226C-ES(512)Manual del Comit de Relaciones PblicasCOMPONENTE DEL JUEGO DE MATERIALES PARA FUNCIONARIOS DEL CLUBndiceIntroduccin 1.Funciones y responsabilidades del comit ........................................................3Promocin del club ................................................................................................................................................................ 4Los componentes de las relaciones pblicas ........................................................................... 5Cuadro social e imagen pblica ...................................................................................................................... 6Los mensajes fundamentales de Rotary .......................................................................................... 7 2.El Presidente del Comit de Relaciones Pblicasdel club .......................................................................................................................................................................................................... 10El comit a su cargo ......................................................................................................................................................... 11Establecimiento de metas...................................................................................................................................... 12El presupuesto............................................................................................................................................................................ 13Las comunicaciones.......................................................................................................................................................... 13 3.Recursos ..................................................................................................................................................................................................... 14Preguntas de discusin para la Asamblea del Distrito .................. 17Hojas de trabajo para la Asamblea del Distrito ............................................... 18Esta edicin 2012 del Manual del Comit de Relaciones Pblicas est dirigida a comits de club que ejercern el cargo en los perodos 2013-2014, 2014-2015 y 2015-2016. La informacin en este manual se basa en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, los Estatutos de Rotary International, los Reglamentos de Rotary International y el Rotary Foundation Code of Policies. En esos documentos encontrar las normas vigentes, y cualquier modicacin a dichos documentos adoptada por el Consejo de Legislacin o la Directiva de RI tendr precedencia sobre las normas contenidas en esta publicacin.Las fotografas incluidas en este manual son obra de Alyce Henson y Monika Lozinska-Lee, fotgrafas de planta de RI.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS1INTRODUCCINIntroduccin El Manual del Comit de Relaciones Pblicas contiene informacin fundamental para ayudar a los comits de relaciones pblicas de los clubes Rotarios a establecer metas y comprender sus responsabilidades relativas al aumento de la ecacia del club. Las responsabilidades del comit varan segn las leyes locales, los usos culturales y los procedimientos de cada club; motivo por el cual se le recomienda adaptar las sugerencias presentadas aqu a sus necesidades especcas. Esta publicacin consta de tres captulos. En el primero se describen las principales responsabilidades generales del comit. En el segundo se indican las responsabilidades especcas del presidente del comit. El tercero presenta recursos que pueden resultarles tiles a usted y a los dems miembros del comit. Despus del tercer captulo encontrar preguntas para la discusin que deben completarse antes de la Asamblea de distrito y hojas de trabajo que se usarn ah. Asegrese de llevar este manual consigo a la asamblea.Cada comit (Administracin del Club, Cuadro Social, Relaciones Pblicas, Proyectos de Servicio y La Fundacin Rotaria) cuenta con un manual que contiene la descripcin general del comit y sus responsabilidades. Se pueden descargar gratuitamente copias adicionales de este manual del sitio web de RI, www.rotary.org. Este manual forma parte del Juego de materiales para funcionarios del club (225-ES). Tambin puede ser adquirido por separado, a travs de shop .rotary.org.Comparta el captulo 1 con los dems miem-bros del comit para que estn al tanto de sus res-ponsabilidades.