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Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

MANUAL PARA LA PRÁCTICA DE VISITAS E INTERVENCIONES A LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

SUPERINTENDENCIA

DELEGADA PARA

REGISTRO

2020


Manual para la práctica de Visitas e Intervenciones a las Oficinas de Registro de

Instrumentos Públicos

Grupo de Inspección, Vigilancia y Control Registral

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Código: MP - ISOS - PO - 01 - PR - 01 - MN - 01

Versión: 01 Fecha: 22 – 06 - 2021


EQUIPO DIRECTIVO SDR:

DIANA LEONOR BUITRAGO VILLEGAS

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA REGISTRO.

CONSUELO PERDOMO JIMENEZ COORDINADORA GRUPO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

NATALIA ANDREA VILLALOBOS VALDELAMAR

CONTRATISTA DE LA SDR

Diciembre 2020.

REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO


CONTENIDO

CAPÍTULO I - GENERALIDADES ....................................................................................................................... 6

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 6

OBJETIVOS ......................................................................................................................................................... 7

ALCANCE ............................................................................................................................................................. 7

CAPÍTULO II ......................................................................................................................................................... 8

PROCESO DE REGISTRO ................................................................................................................................. 8

ETAPAS DEL PROCESO DE REGISTRO ......................................................................................................... 8

CAPÍTULO III – PRACTICAS DE VISITAS....................................................................................................... 14

ACTIVIDADES PREPARATORIAS DE LA VISITA .......................................................................................... 14

REQUISITOS DEL VISITADOR ........................................................................................................................ 16

OBLIGACIONES PARA PRACTICAR LAS VISITAS ....................................................................................... 17

CAMPO DE ACCIÓN ......................................................................................................................................... 17

CAPÍTULO IV – ASPECTOS TECNOLÓGICOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 18

ASPECTOS TECNOLÓGICOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBAN VERIFICARSE EM LA PRÁCTICA DE LA VISITA ........................................................................................................................................................... 18

AVISOS Y PUBLICACIONES ............................................................................................................................ 18

RECURSO HUMANO ........................................................................................................................................ 19

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................................... 19

INVENTARIO DOCUMENTAL .......................................................................................................................... 20

TRASLADO ANTIGUO SISTEMA ..................................................................................................................... 20

BOLETÍN DIARIO DE INGRESOS .................................................................................................................... 21

RECAUDO MAYOR VALOR ......................................................................................................................... 24

SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO .............................................................................................. 24

ALMACÉN DE BIENES ................................................................................................................................. 25

INVENTARIOS............................................................................................................................................... 26

RELACIÓN DE TURNOS DE DOCUMENTOS Y CERTIFICADOS SOBRE LOS QUE SE VERIFICA LA LIQUIDACIÓN DE LOS DERECHOS DE REGISTRO ................................................................................ 27

SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE COPIAS ................................................................................................ 27

EQUIPOS DE OFICINA ................................................................................................................................ 27


ASPECTOS DE INFRAESTRUCTURA ........................................................................................................ 28

CAPÍTULO V – ASPECTOS JURÍDICOS ......................................................................................................... 31

PROCESO DE REGISTRO ............................................................................................................................... 31

DOCUMENTO INSCRITO............................................................................................................................. 32

NOTAS DEVOLUTIVAS ................................................................................................................................ 35

CORRECCIONES ......................................................................................................................................... 35

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS .......................................................................................................... 37

RECURSO DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN .................................................................. 37

RESTITUCIÓN DE TURNO .......................................................................................................................... 38

RELACIÓN DE TURNOS DE CERTIFICADOS VERIFICADOS................................................................. 38

CERTIFICADOS REIMPRESOS ....................................................................................................................... 39

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIA Y DENUNCIA ....................................................... 39

ACCIÓN DE TUTELA .................................................................................................................................... 40

HALLAZGOS ORIP ....................................................................................................................................... 40

DILIGENCIAMIENTO LISTA DE CHEQUEO ............................................................................................... 41

ACTA DE CIERRE DE VISITA...................................................................................................................... 41

INFORME DE RESULTADOS A LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO ........... 41

SEGUIMIENTO DE LA VISITA ..................................................................................................................... 42

CAPÍTULO VI – INTERVENCIÓN ..................................................................................................................... 42

INTERVENCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS ....................... 42

CLASES DE INTERVENCIÓN ...................................................................................................................... 42

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE INTERVENCIÓN .................................................................................. 43

AUDICENCIA PÚBLICA ................................................................................................................................ 43

GLOSARIO ......................................................................................................................................................... 44

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................. 45


CAPÍTULO I - GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN

Este manual establece las etapas que deben cumplir los funcionarios encargados de practicar las visitas generales y especiales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país (en adelante ORIP), las cuales efectúa la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Superintendencia Delegada para el Registro de Instrumentos Públicos.

Así mismo se pretende que los funcionarios comisionados para realizar las visitas del proceso de inspección y vigilancia, alcancen una mayor comprensión de las actividades que deben ejecutar en cada una de las áreas objeto de revisión, con el propósito de que el desarrollo de la visita se haga sobre unas bases y criterios unificados.

La estructura adoptada en el presente manual, relacionada con la inspección, vigilancia y control para las diferentes áreas que conforman la gestión en las ORIP considera los siguientes parámetros:

Alcance y competencia: relaciona el campo de acción, los procedimientos y controles sobre los cuales se desarrolla la visita.

Objetivo: señala la finalidad que persigue la visita en cada área.

Procedimientos: indica los pasos que deben efectuarse en cada área durante el proceso de la visita para el cumplimiento de los objetivos.

Normas y procedimientos complementarios: señala las orientaciones adicionales, limitaciones y prohibiciones que se deben tener en cuenta durante el desarrollo de la visita.

Este documento pretende que los funcionarios cumplan con los lineamientos establecidos en la realización de las visitas, en desarrollo de la función misional del grupo de inspección, vigilancia y control, teniendo en cuenta cada una de las áreas de las ORIP objeto de inspección y vigilancia, logrando así unificar criterios conforme a lo estipulado en el artículo 96 de la Ley 1579 de 2012.

La Superintendencia de Notariado y Registro vela por la prestación de un servicio público registral eficiente, con fundamento en la normatividad que orienta esta función, complementado con las diferentes instrucciones, circulares, resoluciones y reglamentos internos de la entidad.


OBJETIVOS

Direccionar a los funcionarios para la práctica de las visitas en cumplimiento de los objetivos que se hayan establecido.

Verificar el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios de las ORIP.

Orientar a las ORIP en temas relacionados con aspectos jurídicos y tecnológicos administrativos.

Establecer procedimientos uniformes destinados a que el servicio público registral sea prestado en forma adecuada y oportuna, garantizando la seguridad jurídica a los usuarios con el registro de los Instrumentos Públicos en las ORIP.

