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Manual del Funcionario Leo
DISTRITO LEO D-4, COSTA RICA
Autor Intelectual: C.L Isaac Montero Solera
Reeditado & actualizado: C.L Luis Alfredo Jiménez R
II Edición, Setiembre 2007
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Manual del Funcionario Leo
Distrito Leo D-4, Costa Rica
Tabla de Contenido
PRÓLOGO ..................................................................................................................... 3
CAPITULO I: EL LEONISMO Y EL LEOÍSMO ......................................................................... 5
SECCIÓN I: BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL LEONISMO .................................................... 5
SECCIÓN II: BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL LEOISMO ..................................................... 5
LISTA DE PRESIDENTES DISTRITALES DEL DISTRITO LEO D4 ...................................................... 6
SECCION III LA ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES .............................. 8
CAPITULO II LAS FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS DEL CLUB LEO ........................................ 9
SECCIÓN I: EL PRESIDENTE ........................................................................................... 9
GENERALIDADES ......................................................................................................... 9
MOTIVACIÓN ........................................................................................................... 10
PRESIDIENDO LA SESIÓN: AGENDA Y CONTROL ................................................................... 11
LAS NORMAS PARLAMENTARIAS ROBERTS ......................................................................... 14
CONSEJOS FINALES .................................................................................................... 16
SECCIÓN II: EL SECRETARIO ....................................................................................... 17
GENERALIDADES ....................................................................................................... 17
LA CORRESPONDENCIA ............................................................................................... 18
LAS ACTAS .............................................................................................................. 19
LOS INFORMES ......................................................................................................... 22
SECCIÓN III: EL TESORERO ......................................................................................... 25
GENERALIDADES ....................................................................................................... 25
INSTRUMENTOS DE CONTABILIDAD ................................................................................. 26
ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS DEL CLUB .................................................................... 27
INFORMES DE TESORERÍA............................................................................................. 28
SECCIÓN II: EL FISCAL ................................................................................................ 29
GENERALIDADES ....................................................................................................... 29
ESTRUCTURA NORMATIVA DE LOS LEOS ........................................................................... 30
LOS ESTATUTOS DISTRITALES ....................................................................................... 34
LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTOS DE LOS CLUBES ............................................................... 36
OTRAS FUNCIONES DE LOS FISCALES ............................................................................... 37
SESIÓN V: LA NOVIA .................................................................................................. 38
GENERALIDADES ....................................................................................................... 38
LABORES DE LA NOVIA. ............................................................................................... 39
COMITÉ DE NOVIAS: .................................................................................................. 40
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CAPITULO III: LOS COMITÉS ........................................................................................... 41
SECCIÓN I: COORDINADORES DE COMITÉS ................................................................. 41
SECCIÓN II: COMITES DE CLUB ................................................................................... 41
COMITÉ DE AUMENTO Y RETENCIÓN DE SOCIOS ................................................................ 41
COMITÉ DE ASISTENCIA ............................................................................................... 43
COMITÉ DE PROYECTOS .............................................................................................. 43
COMITÉ DE PUBLICIDAD .............................................................................................. 44
COMITÉ DE RELACIONES INTERCLUBES ............................................................................ 45
COMITÉ DE ACTIVIDADES SOCIALES ................................................................................ 45
COMITÉ DE PROTOCOLO ............................................................................................ 46
COMITÉ DE NOVIA .................................................................................................... 46
COMITÉ DE RELACIONES HUMANAS ................................................................................ 46
CAPITULO IV: PROTOCOLO .......................................................................................... 47
SECCIÓN I: GENERALIDADES ...................................................................................... 47
DEFINICIÓN ............................................................................................................. 47
IMPLEMENTOS QUE SE UTILIZAN EN SESIONES LEO .............................................................. 47
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PRÓLOGO
Los Clubes Leo son grupos de jóvenes de 12 a 28 años organizados mundialmente bajo el programa de la Oficina Internacional de Clubes de Leones, que ofrecen valiosos y variados servicios a sus comunidades al tiempo que se forman en los valores de amistad, compañerismo y liderazgo.
Todo Club Leo cuenta con un Club de Leones que lo patrocina y un consejero Leo, que los guía y trabaja mancomunadamente para cumplir el objetivo del Programa de Clubes Leo:
"... promover a los jóvenes de todo el mundo la oportunidad de desarrollarse como personas de provecho y contribuir, tanto individual como colectivamente, al bienestar y mejoramiento de la comunidad local, nacional e internacional".
El nombre LEO es el acrónimo del lema del programa: liderato, experiencia, y oportunidad.
Liderato. Al tiempo que los jóvenes llevan a cabo proyectos de servicio desarrollan dotes de mando, destrezas para organizar, administrar, motivar, hablar en público, a trabajar en equipo, etc.
Experiencia. Ofreciendo voluntariamente su tiempo y talento en pro de sus semejantes los Leos aprenden por experiencia propia el valor y satisfacción del servicio humanitario a nuestros semejantes. Al aceptar responsabilidades y aceptar retos, los Leos desarrollan amor propio y realización personal
Oportunidad. La mayoría de los jóvenes de hoy tienen la capacidad y la voluntad de cambiar las cosas y trabajar por un mundo mejor. Sin embargo, sucede con frecuencia que no tienen a su alcance la oportunidad de hacerlo. El Programa Leo ofrece esas oportunidades para desarrollarse como personas de bien, madurar, hacer amigos e iniciarse en lo que podría ser toda una vida de servicio al prójimo.
Administrativamente se organizan bajo un Junta Directiva conformada por Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Fiscal, Novia, y Vocales. Los Leos que ostenten estos puestos tiene una gran responsabilidad como altos dirigentes de su Club, pero a su vez tienen en sus manos una excelente oportunidad para aprender, madurar, obtener una invaluable experiencia y crecer como Leos y como personas. De allí la importancia de conocer muy bien las funciones propias de sus puestos. Solo sabiendo qué tenemos que hacer lo podemos hacer bien.
Este Manual tiende a explicar las funciones de tales puestos, de manera que está dirigido en especial a los directivos del Club, pero también para cualquier persona que se interese en saber más sobre el leoísmo y su estructura administrativa. Aunque es natural que cada directivo debe dominar la materia correspondiente a su puesto, es aconsejable un vistazo completo al Manual para aprender más del leoísmo y poder con ello desempeñar su puesto de mejor forma.
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En varios años dentro del leoísmo he visto desaprovechado mucho material de los Campamentos de Instrucción muy valioso como lo son charlas redactadas por diferentes personas. Si bien ha habido intentos prácticamente en cada Campamento por recopilar y editar al menos las charlas impartidas, esto no siempre sucede o bien son resúmenes muy cortos, insuficientes para el que no asistió a la charla.
Para este Manual se ha partido de varias charlas de Campamentos de Instrucción anteriores, y de allí se han extraído ideas y conceptos, que aunado a mi propia experiencia dentro del leoísmo en Costa Rica, y por qué no decirlo, de mi experiencia dentro de mi Club, Barva.
No es la única verdad en el Leoísmo, trata eso sí de dar las pautas de lo que debería ser un Club Leo y ser una guía para futuras generaciones de Leos. De allí que el objetivo es que sirva para tomar ideas, sin perjuicio de adaptar el manejo del Club Leo a sus propias costumbres y necesidades. Espero que también la instrucción que busquen acerca del leoísmo no se limite a la lectura del presente Manual. Busquen todas las oportunidades para instruirse y aunque sepan algunas de las funciones en teoría, siempre son importantísimos los Campamentos de - Instrucción para ver asuntos más prácticos y aprender de los demás. El buen líder siempre debe instruirse.
El lema de este Gabinete ha sido "Leos para siempre..." Con ello queremos resaltar el papel que deben asumir los líderes del movimiento para que éste se mantenga para muchas generaciones más. Liderazgo no es simplemente ser seguido, liderazgo es ser seguido y enseñar a los demás para que ellos también sean seguidos. Nuestra misión como Leos no solo consiste en ascender, sino en trascender que es ascender levantando con uno a todas las personas que están alrededor. El buen líder no forma seguidores, forma líderes. Así pues, instruyámonos para ser los mejores Leos, pero cuando hayamos aprendido no se nos olvide el deber moral de transmitir lo que sabemos a los nuevos jóvenes que vienen surgiendo detrás de nosotros.
Finalmente deseo externar mi más sincero agradecimiento a todos los compañeros que ayudaron con la elaboración de este Manual, en especial a la compañera Paula Cantillo, que ordenó y editó lo correspondiente a las agendas; a la compañera María Femanda Gualdrón, -ex Presidente Distrital de Distrito E-4 de Colombia, quien revisó y corrigió el apartado correspondiente a la Fiscalía; a los Expresidentes Distritales Carlos Roberto Álvarez y Fausto Alpízar que me suministraron material importante para la confección del Manual, y en general agradezco infinitamente a todas los compañeros Leos y amigos que a lo largo de mis trece años como leo, me enseñaron y me inspiraron.
C.L. Isaac Montero Presidente Distrital 2001-2002
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CAPITULO I: EL LEONISMO Y EL LEOÍSMO
SECCIÓN I :
BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL LEONISMO
De la mano del vertiginoso crecimiento industrial y económico de los Estados Unidos de América a principios del siglo XX, comenzaron a florecer una serie de asociaciones de todo género: cívicas, religiosas, políticas, profesionales, de negocios, etc.
En 1913, Melvin Jones, un próspero corredor de seguros, fue invitado a integrarse al Círculo de Negocios de Chicago. Ya en la organización y como hombre líder y de extraordinaria visión, consideró posible fomentar vínculos de amistad y compañerismo entre los socios, y se preguntaba en forma obsesiva: ¿Qué sucedería si estos hombres, de buena reputación, inteligentes, y ambiciosos trabajaran en beneficio de sus comunidades?
Con esta inquietud, se propició una reunión entre varias asociaciones dispersas por todo el país, reunión que se celebró e17 de junio de 1917 y se dieron las primeras discusiones para formar una nueva organización de servicio. representada por la figura del León, como signo de majestad, grandeza, fuerza, fidelidad y acción. En tal reunión se acordó convocar a los delegados de los Clubes a una primera Convención, realizada el día 8 de octubre de 1917, en la cual se fundó formalmente la Asociación Internacional de Clubes de Leones. El día 10 de octubre, último día de la reunión, fue declarado como el Día de la Fundación.
A partir de ese momento, la Asociación expande sus fronteras, y es así como en 1935. El 22 de octubre, se funda el Club de Leones de San José, siendo el primer Club de Leones en Costa Rica, y éste el sétimo país en el mundo con contar con Club de Leones.
SECCIÓN II :
BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL LEOISMO
Conforme crecía al auge de los Clubes de Leones a nivel mundial, los C.L. James Garver y William Emst del Club de Leones de Glenside, Pennsvlvania, pensaban que los Leones debían enseñar a la juventud el valor de servir al prójimo y desarrollarlos en las cualidades de liderazgo, adelanto académico, responsabilidad, justicia, honestidad y respeto. Bajo esta consigna, el día 5 de diciembre de 1957, forman el primer Club Leo del mundo con los integrantes de una escuela de béisbol de la escuela de Abington, quedando dicha fecha como el Día Internacional del Leoísmo.
Poco a poco, los clubes de Leones de otras localidades y países fueron captando el significado especial de los Clubes Leo y con el ánimo de ofrecer a la juventud mundial oportunidades para desarrollar sus cualidades y contribuir al bien común, en forma individual y colectiva, como miembros responsables de la comunidad local, nacional e internacional, la Asociación de Clubes de Leones en 1957, adopta en forma oficial el Programa de Clubes Leo. Hoy día existen más de 5000 Clubes Leo en 135 países con una afiliación de más de 125.000 jóvenes
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En Costa Rica, gracias a la participación del Gobernador 70-71, Víctor Nassar, en la Convención Internacional de Clubes de Leones, en la que se expuso la idea de los Clubes Leo, da un fuerte apoyo, para fundar al Club Leo de Alajuela como primer Club Leo de Centroamérica, lo cual se logra con la entrega de la carta constitutiva a dicho Club en el período 72-73 con el Gobernador Rogelio Fernández.
En 1974 se funda el Club Leo de Tibás como segundo Club Leo del país, y así paulatinamente se van formando Clubes Leo en diversos puntos del país, con el ánimo de dotar a la juventud costarricense la oportunidad de desarrollar líderes de gran calidad humana y social.
Inicialmente, el movimiento Leoístico costarricense no contaba con Presidentes Distritales, figura que se da hasta el período 77-78. En su primer año se llamaban Gobernador, y las Conferencias Distritales eran llamadas Convenciones. Fue hasta el período 80-81 que se denominaron Presidentes Distritales y Conferencias Distritales a fin de hacer diferenciación con los Leones.
Lista de Presidentes Distrita les del Distr ito Leo D4
PERIODO PRESIDENTE CLUB
1977-78 Jose Campos Guadalupe
1977-78 Adrián Amador Cartago
1978-79 Miguel Arias Tibás
1979-80 Mario Artavia San Pedro de Montes de Oca
1980-81 Oscar Quirós Cartago
1981-82 Ana Artavia San Pedro de Montes de Oca
1982-83 Jackson Chacón San José
1983-84 Solón Chavaría Rohrmoser
1984-85 Guillermo Matamoros Alajuela
1985-86 Jorge Alfaro Alajuela
1986-87 Adolfo Matamoros Alajuela
1987-88 Javier Cubero Hatillo
1988-89 Allan Jiménez Guadalupe
1989-90 Gabriela Murillo Heredia
1990-91 Silvia Rodríguez San Pedro de Poás
1991-92 Gustavo Rojas Cartago
1992-93 Carlos Villalta Heredia
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PERIODO PRESIDENTE CLUB
1993-94 Laura Prado Santo Domingo
1994-95 Francisco Llobet Alajuela
1995-96 Oscar Jiménez Puriscal
1996-97 Adriano Aguilar Tres Ríos
1997-98 Edward Pérez Uruca
1998-99 Carlos Álvarez Barva
1999-00 Fausto Alpízar Santa Ana
2000-01 Susana Chavarría Heredia
2001-02 Isaac Montero Barva
2002-03
2003-04
2004-05
2005-06 Esteban González Alajuela
2006-07 Andrés Rodriguez Barva
2007-08 Raquel Calderón San Francisco de Dos Rios
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SECCION II I
LA ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES
Los Clubes de Leones y Clubes Leo de todo el mundo conforman la "Asociación Internacional de Clubes de Leones" cuya sede se encuentra en Chicago, Illinois, de Estados Unidos de Norteamérica Está dirigida por un Presidente Internacional, y cuenta con varios Departamentos, uno de los cuales es el Departamento de Programas Juveniles, que funciona como ente rector de los Clubes Leo.
La Asociación se mantiene gracias a donaciones y al aporte anual de todos los Clubes de Leones. Los Clubes de Leones patrocinadores de Clubes Leo, tiene que pagar una cuota anual por los Clubes Leo. El dinero recibido es reintegrado a la comunidad mundial mediante donaciones, actividades de servicio, programas especiales y gastos administrativos.
La Oficina Internacional tiene a disposición de Leones y Leos enorme cantidad de material didáctico y signos externos que utilicen los emblemas oficiales. Buena parte del material está disponible en la página web de la Asociación: www.lionsclubs.org en forma gratuita, no obstante los artículos de signos externos deben ser pagados y solicitados a través de nuestros Club de Leones patrocinador.
Igualmente cualquier información o consulta puede ser enviada a:
Lions Club International Departamento de Programas Juveniles 300 W 22ND ST Oak BrooK IL 60523-8842 Estados Unidos Teléfono 630-571-5466 Fax: 630-571-8890
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CAPITULO II
LAS FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS
DEL CLUB LEO
SECCIÓN I:
EL PRESIDENTE
Generalidades
En el Presidente debe reflejarse la autoridad. Es representante oficial y director ejecutivo del Club tanto de las actividades de servicio como las administrativas que se realicen. En gran medida, el éxito o el fracaso de toda actividad depende de su labor.
