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Manual General de Procedimientos

Secretaría de Turismo y Cultura

Xalapa, Ver Enero/2015

ÍNDICE

ÍNDICE

Presentación I Antecedentes II Marco Jurídico III Atribuciones IV Estructura Orgánica V Simbología VI Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo VII Subsecretaria de Promocion y Servicios Turisticos Participación en Eventos Nacionales e Internacionales 23 Apoyo a congresos y/o convenciones 29 Apoyo a fiestas y ferias estatales 34 Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada

39

Gestión de Recursos para el desarrollo turístico 45 Actualización del sistema de información Turística del Estado

53

Proporcionar Información Turística Estatal 56 Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos 60 Capacitación para la Formación de Guías Especializados 64 Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Oficina de presupuesto y contabilidad Captura del avance del programa Operativo Anual de la Secretaría de Turismo y Cultura

70

Control Presupuestal 73 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente 78 Elaboración de Conciliaciones Bancarias SIAFEV 83 Elaboración del Proyecto de Presupuesto 87 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV)

95

Elaboración de Conciliaciones Bancarias 100 Elaboración de Estados Financieros 105 Registro de Comprobación de Recursos 109 Registro de Reintegro de Recursos 113 Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente 116 Oficina de Ordenes de Pago y Caja

Cierre Mensual Presupuestal 120 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios

124

Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos

130

Recepción de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente

137

Recepción de Recursos No Ejercidos 143 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente 146 Reposición de Fondo Revolvente de Caja 152 Pago de Gastos Menores con cheques a las áreas de la Unidad Administrativa

156

Departamento de Recursos Humanos Oficina de nómina Emisión de la nómina 161 Pago de Compensaciones 168 Oficina de Administración y Desarrollo de Personal Reclutamiento de Personal 175 Contratación de Personal 178 Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social

182

Movimientos de baja de personal 187 Elaboración de Credenciales Oficiales 195 Registro y Control de Permisos 198 Asignación y Control de Personal de Servicio Social 201 Control de Incidencias 207 Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los Trabajadores

210

Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos Oficiales

214

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Oficina de Servicios Generales Actualización de Resguardo de vehículos oficiales 220 Apoyo para Traslado de Personal 225 Baja de Vehículos Oficiales 228 Suministros de Combustibles, Lubricantes y Aditivos 233 Tramite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular 237 Tramite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular

241

Tramite para reposición de Placas y Tarjeta de Circulación 245

Registro y Asignación de Bienes Muebles 252 Actualización de Resguardos de Bienes Muebles 258 Baja de Bienes Muebles 262 Reparación de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, telefónicas y de mobiliario

266

Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, artículos de limpieza, Partes de Equipo de Computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras

271

Abastecimiento de Requisiciones y Suministros de Materiales de 0ficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza

274

Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumático y Cámaras.

278

Servicio de fotocopiado de documentos 281 Oficina de Adquisiciones y Almacén Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones 284 Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones

290

Adjudicación Directa 295 Licitación Simplificada 301 Licitación Pública 308 Emisión de fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada

318

Departamentos de Tecnologías de la Información Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web 325 Mantenimiento Preventivo del Equipo de Cómputo 329 Asesoría para Usuarios 334 Direccion Juridica Asesoría Jurídica 339 Elaboración de Contratos y Convenios 343 Juicios de Amparo 348 Juicio Civil 354 Directorio VIII Firmas de Autorización IX

1

PRESENTACIÓN

2

PRESENTACIÓN La Secretaria de Turismo y Cultura presenta el Manual de Procedimientos de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos como guía de quién y cómo se realizan las actividades, través de las cuales se da cumplimiento a las contribuciones que le confiere el Reglamento Interior. El presente documento es resultado del trabajo de la Unidad Administrativa en coordinación de la Subsecretaría de Turismo y comprende los siguientes apartados:

* Organigrama General, muestra las áreas que integran la Subsecretaría de Turismo.

* Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de

los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento.

* Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo,

normas y descripción narrativa y gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Subsecretaría de Turismo.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica,

detalladas y secuencias, en que se desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quienes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un

procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos de la Subsecretaría de Turismo.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.

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ANTECEDENTES

4

ANTECEDENTES Fue en el año 1941, cuando inicialmente funcionó como Sección de Turismo y Estadística, posteriormente, a sugerencia del Lic. Rubén Bouchez Nieto, fue creado el Departamento de Turismo y Publicidad, asumiendo el cargo él mismo. Las oficinas estuvieron ubicadas por mucho tiempo en Palacio de Gobierno, posteriormente en el periodo del Lic. Aureliano Hernández Palacios, se ubicaron en la esquina de Primo Verdad y Zaragoza. A partir del año 1988, se instalaron en la Avenida Ávila Camacho. Las funciones que asumieron los Jefes de Departamento, fueron como Delegados del Departamento de Turismo del Gobierno Federal; fue hasta que se erigió la Secretaría de Turismo, cuyo Titular fue la Sra. Rosa Luz Alegría, quien designó Coordinadores en cada una de las Entidades Federativas, de acuerdo con la nueva Ley Federal de Turismo. A partir de 1968, el Departamento de Turismo, eleva su rango a Dirección General de Turismo asumiendo la Dirección General, el Lic. Rubén Pabello Rojas. De 1968 a 1998, 10 Directores Generales asumieron el cargo y a partir del año 1986, la Dirección General de Turismo pasa a ser parte de la Secretaría de Desarrollo Económico, plasmando sus funciones en la Gaceta Oficial del 31 de diciembre de 1986. Fue hasta el 1 de diciembre de 1998, que el Gobernador Lic. Miguel Alemán Velasco, eleva el rango de Dirección General a Subsecretaría, publicando las atribuciones en el Reglamento Interior, en la Gaceta Oficial del Estado del 20 de marzo de 1999. El 24 de noviembre de 2003, la Secretaría de Desarrollo Económico, reestructura su organización, publicando las atribuciones del Subsecretario de Turismo en la Gaceta Oficial de esa misma fecha, específicamente en el Capítulo VII, Artículo 16. Lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que ejecutaba la Subsecretaría de Turismo.

5

Fue en el presente Gobierno del Lic. Fidel Herrera Beltrán cuando eleva el rango de Subsecretaria de Turismo dependiente de la Secretaria de Desarrollo Económico a Secretaria de Turismo y Cultura, publicando las atribuciones en su propio Reglamento Interior en Gaceta Oficial del Estado el 24 de mayo de 2006, asi como en el capitulo X, articulo 14, las atribuciones de la Unidad Administrativa, responsable del despacho de los asuntos relativos a los recursos financieros, humanos y materiales de la Secretaria de Turismo y Cultura del Estado. Lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que actualmente ejecuta la Unidad Administrativa de la Secretaria de Turismo y Cultura. El actual reglamento Interior de la Secretaria, especifica en su articulo 5, que la Secretaria contara con la Unidad Administrativa para el ejercicio de sus funciones, atribuciones y despacho de los asuntos de su competencia, considerando que el capitulo IV, articulo 8 las atribuciones que le corresponden. Considerando las necesidades de la Secretaria de Turismo y Cultura de contar con un área especifica que atendiera las funciones jurídicas, como asesorar y representar legalmente al Titular de la Secretaria; emitir opiniones previas a la firma de contratos y convenios; presentar demandas, denuncias y querellas; supervisar el estado que guardan los juicios de amparo en contra de la Secretaria, así como los que están promueve, entre otras funciones, se publica por vez primera en el Reglamento Interior de la Secretaria de Turismo y Cultura en Gaceta Oficial del Estado en el Capitulo IX, crea y señala las atribuciones de la Dirección Jurídica. Por la naturaleza de las funciones de asesoría, gestoría y representación legal que realizan las áreas jurídicas de la Administración Publica, se efectuó un ajuste a sus estructuras organizacionales a fin de optimizar la prestación de los servicios jurídicos, quedando como Direcciones Jurídicas. El actual reglamento Interior de la Secretaria, especifica en el capitulo II, articulo 5, que la Secretaria contara con la Dirección Jurídica para el ejercicio de sus funciones, atribuciones y despacho de los asuntos de su competencia.

7

MARCO JURÍDICO

8

MARCO JURÍDICO Constitución:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-

Llave Leyes:

• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.

• Ley Estatal del Servicio Civil del Estado de Veracruz-Llave. • Ley Federal de Turismo. • Ley 523 de Turismo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley para el Fomento al Turismo en el Estado. • Ley de Desarrollo Económico y el Fomento de la Inversión del

Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley de Competencia Económica. • Ley General de Sociedades Mercantiles. • Ley de Inversión Extranjera. • Ley de Exportación Federal. • Ley del Impuesto al Valor Agregado. • Ley Federal para el Fomento de la Micro Industria y la Actividad

Artesanal. • Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y

Mediana Empresa. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley Federal del Trabajo. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y

Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el

Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. • Ley de Ingresos para el Estado de Veracruz-Llave. • Ley de Obras Publicas del Estado de Veracruz-Llave. • Ley de Amparo • Ley de Comercio Exterior

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• Ley de Competencia Económica. • Ley de Concursos Mercantiles. • Ley de Sociedades de Inversión. • Ley de Sociedades de Inversión. • Ley General de Sociedades Mercantiles • Ley del Seguro Social. • Ley de Justicia Administrativa. • Ley para la Transparencia de Funciones y Servicios Públicos del

Estado a los Municipios. • Ley de Coordinación Fiscal para el Estado de Veracruz y los

Municipios de Veracruz. • Ley que Establece las Bases Normativas para Expedir las

Condiciones de Trabajo a los que se Sujetaran los Trabajadores de Confianza de los Poderes Públicos, Orgánicos Autónomos y Municipios del Estado

• Ley Orgánica del Municipio Libre para el Estado de Veracruz-Llave • Ley de Protección Civil para el Estado. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Publica

Gubernamental. • Ley del Servicio Público de Carrera de la Administración Publica

Centralizada del Estado.

Códigos y Decretos:

§ Código de Procedimiento Administrativos para el Estado de Veracruz- Llave.

§ Código Financiero para el Estado Libre y Soberano de Veracruz- Llave.

§ Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Veracruz. § Código de Ética para los Servidores Públicos del Estado de

Veracruz-Llave. § Código Civil para el Estado de Veracruz. § Código de Comercio. § Código de Procedimientos Penales para el Estado de Veracruz. § Código Federal de Procedimientos Civiles. § Código Federal de Procedimientos Penales § Decreto por el que se Homologan, Readscriben y Suprimen

Diversas Áreas de la Administración Publica del Estado.

10

§ Decretos Anuales de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave para el ejercicio Fiscal.

Reglamentos:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura. • Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras

Publicas del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Lineamientos:

• Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal.

• Lineamientos que Establecen el Horario de la Jornada de Trabajo de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado.

• Lineamientos de Recursos Humanos de la Secretaria de Turismo y Cultura.

• Lineamientos para la Operación y Control de Fondos Revolventes, Rotatorios y los Sujetos a Comprobar.

Otros:

• Plan Veracruzano de Desarrollo 2004-2010. • Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Publicas

del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. • Manual de Políticas para el Tramite y Control de Viáticos y Pasajes

de la Administración Publica del Estado • Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado

de Veracruz de Ignacio de la Llave y sus distintas Dependencias. • Acuerdo que Establece el Sistema Electrónico de Contrataciones

Gubernamentales denominado Compranet-Ver.

• Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaria de Turismo y Cultura.

•

12

ATRIBUCIONES

13

ATRIBUCIONES

De acuerdo al Artículo 7 del Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura publicado el 24 de mayo de 2006, a la Secretaria para el cumplimiento cabal de las funciones ahí dispuestas, le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

I. Proponer, diseñar, coordinar, dirigir y supervisar en los términos de las Leyes de la materia y del Plan Veracruzano de Desarrollo, la ejecución de las políticas y programas del Estado relativo al fomento de las actividades turísticas en un marco de sustentabilidad;

II. Participar en la planeación y programación de las obras de infraestructura e inversiones en áreas de desarrollo turístico y cultura en la entidad;

III. Elaborar los estudios y programas de factibilidad de inversión turística que permitan su promoción y fomento, las coinversiones y la instalación de empresas vinculas al sector;

IV. Proveer técnica y económicamente el establecimiento de polos de desarrollo turístico en el territorio del Estado, proponiendo al Ejecutivo Estatal la declaratoria de actividad prioritaria para impulsar nuevos proyectos y productos turísticos;

V. Coordinar el Fondo Veracruzano para el Fomento de las Actividades Turísticas de la Entidad y presidir los Órganos de Gobierno de aquellas Entidades Estatales relacionadas primordialmente con el sector;

VI. Fungir como coordinador sectorial de los parques recreativos, centro de visitantes y convenciones turísticos, de los parques temáticos, así como de los establecimientos relacionados primordialmente con el sector turístico;

VII. Servir de órgano de consulta y asesoría en materia de servicios turísticos, tanto en las entidades publicas como privadas;

VIII. Asesorar técnicamente a los ayuntamientos y a los sectores social y privados que lo soliciten en la prestación de servicios turísticos o en la ejecución de proyectos relacionados con la materia;

IX. Procurar la conservación y protección del entorno natural y cultural de las zonas de desarrollo turístico en el Estado;

X. Fomentar y apoyar el turismo social, en concertación con los sectores públicos y privados;

XI. Formular y difundir la información turística del Estado con base en el Registro Estatal de Prestadores de Servicios Turísticos, el Inventario

14

de Riqueza Turística del Estado, y el Calendario de Actividades Recreativas, Tradicionales y Turísticas de Veracruz;

XII. Proporcionar información y orientación a los turistas atendiendo los centros de mayor afluencia, carreteras y terminales de transporte aéreo, terrestre y marítimo, según se requiera, así como instalar, coordinar y operar los módulos de información correspondientes;

XIII. Coadyuvar con las dependencias y entidades del sector publico, así como con el sector privado y social, en la conservación de los señalamientos turístico y del patrimonio cultural en las vías publicas federales, estatales y municipales;

XIV. Promover los atractivos culturales y naturales de la Entidad, instrumentos y acciones con los sectores publico y privado y a través de los medios de comunicación, a efecto de incrementar el flujo de turistas, ampliar su estadía e incrementar la derrama económica,

XV. Proyectar y difundir la publicidad turística y cultural del Estado en coordinación con la Coordinación General de Comunicación Social;

XVI. Promover en coordinación con las autoridades federales competentes, la formulación de las declaratorias nacionales e internacionales relativas a zonas de desarrollo turístico de la Entidad;

XVII. Atender los asuntos internacionales de la competencia de la Secretaria, así como la celebración y cumplimiento de convenios bilaterales y multilaterales de cooperación turística y cultural;

XVIII. Promover, organizar y participar en misiones, conferencias, ferias, exposiciones, encuentros, congresos, eventos tradicionales y folklóricos y en general, actividades culturales que contribuyan a una mayor afluencia de visitantes hacia el Estado;

XIX. Coordinarse con las autoridades competentes de los otros ordenes de Gobierno en materia de protección al turista;

XX. Establecer y operar un sistema de información y orientación al publico, en relación con las actividades y servicios turísticos que se presentan en la Entidad;

XXI. Colaborar con las autoridades federales competentes en la vigilancia de la correcta aplicación de los precios autorizados o registrados, así como de la prestación de los servicios turísticos, conforme a las disposiciones legales de protección al consumidor;

XXII. Vigilar el estricto cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás ordenamientos federales y estatales aplicables en materia de turismo;

15

XXIII. Implementar los programas de calidad, capacitación y competitividad en la prestación de servicios turísticos;

XXIV. Promover, ejecutar, coordinar y supervisar los planes y programas culturales y recreativos en la entidad;

XXV. Formular las políticas y programas y ejecutar las acciones relativas a la difusión de la cultura y el arte y la conservación e incremento del patrimonio artístico, histórico y cultural;

XXVI. Dirigir, coordinar, organizar y fomentar con los ayuntamientos e instituciones publicas o particulares el establecimiento de casas de cultura y museos;

XXVII. Promover la edición y distribución de obras literarias, estudios y documentos históricos que apoyen al conocimiento y desarrollo cultural y artístico de Veracruz;

XXVIII. Promover, coordinar y realizar eventos que difundan las diversas manifestaciones de la Cultura y las artes en la Entidad;

XXIX. Incentivar, apoyar y coadyuvar con las autoridades federales de la materia, el desarrollo de la industria cinematográfica y promover a Veracruz como zona geográfica idónea para localizaciones y filmaciones;

XXX. Promover y difundir los recursos naturales, el patrimonio histórico y las manifestaciones culturales y artísticas en los medios masivos de comunicación y propiciar su uso como escenarios de eventos nacionales e internacionales, en relación con la industria fílmica, la radio y la televisión;

XXXI. Las diversas que expresamente le atribuyan la leyes del Estado y demás disposiciones aplicables

16

ESTRUCTURA ORGÁNICA

17

ESTRUCTURA ORGÀNICA

19

DIRECCIÓN JURÍDICA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN GENERAL

DE CINEMATOGRAFÍA

ÁREA DE APOYO

DEL C. SECRETARIO

DIRECCIÓN

GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA

DIRECCIÓN

GENERAL DE SERVICIOS TURÍSTICOS

ENLACE DE TURISMO

ZONA NORTE

ENLACE DE TURISMO

ZONA CENTRO

ENLACE DE TURISMO

ZONA SUR

SECRETARÍA DE

TURISMO Y CULTURA

SUBSECRETARÍA DE

PROMOCIÓN Y SERVICIOS

TURÍSTICOS

UNIDAD DE

ACCESO A LA

INFORMACIÓN

20

SIMBOLOGÍA

21

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

22

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

23

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y

DIAGRAMAS DE FLUJO

24

SUBSECRETARIA DE PROMOCION Y SERVICIOS TURISTICOS

25

Procedimiento Nombre: Participación del Estado de Veracruz en Eventos Estatales,

Nacionales e Internacionales.

Objetivo: Organizar la promoción turística en favor del Estado de Veracruz en los eventos turísticos Estatales, Nacionales e Internacionales, así como coordinar la participación de los diferentes prestadores de servicios turístico veracruzanos, en los mismos.

Frecuencia: Periódica

Normas Este procedimiento se realizará para participar en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales. Las Invitaciones de participación en los eventos, se enviarán con previa autorización de la Subsecretaría. Los viáticos deberán de apegarse a lo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para participar en los eventos. La Subsecretaría de Turismo podrá invitar a empresarios del sector turístico, cámaras y asociaciones a participar dentro del stand de Veracruz en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización

Unidad Administrativa

Dirección General

de Promoción Turística

Secretario de

Turismo y Cultura

26

Área Actividad Descripción Eventos

Especiales 1 2 3 4 5

5A

5A.1 6

Recibe de la instancia organizadora a través de la Subsecretaría de Turismo la Invitación en original sella y devuelve el original del documento. Analiza las características del evento y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia Turna a la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original e integra el expediente del evento y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción de si fue autorizada o no la participar en el evento. ¿Participa en el evento? En caso de no participar en el evento: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informar a la instancia organizadora la decisión de no participar en el evento. Envía a la instancia organizadora vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo archiva con la Invitación en copia y la Nota Informativa en original y lo integra al expediente de eventos de manera cronológica permanente Fin. En caso de participar en el evento: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el tramite presupuestal. Pasa el tiempo

27

Área Actividad Descripción Eventos

Especiales 7 8

9

10

11

12

13

14

15

16

Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación. Elabora la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para asistir al evento y recaba firmas del Director General de Promoción Turística. Turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Requisición en original y la copia la integra al expediente del evento como acuse de recibido con la Invitación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de evento en copia, de manera cronológica, permanente Pasa el tiempo Elabora las Invitaciones en original y recaba la autorización del Subsecretario de Turismo por conducto del Director General de Promoción Turística. Elabora las Invitaciones en los tantos necesarios para informar a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico el desarrollo del evento y recaba firma del Subsecretario. Envía a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico las Invitaciones en un tanto vía fax o correo electrónico y lo integra en el expediente del evento de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Recibe de los empresarios, cámaras o asociaciones del Sector Turístico el Oficio de Confirmación en un tanto vía fax o correo electrónico. Elabora y envía una Lista de Participantes en original a la instancia organizadora, vía fax Asiste y Coordina la participación del Estado de Veracruz en el evento Pasa el Tiempo

28

Área Actividad Descripción

Elabora y turna al Secretario de Desarrollo Económico el Informe en original y copia e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del evento, el Oficio de Confirmación FIN DE PROCEDIMIENTO.

29

Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento

Participación del Estado en Eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización

O-1

INICIO

RECIBE SELLA Y DEVUELVE

ELABORA Y TURNA

ELABORA ¿PARTICIPAN

EN EL EVENTO?

FIN

INSTANCIA ORGANIZADORA

C

INVITACION O

NOTA INFORMATIVA

O-1

O NOTA INFORMATIVA

RECIBE

NO

SI OFICIO DE

RESPUESTA

OFICIO DE RESPUESTA

INVITACION NOTA INFORMATIVA

O

C

O

UNIDAD ADMINISTRATIVA

FORMATO DE EVENTOS

O

RECIBE

ELABORA Y RECABA

TURNA E INTEGRA


FORMATO DE EVENTOS

C

REQUISICIÓN O-1

REQUISICIÓN O-1

INVITACION

NOTA INFORMATIVA

FORMATO DE EVENTO

C

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

RECABA FIRMA

O-1 NOTA INFORMATIVA

DIRECTOR GENERAL

DE PROMOCIÓN TURÍSTICA

SUBSECRETARIO DE TURISMO

C

O

C

ANALIZA Y ELABORA

EXPEDIENTE

TURNA E INTEGRA

NOTA INFORMATIVA

C

EXPEDIENTE

ENVIA

EXPEDIENTE

1

DIRECCIÓN GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA

DE LA INSTANCIA ORGANIZADORA


30


Participación del Estado en Eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.


ELABORA Y RECABA

AUTORIZACION

ELABORA Y RECABA FIRMA

SUBSECRETARÍA DE TURISMO

LISTA DE INVITADOS

O

INVITACIONES T

POR CONDUCTO DE LA DIRECCION GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA

O

T

RECIBE

OFICIO DE CONFIRMACION

T

LISTA DE INVITADOS

EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES

C

VIA FAX O CORREO ELECTRONICO

EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES VÍA FAX O

CORREO ELECTRONICO

ELABORA Y ENVIA

LISTA DE PARTICIPANTES

O

INSTANCIA ORGANIZADORA VIA FAX

ASISTE Y COORDINA

INFORME

LISTA DE PARTICIPANTES O

T

O-1

OFICIO DE CONFIRMACION

C

FIN

1

ENVIA

INVITACIONES

EXPEDIENTE

SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA

EXPEDIENTE

ELABORA Y TURNA

31

Procedimiento Nombre:

Apoyo a congresos y/o convenciones.

Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino de Congresos y/o Convenciones.


Normas El apoyo a Congresos y/o Convenciones, deben ser previamente autorizados por el Subsecretario de Turismo. Todos los eventos deben de estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a los congresos y/o convenciones.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

32

Área Actividad Descripción Fomento Turístico

Fomento Turístico

1 2 3 4 5

5A

5A.1 6 7

Recibe del comité organizador a través de la subsecretaria de Turismo la Solicitud de apoyo en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa en original y copia. Recaba firma del director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Turismo para su autorización, e integra el expediente de congresos y/o convenciones y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará al Congreso y/o Convención? En caso de no apoyar al Congreso o Convención: Elabora el oficio de Respuesta en original para informar al Comité Organizador que no se les apoyará en su Congresos y/o Contención. Envía al comité Organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de congresos y/o convenciones, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de apoyar el Congresos y/o Convenciones: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación.

33

Área Actividad Descripción 8 9

10

Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo y archiva la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de Congresos y/o Convenciones de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original para el comité organizador indicándoles el apoyo que se loes otorgará, vía fax y se archiva de forma cronológica permanente en el expediente de Congresos y/o Convenciones. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica con el comité organizador que el apoyo otorgado estuviera en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

34


Apoyo a Congresos y/o Convenciones.


C

O-1

C

INICIO

ANALIZA Y ELABORA

COMITÉ ORGANIZADOR

RECIBE

ELABORA Y TURNA


¿SE LE APOYARA

AL CONGRESO O

FIN

COMITÉ ORGANIZADOR

VIA FAX

C

SOLICITUD DE APOYO

O

NOTA INFORMATIVA

O NOTA INFORMATIV

A

RECIBE

NO

SI

OFICIO DE RESPUEST

A

OFICIO DE RESPUEST

A

SOLICITUD DE APOYO

NOTA INFORMATIVA

O

C

O

UNIDAD ADMINISTRATIV

A

FORMATO DE

EVENTOS

O

RECIBE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

FORMATO DE

EVENTOS

C

REQUISICIÓ

C

SOLICITUD DE APOYO

NOTA INFORMATIVA

FORMATO DE

EVENTO

C

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

SOLICITUD DE

APOYO

SUBSECRETARIO

DE TURISMO

RECABA FIRMA

O-1

NOTA INFORMATIV

A

DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN

TURÍSTICA

SUBSECRETARIO

DE TURISMO

O

C

O

C

O-1

NOTA INFORMATIV

A

TURNA

EXPEDIENTE

ELABORA, TURNA E INTEGRA Y

EXPEDIENT

1

ENVIA

EXPEDIENTE

35


Apoyo a Congresos y/o Convenciones.


CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR VÍA TELEFONICA

C

FIN

COMITÉ ORGANIZADOR VÍA FAX

OFICIO DE CONTESTACIÓN

O

ELABORA Y ENVIA

EXPEDIENTE

1

36


Apoyo a las Fiestas y Ferias Estatales.

Objetivo: Promover la cultura popular del Estado, apoyando con publicidad y/o grupos artísticos a las Ferias y Fiestas Estatales


Normas La participación en las Fiestas y Ferias Estatales, deben ser previamente autorizados por el subsecretario de Turismo. Todos los eventos deben estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a loas fiestas, ferias y eventos.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

37


Fomento Turístico

1 2 3 4 5

5A

5A.1 6 7

Recibe del comité organizador a través de la subsecretaria de Turismo la Solicitud de Apoyo en original Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario de Turismo en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Turismo para su autorización, e integran el expediente de fiestas y ferias con la copia del documento. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará a la fiesta, feria estatal? En caso de no ser autorizado: Elabora el Oficio de Respuesta en o0riginal para informar al comité Organizador que no se les apoyará a la fiesta o feria estatal. Envía al comité organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de fiestas y ferias, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original y archiva el expediente de manera cronológica permanente. Fin. En caso de ser autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación.

38

Área Actividad Descripción 8 9

10

Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo e integrara la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de fiestas y ferias. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original y copia para el comité organizador indicándoles el apoyo que les otorgara, vía fax y se integra en el expediente de fiestas y ferias de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica que el apoyo sea otorgado en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

39


Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.


NO

C

O-1

C

INICIO

ANALIZA Y ELABORA

AYUNTAMINTO YO COMITÉ ORGANIZADOR

RECIBE

ELABORA Y TURNA


¿SE LE APOYARA

A LA FIESTA O FERIA ESTATAL?

SOLICITUD DE APOYO

O

NOTA INFORMATIV

A

O NOTA INFORMATIV

A

RECIBE

SI

OFICIO DE RESPUEST

A


A

FORMATO DE

EVENTOS

O

RECIBE


A

FORMATO DE

EVENTOS

C

REQUISICIÓN

O C

SOLICITUD DE APOYO

NOTA INFORMATIVA

FORMATO DE EVENTO

C

SOLICITUD DE APOYO

SUBSECRETARIO

DE TURISMO

RECABA FIRMA

O-1 NOTA INFORMATIV

A


TURÍSTICA

SUBSECRETARIO

DE TURISMO

O

C

O

C

1 NOTA INFORMATIV

A

TURNA

NOTA INFORMATIV

A

ELABORA, TURNA E INTEGRA

EXPEDIENTE

1

FIN

C

OFICIO DE CONTESTACIÓ

N

SOLICITUD DE APOYO

NOTA INFORMATIVA

O

C

O

ENVIA E INTEGRA

EXPEDIENTE

O

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

40


Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.


CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR VÍA TELEFONICA

C

FIN

AYUNTAMIENTO Y/O COMITÉ ORGANIZADOR

VÍA FAX

1

OFICIO DE CONTESTACIÓ

N

O

ELABORA Y ENVIA

EXPEDIENTE

41


Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa especializada.

Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino turístico, atractivo, seguro y accesible que ofrece alternativas para vacacionar todo el año.


Normas La participación debe ser previamente autorizada por el Subsecretario de Turismo. La solicitud y/o aceptación deberá de hacerse por escrito. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la atención de Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes y Prensa Especializada. Los periodistas deberán de mandar ejemplares de sus publicaciones para el expediente.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

42


1 2 3 4 5

5A

5A.1 6

Recibe de la agencia de publicidad o Secretaría de Turismo (SECTUR) la solicitud de realizar un viaje de familiarización al Estado de Veracruz en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del subsecretario de Turismo en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna a la subsecretaria de Turismo la Nota Informativa en original e integra el expediente del viaje de familiarización y archiva la copia de la Nota Informativa de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Turismo la Nota Informativa en original en la cual informa si fue autorizado. ¿Autoriza la solicitud del viaje de familiarización? En caso de no autorizarlo: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informarle a la Agencia de Publicidad o SECTUR que no se podrá recibir al grupo de Operadores, periodistas y/o Agencias de Viajes. Envía a la agencia de publicidad o SECTUR vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra al expediente del viaje de familiarización así como la Solicitud de Participación en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de estar autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad Administrativa para el tramité de autorización presupuestal

43


7 8 9

9A

9A.1

10

11

Pasa el tiempo Recibe la unidad administrativa el Formato de Evento en copia autorizando el viaje. Elabora, turna e integra el Itinerario en original y copia al Subsecretario de Turismo e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del viaje de familiarización. Pasa el tiempo. Recibe del subsecretario de Turismo el Itinerario en original con los comentarios correspondientes y verifica si existen modificaciones en el Itinerario. ¿Existen modificaciones? En caso de haber modificaciones Realiza las modificaciones correspondientes al Itinerario en Original. Conecta con la actividad no. 10. En caso de no haber modificaciones Elabora y Turna la Requisición en original y copia para solicitar al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para el viaje. Integra en el expediente del viaje de familiarización copia de la Requisición, la Solicitud de Confirmación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo. Elabora, envía e Integra Oficio de Contestación en original e Itinerario en Original por fax a la agencia de publicidad o SECTUR y se archivan en el expediente del viaje de familiarización de manera cronológica permanente.

44


12

13

Asiste y coordina el viaje de familiarización al Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Elabora, Turna e Integra el Informe en original al Subsecretario de Turismo y archiva copia en el expediente de manera cronológica, permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

45


Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada...


C

INICIO

AGENCIA DE PUBLICIDAD O

SECTUR

RECIBE

ELABORA Y TURNA

ELABORA ¿AUTORIZA LA

SOLICITUD DEL VIAJE DE

FAMILIARIZACIÒN?

FIN

AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR VIA FAX

C

SOLICITUD O

TURNA E INTEGRA

O-1

NOTA INFORMATIV

A

O NOTA INFORMATIV

A

RECIBE

NO

SI

OFICIO DE RESPUEST

A

OFICIO DE RESPUEST

A SOLICITUD

DE PARTICIPACIÓ

N

NOTA INFORMATIVA

O

C

O


A

FORMATO DE

EVENTOS

O

RECIBE


A

FORMATO DE

EVENTOS

C


RECABA FIRMA

O-1 NOTA INFORMATIV

A


TURÍSTICA

SUBSECRETARIA DE TURISMO

O

C


1

O-1

O

NOTA INFORMATIV

A

ANALIZA Y ELABORA

SOLICITUD

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

ENVIA

EXPEDIENTE

ITINERARIO O-1

ELABORA, TURNA E INTEGRA

EXPEDIENTE

46


Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada.


ITINERARIO

O

RECIBE Y VERIFICA

REALIZA LAS MODIFICACIONES

ITINERARIO O

1

INTEGRA

REQUISICIÓN C

SOLICITUD DE

NOTA INFORMATIVA

FORMATO DE EVENTO

C


C

O

C

ASISTE Y COORDINA

OFICIO DE CONTESTACIÓN

O

C

FIN

AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR

VIA FAX

ELABORA Y TURNA

REQUISICIÓN O-1

INFORME O-1


EXISTEN MODIFICACIONES

1

1

EXPEDIENTE

ELABORA, ENVIA E INTEGRA

EXPEDIENTE

ELABORA, ENVIA E INTEGRA

EXPEDIENTE

C

NO

CONFIRMACIÓN

47

Procedimiento Nombre: Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.

Objetivo: Impulsar la inversión y el desarrollo de nuevos destinos para consolidar productos y segmentos turísticos novedosos, tratando de impactar el medio ambiente lo menos posible y generando empleos y mayor derrama económica en zonas que no han sido desarrollados turisticamente.

Frecuencia: Semanal.

Normas Los recursos serán comprometidos y otorgados de forma tripartida a través de la Federación, Estado y Municipio. Los proyectos deberán provenir de Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias. La Secretaría de Turismo Federal invitará al Estado a participar en el Convenio de Coordinación y Reasignación de Recursos a través de la presentación de proyectos. El resumen de Proyectos se elaborará de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los proyectos del Estado, en el cual se diseñará en el área de Desarrollo Turístico. En el Proyecto Ejecutivo se reflejará el nombre del proyecto, planos, presupuesto de obra desglosado, fotografías, beneficiarios y tiempo de ejecución.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

48

Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico

1 2 3

3A 4 5

Elabora y envía oficio de invitación en original y copia y Bases para presentación del proyecto, a los Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias para que presenten proyectos, en caso de contar con alguno. Pasa el tiempo. Recibe de los interesados oficio en original y Proyecto Ejecutivo en original y copia e integra expediente de Gestión de Recursos para Desarrollo Turístico archivando la copia del oficio de invitación y el oficio de contestación de manera cronológica permanente. Analiza la información remitida y comprueba que cuente con todos los requisitos. ¿Cuenta la información con todos los requisitos? En el caso de que no cuente con todos los requisitos: Notifica a los interesados vía telefónica los faltantes de información. Continúa con la actividad número 2. En el caso de contar con toda la información: Concentra la información en el Resumen de proyectos y envía a la secretaría de Turismo, mediante oficio en original y una copia, acompañado del Proyecto Ejecutivo en original, para su evaluación y aprobación. Pasa el tiempo. ¿Son aprobados los Proyectos por parte de la Secretaría de Turismo Federal? En el caso de que no sean aprobados: Recibe de loa Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el rechazo del Proyecto y sus causas. Fin.