ALCANCE

La visita se ejercerá sobre operaciones y actividades que se lleven cabo entre la fecha de la úl tima visita general y la fecha de la nueva visita; si el lapso es superior a cinco años, la inspección se efectuará sobre los aspectos jurídicos y tecnológicos administrativos efectuados en los últimos tres años, la cual comprenderá temas como la situación de la planta física e instalaciones locativas, recursos humanos, contratación, recursos financieros y aplicación de las normas y ejecución de procedimientos vigentes.

Las ORIP están sujetas a la Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia de Notariado y Registro en razón a la prestación del servicio público registral, así como las demás funciones que en cumplimiento de la Ley, Decretos y Reglamentos se deban desarrollar; por tal motivo es importante identificar las diferentes modalidades de visitas como se ilustra a continuación:

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Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

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CAPÍTULO II

PROCESO DE REGISTRO

ETAPAS DEL PROCESO DE REGISTRO

Con base en las etapas del proceso de registro, se inicia el trámite con la liquidación de los derechos de registro, de acuerdo con lo establecido en la resolución vigente expedida por la SNR, la que en el uso de las facultades conferidas en el artículo 74 de la Ley 1579 de 2012, fija las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral.

Verificación de la liquidación y pago de los derechos e impuestos de registro.

http://www.supernotariado.gov.co/


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La radicación de documentos se genera mediante la anotación en un libro llamado diario radicador del documento a registrar, indicando la fecha y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, naturaleza del título, fecha, oficina, lugar de origen y matrícula inmobiliaria. La Radicación se basa en los principios de rogación y prioridad o rango, los que establecen en su orden que: los asientos en el registro se practican a solicitud de parte interesada, del Notario, por orden de autoridad judicial o administrativa y que, el acto registrable que ingrese a registro tiene preferencia a cualquier otro que se admite con posterioridad, ya que todos los registros se harán en el orden riguroso de su anotación en el aludido diario radicador. Siendo la radicación la “puerta de entrada” del proceso de registro, el eslabón inicial del mismo, su omisión tiene necesariamente que conducir a la inexistencia de una inscripción realizada sin radicación previamente. En tales casos el registrador debe excluir mediante resolución motivada, un asiento efectuado en estas circunstancias.

El funcionario encargado de la fase de radicación debe verificar la documentación que se pretende radicar y efectuar revisión preliminar de la misma, para que cumpla con los requisitos de radicación entre otros:

Documento original acompañado de la copia autentica con destino a registro, así como los soportes financieros respecto del pago de los derechos e impuestos de registro.

Ingresar el número de matrícula inmobiliaria que viene relacionado en el documento presentado para registro.

Ingresar en el sistema el pin correspondiente al pago de los derechos de registro y verificar la liquidación y pago de los impuestos de registro en la plataforma habilitada para tal efecto.

Al final de la jornada laboral, el funcionario encargado de la radicación de los documentos presentados para registro deberá generar por el aplicativo la relación de los turnos de documentos radicados acompañándola de los soportes contables que servirán de base para la conformación del boletín diario de caja. Posteriormente los documentos radicados pasan a la fase de confrontación y reparto.

Radicación de documentos



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Una vez los documentos pasan de línea de producción y quedan en estado de confrontación y reparto, el funcionario encargado de confrontar agrega, elimina o corrige las matrículas asociadas al turno de radicación con base en el documento radicado.

Posteriormente se realizará la asignación de los turnos radicados durante el día, entre los funcionarios que ejercen la labor de calificación de los documentos sujetos a registro, reparto que se hará utilizando el sistema misional en forma aleatoria imprimiendo la relación que corresponda a cada uno.

En esta fase es importante tener en cuenta la visita que se esté realizando por el personal de la Superintendencia, ya que una vez efectuado el reparto pueden presentarse entre otras, las siguientes novedades:

El funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro que presente incapacidad médica, tenga algún caso fortuito, permiso autorizado o una calamidad doméstica y no ha procesado todos los documentos que tiene a su cargo, cuando el documento está en “estado firma del Registrador” o en “estado de digitalización” y se deban volver a imprimir las constancias o haya sido mal enviada al estado y en el caso en que se encuentren remanentes de fechas atrasadas, estos eventos generaran la “Reasignación de Turno” y se debe generar en el sistema una nota explicando cual fue la causal de la reasignación.

Así mismo se debe informar a los funcionarios que ejercen la labor de calificación de los documentos sujetos a registro a quienes se les reasignen documentos para que realicen su proceso. Esta reasignación solo puede ser autorizada por el Coordinador Jurídico o por el Registrador.

En este punto es importante resaltar que la calificación tiene el principio de legalidad, el cual está inmerso en el Proceso de Registro, específicamente por la premisa de que sólo son registrables los documentos que reúnan los requisitos exigidos por la ley, por lo que esta fase es considerada como la esencia del registro.



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Con base en lo anterior es importante tener en cuenta que existen actos no registrables, es decir que no están sujetos a registro como lo son los actos que versen sobre bienes muebles, a excepción de los testamentos cerrados o abiertos, los que versen sobre bienes inmuebles que se contengan en documento privado, los actos de protocolización por cuanto carecen de efectos jurídicos, ya que no le dan al acto original mayor fuerza o firmeza de la que tienen, a excepción de la protocolización de los certificados técnicos de ocupación y del seguro de amparo. Los que versen sobre derechos personales, aunque se refieran a inmuebles, como la cesión del crédito hipotecario, la cesión de bienes y la subrogación de los derechos del acreedor y los actos de posesión material. Inscripciones legalmente inadmisibles.

No procederá la inscripción de documentos que transfieren el dominio u otro derecho real, generando causales de devolución al no estar plenamente identificado el inmueble por su número de matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre, linderos, área en el sistema métrico decimal y los intervinientes por su documento de identidad.

Tampoco procederá el registro tratándose de segregaciones o de ventas parciales en las que no se identifique tanto el predio de mayor extensión, el predio segregado, así como el área de la parte restante, con excepción de las entidades públicas que manejen programas de titulación predial. La hipoteca y el patrimonio de familia cuando la inscripción se solicite después de noventa (90) días hábiles siguientes a su otorgamiento. Si no se anexa al documento a inscribir, el comprobante de pago del impuesto de registro, y según caso, el comprobante de haberse cancelado los intereses por extemporaneidad. Tampoco se admitirá el documento a inscribir, si los pagos aludidos no se efectuaron en el departamento en donde estén ubicados los inmuebles objeto del acto. Si no se protocoliza la autorización expedida por la Agencia Nacional de Tierras para la división de predios. Si el inmueble se encuentra afectado por el gravamen fiscal de valorización. Si existe patrimonio de familia inscrito, no debe registrarse embargos, hipotecas, censo, anticresis ni venta con pacto de retroventa.

En la etapa de calificación se pueden presentar la suspensión del trámite de registro a prevención y la suspensión temporal del trámite de registro.