Su trabajo más palpable se observa en las sesiones, al ser él quien preside. No obstante, si bien dirigir una sesión tiene su técnica, quizá existen otra serie de funciones, que aunque no son tan palpables para los demás miembros del Club, tienen un mayor grado de dificultad y esfuerzo. De allí que el Presidente debe reunir una serie de habilidades y conocimientos, propios de un buen líder. En ese sentido el Presidente debe ser persuasivo, negociador, conciliador, entusiasta, orador. y director ejecutivo del Club. Muchas personas nacen con estas cualidades, otros las poseen en potencia, pero lo cierto es que la Presidencia de un Club es una excelente oportunidad para aprenderlas, practicarlas y desarrollarlas, así que esforcémonos al máximo para sacarle el mejor de los provechos a esta gran escuela e instruyámonos en estas áreas. Naturalmente no son temas propios de Leos, pero el Presidente deberá ponerlos en práctica para un buen desempeño del cargo. Quizá inclusive aprendamos de ello hasta finalizar nuestro período, pero sin lugar a duda será de enorme utilidad en nuestras vidas personales y profesionales. Procuremos pues instruimos constantemente en estos temas. Existen variadas bibliografías sobre ello. Personalmente recomiendo: "Cómo hablar en público" y Cómo hacer amigos e influir en los hombres de negocios", ambos de Dale Carnegie, que se venden en cualquier Librería.
El Presidente debe tener un amplio conocimiento y experiencia en el quehacer leoístico. Aunque tenga su Comité de Protocolo, debe conocer a cabalidad las reglas de protocolo: debe tener conocimientos generales de los puestos de Secretario y Tesorero y sobretodo de las funciones del Fiscal. Sobra decir que debe conocer perfectamente los Estatutos Distritales, así como los Estatutos y Reglamentos de su Club. Igualmente debe tener experiencia en la organización y ejecución de actividades de servicio. En fin por todo lo anterior no es recomendable que llegue a Presidente un Leo que tenga poco tiempo de pertenecer al movimiento.
La mayor responsabilidad del Presidente estriba en que es el principal rector de los destinos del Club, mas no solo el destino inmediato sino y más importante, el destino futuro del Club. En este sentido no puede satisfacerse con que su Club esté bien en un determinado momento, sino que el esfuerzo debe ir dirigido a preservar el Club para futuras generaciones, lo cual conlleva promover constantemente campañas de reclutamiento de socios y tener una política de apertura en el ingreso de los mismos. La historia del leoísmo en nuestro país nos ha demostrado que la inobservancia de detalles como estos de parte de algunos dirigentes han ocasionado graves crisis en los Clubes v en el Distrito.
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Motivación
Como líder que es, el Presidente debe esforzarse por ganarse la simpatía del grupo y su respeto, de allí que debe cuidarse en sus actuaciones y comportamientos en público. Siempre se espera de él el mejor de los ejemplos. En ese sentido además de abstenerse de comportamientos en público indecorosos debe procurar tener asistencia perfecta tanto en actividades como sesiones y con la mejor de las puntualidades. Esto es determinante: el Presidente no puede fallar. Si de antemano se sabe que no se puede cumplir o no se puede llegar a tiempo, o bien sucede alguna emergencia, es la obligación del Presidente coordinar con un sustituto, preferiblemente su Vicepresidente, para que lo cubra. El Club no se puede paralizar porque el Presidente llegue tarde o del todo no pueda asistir, repito el Presidente no puede fallar. No tendríamos autoridad moral para pedirle al grupo que cumpla si nosotros nos ponemos de nuestra parte, además de que sería un golpe fuerte a la motivación del grupo si se convoca a una actividad y el Presidente no llega o llega demasiado tarde. De suceder esto con toda seguridad el Presidente ha perdido fuerza de convocatoria para la próxima ocasión.
La observancia de tales reglas son importantes entonces para la motivación hacia el grupo que el Presidente debe proyectar, pero esto debe complementarse con un gran entusiasmo que debe tener para contagiar al grupo. Ello implica hablar con energía, convicción y un adecuado tono de voz. Igualmente conlleva no desmayar en los momentos difíciles por los que atraviese el Club. Al contrario, sin dejar de ser realistas, debe transmitir positivismo en cada proyecto que se emprenda y ante un eventual fracaso debe ser el principal promotor de análisis para corregir errores y levantar el ánimo, en vez de facilitar que se digan lamentos y se cree un ambiente derrotista. Esta función es sumamente importante para que el grupo y el Club no decaiga. Si el Presidente tiene un estado de ánimo negativo, eso es perceptible por el grupo, pero peor aún, es contagiado a ellos, de allí que el Presidente a la hora de sesionar debe apartar de su mente todos los problemas personales y las presiones del día. Aunque no estemos de ánimo, o bien estemos deprimidos por un fracaso del Club, ocultémoslo al grupo, pongamos siempre nuestra mejor sonrisa y actuemos en forma entusiasta. De hecho qué son los Leos sino una fuente importante de distracción y recreación.
Aparte del estado de ánimo grupal, el Presidente debe estar también al tanto de la motivación individual de los socios, y en ese sentido debe procurar que cada miembro del Club se sienta a gusto, se sienta que es importante. (Hacer sentir a la gente importante es la regla número uno en las relaciones humanas) ¿Cómo lograr esto?
Un primer aspecto son las premiaciones. Se debe estructurar un buen sistema de incentivos para el que trabaje bien, y en esto no existen límites. El Presidente y su directiva podrán establecer las premiaciones que se consideren necesarias, las cuales se pueden otorgar principalmente al finalizar el período, o bien, en cualquier momento, pero siempre es bueno darlas a conocer para que los socios se motiven. Algunos ejemplos de premiaciones son: Leo del año, asistencia 100%, mejor proyecto, padrino del año (para el socio que trajo más aspirantes). Leo más amistoso, etc, etc.
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Otro mecanismo para motivar a los socios es fomentar el trabajo, qué desilusión sería estar en un Club que no trabaje. Por eso, el Presidente y su Junta Directiva deben estar atentos y propiciar que el plenario origine proyectos, y sino proponerlos ellos mismos. Es conveniente también que se promueva la organización de actividades administrativas a nivel distrital, ya que siempre son un buen reto para el Club y sirven para motivar a los socios a trabajar. Ahora bien, en la motivación mas que el volumen del trabajo es importante también la forma de desarrollar el trabajo. El Presidente es el principal responsable de propiciar la participación de todos asignando tareas a diferentes socios, y no solo concentrar el trabajo en los que se ofrecen voluntariamente, ya que estos normalmente son casi siempre los mismos. En la asignación de funciones, se deben atender las posibilidades o habilidades de los socios y se debe enfocar la atención sobre todo a los más tímidos o bien a los socios nuevos. Esto no solo es importante como motivación sino que también es un papel esencial de todo Presidente: delegar funciones. Un Presidente que no delegue funciones hace un gran daño al Club y a sí mismo, ya que no promovería el trabajo en grupo y terminaría él siempre haciendo todo el trabajo. Este tipo de liderazgo es tan negativo que provoca que un Club se venga abajo, ya que los demás socios perderán interés al sentir que no son tomados en cuenta, y el Presidente quedará al poco tiempo desgastado.
En lo que a asignaciones de funciones se refiere es sumamente importante que el Presidente promueva el trabajo a través de Comités, los cuales podrán ser permanentes o temporales, de acuerdo a las necesidades. Especial cuidado se debe tener en la integración de los Comités para procurar la participación de todo y es muy importante que se nombre un Director o Coordinador de Comité, el cual sería el responsable de coordinar al resto de sus integrantes y con él es que el Presidente debe estar en contacto.
Igual de cuidado que se debe tener al asignar funciones, se debe tener cuando los compañeros participan en una sesión. Cuestiones de tacto y sentido común constantemente se manejan mal en una sesión y ofenden a cualquier persona. Imaginémonos qué mal se puede sentir un socio o un aspirante cuando talvez con nervios y alguna dificultad hacen uso de la palabra y el Presidente prácticamente ignorando al compañero pasa inmediatamente a otro punto de la agenda Probablemente dicho compañero lo pensará dos veces la próxima vez para participar o al cabo del tiempo se alejará del Club con la justa excusa de que no es tomado en cuenta. Un Presidente no puede ignorar nunca una propuesta u opinión de algún compañero o aspirante. Debe hacer siempre alguna referencia aunque sea breve a la intervención que se acaba de hacer. Inclusive si la intervención del compañero es totalmente absurda o improcedente, con la mejor delicadez debe el Presidente dar las explicaciones del caso.
Presidiendo la sesión: agenda y control
En lo que respecta a las sesiones del Club es aconsejable que se tenga un machote en computadora de la agenda de la sesión y tener grabada la agenda de la sesión anterior. Esto facilita la confección de cada agenda, pues le permite recordar los puntos tocados en la sesión anterior y que en muchas ocasiones requieren ser retomados en la nueva sesión. Una copia de la agenda debe ser entregada a la Secretaria del Club a fin de facilitarle su labor. En caso de haber invitados es bueno darles una copia a ellos también para que se guíen y sepan en qué momento se les dará la palabra.
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El contar con la agenda en una sesión facilita enormemente la labor de quien la preside y de la secretaria. Eventualmente se pueden hacer alteraciones antes o durante la marcha de la sesión siempre que así se requiera y sobre todo cuando haya que hacer algún ajuste de última hora en el protocolo. Cuando existan visitas, es aconsejable informarse si se pueden quedar a toda la sesión. En caso contrario por cortesía se alteraría el orden de la agenda para que los visitantes puedan hacer uso de la palabra lo antes posible. Una vez esto, también en forma discreta se les consulta públicamente si desean permanecer el resto de la sesión.
La agenda debe hacerse cumplir en forma estricta, tanto por un asunto de orden para la Secretaria, como también para poder utilizar el tiempo con más eficiencia. Una sesión se vuelve un caos y las discusiones no terminan en nada cuando se habla de los temas en desorden y se regresa a temas ya tocados. Para evitar esto el Presidente debe educar a su Club a respetar el orden de la agenda y llamar constantemente al orden cuando las conversaciones irrespetan dicho orden. Un ejemplo típico es cuando se lee el acta de la sesión anterior y alguien comienza hacer algún comentario o alguna pregunta de fondo sobre algún punto de la agenda de dicha sesión. El Presidente debe detener la conversación y explicar que el espacio después de la lectura del acta es únicamente para objeciones de forma, y para hablar sobre asuntos de fondo debe esperarse al espacio respectivo y si no lo hay debe hablarlo en Foro Libre. Semejante situación sucede cuando se lee correspondencia entrante, por ejemplo una invitación a alguna actividad distrital. Ante esto cualquier Presidente podría comentar la invitación y hasta confeccionar una lista de los interesados, sin embargo evidentemente ello está fuera de orden. Lo correcto es limitarse a que el Secretario lea la carta y el Presidente anuncie que el tema será retomado durante la sesión, ya sea en espacio de asuntos pendientes o en espacio de Presidente.
Igual coherencia lógica se debe tener cuando se discuten proyectos. Suele suceder que hablando de algún proyecto accidentalmente se menciona otro y se comienza hablar de este nuevo sin concretar el anterior y así sucesivamente. Cuando nos damos cuenta estamos ante un caos en el que todo el mundo habla de todo, no se concreta nada y cuando esto sucede indudablemente el Presidente ha perdido el control de la sesión. Cada vez que algo así vaya a ocurrir el Presidente es quien debe llamar al orden. No debe permitirse que se hable de otro tema o proyecto sin antes haber concretado el anterior. Para ello lo normal es que el espacio para cada proyecto concluya señalando qué se va hacer al respecto, quién lo va a hacer y en qué plazo. Es necesario que también en el acta queden constando las responsabilidades de cada quien para un determinado proyecto.
Asimismo para mantener el control sobre el curso de una sesión y el respeto a la agenda, el Presidente debe propiciar entre sus compañeros de Club que no hablen si no se les ha dado la palabra, esto resulta muy importante al momento de tratar de conseguir nuestra principal meta como directores de una sesión: hacer la reunión con eficiencia, lo cual equivale a lograr los resultados óptimos en el menor tiempo posible. Un Presidente no puede consentir que la sesión se alargue en forma innecesaria. De hecho la experiencia me permite afirmar que una hora es más que suficiente para cualquier sesión ordinaria de Club, y es difícil que los socios presten atención por más de ese tiempo. Teniendo esto en mente el Presidente debe estar siempre al tanto para aligerar el curso de la reunión. Debe evitarse a toda costa que estando el Presidente con el uso de palabra hable en voz baja con algún compañero de la mesa principal o se detenga a
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pensar, pues aparte de ser de mala educación atrasa innecesariamente el curso de la sesión.
En lo atinente al orden de la agenda existen cuestiones de protocolo que el Presidente debe conocer y respetar, pero también puede existir cierta flexibilidad en ciertos aspectos no esenciales con los que cada quien puede imponer su propio estilo.
Ejemplo de agenda
1. Invocación
2. Saludo a la Bandera
3. Lema LEO
4. Espacio Secretaria
5. Espacio Tesorero
6. Espacio Novia
7. Espacio Fiscal
8. Asuntos pendientes
9. Proyectos nuevos
10. Foro Libre
11. Espacio Asesor Leo
12. Espacio Presidente
13. Lema LEO
Algunos Clubes ponen diferente entre otras cosas los tres primero puntos. Personalmente recomiendo el anterior ya que obedece al orden de: primero Dios, segundo la Patria y por el último el movimiento.
En asuntos pendientes se pueden revisar proyectos ya iniciados, o bien adicionar este con espacio para Comités, dependiendo del sistema de trabajo de cada Club. Este es el espacio a su vez para revisar asuntos administrativos como organización de actividades distritales, prepara la asistencia a ellas, o bien organizar administrativas del Club, por citar algunos ejemplos.
Otro asunto muy propio de cada Presidente es el espacio para él mismo. Lamentablemente muchos desperdician este espacio que puede ser uno de los más importantes. Es el espacio ideal para definir el rumbo que deseamos imponerle al Club: puede ser aprovechado para que el Presidente haga un análisis de la situación del Club, o el éxito o fracaso de algún proyecto, para "jalar el aire" cuando sea necesario, o para felicitar cuando exista el motivo; y sobre todo para animar a sus miembros.
Aparte de lo anterior, yo aconsejo también que el espacio sea utilizado como una recapitulación de la sesión en cuanto a tareas pendientes y actividades inmediatas, o sea, como un recordatorio con nombres, tareas, fechas, actividades. etc. Esto es sumamente importante para el Club, ya que todos sabemos que es frecuente que al calor (o bulla) de la reunión se pasen por alto algunos anuncios o no se les ponga la atención debida y esto hace que se olvide. Para
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poder hacer dicho recordatorio se requiere un poco de agilidad mental para recordar en ese momento lo más importante de toda la reunión, pero fácilmente se puede lograr si durante el curso de la reunión vamos apuntando en nuestra propia agenda, en la sección de espacio para el Presidente o en alguna esquina, los detalles de actividades, fechas, y responsabilidades.
Como parte final del espacio del Presidente es aconsejable también aprovecharlo para agradecer a quien prestó la casa, si fuera el caso, o cualquier tipo de agradecimiento o felicitación, etc. y sobre todo para anunciar (recordar) la fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
Las normas parlamentarias Roberts
En lo que es propiamente la forma de presidir y llevar a cabo las discusiones tanto para Leos como para Leones, la Oficina Internacional dicta que en cuestión de procedimientos parlamentarios deben observarse la normas de orden Roberts. No obstante, talvez la costumbre o la ignorancia ha hecho que en Costa Rica, no se respeten tales procedimientos en su totalidad, pese a que la mayoría de Estatutos de Clubes así lo señalan. La mayoría de leos latinoamericanos sí las siguen y esto tiene una razón de ser, cual es que facilitan reuniones más ordenadas, cortas y efectivas. Para poder utilizarlas se necesita una preparación previa de los leos. Al menos se sugiere que se utilicen algunas reglas básicas como las siguientes:
El Presidente debe conceder la palabra en el mismo orden en que es solicitada. La palabra se solicita mediante mímica o levantando la mano si un orador está en uso de la palabra, si nadie está hablando se puede pedir verbalmente. Al que esté hablando se le puede interrumpir por parte de cualquier socio diciendo las siguientes frases en las siguientes ocasiones:
"Moción de orden" Es una solicitud al Presidente para que reordene la sesión porque la discusión ha perdido su cause lógico o se alteró irregularmente la agenda
"Moción de aclaración" Solicitud al Presidente o a cualquier orador para que aclare o amplíe información sobre el tema que se discute. El Presidente debe concederla obligatoriamente.
