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MANUAL PARA EL ESTUDIO Y MANEJO DE LOS PROCEDIMIENTOS

DISCIPLINARIOS EN LA UNIVERSIDAD DEL NORTE PRESENTACIÓN Este manual, preparado por Oficina Jurídica, se ha basado en el Reglamento de Estudiantes aprobado por el Conejo Académico mediante la Resolución No 9 del 18 de Abril de 2012. Este documento tiene como finalidad proporcionar, principalmente a los Decanos, Directores de Departamento y Coordinadores de los diferentes programas, las herramientas necesarias para el buen manejo de los casos disciplinarios en la Universidad, de tal forma que facilite y clarifique la toma de decisiones conforme al Reglamento de los Estudiantes y garantice el debido proceso a los estudiantes que están involucrados en un caso disciplinario. Así mismo, recordar algunas políticas institucionales con el fin de facilitar la gestión de los programas respecto a algunas decisiones de carácter académico. Igualmente, el manual busca promover una política de unificación de los criterios utilizados por los distintos programas para adelantar los procedimientos disciplinarios. NOTA: No obstante lo consagrado en este manual, los abogados de la Oficina Jurídica está a disposición de todas las divisiones académicas con el fin de asesorarlos en el correcto procedimiento así como en la información de decisiones anteriores acerca de casos similares. Es recomendable, en todo caso, que en los comités de división en los que se tomen decisiones disciplinarias, se invite a uno de los abogados de esta oficina quienes estarán prestos a colaborar, asesorar e informar acerca de todo aquello que las divisiones consideren necesario.

Manual para el estudio y manejo de los procedimientos

disciplinarios en la Universidad del Norte

Oficina Jurídica (Versión 2012)

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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO 1. Generalidades Este procedimiento es aplicable a los estudiantes1 cuando realicen cualquier conducta determinada como falta disciplinaria en el reglamento de estudiantes de la Universidad del Norte. La persona encargada de surtir este proceso será el Coordinador de Programa, función que podrá ser ejercida por los Directores del Departamento respectivo en el que se encuentre matriculado el estudiante. 2. Recopilación de información. Para el estudio de los casos disciplinarios y académicos de los estudiantes, es recomendable que el coordinador/director cuente con la mayor información posible acerca de la trayectoria de los estudiantes en la Universidad y de los hechos del caso, lo que le permitirá ayudar a tomar la decisión acerca de abrir o no el proceso disciplinario. Se recomienda identificar la siguiente información:

Respecto al estudiante

1. Nombre del estudiante.

2. Código del estudiante

3. Teléfono del estudiante.

4. Programa académico

5. Créditos cursados.

6. Créditos aprobados.

7. Promedio acumulado.

8. Último semestre cursado

9. Promedio del último semestre cursado.

10. Tipo, número y fecha de las sanciones disciplinarias que le han sido impuestas.2

1 Se entiende por estudiante las personas que tienen matrícula vigente en la Universidad en cualquiera de sus

programas, así como los que hayan concluido su plan de estudios y deban desarrollar actividades académicas o

académica-administrativas (preparatorios, monografías, trámite para graduarse, entre otros)




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Respecto al caso disciplinario

1. Descripción de los hechos

1.1 Versión del profesor 1.2 Informe escrito del profesor del curso o de quien

reportó la falta. 1.3 Versión del estudiante

2. Pruebas que puedan existir hasta el momento (fotografías, videos, informes de testigos)

3. Apertura del proceso. Si el coordinador/director encuentra mérito suficiente para abrir el proceso disciplinario, se recomienda iniciarlo en dentro de los cinco días hábiles siguientes a la toma de la decisión, con la finalidad de dar el debido curso al proceso disciplinario e informar oportunamente al estudiante sobre su inicio. El proceso consta de las siguientes etapas:

- Formulación de cargos - Presentación de descargos - Periodo probatorio - Decisión (resolución sancionatoria o absolutoria) - Recursos

4. Formulación de cargos: El coordinador de programa o el director de

departamento deben entregar personalmente al estudiante o hacerle llegar a través de correo a la dirección de su residencia una comunicación que obligatoriamente debe contener:

Indicación de la apertura formal del proceso disciplinario. Descripción clara y precisa de las conductas realizadas y las faltas disciplinarias a

que éstas dan lugar (con la indicación de las normas reglamentarias que consagran las faltas).

