muestran los alumnos subvencionables de la parte práctica (por los quese va a pagar), así como el importe máximo que se puede pagar al centro en función de dichonúmero y de las horas y precio del módulo FCT. Como resultado, tenemos la casilla 31 con esemáximo.
– En el tercer apartado, se muestran los alumnos modulares (que sólo asisten a determinadosmódulos del curso) de la parte teórica, así como el importe que se puede pagar al centro en funcióndel precio y horas de los módulos a los que asisten. Como resultado, tenemos la casilla 34 con eseimporte. Hay que fijarse que sólo será mayor que cero si la resta entre las casillas 10 (importemáximo asignado de la parte teórica) y 27 (importe máximo de alumnos subvencionables) es mayorque cero. Es decir, sólo se pagan alumnos modulares si después de pagar por los alumnossubvencionables, aún no hemos alcanzado el máximo asignado teórico.
– En el quinto apartado (se explica antes que el cuarto porque se calcula antes), se muestra elimporte total de la acción formativa (casilla 39). Para calcularlo se procede de la siguiente manera:– Se coge por un lado el importe de la casilla 21 (total de gastos declarados reducidos). Es decir,
el total de gastos declarados por el centro, habiendo aplicado las reglas de reducción que vimosantes. Y se le resta el aceptadoFCT. Llamamos aceptadoFCT al mínimo entre la suma de todoslos gastos declarados por tutoría de prácticas y el importe máximo FCT (casilla 31).
– Por otro lado, cogemos la suma entre las casillas 27 (importe máximo de alumnossubvencionables) y 34 (importe a pagar por alumnos modulares).
– Aplicamos el mínimo entre los dos importes anteriores.– Finalmente le sumamos el aceptadoFCT, que siempre se paga.
– En el cuarto apartado se muestra cómo quedaría repartido el importe final sobre los grupos decoste:– Otros costes subvencionables (casilla 38): es equivalente a la casilla 19, es decir, los gastos
subvencionables declarados reducidos. Este concepto se paga siempre también.– Subtotal del coste de la acción formativa (casilla 37): es la resta entre el importe total calculado
anteriormente (casilla 39) y los otros costes subvencionables (casilla 38). Es decir, todo lo queno es coste subvencionable, es el subtotal del coste (directos + asociados).
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– Directos (casilla 35): se utiliza el porcentaje que representaban los gastos directos declaradossobre el total de declarados (casilla 14) para aplicarlo ahora sobre el subtotal del coste de laacción formativa (casilla 37).
– Asociados (casilla 36): se utiliza el porcentaje que representaban los gastos asociadosdeclarados sobre el total de declarados (casilla 15) para aplicarlo ahora sobre el subtotal delcoste de la acción formativa (casilla 37).
Finalmente, el bloque RESULTADO FINAL, muestra el importe a percibir o a devolver porparte del centro, teniendo en cuenta los importes previamente anticipados al centro, oreintegrados al SCE o pagados en otras justificaciones de gasto del mismo curso:
Si el coste total (casilla 39) menos el importe anticipado (casilla 40) menos el importeabonado en otras justificaciones de gastos (casilla 41) más el importe reintegrado (casilla42) es positivo, se rellena el apartado A PERCIBIR con el número de cuenta del centro.En caso de que sea negativo, se rellena el apartado A DEVOLVER con el número decuenta del SCE.
Por último, es importante recordar que este informe (Anexo IV) es un resumen de laliquidación, previo a la revisión por parte de los técnicos del SCE, que podrán corregirdatos que harán cambiar el importe total del mismo. Para ello veamos la liquidación.
EnvíoUna vez que nos hemos asegurado de que todos los justificantes de gastos estánintroducidos y que los datos de la solicitud son correctos, podemos enviar la solicitud paraque los técnicos del SCE puedan revisarla desde la aplicación.
Para ello, desde la pantalla principal de solicitudes de justificación de gastos del curso,pulsamos el enlace de la columna Envío:
Si la aplicación detecta algún dato sin rellenar o erróneo, lo informará mediante unmensaje de error. Si todo va bien, marca la solicitud como enviada e informa de la fechade envío:
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LiquidaciónEn esta fase sólo intervienen los técnicos del SCE. Básicamente, revisan los justificantesde gasto, que por defecto están validados, de manera que pueden deshabilitar alguno deellos si consideran que no es correcto. Una vez finalizada esta revisión, confirman losgastos admitidos y generan el informe de liquidación para comprobar el resultado final.Esto puede cambiar el resultado que el centro visualizó en el Anexo IV.
