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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN

ARCHIVÍSTICA CLAVE:

MX-09-GDF-DCUA-MEOA-2014

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Introducción

La Delegación Cuauhtémoc requiere que la información documental que genera y recibe se organice de forma: ordenada, actualizada, oportuna, completa y veraz; para lo cual se implementa una política normativa y sistemática de los archivos (soporte documental) con la finalidad de coadyuvar al fortalecimiento de la transparencia, rendición de cuentas, garantizando el derecho de acceso a la información que, como ente obligado, debe brindar a la ciudadanía. De conformidad con las atribuciones contempladas en la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc conferidas al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIADCUAU), se crea el presente "Manual Específico de Operación Archivística” con el objetivo de garantizar la integración, control y seguimiento de la información tanto generada como recibida. I. Marco Jurídico Artículo 6 párrafo segundo apartado A de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y los Artículos 5, 10,12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 22 y 23 de la LADF. I. Contenido El presente Manual orienta sobre la organización, clasificación, conservación y manejo del acervo documental, que genera y recibe la Delegación Cuauhtémoc, mismo que se organiza de acuerdo a los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos (SIA) quienes deberán describirse en sus respectivos manuales de organización y procedimientos que sean integrados por la Unidad Coordinadora de Archivos y aprobados por el COTECIADCUAU, como estructura normativa. El COTECIADCUAU como Órgano Técnico Consultivo en materia de archivos, emitirá los acuerdos generales que propicien el desarrollo de medidas y acciones que favorezcan la permanente coordinación entre sus miembros, para la homologación de las normas archivísticas, a fin de consolidar un manejo integral de los archivos de la Delegación Cuauhtémoc. II. Objetivos General Establecer las normas para el adecuado manejo de la documentación generada y recibida en la Delegación Cuauhtémoc, mediante la aplicación del presente Manual, como instrumento básico de control archivístico, organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc (SIACUAU). Específicos I. Determinar las políticas para la correcta administración de los documentos que se

consoliden como archivo; II. Instrumentar la organización estructural del SIACUAU mediante sus componentes

normativos y operativos; III. Implementar el funcionamiento de los componentes operativos del SIACUAU; IV. Verificar el correcto funcionamiento del SIACUAU;

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V. Elaborar los procedimientos operativos conducentes para el archivo de trámite,

concentración e histórico a través del diseño y aplicación de los formatos e instructivos de operación.

III. Glosario de términos El presente glosario de términos tiene como propósito homologar conceptos, con la finalidad de manejar la misma terminología en materia de archivos. Archivo. Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación. Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planificar, dirigir, administrar y controlar la generación, circulación, organización, uso y destino final del documento de archivo. Análisis archivístico. Pasos a seguir para la organización de los fondos documentales de un archivo. Análisis documental. Clasificación de los documentos que se generan o reciben en la Delegación para adecuarlos conforme al cuadro general de clasificación archivística. Archivo de trámite o de gestión administrativa. Conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria. Archivo de concentración. Conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben, Archivo histórico. Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal. Baja documental o depuración. Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. La temporalidad y los procesos de baja o depuración documental se determinarán en el catálogo de disposición documental que cada ente público genere. Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIADCUAU de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. Catálogo de sellos. Listado que concentra los sellos que utiliza el ente obligado, con el fin de garantizar la legitimidad y autenticidad de los documentos que genera. Catálogo de vigencias. Instrumento fundamental para el archivo de concentración que refiere las fechas precauciónales, que están determinadas por el productor del documento en el momento de realizar la primera transferencia, para la conservación de los documentos en la segunda edad del ciclo vital.

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Catálogo documental. Instrumento básico de la descripción archivística, de cada una de las unidades documentales simples o compuestas (expedientes) de un componente operativo. Ciclo vital del documento. Etapas por las que atraviesa cada documento a lo largo de su existencia, siendo tres (activa, semiactiva e inactiva) determinadas por los valores y usos que tiene en cada una, correspondiéndole un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico. Clasificación archivística. Es el proceso de agrupación de las unidades documentales (expedientes), con base en la estructura orgánico - funcional del ente obligado, referidas con una clave alfanumérica, que responderá a la estructura del fondo y subordinaciones que los conforman. Clasificación de valores de información. Proceso con el que se identifican los valores de información en documentos clasificados como protegidos o restringidos, los cuales tienen un tiempo de reserva y confidencialidad. Clave de gestión. Clave que se le asigna de acuerdo a la estructura orgánico funcional. Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas que garantizan la preservación de los documentos previniendo alteraciones físicas Conservación preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres; Conservación correctiva de archivos. Aplicación de procedimientos científicos y técnicos, para la restauración parcial o total de los soportes o encuadernaciones que resguardan información documental, que se han deteriorado por diferentes factores como los: biológicos, humanos y físicos. COTECIADCUAU. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. Datos personales. Toda información relativa a la vida privada de las personas, en términos de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Descripción archivística: Elaboración de los instrumentos de descripción básicos y auxiliares, utilizados durante todo el ciclo vital. Destino final. Selección de expedientes que conforman una serie documental cuyo plazo precautorio ha prescrito, con el fin de analizar sus valores para transferencia al archivo histórico o su baja definitiva. Documento de archivo. El registro de un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado o recibido en el ejercicio de las funciones de un ente obligado. Documento electrónico. Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Entrada de documentos. Procedimiento que registra el principio de procedencia y orden original de los documentos, para ser transferidos al trámite que corresponda. Ente obligado. El Órgano Político – Administrativo genéricamente denominado Delegación Cuauhtémoc y sus áreas que lo conforman. Expediente. Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental.

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Expediente Electrónico. Documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento y que tratan de un

mismo asunto. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor. Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho. Guía general de fondos. Instrumento básico de descripción de la totalidad de los fondos documentales que conforman al ente obligado. Guía parcial de archivo. Herramienta que describe el fondo documental de un componente orgánico. Identificación archivística. Principio de procedencia de la estructura orgánico funcional del ente público que genera el documento, en referencia al cuadro general de clasificación archivística. Identificación de valores. Proceso de selección de los elementos intrínsecos de información que contienen los documentos para determinar sus valores primarios o secundarios. Información confidencial. La información que contiene datos personales y se encuentran en posesión de los entes obligados, susceptibles de ser tutelada por el derecho fundamental a la privacidad, intimidad, honor y dignidad y aquella que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (LTAIPDF) prevea como tal. Información de acceso restringido. Todo tipo de información en posesión de entes obligados, bajo las figuras de reservada o confidencial en términos de la LTAIPDF. Información pública. Es publico todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, físico que se encuentre en poder de los entes obligados o que, en ejercicio de sus atribuciones, tengan la obligación de generar en los términos de la LTAIPDF, y que no haya sido previamente clasificada como de acceso restringido. Información reservada. La información pública que se encuentre temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en la LTAIPDF. Instrumentos archivísticos. Cuadro general de clasificación archivística; inventarios de archivo de trámite, concentración e histórico; Guía general de fondos de los archivos históricos; lnventarios de transferencia primaria y secundaría; inventarios de baja documental; controles de correspondencia de entrada, trámite y salida (control de gestión); control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios; catálogo de disposición documental; mapas de ordenación topográfica de los acervos de concentración e histórico; así como controles de conservación y restauración de documentos. Instrumentos archivísticos electrónicos. Elementos informáticos para la ubicación expedita de los catálogos y guías. Inventario archivístico. Instrumento básico de descripción de series documentales que conforman un fondo determinado. Ley. Ley de Archivos del Distrito Federal. Número de gestión o identificador. Número consecutivo renovable anualmente, referido en cada uno de los documentos generados por cada área de la Delegación Cuauhtémoc en el ejercicio de sus funciones. Ordenación Archivística. Acción que determina el principio de orden original con el que fueron generados los documentos, referido desde una serie determinada por las funciones del ente obligado. Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite son 3 años, concentración son 8 años e histórico permanente después de 11 años;