Información al estudiante de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados (Anexar copia si son documentales).

La indicación de que en el término de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación el estudiante puede formular sus descargos (de

2 Incluso es recomendable conocer en qué procesos disciplinarios ha estado involucrado, así ellos no hayan

culminado en sanciones.




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manera escrita), solicitar pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos.

Recomendación: Es importante verificar que se esté utilizando el Reglamento de Estudiantes vigente en el momento de realizar la carta de formulación de cargos a los estudiantes, de tal forma que se citen correctamente las faltas disciplinarias y se siga adecuadamente el procedimiento disciplinario. Si el Reglamento cambió y la falta se cometió estando en vigencia el anterior Reglamento, el caso debe fallarse a la luz de este último siempre y cuando sus disposiciones sean más favorables para el estudiante. Verifique la fecha de vigencia del Reglamento, en la Secretaría Académica.

(Ver Anexo 1: Carta modelo de formulación de cargos)

5. Descargos Los descargos del estudiante deben constar siempre por escrito y este documento debe estar firmado por el propio estudiante. 6. Periodo probatorio Vencido el término para que el estudiante presente sus descargos y solicite y aporte las pruebas, el coordinador/director o quien éste delegue cuenta con diez (10) días para practicar las pruebas que estime conducentes o las que haya solicitado el estudiante. El estudiante tiene derecho a pedir pruebas, a conocer todas las pruebas que haya en su contra y a controvertirlas durante este periodo. Así mismo, el coordinador/director puede negarse a practicar las pruebas que considere impertinentes para el estudio del caso. Se entiende por impertinentes aquellas pruebas que no se refieren a los hechos que se quieren investigar. En dicho caso, el coordinador/director deberá explicar al estudiante, en la carta de en la que se le informa la decisión, las razones por las que consideró que no era conducente la práctica de pruebas solicitadas.

El ser oído es una de las pruebas que el estudiante puede pedir y su requerimiento debe atenderse según lo anteriormente expuesto.




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(Ver Anexo 2: Modelo de cronograma para realización de pruebas) Sobre la necesidad de las pruebas: De acuerdo con el principio de la presunción de inocencia, si no hay prueba de la existencia de una falta o de la responsabilidad del estudiante en ella, debe exonerársele de los cargos. Ello también implica que si no existen pruebas que permitan tener certeza de que el estudiante incurrió en una falta, ni que desvirtúen las aportadas por este último para demostrar su inocencia; resulta improcedente imponer la sanción.

Recomendación: No es recomendable sugerirle al estudiante la renuncia a este término salvo en casos

excepcionales en los que la misma lo favorezca.

Sobre la publicidad de las pruebas: Es preciso que el estudiante conozca con anterioridad todas las pruebas que han de practicarse, para ello es pertinente que el coordinador/director establezca un cronograma de las pruebas que se practicarán y dicho cronograma se le notifique al estudiante con el fin de que se haga presente, si lo considera, o que las revise en el expediente de su proceso disciplinario que debe estar en la secretaría de la coordinación o dirección de departamento, según corresponda. 7. Término para tomar la decisión Practicadas las pruebas el coordinador de programa o el director de departamento deberán informar al decano de división para que este convoque al comité de división para que este analice el caso, decida e imponga las sanciones a las que haya lugar. El comité deberá valorar, en un período máximo de quince (15) días hábiles, los cargos formulados, los descargos del estudiante y todas las pruebas adjuntas al proceso y, en caso de considerar que el estudiante ha incurrido en una falta disciplinaria procederá a imponer las sanciones a las que haya lugar.

