manual para la planificaciÓn, seguimiento y …

Nombre del Documento:

MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Fecha de Autorización y

Vigencia:

Octubre de 2020

Tipo de Edición:

Actualización

Elaborado por:

Gerencia de Planificación y Departamento de Planificación y Seguimiento

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Revisado y Actualizado por:

Gerencia de Planificación

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Pública

MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

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MANUAL PARA LA PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

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Octubre de 2020

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HOJA DE APROBACIÓN

El presente Manual para el Control de la Gestión Estratégica y Operativa de la CEPA tiene su fundamento en

el “Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma” autorizado por la Corte de Cuentas de la República, mediante Decreto Nº 57, cuyas normas

específicas establecen lo siguiente:

Capítulo I. Normas relativas al ambiente de control

Definición de Objetivos Institucionales

Art. 32.- La Junta Directiva, aprobará y mantendrá en ejecución, por cada período presidencial, los objetivos

estratégicos mediante un Plan Estratégico Institucional, el cual desarrollará en base a las políticas y técnicas

contenidas en el Sistema de Planificación Institucional. La política de planificación desarrollada en el sistema,

tendrá como fundamento el mandato legal de CEPA, contenido en su Ley Orgánica y la Política de Gobierno,

pero a falta de esta última lo elaborará en base a la primera, y una vez aprobada aquella, se harán los ajustes

correspondientes.

Planes Operativos

Art. 33.- En base a los lineamientos aprobados por la Dirección Superior, cada empresa y unidades

Administrativas prepararán su Plan Anual Operativo, en el cual se desarrollarán los objetivos y proyectos

Contenidos en el Plan Estratégico Quinquenal, según corresponda. Estos Planes Operativos servirán de base

para integrar el Plan Anual de Trabajo Institucional, El Plan Anual de Dirección y Administración Institucional,

y el Plan Anual de Inversión y Preinversión Real, los cuales serán consolidados por la Gerencia de Planificación

y Concesiones; siguiendo los lineamientos pertinentes, lo someterá a consideración de la Presidencia,

Gerencia General y/o Junta Directiva, para los ajustes y autorización respectiva.

Art. 36.- Para la elaboración de los Planes Anuales Operativos y Necesidades Financieras Presupuestarias, por

parte de las empresas y unidades Organizativas; así como la Integración del Plan Anual Institucional y

Proyecto de Presupuesto Anual Institucional, la Gerencia de Planificación y Concesiones y la Gerencia

Financiera, elaboraran la ¨Guía Para la Elaboración de Planes Operativos y Presupuesto Institucional¨, la que

contendrá las Políticas y Prioridades Institucionales en el marco legal y técnico aplicable y serán la base para

la realización de dichos documentos. La guía será distribuida una vez sea aprobada por la Dirección Superior.

Art. 40.- La Gerencia de Planificación y Concesiones, será la responsable del seguimiento y evaluación del

cumplimiento de los objetivos estratégicos y de los objetivos y metas operativas contenidas en el Plan Anual

Institucional y de elaborar y mantener actualizado el Programa de Inversión Pública Quinquenal Institucional;

así como del seguimiento de la Programación Mensual, Física y/o Financiera Establecida.

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ÍNDICE

HOJA DE APROBACIÓN ...............................................................................................................................................2

I. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................6

II. MARCO LEGAL Y NORMATIVO .........................................................................................................................6

III. NORMAS GENERALES .......................................................................................................................................7

IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................9

Procedimiento No. 1: Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI) ..................................................... 9

Procedimiento No. 2: Elaboración del Plan de Pre-Inversión ........................................................................ 11

Procedimiento No. 3: Elaboración del Plan de Inversión Real ....................................................................... 13

Procedimiento No. 4: Elaboración del Plan de Dirección y Administración Institucional (DAI) .................... 16

Procedimiento No. 5: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) .............................................................. 19

Procedimiento No. 6: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA ...................................... 22

V. DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................................................... 24

VI. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN ..................................................................................................................... 25

VII. ANEXOS ......................................................................................................................................................... 26

1. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto ................................................................ 26

2. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto ............................................................... 27




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INTRODUCCIÓN

La Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), es la Institución de Derecho Público con carácter

autónomo y personalidad jurídica que depende del Órgano Ejecutivo a través del Ramo de Obras Públicas.

La Ley Orgánica de CEPA establece que “tendrá a su cargo la administración, explotación, dirección y

ejecución de las operaciones portuarias de todas las instalaciones de los Puertos de la República, no sujetos

a régimen especial, así como la custodia, manejo y almacenamiento de mercadería de exportación e

importación. También administrará, explotará y dirigirá todo el sistema ferroviario de propiedad nacional.