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La primera se da en el evento en que, al efectuarse la calificación de un documento proveniente de autoridad judicial o administrativa con funciones judiciales, se encuentre que no se ajusta a derecho de acuerdo con la normatividad vigente, se suspenderá el trámite de registro y se informará al funcionario respectivo para que resuelva si acepta lo expresado por la oficina o se ratifica en su decisión.

La suspensión del trámite se hará mediante acto administrativo motivado y por el término de treinta (30) días vencidos a partir de la fecha de remisión de la comunicación y sin haber tenido respuesta, se procederá a negar la inscripción con las justificaciones legales pertinentes. En el evento de recibir ratificación, se procederá a su registro dejando en la anotación la constancia pertinente.

Mientras que la suspensión temporal del trámite de registro se da si en escrito presentado por el titular de un derecho real o por su apoderado se advierte al Registrador sobre la existencia de una posible falsedad de un título o documento que se encuentre en proceso de registro, de tal forma que genera serios motivos de duda sobre su idoneidad, se procederá a suspender el trámite hasta por treinta (30) días y se le informará al interesado sobre la prohibición judicial contemplada en la presente ley.

La suspensión se ordenará mediante acto administrativo motivado de cúmplase, contra lo cual no procederá recurso alguno, vencido el término sin que se hubiere radicado la prohibición judicial se reanudará el trámite del registro. Cualquier perjuicio que se causare con esta suspensión será a cargo de quien la solicitó.

Una vez concluido el examen tanto desde el punto de vista formal como de su contenido del documento objeto de solicitud de registro, se decide en el sentido de que si la inscripción es factible, se efectúa el registro en la matrícula inmobiliaria; si por el contrario el documento no cumple los requisitos legales para su inscripción deberá ser inadmitido, elaborando una nota devolutiva que señalará claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución, informando los recursos que proceden, quedando en el archivo de la ORIP, copia del documento devuelto junto con la copia de la nota devolutiva con la constancia de notificación.

CAPÍTULO III – PRACTICAS DE VISITAS

ACTIVIDADES PREPARATORIAS DE LA VISITA

Es el ejercicio mediante el cual se identifica la necesidad de su realización y de establecer los parámetros para su ejecución, tales como: por qué, para qué, quién, cómo, cuándo y dónde. Una vez el funcionario tiene la resolución de comisión de servicios, así como la orden de visita y con el fin de tener una idea general sobre los aspectos jurídicos, tecnológicos administrativos de la ORIP a visitar, verificará la última



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acta de visita realizada a la ORIP y solicitará por escrito a las dependencias competentes la siguiente información:

Lo anterior con el fin de tener una idea general sobre la gestión jurídica y Tecnológica- administrativa de las ORIP en donde además el funcionario comisionado deberá:

1. Determinar los aspectos generales de la ORIP objeto de visita: Tipo de ORIP, circulo registral, código de la oficina, circunscripción territorial, dirección, teléfono y correo electrónico de la ORIP, naturaleza jurídica del uso del inmueble, nombre del registrador, personal asignado a la Oficina, tipo de vinculación del registrador y su personal, tipo y grado de los cargos, sistema misional aplicado, última visita realizada y determinación de los aspectos positivos y por mejorar identificados en la misma.

2. Conocer el régimen jurídico aplicable conforme con el objeto de la visita.

3. Revisar los indicadores de la ORIP.

4. Estructurar el plan de trabajo a desarrollar en la visita.

5. Conocer y aplicar el manual de visita.

6. Alistar la documentación y los dispositivos electrónicos necesarios para la realización de la visita.



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REQUISITOS DEL VISITADOR

Los funcionarios comisionados para la práctica de visitas deben observar y cumplir con:



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OBLIGACIONES PARA PRACTICAR LAS VISITAS

El personal que intervenga en la práctica de las visitas, debe velar por lograr los objetivos de la misma, al desarrollar sus actividades con ética conocimiento, eficiencia, calidad y profesionalismo, de acuerdo con los principios y practicas establecidas en la normatividad vigente de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Para el logro de lo anterior se debe:

Conocer funcional y estructuralmente la Superintendencia de Notariado y Registro, y las ORIP.

Conocer la ley, decretos, resoluciones, instrucciones administrativas, circulares, conceptos, procesos, procedimientos, manuales, reglamentos y demás pronunciamientos emitidos por la Superintendencia de Notariado y Registro que regulan la organización y funcionamiento de las ORIP.

Conocer y manejar funcionalmente el sistema de información registral que aplique en la oficina a visitar (Folio – SIR).

Conocer los informes y observaciones que se hayan hecho sobre la oficina a visitar.

Poner en conocimiento en forma inmediata ante el superior jerárquico, si el caso lo amerita, irregularidades que se detecten durante el desarrollo de la visita.

Cada funcionario será responsable por el desarrollo y presentación del trabajo en el área que le corresponda, de acuerdo con la orden impartida por el Superintendente Delegado para el Registro, sin olvidar anexar prueba idónea de cada hecho, inconsistencia, o hallazgo establecido.

El Superintendente Delegado para el Registro, en los casos en que lo considere necesario y para establecer canales de comunicación directo con el equipo visitador, designará un líder.

CAMPO DE ACCIÓN

El presente manual es de aplicación para el cumplimiento de las visitas en las ORIP, que efectuarán los funcionarios visitadores de acuerdo con el área y aspectos que cada uno de ellos vaya a examinar en particular en cada oficina, según lo determine el Superintendente Delegado para el Registro, al momento de ordenar cada diligencia, según los criterios que conjuntamente se deben tener en cuenta, tales como:



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Cumplimiento de la función misional.

Fecha de la última visita.

Movimiento inmobiliario que presenta la ORIP.

Volumen de quejas recibidas.

Informes de incumplimiento o inconsistencias con otras dependencias internas de la Superintendencia.

Informes de control interno, hallazgos de Contraloría o de otros entes estatales.

CAPÍTULO IV – ASPECTOS TECNOLÓGICOS ADMINISTRATIVOS

ASPECTOS TECNOLÓGICOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBAN VERIFICARSE EM LA PRÁCTICA DE LA VISITA

En principio es importante en los aspectos locativos los siguientes aspectos:

Establecer e indicar las condiciones generales en que se encuentra el inmueble.

Verificar la ubicación, estado físico, distribución interna de las dependencias (capacidad locativa), puestos de trabajo y su funcionalidad.

Verificar que exista suficiente ventilación, iluminación tanto artificial, como natural en cada puesto de trabajo.

Verificar el Estado de conservación de los Inmuebles, Muebles y Equipos.

Otros aspectos que ameriten comentario.

AVISOS Y PUBLICACIONES

Una vez se continúa en el desarrollo de las actividades en la práctica de la visita, el funcionario constatará los distintos aspectos tecnológicos administrativos como lo son:



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Se verificará la distribución de funciones en el personal existente, en las carpetas de hojas de vida la entrega oportuna de las dotaciones, el programa y control de vacaciones, proximidad a edad de retiro forzoso, calificación de servidores en carrera administrativa, entre otros.