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Principio de orden original. Los documentos creados por la Delegación en el desempeño de sus funciones, deben

organizarse conservando el orden de creación dejando al principio el último documento generado. Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de un área deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones. Principio de procedencia. Protege la integridad de los documentos durante su ciclo vital, organizándolos de acuerdo área que los ha creado, reunido, utilizado y conservado en el desempeño de sus funciones. Principio de integridad: Es responsabilidad de cada área, mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos. Registro documental. Número consecutivo para el control de ingreso del documento. Salida de documentos. Folio consecutivo y sello, para cada uno de los documentos que salen como consecuencia del trámite, impreso y renovable anualmente. Sección. Identificador archivístico que se asigna conforme a la secuencia de subordinación jerárquica de acuerdo la estructura vigente autorizada. Serie. Complemento numérico que se asigna a la sección, para identificar la documentación que genera o recibe cada una de las unidades de acuerdo a su estructura funcional. SIACUAC. Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc. Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente; Valoración documental. Procedimiento metodológico de análisis e identificación de los valores primarios y secundarios, para la conservación o eliminación del documento, cuyo proceso debe ser colegiado y en base a la legislación vigente. Valores. Características específicas de información que contienen los documentos en relación a su origen funcional, son determinadas en el trámite o gestión, garantizan los derechos y deberes de la administración pública con ciudadanos. Valores primarios. Elementos intrínsecos que contienen los documentos conservados en la etapa activa y semiactiva del ciclo vital, que contemplan los actos jurídicos, administrativos y fiscales. Valores secundarios. Elementos propios que sólo presentan los documentos que por su naturaleza funcional, transcienden el acto original, que son resguardados en los archivos en su etapa inactiva del ciclo vital; materializándose como: testimoniales, evidénciales e informativos y son resguardados permanentemente en el archivo histórico. Vigencia documental. Fecha precaucional determinada por el ente obligado y ratificado o modificado por el COTECIADCUAU con base a la legislación vigente. IV. Políticas Generales para la administración de documentos La Delegación Cuauhtémoc, a través del COTECIADCUAU y las Unidades de Generales de Archivo (UGA), desarrollará y aplicará un Sistema Institucional de Archivos (SIACUAC) que haga eficiente su integración, organización, control y mantenimiento; mismo que será aplicado por las unidades que conforman el componente operativo del SIACUAC, dividiéndolo en archivos de trámite, concentración e histórico con base en las políticas siguientes:

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La documentación generada y recibida en el ejercicio de las funciones que la normatividad aplicable le confiere a la Delegación, será publica salvo aquellos documentos que por su naturaleza tengan el carácter de reservado o confidencial;

El proceso de control de gestión de los documentos generados y recibidos por la Delegación será expedito y eficaz;

Se privilegiará la diversidad de la documentación generada por la Delegación, para lo cual se atenderá a los principios de procedencia y de orden original de la documentación;

Atenderá el desarrollo profesional y capacitación técnica del personal que tenga asignadas las funciones archivísticas, para la correcta administración de documentos;

V. Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos en la Delegación Cuauhtémoc

a) Coordinador de Archivos: Son funciones del Coordinador de Archivos las siguientes: Proponer, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo

archivístico; Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos

durante el ciclo vital de los documentos; Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivísticos de la Delegación; Elaborar y presentar los modelos técnicos o manuales para la organización y procedimientos

de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico del ente público en coordinación con los responsables de dichas unidades;

Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro de la Delegación, proponiendo el desarrollo, implementación y actualización del sistema de clasificación de los archivos, el catálogo de disposición documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos de la Delegación;

Establecer en coordinación con el área responsable de la función dentro de la Delegación, un programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas;

Coadyuvar en la atención de las necesidades para la normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e instalaciones apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones y servicios que estos brindan;

Contribuir en el diseño y actualización de la normatividad que sea aplicable dentro de la Delegación para la adquisición de tecnologías de la información, que permitan la automatización de archivos, digitalización de documentos de archivo o gestión, administración y conservación de los documentos electrónicos.

b) Unidad de Archivo de Trámite Unidad responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa. Funciones Genéricas de la Unidad de Archivo de Trámite: Organizar la distribución de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y

necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área.

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Coadyuvar con el Coordinador de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, la que se instrumente para los archivos de trámite.

Integrar los expedientes asociados a la gestión institucional del área administrativa de adscripción, recibiéndolos para su clasificación, ordenación, descripción y resguardo, con la finalidad de facilitar el acceso, valoración y transferencia de la documentación al archivo de concentración de la Delegación Cuauhtémoc.

Apoyar a las áreas generadoras en la integración de sus expedientes. c) Unidad de Archivo de Concentración El archivo de concentración corresponde a la segunda etapa de los documentos; a él se deben transferir los documentos de los archivos de trámite cuando su consulta por las áreas productoras es esporádica, y ahí permanecerán hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. A efecto de garantizar un adecuado tratamiento de la documentación de la Delegación para la transferencia y conservación de documentos semiactivos, se observarán las siguientes políticas: La instancia responsable de la captación y conservación de la documentación semiactiva de

la Delegación, será la Unidad de Archivo de Concentración (UAC), quien recibirá directa y exclusivamente de la unidad de documentación en trámite los documentos cuya utilidad inmediata ha concluido.

Las unidades de documentación en trámite (áreas administrativas) serán responsables de detectar y promover la transferencia inmediata de la documentación.

Toda transferencia de documentación semiactiva a la UAC es responsabilidad del área que la envía, por lo que deberá ser preparada y organizada por la misma; elaborando una relación completa y precisa de la documentación que la integra, misma que será revisada y en su caso, validada por la propia instancia receptora.