La forma en la que el SCE informa al centro de estos datos es mediante una resolución dejustificación. Más adelante veremos como son generadas por los técnicos del SCE. Enella agrupan las liquidaciones de varios cursos del mismo centro y las notifican.
También veremos a continuación cómo los técnicos del SCE crean el pago de liquidación,esto es, en caso de que el resultado sea a percibir por parte del centro, el SCE genera uningreso a cuenta del centro con la cantidad a pagar.
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5. Gestión de pagos y reintegrosEste apartado es meramente informativo. Toda la gestión de pagos y reintegros en laaplicación es realizada por personal técnico del SCE.
Pagos de anticipoComo ya comentamos en el apartado de ANTICIPOS, una vez el SCE ha aceptado lasolicitud de anticipos, genera una resolución en la que se notifican las cantidadesconcedidas, y, tras esto, ordenan el pago, registrándolo en la aplicación. Todo esto estransparente a los usuarios de centro, de manera que simplemente reciben la notificaciónde la resolución y posteriormente el ingreso del pago en cuenta.
Pagos de liquidaciónLo mismo ocurre con la liquidación. Una vez el SCE ha aceptado la solicitud dejustificación de gastos, generan una resolución (lo veremos posteriormente en el apartadoRESOLUCIÓN DE JUSTIFICACIÓN) en la que se notifica el importe final del curso(teniendo en cuenta lo anticipado, lo reintegrado y lo pagado en otras liquidaciones), y,tras esto, ordenan el pago (en caso de que el resultado sea a favor del centro),registrándolo en la aplicación. Todo esto es transparente a los usuarios de centro, demanera que simplemente reciben la notificación de la resolución y posteriormente elingreso del pago en cuenta.
ReintegrosEn los casos en los que, tras finalizar la liquidación, el resultado sale a devolver por partedel centro, es necesario que éste haga un ingreso en cuenta del SCE. Estos ingresos(llamados reintegros) los realiza el centro para devolver el dinero de uno o más cursos.Una vez realizados los reintegros, los técnicos del SCE registran esta información en laaplicación. Todo esto es transparente a los usuarios de centro, pero se tendrán en cuentaen la aplicación al calcular las liquidaciones.
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6. Resolución de justificaciónLa publicación de los resultados de las justificaciones de gasto (liquidaciones) se realizamediante las resoluciones de justificación. Son resoluciones que agrupan los resultadoseconómicos de varios cursos del mismo centro.
Creación de resolucionesSólo los técnicos del SCE pueden crear las resoluciones de justificación. Cada resoluciónestá asociada sólo a un centro, y se vinculan a ella uno o varios cursos de dicho centro.Los cursos añadidos deben estar ya liquidados (confirmada la justificación de gastos).
InformesUna vez que el técnico ha confirmado la resolución de justificación (es decir, ya tieneañadidos los cursos), puede generar los siguientes informes:
– Resolución de justificación: es un informe que muestra:– Los anticipos solicitados en cada curso (si los hay).– Las liquidaciones con los importes totales de cada curso.– El importe acumulado en esta resolución.
– Anexo de la resolución: se anexa al documento anterior y contiene el detalle de laliquidación de cada curso de la resolución.
– Notificación de la resolución: es el documento que notifica al centro que se hapublicado la resolución, indicándole los plazos administrativos para posibles fasesposteriores.
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7. RenunciaEn caso de no poder realizar finalmente la impartición de un curso ya asignado, el centropuede renunciar al mismo. Esto implicará devolver el dinero anticipado, en caso de queexistiera. Para ello el centro debe iniciar en la aplicación un procedimiento de renuncia,que comienza con la solicitud.
SolicitudPara crear una solicitud de renuncia es necesario haber pulsado sobre el enlace delcódigo del centro en el buscador, y posteriormente seleccionar la opción de menú “Proc.Renuncia”:
Así se vería la pantalla del procedimiento de renuncia para el centro del usuario en el año2017:
Como se puede observar, es posible cambiar de año en el filtro de arriba. Luego,pulsando Buscar, veremos las solicitudes de renuncia del centro en otros años. En unasolicitud de renuncia se pueden vincular varios cursos del mismo centro, pero un cursosólo podrá estar en una solicitud.
