manual introductorio mexcel
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MEXCEL
Introducción
Mexcel es un programa para edición de presupuestos para Proyecto y Obra similar a
otros como Menfis, Presto y Arquimedes. Se trata de una aplicación Excel, desarrollada
en Visual Basic Aplication, de código abierto (no esta protegido).
Permite la edición de presupuestos jerárquicos, empleo de capítulos y subcapítulos hasta
siete niveles, descompuestos de partidas hasta dos niveles, edición de informes en la
propia hoja Excel, importación y exportación de presupuestos a BC3, descomposición
de mediciones, editor de partidas, etc, etc.
La diferencia fundamental con otros programas radica en;
1.- El programa y los datos se almacenan en un solo archivo y es editable siempre que
se tenga un programa EXCEL instalado en el ordenador.
2.-Permite la edición de diferentes expedientes en el mismo archivo con solo pulsar un
botón. Se permiten diferentes modificados, complementarios y otros archivos.
3.-De los expedientes anteriores se permiten producciones y certificaciones.
4.-Excel es un entorno abierto. ¿Qué quiere decir esto? Pues, que se trata de una
aplicación que permite añadirse a diferentes aplicaciones que pueda desarrollar el
usuario en Excel de manera que facilite la programación de desarrollos para editar
presupuestos. Ejemplos como generadores de precios para edificación, generadores de
presupuestos para seguridad y salud, etc. Esta propiedad se explica más detalladamente
en la presente introducción.
5.-Las mediciones descompuestas en hojas Excel pueden vincularse a mediciones
auxiliares Excel. Si cambia la medición auxiliar de la hoja, automáticamente cambia la
medición de su presupuesto. Esto permite evitar errores y además gestiona más
adecuadamente un proyecto puesto que puede mantenerse un Proyecto con su
presupuesto, mediciones y mediciones auxiliares en un solo archivo.
6.-Permite la exportación e importación de presupuestos al modelo de fichero de
intercambio de presupuestos para obra BC3.
7.-La edición de Mexcel se realiza en una hoja. Cada línea de informe dispones de una
celda a la izquierda (la primera columna de la hoja) donde se edita un código con el tipo
de información de la línea (línea de total, línea de medición descompuesta, línea de
partida, etc). Esto permite la aplicación de filtros de tabla y autofiltros con los que se
permite la edición de los informes para su modificación por parte del usuario. No hace
falta conocer códigos de informes complejos. Cambiar una columna de un informe
nunca ha sido tan fácil.
8.- En línea con lo anterior, se permite por parte del usuario infinitas formas de cambios
en el formato y edición de los informes. Aplicación de tipos de letras, formatos, tramas,
colores etc.
9.- Los informes se pueden almacenar y guardar con el fichero de la obra.
10.- El usuario puede desarrollar más aplicaciones para la edición de gráficos a los
presupuestos, aplicación de macros personales para la edición de informes e incluso
modificación del programa para su propio empleo.
11.- Es gratuito.
Programa de presupuestos ¿Que es un Concepto?
Mexcel en su funcionamiento y forma de trabajar con los presupuestos de obra esta
basado en programas similares del mercado.
La idea simple de principio en la edición de presupuestos esta basada en la definición
de concepto. Un concepto puede ser un capitulo, una partida, un auxiliar por ejemplo de
mano de obra, un coste indirecto, etc.
Un concepto se genera a partir de un código único en un presupuesto. A partir de ese
código se genera un concepto que tiene unas propiedades también únicas dentro de un
presupuesto como pueden ser el precio para un recurso y que se desarrollan en función
del tipo de concepto que sea.
Las propiedades vinculadas a un concepto son el propio código, el tipo de unidad (ml,
Kg, etc), el texto resumen, el texto largo de la partida, el precio, sus unidades
descompuestas en el caso de las partidas con sus rendimientos aplicados en cada estos.
Las mediciones, producciones o certificaciones no son propiedades de los conceptos.
Por ejemplo, en un presupuesto podrían existir cinco veces repetidos un mismo
concepto de tipo partida en el mismo o diferentes capítulos. Cada partida tendrá el
mismo precio en cada uno de los capítulos pero puede tener diferente medición de obra,
medición de producción o medición de certificación.
Si un concepto que existe dentro de un presupuesto, es borrado, aunque desaparezca su
participación dentro del presupuesto, seguirá existiendo dentro de la base de datos de la
hoja. En otro ejemplo, si en un presupuesto se borra un concepto capitulo dentro de un
presupuesto con más partidas o una estructura presupuestaria dentro del capitulo
borrado, este concepto deja de pertenecer a la parte del presupuesto que estaba asignado
así como la estructura de capítulos y partidas que contenía, pero el concepto capitulo
borrado seguirá incluido dentro de la memoria de la Hoja de Calculo junto con todas sus
propiedades.
Lo que si desaparece cuando se elimina un concepto de un presupuesto son las
mediciones asignadas dentro de un presupuesto, tanto de Proyecto, como si tiene de
producción o de certificación, incluido sus mediciones descompuestas. En el caso de un
concepto partida, al borrar esta partida del presupuesto, su descomposición con los
elementos tipo concepto recursos existentes y sus rendimientos no desaparecen puesto
que pertenecen a las propiedades del concepto tipo partida y seguirán almacenados
dentro de la memoria de la Hoja de calculo.
En general, para que MEXCEL, sepa que al introducir un código queremos que
pertenezca a un tipo en concreto de concepto, es necesario que parte de su código
alfanumérico coincida con un filtro previamente establecido para cada tipo de concepto.
Este filtro puede ser modificado dentro del apartado de Configuración de Mexcel.
AVISO: Mexcel distingue minúsculas de mayúsculas. Además es preferible que los
códigos de los conceptos sean de tipo alfanuméricos y contengan o todos letras o letras
y números. Aunque funciona con códigos de concepto de tipo numérico es siempre
preferible el tratar de evitarlos.
Concepto tipo Capítulos.
Este concepto permite la edición de capítulos y subcapítulos hasta en siete
niveles diferentes. Por debajo de un concepto capitulo en un presupuesto de mexcel
pueden existir conceptos capítulos, conceptos partidas, o cualquier otro tipo de
concepto.
Un concepto capitulo se crea en el Editor de Proyecto mediante la inserción de
un código de concepto en la columna de códigos. A partir de este punto se pueden
añadir más datos a las propiedades del concepto capitulo como tipo de unidad, el texto
resumen del capitulo o texto largo de capitulo.
Además una vez creado un capitulo dentro del presupuesto se puede descender
dentro del mismo e insertar dentro de este capitulo partidas o más subcapítulos. El
importe total de capitulo dependerá de la suma de los importes de los capítulos o
partidas que se encuentran dentro de este capitulo padre.
Un concepto capitulo puede aparecer en diferentes partes de un presupuesto de
obra, repetido dentro de un mismo nivel o como un subcapítulo dentro del presupuesto.
La diferencia con otros programas de presupuestos es que mientras en estos el código
del concepto capitulo describe una entidad dentro del presupuesto, esta almacena con
ella toda la información de los descendientes (estructuras de partidas y subcapítulos
dentro del capitulo), con sus mediciones incluidas mientras que en MEXCEL esto no es
así.
En MEXCEL un concepto capitulo incluido dentro de un presupuesto, puede
estar repetido, pero en su descendencia los capítulos y partidas pueden modificarse,
estar vacios, con mediciones diferentes y con mayor o menor estructura en función de
nuestro presupuesto. Esto es, en MEXCEL, un concepto capitulo incluido en un
presupuesto expresa una posición dentro de un presupuesto.
