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MANUAL OPERATIVO

ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS

ÚNICA DE AFILIADOS- BDUA

MANUAL OPERATIVO ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS ÚNICA DE

AFILIADOS- BDUA

Código BDUA-C01 Versión 01

Página 2 de 115 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ARSI-F01

ADRES - Administradora de los Recursos del Sistema General de Salud de Seguridad Social en Salud

Aprobación

José Leonardo Herrera

Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información

Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicaciones

Revisión

Wilmer García Londoño

Gestor de Operaciones del Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información


Documentación

William Andrés Páez Pinzón

Andrés Guillermo Bruce Ruíz

Sergio Luis Antonio García

Gestores de Operaciones del Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información


Acompañamiento

Johanna Bejarano Heredia

Gestor de Operaciones Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos

Bogotá, marzo 13 de 2018


AFILIADOS- BDUA



CONTENIDO

CARACTERIZACIÓN PROCESO ........................................................................................................................................................................... 5

DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO ..................................................................................................................................... 11

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN NOVEDADES BDUA ........................................................................................................................ 13

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................................................................... 19

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................................ 22

PROCEDIMIENTO CARGUE DE PENSIONADOS .......................................................................................................................................... 28



PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO A CASOS ESPECIALES ......................................................................................................................... 35



PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO PRESUNTO REPETIDO ......................................................................................................................... 43



PROCEDIMIENTO CARGUE HOMÓNIMOS FONÉTICOS PERMITIDOS................................................................................................. 57



PROCEDIMIENTO CORRECIÓN ESTADO FALLECIDO ............................................................................................................................... 68



AFILIADOS- BDUA




PROCEDIMIENTO AUDITORIA DE BASE DE DATOS ................................................................................................................................. 78



PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN REGISTROS PRESUNTAMENTE INCONSISTENTES ................................................................... 86



PROCEDIMIENTO CRUCE DE BDEX ................................................................................................................................................................ 94



PROCEDIMIENTO DESBLOQUEO USUARIO N13 ........................................................................................................................................ 99

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................... 100

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................................... 102

PROCEDIMIENTO RETIROS DEL RÉGIMEN DE EXCEPCIÓN ................................................................................................................ 104



PROCEDIMIENTO GESTIÓN PENSIONADOS REPORTADOS ERRONEAMENTE .............................................................................. 109




AFILIADOS- BDUA



CARACTERIZACIÓN PROCESO

OBJETIVO

Administrar la Base de Datos Única de Afiliados de acuerdo con la normatividad vigente, mediante el procesamiento de la

información dispuesta, por los diferentes actores que intervienen en el proceso, en un 100% durante el periodo vigente con el

fin de mantener la fuente de información confiable, sólida y bajo los estándares de calidad de la información.

OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO AL PROCESO

Garantizar la adecuación institucional mediante actividades transversales que complementen y sustenten el desempeño de los

procesos misionales y estratégicos, así como el seguimiento continuo al cumplimiento de los objetivos de la Entidad

ALCANCE

Inicia con la disposición de los canales y medios para la entrega de la información por parte de las entidades que intervienen

en el proceso de BDUA y finaliza con la notificación de los archivos consolidados e históricos de fin de mes y la visualización de

la información en la página Web de ADRES.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

✓ Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud

LÍDER

Coordinador Grupo Interno Gestión de Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de

Información y Comunicaciones

DEFINICIONES

BDEX: Base de datos que contiene la información de los

afiliados al Régimen de excepción y especial del Sistema

General de Seguridad Social en Salud

BDUA: Sigla correspondiente a Base de Datos Única de

Afiliados. La BDUA contiene todas las personas que hacen

parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud de

Colombia, en sus diferentes Regímenes

EPS: Entidad Promotora de Salud. Entidades que tienen a

cargo la afiliación de los usuarios y la administración de la

NE: Archivo de Novedades de Actualización y/o corrección de

información de los afiliados al Régimen de Excepción.

NS: REPORTE NOVEDADES SUBSIDADO. Aplica para los

Regímenes Contributivo y Subsidiado (EPSS, Entidades

territoriales y el INPEC).

Radicado: Numero consecutivo asignado por el SGD a la

correspondencia en el proceso de radicación, el cual la identifica

para su trámite ante la ADRES.


AFILIADOS- BDUA



prestación de los servicios de las instituciones prestadoras.

Están en la obligación de suministrar, a cualquier persona

que desee afiliarse y pague la cotización o tenga el subsidio

correspondiente, el Plan Obligatorio de Salud, en los

términos que reglamente el Gobierno.

EOC: Entidades Obligadas a Compensar.

EPSS: Entidad Promotora de Salud del Régimen

Subsidiado de Salud.

Malla Validadora: Herramienta entregada por la ADRES

a las EPS-S y entidades territoriales con la cual se realizan

validaciones por estructura de los archivos planos

generados por estas entidades y es la encargada de cifrar

la información una vez cumpla con la estructura definida

en la Resolución 1344 de 2012, para ser cargada por la

aplicación WEB de BDUA dispuesta en la página WEB de la

ADRES

MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social

NC: REPORTE NOVEDADES CONTRIBUTIVO. Archivo

de novedades de actualización y/o corrección de

información de los afiliados del Regímenes Contributivo

Representante Legal: Persona a quien la ley le faculta actuar en

representación de una empresa, institución o entidad.

REX: Sigla correspondiente al Régimen de Excepción.

RNEC: Abreviatura para Registraduría Nacional del Estado Civil

S1: SOLICITUD TRAMITE DE TRASLADOS SUBSIDIADO. Este

archivo hace referencia a solicitudes de traslados que solicitan las

EPS del Régimen Subsidiado.

S4: REMISION RESPUESTA TRAMITE DE TRASLADOS

SUBSIDIADO. archivo de respuesta por parte de las EPS del

Régimen Subsidiado de acuerdo con una solicitud de traslado.

Script: Es un guion o conjunto de instrucciones que permiten la

automatización de tareas creando pequeñas utilidades.

SFTP: Secure File Transfer Protocol. Es un protocolo del nivel de

aplicación que proporciona la funcionalidad necesaria para la

transferencia y manipulación de archivos sobre un flujo de datos

fiable.

SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada para

rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de

documentos en papel.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Los procesos de la BDUA se desarrollan bajo el marco normativo determinado por la Resolución 4622 de 2016, la cual se

establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes

Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC, que en su Artículo

Segundo establece:

a. Los procesos de actualización de la BDUA se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días

hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;


AFILIADOS- BDUA



b. El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán

los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;

c. El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y

EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el

siguiente día hábil;

d. El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales

y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

(INPEC) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;

e. Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos

NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.

Los Procesos de BDUA tienen una mecánica orientada a la radicación de los archivos de cada tipo de validación (Traslados,

Afiliaciones y Novedades) por parte de las entidades (EPS, EPS-S y Municipios). La Dirección de Gestión de Tecnologías de

Información y Comunicaciones mantiene un monitoreo permanente que garantiza el cargue efectivo de todos los archivos

vinculados. Posteriormente el Proceso es lanzado por la Dirección y es monitoreado permanentemente. Finalmente, previa

culminación de las validaciones respectivas del Proceso, son generados archivos con los registros aprobados y negados a

manera de resultados, información que es dispuesta en la Web y el SFTP de cada entidad para que puedan ser descargados

terminando así con los procedimientos dictaminados en la normativa.

Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes deben entregar a la Administradora de los Recursos

del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de

actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de

traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras y condiciones definidas en la Resolución 4622 de

2016.

El Ministerio de Salud y Protección Social semanalmente envía a la ADRES la base de información entregada por la RNEC

actualizada, como insumo para la realización del proceso. En cumplimiento de lo definido en la Resolución 2199 de 2013, los

registros a depurar son aquellos que se identifican como repetidos y no se sustenta formalmente su existencia como HFP real

con otro serial, por lo que serán movidos de la BDUA en operación a un modelo de datos paralelos (BDUA PR), que permita

mantener trazabilidad de la afiliación que tuvo y como soporte de los pagos ya efectuados.

Los criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros a presuntos repetidos se describen en la Resolución 2199 de

2013 en el anexo técnico numeral III.


AFILIADOS- BDUA



Para la entrega de información a las EPS-EOC y EPSS por parte de la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y las

Comunicaciones de la ADRES se describen en el anexo técnico de la Resolución 2199 de 2013 numeral IV, cuando se realizan

las auditorias.

El Ministerio de Salud y Protección Social es quien autoriza realizar los cruces de la Base de Datos de BDEX cuando la solicitud

proviene de un tercero.

Las solicitudes presentadas por el Ministerio de Salud y Protección Social en las que hace referencia a cruces de BDEX, en su

gran mayoría envían anexo un medio magnético para realizar el cruce solicitado.

Los Cruces de BDEX se realizan frente a los registros de las afiliaciones existentes en la Base de Datos de entidades de Régimen

de Excepción

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

EPS, EPSS, EPSC, EOC

Entes Territoriales

Archivos que

reportar

Actualización de novedades

de la BDUA

BDUA actualizada

Notificación dispersión de

los archivos consolidados e

históricos de fin de mes

EPS, EPSS, EPSC,

EOC

Entes Territoriales

Ministerio de Salud y

Protección Social

Script para generar

información de

Pensionados

Archivo RUAF de

Pensionados con la

información

actualizada

Cargue de Pensionados

Tabla de

pensionados.RUAF

actualizada en la BDUA

Comunicación

Ministerio de Salud

y Protección Social


y Personas Naturales


Protección Social

Solicitud Movimiento

a Casos Especiales

Movimiento a casos

especiales

BDUA actualizada con los

movimientos a casos

especiales

EPS, EPSS, EPSC,

EOC y Personas

Naturales


AFILIADOS- BDUA




Aprobación

movimientos Casos

Especiales

Base RNEC

Comunicación informando

movimiento a casos

especiales

Ministerio de Salud




Entes Territoriales


Protección Social

Registraduría Nacional

del Estado Civil

Solicitud de

aplicación presuntos

repetidos

Respuesta de la

Registraduría

Nacional del Estado

Civil sobre presuntos

repetidos

Movimiento Presuntos

repetidos

BDUA depurada y

actualizada

Resultado presuntos

repetidos dispuesto en el

SFTP de EPS, EPSS, EPSC,

EOC y Personas Naturales

EPS, EPSS, EPSC,

EOC y Personas

Naturales



Entes Territoriales

Solicitud

actualización BDUA

por Homónimos

Fonéticos Permitido

con archivos

GHFP.PAK

adjuntados

Cargue Homónimos

Fonéticos Permitidos

Actualización de la tabla

HISTORICO_HFP de la

base de datos BDUA,

excluyendo los registros de

la validación que realiza la

Glosa GN0016.

EPS, EPSS, EPSC,

EOC y Personas

Naturales

Entes Territoriales

EPS, EPSS, EPSC,

EOC, Entes

Territoriales y

Personas Naturales


Protección Social

Solicitud de

aplicación casos

reportados de

Fallecidos

Inconsistentes

Corrección estado fallecido

Corrección de registros en

la BDUA

Comunicación EPS, EPSS,

EPSC, EOC, Entes

Territoriales y Personas

Naturales

EPS, EPSS, EPSC,

EOC, Entes

Territoriales y

Personas Naturales

Ministerio de Salud



Entes Territoriales

Archivos reportados

por las EPS, EPSS,

EPSC, EOC de

acuerdo con lo

Auditoria de Base de Datos

Archivos planos con los

registros involucrados

para cada una de las

auditorias definidas por el

EPS, EPSS, EPSC,

EOC y Personas

Naturales


AFILIADOS- BDUA




establecido en la

normativa vigente


Protección Social

Entes Territoriales


Protección Social

EPS / EOC

Información de los

registros

presuntamente

inconsistentes

Novedades para

subsanar

inconsistencias

Archivos soporte

registros

correctamente

registrados

Depuración Registros

Presuntamente

Inconsistentes

Informe resumen del

proceso

BDUA Depurada

Procedimiento

Actualización de

novedades BDUA

Comunicación a la

Superintendencia Nacional

de Salud informando los

registros que no fueron

aclarados por la EPS/EOC

Ministerio de Salud


Superintendencia

Nacional de Salud


Protección Social

Solicitud cruces de

BDEX Cruce de BDEX

Comunicación informando

resultado de cruce

Ministerio de Salud


Entes Territoriales

EPS

Solicitud de

desbloqueo de

usuarios N13

Desbloqueo de usuarios

N13

Corrección de registros en

la BDUA

Comunicación Entes

Territoriales y EPS.