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS2INTRODUCCINAl prepararse como dirigente de su club, recuerde que el club rotario es miembro de Rotary International, y como tal, forma parte de una red mundial de 34.000 clubes rotarios, con acceso a los servicios y recursos que ofrece la organizacin, incluidas publicaciones en nueve idiomas, informacin en www.rotary.org/es, subvenciones de La Fundacin Rotaria y respaldo del personal de la Sede y las siete ocinas de RI en el exterior. Comentarios?Si tiene preguntas o comentarios sobre este manual o cualquier otro recurso de capacitacin de RI, pngase en contacto con:Leadership Education and Training DivisionRotary International One Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EE.UU.Correo electrnico: learn@rotary.orgTelfono: +1 847 866 3000Fax: +1 847 866 9446Funciones y responsabilidades del comitLa funcin del Manual del Comit de Relaciones Pblicas es elaborar y llevar a cabo un plan para difundir informacin sobre Rotary entre el pblico y promocionar las actividades y proyectos de servicio del club. Un programa slido de relaciones pblicas informa a las comunidades de todas partes del mundo que Rotary es una organizacin conable y responde a necesidades reales. La imagen pblica positiva de un club Rotario motiva a sus socios a la accin y genera entusiasmo por aliarse entre posibles socios.Las responsabilidades del Comit de Relaciones Pblicas del club, resumidas a continuacin, se explican en mayor detalle en este captulo:Establecer metas para el comit a n de lograr las metas de relaciones pblicas del club para el ao entrante.Familiarizarse con los recursos de relaciones pblicas de RI.Generar conciencia sobre las actividades y proyectos del club entre los socios, los medios de comunicacin y la comunidad en general.Entender los componentes de las relaciones pblicas que ayudarn a promocionar a Rotary en la comunidad.Conocer los mensajes fundamentales de Rotary y usarlos al hacer presentaciones pblicas.1En virtud de su cargo, el presi-dente del club es miembro de todos los comits del club.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS3FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITEl trabajo del Comit de Relaciones Pblicas se relaciona con la Avenida de Servicio en el Club.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS4FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITApoyar las iniciativas de captacin de socios del Comit de Desarrollo de la Membresa del club.A medida que vaya adquiriendo mayor informacin sobre estas responsabilidades, piense en las metas del comit, el plan que desarrollar para las actividades que se emprendern y los recursos que necesitar durante el ao. Cuando surgen casos en los que es necesario enfrentarse a publicidad negativa con respecto a Rotary o a su club, el comit deber reunirse para estudiar la mejor manera de resolver el problema. Se debe responder a percepciones errneas con campaas de relaciones pblicas bien dirigidas. Para obtener ms informacin, consulte la Gua para situaciones de crisis (515-ES) o pngase en contacto con el personal de RI de Relaciones con los Medios para advertirlos de la posible crisis.Promocin del clubLa responsabilidad principal del Comit de Relaciones Pblicas es la de dar a conocer a la comunidad local las actividades y proyectos de servicio del club, destacando los valores de Rotary y el trabajo que la organizacin realiza. Los residentes de la comunidad se informan sobre Rotary a travs de los medios de comunicacin y lo que los dems comentan sobre la organizacin. Por tal motivo, para mantener buenas relaciones pblicas es esencial que los socios del club y los medios de comunicacin estn siempre bien informados sobre las actividades del club. Hay muchas formas de promocionar al club y a la organizacin. Por ejemplo:Patrocinar eventos especiales, como maratones, campaas de reciclaje o actividades de recaudacin de fondos.Montar exposiciones, carteleras y anuncios en los espacios pblicos de la comunidad.Publicitar los proyectos del club mediante anuncios en peridicos o revistas, vallas publicitarias, autobuses y terminales de transporte areo o ferroviario.Instar a los rotarios a lucir la insignia de Rotary en sus solapas.Publicar informacin sobre Rotary en un foro en lnea, el calendario de actividades de la comunidad, redes sociales en Internet, o la pgina web del club o de otra organizacin.Se recomienda que los miembros del comit generen juntos ms ideas antes del inicio del ao, seleccionen las mejores y tracen un plan para implementarlas. Para promocionar las actividades de Rotary de manera efectiva, usted tendr que conocer los componentes de las relaciones pblicas y ser capaz de usar ecazmente los mensajes fundamentales de la organizacin.Se puede crear subcomits para la administracin de las numerosas responsabilidades del comit, en especial si se trata de un club grande.