Además, deberá planear y ejecutar por sí o por medio de contratistas la construcción de nuevas instalaciones

y todas las obras necesarias para la ampliación y mejoramiento de las instalaciones portuarias, aeroportuarias

y ferroviarias existentes.”1 Por otra parte, la Ley Orgánica de Aviación Civil le da la responsabilidad de tener

“el control y dirección de los servicios de apoyo a la navegación aérea…”2.

Por lo que, teniendo activos y responsabilidades estratégicas a nivel de país, la planificación, seguimiento y

evaluación se convierten en instrumentos claves para velar por el logro de los objetivos Institucionales y su

contribución a la visión y metas del Gobierno Central, establecidas en los respectivos Planes Quinquenales u

otros instrumentos de lineamientos determinados.

CEPA cuenta con el presente Manual para la Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión

Institucional de CEPA, como uno de sus instrumentos del Sistema de Control Interno, presentando a

continuación, la metodología que se utiliza para realizar su planificación estratégica y operativa:

1 Art. 2 de la Ley Orgánica de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma 2 Art. 46 de la Ley Orgánica de Aviación Civil




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I. OBJETIVOS

Objetivo General:

Contar con un instrumento Institucional, que brinde los lineamientos para elaborar una Planificación

participativa en CEPA, estableciendo además los procedimientos para el seguimiento y evaluaciones sobre la

Gestión de la Institución, que permita conocer los resultados de la misma, para la toma de decisiones.

Objetivos Específicos:

Brindar a todas las áreas de gestión de CEPA lineamientos para realizar una planificación participativa, en

la cual los Gerentes, Jefes y personal bajo su responsabilidad conozca los objetivos y metas bajo los cuales

programaran sus esfuerzos

Uniformar la elaboración de los Instrumentos Institucionales para la planificación y seguimiento de la

Gestión de la Comisión.

Generar información oportuna relacionada a los avances que se vayan obteniendo en la ejecución de los

planes establecidos

Proporcionar informes de evaluación que reflejen los resultados de la Gestión Institucional, para la mejor

toma de decisiones y cumplimiento de las metas propuestas.

II. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Ley Orgánica de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA) y su Reglamento

Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la CEPA.

Circular SAFI Lineamientos para el Programa Anual de Inversión Pública, proporcionada por el Ministerio

de Hacienda.

Instructivo 4.022 “Bases para la formulación del Plan Anual de Trabajo y el Presupuesto Operativo”,

proporcionado por el Ministerio de Hacienda.

Guía para elaborar el Plan Operativo Anual (POA), que considera los lineamientos para la elaboración de

los planes de cada área de gestión de CEPA




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III. NORMAS GENERALES

1. La Gerencia de Planificación al inicio de cada quinquenio, deberá revisar el Plan Quinquenal del Gobierno

Central, que se encuentre disponible, para identificar la contribución de CEPA en la visión y metas

establecidas.

2. La Administración Superior, Gerentes de Empresa y de Áreas de Gestión, Jefaturas de Unidades o

Departamentos, participarán en la elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI), el cual debe estar

alineado con el Plan Quinquenal del Gobierno Central, así como considerando las estrategias de

expansión u otras de sus aliados y clientes claves.

3. La Gerencia de Planificación brindará una Guía para la Elaboración del Plan Operativo Anual, para

orientar y alinear a las Empresas y áreas de gestión.

4. El Plan Operativo Anual (POA) deberá ser consolidado por la Gerencia de Planificación para contar con

un instrumento Institucional.

5. El POA deberá elaborarse en el Módulo SADFI correspondiente, considerando el presupuesto requerido

para su ejecución.

6. Cada empresa y/o área de gestión, deberá elaborar los projects, en los cuales definirán las tareas o

actividades que necesitarán ejecutar para cada proyecto establecido en su POA.

7. La Institución cuenta con la Plataforma de Project Server para el seguimiento de los proyectos, la cual

deberá ser utilizada por todas las empresas de CEPA.

8. El Administrador de proyectos es el responsable de la planeación, dirección y control de los Proyectos;

además, ejerce generalmente la función de Aprobador de Tareas.

9. El rol de Administrador de Proyectos deberá ser ejercido por los Gerentes de áreas, Jefes de Unidad o

Departamento, según la empresa. Sin embargo, pueden delegar a un subalterno con la justificación

respectiva.

10. El Aprobador de Tareas, es responsable de verificar que los avances reportados en los proyectos,

cuenten con el respectivo respaldo de ejecución.




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11. El Ejecutor de Tareas, es el rol que posee en la plataforma de Project Web App (PWA), personal que

forma parte del equipo del proyecto, siendo responsable de ejecutar las tareas y reportar avances con

el respectivo respaldo, en tiempo real.

12. La Gerencia de Planificación es la responsable de administrar la Plataforma PWA.

13. La Administración Superior podrá consultar los avances de los proyectos en la Plataforma PWA, cada

empresa y área es responsable de tener actualizada la información.

