Manual NIM

FINANZAS - AUDITORIA

CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

FinanzasFinanzasFinanzasFinanzas• Programas de país: armonizados y no armonizados• Evaluación de capacidades• Modalidades de transferencia de fondos• Informes Financieros y controles

AuditoriaAuditoriaAuditoriaAuditoria• Alcance• Auditoria para programas armonizados• Auditoria para programas no armonizados

FINANZASLa terminología y los procedimiento que rigen la implementación nacional difieren entre los programas del país ArmonizadosArmonizadosArmonizadosArmonizados y No armonizadosNo armonizadosNo armonizadosNo armonizados

No HACT(No Armonizados)

Cada documento de proyectose negocia en forma separadacon las diferentes entidadesnacionales y la autoridad de coordinación del gobierno.

HACT(Armonizados)

Cuando las autoridadesnacionales cuentan con la capacidad adecuada para

llevar a cabo las funciones y actividades de programa o

proyecto, el plan de acción se ejecuta a nivel nacional.

HACT (Programas Armonizados)

El gobierno ejerce la propiedad y

responsabilidad de las actividades del programa PNUD a

nivel país.

Todas las actividades en el Todas las actividades en el Todas las actividades en el Todas las actividades en el marco del plan de acción marco del plan de acción marco del plan de acción marco del plan de acción del programa del país se del programa del país se del programa del país se del programa del país se ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional.

Gestión y entrega de actividades de

programa para lograr resultados específicos

incluida la adquisición y entrega de insumos de actividad del programa

El organismo de El organismo de El organismo de El organismo de implementación incluye las implementación incluye las implementación incluye las implementación incluye las

responsabilidades del responsabilidades del responsabilidades del responsabilidades del asociado de implementación asociado de implementación asociado de implementación asociado de implementación

en los planes de trabajo en los planes de trabajo en los planes de trabajo en los planes de trabajo anuales y del paísanuales y del paísanuales y del paísanuales y del país. . . .

El término ‘implementación’ se redefine como la propiedad y

responsabilidad general por las actividades del programa del

PNUD a nivel de país.

No HACT

(Programas No Armonizados)

Dentro del programa de país acordado:

El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente implementador). implementador). implementador). implementador).

Evaluación de Capacidades

Supervisar los

aspectos técnicos

del proyecto

Supervisar los

aspectos técnicos

del proyecto

Planificar, supervisar y

coordinar actividades

Planificar, supervisar y

coordinar actividades

* Adquirir bienes y servicios

* Contratar y gestionar el

personal con mayores

calificaciones.

* Preparar y firmar contratos.

* Manejar y mantener equipos

* Adquirir bienes y servicios

* Contratar y gestionar el

personal con mayores

calificaciones.

* Preparar y firmar contratos.

* Manejar y mantener equipos

* Elaborar presupuestos de proyectos.

* Garantizar seguridad física de los anticipos, efectivos y registros.

* Desembolsar fondos oportuna, adecuada y

eficazmente.* Asegurar registros e información financiera.* Preparar, autorizar y

ejecutar compromisos y gastos.

* Elaborar presupuestos de proyectos.

* Garantizar seguridad física de los anticipos, efectivos y registros.

* Desembolsar fondos oportuna, adecuada y

eficazmente.* Asegurar registros e información financiera.* Preparar, autorizar y

ejecutar compromisos y gastos.

Capacidad

técnica

Capacidad

de gestión

Capacidad

administrativa

Capacidad

financiera

APTITUDES PARA:

A fin de que una entidad realice o ejecute un proyecto PNUD,

se lleva a cabo una evaluación de capacidades de dicha entidad.

Principales consideracionesPrincipales consideracionesPrincipales consideracionesPrincipales consideraciones

Nuestros proyectos en el sistema Atlas

INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA PNUDPNUDPNUDPNUD TERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLAS

DEFINICIONESDEFINICIONESDEFINICIONESDEFINICIONES

PLAN DE ACCIÓN PARA EL PROGRAMA PARA EL PAÍS

No registrado en Atlas: documento firmado por el PNUD y la autoridad

designada de un organismo / institución de gobierno

IMPLEMENTACIÓN

N/A: la implementación es la propiedad y responsabilidad general de las

actividades del programa del PNUD a nivel del país. El gobierno ejerce su

propiedad al aprobar el CPAP.PROYECTO con Planes de trabajo

anual“Project” en inglés ProjectProjectProjectProject

RESULTADO “Producto”: en inglés OutputOutputOutputOutputASOCIADO EN LA

IMPLEMENTACIÓN“Identificación de la institución” en la

Propuesta

PARTE RESPONSABLECampo: “Agente implementador” en el campo de tabla a nivel de Presupuesto

Modalidades de transferencias en efectivo:

PARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALModalidad de transferencia Modalidad de transferencia Modalidad de transferencia Modalidad de transferencia

en en en en fondosfondosfondosfondosAdquisiciones / Adquisiciones / Adquisiciones / Adquisiciones / ObligacionesObligacionesObligacionesObligaciones DesembolsosDesembolsosDesembolsosDesembolsos (pagos)(pagos)(pagos)(pagos)