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS5FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITLos componentes de las relaciones pblicas Las relaciones pblicas ecaces requieren tiempo, esfuerzo y planicacin. Antes del inicio del ao, su comit deber elaborar un plan de accin que identique los proyectos y actividades que sern promocionados.Pblico. Para conseguir que la comunidad tenga una imagen positiva de Rotary, se requiere centrar las iniciativas de relaciones pblicas en grupos o sectores especcos:Beneciarios directos de los proyectos de servicio de Rotary Estudiantes y educadores Funcionarios del gobierno local Medios especializados que se ocupan de temas como educacin, alfabetizacin, agua o saludOrganizaciones no gubernamentales y sin nes de lucroLderes cvicos y del mundo de los negociosOrganizaciones comunitarias y cvicas Periodistas, bloggers, reporteros de televisin, radio, medios impresos y en lneaMedios. Dados los altos niveles de competencia por tiempo y espacio en los medios, es importante ser creativo y tomar en cuenta todos los tipos de medios de difusin existentes para comunicar lo que su club es y lo que hace.El trmino medios designa a las emisoras de televisin, peridicos, servicios internacionales de cable, la Internet (blogs y redes sociales inclusive), y publicaciones de otras organizaciones e instituciones. Adems, el trmino tambin designa a:Revistas y emisoras de radio locales Vallas publicitarias y otros medios de publicidad en la va pblica, como carteles en estaciones de bus o de trenPublicaciones profesionales y empresarialesCanales de cable de acceso pblicoBoletines corporativos y de organizaciones comunitariasComunicados de prensa. El comunicado de prensa es el medio ms comnmente usado para dar a conocer informacin a los medios. Sirve para alertar a los reporteros sobre un evento y con frecuencia funciona como base para una nota periodstica. Un buen comunicado responde a las preguntas bsicas quin?, qu?, cundo?, dnde?, por qu? y cmo? Cercirese de que el comunicado sea conciso y objetivo (no ms de una pgina).Al enviar un comunicado de prensa, siga los siguientes consejos:Enve su comunicado electrnico en el cuerpo del mensaje en lugar de adjuntar un archivo. Los ltros contra correos basura con frecuencia detectan correos con anexos y su mensaje podra no llegar al destinatario. Revise y descar-gue materiales listos para su publicacin en www.rotary.org /mediacenter.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS6FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITEn lugar de escribir simplemente comunicado de prensa como ttulo del correo electrnico, incluya informacin ms detallada sobre el tema.Tmese el tiempo de averiguar los datos del destinatario apropiado; enve su comunicado directamente a un reportero en lugar de hacerlo a la direccin general del medio de prensa.Hojas informativas. La hoja informativa contiene informacin bsica sobre la historia, objetivos y proyectos de Rotary. Entre los rotarios, las hojas informativas se emplean para formar a los socios nuevos y posibles socios. Fuera de la organizacin, brindan a los medios datos de referencia, propician la concientizacin pblica e informan al pblico en general respecto a las actividades de Rotary. Encontrar las hojas informativas que publica RI en www.rotary.org/es; descrguelas para adjuntarlas a sus comunicados. Cuadro social e imagen pblicaLa imagen pblica y el crecimiento de la membresa de Rotary estn estrechamente vinculados. Una campaa coherente y de calidad instar los miembros de la comunidad a buscar cmo conectarse con los clubes locales y los har ms receptivos a invitaciones para aliarse. Se recomienda que el Comit de Relaciones Pblicas tenga esto en cuenta para sus campaas promocionales.Una campaa promocional exitosa utiliza tantos medios como sea posible. Sus compaeros socios pueden ayudarle a difundir las actividades del club y de Rotary.Promueva una imagen positiva. Trabaje con el Comit de Desarrollo de la Membresa del club en el anlisis de los factores que atraen socios nuevos y decidan juntos cules medios de comunicacin son los mejores para llevar su mensaje a las personas interesadas en aliarse. Busquen maneras de colaborar en iniciativas para captar socios. Para contribuir a la captacin de socios nuevos, el Comit de Relaciones Pblicas debe considerar lo siguiente:Difundir el trabajo de Rotary con y por los jvenes Destacar las oportunidades de servicio, establecimiento de contactos y compaerismo que ofrece la aliacinDar a conocer las actividades del club en peridicos y revistas profesionales y empresarialesDedicar una seccin del sitio web del club a las personas no rotarias y alentar a las organizaciones cvicas de la comunidad a crear un enlace en sus propias pginasAdems de contribuir a la captacin de socios nuevos, un programa efectivo de relaciones pblicas ayudar a conservar a los socios existentes.