14. La Administración Superior, convocará a las Empresas y áreas de gestión, según lo requiera, para revisar

conjuntamente los resultados reflejados en la plataforma de seguimiento (PWA), para tomar decisiones

sobre desviaciones en los resultados obtenidos.




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IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento No. 1: Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI)

1. Nombre del procedimiento: Elaboración del Plan Estratégico Institucional.

2. Objetivo: Establecer el rumbo estratégico de corto y mediano plazo de CEPA, que establezca los ejes

estratégicos, programas y proyectos a ejecutar por la Institución en el quinquenio vigente.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA y su Reglamento, Ley de Acceso a la

Información Pública, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria

Autónoma, Plan Quinquenal u otros instrumentos establecidos por el Gobierno Central.

4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de empresas y de áreas, Jefes de

Unidades, Jefes de Departamento y Sección, Asistentes, Actores estratégicos.

5. Definiciones:

PEI: Sus siglas significan Plan Estratégico Institucional que cuenta con las directrices y

establecimiento del pensamiento estratégico y proyectos a ejecutar en un quinquenio determinado,

así como el legado para el horizonte que se establezca.

Misión: Es la razón de ser de CEPA a través de los diferentes servicios que brinda en cada uno de sus

negocios.

Visión: Establece la perspectiva de cómo se visualiza CEPA al final del período de ejecución del PEI

Valores: Reúne los principales aspectos que se consideran como creencias y que se adoptan

institucionalmente, con el propósito que la aplicación de los mismos por parte de los trabajadores y

dirigentes contribuyan al logro de objetivos, metas y generación de valor para los clientes.

FODA: Es la herramienta utilizada para establecer una línea base sobre el diagnóstico de la situación

actual de la Institución al iniciar un quinquenio, identificando sus factores internos es decir sus

Fortalezas (F) y Debilidades (D) y sus factores externos relacionados a las Oportunidades (O) y

Amenazas (A).

6. Formatos o herramientas utilizadas: FODA, Identificación de Proyectos Estratégicos y priorización en

matrices para tal fin, según la Política y Procedimiento de Inversión.




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7. Período de Vigencia: Entre 4 y 5 años.

8. Descripción del Procedimiento:

Paso N° Responsable Descripción de Actividades

01 Inicio del Procedimiento

02 Gerente de Planificación Gestiona ante la Administración Superior, lineamientos para la

Elaboración del PEI del quinquenio respectivo

03 Administración Superior Brinda lineamientos estratégicos para el quinquenio respectivo

04 Gerente de Planificación Establece metodología y/o estructura a utilizar para la elaboración

del PEI, atendiendo lineamientos del Plan Quiquenal del Gobierno

Central que se encuentre disponible.

05 Administración Superior Convoca a las Empresas y áreas de gestión para realizar el ejercicio

de la Planificación Estratégica Institucional (PEI), agregando según

considere a otros actores externos

06 Gerente de Planificación Elabora memorándum para Gerentes y Jefes, incluyendo una

programación tentativa para las visitas y/o reuniones que se

estimen convenientes realizar para realizar el ejercicio.

07 Secretaria de la Gerencia

de Planificación

Gestiona firma del Memorándum y distribuye el mismo.

08 Gerente de Planificación Realiza talleres y trabajo articulado con las diferentes empresas

para elaborar el PEI, recibiendo insumos y propuestas específicas

09 Gerente de Planificación Presente a la Administración Superior los resultados del ejercicio

para recibir retroalimentación

10 Administración Superior Brinda retroalimentación o instrucciones sobre el ejercicio

11 Gerente de Planificación Supera observaciones y/o presenta a la Administración Superior y

empresas de CEPA

12 Administración Superior Avala el PEI para aprobación

13 Aprueba el PEI para ejecutarse en el quinquenio respectivo

14 Gerente de Planificación Envío a la Unidad de Comunicaciones el PEI aprobado para su

respectiva distribución

15 Unidad de Comunicaciones Divulga el Plan Estratégico Institucional (PEI) en todas las empresas

de CEPA, en los medios que estime pertinentes.

Fin del Procedimiento




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Procedimiento No. 2: Elaboración del Plan de Pre-Inversión

1. Nombre del procedimiento: Elaboración del Plan de Pre-Inversión.

2. Objetivo: Definir los proyectos de Pre- Inversión de CEPA y sus empresas para contar con un presupuesto

de ejecución, tomando en cuenta los lineamientos básicos y normativa técnica para la elaboración de

los planes que conforman el Proyecto de Presupuesto Institucional.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 3 del Reglamento de Normas Técnicas

de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma.