Entes Territoriales

EPS

Personas Naturales,

Entes Territoriales y

EPS

Solicitud Retiro

Régimen de

Excepción

Retiros del Régimen de

Excepción

Comunicación Escrita y/o

Correo Electrónico

informando retiro de

Régimen de excepción

BDUA actualizada

Personas Naturales,

Entes Territoriales

y EPS

Personas Naturales,

Entes Territoriales y

EPS

Comunicación

Escrita y/o Correo

Electrónico

Gestión Pensionados

erróneamente

BDUA actualizada

Personas Naturales,

Entes Territoriales

y EPS


AFILIADOS- BDUA




Comunicación al Personas

Naturales, Entes

Territoriales y EPS

Ministerio de Salud


DIAGRAMA INTERRELACIONES DEL PROCESO

Actualización de novedades

de la BDUAAuditoria de Base de Datos

Movimiento a casos

especialesMovimiento a casos

especiales

Movimiento Fonéticos

Permitidos

Cargue Homónimos

Fonéticos

Actualización de

documentos

inconsistentes

Corrección estados

fallecidos

Cruce de BDEXRetiros Régimen de

Excepción

Cargue de

pensionados

Pensionados

reportados

erroneamente


AFILIADOS- BDUA



REQUISITOS PRODUCTOS MECI

LEGALES POLÍTICAS MIPG

Ver requisitos legales de los procedimientos

y normograma institucional.

Seguridad digital

Gobierno en Línea

Mapa de Riesgos Institucional

Políticas de Operación

Mapa de Procesos

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

HUMANOS Ver Manual Específico de Funciones, Requisitos y

Competencias Laborales.

Ver Listado Maestro Documentos. FINANCIEROS

Ver Presupuesto de la Administradora de los Recursos

del Sistema General de Seguridad Social en Salud –

ADRES.

TECNOLÓGICOS Microsoft SQL Server, Ofimática, SGD, Intranet, Pagina

WEB, Malla Validadora, SFTP.

TRÁMITES Y SERVICIOS

ASOCIADOS RIESGOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Actualización de novedades de la

BDUA, Resolución 4622 de 2016

Movimiento Presunto Repetido,

Resolución 2199 de 2013

Cargue Homónimos Fonéticos

repetidos, Resolución 2199 de

2013

Cargue de BDEX, Resolución

4622 de 2016

Actualización de documentos

inconsistentes, Resolución 4622

de 2016

Ver Mapa de

Riesgos del

proceso

Ver Ficha de Indicador del

proceso

Ver Matriz Sistema de

Administración de Acciones

Preventivas, Correctivas y de

Mejora del proceso.


AFILIADOS- BDUA



PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN NOVEDADES BDUA

OBJETIVO

Mantener actualizada la BDUA a través de los reportes y validaciones realizadas conforme la normativa vigente con el fin de

garantizar la información oportuna y veraz de las personas que hacen parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

ALCANCE

Inicia con actualizar malla validadora continua con monitorear cargue de los archivos y finaliza con Notificar la disposición de

los archivos consolidados e históricos de fin de mes.


Aplica para los procesos misionales de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud

LÍDER



DEFINICIONES

BDEX: Base de datos que contiene la información de los

afiliados al Régimen de excepción y especial del Sistema

General de Seguridad Social en Salud

BDUA: Sigla correspondiente a Base de Datos Única de

Afiliados. La BDUA contiene todas las personas que hacen

parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud de

Colombia, en sus diferentes Regímenes

EPS: Entidad Promotora de Salud. Entidades que tienen a

cargo la afiliación de los usuarios y la administración de la

prestación de los servicios de las instituciones prestadoras.

Están en la obligación de suministrar, a cualquier persona que

desee afiliarse y pague la cotización o tenga el subsidio

correspondiente, el Plan Obligatorio de Salud, en los términos

que reglamente el Gobierno.

NE: Archivo de Novedades de Actualización y/o corrección de

información de los afiliados al Régimen de Excepción.

NS: REPORTE NOVEDADES SUBSIDADO. Aplica para los

Regímenes Contributivo y Subsidiado (EPSS, Entidades

territoriales y el INPEC).

Radicado: Numero consecutivo asignado por el SGD a la

correspondencia en el proceso de radicación, el cual la identifica

para su trámite ante la ADRES.

Representante Legal: Persona a quien la ley le faculta actuar

en representación de una empresa, institución o entidad.

REX: Sigla correspondiente al Régimen de Excepción.

RNEC: Abreviatura para Registraduría Nacional del Estado Civil


AFILIADOS- BDUA



EOC: Entidades Obligadas a Compensar.

EPSS: Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado

de Salud.

Malla Validadora: Herramienta entregada por la ADRES a

las EPS-S y entidades territoriales con la cual se realizan

validaciones por estructura de los archivos planos generados

por estas entidades y es la encargada de cifrar la información

una vez cumpla con la estructura definida en la Resolución

1344 de 2012, para ser cargada por la aplicación WEB de

BDUA dispuesta en la página WEB de la ADRES

MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social

NC: REPORTE NOVEDADES CONTRIBUTIVO. Archivo de

novedades de actualización y/o corrección de información de

los afiliados del Regímenes Contributivo

S1: SOLICITUD TRAMITE DE TRASLADOS SUBSIDIADO.

Este archivo hace referencia a solicitudes de traslados que

solicitan las EPS del Régimen Subsidiado.

S4: REMISION RESPUESTA TRAMITE DE TRASLADOS

SUBSIDIADO. archivo de respuesta por parte de las EPS del

Régimen Subsidiado de acuerdo con una solicitud de traslado.

Script: Es un guión o conjunto de instrucciones que permiten

la automatización de tareas creando pequeñas utilidades.

SFTP: Secure File Transfer Protocol. Es un protocolo del nivel

de aplicación que proporciona la funcionalidad necesaria para la

transferencia y manipulación de archivos sobre un flujo de

datos fiable.

SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada

para rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes

de documentos en papel.


✓ Los procesos de la BDUA se desarrollan bajo el marco normativo determinado por la Resolución 4622 de 2016, la cual se

establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios,

Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC, que en

su Artículo Segundo establece:

a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días

hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;

b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán

los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;


AFILIADOS- BDUA



c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y

EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar

el siguiente día hábil;

d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes

Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario

y Carcelario (INPEC) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;

e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los

archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.

✓ Los Procesos de BDUA tienen una mecánica orientada a la radicación de los archivos de cada tipo de validación (Traslados,

Afiliaciones y Novedades) por parte de las entidades (EPS, EPS-S y Municipios). La Dirección de Gestión de Tecnologías de

Información y Comunicaciones mantiene un monitoreo permanente que garantiza el cargue efectivo de todos los archivos

vinculados. Posteriormente el Proceso es lanzado por la Dirección y es monitoreado permanentemente. Finalmente, previa

culminación de las validaciones respectivas del Proceso, son generados archivos con los registros aprobados y negados a

manera de resultados, información que es dispuesta en la Web y el SFTP de cada entidad para que puedan ser descargados

terminando así con los procedimientos dictaminados en la normativa.

✓ Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes deben entregar a la Administradora de los Recursos

del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de

actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de

traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras y condiciones definidas en la Resolución 4622

de 2016.

✓ Los tipos de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA son:

Régimen Entidad que reporta a la

ADRES

Tipo de

Archivo Tipo de Novedad

Contributivo EPS -EOC

R1 Novedad de traslado o movilidad

R4, S4 Respuesta a la novedad de traslado o

movilidad solicitados en R1 o S1

MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes

NC Novedades de actualización y/corrección de información


AFILIADOS- BDUA



Régimen Entidad que reporta a la

ADRES

Tipo de

Archivo Tipo de Novedad

NR Novedad retroactiva

Excepción

Fondo del Magisterio,

ECOPETROL, Dirección

General de Sanidad Militar,

Dirección de Sanidad de la

Policía Nacional

NE Novedades de actualización y/o corrección de información

ME Maestro de Ingresos

Especial Universidades con régimen

especial de salud



INPEC

Instituto Nacional

Penitenciario y Carcelario -

INPEC



Planes

Voluntarios de

Salud

EPS, Entidades de Medicina

Prepagada, Compañías de

Seguros

NP Novedades de actualización y/o corrección de información

MP Maestro de Ingresos

Subsidiado

EPSS

S1 Novedad de traslado o movilidad

S4, R4 Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1

o R1

MS Maestro de ingresos

NS Novedades de actualización y/o corrección de información

NR Novedad retroactiva

Entidad Territorial NR

NS

Novedad retroactiva

Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el

resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09)

retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de

anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20

(Actualización de nivel SISBEN) y N21 (Tipo de población

especial del régimen subsidiado)


AFILIADOS- BDUA



✓ Plazos para la entrega de los archivos a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud

-ADRES:

Proceso Días Entidades a Reportar Archivos a Reportar a la

ADRES

Archivos de

Respuesta del

Proceso por

ADRES

Semana de

Proceso BDUA

(Con mínimo

cuatro días

hábiles)

Segundo día hábil de la

semana

Régimen Subsidiado y

Régimen Contributivo Archivos S1, R1, NR-C, NR-S

Siguiente día

hábil

Ultimo día hábil de la semana

Régimen Subsidiado

Régimen Contributivo,

Régimen de Excepción y

Especial,

Administradoras de Planes

Adicionales de Salud y INPEC

Archivos de Traslados:

Archivos S4, R4

Maestro de Ingresos:

MS, MC, MA, ME, MP

Novedades de actualización:

NS, NC, NE, NP

Última

Semana del

mes (con

mínimo cuatro

días hábiles)

Último día hábil de la semana

de mes

Entidades que administran los

Regímenes Especiales y de

Excepción y el Instituto

Nacional

Penitenciario y Carcelario —

INPEC

ME, NE

Entidades de Planes

Voluntarios, de Salud MP, NP

Las Entidades Territoriales NS, NR


AFILIADOS- BDUA



REQUISITOS LEGALES

REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Resolución 4622 de 2016. Por la cual se establece

el reporte de los datos de afiliación al Sistema

General de Seguridad Social en Salud, a planes

voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de

las personas privadas de la libertad bajo la custodia

y vigilancia del INPEC

Aplica toda la resolución

Resolución 1344 de 2012. Por la cual se dictan

disposiciones sobre el reporte de información de

afiliación al Sistema General de Seguridad Social en

Salud y se efectúan modificaciones a la Base de

Datos Única de Afiliados -BDUA

Aplica toda la resolución


AFILIADOS- BDUA



FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Ge

stor

de

Op

era

cio

nes

de

la D

irecc

ión

de

Ge

stió

n T

IC

Ge

stor

de

Op

era

cio

nes

del

Gru

po

de G

estió

n de

Ope

raci

one

s de

Sis

tem

as d

e In

form

ació

n de

la D

irecc

ión

de

Ges

tión

TIC Iniciar

Actualizar malla validadoraMalla

validadora

Archivo ZIP con

malla validadora

actualizada

Solicitud publicación

malla validadora

Publicar malla validadora

Outlook

Pagina

WEB

Malla validadora publicada

en página WEB

Notificar actualización de la malla

validadora

Solicitud inicialización

proceso a ejecutarse

Outlook

Informar inicio del proceso

Inicializar el sistema para el proceso

Solicitud inicialización

proceso a ejecutarse

Outlook

BDUA

BDUA configurada

para iniciar proceso

Notificación

actualización

BDUA

A


AFILIADOS- BDUA




AFILIADOS- BDUA



DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PUNTO DE

CONTROL RESPONSABLE REGISTRO

1 Actualizar malla

validadora

Se realiza la actualización de la malla validadora

cada vez que se presente un ajuste normativo o

por la implementación de un correctivo en las

validaciones de estructura requeridas, se

actualiza mediante la corrección de los criterios

permitidos, posteriormente se genera un archivo

ZIP.