Por ejemplo, podemos tener un concepto capitulo de código CAP_CI_VIA
correspondiente a la cimentación de un viaducto que incluye dentro de él todos las
partidas relativas a la ejecución de la cimentación de un viaducto. Este concepto con su
código está incluido como subcapítulo dentro de una estructura, por ejemplo el
Viaducto nº 1. Para la determinación del subcapítulo CAP_CI_VIA del Viaducto nº 2
podemos copiar y posteriormente pegar este concepto dentro del capitulo Viaducto nº 2.
En este punto y a diferencia de otros programas de presupuestos podemos alterar el
presupuesto de los trabajos de cimentación y las mediciones teniendo diferentes
importes para el capitulo de cimentaciones del Viaducto nº 1 y del Viaducto nº 2. En
otros programas, cualquier alteración de las unidades incluidas en el código concepto
capitulo CAP_CI_VIA implica la alteración de los capítulos que contengan el código,
en este caso la cimentación de ambos viaductos sería idéntica.
Cuando al introducir un concepto en MEXCEL queramos que sea del tipo
Capitulo, es necesario que dentro del código introducido, exista una coincidencia de tres
letras con el filtro de tipo capitulo existente dentro del formulario de Configuración. Por
defecto, el código de capítulos en Mexcel es “CAP” (todas en mayúsculas) pero como
hemos comentado este filtro es modificable.
Además dentro del Editor de Conceptos se puede cambiar un tipo de concepto
dado por otro de tipo Capitulo. Para ello es necesario que el concepto no este siendo
utilizado dentro del presupuesto.
Dentro de un concepto capitulo introducido en un presupuesto pueden existir
hasta 99 conceptos “hijos”, que pueden ser conceptos capítulos (en los que de nuevo se
pueden establecer nuevos conceptos hijos), conceptos partidas o conceptos recursos.
Concepto tipo partida.
Un concepto de tipo partida se genera en el Editor de Proyecto introduciendo un
código dentro de la columna de códigos del editor. Las propiedades de un código
partida son; el tipo de unidad de medición, el texto corto de descripción de la unidad, el
texto largo de descripción y los auxiliares con sus rendimientos que forman parte de la
composición de la partida. Cualquier modificación de una de estas propiedades dentro
de Mexcel implicará automáticamente la modificación en este concepto en cualquier
parte del presupuesto donde este concepto partida intervenga.
La medición de Proyecto, la medición de producción o la medición de
certificación se asigna al concepto partida dentro del presupuesto pero no es una
propiedad del concepto partida.
Dentro de un capitulo se pueden incluir hasta 99 conceptos partidas.
Las propiedades de un concepto partida son alterables dentro del propio Editor
de Proyectos o dentro del Editor/formulario de conceptos. Para que mexcel sepa que
cuando se introduce un código de concepto sea el correspondiente al tipo concepto
partida, el código alfanumérico introducido no tiene que tener dentro la su codificación
el filtro al que pertenezca a ninguno de los otros tipos de conceptos. Es decir, no debe
contener con el del filtro de tipo capítulos, ni el de mano de obra, ni el de materiales, ni
el de maquinaria, ni el de auxiliares (%), ni el de subcontratas, o el de redondeo.
AVISO: Mexcel distingue minúsculas de mayúsculas. Además es preferible que los
códigos de los conceptos sean de tipo alfanuméricos y contengan o todos letras o letras
y números. Aunque funciona con códigos de concepto de tipo numérico es siempre
preferible el tratar de evitarlos.
Concepto tipo recurso.
Este tipo de conceptos existen para formar parte dentro de la descomposición de
los conceptos partidas, pero también pueden aparecer dentro de cualquier nivel en el
presupuesto de MEXCEL.
El tipo de conceptos tipo recursos existentes son; el de mano de obra, materiales,
maquinaria y auxiliares (%). Para que mexcel diferencie un concepto recurso mano de
obra de otro, previamente se ha establecido un filtro que se aplica al introducir un
código de concepto nuevo dentro del presupuesto. Este filtro es modificable dentro del
Editor de configuración de mexcel.
Estos elementos no tienen descomposición posible y sus precios, son precios
establecidos con un importe único y unitario dentro del propio presupuesto o dentro del
Editor de Conceptos. El precio es una propiedad del concepto recurso. Si se altera el
precio de un concepto recurso dentro del presupuesto, el precio de las partidas donde
formen parte de la descomposición, se verá alterado en la parte proporcional en la que
intervenga en la descomposición. Esto es; no solo en la partida dentro de la que estamos
trabajando, sino es todas las partidas donde forme parte de la descomposición.
En la descomposición de una partida pueden formar parte más de 50 conceptos
recurso con su rendimiento.
Cuando se borra un concepto recurso dentro de la descomposición de una partida
de MEXCEL, este concepto puede desaparecer de dentro de la descomposición de la
partida en la que trabajamos (concepto tipo partida) pero a la vez puede estar
participando o formando parte dentro de otro concepto partida y a la vez siempre estará
incluido dentro de la memoria de la Hoja de Cálculo del Presupuesto.
Concepto tipo auxiliar.
Mencionamos separadamente este concepto recurso del tipo auxiliar por reunir
unas propiedades diferentes del de otro tipos de conceptos del tipo recurso.
Para su inclusión dentro del presupuesto, en el código deberá de aparecer al
menos una vez el código alfanumérico “%”. Este código suele formar parte de la
descomposición de los conceptos partidas y su funcionamiento es especial. Además este
filtro es fijo e invariable, no se puede modificar, y ninguno de los otros filtros podrá
contener un carácter alfanumérico igual a “%” en su interior.
El importe del precio que aplica en la descomposición de una partida en la que
aparezca un concepto tipo auxiliar, es igual a la suma de los importes descompuestos
que aparecen con anterioridad al punto donde aparece este, y lo hace repercutiendo
económicamente una parte proporcional establecida previamente como propiedad del
concepto.
Concepto tipo redondeo.
Este es un concepto solo empleado por Mexcel. En ocasiones por algún motivo
la suma en la descomposición de los conceptos partida no coincide con el importe final
que se refleja en presupuesto. Esto ha podido ser debido a que en la edición del
presupuesto se ha manipulado los precios de las partidas.
Para corregir este problema de descuadre, si nosotros tenemos que trabajar con
Mexcel para por ejemplo continuar con la edición de un Modificado, nos encontraremos
que la suma de los importes de los recursos no coinciden con el importe de ejecución
material indicado en el cuadro de precios nº 1 del Proyecto, siendo generalmente este
último el importe válido. Este problema, se soluciona con un concepto desarrollado en
Mexcel que se llama redondeo y que el usuario puede introducir en la última fila de la
descomposición mediante un código "&&"o la palabra "Redondeo".
Este concepto de redondeo tiene un precio de 1€, y para cuadrar el precio de
ejecución material con el indicado en el presupuesto de ejecución material o cuadro de
precios, solo es necesario introducir el rendimiento que cuadre con el resultado deseado.
Indicar, que este concepto redondeo no aparece en los informes por lo que de
esta manera conseguimos el objetivo de que en la suma de las descomposiciones de las
partidas obtengamos el importe deseado sin tocar las descomposiciones.
¿Funcionamiento interno del programa?