La unidad de origen llevará un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen, por su parte, la UAC, establecerá el registro central de los movimientos en el sistema de control de gestión.

La UAC integrará a su acervo la documentación que reciba ordenándola y registrándola topográficamente, de modo tal que se facilite la localización de los expedientes resguardados; el sistema de ordenación deberá permitir la pronta localización y consulta de los archivos que resguardan.

La UAC propondrá el retiro sistemático de volúmenes de expedientes que prescribieron, de acuerdo al plazo que se establezca para su conservación precaucional dentro del catálogo de disposición documental.

La UAC mantendrá a disposición de las áreas administrativas los documentos que se encuentren bajo su custodia para su consulta en caso de gestiones institucionales.

d) Políticas de vigencia La decisión sobre los materiales que serán conservados o eliminados reviste gran

transcendencia, ya que no todos los documentos producidos actualmente por las áreas administrativas de la Delegación poseen valores de igual dimensión o duración; al disponer de recursos limitados, es indispensable que se inviertan en el manejo óptimo de lo que realmente resulte útil, tanto desde un punto de vista administrativo, legal o fiscal, como desde una perspectiva histórica.

La depuración, entendida como el proceso de selección final de los documentos que serán conservados permanentemente, se efectuará considerando tres objetivos primordiales: garantizar la correcta evaluación y disposición de los documentos, detectar los valores de cada uno de los tipos documentales, la vigencia o prescripción en el contexto de su ciclo, así como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios hayan prescrito y que carezcan de la importancia que justifique su posterior conservación.

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Lo anterior, a efecto de tener un adecuado manejo en la depuración de documentos de la Delegación Cuauhtémoc y en su caso, la transferencia secundaria de documentos inactivos, se observarán puntualmente los siguientes principios básicos dentro del SIACUAU. La Única instancia responsable de proponer la depuración de la documentación inactiva de

la Delegación Cuauhtémoc será la UAC quien efectuará la selección final de los documentos que le hayan sido transferidos, una vez que el plazo de conservación precaucional haya concluido.

La UAC registrará en un calendario de caducidades todos los expedientes que le sean transferidos por las unidades de documentación en trámite de la Delegación Cuauhtémoc, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserva.

Para los plazos de conservación y depuración de la documentación, la UAC aplicará lo establecido en el catálogo de disposición documental de la Delegación.

Antes de proceder a la depuración de la documentación inactiva que conserva, la UAC recabará la aprobación de la unidad administrativa de origen para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de tales documentos.

Una vez que el grupo de valoración de su aprobación, la UAC deberá proceder a la cancelación y baja definitiva de las cédulas de referencia de los documentos depurados, conservando las cédulas de inventario como registro local permanente.

En caso de requerirse prórroga del plazo de conservación, está se someterá a la consideración de la unidad de origen y del grupo de valoración.

La depuración de documentos inactivos deberá ser realizada por la UAC con el máximo cuidado y seriedad, de acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes separando los expedientes que serán dados de baja, de los que serán transferidos a la Unidad de Archivo Histórico (UAH) de la Delegación.

Siempre que exista alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinada documentación, se consultará con las instancias pertinentes para tomar la decisión más adecuada respecto del destino final de tales documentos.

Toda transferencia de documentación con valor permanente deberá ser cuidadosamente preparada y organizada por la UAC, quien será responsable de la selección, la correcta ordenación de la exportación y la revisión precisa de los expedientes por transferir.

La recepción de esta transferencia será revisada y validada por la UAH. La baja definitiva de la documentación irrelevante resguardada en la UAC debe apegarse

estrictamente a las normas vigentes que establece la LADF. La baja definitiva de los expedientes que deban ser digitalizados antes de ser eliminados,

quedará correctamente preparada y organizada por la UAC, quien atenderá la adecuada ordenación de la remesa y la elaboración de la relación respectiva, misma que debe ser revisada y en su caso, validada por la unidad de origen.

La UAC elaborará en todos los casos un informe final de la depuración, describiendo detalladamente el conjunto documental depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso y entregará una copia a la UAH de la Delegación para que pueda ser consultada por el público interesado.

La UAC llevará un registro completo y preciso de la documentación que haya sido dada de baja, digitalizada, eliminada o transferida a la UAH de la Delegación.

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e) Unidad de Archivo Histórico 1. El archivo histórico corresponde a la tercera etapa de los documentos

dentro del ciclo vital, al que se envían los expedientes desde la UAC para su conservación permanente, sus fondos están constituidos por series documentales transferidas. El archivo histórico es el área responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental delegacional. Funciones a desarrollar en la Unidad de Archivo Histórico: Coadyuvar con el Coordinador de Archivos en el desarrollo, instrumentación y actualización

de la normatividad archivística aplicable a escala delegacional y particularmente, la que corresponda al acervo histórico de la Delegación.

Recibir, organizar y controlar los documentos que le remitan mediante el proceso de transferencia secundaria ubicando el fondo, secciones y series que constituyen su acervo de conformidad con el principio de procedencia y de orden original.

Proponer el proyecto de divulgación social y cultural del archivo histórico de la Delegación, de acuerdo a la normatividad aplicable en la materia en concordancia con las mejores prácticas para la descripción, normalización del acceso, conservación y preservación de los expedientes.

Elaborar la guía general de fondo del archivo histórico y los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables para el manejo de la documentación histórica de la institución.

f) Unidad de Oficialía de Partes Objetivo Lograr una adecuada organización archivística que permita la administración de documentos, atendiendo eficazmente las necesidades de las áreas que conforman la Delegación Cuauhtémoc, con los siguientes fines: Organizar y conservar la documentación que se reciba y genere. Impedir la dispersión o eliminación de documentos. Establecer los canales de comunicación que permitan el adecuado intercambio de

documentos y expedientes con la UAC y la UAH. Suministrar la información que la UAC solicite respecto de las series documentales. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas archivísticas que se determinan en el

presente manual. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas establecidas por el SIACUAU. Controlar los préstamos y recuperación de los documentos o expedientes que salgan,

elaborando instrumentos de registro. Con base en la normatividad aplicable, solicitar y devolver a la UAC y la UAH los documentos

transferidos. Suministrar la información requerida por parte de los ciudadanos a través de la Oficina de

Información Pública de la Delegación conforme lo establece la LTAIPDF. Elaborar los instrumentos necesarios para recuperar fácilmente esta información. Organizar y resguardar el registro de transferencias.

g) Estrategias Para poder lograr las metas y objetivos será necesario implementar acciones previas, que permitirán alcanzarlos: Planificación: La gestión administrativa en los archivos de oficina se debe planificar, con la

supervisión de los responsables del SIACUAU en su componente operativo y con la colaboración del Coordinador de Archivos y miembros del COTECIADCUAU (componente normativo).