RECURSO HUMANO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

AVISO INSTITUCIONAL QUE IDENTIFIQUE LA OFICINA DE REGISTRO

RESOLUCIÓN DE HORARIO FUNCIONAMIENTO

RESOLUCIÓN DE HORARIO DE ATENCIÓN

AL USUARIO

EN LA ZONA DE ATENCIÓN AL USUARIO SE ENCUENTRA EL BUZÓN DE SUGERENCIAS

CARTELERA CON LAS RESOLUCIONES ACTUALIZADAS

EXISTE VENTANILLA PREFERENCIAL Y SE ENCUENTRA SEÑALADA



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INVENTARIO DOCUMENTAL

En los libros del antiguo sistema se comprobará que, al hacerse el traslado al nuevo sistema de registro, se haya dejado la respectiva nota de conversión. Por otra parte, debe observarse que la oficina, al tramitar la cancelación de un acto inscrito en estos libros, haga el correspondiente registro sobre ellos.

A su vez se debe verificar el estado en que se encuentran los libros del antiguo sistema, los cuales deben estar debidamente archivados por años y por municipios y ser diligenciados con el cuidado necesario para procurar su conservación. Se debe verificar cómo se está trasladando la información del antiguo sistema a los folios de matrícula.

En los libros de testamentos se verificará que sobre la copia de la escritura que contiene el testamento, que reposará en una carpeta destinada para tal fin, debe aparecer la constancia del pago de los derechos e impuesto de registro, el número del turno con el cual se radicó, respaldada con la firma del registrador.

Igualmente se verificará que en la carpeta destinada para el efecto se archiven en orden cronológico copia de las actas de las diferentes visitas practicadas por la Superintendencia y que se haya dado cumplimiento a las instrucciones impartidas en la última acta.

TRASLADO ANTIGUO SISTEMA

LIBROS DE SISTEMA ANTIGUO

LIBROS DE TESTAMENTO ACTAS DE VISITA



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BOLETÍN DIARIO DE INGRESOS

A continuación, se relacionan algunos conceptos útiles de documentos que serán solicitados posteriormente.

Boletín Diario de ingresos: Documento que contiene la relación de ingresos recibidos por la ORIP Públicos diariamente de acuerdo con los diferentes tipos de recaudo, con sus respectivos soportes indicando la disponibilidad diaria en bancos.

Ingresos recibidos por anticipado: Estos son depositados en el sistema bancario, para realizar posteriormente el pago del servicio registral pero este servicio no es prestado el mismo día de la consignación, valores que van quedando acumulados hasta que haga uso del servicio registral.

Cuenta producto: Cuenta bancaria de la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se deben identificar las consignaciones correspondientes al movimiento diario de ingresos por concepto del servicio público registral.

Conciliación bancaria: Confrontación de los registros de los libros auxiliares de bancos frente a los extractos bancarios de la cuenta producto, para determinar diferencias y hacer los ajustes correspondientes, se realiza mensualmente.

Cuando existan partidas conciliatorias se debe adelantar una labor de depuración hasta llegar a su identificación. Esta conciliación se realiza en las ORIP que tienen acceso a la plataforma bancaria y/o le llegan los reportes diarios de acuerdo con el sistema de recaudo.

Cuadro de ingresos Mensual: Se realiza un cuadro con el resumen de ingresos recaudados en el mes (hoja Excel) por los diferentes conceptos (derechos de registro, certificados, copias, etc.) de acuerdo con los recaudos diarios, para obtener el movimiento mensual de ingresos.

Así mismo, es importante tener en cuenta los documentos que debe contener el boletín diario de ingresos, para el momento en que se soliciten se puedan verificar como se relacionan a continuación:



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En el momento de iniciar el análisis al boletín diario de ingresos se debe:

Solicitar el último boletín diario elaborado y/o de fechas aleatorias.

Tomar aleatoriamente los documentos objeto de registro que ingresaron a la oficina en la fecha del boletín solicitado y revisar la liquidación que hacen los cajeros al ingreso de estos.

De acuerdo con todos los insumos que tiene el boletín, empezar a cruzar la información del diario radicador de documentos con los recibos de caja, bancos y anticipados (si hay lugar a ello).

Se verifican en la página del VUR (www.supernotariado.gov.co / ventanilla única de registro / PSE derechos / ver PIN) que los pagos de PSE (digitando el PIN del recibo) aparece un pantallazo que muestra el recibo de pago con un aviso que dice pagado, donde se verifica que el número de escritura, la fecha de pago y el valor, que coincida con el documento que soporta el boletín.

Con el resto de los recibos de caja, se confronta que el pago exista en el extracto bancario y/o informe de ingresos de acuerdo con el método de ingreso que utilice la oficina.




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Se verifica que los ingresos que entraron al banco y no se prestó el servicio sean relacionados en el control de “ingresos recibidos por anticipado’’ si aplica.

Para ampliar la auditoria se solicitad boletines de otras fechas dentro del mes y/o cualquier otro mes y se realiza el mismo procedimiento.

Se verifica que los datos contenidos en el boletín, sea el mismo que se encuentren el cuadro de ingresos mensual y así mismo en el cuadro de alistamiento.

Verificar que el boletín ingresos (boletín diario de caja y bancos) se elabore diariamente y confrontar los recibos de caja, consignaciones, tiracajas y conformadores con los libros de bancos, extractos y conciliaciones. Se revisará:

1. De acuerdo con la Resolución de Tarifas vigente, deberá verificarse el procedimiento de solicitud, expedición y entrega de los certificados exentos.

2. Se debe verificar qué funcionario tiene asignada la opción de reimpresión de certificados de tradición, el control y responsabilidad de su manejo, las medidas de seguridad y procedimiento establecido en estos casos, estos deben corresponder al mismo día y coincidir con el número de certificados originales anexos que deben tener la leyenda “ANULADO”.

3. Cuando se anulen, se anexe el juego (original y copia) a cada boletín de caja y banco que tenga la leyenda ANULADO, el cual se refleja en el respectivo tiracaja y que se anote en el boletín el número de recibos anulados tanto en documentos como en certificados.



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4. Los recibos correspondientes a los turnos elegidos en forma aleatoria se encuentren debidamente diligenciados y que su número consecutivo impreso del recibo coincida con el consecutivo que genera el sistema.

5. Las resoluciones expedidas, que hayan aprobado o negado la devolución de dinero, para comprobar que se hicieron con el cumplimiento de las normas legales y verificar que se encuentren como soporte en el boletín diario correspondiente.

RECAUDO MAYOR VALOR

Documento que es emitido por el funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro o de correcciones, que contiene un valor dejado de cobrar por el liquidador al darle ingreso al documento objeto de registro o solicitud de corrección y que el usuario debe pagar para seguir el trámite requerido. Para el pago de este mayor valor el usuario cuenta con 2 meses a partir de la emisión del mismo.