49


Dirección General de Servicios Turísticos

Desarrollo Turístico

6 7 8 9

10

11

12

13

En el caso de que si sean aprobados por la Secretaría de Turismo Federal: Recibe de la Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el monto autorizado para el Estado, con los proyectos aprobados en original. Elabora y envía mediante oficio de notificación en original y copia de la autorización del proyecto a los interesados e integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, archivando de manera cronológica permanente las copias del oficio de envío a la Secretaría de Turismo con el Resumen de Proyectos y el oficio de notificación. Recibe de la Secretaría de Turismo Federal Modelo de Convenio, para ser adecuado de acuerdo a las leyes y Reglamentos del Estado de Veracruz. Envía a la Dirección Jurídica de la Secretaría y al Jurídico del Ejecutivo Estatal el Modelo de Convenio para su adecuación vía correo electrónico. Pasa el tiempo. Recibe por medio de correo electrónico de las áreas jurídicas, la adecuación del Modelo de Convenio. Remite Convenio definitivo vía correo electrónico a la Secretaría de Turismo Federal para su impresión en cinco tantos. Pasa el tiempo. Coordina la firma del Convenio Estado-Federación en 5 tantos, con los involucrados en el Proyecto. Envía a la Secretaría de Turismo Federal mediante oficio en original y copia los cinco tantos del convenio Estado-Federación recibo provisional de los recursos asignados y recaba firmas de las instancias federales correspondientes. Pasa el tiempo.

50


Dirección General de Servicios Turísticos

Desarrollo Turístico

14

15

16

17

18

19

20

Recibe de la Secretaría de Turismo Federal la notificación de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación vía oficio en original y dos tantos firmados del Convenio Estado- Federación, quedando tres tantos en poder de la Secretaría de Turismo Federal, integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico y archiva de manera cronológica permanente la copia del oficio de envío a la Secretaría de Turismo Federal y el Convenio Estado-Federación. Pasa el tiempo. Solicita a la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Remite al municipio vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio, para su adecuación Pasa el tiempo. Recibe del municipio vía correo electrónico Convenio Estado-Municipio definitivo y envía a la dirección Jurídica para la impresión en dos tantos. Convoca al Alcalde y al Síndico vía telefónica y coordina el protocolo de firmas integrando expediente, archivando el Convenio Estado Municipio en original de manera cronológica permanente. Tramita ante la unidad Administrativa la transferencia del Recurso Federal y Estatal por medio de la Solicitud Comprobación de Recursos y la documentación soporte en original y una copia. Pasa el tiempo.

51


21

22

23

24

25

Recibe notificación de la Unidad Administrativa por medio de oficio en original sobre el recurso depositado a la cuenta de ejecutor y beneficiario. Notifica al municipio por medio de oficio en original y copia la transferencia de recursos para iniciar el proyecto e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de la Solicitud Comprobación de Recursos, de la documentación soporte y del oficio de la notificación de recursos archivando de manera cronológica permanente. Solicita al municipio por medio de oficio en original y copia los avances del proyecto, copia certificada de la documentación comprobatoria de la obra y resultados. Pasa el tiempo. Recibe del municipio los originales de los avances y copia certificada de la documentación comprobatoria del proyecto terminado. Elabora y envía a la Secretaría de Turismo Federal la información recibida del municipio mediante oficio en original y copia para su comprobación e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de los oficios de comprobación y de solicitud del avance y de la documentación comprobatoria, archivando de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

52


Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.


INICIO

AYUNTAMIENTOS, ASOCIACIONES, INSTITUCIONES Y DEPENDENCIAS ELABORA Y ENVÍA

NOTIFICA

RECIBE

¿CUENTA LA INFORMACIÓN

CON TODOS LOS

REQUISITOS?

NO

SI

PROYECTO EJECUTIVO

OFICIO

O

O-1

VÍA TELEFÓNICA A LOS INTERESADOS

OFICIO DE INVITACIÓN

1

ANALIZA INFORMACIÓN

CONCENTRA INFORMACIÓN

RESÚMEN DE PROYECTOS

SOLICITUD COMPROBACIÓN

DE RECURSOS

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

O-1

RECIBE

SECRETARÍA TURISMO FEDERAL

SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL

PROYECTO EJECUTIVO

TRAMITA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

ELABORA Y ENVÍA

INTERESADOS

1

O-1

O-1

OFICIO

BASES

EXPEDIENTE

C C

SI

O-1

O

RECIBE ¿SON

APROBADOS LOS PROYECTOS

POR PARTE DE SECTUR?

NO

SI

OFICIO DE RECHAZO

O


FIN

FIN

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

O

PROYECTOS APROBADOS

O

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

EXPEDIENTE

O-1

1

RESÚMEN DE PROYECTOS

C C

53




SOLICITUD COMPROBACIÓN

DE RECURSOS


O-1

RECIBE

MODELO DE CONVENIO

RECIBE ADECUACIÓN

MODELO DE CONVENIO

C C

1

CONVENIO DEFINITIVO


PARA SU ADECUACIÓN

ENVÍA PARA SU ADECUACIÓN

•DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA SECRETARÍA

•JURÍDICO DEL EJECUTIVO ESTATAL VÍA CORREO ELECTRÓNICO

MODELO DE CONVENIO

ÁREAS JURÍDICAS VÍA CORREO

ELECTRÓNICO

REMITE PARA SU IMPRESIÓN SECRETARÍA DE TURISMO

FEDERAL VÍA CORREO

ELECTRÓNICO

RECIBE E INTEGRA

OFICIO DE ENVÍO

CONVENIO ESTADO FEDERACIÓN

NOTIFICACIÓN DE

RECURSOS

EXPEDIENTE


O

2T

C

SOLICITA ELABORACIÓN

DIRECIÓN JURÍDICA VÍA CORREO

ELECTRÓNICO

CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO

RECIBE

VÍA CORREO

ELECTRÓNICO


DIRECCIÓN JURIDICA

RECIBE Y ENVÍA DIRECCIÓN JURIDICA VÍA CORREO ELECTRÓNICO


MUNICIPIO

CONVOCA, COORDINA E INTEGRA

ALCALDE Y SÍNDICO VÍA TELEFÓNICA

EXPEDIENTE


O

C C

TRAMITA

O-1

2


54




FIN

EXPEDIENTE

NOTIFICA E INTEGRA

EXPEDIENTE

RECIBE

OFICIO

MUNICIPIO

SOLICITA


2

O

DEPÓSITO

OFICIO DE TRANSFERENCIA O-

1 SOLICITUD

COMPROBACIÓN DE RECURSOS


OFICIO DE NOTIFICACIO

N

C C

DOCUMENTACIÓN COMPRO.

AVANCES

OFICIO

MUNICIPIO

O-C

RESULTADOS

RECIBE

AVANCES

DOCUMENTACIÓN COMPROB.

O

O

MUNICIPIO

ELABORA, ENVÍA E INTEGRA

AVANCES

O-1

DOCUMENT. COMPROB.

OFICIO DE SOLICITUD

C

C

C

C

OFICIO DE COMPROB.

55


Actualización del Sistema de Información Turística Estatal.

Objetivo: Contar con un padrón actualizado de los servicios turísticos con que cuenta en la Entidad para ofrecer información confiable, en tiempo y forma.

Frecuencia: Semestral.

Normas La actualización de la base de datos solo podrá realizarla el encargado de operar el sistema bajo una contraseña asignada por la Secretaría de Turismo Federal. La actualización de la base de datos podrá ser de hoteles, agencias de viajes, restaurantes, operadoras de aventura, arrendadoras de autos, transportadoras turísticas, guía de turistas, marinas turísticas, balnearios, entre otras.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

56

Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del

Estado.

1 2 3

Envía oficio de solicitud de actualización de datos en original y una copia a los funcionarios de Turismo Municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Pasa el tiempo. Recibe oficio en original con la información solicitada de los Funcionarios de Turismo municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Captura en el sistema de información Turística del Estado (SITE) la información proporcionada sobre los servicios turísticos de la Entidad, integra expediente de Actualizaciones del SITE y archiva de manera cronológica permanente el oficio de actualización. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÒN TURÌSTICA DEL ESTADO.

57




INICIO

•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL

•REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y CÁMARAS

ENVÍA

RECIBE

O-1 SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN

DE DATOS

CAPTURA E INTEGRA

ACTUALIZACIÓN DE DATOS

FIN

•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL

•REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y CÁMARAS

O

SISTEMA DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DEL

ESTADO

OFICIO DE ACTUALIZACIÓN

T

EXPEDIENTE

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÓN TURÍSTICA

DEL ESTADO.

58


Proporcionar información Turística Estatal

Objetivo: Atender las solicitudes de información sobre los atractivos y servicios turísticos con que cuenta el Estado de Veracruz.

Frecuencia: Diario.

Normas La información proporcionada estará respaldada por el sistema de información Turística del Estado (SITE), por el Catálogo Turístico de Veracruz (CATUVE) y Directorios telefónicos de Hoteles del País.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

59

Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del Estado.

1 2

2A 3 4

Recibe del público en general, de la Secretaría de Turismo y Cultura o del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), solicitud de información turística vía oficio, vía fax, correo electrónico, vía telefónica o personalmente. Revisa la solicitud y determina si la información existe en los programas. ¿Existe la información en los programas? Si no existe la información: Canaliza la solicitud vía correo electrónico a las oficinas municipales. Fin. Si existe la información: Responde al solicitante vía fax, correo electrónico, telefónicamente o personalmente sobre la información turística requerida. Captura en el sistema Interno el número de personas atendidas para las estadísticas correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

60


Proporcionar Información Turística Estatal.


•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO

Y CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE

ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA

INICIO

RECIBE

CANALIZA

REVISA Y DETERMINA

VÍA FAX,

TELEFÓNICA ELECTRÓNICO

PERSONAL

¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN

LOS PROGRAMAS?

NO

SI

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

TURÍSTICA


TURÍSTICA

RESPONDE


TURÍSTICA

VÍA CORREO

ELECTRÓNICO A OFICINAS

MUNICIPALES

VÍA FAX,

TELEFÓNICA CORREO

ELECTRÓNICO PERSONAL

AL SOLICITANTE


TURÍSTICA

FIN

FIN

CAPTURA

SISTEMA INTERNO

NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS

61


Proporcionar Información Turística Estatal.


•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO Y

CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE

ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA

INICIO

RECIBE

CANALIZA

REVISA Y DETERMINA

VÍA FAX,

TELEFÓNICA ELECTRÓNICO

PERSONAL

¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN

LOS PROGRAMAS?

NO

SI


TURÍSTICA


TURÍSTICA

RESPONDE


TURÍSTICA

VÍA CORREO

ELECTRÓNICO A OFICINAS

MUNICIPALES

VÍA FAX,

TELEFÓNICA CORREO

ELECTRÓNICO PERSONAL

AL SOLICITANTE


TURÍSTICA

FIN

FIN

CAPTURA

SISTEMA INTERNO

NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS

62

Procedimiento Nombre: Capacitación a prestadores de servicios turísticos.

Objetivo: Fomentar una cultura Turística en loa Entidad, a través de la instrumentación de una política de formación y desarrollo de los recursos humanos.

Frecuencia: Periódica.

Normas La organización de cursos a prestadores de Servicios Turísticos se hará en coordinación con la Secretaría de Turismo (SECTUR) y el Ayuntamiento correspondiente. Las constancias de participación se entregarán con un mínimo del 80% de asistencia. La aplicación del Programa de cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y estarán basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

63

Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios

turísticos

1 2 3 4 5 6 7

Recibe de la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo Federal (SECTUR) oficio original y copia donde se informa el calendario de los cursos que se pueden realizar en el Estado, y los requisitos para la realización de los cursos. Analiza el calendario de cursos y determina según las necesidades del municipio el curso a impartir. Envía a la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo oficio en original y una copia con el calendario definido sobre horarios, fechas y lugar específico, integra expediente de capacitación con la copia del oficio y el original del calendario de cursos y archiva de manera cronológica permanente. Elabora Requisición y Formato de evento en original y dos copias, donde solicita al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales bienes y servicios necesarios para impartir el curso enviando copia al Departamento de Recursos Financieros para tramitar el recurso necesario para cubrir los gastos, integra en el expediente de Capacitación las copias de los documentos, archivando de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros el depósito para la coordinación del evento, firmando la póliza de cheque. Envía al Ayuntamiento donde se realizará el curso, oficio en original con la información relacionada sobre objetivos, alcances, requerimientos, fechas y horarios. Pasa el Tiempo. Acude al municipio a coordinar el evento. Pasa el tiempo.

64

Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios

turísticos

8 9

10

11

12

Solicita al municipio vía fax la Lista de Asistencia del personal capacitado. Elabora las constancias en el sistema interno y recaba firma del Secretario de Turismo Captura en el Sistema Interno las Estadísticas de Capacitación. Envía al Ayuntamiento las constancias en original del personal capacitado por mensajería. Elabora reporte de actividades en original y copia, envía a la Secretaría de Turismo e integra copia del Reporte de actividades en el expediente el cual archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

65


Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos.


INICIO

FIN

PÁGINA WEB

ELABORA, TURNA E

INTEGRA

DIRECCIÓN GENERAL DE

DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA

OFICIO DE CALENDARIO DE CURSOS

CALENDARIO DE CURSOS

MUNICIPIO VÍA FAX

EXPEDIENTE

RECIBE

ANALIZA Y DETERMINA

O-1

ENVÍA E INTEGRA

CALENDARIO DEFINIDO

O-1

-DEPÓSITO

RECIBE Y FIRMA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

O-2 REQUISICIÓN


ENVÍA

AYUNTAMIENTO

OFICIO DE INFORMACIÓN

O

ACUDE Y COORDINA

EVENTO

SOLICITA

-LISTA DE ASISTENCIA

ELABORA Y RECABA

FIRMA

-CONSTANCIAS

-SISTEMA INTERNO

-SUBSECRETARIO -DE TURISMO

CAPTURA

-SISTEMA INTERNO

-ESTADÍSTICAS DE CAPACITACIÓN

ENVÍA

CONSTANCIAS

DIRECCIÓN GENERAL DE

DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA

EXPEDIENTE

C

C

ELABORA, ENVÍA E

INTEGRA

REPORTE DE ACTIVIDADES

O

1

C

FORMATO DE EVENTO

O-2

PÓLIZA CHEQUE

EXPEDIENTE

66

Procedimiento Nombre: Capacitación para la formación de Guías Especializados.

Objetivo: Ofrecer a los participantes conocimientos de nivel básico en actividades de turismo de aventura sobre la responsabilidad que implica ofertar actividades al aire libre, fomentar la profesionalización, calidad y seguridad a través de técnicas y equipo especializado, en respuesta a las expectativas y confianza del turista fomentando su acreditación.

Frecuencia: Eventual.

Normas Los talleres se realizan en coordinación con la Secretaría de Turismo Federal y están sujetos a la calendarización implementada por la misma y a los lineamientos que señala la Normatividad vigente para lo relacionado con el turismo de aventura. Las constancias de participación se entregarán a los participantes que cubran 40 horas en horarios de 9 de la mañana a 7 de la tarde de lunes a viernes. Los guías especializados se capacitarán en actividades específicas tales como escalada de montaña, descenso de ríos, interpretación ambiental, diseño de rutas y caminatas, observación de aves, primeros auxilios y pesca deportiva. Los talleres se realizarán con un máximo de 25 participantes y un mínimo de 15. La aplicación del Programa de Cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y están basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

67

Área Actividad Descripción Dirección

General de Servicios Turísticos

1 2 3 4 5

5A 6

Recibe a través de oficio de la Secretaría de Turismo (SECTUR) el calendario anual de talleres. Investiga, recaba y depura la información solicitada por el inversionista en los archivos de la Subdirección. Llama a las dependencias u organismos empresariales encargados del ramo y solicita la información que no tenga en su poder. Proporciona vía correo electrónico o paquetería al empresario interesado la información sobre Oportunidades de Inversión, Estadísticas y Directorios Empresariales del Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Contacta vía telefónica o por correo electrónico al empresario que solicitó la información para confirmar que efectivamente hubiera recibido la información adecuada y necesaria para la toma de decisiones de invertir en el Estado de Veracruz. ¿La información es la correcta? Si la información no es la correcta Corrige la investigación y recaba nueva información, de acuerdo a la Nueva Solicitud del empresario. Continúa con la actividad número 2 Si la información es la correcta Elabora un Reporte del material entregado y se archiva en el expediente del inversionista, de manera alfabética, cronológica y permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

68

Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Capacitación para la Formación de Guías

Especializados.


DEPÓSITO

INICIO

RECIBE

ANALIZA Y DETERMINA

CONTACTA, EXPONE Y SOLICITA VÍA TELEFÓNICA CORREO

ELECTRÓNICO VÍA FAX AL MUNICIPIO

INVITA Y PROPORCIONA

POSIBLES CANDIDATOS

REVISA Y ELIGE

AUTORIDADES MUNICIPALES

ELABORA Y ARCHIVA

RECIBE

ENVIA

RECIBE

COTIZACION

SOLICITA

SELECCIONA

ENVIA

EVALUA

CALENDARIO ANUAL DE TALLERES

CALENDARIO ANUAL DE TALLERES

RESPUESTA

AUTORIDADES MUNICIPALES

EXPEDIENTE

REQUISICIÓN

FORMATO DE EVENTO


SERVICIOS GENERALES

C DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

INFORMACIÓN

MUNICIPIO

O

O-1

O-1

CEDULA DE INSCRIPCIÓN

SOLICITUD

RECIBE

POSIBLES CANDIDATOS


SOLICITUD

DIRECCIÓN GENERAL DE DE DESARROLLO DE LA

CULTURA TURÍSTICA

EXPEDIENTE

RELACIÓN DE CANDIDATOS

C

¿APRUEBALA RELACIÓN DE

CANDIDATOS?

NO


SOLICITUD

1

1

SI

INFORMA VÍA TELEFÓNICA CORREO ELECTRÓNICO VÍA FAX A

LOS CANDIDATOS

COORDINA Y SUPERVISA

EVENTO

ENTREGA

RECONOCIMIENTOS

PARTICIPANTES

1

69


Capacitación para la Formación de Guías Especializados.


1

ELABORA Y ARCHIVA

REPORTE DE ACTIVIDADES

O-1

EXPEDIENTE

RELACIÓN DE ASISTENTES

DIRECCIÓN GENERAL DE DE DESARROLLO DE LA CULTURA

TURÍSTICA

C

FIN

70


71


72

Procedimiento Nombre: Captura del avance del programa Operativo Anual de la Secretaría

de Turismo y Cultura.

Objetivo: Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos por las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura.

Frecuencia: Trimestral

Normas El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz. La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán considerando los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

73

Oficina de presupuesto y Contabilidad

1 2 3 4 5

Recibe de las diversas áreas de la Secretaría, el avance mensual del Programa Operativo Anual, en original. Accesa al módulo POA Siafev y realiza la captura de los avances de actividades del POA de cada una de las unidades presupuestales de la Secretaría Realiza el cierre trimestral del Programa Operativo Anual en el modulo de presupuesto del Siafev y emite en dos tantos los reportes siguientes:

• Avance físico de actividades • Avance físico financiero a nivel programa y • INF Avance programático (objeto de gasto).

Valida la información financiera que refleja los reportes. Entrega al jefe del Departamento de Recursos Financieros los reportes de Avance físico de actividades, avance físico financiero a nivel programa en dos tantos y el INF Avance programático a fin de que se remita el primer tanto a la secretaría de finanzas y planeación. Pasa el tiempo Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros e integra con expediente de avances mensuales del Programa Operativo Anual, el segundo tanto de los reportes de Avance físico de actividades, Avance físico financiero a nivel programa y el INF avance programático debidamente sellado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, el cual archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

74


Captura del Avance del Programa Operativo Anual.


INICIO

AREAS DE LA SECRETARÍA

AVANCE MENSUAL

O

RECIBE

REALIZA CIERRE, EMITE Y VALIDA

INF AVANCE PROGRAMATICO

AVANCE FISICO FINANCIERO

AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES 2T

2T

2T

INF AVANCE PROGRAMATICO


AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES

ENTREGA

2T

2T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES

RECIBE E INTEGRA

T

T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

T

2T

C

FIN

MODULO DE PRESUPUESTO DEL

SIAFEV

INF AVANCE PROGRAMA

MODULO DE PRESUPUESTO DEL

SIAFEV

EXPEDIENTE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

RECIBE E INTEGRA

ACCESA Y CAPTURA

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

75

Procedimiento Nombre: Control Presupuestal

Objetivo: Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que la Secretaría de Turismo y Cultura cumpla con los compromisos establecidos.

Frecuencia: Diaria.

Normas El control presupuestal se realizara en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos. El departamento de Recursos Financieros entregará, a fin de cada mes a las áreas de la Secretaría de Desarrollo un avance presupuestal de loas partidas a efecto de que conozcan su disponibilidad y concilien sus cifras en los sistemas internos de control presupuestal.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

76

Área Actividad Descripción Oficina de

Presupuesto y

Contabilidad

Oficina de Presupuesto

1 2

2A

2A.1 3 4 5

Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura Tarjeta de solicitud en original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Analiza el anexo de solicitud de trasferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas establecidas para el control presupuestal. ¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones? En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones: Elabora Tarjeta Informativa en original y copia para notificar a las áreas de la Secretaría de Desarrollo Económico los motivos por los cuales no proceden las transferencias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega la tarjeta informativa en original a las áreas de la Secretaría que solicitaron las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con loa tarjeta de solicitud original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Fin. En caso de proceder: Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transferencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice la afectación presupuestal correspondiente. Elabora tarjeta informativa notificando a las áreas de la Secretaría que ha procedido las transferencias y recalendarización. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Tarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de la Secretaría que solicita las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva la copia como acuse de

77

Área Actividad Descripción y

Contabilidad

Oficina de

Presupuesto y

Contabilidad

6 7 8 9

10

11

recibo de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original. Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia de manera cronológica permanente. Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones en original y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud original y el anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la copia del oficio de solicitud como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Accesa al modulo de consultas y reportes de presupuesto y contabilidad del Siafev y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones se encuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal en los tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales del mismo modulo entre el Reporte de Transferencias por unidad presupuestal y programa en los tantos necesarios. Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las unidades presupuestales el reporte del avance presupuestal y el reporte de transferencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto para informar de los movimientos registrados en el mes, a la oficina de Ordenes de Pago y caja el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanente la Tarjeta en copia y el Reporte de avance

78


12

presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto. Elabora los siguientes reportes trimestrales del gasto y se envían a la Secretaría de Finanzas y Planeación:

• Estado de flujo de efectivo, en un tanto, • Estado económico de los ingresos y gastos, en

un tanto y • Estado analítico de programas en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL.

79


Control Presupuestal.


1

OFICIO DE SOLICITUD

O ANEXO DE SOLICITUD DE

TRANS. Y RECALEN. PPTS.

C

AREA DE LA SECRETARÍA

1

O

RECIBE

TARJETA DE SOLICITUD O

INICIO

ANALIZA Y VERIFICA


ANEXO DE SOLICITUD DE O

¿PROCEDEN LAS TRANSFERENCIAS Y

RECALENDARIZACIONES? NO

SI

1

TRANS. Y RECALEN. PPTS.

ANEXO DE SOLICITUD DE TRANS. Y RECALEN. PPTS.

ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y RECALENDARIZACIONES

ENVIA

O-1 TARJETA INFORMATIVA

ELABORA

RECABA FIRMA Y ENTREGA

TARJETA INFORMATIVA

O



O

TARJETA DE SOLICITUD

OBTIENE FOTOCOPIA

O ANEXO DE SOLICITUD DE TRANS. Y RECALEN. PPTS.

C


O-1 OFICIO DE SOLICITUD

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ENVÍA

O OFICIO DE SOLICITUD

F

C

DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION

Y PRESUPUESTO DE LA SEFIPLAN

CORREO ELECTRONICO

TARJETA INFORMATIVA

O-1



C

1

ENTREGA

TARJETA INFORMATIVA

O

O

TARJETA DE SOLICITUD

ANEXO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA Y RECALEN. PPTS.

O

FIN


80

Procedimiento Nombre: Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.

Objetivo: Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contables realizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública de Gobierno del Estado de Veracruz

Frecuencia: Mensual

Normas La preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental Aceptados, así como en los lineamientos para el ejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz. El registro de las operaciones contables deberá realizar de conformidad con el catalogo general de cuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

79


presupuesto y Contabilidad

Oficina de

Presupuesto

1 2 3 4 5

5A

5A.1 6

Accesa al módulo de consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto, para su análisis. Accesa al modulo de Creación de asientos SECTURC del Siafev y elabora las pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados. Accesa al módulo de creación de asientos SECTURC del Siafev y revisa que las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de contabilidad gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa y emite del módulo de consultas y reportes de presupuesto y contabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto. Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto. ¿Es correcta la información? En caso de no estar correcta la información: Accesa al módulo de creación de asientos SECTURC del Siafev, realiza ajustes a las pólizas manuales. Accesa al módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite un Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 35 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores que presentan ajustes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta la información: Elabora y captura en Programa Word las Notas a los estados financieros que permiten dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los

80

Área Actividad Descripción y

Contabilidad

Oficina de Presupuesto

y Contabilidad

7 8 9

recursos presentados en los estados financieros. Emite los reportes financieros siguientes:

• INF Balance general nivel 4 sector 35, en dos tantos.

• INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 35, en un tanto,

• INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 35 en un tanto,


• INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.

• Notas a los estados financieros, en dos tantos,

• Resumen de movimientos del almacén de materiales y suministros, en dos tantos,

• Arqueo de fondo revolvente, en dos tantos. Integra tres tantos de los estados financieros cada uno con los documentos siguientes:

• INF Balance general nivel 4 sector 35, en un tanto,

• INF Balanza de comprobación nivel 4 sector 35 en un tanto,



• INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.

• Notas a los estados financieros, en un tanto, • Resumen de movimientos del almacén de

materiales y suministros, en un tanto, • Arqueo de fondo revolvente, en un tanto.

Entrega al jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados Financieros, en dos tantos, a fin de que se recabe la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo.

81


10

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados Financieros en un tanto con el registro de las firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y lo archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

82


Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.


RESUMEN DE MOVIMIENTOS DEL ALMACEN

T

T

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE

T

INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 25

T

T

INF ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS NIVEL 4

T

INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 4 SECTOR 25


T

INF AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA

2T

RESUMEN DE MOVIMIENTOS DEL ALMACEN

2T

2T

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE

2T

INICIO

ACCESA Y

EMITE

MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE PRESUPUESTO

Y CONTABILIDAD

REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25

T

ACCESA Y ELABORA POLIZAS

MODULO CREACION ASIENTOS DE LA

SECRETARÍA

ACCESA Y REVISA

POLIZAS

MODULO CREACION ASIENTOS DE LA

SECRETARÍA

T

T

ACCESA Y EMITE

MODULO CONSULTAS Y REPORTES DE

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL

POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR

1

ELABORA Y CAPTURA

NOTAS

PROGRAMA WORD

EMITE REPORTES

FINANCIEROS

INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 25

2T

T


T

INTEGRA LOS ESTADOS

FINANCIEROS

ENTREGA PARA AUTORIZACION

ESTADOS FINANCIEROS 2T




C

FIN

RECIBE

ESTADOS FINANCIEROS T

1

ACCESA Y EMITE

MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES


T

T

¿ES CORRECTA LA

INFORMACION?

NO

SI

ACCESA Y REALIZA

AJUSTES A POLIZAS

MODULO CREACION ASIENTOS SECRETARÍA

VALIDA IMPORTE PRESUPUESTO

EJERCIDO


T

T REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25

REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25

E REPORTE BALANCE DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25

INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 25


T

INF AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA

2T

83

Procedimiento Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Sistema Integral de

Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

Objetivo: Verificar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados de cuenta que se generen en la Secretaría de Turismo y Cultura.

Frecuencia: Mensual.

Normas Las Conciliaciones bancarias se realizaran en apego a lo establecido en el código Financiero para el Estado de Veracruz y en los lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto. Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cada mes a fin de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Los archivos de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en medio magnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev, a fin de que sean conciliados contra los Estados de cuenta bancarios. Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibirán del Departamento de Recursos Humanos en medio magnético de manera quincenal.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

84


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta Informativa en original, el Reporte de cifra control de nómina en original y el medio magnético con los archivos de nómina para que sean cargados en el módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev. Accesa al modulo de conciliaciones bancarias del Siafev, carga los archivos de nómina contenidos en el medio magnético y lo archiva de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta Informativa original y el Reporte de cifras de control en original. Emite del módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev un Reporte de cheques emitidos en el período de gasto corriente y de nómina en un tanto a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios. Accesa al sistema Cash Windows y emite los Estados de cuenta bancarios de nómina en un tanto. Accesa al modulo de conciliaciones bancarias del Siafev y captura las cantidades de los cheques pagados de acuerdo los estados de cuenta bancarios en un tanto emitidos con anterioridad. Emite del modulo de conciliaciones bancarias del Siafev el reporte de cheques pagados en un tanto, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos para respaldar el soporte de conciliación. Obtiene del archivo cronológico temporal el Reporte auxiliar de bancos en original y elabora la conciliación bancaria en dos tantos con el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y los Estados de cuenta bancarios en un tanto.

85


Presupuesto y

Contabilidad

8 9

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la Conciliación bancaria en dos tantos para que sean firmada y remitida a la Secretaría de Finanzas y Planeación con el Reporte de cheques Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un tanto de la Conciliación bancaria firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y la archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

86


Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).


ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

T

2T REPORTE DE CHEQUES

VIGENTES O EN TRANSITO

2T

ARCHIVO DE NOMINA

REPORTE DE CIFRA CONTROL

O

ARCHIVO DE NOMINA

O

INICIO JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS FINANCIEROS

TARJETA INFORMATIVA

O

RECIBE

TARJETA INFORMATIVA O

ACCESA Y CARGA

MODULO DE CONCILIACIONES

BANCARIAS

REPORTE DE CIFRA CONTROL

C

REPORTE DE CHEQUES EMITIDOS EN EL PERIODO

EMITE


BANCARIAS


ACCESA y EMITE

CASH WINDOWS

T


ACCESA Y CAPTURA


BANCARIAS

REPORTE DE CHEQUES PAGADOS

EMITE


BANCARIAS

T

REPORTE DE CHEQUES

CONCILIACION BANCARIA

2T

REPORTE AUXILIAR DE BANCOS

OBTIENE Y ELABORA

O


T

T

REPORTE AUXILIAR DE BANCOS

ENTREGA

2T



REPORTE DE CHEQUES

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS O

JEFE DEL DEPARTAMENT

O DE RECURSOS

FINANCIEROS

C

C

T

T

JEFE DEL DEPARTAMENTO


FIN

C


RECIBE

T

FIRMA DEL JEFE

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIV

A

87

Procedimiento Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y cultura.

Frecuencia: Anual.

Normas Las unidades presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura, deberán apegarse para la elaboración del Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La oficina de presupuesto y contabilidad asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas. La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto de presupuesto de la dependencia y coordinar las actividades a seguir. La oficina de Presupuesto y Contabilidad proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del Presupuesto de las unidades presupuestales deberá realizarse en el período establecido por el Titular de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la programación emitida por la Secretaría de Turismo y Cultura.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

88


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3 4 5 6

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio Circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los lineamientos de programación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Acude a la Secretaría de Finanzas Y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Participa en una reunión convocada por el Titular de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analizan los Lineamientos de programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del oficio circular donde detalla fecha, lugar número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las unidades Presupuestales los Lineamientos de programación y presupuestación. Fotocopia los Lineamientos de programación y presupuestación y el manual de operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en loa reunión programada por la Unidad Administrativa. Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión, cronograma de fechas de elaboración y entrega del proyecto de presupuesto.

89


Presupuesto y

Contabilidad

7 8 9

10

10.A

10A.1

Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de programación y presupuestación, el manual de operación y el cronograma de fechas para cada una de las áreas que participarán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura que participan donde se explicarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación con el Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Presupuesto y Contabilidad para asignar claves de acceso al módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Pasa el tiempo. Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio en original firmado por cada titular en el cual indican los usuarios que operarán el Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Determina la claves para cada uno de los usuarios del Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica las claves asignadas, para que inicien la captura en el Modulo del Proyecto de Presupuesto y archiva de manera cronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original en el cual se indicaron los usuarios que operarán en el modulo. ¿Los usuarios tienen dudas para operar el modulo? En caso de tener dudas para operar el Modulo: Recibe vía telefónica de las Unidades Presupuéstales la solicitud de la asesoría para el manejo del Modulo. Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporciona la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Continúa con la actividad número 11.

90


Presupuesto y

Contabilidad

11

12

12A

13

14

15

16

En caso de no tener dudas para operar el Módulo: Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura realizaron en las partidas autorizadas. Verifica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la Captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados? En caso de exceder los montos autorizados: Solicita vía telefónica a las Unidades Presupuestales que efectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados. Continúa con la actividad número 12. En caso de no exceder los montos autorizados: Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta Informativa en original para notificar la conclusión de la captura del Proyecto de Presupuesto y la archiva de manera cronológica permanente. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisa cada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales y realiza los últimos ajustes. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los reportes del Proyecto de Presupuesto en original. Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original.

91


Presupuesto y

Contabilidad

17

18

18A

18A.1

18A.2

18A.3

Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para revisión los siguientes documentos: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto, en original y Proyecto de presupuesto, en original. Pasa el tiempo. Recibe de la unidad administrativa los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. ¿Existen ajustes a los reportes? En caso de existir ajustes a los reportes: Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustes correspondientes a los reportes siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupuesto. Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyecto de Presupuesto en original.

92


Presupuesto y

Contabilidad

18A.4

19

20

Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Continúa con la actividad número 19. En caso de no existir ajustes a los reportes: Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en este se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y loa archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

93


Elaboración del Proyecto de Presupuesto.


CRONO- GRAMA

C

TARJETA INFORMATIVA

O

O

MANUAL DE OPERACION

O

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

RECIBE

OFICIO CIRCULAR

1

INICIO

ACUDE Y RECIBE

O

FOTOCOPIA


MANUAL DE OPERACION

O

DETERMINA CLAVES E INFORMA

¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA

OPERAR EL MODULO?

ACUDE A REUNION Y ENTREGA

PAQUETE DE DOCUMENTOS

¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN LOS MONTOS AUTORIZADOS?

ACUDE Y PROPORCIONA

ASESORIA

SI

C

SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION

O LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

PARTICIPA EN REUNION Y

ANALIZA

1

OFICIO CIRCULAR

RECIBE

ELABORA

CRONOGRAMA

INTEGRA


MANUAL DE OPERACION

PAQUETE DE DOCUMENTOS

RECIBE

RECIBE SOLICITUD DE ASESORIA

UNIDADES PRESUPUESTALES

1

NO

SOLICITA AJUSTES

2

SI

NO

RECIBE


1

MONITOREA LA CAPTURA

MODULO DE ELABORACION DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO

VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA



1

2

TARJETA U OFICIO O




VIA TELEFONICA

TARJETA U OFICIO O

C

VIA TELEFONICA A LAS UNIDADES PRESUPUESTALES

LAS CLAVES ASIGNADAS

94


Elaboración del Proyecto de Presupuesto.