Reorganización: Recuperando la organización de los archivos existente con base a criterios

propios, ejecutaremos acciones que permitan cumplir con la normatividad y los criterios de

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funcionamiento; para homologar a las áreas de la Delegación, conservando y recuperando lo que se haya hecho

correctamente. Gestión y mantenimiento: Para la recepción, control, servicio y gestión diaria del acervo

documental, se considerarán los siguientes recursos 1. Personal: será el servidor público responsable en la fase de reorganización y del SIACUAU

en el servicio, gestión y mantenimiento de los archivos de trámite. 2. Medios: serán todos aquellos los necesarios, para el adecuado manejo y conservación de

los archivos, acordes a las características de cada área, tales como estanterías, fólderes etc., por lo que deberá procurarse el mayor grado de normalización y homogenización posible en todas las oficinas de la Delegación.

3. Espacio: lugar físico donde deben funcionar correctamente las transferencias evitando la acumulación descontrolada de fondos en los archivos de oficina, considerando el crecimiento lineal y decrecimiento por eliminación o transferencia.

4. Método y documentos de trabajo: En la fase de planificación, reorganización y gestión de los archivos; se debe contar una metodología archivística clara y precisa acorde a las necesidades de la Delegación, debiendo contener al menos, los siguientes documentos de trabajo:

Las normas básicas de organización y gestión del archivo de oficina: estas deben ser homogéneas, es decir, únicas para todas las áreas de la Delegación, incluyendo aspectos teóricos básicos de archivística, además de definiciones y procedimientos de trabajo.

El cuadro general de clasificación archivística.

El cuadro de clasificación por series

El catálogo o tabla de tipología documental de las series.

Las normas de transferencia al archivo de concentración y al archivo histórico.

Las normas de depuración de los documentos de la Delegación.

h) Tratamiento de los documentos El COTECIADCUAU establecerá los mecanismos de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado, preferentemente en medios electrónicos, debiendo contener cuando menos los siguientes elementos: Número identificador o folio consecutivo de ingreso; Breve descripción del asunto; Fecha; Hora de recepción; Nombre y cargo del generador; Receptor del documento; Anexos; Proceso a cargo de la Unidad de Oficialía de Partes de cada Unidad. Los documentos que generen las áreas tanto de correspondencia de entrada como de salida, cumplirán con los requisitos de comunicación formal, que permitan una entrega eficiente y expedita, considerando los elementos siguientes: Clave de gestión; Folio consecutivo; Logotipo; Fecha; Destinatario; Cuerpo del documento; Remitente;

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Firma autógrafa del servidor público; Sello correspondiente al área que lo emite, y

Proceso a cargo de la Unidad de Oficialía de Partes de cada Unidad.

i) Control de préstamo de expedientes y estadísticas de usuario Para el préstamo de expedientes, se requiere el llenado de la “Cédula de Préstamo de

Expedientes”. Las cédulas de préstamo de expedientes tienen una vigencia de 15 días hábiles, y deberán

ser renovadas por el usuario a efecto de conservar los documentos en estatus de consulta. El área de archivo correspondiente, entregará los expedientes únicamente a la unidad

administrativa que los haya transferido, quién se responsabilizará junto con el solicitante para la oportuna y completa devolución de los documentos recibidos.

Cuando por necesidades de tramitación y/o resolución de un asunto se requiera el préstamo de un expediente de una unidad administrativa a otra, se deberá de obtener la autorización de la unidad administrativa generadora del expediente.

En los diferentes archivos de trámite, concentración e histórico, cuando se lleve a cabo el préstamo de expedientes, invariablemente se deberá de aplicar el procedimiento de Control y Préstamo de Expedientes.

Correos electrónicos Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos podrán organizarse en

archivos electrónicos con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística, en términos de lo dispuesto en el presente manual.

Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se conservarán en los términos y por el plazo que se plasme en el catálogo de disposición documental, para documentos físicos.

El mensaje de los correos electrónicos de archivo y, en su caso, los documentos adjuntos al mismo, podrán preservarse en los medios electrónicos disponibles que determinen los titulares de las unidades administrativas, para su posterior eliminación de la aplicación informática que los administra (Cuenta de correo electrónico).

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VI. PROCEDIMIENTOS CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y SALIDA CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-CCES-2014 Organización de la documentación ingresada. Políticas de operación:

Mantener la adecuada identificación de los documentos recibidos.

Identificar el área que por sus funciones dará respuesta a la solicitud del documento.

Mantener una concordancia plena entre el formato 1 y los asientos en el libro de registro de correspondencia de entrada.

Garantizar que el formato 2 este correctamente plasmado en el libro de registro de correspondencia de salida

Organizar los expedientes de acuerdo a la serie documental asignada. Descripción de Actividades: Unidad Administrativa

Actividad Descripción de la Actividad Tiempo

Solicitante 1

Entregar la documentación remitida por instituciones y/o particulares dirigidas a los funcionarios de la Delegación. (Documentación)

2 minutos

Unidad de Archivos en Trámite (oficialía de partes)

2 Recibir la documentación dirigida a los funcionarios de la Delegación Cuauhtémoc. (Documentación)

2 minutos


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Acusar y sellar de recibido en el documento que presenta la persona que efectúa la entrega y registra en el formato interno respectivo. (Libro de registro de correspondencia de entrada)

3 minutos


4 Turnar la documentación recibida a las áreas correspondientes recabando la firma de acuse. (Formato 1)

30 minutos


5

Asentar el registro de la documentación externa entregada a las áreas correspondientes. (Libro de registro de correspondencia de entrada)

5 minutos


6 Registrar en el formato de control 2 la recepción y entregar toda la documentación a las áreas correspondientes. (Formato 2)

5 minutos


7 Archivar los acuses y formatos correspondientes. (Formato 1 y 2)

30 minutos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y SALIDA CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-CCES-2014 FORMATO DE REMISIÓN (formato 1)

ÁREA: FOLIO: No. DE OFICIO ANEXOS DESTINO REGRESAR ACUSE A:

COPIAS DE CONOCMIENTO: OBSERVACIONES:

Autoriza: Fecha de entrega: Recibe de conformidad: Formato de Documentación Externa Turnada a las Áreas (Formato 2)

Folio de ingreso

Fecha y hora de ingreso

Remitente

Área a la que se entrega la documentación original

Área (s) a la que se entrega copia

Fecha y hora a la que se entrega el original

Asunto

* Estas columnas deberán estar reflejadas en el Libro de registro de correspondencia de salida

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CARATULA ESTANDARIZADA DE EXPEDIENTES CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-CEE-2014 Apertura, integración y cierre de expedientes Políticas de operación:

Se deberá abrir expediente cuando no existan antecedentes del asunto en los archivos del área administrativa.

La integración de expedientes se deberá hacer en fólderes "caratulas estandarizadas", carpetas plenamente identificadas con el formato carátulas estandarizadas.

