PRACTICA DE SISTEMA ASPEL SAE 5.0 MANUAL

PRACTICA DE SISTEMA ASPEL SAE 5.0 MANUAL2013FACULTAD DE INGENIERAINGENIERA INDUSTRIAL

NORATO PALACIOS FRANCISCO 200901408

ContenidoINTRODUCCIN2CARACTERISTICAS2FUNCIONES PRINCIPALES3CARACTERISTICAS GENERALES DEL PRODUCTO3PASO 1: PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZAR EL SISTEMA ASPEL SAE 5.03PASO 2: ALTA DE PROVEEDORES5PASO 3: ALTA DE LINEA DE PRODUCTOS6PASO 4: ALTA DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTO TERMINADO Y PRECIOS7PASO 5: COMPRAS9PASO 7: VENDEDORES10PASO 8: CLIENTES11PASO 9: FACTURACIN12ANEXOS: REPORTES DE PRCTICA SAE15

INTRODUCCINEl sistema Aspel SAE 5.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturacin, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Permite conectar de manera remota las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadsticas, grficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales.CARACTERISTICASINICIO

Al integrar Aspel-SAE en tu administracin obtienes inmediatamente un mejor control sobre tu negocio y una significativa reduccin en el tiempo invertido, pues la automatizacin de tus procesos optimizan la aplicacin de los recursos humanos y tecnolgicos, facilitndote la supervisin del estado real de la empresa en cualquier momento. Con Aspel-SAE: El ciclo de compra-venta est cubierto totalmente, desde la foto del producto para identificarlo hasta la factura electrnica con todos los requisitos fiscales establecidos, lista para ser entregada al cliente. Conoces mejor a tu cliente, en una sola seccin tendrs los saldos, pedidos pendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigedad de saldos, productos ms vendidos, ventas mensuales, citas programadas, para un seguimiento sencillo. Aspel-SAE te permite tratar mejor a tu cliente, maneja listas de precios por cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus hbitos de compra y mantenerlo informado fcil y rpidamente. Tendrs un control total de los inventarios, desde las existencias y costos hasta el manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercializacin, incluyendo el manejo de lotes, pedimentos y nmeros de serie de los productos, as como las tallas y colores. Todas tus necesidades de facturacin estarn cubiertas, ya sea que tengas que facturar electrnicamente (link a la pgina de FE) o de manera impresa, el sistema lo realiza sin necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes. FUNCIONES PRINCIPALES

+Inventarios y Servicios+Clientes y cuentas por cobrar+Facturas y vendedores+Compras+Multimoneda+Consultas, estadsticas y reportesCARACTERISTICAS GENERALES DEL PRODUCTO *Completamente en espaol*Base de datos en formato Firebird y posibilidad de uso en formato MS-SQL

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*Traductor automtico de datos de versiones ASPEL-SAE 4.X*Exportacin de toda la informacin del sistema a formatos: xls, html, pdf.*Importacin de hojas de clculo de los principales catlogos: clientes, inventarios, proveedores, listas de precios etc.*Actualiza en lnea va internet las ltimas mejoras de la versin.*Respaldos con contrasea*Disponible en la modalidad de un usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.PASO 1: PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZAR EL SISTEMA ASPEL SAE 5.0

Al instalar SAE 5.0 en tu ordenador aparecer un acceso directo en el escritorio como se muestra en la imagen de la derecha. Adems de no olvidar instalar el sistemas desde tu unidad de disco (c: )

Al abrir SAE 5.0 la primer ventana que a parecer ser la del asistente para la activacin del sistema en la cual es muy importante que des clic en el icono de ACTIVAS SISTEMA MAS TARDE ya que de esta manera no generara una bsqueda en internet.

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Al presionar el icono de activar sistema ms tarde aparecer la ventana de abrir empresa en la cual seleccionaremos la empresa: 1 EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V. ya que por ser una versin de prueba no se pueden agregar ms empresas, y como segundo paso en esta ventana presionaremos F8 para proporcionar la clave de acceso.

Al presionar F8 inmediatamente aparecer la pantalla de inicio de SAE 5.0 con el nombre de EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V. Algunos parmetros de tu empresa se pedir a continuacin pero eso depender de las necesidades del usuario.

PASO 2: ALTA DE PROVEEDORES

Se debe realizar el alta de los proveedores de nuestra empresa, para esto damos clic en el icono mdulos, del listado que se despliegue seleccionamos proveedores y cuentas por pagar y por ultimo proveedores.

En esta ventana podremos agregar y modificar los proveedores de nuestra empresa, adems de que tenemos tres opciones de ver el listado, estas son: ver solo a los activos, ver a los suspendidos o ver a todos.INICIO

En esta imagen se puede apreciar que nuestra empresa cuenta con 10 proveedores.

Al presionar el icono de agregar en la ventana de proveedores aparecer la ventana alta proveedores donde insertando datos como nombre y clave adems de datos generales, de compras, histricos, adicionales y fiscales usted podr agregar los clientes que desee.