Se solicita por correo electrónico al Gestor de

Operaciones encargado de la página Web

publicar el archivo ZIP.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Archivo ZIP

con malla

validadora

actualizada

Solicitud

publicación

malla

validadora

2 Publicar malla

validadora

Se carga en página WEB el archivo ZIP de la

malla validadora, se actualiza las observaciones

y fecha de publicación. Posteriormente, se

informa por correo electrónico al Grupo de

Gestión de Operaciones de Sistemas de

Información.

Gestor de

Operaciones de

la Dirección de

Gestión TIC

Malla

validadora

publicada en

página WEB

3

Notificar

actualización de

la malla

validadora

Se notifica mediante correo electrónico a las

entidades que la malla validadora esta publicada

y dispuesta para descargar.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Notificación de

actualización

malla

validadora

4 Informar inicio

del proceso

Dando cumplimiento a la normativa vigente y de

acuerdo con el calendario del desarrollo de

procesos del año vigente, mediante correo

electrónico se solicita al Gestor de Operaciones

- DBA de la Dirección de Gestión TIC la

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Solicitud

inicialización

proceso a

ejecutarse


AFILIADOS- BDUA






inicialización del proceso especificando el tipo de

proceso a ejecutarse.

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

5

Inicializar el

Sistema para el

proceso

Una vez se recibe el correo se realiza la

configuración de la BDUA para dar inicio a la

actualización, el cual consiste en eliminar

registros de procesos anteriores y comunicar al

Gestor de Operaciones del Grupo de Gestión de

Operaciones de Sistemas de Información de la

Dirección TIC encargado del Proceso para

realizar la actividad.

Gestor de

Operaciones -

DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Bitácora del

Proceso de

BDUA

BDUA

configurada

para iniciar

proceso

Notificación

actualización

BDUA

6 Abrir Calendario

Cuando se cuenta con la confirmación de la

BDUA en inicio de actualización, se procede a

realizar la apertura del calendario en la

aplicación “Parametrización” de la Intranet de

ADRES WEB.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Calendario

abierto en

Intranet WEB

7

Notificar

apertura de

calendario a las

entidades

Reportar mediante correo electrónico la

disponibilidad del calendario para la radicación

de archivos según tipología de archivos.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

Correo

electrónico

notificando

apertura de

calendario


AFILIADOS- BDUA






la Dirección de

Gestión TIC

8

Validar archivo

por la malla

validadora

Se toman los archivos y mediante la utilización

de la Malla Validadora BDUA, se valida la

estructura de los mismos, bajo las tipologías

descritas en la normativa vigente. Como

resultado de la validación en la malla validadora,

se genera un archivo encriptado (.PAK).

Se controla la

estructura de

los archivos

por medio de

la Malla

Validadora

BDUA.

EPS, Entes

Territoriales,

Entidades de

Excepción y

Especial,

Entidades de

PVS

Archivo .PAK

9

Cargar y radicar

archivos en la

aplicación WEB

La Entidad carga los archivos con terminación

(.PAK) y el oficio remisorio a través de la página

WEB de ADRES, documento que contiene el

nombre del archivo que se está cargando y la

cantidad de registros que contiene.

Cuando el archivo a cargar no presenta ningún

tipo de inconsistencias se genera un radicado

consecutivo sobre cada tipo de archivo, el cual

funciona como identificación individual para

cada archivo cargado.

La aplicación

Web BDUA

controla que

los archivos

cargado en la

aplicación

Web BDUA

cuenten con

la extensión

.Pak

EPS, Entes

Territoriales,

Entidades de

Excepción y

Especial,

Entidades de

PVS

Archivo .pak

cargado en la

aplicación WEB

Radicado de

confirmación

de cargue de

archivo

10

Monitorear

cargue de los

archivos

Constantemente se verifican los archivos que se

cargan para verificar que la extensión y la forma

en que se cargó sea la adecuada, de lo contrario

se envía un correo a la Entidad o al Municipio

correspondiente para que realice la verificación,

corrección y vuelva a cargar sus archivos.

Verificar la

Información la

completa

radicación de

archivos.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Cargue de

archivo

monitoreado

11 Cerrar

Calendario

Cuando se cargan la totalidad de los archivos de

acuerdo con el tipo de proceso a ejecutar

Gestor de

Operaciones del

Bitácora del

Proceso


AFILIADOS- BDUA






(Proceso de traslados, de Novedad Retroactiva,

de Novedades, BDEX o PVS), se deshabilita la

Aplicación Web BDUA.

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Calendario

cerrado en el

aplicativo

BDUA

12

Seleccionar

criterios y

programar

ejecución de

Proceso

En la Aplicación Web se establecen los

parámetros del tipo de información que se va a

validar, el orden en que se van a procesar los

archivos recibidos, nombre del proceso, fecha y

hora de realización del proceso.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Bitácora del

Proceso

Criterios

seleccionados

y proceso

programado

13

Monitorizar

verificación y

validación reglas

de negocio

Durante el desarrollo de las validaciones de

negocio programadas y ejecutadas en SQL, el

Coordinador Gestión de Operaciones de

Sistemas de Información y el Gestor DBA de la

Dirección de Gestión de Tecnologías de

Información y Comunicaciones DGTIC,

monitorean la adecuada ejecución del Proceso,

de tal forma que, si llega a presentarse la

ocurrencia de algún evento, sean ejecutados los

correctivos a lugar mediante script, con el fin de

dar solución oportuna.

La realización

del Proceso

BDUA

controla que

se realice la

correcta

validación de

archivos, de

acuerdo con

sus

casuísticas

específicas.

Coordinador

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Gestor de

Operaciones -

DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Bitácora del

Proceso

BDUA

actualizada con

las

verificaciones y

validaciones de

reglas de

negocio

ejecutadas.


AFILIADOS- BDUA






14

Generar Backup

y publicar BDUA

en WEB

Una vez se finalice las validaciones de negocios

se ejecutan las tareas complementarias para dar

cierre definitivo en la aplicación, se ejecutan las

tareas programadas en el servidor de base de

datos BDUA las cuales consisten: (i) Generación

Backup BDUA (ii) Publicación WEB de la BDUA.