El programa de presupuesto Mexcel es una gran macro que no es ni más ni
menos que un programa escrito en Visual Basic. Se accede al programa desde Excel
simplemente pulsando Alt+F11.
Todos los datos del presupuesto del proyecto son almacenados en las hojas del
libro excel. El programa que los maneja esta contenido en las macros y son estas macros
o funciones las que se encargan de introducir, modificar, calcular y eliminar los datos
dentro de las hojas.
Cualquier alteración sin conocimiento de las hojas puede conllevar errores en el
resultado del presupuesto de la obra y de las rutinas o macros del programa.
En la Hoja1 se mantienen los datos de configuración e internos para el
funcionamiento de Mexcel. En la Hoja4, se encuentran almacenados en códigos de la
estructura de los diferentes presupuestos, y en esa misma hoja a partir de la línea 60.000
se encuentran almacenados todos los conceptos. En la Hoja5, se encuentran las
mediciones descompuestas de los presupuestos, tanto para producciones como para
certificaciones de todos los expedientes en uso. En la Hoja10 se editan los informes del
usuario.
Pueden copiarse las hojas de informes y almacenarlas en el mismo libro de
trabajo de Excel. Una modificación en la Hoja1, Hoja4 u Hoja5 puede dar errores de
funcionamiento interno del programa o alterar los presupuestos. No es recomendable
alterar o tocar los datos de estás hojas sin saber como funciona el programa.
AVISO: Mexcel distingue minúsculas de mayúsculas. Además es preferible que los
códigos de los conceptos sean de tipo alfanuméricos y contengan o todos letras o letras
y números. Aunque funciona con códigos de concepto de tipo numérico es siempre
preferible el tratar de evitarlos.
¿Comenzar?
Como un archivo cualquiera de excel. Posiblemente se solicite mediante una
ventana, permiso para habilitar o deshabilitar macros. El usuario deberá dar permiso
para habilitar macros. Si se deshabilitan las macros el programa no funcionará.
Otra necesidad, que suele plantearse para poder funcionar con MEXCEL es que
es necesario establecer el nivel de seguridad de EXCEL en “bajo” (nunca solicita
permiso para ejecutar macros) o en “medio” (se pueden ejecutar macros pero siempre y
cuando esto se autorice al inicio por el usuario). Se configura la seguridad entrando
dentro de “Herramientas�Macro�Seguridad.” .Una vez dentro de la ventana se
valida la opción “media” o “baja”.
Nada más comenzar deberá de aparecer el panel de control de MEXCEL, solo de
esta manera sabemos que el programa funciona correctamente y podemos comenzar
nuestro trabajo con la obra. Además dentro de la barra de menús, se insertará un menú
nuevo con el título de “Proyectos”. Desde aquí, se puede acceder a las diferentes
funciones de Mexcel para edición de presupuestos de obra.
AVISO: Es deseable que el usuario no modifique datos contenidos en las celdas
del libro, puesto que la manipulación de los datos sin conocimiento puede dar lugar a
errores de funcionamiento de Mexcel.
¿Error?
Si no apareciera o no comenzara correctamente el programa probablemente es
posible que para el funcionamiento de la macro sea necesario configurar algún
componente de programación (algunas versiones de Excel no están correctamente
configuradas para poder utilizar Mexcel).
En tal caso, se debe de proceder como se describe a continuación;
i) Pulsar Alt+F11. Se entra en el editor de Microsoft Visual Basic.
ii) Ir dentro de los menús a “Herramientas�Referencias”.
iii) Dentro del formulario que aparece en pantalla tiene que estar activados las
casillas de verificación de “Visual Basic For Aplications”,”Microsoft Excel
9.0 Object Library”, “OLE Automation”, “Microsoft Office 9.0 Object
Library”, “Microsoft Forms 9.0 Object Library”, “Ref Edit Control”,
“Microsoft Office Web Components 9.0”.
Cualquiera de las referencias descritas en el punto iii) tienen que estar activadas
y son necesarias para que la macro de MEXCEL funcione adecuadamente. Para
buscarlas desplazarse por la ventana hasta encontrarla y activar la casilla de verificación
de la izquierda.
IMPORTANTE.-Mexcel funciona a partir de versiones de Excel 2000 y superiores.
¿Acceso al funcionamiento de MEXCEL?
Podemos comenzar a trabajar con Mexcel se puede hacer desde la pantalla de
comienzo de mexcel o desde el menú principal de excel y que aparece con el nombre de
“Proyectos”. Desde este menú podremos acceder a todas las funciones que se describen
a continuación.
Mexcel se ha probado con Windows 7 y los editores de Excel como el Office 2007. El
funcionamiento ha sido el mismo con la salvedad de que la barra de menús desaparece.
Para acceder al programa Mexcel, aparecerá una banda de opciones y dentro de ellas
una pestaña llamada “Complementos”. Una vez pulsada aparece de nuevo el acceso al
menú “Proyectos”.
Editor de proyecto.
Es el corazón del programa y el primer formulario que aparece en pantalla nada
más comenzar MEXCEL. El editor de programa es la única manera de introducir un
presupuesto de Proyecto. También podemos introducir otro tipo de presupuestos
correspondientes a otros expedientes como modificados y complementarios.
Se accede desde el menú a través de “Proyectos�Editor de Proyecto” y
accederemos al siguiente formulario;
Desde este formulario se podrá insertar la estructura completa del proyecto
disponiendo para ello de los botones de insertar fila, eliminar partida o para desplazarse
en la estructura del proyecto pudiendo descender por los capítulos y subcapitulos y
posteriormente ascender.
También están las opciones para copiar, insertar, pegar, y calcular presupuesto.
Para operar con los elementos del presupuesto primero hay que seleccionar el
concepto deseado, pulsando sobre la fila de la ventana principal de edición, y
posteriormente operar sobre cualquiera de los botones del formulario. También se puede
trabajar introduciendo datos dentro de las casillas de texto existentes en el editor y
situada debajo de la ventana de edición de presupuestos.
Desde el Editor de Proyecto también se puede acceder a las opciones de
configuración de los datos generales de la obra, al formulario para introducir el texto
completo de la unidad o partida escogida, introducción de mediciones descompuestas
en una partida y por último acceder al editor conceptos del archivo.
Además, desde este editor se tiene acceso a todos los expedientes de la obra,
modificados, complementarios, estudios y también a partir de estos a las producciones y
las certificaciones.
¿Cómo se introduce un proyecto en MEXCEL?
Al igual que cualquier editor de Proyectos y similar a programas como Menfis y
Presto, deberemos introducir los conceptos que componen la estructura de nuestra obra.
El presupuesto se presenta en la ventana principal de edición de Mexcel.
Mexcel permite siete niveles jerárquicos de capítulos. Podremos tener por tanto,
un capitulo o capítulos principales, subcapítulos dentro de cualquier capítulo principal,
de nuevo un subcapítulo o subcapitulos dentro los anteriores subcapítulos y por último
en el sexto y último nivel, las partidas.
En el caso de las obras más simples podemos tener tan solo una relación de
partidas o unidades de obra.
Los conceptos capítulos/subcapítulos se diferencian de las partidas porque
cuentan con una cadena de texto común que los distingue de las partidas. Por defecto
esta cadena es “CAP” y vale tanto para capítulos como para subcapítulos. Esta cadena o
filtro puede modificarse dentro de las opciones de configuración de MEXCEL.
