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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE ADM INISTRACION

CLAVE FECHA

MP/SAF/S’SA/01 DIA MES AÑO

HOJA 1 DE 535 30 11 2012

SAF/S’SA/DGRHDP/DRH/SPSOPN/DOP

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO DE PERSONAL

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE POLITICAS SALARIALES, ORGANIZACIÓN

Y PROCESO DE NOMINA DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION


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HOJA 2 DE 535 30 11 2012


CONTENIDO

PAG. I.-INTRODUCCIÓN 5 II.- OBJETIVO DEL MANUAL 7 III. ÁREAS DE APLICACIÓN 8 IV.- DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS 11 SECRETARIA PARTICULAR: 12 1.- Preparación y Seguimiento de Acuerdos 13 2.- Organización y desarrollo de giras de trabajo y eventos especiales 20 3.- Atención de la audiencia 27 4.- Atención y despacho de la correspondencia 38 5.-Atencón a medios de comunicación 42 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN: 6.- Estados Financieros y contables de la Subsecretaría 48 7.- Revisión de Proyectos Presupuestales, avances Financieros y Físicos 53 8.- Trámite de facturas para pago a proveedores 57 9.- Reposiciones de fondo revolvente 64 10.- Trámite de contratación de servicios de fotocopiado 70 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO: 11.- Evaluación de la asignación del uso de los bienes inmuebles a otras dependencias 75 12.- Supervisión de los bienes inmuebles 80 13.- Elaboración y actualización del inventario de bienes inmuebles 85 14.- Verificación e inscripción de los bienes inmuebles 91 15.- Alta de bienes muebles y automotrices 95 16.- Baja de bienes muebles y automotrices 99 17.- Resguardo de facturas y cartas facturas 103 18.- Resguardo de documento de vehículos 106 19.- Resguardo de documentos diversos 109 20.- Resguardo de testimonios de escrituras 112 DIRECCIÓN GENERAL DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD PRESUPUESTARIA 21.- Recepción de documentación de órdenes de pago 115 22.- Participación en las actividades del cierre del Ejercicio Presupuestal 119 23.- Participación en la elaboración del Manual de Normas Presupuestarias 123 24.- Participación en la elaboración del Anteproyecto de Egresos 128 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO 25.- Trámite de facturas y procesos de órdenes de pago 132 26.- Elaboración de órdenes de pago 138 27.- Revisión y Afectación presupuestal en órdenes de pago 142 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO DE PERSONAL DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 28.- Contrato de Honorarios 146 29.- Actualización y revisión de Tabuladores de Sueldo 154 30.- Cálculo Anual del Impuesto Sobre la Renta 158


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HOJA 3 DE 535 30 11 2012


31.- Elaboración de Constancias de Retención de Impuestos 163 32.- Validación de Transferencias y ampliaciones de presupuestos 170 33.- Elaboración de Manuales de Organización 179 34.- Elaboración de Manuales de Procedimientos 188 35.- Análisis de Estructuras Orgánicas 195 36.- Calculo presupuestal del capítulo 51000 199 37.- Impresión de Nóminas y Sobres 210 38.- Altas de personal 215 39.- Bajas de personal 231 40.- Licencias de personal 244 41.- Elaboración de plantillas de personal 257 42.- Validación de minutas de plazas 261 43.- Emisión de nóminas 264 44.- Revisión y entrega de sobres y nóminas 271 45.- Integración de expedientes de personal 279 46.- Atención al público para la entrega de movimiento de personal 283

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE PERSONAL 47.- Supervisión, Seguridad e Higiene 290 48.- Recategorización de Trabajadores de Base 296 49.- Otorgamiento de Becas a Hijos de Trabajadores 302 50.- Atención a demandas laborales 308 51.- Atención a jubilados y pensionados 320 52.- Elaboración de actas administrativas 329 53.- Organización y realización de eventos deportivos 336 54.- Organización y realización de paseos turísticos 344 55.- Pago de estímulo Económico por antigüedad laboral 354 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES 56.- Recepción de requisiciones 372 57.- Licitaciones por convocatoria pública 379 58.- Supervisión de adquisiciones de bienes y servicios en subcomité de compras 392 59.- Compra de materiales a proveedores 399 60.- Compra de uniformes 404 61.- Compra y entrega de uniformes 408 62.- Recepción de requerimientos y entrega de materiales 412 63.- Elaboración de inventarios 416 64.- Recepción de facturas y materiales de proveedores 419 DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES 65.- Mantenimiento del parque de Saloya 423 66.- Mantenimiento preventivo y correctivo a mobiliario y equipos diversos 426 67.- Atención a siniestros 432 68.- Endoso de vehículos de dependencias 435 69.- Reclamo de seguros 439 70.- Seguro de personal de base y riesgo policial 443 71.- Seguro de vehículos de dependencias 455


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DIRECCION DE TALLERES GRAFICOS 72.- Impresión de periódico oficial 462 73.- Procesos y elaboración de trabajos a dependencias y organismos 467 74.- Recepción de material para la elaboración de trabajos para las dependencias 471 75.- Suministro de materiales a las distintas áreas de Talleres Gráficos 475 76.- Suministro de material para dar cumplimiento a la orden de trabajo 479 77.- Verificación de existencias 482 78.- Préstamo de periódico oficial 485 79.- Distribución de periódicos y diario oficial 489 80.- Recepción de periódicos y diario oficial 492 81.- Préstamo de documentación a dependencias 495 V.- SIMBOLOGIA UTILIZADA 499 VI.- GLOSARIO DE TERMINOS 501


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I.- INTRODUCCION El presente Manual muestra en forma descriptiva y gráfica la secuencia de operaciones y su método de

ejecución para efectuar los procedimientos que realiza la Subsecretaría de Administración adscrita a la

Secretaría de Administración y Finanzas.

A éste respecto el Manual que se presenta contiene los lineamientos normativos que regulan el proceso

de las Políticas que en materia de organización de eventos deportivos, de turismo social, estímulos

económicos, efectúa este Departamento, y además muestra de manera descriptiva y gráfica el método de

ejecución de sus procedimientos.

Las condiciones y requisitos establecidos en este manual, son el resultado de una investigación sobre el

método que utiliza para la organización y puesta en marcha de eventos deportivos, de turismo social y

estímulos económicos que actualmente se realizan con la finalidad de estimular el desempeño de los

Servidores Públicos de las distintas Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

A éste respecto el lector debe tener en cuenta que los procedimientos que aquí se describen, reflejan

detalladamente las actividades desarrolladas en la Subsecretaría de Administración.

Para una consulta más eficiente de este Manual, es aconsejable guiarse por el contenido.

Es importante señalar que se incluyen fotocopias de formas que ejemplifican los procedimientos. Por lo

anterior, servirá de base para:

a) Capacitar al personal que necesite trabajar sobre el tema b) Unificar conocimientos y criterios al respecto c) Facilitar la comunicación d) Calificar eficiencia en la ejecución e) Y otros


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HOJA 6 DE 535 30 11 2012


Las actualizaciones de este Manual de Procedimientos, se llevarán a cabo cuando se manifiesten mejoras

al mismo por los responsables de la operación, siendo obligatorio solicitar la intervención del

Departamento de Organización y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos de la Dirección

General de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal de la Subsecretaría de Administración, para el

proceso de actualización de los procedimientos y del Manual de los que forman parte.


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II. OBJETIVO DEL MANUAL

GENERAL Dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en la ejecución de una atribución o función en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de operaciones y de las actividades de manera narrativa y a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas de flujo. ESPECIFICOS ♦ Delimitar las líneas de autoridad y responsabilidad de los puestos para evitar la duplicidad y omisión

de las funciones que realizan; ♦ Facilitar al trabajador, el alcance de sus facultades, colaborando a la toma de decisiones; ♦ Adiestrar al personal de nuevo ingreso facilitando así, su funcionamiento interno; ♦ Servir como guía y orientación al trabajador, en lo relativo a las actividades que se le encomienden

realizar;

♦ Evitar duplicidad y omitir funciones;

♦ Ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo;

♦ Un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales;

♦ Aumentar la eficacia de los trabajadores indicándoles que es lo que deben hacer y comó deben hacerlo; y

♦ Facilitar las labores de auditoría, en las evaluaciones de control interno y externo.


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III. ÁREAS DE APLICACIÓN

Subsecretaría de Administración

Secretaria Particular

Unidad de Administración

Departamento de Recursos Financieros Departamento de Contabilidad

Dirección de Administración del Patrimonio del Estado

Departamento de Control de Inventarios Departamento del Archivo del Patrimonio del Estado Departamento de Administración del Patrimonio

Dirección General de Seguimiento Presupuestario Dirección de Normatividad Presupuestaria

Departamento de Normatividad Departamento de Política Presupuestal

Dirección de Seguimiento Presupuestario Departamento de Revisión y Afectación Presupuestal Departamento de Procesos de Ordenes de Pago Dirección General de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal Dirección de Recursos Humanos Unidad de Apoyo

Unidad de Políticas Salariales, Organización y Procesos de Nómina Departamento de Políticas Salariales, Impuestos y Deducciones Departamento de Organización y Procedimientos


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Departamento de Procesos de Nómina Unidad de Registro y Control Departamento de Nombramientos Departamento de Control y Supervisión de Nóminas Departamento de Expedientes de Personal Dirección de Desarrollo de Personal Departamento de Supervisión y Seguridad e Higiene Departamento de Relaciones Laborales Departamento de Prestaciones Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección de Servicios Generales Unidad de Servicios Operativos Departamento de Servicios Diversos Departamento de Seguros Unidad de Transporte y Vigilancia Departamento de Transporte Departamento de Vigilancia Unidad de Apoyo Técnico Departamento de Supervisión de Obras Departamento de Apoyo Técnico Departamento de Mantenimiento Dirección de Recursos Materiales Unidad de Regulación y Procesos de Adquisiciones y Servicios Departamento de Concursos Departamento de Licitaciones