Se remite correo electrónico informando la

ejecución de la actividad al Gestor de

operaciones de BDUA.

Gestor de

Operaciones -

DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Backup BDUA

BDUA

publicada WEB

15

Programar

movimiento de

archivos de

resultado

Adicionalmente se ejecuta la tarea programada

en el servidor de la BDUA para el Movimiento de

archivos resultados a carpeta SFTP de cada

entidad, posteriormente como subtarea

programada, se remite correos masivos del

resultado de las validaciones y cargue de las

actualizaciones en la BDUA.

Se remite correo electrónico informando la

ejecución de la actividad al Gestor de

operaciones del Grupo de Gestión de

Operaciones de Sistemas de Información de la

Dirección de Gestión TIC.

Gestor de

Operaciones -

DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Movimientos

de archivo de

resultado

programados

en BDUA

16

Validar la

Dispersión de

los Archivos

Resultados y su

notificación

Se verifica las carpetas SFTP de algunas

entidades aleatoriamente, para validar la

disposición de los archivos resultado del

Proceso, posteriormente se verifica que las

notificaciones automáticas hayan sido enviadas.

¿Se evidencia error?

Se corrobora

que los

archivos

resultado del

proceso sean

dispuestos

correctamente

para cada

entidad.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Verificación

Individual

realizada


AFILIADOS- BDUA






SI: Informar verbalmente el error. Regresar a la

actividad Programar movimiento de archivos de

resultado

NO: Continua con la siguiente actividad

17

Movimiento de

archivos

consolidados e

históricos de fin

de mes

Se ejecuta la tarea programada en el servidor de

la BDUA para el Movimiento de archivos

resultados a carpeta SFTP de cada entidad con

corte de fin de mes el cual presenta un resumen

de la totalidad de actualizaciones realizadas por

las entidades sobre la BDUA.

Gestor de

Operaciones -

DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Movimiento de

archivos

consolidados e

históricos de

fin de mes

18

Validar la

Dispersión de

los archivos

consolidados e

históricos de fin

de mes

Se verifica las carpetas SFTP de algunas

entidades aleatoriamente, para validar la

disposición de los archivos resultado del

Proceso, posteriormente se verifica que las

notificaciones automáticas hayan sido enviadas.

¿Se evidencia error?

SI: Informar verbalmente el error. Regresar a la

actividad Programar movimiento de archivos de

resultado

NO: Continua con la siguiente actividad

Se corrobora

que los

archivos

resultado del

proceso sean

dispuestos

correctamente

para cada

entidad.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Movimiento de

archivos

consolidados e

históricos de

fin de mes

programados

19

Notificar la

disposición de

los archivos

consolidados e

históricos de fin

de mes

Se envía correo electrónico masivo reportando

la disposición de los archivos históricos masivos

en el SFTP de la entidad.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Notificación

dispersión de

los archivos

consolidados e

históricos de

fin de mes


AFILIADOS- BDUA



PROCEDIMIENTO CARGUE DE PENSIONADOS

OBJETIVO

Realizar la actualización de la base de datos de pensionados Registro Único de Afiliado-RUAF, teniendo en cuenta la información

remitida por el Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de evitar pagos indebidos en el proceso de Liquidación Mensual

de Afiliados.

ALCANCE

Inicia con la ejecución del script para la generación de la información actual de pensionados en la Base de Datos BDUA, continua

con la actualización de la Base de Datos RUAF y finaliza con la respuesta al MSPS sobre la ejecución correcta del proceso de

actualización.



LÍDER



DEFINICIONES

Pensionado: Es la persona física que disfruta de una

prestación en dinero otorgada por las instituciones de

seguridad social u otras dependencias, al cumplir con los

requisitos que fija la ley, sus reglamentos o los contratos de

adquisición.

Afiliado: Persona en calidad de COTIZANTE o BENEFICIARIO

al cual las entidades del Régimen de Excepción y/o Especial

les presta el Servicio de Salud.

Base de Datos: Plataforma tecnológica que permite

almacenar información de forma organizada con base en

parametrización establecida inicialmente.

LMA: Liquidación Mensual de Afiliados. Determina el número de

afiliados al Régimen Subsidiado por los que se liquida la Unidad

de Pago por Capitación y el monto a girar a cada EPS por fuente

de financiación para cada entidad territorial.

SGD: Sigla correspondiente a Sistema de Gestión Documental

MSPS: Sigla correspondiente a Ministerio de Salud y Protección

Social

RUAF: Sigla correspondiente a Registro Único de Afiliados


AFILIADOS- BDUA




✓ Pensionados RUAF

De acuerdo con la instrucción impartida por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante comunicación con numero de

radicado No.201313001235251 remitida el 20 de septiembre de 2013, en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se

excluyen los pensionados RUAF y se restituyen a partir de octubre de 2013. El cargue de la información se realiza con el fin de

actualizar la base de datos que sirve como insumo para realizar las validaciones de este proceso e identificar los registros de

afiliados al Régimen Subsidiado que se encuentren en condición de pensionados en la Base de Datos RUAF y sean excluidos y/o

restituidos en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA.

✓ Pensionados PILA

De acuerdo con la instrucción impartida por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante comunicación

No.201313001235251 remitida el 20 de septiembre de 2013, en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se excluyen

los pensionados PILA y se restituyen a partir de enero de 2014. El cargue de la información se realiza con el fin de actualizar la

base de datos que sirve como insumo para realizar las validaciones de este proceso e identificar los registros de afiliados al

Régimen Subsidiado que se encuentren en condición de pensionados en la Base de Datos PILA. y sean excluidos y/o restituidos

en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA.

Teniendo en cuenta la información de Pensionados RUAF y PILA remitida mensualmente por el MSPS, el Grupo de Gestión de

Operaciones de Sistemas de Información de la Dirección de Gestión Tecnología de Información y Comunicación realiza la gestión

necesaria con el fin de garantizar el efectivo cargue de los registros en las bases de datos que sirven como insumo para el proceso

de pago de la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) del Régimen Subsidiado

✓ Se deben publicar los respectivos archivos en los SFTP dispuestos para la transferencia de información entre el MSPS y la

ADRES

REQUISITOS LEGALES


Oficio Ministerio de Salud y Protección Social

No.201313001235251

Instrucción impartida por parte del Ministerio de Salud y Protección Social

para que en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados LMA se

excluyan los pensionados RUAF.