8. Decisión del comité El Comité de División debe hacer un pronunciamiento definitivo mediante una comunicación escrita dirigida al estudiante, en la cual se deben explicar las razones de la decisión de exonerarlo de responsabilidad o declararlo culpable de la conducta.




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La decisión debe referirse de manera expresa a: - La adecuación de la conducta del estudiante a la falta disciplinaria que indica el

reglamento. Es decir, el Comité en la resolución debe indicar por qué se considera que la conducta es una falta disciplinaria.

- Los argumentos de defensa del estudiante: Se deben tomar en cuenta los argumentos del estudiante y referirse a ellos en la resolución para determinar por qué son suficientes para absolverlo o insuficientes y por ende se procede a su sanción.

- Las pruebas que obren en contra del estudiante. El comité debe hacer referencia y analizar TODAS las pruebas que consten en el expediente y hacer referencia a ellas en la resolución.

- Las circunstancias (de atenuación y agravación) que resulten aplicables en el caso.

La comunicación se debe notificar al estudiante personalmente en la secretaría del programa o del departamento o por la persona que el Decano delegue para tal diligencia, la cual debe mantener constancia de la notificación y la fecha en que se realizó. Si a los tres (3) días hábiles posteriores al aviso para que se notifique el estudiante no concurre, se le enviará la comunicación por correo a la dirección registrada en la base de datos de la Universidad. Si el estudiante no concurre, se procederá a la notificación por edicto que se fijará durante tres días (3) en un lugar visible de la secretaría de la coordinación, del departamento o de la decanatura, según corresponda. En la comunicación en la que se declare culpable al estudiante se debe imponer la sanción correspondiente al caso que esté señalada en el reglamento y se debe indicar que el estudiante tiene cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de notificación de la comunicación para interponer el recurso correspondiente ante la dependencia que le corresponde decidirlo. (Ver Anexo 3: Modelo de acta de imposición de sanción disciplinaria) (Ver Anexo 4: Modelo de acta de cierre y archivo de investigación) 9. Recursos De acuerdo con el procedimiento disciplinario, los recursos serán de reposición y apelación de acuerdo con lo que sigue:




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En los casos de amonestación escrita y prueba de conducta, procederá únicamente el recurso de reposición el cual debe interponerse ante el comité de división, y deberá ser resuelto por dicho órgano en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

Si se trata de prueba de conducta agravada, cancelación de matrícula,

postergación de grado o expulsión, procederá el recurso de apelación, el cual se interpondrá ante el Comité de Asuntos Estudiantiles y deberá ser resuelto en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

Una vez resuelto el recurso interpuesto por el estudiante, la decisión quedará en firme y se comunicará la correspondiente decisión al estudiante mediante escrito entregado personalmente o enviado a la dirección de su residencia. (Ver Anexo 5: Modelo de resolución que confirma decisión) (Ver Anexo 6: Modelo de resolución que revoca decisión) En la hoja de vida del estudiante debe quedar registro de todas las sanciones impuestas al igual que la anotación de la exoneración de cargos.

9.1. Vigencia de la sanción impuesta Es indispensable que al momento de imponer la sanción, se le indique debidamente en la resolución el periodo académico en la que ésta entra en vigencia. 9.2. Notificaciones

Importante: La necesidad de que el estudiante conozca las razones por las cuales ha sido sancionado, no sólo tiene como finalidad que pueda ejercer correctamente su derecho a la defensa, sino cumplir con el fin formativo del régimen disciplinario de la Universidad. Lo primero, por cuanto la motivación le permitirá controvertir, a través de los recursos de reposición y apelación, los argumentos y las pruebas sobre las cuales se basó la decisión. Lo segundo, en la medida en que conocer exactamente su falta le permitirá reflexionar sobre la misma y evitar incurrir en

ella nuevamente.