O PROYECTO DE PRESUPUESTO

1

EMITE



O

REPORTE POR CAPITULO DE GASTO

O REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

ELABORA

O

O



RECIBE



¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?

SI

NO

O

O



RECIBE AJUSTES


ACCESA Y EFECTUA AJUSTES



O



AJUSTA

O


ENTREGA


3 T PROYECTO DE PRESUPUESTO

EMITE




C

1 OFICIO DE AUTORIZACION

RECIBE



FIN

O

O



ENTREGA




T

C

3



ACCESA, REVISA Y REALIZA AJUSTES


PROYECTO DE PPTTO

EMITE




O


O

95

Procedimiento Nombre: Recepción de solicitudes-Comprobación de Recursos para la

Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

Objetivo: Realizar las afectaciones presupuestales de gasto corriente para actualizar la disponibilidad presupuestal.

Frecuencia: Diaria.

Normas En las Solicitudes-Comprobación de Recursos deberá registrarse la autorización del titular de las áreas, del jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa. Las Solicitudes-Comprobación de Recursos que re4ciba el Departamento de Recursos Financieros para la afectación del presupuesto y la liberación de los recursos correspondientes, deberá ir acompañada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto. La Documentación Soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales establezca el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A su Reglamento. Las Solicitudes- Comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación, deberán ir acompañadas de un Oficio de autorización firmado por el grupo de trabajo integrado por la contraloría General, con el visto bueno del Director General de Desarrollo Administrativo y por la Secretaría de Finanzas y Planeación, con el visto bueno del Director General de Administración.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

96


Presupuesto y

Contabilidad

1 2

2A 3 4

4A

Recibe del responsable administrativo la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la Documentación Soporte en original y el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias. Revisa que el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias se encuentre autorizado por el responsable administrativo de cada área y que los datos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original. ¿Coinciden los datos de los documentos presentados? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve al responsable administrativo de cada área la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la documentación soporte en original y el formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias para que sean corregidos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Sella una copia del Formato de se4guimiento de documentación Siafev y la devuelve al responsable administrativo, y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. Revisa detalladamente que coincida la información de loa Solicitud-Comprobación de recursos con la Documentación soporte ambas en original para que se cumpla con la normatividad vigente. ¿Coinciden los datos y se aplica la normatividad vigente? En caso de no coincidir los datos y de no aplicar la normatividad: Devuelve al responsable la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte en original para su corrección por el área que tramita y

97


Presupuesto y

Contabilidad

4A.1 5 6 7 8 9

10

11

Archiva el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del responsable administrativo la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte, en original corregidos. Continúa con la actividad número 5. En caso de coincidir los datos y de aplicar la normatividad: Accesa al módulo de Ordenes den Pago del Siafev y captura los datos de la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y realiza la afectación al presupuesto. Asigna el número de folio que corresponde del Siafev para control en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original. Accesa al módulo de Ordenes de pago de Siafev e imprime el formato de Ordenes de Compra en original que contiene el folio y firma del capturista. Accesa al módulo de órdenes de pago y realiza el proceso de recepción de Órdenes de Compra. Emite el formato Solicitud-Comprobación de Recursos Siafev en original firmado por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente contable, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, la Documentación soporte en original el Formato de seguimiento de documentación del Siafev en original y la orden de compra. Accesa al módulo de Órdenes de pago del Siafev y emite el Listado de órdenes de pago en dos tantos.

98


Presupuesto y

Contabilidad

12

13

14

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Capturista en el Listado de órdenes de pago, en dos tantos. Envía al Departamento órdenes de pago de la Secretaría de finanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo un tanto del mismo documento, el cual utilizará como consulta de pagos tramitados. Accesa al modulo de Ordenes de pago del Siafev y emite el reporte Orden de pago y el reporte Pago a proveedores, en un tanto, que permite revisar los pagos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica p0ermanente ambos reportes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

99


Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).


SOLICITUD/ COMPROBACION DE RECURSOS

O

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS

O

SOLICITUD- O

FORMATO DE SEG.

O-2

DOCUMENTACION SOPORTE

O

RECIBE

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS O

INICIO

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

O

REVISA

O

¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE APLICA LA NORMATIVIDAD

VIGENTE?

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADOS?

NO

1

SI

ACCESA, CAPTURA DATOS

Y REALIZA

AFECTACION

MODULO DE ÓRDENES DE PAGO

NO

SI


DE DOC. DEL SIAFEV

REVISA

O-2

FORMATO DE SEG. DE DOC. DEL SIAFEV

COMPROBACION DE RECURSOS

FORMATO DE SEG.

O-2


O

DEVUELVE


O

DE DOC. DEL SIAFEV


SELLA Y DEVUELVE

1 FORMATO DE SEG. DE DOC. DEL SIAFEV

2

C



1

FORMATO DE SEG.

O


O

DEVUELVE


O

DE DOC. DEL SIAFEV


O

RECIBE

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS O


2

2

ASIGNA FOLIO PARA CONTROL

C

FORMATO DE SEG.

O


DE DOC. DEL SIAFEV FORMATO

DE SEG. O


DE DOC. DEL SIAFEV

1

100

Procedimiento Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema de Contabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta mensual emitido por el banco.

Frecuencia: Mensual

Normas Todo ingreso o egreso de recurso en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de cuenta emitidos por el banco. Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la Conciliación bancaria. La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de Fondo Revolvente. La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

101


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3

3A

3B

3B.1

3C

3C.1

Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta mensual en original de las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto público de la Secretaría de Turismo y Cultura. Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos. Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos contra el registro de movimientos de ingresos y egresos en el Estado de cuenta mensual en original. ¿Existen partidas en conciliación? En caso de existir partidas en conciliación: Determina la procedencia de las partidas no correspondidas entre el Auxiliar de bancos mensual en dos tantos y el Estado de cuenta mensual en original. ¿Procede conciliar partidas con el banco? En caso de no ser partidas para conciliar con el banco: Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite Póliza de ajuste en un tanto. Firma la póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 4. En caso de ser partidas para conciliar con el banco: Elabora el oficio de solicitud de aclaración en original y copia para solicitar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondidas, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el Oficio de Solicitud de aclaración de las partidas no correspondidas en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.

102


Presupuesto y

Contabilidad

3C.2

3C.3 4 5 6 7 8

Pasa el tiempo. Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaración de partidas en original y realiza el ajuste de partidas. Accesa, realiza ajustes en el Sistema de Contabilidad y emite la Póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 4. En caso de no existir partidas en conciliación: Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en dos tantos con base en el Auxiliar de bancos mensual y el Estado de cuenta mensual. Resguarda en diskette la información de la Conciliación bancaria, a través del Programa Excel. Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria, en dos tantos. Fotocopia el Estado de cuenta mensual en original. Integra por mes y archiva de manera cronológica temporal los documentos siguientes:

• Estado de cuenta mensual, en original y fotocopia, • Auxiliar de bancos mensual, en dos tantos, • Conciliación bancaria, en dos tantos, • Diskette con la conciliación bancaria.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

103


Elaboración de Conciliaciones Bancarias.


VERIFICA MOVIMIENTOS

AUXILIAR DE BANCOS MENSUAL

ESTADO DE CUENTA MENSUAL

2T

O

INICIO

ACCESA Y EMITE

SISTEMA DE CONTABILIDAD


2T

RECIBE


O

¿EXISTEN PARTIDAS EN CONCILIACION?

EMITE

PROGRAMA EXCEL

CONCILIACION BANCARIA 2

T

RESGUARDA INFORMACION

INSTITUCION

BANCARIA

CONCILIACION

BANCARIA - JEFE DEL DEPARTAMENTO


- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RECABA FIRMA


2T

PROGRAMA

EXCEL

ENVIA

OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACION

ACCESA, REALIZA AJUSTE Y EMITE


¿PROCEDE CONCILIAR PARTIDAS

CON EL BANCO?

OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACION

POLIZA DE AJUSTE

T

O-1

O

INSTITUCION

BANCARIA

SI

NO

SISTEMA DE CONTABILIDA

D

FIRMA

POLIZA AJUSTE T

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

1

C

C

PARTIDAS NO CORRESPONDID

AS

DETERMINA PROCEDENCIA

DE LAS PARTIDAS



2T

O NO

SI

1

1

2

1

104


Elaboración de Conciliaciones Bancarias.


1

ACCESA, REALIZA AJUSTE Y EMITE

POLIZA DE AJUSTE

T


C

RECIBE Y REALIZA AJUSTE

DE PARTIDAS

AVISO DE MOVIMIENTO Y/O ACLARACION DE PARTIDAS

O

INSTITUCION BANCARIA

1

FIN

INTEGRA POR MES



O-F

2T


2T

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS


C

FOTOCOPIA


O

F

2

105

Procedimiento Nombre: Elaboración de Estados Financieros.

Objetivo: Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados a la Secretaría de Turismo y Cultura para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.

Frecuencia: Mensual

Normas La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental, así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Unidad Administrativa. Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones financieras, así como el control de deudores, con loa finalidad de apoyar la toma de decisiones, loa verificación y evaluación de las actividades realizadas. El registro de operaciones deberá corresponder al catalogo general de cuentas de la contabilidad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. La información financiera que se remite mensualmente a la Unidad Administrativa deberá integrar la Balanza de comprobación, el Balance General, el Estado de ingresos y egresos, el Estado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

106


Presupuesto y

Contabilidad

1

1A

1A.1 2 3 4 5

Accesa al Sistema de Contabilidad, procesa la información del mes, emite la Balanza de comprobación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y el Estado de resultados en dos tantos y verifica que las cifras estén correctas. ¿Están correctas las cifras? En caso de que las cifras no estén correctas: Revisa y analiza las cifras y saldos en la Balanza de comprobación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y el Estado de resultados en dos tantos para determinar los ajustes a realizar. Accesa al Sistema de Contabilidad y elabora la póliza de ajuste por la inconsistencia y la emite en un tanto. Continúa con la actividad número 2. En caso de que las cifras estén correctas: Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejercido en el mes en la Balanza de comprobación, en dos tantos para explicar la representatividad de los saldos. Accesa al programa Word y captura las Notas a los estados financieros que indiquen la justificación de la aplicación de recursos y las emite en dos tantos. Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes:

• Balanza de comprobación, en un tanto, • Balance General, en un tanto, • Estados de resultados en un tanto y • Notas a los estados financieros en un tanto.

Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a las Notas a los estados financieros en un tanto.

107


Presupuesto y

Contabilidad

5A 6 7 8 9

10

¿Proceden las Notas a los estados financieros? En caso de que no procedan: Accesa al Programa Word y modifica las Notas a los estados financieros en un tanto, de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Continúa con la actividad número 6. En caso de que procedan: Accesa al programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación de recursos en dos tantos y el Arqueo del fondo de gasto corriente en dos tantos para mostrar un análisis más completo de los ingresos y gastos ejercidos en el mes. Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria en dos tantos, para integrarla a la información financiera mensual. Integra en dos documentos que se denominan estados financieros, los reportes de la Balanza de Comprobación, en un tanto, el Balance general en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo del fondo de gasto corriente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros en un tanto. Firma la información financiera y obtiene las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Secretario de Turismo y Cultura para la autorización de los Estados financieros en dos tantos. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa, por conducto del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estados financieros, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente los Estados financieros, en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

108


Elaboración de Estados Financieros.


ESTADOS FINANCIEROS

FIRMA Y OBTIENE FIRMA

2T

INTEGRA EN DOCUMENTOS DE ESTADOS FINANCIEROS

BALANZA DE COMPROBACION

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS

T

T

T

T

ARQUEO DEL FONDO DE GASTO CORRIENTE


NOTAS ESTADOS FINANCIEROS

T

T

T


RECIBE INDICACIONES

T



¿PROCEDEN LAS NOTAS ESTADOS

FINANCIEROS?

SI

NO ACCESA

Y MODIFICA

PROGRAMA WORD

NOTAS ESTADOS FINANCIEROS T

2

ACCESA Y ELABORA

PROGRAMA EXCEL

ESTADO DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS

ARQUEO DEL FONDO DE GASTO CORRIENTE

2T

ACCESA, ELABORA Y EMITE


POLIZA DE AJUSTE

T

INICIO

ACCESA, EMITE Y VERIFICA CIFRAS



BALANCE GENERAL


¿ESTAN CORRECTAS LAS CIFRAS ?

NO


BALANCE GENERAL


REVISA Y ANALIZA

2T

2T

2T

2T

2T

2T


ANALIZA POR PARTIDAS

2T

1

DE ACUERDO AL MONTO EJERCIDO

1

ACCESA, CAPTURA Y EMITE

PROGRAMA WORD

NOTAS ESTADOS FINANCIEROS 2T

INFORMA Y ENTREGA


BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADO


T

T

T

T



INFORMACION DEL MES

SI

2T


OBTIENE

2T

C

ENTREGA

T

FIN

-SECRETARIO SEDECO - JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA - JEFE DEL DEPARTAMENTO


JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

2

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS

T

C

2 TANTOS

109

Procedimiento

Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.

Objetivo: Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgados como sujetos a comprobar.

Frecuencia: Diaria.

Normas

Los recursos otorgados como sujetos a comprobar que no se ejerzan en su totalidad, deberán reintegrarse a la Oficina de órdenes de Pago y Caja, a través del Recibo de ingresos. La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas de oficina de Presupuesto y Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto En el caso de presentarse saldos pendientes de comprobar deberá requerirse por escrito al servidor público deudor el reintegro de recursos.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

110


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3 4 5

5A

5A.1

5A.2

Recibe de la Oficina Órdenes de pago y caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y revisa que registre los datos generales como son nombre del servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y entrega la segunda copia del documento a la Oficina de Órdenes de pago y caja. Accesa al Sistema Interno y captura los datos que corresponden al servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar el registro contable de la comprobación a través de la póliza de diario. Emite a través del Sistema la Póliza de diario en un tanto y le asigna el folio que le corresponde a través del sistema. Accesa al programa Excel y captura la i8nformaciòn en el archivo de Listado de deudores y Listado de folios de la Secretaría, por el importe comprobado documentalmente por el servidor público. ¿Comprueba el adeudo en el plazo? En caso de no comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido: Verifica el saldo comprobado en el Listado de deudores de la Secretaría a través del Programa Excel. Elabora Oficio de requerimiento, en original y copia dirigido al servidor público deudor, por el recurso no comprobado para solicitar el reintegro en la Oficina de órdenes de Pago y Caja y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa por conducto del Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Entrega el Oficio de requerimiento, en original al servidor público deudor y la copia al Departamento de Recursos Financieros para su control y archivo.

111


Presupuesto Y contabilidad

6

Conecta con el procedimiento: Registro de Reintegro de Recursos. En caso de comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido: Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas de diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia y el seguimiento interno de documentos en original y en la carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno de documentos en copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

112


Registro de Comprobación de Recursos.


OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS

INICIO

RECIBE Y REVISA

SELLA Y ENTREGA

ACCESA Y CAPTURA

EMITE Y ASIGNA FOLIO


C

O-2

O-1

2


POLIZA DE DIARIO

T

ARCHIVA

ACCESA Y CAPTURA

INFORMACION

LISTADOS DE DEUDORES Y FOLIOS

C

C

POLIZA DE DIARIO


C

O

1

CARPETA DE SEGUIMIENTO

INTERNO

CONSECUTIVO DE POLIZAS DE DIARIO

FIN


PROGRAMA EXCEL

¿COMPRUEBA EL ADEUDO EN EL

PLAZO?

T

NO

SI

VERIFICA SALDO

PROGRAMA EXCEL

LISTADOS DE DEUDORES


OFICIO DE REQUERIMIENTO


O-1

OFICIO DE REQUERIMIENTO

ENTREGA

O

1

SERVIDOR PUBLICO DEUDOR


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS


SISTEMA INTERNO

113

Procedimiento

Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.

Objetivo: Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos por las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Turismo y Cultura.

Frecuencia: Diaria.

Normas

El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, junto con la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco. El registro de reintegro de recursos permitirá mantener actualizado el Listado de deudores. En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reintegro inmediato, a través de oficio.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

114


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3 4 5 6

Recibe de la Oficina de Órdenes de Pago y Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para realizar el registro contable correspondiente. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor público deudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y cancelar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados en su totalidad. Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de control asignado a través del Sistema de Contabilidad. Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibo de ingresos en un tanto. Accesa al Programa Excel y captura los datos del servidor público deudor en el archivo de Listado de deudores de la Secretaría de Turismo y Cultura, para la actualización de saldos. Actualiza en el Programa Excel el saldo del archivo de Listado de deudores de la Secretaría de Turismo y Cultura y archiva la Póliza de ingresos en un tanto, la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto en el consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

115


Registro de Reintegro de Recursos.


POLIZA DE INGRESOS

T


INICIO

RECIBE

EMITE


RECIBO DE INGRESOS

FICHA DE DEPOSITO

F

T

ACCESA Y CAPTURA DATOS DEL SERVIDOR

PUBLICO


ASIGNA FOLIO

PROGRAMA EXCEL

ACCESA Y CAPTURA

LISTADO DE DEUDORES

ACTUALIZA SALDO

POLIZA DE INGRESOS

FICHA DE DEPOSITO

RECIBO DE INGRESOS

FIN

T

F

T

CONSECUTIVO DE POLIZAS DE

INGRESOS

FICHA DE DEPOSITO

RECIBO DE INGRESOS

T

F

LISTADO DE DEUDORES

PROGRAMA EXCEL

C

116

Procedimiento Nombre: Registro de solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente.

Objetivo: Registrar y controlar el uso de los recursos otorgados para el cumplimiento de sus funciones al personal de la Secretaría de Turismo y Cultura.

Frecuencia: Diaria.

Normas Los recursos de sujetos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el solicitante no cuente con adeudos pendientes de liquidar. La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto. En caso de tramitar gastos para su reembolso, la documentación no debe contar con más de un mes de antigüedad.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

117


Presupuesto y

Contabilidad

1 2 3 4

5

Recibe de la Oficina de órdenes de Pago y Caja el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fo9ndos a comprobar en original, en caso de tratarse de gastos a comprobar, revisa que la documentación recibida contenga todos los requisitos. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y entrega a la oficina de órdenes de Pago y Caja, loa segunda copia del Seguimiento interno de documentos con acuse de recibo, en caso de tratarse de reembolso de gastos. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos en trámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elaboración de cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientos contables. Entrega a la caja la Póliza de egresos en trámite a través de lo Sistema de Contabilidad y entrega el Seguimiento interno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos o a la Solicitud de fondos a comprobar y la Documentación soporte. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Pago y Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento interno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar y le asigna el folio de la póliza a la documentación soporte.

118


Presupuesto y

Contabilidad

6 Accesa al programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso de tratarse de Solicitud de fondos a comprobar y el Listado de folios del control del uso de recursos en caso de tratarse de reembolso de gastos y archiva según sea el caso, la póliza de egresos en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, la Solicitud de fondos a comprobar en original y el Seguimiento interno de documentos en original en el Consecutivo de pólizas de egresos de manera cronológica permanente, y la copia del Seguimiento interno de documentos lo archiva en la Carpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

119


Registro de Solicitudes de Recursos del Fondo Revolvente.



O

1

FIN

C

C CARPETA DE

SEGUIMIENTO

INTERNO

CONSECUTIVO

DE POLIZAS DE EGRESOS

SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR

O

INICIO

RECIBE Y REVISA


C

O-2


O

ENTREGA POLIZA DE EGRESO EN TRÁMITE



O-1

C

ACCESA Y ACTUALIZA

SALDOS Y FOLIOS

T

SELLA Y ENTREGA

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-

1

2


OFICINA DE ÓRDENES

DE PAGO Y CAJA



OFICINA DE ÓRDENES DE

PAGO Y CAJA

PROGRAMA EXCEL

LISTADOS DE

DEUDORES Y DE

FOLIOS POLIZA DE EGRESOS


1

ACCESA Y CAPTURA POLIZA DE EGRESO

EN TRAMITE

SISTEMA DE

CONTABILIDAD


O

EN CASO DE

REEMBOLSO

DE GASTOS

EN CASO DE GASTOS A

COMPROBA

R

EN CASO DE REEMBOLSO

DE GASTOS

EN CASO DE

GASTOS A COMPROBA

R

POLIZA DE EGRESOS

T

O-1

RECIBE Y ASIGNA FOLIO



1

OFICINA DE ÓRDENES

DE PAGO Y

CAJA


O

EN CASO DE REEMBOLSO

DE GASTOS

EN CASO DE

GASTOS A COMPROBA

R


120

Procedimiento Nombre: Cierre Mensual Presupuestal.

Objetivo: Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Siafev y el Sistema Interno para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.


Normas Las afectaciones y movimientos presupuestales deberán verificarse en el Siafev y en el Sistema Interno para conciliar información y detectar inconsistencias. En el Sistema Interno deberán registrarse los trámites de aplicaciones, reducciones, transferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas y Planeación directamente en el Sistema de Presupuesto del Siafev. Los ajustes presupuestales que se deriven de detectar inconsistencias en la validación de movimientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disponibilidades presupuestales de las áreas de la Secretaría. El cierre presupuestal de mes procederá una vez validados los movimientos que afectan el presupuesto de la Secretaría.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

121

Área Actividad Descripción Oficina de Ordenes de Pago y Caja

1 2 3

3A 4

4A

Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes. Accesa al Sistema Interno emite el Avance presupuestal interno, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes. Verifica las afectaciones que por concepto de egresos, recalendarizaciones o transferencias se han registrado en el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y en el Avance presupuestal interno, en un tanto, documento que corresponde al Sistema Interno. ¿Existen diferencias? En caso de no existir diferencias: Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno, en un tanto. Fin. En caso de existir diferencias: Determina la causa de las diferencias de los movimientos registrados en el Reporte de avance presupuestal en un tanto y en el Avance presupuestal interno, en un tanto. ¿Cuál es la causa de las diferencias? En caso de que las causa no corresponda a las afectaciones en el Sistema Interno: Registra los ajustes en el Sistema Interno y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno, en un tanto.

122


Presupuesto Y

contabilidad

4A.1 5 6 7 8

Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno. Fin. En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en el Sistema de Presupuesto del Siafev: Solicita ajustes y entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el Avance presupuestal interno, en un tanto. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad el Reporte de avance presupuestal, en un tanto con los ajustes de los movimientos que afectaron el presupuesto en el mes. Accesa al Sistema Interno y revisa los ajustes realizados y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avance presupuestal, en un tanto. Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

123


Cierre Mensual Presupuestal.


C

RECIBE

REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL T

INICIO

ACCESA Y EMITE

AVANCE PRESUPUESTAL INTERNO

SISTEMA INTERNO

T

VERIFICA AFECTACIONES

REPORTE DE AVANCE PRESUPUESTAL


T

OFICINA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

T

T

DETERMINA CAUSA

DIFERENCIAS



T

REALIZA CIERRE MENSUAL


SISTEMA

INTERNO

T

FIN

¿EXISTEN DIFERENCIAS

?

NO

SI


T

C

T

SOLICITA AJUSTES Y ENTREGA



T

REGISTRA AJUSTES


SISTEMA

INTERNO

T

FIN

¿ CUAL ES LA CAUSA DE

LAS DIFERENCIAS

?

SISTEMA INTERNO

SISTEMA DE PRESUPUEST

O DEL SIAFEV


T

OFICINA DE PRESUPUESTO

Y CONTABILIDAD

C


SISTEMA INTERNO

RECIBE CON AJUSTES


ACCESA Y REVISA AJUSTES


SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

T


SISTEMA INTERNO

FIN


Y CONTABILIDAD

C

T

124

Procedimiento Nombre: Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a

Proveedores y Prestadores de Servicios.

Objetivo: Verificar que las áreas de trabajo de la Secretaría cumplan con la normatividad establecida para afectar el presupuesto y tramitar pagos.

Frecuencia: Diario.

Normas El trámite de pago, a proveedores y prestadores de servicios que realicen las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura deberá integrar la justificación de loa adquisición y/o contratación de servicios, además de la autorización para el trámite directo por parte del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. La Documentación soporte del trámite del pago directo, que el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Oficina de Adquisiciones y Almacén presente, deberá integrarse por la Factura, Pedido, contra recibo, Cuadro comparativo, Cotizaciones y en el caso de derivarse de un evento de licitación, anexar el Acta de Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones y el Acta de fallo correspondiente. La Documentación soporte del pago directo que se tramite deberá cumplir con lo establecido en el código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para liberación de recursos. La recepción de trámites de pago directo procederá solo si se cuenta con disponibilidad presupuestal, será responsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Presupuesto y Contabilidad los movimientos que permitan liberara recursos.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

125


1

1A 2 3

3A

Recibe de las áreas de la Secretaría y del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, y la Documentación soporte y determina, con base en los documentos a revisar, el área que tramita. ¿Cuál es el área que tramita? En caso de ser las áreas de la Secretaría: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, la Factura en original, el Oficio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se realice la compra o contratación del servicio. Continúa con la actividad número 3. En caso de ser el Departamento de Recursos Materiales: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Pedido en un tanto, el Contra recibo en un tanto, el Cuadro Comparativo en un tanto, las Cotizaciones en copia y en caso de ser pago de licitación pública o simplificada el Acta de subcomité de adquisiciones servicios y enajenaciones en fotocopia y Acta de Fallo en fotocopia. Verifica que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y copia y en la Documentación soporte. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el Formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna número de folio para control interno y firma el documento.

126


Órdenes de Pago y Caja

3A.1

3A.2

3A.3 4

4ª

5 6

Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma de las áreas de la Secretaría y/o del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Entrega a las áreas de la Secretaría y/o Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original Documentación soporte, solicita los ajustes que correspondan y archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminución de documentos en copia. Continúa con la actividad número 4. En caso de cumplir con los requisitos: Verifica disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Informa y entrega a las áreas de la Secretaría o en su caso al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación soporte. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta disponibilidad en el Sistema de acuerdo a las partidas que correspondan a la adquisición o contratación de servicios. Elabora el Seguimiento de documentación del Siafev, en original y dos copias, con el registro de los datos que correspondan a los documentos que se tramitan para pago.

127



7 8

Asigna número de folio para control interno y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, para tramite de pago, el Seguimiento de documentación del Siafev en original y una copia, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y la Documentación soporte, y archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente el Seguimiento del Siafev, segunda copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia. FIN DE PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÓN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV).

128


Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.


- AREAS DE LA SECRETARÍA - DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

INICIO

RECIBE Y DETERMINA



O-1


¿CUAL ES EL

AREA QUE TRAMITA ?

REVISA


FACTURA

OFICIO DE AUTORIZACION

1

REVISA


FACTURA

PEDIDO CONTRARECIB

O

CUADRO COMPARATIVO

COTIZACIONES

ACTA DE SUBCOMITE

ACTA DE FALLO

EN CASO DE

LICITACION


SERVICIOS GENERALES

VERIFICA REQUISITOS



O-1

1

NO COMPLETA,

ASIGNA FOLIO Y FIRMA

DEVOLUCION/ DISMINUCION DE DOCUMENTOS

O-1

INFORMA Y RECABA FIRMA

JEFE DE DEPARTAMENT

O DE RECURSOS FINANCIEROS

RECABA FIRMA



O-1


O-1

ACCESA Y VERIFICA

DISPONIBILIDAD

SISTEMA

INTERNO

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

SI

INFORMA Y ENTREGA



O-1

2

¿ CUENTA CON DISPONIBILIDAD

?

FIN

AFECTA DISPONIBILIDAD

SISTEMA

INTERNO

SI

NO

2

O-1

O

T

T

T

1

F

F

O-1

O

O

1

AREAS QUE

TAMITAN

129


Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.


FIN

2



1

SEGUIMIENTO DEL SIAFEV

2

O-2

ELABORA

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIAFEV

ENTREGA

O-1


O-2

ASIGNA FOLIO Y FIRMA




O

ENTREGA

O

1

2





1

C

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS

PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

130

Procedimiento Nombre: Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.

Objetivo: Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.

Frecuencia: Diario.

Normas La solicitud de recursos para viáticos deberá tramitarse con el Oficio de comisión que registre la autorización del Titular del área para realizar la comisión oficial. Los recursos para comisiones oficiales tramitados a través de las Unidades presupuestales correspondientes, deberán contar con la autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para el depósito en cuentas personales. En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Registro Único de Comisión al Personal Estatal deberán registrarse el lugar, período, objetivo de la comisión, además de la tarifa y nivel de comisionado con base en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes. Para que proceda el trámite de autorización de viáticos deberá contarse con disponibilidad presupuestal La comprobación de recursos deberá integrarse con las Facturas, Boletos o Recibos que comprueben los gastos realizados en la comisión oficial. La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los lineamientos del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, Código Financiero y Lineamientos Internos para el Ejercicio del Presupuesto.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

131


1

1A

2

2A

3

Recibe de las áreas de la Secretaría la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, el Formato Registro Único de comisiones al Personal Estatal, en copia y verifica que los documentos cumplan con los requisitos para su elaboración. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Indica vía telefónica los ajustes y devuelve a las áreas de la Secretaría, la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, en copia y el Formato de Registro Único de comisiones al Personal Estatal, en copia. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema Interno y verifica la disponibilidad presupuestal del área que solicita recursos para viáticos. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Informa vía telefónica a las áreas de la Secretaría que no cuenta con disponibilidad presupuestal para atender la solicitud de viáticos y devuelve la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia y Formato de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, en copia. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno (presupuesto comprometido), con base en las partidas presupuestales indicadas para la comisión oficial.

132



4 5 6 7

7A

7A.1

Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de Comisión, en copia y Formato Único de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, en copia. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias. Distribuye los documentos de la manera siguiente:

• A la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque.

• Archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de fondos a comprobar, en copia, con las copias del Oficio de la comisión y el Formato de Registro Único de comisiones al Personal Estatal.

Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Secretaría los documentos comprobatorios siguientes:

• Registro único de comisiones al personal estatal en original,

• Oficio de comisión en original, • Documentación soporte y • Solicitud-Comprobación de Recursos en original

y dos copias. Verifica que los documentos estén completos y correctos. ¿Es completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el documento. Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el Formato Devolución/disminución de documentos en original y copia.

133



7A.2

7A.3 8 9

10

Recaba firma de las áreas de la Secretaría en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreas de la Secretaría los documentos siguientes:

• Devolución/disminución de los documentos en original,

• Registro único de comisiones al personal en original,

• Oficio de comisión en original, • Documentación soporte y • Solicitud-Comprobación de recursos en original y

dos copias. Archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminución de documentos en copia. Continúa con la actividad número 7. En caso de estar completa y correcta: Elabora y firma el Seguimiento Interno de Documentos en original y dos copias, y el Seguimiento de documento del Siafev en original y dos copias, con el registro de los documentos que se tramitan para su comprobación. Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias, en el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos el Seguimiento Interno de Documentos en original y copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia; así como a la Oficina de Ordenes de Pago y Caja, el Seguimiento de documentación del Siafev en original y copia, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original, el Registro único de comisiones al Personal estatal, en original y la Documentación soporte y archiva de manera cronológica

134


Ordenes de Pago y Caja

Permanente el Seguimiento de documentación del Siafev en segunda copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos segunda copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRÓ DE COMPROBACIÒN DE RECURSOS.

135


Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.


SELLA Y ASIGNA FOLIO

INICIO

RECIBE Y VERIFICA


OFICIO DE COMISION

O-2

O-2

JEFE DE DEPARTAMENTO


RECABA FIRMA

O-2

O-2

INDICA AJUSTES

Y DEVUELVE

1

¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?

NO

OFICIO DE COMISION

ACCESA Y VERIFICA DISPONIBILIDAD

SI

O-2

C

FORMATO DE REGISTRO ÚNICO DE COM.

C


O-2


VÍA TELEFÓNICA

SISTEMA INTERNO

¿CUENTA CON

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

INFORMA Y DEVUELVE

OFICIO DE COMISION

O-2

C


FORMATO U DE COMISIÓN

O-2

SI

FIN

AFECTA DISPONIBILIDAD

SISTEMA INTERNO



1

DISTRIBUYE



FORMATO ÚNICO DE COMISIÓN

C


O

O

1


NO

1

OFICIO DE COMISION

1

FORMATO DE REGISTRO ÚNICO DE COM.


VÍA TELEFÓNICA


1

OFICIO DE COMISION

1


1

OFICIO DE COMISION

1

136


Recepción y Revisión de la Solicitud y comprobación de Viáticos.


REGISTRO UNICO DE COMISIONES AL PERSONAL



2

O

O

C


O-2

O-2

1

RECIBE Y VERIFICA


OFICIO DE COMISION



O

O

O-2


2

¿ES COMPLETA

Y CORRECTA LA COMPROBACION?

SI

ELABORA Y FIRMA

NO COMPLETA, ASIGNA EL NÚMERO DE FOLIO Y FIRMA


O-1


O-2

ASIGNA NUMERO DE FOLIO

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-2

FIN

ENTREGA



1

O-1


SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION DEL SIAFEV

O-2


SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS DEL SIAFEV

O-1



2

2

INFORMA Y

RECABA FIRMA


O-1

RECABA FIRMA


O-1




INFORMA Y DEVUELVE


OFICIO DE COMISION



O

O

O-2

2



O


1

C


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS

137


Revisión de Documentos para la asignación y Reposición de Fondo Revolvente.

Objetivo: Verificar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondo revolvente cumplan con la normatividad establecida y corroborar la disponibilidad presupuestal.


Normas La asignación de fondo revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Administrativa. Los documentos que deben presentarse para reposición de fondo revolvente se integran por Facturas, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especifiquen en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en los Lineamientos Internos del Departamento de Recursos Financieros.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

138



1

1A

1A.1 2

2A 3

Recibe de las áreas de la Secretaría, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación soporte y revisa los documentos para determinar el trámite que corresponde. ¿Cuál es el trámite que corresponde? En caso de que corresponda asignación de fondo: Revisa la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y el Recibo de fondo revolvente en original integrado en la Documentación soporte para obtener la cantidad que corresponde al fondo revolvente. Accesa al Sistema Interno y registra la cantidad de asignación de fondo revolvente. Continúa con la actividad número 2. En caso de que corresponda reposición de fondo: Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Indica los ajustes a realizar y devuelve a las áreas administrativas, a través del formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte y archiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/disminución de documentos, conservando copia del oficio de rechazado con el sello de las áreas administrativas. Continúa con la actividad número 3. En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema y verifica si cuenta con disponibilidad

139



3A

3A.1

3A.2 4 5 6

Presupuestal para afectar las partidas que permitan reponer el fondo revolvente. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el documento. Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de la insuficiencia presupuestal y devuelve a las áreas correspondientes, el formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte Y archiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/disminución de documentos. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad en el Sistema con base en las cantidades y partidas de los gastos efectuados con fondo revolvente. Elabora y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias y el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias. Asigna número de folio para control interno en el Seguimiento de documentación del Siafev, en original y dos copias, en el Seguimiento interno de documentos en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias.