Una vez introducido un concepto, este puede aparecer en distintos capítulos de
nuestra obra. Para ello basta con introducir textualmente el código del concepto que
queremos repetir.
A partir de aquí, podemos introducir el tipo de unidad de medición, la
descripción corta del concepto, la medición y el precio apareciendo automáticamente el
importe de la partida correspondiente al producto de la medición por el precio.
El precio de la partida es el correspondiente al presupuesto de ejecución
material.
Dentro de los conceptos de partida, el resultado del producto de la medición por
el precio del concepto dará como resultado el importe del concepto.
En los conceptos capítulos la medición por defecto es la unidad y el precio del
capítulo es el resultado del sumatorio de los importes de los conceptos subcapítulos o
conceptos partidas contenidos dentro de este capítulo.
Indicar que en las casillas de introducción de datos es posible emplear Ctrl.+C y
Ctrl.+V, para desplegar las opciones de copiar y pegar textos rápidamente.
OPERACIONES CON LOS CONCEPTOS.-
Se pueden realizar diferentes operaciones con los conceptos que van desde la
modificación de la descripción de su código de identificación, la repetición para insertar
el concepto en otro lugar de nuestro presupuesto de la obra y por último la eliminación
o borrado del concepto dentro de nuestro presupuesto.
La modificación del texto o la cadena de caracteres que describe un concepto
que esta editado dentro del Editor de Proyecto tiene como resultado que se genera un
nuevo concepto cuyo código será el que se acaba de introducir, siempre y cuando ese
concepto no existiera con antelación en la obra. En caso contrario se introduce el
concepto que ya estaba con anterioridad dado de alta, en la nueva posición descrita. Se
avisará antes de poder alterar el código de un concepto en caso de que tenga medición
de producción o de certificación. Si se opta por eliminar un concepto después del aviso,
el usuario debe de ser consciente de las modificaciones que realiza, puesto que las
mediciones y su posible medición de producción o certificación, desaparecerán y nunca
más podrán volver a ser recuperadas.
Si en nuestro editor de proyecto se borra dentro de la casilla de texto de “código”
la cadena de texto existente dentro de una partida introduciendo por ejemplo una cadena
vacía “” y pulsando “enter”, se borra del presupuesto el concepto escogido en esa fila
del presupuesto. La operación de poner una cadena vacía, implica la intención de borrar
ese concepto del presupuesto en esta parte de nuestra obra. Esta operación se puede
hacer más sencilla seleccionando la fila del presupuesto que deseamos borrar, y
pulsando posteriormente el botón de “borrar”. En ese momento y en la fila seleccionada
del editor, desaparece la partida. Se insiste que en ese momento, desaparece la partida
dentro del capítulo o subcapitulo, pero no el concepto dentro de la obra que puede ser
empleado de nuevo simplemente repitiendo el código dentro del editor de proyecto.
Si se borran de un presupuesto todas las partidas que contengan el mismo
concepto, desaparecerán lógicamente del presupuesto todas las partidas con ese
concepto. Esto no quiere decir que el concepto desaparezca de la memoria del
programa. En el momento que queramos, podemos introducir su código y este concepto
aparecerá de nuevo con las mismas propiedades que tenía anteriormente.
En el caso de que se trate de un capítulo, y este contenga subcapitulos o partidas
incluidos dentro de la estructura, aparece un mensaje avisando de que la estructura
contenida dentro del capítulo o subcapítulo desaparecerá. A partir del momento que se
acepta, no hay posibilidad de recuperar la estructura jerárquica del capítulo eliminada.
Si se cambia el código de un capítulo o subcapítulo se elimina la estructura de
este capítulo y se inserta un nuevo capítulo. Se trata en realidad de una doble operación;
primero de borrado del capítulo y segundo, inserción de un capítulo nuevo. Para esta
operación, MEXCEL, avisa previamente de que los datos contenidos dentro de la
estructura del capítulo desaparecerán.
MEDICION DE PROYECTO.-
La medición de una partida o de un capitulo se realiza primero seleccionando la
fila del presupuesto donde queremos introducir o modificar una medición existente
previamente y después introducir en la casilla de texto de medición el valor de la
medición de esa unidad en el proyecto. Esta medición introducida es directa y no
contiene descomposición.
Si por otro lado, conocemos la medición descompuesta podemos entrar en el
Editor de medición descompuesta simplemente pulsando el botón de ‘medición’.
Por tanto, la medición de un concepto dentro de un presupuesto, puede estar sin
definir o definida mediante su descomposición auxiliar.
DESCOMPOSICION DE CONCEPTOS PARTIDAS.-
La determinación del importe de un concepto partida puede ser un precio
introducido directamente en el editor o puede ser determinado por el programa en base
al establecimiento de una descomposición de esta partida a través de conceptos recursos
y auxiliares.
El descompuesto de una partida en sus diferentes naturalezas o recursos permite
determinar el importe de un concepto tipo partida. De esta manera en la descomposición
de un concepto partida pueden participar conceptos mano de obra, de maquinaria, de
materiales, de subcontratista, indirectos, de redondeo e incluso otro concepto de tipo
partida. El programa impide que dentro de un concepto partida se pueda insertar un
concepto de tipo capitulo.
Dentro de un concepto partida como se ha comentado anteriormente, puede
participar otro concepto partida. Los niveles de descomposición de partidas posibles son
solo dos. Por ejemplo, para la partida de ml de bordillo de granito, puede existir además
de un oficial, un peón y del ml. de bordillo, un concepto de tipo partida denominado
mortero que a su vez esta descompuesto en otros tipos de conceptos recursos. El
programa no permitirá descomponer en un nivel inferior, cualquiera de los conceptos
integrantes de la descomposición del mortero, puesto que estos se sitúan por debajo del
nivel 2.
Además el programa vigila que no existan referencias circulares en la
descomposición de partidas. Esto es, que dentro de la descendencia de una partida este
de nuevo el concepto padre u origen de la descomposición.
Dentro del editor, para salir de la descomposición de una partida, es necesario
pulsar el botón "Arriba"
El precio unitario de una partida es otra propiedad inherente del concepto de
partida y viene indisolublemente unido a el.
Para establecer la descomposición de una partida, este trabajo solo se puede
desarrollar en el Editor de Proyecto. Para ello, en primer lugar pulsamos en el editor,
sobre la partida en la cual queremos establecer la descomposición. A continuación,
pulsamos el botón "Abajo".
OTRAS OPERACIONES CON LOS CONCEPTOS.-
Dentro de un concepto partida, si modificamos directamente en el editor el
precio de la partida, se elimina inevitablemente la descomposición del precio todas las
unidades del presupuesto contenidas en el. Ocurre lo mismo para la medición. Recordar
que la medición en este caso, no es una propiedad establecida para el concepto, sino una
propiedad o el valor con el que una partida se expresa dentro de un presupuesto.
Lo mismo pasa en la determinación de un precio auxiliar para un concepto tipo
partida, si este valor se altera o modifica, la misma modificación se produce en el
importe final de todas las unidades donde participa el concepto recurso que se modifica.
Los importes de una partida pueden estar definidos (con una descomposición
que incluya recursos) o sin definir. Están definidos cuando dentro de la partida del
concepto se ha definido una descomposición en uno o varios recursos que multiplicados
por sus rendimientos esperados determinan en su conjunto una estimación del importe
de ejecución unitario del concepto en nuestra obra.