Interpelación. Consiste en hacer una pregunta concreta al orador sobre el tema de discusión. El orador concede o no la interrupción a su libre voluntad. Una vez esto el Presidente puede ratificar o no la decisión.
"Cuestión de privilegio" Cualquier miembro puede interrumpir cuando algún orador incurre en descortesía contra el plenario o algunos de sus miembros. En este caso el orador debe interrumpir su intervención y el Presidente decidirá si procede o no.
En cualquiera de las interrupciones, lo que decida el Presidente puede ser apelado ante el plenario.
En caso de que algún miembro haga un uso incorrecto de sus derechos en el uso de la palabra e interrupciones el Presidente puede apelar a la Asamblea para imponer como sanción la suspensión del derecho al uso de la palabra parcial o totalmente.
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Las propuestas para acuerdos o para plantear una discusión debe ser planteadas por los socios mediante "mociones o proposiciones" (la moción es verbal/ la proposición es escrita) y es labor del Presidente invitar a los exponentes que las formulen de esa forma_ Si la moción o propuesta se encuentra bien planteada el Presidente dirá: " Se pone en consideración la moción presentada por… en el sentido de …." o "Se pone en consideración la proposición sustentada por .... cuyo texto es".
Para no perder el tiempo en mociones o proposiciones que no tienen trascendencia o apoyo, antes de someter a votación el asunto, la moción o propuesta debe ser secundada (apoyada) por algún compañero diciendo "Secundo la moción o proposición del compañero tal…, quedando a su discreción si amplía o no el planteamiento" La moción o proposición que no es secundada, quedará descartada Bien puede suceder que así como alguien secunda la moción o proposición alguien se puede oponer y el Presidente dirigirá la discusión. Una vez discutido el tema, y en esto el Presidente tiene facultad para regular el uso de la palabra (por ejemplo: escuchando dos o tres argumentos en contra y otro tanto a favor, o limitando el uso de la palabra cuando considere el tema suficientemente debatido, etc.), el Presidente debe someter el asunto a votación, con lo cual también salva él responsabilidad por la decisión que se tome.
En ocasiones cuando las votaciones sean sobre asuntos meramente de forma y no tan trascendentes, por la aprobación del acta anterior, al menos mi Club de Barva ha tenido por costumbre que con la idea de hacerlo más práctico o menos aburrido, el Presidente pregunta si hay objeciones, y si no las hay, declara que queda aprobado por unanimidad. Sin duda cada Club tiene sus costumbres y siempre es bueno que un Presidente visite a otros Clubes y observe otros estilos de presidir, pues sin duda se encontrará detalles que talvez pueda incorporar para el beneficio del Club.
Si se trata de asuntos que sí ameriten discusión el Presidente debe tener tacto para no incurrir en el error de apoyar al orador cada vez que termine, y seguidamente apoyar al orador siguiente que tenga una posición opuesta al primero, ya que evidenciaría una falta enorme de criterio y personalidad de su parte. De acuerdo a las reglas parlamentarias Roberts no es correcto que el Presidente tome partida en una discusión. Sin embargo personalmente me parece que eso es lo adecuado tratándose de un debate abierto o un Foro, pues en este caso el Presidente cumple un papel de Director o Moderador, pero tratándose de asuntos ordinarios y de decisiones que afectan la marcha del Club, el Presidente puede y debe tener su propio criterio y en forma sutil -no por imposición procurará persuadir a sus compañeros de que acepten su criterio, el cual normalmente va a hacer el que según el Presidente sea lo más conveniente para su Club.
En esta labora de persuasión el Presidente tiene la ventaja de que al estar presidiendo tiene la facultad de manejar la discusión a su conveniencia en el sentido de que muchas veces se empieza a discutir el tema y el Presidente no tiene claro cuál considera él que es la mejor propuesta, pero tiene la posibilidad de escuchar primero a los demás y solo cuando se da por terminada la discusión y antes de someter a votación puede aprovechar para permitir una última opinión -la suya-, la cual si está bien fundamentada y al ser la última en otorgarse, sin lugar a dudas influirá de alguna forma en los ánimos de los votantes.
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Consejos finales
Todo lo anterior son ideas que pueden ser útiles para presidir y ejercer el cargo de Presidente. No existe un manual estricto sobre todas las cuestiones que se puedan suscitar en un Club y en una discusión. En esto el Presidente entonces impregnará su propio estilo y deberá actuar siempre con justicia, democráticamente y sobre todo con mucho sentido común.
Debe quedar finalmente claro que el Presidente no es más que ningún otro Leo, cuenta con los mismos derechos y obligaciones que los demás, y aparte de ello tiene otra serie de funciones, las cuales debe ejercer atendiendo siempre el beneficio del grupo y no el propio. No puede pretender ser el dueño del Club y debe responder siempre por las decisiones unilaterales que tome. Me refiero a los casos en los que se deben tomar decisiones urgentes que no pueden esperar a la próxima sesión. El Presidente debe a toda costa evitar este tipo de decisiones y si se presenta y dependiendo de la naturaleza del asunto procurará convocar a sesión extraordinaria o reunión de Junta Directiva o por lo menos pedir algún consenso entre los miembros de su Directiva. Como siempre, para ello será indispensable el sentido común.
Como se ha visto, el Presidente es director y cabeza del Club y como tal es el representante del Club, tanto a nivel de Leos en actividades distritales, como a nivel de Leones. Es por ello que además del compañero León Asesor, debe servir de enlace con su Club de Leones patrocinador, rendir informes y asistir a las sesiones de los Leones cuando sea necesario. Dentro del Club debe estar al tanto que el resto de los miembros de Junta Directiva y demás cumplan con sus funciones y con los compromisos que sesión a sesión adquieren. Debe estar al tanto que los informes de labores sean enviados a tiempo y debe promover la participación de los compañeros del Club en actividades distritales.
En igual sentido debe preocuparse por el bienestar del resto de sus compañeros y sin llegar a ser tan paternalista debe estar al cuidado de sus compañeros cuando se asiste a un paseo o alguna actividad distrital. O sea, es el responsable de velar por la disciplina de su grupo.
Como conciliador que es debe procurar que en su Club siempre existan buenas relaciones entre los compañeros y que prevalezca la armonía. De manera que debe atender con mucho cuidado cualquier conflicto o roce interno, ya que el exceso de situaciones como esas pueden socavar un Club. Es aconsejable que propicie actividades de integración entre los socios tales como paseos, fiestas u otras actividades sociales.
Valga aclarar que todo lo anteriormente dicho es válido a su vez para el Vicepresidente quien debe conocer a profundidad las funciones del Presidente, pues debe sustituirlo en su ausencia y en ese caso está investido de los mismos poderes que él. En vista de ello es recomendable que aunque el Presidente se encuentre presente, esporádicamente le de la oportunidad al Vicepresidente para que éste presida y practique. Además de ello, es conveniente que el Presidente involucre de lleno al Vicepresidente en sus funciones, de manera que sea incluso su mano derecha.
Finalmente, talvez nada de lo expuesto aquí sea fácil en práctica, así que tienen un gran reto por delante y una vez que lo logren comprenderán de mejor forma los beneficios de ser LEO. Solo el que lo intente pude aprender, así que ¡ánimo y mucha suerte en sus labores!
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SECCIÓN II :
EL SECRETARIO
Generalidades
Para la adecuada marcha del Club la labor del Secretario es de las más importantes. Su tarea demanda tiempo, dedicación, compromiso y sobre todo muchísima responsabilidad.
Es el principal informante de su Club de las actividades v acontecimientos externos, ya que es el medio de comunicación entre el Club y el Distrito, Secretaría Distrital, otros Clubes Leo, Club de Leones patrocinador, Oficina Internacional y por su puesto el Presidente del Club, pues se espera incluso que sea la mano derecha de éste. En ese sentido le ayuda al Presidente a preparar la agenda previo a la sesión y estará siempre a su disposición.
Dada la importancia de su labor no puede fallarle a su Presidente y al Club, en el sentido de que si no puede asistir a la sesión debe informar todo al Presidente y entregarle la correspondencia y el libro de actas y asistencia, si fuera del caso. Igualmente deberá coordinar con el Vocal o algún otro miembro del Club para que tome el acta. Por supuesto en este caso el Secretario será responsable de recoger esta acta y pasarla al libro correspondiente para la semana siguiente.
Debe tener un contacto directo con la Secretaría Distrital para estar bien informado. En ese sentido hoy en día se hace indispensable contar con la facilidad de fax e internet. Acudirá también a la Secretaría Distrital para evacuar cualquier duda sobre el desempeño de su puesto.
A falta de un Comité de Asistencia, aparte del libro de Actas, debe llevar un libro de Asistencia, que deberá llevar a toda sesión para hacer circular _y anotará también las personas que participaron en alguna actividad de servicio. Este libro de Asistencia es importante para el Secretario ya que le facilita la transcripción del acta en lo que se refiere a describir a las personas asistentes y facilita la labor de preparación de informes trimestrales.
Con la Oficina Internacional debe tener también contacto para enviar informes, y para solicitar papelería, carpetas para nuevos socios o premiaciones. En mucho de ello deberá coordinar con el Secretario del Club de Leones patrocinador, pues recordemos que la mayoría de pedidos se requieren hacer a través del Club de Leones patrocinador.
Debe encargarse de que el Club cuente con papelería membretada y tenerla a su disposición. Debe custodiar también el sello del Club y darle un uso adecuado.
Para el ejercicio de sus funciones es necesario además contar siempre a mano con el Directorio del Distrito y llevar un archivo con los datos de los socios. El Secretario debe ayudar al Presidente a llamar a los socios cuando exista algo urgente o hacer recordatorios.
Asimismo el Secretario es el custodio del archivo del Club, en el que se encuentra todo el material y documentación de éste debidamente ordenado, y que ha sido guardado durante toda la existencia del Club.
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Cuenta con un espacio en la agenda, el cual es aprovechado para leer la correspondencia entrante y saliente y leer el acta anterior, así como cualquier otro tema que sea de interés del Departamento de Secretaría, tales como inquietudes, rendir informes, etc.
Naturalmente deberá conocer a cabalidad las reglas de protocolo y procurar asesorar al Presidente en forma respetuosa en lo que esté a su alcance.
Si bien es de los cargos que más compromiso requiere, es de los que más experiencia, satisfacción y liderazgo nos aporta.
La correspondencia
Tratándose de trabajar con grupos de personas, la comunicación es pieza clave del éxito, y sin duda, la correspondencia juega un papel de suma importancia en ello. De allí que es necesario que el secretario sepa manejar bien todo lo relativo a la correspondencia y en especial que sepa confeccionar cartas. Una carta se compone de la siguiente estructura básica: encabezado, introducción, desarrollo y despedida o cierre.
• Encabezado: Lugar y fecha de emisión; destinatario y saludo. La parte del destinatario puede componerse en: algún tipo de referencia (Lic., C.L.), nombre, cargo que ocupa, organización, lugar, etc. Respecto a la referencia, por lo menos en Costa Rica es mal visto consignar el indicativo de su profesión, ya que dentro del movimiento Leo solo somos compañero leos o compañeros Leones.
• Introducción: Si va dirigida a alguien ajeno a nuestro movimiento debe iniciarse con una breve referencia de nuestra organización, seguido de un pincelazo del objetivo o justificación de la misiva.
• Desarrollo: Es propiamente el cuerpo de la carta. Debe ser lo más breve y concisa posible. Una vez escrita pensemos qué podemos omitir o cómo podemos resumirla. No debemos abusar del tiempo del destinatario.
• Despedida: En este último párrafo es aconsejable reiterar en una frase la intención de la carta, anticipar nuestro agradecimiento y finalmente despedirse en forma cortés.
Todas las cartas deben ir firmadas, preferiblemente por el Presidente y el Secretario, o según la ocasión, con el Director del Comité. Igualmente las cartas deben ir selladas con el sello del Club, ya que esto le da más seriedad y formalidad.
El estilo de la carta debe ser discreto, formal, claro y conciso, naturalmente debe ser hecha a máquina o a computadora, y no debe llevar correcciones o manchas.
El Secretario y el Presidente tienen derecho de abrir cualquier carta dirigida al Club, y deben tener conocimiento de la misma antes de iniciar la sesión. El Secretario debe contestar las cartas lo antes posible y debe estar al tanto y tomar la iniciativa para enviar cartas de agradecimiento, ya sea a socios o terceros. Toda carta que se despacha debe ir con copia para el archivo del Secretario. Igualmente el Secretario llevará un archivo ordenado de cartas entrantes.
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Las Actas
Las actas son el documento más delicado que debe llevar el Secretario de un Club, ya que en ellas se deja constancia en orden cronológico de toda actuación y acuerdos que éste haya tomando.
Para tal efecto las actas se recopilan en el libro llamado libro de actas, el cual siempre estará bajo la estricta custodia del Secretario. Es su obligación presentarlo en cada sesión y mantenerlo al día Estará a disposición de cualquier interesado pero bajo la vigilancia y responsabilidad del Secretario, así que inclusive si alguien desea sacar fotocopias lo aconsejable es que las saque el Secretario y cobre su costo, o bien que el Secretario acompañe al interesado.
En un acta, al igual que en las cartas podemos diferenciar tres partes: el encabezado, el cuerpo y el cierre.
• El encabezado: En él se indicará siempre el tipo y número de sesión, fecha y hora de inicio, ausencias justificadas, asistencia dejando de último a la persona que preside haciendo tal indicación. Asimismo se indica la parte protocolaria inicial, de la sesión conforme a la agenda, indicando únicamente quién hace la presentación pero no su contenido, en ese sentido se indicará que el maestro de ceremonias hace la presentación de la mesa principal, pero no se indica quiénes son presentados.
Ejemplo de encabezado sería:
"Acta número tres. Sesión ordinaria celebrada en Barva, Casa de la Cultura, al ser las
diecinueve horas treinta minutos. Justificaron su ausencia…….. Se encuentran
presentes……………………..y… quien preside. Artículo primero: Invocación a cargo de la novia;
Artículo segundo: Saludo a la bandera a coro; Artículo tercero: Lema Leo a cargo de C.L… ; Artículo
cuarto: Presentación de la mesa principal a cargo del maestro de ceremonias. "
Es inadmisible que en el apartado de los asistentes se exprese, tal y como lo he visto, la indicación de que se vea el libro de asistencia y se omita con ello la lista de los presentes. El contenido del acta no puede estar aparte de quienes estuvieron presente en los acuerdos que se tomaron. El libro de asistencia es importante para que aparezcan las firmas de los asistentes y podrá ser de interés para otros fines como por ejemplo que el Comité de Asistencia analice la participación de los socios o que sirva de guía para los informes trimestrales de Secretaría, pero no se vale por sí mismo ni puede sustituir la obligación del Secretario de consignar en el acta quiénes estuvieron presentes durante la sesión.