140



7

7A.1

7A.2

7A.3

Entrega los documentos que proceden para asignación o reposición de fondo revolvente en el orden siguiente:

• A la oficina de Presupuesto y Contabilidad: el Seguimiento interno de documentos en original y copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia.

• A la Oficina de Ordenes de Pago y Caja: el Seguimiento de documentación del Siafev en original y copia, la Documentación soporte y la Solicitud-Comprobación de Recursos en original.

• Archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo el Seguimiento interno de documentos, en copia, el Seguimiento de documentación del Siafev en copia y la Solicitud-Comprobación de Recursos, en segunda copia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

• REGISTRO DE COMPROBACIÒN DE RECURSOS • RECEPCIÒN DE SOLICITUDES-COMPROBACIÒN

DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÒN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV).

141




REGISTRO UNICO DE COMISIONES

DOCUMENTACION

SOLICITUD- COMPROBACIO

2

O

O

C

SOLICITUD- COMPROBACION

O-2

O-2

1

RECIBE Y VERIFICA


OFICIO DE

DOCUMENTACION


O

O

O-2

AREAS DE LA

SECRETARÍ

2

¿ES COMPLETA

Y CORRECTA LA

SI

ELABORA Y FIRMA

NO

COMPLETA, ASIGNA EL NUMERO

DE FOLIO Y

DEVOLUCION/ DISMINUCION DE

O-1

SEGUIMIENTO INTERNO DE

O-2

ASIGNA NUMERO DE

FOLIO

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENT

O-2

F IN

ENTREGA



1

O-1

OFICINA DE PRESUPUESTO Y

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACION

O-2


SEGUIMIENTO DE

O-1



2

2

INFORMA Y

RECABA FIRMA


O-1

RECABA FIRMA


O-1

JEFE DEL DEPARTAMEN

TO DE RECURSOS

AREAS DE LA

INFORMA Y DEVUELVE

REGISTRO UNICO DE COMISIONES

OFICIO DE

DOCUMENTACION


O

O

O-2

2

AREAS DE LA


O


1

C


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE COMPROBACION DE

RECURSOS

142




ENTREGA



O-1




1

1

O


Y CONTABILIDAD


O-1

1

F IN



C


2

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS - RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

143


Recepción de Recursos No Ejercidos.

Objetivo: Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los servidores públicos en las Solicitudes Comprobación de Recursos; así como llevar a cabo el depósito de dichos recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Frecuencia: Diaria.

Normas En la Oficina de Ordenes de Pago y Caja reciben el recurso y se efectúa el reintegro para envío a la Secretaría de Finanzas y Planeación.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

144


1 2 3 4 5

Recibe de las diversas áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura, el Formato de reintegro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejercidos. Elabora el Formato de reintegro en original y captura los datos generales del servidor público y la cantidad que reintegra, número de cheques y cuenta bancaria, de acuerdo con el Formato de reintegro original. Envía el Formato de reintegro y el efectivo al área de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Emite del Sistema Interno el Recibo de ingresos en tres tantos, sellados por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Integra expediente de Recepción de Recursos no Ejercidos con el Formato de reintegro en original y el Recibo de ingresos en un tanto y archiva dicho expediente de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS.

145


Recepción de Recursos No Ejercidos.



INICIO

FORMATO DE REINTEGRO

O

RECIBE

ELABORA Y CAPTURA

EFECTIVO

INTEGRA


O

1T

RECIBO DE INGRESOS SELLADO

2T

ÁREAS DE LA SECRETARÍA


RECIBO DE INGRESOS

3T

EMITE

ENVÍA


O

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

EFECTIVO

SISTEMA INTERNO

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

C

FIN SISTEMA INTERNO

EXPEDIENTE DE RECEPCIÓN DE RECURSOS NO EJERCIDOS

O

146

Procedimiento Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente.

Objetivo: Cumplir oportunamente con la entrega de Cheques a los beneficiarios para la atención de los compromisos establecidos por las áreas de la Secretaría.

Frecuencia: Diaria.

Normas Los cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Solicitud-Comprobación de Recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar. La Documentación soporte del pago de los cheques con recursos del fondo revolvente deberá integrarse con la copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos y/o el original de la Solicitud de fondos a comprobar, por concepto de viáticos y gastos a comprobar. Los cheques para pago a beneficiarios deberán imprimirse en las formas valoradas de las chequeras que corresponden a las cuentas bancarias para la administración de los recursos de fondo revolvente. El registro y firmas de Cheques deberán contar con dos firmas mancomunadas para su protección y control. La entrega de cheques se realizará previa identificación del beneficiario, misma que deberá contar con vigencia, nombre, firma y fotografía. En la Póliza Cheque deberá registrarse la firma del beneficiario y la fecha que corresponda a la entrega del Cheque. En el Sistema Interno deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recursos pagados. El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para control de disponibilidad, egresos y saldos en las cuentas bancarias de la Secretaría.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

147



1 2

2A 3 4 5 6

Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad a través del Sistema Interno la Póliza de egresos en trámite, el Seguimiento interno de documentos en original y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos y en original si es una Solicitud de fondos a comprobar. Verifica que los datos relevantes del Seguimiento interno de documentos original y la Documentación soporte correspondan a los datos de la Póliza de egresos recibida vía Sistema Interno ¿Coinciden los datos de los documentos recibidos? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, a través del Sistema Interno, así como el Seguimiento interno de documentos, en original y la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Revisa en el Sistema Interno el número de Cheque consecutivo contra la Forma valorada original que obtiene del resguardo en el área de Órdenes de Pago y Caja. Emite en la forma valorada el Cheque nominativo en original y la Póliza cheque original correspondiente al pago de recursos. Emite del Sistema Interno la Póliza de egresos en dos tantos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, en la Póliza

148



7 8 9

10

11

12

13

14

Cheque original y en la Póliza de egresos en dos tantos. Registra en el Sistema Caja como autorizado el Cheque en original y la Póliza cheque en original. Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente:

• Cheque en original • Póliza cheque en original • Seguimiento interno de documentos,

original. • Documentación soporte en original y/o

fotocopia según sea el caso. • Póliza de egresos en dos tantos.

Pasa el tiempo. Recibe al beneficiario y solicita la identificación oficial en original que lo acredita para recibir el Cheque, por los servicios prestados a la Secretaría. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en original y la Póliza cheque, en original que corresponden al beneficiario que se presenta a cobrar. Recaba firma del beneficiario en la Póliza cheque, original. Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial, en original Accesa al Sistema Interno y con base en la Póliza cheque, original registra la baja del cheque entregado al beneficiario. Pasa el tiempo. Emite a través del Sistema Interno, el Informe de bancos, en tres tantos con el registro del importe de los cheques emitidos en el día y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de

149



15

16

Recursos Financieros. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el seguimiento interno de documentos, en original, Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de recursos así como la póliza de egresos en dos tantos. Distribuye los documentos en el orden siguiente:

§ A la Oficina de Presupuesto y Contabilidad, el Informe de bancos, en un tanto, la Póliza de egresos, en un tanto, el Seguimiento interno de documentos, en original y la Documentación soporte en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de Recursos para que proceda a integrar el archivo contable.

§ A la jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe de bancos en un tanto.

§ Archiva de manera cronológica permanente el Informe de bancos, en un tanto, la Póliza de egresos en un tanto y la Póliza cheque, en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

150


Emisión y Entrega de Cheques del Fondo Revolvente.


REGISTRA COMO AUTORIZADO

CHEQUE

O

SISTEMA INTERNO

FORMA VALORADA

O

INICIO

EMITE EN FORMA VALORADA

O

RECABA FIRMA

O

POLIZA DE EGRESOS



SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS

O

RECIBE

SISTEMA INTERNO


POLIZA DE EGRESOS EN

TRÁMITE


O

VERIFICA DATOS RELEVANTES

SISTEMA INTERNO

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS?

NO DEVUELVE

POLIZA DE EGRESOS EN

TRÁMITE

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O

SISTEMA INTERNO DE CAJA

1

1

REVISA

SISTEMA INTERNO

SI

NUMERO DE CHEQUE

CHEQUE

POLIZA DE EGRESOS

2T

EMITE

SISTEMA INTERNO

CHEQUE

- JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL


BENEFICIARIO

RECIBE Y REVISA

1



POLIZA CHEQUE

POLIZA CHEQUE

2T

POLIZA CHEQUE

2T

RESGUARDA

O

POLIZA DE EGRESOS C

CHEQUE

POLIZA CHEQUE


O

IDENTIFICACION OFICIAL O

OBTIENE

CHEQUE

O

POLIZA CHEQUE

C

BENEFICIARIO

RECABA FIRMA

O POLIZA CHEQUE

POLIZA DE EGRESOS

EN TRÁMITE

O

O

O

O

O

OBTIENE DEL RESGUARDO DE LA OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO Y CAJA


151


Emisión y Entrega de Cheques del Fondo Revolvente.


O

INFORME DE BANCOS

T

T

POLIZA DE EGRESOS

T

FIN

POLIZA CHEQUE

O

ACCESA Y REGISTRA BAJA DE CHEQUE

SISTEMA INTERNO

DISTRIBUYE

INFORME DE BANCOS

T

T


POLIZA DE EGRESOS O


1

INFORME DE BANCOS

3T

EMITE Y RECABA FIRMA

SISTEMA INTERNO

- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y -




DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

INFORME DE BANCOS

C

ENTREGA

CHEQUE

O IDENTIFICACION OFICIAL

BENEFICIARIO

OBTIENE


O

2T


POLIZA DE EGRESOS

POLIZA CHEQUE

O

PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE

C

152

Procedimiento Nombre: Reposición de Fondo Revolvente de Caja.

Objetivo: Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos.

Frecuencia: Variable.

Normas Todos los documentos presentados para pago o comprobación de gastos para hacerlos efectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Toda la documentación deberá revisarla previamente la Oficina de órdenes de Pago y Caja. La Solicitud-Comprobación de Recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de Órdenes de Pago y Caja, para validar la revisión previa del documento.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

153



1 2 3 4 5 6 7

Recibe de las áreas administrativas de la Secretaría, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y los Comprobantes en original. Determina el importe total de la Solicitud-Comprobación de Recursos en original de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolvente de la Oficina de Pago y Caja. Fotocopia la Solicitud-Comprobación de Recursos en original para obtener el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. Entrega a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y archiva la fotocopia de la Solicitud-Comprobación de Recursos como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. Recibe de la Oficina de Presupuesto y Contabilidad a través del Sistema Interno, la póliza de trámite y Solicitud-Comprobación de Recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en original y copia. Accesa al Sistema Interno, emite la Póliza de egresos en dos tantos, en la Forma valorada que obtiene del resguardo en el área de órdenes de Pago y Caja emite Cheque en original con su respectiva Póliza cheque en un tanto y revisa que los datos estén correctos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros autorización en el Cheque en original, en la Póliza cheque en un tanto y en

154


8 9

10

11

12

la Póliza de egresos en dos tantos. Accesa al Sistema Interno, y registra el Cheque en original en el control de cheques autorizados. Firma la Póliza cheque en un tanto y registra la baja del cheque en el Sistema Interno. Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria correspondiente. Recibe de la institución bancaria correspondiente el Efectivo, el cual se resguarda en la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. Entrega a la Oficina Presupuesto y Contabilidad la Solicitud-Comprobación de Recursos en copia, el Seguimiento interno de documentos en original y copia y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivo contable y archiva la Póliza cheque y la Póliza de egresos en un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

155


Reposición del Fondo Revolvente de Caja.


C



ENTREGA


O

O-2

RECIBE

INICIO

DETERMINA IMPORTE

FOTOCOPIA


COMPROBANTES



O

O

O-2

O

F


F


C

RECIBE POLIZA DE TRAMITE Y

REVISA


SISTEMA INTERNO VIA

SISTEMA

1

O-1

REVISION DE DOCUMENTOS

PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO

REVOLVENTE

ACCESA, EMITE Y REVISA

SISTEMA INTERNO

POLIZA DE EGRESOS

CHEQUE

POLIZA CHEQUE

2T

T

RECABA AUTORIZACION

- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA - JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

CHEQUE

POLIZA CHEQUE

T

ACCESA Y REGISTRA

SISTEMA INTERNO

CHEQUE

FIRMA Y REGISTRA BAJA DEL CHEQUE

POLIZA CHEQUE T

REALIZA COBRO

CHEQUE


RECIBE Y RESGUARDA

EFECTIVO


FIN

ENTREGA

SOLICITUD- COMPROBACION DE RECURSOS C

T

POLIZA CHEQUE


POLIZA DE EGRESOS

POLIZA DE EGRESOS

T

O-1

COMPROBANTES

POLIZA DE EGRESOS

2T

T

CARPETA DE POLIZA DE EGRESOS

O

O

O

O

SISTEMA INTERNO


OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL AREA DE ÓRDENES

DE PAGO Y CAJA

156

Procedimiento Nombre: Pago de Gastos Menores con cheque a las áreas de la Unidad

Administrativa.

Objetivo: Realizar el pago en cheque de los compromisos establecidos por la Unidad Administrativa, previa autorización del titular de la Unidad Administrativa, y/o Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Humanos y Materiales.


Normas El pago con cheque de Solicitudes-Comprobación de Recursos se realizará en el departamento de órdenes de Pago y Caja. Todo documento presentado para pago a través de la Solicitud-Comprobación de Recursos deberá revisarse previamente por la Oficina de Órdenes de Pago y Caja. La solicitudes-Comprobación de Recursos y los Comprobantes, deberán cumplir con los Lineamientos Internos de Recursos Financieros




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

157



1

1A 2 3 4

5

Recibe de las áreas de Recursos Financieros, Humanos, Materiales e Informática, la Solicitud –Comprobación de Recursos en original y dos copias y los comprobantes que corresponden a los pagos realizados y verifica que los documentos cumplan con los Lineamientos Internos de Recursos Financieros. ¿Cumplen con los lineamientos del Departamento de Recursos Financieros? En caso de que no cumplan con los Lineamientos: Informa de la inconsistencia y devuelve a las áreas Administrativas la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y los Comprobantes en original. Continúa con la actividad número 1. En caso de que cumpla con los Lineamientos: Elabora cheque y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Obtiene una copia del cheque y entrega a las áreas administrativas, el cheque en original por concepto de pago de comisiones o gastos oficiales. Pasa el tiempo. Sella como pagado y entrega el cheque en original al Departamento de Recursos Financieros para procesar en el Siafev, depositando en la cuenta en forma electrónica. Pasa el tiempo. Registra en el auxiliar de bancos el cheque emitido, con una copia de la póliza cheque e integra expediente de Pago de Gastos Menores y archiva de manera cronológica temporal las Solicitudes-Comprobación de Recursos en original y dos copias, los Comprobantes y la copia del cheque.

158



FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA.

159


Pago de Gastos Menores con cheque a las áreas de la Unidad Administrativa.


COMPROBANTES


COMPROBANTES

O-2

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

CHEQUE

SOLICITUDES- COMPROBACION DE RECURSOS

O-2

REGISTRA E INTEGRA

AREAS DE RECURSOS FINANCIEROS, HUMANOS, MATERIALES

E INFORMÁTICA

1

FIN

INFORMA Y DEVUELVE

ELABORA Y FIRMA

ENTREGA

¿CUMPLEN CON LOS LINEAMIENTOS DE

RECURSOS FINANCIEROS?

1

SI

NO

CHEQUE

CHEQUE

AREAS ADMINISTATIVAS DE LA

SECRETARÍA

AREAS ADMINISTRATIVAS

DE LA SECRETARÍA

SELLA ENTREGA Y PROCESA

O



COMPROBANTES

O-2

C

JEFE DE LA U. ADMINISTRATIVA

CHEQUE

SIAFEV

C

AUXILIAR DE BANCOS

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA

PÓLIZA CHEQUE

C

160

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

161

Procedimiento Nombre: Emisión de la nómina.

Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones que por las jornadas laborales les correspondan a los servidores públicos adscritos a la Secretaría de Turismo y Cultura.

Frecuencia: Quincenal.

Normas La emisión de la nómina incluye el pago de las percepciones que corresponden al personal de la Dependencia. La integración y emisión de la nómina, deberá apegarse al calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Para llevar a cabo el proceso de integración y emisión de la nómina, la Oficina de Nómina considerará el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El envío del depósito a la institución bancaria a través del Sistema Pagel deberá efectuarse un día antes a la fecha de pago. En el caso de que se presente un pago por concepto de estímulo por años de servicio, se hará mediante la captura de pagos directos en el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El reporte de pagos directos de estímulo por años de servicio deberá enviarse al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el caso de no haber pagos por este concepto se notifica a través de oficio.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

162

Área Actividad Descripción Oficina de Nómina

1 2

2A

2A.1 3 4

Obtiene del archivo alfabético permanente el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal y consulta los movimientos de altas y bajas del personal. Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado, actualiza las altas y bajas quincenales del personal y verifica los movimientos en la nómina. ¿Existen movimientos de afectación a la nómina? En caso de existir pagos directos y bajas de personal: Consulta el Marco normativo de percepciones y deducciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación que obtiene del archivo cronológico temporal y de acuerdo a las fechas de baja contenidas en el Expediente de movimientos de personal, efectúa los cálculos del finiquito. Accesa al módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado y captura los datos requeridos para efectuar la baja de personal y archiva de manera cronológica temporal el Marco normativo de percepciones y deducciones. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 4. En caso de existir altas y pagos retroactivos al personal: Accesa al Modulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado y de acuerdo a las fechas de altas contenidas en el Expediente de movimientos de personal, captura los datos de ingreso del servidor publico. Archiva de manera cronológica permanente el Expediente personal y el Expediente de movimientos de personal. Pasa el tiempo.

163


5 6 7 8 9

10

11

12

Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado para llevar a cabo el proceso de nómina quincenal y obtiene del archivo cronológico permanente las formas valoradas en original y las Notificaciones de depósito, en original. Emite del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado las Notificaciones de depósito en original y los cheques en las Formas valoradas. Emite del Modulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado la Nómina en un tanto que contiene la relación de los trabajadores de base y de contrato; el Reporte de cifras de control quincenal en dos tantos y el Reporte alfabético de verificación de depósito en un tanto. Genera del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado, los Archivos de nómina en diskette para que el Departamento de Recursos Financieros verifique las afectaciones presupuéstales. Elabora Tarjeta Informativa en original y copia para entregar al Departamento de Recursos Financieros el Reporte de las cifras de control quincenal en un tanto y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Departamento de Recursos Financieros la Tarjeta Informativa en original, el reporte de cifras de control quincenal en un tanto, y el diskette con los Archivos de nómina y archiva la Tarjeta informativa en copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Accesa al Sistema Pagel de la institución bancaria correspondiente y efectúa el envío de la nómina para el depósito del efectivo que corresponde a los empleados de la Secretaría. Genera del Sistema Pagel, el Reporte general de un grupo de transacciones en un tanto.

164


13

14

15

16

17

18

19

20

Verifica los importes totales que correspondan al pago de personal en el Reporte alfabético de verificación de depósito, en un tanto y en el Reporte General de grupo de transacciones en un tanto. Paga la nómina en cada uno de los trabajadores de la Secretaría de Turismo y Cultura, firmando de conformidad en un tanto. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, una copia de la nómina firmada por los trabajadores, archivando de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Elabora y firma en original y copia los reportes de Cuota sindical, Cuota del Instituto de Pensiones del Estado, Liquidación del ISR y Seguro institucional. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el original de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISR y Seguro institucional así como un tanto del Reporte de cifras de control quincenal y archiva de manera cronológica permanente la copia de cada uno de los reportes. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación los Estados de cuenta del SAR (Safari) bimestrales, en un tanto. Elabora la Relación de entrega de estados de cuenta en original para recabar la firma de recibido del trabajador. Entrega al trabajador el Estado de cuenta de personal vigente, en un tanto y recaba firma de recibido en la Relación de entrega de estados de cuenta en original.

165


21

Considerando que si se localiza al extrabajador le entrega el Estado de cuenta de personal no vigente, en caso contrario se anexa a su Expediente. Archiva cronológicamente en forma permanente la Relación de entrega de estados de cuenta en original, en un tanto con el registro de las firmas de los trabajadores que recibieron el Estado de cuenta del SAR. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

166


Emisión de la Nómina.


C

TARJETA INFORMATIVA

1

ARCHIVOS DE NOMINA

ACCESA Y CAPTURA

SISTEMA DESCONCENTRAD

O

1

EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL

T

REPORTE DE CIFRAS DE CONTROL QUINCENAL

2T

NOTIFICACIONES DE DEPÓSITO


ACCESA Y PROCESA NOMINA

¿EXISTEN MOVIMIENTOS DE AFECTACION A LA

NOMINA?

PAGOS DIRECTOS Y BAJAS DE PERSONAL

FORMAS VALORADAS

INICIO

SISTEMA DESCONCENTRADO

ACCESA, ACTUALIZA Y VERIFICA

MOVIMIENTOS



EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL A

ALTAS Y PAGOS

RETROACTIVOS

AL PERSONAL

ACCESA Y CAPTURA


O

1

O

O

EMITE


EN FORMAS VALORADAS

NOMINA

EMITE


O T

ARCHIVOS DE NOMINA

GENERA


O


TARJETA INFORMATIVA


RECURSOS HUMANOS

O-1


T

TARJETA INFORMATIVA

ENTREGA

O

1

C

MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

CHEQUES

REPORTE ALFABETICO DE VERIFICACION DE DEPÓSITO

C

OBTIENE Y CONSULTA

EXPEDIENTE DE PERSONAL

CONSULTA Y EFECTUA

CALCULOS

O


T



ARCHIVA

C

C

MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

167


Emisión de la Nómina.


1

1 CUOTA DEL IPE

1

1


T

C SEGURO INSTITUCIONAL

LIQUIDACION DEL ISPT

O

NÓMINA

ENTREGA

1T

O-1

CUOTA DEL IPE

O-1

CUOTA SINDICAL

ELABORA Y FIRMA

O-1

1

PAGA LA NÓMINA

NOMINA

CHEQUES


VERIFICA TOTALES

REPORTE ALFABETICO DE VERIFICACION DE DEPÓSITO

REPORTE GENERAL

T

T

GENERA

SISTEMA PAGEL

REPORTE GENERAL

T

CUOTA DEL IPE

O

CUOTA SINDICAL

ENTREGA

O

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

DE LA SEFIPLAN

SEGURO INSTITUCIONAL

SEGURO INSTITUCIONAL

T LIQUIDACION DEL ISPT

O-1

O

CUOTA SINDICAL

LIQUIDACION DEL ISPT

ACCESA Y EFECTUA ENVIO DE LA NOMINA

SISTEMA PAGEL

RECIBE

ESTADOS DE CUENTA SAR

T

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

DE LA SEFIPLAN

FIN

ARCHIVA

RELACION DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA

ENTREGA Y RECABA FIRMA

ESTADOS DE CUENTA DE PERSONAL VIGENTE


T

O

O

C

BIMESTRALES

ELABORA


O

168

Procedimiento Nombre: Pago de Compensaciones.

Objetivo: Elaborar la Nómina de compensaciones en tiempo y forma para que los empleados reciban sus percepciones de manera correcta y oportuna.


Normas El Requerimiento del recurso para el pago de Nómina de compensación deberá enviarse los días ocho de cada mes a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización. Para la emisión de la Nómina de compensación es necesario contar con disponibilidad del presupuesto en cada Unidad Presupuestal. El pago de la Nómina de compensación se emitirá solo a los empleados que estén dados de alta en el sistema. Al terminar el proceso y generación de Nómina se deberá aplicar el impuesto sobre la renta (ISR) a cada uno de los empleados. Se deberá remitir al Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría de Turismo y Cultura el importe de ISR en el Anexo “7-A” dentro del mes que corresponda.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

169


1 2 3 4 5 6 7 8

Obtiene del archivo cronológico permanente los Movimientos de personal del mes en original, los integra y ordena por Unidad Presupuestal. Elabora el Resumen de movimientos en un tanto para revisión y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica permanente los Movimientos de personal en el mes en original. Envía el Resumen de movimientos en un tanto a la Oficina de Nómina de compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Cuantifica las incidencias por concepto de retardos y/o faltas. Así mismo, se calculan las cuotas obreras del Instituto Mexicano del Seguro Social y aguinaldo en caso de baja. Elabora el Requerimiento del mes en dos tantos, considerando los movimientos de altas, bajas, cambios, retroactivos, modificaciones de sueldo, aguinaldos, retardos y/o faltas y descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social. Elabora el Resumen del requerimiento en tres tantos, uno se entrega al Departamento de Recursos Financieros para que le de disponibilidad a cada Unidad Presupuestal y los otros dos se integran al Requerimiento. Elabora el Estado de cuenta del mes en dos tantos. Envía los días ocho de cada mes el Requerimiento en un tanto y el Resumen del requerimiento en un tanto, así como el Estado de cuenta del mes en un tanto a la Oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación (Subdirección de Recursos Humanos) para su autorización y el Requerimiento en un tanto y el Estado de cuenta del mes en un tanto se archivan como acuse de recibo de manera cronológica.

170


9

10

11

11A.1

12

13

14

Recibe vía telefónica de la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización del Requerimiento. Realiza la captura en el Sistema SNC de todos los movimientos del mes así como las incidencias, aguinaldo y pensión alimenticia, así como cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social. Emite del Sistema SNC el Reporte de cifra control en un tanto y verifica que los importes estén correctos. ¿Son correctos los importes del Reporte de cifra control? En caso de no ser correctos los importes: Corrige en el Sistema SNC los importes. Continúa con la actividad número 11. En caso de ser correctos los importes: Emite del Sistema SNC otro tanto del Reporte de cifra control y se entrega al Departamento de Recursos Financieros para que solicite recursos a la tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de cifra control anterior, en un tanto. Genera en el Sistema SNC el archivo de depósito y cheques. Emite a través del Sistema SNC y verifica que están correctos los reportes siguientes:

• Cifra de control de cheques, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta.

• Cifra control de depósito, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,

• Relación de cheques general, de pensionados, y

171


15

16

17

de Retroactivos (si los hay), en un tanto y archiva de manera cronológica Permanente en la Carpeta. • Cifra control del Instituto Mexicano del

Seguro Social, en dos tantos, un tanto lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta y el otro tanto se archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del Instituto Mexicano del Seguro Social,

• Plantilla de personal con descuentos, en un

tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,

• Plantilla de Personal sin descuentos, en un

tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,

• Plantilla de personal con retroactivos (si los hay), en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta,

• Plantilla de personal con pensión alimenticia, en dos tantos y archiva un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta y el otro tanto lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Pensiones Alimenticias.

Accesa al Sistema Pagel-Bancomer, transmite depósitos a las cuentas de los trabajadores y emite el Reporte de los depósitos, en un tanto y se archiva de manera cronológica permanente. Realiza cálculo del ISR de manera manual por medio de muestreo de sueldos. Realiza el proceso de ISR en el sistema SNC guiándose en el apartado “A” y “B” del Manual de Obligaciones Fiscales que obtiene del archivo cronológico temporal y se emite los Reportes de base gravable en original y los Reportes de ISR de la compensación en dos tantos, un

172


18

19

20

21

22

tanto de los Reportes de ISR se entrega al Departamento de Recursos Financieros y el otro tanto se archiva de manera cronológica permanente. Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia y archiva de manera cronológica temporal el Manual de Obligaciones Fiscales. Prepara Anexo “7-A” definitivo en original y copia para reportar las bases gravables y envía el Anexo “7-A” junto con el ISR de la nómina básica de compensación al Departamento de Recursos Financieros con el Oficio de envío en original; y el Anexo “7-A” en copia y el Oficio de envío en copia se envían a la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Actualiza por medio del Sistema Excel el acumulado anual. Informa vía telefónica a la Oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación el término del cálculo del impuesto (ISR). Procesa en el Sistema SNC la póliza en original y dos copias y turna al Departamento de Recursos Financieros la primer copia, a la oficina de Nómina de Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente la Póliza en original para comprobar la afectación en el Siafev y el Reporte de base gravable en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

173


Pago de Compensaciones.


C

CUANTIFICA INCIDENCIAS

ELABORA

INICIO

OBTIENE, INTEGRA Y

ORDENA POR UNIDAD

PRESUPUESTAL

O

ELABORA

ENVIA

ELABORA PARA REVISION

Y RECABA FIRMA

RESUMEN DE MOVIMIENTOS

T

MOVIMIENTOS DE PERSONAL

DEL MES

RESUMEN DEL REQUERIMIENTO

REQUERIMIENTO

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

T REPORTE DE CIFRA CONTROL

1

REQUERIMIENTO 2T

T

DEPARTAMENTO


T

SE INTEGRAN AL

REQUERIMIENTO

ELABORA

ESTADO DE CUENTA DEL MES

2T



T

T

T

OFICINA DE NOMINA DE

COMPENSACIONES DE LA SEFIPLAN

LOS DIAS 8 DE

CADA MES

RECIBE AUTORIZACION

VIA TELEFONICA

REALIZA LA CAPTURA

SISTEMA

SNC

MOVIMIENTOS

DEL MES

EMITE Y VERIFICA

SISTEMA

SNC

NO

SI

¿SON CORRECTOS

LOS IMPORTES DEL REPORTE

DE CIFRA CONTROL?

1

T REPORTE DE CIFRA CONTROL

EMITE Y

ENTREGA

SISTEMA

SNC DEPARTAMENTO


DEL MES

C

T

REQUERIMIENTO



T

T

T

C

ENVIA

RESUMEN DE MOVIMIENTOS T





MOVIMIENTOS DE PERSONAL

O

C

1

CORRIGE

SISTEMA

SNC

REPORTE DE CIFRA CONTROL ANTERIOR

T

REQUERIMIENTO

174


Pago de Compensaciones.


C

DEPARTAMENTO


FIN

1

REALIZA EN FORMA MANUAL

CALCULO ISR

T REPORTE DE LOS DEPOSITOS

ACCESA, TRANSMITE DEPOSITOS

Y EMITE

SISTEMA PAGEL - BANCOMER

POR MUESTREO

DE SUELDOS

O REPORTES DE BASE GRAVABLE

REALIZA PROCESO ISR,

EMITE Y ENTREGA

SISTEMA SNC

REPORTE DE ISR

T

PREPARA

ANEXO 7-A

OFICIO DE ENVIO

ANEXO 7-A

O

O

1

DEPARTAMENTO


OFICIO DE ENVIO

1

OFICINA DE NOMINA COMPENSACIONES

DE LA SEFIPLAN

ACTUALIZA ACUMULADO

ANUAL

SISTEMA EXCEL

INFORMA EL TERMINO

DEL CALCULO ISR

1 POLIZA

PROCESA Y TURNA

SISTEMA SNC

2



DEPARTAMENTO


REPORTE DE ISR

T

C

C

VIA TELEFONICA

EMITE Y

VERIFICA

SISTEMA SNC

CIFRA CONTROL DE CHEQUES

T

CIFRA CONTROL DE DEPOSITO

T

RELACION DE CHEQUES

T

CIFRA CONTROL DEL IMSS

T

PLANTILLA DE PERSONAL CON DESCUENTOS

T

PLANTILLA DE PERSONAL SIN DESCUENTOS

T

PLANTILLA DE PERSONAL CON RETROACTIVO

T

PLANTILLA DE PERSONAL CON PENSION ALIMENTICIA

T

GENERA ARCHIVO DE DEPOSITO Y

CHEQUES

SISTEMA SNC

CIFRA CONTROL DEL IMSS

T

PLANTILLA DE PERSONAL CON PENSION ALIMENTICIA

T

C

C

C EXPEDIENTE

DEL IMSS

EXPEDIENTE DE

PENSIONES ALIMENTICIA

S

O




OFICIO DE ENVIO O-1


DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE OBLIGACIONES FISCALES C

MANUAL DE OBLIGACIONES FISCALES

C

POLIZA

O REPORTE DE BASE GRAVABLE

COMPROBACION

DE AFECTACION DEL SIAFEV

175

Procedimiento Nombre: Reclutamiento de personal.

Objetivo: Integrar la bolsa de trabajo de la Dependencia con personal que cubra los requisitos de los diferentes puestos que de acuerdo a la Ley orgánica corresponden.


Normas El reclutamiento de personal para la Bolsa de trabajo deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado y del análisis del Currículum Vitae. La oficina de Administración y Desarrollo de Personal deberá solicitarle al interesado para su inclusión en la Bolsa de Trabajo, el formato de Solicitud de empleo. Los Expedientes de personal que se integran en la Bolsa de trabajo, deberán clasificarse de acuerdo a los perfiles de puestos establecidos. Los Curriculums Vitae que se reciban deberán integrar constancias que acrediten el nivel de estudios del interesado. El personal registrado en la bolsa de trabajo deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catalogo de puestos.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

176


Administración y Desarrollo de Personal

1

1A 2 3 4

Recibe el Currículo Vitae del interesado para prestar sus servicios en la Dependencia, lo entrevista para obtener sus datos generales y analiza la información que permita determinar si cubre el perfil deseado. ¿Cubre el perfil interesado? En caso de no cubrir el perfil: Informa al interesado que no cubre el perfil del puesto disponible y archiva en la Bolsa de trabajo, de manera alfabética permanente el Currículo vitae. Fin. En caso de cubrir el perfil: Informar al interesado vía telefónica, que cubre el perfil del puesto vacante. Solicita y recibe del interesado la Solicitud de empleo en original. Revisa que la Solicitud de empleo en original se encuentre debidamente requisitaza y archiva de manera alfabética permanente el Currículo vitae y la Solicitud de empleo en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÒN DE PERSONAL.

177


Reclutamiento de Personal.


F IN

CURRICULUM VITAE

RECIBE, ENTREVISTA Y ANALIZA

INICIO

¿CUBRE EL PERFIL EL INTERESADO?

NO

SI

INFORMA

INFORMA ACEPTACION EN BOLSA DE TRABAJO

INTERESADO

INTERESADO

SOLICITA Y RECIBE

SOLICITUD DE EMPLEO O

REVISA

SOLICITUD DE EMPLEO

A

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE PERSONAL

O

VÍA TELEFÓNICA AL INTERESADO

FIN

CURRICULUM VITAE

CURRICULUM VITAE

A

INTERESADO

BOLSA DE TRABAJO

BOLSA DE TRABAJO

178

Procedimiento Nombre: Contratación de Personal.

Objetivo: Establecer una relación laboral formal entre la Dependencia y el personal seleccionado o propuesto por los Titulares de las Unidades Presupuestales para cubrir una vacante.


Normas La contratación de personal procederá si la Unidad Presupuestal que solicita cuenta con recursos disponibles para efectuar el movimiento de alta. El personal propuesto por los titulares de las Unidades Presupuestales y el registrado en la Bolsa de trabajo deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catalogo de Puestos. Las propuestas de contratación de personal que realicen los Titulares de las Unidades Presupuestales pueden integrarse por personal que hayan terminado su servicio social. El personal de nuevo ingreso a la Secretaría deberá entregar todos los documentos indicados en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos para que proceda el movimiento de alta y permita la integración del Expediente de personal.



Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

179



1

1A

1B 2 3 4

Recibe de las Unidades Presupuestales el Movimiento de personal en un tanto con la propuesta de contratación de personal y verifica su disponibilidad presupuestal. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Elabora Tarjeta Informativa en original y copia, para hacer del conocimiento de las Unidades Presupuestales que no se cuenta con disponibilidad presupuestal para contratación de personal y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Entrega la Tarjeta Informativa en original a las Unidades Presupuestales y archiva de manera cronológica permanente la copia junto con el Movimiento de personal en un tanto. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Obtiene del archivo cronológico temporal la Relación de requisitos en original, la cedula de Identificación en original, la Solicitud de credencial en original y los entrega al Personal de Nuevo Ingreso. Pasa el tiempo. Recibe del personal de Nuevo Ingreso los requisitos, la cédula de Identificación en original, la Solicitud de credencial en original y la Solicitud de afiliación al IMSS en original y los revisa para verificar que estén completos. Integra en el Expediente de personal los Requisitos, el Formato de registro único de empleado en original, la Solicitud de credencial en original, la Solicitud de afiliación al IMSS en original y el Movimiento de personal en un tanto y lo archiva de manera alfabética permanente.

180



5 6 7 8 9

10

Elabora el Requerimiento mensual en original con la relación de movimientos de personal presentados en el mes. Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Requerimiento mensual en original para su correspondiente autorización. Pasa el tiempo. Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización a los movimientos de personal a través del Sistema de Recursos Humanos. Registra el movimiento de alta en el Sistema de Personal. Elabora la Carta de presentación en original y cuatro copias para indicar el área de adscripción y características generales del trabajo y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega la Carta de presentación en original a la Unidad Presupuestal, la primera copia al Secretario, la segunda copia a la Unidad Administrativa, la tercera copia al trabajador y la cuarta copia la archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de personal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

§ AFILIACIÓN Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.

§ ELABORACIÓN DE CREDENCIALES OFICIALES.

181


Contratación de Personal.


A

FIN

MOVIMIENTO DE PERSONAL

RECIBE Y VERIFICA

DISPONIBILIDAD

INICIO

T

¿CUENTA CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

?

NO

SI


TARJETA INFORMATIVA

ENTREGA

RELACION DE REQUISITOS

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

ENTREGA

TARJETA INFORMATIVA

1


UNIDADES PRESUPUESTAL

ES

C

T

O

O-1

O

PERSONAL DE NUEVO INGRESO

RECIBE Y REVISA

REQUISITOS

O

SOLICITUD DE CREDENCIAL

O

FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO

SOLICITUD AFILIACION AL IMSS

O

INTEGRA EXPEDIENTE DE

PERSONAL

REQUISITOS

O

SOLICITUD DE CREDENCIAL

O

FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO

SOLICITUD AFILIACION AL IMSS

O

ELABORA

REQUERIMIENTO MENSUAL

O

ENVIA PARA AUTORIZACION

REQUERIMIENTO MENSUAL

O

SECRETARIA DE FINANZAS Y

PLANEACION

RECIBE AUTORIZACION

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS


PLANEACION

REGISTRA MOVIMIENTO DE

ALTA

SISTEMA DE PERSONAL


CARTA DE PRESENTACION O-4

ENTREGA

CARTA DE PRESENTACION

1

2

FIN


DE RECURSOS HUMANOS

O

UNIDAD PRESUPUESTAL

SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO

PERSONAL DE NUEVO

INGRESO

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: -AFILIACION Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. -ELABORACION DE CREDENCIALES OFICIALES.

FORMATO DE REGISTRO UNICO DE EMPLEADO SOLICITUD DE

CREDENCIAL

O

O

C


T

TRABAJADOR

4

3

A

182

Procedimiento Nombre: Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.

Objetivo: Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores de la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un solo trabajador, solo procederá si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Secretaría de Turismo y Cultura. El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberá realizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero. El formato anexo 4.2 Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social se entregará a solicitud del trabajador que deberá requisitarse debidamente. El formato anexo 4.2 Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social; así como una fotocopia del Acta de nacimiento legible se entregarán a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social. Una vez que se recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación las altas y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social; se entregará al trabajador el formato Anexo 4.3 Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

183



1

1A 2 3 4 5

Recibe del trabajador el Formato de datos básicos. Del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social con la fotocopia de su Acta de nacimiento, para tramitarlo a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica que los datos del trabajador estén completos. ¿Están completos los datos del trabajador? En caso de no estar completos: Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de estar completos: Integra un paquete de los Formatos de datos básico del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro días del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos los fotocopia. Elabora Relación e altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias, para tramitar el alta o reingreso de los nuevos trabajadores de la Secretaría de Desarrollo Económico a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Formato de Salario diario integrado, en original. Elabora Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de

184



6 7 8 9

solicitud d altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, Acta de nacimiento, en fotocopia, Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, en original y la relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, incluyendo el Salario diario integrado en original para que se realice el trámite en el instituto. Entrega a la Unidad Administración la primera copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y la Relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y archiva la segunda copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, de la Relación de altas y/ reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y el Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en fotocopia de manera cronológica permanente en la Carpeta para solicitar altas al Instituto Mexicano del Seguro Social. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, firma de recibido la copia del Oficio y lo devuelve al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora el formato anexo 4.3, Aviso de afiliación el Instituto Mexicano del seguro social con el nombre del trabajador, número de seguridad social y número de clínica asignada; en original y copia. Entrega al trabajador el formato anexo 4.3, Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y archiva de manera cronológica permanente la copia del documento.

185



10 Archiva de manera cronológica permanente, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, en la Carpeta de relación de afiliaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social, documentos que corresponden al personal de esta secretaría que han recibido su aviso de afiliación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

186


Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.


ANEXO 4.2 O

F

ANEXO 4.2

INTEGRA Y FOTOCOPIA

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

INFORMA Y DEVUELVE

TRABAJADOR

¿ESTAN COMPLETOS LOS DATOS?


NO

SI O

O-2

ACTA DE NACIMIENTO

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

ACTA DE NACIMIENTO

F

TRABAJADOR

ELABORA

O-2 RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

ENVIA

O

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESO AL IMSS

F ACTA DE NACIMIENTO

ANEXO 4.2

O

RELACION DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

O

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

DE LA SEFIPLAN

RECIBE Y DEVUELVE

O OFICIO DE AVISO DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

O RELACION DE TRABAJADORES AFILIADOS AL IMSS

OFICIO DE AVISO

1

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE

LA SEFIPLAN

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE

LA SEFIPLAN

ANEXO 4.2

O

F

ELABORA FORMATO

ANEXO 4.3 O-1

FIN

CARPETA DE RELACION DE AFILIACIONES

AL IMSS

ACTA DE NACIMIENTO

NOTA: ANEXO 4.2: DATOS BASICOS DEL TRABAJADOR PARA SU AFILIACION AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. ANEXO 4.3: AVISO DE AFILIACION AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.

ENTREGA

ANEXO 4.3 O

1

C

ARCHIVA

O

O

C

OFICIO DE AVISO DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

RELACION DE TRABAJADORES AFILIADOS AL IMSS


1


1


2


2

ANEXO 4.2 F


CARPETA PARA

SOLICITAR ALTAS AL IMSS

C

TRABAJADOR

1

O

1

SALARIO DIARIO INTEGRADO

O

ENTREGA

ANEXO 4.2

ACTA DE NACIMIENTO

F

187

Procedimiento Nombre: Movimientos de baja de personal.

Objetivo: Registrar en el padrón de servidores públicos del Gobierno del Estado los movimientos de baja de personal para su actualización y control.


Normas El padrón de servidores públicos del Gobierno del Estado se actualizará con la captura en el Sistema de Personal de los movimientos de baja y las modificaciones en la situación laboral del trabajador.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

188



1

1A

1A

1A.2

1A.3

1A.4

1A.5

1A.6

Recibe del trabajador el Movimiento de personal, en original y copia y verifica la causa de la baja laboral. ¿Cuál es la causa de baja? En caso de que cause baja por renuncia: Recibe del trabajador y revisa la Renuncia en original presentada por así convenir a sus intereses, las Constancias de no adeudo y de liberación de resguardo, en original y la Credencial oficial en original. Recaba firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa en el Movimiento de personal, en original y copia y le informa de las razones de la renuncia presentada. Registra en el Sistema personal, el movimiento de baja. Registra en el Sistema de Nómina, la afectación por baja y emite el Cheque con el talón en original según corresponda al trabajador. Informa al trabajador que ha sido registrado el movimiento de baja y le entrega el Movimiento de personal en copia, copia del Convenio de Terminación Laboral, previamente elaborado en el área de administración y Desarrollo de personal, y el Cheque de sus servicios prestados proporcionales al tiempo que laboró en la Secretaría, previa firma de recibido en el talón del cheque y el Convenio de Terminación Laboral que archiva de manera cronológica en forma permanente. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Relación de bajas de personal, en original y copia con el registro de los movimientos del personal de la Secretaría que ha causado baja. Envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Contraloría General, el Formato de Padrón de Servidores Públicos, que

189



1A7

1A8

1A9 2 3 4 5

esa misma Dirección proporciona en original, indicando baja y archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal la copia del Formato de Servidores Públicos. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia. Envía a la Dirección Jurídica el Oficio de envío, original del Convenio de Terminación Laboral, la Renuncia, la Constancia de No adeudo y la Liberación de Resguardos en fotocopia y archiva como acuse de recibo el Oficio de envío en copia en el Expediente de renuncias de manera alfabética permanente. Integra el Movimiento de personal en original, el Convenio de Terminación Laboral, la Renuncia en original, la Constancia de no adeudo y la Liberación de Resguardo en original, al Expediente de personal que archiva de manera alfabética permanente. Fin. En caso de que cause baja por Acta administrativa: Recibe Del Titular de la Unidad Presupuestal y revisa el Acta administrativa en original calificada por la autoridad competente y con la resolución administrativa que decreta la rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para la Secretaría. Determina, en coordinación con el Jefe de la Unidad Administrativa la procedencia de la constancia de los hechos irregulares y la resolución administrativa de rescisión laboral que se indican en el Acta administrativa, en original. Recaba la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa en el Movimiento de personal en original y copia. Registra el movimiento de baja en el Sistema de Personal.

190



6 7 8 9

10

11

12

13

14

Elabora Oficio de baja en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, dirigido al trabajador para informarle que ha ido rescindido la relación laboral. Entrega al trabajador el Oficio de baja en original y Movimiento de Personal en copia y le informa que se ha rescindido la relación laboral y archiva de manera cronológica permanente y como acuse de recibo la copia del Oficio de baja. Solicita y recibe del trabajador, la Constancia de no adeudo y la Liberación del Resguardo en original. Registra en el Sistema de Nómina, la baja y emite el Cheque con el talón, en original por el importe que le corresponde al trabajador por los días laborados proporcionalmente. Informa y entrega previa firma del trabajador el cheque, su movimiento de personal, el talón de cheque y el Convenio de Terminación Laboral en original y archiva de manera cronológica permanente el talón de cheque y el Convenio de Terminación Laboral. Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Relación de bajas de personal, en original con el registro de los movimientos del personal de la Secretaría que ha causado baja. Envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial el Oficio de envío en original y la Relación de bajas de personal en original y archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal el Oficio de envío en copia. Elabora y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de envío en original y copia. Obtiene fotocopias de las Actas administrativas en original que fueron presentadas en el mes.

191



15

16

Envía a la Dirección Jurídica el Oficio de envío, en original y las Actas administrativas en fotocopia que fueron presentadas en el mes y archiva como acuse de recibo el Oficio de envío en copia en el Expediente de personal de manera alfabética permanente. Integra el Acta administrativa, en original, la Constancia de no adeudo, en original, el Oficio de baja, en copia, la Credencial oficial, en original y el Movimiento de personal en original al Expediente de personal que archiva de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

192


Movimientos de Baja de Personal.


INICIO

RECIBE Y VERIFICA CAUSA DE BAJA

¿CUAL ES LA CAUSA DE BAJA?

RENUNCIA

ACTA ADMINISTRATIVA

RECIBE Y

REVISA

RENUNCIA O

O

CREDENCIAL OFICIAL

CONSTANCIA DE NO ADEUDO


RECABA FIRMA DE AUTORIZACION

E INFORMA


O-1

TITULAR DE LA UNIDAD PRESUPUESTAL

RECIBE Y REVISA

ACTA ADMINISTRATIVA

O

DETERMINA PROCEDENCIA

O

MOVIMIENTO DE PERSONAL O-1

ACTA ADMINISTRATIVA

TRABAJADOR

O

1

EN COORDINACION CON EL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA


BAJA

SISTEMA DE PERSONAL

REGISTRA BAJA Y

EMITE

SISTEMA DE NOMINA

TALON DEL CHEQUE

TRABAJADOR

SOLICITA Y

RECIBE


O

O LIBERACIÓN

TRABAJADOR

DE

RESGUARDO


O-1 OFICIO DE BAJA

RECABA FIRMA DE AUTORIZACION

O-1 MOVIMIENTO DE PERSONAL


2

CHEQUE

O

ENTREGA E

INFORMA

OFICIO DE BAJA

O

1


C

TRABAJADOR


BAJA

SISTEMA DE PERSONAL


OFICIO DE BAJA

1

193





1

FIN

ELABORA Y

RECABA FIRMA

O-1


DE RECURSOS HUMANOS

RELACION DE BAJAS DE PERSONAL

REGISTRA AFECTACION Y

EMITE

SISTEMA DE NOMINA

CHEQUE

TALON DEL CHEQUE

O

INFORMA Y

ENTREGA PREVIA FIRMA

CHEQUE

TALON DEL CHEQUE

O

C

ENVIA

OFICIO DE ENVÍO

O


O

TRABAJADOR

DIRECCION GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACION

PATRIMONIAL

C

ELABORA Y

RECABA FIRMA

O-1


DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE ENVIO

ENVIA

F

OFICIO DE ENVIO

RENUNCIAS

O

1

DIRECCION JURIDICA

A EXPEDIENTE DE RENUNCIAS

OFICIO DE ENVIO

MOVIMIENTO DE PERSONAL 1

CONVENIO DE TERMINACIÓN LABORAL

INTEGRA

O


CONVENIO DE TERMINACIÓN LABORAL

O

O

RENUNCIA


O

LIBERACIÓN DE RESGUARDO


194




2

FIN

O

INTEGRA

O ACTA ADMINISTRATIVA

O CONSTANCIA DE NO ADEUDO

CREDENCIAL OFICIAL



O


DE RECURSOS HUMANOS


A

ENVIA

O

DIRECCION GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y

SITUACION PATRIMONIAL

ELABORA Y

RECABA FIRMA

O-1


DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE ENVIO

ENVIA

F

OFICIO DE ENVIO

ACTAS ADMINISTRATIVAS

O

1

A EXPEDIENTE DE PERSONAL

OFICIO DE BAJA

1

PRESENTADAS EN EL MES

OBTIENE

O ACTAS ADMINISTRATIVAS

F

OFICIO DE ENVIO

DIRECCION JURIDICA


O


OFICIO DE ENVÍO

O

C

195

Procedimiento Nombre: Elaboración de Credenciales Oficiales.

Objetivo: Proporcionar al personal una Credencial Oficial que lo identifique como servidor público de la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas En todos los casos, el interesado deberá requisitar el formato de Solicitud de credencial para la elaboración de la misma. El formato de Solicitud de credencial debidamente requisitazo deberá integrarse en el Expediente de control de credenciales. El trabajador deberá registrar su firma autógrafa en la Credencial oficial para acreditar su adscripción a la Dependencia. Las Credenciales oficiales del personal que expida la Secretaría, serán para identificarse como empleado de la misma. Los empleados de la Secretaría deberán portar a la avista durante la jornada laboral su Credencial oficial. La Credencial oficial del trabajador será válida si cuenta con la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y que se encuentre vigente.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

196



1 2 3 4 5 6

Recibe del trabajador el Formato de solicitud de credencial en original y una fotografía. Revisa en el Sistema de Personal los datos del registro de alta. Emite en original la Credencial oficial del trabajador, con el número de personal. Recaba la firma del trabajador en la Credencial oficial en original. Entrega al trabajador la Credencial oficial en original. Recaba la firma de recibido del trabajador en el Formato de solicitud de credencial en original y archiva de manera cronológica temporal en el Expediente de control de credenciales. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

197


Elaboración de Credenciales Oficiales.


CREDENCIAL OFICIAL

O

FORMATO DE SOLICITUD DE CREDENCIAL

O

RECIBE

INICIO

EMITE

CREDENCIAL OFICIAL

RECABA FIRMA

ENTREGA

FIN C

O

TRABAJADOR

CREDENCIAL OFICIAL

TRABAJADOR

TRABAJADOR

FOTOGRAFIAS

O

REVISA DATOS DE ALTA DEL

TRABAJADOR

RECABA FIRMA

FORMATO DE SOLICITUD DE CREDENCIAL

O

SISTEMA DE PERSONAL

EXPEDIENTE DE CONTROL DE CREDENCIALES

TRABAJADOR

198

Procedimiento Nombre: Registro y control de permisos.

Objetivo: Otorgar al personal de la Secretaría de Turismo y Cultura la autorización para ausentarse de las labores por comisiones o salidas oficiales o en su caso, por permisos que por derecho le correspondan.


Normas El procedimiento para el registro y control de permisos procederá conforme a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado. La Solicitud de permisos deberá tramitarse debidamente autorizada con un día hábil de anticipación en el Departamento de Recursos Humanos. La Solicitud de permisos, procederá previa verificación del Departamento de Recursos Humanos. En el caso de comisión y salida oficial deberá registrarse en el formato Solicitud de permisos, el lugar y la descripción general del objetivo de la salida. En caso de comisión, deberá anexarse a la Solicitud de permiso, el Oficio de comisión asignado por el titular de la Unidad Presupuestal a la que pertenece. El personal con antigüedad mayor de un año tendrá derecho a seis días de permisos económicos al año, los cuales se sujetaran a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo. El personal de la Secretaría, tendrá derecho a solicitar, anualmente, 24 permisos de 2 horas, de acuerdo a lo establecido en las condiciones Generales de Trabajo. El Departamento de Recursos Humanos deberá verificar en el Sistema de Control de Asistencia si corresponde al trabajador la autorización de la Solicitud de Permiso.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

199



1 2

2A 3 4 5

Recibe de las áreas de trabajo la Solicitud de permiso, en original y copia, con las indicaciones de comisión oficial, salida oficial y/o permiso, según corresponda. Accesa al Sistema de Control de Asistencia y verifica si procede la Solicitud de permiso, en original y copia. ¿Procede la Solicitud de permiso? En caso de no proceder la Solicitud de permiso: Informa a las áreas de trabajo, con fundamento en las Condiciones de Trabajo las razones por las que no procede y devuelve la Solicitud de permiso, en original y copia. Fin. En caso de proceder la Solicitud de permiso: Obtiene firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Solicitud de permiso, en original. Sella y devuelve a las áreas de trabajo la Solicitud de permiso en copia. Captura en el Sistema de control de Asistencia, las características y periodo de la Solicitud de permiso en original, que archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INCIDENCIAS.

200


Registro y Control de Permisos.


O

SOLICITUD DE PERMISO

SOLICITUD DE PERMISO O

ACCESA Y VERIFICA

SOLICITUD DE PERMISO O-1

RECIBE

OBTIENE VISTO BUENO

¿PROCEDE LA SOLICITUD DE

PERMISO?

NO

SI

INICIO SELLA Y

DEVUELVE

1 SOLICITUD DE PERMISO

AREAS DE TRABAJO


RECURSOS HUMANOS

CAPTURA

SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA

FIN

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA

C

AREAS DE TRABAJO

O-1

INFORMA Y DEVUELVE

FIN

SOLICITUD DE PERMISO O-1

AREAS DE TRABAJO

SOLICITUD DE PERMISO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INCIDENCIAS

201

Procedimiento Nombre: Asignación y Control de Personal de Servicio Social

Objetivo: Ubicar el Personal de Servicio Social en las áreas de trabajo donde se requieran sus servicios, además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen.


Normas La aceptación y asignación de personal de Servicio Social se realizará considerando que los estudios educativos correspondan al perfil requerido por las áreas solicitantes. Los Requisitos que el Personal de Servicio Social deberá entregar en el Departamento de Recursos Humanos son los siguientes: Oficio de Solicitud de la institución educativa, fotocopia de Acta de nacimiento, Credencial de la escuela, Credencial de elector, Comprobante de domicilio y dos fotografías. El personal de Servicio Social deberá concertar en el área de adscripción el horario y actividades a desarrollar en el período que le corresponda. El control de asistencia del Personal de Servicio Social se realizará por medio de reloj checador. Los Reportes mensuales que presente el Personal de Servicio Social para acreditar las actividades realizadas, deberán estar autorizados y firmados por el Jefe inmediato superior.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

202



1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe la Solicitud en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Secretaría de Turismo y Cultura. Pasa el tiempo. Verifica vía telefónica el área de la Secretaría de Turismo y Cultura en la cual será adscrito el interesado. Pasa el tiempo. Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada. Recibe al personal de Servicio Social y le entregue el Listado de requisitos en original que obtiene del archivo cronológico permanente además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta dependencia. Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y el Oficio de Solicitud de la institución educativa, en original y revisa que estén completos y correctos. Elabora la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en que áreas las llevará a cabo. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Carta de aceptación en original y copia. Entrega al personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora Credencial oficial en original y la entrega al

203


Administración y Desarrollo de

Personal

10

11

12

13

14

14A

15

Personal de Servicio Social para poderlo identificar. Presenta al Personal de Servicio en el área asignada. Integra los Requisitos en copia, el Control de personal de servicio social en original, el Oficio de solicitud de la institución educativa en original y la Solicitud en original y archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Accesa al programa Excel y captura toda la información del Personal de Servicio Social para el registro de alta de control. Pasa el tiempo. Recibe y revisa del Personal de Servicio Social el Formato de Reporte Mensual firmado por su jefe inmediato superior en original y copia para llevar un control de las actividades que desempaña dentro del área asignada. Sella el Reporte mensual en original y copia y entrega al Personal de Servicio Social el original. Pasa el tiempo. Para liberar el Servicio Social ¿a qué tipo de carrera corresponde? En caso de ser carrera técnica: Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los seis meses que corresponden al período de Servicio Social y lo archiva de manera alfabética permanente en Expediente de Personal de Servicio Social. Continúa con la actividad número 18. En caso de ser Licenciatura: Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los primeros tres meses

204



Personal

16

17

18

19

Corresponden al período de servicio social y lo archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Pasa el tiempo. Recibe del Personal de servicio social y revisa los Reportes mensuales en original y copia correspondientes a los nueve meses faltantes para concluir el año de servicio social. Sella los Reportes mensuales en original y copia correspondientes a los nueve meses faltantes, entrega al Personal de Servicio Social el original para los fines educativos que correspondan y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora la Carta de liberación en original y copia mencionando el inicio y termino del servicio social; y el área donde se realizó y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

205


Asignación y Control de Personal de Servicio Social.


C

RECIBE Y REVISA

REPORTE MENSUAL O-1

PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL

CREDENCIAL OFICIAL O

RECIBE

RECIBE Y ENTREGA

RECIBE Y REVISA

REQUISITOS

LISTADO DE REQUISITOS

OFICIO DE SOLICITUD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA


ELABORA Y ENTREGA

INTEGRA

REQUISITOS

1

CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL

O

OFICIO DE SOLICITUD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

O

EXPEDIENTE DE PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

ACCESA Y CAPTURA ALTA

PROGRAMA

EXCEL

CARTA DE ACEPTACION

ENTREGA

O


CARTA DE ACEPTACION

RECABA FIRMA

O-1

ELABORA

CARTA DE ACEPTACION O-

1

JEFE DEL DEPARTAMENT

O DE RECURSOS

HUMANOS

INICIO

1

O

PERSONAL DE SERVICIO

SOCIAL

O

PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

1

SOLICITUD

O

PRESENTA AL PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

AREA ASIGNAD

A

VERIFICA AREA DE LA SECRETARÍA

INFORMA INTERESADO

PERSONAL DE SERVICIO

SOCIAL REPORTE MENSUAL

SELLA Y ENTREGA

O

1


SERVICIO SOCIAL

INTERESADO

VERBALMENTE

A

VIA TELEFONICA

SOLICITUD

O

A

1

206


Asignación y Control de Personal de Servicio Social.



CARTA DE LIBERACION O-1


RECURSOS HUMANOS

CARTA DE LIBERACION

ENTREGA

O

1


EXPEDIENTE DE


FIN

1

REPORTES MENSUALES

SELLA Y ENTREGA

O


RECIBE Y REVISA

REPORTES MENSUALES O-1

CORRESPONDIENTES A NUEVE MESES


¿A QUE TIPO DE CARRERA

CORRESPONDE?

CARRERA TECNICA

REPORTE MENSUAL

REVISA PERIODO

DE ACTIVIDADES

1

1

REPORTE MENSUAL

REVISA PERIODO DE ACTIVIDADES

1

LICENCIATURA

CORRESPONDIENTES A TRES MESES


DE SERVICIO SOCIAL

DURANTE SEIS MESES

1


SERVICIO SOCIAL

1

A

A


SERVICIO SOCIAL

A

A

CREDENCIAL OFICIAL

RECIBE

O


DE SERVICIO SOCIAL A


207

Procedimiento Nombre: Control de Incidencias.

Objetivo: Registrar los descuentos que corresponden al trabajador por concepto de faltas, retardos o sanciones, para su aplicación en nómina.


Normas El Reporte de Incidencias deberá validarse con las Solicitudes de permisos presentadas en el mes, para determinar la aplicación de descuentos en el caso de retardos y faltas. Las Incidencias que presenten sanción deberán aplicarse en el Sistema de Nómina, en el mes siguiente. El control de las Incidencias deberá apegarse a lo estipulado en las Condiciones de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

208



Personal

1 2

2A

2A.1 3 4

Emite del Sistema de Control de Asistencia el Reporte de incidencias en un tanto y obtiene del archivo cronológico temporal las Solicitudes de permisos, en original que correspondan al mes de verificación. Verifica si existe justificación oficial de faltas o retardos en el Reporte de incidencias, en un tanto y en las Solicitudes de permisos en original. ¿Existe justificación? En caso de no existir justificación: Aplica, en el Sistema de Control de Asistencias la incidencia por trabajador y actualiza el Reporte de incidencias, en un tanto. Registra los descuentos en el Sistema de Control de Nómina que con fundamento en las condiciones generales de Trabajo del Poder Ejecutivo correspondan y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de Incidencias en un tanto. Posteriormente y para iniciar el procedimiento de Emisión de nómina se transforma a pesos para aplicar el descuento. Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE LA NÒMINA. En caso de existir justificación: Registra la justificación en el Sistema de Control de Asistencia y Actualiza el Reporte de incidencias en un tanto. Organiza y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de Incidencias en un tanto y las Solicitudes de permisos en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE NÒMINA.

209


Control de Incidencias.


REPORTE DE INCIDENCIAS

SOLICITUDES DE PERMISOS

EMITE Y OBTIENE

INICIO

VERIFICA JUSTIFICACION


T

O

C

T

O

APLICA INCIDENCIAS Y

ACTUALIZA


T REPORTE DE INCIDENCIAS

REGISTRA JUSTIFICACION Y

ACTUALIZA


REGISTRA DESCUENTOS

SISTEMA DE CONTROL DE

NOMINA

T REPORTE DE INCIDENCIAS

ORGANIZA

SOLICITUDES DE PERMISOS

O

T

C

FIN

REPORTE DE INCIDENCIAS T


¿EXISTE JUSTIFICACION?

NO

SI

FIN

C SOLICITUDES DE PERMISOS


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE LA NOMINA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE LA NOMINA

210

Procedimiento Nombre: Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los

Trabajadores.

Objetivo: Verificar que el personal cumpla con las disposiciones establecidas en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos y que son relativos a las obligaciones dentro del área de trabajo.


Normas Las visitas de supervisión deberán realizarse con base en un Programa de trabajo sin previo aviso a las áreas. Las obligaciones que deberán supervisarse y que son responsabilidad del trabajador se enuncian en los Lineamientos Internos de Recursos Humanos. En el caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas deberán aplicarse las medidas disciplinarias que correspondan sin excepción de trabajador alguno.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

211



Personal

1 2

2A

2A.1 3 4 5 6

Consulta en el Sistema de Recursos Humanos la Plantilla de personal de la Secretaría, actualizada y obtiene un tanto. Realiza visitas de supervisión de personal de la Secretaría con base en la Plantilla de Personal en un tanto y verifica el cumplimiento de los Lineamientos de Recursos Humanos. ¿Existe inobservancia de los Lineamientos Internos de Recursos Humanos? En caso de no existir: Elabora el Reporte de cumplimiento en original y copia, y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa el Reporte del cumplimiento en original de las áreas de la Secretaría supervisadas y archiva la copia de manera cronológica temporal. Fin. En caso de existir: Elabora el Reporte de incumplimiento en original y copia con el informe de observaciones de las áreas supervisadas y archiva la copia de manera cronológica temporal. Entrega el Reporte de incumplimiento original al Jefe de la Unidad Administrativa y archiva la copia de manera cronológica temporal. Elabora el Acta circunstanciada en original y copia con los datos generales del trabajador amonestado y la descripción de la indisciplina cometida, dirigida al titular del área de adscripción y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega el Acta circunstanciada en original al titular del área de adscripción del trabajador que presentó incumplimiento y archiva la copia como acuse de recibo de manera alfabética permanente en el

212



Personal

Expediente de personal y se aplica la sanción que de acuerdo a los lineamientos corresponda. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

213


Supervisión del Cumplimiento de las Obligaciones de los Trabajadores.


INICIO

CONSULTA

REALIZA VISITAS DE SUPERVISION Y

VERIFICA

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

T

PLANTILLA DE PERSONAL

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO

PLANTILLA DE PERSONAL

C

FIN


RECURSOS HUMANOS

NO ELABORA Y

RECABA FIRMA

O-1 REPORTE DE CUMPLIMIENTO

SI

ENTREGA


¿EXISTE INOBSERVANCIA

DE LAS POLITICAS Y

LINEAMIENTOS?

O REPORTE DE CUMPLIMIENTO

1


RECURSOS HUMANOS


O-1 REPORTE DE INCUMPLIMIENTO

T


O-1 ACTA CIRCUNSTANCIADA


RECURSOS HUMANOS

FIN

ENTREGA

TITULAR DEL AREA

O ACTA CIRCUNSTANCIADA

1

EXPEDIENTE PERSONAL A

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ENTREGA

C

O REPORTE DE INCUMPLIMIENTO

1

214

Procedimiento Nombre: Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos

Oficiales.

Objetivo: Conmemorar los eventos que por decreto se establecen en el calendario oficial, además de aquellos eventos de recreación cultural y deportiva con el personal de la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas Las características de la organización de eventos oficiales y de recreación deberán ajustarse a la disponibilidad y a las medidas de control presupuestal vigentes. La conmemoración de eventos oficiales deberá informarse al personal de las áreas de la Secretaría para su asistencia en los actos que se consideren en el Programa anual de eventos. En la Convocatoria de eventos deportivos o culturales deberán indicarse las bases del evento, requisitos de inscripción y forma de evaluar a los participantes. En caso de que los eventos deportivos y culturales se determine la entrega de diplomas deberá solicitarse el apoyo del Departamento de Informática para su elaboración. En caso de que los eventos deportivos y culturales se determine la entrega de premios deberá solicitarse el apoyo al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Departamento de Recursos Financieros para realizar la compra.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

215



Personal

1

1A

1A.1

1B

1B.1

1B.2

Elabora y determina el Programa anual de eventos deportivos y culturales en original que se consideren llevar a cabo para conmemorar fechas cívicas y organizar eventos deportivos y culturales con personal de la Secretaría y determina los eventos a realizar. ¿Qué eventos se realizará? En caso de ser festejos oficiales: Acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa el Programa de Festejo oficial en original, de acuerdo a las fechas cívicas en calendario, determina los requerimientos a utilizar y archiva de manera cronológica permanente el Programa anual de eventos en original. ¿Se presentan requerimientos? En caso de presentarse requerimientos: Realiza las compras en coordinación con los Departamentos de Recursos Financieros y Materiales y Servicios Generales de los requerimientos acordados para llevar a cabo el evento. Continúa con la actividad número 1b. En caso de no presentarse requerimientos: Prepara el material que se entregará en el evento y define el lugar, fecha y hora de la celebración. Elabora y entrega al personal de la Secretaría las Invitaciones que corresponden al evento. Pasa el tiempo. Realiza el festejo en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y Recursos Financieros y archiva el Programa de festejos en original de manera cronológica permanente.

216



Personal

2 3 4 5 6 7 8 9

Fin. En caso de ser un evento deportivo o cultural: Acuerda con el jefe de la Unidad Administrativa el Programa del evento cultural o deportivo en original de acuerdo a las actividades establecidas en el Programa anual de eventos en original que archiva de manera cronológica permanente. Elabora Convocatoria en original y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa, considerando las bases y requisitos que deben cubrir los interesados en participar en el evento. Fotocopia la Convocatoria en los tantos necesarios para las áreas de la Secretaría. Informa a los trabajadores y distribuye los en para Convocatoria en fotocopia en las áreas de la Secretaría. Pasa el tiempo. Recibe e inscribe a los trabajadores de la Secretaría interesados en participar en el evento y elabora la Lista de participantes en original que archiva de manera cronológica permanente con loa Convocatoria original emitida. Inaugura y realiza el evento en coordinación con los Titulares de las áreas de la Secretaría y presencia de los mismos. Pasa el tiempo. Elabora en coordinación con el Departamento de Informática los Diplomas en original y recaba firma de los Servidores Públicos de la Secretaría de Turismo y Cultura que se designen para firmar los diplomas. Realiza las compras en coordinación con el Departamento de Recurso Financieros y con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios

217



Personal

10

Generales, de los premios que se determinen entregar a los participantes en el evento. Entrega a los participantes en el evento los Diplomas en original y los premios según corresponda, clausura el evento con la presencia de algunos titulares de las áreas de la Secretaría. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

218


Coordinación de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos Oficiales.


1

C

ELABORA Y DETERMINA

INICIO

¿QUE EVENTO SE REALIZARA?

FESTEJOS OFICIALES

ACUERDA ACTIVIDADES Y

DETERMINA REQUERIMIENTOS

O PROGRAMA DE FESTEJO

ACUERDA ACTIVIDADES Y

DETERMINA

PROGRAMA ANUAL DE EVENTOS

O

O

PROGRAMA DEL EVENTO


C

PREPARA Y DEFINE LUGAR


O

DEPORTIVO O CULTURAL

EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA


O


CONVOCATORIA

CON EL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

¿SE PRESENTAN REQUERIMIENTOS?