Este se refleja en el boletín de diario de ingresos, en el momento que el usuario cancela el valor.

SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO

Acto por el cual se le reconoce el derecho al usuario de reintegrarle los dineros pagados en la ORIP y/o SNR, por la no inscripción de un servicio de registro, la no expedición de certificados de libertad, pagos en exceso, pago de lo no debido por concepto de la gestión registral, o por falla presentada en los nuevos recaudos de dineros dispuestos por la Superintendencia. La solicitud se realiza mediante el diligenciamiento del formulario del comprobante de devolución.

En el momento de iniciar el análisis de las devoluciones de dinero se debe:



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Solicitar las devoluciones tramitadas en el periodo de tiempo que dispone la visita general a realizar.

Revisar que la solicitud de devolución se haga dentro del tiempo establecida para la misma (4 meses a partir de la notificación de la nota devolutiva)

Se debe verificar que las devoluciones estén debidamente soportadas y registrada en el aplicativo FOLIO o SIR según el caso.

Es necesario comprobar que los documentos relacionados con las devoluciones de dineros solicitados por los usuarios, en los casos en que no fue posible realizar con éxito los servicios requeridos, se realicen correctamente, para lo cual se deberá comprobar que la devolución ordenada corresponda al número del documento radicado y al turno de radicación, que se tenga la constancia por parte de la jefe jurídica, o del registrador en las oficinas en que no haya jefe jurídica de que el documento no fue registrado, que quien solicita la devolución sea realmente el interesado, que se anexe el recibo de caja original y la copia con destino a registro junto a la nota devolutiva original y la resolución que ordene la devolución. Así mismo se debe verificar que se produzca la solicitud dentro del término legal.

Cuando la devolución del dinero se produzca porque el funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro al revisar la liquidación y establece que se cobró en exceso los derechos de registro, deberá registrar en el aplicativo misional la observación correspondiente.

ALMACÉN DE BIENES

Lugar donde se recepcionan, registran, administran, manejan y se hace control de los elementos de consumo que ingresan a la ORIP.

Bienes de consumo: Son aquellos por su naturaleza y tipo de uso, no son retornables y que se utilizan para el funcionamiento de la entidad, Lápices, esferos cintas, tóner etc.



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Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes adquiridos por un valor igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente de cada periodo fiscal. Estos están identificados con placa de inventario, no están sujetos a depreciación y es exigible su devolución.

Bienes devolutivos: Son aquellos bienes que por su naturaleza son entregados al funcionario para su uso custodia y responsabilidad en el cumplimiento de las funciones asignadas. Estos están identificados con placa de inventario, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución.

En cuanto el almacén se debe:

-Solicitar el listado que se tiene sobre el control de almacén y hacer una muestra aleatoria en campo

-Evidenciar que las tarjetas Kardex se encuentren organizadas por elemento y que su saldo concuerde con el físico disponible.

-Cotejar que la información descrita concuerde con el saldo del balance

INVENTARIOS

Consiste en una relación ordenada, completa y detallada de los bienes de consumo y los bienes controlados que representan el patrimonio de la Superintendencia de Notariado y Registro, estos son agrupados de acuerdo con su función y afinidad bajo una determinada cuenta contable y que conduce a su descripción y valorización pormenorizada.

-Solicitar el listado que se tiene sobre el control de inventarios (Formato F1) y también los inventarios individualizados (Formato 5) y hacer una muestra aleatoria en campo.

-Evidenciar que los elementos que están para dar de baja se encuentren organizadas y en lugar donde se conserven y relacionados para reintegros (formato 6).

-Cotejar que la información descrita concuerde con el saldo en Balance de la oficina.



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RELACIÓN DE TURNOS DE DOCUMENTOS Y CERTIFICADOS SOBRE LOS QUE SE VERIFICA LA LIQUIDACIÓN DE LOS DERECHOS DE REGISTRO

SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE COPIAS

En el momento en que se genere la solicitud de copias es importante verificar:

-Turno/radicado de correspondencia - fecha

-Documento (físico/magnético)

-Cantidad

-Derechos de registro

-Derechos de registro cancelados

-Valor a recaudar

EQUIPOS DE OFICINA

Turno -Fecha de radicación Folio de Matrícula Inmobiliaria - Acto/tipo de certificado Cuantía - Derechos de registro- Derechos de registro cancelados Valor a recaudar - Recaudo de mayor valor



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ASPECTOS DE INFRAESTRUCTURA



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CAPÍTULO V – ASPECTOS JURÍDICOS

La visita se realizará sobre procedimientos jurídicos registrales, que se hayan llevado a cabo entre la fecha de la última visita general y la fecha de la nueva visita, teniendo en cuenta los últimos tres años.

PROCESO DE REGISTRO

Se precisa al personal comisionado que el proceso de registro hace referencia a las etapas que se realizan en las ORIP para el debido registro de un instrumento público. Dichas etapas son radicación, calificación, inscripción y constancia de haberse efectuado la inscripción, de faltar la ejecución de cualquiera de estas etapas, el registro no se considera legalmente realizado. A su vez se tendrán en cuenta la desanotación y entrega del documento, cambiando a estado finalizado. Dicho lo anterior el proceso debe cumplirse en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de su radicación, excepto en los casos en los que los actos a registrar comprometen más de diez folios de matrícula inmobiliaria, por tal motivo se cuenta con un plazo adicional de cinco (5) días hábiles.

Con el objeto de establecer el modo como se ha llevado a cabo el proceso de registro de documentos en la oficina visitada, se realizará bajo la Técnica de muestreo aleatorio la selección de treinta turnos radicados en los últimos tres años consignados en el Diario Radicador. Se verificará fecha y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, oficina y lugar de origen, teniendo como fundamento para su escogencia la naturaleza del acto y la cuantía, procurando elegir diferentes clases de actos (compraventas, hipotecas, permutas, sucesiones, donaciones, etc.)

En cuanto al proceso de registro el funcionario visitador, deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:

a. Verificar en el libro radicador o en el sistema el número de documentos radicados durante los últimos tres (3) años, especificando de manera concreta la totalidad en cada uno de ellos, estableciendo un promedio mensual como también un promedio diario.

b. Establecer cantidad de funcionarios que ejercen la labor de calificación de los documentos sujetos a registro, así como, nombres y apellidos completos y el cargo que ocupan.

c. Verificar número de documentos repartidos mensualmente a cada funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro, número de documentos inscritos, número de documentos devueltos y número de documentos pendientes de calificar por cada uno de los ellos, dejando las observaciones a que haya lugar.



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DOCUMENTO INSCRITO

Es aquel que el funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro una vez analizada jurídicamente su procedencia, su idoneidad y que cumple con los requisitos de ley registra o inscribe en el folio de matrícula inmobiliaria.