Los expedientes se deberán foliar en su interior para conservar la integridad de la información que contienen.

Se deberá quitar de los expedientes, en lo posible, elementos que dañen o lastimen los documentos que los constituyen, como clips o grapas.

Los expedientes se deberán asociar a la serie documental o función de la que derive su creación y organizarse de conformidad con el sistema de clasificación establecido.

Todos los expedientes deberán estar correctamente clasificados mediante la utilización del Cuadro General de Clasificación y la caratula.

Los documentos deberán ser foliados conforme se integran al expediente.

Se deberá llevar un inventario de expedientes abiertos, considerando al menos: número de expediente, fecha de apertura y el asunto.

Descripción de Actividades: Unidad Administrativa


Área de Recepción 1 Recibir documentación en trámite, del responsable del área de recepción de correspondencia.

3 minutos

Responsable del Área de recepción

2

Integrar documento soporte y control de correspondencia. ¿Existe expediente? NO Pasar a la actividad 4 SI Pasar a la siguiente actividad

15 minutos


3 Revisar que la documentación corresponda al asunto.

15 minutos


4 Abrir expediente e integrar documento soporte con sus anexos

20 minutos


5

Anotar en la carátula el código de clasificación que le corresponde de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística y el número de expediente consecutivo al interior de la serie documental, así como el nombre del expediente

15 minutos


6 Pegar en la parte de frente del folder, la carátula de expedientes

5 minutos


7 Integrar la documentación relacionada con el asunto en trámite hasta su conclusión.

5 minutos

Responsable del archivo de trámite

8 Elaborar listado de la documentación que integra el expediente y colocar al inicio de éste.

30 minutos

15


Unidad Administrativa



9 Ordenar cronológicamente al interior del expediente, dejando al frente el documento más reciente.

5 minutos


10 Enumerar el total de hojas que contiene el expediente.

45 minutos


11

Cerrar el expediente, indicando en la Carátula la fecha del cierre (conclusión del asunto), el número total de hojas y obtiene firma del titular del área. ¿Existe causa de reserva? NO Fin del procedimiento SI Pasa a la actividad 12

2 horas


12 Proceder a señalar la reserva del expediente y realizar las anotaciones respectivas en la carátula.

20 minutos


16


CARATULA ESTANDARIZADA DE EXPEDIENTES CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-CEE-2014

Fondo Delegación Cuauhtémoc: Sección o área productora del expediente: Subsección o área origen generadora Serie Documental: Título de expediente: Asunto o materia: Código asignado: Fecha de Conclusión: No. De fojas útiles: Plazo de reserva del expediente: Contiene datos personales: SI NO Justificación jurídica de la reserva Restringida Reservada Confidencial Fecha de apertura pública del expediente: Disposición documental al término de su vigencia:

Concentración Histórico Baja

17


Organización física de expedientes y carpetas. Políticas de operación:

Se deberá designar los espacios y mobiliarios apropiados para conservar los expedientes.

El mobiliario deberá estar identificado con etiquetas que refieran el nombre del área administrativa, número de mueble, número de cajón y series documentales que contiene.

Los expedientes se deberán ordenar por serie documental de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en el anaquel; de adelante hacia atrás si es en archiveros.

El mobiliario destinado a conservar expedientes de acceso restringido deberá estar bajo llave y estará identificado plenamente con la etiqueta respectiva

Los expedientes deberán estar conservados en el archivo de trámite de acuerdo con los plazos establecidos en el catálogo de disposición documental

La documentación de apoyo informativo deberá estar organizada por serie documental y se colocará en carpetas; misma que tendrán un lugar específico designado.



Responsable del archivo respectivo

1 Designar lugar y mobiliario para los expedientes, clasificados,

8 horas


2 Designar lugar y mobiliario para las carpetas con documentos de comprobación administrativa.

12 horas


3 Designar lugar y mobiliario para los documentos de apoyo informativo

4 horas


4 Elaborar y pegar etiquetas en lugar visible del mobiliario.

4 horas


5 Acomodar en el mobiliario los expedientes por serie documental en trámite

Variable


6 Colocar los expedientes clasificados como reservados o confidenciales en el mobiliario etiquetado para tal fin.

1 horas


7 Colocar las carpetas con documentos de comprobación administrativa en el mobiliario etiquetado para tal fin.

1 horas


8 Colocar los documentos de apoyo informativo en el mobiliario etiquetado para tal fin.

1 horas


18


Servicio de consulta de expedientes. Políticas de operación: El responsable del archivo de trámite deberá integrar y actualizar un listado de los servidores públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamo y consulta de expedientes.

Cada unidad de archivo de trámite deberá establecer el tiempo máximo de préstamo y consulta de expedientes.

Todos los expedientes públicos que se encuentran dentro del archivo de trámite deberán estar a disposición para consulta de las unidades administrativas, previa autorización del titular y llenado del formato "control de préstamo y consulta de expedientes"

Se deberá solicitar expresamente al usuario que haga un manejo adecuado de los expedientes para evitar su deterioro.

Los responsables de los archivos de trámite, deberán elaborar escrito dirigido al titular del área, con copia a la Coordinación de Archivos cuando:

1. No se reciba el expediente en el plazo establecido 2. Cuando los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompleto



Usuario 1 Solicitar préstamo y consulta de expediente 5 minutos


2 Recibir oficio de solicitud de préstamo y consulta de expedientes.

5 minutos


3 Verificar la lista de servidores públicos autorizados para solicitar préstamo.

5 minutos


4 Verificar la disponibilidad del expediente solicitado en el inventario general y localizar el expediente.

20 minutos


5 Proporcionar al usuario para su llenado, el formato de Vale

5 minutos


6 Solicitar firma de autorización de préstamo al titular del área

2 horas


7 Revisar de manera conjunta con el usuario que el expediente esté en óptimas condiciones y con la documentación completa.

30 minutos


8 Solicita firma de conformidad del usuario en el Vale 3 minutos


9 Entregar expediente solicitado y poner sello al vale. 2 minutos


10 Colocar en el lugar del expediente un indicador de préstamo y esperar la devolución.

5 minutos

19





11 En la fecha indicada para la devolución del expediente se contacta al usuario para recordarle el vencimiento del préstamo de expediente.

15 minutos


12 Se devuelve el Expediente No Se fija fecha de ampliación SI Pasa a la actividad siguiente

5 minutos


13 Recibir expediente 5 minutos


14

Verificar de manera conjunta con el usuario las condiciones en que se devuelve el expediente. ¿Está en buenas condiciones y completo? NO Pasa a la actividad siguiente SI pasa a la actividad 17

30 minutos


15

Se puede recuperar información faltante y material dañado. NO Pasa a la actividad siguiente SI Pasa a la actividad 17

Variable

Responsable del archivo respectivo 16

Elaborar oficio dirigido al titular del área, con copia al Coordinador de Archivos y al COTECIADCUAU; donde se describe el daño sufrido al expediente.