SI

NO

MATERIAL DEL EVENTO

ELABORA Y ENTREGA

INVITACIONES

PERSONAL DE LA SECRETARÍA DE

DESARROLLO ECONÓMICO

REALIZA COMPRAS EN COORDINACION CON EL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS Y

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

C

REALIZA FESTEJO

O PROGRAMA DE FESTEJO

FIN

1

EN COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS Y EL DEPARTAMENTO DE


O

1

219

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

220

Procedimiento Nombre: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

Objetivo: Controlar la asignación de vehículos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los Servidores Públicos sobre los bienes muebles.

Frecuencia: Anual y Eventual.

Normas La actualización de Resguardos se realizará posteriormente a las reasignaciones de vehículos oficiales y se tramitará ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El Resguardo del vehículo deberá actualizarse con los datos generales del servidor público responsable de la unidad y con el registro de las características físicas del vehículo. La actualización de Resguardos de vehículos, deberá registrarse documentalmente y en el Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial. El Resguardo del vehículo actualizado deberá registrarse en el Expediente de resguardo de cada vehículo para el control de su asignación. El Resguardatario, será el Servidor Público responsable del vehículo que se le asigne.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

221

Área Actividad Descripción Oficina de Servicios Generales

1 2

2A 3 4 5 6 7

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Resguardo. Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículo archivado de manera numérica permanente y verifica físicamente el vehículo. ¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo? En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia. Continúa con la actividad número 3. En caso de no haber variado las características: Emite en el Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría el Resguardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad. Recaba firma del nuevo reguardatario en un tanto del Resguardo del vehículo y obtiene dos fotocopias del mismo. Entrega al resguardatario una fotocopia del Resguardo del vehículo. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Resguardo del vehículo en un tanto. Elabora Oficio de solicitud de actualización de resguardo dirigido a la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que se incluye información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguardo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

222


8 9

10

10A

Envía el Resguardo del vehículo, en un tanto, así como el Oficio de solicitud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y las cuatro copias del Oficio de solicitud de actualización a los destinos siguientes:

• Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

• Segunda copia al Departamento de Control y Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

• Tercera copia a l unidad Administrativa. • Cuarta copia se archiva de manera

cronológica permanente como acuse de recibo; así también se archiva el Resguardo del vehículo en fotocopia de manera numérica permanente en el Expediente de Resguardo del Vehículo.

Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizando en fotocopia. Obtiene el archivo cronológico permanente el Oficio de solicitud y verifica que coincida con los Resguardos del vehículo recibidos en fotocopia. ¿Coinciden los datos? En caso de que no coincidan los datos: Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Resguardo de Vehículo en fotocopia y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia. Continúa con la actividad número 9.

223


11 En caso de que si coincidan los datos: Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo del vehículo y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

224


Actualización de los Resguardos de los Vehículos Oficiales.


VEHICULO

1

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES

DE REASIGNACION

¿HAN VARIADO

LAS CARACTERIS-TICAS DEL VEHICULO?

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO DEL VEHICULO

NO

SI

N F

EXPEDIENTE DE RESGUARDO

DEL VEHICULO


RECABA FIRMA Y OBTIENE

FOTOCOPIA

2F

RESGUARDATARIO


F

ENTREGA

RESGUARDO DEL VEHICULO T

EMITE Y COMPLETA

SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS


RECABA FIRMA Y OBTIENE FOTOCOPIA

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

OFICIO DE SOLICITUD O-4


T

T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO DEL VEHICULO F

C

RESGUARDATARIO

ANOTA ACTUALIZACIONE

S


3

4


F

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

MAQUINARIA Y TRANSPORTE

C

2

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS DE LA SEFIPLAN

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y

TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN UNIDAD ADMINISTRATIVA

N

O

RESGUARDO DE VEHICULO

ENVIA

T

OFICIO DE SOLICITUD

1

OFICIO DE SOLICITUD

4

RECIBE ACTUALIZADO


TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

1


DEL VEHICULO


1 1

1 1

225

Procedimiento Nombre: Apoyo para traslado de Personal.

Objetivo: Atender con oportunidad las solicitudes de vehículos oficiales y/o de traslado de personal que presentan las áreas de trabajo de la Secretaría para comisiones oficiales.


Normas El vehículo oficial que se proporcione para la comisión oficial deberá verificarse físicamente para garantizar el traslado oportuno y seguro del personal, además de elaborar el Resguardo provisional. El personal comisionado como conductor deberá contar con Licencia de manejo vigente. El personal comisionado como conductor deberá realizar el trámite para viáticos personales, así como verificar que el vehículo oficial cuente con gasolina y esté en condiciones óptimas para el traslado de personal.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

226


1

1A

1A.1 2 3 4 5

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y revisa la Solicitud de apoyo en original que envían las áreas de trabajo para realizar una comisión oficial. ¿Quiere chofer para la comisión oficial? En caso de requerir chofer para la comisión oficial: Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Oficio de la comisión, en original. Informa al comisionado del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio de Comisión, en original. Continúa con la actividad número 2. En caso de no requerir chofer para la comisión oficial: Solicita como apoyo y recibe de las áreas de trabajo el vehículo oficial. Elabora el Resguardo provisional, en original y recaba firma del responsable de la comisión oficial de acuerdo con las áreas que solicitan el apoyo. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de trabajo que soliciten el apoyo de vehículo, cancela el Resguardo provisional, en original y lo archiva alfabéticamente en forma permanente en el Expediente de resguardo. Entrega a las áreas de trabajo el vehículo y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de apoyo, en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

227


Apoyo para traslado de Personal.



INICIO

RECIBE Y REVISA

SOLICITUD DE APOYO

O

¿REQUIERE CHOFER PARA LA COMISION

OFICIAL?

NO


SERVICIOS GENERALES


INFORMA Y ENTREGA

O

SOLICITA Y RECIBE

ELABORA Y RECABA FIRMA SI

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

OFICIO DE COMISION O

OFICIO DE COMISION

1

VEHICULO

1

RESGUARDO PROVISIONAL

O

RESPONSABLE DE LA COMISION

RECIBE Y CANCELA


VEHICULO

O

ENTREGA

VEHICULO

SOLICITUD DE APOYO

O

FIN

COMISIONADO

AREAS DE TRABAJO

C

A


AREAS DE TRABAJO

1

228

Procedimiento Nombre: Baja de Vehículos Oficiales.

Objetivo: Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los movimientos de baja de vehículos oficiales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Estado y mantener actualizado el padrón de la plantilla vehicular.


Normas La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura procederá cuando la reparación de la Unidad represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención el modelo sea obsoleto, por algún motivo cambie de Dependencia, o por robo, destrucción parcial o total. La baja de vehículos oficiales deberá presentarse para aprobación ante el subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Secretaría. Los vehículos oficiales sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el lugar que establezca la Secretaría, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Los vehículos oficiales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en el inventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino final. La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja definitiva de unidades oficiales con base en el documento que la soporte. En el caso de destrucción parcial o total, robo o extravió de vehículos deberá integrarse al tramite de baja el acta de averiguación previa del Ministerio Público o de la autoridad competente que haya intervenido.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

229


1 2 3 4 5 6 7

Determina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicas y/o en el Registro de gastos realizados a los vehículos, en original. Elabora Relación de vehículos propuestos para baja, en original y copia y turna al Departamento de Recursos Materiales el original, para someter a consideración del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones los vehículos sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones en copia, documento en el que se acuerda la baja de vehículos oficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal. Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Servicios Generales determine. Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se haya determinado. Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y elabora el Álbum fotográfico del vehículo, en original. Integra el Expediente de baja de vehículo, obteniendo las fotocopias necesarias de los documentos siguientes:

• Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y dos fotocopias,

• Acta de subcomité de Adquisiciones, servicios y Enajenaciones, en tres fotocopias,

• Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias,

• Calca de los números de serie y de motor, en original y dos fotocopias,

230


8 9

10

10.A

10.A.1

11

• Documento que ampare la propiedad del vehículo, en tres fotocopias,

• Carátula del Resguardo del vehículo, tres fotocopias,

• Álbum fotográfico del vehículo, en original y dos fotocopias.

Elabora el Oficio de solicitud de baja, en original y copia dirigido a la subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja, en original y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia del Oficio de solicitud de baja de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación del proceso de baja. ¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo? En caso de que no acepte la baja de vehículo: Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la exposición de motivos de que no procede la baja de vehículos oficiales. Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y Elabora el Expediente de baja del vehículo en fotocopia. Continúa con la actividad número 8. En caso de que acepte la baja del vehículo: Concentra el vehículo en el lugar que determina la

231


12

Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega-recepción y la archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

232


Baja de Vehículos Oficiales.


N

C

REPORTE DE BAJA

INTEGRA EXPEDIENTE

DE BAJA

3F

O-2F

ACTA DE SUBCOMITE

TARJETA DE CIRCULACION

O-2F

CALCA NUMEROS DE SERIE

O-2F

DOCUMENTO QUE AMPARE PROPIEDAD

3F

RESGUARDO DE VEHICULO

3F

ALBUM FOTOGRAFICO

O-2F

O-1



OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

1

ENVIA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O

EXPEDIENTE DE BAJA

1

INICIO

DETERMINA BAJA DE

VEHICULOS

ELABORA Y TURNA

RELACION DE VEHICULOS PROPUESTOS PARA BAJA

REGISTRO DE GASTOS REALIZADOS A VEHICULOS

O

O

RECIBE Y REVISA

ACTA DE SUBCOMITE DE ADQUISICIONES SERVICIOS Y ENAJENACIO NES

1

C


MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES


MATERIALES

C

C

INFORMA Y SOLICITA VEHICULOS

RESGUARDATARIO

RECIBE

VEHICULO

RESGUARDATARIO

REPORTE DE BAJA DE MAQUI NARIA Y VEHÍCULOS

COMPLETA Y ELABORA

O

O

ALBUM FOTOGRAFICO DEL VEHÍCULO

SUBDIRECCION DE RECURSOS


GENERALES DE LA SEFIPLAN

RECIBE NOTIFICACION




¿ACEPTA LA SEFIPLAN LA

BAJA DEL VEHICULO?

NO

SI

CONCENTRA

C

RECIBE Y REVISA




ACTA DE ENTREGA- RECEPCION

VEHICULO

FIN

F

ATIENDE RECOMENDACIONE

S Y ELABORA




EXPEDIENTE DE BAJA

1

RECIBE EXPOSICION DE MOTIVOS


233


Suministro de combustibles, Lubricantes y Aditivos.

Objetivo: Proveer con oportunidad el combustible necesario a las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura, a fin de que realicen las actividades oficiales.

Frecuencia: Diaria.

Normas La solicitud de vales de gasolina deberá presentarse debidamente requisitaza ante la Oficina de Servicios Generales o el Departamento de Recursos Materiales. El suministro de gasolina para los vehículos oficiales se determinará de acuerdo a:

• El destino de la comisión oficial y • El consumo de gasolina durante las actividades oficiales diarias.

El control de la entrega de Vales de gasolina, deberá registrarse en la Bitácora de vales para mantener actualizado el consumo de gasolina y mantener las reservas que permitan el abastecimiento oportuno. La administración en el consumo de gasolina es responsabilidad del resguardatario del vehículo oficial. El responsable de la Oficina de Servicios Generales deberá mantener actualizada la remesa de Vales de gasolina y solicitar con oportunidad al proveedor el abastecimiento. El proveedor que surta los Vales de gasolina deberá contratarse conforme al procedimiento establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Normatividad vigente.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

234


1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe del responsable del vehículo el formato de Solicitud de vales de gasolina en original. Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo registrados en el formato de Solicitud de vales de gasolina, en original la cantidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros y completa el formato en original. Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Formato solicitud de vales de gasolina en original. Obtiene del archivo cronológico permanente la Bitácora de vales de gasolina en original, registra la entrega de los Vales de gasolina y recaba firma del responsable del trámite. Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina en original y entrega los necesarios al responsable del trámite. Anexa la Solicitud de vales de gasolina en original a la Bitácora de vales de gasolina y la archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gasolina a solicitar, para mantener las existencias necesarias, previa verificación de controles internos, solicitará la adquisición de nueva dotación. Elabora Oficio o Tarjeta en original y copia indicando el número de vales de gasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de la Secretaría de Desarrollo Económico y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al proveedor el Oficio o Tarjeta en original para solicitar una dotación de vales de gasolina.

235


10

Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficio o Tarjeta en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormente archiva de manera cronológica temporal dichos documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

236


Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditivos.


FIN

OFICIO O TARJETA

1

OFICIO O TARJETA

O-1

RESPONSABLE DEL TRAMITE

INICIO

RECIBE

SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA O

OBTIENE, REGISTRA Y

RECABA FIRMA

BITACORA DE VALES DE GASOLINA C

O

RESPONSABLE DEL VEHICULO


PROVEEDOR

ANALIZA Y DETERMINA CANTIDAD DE GASOLINA Y COMPLETA

O

ANEXA

SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA

O

O BITACORA


C

VALES DE GASOLINA

OBTIENE Y ENTREGA

O

C

RESPONSABLE DEL TRAMITE

REVISA CONTROLES INTERNOS

DE VALES DE

GASOLINA

RECIBE Y REVISA

VALES DE GASOLINA O

C

PROVEEDOR RECABA FIRMA DE

VISTO BUENO


O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES


ENVIA

OFICIO O TARJETA O

237

Procedimiento Nombre: Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.

Objetivo: Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsito.

Frecuencia: Anual.

Normas El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicular deberá realizarse ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte. El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicular iniciará en el periodo que para la actualización establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación. El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular de vehículos oficiales se realizará a través de afectación presupuestal que realizará la Secretaría de Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Secretaría. La Oficina de Servicios Generales será responsable de que los vehículos oficiales asignados a la Secretaría circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechos que corresponden. En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehicular tramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la Secretaría deberán solicitarse las aclaraciones por escrito a esa Dependencia.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

238


1 2 3 4 5

Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría el Resguardo del Vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa. Obtiene del Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entrega una de ellas al resguardatario. Elabora el Oficio de envío de resguardos para trámite de tenencia y derechos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos en original, los Resguardos de los vehículos en un tanto y una fotocopia para el trámite de pago de impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra una fotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de cada vehículo archivando de manera numérica permanente y una copia del Oficio de envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales, fotocopia de los siguientes documentos:

• Oficio de envío de resguardos, con el registro de los trámites de tenencia y derechos de control vehicular, en fotocopia.

• Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno del Estado, en fotocopia.

• Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del vehiculo en fotocopia y revisa

239


6 7 8

Que la información corresponda al padrón vehicular de la Secretaría. Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado de manera numérica permanente, la Bitácora en original y registra en la misma el importe de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo al Reporte de importes en fotocopia. Obtiene fotocopia del Reporte de importes. Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, al Expediente de mantenimiento de cada vehículo archivado de manera numérica permanente y el Resguardo del Vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo archivado de manera numérica permanente; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de envío, ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

240


Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.


FIN

INICIO

ELABORA Y RECABA

FIRMA

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS O-1

RESGUARDATARIO

OBTIENE FOTOCOPIA Y ENTREGA


T

3F

RESGUARDO DEL VEHICULO T

EMITE Y RECABA FIRMA


F

1

ENVIA E INTEGRA

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS O

T-F RESGUARDO

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS

F

F

RECIBE, OBTIENE Y REVISA

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS F

F

REPORTE DE

RECIBO

RESGUARDO DEL

IMPORTES

F

DEL

VEHICULO

N

C

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA

SEFIPLAN

EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL

VEHICULO

OFICIAL

DE PAGO

VEHICULO

N EXPEDIENTE DE


REPORTE DE IMPORTES

OBTIENE FOTOCOPIA

F

F

BITACORA

OBTIENE Y REGISTRA IMPORTE

O

N

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL

VEHICULO

EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL

VEHICULO

F

F RESGUARDO

OFICIO

DE

F DEL

VEHICULO

ENVIO C

N

INTEGRA

REPORTE DE IMPORTES

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO

VEHICULO

F

BITACORA

O

N

- RESGUARDATARIO - JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

COMPROBANTE FISCAL

RECIBO

OFICIAL

DE PAGO

241


Tramite del mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque vehicular.

Objetivo: Efectuar los trámites administrativos correspondientes para las reparaciones que corrijan las fallas de los vehículos oficiales.


Normas La solicitud para el mantenimiento preventivo y/o correctivo deberá hacerla por escrito el resguardatario responsable del vehículo. Es responsabilidad del resguardatario de las unidades vehiculares, reportar cualquier anomalía que se presente en las unidades que tengan bajo su resguardo. Cuando no sea posible efectuar varias cotizaciones debido a la gravedad y/o urgencia de las reparaciones, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autorizará las acciones correspondientes. La oficina de Servicios Generales recibirá los vehículos de los talleres externos, para entregarlos al resguardatario correspondiente.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

242


1 2 3 4 5 6

6A 7

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el original de la Solicitud de servicio y/o reparación presentada por los resguardatarios de unidades vehiculares para que se efectúen las reparaciones necesarias. Solicita a los resguardatarios, los vehículos oficiales para su mantenimiento preventivo y/o correctivo. Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de servicio y/o reparación en original. Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que se efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega. Pasa el tiempo. Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externo termino la reparación de la unidad, si es así, recoge los vehículos oficiales y los entrega a los resguardatarios. Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o reparación ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia. ¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo la factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación. Continúa con la actividad número 6. En caso de coincidir los datos: Recaba firma de los resguardatarios en la Factura en

243


8 9

Original que presentó el taller externo. Elabora Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Envía a la Oficina de órdenes de pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o reparación y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de Solicitud-Comprobación de Recursos de manera cronológica permanente; en el Expediente de mantenimiento del vehículo y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

244


Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.


ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION O

TALLER EXTERNO

REMITE Y ACUERDA FECHA DE ENTREGA

VEHICULOS OFICIALES

RECIBE Y VERIFICA

O FACTURA

O

VERIFICA, RECOGE Y ENTREGA

VEHICULOS OFICIALES RESGUARDATARIOS

TALLER EXTERNO

ELABORA, FIRMA Y RECABA

AUTORIZACION

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION

O-1

TALLER EXTERNO

ORDEN DE SERVICIO Y/O SERVICIO

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA

FACTURA?

NO

DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

1

TALLER EXTERNO

SI

1

RECABA FIRMA

FACTURA O

RESGUARDATARIOS

ELABORA Y RECABA

AUTORIZACION

SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

O-2

INICIO

RECIBE

SOLICITA VEHICULOS OFICIALES

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION

O



GENERALES

RESGUARDATARIOS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERALES Y

SERVICIOS GENERALES


DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

O

FIN

ENVIA


O-1

O ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION

C


FACTURA 2 SOLICITUD-

COMPROBACION DE RECURSOS

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION

N

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION

O

C

245

Procedimiento Nombre: Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.

Objetivo: Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos oficiales para circular.


Normas Los resguardatarios de los vehículos oficiales, deberán reportar a la Oficina de Servicios Generales inmediatamente el extravío de la (s) placa (s) de circulación o bien de la Tarjeta de circulación. Los vehículos oficiales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulación, deberán ser canalizados y permanecer en el lugar que se determine por la Secretaría durante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente. Los resguardatarios de los vehículos oficiales que por robo de placas de circulación presenten su tramite para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infracción del vehículo y el Acta levantada ante el Ministerio público.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

246


1

1A

1A.1

1A.2

1A.3

1A.4

1A.5

1A.6

1A.7

Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina. ¿Cuál es la causa que origina la reposición? En caso de ser extravío o robo de Placas: Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y que concentre el vehículo en el lugar que determine la Secretaría. Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y la Placa. Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circulación en original. Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Determina el importe por pago de reposición de placas. Tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestación correspondiente. Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Constancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en original y las Placas del vehículo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y

247


1A.8

1A.9

1A.10

1A.11

1A.12

1A.13

Planeación el Recibo de pago en original y revisa que lo especificado en el mismo coincida con lo solicitado en el Oficio de solicitud en copia. Paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importe especificado en el Recibo de pago en original. Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y el Oficio de solicitud en copia lo archiva de manera numérica permanente en el Expediente de resguardo. Pasa el tiempo. Recibe notificación vía telefónica del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de las Placas y la Tarjeta de circulación. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria Y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original, así como la Tarjeta de circulación en original y las placas. Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las placas, e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente. Informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas placas y Tarjeta de circulación Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÒN DE RESGUARDOS DE VEHÌCULOS OFICIALES.

248


2 3 4 5 6

6A

6A.1

En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas. Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarjeta de circulación en original y las placas; archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circulación en original y las placas. Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de placas en un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¿Coincide la información? En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planea-

249


7 8 9

10

ción lo siguiente: • Oficio normativo en original. • Recibo oficial de pago en fotocopia. • Reporte de importes en fotocopia. • Tarjeta de circulación en original. • Las placas.

Archiva la copia del Oficio informativo de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 5. En caso de que si coincida la información: Obtiene fotocopias del Reporte de importes. Integra una fotocopia del Reporte de importes al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y una fotocopia del Reporte de importes y el Oficio de envío en fotocopia lo archiva de manera cronológica permanente. Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas. Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÒN DE RESGUARDOS DE VEHÌCULOS OFICIALES.

250


Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.


PLACAS

RECIBE Y REVISA

RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION


O

O



O N


DEL VEHICULO

TESORERIA DE LA SEFIPLAN


RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES INTEGRA

RECIBO DE PAGO

1 OFICIO

DE

SOLICITUD

PLACAS

ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUD

O CONSTANCIA DE NO

INFRACCION TARJETA

DE CIRCULACION


MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA

SEFIPLAN O

O

PLACAS PLACAS


O

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES Y

DETERMINA

OBTIENE DEL VEHICULO


O

TRAMITA RECURSOS

SOLICITA ¿CUAL ES LA CAUSA QUE ORIGINA LA

REPOSICION?

EXTRAVIO O ROBO DE PLACAS

DISPOSICION OFICIAL

OBTIENE DEL VEHICULO


O

RECIBE Y REVISA

CONSTANCIA DE NO INFRACCION

O


OFICIO DE SOLICITUD O-1


DETERMINA IMPORTE DE PAGO

DE REPOSICION

RECIBO DE PAGO

RECIBE Y REVISA

1

O



PAGA

1


OFICIO DE

SOLICITUD

RECIBE NOTIFICACION DE ENTREGA



SEFIPLAN


O-1

OFICIO DE SOLICITUD

N EXPEDIENTE

DE RESGUARDO

O

RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION

N


DEL VEHICULO

PLACAS

FIN

INFORMA RESPONSABLE DEL

VEHICULO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES

INCORPORA EN EL VEHICULO E

INTEGRA

O TARJETA DE CIRCULACION

EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

CONSTANCIA DE NO INFRACCION Y EL

VEHICULO O

251


Tramite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.


1

OFICIO INFORMATIVO

C

PLACAS

FIN

INFORMA RESPONSABLE DEL

VEHICULO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE RESGUARDOS

DE VEHICULOS OFICIALES

PLACAS

C

1

PLACAS

OFICIO DE SOLICITUD

ENVIA E INTEGRA

OFICIO DE SOLICITUD

O

O TARJETA DE

CIRCULACION

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

1 ¿COINCIDE

LA INFORMACION?

NO

SI

OBTIENE FOTOCOPIA

REPORTE DE IMPORTES F

F

INTEGRA

F

F OFICIO

DE

ENVIO

F REPORTE DE IMPORTES

O

ENVIA

OFICIO INFORMATIVO

F RECIBO

OFICIAL F DE PAGO REPORTE

DE

IMPORTES

O


OFICIO INFORMATIVO

O-1

TARJETA

DE

CIRCULACION

1



SEFIPLAN


N EXPEDIENTE DE

MANTENIMIENTO DEL VEHICULO

C

REPORTE POR MATRICULA DE PLACAS

PLACAS

1

O

RECIBE

OFICIO DE ENVIO

F RECIBO

OFICIAL

F DE

PAGO REPORTE

DE

IMPORTES

F

EMITE Y VERIFICA


T


INCORPORA AL VEHICULO

TARJETA DE CIRCULACION O



SEFIPLAN

252

Procedimiento Nombre: Registro y Asignación de Bienes Muebles.

Objetivo: Registrara en el inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura la adquisición de bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.


Normas La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos solo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido. El registro de alta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente:

• Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Estado de Veracruz.

• Los bienes con vida útil superior a un año, que no tengan la consideración de bienes de consumo.

El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adquisición, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción. La clasificación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse de acuerdo al catalogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de barras que se reciben de la SEFIPLAN. La asignación de mobiliario se realizará a través de los resguardos en individual.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

253


1 2 3

3A 4 5 6

Recibe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén el Pedido en un tanto, donde se detallan los bienes muebles adquiridos lo revisa y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia. Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura en original y copia así como los bienes muebles y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de coincidir: Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original. Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.

254


7 8 9

10

11

12

13

14

15

Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: • Relación de bienes en original • Oficio de solicitud de alta de bienes muebles

en original. • Factura en copia.

Integra en Paquete 2, los documentos siguientes:

• Relación de bienes en copia, • Oficio de solicitud de alta de bienes muebles

en copia, • Factura en fotocopia.

Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave de inventario y adhiere los mismos a los bienes. Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salida del bien mueble en original y copia. Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia. Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de salida original y copia y en el Resguardo provisional en original y copia. Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados. Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguardo individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.

255


16

Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo Individual en un tanto, lo entrega a l resguardatario y archiva en forma cronológica temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

256


Registro y Asignación de Bienes Muebles.


OFICIO DE SOLICITUD

FACTURA

INICIO

RECIBE Y OBTIENE

SELLA Y DEVUELVE

FACTURA

FACTURA O-1

SOLICITA Y DEVUELVE

PEDIDO

PROVEEDOR

¿COINCIDE LO RECIBIDO

CON LO SOLICITADO?

O

O-1

1

NO

SI

C

C

RECABA FIRMA

PEDIDO

1

1

1


RECURSOS MATERIALES

BIENES MUEBLES

RECIBE Y REVISA

PEDIDO

VERIFICA

FACTURA O-1

PEDIDO

1

BIENES MUEBLES

PROVEEDOR

PROVEEDOR

ELABORA

RELACION DE BIENES O-1

O-1

OFICIO DE SOLICITUD

O-1

INTEGRA PAQUETE 1

RELACION DE BIENES O

O

1

FACTURA

OFICIO DE SOLICITUD

INTEGRA PAQUETE 2

RELACION DE BIENES

1

1

F

FACTURA

OFICIO DE SOLICITUD

ENVIA

PAQUETE 1

SUBDIRECCION DE ADQUISICIONESDE

INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

C

RECIBE Y ADHIERE

CODIGOS DE BARRA O


PLANEACION

1

2

OFICINA DE ADQUISICIONES

BIENES MUEBLES

T

1

257


Registro y Asignación de Bienes Muebles.


PASE DE SALIDA

O

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA O-1

RESGUARDATARIO

RESPONSABLES DE AUTORIZACION

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O-1

O-1 RESGUARDO PROVISIONAL

1

ENTREGA


1

BIENES MUEBLES

ACCESA Y ACTUALIZA


O

SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS

IMPRIME Y ENTREGA

RESGUARDO INDIVIDUAL

T

SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

FIN

ELABORA


O-1

O-1

PASE DE SALIDA

RESGUARDATARIO

PASE DE SALIDA 1


O

C

258

Procedimiento Nombre: Actualización de Resguardos de Bienes Muebles.

Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios de la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles, en su artículo 86, deberá realizarse la revisión de asignación de los bienes muebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes. Los bienes muebles que correspondan a la Secretaría de Turismo y Cultura, sin excepción deberán registrar número de inventario y contar con el Resguardo que permitirá asignar la responsabilidad que de un bien corresponde al usuario. La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan. Los Resguardos de bienes muebles deberán mantenerse actualizados y con el registro de las características y condiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardatario y área de adscripción. La actualización de Resguardos deberá registrarse en el Sistema de Inventarios para su control. En el caso de actualización de Resguardos, los registros anteriores deberán cancelarse. Mensualmente deberá corroborar en la lista de movimientos de altas, bajas o cambios de personal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

259


1

1A 2 3 4 5 6 7 8

Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Resguardos y verifica la causa de actualización ¿Cuál es la causa de la actualización? En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Continúa con la actividad número 7. En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles. Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Elabora y recaba firma, del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Constancia de Liberación de adeudos en original, en caso de no haber diferencias. Entrega al usuario la Constancia de Liberación de adeudos en original. Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles. Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el Sistema Interno. Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y del Usuario en el Resguardo individual en dos tantos.

260


9 Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

261


Actualización de Resguardos de Bienes Muebles.


RECABA FIRMA


2T

RESGUARDO INDIVIDUAL 2T

- JEFE DE LA OFICINA SERVICIOS GENERALES - USUARIO

ENTREGA


T

T

C

FIN

USUARIO

INICIO

RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA CAUSA DE

ACTULIZACION

RECIBE

USUARIOS

SOLICITA Y RECIBE NOMBRE DEL

USUARIO

ACCESA, EMITE Y ACTUALIZA

¿CUAL ES LA CAUSA DE

ACTUALIZACION?

VERIFICA FISICAMENTE

CAMBIOS

POR CAMBIO DE USUARIO EN EL AREA DE

TRABAJO

1

BAJA DE PERSONAL

VERIFICA FISICAMENTE

CAMBIOS EN EL AREA DE

TRABAJO


JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

LIBERACION DE ADEUDOS

O

ENTREGA USUARIO

LIBERACION DE ADEUDOS

O

JEFE DEL AREA DE TRABAJO


DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

USUARIO

1

SISTEMA INTERNO

VERBALMENTE

SOLICITUD DE LIBERACION

262


Baja de bienes muebles.

Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.


Normas La baja de bienes muebles en el inventario de la Secretaría sólo procederá cuando su mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención. La baja de bienes muebles deberá presentarse para aprobación ante el subcomité de Adquisiciones Servicios y Enajenaciones de la Secretaría Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de la Secretaría, hasta determinar su destino final. La oficina de Servicios Generales deberá confirmar en el Sistema Desconcentrado de Inventarios el Registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secretaría de Finanzas y Planeación, en caso contrario solicitará vía telefónica la actualización de los registros.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

263


1 2

2A 3

3A 4 5

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Secretaría de Turismo y Cultura. Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el almacén. ¿Cómo se clasifican los bienes? En caso de que sean clasificados como Equipo de Computo: Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original. Continúa con la actividad número 4. En caso de que sean clasificados como mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra. ¿Procede la baja? En caso de no proceder la baja: Tramita con base en el Dictamen original, la reparación correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente. Fin. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES. En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja. Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de baja de inventario ante el subcomité de Adquisiciones Servicios.

264


6 7 8 9

Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el Acta de Subcomité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original. Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de subcomité en copia y archiva de manera cronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, el Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de baja en copia. Pasa el tiempo. Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimientos de baja estén registrados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

265


Baja de Bienes Muebles.


INICIO

DETECTA Y REUNE EN ALMACEN

ELABORA

DICTAMEN O

BIENES MUEBLES

VERIFICA CLASIFICACION

BIENES MUEBLES

¿COMO SE CLASIFICAN

LOS BIENES?

EQUIPO DE COMPUTO

MOBILIARIO

¿PROCEDE BAJA?

NO

SI

ELABORA

RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO

O

RECIBE Y REVISA

DICTAMEN O

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

1

TRAMITA REPARACION

DICTAMEN O

C

FIN 1

ENTREGA PARA ACUERDO DEL

SUBCOMITE

RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO

O

O

DICTAMEN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

RECIBE ACUERDO DE BAJA

ACTA DE SUBCOMITE C

O



RELACION DE MOBILIARIO

Y EQUIPO

DICTAMEN

O



O-1



ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O

O RELACION

MOBILIARIO Y EQUIPO

ACTA DE SUBCOMITE

C

DICTAMEN

O

1 OFICIO DE SOLICITUD BAJA


PLANEACION

ACCESA Y REVISA BAJA

FIN

SISTEMA DESCONCENTRADO DE

INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES

C

266

Procedimiento Nombre: Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias,

Telefónicas y de Mobiliario.

Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuenta la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas El personal de mantenimiento y servicios, deberá requerir al Jefe de la Oficina de Servicios Generales el material necesario para realizar las actividades. La Oficina de Servicios Generales deberá atender con oportunidad y calidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. La Oficina de Servicios Generales, deberá elaborar un diagnostico del mantenimiento a realizar, para solicitar el material al área de Almacén o en su caso, solicitar su adquisición al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.



Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

267


1 2 3

3ª

3ª.1

3ª2

3ª3 4 5

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud de reparación de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica permanente. Acude al área, verifica el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias y telefónicas y detecta el desperfecto. Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el Almacén la existencia del mismo. ¿Se cuenta con el material necesario? En caso de contar con el material necesario: Elabora Requisición de material en original y copia para solicitar el material al Almacén y recaba autorización del Jefe de la Oficina de Servicios Generales. Entrega la Requisición del material original al Almacén y archiva copia de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Recibo del Almacén el material solicitado para efectuar la reparación a los desperfectos detectados en las instalaciones. Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones. Fin. En caso de no contar con el material necesario: Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la cantidad de material necesario para efectuar la reparación de las instalaciones. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el efectivo para comprar el material requerido y efectuar las reparaciones a las instalaciones.

268


6 7 8 9

Efectúa la compra del material y recibe del proveedor la Factura original que respalda la compra. Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones. Elabora Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias para comprobar el gasto por compra de materiales y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Entrega en la Oficina de Ordenes de Pago y Caja para revisión la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia anexando la Factura original, como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

269


Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario.


INICIO

RECIBE Y REVISA

ACUDE AL AREA, VERIFICA Y DETECTA

SOLICITUD DE REPARACION DE INSTALACIONES

O

¿SE CUENTA CON EL

MATERIAL NECESARIO?

DETERMINA MATERIAL Y REVISA EN EL ALMACEN

ENTREGA

REQUISICION DE MATERIAL

O

C

MATERIAL


RECURSOS MATERIALES

1

C

ACUDE Y REPARA INSTALACIONES

NOTIFICA

ELABORA Y RECABA AUTORIZACION

REQUISICION DE MATERIAL

NO

SI

O-1

ALMACEN

MATERIALES

RECIBE

ALMACEN

INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS Y TELEFONICAS

VERBALMENTE

EFECTUA COMPRA Y RECIBE

FACTURA O

PROVEEDOR


SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

O-2


RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

1

AREA SOLICITANTE

RECIBE

EFECTIVO

JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES


SERVICIOS GENERALES

C

2

FIN

ENTREGA

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

O-1

O


FACTURA

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

270


Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario.


FIN

MATERIALES

ACUDE Y REPARA INSTALACIONES

1

AREA SOLICITANTE

271

Procedimiento

Nombre: Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.

Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y características establecidas en el Pedido


Normas

La Oficina de Adquisiciones y Almacén deberá entregar oportunamente al Almacén la copia del Pedido, a fin de posibilitar el cotejo de los materiales recibidos del proveedor. La recepción de artículos en el Almacén procederá de acuerdo a las características físicas, precios, cantidades que se establecen en el Pedido. La recepción de artículos deberá realizarse en forma completa, no deberán aceptarse entregas parciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido. El proveedor deberá entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Servicios Generales para obtener el sello de recibido. Los artículos recibidos deberán detallarse en el Kardex por artículo para mantener actualizada la Información de existencias. La entrada de artículos al Almacén deberá controlarse a través del Kardex por artículo y del Sistema Interno de Almacén.


Elaboración Autorización Unidad

Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

272


1

1A 2 3 4

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir: Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y el Pedido en copia. Registra el material recibido en el Kardex por artículo, que obtuvo previamente del archivo alfabético permanente y en el Sistema Interno de Almacén. Clasifica el material recibido, lo acomoda en los anaqueles correspondientes y archiva el Kardex por artículo de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

273


Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Computo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de computo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.


1

C

PEDIDO

C

MATERIALES

INICIO

RECIBE Y COTEJA MATERIALES

RECABA FIRMA, SELLA DE RECIBIDO

Y ENTREGA

FACTURA

FACTURA O-1

PEDIDO

PROVEEDOR

¿COINCIDE LO RECIBIDO CON

LO SOLICITADO?

O

PROVEEDOR

NO

SI

C

FACTURA

SOLICITA LA ENTREGA TOTAL DEL MATERIAL Y

DEVUELVE

O-1

PROVEEDOR

1

PEDIDO

1

C

C

JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS

GENERALES.

C

MATERIALES

FIN

A

REGISTRA EL MATERIAL RECIBIDO

KARDEX POR ARTICULO

SISTEMA INTERNO DE ALMACEN

A

CLASIFICA Y ACOMODA EN ANAQUELES

MATERIALES

KARDEX POR ARTICULO

MATERIALES

274

Procedimiento

Nombre: Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.

Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Secretaría de Turismo y Cultura, los artículos necesarios para el desarrollo de las funciones que les corresponden.


Normas

En el Reporte de necesidades del almacén deberá registrarse el consumo de artículos en el ejercicio presupuestal anterior, para establecer los requerimientos a atenderse, a través de los procesos de compra. El Departamento de Recursos Materiales pondrá a disposición de las áreas de trabajo el formato de Vale de Almacén, el cual podrá obtener a través de la intranet de la Secretaría de Desarrollo Económico. Los Vales de Almacén deberán registrar la firma de los titulares de las áreas solicitantes y del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales; en el caso de los Vales de Almacén extraordinarios serán autorizadas por el Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Las áreas de trabajo solo podrán requerir los artículos indicados en el catálogo que dará a conocer, al inicio del año presupuestal, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El área de Almacén se ajustará al calendario y horario establecidos en las políticas generales para la recepción y abastecimiento de requisiciones a las áreas de trabajo de la Secretaría. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales podrá ajustar las cantidades de material a surtir, de acuerdo con las existencias físicas en el Almacén.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

275


Almacén

1 2 3 4 5

Elabora, al inicio de año, el Reporte de necesidades de acuerdo al consumo del ejercicio presupuestal anterior de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico, Neumáticos, y Cámaras en original y copia, envía el original al Departamento de Recursos Materiales Servicios Generales y archiva la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS DE:

• ADJUDICACIÒN DIRECTA, • LICITACIÒN SIMPLIFICADA, • LICITACION PUBLICA Y • RECEPCIÒN DE MATERIAL DE OFICINA,

PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE CÒMPUTO, MATERIAL FOTÒGRAFICO, ARTÌCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE CÒMPUTO, MATERIAL ELÈCTRICOY, NEUMÀTICOS Y CÀMARAS.

Recibe de las áreas administrativas de la Secretaría, de acuerdo al calendario mensual establecido, los formatos de Vale de Almacén en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo. Analiza los formatos de Vale de Almacén en original de cada área administrativa y consulta contra la existencia del Kardex por artículo en copia el cual obtiene del archivo alfabético permanente; y específica las cantidades a surtir de acuerdo a las existencias del Almacén. Turna al Almacén el original de los formatos de Vales de Almacén de cada área para el surtimiento correspondiente y archiva de manera alfabética permanente el Kardex por artículo en copia. Recibe de la Oficina de Servicios Generales, el original de los formatos de Vales de Almacén de cada área y con base en estos, localiza y empaqueta el material solicitado.

276

Área Actividad Descripción 6

7 8

Entrega el material a las diversa áreas administrativas previa revisión y obtiene firma de recibido en el formato de Vale de almacén en original. Obtiene del archivo alfabético permanente el Kardex por artículo en copia y registra el material entregado. Registra en el Sistema Interno de Almacén el material entregado y archiva el Vale de Almacén en original en forma cronológica permanente y el Kardex por artículo en copia de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN, MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE CÓMPUTO, MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICAS Y CÁMARAS.

277


Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Neumáticos y Cámaras.


KARDEX POR A

1

KARDEX POR ARTICULO

KARDEX POR ARTÍCULO

O REQUISICION

VALES DE ALMACÉN

O

REGISTRA Y OBTIENE MATERIAL ENTREGADO

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE ALMACEN, MATERIAL DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICOY, NEUMÁTICOS Y CÁMARAS.

RECIBE, LOCALIZA Y EMPAQUETA MATERIAL

SOLICITADO

RECIBE Y DEVUELVE, PREVIO ACUSE

DE RECIBO

1 AREAS ADMINISTRATIVAS

KARDEX POR

ANALIZA Y CONSULTA CONTRA EXISTENCIAS Y ESPECIFICA LAS

CANTIDADES A SURTIR

A

VALE DE ALMACÉN

ARTICULO

O

1

INICIO

ELABORA Y ENVIA

REPORTE DE NECESIDADES O

ENTREGA MATERIAL PREVIA REVISION Y

OBTIENE FIRMA

VALE DE ALMACÉN

O

AL INICIO DEL AÑO

C

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

TURNA

O

VALE DE ALMACÉN

ALMACEN

ADJUDICACION DIRECTA,

LICITACION SIMPLIFICADA,

LICITACION PÚBLICA

1



A

VALE DE ALMACÉN

O

REGISTRA MATERIAL ENTREGADO


C

A

ARTICULO

1

1


RECEPCION DE MATERIAL

DE OFNA., PAPELERIA, CONSUMIBLES DE

COMPUT, MAT. FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA,

PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICO.

PREVIA REVISIÓN

278

Procedimiento

Nombre: Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y, Neumáticos y Cámaras.

Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en Almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias.


Normas

El almacén se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en periodo de inventarios. La verificación de las existencias físicas de artículos en el Almacén, deberá realizarse considerando los registros en Kardex por artículo y en el Sistema Interno de Almacén. El resultado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del personal responsable del procedimiento. El Reporte de existencias físicas en almacén deberá enviarse al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá enviarse al Departamento de Recursos Financieros.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

279


1 2

2A

2A.1 3 4

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original. Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y el Kardex por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético permanente. ¿Existen diferencias? En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra el Kardex por artículo en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes. Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original. Continúa con la actividad número 3. En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de trabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales previo acuse de recibo y archiva las copias de manera cronológica permanente. Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia y turna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

280


Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y, Neumáticos y Cámaras.



REQUISICIONES

O

KARDEX POR ARTICULO

1

O

REQUISICIONES

KARDEX POR ARTÍCULO

KARDEX POR ARTICULO

FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO

REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS

O

VERIFICA SI EXISTEN DIFERENCIAS

FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO

O

REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y

COMPLETA

DE ACUERDO CON EL CALENDARIO DE

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

FIN

O

ELABORA Y TURNA

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

NO

INVESTIGA DIFERENCIAS

REALIZA AJUSTES

INICIO

C



C

C

A

MINUTA DE TRABAJO

1

ELABORA Y TURNA

1

O


REPORTE DE CONSUMO MENSUAL VALUADO

C

A

1

1

O

C

C

C

REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS

MINUTA DE TRABAJO

281

Procedimiento

Nombre:

Servicio de Fotocopiado de Documentos.

Objetivo: Proporcionar a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura el servicio de fotocopiado de documentos oficiales para un mejor manejo y presentación de la información que generan.

Frecuencia: Diaria.

Normas

El servicio de fotocopiado se solicitará a través del formato de Solicitud de servicios de fotocopiado correspondiente. Las áreas que requieran de los servicios de fotocopiado deberán proporcionar las hojas de los documentos. Los servicios de fotocopiado se proporcionarán solo cuando se presenten documentos oficiales. Los servicios de fotocopiado deberán atenderse con oportunidad y calidad para contribuir en el desarrollo de las actividades y con los lineamientos de contención del gasto. Las solicitudes de servicios de fotocopiado atendidas en el mes deberán relacionarse y detallar el número de fotocopias realizadas para efectuar el pago a la empresa arrendadora del equipo de fotocopiado. En el caso de originarse alguna falla o desperfecto en el equipo asignado, las áreas reportarán directamente en la empresa prestadora del servicio, donde personal capacitado será quien realice las reparaciones necesarias y el área se encargará de dar seguimiento al reporte.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

282


1 2 3 4 5 6 7 8

Supervisa el servicio de cada área, quien es responsable del buen funcionamiento y uso de la maquina fotocopiadora asignada. Brinda el apoyo necesario, en el supuesto anterior, con la máquina asignada en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a las demás áreas de la secretaría. Elabora el reporte mensual, de fotocopias en original e informa al jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la cantidad a facturar. Pasa el tiempo. Recibe el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro de los dos o tres días posteriores de la empresa prestadora del servicio, facturas en originales de las diferentes áreas que amparan el gasto generado en dicho período. ¿Coinciden los datos de las facturas? En caso de no coincidir los datos: Devuelve la factura original al prestador de servicios de arrendamiento de equipo de fotocopiado y le solicita una nueva facturación con los datos correctos. Continúa con la actividad número 4. En caso de coincidir los datos: Recaba visto bueno en las facturas originales, de acuerdo al área que corresponda. Elabora y envía al Departamento de Recursos Financieros, la Solicitud-Comprobación de Recursos y la Documentación soporte en original, e integra expediente de Servicio de Fotocopiado con la copia de la Solicitud comprobación de recursos y la factura en original y una copia, el cual archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

283


Servicio de Fotocopiado de Documentos.


FACTURA

O-1

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

0-1

C FIN

INICIO

SUPERVISA CONTROL

BRINDA APOYO

ENVÍA PARA TRÁMITE DE

PAGO E INTEGRA

¿COINCIDEN LOS DATOS DE

FACTURACIÓN? DEVUELVE PARA

CAMBIO

NO

PRESTADOR DE SERVICIO

1

SI

ENTREGA

ELABORA E INFORMA

REPORTE MENSUAL O

RECABA VISTO BUENO


FINANCIEROS

ÁREAS DE LA

FACTURA

FOTOCOPIADORA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES

PRESTADOR DEL

SERVICIO

O

FACTURA

O

1

FACTURA

O

EXPEDIENTE

PRESTADOR DEL

SERVICIO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES

ÁREAS DE LA

284

Procedimiento

Nombre: Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.

Objetivo: Llevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dependencia calendarizar los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad durante el ejercicio fiscal.

Frecuencia: Anual.

Normas

Para la presupuestación del Programa anual de adquisiciones, se deberá considerar elementos reales de valoración determinados en el Listado de precios unitarios. El Listado de precios unitarios de artículos presupuestados, deberá considerar el porcentaje de inflación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación. El programa anual de adquisiciones, deberá sujetarse al presupuesto de gasto corriente autorizado para cubrir los objetivos institucionales. Para la integración del Programa anual de adquisiciones, se deberán considerar los requerimientos de las unidades presupuestales de la Dependencia. El Programa anual de adquisiciones, de la Dependencia, deberá ser integrado y entregado a la Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el último día hábil del mes de Enero, correspondiente al ejercicio fiscal. La captura de la información en el Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev), deberá llevarse a cabo antes de las fechas programadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

285


Adquisiciones y Almacén

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de programación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listado de partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación para elaborar el Programa anual de adquisiciones. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestales en original, para que se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia. Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de licitaciones simplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar un historial de consumo. Elabora un Historial de consumo en original, considerando únicamente las licitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza para determinar un listado de precios unitarios. Elabora un Listado de precios unitarios en original de loa artículos adquiridos por la dependencia, considerando un aumento del porcentaje de inflación determinado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de programación y presupuestación. Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en original contra el Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, para poder determinara la captura del Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia, en el módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios de Siafev. Elabora el Listado de necesidades de consumo en

286



8 9

10

10A

11

12

13

Original, con la información que se generó de la conciliación de documentos. Accesa al módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y captura el Listado de necesidades de consumo en original programada para el ejercicio próximo. Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original. Revisa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, y detecta posibles inconsistencias en la captura de la información. ¿Existen inconsistencias en la captura? En caso de no existir inconsistencias en la captura: Continúa con la actividad número 13 En caso de existir inconsistencias en la captura: Accesa al módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev y modifica las inconsistencias detectadas. Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original. Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, para que sean integrados al Anteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológica permanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo, de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Listado de necesidades de consumo. Pasa el tiempo.

287



14

15

16

17

18

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el primer mes del año, los montos y las partidas autorizadas para el presupuesto de la Dependencia en el ejercicio fiscal. Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto del Programa anual de Adquisiciones en original, contra los montos y las partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa al módulo de anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaría de Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias. Genera del módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual de adquisiciones, en original. Entrega a la Unidad Administrativa el original del Programa anual de adquisiciones y archiva de manera cronológica permanente el original del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

• ADJUDICACIÒN DIRECTA. • LICITACIÒN SIMPLIFICADA. • LICITACIÒN PÙBLICA.

288


Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.


LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO O

O

OBTIENE Y ANALIZA

RECIBE

LISTADO DE PRECIOS UNITARIOS

ELABORA

O

INICIO

RECIBE

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION O

ACCESA Y CAPTURA

CONCILIA

HISTORIAL DE CONSUMO

O

PRESUPUESTO PREVISTO POR LA

SEFIPLAN



ELABORA Y ANALIZA

O

ELABORA

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO

O

SIAFEV

MODULO DE ADQUISICIONES

Y CONTROL DE INVENTARIOS

O

GENERA

SIAFEV

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

REVISA Y DETECTA

INCONSISTENCIAS

O

NO 1

SI

¿EXISTEN INCONSISTENCIAS EN LA CAPTURA?

ACCESA Y MODIFICA

SIAFEV MODULO DE

ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

O

GENERA

SIAFEV


1

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES PRESUPUESTALES

O


EXPEDIENTE DE LICITACION SIMPLIFICADA Y ADJUDICACION DIRECTA C



289


Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.



1

ENTREGA 1

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES O


O


O


O

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO

O


C

RECIBE MONTOS Y PARTIDAS



PRIMER MES DEL AÑO

OBTIENE Y COMPARA

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES O

ACCESA Y AJUSTA

MODULO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

O

GENERA

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

ENTREGA

O

PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES


FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - ADJUDICACION DIRECTA - LICITACION SIMPLIFICADA - LICITACION PUBLICA

MODULO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

DE LAS UNIDADES PRESUPUESTALES

O

C

C

290

Procedimiento

Nombre: Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.

Objetivo: Someter a consideración del órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendentes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.


Normas

Las sesiones del subcomité podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración. Las sesiones ordinarias del Subcomité, podrán ser llevadas a cabo únicamente con la participación de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionados a la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos que marcan las leyes de adquisiciones, servicios y enajenaciones. En la primera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionados con el programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones. El expediente de documentos que utilice el Secretario Ejecutivo del Subcomité, contendrá la información necesaria para que se elabore la Síntesis de asuntos a tratar en cada sesión mensual del Subcomité. En la Síntesis de asuntos a tratar que sea entregada a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia, se deberá considerar el resumen de las licitaciones, adquisiciones y la contratación de servicios que a las fechas se realicen.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

291

Procedimiento

Nombre: Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.

Objetivo: Someter a consideración del órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendentes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.


Normas

En los casos en que los vocales consideren conveniente remitir al Secretario Ejecutivo del Subcomité los asuntos que deben ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberán ser incluidos en la Orden del día de la sesión de que se trate. En el caso de que las sesiones Ordinarias no se cuente con quórum para su inicio, se convocará a una sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que corresponda.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

292

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales

1 2 3 4 5 6

Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentos original y acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos el orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité. Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomité. Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de invitación y en su caso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios de invitación las archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de sesiones del Subcomité de la Dependencia. Pasa el tiempo. Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizados con los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco para cada uno de los asistentes a la reunión mensual del subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Acude a la sala de juntas de la Dependencia llevando consigo el Expediente de documentos original, la Lista de asistencia y los folders personalizados.

293

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales

7 8 9

10

11

12

Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para que estos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones de la Dependencia. Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original. Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes. Da por concluida la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes. Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos expuestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión mensual. Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación:

• Lista de asistencia en original • Invitaciones en original • Acta circunstanciada en original • Síntesis de asuntos a tratar en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO: CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.

294


Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.



FOLDERS

FOLDERS

OFICIOS DE INVITACION

C

O SINTESIS

LISTA DE ASISTENCIA O

O

INICIO

ACUERDA PUNTOS

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS O



INICIA REUNION Y RECABA FIRMA

ACUDE LLEVANDO CONSIGO

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS

O

PRESIDENTE DEL SUBCOMITE

ENTREGA

FOLDERS


O ACTA CIRCUNSTANCIADA CON EL JEFE DE LA


C

O-C

ELABORA

TURNA


O

INTEGRANTES DEL SUBCOMITE

EXPEDIENTE DE SESIONES

DEL SUBCOMITE

LISTA DE ASISTENCIA



DA LECTURA Y DESARROLLA

PUNTOS

DA POR CONCLUIDA LA SESION

RESGUARDA

O

O

LISTA DE ASISTENCIA

INVITACIONES

C

FIN

C

ELABORA E INTEGRA

O LISTA DE ASISTENCIA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFICADA.

SINTESIS O

ACTA CIRCUNS- TANCIADA

SINTESIS

O

O

SALA DE JUNTAS

295

Procedimiento

Nombre: Adjudicación Directa.

Objetivo: Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Decreto del Presupuesto de Egresos, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.

Frecuencia: Diaria.

Normas

Las adquisiciones, contratación de servicios y arrendamientos solo procederán si se cuenta con disponibilidad presupuestal. Las Requisiciones de bienes, artículos y refacciones, podrán recibirse de las áreas de trabajo de la Secretaría, así como del Almacén y se consolidarán con base en las calendarizaciones del Programa anual de adquisiciones. En caso de que las Requisiciones del Almacén no cuenten con disponibilidad, se deberá solicitar al Departamento de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal para la atención de los requerimientos. La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determinará con base en los montos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos. En la Solicitud de cotización deberán indicarse con claridad las características del bien, artículo, refacción o servicio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entrega a los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de servicios.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

296



1 2

2A 3 4 5

Recibe de las áreas de la Secretaría así como del Almacén la Requisición en original con loas especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Módulo de Adquisiciones del Siafev. Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición, en original y con base en los montos establecidos en el Decreto del presupuesto de egresos vigente, al que asciende la adquisición determina la modalidad de la compra. ¿Qué modalidad de compra procede? En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original. Fin. CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: LICITACIÒN PÙBLICA, LICITACIÒN SIMPLIFICADA Y EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y LICITACIÒN SIMPLIFICADA. En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotización, en original con las características de los bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original la Solicitud de cotización, en original. Pasa el tiempo. Recibe de los proveedores y /o prestadores de servicios, vía fax o en original las Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas.

297



6 7 8 9

10

11

12

Accesa y captura en el módulo de Adquisiciones del Siafev las propuestas de precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de servicios presentan en las Cotizaciones, en original. Emite del módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo, en un tanto, con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas presentadas, para concentrara los montos, maracas, condiciones de pago y firma del documento. Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el Cuadro Comparativo, en un tanto. Emite a través del Módulo de Adquisiciones del Siafev el Pedido, en dos tantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios y firma el documento. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén y del Cotizador en el Pedido, en dos tantos. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en un tanto, vía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones en el Almacén de la Dependencia, así como un tanto del Pedido al almacén. Pasa el tiempo. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÒN DEL MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTÌCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO, NEUMATICOS Y CAMARAS. Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura, en original y revisa que

298



13

13A

14

15

Corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa. Verifica que la Factura, en original registre la descripción, importe y totales que se indican en el Pedido, en un tanto, además de que cuente con sello de Almacén. ¿Coinciden los datos de la factura? En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicita que se realicen los ajustes. Continúa con la actividad número 12. En caso de que coincidan: Elabora la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y tres copias para realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. Envía a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadro comparativo, en un tanto, la Solicitud de cotización, en original, la Requisición en original, las Cotizaciones, en original y la Factura en original para solicitar la afectación presupuestal y emisión del pago, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa, los documentos siguientes:

• Solicitud-Comprobación de Recursos, en tercera copia,

• Pedido en un tanto. • Requisición, en copia • Solicitud de cotización, en copia, • Cotizaciones en copia y • Cuadro comparativo, en copia.


299


Adjudicación Directa.


RECIBE Y REVISA

O FACTURA

- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO

1

1

T CUADRO COMPARATIVO

MODULO ADQUISICIONES

ACCESA Y CAPTURA


COTIZACIONES

O

PROPONE Y RECABA FIRMA

T CUADRO COMPARATIVO

INICIO

O

RECIBE Y REVISA

COTIZACIONES

EMITE Y FIRMA

- AREAS DE LA SECRETARÍA

RECIBE Y REVISA

DISPONIBILIDAD

REQUISICION


ANALIZA Y DETERMINA MODALIDAD

O

REQUISICION

¿QUE MODALIDAD DE COMPRA PROCEDE?

LICITACION PREPARA EVENTOS

O REQUISICION

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - LICITACION PÚBLICA - LICITACION SIMPLIFICADA - EMISION DE FALLOS DE LICITACION PÚBLICA Y LICITACION SIMPLIFICADA

ADJUDICACION DIRECTA

ELABORA

SOLICITUD COTIZACION O

SOLICITUD DE COTIZACION O

ENVIA

VIA FAX


VIA FAX

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

RECABA FIRMA

2T PEDIDO

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES -JEFE DE LA OFICINA DE - SERVICIOS GENERALES - COTIZADOR

PEDIDO T

ENVIA

- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIO

VIA FAX

RECEPCION DE MATERIAL DE

OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE

COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO,

ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO

DE COMPUTO Y MATERIAL ELECTRICO

NEUMÁTICOS Y CÁMARAS

T

ALMACEN

EMITE Y

FIRMA


PEDIDO 2T

300


Adjudicación Directa.


C

FACTURA

PEDIDO

EXPEDIENTE

DE COMPRA

O

3

T


REQUISICION

COTIZACIONES

SOLICITUD DE COTIZACION

CUADRO COMPARATIVO

1

1

1

1

COTIZACIONES

O

T

VERIFICA

PEDIDO

O FACTURA

ELABORA Y

RECABA FIRMA

O-3

DEVUELVE Y SOLICITA AJUSTES

FACTURA O

1

FIN

ENVIA

PEDIDO

OFICINA DE ÓRDENES DE PAGO

1

¿ COINCIDEN LOS

DATOS DE LA FACTURA ?

NO

SI

- PROVEEDOR - PRESTADOR

- JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA

O-2

T



CUADRO

T

O

SOLICITUD DE COTIZACION

O

REQUISICION

301

Procedimiento

Nombre: Licitación Simplificada.

Objetivo: Participar, a través de invitación dirigida a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamientos.


Normas

El programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios. El desarrollo del proceso de licitación simplificada deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo VI, artículo 57. Las Invitaciones y el Anexo técnico deberán elaborarse considerando una o varias partidas de bienes o servicios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia. El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar a la oficina de Adquisiciones y Almacén las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el Anexo técnico. Las Invitaciones al evento de licitación simplificada deberán enviarse a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así como cuando menos a tres proveedores, y a la representatividad de la Secretaría.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

302

Normas

La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetando el horario establecido en la Invitación. Los invitados a la licitación podrán remitir sus Propuestas técnicas y económicas, al domicilio señalado en la Invitación, la asistencia de los participantes es opcional. El acto de apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados. En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con o sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada. El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos, previo acuerdo del Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

303



1 2 3 4 5

Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición, en original que obtiene del archivo cronológico temporal. Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia, con número de licitación, con las especificaciones del servicio o bien a adquirir los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibimiento en caso de incumplimiento; además el Anexo técnico, en original y copia, en coordinación con el área solicitante para indicar las características de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en todos los documentos. Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia y el Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponde al bien y/o servicio a adquirir, a la Dirección Jurídica y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y la Requisición. Elabora y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento, en original y copia con las especificaciones de la licitación para informar a la autoridad representativa de la Secretaría, los invitados a la licitación y fecha y lugar del evento. Envía al Secretario de Desarrollo Económico el Oficio de evento, en original, para solicitar su participación en el evento de licitación y archiva,

304



6 7 8

8A 9

10

11

Cronológicamente en forma permanente en el Expediente de licitación, como acuse de recibo la copia del Oficio de evento. Pasa el tiempo. Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de participantes, en original.

Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante una Propuesta técnica en original y una Propuesta económica en original. Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propuesta (s) económica (s) en original, da lectura al contenido de éstas y verifica que cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación, Bases de licitación y en el Anexo técnico. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura propuestas en original, que al final del evento deberán incluirse en el Expediente de licitación. Continúa con la actividad número 9. En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registro técnico y económico de las propuestas. Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas, así como la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original. Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta de apertura de propuestas y sus respectivos anexos.

305



12

13

Pasa el tiempo. Analiza las Propuesta (s) técnica (s) y la Propuesta (s) económica (s) y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que más convienen a la convocante. Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes:

• Antecedentes (requisición) en original, • Registro de participantes en original, • Propuesta (s) técnica (s) en original, • Acta de apertura de propuestas en original,

con sus respectivos cuadros, • Dictamen en original, incluyendo el cuadro

comparativo de análisis. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.

306


Licitación Simplificada.


REALIZA APERTURA Y VERIFICA

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

INICIO


ENVIA

OBTIENE FIRMA

O

1



REQUISICION


OFICIO DE INVITACION

ANEXO TECNICO

O-1

O-1

O

OFICIO DE INVITACION O

BASES DE LICITACION

1

1

O

-SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO

-PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIO

REQUISICION

O C


OFICIO DE EVENTO

SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO

EN COORDINACION CON EL AREA SOLICITANTE

EXPEDIENTE DE LICITACION

ENVIA

O

OFICIO DE EVENTO O

1

C EXPEDIENTE LICITACION

INICIA ACTO DE APERTURA

Y ELABORA

REGISTRO DE PARTICIPANTES


RECIBE

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

DESCALIFICA

1


NO

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

ELABORA

ACTA DE APERTURA

SI

1

O

PARTICIPANTES

ACTA APERTURA

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

OBTIENE Y ENTREGA FOTOCOPIA

ACTA APERTURA O

F

O-1

O

O

O

O

O

O

O

BASES DE LICITACION

O-1

ANEXO TECNICO

1

O

OFICIO DE INVITACION

BASES DE LICITACION

PARTICIPANTES

ANEXO TECNICO

C

307


Licitación Simplificada.


FIN

O

DICTAMEN


PROPUESTA TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

ACTA DE APERTURA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFICADA

O

O

O

1

INTEGRA

O

ANALIZA PROPUESTAS Y ELABORA

DICTAMEN

ANTECEDENTES ( REQUISICION)

O

C EXPEDIENTE LICITACION

308

Procedimiento

Nombre: Licitación Pública.

Objetivo: Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten proposiciones solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamiento.


Normas

El programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios. La calendarización de las etapas del proceso de licitación pública deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo ll, artículo 35. Las convocatorias deberán elaborarse considerando una o varias partidas de bienes, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia, con los datos que permitirán identificar a la convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones para venta de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificaciones de recepción de bienes; así como las condiciones de pago. La convocatoria, Bases de licitación, avisos de modificaciones, Actas de juntas de aclaraciones, Fallos y generalidades de los Contratos, deberá publicarse en el Sistema Electrónico Comprante-Ver, para su disposición en Internet.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

309

Normas Las Bases de licitación deben incluir condiciones jurídicas, técnicas y económicas, ya que constituyen las disposiciones reglamentarias a las que deberá apegarse el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación. El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar a la Oficina de Adquisiciones y Almacén las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el anexo técnico de las Bases de licitación. De acuerdo a la normatividad general deberá enviarse participación del desarrollo de la licitación a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la representatividad de la Contraloría General. En la junta de aclaraciones únicamente se dará respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de la junta, y pueden ser enviadas por fax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma. En el Acta de la junta de aclaraciones deberán registrarse las modificaciones que realizan la Dependencia y las preguntas y respuestas de los participantes. En el Acto de la junta de aclaraciones los participantes que hayan adquirido las Bases de licitación en la Dependencia o por Comprante-Ver, deberán enviar o presentar el recibo por compra de bases. En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicas el registro de participantes (personas físicas o morales) se realizará con una hora antes a la celebración, presentando identificación con fotografía. La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme se va nombrando a los participantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que previamente deberán remitir sus propuestas al domicilio señalado en las Bases, en el entendido de que toda propuesta extemporánea será descalificada. El acto de recepción y apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido violentados.

310

Normas En el acto de recepción y apertura deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándose en el acta circunstanciada. Para el desarrollo del evento de licitación deberá integrarse el comité interno para analizar las Propuestas técnicas y económicas con base en el presupuesto autorizado. El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causa por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos, previo acuerdo del Subcomité de adquisiciones, servicios y enajenaciones.

311



1 2 3 4 5 6 7

Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de compra de Licitación Pública con base en la Requisición en original que obtiene del archivo cronológico temporal. Calendariza los eventos de la Licitación Pública con indicación de lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el Comprante-Ver. Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes o servicios. Accesa al Sistema Comprante-Ver y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la apertura de proposiciones técnicas y económicas, de carácter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria, en un tanto y las Bases de licitación en un tanto que corresponden al evento de la licitación. Accesa al Sistema Comprante-Ver y respalda la información que contiene la Convocatoria para conservarla en disco magnético. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria en un tanto y en las Bases de licitación en un tanto. Elabora el Oficio para Comprante-Ver, en original y copia, dirigido al Secretario de Desarrollo Económico para solicitar la publicación de la Convocatoria en el Sistema Electrónico y el Oficio para medios oficiales, en original y copia dirigido a la coordinación de Comunicación Social para solicitar

312



8 9

10

11

12

La publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circulación en el estado y a nivel nacional recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en ambos documentos. Solicita la publicación de la Convocatoria y turna al Secretario de Desarrollo Económico, a través del Sistema Electrónico Comprante-Ver los archivos de la Convocatoria y las Bases de licitación, así como el Oficio para Compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Comprante-Ver en copia. Solicita la publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circulación y envía a la Coordinación de Comunicación Social el Oficio para medios oficiales en original, la Convocatoria, en un tanto y el disquette con la Convocatoria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para medios oficiales, en copia. Elabora el Oficio del evento, en original y copia dirigido a las áreas de la Secretaría que participarán en los actos de licitación, indicando lugar, fecha y horarios para solicitar su asistencia. Turna el Oficio del evento en original a la Dirección Jurídica, al Secretario de Turismo y Cultura, a la Dirección solicitante de bienes o servicios y a la Secretaría de Finanzas y planeación para solicitar su participación en los actos de licitación y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio del evento en copia. Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el

313



13

14

15

16

17

17A

Expediente de licitación. Pasa el tiempo. Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantes en original y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relativas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases de licitación. Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones, a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original. Pasa el tiempo. Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabora el Registro de asistentes, en original, el acto es presidido por el servidor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señalados. Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) en original, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documento que conste de la Fianza en original de sustentación de la oferta. Realiza la apertura de los sobres de la Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta económica (s) y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de licitación. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s), en original y estas quedaran integradas en el

314



18

19

20

21

22

23

Expediente respectivo. Continúa con la actividad número 18. En caso de cumplir con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original en la que se hará constar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes. Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas en original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original. Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y las entrega a los participantes. Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidas por los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicación establecidos en las Bases de licitación. Elabora el Dictamen, en original, conforme al cual se adjudicará el Pedido y se señalan quienes son los proveedores o prestadores de servicios cuyas ofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican los lugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y la mención de las propuestas que hayan sido desechadas. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación los documentos siguientes:

• Antecedente en original, • Convocatoria en original, • Bases en original, • Registro de participantes al acto de apertura

de ofertas, en original, • Acta de junta de aclaraciones en original, •


315

Oficina de Adquisiciones y

Almacén

• Propuesta (s) técnica (s), en original, • Acta de apertura de propuestas, en original, • Dictamen, en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISIÒN DE FALLOS DE LICITACIÒN PÙBLICA Y DE LICITACIÒN SIMPLIFICADA.

316


Licitación Pública.


ELABORA

BASES DE LICITACION

EN COORDINACION CON AREA SOLICITANTE O

ACCESA Y RESPALDA

INFORMACION

SISTEMA COMPRANET-

VER

CONVOCATORIA

C

EXPEDIENTE DE

LICITACION

C

INICIO


REQUISICION

O

CALENDARIZA EVENTOS DE LICITACION

ACCESA, CAPTURA Y EMITE

T BASES DE LICITACION

T CONVOCATORIA

SISTEMA COMPRANET-

VER

RECABA FIRMA

CONVOCATORIA

BASES DE LICITACION

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

T

T



OFICIO PARA COMPRANET

OFICIO PARA MEDIOS OFICIALES

O-1

O-1

SOLICITA PUBLICACION

Y TURNA

SOLICITA PUBLICACION

Y TURNA

OFICIOS PARA MEDIOS OFICIALES

CONVOCATORIA

O

T


OFICIO DE EVENTO

O-1

SISTEMA COMPRANE

T

OFICIO PARA

COMPRANET

CONVOCATORIA

BASES DE LICITACION

OFICIO PARA COMPRANET

O

T

T

1

EXPEDIENTE DE

LICITACION

SECRETARIO DE

DESARROLLO ECONÓMICO

COORDINACION DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

CONVOCATORIA

OFICIO PARA MEDIOS OFICIALES

- DIRECCION JURIDICA - SECRETARIO DE DESARROLLO ECONÓMICO - DIRECCION SOLICITANTE - SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION

TURNA

OFICIO DE EVENTO

O

1

C

EXPEDIENTE DE

LICITACION

C

EXPEDIENTE DE

LICITACION

REALIZA VENTA

BASES DE LICITACION

CONVOCATORIA

- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIOS

BASES DE LICITACION

O

REALIZA JUNTA DE

ACLARACIONES Y ELABORA


ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES

O-1

T

T

T

1

1

C

317


Licitación Pública.


PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

ACTA DE APERTURA

DICTAMEN

O

O

O


1


NO

SI

ELABORA

ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS

O

DESCALIFICA

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

OBTIENE FIRMA

ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS

PROPUESTA ECONOMICA

OBTIENE Y ENTREGA

FOTOCOPIA

ACTA DE APERTURA

ANALIZA PROPUESTAS

PROPUESTA TECNICA O

PROPUESTA TECNICA

PARTICIPANTES

O

O

F

RECIBE

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

FIANZA

REALIZA APERTURA Y VERIFICA

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

REALIZA ACTO DE APERTURA Y

ELABORA

REGISTRO DE ASISTENTES O

O

O

O

O

O

O

O

O

O

INTEGRA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE

LICITACION SIMPLIFICADA


C


RECABA FIRMA Y ENTREGA


PARTICIPANTES


O

C

O


PARTICIPANTES

PROPUESTA ECONOMICA

O

ELABORA

DICTAMEN O

ANTECEDENTES

CONVOCATORIA

BASES

O

O

O


O

O

O

C

318

Procedimiento

Nombre:

Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

Objetivo: Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificada la adjudicación de los bienes o servicios concursados para formalizar la relación de compra-venta que realiza la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas

La emisión de los fallos de licitación deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y Reglamento interior del comité para las Adquisiciones y Obras Públicas. La emisión de los fallos de licitación deberá realizarse conforme a los acuerdos establecidos por el Subcomité de Adquisiciones, Servicios y Enajenaciones, de acuerdo a la responsabilidad de los servidores públicos a quienes compete su emisión. La notificación del fallo de licitación se dará a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación. La comunicación del fallo deberá emitirse al proveedor y/o prestador de servicios adjudicados en un plazo no mayor de tres días, para Licitación Pública y dentro de los 8 días hábiles siguientes al acto de apertura de propuestas para Licitación Simplificada.



Administrativa

Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

319

Normas La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección Jurídica. En el caso que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) corresponda a 140 salarios mínimos vigentes en la Ciudad de Xalapa, Veracruz, deberá elaborar un Contrato con las especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de licitación. En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) corresponden a más de 670 salarios mínimos vigentes en la Ciudad de Xalapa, Veracruz derivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato, deberá solicitarse Fianza, de cumplimiento del contrato. Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratos deberán registrarse y trasmitirse a través del Sistema Electrónico Compranet.Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, denominado Comprante-Ver, para Licitaciones Públicas y vía fax o personal si es Licitación Simplificada, además de informarlo a través de la Página Web. La Factura que se reciba del proveedor deberá registrar el sello y firma del responsable del Almacén de conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidas en el Contrato o Pedido.

320



1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el acta de subcomité de adquisiciones, servicios y enajenaciones en fotocopia y analiza los acuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de Licitación Pública o Licitación Simplificada. Adecua Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en original y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos. Recaba firma en el Dictamen, en original del Jefe de la Unidad Administrativa, Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedores y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el evento de licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito con acuse de recibo, en acto, vía fax, o bien colocar un anuncio en la tabla de avisos de la Dependencia, siempre que así hubiere señalado en las Bases de licitación. Elabora Contrato en original y con base en el salario mínimo variable determina si por el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servicios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes. Obtiene visto bueno de la Dirección Jurídica en el Contrato original. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original. Accesa al Sistema de Adquisiciones del Siafev y emite el Cuadro comparativo, en un tanto con las propuestas económicas y el Pedido en un tanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados, las especificaciones de los bienes y/o

321



9

10

11

12

13

13A

14

Servicios y los importes a que asciende la adjudicación y firma los documentos. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén en el Cuadro comparativo en un tanto y en el Pedido en un tanto. Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/o prestador de servicio el Pedido vía fax. Entrega al almacén una fotocopia del Pedido, para que procedan las recepciones de los bienes adquiridos. Pasa el tiempo. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÒN DE MATERIAL DE OFICINA, PAPELERÌA, CONSUMIBLES DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO Y ARTÌCULOS DE LIMPIEZA. Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los datos de los bienes recibidos a conformidad en el Almacén, o en su caso con los datos de los servicios contratados. Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registros del Pedido en un tanto. ¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de que no coincidan los datos de la Factura: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adquisición o contratación. Continúa con la actividad número 12. En caso de que coincidan los datos de la Factura: Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de

322



15

16

17

Recursos Materiales y Servicios Generales, en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda. Obtiene una fotocopia de la Factura en original. Turna a la Oficina de Órdenes de Pago y Caja la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de notificación de fallo, en copia y la Factura en original para solicitar la emisión del cheque que permita realizar el pago o los proveedores y/o prestadores de servicios. Integra el Expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes:

• Oficio de notificación de fallo, en original, • Pedido, en fotocopia, • Contrato, en original, • Cuadro comparativo, en original y • Factura, en fotocopia.


323


Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.


FIN

OFICIO NOTIFICACION DE FALLO

O

PEDIDO

CONTRATO

CUADRO COMPARATIVO

FACTURA

F

F

O

O


C

INICIO

F

RECIBE Y ANALIZA

ACTA DE SUBCOMITE

O

ADECUA Y FIRMA

O

RECABA FIRMA

DICTAMEN

O

NOTIFICA

OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO

- PROVEEDORES - PRESTADORES DE SERVICIOS - CAMARA

TURNA


O-1

T

O

PEDIDO

FACTURA


ENTREGA

PEDIDO

DEVUELVE Y SOLICITA AJUSTES

1

¿ COINCIDEN DATOS DE LA FACTURA?

NO

FACTURA



SI

O-2

O

RECIBE

FACTURA

- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIOS

RECEPCION DE MATERIAL

DE OFICINA, PAPELERIA,

CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL

FOTOGRAFICO Y ARTICULOS DE LIMPIEZA

VERIFICA DATOS

FACTURA

PEDIDO

O

T


DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIOS

O

F

ALMACEN

1

OBTIENE FOTOCOPIA

FACTURA O

F

INTEGRA

DICTAMEN


O-1

ELABORA

CONTRATO O

OBTIENE VISTO BUENO

CONTRATO O

RECABA FIRMA

CONTRATO O

- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA


1

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES - JEFE DE LA OFICINA

DE ADQUISICIONES Y ALMACÉN

T

PEDIDO

RECABA FIRMA

PEDIDO

CUADRO COMPARATIVO

ACCESA, EMITE Y FIRMA

CUADRO COMPARATIVO

SISTEMA ADQUISICIONES

T

T

T

OBTIENE FOTOCOPIA Y ENVIA

T PEDIDO

2F

- PROVEEDOR - PRESTADOR DE SERVICIO

VIA FAX


DE RECURSOS MATERIALES

JEFE DEL DEPARTAME

NTO DE

RECURSOS

MATERIALES

324

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

325

Procedimiento

Nombre: Diseño, actualización y Mantenimiento del Sitio Web.

Objetivo: Contar con un sitio electrónico en Internet, orientado a la atracción de la inversión de turistas hacia el Estado de Veracruz, y a la difusión de los programas institucionales.


Normas

El Oficio de solicitud para la actualización de la página Web, deberá ser autorizado por los titulares de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura. La página Web de la Secretaría será actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusión de la información de la Dependencia. La información que las áreas de la Secretaría entreguen al Departamento de Informática para que sea incluida en la página Web, deberá ser proporcionada en medios magnéticos, debidamente capturada y formateada. Mantener al día la información a través de los módulos de actualización, será por parte de las áreas responsables de la Secretaría.



Administrativa

Dirección General


Secretario de Turismo

y Cultura

326

Área Actividad Descripción Departamento de

informática 1 2

2A

2A.1

2A.2

2.A.3 3 4

5

Recibe de las áreas de la Secretaría, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnéticos de información para actualizar la página Web. Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar que información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe? En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías. Digitaliza los gráficos o las Fotografías y las graba en el formato correspondiente a photoshop o coreldraw. Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la web con extensiones TIFF,GIF,JPG,PNG. Accesa al programa dreamweaver e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continúa con la actividad número 3. En caso de recibir texto: Revisa la información recibida en los Documentos y en medio magnético y determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma. Procesa la información y selecciona el programa dreamweaver, fireworks,flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red. Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en el software correspondiente.

327


informática 6 7 8

8A 9

10

Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML,JSP, PHP ò SWF de acuerdo al volumen de información procesada. Accesa al Servidor de la Secretaría y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web. Valida a través de la red de la Secretaría, la información de la página web, antes de que sea publicada en Internet. ¿Es correcta la información que se publicará en la red? En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red: Realiza los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones del área de la Secretaría. En caso de estar correcta la información que se publicará en la red: Edita la página en el Software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet. Recaba firma de conformidad de las áreas solicitantes en el Oficio de solicitud original y archiva la información recibida en Documentos y en medio magnético. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

328


Diseño, actualización y Mantenimiento del Sitio Web.


INICIO

REVISA Y DETERMINA PROGRAMA

RECIBE

PROCESA Y SELECCIONA PROGRAMA

REALIZA DISEÑO

REALIZA HIPERVINCULOS

Y ASIGNA EXTENSIONES

ACCESA Y ALOJA ACTUALIZACIONES Y

MODIFICACIONES

DIGITALIZA Y GRABA

ASIGNA FORMATO

1

2

VALIDA INFORMACION

2

EDITA PAGINA Y REALIZA

HIPERVINCULOS

RECABA FIRMA

C

FIN


OFICIO DE SOLICITUD

DOCUMENTOS

INFORMACION

¿QUE TIPO DE INFORMACION

RECIBE?

DOCUMENTOS

INFORMACION

TEXTO

SERVIDOR DE LA

SECRETARÍA

GRAFICOS O FOTOGRAFIAS REVISA Y

SELECCIONA SOFTWARE

DOCUMENTOS

INFORMACION

ACCESA A PROGRAMA E INSERTA

1

¿ ES CORRECTA LA INFORMACION

QUE SE PUBLICARA EN LA

RED ?


OFICIO DE SOLICITUD

DOCUMENTOS

INFORMACION

NO

SI

O

ANALIZA INFORMACION

DOCUMENTOS

INFORMACION

REALIZA AJUSTES

A LA INFORMACION

O

329

Procedimiento

Nombre:

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipo de Computo.

Objetivo: Mantener en óptimas condiciones el funcionamiento de los equipos de cómputo con que cuenta la Secretaría, asegurando así la eficiente operación de los mismos y la prevención de problemas posteriores de manera que las distintas áreas que integran la dependencia puedan obtener resultados oportunos y confiables.


Normas

La Solicitud de servicio será el medio a través del cual se llevará un registro y control de las acciones a seguir dependiendo de la falla presentada. El mantenimiento preventivo y correctivo se llevará a cabo a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de informática para su mantenimiento preventivo, será devuelto al área correspondiente en el transcurso de un día. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de informática para su mantenimiento correctivo, será devuelto al área correspondiente en tiempo y forma dependiendo de la falla existente.



Administrativa

Dirección General



y Cultura

330


informática 1 2 3 4

4A

4A.1

4A.2

4B

4B.1

4B.2

Recibe por escrito o vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría, la Solicitud de servicio debido a dudas en la forma de operación de los equipos. Registra en el formato de Solicitud de servicio de cómputo la fecha., hora, número de servicio, tipo de equipo, usuario, área y datos generales del equipo. Escribe en el formato de Solicitud de servicio, la descripción de la falla proporcionada por parte del usuario. Acude al área solicitante del servicio, analiza la causa de la falla y escribe un diagnostico de las acciones a seguir en el formato de Solicitud de servicio para determinar el tipo de mantenimiento en el equipo.

¿Qué tipo de mantenimiento requiere? En caso de que se requiera de un mantenimiento preventivo: Realiza el mantenimiento preventivo y depura el Software de equipo de cómputo. Continúa con la actividad número 10. En caso de que se requiera de un mantenimiento correctivo: Se informa verbalmente al área solicitante que procederá el mantenimiento correctivo. Traslada el equipo de cómputo al departamento de informática con previa autorización del titular del área. Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de compra de refacciones. ¿Requiere refacciones?

331


informática 5

5A

5B

5B.1 6 7 8

8A

En caso de no requerir refacciones:

Corrige las fallas al equipo de cómputo para que sea entregado en el área correspondiente. Continúa con la actividad número 8A.2 En caso de requerir refacciones: Informa al área correspondiente que solicite por escrito al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la compra de refacciones y recabar el visto bueno del Jefe del Departamento de Informática y solicita una copia para informática. Entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, una copia de la Solicitud de servicio y archiva como acuse de recibo otra copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de un mantenimiento correctivo y efectúa la reparación que permita su funcionamiento adecuado. ¿Requiere de reparación de un proveedor externo? En caso de no requerir un proveedor externo: Continúa con la actividad 5A En caso de requerir reparación por un proveedor externo: Elaborar pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipo de cómputo y recabar firma de quien recibe y de quien entrega por parte del Departamento de informática.

332


informática 8A.1

8A.2 9

Traslada y entrega pase de salida en el orden siguiente:

• El original a la recepción del edificio • Primera copia al Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales

• Segunda copia la archiva de manera consecutiva.

Entrega el equipo de cómputo al área correspondiente, lo instala e informa al usuario del mantenimiento realizado. Recaba nombre y firma de quien solicitó el servicio y nombre y firma de quien realizó en servicio. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

333


Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Equipo de Computo.


REGISTRA DATOS

O-1 SOLICITUD DE SERVICIO

ESCRIBE DESCRIPCION

FALLA


INICIO

RECIBE SOLICITUD

DE SERVICIO POR ESCRITO

O VIA

TELEFONICA

EQUIPO DE COMPUTO

ACUDE Y ESCRIBE

DIAGNOSTICO


¿QUÉ TIPO DE MANTENIMIENTO

REQUIERE?

REALIZA MANTENIMIENT

O PREVENTIVO

EQUIPO DE COMPUTO

1

INFORMA AREA

SOLICITANTE DE LA

SECRETARÍA VERBALMENTE

AL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DE

LA SECRETARIA TRASLADA

EQUIPO DE COMPUTO

COMPRA DE REFACCIONES DETERMINA

EQUIPO DE COMPUTO

¿REQUIERE

DE REFACCIONES?

SI

INFORMA Y DA VISTO

BUENO

SOLICITUD DE COMPRA DE REFACCIONES

O

AREA SOLICITANTE DE LA SEDECO

CORRIGE FALLAS

EQUIPO DE COMPUTO

2

NO

1 DEPARTAMENTO DE

INFORMATICA



GENERALES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

DEPARTAMENTO DE


ENTREGA

1

SOLICITUD DE SERVICIO

O

C

1

PASE DE SALIDA O

TRASLADA Y

ENTREGA

2

RECEPCION DEL EDIFICIO

EQUIPO DE COMPUTO

ENTREGA, INSTALA

E INFORMA

EQUIPO DE COMPUTO

AREA DE LA SECRETARÍA


PASE DE SALIDA

O-2

USUARIO

- QUIEN RECIBE - QUIEN ENTREGA

RECIBE Y EFECTUA

REPARACION

REFACCIONES

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES

FIN

C

¿REQUIERE

REPARACION DE UN PROVEDOR

EXTERNO?

SI

2 NO

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

RECABA NOMBRE Y

FIRMA

- QUIEN RECIBE - QUIEN ENTREGA

1

2

USUARIO

AREA SOLICITANTE

AREAS DE LA SECRETARIA

334

Procedimiento

Nombre:

Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo.

Objetivo: Solucionar los problemas en cuanto a soporte Técnico del equipo de cómputo se refiere, de las distintas áreas de la Secretaría.


Normas

Las áreas de la Secretaría (incluyendo representaciones foráneas) deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo vía telefónica, personalmente o por escrito al personal del Departamento de Informática. El servicio de asesoría de soporte técnico de equipo de cómputo se registrará en el formato Solicitud de servicio en el Departamento de Informática. El Departamento de Informática tendrá la obligación de brindar asesoría técnica (vía telefónica o físicamente si lo amerita) al personal de las distintas áreas de la Secretaría sobre el equipo de cómputo.



Administrativa

Dirección General



y Cultura

335


informática 1 2

2ª

2ª.1 3

3ª

3ª.1

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría, la Solicitud de Asesoría Técnica para la operación del equipo de cómputo. Atiende vía telefónica la Solicitud de Asesoría Técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. ¿Es necesario revisar físicamente el equipo? En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del equipo de cómputo. Fin. En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área solicitante de la Secretaría y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. ¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo? En caso de no requerir el traslado físico del equipo de computo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el equipo de cómputo. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.

336


informática 4 En caso de requerir el traslado físico del equipo

de cómputo: Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Informática para realizar el mantenimiento correctivo y registra el servicio en el formato de Solicitud de servicio y la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÒMPUTO.

337


Asesoría para Usuarios de Equipo de Computo.


INICIO

ATIENDE SOLICITUD Y

EVALUA

AREAS DE LA SECRETARIA

RECIBE SOLICITUD DE

ASESORIA TECNICA

EXPLICA CORRECCION

ACUDE AL AREA Y VERIFICA

VIA TELEFONICA PERSONALEMENTE

O POR ESCRITO

TRASLADA Y REGISTRA

¿ES NECESARIO REVISAR

FISICAMENTE EL EQUIPO?

NO

SI

FIN

FIN

USUARIO

VIA TELEFONICA

VIA TELEFONICA

COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO

Y OPERACION USUARIO

VIA TELEFONICA

EQUIPO DE CÓMPUTO

¿REQUIERE TRASLADO FISICO

DEL EQUIPO DE COMPUTO?

NO

SI

FIN

USUARIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMPUTO.

EXPLICA CORRECCION

EQUIPO DE COMPUTO

COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO

Y OPERACION

EQUIPO DE CÓMPUTO

USUARIO

SOLICITUD DE SERVICIO O

EQUIPO DE CÓMPUTO

C

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

338

DIRECCION JURIDICA

339

Procedimiento Nombre: Asesoría Jurídica

Objetivo: Coadyuvar a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o organismos Sectorizados en la elaboración y revisión de sus Ordenamientos e Instrumentos Jurídicos, con el fin de que estos se apeguen al Marco Jurídico aplicable


Normas La emisión de Observaciones y comentarios a los proyectos de ordenamientos o instrumentos jurídicos deberá hacerse en el ámbito de competencia de la Secretaría de Turismo y Cultura.

• Las Observaciones y Comentarios a los Proyectos de Ordenamientos o Instrumentos Jurídicos se realizarán con base en la información jurídica vigente aplicable al proyecto en consulta.

• Se consideran ordenamientos o Instrumentos Jurídicos los Reglamentos

Internos, Lineamientos, Decretos, Acuerdos, Contratos de Arrendamiento y de Adquisición de Bienes y Servicios.

• Los Documentos Jurídicos vigentes contemplan Leyes, Reglamentos,

Jurisprudencia; así como libros y Diccionarios Jurídicos.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

340

Área Actividad Descripción Dirección Jurídica.

1 2 3 4 5 6 7

Recibe de las diversas áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados en original el Oficio de Solicitud de opinión y anexo (s) del (los) Proyecto (s) o Instrumento (s) Jurídico (s). Obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídico los Documentos Jurídicos que se aplican al (los) Proyecto(s) de Ordenamiento (s) o instrumento(s) Jurídico(s). Analiza la información Jurídica y elabora en original las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de Ordenamiento(s) o Instrumento(s) Jurídico(s) y archiva de manera alfabética temporal los Documentos Jurídicos y los turna para firma del Director Jurídico. Elabora en original el Oficio de contestación y anexa las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s)de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) y los turna para firma del Director Jurídico. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico el original del oficio de contestación anexo a las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento (s) o instru8mento(s) jurídico(s) y verifica que los documentos no tengan correcciones. ¿Existen correcciones? En caso de existir correcciones: Realiza las correcciones al Oficio de Contestación y/o a las Observaciones y comentarios en original y lo turna al Director Jurídico para firmar. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 5. En caso de no existir correcciones: Fotocopia el Oficio de Contestación y de las Observaciones y comentarios. Envía los originales del Oficio de Contestación, las observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumentos(s) jurídico(s) Secretaría de Turismo y

341

Área Actividad Descripción Cultura y/o Organismos Sectorizados y recaba sello de acuse de recibo en la fotocopia del Oficio de contestación y en las observaciones y comentarios y archiva estos documentos junto con el original del Oficio de solicitud de opinión de manera cronológica definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

342


Asesoría Jurídica.


O OFICIO DE SOLICI- TUD DE OPINIÓN

OBSERVA- CIONES Y COMENTA- RIOS

OFICIO DE CONTES- TACIÓN

F

F

C


DOCUMENTOS JURIDICOS


INICIO ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE

TURISMO Y CULTURA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS

RECIBE

OFICIO DE SOLICITUD DE OPINIÓN

ANALIZA Y ELABORA

OBTIENE

¿EXISTEN CORRECCIO- NES?

SI

NO

A


OFICIO DE CONTESTA- CIÓN

FOTOCOPIA, ENVIA Y RECABA ACUSE



RECIBE Y

VERIFICA



REALIZA ORRECCIONES Y TURNA

PARA FIRMA

FIN

DIRECTOR JURÍDICO

O

O

O

O

O

O

O


DIRECTOR JURÍDICO

OFICIO DE CONTES- TACIÓN

ELABORA, ANEXA Y TURNA PARA FIRMA

O

O

1

1

PROYECTO(S) DE ORDENAMIENTO(S) O INSTRUMENTO(S) JURÍDICO(S)

O A

O

PROYEC- TO(S) DE ORDENA- MIENTO(S) O INSTRUMEN- TO(S) JURÍ- DICO(S)

O


O



O

O

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O

ORGANISMOS SECTORIZADOS

343

Procedimiento Nombre: Elaboración de Contratos y Convenios.

Objetivo: Establecer los derechos y obligaciones de las Partes contratantes bajo las cuales se van a suscribir dichos instrumentos jurídicos, salvaguardando los intereses de la Dependencia.


Normas • La dirección Jurídica apoyará a las áreas de la Secretaría de Turismo y

Cultura y/o Organismos Sectorizados en la elaboración de sus contratos o convenios.

• La Dirección Jurídica solicitará la Documentación para la elaboración de los

contratos o Convenios, la cual puede ser: Acta Constitutiva, Poder Notarial del Representante Legal, Identificación de la Persona autorizada para su firma, Comprobante de domicilio, Registro Federal de Contribuyentes, por mencionar algunos.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

344

Área Actividad Descripción Dirección Jurídica.

Dirección Jurídica

1 2 3

2A

2A.1

2A.2 3 4 5

Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados, Solicitud en original indicando la elaboración del contrato o convenio anexo Documentación en copias que soporte la elaboración del instrumento legal. Analiza que la documentación sea la necesaria para elaborar un contrato o convenio. ¿Es completa la información? En caso de que no sea completa: Elabora Oficio de Solicitud en original y copia, indicando la documentación faltante recaba firma del Director Jurídico. Entrega a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan Oficio de Solicitud en original y recaba acuse de recibo en la copia de dicho oficio el cual archiva de manera numérica temporal. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan, la Documentación solicitada. Continúa con la actividad No.2ª En caso de que sea completa: Elabora Contrato o Convenio en original y copia y lo entrega de manera económica a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de las Áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan Contrato o Convenio en original y copia. Verifica que el Contrato o Convenio no tenga modificaciones.

345

Área Actividad Descripción 5A

6 7 8 9

¿Existen modificaciones? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones al Contrato o Convenio en original y copia. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 3. En caso de no existir modificaciones: Recaba visto bueno del Director Jurídico en el Contrato o Convenio. Elabora Oficio en original y copia anexa Contrato o Convenio en original y copia recaba firma del Director Jurídico. Turna a las áreas de la Secretaría de Turismo y Cultura y/o Organismos Sectorizados que correspondan el Oficio en original anexo el Contrato o Convenio en original y recaba acuse de recibido tanto en la copia del Oficio como en la copia del Contrato o Convenio. Archiva de manera numérica permanente las copias del Oficio y del Contrato o Convenio. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

346


Elaboración de Contratos y Convenios.


OFICIO DE SOLICITUD

DOCUMENTACIÓN

INICIO

RECIBE

OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA

ANALIZA

¿ES COMPLETA LA INFORMACIÓN?

NO

N

OFICIO DE SOLICITUD

CONTRATO O CONVENIO

RECIBE

ÁREAS DE LA SECRETARÍA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS

O-1

O

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA Y/O ORGANISMOS SECTORIZADOS CONTRATO O

CONVENIO

ELABORA Y ENTREGA

O

1

1

DOCUMENTACIÓN

C



O

C

O-1

SI

DE MANERA ECONÓMICA OFICIO DE SOLICITUD

RECIBE

DOCUMENTACIÓN

DE MANERA ECONÓMICA

CONTRATO O CONVENIO

VERIFICA

O-1

¿EXISTEN MODIFICACIONES?

CONTRATO O CONVENIO

REALIZA MODOFICACIONES

O-1

2 2

CONTRATO O CONVENIO

RECABA VISTO BUENO

O-1

CONTRATO O CONVENIO

ELABORA, ANEXA Y RECABA FIRMA

O-1

OFICIO O-1

1

347


Elaboración de Contratos y Convenios.


CONTRATO O CONVENIO



TURNA Y RECABA

CONTRATO O CONVENIO

OFICIO

FIN

O

OFICIO

O

O

1

1

N

1

348

Procedimiento Nombre: Juicio de Amparo.

Objetivo: Resolver una controversia de carácter constitucional entre el quejoso y la Secretaría de Turismo y Cultura.


Normas • Ante un juicio de amparo en contra de la Secretaría de Turismo y cultura el

Director Jurídico deberá acudir como representante legal de dicha dependencia, cuando así lo requiera la autoridad competente.

• El Juicio de Amparo deberá efectuarse ante el Juez de Distrito del Lugar.

• Cuando la sentencia sea desfavorable para la Secretaría de Turismo y

Cultura se cumplirá la obligación solicitada por el quejoso conforme al marco jurídico aplicable en la materia.

• El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas

de comparecencia para la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito del lugar.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

349

Área Actividad Descripción Dirección Jurídica

1 2 3 4 5 6 7

7A

Recibe del Juez de Distrito Aviso de audiencia constitucional en original para rendir informe de acuerdo a derecho. Instruye al Ejecutivo de Proyectos de Litigios y Documentación, que prepare la contestación de la demanda y entrega Aviso de audiencia constitucional en original. Recibe del Director Jurídico Aviso de audiencia constitucional en original y obtiene del archivo alfabético temporal el Expediente de demanda e integra el aviso en dicho expediente. Extrae del Expediente de demanda la copia de los Documentos Comprobatorios y obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos Jurídicos aplicables. Analiza los Documentos Jurídicos aplicables y la copia de los Documentos Comprobatorios, y elabora contestación al juicio de amparo en original. Turna al Director Jurídico Contestación al Juicio de Amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y verifica si existen modificaciones. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico Contestación al Juicio de Amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y verifica si existen modificaciones. ¿Existen modificaciones? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones a la Contestación al juicio de amparo en original anexo copia de los Documentos Comprobatorios y turna ambos documentos al Director Jurídico. Pasa el tiempo.

350


8 9

10

10A

10A.1

10A.2

Continúa con la actividad No. 7. En caso de no existir modificaciones: Obtiene fotocopia de la Contestación al Juicio de Amparo así como de los Documentos Comprobatorios, las cuales integra al Expediente de demanda y turna al Director Jurídico la Contestación al Juicio de Amparo en original y copia de los Documentos comprobatorios. Recibe del Ejecutivo de Proyectos, de Litigios y Documentación la Contestación al juicio de amparo en original anexo copia de los Documentos comprobatorios, acude con dichos documentos a la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito y entrega dichos documentos. Pasa el tiempo. Recibe del Juez de Distrito copia del Dictamen de sentencia definitiva y verifica el tipo de sentencia. ¿Qué tipo de sentencia es? En caso de ser desfavorable: Obtiene fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva, elabora Oficio dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando de la Sentencia dictada para su seguimiento correspondiente. Firma Oficio en original y copia, anexa la fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva, turna el original del Oficio y la fotocopia del Dictamen de Sentencia Definitiva al Jefe de la Unidad Administrativa y recaba acuse de recibo en copia del Oficio. Integra la copia del Dictamen de Sentencia Definitiva y del Oficio al Expediente de demanda que archiva de manera alfabética definitiva. Fin.

351


11 En caso de ser favorable: Integra la copia del Dictamen de Sentencia definitiva al Expediente de demanda, el cual archiva de manera alfabética definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

352


Juicio de Amparo.


CONTESTA- CIÓN O


A

A

EXPEDIENTE DE

DEMANDA

DOCUMENTOS COMPROBA- TORIOS

1

DOCUMENTOS COMPROBATORIOS 1

AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL O

INICIO

JUEZ DE DISTRITO

RECIBE

AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL

¿EXISTEN MODIFICA-CIONES?

O

RECIBE, OBTIENE

E INTEGRA

EXPEDIENTE DE DEMANDA

EXTRAE Y OBTIENE

REALIZA MODIFICACIONES Y

TURNA

O

1

SI

AVISO DE AUDIENCIA CONSTITUCIONAL O

INSTRUYE Y ENTREGA


CONTESTACIÓN

RECIBE Y VERIFICA

CONTESTACIÓN

1


A

DIRECTOR JURÍDICO

DOCUMENTOS COMPROBATORIOS


ANALIZA Y ELABORA

DOCUMENTOS COMPROBATORIOS

CONTESTACIÓN

TURNA

O

1

O

1

DIRECTOR JURÍDICO


O

DOCUMENTOS COMPROBA-TORIOS

1

OBTIENE, INTEGRA Y TURNA

F

CONTESTACIÓN

CONTESTACIÓN

EXPEDIENTE

DE DEMANDA

DIRECTOR JURÍDICO


CONTESTACIÓN

RECIBE, ACUDE Y ENTREGA AUDIENCIA

CONSTITUCIONAL

JUEZ DE DISTRITO

O

1

353


Juicio de Amparo.


1 DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA

RECIBE Y VERIFICA

¿QUE TIPO DE SENTENCIA ES?

DESFAVORABLE

FIN

FAVORABLE

JUEZ DE DISTRITO


INTEGRA


A

F

OBTIENE Y ELABORA

OFICIO

O

DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA

1


OFICIO

1

1



INTEGRA

OFICIO

A

F

FIRMA, ANEXA, TURNA Y RECABA ACUSE

PARA SEGUIMIENTO

OFICIO

O


1


OFICIO

1

FIN

354

Procedimiento Nombre: Juicio Civil.

Objetivo: Representar legalmente a la Secretaría de Turismo y Cultura y solucionar lo que conforme a derecho convenga o corresponda.


Normas • La Demanda deberá ser atendida por el Director Jurídico en representación

de la Secretaría de Turismo y Cultura.

• El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de audiencia ofrecidas por los Tribunales.

• La Dirección Jurídica tendrá la obligación de intervenir jurídicamente en lo

que conforme a derecho corresponda.

• Como Documentos Comprobatorios deberá considerarse a las pruebas que admita la normatividad en la materia (testimonial, documental, confesional, presuncional legal y humana superveniente).

• El Expediente de Demanda deberá contar con copia de los Documentos

Comprobatorios para ser utilizados siempre y cuando se recurra al Juicio de Amparo Directo.




Dirección General


Secretario de

Turismo y Cultura

355


1 2 3 4 5 6 7

7A

Recibe instrucción. Instruye al ejecutivo de Litigios y Documentación, para que prepare la demanda y turna. Recibe del Director Jurídico instrucción, e integra Expediente de Demanda de dicho documento y solicita los documentos comprobatorios. Pasa el tiempo. Recibe del área que corresponda los Documentos Comprobatorios en original. Obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos Jurídicos aplicables y analiza dichos documentos. Elabora Escrito de Demanda y anexa Documentos Comprobatorios ambos en original, los turna al Director Jurídico y archiva de manera alfabética temporal los Documentos Jurídicos consultados. Pasa el tiempo. Recibe del Director Jurídico el Escrito de Demanda con los anexos y Documentos Comprobatorios ambos en original y verifica si existen modificaciones. ¿Existen modificaciones del Director Jurídico? En caso de existir modificaciones: Realiza modificaciones a la Demanda y anexa Documentos Comprobatorios, ambos en original y turna al Director Jurídico. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 7

356


8 En caso de no existir modificaciones: Obtiene una fotocopia de la Contestación de demanda así como de los Documentos Comprobatorios, las cuales integra al Expediente de Demanda y turna ambos documentos en original al Director Jurídico. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: JUICIO DE AMPARO DIRECTO.

357


Juicio Civil


PRUEBAS

O PRUEBAS

INICIO

RECIBE INSTRUCCIÓN

RECIBE Y VERIFICA

RECABA

PRUEBAS

O

ELABORA Y TURNA

O ESCRITO INICIAL DE DEMANDA

DEMANDA

PRESENTA

REALIZA Y TURNA

O

DEL SECRETARIO DE

TURISMO Y

DIRECTOR JURÍDICO

ESCRITO INICIAL DE DEMANDA

¿EXISTEN MODIFICACION

ES?

SI

ESCRITO INICIAL DE DEMANDA

1

O

RECIBE Y VERIFICA

O OFICIO DE NOTIFICACION

JUEZ COMPETENTE

DESAHOGA VISITA

SOLICTA FECHA DE AUDIENCIA

AL JUEZ COMPETENTE

REVISA RESOLUCION

DEL JUEZ

NO

¿ES CONTRARIA O A FAVOR?

INTERPONE RECURSO DE REVOCACION

CONTRARIA

A FAVOR

EJERCE ACCION

ANTE EL JUEZ

COMPETENT

FIN

CONFORME A

FIN

358

DIRECTORIO

359

DIRECTORIO

Secretario de Turismo y Cultura Dr. Jerónimo Francisco Folgueras Gordillo.

Director General de Promoción Turística Lic. Pedro Gabriel Vázquez Espinosa

Director General de Servicios Turísticos Lic. Gustavo Armando Gallardo Vázquez

Lic. Luis Alfonso Reyes Castro Chávez Coordinador de Asesores

C.P. Adrián Eladio Quintero

Jefe de la Unidad Administrativa

C.P. Mario Arroniz Fernández Jefe del Departamento de Recursos Financieros

Mtro. Rolando Cano Carlín Jefe del Departamento de Recursos Humanos

C.P. Martín Hernández Juárez Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

L.I. Sergio Landa Pensado Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información

Lic. Gerardo Cruz Tejeda Director Jurídico

360

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

361

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Autorizó

___________________________ DR. JERONIMO FRANCISCO FOLGUERAS GORDILLO

SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA

Revisó

___________________________ LIC. PEDRO GABRIEL VAZQUEZ ESPINOSA

DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA

Revisó

___________________________ LIC. GUSTAVO ARMANDO GALLARDO VAZQUEZ

DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA

Revisó

___________________________ LIC. LUIS ALFONSO REYES CASTRO CHÁVEZ

COORDINADOR DE ASESORES

362

Revisó

___________________________ C.P. ADRIÁN ELADIO QUINTERO


Revisó

___________________________ LIC. GERARDO CRUZ TEJEDA

DIRECTOR JURÍDICO

Elaboró

___________________________ MTRO. ROLANDO CANO CARLIN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

manual general de procedimientos - veracruz.gob.mx · normas y descripción narrativa y gráfica...

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