MANUAL PARA EL PROCESO DE REINSCRIPCIÓN

La Responsabilidad

“Es un cumplir las obligaciones y los compromisos adquiridos,

dando respuestas adecuadas a lo que se espera de una persona o

colectividad, LLEGANDO más allá de la obligación escrita.”

Diciembre del 2016

Proceso de Reinscripción 17-I

INFORMACIÓN GENERAL

La Universidad Autónoma Metropolitana en su Unidad Azcapotzalco, en mayo del año 2005 implantó el

Sistema de Calidad bajo la norma ISO 9001-2008, cuyo objetivo es proporcionar con EFECTIVIDAD los

servicios que se ofrecen a la comunidad universitaria, en nuestro caso, el alcance de certificación fue para el

servicios de Inscripción y Reinscripción instrumentando diversas herramientas de medidas que establece la

norma con el fin de mejorar continuamente los servicios y contribuir con ello al desarrollo de las funciones

sustantivas de la Universidad.

Para ello la Coordinación de Sistemas Escolares definió su política de calidad y lo mismo se hizo para

Sección de Registro Escolar, estableció sus procesos operativos, indicadores, formas de evaluación, etc.

Para cumplir con los objetivos establecidos por la norma del Sistema de Calidad ustedes asumen una

responsabilidad compartida muy importante, al desarrollar la parte operativa del proceso de Reinscripción,

ustedes deberán cuidar que la atención a alumnos sea eficaz (conseguir el objetivo) y eficiente (conseguir el

objetivo con el mínimo de recursos posibles). Para ello debemos observar y cumplir con las instrucciones y

recomendaciones.

o INTRODUCCIÓN:

La Coordinación de Sistemas Escolares tiene como una de sus responsabilidades llevar a cabo el proceso de

Reinscripción, lo cual implica registrar en el Subsistema de Administración Escolar (SAE) a un promedio de

14 000 alumnos en 2000 grupos al trimestre, lo que significa realizar aproximadamente 50 000 registros de

UEA-Grupo, esta tarea se realiza en dos partes: una parte en WEB (5 días aprox.) y la segunda parte en 2

días, para aclaraciones y correcciones (9,000 movimientos/ 4,000 alumnos), tomando en cuenta un calendario

escolar tipo y ,utilizando 30 terminales, de ahí la importancia de realizar este proceso con el grado de

seriedad y responsabilidad que amerita la prestación de este servicio. Ha resultado muy práctico para realizar

estas funciones la contratación de Asistentes de Procesos Escolares (APE´s), que son alumnos de la misma

Universidad, ya que tienen el conocimiento y la experiencia como usuarios y lógicamente se da una empatía

y una mejor orientación al momento de que el alumno realiza su proceso de Reinscripción.

Ligas:

Guía de Reinscripción:

http://www.azc.uam.mx/sae/avisos_coordinacion.php

Reglamento de Estudios Superiores:

http://www.uam.mx/legislacion/reglamento_estudios_superiores.html

Manual para el proceso de inscripción/reinscripción:

http://cse.azc.uam.mx/manual/

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

REINSCRIPCIÓN

o PUNTUALIDAD

Presentarse puntualmente, ya que se necesitan hacer preparativos previos al inicio de la atención a los

alumnos: colocación de plumas, impresoras, formatos, avisos, numeración de las terminales, ordenar las

sillas, unifilas, etc.

Fechas y horarios

Reinscripción:

11 y 12 de enero 9:30-18:30 hrs.

Altas, bajas y cambios

20 de enero de 10:00-18:00 hrs.

o SE PASA LISTA AL INICIAR LA JORNADA Y DESPUÉS DE LA COMIDA.

Al comenzar la jornada y al regresar de la comida se pasará lista, ya que en ambos casos se requiere de

puntualidad y deberán de estar en la hora que se les indique, de lo contrario se harán acreedores a algunas

sanciones o sustituciones y esto no será exclusivo del primer día sino que se hará durante todo el proceso.

o MÓDULOS

REINSCRIPCIÓN 400 ALUMNOS programados. Se estima se presenten 100 en cada módulo.

o LA AMABILIDAD RAZÓN PRINCIPAL POR LO QUE LOS ALUMNOS APOYAN LOS

PROCESOS.

Se requiere de su paciencia, comprensión y compromiso para atender a los alumnos durante el proceso

ya que se consideran los más indicados para poder orientar y apoyar a los usuarios durante su proceso de

inscripción o reinscripción.

o PROHIBIDO VISITAS.