4. Participantes del Procedimiento: Junta Directiva, Administración Superior, Gerentes de empresa,

Gerente de Ingeniería, Jefe Unidad Medio Ambiental, Gerente de Planificación y Técnico de Planificación.

5. Definiciones:

Plan de Pre-Inversión: Documento que desarrolla el contenido establecido en el instructivo 4.022

“Bases para la formulación del plan anual de trabajo y presupuesto operativo”, siendo lo fundamental

el detalle de la estructura presupuestaria para los proyectos.

Pre-Inversión: Fase del Proyecto en el que se realiza las fases previas a la ejecución del proyecto de

inversión, es decir idea, perfil, estudio de pre-factibilidad, estudio de factibilidad y diseño, que

permite tener respaldado técnicamente la viabilidad de ejecución o no del proyecto.

Ficha Técnica: Formulario proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Se completa con información

general del proyecto, tales como descripción del proyecto, descripción de metas de ejecución y costo

respectivo para el año, financiamiento del proyecto, ejecución del proyecto en términos de tiempo,

costo y avance físico estimado.

6. Formatos utilizados: Fichas Técnicas en formato Word.

7. Frecuencia de uso: Anual.




02 Gerente Financiero Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios

enmarcados en los que brinda el Ministerio de Hacienda.




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03 Gerente de

Planificación

Recibe lineamientos para elaborar planes presupuestarios y delega en el

personal a su cargo la elaboración del Plan de Pre-Inversión respectivo

04 Técnico de

Planificación

Verifica el Plan de Pre-Inversión del año anterior si quedo algo pendiente

de ejecutarse y la necesidad de retomarlo para el plan del año en

elaboración, así como identificar los pre-inversiones necesarias realizar

para los proyectos de CEPA

05 Entrega propuesta al Gerente de Planificación para revisar y/o recibir

retroalimentación de propuesta con los Gerentes de las empresas de

CEPA, Gerencia de Ingeniería y Unidad Medio Ambiental

06 Administración

Superior

Convoca a las empresas de CEPA a revisar propuesta de proyectos de

inversión

07 Gerentes de las

Empresas

Revisan y proporcionan retroalimentación sobre las necesidades que

poseen en sus respectivas empresas para priorizar

08 Elaboran Fichas Técnicas por cada proyecto definido

09 Técnico de

Planificación

Preparar el Plan de Pre-Inversión para el año respectivo, considerando

los observaciones y retroalimentaciones recibidas por parte de los

Gerentes

10 Consolida el Plan de Pre-Inversión Institucional

11 Gerente de

Planificación

Revisa el documento final realizado

12 Presenta Plan de Pre-Inversión a la Administración Superior y/o

Gerencia Financiera

13 Administración

Superior y Gerencia

Financiera

Definen los proyectos de pre-inversión que se lograran ejecutar el año

planificado, considerando prioridades y la disponibilidad de recursos

financieros

14 Gerente Financiero

Incorpora el Plan de Pre-Inversión avalado por la Administración

Superior, en el Proyecto de Presupuesto Institucional.

15 Gestiona ante Junta Directiva aprobación del Plan de Pre-Inversión,

siendo este instrumento parte del Proyecto de Presupuesto

Institucional.

16 Junta Directiva Aprueba el Presupuesto Institucional anual, que incluye el Plan de

Inversión

17 Fin del Procedimiento




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Procedimiento No. 3: Elaboración del Plan de Inversión Real

1. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan de Inversión Real.

2. Objetivo: Identificar, priorizar y definir los proyectos de Inversión de CEPA y sus empresas que dispongan

con una asignación presupuestaria para su ejecución, tomando en cuenta los lineamientos básicos y

normativa técnica requerida en la elaboración de los planes de trabajo que conforman el Proyecto de

Presupuesto Institucional y las condicionantes de CEPA y del Ministerio de Hacienda para la

programación de inversiones.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 33 del Reglamento de Normas

Técnicas de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, Políticas

Presupuestarias. Circular SAFI. Política de Inversión Pública de El Salvador.

4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa, Gerente Financiero,

Gerente de Ingeniería, Gerente de Planificación, Comité nombrado para priorizar proyectos.

5. Definiciones:

Plan de Inversión: Documento que detalla los proyectos seleccionados y priorizados

institucionalmente y que se les asignó recursos, desarrollado utilizando el instructivo 4.022 “Bases

para la formulación del plan anual de trabajo y presupuesto operativo”, para la conformación de la

información.

Inversión: Fase en la que se realiza el gasto más significativo en inversión que ha sido determinado

en la pre-inversión; comprende desde la decisión de ejecutar un proyecto, y se extiende hasta que

termina su ejecución y se encuentra en condiciones de iniciar operaciones.