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Es necesario solicitar a los estudiantes que firmen e incluyan la fecha de recibido en todas las comunicaciones que reciban de parte del programa, para poder contabilizar los términos en debida forma. 4. Informe al Comité de Asuntos Estudiantiles Una vez se hayan resuelto todos los recursos o se hayan vencido los términos para la presentación de recursos sin que el estudiante haya hecho uso de ellos, se entenderá que a decisión es definitiva y deberá ser informada al Comité de Asuntos Estudiantiles y al Departamento de registro de la Universdidad.




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ANEXO No. 1

Modelo de carta de formulación de cargos Puerto Colombia, DD de MM del año ___ Estudiante XXXXXXXXXXXXXX Ciudad REF: APERTURA DE PROCESO DISCIPLINARIO Estimado XXXXXXXXX: Me permito comunicarle que la Coordinación del Programa de _________________ analizó la comunicación enviada por (la persona que informa sobre la falta) en la que informa que usted (resumen del comportamiento del estudiante o de los hechos). Después de un estudio cuidadoso del informe y de las pruebas allegadas al proceso, el programa decidió abrirle un proceso disciplinario por la presunta comisión de (la o las faltas cometidas, por ejemplo: la presunta comisión de fraude), de acuerdo con lo establecido en el artículo (artículo(s) y literal (es) del Reglamento de Estudiantes). Lo anterior, teniendo en cuenta que (adecuación de los hechos a la falta disciplinaria. Ej.: “usted presentó al profesor del curso como de su autoría una reseña que contenía varios apartes de un documento bajado de Internet, sin dar crédito a sus verdaderos autores, ni referenciar de forma alguna las fuentes de donde adquirió la información, conducta entendida como fraude a la luz de lo establecido en el Reglamento de Estudiantes.”) De acuerdo con lo establecido en el artículo 168 del Reglamento de Estudiantes de la universidad, usted tiene derecho a ser oído y a solicitar y aportar pruebas, mediante la presentación del respectivo escrito de descargos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de estos cargos. Cordialmente, Coordinador(a) Programa de __________ Anexo: (Deben anexarse las pruebas allegadas hasta el momento al proceso, para que el estudiante tenga la oportunidad de controvertirlas, y asegurarse de que el estudiante firme la notificación )




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Anexo No. 2 Modelo de acta de auto de realización de pruebas

UNIVERSIDAD DEL NORTE

Comité de División de _______________ Cronograma de realización de pruebas

(Fecha) REF: PROCESO DISCIPLINARIO QUE SE ADELANTA A LOS ESTUDIANTES _______ y ________________ En virtud de las facultades que establece el Reglamento de Estudiantes y en relación con el proceso de la referencia, por este medio me permito ordenar se practiquen las siguientes pruebas:

1. Solicitar a la Dirección de Tecnología, Informática y Comunicaciones y a la Oficina de Auditoría de la Universidad la realización de una auditoría al sistema de información Académico-administrativo (Aurora) dentro de los días ________ y _________ del año 2009 con el fin de establecer las circunstancias que reflejen los sistemas con respecto a ______________. La Dirección de Tecnología, Informática y Comunicaciones y a la Oficina de Auditoría de la Universidad deberán presentar a esta oficina un informe escrito de los resultados de su auditoría.

2. Escuchar la declaración de la estudiante _____________ con el fin de que aclare si el plano _________ es de su autoría y para que exprese la manera como llegó dicho plano a manos de los estudiantes ___________. La diligencia se fija para el día ___________ a las _________ en las oficinas de la Coordinación de Programa ubicada en el ___________ del Bloque ____.

3. Escuchar la declaración de la Profesora ___________ con el fin de que exprese sus consideraciones técnicas y académicas referidas a los planos que aportó como pruebas de su denuncia. La diligencia se fija para el día ___________ a las _________ en las oficinas de la Coordinación de Programa ubicada en el ___________ del Bloque ____.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Fecha, DD días del mes de MM de AAAA _____________________________

Coordinador de Programa de _____________




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Anexo No. 3 Modelo de acta de imposición de sanción disciplinaria

UNIVERSIDAD DEL NORTE Comité de División de _______________

Resolución No. _____________ (Fecha)

Por medio del cual se impone una sanción por la comisión de una falta disciplinaria. El Comité de División de ________ en uso de las facultades que le confiere el Reglamento de Estudiantes y,

CONSIDERANDO 1. Que mediante comunicación enviada por (la persona que informa sobre la falta) se inició

proceso disciplinario contra el estudiante_____________________ identificado con CC No. ______________.