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Unidad de Enlace Operativo Departamento de Enlace con Dependencias Departamento de Enlace con Organismos Desconcentrados y Entidades Departamento de Enlace con Organismos Descentralizados Unidad de Adquisiciones y Servicios Departamento de Compras Departamento de Almacén Dirección de Talleres Gráficos Departamento Técnico y de Producción Departamento de Control y Servicios Departamento de Archivo General


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IV. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS


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SECRETARIA PARTICULAR


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HOJA 13 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR 1.-Procedimiento: Preparación y Seguimiento de Acuerdos Objetivo: Realizar un seguimiento de los acuerdos que atienda de manera personal el Subsecretario de Administración o en su defecto los que deleguen hacia sus Directores Generales o de Área, con el propósito fundamental de distribuir de manera eficiente y oportuna las acciones que se tengan que realizar para la atención de los acuerdos sostenidos. Normas de Operación: El horario de atención para la preparación y seguimiento de acuerdos es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


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HOJA 14 DE 535 30 11 2012


FECHA DE AUTORIZACION

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE AREA : SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION

UNIDAD RESPONSABLE : SECRETARIA PARTICULAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PREPARACION Y SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMA O

DOCUMENTO

PETICIONARIO SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION UNIDAD DE APOYO SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR UNIDAD ADMINISTRATIVA

1 2 3 4 5 6 7 8

PRESENTA SOLICITUD DE ACUERDO AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION RECIBE LA PETICION DE ACUERDO, LA ANALIZA Y GIRA INSTRUCCIONES A SU UNIDAD DE APOYO PARA QUE LO AGENDE RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA, LA AGENDA Y DETERMINA SI NO EXISTE ESPACIO EN LA AGENDA: PROPONE AL C. SUBSECRETARIO UNA FECHA Y UN HORARIO ALTERNATIVO RECIBE LA FECHA Y HORA QUE LE PROPONE EL SECRETARIO PARTICULAR, LO APRUEBA, INSTRUYE LOS AJUSTES REQUERIDOS SI EXISTE ESPACIO EN LA AGENDA: REGISTRA EL ACUERDO E INFORMA AL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION QUE YA ESTA AGENDADO RECIBE LA INFORMACION DE LA FECHA PARA ACUERDO, O EN SU CASO LA FECHA PROPUESTA POR LA SECRETARIA PARTICULAR Y AUTORIZA RECIBE AUTORIZACION DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION EN LA AGENDA Y ELABORA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA, OBTIENE COPIA DE LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y REMITE JUNTO CON OFICIO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA U ORGANISMO AUXILIAR SECTORIZADO, A QUIEN COMPETA EL ASUNTO A TRATAR EN ACUERDO PARA QUE PREPARE LA INFORMACION. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO, LA ANEXA A LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y LA ENVIA AL AREA DE ARCHIVO PARA SU RESGUARDO RECIBE OFICIO DE TURNO Y DOCUMENTACION, SELLA ACUSE Y LO DEVUELVE, ANALIZA LA SOLICITUD DE INFORMACION, LA PREPARA Y LA

OFICIO

OFICIO

AGENDA

AGENDA

AGENDA

AGENDA

OFICIO

OFICIO


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HOJA 15 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA

9 10 11 12 13 14

REMITE A LA UNIDAD DE APOYO, MEDIANTE OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO Y LA ARCHIVA RECIBE LA INFORMACION PROPORCIONADA POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA U ORGANISMO AUXILIAR, A TRAVES DE OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA, SELLA COPIA Y LA DEVUELVE, ANALIZA LA INFORMACION, OBTIENE COPIA QUE ANEXA AL EXPEDIENTE Y TURNA ORIGINAL AL SECRETARIO RECIBE LA DOCUMENTACION, LA ANALIZA Y EN FECHA ESTABLECIDA ATIENDE LOS ACUERDOS Y CON BASE EN LOS MISMOS, GIRA INSTRUCCIONES A SU SECRETARIA PARTICULAR A LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION RECIBE LA DOCUMENTACION E INSTRUCCIONES DERIVADAS DE LOS ACUERDOS, LAS ENTREGA AL RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA Y GIRA INTRUCCIONES AL RESPECTO RECIBE DOCUMENTOS E INSTRUCCIONES, PREPARA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, OBTIENE FIRMA DE LA UNIDAD DE APOYO, ANEXA DOCUMENTACION Y LOS REMITE A LA UNIDAD AMINISTRATIVA A QUIEN COMPETA LA ATENCION DEL ASUNTO OBTIENE ACUSE DEL OFICIO EN LA COPIA DEL MISMO, LO REMITE AL AREA DE ARCHIVO, PARA QUE SE ARCHIVE Y ENTREGA LA PRIMERA COPIA DEL OFICIO A LA PERSONA DESIGNADO POR EL SECRETARIO PARTICULAR, PARA LLEVAR EL SEGUIMIENTO DEL ACUERDO RECIBE OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA Y DOCUMENTOS ANEXOS, SELLA DE RECIBIDO EN LA COPIA DEL OFICIO Y LA DEVUELVE. ANALIZA EL ASUNTO Y EMITE OFICIO DE RESPUESTA EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, EN SU CASO MANTIENE INFORMADO AL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO DEL ASUNTO EN LA OFICINA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION Y REMITE EL ORIGINAL AL PETICIONARIO, COPIA A LA SECRETARIA PARTICULAR Y RECABA ACUSES EN LA SEGUNDA COPIA DEL OFICIO QUE ARCHIVA RECIBE COPIA DEL OFICIO DE RESPUESTA O INFORMACION EMITIDA POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SECTORIZADO Y LA TURNA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

OFICIO

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION Y OFICIO


OFICIO


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HOJA 16 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR

15

RECIBE INFORMACION SOBRE LOS ACUERDOS CONCLUIDOS, ASI COMO DE LA FORMA Y CONTENIDO DE LOS OFICIOS DE RESPUESTA E INFORMA AL C. SUBSECRETARIO

FIN DEL PROCEDIMIENTO



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HOJA 17 DE 535 30 11 2012



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HOJA 18 DE 535 30 11 2012


Preparación y S eguim iento de Acuerdos

Petic ionarioS ubsecretario de

A dm inistracionS ecretaria P articu lar U nidad A dm inistrativa

Responsable del Área de Seguim iento

G obierno del Estado de TabascoSubsecre taría de A dm in is trac ión

D irecc ión: Subsecreta ria de Adm inistrac ión. Á rea: Secretaria Particular.Procedim iento : Preparac ión y Seguim iento de Acuerdos.

Fecha de E laboración 30-07-12

Hoja: 2 de 3

A

R ecibe auto rización, la agenda, e labora oficio y rem ite a la

Un idad Adm inistrativa a

quien com peta el asunto a trata r

R ec ibe ofic io, p repara in form ación

y rem ite a.

Recibe la inform ación , ana liza

y turna a:

Rec ibe la docum entac ión, la

analiza, atiende los acuerdos y con base en los m ism os, g ira

ins trucc iones a.

R ec ibe instrucc iones derivadas de los acuerdos y g ira ins trucc iones a:

Recibe docum entos e ins trucc iones,

prepara oficio y lo rem ite a:

B


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HOJA 19 DE 535 30 11 2012


Preparación y Seguim iento de A cuerdos

Unidad A dm inistrativa .Subsecretario de

Adm inistracionPetic ionarioSecretaria Particu lar

Responsab le del Área de Seguim ien to

D irecc ión: Subsecretaria de Adm inis trac ion.

Á rea: Secretaria Particular.Procedim iento : P reparación y Seguim iento de Acuerdos.

H oja : 3 de 3

G obierno del Estado de TabascoSubsecretaría de A dm in is trac ión

Fecha de E laboración

30-07-12

B

R ecibe instrucc iones, em ite o fic io de

respuesta y envía info rm ación de los

acuerdos.

R ec ibe ofic io de respuesta o

inform ación em itida por la U nidad

Adm inis trativa y la turna a :

R ecibe info rm ación sobre los acuerdos

conc lu idos, así com o la form a y con tenido

de los o fic ios de respuesta e inform a al C . Subsecretario.

Fin


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HOJA 20 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR 2.-Procedimiento: Organización y Desarrollo de Giras de Trabajo y Eventos Especiales Objetivo: Llevar un control y bitácora de las giras de trabajo y eventos especiales a las que asista el Subsecretario de Administración, con la finalidad de cumpla puntualmente a las giras y eventos a los cuales sea invitado. Normas de Operación: El horario de atención para el registro de las giras de trabajo y eventos especiales es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


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HOJA 21 DE 535 30 11 2012






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACION Y DESARROLLO DE GIRAS DE TRABAJO Y EVENTOS ESPECIALES


DOCUMENTO

PETICIONARIO SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO

1 2 3 4 5

PRESENTA OFICIO DE INVITACION, SOLICITUD O ITINERARIO DE GIRAS DE TRABAJO Y/O EVENTO ESPECIAL RECIBE OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA, SELLA COPIA DE ACUSE Y LA DEVUELVE, ANALIZA LA INVITACION, PETICION O DOCUMENTACION MOTIVO DE LA GIRA DE TRABAJO O EVENTO ESPECIAL Y LA HACE DEL CONOCIMIENTO DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION RECIBE LA DOCUMENTACION REFERENTE A LAS GIRAS DE TRABAJO Y EVENTOS ESPECIALES DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION RECIBE INSTRUCCIONES, CONSULTA LA AGENDA DE GIRAS DE TRABAJO Y EVENTOS ESPECIALES DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION EN UNIDAD CON LA PERSONA DE GIRAS DE TRABAJO Y EVENTOS ESPECIALES DE LA DEPENDENCIA, LA REGISTRA E INSTRUYE A ESTE ULTIMO PARA QUE PROCEDA A LA ORGANIZACIÓN CORRESPONDIENTE, PROPORCIONANDOLE UNA COPIA DEL OFICIO E ITINERARIO. INSTRUYE QUE EL OFICIO ORIGINAL Y SOPORTE DEL MISMO SE REMITA AL AREA DE ARCHIVO PARA SU RESGUARDO RECIBE DOCUMENTOS E INSTRUCCIONES Y CON BASE EN LA NATURALEZA DEL EVENTO, ESTABLECE CONTACTO CON LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS U ORGANISMOS AUXILIARES SECTORIZADOS PARTICIPANTES, PARA RECABAR LA INFORMACION QUE SE REQUIERE PARA INTEGRAR LA CARPETA DE LA GIRA, ASI COMO LA ORGANIZACIÓN LOGISTICA DEL EVENTO. INTEGRA CARPETA DE LA GIRA EN ORIGINAL Y DOS COPIAS Y PRESENTA DOS TANTOS A LA UNIDAD DE APOYO