Si dentro del editor de proyecto y en el caso de que en el concepto seleccionado,
se quiera modificar el importe directamente introduciendo un valor numérico, introducir
un importe llamado no definido, MEXCEL alerta comunicando a través de una ventana,
el peligro de perder la descomposición del importe en el concepto. Si se acepta,
finalmente a partir de ese momento, el concepto pasará de tener un descompuesto de
recursos definidos a ser un concepto cuyo importe unitario en el precio queda sin
definir.
Editor de conceptos.
Otra posibilidad de insertar partidas en nuestro proyecto es a través del editor de
conceptos, al que se accede a través del botón “Conceptos” del editor de proyectos. En
el Editor de conceptos tendremos siempre expuestos y expresados todos y cada uno de
los conceptos que se emplean en nuestra obra.
Como se ha comentado en el apartado anterior en el momento que se crea un
concepto este se almacena en el archivo de la Hoja de Cálculo para poder ser empleado
una sola vez, repetidas veces o ninguna.
El “Editor de conceptos” tiene una clara utilidad en el momento que nuestra obra
contiene una partida repetidas veces, puesto que permite localizarla e insertarla.
También se puede modificar en algunas de las propiedades que posee.
Este formulario o editor de partidas contiene siete botones para seleccionar el
tipo de recurso a visualizar, uno para eliminar el concepto seleccionado, otro más para
abrir el formulario de texto largo del concepto y uno último para abandonar el
formulario.
Existe un "combo_box" mediante el cual podemos cambiar el tipo de concepto
seleccionado a cualquier otro tipo de concepto. Para ello, el tipo de concepto
seleccionado no deberá de estar presente o utilizado en el presupuesto ni en ninguna
descomposición de partida.
Este cambio de tipo de concepto es independiente de que en su condigo coincida
o no con algún filtro de tipo concepto diferente.
Borrar un concepto de este formulario si significa que desaparezca para siempre
de la base de datos de Excel. El código más sus propiedades desaparecerá de la memoria
del programa. Para que se permita eliminar o borrar un concepto de este formulario, el
concepto seleccionado, no deberá de estar presente en el presupuesto ni en la
descomposición de ninguna partida.
El botón “Texto” permite acceder al editor de texto para insertar el texto largo
correspondiente al concepto seleccionado.
Editor de mediciones descompuestas.
Se accede solo desde el “Editor de proyectos”, seleccionando primero la línea
del presupuesto en la que queremos introducir la descomposición de la medición y a
continuación pulsando el botón de “Mediciones”.
Los únicos conceptos en lo que esta permitido editar la descomposición de
mediciones es en los conceptos partida. No se permite la descomposición de mediciones
en conceptos capítulos así como cualquier tipo de concepto recurso.
La descomposición de una medición puede estar expresada en una o miles de
líneas. Cada línea descompuesta de medición puede estar acompañada del texto con la
descripción de la descomposición de la medición, las unidades, la longitud, la anchura y
la altura. Por último se edita el resultado de la operación correspondiente al producto de
la unidad por la longitud, por el ancho y por la altura.
Para que se edite un resultado de una línea de medición descompuesta, la fila de
unidades debe de ser diferente de cero. En el momento que la columna unidad sea
diferente de cero, el resto aunque están vacías, el programa procede a la multiplicación
de las diferentes dimensiones. El programa en este caso, intercambia internamente en
las operaciones, sustituyendo la casilla vacía por uno (1).
Otras operaciones posibles dentro del editor de mediciones, son insertar una
nueva línea, borrar una línea, así como copiar y pegar una/s líneas de medición. Para
todas estas operaciones, es necesario que previamente se seleccione la línea en la que
deseamos realizar la operación.
Dentro de Copiar y Borrar líneas de medición descompuesta, existe un cuadro
donde podemos indicar el número de las líneas en las que queremos seleccionar a partir
de la línea inicialmente seleccionada.
Por último, existen unos botones de desplazamiento, a izquierda y derecha que
nos permiten desplazarnos por las diferentes partidas existentes dentro del capitulo o
subcapitulos donde se encuentre el Editor de Proyecto.
Formulario de Configuración de la obra.
Desde este formulario podremos configurar diversas opciones de
funcionamiento del programa y además variables externas dependientes del proyecto.
En primer lugar está la pestaña “Generales” donde se introduce el nombre de la
obra pudiendo incluirse la posibilidad de otros comentarios. Además se incluye la
posibilidad de incluir códigos de delegación o de obra para poder distinguir la obra de
otras obras en la posible gestión externa de datos.
En la etiqueta de "Decimales" podemos configurar la posibilidad del número de
decimales con los que queremos trabajar con las propiedades numéricas de los
conceptos y presupuestos.
En la cuarta etiqueta contamos con los coeficiente de Proyecto como son los
gastos generales, el beneficio industrial, baja. Aquí, también se introducen otros datos
necesarios para la impresión de los informes.
En la quinta pestaña podemos cambiar la configuración de filtros que se utiliza
en la determinación del tipo de concepto.
En la sexta pestaña se pueden configurar la fechas de proyecto, inicio de la obra
y duración de la obra.
En la séptima pestaña esta la opción de configurar el cálculo continuo en modo
automático o no. En modo automático el proceso de cálculo del presupuesto se realiza
de manera continua conforme se modifica el presupuesto. En presupuestos pequeños o
medianos (menores de 500 conceptos) la longitud del presupuesto no supone un
problema de tiempo, pero para presupuestos más grandes el programa pierde velocidad
de proceso.
El cálculo correspondiente a la descomposición de partidas no esta relacionado
con el comentado en el apartado anterior. Este cálculo de descomposición siempre está
activado.
Proceso de cálculo de Mexcel.
En Mexcel, durante el trabajo de edición de presupuestos, se realizan dos tipos
de cálculos con los presupuestos. El primero esta relacionado con el presupuesto a nivel
jerárquico y el segundo esta relacionado con la descomposición de los conceptos
partidas.
En el primer caso cuando el importe correspondiente al precio de ejecución
material de un concepto partida se modifica, entonces el presupuesto tendría que
recalcularse para ajustar los totales de los capítulos en aquellas partidas en el que el
concepto participa.
De la misma manera, pero en el caso de la descomposición de los conceptos
partida, cuando un concepto recurso o un concepto partida que forma parte de la
descomposición de una partida se modifica, no solo lo puede hacer en ese concepto,
sino que se tendría que modificar todas las partidas donde este recurso o concepto
partida aparece. Un ejemplo, si modificamos el precio del concepto de mano de obra
peón, la modificación de este precio hará
Trabajo con otros expedientes. Modificados, Complementarios y Otros Estudios.
Certificaciones y Producciones.
Mexcel tiene la capacidad de almacenar diferentes expedientes dentro del mismo
libro de trabajo. Es capaz de trabajar con hasta 3 modificados, diferentes
complementarios y estudios.
Mexcel almacena en la Hoja4 todos los presupuestos de los expedientes y los
conceptos empleados en el presupuesto (en este caso a partir de la línea 60.000 de la
hoja4). Cada vez que se abre un expediente por primera vez, los datos del nuevo
presupuesto correspondiente al nuevo expediente son organizados dentro de la hoja.
Mientras que los datos de los expedientes o presupuestos son nuevos y se diferencian,
los conceptos a emplear dentro de cada uno de los expedientes son los mismos y se
almacenan todos juntos en la Hoja4 del libro de trabajo. Un concepto con sus
propiedades puede ser empleado en cada uno de los expedientes que tengamos.