• El cuerpo: En el cuerpo se expresa la parte más importante de la sesión. Siguiendo el orden de la agenda comprende espacio de secretaría, de tesorería, asuntos pendientes, espacio de comités, etc. Todo lo que en él se consigne se ordenará mediante artículos y estos podrán subdividirse en incisos. Tales divisiones serán discrecionales del Secretario pero para ello deberá partir del criterio de que será para dar orden y claridad al acta Los artículos se expresan como número cardinales en letras o número romanos; mientras que los incisos se expresa con las letras del alfabeto. Ejemplo de lo anterior:
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"Artículo quinto: Espacio de Secretaría: a) Se lee y aprueba por unamidad el acta de sesión
ordinaria número .... b) Correspondencia entrante …. c) Correspondencia saliente... "
• El cierre: Es muy sencillo y breve. Después del último espacio de la agenda, que suele ser el Espacio del Presiente, el Secretario consignará en el acta la hora de finalización de la sesión: "al ser las nueve horas quince minutos se da por terminada la sesión" Seguidamente se consigna la firma del Presidente y el Secretario.
El acta siguiente se inicia en el renglón seguido de las firmas dichas. He notado que existe en algunos Clubes la práctica de dejar espacios en blanco después de que se cierra el acta y se inicia la siguiente. La idea de ello es poder tener opción para hacer notas al pie de correcciones. No obstante esto no es correcto. Ciertamente pueden darse errores de transcripción, puesto que durante la sesión el acta se toma en borrador y luego se transcribe y ordena en el libro. Si el Secretario, al momento de transcribir el acta detecta que se ha equivocado puede v debe hacer la corrección al pie del acta, o sea, después del cierre y antes de las firmas. Para ello no podrá tachar o borrar nunca la parte donde está el error, en su lugar lo encerrará entre paréntesis e indicará ver nota en abreviatura: "v/n" En la nota comenzará indicando la parte del acta donde está el error, para ello se utilizará el número de folio o número de página (recordemos que todos los libros de actas vienen enumerados) y se indicará el renglón. Algunos secretarios acostumbran enumerar manualmente todos los renglones. Personalmente me parece que no tiene mayor sentido y el trabajo del Secretario ya de por sí es bastante desgastante como para asumir la tarea tediosa de enumerar todos los renglones. Además la única utilidad de ello es para indicar dónde está el error o para hacer alguna referencia y ello va a ser la excepción, así que cuando suceda simplemente contaremos mentalmente los renglones. Un ejemplo de corrección sería entonces:
"Nota: A folio cinco, línea tres después de "(x palabra) " no sea lo escrito entre paréntesis, en
su lugar léase: "……." Mismo lugar y fecha"
De conformidad con lo anterior, las cosas las correcciones que se hacen antes de las firmas, únicamente son los errores de transcripción que el Secretario detecta antes de dar lectura al acta en la sesión. Los otros errores, ya sean de forma o de fondo que se detecten en el apartado de objeciones al acta, no se podrán salvar como nota al pie. De hecho el Presidente y el Secretario firman el acta tal y como el Secretario la presenta. Los errores que se hayan subsanan en el acta siguiente cuando se indique cuál objeción al acta anterior se aprobó.
En la transcripción de actas deben tomarse siempre en cuenta que no pueden haber espacios en blanco de ningún tipo. En ese sentido no se dejarán márgenes izquierdos ni puntos y apartes. El primer renglón va a ser el superior, el cual no tiene línea superior.
El libro de actas debe estar escrito con tinta oscura, ya sea negra o azul. En ninguna parte -deben ir números, toda cantidad debe expresarse en letras. Las únicas abreviaturas permitidas son C.L. y C. León y así debe indicarse cuando se va a expresar el nombre de un compañero, y no Don o Dr., Lic,etc.
La redacción y el contenido del acta es de mucho cuidado, ya que en ello se evidencia las principales cualidades que debe tener un secretario: ordenado, buena ortografía, claridad en la redacción y excelente capacidad de síntesis.
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En cuanto a la forma debe hacerse en tiempo presente. En cuanto al contenido debemos partir que una buena acta no es la más extensa ni la que indique la mayor cantidad de detalles. Al contrario esto último aparte de que es un desgaste innecesario para el Secretario, resulta sumamente tediosa su lectura en sesión. De allí que el Secretario debe concentrarse lo suficiente durante la reunión, para captar lo más relevante y entender a cabalidad lo que se dijo.
Es aconsejable que en el borrador sí se transcriba la mayor cantidad de información posible, porque en el momento es imposible saber qué de lo que se está hablando va a tener importancia o no, inclusive mucho dependerá de las discusiones o acuerdos posteriores. Así que será en el momento de transcribir el acta en limpio donde muchas veces podremos analizar y decidir qué debemos poner y qué debemos desechar. En esto el papel de nuestra memoria es vital, aún así, por más que inteligente que sea una persona, estos elementos que tiene en su memoria y que son importantes para hacer las anteriores decisiones o bien entender lo que se dijo en la sesión para poderlo plasmar en el acta no duran varias semanas. Por ello aparte del orden, es necesario que la redacción del acta en limpio se haga a la mayor brevedad de tiempo posible.
En el análisis de lo que es relevante debe ponerse especial cuidado a lo que son acuerdos, que al final y al cabo es lo más importante de un acta. Debemos guiamos entonces por lo que se acordó y los argumentos que se dieron para llegar a ese acuerdo. Aunque en teoría parece sencillo en la práctica se debe tener mucho cuidado. He visto como error típico en una acta que el Secretario se esforzó en transcribir todas las opiniones y comentarios de los socios pero olvida expresar cuál fue el acuerdo que se tomó al respecto. La complicación se puede dar porque a veces el acuerdo quedó como encubierto, a veces no se hace en forma tan tajante, a veces el acuerdo puede ser tácito pero aún así existe en el momento el sentimiento de todos los socios que determinada decisión es la que se quiere, de ahí que es imprescindible que el secretario la interprete y la plasme. Inclusive cuando algo así esté sucediendo y el secretario le quede duda, si el Presidente no hace nada al respecto, es obligación del Secretario indicarle a éste con toda discreción que defina mejor tal punto, o que someta a votación en forma expresa.
Finalmente cuando se somete a votación es necesario que al expresar el acuerdo se indique si el mismo fue por unanimidad, si hubo abstenciones, si hubo votos en contra.
Así las cosas la mejor acta es la que sea corta, concisa pero sin dejar aspectos importantes de la sesión por fuera. De allí la gran capacidad de síntesis que debe tener el Secretario.
Al igual que la correspondencia y demás documentos a cargo del Secretario, se debe llevar un archivo ordenado cronológicamente de los libros de actas. Para ello a cada libro de actas se le asigna un número y el libro se llama tomo. Todo Club comenzará naturalmente con el Tomo Uno.
En el libro de actas se consignará tantos las sesiones ordinarias como extraordinarias, la diferencia se indica en la parte del encabezado como señalamos anteriormente. Lo que sí es preciso llevar en un libro aparte son las actas de la Junta Directiva, que también está a cargo del Secretario.
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Los informes
Los informes son otros documentos de importancia en la labor de un Secretario y que requiere a su vez mucha responsabilidad.
El Secretario tiene por obligación enviar el informe de socios delegados, propietarios y suplentes, que participarán en la Conferencia con la debida anticipación. Tal informe lo debe hacer llegar al Club anfitrión, Secretaría Distrital, y a la Fiscalía Distrital.
Igualmente el Secretario debe informar en especial a la Oficina Internacional y al Gabinete antes del 15 de mayo, la nueva Junta Directiva. Es normal la queja de los clubes de que el Directorio Leoístico no está completo o sale muy tarde, o bien que la Internacional tiene siempre desactualizados los Directorios. Nada de esto sucedería si todos los Secretarios de los Clubes cumplen con su deber de enviar este informe a tiempo.
Igual responsabilidad, pero mayor dedicación requiere los informes trimestrales de labores.
Con los informes trimestrales se transmite una idea de cuál es la situación actual de un determinado Club en cuanto a trabajo, participación de socios, membresía, relación con Club de Leones, etc. Es información de vital importancia para el Jefe de Área, Gabinete y Asesor Nacional Leo para detectar a tiempo problemas y ayudar en su solución. Es una dificilísima tarea para el Gabinete ayudar a los clubes a solventar sus problemas y atender sus necesidades pero resulta aún más difícil cuando el Club no coopera informando lo que está sucediendo.
Por su parte, cuando el Club está trabajando bien es importante que igual lo de a conocer para servir de ejemplo a otros clubes y para que pueda optar a las diferentes premiaciones que se otorgan en el Traspaso Nacional.
Si bien es responsabilidad del Secretario la confección de los informes, es aconsejable que el Secretario haga un bosquejo preliminar y lo presente a la Junta Directiva, para que sean todos los que ayuden a realizar el informe.
Sin lugar a dudas en su confección será importante que el libro de actas esté al día e igualmente será de mucha ayuda el libro de asistencia.
El informe se compone de dos secciones: las actividades administrativas y las actividades de servicio.
• En las actividades administrativas se enlista en orden cronológico todas las actividades de este tipo que haya realizado el club durante el trimestre.
Para ello se pondrá la fecha, una breve descripción de la actividad y el número de socios que participaron. Ejemplo de estas actividades son actividades distritales, visitas a otros Clubes, visita al Club de Leones patrocinador, actividades recreativas que haya realizado el Club para sus propios miembros, visitas que haya tenido el Club de parte del Jefe de Área o Gabinete, campaña de aumento de socios, charlas sobre leoísmo, etc.
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Dentro del informe de actividades administrativas se incluirá otro apartado sobre que informe lo siguiente:
Número de sesiones realizadas: Promedio de socios asistentes a sesiones: Socios al inicio del trimestre: Socios dados de baja: Socios nuevos: Socios al finalizar el trimestre: Número de sesiones en las que participó el asesor leo:
Optativamente se podrá hacer un apartado de observaciones en el que se aprovechará para hacer algún comentario, aclaración o expresar algún problema que tenga el Club.
• En los informes de actividades de servicio se enlista cronológicamente todas las actividades de beneficencia que haya promovido el club durante el Trimestre.
Se indica la fecha, una descripción de la actividad, número de socios participantes, horas trabajadas, recursos utilizados, resultado económico. Para ello se utiliza un formato semejante al siguiente:
1) 23 de diciembre de 2001. Fiesta de navidad para niños pobres de la comunidad. La oficina de Trabajo Social de la comunidad suministró una lista de 100 niños de escasos recursos v se les invitó a una fiesta navideña. Se les dio almuerzo, juguetes, se jugó con ellos, se les llevó un payaso. Los juguetes fueron recolectados por los socios. Socios participantes: 15 Valor recaudado: ¢ 150.000,00 Horas trabajadas: 20 Valor de trabajo ¢90.000,00
Total ¢ 240.000,00
2) 5 de enero de 2002. Venta de copos Se vendieron copos en el parque de la comunidad aprovechando que había un campeonato de básquet. Socios participantes: 5 Valor recaudado: ¢ 11.500,00 Horas trabajadas: 4 Valor de trabajo: ¢6.000,00
Total: ¢17.500,00
Como se ve en los ejemplos el valor recaudado representa una valoración económica del trabajo. Cuando se recolecta dinero como en el ejemplo 2), el valor recaudado será más sencillo determinar pues es equivale al monto de lo percibido. El dato no podrá ser tan exacto en actividades en las que en vez de hacer plata se da, ya sea en efectivo o en especie o se brinda un servicio. Así en el ejemplo 1) el valor recaudado corresponde a una estimación monetaria de la actividad, siguiendo el ejemplo allí consignamos la suma total de la estimación de lo que fueron los regalos, el payaso, el almuerzo, los refrescos, etc. Debe especificarse en la descripción y tomar en cuenta al establecer montos si se contó con la prestación de algún servicio, ya sea profesional o no, y aunque no se cobre.
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Por su parte, el valor de trabajo es una valoración monetaria de los recursos humanos empleados. Se calcula fácilmente de la siguiente forma:
Socios participantes x Horas trabajadas x¢300= Valor de trabajo
No se debe omitir cualquier ayuda externa recibida en la actividad de parte. de amigos que no son Leos, Leos de otros Clubes, o bien indicar si se logró el _ involucramiento del Club de Leones patrocinador.
No perdamos de vista que todos los cálculos anteriores son aproximados. No tiene sentido quebrarse la cabeza para dar cifras detalladísimas, como tampoco lo tiene inflar los montos. En todo caso lo importante es el contenido del informe, las actividades realizadas.
En cuanto a la cantidad de actividades es importante a su vez sintetizar de la mejor forma posible el informe, basándose en el criterio de que en la confección del mismo no resulta como mejor lo extenso del mismo poniendo actividades repetidas. Al contrario es un desgaste innecesario para el Secretario e incómodo para quienes reciben el informe tanto para archivarlo como para estudiarlo.
Así por ejemplo si un Club hizo en el trimestre 7 ventas de copos, no deberá consignarlo en el informe como 7 actividades distintas, sino que lo informará como una sola actividad haciendo referencia a las fechas en que se hizo, haciendo un promedio de socios asistentes y sumando todo lo recaudado.
Igualmente no se debe dividir innecesariamente una actividad con el propósito de que el informe resulte más largo. Por ejemplo, en la actividad de la fiesta de niños, hubo muchas horas de trabajos previos, los cuales no se pondrán
Como actividad aparte (por ejemplo: reuniones previas, la cocinada del almuerzo, envolver los regalos, etc.). En lugar de ello, se pone como una sola actividad, si se quiere se describe más ampliamente los pasos seguidos y se suma todas las horas laboradas previo a la actividad.
Es responsabilidad del Secretario el envío de tales informes trimestrales en tiempo a las siguientes personas o entidades:
Oficina Internacional
Secretaría Distrital
Jefe de Área
Asesor Distrital Leo
Club de Leones Patrocinador
Archivo del Club
Las fechas para el envío de los informes son dadas a conocer por la Secretaría Distrital, siempre coincidirá los primeros días después de finalizado cada trimestre, recordemos que los trimestres leos se dividen así:
I Trimestre del 1 de julio al 30 de setiembre
II Trimestre del 1 de octubre al 31 de diciembre
III Trimestre del 1 de enero al 31 de marzo
IV Trimestre del 1 de abril a130 de junio
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SECCIÓN II I :
EL TESORERO
Generalidades
El puesto de Tesorería es sin duda uno de los que más responsabilidad requiere, así como orden, seriedad y honestidad.
El Tesorero es el funcionario encargado de llevar el control de ingresos y egresos del Club. Asimismo es el asesor financiero del mismo, por lo tanto debe estar informando o alertando al plenario sobre la situación económica
En tal sentido, al momento de planear de una determinada actividad es importante que el Tesorero asesore sobre la viabilidad económica del mismo, pues debe siempre velar por cierta bonanza financiera del Club, o sea, que siempre existan saldos positivos. Por ende, también es recomendable que constantemente el tesorero esté promoviendo algún tipo de actividad de recaudación de fondos.
Debe velar por el pago puntual de la cuota administrativa al Gabinete, siempre antes de Conferencia E igualmente debe estar al tanto para cobrar las cuotas a los socios del Club. Es aconsejable que cuando las cuentas se hacen grandes se hagan recordatorios por escrito a los socios morosos.
En las actividades de recaudación de fondos del público como por ejemplo ventas, aunque se ayude de otros compañeros, debe estar al tanto de la caja y coordinar su manejo. Es responsabilidad del Tesorero proveer en cada actividad de estas una caja para cobrar con el suficiente menudo para dar vueltos. Una actividad de este tipo puede fracasar o se pueden atrasar, por el simple hecho de que nadie pensó en el menudo.
Por otra parte, tratándose de cuestiones tan delicadas como el dinero, es imprescindible el orden y ello conlleva llevar todas las cuentas en la forma más actualizada posible. No confiemos datos o tareas pendientes a la memoria. Escribamos y ordenemos todo lo más rápido posible. Después de alguna actividad o varios movimientos de caja, procure ordenar las cuentas y confeccionar un informe lo antes posible, pues siempre hay situaciones que quedan en la memoria que ayudan a aclarar las cuentas, pero entre más tiempo pase se hará más difícil.