45 minutos


17 Colocar el expediente en su lugar correspondiente 5 minutos


18 Integrar el Vale en la carpeta respectiva 3 minutos


20


DELEGACIÓN CUAUHTÉMOC UNIDAD DE ARCHIVO “CONTROL DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES”

Expediente Fojas Legajo Año Mes Caja Área

Solicitante Responsable del Archivo

de Concentración

Nombre Nombre Cargo Firma Firma Sello

Fecha de Préstamo Fecha de Devolución Fecha de Ampliación Motivo de la Consulta Numero de Oficio de

Solicitud

21


FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-ITP-2014 Transferencia al Archivo de Concentración. Políticas de operación:

Las Direcciones Generales y de área en coordinación con el responsable del archivo de trámite, deberán solicitar la transferencia primaria conforme los tiempos establecidos en el catálogo de disposición documental.

La transferencia al archivo de concentración procederá para la documentación cuya consulta sea esporádica por parte de las áreas generadoras y cuyos valores primarios aún no prescriben.

El área de archivo en trámite deberá organizar, inventariar, realizar el expurgo y foliar la documentación que será transferida.

Para calendarizar la recepción de las transferencias, las áreas deberán notificar por oficio al titular de la Unidad de Archivo de Concentración

Cada área será responsable del traslado documental al Archivo de Concentración Descripción de Actividades: Unidad Administrativa


Área Solicitante 1 Solicitar por escrito a la unidad de archivo en trámite la trasferencia primaria documental.

5 minutos

Responsable del archivo en trámite

2 Recibir solicitud e informar al área solicitante los requisitos que deberá cumplir para realizar la transferencia primaria.

10 minutos

Responsable del archivo en trámite y área solicitante

3 Organizar los expedientes de acuerdo al apartado c (Unidad de Archivo de Concentración) y d (Políticas de Vigencia) del presente manual

6 horas


4

Foliar cada expediente conforme a un número consecutivo, armando el expediente en folder, sujetando los documentos con broche de dos orificios.

1 hora


5 Llenar el formato de inventario con los expedientes respectivos

30 minutos


6 Ubicar los expedientes conformados buscando hacer un uso óptimo de cada caja

15 minutos


7 Enviar el formato inventario a la unidad de archivo de concentración

30 minutos

Unidad de Archivo de Concentración

8

Revisar que el formato de Inventario esté bien requisitado, en caso de que se encuentren irregularidades se notifica a la unidad de archivo ¿Hubo correcciones? NO Pase a la actividad 11 SI Pase a la siguiente actividad

15 minutos


9 Hacer las correcciones a los formatos para enviarlos a la unidad de archivo en trámite

20 minutos

22





10 Recibir y revisar nuevamente los formatos para su envío a la Unidad de Archivo de Concentración

15 minutos


11 Enviar oficio al área administrativa solicitando el día y hora en que deberá turnarse los archivos.

15 minutos


12 Emitir oficio informando de fecha y hora para recibir los archivos seleccionados.

15 minutos


13 Recibir escrito e informar que persona realizará la entrega de los archivos seleccionados al archivo de concentración

20 minutos

Responsable del archivo en trámite y Unidad de Archivo de Concentración

14 Recibir y revisar que los archivos transferidos coincidan con la relación del formato de inventario

1 hora


15 Sellar original y copia de los formatos de inventario y anotar el número de transferencia asignada.

20 minutos


16 Entregar al representante del área de origen la copia debidamente sellada y firmada, la cual servirá de acuse de recibo.

5 minutos


17 Clasificar y dar la ubicación topográfica a la documentación recibida en el archivo de concentración.

45 minutos


18 Archivar las copias en una carpeta que permanecerá en el archivo de trámite.

10 minutos


23


FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-ITP-2014

SECCIÓN:

FECHA:

No. DE CAJA: TOTAL DE EXPEDIENTES: ÁREA ORIGEN:

EXPEDIENTE HOJAS

SERIE CLASIFICACIÓN AÑO VIGENCIA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

BAJA DIRECTA

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

ENCARGADO DE ARCHIVO

ENTREGÓ POR EL ÁREA ORIGEN

SELLO DEL ARCHIVO

Nombre y Firma Nombre y Firma

24


CÉDULA DE VALORACIÓN

Fecha de Valoración

Folio

Fondo Delegación Cuauhtémoc: Sección o área productora del expediente:

Subsección o área origen generadora Serie Documental: VALORACIÓN PRIMARIA Pre-valoración documental al término de su vigencia:

Concentración Histórico Baja

Tipo de expediente Clasificado Comprobación Administrativa

Apoyo Informativo

Título de expediente: Asunto o materia: Condiciones Físicas DICTAMEN GRUPO DE VALORACIÓN

UTILIDAD VALORES PRIMARIOS

Analista Comprobación Administrativa

Apoyo Informativo

Administrativo Legal Fiscal

VALORACIÓN SECUNDARIA Valor Secundario: Testimoniales Evidénciales Informativos Sustento Forma de ingreso Transferencia Donación Otro Ubicación Topográfica Asignada Firma del Responsable

Sello

25


CARÁTULA DE CAJA

Delegación Cuauhtémoc (fondo): Dirección general (sección): Área generadora (subsección): Serie Documental: Título de expediente: Valoración documental: Concentración Histórico Baja Tipo de expediente Clasificado Comprobación

Administrativa Apoyo Informativo

Código asignado: Fecha de Ingreso: Justificación jurídica de la reserva Restringida Reservada Confidencial Fecha de apertura pública del expediente:

Num. Expediente Hojas Serie Clasificación Añ

o Vigencia Ubicación

topográfica Unidad de Archivo Concentración Histórico

26


Transferencia al Archivo Histórico Políticas de operación:

La Unidad del Archivo de Trámite deberá solicitar la transferencia secundaría conforme los tiempos establecidos en el catálogo de disposición documental.

La transferencia al archivo histórico procederá para la documentación que contenga valores secundarios.

El área de archivo de concentración solicitará al área de origen que realice y valide el expurgo del archivo que se transferirá al Archivo Histórico.

El área de archivo de concentración deberá organizar, inventariar la documentación que será transferida

Para calendarizar la recepción de la transferencia, las áreas deberán notificar por oficio al titular de la Unidad de Archivo Histórico.

Cada área será responsable del traslado documental al Archivo Histórico Descripción de Actividades:


Actividad

Descripción de la Actividad Tiempo


1 Avisar por oficio al área origen de la caducidad de su archivo de concentración, asignándole día para realizar la revisión del mismo.