Los procesos requiere de toda la atención por lo que se les pide de la manera más atenta no atender a

visitantes durante los procesos, ya que a estos no se les perimirá la entrada y en caso de alguna urgencia

tendrán que salir de la sala de Cómputo a atender el asunto.

o APLICAR INSTRUCCIONES CON ATENCIÓN SIN ERRORES

En el desarrollo del proceso es muy común que se den nuevas indicaciones o que las que ya se habían

dado se cambien por solicitud de las Divisiones, por lo que se les pide toda su atención cuando se den

instrucciones.

o CUIDAR EL ÁREA DE CÓMPUTO.

Se les pide tener sólo objetos personales, no dejar basura y está estrictamente prohibido ingerir alimentos

dentro de la Sala de Cómputo.

o NO REALIZAR GESTORÍA.

No se autorizará bajo ninguna circunstancia realizar trámite a otra persona.

o NO SE ATIEDE ANTICIPADAMENTE NADIE.

Los trámites de reinscripción únicamente lo pueden realizar dentro del horario programado según la

distribución de matrículas correspondiente, en caso de duda consultar al responsable del proceso.

o RESPETAR EL LUGAR ASIGNADO.

No se permite estar intercambiando el lugar y puesto asignado, esto solamente se realizará en caso de ser

necesario y decidido por el responsable del proceso.

o NO USAR CELULARES.

Queda prohibido usar el teléfono celular durante el proceso, tanto para los asistentes como para los

alumnos que van a realizar su reinscripción. No se atiende a ningún usuario hasta que deje de usar el

celular.

o USAR EL GAFETE.

Es importante portar en todo momento el gafete que los identifica como Asistentes de Procesos Escolares

con el fin de tener un mejor control y orden durante el proceso.

o SERIEDAD.

Se les pide la seriedad y respeto que amerita la realización de las tareas durante el proceso de

reinscripción, hay lugares y momentos para realizar otro tipo de actividades diferentes a las que se les

contrata y a las que se comprometen a cumplir.

o AVISAR CUANDO SALEN Y CUANDO REGRESAN.

Cuando tengan de la necesidad de salir por cualquier situación, tendrán que avisar al responsable del

proceso más cercano.

PUESTOS Y FUNCIONES A DESEMPEÑAR DURANTE LA REINSCRIPCIÓN

PUERTA DE ENTRADA

REQUISITOS QUE TIENEN QUE PRESENTAR LOS ALUMNOS PARA PERMITIRLES EL INGRESO

A LA SALA DE CÓMPUTO:

IDENTIFICACIÓN.

En caso de no contar con la credencial de alumno vigente el interesado tendrá que mostrar alguna otra

identificación con fotografía y firma expedida por alguna institución reconocida.

REVISAR CARTAS PODER.

Revisar cartas poder en la fila y en caso de que les falte algún requisito informarles e indicarles que

tienen que cumplirlo para poder realizar el trámite (fotocopias, identificaciones, etc.), notificar al

encargado de registrar las cartas poder que se ubicará a la entrada de la sala.

ORGANIZAR FILAS.

30 minutos antes de iniciar el modulo se deben de organizar las filas y numerarlos, no se reconocerán

listados ni apartados de lugares.

REVISAR COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN/REINSCRIPCIÓN A UEA-GRUPO.

Durante la revisión en filas se debe de solicitar el comprobante Inscripción/reinscripción a UEA-Grupo,

de lo contrario se le envía a imprimirlo.

El proceso es para aquellos alumnos que en alcanzaron cupo en alguna UE-Grupo, o para los que

presentaron examen de recuperación en el trimestre 16-I y están inscritos al trimestre 16-P

VERIFICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CARTA PODER

Verificación de Distribución de matrículas.

Registro de Cartas poder. En caso de no presentarse el interesado, checar carta poder debidamente

requisitada, identificaciones origínales y fotocopias y regístralo en el SAE.

REGISTRO DE LA ENTRADA DEL ALUMNO

REVISAR QUE SEA DEL HORARIO CORRESPONDIENTE.

Una vez que se carga la matrícula en el sistema se puede identificar si es el horario según la distribución

de matrículas que le corresponde al alumno, en caso contrario se le da la indicación de que se forme en la

fila correspondiente o en el caso de un supuesto diferente enviarlo con el responsable del proceso.

SE VALIDARÁ EL ESTADO ACADÉMICO DEL ALUMNO.

En caso de que el alumno tenga un estado académico que le impida realizar su reinscripción, el sistema

lo señalara y se le indicará que se dirija con el responsable del proceso, para aclarar su situación

académica.

COMODÍN

ATENCIÓN CON LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO

Se les pide su atención con las personas que ingresan a la sala de cómputo, no sólo de los que van a

realizar su trámite sino de la gente en general que acude al área asignada para la reinscripción.

VERIFICAR QUE PASEN A LA TERMINAL QUE LES INDICAN.

Una vez indicado al alumno a que terminal se dirija para su atención verificar que este cumpla con la

indicación.