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS7FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITProcure que las actividades del club sean atractivas para los medios. Piense en qu tipo de actividades y eventos podran ser de inters en su comunidad. Trabaje con el Comit de Administracin del club para darle valor noticioso a sus programas, y con el Comit de Proyectos de Servicio para llevar a cabo proyectos que tengan inters para los medios y su audiencia. Por ejemplo:Proyectos de servicio que respondan a una necesidad especca de la comunidad o coincidan con una tendencia ms amplia en las noticiasProyectos de servicio internacionales apoyados por su club o por un voluntario localProyectos que involucren a los jvenes o a un residente de la comunidad destacadoOradores famosos o prominentes en las reuniones del clubPresentaciones por parte de participantes en los programas de RI o La Fundacin Rotaria, sobre sus experiencias con otras culturasActividades de Interact y RotaractAniversarios de clubes o programas localesActividades con un fuerte componente visualProyectos y actividades singulares e innovadoresObtenga la colaboracin de los socios. La membresa del club es un recurso excelente para su comit. Involucre a los socios en sus iniciativas de relaciones pblicas pidindoles que hablen sobre las actividades y proyectos del club, y sobre la organizacin en general. Asegrese de que todos los socios estn bien informados sobre Rotary y sus programas, y anmelos a promocionar la misin y los valores fundamentales de Rotary entre sus contactos personales, profesionales y de negocios.Los mensajes fundamentales de RotaryUna de las mejores maneras de transmitir el mensaje de Rotary es haciendo uso de la palabra en toda ocasin apta para hablar sobre su club y sobre la organizacin. En algunas ocasiones se presenta la oportunidad de hablar ante un pblico no rotario en eventos relacionados con algn proyecto o en otras oportunidades. Prepare declaraciones sucintas para explicar la labor de Rotary y de su club a los medios de comunicacin.Est preparado para responder cada una de las preguntas siguientes en no ms de un minuto:Qu es Rotary?Quines son los rotarios?Qu hace Rotary?MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS8FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITSus respuestas debern ser positivas, objetivas, especcas y breves. Evite el uso de trminos institucionales que pocos rotarios conocen. Para aquellas circunstancias que requieran de una presentacin ms formal o ms extensa, tome en cuenta lo siguiente:Piense en los destinatarios de su mensaje y modique la presentacin para hacerla atractiva a la audiencia especcaPrepare un esquema de los temas que desea incluirEnsaye su presentacin y tmele el tiempoPuede incorporar los siguientes mensajes fundamentales de Rotary a sus materiales de relaciones pblica y presentaciones:http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/pr_rotary_key_messages_resources_es.pdf] Rotary es una de las organizaciones internacionales de servicio humanitario ms importantes del mundo.Los socios de los clubes rotarios son lderes profesionales y de negocios que dedican voluntariamente su tiempo, sus conocimientos, su compasin y sus capacidades para mejorar la vida de las comunidades locales y en el exterior, en casi todos los pases del mundo.Rotary es una red mundial de ms de 34.000 clubes conformados por personas dedicadas a la promocin de causas sociales importantes con el n de mejorar la calidad de vida en el mundo.Nuestro historial de logros se demuestra por los millones de personas que han alcanzado y mantenido una mejor calidad de vida gracias a Rotary.La erradicacin mundial de la polio es la principal meta lantrpica de Rotary.En colaboracin con la Organizacin Mundial de la Salud, el UNICEF, la Fundacin Bill y Melinda Gates y numerosos gobiernos nacionales, Rotary est a punto de eliminar la segunda enfermedad infectocontagiosa en la historia de la humanidad (despus de la viruela). Desde 1985, se ha logrado una reduccin de 99 por ciento en los casos de polio a nivel mundial.Los rotarios han contribuido ms de US$1.000 millones e innumerables horas de servicio voluntario para colaborar en la inmunizacin de ms de 2.000 millones de nios en 122 pases.Rotary recaud ms de US$200 millones como contrapartida a los US$355 millones en subvenciones otorgadas a Rotary por la Fundacin Bill y Melinda Gates.Para observar a rotarios respon-diendo preguntas relacionadas con la organizacin en un minuto, vea los videos Rotary Minute disponibles en www.rotary.org /es.