Otro principio básico que debe manejar el Tesorero es que ningún dinero debe entrar o salir de la caja sin un documento que lo respalde. Esto es básico tanto para salvar responsabilidad, como por cuestión de orden, puesto que si todos los movimientos están debidamente respaldados con documentos (recibos, facturas, etc) se facilitará enormemente la labor de sacar las cuentas. Para todo ello, el Tesorero hará uso de diversos instrumentos de contabilidad, cuya compra, manejo y custodia será de su exclusiva responsabilidad.
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Instrumentos de contabil idad
• Un talonario de recibos con números consecutivos y copia. Estos recibos los utilizará para entregar cada vez que reciba cualquier dinero ya sea de socios o de terceros. Aún cuando el interesado no le pida el recibo siempre es necesario confeccionarlo para efectos de orden.
• Sello. La Tesorería debe contar con su propio sello con el fin de dar autenticidad y seriedad a todos los documentos, recibos, informes, etc. Pese a lo anterior, a falta de un sello propio se debe usar el sello del club.
• Acuse de recibo. Representa un comprobante de los dineros que el Tesorero entrega a algún socio o a tercera persona, lo cual es sumamente importante para descargar responsabilidad. El Tesorero podrá idear sus propios formularios, o bien puede utilizar un talonario de recibos aparte para este fin.
• Ampo o folder de facturas. Cuando los dineros que salen es por compra de algún bien o servicio, debe exigirse factura o al menos un recibo que contenga el número de cédula de la persona que recibe el pago. Pues bien, el Tesorero debe llevar un archivo con orden cronológico de todas las facturas recibidas, lo cual puede hacerlo en un Ampo o folder con prensas.
• Ampo de informes y demás documentación. El Tesorero igualmente llevará un archivo con orden cronológico de informes y papelería que tenga que ver con las finanzas del Club
• Archivo de cuentas de los socios. Para llevar los estados de cuenta de las cuotas de los socios es necesario llevar un control independiente. A tal efecto personalmente recomiendo un tipo de fichero, aunque a discreción del Tesorero puede utilizarse un folder o un cuademo, haciendo una hoja por cada socio.
• Libro de diario. Opcionalmente puede llevar un libro de Diario o cuaderno en el que se consigne notas de interés o acuerdos tomados en las sesiones concernientes a la Tesorería. Acordémonos que tratándose de dinero en ninguna forma es aconsejable confiarle información a la memoria..
• Cuenta bancaria. El Tesorero debe abrir y administrar una cuenta bancaria en la institución financiera que decida el plenario o la Junta Directiva. Es recomendable que además del Tesorero exista otra persona autorizada en la cuenta, que pudiera ser el Presidente. Lo anterior pensando que en caso de emergencia, y que el Tesorero no pueda ir al banco, pueda haber siempre disponibilidad de recursos. Todos los estados de cuenta que emita el banco deben ser archivados en el respectivo archivo, ya que son instrumentos contables importantes.
• Libro de contabilidad. El Tesorero a su vez debe llevar un libro de contabilidad en el que consignará todos los movimientos de caja del Club. En el punto siguiente se ahondará sobre la forma de llevar el libro contable. Asimismo, como consejo es recomendable que paralelo al control del libro contable se lleve la contabilidad en computadora, en una página de Excel, ya que son muchas las facilidades o ayudas que el programa puede brindar. Si no está familiarizado con el uso de Excel puede pedir ayuda a uno amigo, pues es fácil aprenderlo.
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Administración de las cuentas del Club
La administración de los recursos se hace mediante dos cuentas: la administrativa y la de beneficencia Tales fondos se deben manejar por separado y bajo ninguna circunstancia se pueden mezclar los controles.
El fondo administrativo se compone de los dineros destinados a gastos administrativos o propios del funcionamiento del Club. Ejemplos de rubros del fondo administrativo: cuotas de socios, pago de cuota distrital, multa de tuercerrabos, compra de materiales como sellos, libros, papelería, etc.
Por su parte el fondo de beneficencia se relaciona con los dineros que se destinan a actividades de servicio que realice el Club.
No es indispensable tener dos cuentas bancarias para cada fondo, pues los dineros podrían mezclarse físicamente, siempre y cuando contablemente, en los libros y en los informes se encuentren ordenadamente desligados. Tampoco es necesario contar con dos libros de contabilidad para cada fondo, basta con dividir el libro en dos para llevar las cuentas por separado.
Cada cuenta se dividirá en casillas para consignar lo siguiente: fecha, concepto, haberes, deberes, y saldo.
La fecha naturalmente corresponde a la fecha del movimiento de caja
En la casilla de concepto describiremos sin mayor detalle el tipo de movimiento o la actividad que produjo la entrada o salida de dinero.
En haberes pondremos los ingresos o descarga a la cuenta, en deberes los gastos o cargas a la cuenta, y en saldo la diferencia entre uno y otro.
En ninguna línea puede haber un ingreso y egreso a la vez, pues para cada movimiento es preciso llenar una línea, y en cada una se consignará el saldo. A manera de ejemplo:
Fecha Concepto Haberes Deberes Saldo
14-2-02 Rifa 100.000,00 100.000,00
16-2-02 Pago de premio de rifa 50.000,00 50.000,00
18-2-02 Pago de cuota Distrital 5.000,00 45.000,00
20-2-02 Compra de recibos 2.500,00 42.250,00
En la clasificación de los fondos administrativos y beneficencia, aunque en teoría pareciera fácil, se deben tener ciertos cuidados sobre todo en lo que se refiere a ingresos.
Todos los Estatutos tiene una norma que dice que todo dinero proveniente de actividades de recolección de fondos se destinará un porcentaje a administrativo y otro porcentaje a beneficencia Esto debe respetarse y es el tesorero el encargado de hacer dicha distribución, que por ciento es aconsejable que dentro del fondo que corresponde a administrativo se destine otro porcentaje al fondo de la novia.
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Pese a lo anterior, la distribución no se debe hacer cuando el dinero que se recauda del público se pide con una intención específica y así se le hace ver a éste. Por ejemplo si recaudamos dinero para Teletón o hacemos alguna maratón para los damnificados de un desastre natural, no es correcto que con esos dineros se destine un porcentaje a fondo administrativo. Diferente sucede cuando al público no se le pide colaborar para una causa específica, por ejemplo, un baile, ventas de comidas, rifas, etc.
Otra regla que se debe respetar y el Tesorero debe estar vigilante es que no se puede destinar dineros, aunque sea del fondo administrativo para el beneficio personal de alguno o algunos socios, como por ejemplo para hacer una fiesta o prestar dinero a algún compañero. Se exceptúa de lo anterior, si hubiera que dar alguna recepción al Gabinete o algún invitado especial y así lo acuerda el plenario. Igualmente podríamos contemplar el caso de que el Club, de su fondo administrativo patrocine total o parcialmente la participación de algunos socios en actividades distritales tales como Conferencia o Campamento de Instrucción. Tal vez no tan justificado sería en otras actividades como Día Nacional o Mazos de la Amistad por la índole meramente recreativa que tienen.
Finalmente, todas las cuentas y contabilidad en general está sujeto al control por parte de la Fiscalía o el Presidente. Igualmente todo socio tiene derecho a corroborar la información que suministra el Tesorero, por lo que éste debe brindar todo tipo de colaboración en explicar las cuentas.
Informes de Tesorería
Otra responsabilidad del Tesorero es la preparación y rendición a tiempo de los informes trimestrales.
Estos informes deben presentarse al Plenario del Club, al Club de Leones patrocinador y a la Tesorería Distrital.
En el informe se contemplarán el detalle de los ingresos o egresos tanto de los fondos administrativos como de beneficencia. Llevando el libro de contabilidad y demás instrumentos contables al día y en orden, la elaboración del informe se hace una labor sumamente sencilla
Es recomendable también la presentación de un informe económico en la sesión inmediata después a la realización de una actividad que conlleve bastante movimiento de caja En primer lugar, el resto de compañeros siempre van a estar interesados por el resultado económico de la actividad y el hecho de que el Tesorero prepare el informe y lo exhiba a la brevedad posible da una imagen de transparencia a su labor, y además esto le facilita sus labores posteriores en la elaboración del informe trimestral.
Finalmente, otra responsabilidad importante del Tesorero es la entrega del informe anual de sus labores el día de traspaso de poderes, así como la entrega de todo el material, traspaso de cuenta bancaria, y entrega de dineros en efectivo, que debe hacer días previos al Traspaso formal al Tesorero entrante. Asimismo la preparación de este informe se hace sencillo si se han hecho de buena forma los informes trimestrales.
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SECCIÓN II :
EL FISCAL
Generalidades
Para la mayoría de Clubes de nuestro Distrito resulta muy natural la existencia de la figura del Fiscal. No obstante, y desgraciadamente -podemos pensar algunos- dentro la organización mundial del leoísmo tal situación no es tan obvia La razón de ello es que conforme a los Estatutos Internacionales, tanto de Leones como de Leos, el Fiscal no existe. Suponemos que se parte de la premisa de que en la familia Leonística solo existen personas maduras y responsables de sus actos, pues voluntariamente dedican su tiempo libre para servir a los demás, y solo por ello no es necesario ningún tipo de control.
Tal justificación pareciera en principio razonable, pero desafortunadamente está desfasada de la realidad. No cabe duda que los Clubes de Leones y de Leos conforman una organización social, la cual, en el tanto que está integrada por seres humanos, requiere de algún tipo de control. Es una actitud muy loable de parte de la mayoría de las personas que integran los Clubes, el servir a los más necesitados y a la comunidad, pero precisamente por consideración a los que trabajan en forma honesta, es justo y es preciso que el producto de su esfuerzo sea canalizado como debe de ser, o sea, en estricto apego a las normas que previamente se hayan acordado. Hasta paradójico resulta que todos los Clubes deben regirse por unos Estatutos internacionales, por los Estatutos de su Distrito y los de sus propios Clubes, pero no es obligatorio que exista una persona encargada de velar que tales normas sean cumplidas. Se podrá justificar erróneamente que es tarea de todos, pero todos sabemos que cuando algo es tarea de todos, nadie termina por hacerla
Es por ello que el Distrito D-4 y muchos de los Distritos de Latinoamérica, han tenido la sana decisión de incorporar en sus Estatutos al Fiscal como órgano encargado de vigilar, en forma imparcial, el cumplimiento de las normas que rigen la actividad leoística, así como de los acuerdos que se adopten.
En el caso de los Leos, el que exista un ente fiscalizador reviste una mayor importancia, dada la formación como personas de que somos objeto dentro del movimiento. Haciendo honor a nuestro lema, los Leos encontramos en el movimiento una gran oportunidad para adquirir experiencia y forjarnos como líderes. Pues bien, parte de la formación como líderes implica tener la experiencia de desenvolverse a una corta edad, en una Junta Directiva en la que existe un Presidente, un Tesorero, Secretario, Vocales y por supuesto el Fiscal. Esta experiencia es esencial para desempeñamos de mejor forma en un futuro cercano en otras organizaciones sociales, ya sean de tipo comunal o profesional, llámense Asociaciones de Empleados, Juntas Directivas de alguna institución, Banco, Asociación de Desarrollo Comunal, etc, etc. La experiencia no sería la misma si nos hemos venido amoldado en una Junta Directiva que, al faltar el Fiscal, no comparte esa estructura, pues dicho elemento es sumamente importante en ese engranaje organizacional.
Por su parte, dejando a un lado esa estructura de la Junta Directiva, la figura del Fiscal puede desempeñar una función sumamente importante para los leos en cuanto a la formación
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cívica que, aunque talvez en forma no tan palpable, indudablemente es uno de los fines del leoísimo. Con un buen trabajo de parte del Fiscal, aprendemos a trabajar en grupo con respeto hacia los demás, aprendemos a tomar decisiones en forma democrática y a desenvolvemos en general, en estricto apego a un ordenamiento legal, en otras palabras salimos de los Leos con una importante preparación para convivir en una sociedad civilizada y de Derecho, como lo es la sociedad costarricense. Naturalmente dichos fines no se estarían cumpliendo y por el contrario hasta cierto punto habría una desformación, si ante la falta del Fiscal, los Leos aprenden los antivalores del caos, irrespeto hacia las ideas de los demás, y libertinaje.
Estructura normativa de los Leos
Una de las funciones principales del Fiscal es vigilar el correcto cumplimiento de las normas y acuerdos que rigen nuestra actividad leoística. Dicho postulado nos obliga entonces a indagar cuál es ese ordenamiento normativo. Para ello debemos hablar de una jerarquía de normas, la cual podemos estructurar conforme a la siguiente pirámide:
Como regla general para lo anterior tenemos que lo que se ubica en un nivel inferior debe respetar siempre el nivel superior a fin de resguardar su validez. Ejemplo: no sería válido un acuerdo de la Junta Directiva de un Club o del Gabinete que vaya en contra de los Estatutos Distritales; tampoco sería válido un artículo de los Estatutos Distritales -por más que haya sido aprobado en una conferencia- que contraríe los Estatutos Internacionales.
Al hablar de los Estatutos Internacionales nos estamos refiriendo a los aprobados para Leos por la Oficina Internacional de Clubes de Leones. (No se deben confundir con los Estatutos Internacionales de Leones).
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Importante mencionar que los Estatutos Internacionales, como cuerpo normativo de Importante mencionar que los Estatutos Internacionales, como cuerpo normativo de mayor rango en la escala, no se basta en el solo texto, sino que también comprende principios generales que están intrínsecos en la Organización Leoísitica y Leonísitica. Ejemplos de ellos serían: la democracia, la igualdad o no discriminación, la justicia, prohibición de lucro (del grupo o de algún miembro en particular), voluntariedad, ayuda a los más necesitados como fin, etc.
Así las cosas, y a manera de ejemplo, los siguientes son casos que serían contrarios a los Estatutos Internacionales, sin necesidad de que exista una norma expresa que lo prohiba.
El Estatuto de un Club que imponga multas por no asistir a las actividades de servicio.
Los Estatutos Distritales que digan que no podrán ser Leos las personas con afinidad a cierta religión.
El acuerdo de un Club para utilizar los fondos del Club en beneficio de los miembros de una Junta Directiva o para hacer una fiesta para los miembros.
El acuerdo de un Club por no aceptar la juramentación de un aspirante por el solo hecho de ser hombre o ser mujer.
Es nuestro deber como Fiscales estar vigilantes para detectar normas o acuerdos que vayan en contra de los referidos principios y propiciar así su corrección. No siempre van a ver casos tan extremos como los señalados de ejemplo, y otras veces, aunque sean así, es increíble que cueste lograr consenso para hacer las correcciones del caso. Para poner ejemplos más reales, todos recordarán que durante años y hasta la Conferencia Distrital de 1999 se prohibió en nuestro Distrito que un joven casado fuera Leo, lo cual sin duda era una disposición totalmente discriminatoria.
Incluso en los actuales Estatutos Distritales existen disposiciones que igualmente violan los principios de los Estatutos Internacionales, como por ejemplo algunas reformas introducidas en la última conferencia extraordinaria, entre ellas la disposición que establece que los Estatutos y Reglamentos Distritales - se reformarán cada cuatro años a partir del último período en que fueron reformados"; o bien la disposición que establece que el Gabinete está -integrado por los siguientes entes y en respectivo orden jerárquico en forma descendente: Presidente Distrital, Vice-Presidente Distrital, Pasado Presidente Distrital Inmediato, Jefaturas de Area, Secretaria Distrital, Tesorería Distrital, Novia Nacional.-.
El primer ejemplo es una abierta violación al principio democrático que debe existir en nuestro movimiento. En el segundo ejemplo citado se viola el principio de igualdad que debe existir entre los Leos, pues al hablar de orden jerárquico se está haciendo una pirámide en el sentido de que sugiere que en el Gabinete, el Presidente es más importante que la Novia, quien por su posición en la pirámide sería la menos importante de todos. En realidad ni a nivel de Gabinete ni a nivel Distrital existe un Leo más importante que otro, lo que existe son puestos con funciones distintas. Además, la norma en sí de establecer una jerarquía, no tiene ningún fin práctico, ninguna utilidad y lo único que hace es crear esa odiosa distinción.
