manual del comite de informatica

Junio de 2003

Manual de Organización y Reglas de Operación

COMITE DE INFORMATICA

Junio de 2003

CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................................................................... 1

MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 2

OBJETIVOS........................................................................................................................................ 3

GENERAL ........................................................................................................................................... 3 ESPECÍFICOS....................................................................................................................................... 3

FUNCIONES GENERALES DEL COMITE................................................................................... 4

INTEGRANTES.................................................................................................................................. 6

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES .............................................................. 7

PRESIDENTE................................................................................................................................... 7 SECRETARIO TECNICO ................................................................................................................ 8 VOCALES ........................................................................................................................................ 9 INVITADOS ................................................................................................................................... 10

REUNIONES ..................................................................................................................................... 11

ORDINARIAS ................................................................................................................................ 11 EXTRAORDINARIAS................................................................................................................... 12

CALENDARIO DE REUNIONES .................................................................................................. 13

Dirección de Planeación y Evaluación Gerencia de Sistemas Noviembre 2000 Pagina 1

INTRODUCCION

El Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., (CPTM) es una empresa moderna que

tiene la visión de ser líder en la materia de su objeto. La tecnología de información, es hoy día, un

elemento crucial en la eficiencia y efectividad de las organizaciones modernas y una importante

ayuda para el logro de sus objetivos.

En tal sentido, el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., en el marco de su

Programa Institucional a establecido como elemento estratégico el Desarrollo Tecnológico, con el

cual se pretende impulsar y adoptar como cultura laboral, el uso intensivo de la tecnología en el

que hacer institucional.

Es por ello que se requiere establecer un marco normativo que oriente las acciones de la empresa

en materia informática, considerando el equipamiento y dotación de suministros a las diversas

áreas, así como la planeación, desarrollo e implantación de los sistemas que apoyen la gestión de

la organización.

La adecuada alineación de los objetivos del área con los objetivos del Consejo de Promoción

Turística de México, S.A. de C.V., así como la real integración de la gente, los procesos de

negocios, y la tecnología permitirán que se alcancen los beneficios esperados.

Es en este contexto, que se conformo el Comité de Informática del Consejo de Promoción Turística

de México, S.A. de C.V., como organismo rector de la función de informática en la empresa.

A dos años de conformación del comité, la dinámica misma de la organización hace necesaria una

actualización de estas reglas de operación para adaptarla a las realidades y necesidades de la

organización.

DIRECCION DE DESARROLLO TECNOLOGICO

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MARCO LEGAL Con base a lo descrito en el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 6 de

mayo de 1996, mediante el cual se aprueba el Programa Especial de Mediano Plazo denominado de Desarrollo Informático, el cual en su punto 3.1.4.7 referente a las Estructuras

Administrativas definidas en las Líneas de Acción del Sector Público para el aprovechamiento de la

Informática, en su segundo inciso dice a la letra:

“Consolidar el funcionamiento de los comités informáticos que han sido creados en algunas

dependencias y entidades de la Administración Pública, y constituirlos donde no existen. Estos

Comités deberán propiciar la participación de las autoridades responsables de la planeación

institucional, a fin de garantizar que la planeación informática se realice en función de los objetivos

de la empresa”.


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OBJETIVOS General Constituir el Comité de Informática Institucional como órgano colegiado con el propósito de

determinar el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI), coordinar su instrumentación,

dar seguimiento y evaluar las acciones derivadas del mismo.

Específicos

I. Establecer los principales Objetivos, Estrategias, Acciones y Presupuestos que conformaran

el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI).

II. Aprobar la realización de los principales proyectos e inversiones informáticas requeridos por

el CPTM para asegurar que la empresa cuente con la infraestructura tecnológica y los

sistemas necesarios para la consecución de sus objetivos institucionales

III. Asegurar la participación y compromiso de las diferentes áreas involucradas en los proyectos

para garantizar una adecuada implantación y utilización de la infraestructura y sistemas que

permita alcanzar los objetivos propuestos.

IV. Evaluar los resultados y dar seguimiento a los planes, acciones y proyectos aprobadas por el

Comité y apoyar la instrumentación de las medidas correctivas que sean necesarias.

V. Ser un foro para la discusión, evaluación y/o aprobación de nuevas iniciativas de negocios

que involucran nuevas tecnologías y/o uso intensivo de la misma


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FUNCIONES GENERALES DEL COMITE

I. Aprobación del Programa Institucional de Desarrollo Informático, así como de los proyectos y

adquisiciones que a juicio del Director de Desarrollo Tecnologico sea necesario presentar al

Comité debido a su alto costo o impacto en la organización.

II. Aprobar el presupuesto general de inversiones y gastos de operación del área informática.

III. Aprobar las principales políticas, procedimientos y estándares que norman la adquisición,

contratación, arrendamiento, y suministro de productos y servicios informáticos, así como las

que gobiernan operación y utilización de la infraestructura tecnológica.