15 minutos

Responsable área de origen

2 Presentarse el día asignado, para realizar expurgo del archivo caducado

48 horas

Responsable área de origen y Unidad de Archivo de Concentración

3

Identificar los expedientes que contienen valores secundarios y preparar su transferencia. ¿Tiene valores secundarios? No Pasar a la siguiente actividad Si Pasar a la actividad 9

12 horas


4 Relacionar los expedientes para solicitar su baja documental

3 horas


5 Llenar el formato de Baja Documental y solicitar su aprobación al COTECIADCUAU

2 horas


6 Obtener el acta del COTECIADCUAU donde se aprueba la baja documental

2 horas


7 Ejecutar la baja documental verificando que sean los expedientes relacionados en el formato.

2 horas


8 Entregar copia de formato de baja documental al área origen para su archivo y custodia

5 minutos

27


Descripción de Actividades:


Actividad



9 Solicitar por escrito a la unidad de archivo histórico la trasferencia secundaría documental.

15 minutos

Unidad de Archivo Histórico

10 Recibir solicitud e informar los requisitos que deberá cumplir para realizar la transferencia secundaría.

15 minutos

Unidad de Archivo de Concentración y área de origen

11 Revisar que esté debidamente foliado cada expediente. 1 hora


12 Llenar el formato de transferencia secundaria indicando los expedientes respectivos.

30 minutos


13 Ubicar los expedientes conformados buscando hacer un uso óptimo de cada caja.

15 minutos


14 Enviar el formato de transferencia secundaria a la unidad de archivo histórico.

30 minutos


15

Revisar que el formato de transferencia secundaría esté bien requisitado, en caso de que se encuentren irregularidades notificar al de archivo de concentración ¿Hubo correcciones? NO Pase a la actividad 18 SI Pase a la siguiente actividad

15 minutos


16 Hacer las correcciones a los formatos para enviarlos a la unidad de archivo de concentración.

20 minutos


17 Recibir y revisar nuevamente los formatos para su envío a la unidad de archivo histórico.

15 minutos


18 Enviar oficio al área administrativa solicitando el día y hora en que deberá turnarse los archivos.

15 minutos


19 Emitir oficio informando de fecha y hora para recibir los archivos seleccionados.

15 minutos


20 Recibir escrito e informar que persona realizará la entrega de los archivos seleccionados al archivo histórico

20 minutos


21 Recibir y revisa los archivos transferidos coincidan con la relación del formato de transferencia secundaría

1 hora


22 Sellar original y copias de los formatos de transferencia secundaría y anotar el número de folio asignado

20 minutos


23 Entregar al representante del archivo de concentración dos copias debidamente selladas y firmadas del formato de transferencia secundaría la cual servirá de acuse de recibo.

10 minutos

28



Actividad



24 Clasificar y dar la ubicación topográfica a la documentación recibida en el archivo histórico

45 minutos


25 Archivar su copia de la documentación del formato de transferencia secundaría en una carpeta con carátula que identifique que tiene vigencia permanente

10 minutos


26 Entregar al representante del área de origen la copia debidamente sellada y firmada, la cual servirá de acuse de recibo.

10 minutos


27 Archivar las copias en que permanecerá en el archivo de trámite.

5 minutos

FIN DEL PROCESO

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE INVENTARIO DETRANSFERENCIA SECUNDARIA (“FORMATO UDAD 1” POR EXPEDIENTE) CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-ITS-2014

1. FONDO SE ANOTARA EL NOMBRE DEL ENTE PUBLICO.

2. SECCION

ES UNA SUBDIVISION DEL FONDO EN ESTA CASO SE ANOTARA EL NOMBRE COMPLETO DE LA DIRECCION GENERAL.

3. SUBSECCION

EN ESTE RUBRO SE ANOTARÁ EL NOMBRE DEL AREA GENERADORA O ARCHIVO DE OFICINA DE LA DOCUMENTACIÓN, QUE ELABORAN LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL ENTE PÚBLICO.

4. SERIE .

SE HARA UNA BREVE DESCRIPCION DE LA SERIE

5. TRANSFERENCIA No. SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE TRANSFERENCIA REALIZADAS EN EL EJERCICIO FISCAL

6. FOLIO TODAS LAS HOJAS DEL INVENTARIO SIN EXCEPCIÓN DEBERÁN FOLIARSE.

7. VALOR SE ANOTARÁ CON UNA (X) EL VALOR QUE TENGA LA SERIE DOCUMENTAL, DE ACUERDO A LOS CATÁLOGOS DE SERIES Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

8. No. SE ANOTARÁ EL NÚMERO CONSECUTIVO DE CADA EXPEDIENTE HASTA EL TOTAL DE LA SERIE DOCUMENTAL.

9. CAJA SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE LA CAJA QUE CONTENGA LOS EXPEDIENTES DE LA SERIE DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE.

29


10. EXPEDIENTE SE ANOTARA EL NUMERO DE EXPEDINETES QUE SE ENCUENTRAN EN CADA CAJA

11. SERIE SE ANOTARA LA SERIE DOCUMENTAL A LA QUE CORRESPONDA CONFORME A CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y AL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

12. CLASIFICACIÓN SE ANOTARA (LA FORMULA CLASIFICADORA EL NUMERO O SIMBOLO DE IDENTIFICACION SEGÚN EL SISTEMA DE CLASIFICACION UTILIZADO, EN CASO DE NO EXISTIR SE ANOTARÁ SIN N/C

13. AÑO SE ANOTARAN FECHAS EXTREMAS. 14. No. DE HOJAS SE ANOTARÁ EL TOTAL DE FOJAS QUE

INTEGRAN CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES. 15. VALOR DOCUMENTAL SE MARCARA CON UNA (X) EL VALOR QUE TIENEN

LOS DOCUMENTOS TESTIMONIAL, EVIDENCIAL Y/O INFORMATIVO.

16. OBSERVACIONES ESTE RENGLON SE OCUPARA PARA ASENTAR DATOS IMPORTANTES TALES COMO: MOTIVOS DE TERMINACION DEL EXPEDIENTE, ESTADO DE CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION, DONDE SE LOCALIZAN LOS ORIGINALES U OTRAS CUESTIONES QUE A JUICIO DE LOS RESPONSABLES SE CONSIDERE RELEVANTE. ADEMAS DEBERA INDICARSE CON UNA (O) SI LOS EXPEDIENTES SON ORIGINALES Y CON UNA (X) SI SON COPIA.

17. ENCARGADO DEL ARCHIVO

SE ANOTARA EL NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO.

18. ENTREGÓ POR EL ÁREA ORIGEN

SE ANOTARA EL NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO ORIGEN (AREA GENERADORA).

19. SELLO DEL ARCHIVO SE INCLUIRA EL SELLO DEL ARCHIVO INDICANDO LA FECHA DE INGRESO

.

CANCELAR O CERRAR LOS ESPACIOS SOBRANTES, DE MODO TAL, QUE SE IMPIDA PODER AGREGAR MAS INFORMACION, EN DICHOS ESPACIOS.