Ficha Técnica: Formulario proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Se completa con información

general del proyecto, tales como descripción del proyecto, descripción de metas de ejecución y costo

respectivo para el año, financiamiento del proyecto, ejecución del proyecto en términos de tiempo,

costo y avance físico estimado.

SIIP: Sistema de Información de Inversión Pública, es el sistema del Ministerio de Hacienda en el cual

se concentra la información general de los proyectos mediante codificación, se detalla su

programación física y financiera y se realiza el seguimiento mensual de los mismos.




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6. Formatos utilizados: Fichas Técnicas en Formato Word.

7. Frecuencia de uso: Anual.





Envía los lineamientos para la elaboración de los planes presupuestarios


03 Gerente de

Planificación

Recibe los lineamientos para elaborar los planes presupuestarios y

delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan de Inversión

respectivo

04 Técnico de

Planificación

Verifica el Plan de Inversión del año anterior, solicita información de

seguimiento de inversión del año anterior a la Gerencia Financiera, que

tiene el acceso al SIIP, para verificar los resultados de ejecución para

considerar la necesidad de retomar en el plan en elaboración, los

proyectos de inversión que no se hubiesen logrado finalizar o ejecutar

en el período anterior.

05 Entrega propuesta al Gerente de Planificación para revisar y/o recibir

retroalimentación de propuesta con los Gerentes de las empresas de

CEPA, Gerencia de Ingeniería y Unidad Medio Ambiental

06 Administración

Superior

Nombra Comité para priorizar proyectos de inversión.

07 Convoca a las empresas de CEPA a revisar propuesta de proyectos de

inversión

08 Gerentes de las

Empresas

Revisan y proporcionan retroalimentación sobre las necesidades que

poseen en sus respectivas empresas para priorizar

09 Elaboran Fichas Técnicas de los proyectos propuestos y consensuados

10 Técnico de

Planificación

Prepara el Plan de Inversión para el año respectivo, considerando los

observaciones y retroalimentaciones recibidas por parte de los Gerentes

11 Consolida el Plan de Inversión Institucional

12 Comité de

Priorización

Comité prioriza proyectos de inversión establecidos por las empresas

13 Gerente de

Planificación

Revisa el Plan de Inversión consolidado y priorizado los proyectos de

inversión




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14 Presenta Plan de Inversión a la Administración Superior y/o Gerencia

Financiera

15 Administración

Superior y/o

Gerencia Financiera

Definen los proyectos de inversión establecidos, considerando

prioridades y la disponibilidad de recursos financieros


Incorpora el Plan de Inversión avalado por la Administración Superior,

en el Proyecto de Presupuesto Institucional.

17 Gestiona ante la Junta Directiva la aprobación del Plan de Inversión,

instrumento que forma parte del Proyecto de Presupuesto Institucional

anual.


Inversión





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Procedimiento No. 4: Elaboración del Plan de Dirección y Administración Institucional (DAI)

1. Nombre del procedimiento: Elaboración y consolidación del Plan de Dirección y Administración

Institucional.

2. Objetivo: Planificar las acciones estratégicas y metas globales administrativas de la CEPA encaminadas a

lograr los objetivos institucionales establecidos, por parte del equipo de profesionales y técnicos

conducido y dirigido por la Administración Superior, que contribuyan a la ejecución de programas y

proyectos de las empresas, orientados a generar servicios de calidad para el cliente, debiendo detallar

la asignación de fondos de la Unidad Presupuestaria por línea de trabajo: Dirección Superior y

Administración General.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Ley Orgánica de CEPA, Art. 33.Reglamento de Normas Técnicas

de Control Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma,

4. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa y de área, Jefes de

Unidad o Departamento, Técnicos de Planificación, Secretaria

5. Definiciones:

Plan DAI: Este plan reúne en forma sintetizada las principales acciones realizadas por la gestión de la

Administración Superior y Administración General de oficina central, en los dos años anteriores al

año que se planea presupuestar, e incorpora los objetivos y metas del año venidero, a fin de sustentar

el quehacer administrativo mediante el apoyo reciproco entre las unidades y empresas, todo para

mejorar la prestación de los servicios y lograr los objetivos institucionales.

Unidad Presupuestaria DAI: Es la clasificación de la estructura presupuestaria que se maneja para la

formulación del Proyecto de Presupuesto anual de CEPA y FENADESAL, que incluye agrupaciones de

líneas de trabajo, cifra presupuestaria y centros de costo, entre otros, según sea el caso.

Línea de Trabajo (LT) son una división de la unidad presupuestaria en áreas estratégicas que se

expresan en objetivos y metas parciales, y que se consideran necesarias para el logro de la gestión

durante el ejercicio financiero fiscal proyectado, y permiten identificar la asignación de los recursos

humanos, y financieros por rubros de agrupación, fuentes de financiamiento.