PASO 3: ALTA DE LINEA DE PRODUCTOS

Es momento de dar de alta las lneas de producto, es decir, los departamentos en los que estar dividida nuestra empresa.Para esto en la ventana principal, sobre la barra de men se encuentra el icono mdulos, al darle clic se despliega una lista en la cual escogemos inventarios y posteriormente damos clic en lneas de producto he instantneamente se abre la siguiente ventana. INICIO

Se tiene 10 lneas de productos como se observa en la imagen de abajo.

Al dar clic en el icono agregar se desplegara la siguiente ventana, donde es necesario introducir una serie de datos como clave, cuenta contable, descripcin, etc., por ltimo damos clic en aceptar y se creara el departamento requerido.

INICIOPASO 4: ALTA DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTO TERMINADO Y PRECIOS

Al igual que las lneas del producto, los productos y servicios se encuentran en el icono modulo inventarios.

En la ventana de productos y servicios tambin contamos con los iconos de agregar y modificar.

Se cuenta con 20 productos y materia prima para esta empresa como se puede observar en la parte de abajo, se tiene cero existencias por que aun no se efectan compras.

INICIOAl dar de alta un producto la informacin que se requiere el la siguiente: clave (esta clave se puede formular de acuerdo a las necesidades de la empresa, por ejemplo, se pueden utilizar las iniciales del producto), descripcin, tipo (producto, servicio, kit o grupo de productos), lnea, unidad de entrada y salida, precio etc.

En la pestaa de precios y control se puede configurar el precio de nuestro producto con 3 opciones precio al pblico, precio mnimo y precio de liquidacin. Al final para verificar el precio podemos apoyarnos en el men de reporte de precio. Y verlo de esta forma:

PASO 5: COMPRASAhora veremos la forma en que se pueden comprar los productos y servicios que ofertara nuestra empresa, para esto tenemos que dar clic en el icono de modulo, despus compras y por ultimo compras y con esto se nos desplegara la siguiente ventana.INICIO

En la ventana de compras se pueden apreciar unos iconos azules del lado izquierdo estos iconos nos permiten acezar de manera rpida a las compras, recepciones, rdenes de compra, requisiciones y devoluciones respectivamente.

Nuestra compra ser directa de esta manera pegara directamente en las existencias. Se deben ingresar los datos del proveedor (nombre, direccin, telfono.), esquema descuento etc.; y en la segunda parte del documento se ingresan los datos del producto que se desee adquirir (clave, cantidad, descuento, esquema, precio unitario y total por partida. Una vez ingresados los datos del producto deseado aparecer la ventana de observaciones y campos libres de la partida, en esta ventana usted podr poner las referencias que desee, por ejemplo quien hizo el pedido.

Por ltimo se prosigue seleccionar la forma de pago y guardar la compra. Como se ve en la imagen de abajo nuestra empresa efectu 10 compras.INICIO

PASO 7: VENDEDORES

Nos situamos en modulo y seleccionamos Facturas y vendedores. Se prosigue a dar de alta nuestros 10 vendedores de nuestra empresa con su nombre. Este modulo de vendedores tiene el mismo procedimiento anterior que en proveedores y cuenta con los mismos botones de agregar y modificar.

PASO 8: CLIENTES

El siguiente paso es dar de alta a los clientes, para esto es necesario dar clic en el icono cliente que se encuentra en la barra de men, posteriormente damos clic sobre clientes y cuentas por cobrar y por ultimo en clientes.Otra forma de ingresar es presionando las teclas (Control + Alt + C) y automticamente se abrir la ventana de clientes.INICIO

Como se puede observar la ventana de clientes nos muestra a los clientes ordenados por clave estatus nombre calle direccin telfono y saldo.

Al dar clic en agregar nos aparecer la siguiente ventana donde despus de proporcionar clave y nombre, se nos pedirn datos generales (direccin, telfono, pas, R.F.C., nacionalidad etc.), datos histricos, datos de venta, datos adicionales y comprobantes fiscales.

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PASO 9: FACTURACIN

Para realizar ventas (facturas) debemos dar clic en el icono de modulo despus facturas y vendedores y por ultimo en facturas. Al hacer esto inmediatamente se despliega la ventana de facturas.

A diferencia de la ventana de compras en este caso al dar clic en el icono de ayuda sobre la pestaa de vendedores nos aparecer la ventana de ayuda, donde encontraremos los nombres de todos los vendedores con los que cuenta la empresa y al dar doble clic sobre el nombre del vendedor que usted desee automticamente ser seleccionado.INICIO

Al terminar de ingresar los datos de cada producto damos clic en el icono grabar, nos aparecer una ventana de observaciones donde usted puede poner referencias claves que le permitan tener mayor control de sus facturas.

Por ltimo nuestra empresa efectu 10 facturas. Como se ve en la imagen de abajoINICIO

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ANEXOS: REPORTES DE PRCTICA SAE

Reporte clientes:

Reporte proveedores:INICIO

Reporte productosReporte preciosReporte facturasINICIO