CADA HOJA DEL INVENTARIO TIENE QUE SER RUBRICADA EN SU MARGEN LATERAL DERECHO, POR EL ENCARGADO DEL ARCHIVO EN TRAMITE.

30


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE INVENTARO DE BAJA DOCUMENTAL ("FORMATO UDAD 2" CONSOLIDADO POR SERIES) CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-IBD-2014

1. FONDO SE ANOTARA EL NOMBRE DEL ENTE PUBLICO.

2. SECCION

ES UNA SUBDIVISION DEL FONDO EN ESTA CASO SE ANOTARA EL NOMBRE COMPLETO DE LA DIRECCION GENERAL.

3. SUBSECCION

EN ESTE RUBRO SE ANOTARÁ EL NOMBRE DEL AREA GENERADORA O ARCHIVO DE OFICINA DE LA DOCUMENTACIÓN, QUE ELABORAN LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL ENTE PÚBLICO.

4. TRANSFERENCIA No. SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE TRANSFERENCIA REALIZADAS EN EL EJERCICIO FISCAL

5. FOLIO TODAS LAS HOJAS DEL INVENTARIO SIN EXCEPCIÓN DEBERÁN FOLIARSE.

6. VALOR SE ANOTARÁ CON UNA (X) EL VALOR QUE TENGA LA SERIE DOCUMENTAL, DE ACUERDO A LOS CATÁLOGOS DE SERIES Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

7. No. CONSECUTIVO SE ANOTARÁ EL NÚMERO CONSECUTIVO 8. CAJA SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE LA CAJA QUE

CONTENGA LOS EXPEDIENTES DE LA SERIE DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE.

9. PAQUETE SE ANOTARA EL NUMERO DE PAQUETES CAJA QUE CONTENGA LOS EXPEDIENTES DE LA SERIE DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE.

10. SERIE DOCUMENTAL SE ANOTARA LA SERIE DOCUMENTAL A LA QUE CORRESPONDA CONFORME A CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y AL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

11. AÑO SE ANOTARAN FECHAS EXTREMAS. 12. ORIGINAL (O) COPIA

(X) SE MARCARA SEGÚN CORRESPONDA SI LOS EXPEDIENTES SE ENCUENTRAN EN ORIGINAL Y/O COPIA

13. OBSERVACIONES ESTE RENGLON SE OCUPARA PARA ASENTAR DATOS IMPORTANTES TALES COMO: MOTIVOS DE TERMINACION DEL EXPEDIENTE, ESTADO DE CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION, DONDE SE LOCALIZAN LOS ORIGINALES U OTRAS CUESTIONES QUE A JUICIO DE LOS RESPONSABLES SE CONSIDERE RELEVANTE.

14. EL PRESENTE INVENT

INDICAR EL TOTAL DE FOJAS QUE AMPARAN EL INVENTARIO

31


ARIO

CONSTA DE 15. Y AMPARA LA

CANTIDAD DE SE INDICARA EL NUMERO DE SERIES QUE CONFORMA EL REPORTE DE INVENTARIO.

16. CONTENIDOS EN CAJAS

SE INDICARA EL TOTAL DE CAJAS Y/O PAQUETES QUE CONTIENE EL REPORTE DEL INVENTARIO.

17. CON UN PESO APROXIMADO DE

SE INDICARA EL PESO APROXIMADO E LA DOCUMENTACION QUE INTEGRA EL REPORTE DE INVENTARIO. PARA CALCULAR EL PESO APROXIMADO DE LA DOCUMENTACION SE OFRECE UNA TABLA, CON EL PROMEDIO DE PESO DEL PAPEL ARCHIVO: 1 METRO LINEAL = 40 KG. 15 METROS LINEALES =1 METRO CUBICO 1 METRO CUBICO =600 KG.

18. FECHA SE ANOTARA LUGAR Y FECHA DE ELABORACION DEL INVENTARIO.

19. FORMULO SE ANOTARA EL NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DE ELABORAR EL INVENTARIO.

20. REVISO SE ANOTARA EL NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE TRAMITE

21. VISTO BUENO SE ANOTARA EL NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD PRODUCTORA DE LA DOCUMENTACION.

22. STATUE DEL INVENTARIO

ESTADO QUE GUARDAN LOS INVENTARIOS EN BASE AL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

CANCELAR O CERRAR LOS ESPACIOS SOBRANTES, DE MODO TAL, QUE SE IMPIDA PODER AGREGAR MAS INFORMACION, EN DICHOS ESPACIOS.

CADA HOJA DEL INVENTARIO TIENE QUE SER RUBRICADA EN SU MARGEN LATERAL DERECHO, POR EL ENCARGADO DEL ARCHIVO EN TRAMITE.

32


FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA (“FORMATO UDAD 1” POR EXPEDIENTE) CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-ITS-2014

FOLIO:

TRANSFERENCIA No:

DELEGACIÓN (FONDO): VALOR::

DIRECCION GENERAL (SECCIÓN):

ADMINISTRATIVO ( )

AREA GENERADORA (SUBSECCIÓN):

LEGAL ( )

SERIE DOCUMENTAL: CONTABLE ( )

No.

CAJA

EXPEDIENTE

SERIE

CLASIFICACION

AÑO

No. HOJAS

VALOR DOCUMENTAL OBSERVACIONES(O) ORIGINAL (X) COPIA

Testimonial

Evidencial

Informativo

ENCARGADO DE ARCHIVO

ENTREGÓ POR EL ÁREA ORIGEN

SELLO DEL ARCHIVO

Nombre y Firma Nombre y Firma

33


FORMATO DE INVENTARO DE BAJA DOCUMENTAL ("FORMATO UDAD 2" CONSOLIDADO POR SERIES) CLAVE: MX-09-GDF-DCUA-IBD-2014

(4) TRANSFERENCIA No: ( ) (5) FOLIO: ____ DE ______

(1) DELEGACIÓN (FONDO): (6) VALOR:

(2) DIRECCION GENERAL (SECCIÓN):

ADMINISTRATIVO ( )

(3) AREA GENERADORA (SUBSECCIÓN):

LEGAL ( )

CONTABLE ( )

No. CONSECUTIVO CAJA PAQUETE SERIE DOCUMENTAL AÑO ORIGINAL (O) COPIA (X)

OBSERVACIONES

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ( ___ ) FOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE ( ____ ) CONTENIDOS EN ( _____ ) CAJAS O PAQUETES, CON UN PESO APROXIMADO DE ( ____ ) KILOGRAMOS. FECHA: FORMULO REVISO VISTO

BUENO

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

STATUS DEL INVENTARIO: ARCHIVO DE TRÁMITE ( ) ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ( ) ARCHIVO HISTÓRICO ( ) BAJA ( )

manual especÍfico de operaciÓn archivÍstica clave: mx...

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