OFICIO

OFICIO

DOCUMENTACION

AGENDA



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HOJA 22 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO AREA DE SEGUIMIENTO

6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

RECIBE, VALIDA Y ENTREGA UN EJEMPLAR DE LA CARPETA AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, PARA SU CONOCIMIENTO Y OBSERVACIONES RECIBE LA CARPETA, LA REVISA Y DETERMINA SI HAY OBSERVACIONES O CORRECCIONES: LA DEVUELVE A LA UNIDAD DE APOYO PARA QUE REALICE DICHAS MODIFICACIONES RECIBE CARPETA Y LA REMITE A LA PERSONA DE GIRAS DE TRABAJO Y EVENTOS ESPECIALES RECIBE LA CARPETA, INCORPORA LAS OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES EMITIDAS POR EL SECRETARIO Y A ENTREGA AL SECRETARIO PARTICULAR REALIZA ACCIONES EN COORDINACION Y LOGISTICA CON LAS INSTANCIAS INVOLUCRADAS A FIN DE QUE EL EVENTO SE REALICE EN LA FORMA Y TERMINOS ESTABLECIDOS RECIBE CARPETA CORREGIDA, LA REVISA Y LA ENTREGA AL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION NO HAY OBSERVACIONES, O UNA VEZ REALIZADAS ESTAS, APRUEBA Y RETIENE LA CARPETA Y EN LA FECHA CORRESPONDIENTE ACUDE A LA GIRA DE TRABAJO O EVENTO PROGRAMADO VERIFICA QUE EL EVENTO SE REALICE EN LA FORMA PROGRAMADA Y NOTIFICA A LA PERSONA QUE HABRA DE LLEVAR EL SEGUIMIENTO RECIBE COMUNICADO DE LA SECRETARIA PARTICULAR, ASISTE A LA GIRA O EVENTO AGENDADO, RECIBE LAS PETICIONES QUE LA CIUDADANIA PRESENTA AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, LAS ORGANIZA Y LAS TURNA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA, OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DE LA RELACION Y LA ARCHIVA EFECTUA EL SEGUIMIENTO OPORTUINO DE LOS ASUNTOS PLANTEADOS AL TITULAR DE LA DEPENDENCIAS EN GIRAS DE TRABAJO O EVENTOS ESPECIALES RECIBE LA DOCUMENTACION CAPTADA EN LA GIRA DE TRABAJO O EVENTO ESPECIAL, LA ANALIZA, CUIDA QUE SE ELABORE EL OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, OBTIENE FIRMA DE LA UNIDAD DE APOYO, OBTIENE FOTOCOPIA DE LA

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION


CLAVE FECHA


HOJA 23 DE 535 30 11 2012


UNIDAD ADMINISTRATIVA AREA DE SEGUIMIENTO AREA DE SEGUIMIENTO SECRETARIA PARTICULAR

17

18

19

20

21

22

DOCUMENTACION QUE SE ANEXARA AL OFICIO Y LA TURNA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA U ORGANISMO AUXILIAR SECTORIZADO A QUIEN CORRESPONDA ATENDER LA PETICION, ENTREGA COPIA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO, OBTIENE ACUSES EN LA SEGUNDA COPIA DEL OFICIO, LA ANEXA A LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y LA REMITE AL AREA DE ARCHIVO PARA SU RESGUARDO RECIBE OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA ACOMPAÑADA DE LA COPIA DE LA DOCUMENTACION PRESENTADA POR EL PETICIONARIO, FIRMA DE ACUSE EN LA COPIA DE OFICIO Y LA DEVULEVE, ANALIZA LA SOLICITUD E INSTRUCCIONES DE ATENCION Y DISPONE LO CONDUCENTE PARA SU ATENCION, ELABORA OFICIO DE RESPUESTA EN ORIGINAL Y CUATRO COPIA, ENVIA ORIGINAL AL PETICIONARIO, COPIA AL JEFE INMEDIATO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, COPIA A LA UNIDAD DE APOYO, COPIA PARA EL MINUTARIO Y COPIA PARA EL ARCHIVO. OBTIENE ACUSE DE CADA INSTANCIA EN LA COPIA DEL OFICIO DESTINADA AL ARCHIVO Y LA RESGUARDA RECIBE COPIA DEL OFICIO DE RESPUESTA, LO REMITE AL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO RECIBE COPIA DEL OFICIO DE TURNO GIRADO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ATENDERA LA PETICION FORMULADA AL SECRETARIO EN LA GIRA DE TRABAJO O EVENTO ESPECIAL, MANTIENE COMUNICACIÓN CONSTANTE CON ESTE PARA LLEVAR EL SEGUIMIENTO DEL ASUNTO UNA VEZ FINIQUITADO OBTIENE COPIA DEL OFICIO (DESTINADA A LA UNIDAD DE APOYO) CON LA QUE SE LE DIO RESPUESTA AL PETICIONARIO ANALIZA LA COPIA DEL OFICIO, VERIFICA LA CONCLUSION DEL TRAMITE TURNA COPIA AL AREA DE ARCHIVO, PARA SU INTEGRACION AL EXPEDIENTE E INFORMA A LA UNIDAD DE APOYO DEL TRAMITE CONCLUIDO RECIBE INFORME DE LA GIRA O EVENTO E INFORMACION DE LOS ASUNTOS CAPTADOS EN GIRAS Y EVENTOS ESPECIALES QUE HAN SIDO ATENDIDOS E INFORMA AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION


OFICIO Y DOCUMENTACION

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO

DOCUMENTO


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HOJA 24 DE 535 30 11 2012


Organizacion Y Desarrollo De G iras de Trabajo y Eventos Especiales

Petic ionarioSubsecretario de

Adm inistracionSecretaria Particular Unidad Adm inistrativaÁrea de Seguim iento

Gobierno del Estado de TabascoSubsecretaría de Administración

Dirección: Subsecretaria de Adm inistracion.

Área: Secretaria Particular.Procedim iento : Org. Y Des. De Giras de Trabajo y Eventos Especiales.

Fecha de E laboración

30-07-12

Hoja: 1 de 3

In icio

Presenta oficio de invitacion

Recibe oficio y lo hace del

Recibe la documentación referente a las giras de trabajo o eventos especia les, la

analiza y g ira instrucciones.

Recibe instrucciones, consulta la agenda e

instruye a.

Recibe documentos e instrucciones y con base

en la naturaleza del evento, establece

contacto con logística de evento e integra carpeta

del.

Recibe, valida y entrega un ejemplar de la

carpeta.

Recibe la carpeta, la revisa y determina.

Si hay observaciones o correcciones; la devuelve a l Secretario Particu lar para

que realice observaciones.

Recibe carpeta y la rem ite a

1

1

Recibe carpeta, incorpora las

observaciones em itidas por e l Subsecretario y la entrega a la Secretaria

Particular.

A


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HOJA 25 DE 535 30 11 2012


O rgan izacion Y D esarro llo D e G iras de Trabajo y E ventos Especia les

U nidad A dm inistrativa .S ubsecretario de

Adm inistracionPetic ionarioSecretaria P articu lar Á rea de S eguim iento

D irección : Subsecre taria de Adm in is trac ion. Á rea: Secreta ria Particula r.Procedim iento : O rg . Y D es. D e G iras de Traba jo y Even tos Espec ia les.

Hoja : 2 de 3

G obierno del Estado de TabascoSubsecre taría de A dm in istrac ión

Fecha de E laboración 30-07-12

A

R ecibe ca rpeta co rregida, la revisa y la

entrega a.

Realiza acciones de coordinación y logística

con las instancias involucradas a fin de que e l evento se realice en la

form a y térm inos.

Re tiene la carpe ta y en la fecha, acude a la gira

de trabajo o evento prog ram ado.

Verifica que el evento se rea lice.

R ecibe com un icado del Secreta rio Particu la r de apoyo, asiste a la g ira.

E fectúa e l segu im ien to oportuno de los asuntos

plan teados.

B


CLAVE FECHA


HOJA 26 DE 535 30 11 2012


O rganizac ion Y D esarro llo D e G iras de T raba jo y E ventos E specia les

U nidad Adm in is tra tiva .Á rea de S egu im ientoSubsecre tario de

A dm in is trac ionSecre taria Particu lar

P etic ionario

D irecc ión : S ubsecretaria de A dm in is tracion.

Á rea: Secretaria Pa rticu lar.P roced im iento : O rg . Y D es. D e G iras de T raba jo y E ventos E specia les.

H o ja: 3 de 3

G ob ierno de l E s tado de TabascoS ubsecre taría de A dm in istrac ión

Fecha de E labo rac ión 30-07-12

B

A n aliza la d ocum entac ión capta da

en la g ira de tra bajo o evento y la turna para ate nder la p etición a

R ecibe d ocum entac ión p re se nta da p or e l

p etic ion ario y d isp one lo co ndu ce nte para su

ate nc ió n, e lab ora ofic io de re sp uesta a l

pe ticiona rio y turna cop ia a .

R ecibe co pia de l o fic io de re sp uesta y da

se guim ie nto a l asunto.

U na vez fin iqu ita do e l asunto, verifica la

conc lus ión de l tram ite e in form a a.

U na vez fin iqu itado e l a su nto, verifica la

con c lus ión d e l tram ite e in form a a.