IV. Apoyar la implementación y observancia en las diferentes áreas de las políticas y

procedimientos establecidos en materia de desarrollo tecnológico.

V. Establecer prioridades en los objetivos y la asignación de recursos informáticos, así como

resolver los conflictos derivados de este proceso.

VI. Asegurar que los recursos tecnológicos sean utilizados de manera eficiente y racional.

VII. Asegurar el cumplimiento oportuno y efectivo de responsabilidades así como la adecuada

coordinación y apoyo entre las diferentes personas y áreas involucradas, para la exitosa

implementación y utilización de los sistemas y equipos

VIII. El seguimiento y evaluación periódica de los planes y proyectos así como de las medidas de

corrección que sean necesarias.

IX. Proponer iniciativas tecnológicas que coadyuven al desarrollo institucional y a eficientar las

funciones de las diversas áreas


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X. El establecer las acciones para desarrollar la cultura tecnológica en la organización que

faciliten al personal la incorporación de estas tecnologías al desarrollo de sus funciones en su

ámbito de competencia

XI. El aprobar los casos de excepción a las objetivos, políticas y procedimientos establecidos por

el propio Comité.

XII. Las demás que le sean asignadas por el Director General del Consejo de Promoción Turística

de México S.A. de C.V., y por la Junta de Gobierno del mismo.


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INTEGRANTES

El Comité de Informática será integrado por personal de la empresa en representación de las

principales áreas que conforman el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.,

conformándose de la siguiente forma:

Rol Titular Suplente Presidente Honorario

Director General del CPTM

Presidente Director de Desarrollo Tecnológico Nombrado por el titular del área Secretario Técnico Gerente de Sistemas de Información Nombrado por el titular del área Vocal Subdirector General de Promoción Nombrado por el titular del área Vocal Subdirector General de Administración Nombrado por el titular del área Vocal Subdirector General de Mercadotecnia Nombrado por el titular del área Invitados Permanentes

Titular del Órgano de Control Interno Director de Recursos Financieros

Nombrado por el titular del área

Invitados Especiales

Serán convocados de acuerdo a los asuntos a tratar

La conformación de los integrantes del Comité responde a las atribuciones que les confiere su

puesto en la toma de decisiones en sus respectivos ámbitos de competencia y a la facultad de

establecer las prioridades a los requerimientos de operación de los diversos programas sustantivos

y de apoyo de la empresa y que requieren del apoyo informático.

En caso de ausencia del Presidente, la presidencia corresponderá al suplente. En caso de

ausencia de ambos, no podrán llevarse a cabo las sesiones del Comité.

Durante las reuniones ordinarias, las resoluciones se tomarán por mayoría simple de votos siempre

y cuando existe Quorum suficiente, teniendo el Presidente Honorario y el Presidente del Comité

voto de calidad en caso de empate, los vocales y el secretario técnico tendrán voz y voto, los

invitados tendrán sólo voz.

Durante las reuniones extraordinarias, las resoluciones se tomaran por mayoria simple de los

miembros presentes, aunque no exista Quorum suficiente, siempre y cuando asistan por lo menos

tres miembros.


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FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES PRESIDENTE

Establecer la agenda de la reuniones, así como los criterios y lineamientos a seguir en la

atención de los asuntos objeto del comité.

Convocar y coordinar la celebración de las reuniones ordinarias y extraordinarias del

comité.

Recibir los planteamientos y recomendaciones de las diferentes áreas del CPTM y

promover las medidas de acción pertinentes para el desahogo de los asuntos materia del

comité.

Presentar los asuntos a consideración del Comité de acuerdo a la convocatoria de la sesión

respectiva.

Someter a votación los acuerdos del Comité.

Coordinar el desarrollo del Programa Institucional de Desarrollo Informático, así como del

Presupuesto General de Inversiones y Gastos de Operación en Tecnología de Información

Supervisar que los planes, acciones y acuerdos establecidos en el Comité se lleven a cabo

de la manera acordada.

Informar al Director General del CPTM, sobre los acuerdos más relevantes, así como

coordinar con él mismo, la autorización de los acuerdos que estén fuera de las atribuciones

de este comité


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SECRETARIO TECNICO

Elaborar los oficios de invitación a las sesiones, agenda de trabajo y distribuir las carpetas

informativas con un día hábil de anticipación a la reunión para el caso de reuniones

ordinarias, cuando se trate de reuniones extraordinarias, la carpeta se entregara con dos

horas de anticipacion.

Preparar los acuerdos para ratificación por los miembros del Comité

Emitir su opinion técnica sobre las propuestas que se presenten al Comité y preparar la

documentación para presentar los asuntos a consideración del comité.

Integrar para su presentacion al comité la situación general y avance de los proyectos en

base a la informacion que reciba de las areas involucradas.

Preparar los apoyos necesarios para la celebración de las sesiones (materiales, sala de

juntas, equipo, etc.)