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS9FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITRotary est a la vanguardia de la lucha mundial contra los problemas humanitarios ms importantes.Entre las reas de inters de Rotary se cuentan la salud materno-infantil, el suministro de agua potable y saneamiento, la alfabetizacin y educacin bsica, y la prevencin y tratamiento de enfermedades.El modelo de gestin de Rotary basado en metas, ha motivado a otras organizaciones a trabajar con nosotros en torno a las mismas prioridades humanitarias.Rotary invierte en la gente para generar un desarrollo econmico sostenible.Rotary apoya a emprendedores locales y ayuda a capacitar a los jvenes y a las mujeres para el trabajo productivo.Rotary ayuda a las comunidades a incrementar su capacidad de apoyo al desarrollo econmico sustentable.Rotary fomenta la paz y la comprensin internacional a travs de sus programas educativos.El programa de Centros de Rotary pro Paz Mundial ofrece ttulos de posgrado y diplomaturas en estudios sobre la paz y resolucin de conictos a ms de 110 postulantes cada ao, en siete centros del mundo en colaboracin con determinadas universidades.Hoy en da, ms de 600 ex becarios de Rotary ocupan cargos de liderazgo en gobiernos y organizaciones del mundo entero.El programa de Intercambio de Jvenes promueve la buena voluntad a nivel internacional al brindar a 8.500 estudiantes de secundaria de ms de 100 pases la oportunidad de vivir y estudiar en el extranjero.El presidente del Comit de Relaciones PblicasEn preparacin para el cargo, infrmese sobre las expectativas que tienen para usted y su comit tanto la directiva y los socios del club, como el distrito y Rotary International. Hay varias tareas preparatorias que deber realizar antes de asumir el cargo. Adems de asistir a las sesiones de capacitacin en la Asamblea de distrito, usted deber:Reunirse con el presidente saliente del comitExaminar los reglamentos de su club para familiarizarse con sus procedimientos y normasRevisar el plan estratgico del club y establecer metas anuales que contribuyan a lSeleccionar y preparar a los miembros de su comit, junto al presidente electoEstablecer subcomits segn sea necesario (relaciones con los medios, publicidad/mercadotecnia y eventos especiales)Empezar a planear el tipo de actividades que su club puede emprender para mejorar su imagen pblica y captar nuevos sociosElaborar un plan de comunicaciones para el ao entranteDeterminar qu responsabilidades o tareas adicionales tiene el club para su comit2Responda las preguntas de discusin queencontrar al nal de estemanual enpreparacin para la Asamblea de distrito.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS10EL PRESIDENTE DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUBMANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS11EL PRESIDENTE DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUBUna buena preparacin contribuir a que el ao sea productivo. Una vez que asuma el cargo, usted tendr las siguientes responsabilidades principales:Administrar el presupuesto de su comitTrabajar con otros comits del club y con el comit de su distrito en diversas actividades o iniciativas interclubesPlanicar y llevar a cabo las reuniones y actividades regulares del comitSupervisar el progreso del comit hacia la consecucin de sus metas e informar de las actividades y avances del comit al presidente, la directiva y el club en su conjuntoEl comit a su cargoTrabaje en colaboracin con el presidente electo para seleccionar a los socios que llenarn plazas vacantes en el comit y para organizar reuniones de planicacin antes del comienzo del ao. A n de garantizar la continuidad, los miembros de los comits deben ser designados por un perodo de tres aos. Tome en cuenta las siguientes caractersticas al seleccionar nuevos miembros del comit: Experiencia profesional en medios de comunicacinDestrezas oratorias, de escritura o en fotografaFamiliaridad con las redes sociales en la InternetExperiencia en la creacin de sitios webTrabajo sobresaliente en la