F in


CLAVE FECHA


HOJA 27 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR 3.-Procedimiento: Atención de la Audiencias Objetivo: Realizar un seguimiento de las audiencias que atienda el Subsecretario de Administración, con la finalidad de llevar una bitácora de la atención que se otorgue a la ciudadanía en materia de administración pública. Normas de Operación: El horario para la atención de las audiencias es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 28 DE 535 30 11 2012






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ATENCION DE LA AUDIENCIA


DOCUMENTO

PETICIONARIO RECEPCIONISTA AREA DE SEGUIMIENTO PETICIONARIO AREA DE SEGUIMIENTO

1 2 3 4 5 6

SOLICITA AUDIENCIA MEDIANTE OFICIO EN LA OFICINA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION RECIBE LA PETICION DE AUDIENCIA, TOMA DATOS DEL SOLICITANTE E INFORMA A LA PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE LA AUDIENCIA RECIBE INFORMACION DE LA AUDIENCIA SOLICITADA, ANALIZA EL ASUNTO A TRATAR Y DETERMINA CUANDO EL PUEDE ATENDER EL ASUNTO, RECIBE AL PETICIONARIO Y CONDUCE SU ASUNTO EXPONE SU ASUNTO A LA PERSONA RESPONSABLE DE LA AUDIENCIA, PRESENTA EN SU CASO LA DOCUMENTACION QUE SE LE SOLICITA O QUE ESTIMA CONVENIENTE, RECIBE INFORMACION SOBRE EL TRAMITE QUE SE LE DARA AL ASUNTO, SE RETIRA Y ESPERA RESPUESTAS ACUERDA EL TRAMITE A SEGUIR, INFORMA AL PETICIONARIO SOBRE LA FECHA EN QUE RECIBIRA RESPUESTA A SU ASUNTO, LE RECIBE EN SU CASO LA DOCUMENTACION QUE PRESENTA Y LA TURNA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA PREPARA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA, OBTIENE COPIA DE LOS DOCUMENTOS, ANEXA AL ORIGINAL DEL OFICIO DE TURNO Y LO REMITE A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ENCARGADA DE ATENDER EL ASUNTO. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO DE TURNO, LA ANEXA A LA DOCUMENTACION ORIGINAL PRESENTADA POR EL PETICIONARIO Y LAS RESGUARDA PROVISIONALMENTE

OFICIO

OFICIO

OFICIO


OFICIO



CLAVE FECHA


HOJA 29 DE 535 30 11 2012


UNIDAD ADMINISTRATIVA PETICIONARIO PERSONA RESPONSABLE DE ATENCION DE LA AUDIENCIA UNIDAD DE APOYO PETICIONARIO UNIDAD DE APOYO PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA

7 8 9

10

11

12

13

14

RECIBE OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA CON SOPORTE, SELLA DE RECIBIDO EN LA COPIA DEL OFICIO Y LA DEVUELVE ATIENDE EL ASUNTO Y EMITE OFICIO DE RESPUESTA DIRIGIDO AL PETICIONARIO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, ENTREGA ORIGINAL AL INTERESADO, REMITE COPIA A LA SECRETARIA PARTICULAR Y OBTIENE ACUSES EN LA SEGUNDA COPIA QUE ARCHIVA RECIBE OFICIO DE RESPUESTA AL ASUNTO PLANTEADO EN AUDIENCIA, FIRMA Y DEVUELVE ACUSE, SE ENTERA Y EN FUNCION DE LOS RESULTADOS ACTUA SI EL ASUNTO PUEDE SER TRATADO POR LA UNIDAD DE APOYO TOMANDO COMO BASE LA DISPOSICION DE TIEMPO DE ESTE; CANALIZA AL PETICIONARIO CON LA UNIDAD DE APOYO, PREVIA NOTIFICACION Y AUTORIZACION DEL MISMO RECIBE DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA AUDIENCIA LA NOTIFICACION DE SOLICITUD DE AUDIENCIA PRESENTADA POR EL PETICIONARIO, LA ANALIZA, AUTORIZA Y RECIBE AL PETICIONARIO EXPONE SU ASUNTO A LA UNIDAD DE APOYO, PRESENTA EN SU CASO LA DOCUMENTACION QUE SE LE SOLICITA O QUE ESTIMA CONVENIENTE, RECIBE INFORMACION SOBRE EL TRAMITE QUE SE LE DARA A SU ASUNTO, SE RETIRA Y ESPERA RESPUESTA ESCUCHA AL PETICIONARIO, ACUERDA CON ÉL EL TRAMITE QUE SE LE DARA A SU ASUNTO, LE INFORMA LA FECHA EN QUE RECIBIRA RESPUESTA Y CANALIZA EN SU CASO LA DOCUMENTACION RECIBIDA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA PARA LA ATENCION PROCEDENTE RECIBE DOCUMENTACION PRESENTADA POR LOS PETICIONARIOS ATENDIDOS POR LA UNIDAD DE APOYO PREPARA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA, OBTIENE COPIA DE LOS DOCUMENTOS, ANEXA AL ORIGINAL DEL OFICIO DE TURNO Y LO REMITE A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ENCARGADA DE ATENDER EL ASUNTO. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO DE TURNO, LA ANEXA A LA DOCUMENTACION ORIGINAL PRESENTADA POR EL PETICIONARIO Y LAS RESGUARDA PROVISIONALMENTE

OFICIO

OFICIO

OFICIO

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION



CLAVE FECHA


HOJA 30 DE 535 30 11 2012


UNIDAD ADMINISTRATIVA PETICIONARIO PERSONA RESPONSABLE DE ATENCION DE LA AUDIENCIA PETICIONARIO AREA DE SEGUIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA

15

16

17

18

19

20

21

RECIBE OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA CON SOPORTE, SELLA DE RECIBIDO EN LA COPIA DEL OFICIO Y LA DEVUELVE. ATIENDE EL ASUNTO Y EMITE OFICIO DE RESPUESTA DIRIGIDO AL PETICIONARIO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, ENTREGA ORIGINAL AL INTERESADO, REMITE COPIA A LA SECRETARIA PARTICULAR Y OBTIENE ACUSES EN LA SEGUNDA COPIA QUE ARCHIVA RECIBE OFICIO DE RESPUESTA AL ASUNTO PLANTEADO EN AUDIENCIA, FIRMA Y DEVUELVE ACUSE, SE ENTERA Y EN FUNCION DE LOS RESULTADOS ACTUA EL ASUNTO DEBE SER ATENDIDO POR EL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION: CONSULTA AGENDA DE AUDIENCIA E INFORMA AL PETICIONARIO DEL DIA Y HORA EN QUE SERA RECIBIDO POR EL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION EN AUDIENCIA SE ENTERA DE LA FECHA Y LA HORA EN QUE SERA ATENDIDO EN AUDIENCIA POR EL C. SUBSECRETARIO Y SE RETIRA INFORMA A LA SECRETARIA PARTICULAR DE LOS CASOS DE AUDIENCIA A ATENDER POR EL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, ANALIZA LOS ASUNTOS A TRATAR Y EN CASO QUE SE REQUIERA CONTAR CON INFORMACION ADICIONAL PARA PREPARAR LA AUDIENCIA, LE SOLICITA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE CORRESPONDENCIA, LA INFORMACION REQUERIDA PREPARA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA Y LO REMITE A LA UNDIDAD ADMINISTRATIVA ENCARGADA DE PROPORCIONAR LA INFORMACION. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO DE TURNO Y LA RESGUARDA RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACION, FIRMA DE ACUSE EN LA COPIA Y DEVUELVE. PREPARA LA INFORMACION REQUERIDA PARA LA AUDIENCIA DEL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION Y LA REMITE MEDIANTE OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE CORRESPONDENCIA. OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO QUE ARCHIVA

DOCUMENTACION Y

OFICIO


AGENDA

COMUNICADO





CLAVE FECHA


HOJA 31 DE 535 30 11 2012


PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION PETICIONARIO SECRETARIO PARTICULAR PERSONA RESPONSABLE DE ATENCION DE AUDIENCIA SECRETARIO PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION PETICIONARIO SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION PETICIONARIO

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

RECIBE OFICIO DE ENVIO Y LA INFORMACION SOLICITADA, FIRMA DE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO QUE DEVUELVE, OBTIENE COPIA DE LA INFORMACION ASI COMO DE LA SOLICITUD DE AUDIENCIA Y OFICIO DE TURNO, ENTREGA ORIGINALES A LA SECRETARIA PARTICULAR Y ARCHIVA COPIAS RECIBE DOCUMENTOS, ANALIZA INFORMACION Y LOS ENTREGA AL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, ASI MISMO LE INFORMA SOBRE LA FECHA AGENDADA EN LA CUAL HABRA DE ATENDER EN AUDIENCIA CADA ASUNTO RECIBE DOCUMENTOS, ANALIZA LA INFORMACION Y ESPERA LA FECHA DE REALIZACION DE LA AUDIENCIA SE PRESENTA EN LA OFICINA DE LA SECRETARIA PARTICULAR Y SOLICITA AUDIENCIA CON EL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION TOMA DATOS DEL PETICIONARIO E INFORMA A LA PERSONA RESPONSABLE DE ATENCION DE LA AUDIENCIA RECIBE INFORMACION, VERIFICA QUE LA AUDIENCIA SE ENCUENTRE CONSIDERADA EN LA AGENDA E INFORMA AL SECRETARIO PARTICULAR RECIBE INFORMACION, Y CONDUCE AL PETICIONARIO ANTE EL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION Y EN CASO DE QUE ESTE LO DETERMINE PARTICIPA EN LA REUNION, TOMANDO NOTA DE LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS RECIBE AL PETICIONARIO, ESCUCHA EL PLANTEAMIENTO DEL ASUNTO Y DETERMINA LA FORMA DE RESPUESTA E INFORMA AL PETICIONARIO LA RESPUESTA A SU PETICION CONOCE LA RESPUESTA DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION Y ACTUA CONFORME A SUS INTERESES ACUERDA TRAMITE A SEGUIR PARA DAR RESPUESTA E INFORMA AL PETICIONARIO LA FORMA Y FECHA DE RESPUESTA. DA INSTRUCCIONES AL SECRETARIO PARTICULAR PARA LA ATENCION DEL ASUNTO SE RETIRA Y EN LA FECHA ESTABLECIDA RECIBE OFICIO DE RESPUESTA