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6. Formatos o herramientas utilizadas: Se utiliza la plataforma de SADFI para la recopilación de

información de la planeación institucional que forma parte del Plan de Dirección y Administración

Institucional

7. Frecuencia de uso: Anual






03 Gerente de

Planificación


delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan de Dirección y

Administración Institucional

04 Técnico de

Planificación

Actualiza Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual, que

incorpora elementos para la elaboración del Plan de Dirección y

Administración Institucional

05 Gerente de

Planificación

Avala la Guía

06 Secretaria de

Planificación

Prepara Memorándum con la guía respectiva, para enviar a las áreas de

gestión los lineamientos para la elaboración del Plan de Dirección y

Administración Institucional y convocando a talleres de inducción o

retroalimentación según se requiera

07 Técnico de

Planificación

Prepara Taller de Inducción (para personal nuevo involucrado en el

ejercicio) o retroalimentación.

08 Gerente y Técnico de

Planificación

Llevan a cabo los talleres en las diferentes empresas de CEPA, para

orientar sobre el ejercicio a realizar.

09 Áreas de Gestión Participan en el taller

10 Elaboran su Plan de Dirección y Administración Institucional en la

Plataforma SADFI, en el módulo respectivo, gestionando en la misma las

aprobaciones pertinentes

11 Técnico de

Planificación

Revisa los planes entregados que cumplan con los requerimientos

exigidos

12 Áreas de Gestión Superan observaciones realizadas, según aplique




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13 Envían nuevamente documento a la Gerencia de Planificación

14 Técnico de

Planificación

Con los insumos recolectados en la plataforma SADFI elabora el

consolidado del Plan de Dirección y Administración Institucional

15 Presenta a la Gerencia de Planificación el documento

16 Gerente de

Planificación

Revisa el Plan de Dirección y Administración Institucional consolidado

17 Presenta el Plan de Dirección y Administración Institucional a la Gerencia

Financiera

18 Jefe Sección de

Presupuesto

Revisa el Plan de Dirección y Administración Institucional y agrega los

montos presupuestarios para cada área de gestión

19 Sección de

Presupuesto

Incorpora el Plan de Dirección y Administración Institucional al Proyecto

de Presupuesto Institucional, que es presentado a Junta Directiva


Gestiona ante la Junta Directiva la aprobación del Plan de Dirección y

Administración Institucional, instrumento que forma parte del Proyecto

de Presupuesto Institucional anual.


Dirección y Administración Institucional





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Procedimiento No. 5: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA)

1. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual (POA).

2. Objetivo: Planificar la gestión operativa de las empresas y administrativa del área corporativa de oficina

central, integrando, alineando e implementando la estrategia institucional, de acuerdo a las actividades

funcionales y a la razón de ser del negocio de cada empresa, a fin de coordinar y asignar los recursos

para la ejecución de acciones y proyectos tendientes a obtener los resultados esperados.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas

de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (Art. 33 y Art. 35) y la Ley de Acceso a la Información

Pública (Art.10 numeral 8).

9. Participantes del Procedimiento: Administración Superior, Gerentes de Empresa y de área, Jefes de

Unidad o Departamento, Técnicos de Planificación, Secretaria

4. Definiciones:

Empresas de CEPA: Son el Puerto de Acajutla (PA), el Aeropuerto Internacional de El Salvador (AIES-

SOARG) “San Óscar Arnulfo Romero y Galdámez”, el Puerto de La Unión (PLU), el Aeropuerto

Internacional de Ilopango (AILO), los Ferrocarriles Nacionales de El Salvador (FENADESAL), que por

realizar en sus instalaciones diversidad de actividad económica en la que interactúan diferentes

sectores, están en forma directa captando ganancias resultados del negocio portuario, aeroportuario

o ferroviario.

Oficina Central: Se refiere a la Oficina Corporativa

Gestión Operativa: La realizada por las empresas de CEPA.

Gestión Administrativa: La realizada por el personal de CEPA

CP: Centro de Proyectos.

Aprobador de Proyecto: Responsable de supervisar el trabajo realizado por los ejecutores de tareas

y aprobar las actualizaciones que estos realizan para mantener el proyecto actualizado y

documentado.

Ejecutor de Tareas: Encargado de actualizar sus tareas y sustentarlas por medio de documentación a

publicar en el Centro de Proyectos.




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Funcionario de Enlace: Personal asignado por Gerentes o Jefes para reportar a la Gerencia de

Planificación, los avances sobre los resultados generados en la gestión del área respectiva.

5. Formatos utilizados: Formatos en Módulo SADFI de planificación institucional, Formato de Project.

6. Frecuencia de uso: Dos veces al año: una en Mayo – Junio, cuando se elabora el Proyecto de Presupuesto

Institucional y otra en Noviembre – Diciembre, para actualización del plan anual.