comunidadUna vez formado el comit, usted tiene la responsabilidad de capacitar a sus integrantes para el prximo ao rotario. Determine la mejor manera de aprovechar las destrezas e intereses de los miembros y delegue las tareas de acuerdo a ellas. Se podr capacitar a los miembros del comit de la siguiente forma:Informando a los nuevos miembros del comit de las actividades en marcha y los planes formulados en base al plan estratgico del clubJuntando a los nuevos miembros del comit con otros con mayor experienciaPromoviendo la comunicacin con rotarios que cumplen las mismas funciones en otros clubesCompartiendo con ellos los recursos disponibles para su comitDando a los miembros una lista de las actividades y reuniones del distritoMANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS12EL PRESIDENTE DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUBEstablecimiento de metasSu responsabilidad como presidente es lograr que el comit establezca y cumpla sus propias metas anuales en apoyo del plan estratgico del club. Usted tendr la oportunidad de trabajar en el establecimiento de metas con el presidente electo y otros lderes entrantes del club en la Asamblea de distrito. RI est preparando una herramienta en lnea para ayudar a los clubes a presentar sus metas a travs de Ingreso/Rotarios.Metas ecaces. Asegrese de que las metas anuales reejen las capacidades del comit y los intereses del club. Las metas deben ser compartidas, mensurables, estimulantes y alcanzables, y deben cumplirse en un plazo especco.Plan de accin. Trabaje con los lderes del club y los miembros del comit en la elaboracin de un plan de accin que establezca las etapas necesarias para lograr cada meta. Los siguientes pasos le ayudarn a desarrollar el plan de accin:Establezca un plazo para la ejecucin de cada etapaDetermine quin es responsable de llevar a cabo cada etapaEstablezca criterios para evaluar los avances y el xito de cada etapaTome en cuenta los recursos y materiales disponibles en el club, el distrito y a travs de RI para apoyar el logro de la metaConrme la disponibilidad de recursos humanos, informativos y nancieros antes de iniciar una accinDecida cmo evaluar su xito en el logro de las metas establecidas, y si necesita datos de base para elloHaga una evaluacin peridica de las metas y efecte las modicaciones necesarias para asegurar un avance sostenido hacia su logro.Motivacin. Una de sus responsabilidades consistir en mantener un alto nivel de motivacin entre los miembros del comit. Estos son algunos factores motivadores comunes:Estar convencido de que la meta ser beneciosaEstar convencido de que la meta se puede alcanzar y tendr xitoOportunidades de compaerismo y establecimiento de contactosTareas que aprovechen la experiencia de cada miembroReconocimiento por la dedicacin de tiempo y esfuerzos en pro de las metas del comitEstas estrategias de motivacin ayudan a mantener el compromiso de los socios para con Rotary y fomentan su participacin continua en las actividades del club. Una variedad de herramientas de planicacin estn disponi-bles para los clubes, entre ellas Cmo ser un club dinmico: Plan de liderazgo y la Gua para la planicacin estratgica.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS13EL PRESIDENTE DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUBEl presupuestoAntes del 1 de julio, trabaje con el presidente del comit saliente y con el tesorero del club para determinar los fondos que el comit necesitar a n de alcanzar sus metas, y para asegurarse de que esos fondos se incluyan en el presupuesto del club. Incluya tambin cualquier actividad planicada para recaudar fondos. Supervise los fondos, transacciones e informes del comit, y mantngase informado en todo momento del estado del presupuesto. Si se rene peridicamente con el tesorero del club, podr tomar cualquier medida correctiva que se requiera de manera inmediata.Las comunicacionesPiense en cmo se comunicar con los siguientes lderes del club:Los miembros del comit. Los comits deben reunirse con regularidad para identicar los recursos disponibles, debatir los proyectos en marcha y las nuevas iniciativas, y elaborar estrategias para el logro de las metas del comit y del club.Su club. Informe al presidente, la directiva y todos los socios del club sobre las actividades del comit, incluidos los planes de accin y avances hacia el logro de las metas.Otros comits. A menudo, la labor de un comit ejerce un impacto en la labor de otro. El Comit de Relaciones Pblicas deber colaborar con los siguientes comits: Comits de Proyectos de Servicio (para estar al tanto