2. Que los hechos constitutivos de la falta disciplinaria son los siguientes: _____________(Descripción de la conducta realizada).

3. Que el estudiante presentó sus descargos indicando, en resumen, lo siguiente: _____________ ______________ 4. Que el coordinador instruyó en su totalidad el proceso disciplinario correspondiente, el

estudiante ejerció su derecho de defensa y se practicaron las pruebas pertinentes. 5. Que fue probada la comisión de la falta disciplinaria de acuerdo con las pruebas recaudadas

en el proceso las cuales son: _________________ 6. Que el Comité determinó que son aplicables las siguientes circunstancias de atenuación:

_____ __________ Que además, son aplicables las siguientes circunstancias de agravación: _______ _________ ____________ 7. Que el Comité estudió todas las circunstancias del caso y consagró la gravedad de la falta

cometida por el estudiante________________________, teniendo en cuenta la violación de: _______________ (por ejemplo, los deberes estudiantiles, los principios que deben caracterizar la educación universitaria y la necesidad de la formación ética y moral de los estudiantes.)

8. El análisis de las pruebas aportadas al proceso permitió al Comité determinar que el estudiante... (motivación de la decisión:¿Por qué se considera que incurrió en la falta disciplinaria?, ¿Por qué se impuso dicha sanción?, en otras palabras, ¿Cuál fue el criterio utilizado para imponer dicha sanción).

Que en mérito de lo expuesto el Comité




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RESUELVE

PRIMERO: Imponer al estudiante _________________, con Código ___________ identificado con CC ___________ la sanción de (ej: amonestación escrita o prueba de conducta por uno o dos semestres), por incurrir en (la o las faltas cometidas Ej.: fraude en el curso), falta que se encuentra consagrada en el artículo ______________ del reglamento de __________________), de acuerdo con lo indicado en la parte motiva de este acto. SEGUNDO: Esta sanción se hará efectiva a partir de su ejecutoria. Tercero: Contra esta decisión procede el recurso de _________ ante el ___________, el cual podrá ser impuesto dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación. NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Firmantes_____________________________ Comité de División de ______________________




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Anexo No. 4 Modelo de acta de cierre y archivo de investigación


Comité de División de _______________ Resolución No. _____________

(Fecha)

Por medio del cual se cierra una investigación disciplinaria. El Comité de División de ________________en uso de las facultades que le confiere el Reglamento de Estudiantes y,

CONSIDERANDO 1. Que mediante comunicación enviada por (la persona que informa sobre la falta) se inició

proceso disciplinario contra el estudiante_____________________ identificado con CC No. ______________.

2. Que los hechos constitutivos de la falta disciplinaria son los siguientes: _____________(Descripción de la conducta realizada).

3. Que el estudiante presentó sus descargos indicando, en resumen, lo siguiente: 4. Que el departamento instruyó en su totalidad el proceso disciplinario correspondiente, el

estudiante ejerció su derecho de defensa y se practicaron las pruebas pertinentes. 5. Que la coordinación considera que (por ejemplo, las pruebas no demuestran la comisión del

hecho por parte del estudiante dentro del proceso) 7. Que el Comité estudió todas las circunstancias del caso y consagró que no existió la falta

disciplinaria (indicar el criterio que se tuvo en cuenta para decidir esto) Que en mérito de lo expuesto el Comité

RESUELVE PRIMERO: Ordenar cerrar la investigación disciplinaria del estudiante _________________, con Código ___________ identificado con CC ___________ NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Firmantes_____________________________ Comité de División de ______________________




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Anexo No. 5 Modelo de resolución de recurso que confirma la decisión