El acceso a los diferentes expedientes es muy sencillo y se realiza desde el
propio Editor de Proyectos como indica la figura, pulsando dentro del ListBox el
expediente que se desea abrir.
Trabajo en paralelo con diferentes expedientes.
Mexcel tiene la capacidad de presentar dentro del Editor de Proyectos dos
producciones o certificaciones de un mismo expediente en la misma ventana de edición.
En la siguiente figura se presenta dentro de Mexcel, dos presupuestos
correspondientes al Proyecto, en la columna de la izquierda se encuentra la medición,
precio e importe del capitulo de movimiento de tierras del Proyecto principal, mientras
que en la columna de la derecha se presenta la medición de certificación, precio e
importe de la certificación nº 1 del Proyecto.
La posibilidad de edición en paralelo de certificaciones y producciones permite
comparar directamente la diferencia de las mismas, agilizando los trabajos. En los
trabajos de edición en paralelo solo es posible modificar los datos del expediente de la
izquierda.
Para volver a la situación de edición de un solo expediente hay que seleccionar
dentro del ListBox de la derecha la opción de "vacío".
La selección del número de una certificación o producción dentro de un
expediente se realiza dentro de los ListBox indicados en las figuras siguientes;
La edición de expedientes en paralelo solo es posible en las siguientes
combinaciones;
• Proyecto con Producción de proyecto nº x.
• Proyecto con Certificación nº x.
• Modificado nº x con Certificaciones de Modificado nº x.
• Modificado nº x con Producciones de Modificado nº x.
• Complementario nº x con Certificaciones de Complementario n º x.
• Complementario nº x con Producciones de Complementario n º x.
• Todas las situaciones inversas a cada una de las situaciones descritas en los
puntos anteriores.
Para volver al expediente principal de por ejemplo un Modificado, un
Complementario o por ejemplo del mismo Proyecto; solo tenemos que escoger el nº 0
de la Certificación.
Trabajo con producciones y certificaciones.
En este apartado se van a explicar algunas de las características de
funcionamiento de mexcel cuando trabajamos con las producciones y las
certificaciones.
Una característica muy importante de mexcel cuando estamos dentro de la
edición de una producción o una certificación, es que podemos incorporar nuevos
capítulos y partidas dentro del presupuesto, así como eliminarlos. Por ejemplo, si nos
encontramos en la certificación nº 3 del Proyecto principal, e introducimos un nuevo
capítulo, comprobaremos que este capitulo también esta incorporado al presupuesto de
Proyecto aunque lo hará con medición nula o vacía.
La misma situación se repite cuando empleamos los botones de copiar y pegar
conceptos. Además, si copiamos un concepto con una medición descompuesta
perteneciente a la certificación nº 2 de Proyecto y pegamos este concepto en el Proyecto
en un capítulo cualquiera, comprobaremos que la medición descompuesta de la
certificación nº 2 se ha incorporado solo al Proyecto.
Si borramos un concepto de la Producción del Modificado nº 1 del mes nº 5, este
concepto desaparecerá de todos los expedientes donde existía previamente; esto es del
Modificado nº, de todas sus producciones y de todas las certificaciones. Todas las
mediciones habrán desaparecido.
Por último, si modificamos un concepto partida de por ejemplo la producción del
tercer mes, comprobaremos que la modificación realizada se traslada a todas las
producciones, certificaciones de todos los expedientes. Esto es así, por que lo hemos
modificado es la propiedad de un concepto y esto se refleja en todos los documentos
donde este concepto aparece.
Trasladar mediciones de Proyecto, de Producción y de Certificación.
Mexcel ofrece la posibilidad de trasladar la producción de un mes a otro,
certificaciones a producciones y viceversa e independientemente del mes que se quiera
trasladar.
Esta característica permite intercambiar las diferentes mediciones de un mes
rápidamente. Para acceder al formulario de transferencia de mediciones se hace a través
del "Editor de Proyecto" pulsando el botón de "Editor de trabajo" según la siguiente
imagen;
Una vez pulsado se presenta el formulario "Editor para traslado de mediciones,
certificaciones y producciones".
Para trasladar una medición de un expediente a otro es necesario previamente
seleccionar el expediente origen incluido el mes y el expediente de destino. Una vez
seleccionados ambos se pulsa el botón situado en el centro del formulario "Trasladar
Medición" y el programa efectuará el intercambio de mediciones.
La función de traslado de mediciones solo es posible dentro de un mismo
expediente o el expediente de producción incluidas las certificaciones. No se permite
esta función entre diferentes expedientes porque generalmente los presupuestos son
diferentes.
Otra forma de trasladar mediciones es mediante el empleo de copiar y pegar
mediciones dentro del formulario de mediciones descompuestas, pero lógicamente este
es un trabajo más lento aunque permite el traslado de mediciones entre diferentes
expedientes.
Exportación e importación de informes.
Un apartado fundamental de los programas de presupuestos es la comunicación
y el traslado de los datos a otros programas para su intercambio y conocimiento. Mexcel
esta dotado de las herramientas de intercambio de ficheros ya que es capaz de emplear
tanto en importación como en exportación el formato de intercambio de ficheros para la
construcción bc3.
Se ha probado su compatibilidad con otros programas como presto, menfis o la
lectura de archivos de Sispre. Además, mexcel permite traducir archivos de excel a
Mexcel y posteriormente exportarlos a formato bc3.
El acceso a las posibilidades de importación e importación de archivos bc3 es a
través del Menu "Proyectos->Importar/Exportar BC3", según la figura siguiente;
También al comienzo de la aplicación se abre el formulario de "Inicio" desde donde
podemos acceder a la exportación e importación de ficheros bc3.
Una vez dentro lo que podemos ver es el siguiente formulario;
Desde este formulario es posible y según la pestaña escogida la Importación de
un Proyecto en BC3, la exportación de un Proyecto BC3 y por último y ya comentado,
traducir un presupuesto en Excel y llevarlo primero a Mexcel y por último exportarlo a
BC3.
Importar BC3 permite a su vez distintas posibilidades como es importar sin
mediciones descompuestas, importar sin la descomposición de precios y por último
ajustar esta descomposición de precios al precio indicado en el mismo concepto
importado. Existen ocasiones en que el precio descompuesto no coincide con el del
concepto. De momento esta última opción no esta disponible en la versión 1.0.0.
Para proceder a la importación solo es necesario pulsar el botón de "Importar
BC3". El programa guiará el trabajo indicando su finalización.
En el caso de la exportación, es necesario seleccionar que expediente se desea
exportar. No es posible exportar ni producciones ni certificaciones.
Por último, la traducción de un presupuesto excel a Mexcel se realiza
seleccionando la tercera pestaña. El presupuesto excel deberá de estar alojado en la Hoja
nº2 siguiendo las siguientes indicaciones;
1.- Los capítulos se describen en una sola celda. El programa les asignará
automáticamente un código de capitulo.
2.- Las partidas se expresan con cinco celdas en fila. La primera celda
indica el tipo de medida y la segunda celda el texto. La tercera y la cuarta
celdas indican respectivamente el precio y la medición. La quinta celda es
el importe del producto del precio por la medición que no es necesario
incluir puesto que el programa realiza este último paso automáticamente.
3.- Los capítulos inferiores en una jerarquía, se colocan en una celda
inferior y desplazada otra celda a la derecha de su capitulo padre. Así
sucesivamente con los subcapitulos hasta cinco niveles.