OFICIO Y

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

DOCUMENTACION

AGENDA


OFICIO


CLAVE FECHA


HOJA 32 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE CORRESPONDENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA PERSONA RESPONSABLE DE ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA UNIDAD DE APOYO AREA DE ARCHIVO DE LA UNIDAD DE APOYO

33

34

35

36

37

38

CON BASE EN LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS, INDICA A LA PERSONA DE ANALISIS DE CORRESPONDENCIA REMITIR EL ASUNTO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA U ORGANISMO AUXILIAR SECTORIZADO QUE SE ENCARGARA DE DAR ATENCION, MEDIANTE OFICIO DE TURNO,O BIEN, LO INSTRUYE PARA QUE REGISTRE EL FIN DEL TRAMITE Y PARA QUE REMITA LA INFORMACION DEL AREA DEL ARCHIVO RECIBE INDICACIONES Y EN SU CASO, DOCUMENTACION PRESENTADA POR EL PETICIONARIO, OBTIENE COPIA DE LA MISMA, PREPARA OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA, ANEXA COPIA DE LOS DOCUMENTOS Y LOS REMITE A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA A QUIEN CORRESPONDA ATENDER EL ASUNTO, OBTIENE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO DE TURNO, LO ANEXA A LA DOCUMENTACION ORIGINAL Y LOS RESGUARDA PROVISIONALMENTE Y ESPERA LA EMISION DEL OFICIO DE RESPUESTA RECIBE OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA ASI COMO SOPORTE DEL MISMO, FIRMA DE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO QUE DEVUELVE. ATIENDE ASUNTO Y EMITE OFICIO DE RESPUESTA DIRIGIDO AL PETICIONARIO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, ENVIA ORIGINAL A ESTE ULTIMO, REMITE COPIA A LA UNIDAD DE APOYO Y OBTIENE ACUSES EN LA COPIA DEL OFICIO QUE ARCHIVA RECIBE COPIA DE LOS OFICIOS DE RESPUESTA A ASUNTOS TURNADOS POR LA UNIDAD DE APOYO PARA SU ATENCION Y EMITIDO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, REGISTRA FIN DEL TRÁMITE, ANEXA COPIA A LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL TRÁMITE, BAJO SU CUSTODIA PROVISIONAL Y LOS REMITE AL AREA DE ARCHIVO. INFORMA DE LOS ASUNTOS CONCLUIDOS AL SECRETARIO PARTICULAR TOMA CONOCIMIENTO DE LOS ASUNTOS TRATADOS EN AUDIENCIA DEL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, QUE SE ENCUENTRAN CONCLUIDOS E INFORMA DE ELLOS AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION RECIBE COPIA DE ACUSES DE OFICIOS DE RESPUESRAS Y DOCUMENTOS SOPORTE DEL TRAMITE, ABRE EXPEDIENTES, LOS REGISTRA Y LOS CUSTODIA


OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO



CLAVE FECHA


HOJA 33 DE 535 30 11 2012


A tención de la A ud iencia

P e tic ionario S ecretaria P a rticu lar S ubsecre ta ria de

A dm in istrac iónU n idad A dm in is tra tivaR ecepc ion is ta Á rea de S egu im iento

D irecc ión : S ubsecretaria de A dm in is trac ión.

Á rea : S ecre ta ria P a rticu la r.P roced im ien to : A tenc ión de la A udienc ia.

H o ja : 1 de 5

G o b iern o d e l E s tado d e T ab ascoS u b sec re ta ría de A dm in is trac ió n

Fecha de E laborac ió n 30-07 -12

So lic ita audienc ia

In ic io

R ecibe la petic ión de aud ienc ia, tom a da tos

de l so lic itan te e in form a.

R ecibe in form ación de la aud ienc ia so lic itada,

ana liza e l asun to a tra ta r y de te rm ina.

C uando e l puede a tende r e l asun to, rec ibe e l pe tic iona rio y conoce

su asun toExponen su asun to a La pe rsona

responsable de l área de segu im ien to, se

re tira y espe ra.

Acue rda e l tram ite a segu ir, in fo rm a a l pe tic iona rio sob re

fecha en que rec ib irá respuesta a su

Acue rda e l tram ite a segu ir, in fo rm a a l

petic iona rio sobre la fecha en que rec ib irá

repuesta a su

P repa ra ofic io y lo rem ite a la un idad

adm in is tra tiva con e l enca rgo de a tende r e l

asun to.

R ecibe o fic io de pe tic ión y em ite o fic io de respuesta d irig ido

a l pe tic iona rio y rem ite cop ia a la S ecre ta ria

Particu la r

1

1

Expone su asunto a lape rsona responsab le

de l Á rea de Segu im iento, se retira

y espe ra.

S i e l asun to puede se r tra tado por e l

S ecre ta rio Pa rticu la r, cana liza a l petic ionario

R ecibe la notif icac ión de so lic itud de

aud ienc ia presen tada, la ana liza, au to riza y

rec ibe

A


CLAVE FECHA


HOJA 34 DE 535 30 11 2012


A tenc ión de la A ud ienc ia

U nidad A dm in is trativaÁ rea de S egu im ien to Sec reta ria P articu la rSubsec reta ria de

A dm in is trac ión P etic ionario R ecepc ion is ta

G o b ierno de l E s tad o d e Tab ascoS ub secre taría de A dm in is trac ión

D irecc ió n : Subsecre ta ria de A dm in is trac ión.Á rea: S ecre ta ria P articu la r.P ro ced im ien to : Atenc ión de la A udienc ia.

Fecha de E lab orac ión 30 -07-12

H o ja : 2 de 5

A

Expone su asun to

E scucha a l pe tic ionario, acuerda con e l, e l tram ite que

se le da rá a su asun to.

R ecibe docum entación p resen tada po r los

pe tic ionarios a tend idos po r e l

S ecre ta rio Particu la r de apoyo.

P repara o fic io y lo rem ite a la un idad

adm in is tra tiva encargada de a tender

e l asun to

R ecibe ofic io, a tiende e l asun to y em ite ofic io de respues ta d irig ido

a l pe tic ionario

R ecibe o fic ios de respuesta, se en te ra y

en func ión de los.

S i e l asun to debe se r a tend ido po r e l C.

Subsecreta rio consu lta la agenda de

aud iencia e in fo rm a a l pe tic ionario de l d ía y

ho ra en que será.

Se en te ra de fecha y ho ra en que se rá

a tend ido en.

B


CLAVE FECHA


HOJA 35 DE 535 30 11 2012



S ubsecre ta ria de Adm inistrac ion

Secre ta ria Particu lar U nidad Adm inis trativaÁ rea de Seguim ientoR ecepc ion is taP etic iona rio

G ob ierno del Es tado de TabascoSubsecre taría de A dm in is trac ión

Dirección : S ubsecreta ria de Adm inis trac ión

Área: S ecreta ria Particu la r.

Proced im ien to : Atenc ión de la Audienc ia.

Fecha de E lab oración

30 -07 -12

H oja: 3 de 5

B

Inform a a l Secre ta rio Pa rticu lar de los casos de aud iencia a atender

po r e l C. Subsecre ta rio y va lora

la necesidad de obtener.

P repara ofic io y lo rem ite a la un idad

Adm in istrativa encargada de

p roporc iona rla.

R ecibe ofic io, prepa ra la info rm ación requerida y a l rem iten te a.

R ecibe o fic io y la in fo rm ación solic itada

y entrega.

R ecibe docum entos, ana liza y entrega a l C.

S ubsecre ta rio e in fo rm a fecha para a tender audiencia.

R ecibe docum entos y espera fecha de

audiencia.

2

2

Se p resenta en la Subsecre ta ría

Particular y solic ita audiencia.

3

3

Tom a da tos de l petic iona rio e inform a

a

V erifica que la audiencia se

encuentre considerada en la agenda e

in form a a

C


CLAVE FECHA


HOJA 36 DE 535 30 11 2012



Subsecretaria de A dm in is trac ion

Secretaria P articu lar U nidad A dm in istra tivaÁrea de S eguim ientoR ecepc ion istaP etic ionario

G obierno de l Es tado de TabascoS ubsecre taría de A dm in is trac ión

H oja: 4 de 5

Fecha de E labo rac ión 30-07-12

D irecc ión : S ubsecretaria de A dm in istraciónÁ rea: S ecretaria P articu lar.P rocedim iento : Atenc ión de la Audiencia.

C

R ecibe in form ació n, rec ib e a l peticiona rio y lo cond uce ante e l C.

S ubsecre tario.

R ec ibe a l peticionario e in fo rm a la respuesta.

C o noce la re spu esta de la S ubsecre taria y actúa confo rm e a sus

in te reses.

A cue rda tra m ite a l petic ion ario e ins truye a l S ecretario Particu lar la a tenc ión de l asunto

Se re tira en fe cha estab lecida rec ib e

oficio de re spu esta.

C on base a ins trucciones

rec ib idas, ind ica a l Área de S eguim iento re m itir e l asunto a la

U nidad A dm in is tra tiva que se e nca rga ra d

da r a tenc ión o instruye p ara que reg is tre e l fin

de l.

D


CLAVE FECHA


HOJA 37 DE 535 30 11 2012


Atención de la Audiencia

S ubsecre taria de Adm in istrac ion

S ecretaria Particu la r U nidad Adm inistra tivaÁ rea de S eguim ientoR ecepcion istaPetic ionario

G obierno del Estado de TabascoSubsecretaría de Adm in is tración

H oja : 5 de 5

D irecc ión: S ubsecretaria de Adm in istrac ión

Á rea: S ecre taria Particu la r.

Procedim iento : A tención de la Aud iencia.

Fecha de E labo rac ión

30-07-12

D

Recibe indicaciones, p repara ofic io y los rem ite a la un idad

Adm in istrativa encargada de a tender

el asunto.

R ecibe o fic io, a tiende asunto, em ite o fic io de

respuesta d irig ido a l pe tic ionario y rem ite a la U n idad de apoyo.

R ecibe respuesta a asuntos tu rnados por

la S ecre taria P articu lar para su a tención e

inform a de los asuntos conclu idos a la U nidad

de apoyo.