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El segundo y tercer nivel dentro de la estructura de las normas corresponden a los Estatutos y Reglamentos Distritales, los cuales por su importancia se analizarán por aparte. Por ahora valga señalar que conforme a la reforma aprobada en Conferencia período 1997-1998, los Estatutos y Reglamentos fueron unidos o fundidos en un mismo texto. Con anterioridad había un texto para Estatutos y otro para Reglamentos. Básicamente por petición de los Leones se fundieron en uno y el resultado de ello fue un cuerpo un tanto extraño y muy único que se denominó -Estatutos y Reglamentos Distritales de los Clubes de Costa Rica Distrito D-4-, dejando así sus dos primeras palabras como un resabio de los dos textos anteriores. Pese a ello, no podemos sostener que sea propio hablar de Estatutos y Reglamentos en nuestro Distrito, pues lo que tenemos son unos Estatutos bastantes extensos y del todo no tenemos Reglamentos. La unión resulta desafortunada. Técnicamente deben existir unos Estatutos que no sean muy detallistas, o sea, que desglosen los principios generales de la organización del Distrito, y cuyas enmiendas sean más estrictas, en el sentido de que deben requerir una votación más calificada y ser aprobadas por los Leones. Por aparte deben existir unos Reglamentos que desarrollen y detallen las ideas generales señaladas por los Estatutos. Las enmiendas a tales reglamentos deben ser más ágiles y no deberían requerir aprobación de parte de los Leones, siempre y cuando se sepa distinguir cuáles aspectos se consideran esenciales a fin de que queden reservados para los Estatutos y cuáles se consideran no esenciales para que queden en los Reglamentos. Se supone entonces que la distinción radica en la esencialidad del asunto. Los Leones no tendrían reparo que hacer a los Reglamentos pues no van a versar sobre aspectos esenciales de la organización. Ejemplo, nada tendrían los Leones que objetar que en los Reglamentos se diga que la sesión del Club serán los martes a las ocho de la noche.
El tener Estatutos y Reglamentos por aparte, tras de ganar en orden, que siempre es básico para la divulgación, estudio y manejo de un cuerpo normativo, nos permitiría hacer reformas a aspectos no trascendentales de nuestra organización, sin necesidad de atender el trámite engorroso de una reforma a los Estatutos Distritales.
Hemos hablado en la pirámide de los Acuerdos tanto a nivel Distrital (de Gabinete, de Conferencia Ordinaria y Conferencia Extraordinaria) como de Clubes. Entendemos por tales acuerdos las decisiones que adopten los diferentes órganos conforme a la votación de la mayoría de los componentes del respectivo órgano, conforme se haya estipulado en los Estatutos o Reglamentos para el caso concreto. Normalmente, y a falta de norma que diga lo contrario, los acuerdos se toman por una mayoría simple, o sea, la mitad más uno de los votantes. Según la importancia de la decisión a tomar, el correspondiente cuerpo normativo puede establecer que para determinado asunto se debe contar con la aprobación de las dos terceras partes, en cuyo caso hablamos de una mayoría calificada. En todos los casos, esas mayorías son obtenidas a partir de los miembros presentes; sin embargo no podemos hablar de acuerdos válidos si son tomados no habiendo el quórum requerido. Otro presupuesto para las votaciones es que conforme a los Estatutos es probable que se diga que solo los socios al día en sus obligaciones tienen derecho a voto. No obstante, si se considera que la decisión es de suma trascendencia los que tienen derecho a voto pueden dispensar este requisito para que el acuerdo sea tomado por todos.
Los acuerdos de Conferencia Ordinaria o Extraordinaria tiene el mismo rango, pues ambos son asumidos por el plenario del Distrito, máximo órgano a nivel Distrital.
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Entre los acuerdos de Conferencia y los acuerdos de Gabinete tenemos a los acuerdos del Consejo de Distrito que es otro órgano Distrital que está compuesto por el Gabinete, los Presidente de Clubes y demás dirigentes de Distritos.
Después de ellos tenemos, a los acuerdos de Gabinete. El rango entre ellos está dado, como se nota, según la importancia de la composición del órgano. Y tal distinción de rangos es de destacar ya que implica que entonces, por ejemplo, un acuerdo del Gabinete no podrá estar en contra de un acuerdo de Conferencia o del Consejo de Distrito; y un acuerdo de Gabinete o Consejo no puede ir en contra de un acuerdo de Conferencia.
Por su parte, sobra decir que un acuerdo de un Club no podrá contrariar a un acuerdo de Gabinete y un acuerdo de Junta Directiva no podrá contrariar a un acuerdo del plenario de su Club.
Los acuerdos en general., revisten una importancia especial para los Fiscales en el tanto que es lo que los debe mantener en una constante alerta, pues se dan naturalmente con una mayor periodicidad que una enmienda a los Estatutos, Reglamentos o Estatutos Distritales. Esta fiscalización de acuerdos opera en tres direcciones: 1) Por el fondo: que no contravengan las normas que se ubican en un estrato superior según la estructura piramidal que hemos visto; 2) Por la forma: que se adopten habiendo quórum, con la mayoría que sea necesaria y por quienes pueden votar válidamente; y 3) Que se cumpla o ejecute conforme lo acordado. Así las cosas, cumpliendo los puntos 1 y 2 tenemos un acuerdo válidamente tomado; el tercer aspecto se refiere al fiel cumplimiento del acuerdo. Normalmente la ejecución del acuerdo ocurre algún tiempo después del momento en que se acordó. No es aconsejable, si se quiere un buen trabajo, confiar los términos del acuerdo a la memoria, razón por que se recomienda hacer uso de un cuaderno o libretas de apuntes y estar repasando los acuerdos y con ello evaluar los resultados.
Finalmente hablamos de usos y costumbre (Distritales y del Club), que no son otras que prácticas convertidas en reglas por la mera tradición, al punto que se cumplen sin mayor discusión aunque no haya norma expresa que lo señale. Son muy locales en el sentido de que generalmente las Distritales son propias de nuestro Distrito o las del Club son propias de cada Club o de una región. Si no se respetan puede ser mal visto, incluso podría considerarse una falta grave al protocolo.
Ejemplo de lo anterior sería el rugido en una juramentación de un socio; el brindis que se acostumbra hacer por lo menos en Colombia en un traspaso de poderes; una cena de Navidad que se acostumbre hacer en un Club; o bien el baile de gala: en cada Conferencia Distrital.
A nivel Distrital podemos hablar de la obligación para todos los miembros de asistir a las visitas, aunque por Estatuto no todos están obligados; o bien, la obligación de todos los Clubes de revisar y presentar el acta de la Conferencia inmediata anterior para su discusión.
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Los Estatutos Distritales
Nuestros actuales Estatutos Distritales fueron aprobados en el período 9798 y reformados parcialmente en las Conferencias de Rohmoser (extraordinaria) y Alajuela 2000 (ordinaria). Tales reformas fueron aprobadas recientemente e incorporadas en forma definitiva al nuevo texto.
Se organiza en diez títulos: el primero de ellos generalidades, el segundo sobre socios y deberes de los Clubes; el tercero para órganos distritales en general; el cuarto sobre las funciones y requisitos de los miembros del gabinete; el quinto sobre modos de extinción del cargo para miembros del gabinete; el sexto sobre división administrativa del Distrito; el sétimo sobre comisiones del Distrito; el octavo sobre administración de fondos económicos del Distrito; el noveno sobre lo que podemos llamar disposiciones finales que abarca enmiendas, Código de Ética, recursos; extinción del Distrito y actividades Distritales; y el último título está referido al Consejo de Ex-Presidentes.
Si queremos lograr una ordenación de los Estatutos según se ha señalado en líneas anteriores, debemos empezar por una reorganización de los artículos en Títulos y Capítulos. Con solo examinar el párrafo anterior podemos observar que los Títulos no están ordenados bajo ningún principio lógico coherente.
El Fiscal debe conocer a cabalidad todo el texto de los Estatutos y para ello es indispensable una adecuada ordenación, así, aparte de facilitar su estudio, cuando se requiera la búsqueda de un artículo el mismo debe encontrarse donde lógicamente debe estar ubicado. Por ejemplo, en todo texto normativo, es lógico que la parte de enmiendas se ubique al final, preferiblemente como último artículo, junto al Código de Ética. Igualmente, es difícil para cualquiera que por intuición ubique a las actividades distritales al puro final de los Estatutos, por citar otro ejemplo.
Se recomienda a todo Leo la lectura integral de sus Estatutos Distritales, de manera que con mucho más razón para un Fiscal. Aparte de vigilar que los Estatutos de su Club se ajusten a los Estatutos Distritales, como buen Leo tiene la función adicional de vigilar que los Estatutos Distritales respeten los Estatutos Internacionales, debe promover su mejoramiento constante y debe vigilar que los acuerdos del Gabinete respeten los Estatutos Distritales (si bien las anteriores son labores por excelencia de un Fiscal Distrital, dicho órgano no tiene tal exclusividad).
Afortunadamente con los actuales Estatutos se cuentan con los mecanismos idóneos para que cualquier Leo lleve a cabo dicha función de vigilancia. Es claro que si cualquier Leo puede hacerlo, con mucho más razón un Fiscal, que por su cargo, se supone que tiene los conocimientos necesarios para ello, o por lo menos está obligado a tenerlos.
Tales mecanismos se refieren principalmente a los recursos que estipula los Estatutos, título IX, capítulo III.
Los recursos son de dos tipos: de revisión y de nulidad. Los primeros son para impugnar cualquier acuerdo asumido por un Órgano o Comité Distrital por razones de oportunidad
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mérito o conveniencia. Se trata más que todo de una solicitud de reconsideración que se plantea en primer instancia ante el ente que emitió el acuerdo, y en apelación ante el Fiscal. Ejemplo, El Comité de Escrutinio en una Conferencia decide dar el resultado de la votación al finalizar la sesión de trabajo; sin embargo algún Leo considera que esto podría originar que '.os seguidores del candidato perdedor no asistan al baile de elección de la novia y se retiren de la Conferencia, por lo que plantea al propio Comité de Escrutinio el recurso de revisión.
Los recursos de nulidad por su parte son para impugnar acuerdos de un órgano o Comité Distrital que vaya en contra de los Estatutos Distritales, y se plantea en primera instancia ante la Fiscalía del Distrito y en apelación ante el Gabinete de Leones.
No recordamos que formalmente se hayan utilizado dichos recursos, tal vez por falta de conocimiento. No obstante, los referidos recursos son un importante instrumento con que contamos los Leos para defender lo que consideremos que es lo correcto y a la vez es un adecuado medio de control de la actividad de los órganos distritales, de manera que no solo se circunscribe a decisiones de Gabinete, sino incluso se puede cuestionar acuerdos de una Conferencia Distrital o del Consejo de Distrito. Definitivamente tendremos un Distrito mejor desarrollado si hiciéramos buen uso de ellos.
Otro aspecto que resulta importante destacar para los Fiscales en los Estatutos Distritales son las obligaciones de los Clubes que se señalan en el Título segundo, capítulo segundo, principalmente en cuanto a velar de que su Club envíe con la puntualidad del caso los informes de labores, tanto de actividades administrativas, de servicio, como del estado financiero. Debe estar vigilante también que su Club cumpla las obligaciones previas a la Conferencia, cuales son enviar la lista de delegados a tiempo, haber pagado la cuota distrital y demás obligaciones financieras con el Distrito y presentar el acta de la Conferencia anterior.
Finalmente, existe un instrumento muy importante para los Clubes contemplado en los Estatutos, para que cada Club los incorpore de alguna forma en sus Estatutos. Nos referimos al Código de Ética, que se enuncia en el Título IX, Capítulo II.
En la última reforma a los Estatutos se discutió el tema de las sanciones para faltas graves para Leo, y se procuró incorporar algunas medidas en los propios Estatutos. La iniciativa no prosperó, primero porque hubiera sido una intromisión del Gabinete en asuntos internos de los Clubes, y segundo, por el principio de la voluntariedad de nuestro movimiento.
El tema es delicado y cada Club en sus Estatutos debe tener cuidado a la hora de establecer medidas sancionatorias, pues según se ha dicho, podría ser contrario a los Estatutos Distritales e Internacionales que vía sanción, se pretende obligar a un socio a hacer tal o cual cosa.
En todo caso, lo que sí es factible, es que por incumplimiento al Código de Ética se impongan sanciones que podrían conllevar la expulsión del movimiento. Naturalmente el Código de Ética impone conductas muy abiertas, sin embargo no puede ser de otra forma, así que serán los Clubes los que en concreto discutirán el caso.
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Nos parece que cada Club debería tener en sus Estatutos una norma que señale que en caso de falta grave al Código de Ética el socio será expulsado del movimiento, a través, naturalmente de un procedimiento regulado con anterioridad. Así entonces se contaría con el mecanismo de expulsar del movimiento a algún miembro que consuma drogas o haberse robado dineros del Club, por ejemplo (violación a los incisos 1, 4, 7 y 9 del Código de Ética).
Los Estatutos y Reglamentos de los Clubes
Cabe hacer respecto a los Estatutos y Reglamentos de los Clubes una distinción análoga a la hecha para los Estatutos y Reglamentos Distrítales; de manera que se recomienda contar con unos Reglamentos que detallen las enunciaciones generales de los Estatutos. Por ejemplo: los Estatutos podrían decir que el Club se reunirá ordinariamente una vez a la semana: mientras que los Reglamentos detallarían el artículo anterior señalando que el Club se reunirá todos los martes a las siete y treinta de la noche en la Cueva de Leones. Igualmente, podemos decir que es recomendable que las reformas a los Estatutos requieran de la aprobación del Club de Leones patrocinador, y no así los Reglamentos.
Es imprescindible que cada Club cuente con sus Estatutos actualizados a sus necesidades del momento. Sobra decir que ninguna norma de tales Estatutos podrá ir en contra de los Estatutos Distritales o Internacionales, de manera que una modificación en éstos hará necesaria una actualización de los Estatutos locales.
En esto, es importante mencionar algunas reformas que con seguridad pocos Clubes las habrán hecho a este momento, nos referimos a la edad mínima para ser Leo que de 14 años pasó a 12, y la necesidad de ser soltero para ser Leo que ya no existe.
Para reformar los Estatutos o bien, crearlos por primera vez, es recomendable que se nombre un Comité de Estatutos en el que en forma directa intervenga el Fiscal. Tal comité discutirá en primera instancia para confeccionar un borrador que sirva de punto de discusión ante el plenario.
Para el trabajo del Comité es muy importante contar con Estatutos modelos. La mayoría de Clubes del Distrito han confeccionado sus Estatutos a partir del "Modelo de Estatutos de Clubes- que divulga la Internacional (LEO-5 Spanish 4M 10-88). Dicho modelo es general y se sugiere que para que un Club actualice sus Estatutos, o bien los redacte por primera vez, se tenga a la vista tal Modelo y por lo menos los Estatutos de otro Club del Distrito, preferiblemente de larga trayectoria Esto como punto de partida, sin embargo, lo que se debe tener en cuanto a la hora de redactar unos Estatutos es que sean funcionales para el Club y que se adecue a sus necesidades, costumbres y experiencias.
Una vez confeccionado el borrador se recomienda convocar al Club a una sesión extraordinaria, preferiblemente que se anuncie con anticipación en dos sesiones ordinarias. Igualmente cuando se trata de una reforma total de Estatutos se recomienda fotocopiar y distribuir a los socios el borrador, y solicitarles que lo lleven leído y estudiado, a fin de que al día de la sesión se llegue a discutir objeciones que se tengan y no a leer artículo por artículo, lo cual haría una sesión sumamente larga y tediosa.
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La referida sesión preferiblemente será dirigida por el Fiscal, quien vigilará las votaciones que se hagan en cada discusión. A fin de no atrasar la reunión, cuando se trate de reformas generales y se haya divulgado previamente, los artículos que no tienen objeciones se pueden aprobar en bloque.