4.- Las partidas que están incluidas dentro de un capitulo o subcapitulo lo
hacen colocadas una línea por debajo del capitulo al que pertenecen y con
la unidad de medida debajo exactamente del capitulo al que pertenecen.
Así sucesivamente con el resto de partidas que pertenezcan a un capitulo o
subcapitulo.
5.- Debajo de partidas no pueden existir capítulos.
6.- Las líneas en blanco son eliminadas del presupuesto.
7.- El programa busca por líneas hasta que encuentra la última fila con
celdas que tienen información. Por tanto, no es necesario indicar el número
de líneas de nuestro presupuesto.
8.-El programa asigna un código a cada partida que encuentra en la tabla
del presupuesto. Desde ese momento, ese código describirá la partida
siempre con una unidad de medida, un texto de descripción de la partida y
un precio fijos.
9.- Cada vez que el programa encuentre una unidad de medida y texto de
partidas iguales, recogerá automáticamente el código del concepto o
partida anteriormente asignado (el primero) y este asignará sus propiedades
iniciales como son el primero de los precios encontrados. Por tanto todas
las partidas iguales en UM y TEXTO heredarán un mismo código y precio
( el de la primera partida). La medición no es una propiedad de la partida y
por lo tanto puede ser cualquiera que exprese la tabla.
Una vez se pulse el botón "Exporta Excel a Mexcel", el programa avisará de la
perdida de todos los datos de cualquier expediente almacenado previamente en Mexcel.
En Mexcel, en la Hoja nº 2 se encuentra un presupuesto de ejemplo preparado
para la exportación y que debería seguir el siguiente modelo;
Una vez exportado a mexcel podemos pasar el presupuesto a BC3 de la forma
descrita en apartados anteriores.
Informes y listados.
Todos los informes son editados en las propias hojas Excel del Libro de trabajo,
en concreto en la hoja “Presentaciones”. Entendemos que mexcel, al volcar los informes
en la propia hoja Excel permite al usuario una capacidad casi infinita de modificar los
listados e informes sin necesidad de complejos códigos o conocimientos complejos de
edición.
Una vez listado el informe seleccionado, es posible cambiar de emplazamiento
las columnas, modificar formatos de letra, tramas, bordes.
Además, mexcel edita o vuelca los informes con una diferencia sobre los
informes de otros programas. Cada línea impresa o editada lo hace con un código
especial que indica el tipo de línea que ha sido volcado, este código se llama
"descriptor" y tiene una utilidad muy especial.
En los informes la primera columna es empleada por el descriptor, que
describe o identifica el tipo de línea que se edita. Por ejemplo, un capitulo, un
subcapítulo de tercer nivel, una partida, una línea de medición auxiliar, una línea de
descomposición de una partida, un subtotal es identificado mediante un código o
descriptor diferente según la situación.
Por ejemplo, el la figura adjunta, la "p" indica partida, la "tc" indica el "Total del
Capitulo" y la "c" una línea de edición de capitulo.
¿Que utilidad tiene este descriptor?
Sencillo, mediante la aplicación de un autofiltro al presupuesto o al informe, el
usuario puede operar con cualquier elemento del listado, seleccionar, ocultar y operar
rápidamente con cualquier elemento del presupuesto.
Mexcel, tiene una diferencia fundamental con cualquier otro tipo de presupuesto
que lo hace diferente y es que trabaja en una hoja de cálculo y por tanto sus informes
gozan de todas las características que ofrece EXCEL para la manipulación y trabajo de
informes. El usuario, implícitamente por el hecho de trabajar en Excel tiene dos ventajas
adicionales; la primera es que probablemente es una "interface" que conoce con
anterioridad, y la segunda que Mexcel "hereda" todas las propiedades y utilidades que
Excel ofrece. Puede emplear la posibilidad de edición de gráficos, almacenamiento de
datos, ampliación del programa mediante la creación de sus propias macros, uso de
esquemas etc.
Hay dos formas de acceder al formulario de presentación de informes. La
primera es a través del menú a través de "Proyectos->Informes".
La segunda es a través de un botón dispuesto en la misma hoja de cálculo.
Además, junto a este botón se dispone otro, "Limpiar Página" que permite al usuario
borrar y limpiar el último informe volcado. Este botón de "Limpiar Página", además de
borrar el contenido de las celdas, elimina formatos anteriores, bordes y tramas en caso
de que existieran previamente.
Una vez dentro del formulario se presentará una interface similar a la siguiente;
El trabajo es sencillo, se seleccionan los diferentes parámetros como nº de
decimales, expediente, nº de producción y finalmente se pulsa el botón sobre el informe
deseado.
Dependiendo del informe es posible la elección de diferentes variables de trabajo
como filtros de código.
Pulsar el botón del informe, implica que Excel llama a una macro que tiene
encomendada una tarea previamente programada. La macro esta escrita en Visual Basic
y el usuario con conocimientos de VBA tiene oportunidad además de crear sus propias
macros. Todos los informes además de ir acompañados de una columna nº 1 con el
descritor, tienen una fila inicial que incluye la descripción de las diferentes columnas
(código, ud., medición, etc) . Esto permite aplicar al presupuesto un autofiltro con el que
realizar otras modificaciones a los informes presentados.
Los informes volcados pueden ser copiados al portapapeles y pegados
posteriormente a formato word para su edición.
Almacenamiento de datos. Funcionamiento interno.
En este apartado se van a dar unas pequeñas nociones de como funciona el
programa de presupuestos. Como se ha comentado en apartados anteriores, casi todos
los datos del presupuesto y los conceptos de los diferentes expedientes se almacenan en
la Hoja nº 4. Las mediciones descompuestas se almacenan en la Hoja nº 1.
Dentro de la Hoja nº 4, los presupuestos se almacenan en filas y el espacio
ocupado puede ir desde la línea 1 a la 59.999. Este espacio es ocupado de forma
distribuida entre los diferentes expedientes en función de si están abiertos o no. De esta
manera, si solo tenemos el Proyecto, este se almacenará a partir de la línea número 1
teniendo 59.999 líneas de memoria disponibles.
Si existe proyecto y un modificado, el proyecto comenzará en la línea nº 1 y el
modificado comenzará en la línea 30.000. Esto es, el programa distribuye las 60.000
líneas disponibles entre los diferentes expedientes abiertos. Además, el programa vigila
que un expediente no pise a otro y borre de esta manera datos.
Los conceptos y su descomposición se almacenan a partir de la línea 60.000. Ya
se ha comentado que todos los conceptos se almacenan juntos independientemente del
número de expedientes almacenados en la Hoja nº 4 ( de la línea 1 a la 59.999).
Mexcel no utiliza programas de base de datos si no que ha establecido su propia
rutina y estrategia de almacenamiento de datos para poder funcionar con jerarquías de
capítulos y subcaptitulos.
¿Como lo hace? Pues definiendo para los capítulo un número base para el nivel
base (base = 0) y que puede ir del 1 al 99. El nivel base es el origen del presupuesto y
todos los conceptos incluidos en el son los primeros que se visualizan cuando abrimos
el programa. Todos sus descendientes, que pueden ser conceptos partidas o
subcapitulos, toman un valor en la estructura de datos que es igual al valor de la base del
padre multiplicado por 100 más el valor numérico (también del 1 a 99) que ocupa en el
subcaptilo.