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Para crear una nueva solicitud, basta con pulsar el botón Nueva de la pantalla anterior,habiendo seleccionado la asignación correcta en el desplegable (en caso de que hayamás de una ese año). Una vez creada la solicitud, ésta aparecerá en la pantalla:
El primer paso es informar los representantes. Para seleccionarlos, se debe pulsar en elenlace de la columna Representantes de la pantalla anterior. Esto mostrará una pantallacon los representantes vinculados y los disponibles para vincular:
En la tabla superior aparecen los representantes vinculados a la solicitud. En la parteinferior, en el desplegable, aparecen los representantes no vinculados, disponibles paraagregar a la solicitud.
Todos estos representantes proceden de los datos de la aplicación EGE. En caso de queal crear la solicitud, el centro sólo disponga de un representante en EGE, éste serávinculado automáticamente en la solicitud.
Para desvincular un representante de la solicitud, bastará con pulsar el enlace de lacolumna Borrar en la pantalla anterior. Para vincular un representante bastará con pulsarel botón Nuevo teniendo seleccionado en el desplegable a dicho representante.
El siguiente paso en la solicitud de renuncia, será introducir los cursos sobre los que se vaa renunciar a su impartición. Para ello, pulsamos el enlace de la columna Cursos de lapantalla principal:
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Entonces, nos aparecerá la siguiente pantalla:
En el desplegable disponemos de la lista de cursos sobre los que podemos solicitarrenuncia. Sólo podremos añadir aquellos cursos que no están aún verificados o no estániniciados.
Seleccionamos el curso en el desplegable y pulsamos Añadir:
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El campo importe muestra el importe asignado del curso en la solicitud (se puede ver enla pantalla “Datos Subvención”). En la leyenda en rojo se informa el importe anticipado alcurso.
Lo primero que debe informarse es una o más fechas de reintegro (fechas en las que sereintegró el dinero anticipado del curso en caso de que hubiera existido pago de anticipo).Para ello se introduce una fecha y se pulsa el botón Añadir Fecha Reintegro:
Y así por cada fecha de reintegro. Posteriormente se introduce el “Importe que sereintegra”. Éste debe ser igual o superior al que indica la leyenda abajo. Y finalmente seintroducen unas observaciones (de manera opcional), y se pulsa el botón Aceptar:
Como vemos, se vuelve a la pantalla anterior y el curso aparece añadido a la solicitud derenuncia. Si pulsamos en el enlace de la columna Número (sobre el código del curso),podremos ver y editar los datos introducidos anteriormente. Si pulsamos sobre el enlacede la columna Borrar, eliminaremos este curso de la solicitud de renuncia.
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Una vez añadidos los representantes y los cursos en la solicitud, volvemos a la pantallaprincipal:
Como se puede observar, siempre podremos eliminar la solicitud de renuncia pulsando elenlace de la columna Borrar (siempre y cuando no hayamos enviado ya la solicitud).
EnvíoAhora que ya hemos añadido los representantes y los cursos a la solicitud, podemosenviarla para que los técnicos del SCE la puedan recibir a través de la aplicación. Paraello basta con pulsar el enlace de la columna Envío. NOTA: Una vez enviada no esposible su modificación, así que asegúrese de que los datos son correctos. Para ellopuede pulsar el enlace de la columna Informes, introducir un motivo de renuncia y luegopulsar Aceptar. De esta manera se le mostrará el Informe de la solicitud de anticipo.Mostramos parte del mismo:
Ponga especial atención a la tabla con los cursos renunciados así como sus importesreintegrados. Una vez enviada la solicitud, puede proceder a imprimir el informe definitivotal y como se ha indicado, y presentar la información al SCE.
La aplicación hará una serie de comprobaciones en el momento de enviar la solicitud,entre las cuales están:
– Debe haber al menos un representante.– Debe haber al menos un curso en la solicitud.
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A partir de este momento la confirmación de la renuncia de los cursos solicitados quedaen manos del SCE.
ConfirmaciónEn este punto, sólo los usuarios técnicos del SCE pueden realizar modificaciones en laaplicación. Primero introducen los datos de registro de la solicitud, y luego revisan lainformación.
En segundo lugar, si falta información o es errónea, piden requerimientos al centro,registrándolos en la aplicación.
Finalmente, cuando la solicitud sea correcta, confirman el expediente, pudiendo generar elinforme de resolución de renuncia.
ResoluciónEn este punto, los usuarios técnicos del SCE simplemente imprimen el informe deresolución de renuncia. Estos informes son publicados, haciendo accesible de algunamanera esta información al centro.
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