Tom a conocim ien to de los asuntos tratados

en aud iencia e in fo rm a de e llos a l

Subsecretario.

Recibe respuesta y docum entos soporte

de l tram ite, abre expedientes, los

reg istra y los custod ia.

Fin


CLAVE FECHA


HOJA 38 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR 4.-Procedimiento: Atención y Despacho de la Correspondencia Objetivo: Llevar un control y seguimiento de las diversas solicitudes de la ciudadanía presentadas ante el Subsecretario de Administración a fin de otorgar una atención adecuada de acuerdo a la petición realizada Normas de Operación: El horario de atención para la atención y despacho de la correspondencia es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 39 DE 535 30 11 2012






NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ATENCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA


DOCUMENTO

PETICIONARIO AREA DE RECEPCION DE DOCUMENTOS AREA DE SEGUIMIENTO SECRETARIA PARTICULAR SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO

1 2 3 4 5 6 7

PRESENTA POR ESCRITO SU PETICION O PLANTEAMIENTO EN EL AREA DE RECEPCION DOCUMENTAL, DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION RECIBE EL ESCRITO, ACUSA RECIBO, LE ASIGNA UN FOLIO, LO REGISTRA Y ENTREGA AL RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA RECIBE LAS DEMANDAS QUE LA CIUDADANIA FORMULA POR ESCRITO AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, LOS ANALIZA Y SEPARA LOS QUE POR SU IMPORTANCIA DEBAN SER DEL CONOCIMIENTO DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION Y LOS ENVIA AL SECRETARIO PARTICULAR RECIBE LOS DOCUMENTOS SOBRE ASUNTOS PLANTEADOS POR EL PETICIONARIO Y QUE POR SU NATURALEZA REQUIERA DEL CONOCIMIENTO DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION Y LOS ENVIA AL SECRETARIO PARTICULAR SE ENTERA DE LOS ASUNTOS Y GIRA INSTRUCCIONES A SU SECRETARIO PARTICULAR PARA LA ATENCION RESPECTIVA RECIBE DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, LA DOCUMENTACION E INSTRUCCIONES EN TORNO A LOS ASUNTOS Y LOS TURNA A LA PERSONA RESPONSABLE DEL ANALISIS DE LA CORRESPONDENCIA PARA LA ATENCION PROCEDENTE RECIBE Y PROCEDE A ELABORAR CON EL APOYO DE LA SECRETARIA, LOS OFICIOS DE TURNO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, TANTO DE LOS ASUNTOS SOMETIDOS A LA CONSIDERACION DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, COMO DE AQUELLOS QUE SE REMITIRAN DIRECTAMENTE A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS PARA SU ATENCION,

OFICIO

OFICIO




OFICIOS


CLAVE FECHA


HOJA 40 DE 535 30 11 2012


UNIDAD ADMINISTRATIVA AREA DE SEGUIMIENTO SECRETARIA PARTICULAR

8 9 10

OBTIENE FIRMA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION, OBTIENE DOS FOTOCOPIAS DE LA PETICION Y SOPORTES EN SU CASO, REMITE OFICIO DE TURNO EN ORIGINAL Y COPIA DE LA PETICION A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, COPIA DE LOS MISMOS AL AREA DE SEGUIMIENTO Y EL ACUSE DEL OFICIO JUNTO CON ORIGINALES LOS REMITE AL AREA DE ARCHIVO PARA SU RESGUARDO RECIBE OFICIO Y TURNA EN ORIGINAL Y COPIA, ASI COMO SOPORTES DEL MISMO, FIRMA DE ACUSE EN LA COPIA DEL OFICIO Y LA DEVUELVE, ANALIZA EL ASUNTO, LO ATIENDE Y EMITE OFICIO DE RESPUESTA AL PETICIONARIO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS RECIBE COPIA DEL OFICIO DE RESPUESTA, LO ANALIZA, REGISTRA FIN DE TRAMITE AL ARCHIVO PARA SU RESGUARDO RECIBE INFORME Y PROCEDE A INFORMAR AL SUBSECRETARIO SOBRE EL AVANCE DE LOS ASUNTOS


OFICIO

OFICIO


CLAVE FECHA


HOJA 41 DE 535 30 11 2012


A tención y D espacho de la C orrespondencia

P etic iona rioS ubsecre tario de

A dm in is trac iónU n idad A dm in istra tivaS ecreta ria P a rticu la r

Á rea de R ecepción de D ocum entos

Á rea de S egu im ien to

D irecc ió n : S ubsecre taria de A dm in is trac ión .Á rea: S ecre taria P articu la r.P ro ced im ien to : A tención y D espacho de la C o rrespondencia .

H oja: 1 de 1

G o b ie rno de l E s tad o d e Tab ascoS ub secre ta ría d e A d m in is trac ión

Fech a d e E labo rac ión 30-07-12

In ic io

P re senta por escrito su petic ión

a ,

R ec ibe e scrito , acu sa rec ibo y

envía a .

R ec ibe la s de m and as que la

c iu dadanía form ula por escrito a l

S ubsecretario de A dm in is trac ió n ,

an aliza y separa por su im portanc ia

y los envía .

R ec ib e asun tos p lanteado s por e l

petic ion ario e in form a .

S e en tera d e los asuntos y g ira

ins tru cciones a .

R ec ibe ins trucc ion es en

torno a los asu ntos y los turna .

R ec ibe y procede a e laborar o fic ios a

la s un idades adm in is tra tivas

pa ra su atenc ion .

R ec ibe ofic io , lo a tiend e y em ite

o fic io de re sp uesta a petic ionario y

env ia .

R ec ibe copia de l o fic io d e respuesta , lo an aliza , reg is tra ,

fin d e tram ite e in form a .

R ecibe in form e y p roce de a in form ar

a l S u bsecre tario so bre e l avance o co nc lus ión de los

asun tos .

F in


CLAVE FECHA


HOJA 42 DE 535 30 11 2012


SECRETARIA PARTICULAR 5.-Procedimiento: Atención a Medios de Comunicación Objetivo: Llevar una bitácora de la atención que otorgue el Subsecretario a los diversos medios de comunicación estatales, regionales y nacionales, con el propósito de establecer un registro, control y seguimiento de las respuestas que otorgue el Subsecretario de Administración a las inquietudes manifestadas por dichos medios. Normas de Operación: El horario de atención para la atención a medios de comunicación es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 43 DE 535 30 11 2012



DESCRIPICION DE ACTIVIDADES



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ATENCION A MEDIOS DE COMUNICACION


DOCUMENTO

MEDIOS SECRETARIA PARTICULAR SECRETARIA PARTICULAR

1 2 3

PRESENTA SOLICITUD VERBAL O POR ESCRITO DE ENTREVISTA, CONFERENCIA SE PRESENTA, ESPACIOS EN MEDIOS INFORMATIVOS, SINTESIS INFORMATIVA, INVITACION PARA LA ASISTENCIA A EVENTOS EN CASO DE QUE LA SOLICITUD SE HAYA REALIZADO POR ESCRITO, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA RECIBE LA SOLICITUD VERBAL O POR ESCRITO, EN ESTE ULTIMO CASO SELLA ACUSE Y DEVUELVE, ANALIZA LA SOLICITUD Y LA PRESENTA AL SECRETARIO PARTICULAR RECIBE LA PETICION O INVITACION, LA A NALIZA CONJUNTAMENTE CON LA PERSONA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION Y DETERMINA A QUIEN ATIENDE EN CASO DE QUE LA SOLICITUD LA DEBA CONOCER Y ATENDER AL C. SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION LA PRESENTA EL MISMO EN CASO DE QUE LA SOLICITUD LA DEBA ATENDER EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA, DA INSTRUCCIONES A LA PERSONA DE COMUNICACIÓN SOCIAL PARA SU ENVIO E INFORMA DE ESTO ULTIMO AL SUBSECRETARIO

OFICIO

OFICIO Y AGENDA


CLAVE FECHA


HOJA 44 DE 535 30 11 2012


SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION/TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AREA DE SEGUIMIENTO MEDIO DE COMUNICACIÓN PETICIONARIO AREA DE SEGUIMIENTO

4 5 6 7 8 9 10 11

SE ENTERA DE LA SOLICITUD DE COMUNICACIÓN SOCIAL QUE DEBERA ATENDER, ASI COMO DE LAS QUE SE ENVIARAN A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y GIRA INSTRUCCIONES A SU SECRETARIA PARTICULAR PARA SU ATENCION CON BASE EN LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS, REGISTRA EN LA AGENDA LAS ENTREVISTAS QUE ATENDERA PERSONALMENTE EL C. SUBSECRETARIO E INFORMA A LA PERSONA DE COMUNICACIÓN SOCIAL LA FECHA EN QUE EL MEDIO INFORMATIVO SERA ATENDIDO RECIBE INSTRUCCIONES DEL SECRETARIO PARTICULAR Y CON BASE EN LAS MISMAS ACTUA EN CASO DE COMUNICADOS DE PRENSA, ENTREVISTAS U OTRO TIPO DE COMUNICADOS OFICIALES A ATENDER POR LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS , LA PERSONA COMUNICA A ESTOS DEL EVENTO, ASI COMO DETALLES DEL MISMO; ASUNTO, LUGAR, FECHA Y MEDIO, ENTRE OTROS RECIBE NOTIFICACION DE SU INTERVENCION EN CONFERENCIAS, ENTREVISTAS U OTRO TIPO DE COMUNICADO OFICIAL, PREPARA SU PARTICIPACION Y SE PRESENTA AL EVENTO EL DIA, HORA Y LUGAR ESTABLECIDO EN CASO DE COMUNICADOS, ENTREVISTAS, CONFERENCIAS DE PRENSA A ATENDER POR EL SUBSECRETARIO, SE ENTERA DEL EVENTO Y COMUNICA AL MEDIO INFORMATIVO EL DIA , HORA Y LUGAR EN QUE SERA ATENDIDO SE ENTERA DEL EVENTO RECIBE COMUNICADO, ASISTE AL EVENTO, RECIBE INFORMACION, LA PROCESA Y LA DIFUNDE ELABORA INFORME DEL EVENTO, SINTESIS INFORMATIVA Y/O NOTA ACLARATORIA EN ORIGINAL Y DOS COPIAS Y LO PRESENTA AL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION

COMUNICADO

AGENDA Y COMUNICADO

DOCUMENTACION

OFICIO

TARJETA INFORMATIVA


CLAVE FECHA


HOJA 45 DE 535 30 11 2012


SECRETARIO PARTICULAR AREA DE SEGUIMIENTO

12 13

RECIBE EL INFORME DEL EVENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL REALIZADO O BIEN SINTESIS INFORMATIVA DE LA INFORMACION DIFUNDIDA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN O NOTA ACLARATORIA, ENTREGA COPIAS A LA PERSONA DE COMUNICACIÓN SOCIAL CON INSTRUCCIONES RECIBE INSTRUCCIONES, REGISTRA TODA LA INFORMACION RECABADA Y PROCEDE A ARCHIVARLA


TARJETA INFORMATIVA

DOCUMENTACION


CLAVE FECHA


HOJA 46 DE 535 30 11 2012


Atención a M edios de C om unicación

Subsecretario de Adm in istrac ion

Á rea de Seguim ientoS ubsecretario de

Adm in istrac ión / T itu lar de la un idad A dm in istra tiva

M edio de C om unicacion S ecretaria P articu lar

D irecc ión : S ubsecre taria de A dm in istrac ión .Á rea: S ecretaria P articu lar.