Consiste en la anotación o asiento que se hace en el respectivo F.M.I. siguiendo con todo rigor el orden de turno de radicación, con indicación de la naturaleza jurídica del acto a inscribir, distinguida con el número que al título le haya correspondido en el orden del radicador y la indicación del año. Posteriormente se anotará la fecha de la inscripción, la naturaleza del título, escritura, sentencia, oficio, resolución, entre otros, su número distintivo, su fecha, oficina de origen, y partes interesadas debidamente identificadas, todo en forma clara y en caracteres de fácil lectura.

Una vez se realiza la inscripción del documento se genera el formulario de calificación o constancia de inscripción o ante la solicitud de reproducción de sellos se expedirá la reproducción del formulario de calificación o constancia de inscripción correspondiente.

Dicho formato especial se emite una vez cumplida la inscripción dejando constancia de la fecha de inscripción, el número de radicación, la matrícula inmobiliaria y la especificación jurídica de los actos inscritos con la firma del Registrador que se anexará tanto en el ejemplar del documento que se devolverá al interesado, como en el destinado al archivo de la ORIP.

Posteriormente se pasa a la fase denominada mesa de control donde se reciben los formularios de calificación y/o notas devolutivas debidamente firmadas por los funcionarios que ejercen la labor de calificación de los documentos sujetos a registro, luego se clasifican en relaciones independientes de documentos inscritos, documentos devueltos, embargos, entre otros, por consecutivos de turnos se entrega al despacho las constancias de inscripción firmadas y organizadas con la relación de documentos a “desanotar” y las notas devolutivas firmadas y organizadas con la relación de documentos para “devolver al público”. Cambiando el estado del documento de la fase de calificación a la fase “firma del registrador”.

En esta fase denominada "firma del registrador" es cuando el registrador revisa los documentos objeto de registro, si esta correcta la calificación los firma. Estos documentos son regresados a la “mesa de control” para su organización y posterior envió a la fase de “desanotación y distribución de documentos”.



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Una vez firmados los documentos por el Registrador y regresados por el despacho a esta fase "desanotación y distribución de documentos" son recibidos y verificados los formularios de calificación, constancias de inscripción debidamente firmados contra la relación de documentos a desanotar; de otra parte, se recibe y verifica las notas devolutivas debidamente firmadas contra la relación de documentos para devolver al público.

Es en este momento en el que el funcionario encargado de la “mesa de control, desanotación y distribución de documentos” arma paquetes con los documentos según la relación generada, integra las notas devolutivas con firma, constancias de inscripción con firma al paquete correspondiente según la relación.

Los documentos son separados por paquetes de la siguiente forma:

Primer paquete: con destino al usuario de desanotación en el despacho cuyo contenido es la copia de l documento con destino al interesado, constancia de inscripción o nota devolutiva.

Segundo paquete: con destino al archivo de la ORIP, paquete que contiene la copia del documento, recibo original del pago de impuestos y derechos y el formulario de inscripción o nota devolutiva.

Tercer paquete: Una copia del documento con el formulario de inscripción con destino a la Oficina de Catastro de acuerdo con la organización legal que para el momento se encuentre vigente.

En síntesis, en la fase de desanotación y entrega del documento una vez efectuada la inscripción y puesta la constancia de ella en el documento objeto de registro, o inadmitida la inscripción, se deja constancia de ella en el libro Radicador. Seguidamente el documento se pondrá a disposición del interesado en la ventanilla de entrega de documentos, hasta tanto el usuario proceda a reclamarlo con la presentación del recibo de radicación del documento, caso en el cual el funcionario hace entrega del documento según número de radicación consultado en el sistema.



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Para el caso de las Notas Devolutivas el funcionario que entrega el documento notifica en forma personal al interesado y conserva la copia firmada, cambiando en el aplicativo en cada caso de entrega, el estado del turno a “Entregado” (constancia de entrega), con lo cual se da la finalización del trámite de registro.

En cuanto a los documentos inscritos, el funcionario visitador deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:

• Numero de Turno de radicación

• Fecha de radicación

• Clase de acto

• Valor de la cuantía del acto

• Valor cancelado por pago del impuesto de registro.

• Valor cancelado por derechos de registro.

• Fecha de inscripción.



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• En qué fecha se realizó la desanotación.

• Termino de registro, es decir desde la fecha de radicación hasta la fecha de desanotación del documento.

NOTAS DEVOLUTIVAS

Es el acto administrativo que se genera cuando el funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro una vez analizado el documento, determina que no cumple con los requisitos de ley, utilizando para ello las causales de devolución dispuestas en los sistemas misionales.

En cuanto a los documentos devueltos el funcionario visitador, deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:

De manera aleatoria 30 documentos calificados dejando consignado en la relación:

Numero de Turno de radicación

Fecha de radicación

Número de Folio de Matricula Inmobiliaria Clase de acto

Causal de devolución Si se notificó o NO

Dejar las observaciones a que haya lugar

CORRECCIONES

Se realizan de oficio o a petición de parte en el folio de matrícula inmobiliaria, cuando se han cometidos errores en la calificación y /o inscripción de un documento.

Los errores en que se haya incurrido que no afecten la naturaleza jurídica del acto o el contenido esencial del mismo podrán corregirse en cualquier tiempo.



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Por el contrario, los errores que modifiquen la situación jurídica del inmueble y que hayan sido publicitados o que hayan surtidos efectos jurídicos entre las partes solo pueden corregirse mediante actuación administrativa.

El funcionario visitador deberá revisar la forma como se están radicando las correcciones en la ORIP, si son realizadas diariamente la totalidad de solicitudes, igualmente se debe revisar si se exige la copia del acto a corregir o su antecedente para proceder a la corrección, lo cual constituye mala práctica en razón a que genera costos al usuario, y por supuesto se debe verificar la correcta aplicación del procedimiento de correcciones establecido. Así mismo durante la visita se debe verificar de cada periodo lo siguiente:

• Total de correcciones solicitadas

• Total de correcciones realizadas

• Total de correcciones devueltas

• Total de correcciones pendientes por tramitar

• Tipología de la corrección (nombres, identificación, actos, etc.)

• Que la salvedad se incluya que sea clara y con fundamento legal pertinente.

• Tiempo durante el cual se realizó la corrección

• Dejar las observaciones a que haya lugar

Igualmente, de manera aleatoria el funcionario visitador deberá verificar 30 documentos devueltos en los que se establezca:

• Número de turno de radicación

• Fecha de radicación

• Número de Folio de Matricula Inmobiliaria

• Fecha de desanotación

• Las causales invocadas sean claras y se encuentren debidamente fundamentadas.



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• Identificar si se han presentado nuevas entradas recurrentes y por diferentes razones, dejando entonces recomendación para que dicha práctica no sea reincidente

Verificar que se notifiquen en debida forma y que se conserven física y /o digitalmente las notas devolutivas ya notificadas en la carpeta correspondiente o en el turno de radicación de documento devuelto al público.