Elaborar la minuta correspondiente a cada sesión y difundirla entre los participantes, asi

como entre las areas que se vean afectadas por las decisiones del Comité.

Establecer el control y seguimiento de los acuerdos tomados por el comité e informar

periódicamente a los miembros de Comité del estado de los mismos


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VOCALES

Presentar con la debida anticipacion al Comité, a través del Secretario Técnico, las

necesidades específicas y el estado especifico de los proyectos informáticos que se estén

desarrollando en las áreas bajo su cargo

Participar en el análisis general de los diversos asuntos y proyectos que se presenten al

comité para su aprobación

Establecer las acciones necesarias en las áreas bajo su cargo, para asegurar que exista el

apoyo necesario y se estén llevando a cabo de manera correcta y oportuna las actividades

requeridas por estas áreas según se asignen las responsabilidades dentro de los proyectos

Participar en la definición de acciones, lineamientos y prioridades, en materia de desarrollo

interno y externo, suministro de bienes, adquisición de recursos informáticos, y

mantenimiento

Analizar los asuntos presentados en el seno del comité, emitir opiniones y recomendaciones

a los mismos, así como emitir sus voto para la resolución de los mismos.

Designar de manera oportuna un suplente para que los represente en el Comité en caso de

no poder asistir al mismo.

Apoyar y cumplir los acuerdos tomados en el Comité, asi como asegurar la difusion y

cumplimiento en las areas bajo su responsabilidad.


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INVITADOS

Participar de manera activa en el analisis de los asuntos presentados en el seno del comité,

asi como emitir opiniones y recomendaciones a los mismos.

Los invitados al comité tendran derecho de voz pero no de voto, por lo cual no deberán de firmar

ningún documento que implique decisiones relativas a la formulación o ejecución de los programas

y planes en materia de informática de la Empresa.


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REUNIONES ORDINARIAS

• El Comité de Informática se reunirá de forma ordinaria tres veces por año.

• En cada reunión el secretario técnico del comité pasará lista de asistencia, una vez que se

constate la existencia de quorum suficiente (la mitad de los miembros más uno), someterá a

consideración de los miembros el orden del día

• El secretario técnico someterá a consideración del órgano colegiado, la aprobación del

contenido de la minuta de la reunión anterior y presentará a consideración de los miembros

cualquier situación que exista sobre procedimientos o acuerdos pendientes de

implementación, así como cualquier tema o situación que sea competencia del Comité

• Asimismo, el secretario técnico recabará la firma por parte de los miembros de los acuerdos

a los que se haya llegado durante las sesiones

• El secretario técnico presentará para su consideración a los miembros del comité los

asuntos a desahogar en las reuniones

• Con excepción de los casos en los que las decisiones sean unánimes, deberá indicarse en

la minuta de la reunión quiénes emitieron voto y el sentido de éste.

• Una vez, sesionados los asuntos acordados en el orden del día, el presidente del comité

invitará a los miembros del mismo a tratar asuntos generales relacionados con el objeto del

propio comité

• Dentro de los 5 días hábiles siguientes al término de la reunión, el secretario de actas

distribuirá para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta

preliminar de la reunión, en la cual se resumirán los temas tratados y los acuerdos tomados

por el comité. Los miembros del Comité deberan de enviar por escrito sus comentarios al

Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la


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minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se

entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.

EXTRAORDINARIAS

• El Comité podrá reunirse en cualquier otra fecha, a petición escrita del Director General del

CPTM, del presidente o de cualquier miembros del Comité, y cuando exista la necesidad de

dar atención a un asunto relacionado con el objeto del comité

• El plazo para la celebración de la reunión será de 3 a 15 días, a partir de la recepción de la

petición o causa que origina la necesidad de la reunión

• La petición debe especificar el asunto por el cual se solicite convocar a la reunión

extraordinaria y, durante la agenda de la reunión, la atención se concentrará en dicho

asunto.

• A la petición anterior, las áreas solicitantes deberán de enviar al secretario técnico, la

documentación e información inherente con el asunto, a fin de que se proceda a preparar la

carpeta para los miembros del comité, la cual podra ser entregada a mas tardar con 2 horas

de antelación a la reunión.

• Las decisiones en juntas extraordinarias se efectuará por mayoría simple de los miembros

asistentes.

• Dentro de los 5 días hábiles siguientes al término de la reunión, el secretario de actas

distribuirá para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta

preliminar de la reunión, en la cual se resumirán los temas tratados y los acuerdos tomados

por el comité. Los miembros del Comité deberan de enviar por escrito sus comentarios al

Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la

minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se

entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.


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CALENDARIO DE REUNIONES Las reuniones ordinarias de trabajo se llevaran a cabo

SESIÓN Fecha

1 1er Trimestre del año en curso 2 Junio o Julio 3 Noviembre o Diciembre del año en curso

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