Transferencia en efectivo (Adelantos Trimestrales)

Asociado en la implementación

Asociado en la implementación

Pago directoAsociado en la implementación PNUD

Reeembolso:El PNUD reembolsa al Asoc. en la Implem. luego que este realizó el desembolso (pago)

Asociado en la implementación

Asociado en la implementación

Implementación directa (delegada por el Organismo) PNUD PNUD

Modalidad de transferencia de fondos

Una vez realizada la evaluación, se determina cual es la modalidad a utilizar para los pagos a los proyectos que pueden ser:

• Transferencia de efectivo directa: el PNUD entrega adelantos de fondos trimestralmente al Asociado en la implementación, el que a su vez informa los gastos al PNUD.

• Pagos directos: El Asociado en la implementación realiza las adquisiciones pero solicita el PNUD que efectúe los desembolsos (pagos).

• Reembolso: similar a la transferencia en efectivo directa, excepto que el PNUD paga al Asociado en la implementación después de que este mismo realizó el desembolso (pago).

Receptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsos

Periodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantos

Propósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantos

Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias

Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidades

Adelantos trimestrales de fondos y reembolsos

Pagos directos

El Asociado en la implementación (IP) – o Agente implementador Lleva a cabo las adquisiciones pero solicita al PNUD que realice los desembolsos.

Documento del proyecto/plan de trabajo anual firmados

Registro de firmas autorizadas;

Solicitud firmada para pago directo enviado por el Asociado en la implementación (FACE);

Fondos disponibles.

Los insumos básicos necesarios para procesar una solicitud de pago directo son:

Informes financieros y controlesInformes financieros y controlesInformes financieros y controlesInformes financieros y controles

• Se utilizan diversos informes para supervisar la financiación de la implementación nacional.

CDRCDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): Refleja todos los desembolsos efectuados por el proyecto en un período de tiempo determinado. deben utilizarse para supervisar la exactitud de los gastos registrados, y para proporcionar información financiera detallada de los proyectos. Debe estar firmado por el funcionario autorizado designado del Asociado en la implementación

En caso que el proyecto utilice la modalidad de adelanto trimestral, debe utilizar el Formulario de autorización de Formulario de autorización de Formulario de autorización de Formulario de autorización de financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) el cual informa sobre los gastos y solicitudes de adelantos

FACE

AUDITORIA: AUDITORIA: AUDITORIA: AUDITORIA: Los proyectos de implementación nacional tienen que auditarse al menos una vez durante la duración del proyecto, óanualmente dependiendo del nivel de entrega, dificultades encontradas en el año, ejecución, etc.

DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: al término de un proyecto debe reembolsarse el saldo al mismo donante según el acuerdo suscrito.

AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA• Una auditoria es parte integral de una

gestión financiera y administrativa sólida yparte del sistema de rendición de cuentasdel PNUD.

• Los estados financieros del PNUD sonsometidos a auditorias regulares de partede la Junta de Auditores de las NacionesUnidas (UNBOA), las conclusiones seinforman a la Junta Ejecutiva del PNUD y ala Asamblea General cada dos años.

AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA

• Por lo expresado anteriormente, el objetivoglobal de un proceso de auditoria esproporcionarle al PNUD la seguridad deque los recursos están siendo bienutilizados.

• La auditoria forma parte de lasherramientas de seguimiento utilizadaspor el PNUD.

AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA

• AlcanceAlcanceAlcanceAlcance: Los servicios de auditoria abarcan la gestión de la implementación, el seguimiento y la supervisión de un

proyecto.

HACT (Armonizado)

NO HACT

(No Armonizado)

HACT HACT HACT HACT ---- ARMONIZADOARMONIZADOARMONIZADOARMONIZADOENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIA

• Funcionamiento de los controles internos –debilidades/fortalecimiento;

• Resumen ejecutivo con resultados, riesgos y recomendaciones clave;

• Resumen de los principales riesgos en la gestión de las actividades y el uso de fondos;

• Recomendaciones de auditoría y seguimiento a observaciones anteriores;

• Comentarios sobre el seguimiento a las recomendaciones de auditorías o evaluaciones anteriores y la respectiva respuesta de la dirección;

• Si corresponde, cualquier “buena práctica” que hubiese sido aplicada por un asociado en la implementación y que podría ser útil para otros.

NO HACT NO HACT NO HACT NO HACT ---- NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO

OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:

• El gasto annual;• Los activos y equipos;• La posición en efectivo;• Revisión de planes de trabajo;

• Informes de avance;• Recursos del proyecto;• Presupuesto del proyecto;• Gastos del proyecto;• Entrega del proyecto;• Contratación de personal;• Cierre Operacional y Financiero del Proyecto (si aplica);• Disposición o transferencia de activos.

La auditoría de proyectos implementados a nivel nacional por los

gobiernos o por ONG serán más de carácter financiero, sin

embargo no dejarán de tenerse en cuenta aspectos de control

interno y cumplimiento de normativas:

GraciasGraciasGraciasGracias