P ro ced im ien to : A tención a m edios de C om un icación.H oja: 1 de 1

G ob ie rno de l E s tado de TabascoS ubsecreta ría de A dm in is trac ión

P resenta so licitud de entrevis ta .

Inic io

R ecibe la so lic itud , analiza y la presenta .

R ecibe la petic ión , la analiza conjuntam ente con e l Á rea de S eguim iento y

determ ina a qu ien .

S e entera de la so lic itud de com unicac ión que deberá

atender y g ira ins trucciones a su secretario particu lar de

apoyo para su .

C on base en las instrucc iones , reg is tra en la

agenda e in form a a .

R ecibe instrucc iones de l S ecretario P articu lar de apoyo y con base en las

m ism as actua.

R ecibe notif icac ión de su in tervenc ión , prepara su

participac ión y se presenta a l evento .

C om unica a l m edio in form ativo e l d ía , hora y

lugar en que será atendido .

R ecibe com unicado , asis te a l evento , rec ibe

inform ación , la procesa .

E l d ía de l evento rec ibe e ins ta la a los m edios de

com unicac ión , m onitorea y rescata la in form ación

d ifundida .

E labora in form a del evento y s ín tes is in form ativa y

envía a :

R ecibe e l in form e del evento e ins truye a .

R ecibe ins trucc iones y arh iva .

F in

F ech a de E labo rac ión 30 -07-12


CLAVE FECHA


HOJA 47 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION


CLAVE FECHA


HOJA 48 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTODE CONTABILIDAD 6.-Procedimiento: Estados Financieros Contables de la Subsecretaría de Administración Objetivo: La elaboración de los Estados Financieros de la Subsecretaría de Administración, es con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 34 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. Normas de Operación: El horario de atención para la elaboración de los estados financieros es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 49 DE 535 30 11 2012



DIRECCIÓN DE AREA : UNIDAD DE ADMINISTRACION UNIDAD RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION


DOCUMENTO

SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS (DIRECCION DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL) DIRECCION DE ADMINISTRACION (SAFIN) UNIDAD DE ADMINISTRACION (SA) UNIDAD DE ADMINISTRACION DIRECCION GENERAL DE SEGUIMIENTO PRESUPESTARIO (SA) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD RECURSOS FINANCIEROS

1 2 3 4 5 6 7 8

SOLICITA POR MEDIO DE OFICIO LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES, MENSUALES DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION. RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES MENSUALES DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION, MISMO QUE TURNA PARA SU ATENCION A. TURNA COPIA DEL OFICIO CON ATENCION AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. SOLICITA A LA DIRECCION DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO, OFICIOS DE AMPLIACIONES Y REDUCCIONES PRESUPUESTALES DEL MES AL PRESUPUESTO AUTORIZADO TURNA ORDENES DE PAGO DE PROVEEDORES CON SU DOCUMENTACION ORIGINAL, FACTURAS, PEDIDOS Y CONTRATOS REGISTRADOS. RECIBE, REVISA LA DOCUMENTACION E IMPORTES DE LAS ORDENES DE PAGO. REALIZA LA CAPTURA, ARCHIVA Y RESGUARDA LAS ORDENES DE PAGO VALIDADAS POR LA SAF, CON SU DOCUMENTACION ORIGIAL ENVIA RELACION DE DEPOSITOS DE LOS INGRESOS QUE RECIBE DE LA SAF, DE SU FONDO REVOLVENTE Y MR (MINISTRACION DE RECURSOS).

OFICIO COPIA DEL OFICIO MEMORANDUM RELACION DE ORDENES DE PAGO RELACION DE ORDENES DE PAGO RELACION FECHA DEPOSITO ORIGINAL


CLAVE FECHA


HOJA 50 DE 535 30 11 2012


DIRECCION GENERAL DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO UNIDAD DE ADMINISTRACION (SA) DIRECCION DE ADMINISTRACION (SAF) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

9

10

11

12

13

14

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17

18

TURNA LOS EGRESOS QUE REALIZA A TRAVÉS DE POLIZAS DE CHEQUES CON CARGO A SU FONDO FIJO REVOLVENTE Y ADMINISTRACION DE RECURSOS, DE LOS PAGOS QUE EFECTUA A LOS PRESTADORES DE SERVICIO, PAGO DE NOMINA Y LISTA DE RAYA. TURNA LAS FICHAS DE DEPOSITO POR REEMBOLSO QUE HACE A FINANZAS, DE SUELDOS NO COBRADOS Y RECURSOS NO UTILIZADOS POR GASTOS A COMPROBAR. TURNA ORDENES DE PAGO CON DOCUMENTACION ORIGINAL COMO COMPROBACION DE LOS CHEQUES GIRADOS CON CARGO AL FONDO FIJO ASIGNADO A LA DIRECCION QUE DISPONE DE RECURSOS RECIBE DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS LISTADO DE QUINCENA DE NOMINAS EJECUTIVAS POR PROYECTOS DE LA SUB-SECRETARIA DE ADMINISTRACION (SA) RECIBE LAS NOMINAS EJECUTIVAS Y LA TURNA A CONTABILIDAD PARA SU REGISTRO CONTABLE ENVIA REPORTE MENSUAL DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO Y EJERCIDO, PARA LA CONCILIACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL DE LA SUB-SECRETARIA DE ADMINISTRACION (SA) ELABORA LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA CONCILIAR CON LOS REPORTES DE SAF. CONCILIACION PRESUPUESTAL FINANCIERA Y PRESUPUESTAL CON LA DIRECCION DE CONTROL PRESUPUESTARIO DE LA SUB-SECRETARIA DE ADMINISTRACION (SA). TURNA ORIGINALES DE CONCILIACION. CONCILIADO LOS REPORTES PRESUPUESTALES CON LOS CONTABLES, SE ELABORAN LOS FORMATOS FINANCIEROS Y LOS REPORTES CONTABLES PARA LA ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

POLIZAS DE CHEQUE OFICIO RELACION DE ORDEN DE PAGO MEMORANDUM MEMORANDUM OFICIO POLIZA DE EGRESOS, INGRESOS Y DIARIO (ORDENES DE PAGO) REPORTES DE CONCILIACION MEMORANDUM PRESUPUESTO AUTORIZADO, REPORTES DE CONTABILIDAD Y CONCILIACIONES BANCARIAS.


CLAVE FECHA


HOJA 51 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION (SA)

19

ENVIA LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA SUB-SECRETARIA DE ADMINISTRACION A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

F I N D E L P R O C E D I M I E N T O

OFICIO


CLAVE FECHA


HOJA 52 DE 535 30 11 2012


E stados F inanc ie ros C ontables de la Subsecre ta ria de Adm in istrac ión

D irecc ión de Adm in is tración (SA F IN )

S ecretaria de Adm in is tración y F inanzas (D irecc ión de

C ontabilidad G ubernam enta l )

D epartam ento de R ecursos F inanc ieros

D irecc ión G ene ra l de Seguim iento P resupuestario

(SA )

U nidad de Adm in is trac ión (SA)

D epartam ento de C ontab ilidad

D irecc ión : U n idad de A dm in is trac ión.

Á rea: D epartam ento de C ontabilidad.P roced im ien to : E stados F inanc ieros C on tab les de la S ubsecre taria de A dm in is trac ión.

H oja: 1 de 1

G obie rno de l Es tado de TabascoSubsecre ta ría de A dm in is trac ión

F ech a de E lab orac ión

30-07 -12

In ic io

Solic ita estados financ ieros y

presupuesta les de la S ubsecretaria de

Adm in is trac ión .

R ecibe so lic itud y turna para su

atenc ión.

Turna a l D epartam ento de

C ontabilidad .

Solic ita o fic ios de am pliac iones y

reducc iones p resupuesta les a l

presupuesto autorizado .

Turna ordenes de pago de

proveedo res con docum entac ión

orig ina l a :

R ecibe docum entac ion .

C aptura y resguarda las

ordenes de pago

E nvía re lac ión de depósitos de los

ingresos (M in is trac ion de

R ecursos )

Turna pólizas de cheques de los

pagos que efectúa a los prestadores

de serv ic io .

Turna las f ichas de deposito de sueldos no cobrados y recursos no

utilizados por gastos a

com probar .

Turna ordenes de pago com o

com probación de los cheques g irados a la

d irecc ión que d ispone de recu rsos .

R ecibe lis tado de quincena de

nom inas e jecutivas por proyectos.

R ecibe nom inas y turna a contabilidad

para su reg is tro contable .

Envía reporte m ensual de l

presupuesto para la conc ilia ción

financ iera y presupuesta l .

C onciliac ión con la D irecc ión de

C ontro l P resupuestario .

C onciliado los reportes

p resupuesta les , se e laboran los

form atos financ ieros para

e labo rar los estados financ ieros

Turna orig ina les de conc iliac ion .