Viendo un ejemplo se entenderá mejor el funcionamiento de la estructura de
trabajo que toma dentro de la hoja de trabajo las dos primeras columnas de la hoja nº 4;
Nº EN LA ESTRUCTURA DEL PRES. CODIGO CONCEPTO 1 CAP1
101 EXC1
102 TERRA1
2 CAP2
201 SUBCAP2
20101 CIMEN1
Donde el código concepto del capitulo o partida es el siguiente;
CODIGO CONCEPTO UD TEXTO PARTIDA CAP1 MOVIMIENTO DE TIERRAS
EXC1 M3 EXCAVACION A CIELO ABIETO
..
TERRA1 M3 TERRAPLEN CON MATERIAL
PROC..
CAP2 ESTRUCTURA
SUBCAP2 ESTRUCTURA TORRE NORTE
CIMEN1 M3 HORMIGON ARMADO HA-25 EN
CIMENTACIONES ...
La segunda tabla representaría la forma de almacenar los conceptos en la Hoja nº
4, a partir de la línea 60.000.
El funcionamiento sería el siguiente: De la primera tabla se cogería la primera
línea. El concepto CAP1 se colocaría en la ventana de edición, en la primera línea
puesto que en la columna primera tiene indicado en número 1 = 0 + 1 = Base 0 + nº de
línea en la Base 0. A continuación en la tabla de conceptos el programa realiza un bucle
en la búsqueda del concepto CAP1. Una vez localizado el programa simplemente va
colocando en la ventana de edición las propiedades del concepto.
Si pulsáramos el botón abajo sobre la línea nº 1, el programa filtra el expediente
a través de otro bucle todos los conceptos del presupuesto que en la primera tabla van
del 101 al 199 ( 1x100 + 1 al 1x100+99). En nuestro caso son el 101 y el 102 que son
los conceptos que están dentro del capitulo nº 1 (base 100 = 1 x 100).
A continuación se muestran en unas figuras la forma que toman los datos del
presupuestos en la Hoja nº 4. En el caso del presupuesto el proyecto sería;
Y los conceptos almacenados;
Los conceptos y sus propiedades vienen almacenados por líneas desde la línea
número 60.000. En primer lugar se coloca el código del concepto, en segundo lugar el
tipo de unidad, en tercero el texto corto, en cuarto un código del tipo de concepto, en el
quinto el precio de ejecución material, en el sexto el texto largo, en el séptimo un código
numérico que almacena el nivel de descomposición más bajo que tiene un concepto
dentro de cualquier expediente.
El octavo esta vacío y el noveno es un código interno del sistema que indica si el
código tiene descomposición (solo tienen descomposición los conceptos partida). La
información correspondiente a la descomposición de las partidas se almacena a partir de
la columna nº 100. Cada línea de descomposición de una partida se almacena en cuatro
celdas.
De estas cuatro celdas la primera almacena el código del concepto recurso, el
segundo el rendimiento. El tercero y el cuarto están vacíos en previsión de su uso en
versiones futuras como otros rendimientos o para aplicar factores.
En el caso de los presupuestos, la primera columna almacena la posición del
concepto en el presupuesto mientras que el segundo contiene el código del concepto.
El séptimo solo se emplea en caso de conceptos capítulos y contiene el importe
en ejecución material del capitulo o subcapitulo. El octavo se emplea para almacenar el
valor de la medición y el noveno contiene la referencia de la fila de la Hoja nº 1 donde
se almacena la medición del concepto en el presupuesto.
Las mediciones de las certificaciones y producciones se almacenan de la misma
manera que la descrita en el apartado anterior pero en columnas situadas a la derecha.
Por último señalar que no es recomendable alterar o modificar el contenido de
las celdas de la hoja sin conocimiento. Por el contrario, si conocemos el funcionamiento
del programa y el proceso de almacenamiento de los datos podemos actuar con mucha
rapidez sobre ellos independientemente de los formularios de edición. Un ejemplo lo
tenemos en el siguiente apartado.
Almacenamiento de los precios de los conceptos. Aplicar factores o coeficientes.
En el apartado anterior se ha explicado el modo en el que se almacenan los
conceptos y los presupuestos dentro de la Hoja 4. En el caso de que queramos aplicar un
factor a algunos conceptos del presupuesto solo tendremos que operar con la hoja de
cálculo sobre los importes numéricos indicados en la columna 4.
Hay que tener en cuenta dos situaciones en función de que los conceptos partida
tengan descomposición o no.
En el caso de que estos no tengan descomposición solo es necesario operar sobre
los importe incluidos en la columna 5.
Por el contrario, si los conceptos partida en los que queremos modificar el precio
tienen descomposición en conceptos recurso, solo es necesario aplicar el factor sobre el
valor del importe representado en la columna nº 5 de los conceptos recursos. En este
caso, no tiene sentido tocar el importe incluido en la columna nº 5 del concepto partida
que queremos modificar porque en cuanto el programa funcione operará con los
recursos y borrará el contenido con el resultado de la operación del programa.
Resumen y final.
Comentar que la información aquí descrita trata de manera resumida el
funcionamiento de MEXCEL y que se ha intentado que su funcionamiento sea similar al
de otros programas de presupuestos de obra del mercado. Por último, queremos
comentar otra capacidad de Mexcel, y que en la actualidad esta pendiente de explotar o
desarrollar y que pueden hacer de este programa una aplicación superior a cualquier otra
de presupuestos de obra. Mexcel puede servir como complemento al desarrollo de otras
aplicaciones. Esto es, en el caso de que seas un desarrollador de pequeños programas en
excel o aplicaciones, puedes complementar esta aplicación con Mexcel para poder editar
presupuestos de manera automática, lo que da unas nuevas prestaciones al programa
original.
Un ejemplo, podemos crear un generador de presupuestos de Seguridad y Salud en base
a un cuestionario a desarrollar en una hoja de excel o un formulario de cuestiones.
Otro ejemplo, desarrollar un programa de presupuestos a nivel de Estudio Previo, en
base a unas rasantes de trazado y longitudinales del terreno. Según diferentes rasantes a
introducir, podemos obtener un presupuesto en unos segundos con la venta de las
diferentes soluciones.
También se pueden desarrollar programas de predimensionamiento en edificación.
Por último, cualquier problema en el funcionamiento de Mexcel lo puedes comunicar a
la siguiente dirección; [email protected]
Sobre Mexcel.
La versión actual es la 1.0.0.
Fernando García Pérez.
Ingeniero de Caminos C y P.
España 2010.
Para cualquier duda o consulta. [email protected]
Este programa se distribuye bajo licencia de Software libre ( GPL ) y se basa en la distribución del código fuente junto con el programa bajo las siguientes condiciones de uso:
1ª.- La libertad de usar el programa, con cualquier propósito. 2ª.- La libertad de estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades bajo la autorización y conocimiento de
mexcel.
3ª.- La libertad de distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros. 4ª.- La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie siempre que se
haga dentro de www.mexcel.es.
Licencia GPL (Licencia Pública General GNU, también conocida como simplemente GNU). Mexcel conserva los derechos de
autor (copyright), y permite la redistribución y modificación, pero controlando que todas las versiones modificadas del software
permanecen bajo los términos más restrictivos de la propia licencia GNU GPL.
Mexcel no se responsabiliza de la manipulación o la alteración del código fuente del programa. Por este motivo, trata de usar el
programa una vez bajado de la página oficial.
www.mexcel.es