AFILIADOS- BDUA




Gesto

r de O

pera

cio

nes d

el G

rupo d

e G

estión d

e O

pera

cio

nes d

e S

iste

mas d

e I

nfo

rmació

n d

e la

Dir

ecci

ón d

e G

estión T

IC

Iniciar

Ejecutar Script

Consulta Base

de Datos

BDUA

Exportar resultado de la ejecución

del Script

Archivo .DAT

Cargar archivo SFTPSFTP

Archivo .DAT cargado

en el SFTP

Informar Disposición de Archivo Outlook

Correo electrónico

informando

A


AFILIADOS- BDUA



Gest

or

de O

pera

ciones

del G

rupo d

e G

est

ión d

e O

pera

ciones

de S

iste

mas

de I

nfo

rmaci

ón

de la D

irecc

ión d

e G

est

ión T

IC

Min

iste

rio d

e S

alu

d y

Pro

tecc

ión S

oci

al

A Disposición archivo pensionados

por parte del MSPS

Archivo .DAT

Descargar Información del SFTP

Validar Registros del Archivo

Descarga

Archivo .DAT

del SFTP

Comunicación

del Ministerio

de Salud y

Protección

Bitácora del

Proceso

¿Se presenta inconsistencia con la

información reportada?

SI

Actualizar base de datos de

Pensionados

NO

Tabla

pensionados.RUAF

actualizada

Respuesta al MSPS

Fin


AFILIADOS- BDUA






1 Ejecutar Script

ADRES realiza la ejecución del Script

previamente diseñado con el fin de generar la

información de Pensionados en la Base de

Datos Única de Afiliados.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Consulta Base de

Datos

2

Exportar

resultado de la

ejecución del

Script

Como resultado de la ejecución del SCRIPT se

procede a exportar la información en un archivo

plano .txt el cual debe contener la siguiente

estructura en el nombre del archivo:

RUA300PENSaaaammddNI000900462447.TXT

y cambia la extensión del mismo a .DAT

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Archivo .DAT

3 Cargar archivo

SFTP

Se procede a realizar el cargue del archivo .DAT

en el SFTP de ADRES carpeta MSPS

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Archivo .DAT

cargado en el

SFTP

4

Informar

Disposición de

Archivo

Mediante Correo Electrónico se le informa al

Ministerio de Salud y Protección Social la

disposición del archivo en el SFTP de ADRES

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Correo Electrónico


AFILIADOS- BDUA






Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

5

Disposición

archivo

pensionados

por parte del

MSPS

Mediante comunicación escrita el Ministerio de

Salud y Protección Social informa a ADRES la

disposición del archivo RUA200PENS.DAT en el

SFTP que contiene la información actualizada

de pensionados de acuerdo con las validaciones

realizadas con las Administradoras de Pensión.

Ministerio de

Salud y

Protección Social

Archivo .DAT

6

Descargar

Información del

SFTP

Una vez recibida la comunicación del Ministerio

de Salud y Protección Social con el número de

radicado, se procede a descargar la información

dispuesta en el SFTP

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Descarga Archivo

.DAT del SFTP

7

Validar

Registros del

Archivo

Se procede a realizar el cambio de extensión a

.txt y se realiza la validación de la cantidad de

registros entregados versus la cantidad de

registros informados en la comunicación

remitida por el MSPS.

¿Se presenta inconsistencia con la información

reportada?

SI: Se informa al Ministerio de Salud y

Protección Social con el fin de que realice los

ajustes pertinentes. Continuar con la actividad

No.4 Informar Disposición de Archivo.

NO: Continua con la siguiente actividad.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Archivo .TXT /

Correo Electrónico


AFILIADOS- BDUA






8

Actualizar base

de datos de

Pensionados

El archivo .TXT se dispone en la ruta

previamente parametrizada del servidor BDUA

para la ejecución del proceso.

El Coordinador del Grupo de Gestión de

Operaciones y el Gestor de Operaciones/DBA de

la Dirección de Gestión TIC monitorean la

ejecución del proceso.

Monitoreo

Coordinador

Grupo de

Gestión de

Operaciones

y DBA de la

Dirección de

Gestión TIC

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Coordinador del

Grupo de

Gestión de

Operaciones y el

Gestor de

Operaciones/DBA

de la Dirección

de Gestión TIC

Bitácora del

Proceso

Tabla

pensionados.RUAF

actualizada

9 Respuesta al

MSPS

Se da repuesta al Ministerio de Salud y

Protección Social informando la actualización

correcta de la tabla de pensionados.RUAF como

Base de Referencia.

Revisión de

la

Coordinación

del Grupo de

Operaciones

y firma del

Director

de Gestión

TIC

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Comunicación

Escrita


AFILIADOS- BDUA



PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO A CASOS ESPECIALES

OBJETIVO

Realizar el movimiento a casos especiales autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante las solicitudes

que realicen las EPS, EPSS, EPSC, EOC y Personas Naturales con el fin de mantener la información oportuna e idónea de las

personas que hacen parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

ALCANCE

Inicia con la presentación de solicitud de ajustes a incidencias en la BDUA por parte de EPS, EPSS, EPSC, EOC y Personas

Naturales continua con determinar el movimiento de caso especial y finaliza con Validar los Resultados del Movimiento.



LÍDER



DEFINICIONES

BDUA: Base de Datos Única de Afiliados del Sistema General

de Seguridad Social en Salud.

Consulta RNEC (Registraduría Nacional del Estado

Civil): Sistema de consulta para la expedición de certificados,

que nos demuestra con verificar la información de un

documento.

Serial: Registro numérico el cual es único para cada afiliado

con el que se realizan los cruces en BD homologando tipo y

número de documento.

SGD: Sistema de Gestión Documental. Herramienta creada

para rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes

de documentos en papel.


✓ Se mueven únicamente los casos que tienen comunicado de autorización por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

✓ Cuando se recibe una solicitud de Movimientos a Casos Especiales se envía un comunicado al Ministerio de Salud y Protección

Social, donde se referencian los casos, previamente verificados por la ADRES.