Envía los estados financ ieros a la

D irección de Adm in is trac ión de

la Secretaria de Adm in is trac ión de

F inanzas.

F in

E labora estados financ ieros para conc iliar con los reportes de SA F


CLAVE FECHA


HOJA 53 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 7.-Procedimiento: Revisión de Proyectos Presupuestales, Avances Financieros y Físicos Objetivo: Este procedimiento tiene como finalidad resguardar en forma cronológica y por ejercicios la documentación soporte original del presupuesto autorizado y ejercido. Normas de Operación: El horario de atención para la revisión de proyectos presupuestales, avances financieros y físicos y correspondencia recibida es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 54 DE 535 30 11 2012



DIRECCIÓN DE AREA: UNIDAD DE ADMINISTRACION. UNIDAD RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISION DE PROYECTOS PRESUPUESTALES, AVANCES FINANCIEROS Y FISICOS.


DOCUMENTO

DIRECCION DE AUDITORIA DE LA GESTION PÚBLICA (SECOTAB), O DESPACHO EXTERNO. SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION. UNIDAD DE ADMINISTRACION. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. UNIDAD DE ADMINISTRACION. AUDITORES. AUDITORES. UNIDAD DE ADMINISTRACION. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

ENVIAN OFICIOS SOLICITANDO LAS FACILIDADES Y TIEMPO PARA PROPORCIONAR INFORMACION REQUERIDA PARA REVISION Y ANALISIS DE AUDITORIAS A: RECIBE OFICIO. APRUEBA SOLICITUD Y TURNA PARA SU TRAMITE Y SEGUIMIENTO A: RECIBE COPIA DE OFICIO Y DA SEGUIMIENTO A LA PETICION AUTORIZADA Y TURNA PARA SU ATENCION Y APOYO A: RECIBE AUTORIZACION Y PROCEDE EN REUNIR DOCUMENTOS COMO: POLIZAS DE DIARIO, EGRESOS E INGRESOS, QUE CONTIENEN LA DOCUMENTACION ORIGINAL, SOLICITADA PARA SU REVISION Y TURNA A: RECIBE LA DOCUMENTACION SOLICITADA, PARA SU REVISION Y ANALISIS Y PROPORCIONA A: RECIBEN TODO TIPO DE DOCUMENTOS AVALADOS PARA AUDITORIAS Y PROCEDEN A SU REVISION Y ANALISIS PARA EL PROCESO EN MENCION: REALIZADA LA REVISION Y ANALISIS DE TODA LA DOCUMENTACION NECESARIAS, ELABORAN UN CUADRO DE LAS OBSERVACIONES ENCONTRADAS, MISMAS QUE CANALIZAN PARA SU ATENCION A: RECIBE OBSERVACIONES DE LAS REVISIONES Y ANALISIS Y TURNA A: RECIBE OBSERVACIONES DE LOS PROYECTOS REVISADOS POR LOS AUDITORES: SOLVENTA LAS OBSERVACIONES EN EL FORMATO F.2, ANEXANDO COPIA A LA DOCUMENTACION SOPORTE Y LA TURNA A:


CLAVE FECHA


HOJA 55 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION. DIRECCION DE AUDITORIA DE LA GESTION PÚBLICA (SECOTAB), O DESPACHO EXTERNO. UNIDAD DE ADMINISTRACION.

11

12

13

RECIBE FORMATO F-2, Y SUS ANEXOS NUMERADOS Y ELABORA OFICIO DE SOLVENTACION DIRIGIDO A: RECIBE OFICIO CON FORMATO F-2, Y SUS ANEXOS NUMERADOS Y EN COPIA FIRMA Y SELLA DE RECIBIDO Y TURNA A: RECIBE ACUSE DE RECIBIDO Y ARCHIVA. F I N D E L P R O C E D I M I E N T O


CLAVE FECHA


HOJA 56 DE 535 30 11 2012


R evis ión de P royectos P resupuesta les , Avances F inancieros y F ís icos

U n idad de A dm in istraciónS ubsecretaria de

A dm in istración

D irección de A uditoria de la G estión P ublica (S E C O TA B ) o

D espacho E xternoD epa rtam ento de C ontab ilidad A uditores

D irecc ió n : D irección de R ecursos H um anos.

Á rea: D epartam ento de C on tab ilidad..P roced im ien to : R evisión de P royectos P resupuesta les, A vances F inanc ieros y F ís icos.

H oja: 1 de 1

G ob ierno de l E s tado de TabascoS ubsecre ta ría de A dm in is trac ión

Fecha de E laborac ión 30 -07-12

E nvían ofic ios so lic itando in form ación para rev is ión y anális is

In icio

R ecibe ofic io y turna para su tram ite a :

R ecibe ofic io y turna para su atenc ión a :

P rocede en reunir pó lizas de d iario ,

egresos e ingresos para su rev is ión y turna a :

R ec ibe la docum entac ión y

proporc iona a :

R ec iben docum entos y proceden a su revisión y

anális is .

R ealizada la revis ión y anális is de la

docum entación , se e labora cuadro de las

observac iones que canalizan para su

atenc ión a :

R ec ibe observac iones y turna a :

R ec ibe observaciones de los auditores .

S olventa las observaciones en e l

form ato F -2 y turna a:

R ecibe form ato F -2, e labora o fic io d irig ido a :

R ecibe ofic io con form ato F -2 y se lla de

recib ido y turna a :

R ec ibe acuse de recib ido y arch iva .

F in


CLAVE FECHA


HOJA 57 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS 8.-Procedimiento: Trámite de Facturas para Pago a Proveedores Objetivo: Tramitar oportunamente el pago de las facturas correspondientes a los diversos proveedores que son sujetos de crédito en esta Subsecretaria, con la finalidad de cumplir en tiempo y forma con los compromisos adquiridos con estos. Normas de Operación: El horario de atención para trámite de facturas para pago a proveedores es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.


CLAVE FECHA


HOJA 58 DE 535 30 11 2012




DIRECCIÓN DE AREA : UNIDAD DE ADMINISTRACION UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES.


DOCUMENTO

AREAS DE LA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ADMINISTRACION. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS AREA DE ELABORACION DE CHEQUES (FONDO REVOLVENTE) AREA DE ELABORACION DE CHEQUES (FONDO REVOLVENTE) DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD DE ADMINISTRACION SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION

1 2 3 4 5 6 7 8

TURNAN POR MEDIO DE OFICIO DOCUMENTOS DIVERSOS A. RECIBE DOCUMENTOS DIVERSOS PARA PAGO Y TURNA PARA SU TRAMITE A. RECIBE DOCUMENTOS, ANALIZA SI ES FACTURA POR SERVICIOS DE PRESTADORES, PROVEEDORES O REPOSICIONES DE FONDO REVOLVENTE, VERIFICA QUE HAYA SALDO BANCARIO Y TURNA A. RECIBE, REVISA QUE LA DOCUMENTACION CUMPLA CON LOS REQUISITOS FISCALES Y DISPOSICIONES NORMATIVAS PARA SU SEGUIMIENTO EN EL PROCESO. EN CASO DE NO CUMPLIR CON LOS REQUISITOS FISCALES Y EL MANUAL DE NORMATIVIDAD, SE DEVUELVE AL AREA QUE LO ENVIO POR MEDIO DE PAPELETA, LA CUAL ES FIRMADA POR LA UNIDAD DE ADMINISTRACION. SI CUMPLE CON LOS REQUISITOS PREVISTOS, SE CONTINUA CON EL TRAMITE. CON LOS DOCUMENTOS REVISADOS Y APROBADOS PROCEDE A ELABORAR EL CHEQUE Y SE PASA A FIRMA A. RECIBE, REVISA, RUBRICA CHEQUE Y TURNA A FIRMA A. RECIBE, REVISA CHEQUE Y TURNA PARA SU FIRMA CORRESPONDIENTE A. RECIBE CHEQUE, FIRMA Y ENVIA PARA SU SEGUIMIENTO A.

OFICIO Y FACTURAS OFICIO Y FACTURAS OFICIO Y DOCUMENTOS DOCUMENTOS FACTURAS Y CHEQUE FACTURAS Y CHEQUE FACTURAS Y CHEQUE FACTURAS Y CHEQUE


CLAVE FECHA


HOJA 59 DE 535 30 11 2012


UNIDAD DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS PRESTADOR DE SERVICIOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS AUXILIAR AREA DE ELABORACION DE CHEQUES (FONDO REVOLVENTE) AREA DE ELABORACION DE ORDENES DE PAGO DEPARTAMENTO DE REVISION Y AFECTACION PRESUPUESTAL. AREA DE ELABORACION DE ORDENES DE PAGO. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

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RECIBE CHEQUE FIRMADO Y TURNA PARA SU SEGUIMIENTO A. RECIBE CHEQUE FIRMADO Y ENTREGA POR MEDIO DE POLIZA A. RECIBE CHEQUE COLOCANDO EN LA POLIZA NOMBRE, FIRMA Y FECHA DE RECIBIDO Y TURNA A. RECIBE POLIZA FIRMADA Y DOCUMENTACION SOPORTE Y TURNA A. RECIBE POLIZA CON ANEXOS, REGISTRA EN EL AUXILIAR DE BANCOS (AL FINAL DEL DIA REALIZA CONCILIACION DE CHEQUES EN TRANSITO),Y TURNA DOCUMENTOS A. RECIBE Y REVISA LAS POLIZAS QUE TENGAN TODA LA DOCUMENTACION ORIGINAL ANEXA Y QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS NORMATIVOS COMO SON: PEDIDOS, CONTRATOS, FIRMA DE LOS RESPONSABLES DEL GASTO Y TURNA A, RECIBE DOCUMENTACION, REVISA QUE COINCIDA CON EL IMPORTE DEL CHEQUE, CLASIFICA LA DOCUMENTACION POR PARTIDAS Y TURNA PARA QUE LE ASIGNEN PROYECTO Y COMPROMETAN

manual procedimiento subsecretaria de admon. … · 3.- atención de la audiencia 27 4.- atención...

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