IDENTIFICAR LAS TERMINALES QUE SE DESOCUPAN.

El comodín debe estar atento para enviar a los alumnos a las terminales conforme se van desocupando

para hacer más ágil la atención. Además identificar y Reportar a los asistentes de Procesos escolares y

alumnos de terminales que se entretengan mucho a que no avisen que están desocupados.

ATENCIÓN A LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO.

Poner especial atención en las personas que ingresan por un acceso diferente al de los alumnos que se

están atendiendo.

TERMINALES

SALUDO

Se les pide tener un trato cordial y amable con los usuarios, lo cual redundará además de una buena

imagen, una buena atención y un mejor ambiente de trabajo.

PEDIR IDENTIFICACIÓN

Una vez que el alumno es recibido en la terminal para registrar su horario, se le debe pedir su credencial,

identificarlo y tomar la matrícula.

CHECAR QUE SUS DATOS SEAN LOS CORRECTOS.

Ya que aparecieron los datos en pantalla checar con el alumno que sean los correctos (foto, matrícula,

nombre, carrera, etc.)

PEDIR LA CLAVE DE LA UEA Y GRUPO QUE SOLICITA

En caso de que no haya cupo en el grupo solicitado mostrarle otras opciones.

UNA VEZ VERIFICADO EN LA PANTALLA LO QUE SE INSCRIBIÓ (F2)

Una vez verificado que corresponde lo otorgado con lo registrado en la pantalla se manda a imprimir el

comprobante y se le indica al alumno donde recoger su comprobante

QUE HACER EN CASO DE NO ALCANZAR CUPOS

Se atienden en el momento de la aclaración y/o corrección. Únicamente se les entrega el comprobante de

ampliación a los alumnos que indique la División correspondiente.

El asistente tiene que poner una firma rubrica en la solicitud de ampliación para identificar quien está

realizando el trámite

COMUNICAR LOS MENSAJES EN LAS SOLICITUDES DE UEA

Se deben comentar a los interesados todos los mensajes que aparezcan en pantalla durante su trámite de

inscripción.

NO SUGERIR HORARIOS

No se debe sugerir ni influir en la decisión de empalmes u otro grupo aunque no se empalme, el

interesado debe decidir por el mismo lo que va a inscribir.

USO EXCLUSIVO DEL EQUIPO DE COMPUTO

El equipo de cómputo es de uso exclusivo para hacer el registro de UEA o inscripción de alumnos,

cuando algún asistente sea sorprendido haciendo un uso diferente se tomaran las medidas pertinentes.

En caso de requerir autorización para registrar alguna UEA el sistema indica quienes tienen que

presentarlo

SOLO PERSONAL AUTORIZADO DA INDICACIONES

Los asistentes únicamente deben de seguir las indicaciones del personal responsable del proceso

cualquier indicación de alguna persona diferente tienen que informarla de inmediato.

IMPRESORAS

EN LA IMPRESORA PEDIRLE AL ALUMNO QUE REVISE SU HORARIO ANTES DE FIRMAR

Se debe de pedir al alumno que revise si es correcto con lo que solicitó, en caso de que no sea así se le

canaliza nuevamente con el APE que lo atendió para que haga las correcciones pertinentes.

ORGANIZAR FILAS

Al inicio de cada módulo es muy común que se acumule la gente en el área de impresión por lo que es

importante en la medida de lo posible procurar un orden con los alumnos para que puedan recoger su

comprobante con más agilidad.

SELLOS

SELLAR TODOS LOS COMPROBANTES

Todos los comprobantes con los que sale el alumno después de realizar su reinscripción deben de estar

sellados: el comprobante de reinscripción, la solicitud de alta a UEA-grupo si va a solicitar ampliación.

ATENCIÓN CON LA GENTE QUE INGRESA.

Se pide su colaboración para que impidan el acceso a la sala de cómputo a personas ajenas a participar o

a realizar en el proceso de reinscripción, la entrada a cualquier otra área de la sala de cómputo es por la

puerta de cómputo

NO VISITAS

Evitar tener visitas en la mesa de sellos, evitar sanciones y llamadas de atención.

ACOMODO:

El acomodo de comprobantes se hace por HORARIO de menor a mayor y por día.

.

Ligas:

Guía de Reinscripción:

http://www.azc.uam.mx/sae/avisos_coordinacion.php

Reglamento de Estudios Superiores:

http://www.uam.mx/legislacion/reglamento_estudios_superiores.html

Manual para el proceso de inscripción/reinscripción:

http://cse.azc.uam.mx/manual/

RECUERDA:

“No te haces mayor cuando cambias de estatura, te haces

mayor cuando crees que PUEDES corresponder a tus

responsabilidades.”