AFILIADOS- BDUA



✓ En los casos que no sea posible identificar el documento con las tablas de referencia o con la página WEB de la Registraduría

Nacional de Estado Civil (RNEC) para certificar la información se solicita el envío de la copia del documento de identificación.

P

REQUISITOS LEGALES


N/A N/A


AFILIADOS- BDUA




Gesto

r de O

pera

cio

nes d

el G

rupo d

e G

estión d

e O

pera

cio

nes d

e S

iste

mas d

e

Info

rmació

n

EPS

, EPSS, EPSC,

EO

C y

Pers

onas

Natu

rale

s

Iniciar

Presentar solicitud de ajustes a

incidencias en la BDUA

Identificar procedimiento de

respuesta a solicitud

¿Caso

especial?

Informar al Solicitante

SI

Solicitar autorización movimiento

a casos especiales

Informar aceptación de solicitud a

entidades

SGDSolicitud radicada en el

SGD

Procedimiento de

respuesta identificado

Oficio informando

procedimiento a seguir

Oficio solicitud de

autorización movimiento

a casos especiales

Oficio informando

aceptación de solicitud a

las entidades

Autorización del

MSPS para

movimiento a

casos especiales

Determinar movimiento del caso especial

Movimientos de traslados

por casos especiales

identificados

A

B NO


AFILIADOS- BDUA



Gesto

r de O

pera

cio

nes d

el G

rupo d

e

Gestión d

e O

pera

cio

nes d

e S

iste

mas d

e

Info

rmació

n

Coord

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Gru

po G

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Opera

cio

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de S

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e

Info

rmació

n

Gesto

r de O

pera

cio

nes -

DBA

de la D

irecció

n d

e

Gestión T

IC

B

Consolidar movimientos casos

especiales

¿Cumple?

Archivo plano

consolidado

Outlook

Script

desarrollado

Verificar consolidados

Oficios de la

aprobación

del MSPS.

Remitir consolidados Solicitar ajustes

Outlook

NOSI

Script

desarrollado

Archivo

plano

aprobado

Realizar el Movimiento a

Casos Especiales

Ejecutar ScriptOutlook

¿Presenta

inconsistencias?Informar inconsistenciasSI

Outlook

Informar ejecución de

scriptNO 1

1

Outlook

Validar los Resultados del

Movimiento

Fin

2

2

¿Cumple?1 NO

SI

Informar movimiento casos

especiales


AFILIADOS- BDUA






1

Presentar

solicitud de

ajustes a

incidencias en

la BDUA

Las EPS, EPSS, EPSC, EOC y/o Personas Naturales

envían solicitud mediante comunicación escrita la cual

es dirigida al Ministerio de Salud y Protección Social y/o

a la Dirección de Gestión de Tecnología de Información

y Comunicaciones.

EPS, EPSS,

EPSC, EOC y/o

Personas

Naturales

Solicitud

radicada en el

SGD

2

Identificar

procedimiento

de respuesta

a solicitud

Una vez radicadas las solicitudes de ajustes a

incidencias en la BDUA, se registra en Excel los

siguientes datos del solicitante: (i) tipo y número de

documento (ii) nombres y apellidos, posteriormente se

consolida las solicitudes y se valida la información de

la solicitud con la tabla de referencia RNEC, producto

del resultado de la validación se identifica el

procedimiento a seguir.

¿La solicitud corresponde a casos especiales?

NO: Se continua con el procedimiento según sea el

caso. Fin del Procedimiento

SI: Continuar con la siguiente actividad.

Identificación

y

consolidación

de los casos

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Procedimiento

de respuesta

a solicitud

identificado

3 Informar al

Solicitante

Una vez identificado el procedimiento, se informa

mediante oficio al solicitante que se solicitará al

Ministerio de Salud y Protección Social la autorización

del traslado a la tabla de Casos Especiales para dar

continuidad al requerimiento.

Nota1: Para el caso de no haberse encontrado el

documento del solicitante en las bases de datos, se

solicita la fotocopia del documento de identificación,

según sea el caso (Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta

de Identidad o Cédula de Ciudadanía, para continuar

con el trámite correspondiente. Continúa en la

Actividad 1. Presentar solicitud de ajustes a incidencias

en la BDUA

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Oficio

informando

procedimiento

a seguir


AFILIADOS- BDUA






4

Solicitar

autorización

movimiento a

casos

especiales

Mediante oficio se informa al Ministerio de Salud y

Protección Social la validación de la solicitud de

Movimiento de Casos Especiales y se solicita la

autorización del traslado del registro a la Tabla de

Casos Especiales.

SGD

Radicado de

salida

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Oficio

solicitud de

autorización

movimiento a

casos

especiales

5

Informar

aceptación de

solicitud

Una vez recibida la autorización de movimiento a casos

especiales por parte del Ministerio de Salud y

Protección Social, se informa mediante oficio a la

entidad o tercero solicitante, con copia al Ministerio de

Salud y Protección Social, la aceptación de la solicitud

de movimiento a casos especiales y por consiguiente la

actualización de la BDUA.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Oficio

informando

aceptación de

solicitud a las

EPS, EPSS,

EPSC, EOC y

Personas

Naturales

6

Determinar

movimiento

del caso

especial

Al realizar la consulta de la información, se procede a

determinar el Caso Especial, dando como resultado los

siguientes movimientos de traslados mediante:

✓ Archivo Plano: Aplica, Si en el histórico de

identificación solo hay un registro y si en el histórico

de identificación hay más de un registro y todos los

tramos de afiliación deben ser trasladados a la

Tabla de Casos Especiales

✓ Script: Aplica, Si en el histórico de identificación

hay más de un registro y se debe depurar solo un

tramo o más de afiliación, teniendo en cuenta que

no se trasladara todo el histórico de identificación

del afiliado a la Tabla de Casos Especiales.

Gestor de

Operaciones del

Grupo de

Gestión de

Operaciones de

Sistemas de

Información de

la Dirección de

Gestión TIC

Movimientos

de traslados

por casos

especiales

identificados


AFILIADOS- BDUA

Código BDUA

manual operativo administraciÓn base de datos ......manual operativo administraciÓn base de datos...

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