Pese a las recomendaciones anteriores, cuando se trate de reformas totales, probablemente haya que convocar una segunda sesión.
Como es obvio, la secretaría del Club deberá tomar acta de las reformas que se aprueban y deberá resumir las discusiones que se consideren de importancia. Posteriormente se recomienda una reunión entre el Fiscal y la Secretaria para editar el texto final de los Estatutos, los cuales deberán ser fotocopiados y distribuidos entre los socios del Club.
Con respecto a los Reglamentos, el procedimiento de creación o reforma sería análogo al de los Estatutos. No habría problema que en lugar de nombrarse un Comité al efecto, sea la misma Junta Directiva quien presente al plenario el borrador para la discusión. Finalmente, como ya se había señalado, no consideramos necesario que tales Estatutos tengan que ser aprobados por el Club de Leones patrocinador.
Otras funciones de los Fiscales
Como hemos visto, los Fiscales deben ser los principales promotores de que su Club cuente con Estatutos y Reglamentos actualizados y que sean conocidos por los socios. Igualmente hemos dicho que debe ser el principal vigilante de que su Club y porque no, en el Distrito, se respete la jerarquía y se cumplan las normas, para lo cual debe conocer a cabalidad por lo menos los Estatutos Distritales y los Estatutos y Reglamentos de su club. En ese vigilar del cumplimiento de las normas, debemos tener presente que incluye el tener que vigilar que los funcionarios de su Club o del Distrito cumplan sus obligaciones, de manera que si por ejemplo el Tesorero del Club no lleva en forma apropiada las cuentes o el Jefe de Área que le corresponde a su Club, tiene a éste en el abandono, el Fiscal está en su deber denunciarlo ante el plenario, o Fiscalía Distrital, respectivamente, y proponer eventualmente su remoción inmediata Este deber de vigilancia podría ir más allá de las obligaciones de los funcionarios que consten en Estatutos y Reglamentos, pues inclusive el Fiscal podría reprochar promesas de campaña o planes de trabajo no cumplidos. Este rol del Fiscal explica en buena medida, porqué podemos considerar al Fiscal como el representante de los socios rasos frente a los funcionarios o miembros de la Junta Directiva, y como tal también, cumple un papel de defensor de los mejores intereses para el Club. Lo examinado hasta el momento enmarca lo que podríamos entender como las funciones básicas de un Fiscal, pero ello no significa que esas son sus únicas funciones.
A falta de un Comité específico de Relaciones Humanas en su Club, el Fiscal como ente vigilante del orden, junto al Presidente, debe asumir el papel de conciliador, de manera que procure solucionar los conflictos que a lo interno se susciten en el Club, con tal de mantener la armonía en él. Así las cosas, se debería establecer la regla de que, previo a que un problema trascienda en todo el Club, el Fiscal debería ser el llamado de recibir la queja, investigarla y propiciar un arreglo entre los involucrados, y solo en caso de que no se llegue al arreglo, deberá
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plantearla al plenario para que éste tome las medidas pertinentes.
Igualmente, como controlador del orden que es, el Fiscal y el Presidente, a falta de un Comité específico de Protocolo, debe ser el vigilante que se respeten las normas de protocolo, que al final al cabo son componente de la pirámide de normas que hemos hablado (usos y costumbres). Debe entonces ser buen conocedor de tales reglas. Ante la duda, en este aspecto debe consultar con el comité Distrital de Protocolo, y es recomendable que así lo haga para no cometer errores cuando se trate de ceremonias solemnes como Traspaso de Poderes con invitados o visita del Gabinete o autoridades leonísticas. Respecto al último ejemplo citado, y dadas las discusiones que han habido sobretodo en los últimos años en nuestro medio, vale aclarar que pese a tener a los Leones como patrocinadores, la organización de nuestro movimiento es independiente y así debemos hacerla respetar, de manera que cuando se trate de una actividad Leo, y se inviten a autoridades Leonísticas (incluso al Gobernador), se debe seguir un protocolo leoístico y no leonístico, que es diferente.
El Fiscal por otra parte, como socio Leo que es, debe cumplir todas las obligaciones inherentes a la membresía, de manera que debe asistir a todas las reuniones de su Club y actividades de servicio. Igualmente tiene los derechos de cualquier socio, por lo que puede y debe participar en las discusiones de su Club e incluso tomar partido y votar. Solo tratándose de reuniones de Junta Directiva no podrá hacer uso de su derecho de voto, pero sí tiene el derecho de voz y la obligación de asistir a dichas reuniones.
Debe eso sí, ser muy cauteloso en el ejercicio de sus funciones, y no extralimitarse en sus actuaciones, pues no puede haber algo más nefasto en un Club que un Fiscal con deseos de sobresalir por sobresalir, o ser exageradamente riguroso, pues su resultado puede ser un entrabamiento de las actividades del Club. Para evitar llegar a ello, el Fiscal debe ejercer sus funciones con una cierta flexibilidad y con mucho sentido común, para lograr un equilibrio que siempre es necesario.
Tanto en situaciones conflictivas o que le originen duda, o bien cuando requiera de asesoría para crear o reformar Estatutos y Reglamentos, puede y debe solicitar ayuda a la Fiscalía Distrital.
SESIÓN V: LA NOVIA
Generalidades
En el leoísmo la novia reviste un carácter sumamente importante en un club, pues no es en ningún sentido una figura meramente decorativa, al contrario, es un miembro activo del Club y de la Junta Directiva, de hecho se elige por votación. Es ejemplo de liderato y servicio, se preocupa por el bienestar del Club y fomenta la amistad y armonía dentro del mismo. Igualmente junto al Presidente representa al Club en actividades protocolarias, proyectándose entonces la imagen de Club a través suyo.
Como miembro de la Junta Directiva que es debe sentarse siempre en la mesa principal. La novia se distingue de los demás socios por la cinta que utiliza, la cual generalmente es de color blanco con letras doradas. En la parte delantera debe leerse el nombre del Club al que
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pertenece y el período, y en la parte posterior, el nombre de la Novia. Dicha cinta debe portarla en todas las sesiones y actividades en que participe.
Otros distintivos que debe llevar la Novia en las actividades es el pin que la distingue como socia del Club, y en el caso de la novia nacional, la corona
En ocasiones cada Novia Nacional se deja su corona como recuerdo, en su caso debe comprar la Corona para la sucesora. La corona debe colocarse en eventos especiales y formales en los que participe, tanto a nivel nacional como internacional, leoístico o leonístico.
De acuerdo a las costumbres de cada Club, se le puede dar un trato especial a la Novia en el aspecto económico, como por ejemplo patrocinarla en actividades distritales. De hecho la Novia Nacional, al igual que el Presiente Distrital están exentos del pago de las actividades distritales, siendo los s costos sufragados por el club anfitrión.
Labores de la novia.
La novia como socia y miembro de la Junta Directiva, debe colaborar con el Club en todo lo que esté a su alcance, pero además de ello debe planear como mínimo un proyecto de ayuda comunal, el cual deberá planearse definiendo claramente objetivos, medios para lograrlo, análisis de problema que se pretenda solucionar, cronología, todo preferiblemente por escrito, ya que le da más seriedad al mismo y con ello podrá obtener también un mejor respaldo del Club.
Cuenta con un espacio en la agenda, en el que puede aprovechar par informar sobre sus labores, proponer y planear sus proyectos y solicitar las ayudas que considere oportunas para solventar sus necesidades. Debe exigir un porcentaje del presupuesto que tiene el Club para realizar sus actividades, pero igualmente debe informar al plenario sobre el destino y la utilidad que se le da a dichos recursos. Igualmente la novia puede promover sus propias actividades de recaudación de fondos como rifas, o cualquiera otra que estime conveniente.
Puede aprovechar también su espacio para realizar actividades que fomenten la amistad o motivación del grupo, como por ejemplo celebración de los cumpleaños, planear fiestas, dar reconocimientos sencillos, hacer concursos, dinámicas, etc. Naturalmente el entusiasmo e imaginación que pueda tener la Novia será vital en el éxito de sus labores.
Puede propiciar que se conforme un comité de Novias a lo interno de su Club para que le ayude en una forma más directa en sus actividades.
Como figura representativa del Club resulta sumamente importante que la Novia participe de todas las actividades distritales, en las cuales podrán tener distintos roles.
Normalmente en las sesiones formales distritales, desfila junto a la bandera de Costa Rica con los Expresidentes Distritales, al inicio y al final de la sesión.
En la Conferencia Distrital la Novia si lo desea puede optar por el cargo de Novia Nacional y participar así en forma directa del Baile de Gala del sábado por la noche, llamado
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Baile de la Novia. Durante el Baile se realiza la votación entre las candidatas que se hayan postulado. Es importante recalcar que para optar al cargo de novia nacional no se requiere una postulación anticipada por escrito, como el resto de los puestos, de manera que lo puede hacer verbalmente el propio día de la Conferencia. Aunque si bien, ya está decidida a optar por el cargo es costumbre que desde el inicio de la Conferencia, o por qué no, desde antes, trabaje haciendo publicidad para ganar la elección. Para ello puede llevar afiches, confites, carteles, mantas, etc.. A tal efecto el Club colaborará con la Novia dándole todo su apoyo y hasta le puede ayudar económicamente para sufragar ciertos gastos.
En caso de que la Novia no desee postularse puede participar del Baile de la Novia entregando pequeños recuerdos a los participantes, o bien al Presidente y Novia de los Clubes, si no son muchos los recuerdos. En ello también puede tomar dinero del fondo de novias o bien pedir la colaboración del Club.
Es costumbre también que en la sesión se le asigne a la novia la invocación, por lo que es recomendable que siempre esté preparada para hacerla, o bien tener a la mano oraciones o pensamientos.
Finalmente en todas las actividades distritales puede participar en los proyectos que realice el Comité de Novias.
Comité de Novias:
Con la iniciativa de la novia nacional se conforma un comité distrital de novias en el cual la novia nacional es la Presidente, la novia suplente (segundo lugar en la elección de la Novia Nacional) es la Vicepresidente y entre el resto de novias se designa una secretaria, una tesorera y cualquier otro puesto de interés.
Este comité se reúna al menos una vez al mes y es obligación entonces de todas las novias de los Clubes asistir.
El Comité deberá promover al menos un proyecto de servicio en el que deben también participar todas las novias de los Clubes. El Comité podrá hacer cualquier otro tipo de actividad de recolección de fondos para poder financiar sus proyectos.
Por ello es costumbre que en las actividades como Conferencia, Campamento, etc. las novias se unan para realizar actividades como concursos de baile, de piernas, venta de esclavos, correo de la amistad, etc.
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CAPITULO III: LOS COMITÉS
SECCIÓN I :
COORDINADORES DE COMITÉS
Habíamos señalado que una de las recomendaciones del Presidente era delegar tareas y fomentar la participación de todos los socios. Aunque algunos Clubes no lo acostumbran, resulta sumamente beneficioso para que el trabajo sea organizado mediante Comités. No hay una lista definitiva de los posibles comités, en mucho dependerá de las necesidades y costumbres de cada Club. A continuación, algunos ejemplos de cómo pueden funcionar los Comités. En todo caso, si el Club o el Presidente no se ajustan a los Comités es importante revisar las funciones que aquí se indican para buscar fórmulas alternas para que se lleven a cabo.
Cada Comité debe contar con un director o coordinador quien será el encargado de organizar, dirigir y presidir a sus respectivos comités. Es el responsable directo de que su comité cumpla sus fines, aunque si no lo hace, cualquiera de los otros miembros del comité debe informarlo así a la Junta Directiva.
Los coordinadores deben manejar una lista de los nombres y números de teléfonos de los miembros de su comité y puede convocarlos a reunión en cualquier momento y debe hacerlo en cuanto así lo considere necesario para el cumplimiento de los fines de su comité.
Son los responsables de formular y rendir a tiempo los informes que deba dar el Comité, aunque bien puede delegar esta función a alguno de sus miembros. En todo caso, aparte de estos informes está obligado a informar al Presidente aunque sea informalmente, sobre el trabajo que está siendo desarrollado, así como sobre los problemas que se le presentan en el cumplimiento de sus objetivos.
Debe conocer perfectamente las funciones de su comité y debe difundir éstas entre los miembros del mismo. Igualmente, debe conocer las funciones del resto de los comités, así -como tener a mano la lista de sus respectivos coordinadores, esto a fin de no interferir en las labores de los demás y poder trabajar en conjunto con otros comités cuando así lo requiera En caso de duda sobre a cuál comité le corresponde determinada función debe consultarlo al Presidente.
SECCIÓN II :
COMITES DE CLUB
Comité de Aumento y Retención de Socios
Como su nombre lo indica, es un comité que tiene dos funciones básicas. Por un lado debe velar por aumentar el número de socios y por otro, debe hacer todo lo posible por evitar que los socios abandonen el Club
En el primer aspecto, se debe tomar en cuenta que no es solamente aumentar el número, ya que de lo que se trata es que sean socios de calidad. Debe procurar reunir a la mayor cantidad de aspirantes, para lo cual constantemente invitará a posibles aspirantes a presenciar
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sesiones. Además de ello tiene la obligación de organizar y proponer al menos dos campañas masivas de aumento de socios. Para ello se recomienda llevar a cabo charlas informativas sobre el leoísmo, invitando al efecto a la mayor cantidad posible de jóvenes de la comunidad.
Además de atraer a aspirantes, debe tener mucho cuidado en que estos aspirantes se mantengan en el Club y lleguen a ser socios. En este sentido, independientemente de si el socio fue traído o no por el Comité, sus miembros deben ser más que unos padrinos del aspirante, pues deben ser los primeros amigos del él y deben ser el medio por el que el aspirante se involucre con el Club y se sienta cómodo. Naturalmente el Comité debe explicarle todo lo que el Club significa y aclararle cualquier duda que tenga Un primer paso en esto es entregarle en la segunda sesión a la que asista, una guía en la que venga el Lema Leo, Saludo a la Bandera, etc... Debe también darle seguimiento al aspirante, en este sentido, si no asistiere a la sesión siguiente deberá llamarlo por teléfono, sobretodo para que el aspirante sienta que se están interesando por él.
Cuando considere oportuna la juramentación de un aspirante puede recomendar a la Junta Directiva que así se haga.
La otra función, o sea, retener a los socios, es igual de delicada que la anterior. Implica primero que todo, estar vigilantes al rendimiento de los socios. Para ello podrá apoyarse en los informes de asistencia del respectivo comité. Debe procurar el acercamiento con los socios que han mostrado ausentismo o que no dan buen rendimiento en actividades. Esto podrá hacerse mediante visitas personales o cartas, de todo lo cual deberá informar al plenario. Necesariamente debe enviar carta a los socios que, según informe del comité de asistencia, tengan un mes o más sin asistir a una sola sesión sin tener el respectivo permiso; igualmente deberá hacerlo cuando el Comité de asistencia le informe de algún socio que habiéndosele vencido un permiso aprobado, no se presenta a la sesión siguiente. En todo caso, de considerar que se ha hecho lo necesario para acercar de nuevo al socio y éste no responde o no muestra interés alguno, deberá recomendar a la Junta Directiva su exclusión a través del procedimiento señalado en los Reglamentos.
Deberá poner especial cuidado a bajas de asistencia en sesiones y actividades, debiendo hacer las recomendaciones del caso a la Junta Directiva y cumplir lo que ésta disponga al efecto de corregir dicho problema.
Para el cumplimiento de estos fines será necesario que mantenga una lista que constantemente se esté actualizando de los socios y aspirantes del Club con sus respectivas direcciones, números de teléfono y fechas de nacimiento. A1 efecto se considerarán aspirantes a los que hayan asistido a dos sesiones del Club, por lo que en la segunda sesión que asistan se le tomarán estos datos.
En cada sesión plenaria deberá rendir informe de su labor, así como en su sesiones ordinarias cuando lo estime conveniente.