Se verificará la nota devolutiva, los fundamentos de derecho, la indicación de los recursos, la fecha de la notificación, si se interpusieron o no los recursos y en caso afirmativo el trámite de los mismos, si se solicitó o no devolución de los dineros y el trámite que se le haya dado a esta solicitud y se verificará finalmente que el fundamento de la devolución sea correcto y coincida con el documento devuelto. El mismo debe estar archivado en la carpeta de documentos antecedentes de la matrícula correspondiente. Cuando la devolución del documento se deba a falsa motivación o error de la ORIP, conservará el turno que le corresponda al solicitarse inicialmente su inscripción, para lo cual se revisarán las resoluciones de restitución de turnos que se emitan y su debida inscripción.

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

Es el conjunto de decisiones y operaciones proferidas por el Registrador de Instrumentos Públicos tendientes a velar por el cumplimiento de la ley y reflejar la verdadera situación jurídica de los inmuebles. El funcionario visitador deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:

• Total de Actuaciones Administrativas en las que se especifique, No. Expediente, Causa, FMI, Auto Inicio, Resolución que decide, Recursos Si/No, Estado y Observaciones.

Respecto de las actuaciones administrativas que se adelantan en la ORIP detectado el consolidado de las actuaciones, en las antiguas verificar el impulso dado a la solicitud, verificar la fecha del auto de inicio de la actuación, que se hayan notificado a todos los interesados, verificar las actuaciones administrativas que podían ser resueltas de fondo mediante correcciones simples sin necesidad de darle trámite de la actuación, lo cual redunda en la reducción del número de actuaciones y en el desbloqueo de los folios de matrícula.

RECURSO DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN

Detectado el consolidado de recursos, establecer si está en trámite para resolver primera instancia, el impulso que se le haya dado y proximidad de decisión. Cuantificar los expedientes que se encuentran en segunda instancia para decidir de fondo la real situación jurídica de los predios involucrados. El funcionario visitador deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:



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Total de Recursos de reposición y en subsidio apelación en los que se especifique No. Expediente, Causal de devolución, FMI, Resolución que decide, Estado, Oficio y fecha de remisión a segunda instancia y las Observaciones.

RESTITUCIÓN DE TURNO

Se realiza cuando el documento es devuelto erróneamente por parte del funcionario que ejerce la labor de calificación de los documentos sujetos a registro, previa resolución motivada proferida por el registrador, conservando el número de radicación inicialmente asignado cuando se solicitó la inscripción. El funcionario visitador deberá establecer en cada periodo a revisar durante la visita lo siguiente:

Total de Restitución de turnos en los que se especifique el Radicado de correspondencia y fecha, turno de radicación de documento, FMI, Causal de devolución, Estado, Aprobado/Negado, Resolución y las Observaciones.

Total de Revocatorias directas en los que se especifique No. Expediente, Causa, FMI, Resolución que decide Recursos, Estado y las Observaciones.

RELACIÓN DE TURNOS DE CERTIFICADOS VERIFICADOS

Por otro lado, el funcionario visitador dejará la relación de los turnos de certificados verificados de manera aleatoria con la siguiente información:

Numero de turno

Fecha de radicación

Número de Folio de Matricula Inmobiliaria

Tipología (inmediato, asociado, de pertenencia, exento, masivo, ampliación a tradición y reimpresos)

Valor cancelado por derechos de registro

Dejar las observaciones a que haya lugar



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CERTIFICADOS REIMPRESOS

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIA Y DENUNCIA



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ACCIÓN DE TUTELA

La acción de tutela es un mecanismo que tiene por objeto la protección de los derechos constitucionales fundamentales, aún aquellos que no se encuentren consagrados en la constitución, cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública.

HALLAZGOS ORIP

Se entienden como el resultado de la evaluación de la evidencia de la visita realizada, frente a los criterios definidos para las labores del grupo I.V.C. Registral, los cuales estarán sujetos al proceso de registro de instrumentos públicos definidos por la Ley 1579 de 2012 y a los procesos y procedimientos reglamentarios.

Los hallazgos identificados en la visita podrán señalar conformidades o no conformidades.

Conformidad: cumplimiento de un requisito Legal o Reglamentario que puede tener dos apreciaciones:



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Observación: hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento, pero en el futuro puede convertirse en un incumplimiento debido a cómo se está desarrollando una actividad, tarea o proceso concreto.

Oportunidad de mejora: es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento, pero a pesar de ello se determina, bajo criterios objetivos, que existe un margen de mejora para optimizar más una actividad, tarea o proceso concreto.

No conformidad: incumplimiento de un parámetro legal o de un requisito del proceso o procedimiento de Registro.

DILIGENCIAMIENTO LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo es el documento en el cual se relacionan todos los requerimientos del grupo visitador, recaudados con ocasión del proceso de Gestión Inspección y Vigilancia Registral. Debe ser diligenciada en la medida en que se van realizando las actividades por parte del funcionario comisión siempre en original y copia cuya distribución será original con destino a la Superintendencia Delegada para el Registro de Instrumentos Públicos y copia para el archivo de la ORIP visitada. De igual modo los anexos y demás documentos de trabajo se deben adjuntar foliados al original.

Una vez realizada la visita, la Coordinadora del grupo de I.V.C. Registral, verificará que la información consignada en la lista de chequeo y el informe de visita se encuentren debidamente soportados a través de anexos suministrados por el visitador.

ACTA DE CIERRE DE VISITA

Deberá leerse y rubricarse por las personas que intervinieron en la diligencia de visita, identificadas por su nombre y cargo. Igualmente deberá indicarse la fecha y ORIP en donde se concluye la diligencia.

INFORME DE RESULTADOS A LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO

Una vez retorna la comisión visitadora a la sede de la Superintendencia de Notariado y Registro, procederá dentro de los cinco días hábiles siguientes a presentar informe preciso y por escrito a la Superintendencia Delegada para el Registro, indicando los hallazgos en la ORIP visitada.



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Así mismo se realizarán los oficios a que haya lugar para la ORIP visitada o para los grupos de trabajo de la SNR, con los respectivos requerimientos que resulten de la realización de la visita.

SEGUIMIENTO DE LA VISITA

Finalmente, el grupo designado por la Coordinadora del grupo de I.V.C. Registral, se encargará de diligenciar el formato de seguimiento informes de visitas, teniendo en cuenta los hallazgos plasmados en el informe de visita, así como cada uno de los requerimientos ejecutados a las otras dependencias de las SNR.

CAPÍTULO VI – INTERVENCIÓN

INTERVENCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

En cualquier momento, de manera oficiosa o a petición de las Entidades de control, judiciales o en virtud de las quejas recibidas de los ciudadanos, la Superintendencia de Notariado y Registro, previa visita y comprobación de los hechos por parte de la Superintendencia Delegada para el Registro, podrá intervenir las ORIP, para lo cual nombrará un Director de Intervención.