03 Gerente de

Planificación


delega en el personal a su cargo la elaboración del Plan Operativo Anual

04 Técnico de

Planificación

Actualiza Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual

05 Gerente de

Planificación

Avala la Guía para la elaboración del Plan Operativo Anual

06 Secretaria de

Planificación

Prepara Memorándum con la guía respectiva, para enviar a las áreas de

gestión los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y

convocando a talleres de inducción o retroalimentación según se

requiera

07 Técnico de

Planificación

Prepara Taller de Inducción (para personal nuevo involucrado en el

ejercicio) o retroalimentación.


Planificación

Llevan a cabo los talleres en las diferentes empresas de CEPA, para

orientar sobre el ejercicio a realizar.

09 Áreas de Gestión Participan en el taller

10 Elaboran su Plan Operativo Anual en la Plataforma SADFI, en el módulo

respectivo, gestionando en la misma las aprobaciones pertinentes

11 Técnico de

Planificación

Revisa los planes ingresados en la Plataforma y solicita superar

observaciones, según se requiera

12 Áreas de Gestión Superan observaciones realizadas, según aplique

13 Envían nuevamente documento a la Gerencia de Planificación




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Pública


14 Técnico de

Planificación

Elabora el consolidado del Plan Operativo Anual en formato Word

15 Presenta a la Gerencia de Planificación el documento

16 Gerente de

Planificación

Revisa el Plan Operativo Anual consolidado

17 Presenta el Plan Operativo Anual a la Administración Superior para

oficializar el documento con las firmas respectivas

18 Administración

Superior

Aprueba el Plan Operativo Anual

19 Gerente de

Planificación

Envío a la Unidad de Comunicaciones el POA aprobado para su

respectiva distribución

20 Unidad de

Comunicaciones

Divulga el POA en todas las empresas de CEPA, en los medios que estime

pertinentes.





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Pública

Procedimiento No. 6: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA

1. Nombre del procedimiento: Control y Seguimiento de proyectos (PEI y/o POA) en PWA

2. Objetivo: Informar a la Administración Superior el avance de la ejecución del Plan Operativo Anual de

cada empresa y área de gestión, mediante el control y seguimiento de los resultados obtenidos, para la

toma de decisiones.

3. Normas que aplican al Procedimiento: Arts. 38, 40 y 42 del Reglamento de Normas Técnicas de Control

Interno Específicas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma y la Ley de Acceso a la Información

Pública, art. 10 numeral 8 que establece divulgar los resultados obtenidos del cumplimiento del POA.

4. Participantes del Procedimiento: Gerente General, Gerentes y Jefes de Empresas, Gerentes y Jefes de

Oficina Central, Técnico de Planificación, Funcionarios de Enlace y Asistentes.

5. Definiciones:

PWA: Project Web App, plataforma de seguimiento Institucional

Proyecto: Es un conjunto de actividades o tareas que se realizan durante un período de tiempo, a las

que se les asigna recursos, para cumplir con un objetivo.

CP: Centro de Proyectos, es la plataforma tecnológica orientada a trabajar en una intranet, que

permite colaboración y generar reportes; además sirve para planificar y administrar proyectos, hacer

una distribución adecuada de los recursos, monitorear la ejecución de los proyectos, brindar control

y seguimiento a los proyectos, generar una biblioteca de documentos como respaldo de cada tarea

realizada, dejar registro de todas las acciones realizas y obtener lecciones aprendidas cuando finalice

el proyecto.

Acta de Constitución del Proyecto: Especifica la información básica del proyecto donde se define el

alcance, los objetivos y los participantes del proyecto.

Control: facilita el monitoreo de la ejecución de las tareas desempeñadas en las empresas o áreas

funcionales, considerando lo planeado contra lo ejecutado en el Plan Operativo Anual.

Seguimiento: Son acciones y actividades que realizan los participantes de las tareas en forma

continua, para conocer el avance, atraso o logro de resultados.




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Informe de Seguimiento: Documento que contiene el nivel de cumplimiento de la ejecución de los

Planes Operativos Anuales, a un período determinado, reflejando resultados que han sido clasificados

en 3 categorías de acuerdo a la metodología establecida. La presentación de informes es la provisión

sistemática y oportuna de información esencial a intervalos periódicos.

Metodología: Considerando la ejecución de los proyectos, según las fechas programadas versus las que se ejecuta, se establecen rangos de cumplimiento para evaluar la gestión de cada área, de acuerdo a lo siguiente:

6. Formatos utilizados: Las plantillas disponibles en el programa de MS-Project

7. Frecuencia de uso: Semestral




02 Gerente de Planificación Solicita a las empresas y áreas de gestión validar su Plan Operativo

Anual del siguiente año y elaboración de los archivos de Project,

de los proyectos establecidos en su Plan Operativo Anual (POA)

03 Gerentes de empresas,

áreas, Jefes de Unidad y de

Departamento de las

empresas

Envían confirmación de ejecución del Plan elaborado meses

anteriores, en el período de la elaboración del Presupuesto

Institucional.