La labor de este Comité es sumamente importante. Me atrevo a decir, porque desgraciadamente he visto a Clubes morir, que el Club que no tenga un programa permanente
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de aumento de membresía a mediano plazo entra en crisis. De allí que el hecho de que el Comité de Aumento de Socios esté cumpliendo bien su labor está haciendo una labor preventiva invaluable.
Comité de Asistencia
Su función principal es llevar el estricto control de la asistencia de socios y aspirantes a sesiones del Club y a actividades. Al efecto contará con un libro de actas en él que consignará la sesión o actividad de que se trate, la fecha y hora de inicio y finalización, así como la lista de los socios y aspirantes presentes y la lista de quienes presentaron excusa con indicación si ésta fue escrita o verbal.
En las sesiones, el libro deberá circular para que sea firmado personalmente, por lo que es totalmente obligatorio para el comité traer el libro en cada sesión, siendo responsabilidad del coordinador entregar el mismo a otro compañero en caso de no poder asistir a una sesión.. En actividades no será necesario que cada quien firme, pues basta que el coordinador del comité levante la lista, la incluya en el libro de asistencia y la lea en la sesión ordinaria siguiente.
Además de consignar, en cada sesión, en el libro respectivo, la lista de socios con excusa, le corresponderá recibir los permisos de ausencia que requieran aprobación del plenario. Inmediatamente deberá dar aviso a ésta, y deberá llevar una lista actualizada de los permisos de los socios y deberá avisar al Comité de Aumento y Retención y a la Junta Directiva del vencimiento de los mismos para lo que corresponda.
Deberá rendir informe mensual de asistencia a sesiones y actividades, lo cual hará en sesión plenaria. De tal informe entregará copia al Presidente, al Comité de Aumento y Retención y para los archivos del Club. Igualmente deberá entregar a la Junta Directiva un informe trimestral para efectos de incluirlo en los informes del Distrito. Al final del periodo informará verbalmente del promedio de asistencia a sesiones y del promedio de asistencia a actividades.
Comité de Proyectos
Es el Comité encargado de la confección, organización y ejecución de los proyectos de actividades de servicio.
He observado que los Clubes se desgastan innecesariamente discutiendo posibles proyectos en formas desordenada, haciendo a su vez sesiones largas e improductivas. A veces alguien tiene una idea de proyecto, pero cuando surgen las preguntas de cómo hacerlo, cómo financiarlo, o con quién se debe hablar, no se sabe. O bien, se inicia una discusión de detalles que no lleva a nada porque probablemente en ese momento no se cuenta con la información necesaria. Otras esas ideas lanzadas al aire, sin ningún contenido específico, pueda que sean muy buenas ideas pero no se les da seguimiento y quedan en el olvido.
Pues bien, con el Comité de Proyectos se pueden evitar esos y otros inconvenientes y darle a los proyectos una sistematización y seriedad.
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Los proyectos deben tener al menos la siguiente estructura:
Nombre o descripción: objetivos; naturaleza (ornato, recolección de fondos, caridad. etc.); fecha tentativa de la actividad o proyecto; metodología, publicidad (indicar si se necesita y de qué tipo, y en su caso, deberá comunicarlo al Comité de Publicidad); cronograma de tareas previas a la actividad o proyecto; resultados o beneficios esperados (meta); indicar si se requiere hacer horario y distribución de trabajo.
Solo en caso de proyectos urgentes no se requerirá que esa estructura sea por escrito, pero es importante que aunque sea mentalmente se piense en la estructura anterior.
El Comité será encargado de recibir las diferentes ideas de proyectos y darles seguimiento hasta concretarlos. Al efecto, tendrá un cuaderno en el que apuntará todos los posibles proyectos y deberá examinarlos uno a uno a fin de darles la estructura anterior y presentarlos al plenario para su respectiva aprobación.
En la labor de darle forma al proyecto, podrá llamar a reunión al socio proponente, quien integrará temporalmente el comité a ese efecto. Igualmente podrá consultar a la Junta Directiva o al León Asesor. El comité no presentará o anunciará al plenario ningún proyecto, si éste no cuenta con el debido planeamiento según la estructura dicha. Una vez listos los proyectos para presentar, deberá consultar al Presidente antes de la respectiva sesión si presenta o no los proyectos en dicha sesión.
Contará con un archivo de proyectos donde guardará todo proyecto, tanto los aprobados como los no aprobados. Cualquier socio tendrá acceso a este archivo y podrá utilizar proyectos viejos para volverlos a presentar. De hecho hay proyectos que tienen esas características, o bien dado el éxito que tuvieron en un momento dado se pueden volver a repetir. Ejemplo: marcha de papel y lápiz a inicio de clases, venta de helados para los desfiles del 15 de setiembre, fiesta para niños pobres en navidad o día del niño, etc.
Para el desarrollo de sus ideas debe contar con un espacio en todas las sesiones ordinarias y es importante que rinda informe de labores en las sesiones plenarias.
Comité de Publicidad
Es el comité encargado de darle publicidad a los diferentes proyectos que por su naturaleza así lo requieran. Estos casos serán los que así le señale el Comité de Proyectos con indicación de fecha para rendir informe.
En dicho informe, que se rendirá ante el plenario en forma escueta, deberá señalarse el público meta y el tipo de publicidad a desarrollar. Al efecto fijará un cronograma de actividades y materiales a ocupar y dentro de esto último fijará un presupuesto aproximado y posible financiamiento
Expuesto lo anterior ante el plenario y aprobado por éste, le corresponde al comité ejecutar su proyecto de publicidad, lo que significa organizar la confección del material publicitario, y distribución del mismo con la cooperación de todos los socios, si fuere necesario.
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De requerir afiches del Distrito para cualquier evento, le corresponde solicitar los mismos ante la Secretaría Distrital. O bien ahora existe mucha información en las páginas de internet relativas a los Leos.
La publicidad que dirigirá este comité es a nivel comunal o nacional pero no entre Leos, pues para la publicidad con socios de otros Clubes se encargará el comité de Relaciones Interclubes.
Comité de Relaciones Interclubes
Es el comité encargado de la comunicación con otros Clubes del Distrito, independientemente del fin, mas no así la comunicación con el Gabinete Distrital. Deberá contar con una lista actualizada de todos los Clubes con indicación de los socios, su teléfono, número de fax de cada Club y correos electrónicos. Es recomendable sacarle fotocopia al Directorio que entrega la Secretaría Distrital, o estar en contacto con ésta para que le suministre las actualizaciones pertinentes.
Le corresponderá hacer las confirmaciones a otros clubes de las actividades promovidas por ellos. Así, recibirá las confirmaciones directamente de los socios del Club y antes de enviarlas deberá comunicar al Presidente la lista respectiva.
En actividades administrativas o de servicio que realice nuestro Club, se invitará a los Clubes que el plenario designe. En caso de urgencia donde no sea posible tomar la opinión del plenario, deberá consultarse al Presidente. Únicamente avisará a todos los Clubes sin autorización cuando se trate de actividades abiertas de recolección de fondos.
Toda comunicación que envíe deberá ser firmada por el Presidente o Secretaria del Club y por el Coordinador de la actividad específica o por el coordinador del Comité de Relaciones interclubes. Una vez enviada la comunicación, devolverá la misma a la secretaria para los archivos del Club.
Al organizar una actividad en la que se invite a otros Clubes es de tomar en cuenta que no basta con el envío de fax o correo electrónico, siempre es necesario estar llamando por teléfono o hablar directamente con las personas.
Comité de Actividades Sociales
Es el comité encargado de organizar las actividades sociales del Club, tales como paseos, fiestas, etc. Recordemos que para el trabajo en equipo es muy importante la unión, y por lo tanto estas actividades benefician enormemente el desempeño del Club.
La función del Comité será promover dichas actividades y organizarlas en todos sus detalles, como serían fijar lo que se va a hacer, coordinar el trabajo, buscar el lugar, proponer fecha, e invitar a los miembros. Cuando se trate de actividades interclubes deberá coordinar con el comité respectivo para las invitaciones. Será el encargado también de los aspectos sociales de las actividades formales, tales como serían recepciones de invitados después de alguna sesión. Igualmente le corresponde idear y organizar el aspecto social de las sesiones plenarias. Puede fijarse como meta planear y organizar al menos dos paseos al año.
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Comité de Protocolo
El comité de protocolo tiene como función principal encargarse de todos los detalles relacionados con el protocolo tanto en sesiones ordinarias como en aquéllas sesiones o actividades solemnes. En estas últimas, le corresponde coordinar con el domador y con el Club de Leones, si fuera del caso sobre los símbolos necesarios para el acto. Igualmente, le corresponde acomodar la sala del acto y disponer de la ubicación de la mesa principal.
Le corresponderá también promover la aplicación de las reglas de protocolo y etiqueta entre los miembros del Club; para ello podrá programar charlas en sesiones plenarias. Igualmente debe asesorar al Presidente en cuento a la confección de la agenda y cualquier duda de protocolo durante el desarrollo de la sesión.
Naturalmente es imprescindible el manejo de las reglas de protocolo y cualquier duda debe canalizarla a través del Comité Distrital de Protocolo o con algún Leo de reconocida trayectoria.
Comité de Novia
Es el comité llamado a apoyar en forma directa a la novia en todos sus proyectos. Será el comité que la asesore y la ayude en el planeamiento organización y ejecución de sus proyectos.
Deberá acompañar a la novia en los actos o sesiones oficiales, como por ejemplo, en la actividad de servicio que organiza el Comité Distrítal de Novias. Igualmente apoyará a la: novia en sus labores relacionadas con actividades distritales promovidas por la novia nacional.
El comité necesariamente tendrá necesariamente a la novia como coordinadora. Sin embargo el resto de los miembros del comité serán responsables en el desempeño de aquélla durante el periodo, por lo que le podrán proponer proyectos u otras ideas.
Deben motivar a la novia para que participe del Baile de Elección de la Novia en la Conferencia Distrital, y si es del caso ayudarla con la propaganda o a confeccionar los recuerdos que vaya a dar.
Comité de Relaciones Humanas
Este comité tiene la gran responsabilidad de mantener la armonía entre los miembros del Club. Debe detectar y buscar solución a los problemas entre los miembros. Para ello deberá escuchar a los involucrados en el problema y animarlos para que se reincorporen al Club o para que solucione el problema entre ellos, preferiblemente antes de que la situación trascienda en todo el Club. Deberá actuar bajo la mayor discreción y sus informes serán sobre aspectos generales, pero quedará a su criterio si informa sobre el fondo del asunto. Igualmente quedará a su criterio si el informe lo rinde ante el plenario, ante la Junta Directiva o ante el Presidente. Todo lo cual lo hará dependiendo de la naturaleza del problema.
Para asegurar el cumplimiento del deber de discreción, el comité será integrado preferiblemente por dos miembros que reúnan las cualidades requeridas al efecto, como madurez, experiencia, seriedad y características de conciliador.
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CAPITULO IV: PROTOCOLO
SECCIÓN I: GENERALIDADES
Definición
Se ha definido "protocolo" como el conjunto de reglas ceremonial o diplomáticas establecidas por decreto o por costumbre, o sea, son normas o disposiciones que regulan la ejecución de ceremonias o reuniones de un grupo social.
El protocolo se sustenta sobre la base de la lógica y el orden. En nuestro caso, los LEOS, el protocolo además de ser reglas que nos identifican como grupo, conlleva una serie de pautas fundamentadas lógicamente y encaminadas a establecer un orden determinado en nuestras reuniones y actividades, necesario para lograr la consecución de los objetivos en una forma más eficiente.
De manera que con las reglas del protocolo se puede alcanzar una mayor capacidad de organización en reuniones y otros eventos leoísticos, en el tanto que se logra una mejor utilización de los recursos humanos, económicos, y materiales en nuestra organización, en beneficio del grupo. Además de que se inculca en cada LEO la disciplina y formalidad que será de provecho más que en el ambiente leoístico, en su vida cotidiana como principios generales en las relaciones humanas.
Para el protocolo leoístico debemos tomar como base el Protocolo Leonístico, ya que no existe a nivel Internacional un Protocolo específico para Leo. De allí que cada Distrito Leo debe adaptar el protocolo a sus necesidades específicas, sin salirse de las normas generales ya establecidas, claro está.
El protocolo leoístico comprende:
- Detalles propios de la sesión
- La agenda que debe desarrollarse
- Disposición de asientos en la Mesa principal
Implementos que se uti l izan en sesiones LEO
En todas las actividades se utilizan artículos propios de nuestra agrupación. Dependiendo de la solemnidad o naturaleza del evento se utilizarán diferentes implementos, algunos propios de los LEOS, otros, son objetos que facilitan la ejecución de la reunión.
Es recomendable que la preparación y presentación de los objetos esté a cargo de algún socio que podría ser el Domador, el Jefe del Comité de Protocolo, el Fiscal, en cualquier caso bajo la supervisión o consejos del Presidente.
Bandera nacional: Debe existir una única bandera en el recinto donde se realiza la sesión, ya sea de pie o una pequeña sobre la mesa. En caso de llevarse ambas, debe retirarse la de la mesa. Siempre se colocará al frente del plenario, a la derecha, nunca atrás de la mesa ni de manera que las personas de la mesa principal o el maestro de ceremonias le den la espalda
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Banderas de otros países: Cuando se trata de actividades internacionales, las banderas de los participantes van todas a la derecha, pero la del país anfitrión siempre estará más hacia la derecha. Cuando se trata de una actividad específica de un país, pero se tiene la visita de un compañero extranjero, debe utilizarse una bandera pequeña, colocándola en la mesa frente al visitante.
Himno Nacional: Se debe contar con la música de himno nacional del país anfitrión. En actividades internacionales se debe contar con los himnos de los países participantes, caso contrario, se deberán cantar a capela. Se escucha primero el del país anfitrión, y luego el de los demás participantes.
Podio. Se usa para sesiones solemnes. Se ubica a la derecha de la mesa principal, más a la derecha se ubica la bandera o banderas de los países participantes.
Mesa Principal: Debe ser rectangular y el tamaño será según el número de personas que se van a sentar en la mesa. Debe tenerse sumo cuidado en el orden de localización de las personas conforme a un orden jerárquico decreciente según se verá adelante. La mesa debe estar cubierta con un mantel leoístico o uno informal. Igualmente se colocarán indicadores de mesa que llevan el nombre de la persona y el cargo que desempeñan, con un diseño que permita ser legibles a una distancia media. Igualmente se colocan vasos con agua, que serán preferiblemente de vidrio, así como flores que adornan la mesa. Estas flores deben ser bajas y extendidas de manera que no tape a los que integran la mesa principal.
El mazo y la campana: Se usan como símbolos propios del leoísmo y representan el medio de conducción de la sesión, por lo que estarán al frente del Presidente.
Estandarte: El estandarte del Club anfitrión se coloca a la izquierda de la mesa principal. Cuando existen varios estandartes, el del Club anfitrión será el que vaya primero a la izquierda.
Pin: En actividades muy formales se utiliza únicamente el pin, dejando el chaleco para actividades de trabajo.
Actos culturales: Para engalanar las sesiones solemnes pueden incluirse números culturales de cualquier tipo, lo cual debe hacerse antes de que empiece el espacio para autoridades leoísticas.
Agenda: En sesiones solemnes deberá estar disponible al público y autoridades que participan en la mesa principal. El Presidente es el único que puede variar el orden de la agenda y lo puede hacer a su completa responsabilidad.
Maestro de Ceremonias: Puede ser una o dos personas las encargadas de presentar y moderar una actividad procurando mantener el orden establecido por la agenda. Introducirán cada uno de los puntos de la agenda en forma elegante y amena. Deben tener facilidad de expresión, buena dicción y presentación personal. Deben conocer la ubicación de los invitados especiales y miembros de la mesa principal. Deben resaltar las cualidades de las autoridades de la mesa principal. No puede abusar del uso de la palabra, por lo que se abstendrá de excederse en comentarios. No debe tratar de dirigir la sesión, ya que es función propia del Presidente.