Comité de División de _______________ (O Comité de Asuntos Estudiantiles) Resolución No. _____________

(Fecha)

Por medio del cual se resuelve un recurso de reposición interpuesto contra la resolución No. __________ proferida por el Comité de División de _________________ El Comité de División de ______________ en uso de las facultades que le confiere el Reglamento de Estudiantes, procede a resolver el recurso de reposición presentado por la estudiante _________________, identificada con la CC No. ______________. Se resuelve el recurso en los siguientes términos: 1. Durante el procedimiento disciplinario se le permitió ejercer su derecho de defensa

contemplado en el artículo _____ del reglamento de _________, frente a las faltas disciplinarias que se le imputaban, puesto que en la carta de traslado de cargos con fecha _________ se le señaló que “Tiene derecho a ser oído y a solicitar pruebas, mediante la presentación del respectivo escrito de descargos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de estos cargos”. Y en ejercicio de tal derecho usted presentó su carta de descargos el día _______________

2. Que el departamento instruyó en su totalidad el proceso disciplinario correspondiente, el

estudiante ejerció su derecho de defensa y se practicaron las pruebas pertinentes. 3. Que una vez estudiados los argumentos de su recurso, el Comité acordó precisarle que en

el momento de tomar su decisión tuvo en consideración todos los elementos probatorios, los argumentos del estudiante y las circunstancias del caso. En ese sentido el comité argumentó que __ (explicar detalladamente las motivaciones del Comité de División para imponer la sanción, y los criterios que utilizo para determinar su gravedad).

4. (Cuando se presentó el recurso por fuera del periodo indicado en el reglamento en esta

parte se debe decir: Que la oportunidad procesal para solicitar y practicar pruebas se encuentra precluida y en el recurso presentado no se informan nuevas circunstancias de hecho a las analizadas durante el proceso.)

RESUELVE

PRIMERO. Confirmar la sanción disciplinaria impuesta en la resolución No. __________ de fecha___________




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SEGUNDO. Contra esta decisión no procede ningún recurso. NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE. Firmantes______________ Comité de _________________




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Anexo No. 6 Modelo de resolución de recurso que revoca la decisión

UNIVERSIDAD DEL NORTE Comité de _______________

Resolución No. _____________ (Fecha)

Por medio del cual se resuelve un recurso de __________ interpuesto contra la resolución No. __________ proferida por el Comité de División de _________________ El Comité de ______________ en uso de las facultades que le confiere el Reglamento de Estudiantes de la Universidad procede a resolver el recurso de reposición presentado por la estudiante _________________, identificada con la CC No. ______________. Se resuelve el recurso en los siguientes términos: 1. Durante el procedimiento disciplinario se le permitió ejercer su derecho de defensa

contemplado en el artículo _____ del reglamento de _________, frente a las faltas disciplinarias que se le imputaban, puesto que en la carta de traslado de cargos con fecha _________ se le señaló que “Tiene derecho a ser oído y a solicitar pruebas, mediante la presentación del respectivo escrito de descargos, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la notificación de estos cargos”. Y en ejercicio de tal derecho usted presentó su carta de descargos el día _______________

2. Que el departamento instruyó en su totalidad el proceso disciplinario correspondiente, el

estudiante ejerció su derecho de defensa y se practicaron las pruebas pertinentes. 3. Que una vez estudiados los argumentos de su recurso, el Comité encontró nuevos

argumentos que justifican exonerarlo de los cargos que le fueron formulados por la presunta comisión de (indicar la falta) y, en consecuencia, revocar la decisión del pasado (fecha). Lo anterior, por cuanto las pruebas permitieron al Comité determinar que (indicar las razones que llevaron al Comité a exonerar de los cargos al estudiante).

RESUELVE

PRIMERO. Revocar la sanción disciplinaria impuesta en la resolución No. __________ de fecha___________ SEGUNDO. Contra esta decisión no procede ningún recurso. NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE. Firmantes______________

Comité de ___________

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