CLASES DE INTERVENCIÓN

Dependiendo de la gravedad de los hechos denunciados o que de oficio dé lugar a la intervención, esta podrá ser:

a. Intervención de primer grado. El Director de Intervención verificará los hechos que dieron lugar a la intervención y procurará la solución de los mismos.

b. Intervención de segundo grado. Se presenta cuando en el acto administrativo que ordena la intervención se limitan las funciones del Registrador a la autorización de los actos que se inscriban o se rechacen, igualmente de los certificados de tradición que se expidan, de las actuaciones administrativas que se surtan y de otras certificaciones que deba expedir, bajo las directrices del Interventor en procura de solucionar los hechos que dieron lugar a la intervención tomando las decisiones administrativas y jurídicas a que haya lugar.

c. Intervención de tercer grado. Se presenta cuando, previo el proceso disciplinario iniciado con ocasión de los informes del Director de Intervención, se suspende provisionalmente de las funciones del cargo al Registrador de Instrumentos Públicos y bajo la orientación del Director de



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Intervención, se procura conjurar los hechos que dieron lugar a la intervención, tomando las decisiones administrativas y jurídicas a que haya lugar.

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE INTERVENCIÓN

El Director de Intervención tendrá las siguientes funciones:

a. Tomar todas aquellas decisiones administrativas y jurídicas, así como establecer los procedimientos a que haya lugar para conjurar los hechos que generaron la intervención.

b. Efectuar las respectivas comunicaciones a la Oficina de Control Disciplinario Interno, para lo de competencia.

c. Revocar los actos administrativos a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo, o de la norma que lo adicione o modifique.

d. Guardar la información objeto de investigación, la cual será reservada.

e. Presentar a la Superintendencia Delegada para el Registro, informes semanales de su gestión de intervención y un informe final al culminar la misma.

El informe final de intervención, será revisado por el Coordinador del Grupo IVC Registral, y en el evento de que éste funja como director de intervención, quién verificará el informe final será el Superintendente delegado para el registro.

f. Proceder a efectuar las denuncias penales pertinentes, en desarrollo de la intervención, cuando a ello haya lugar.

g. Las demás que se consideren necesarias para el buen funcionamiento de la ORIP intervenida.

AUDICENCIA PÚBLICA

El Director de Intervención podrá convocar a una audiencia pública de reclamaciones, mediante la fijación de aviso en la ORIP intervenida, en la cual las personas interesadas, podrán presentar los documentos que



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soporten su reclamación. El Director de Intervención dará trámite a las reclamaciones cuando haya lugar, para la solución de estas.

Así mismo en el caso que se realice la Audiencia Pública, se deberá diligenciar cada uno de los datos determinados en el formato lista de asistencia audiencia pública de reclamaciones.

GLOSARIO

- Antiguo sistema: Modo de registro llevado en libros, diligenciados en manuscrito por el funcionario

competente.

- Auto de visita: Documento interno mediante el cual se autoriza la realización de una visita y se

establece la fecha de realización y el funcionario comisionado.

- Clases de intervención: Es el grado de intervención que se da dependiendo de la gravedad de los

hechos establecidos. Puede ser de primer, segundo o tercer grado.

- Desanotación: Fase en la cual se entiende culminado el proceso de registro, quedando habilitada

la matrícula para la expedición del certificado, así como la disposición del documento en ventanilla

de entrega.

- FMI: Folio de matrícula inmobiliaria



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- Funcionario comisionado: Es el funcionario que se designa para realizar la visita

- Hallazgo: Es un evento detectado durante la visita y que no cumple con los requisitos legales o

procedimentales.

- Intervención: Procedimiento que se realiza en cualquier momento de manera oficiosa o a petición

de las Entidades de control, judiciales o en virtud de las quejas recibidas de los ciudadanos, con el

fin de conjurar las causas que dieron su origen.

- IVC: Inspección, Vigilancia y Control

- Ley 1579 de 2012: Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos

- OIVC: Orientación, Inspección, Vigilancia y Control

- ORIP: Oficina de registro de instrumentos públicos

- PIN: Número de identificación personal

- Proceso de registro: Comprende las etapas de: radicación, calificación, inscripción y expedición de

la constancia.

- PSE: Pagos seguros en línea

- Registro de instrumentos públicos: Es un servicio público prestado por el Estado a través de

funcionarios denominados Registradores de Instrumentos Públicos y tiene como fin el registro de la

tradición de la propiedad inmueble

- SIR: Sistema de información registral

- Tipo de Orip: Existen dos tipos de Orip: las principales y las seccionales

- Visita Especial: Diligencia mediante la cual se evalúa el servicio público registral de las ORIP como

respuesta a los requerimientos de la alta dirección, los entes de control, autoridades competentes,

usuarios del servicio a través de PQRS, o como resultado de una visita general.

- Visita General: Diligencia mediante la cual se determina el cumplimiento de las normas legales

vigentes para el Registro de Instrumentos Públicos, así como las demás condiciones definidas por

la SNR a los vigilados (ORIP)

- VUR: Ventanilla única de registro

BIBLIOGRAFÍA

Ley 1579 del 01/10/2012

Decreto 2723 del 29/12/2014



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Resolución 2863 de 16/03/2018



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VERSIÓN DE CAMBIOS

Código: Versión: Fecha: Motivo de la actualización:

OIVCR – GIVR – PR – 01 – M1

3 28/12/2018 De acuerdo al diagnóstico situacional del proceso visitas generales a los sujetos objeto de supervisión y a los lineamientos dados en el proyecto de reingeniería del sistema de gestión de calidad, se creó la necesidad de eliminar, modificar y ajustar la documentación asociada al proceso.

MP - ISOS - PO - 01 - PR - 01 - MN - 01

1 22/06/2021 Con el fin de dar continuidad al proceso de reingenieria que se viene adelantando en la

SDR y en cumplimiento del procedimiento de actualizacion de documentos en el SIG, a continuacion se relacionan los documentos correspondientes al proceso de Inspeccio n y Vigilancia Registral que fueron objeto de actualizacion y creacion del mismo.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ APROBÓ Vo.Bo. Oficina Asesora

de Planeación

Consuelo Perdomo Jiménez Natalia Andrea Villalobos Valdelamar

Coordinadora Grupo IVC Contratista Delegada para el Registro

Diana Leonor Buitrago Villegas

Superintendente Delegada para el Registro

Juan Carlos Torres Rodríguez

Jefe Oficina Asesora de Planeación (e)

Revisó: Heyner Carrillo Romero

Oficina Asesora de Planeación

Fecha: 18/12/2020 Fecha: 09/02/2021 Fecha: 22/06/2021



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manual para la prÁctica de visitas e intervenciones a …

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