04 Elaboran las Actas de Constitución de los Proyectos

05 Elaboran los Projects de los proyectos a ejecutar en el año

siguiente

06 Técnico de Planificación Revisa, gestiona o realiza correcciones en los projects

07 Configura los Project y sube a la plataforma PWA




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08 Crea Carpetas para documentar la ejecución de las tareas que se

vayan reportando

09 Comparte accesos con los miembros del equipo respectivo de

ejecución del proyecto

10 Administrador del

Proyecto

Debe velar porque el proyecto vaya ejecutándose en tiempo y

considerando los alcances definidos, para cumplir con las metas

trazadas.

11 Ejecutor de tareas Deben dar cumplimiento a reportar oportunamente el avance de

las tareas bajo su responsabilidad

12 Técnico de

Planificación

Técnico de Plan

Vela porque la plataforma este actualizándose en tiempo real,

haciendo los respectivos recordatorios a las áreas que ejecutan

proyectos (además, del recordatorio de alertas que genera la

plataforma PWA)

13 Elabora informes de los resultados trimestrales sobre la Gestión

Institucional, según avances presentados en la PWA, realizando la

respectiva evaluación sobre los logros alcanzados y/o desviaciones

presentadas.

14 Gerencia de

Planificación

Envía evaluación de resultados a la Administración Superior

15 Administración Superior Según requiera, realizara reuniones de seguimiento mensual,

trimestral, semestral o anual con los Gerentes de empresa,

Gerentes de Área, Jefes de Unidad y de Departamento.


Planificación

Dan seguimiento a los acuerdos establecidos en reuniones de

seguimiento con la Administración Superior y genera los informes

respectivos.

Fin del procedimiento

V. DISPOSICIONES GENERALES

Este documento es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA) y su divulgación se realizará a través de la Unidad de Comunicaciones por los medios electrónicos o físicos que consideren oportunos, a fin de que el personal involucrado tenga acceso al mismo, y pueda dar cumplimiento a lo establecido.




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El presente Manual se actualizará cada vez que sea necesario, y siempre que contribuya a fortalecer el Sistema de Control Interno de la Institución.

VI. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

EDICIÓN FECHA APARTADO MODIFICADO DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1 Septiembre 2014 Edición inicial

2 Octubre 2020 Documento en su totalidad Revisión total del documento




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VII. ANEXOS

1. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto

Período de Ejecución

Monto del Proyecto:

Fuente de Financiamiento

META (%): Porcentual LÍNEA BASE: META POA: META RESTANTE:

LISTA DE INTERESADOS EN EL PROYECTO

NOMBRE EMPRESA CARGO TELÉFONO DE

CONTACTO

EQUIPO DEL PROYECTO

1.

2.

VISORES DEL PROYECTO

1. Presidente

2. Gerente General

3. Gerente de las Empresas y quien indiquen

4. Gerente de Planificación

5. Otros Cargos

ANTECEDENTES:

PROPÓSITO/JUSTIFICACIÓN:

REQUISITOS:

SUPUESTOS/RESTRICCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y SUS LIMITES:

RIESGO DEL PROYECTO:

RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS:

.

.

FIRMA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

Gerente de Empresa o del Area de Gestión ________________________________________ Nombre: Cargo:

Aprobador de Tareas _________________________________ Nombre: Cargo:

Responsable del Proyecto

____________________________ Nombre: Cargo:




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Pública

2. Formulario para Elaborar el Acta de Constitución del Proyecto

SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS

EMPRESA O ÁREA SOLICITANTE:

FECHA:

NOMBRE DEL PROYECTO:

MONTO DEL PROYECTO:

CAMBIO SOLICITADO:

Reprogramar Eliminar Agregar proyecto Sustituir por otro proyecto

JUSTIFICACION DEL CAMBIO: ________________________________________________________________________

NOMBRE DEL PROYECTO FECHA CAMBIO

SOLICITADO

META

INICIO FIN

1.

2.

3.

FIRMA DEL GERENTE O JEFE DEL AREA SOLICITANTE

___________________________________________ Nombre: Cargo:

SEGUIMIENTO AL PROYECTO

FECHA ACCIONES REALIZADAS

APROBADO POR:

Ing. Emérito Velásquez Gerente General

REVISADO POR:

Lic. Celina de Sandoval

Gerente de Planificación

ESPACIO EXCLUSIVO PARA LA GERENCIA GENERAL EN CASO DE DENEGACION DEL CAMBIO SOLICITADO

manual para la planificaciÓn, seguimiento y …

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