de proyectos venideros que puedan ser de inters para los medios) Comit de Desarrollo de la Membresa(para dirigir sus iniciativas a la captacin de nuevos socios en la comunidad y promover el orgullo de ser rotario entre los socios existentes) Comit de La Fundacin Rotaria (para mantenerse informado sobre prximas subvenciones) Comit de Administracin (para informar a los medios con anticipacin respecto a los oradores programados que harn uso de la palabra en el club y para disear el sitio web del club de manera que resulte atractivo a los medios y al pblico en general)El distrito. Si su comit necesita asesora o informacin, pngase en contacto con su homlogo en el distrito o el asistente del gobernador.La regin. Su coordinador de la imagen pblica de Rotary est disponible para ayudar al club en temas de relaciones pblicas. Encontrar los datos del coordinador para su regin en www.rotary .org.Recursos Hay muchos recursos disponibles para ayudar a su comit a cumplir sus funciones. Descrguelos a travs de www.rotary.org/es, o pdalos a shop.rotary.org, mediante correo electrnico a shop.rotary@rotary.org, o a travs de su ocina internacional.Relaciones pblicas ecaces: Gua para los clubes rotarios (257-ES) Herramientas y consejos para promocionar las actividades del club y generar atencin positiva en la comunidad y entre socios potenciales.www.rotary.org/es El sitio web de RI ayuda a los lderes de club a generar una imagen pblica positiva. Incluye ejemplos de comunicados de prensa, consejos para trabajar con los medios de comunicacin y anuncios de servicio pblico. Centro de Medios de Rotary (www.rotary.org/mediacenter) Un recurso en el que podr ver y descargar contenido multimedia como videos de alta calidad, imgenes para imprimir en alta resolucin, anuncios listos para la radio y enlaces con las pginas de Rotary en las redes sociales. Comprtalo con otros rotarios y con los medios locales.3MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS14RECURSOSMANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS15RECURSOSGua para situaciones de crisis (515-ES) Ayuda a los clubes rotarios y los distritos a responder de manera ecaz a los medios de comunicacin cuando eventos inesperados generan pedidos de informacin por parte de la prensa.The Rotarian (o la revista regional de Rotary) Publicacin ocial de Rotary, con informacin sobre proyectos de clubes y de distritos, decisiones de la Junta Directiva de RI y reuniones de RI. Se publican 30 revistas regionales de Rotary en 24 idiomas, para los rotarios alrededor del mundo.Esto es Rotary (001-ES) Un colorido folleto ilustrado que ofrece una breve panormica de Rotary para rotarios en perspectiva y para el pblico en general.Manual de identidad visual de RI (547-ES) Pautas para el diseo de publicaciones a todos los niveles de Rotary y para el uso apropiado de las marcas de Rotary. Qu es Rotary? (419-ES) Tarjeta tamao billetera con respuestas a preguntas frecuentes sobre Rotary.Rotary PR Tips (en ingls) Boletn electrnico que presenta ideas para la promocin de Rotary por parte de los clubes y distritos en sus propias comunidades. Subscrbase en lnea en Rotary.org/newsletters. Recursos humanosEncontrar la informacin de contacto en el Directorio Ocial y en www.rotary.org/es, o solictela al gobernador de distrito.Asistente del gobernador Rotario nombrado para colaborar con el gobernador en la administracin de los clubes que se le asignen. El asistente del gobernador visitar el club trimestralmente (o con ms frecuencia) y est disponible para responder preguntas o brindar orientacin. Gobernador del distrito Funcionario de RI responsable por brindar orientacin sobre estrategias para incrementar la ecacia de su club.Comit de Relaciones Pblicas del Distrito Rotarios designados para apoyar a los clubes en iniciativas de relaciones pblicas. Otros presidentes de comits de clubes del distrito Lderes de otros clubes que pueden servir de recurso para apoyar los proyectos e iniciativas del club.Ex lderes y presidentes de comits del club Rotarios expertos que pueden brindarle asesoramiento en la planicacin de su ao en funciones y ser nombrados para dirigir las actividades del comit.Coordinadores de la imagen pblica de Rotary Rotarios designados por el presidente de RI con el n de ofrecer asistencia y recursos a los clubes y distritos para la promocin de proyectos, difusin de logros y explicacin de Rotary y sus actividades a travs de los medios.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS16RECURSOSCentro de Contacto Un equipo disponible para responder toda clase de preguntas. Desde los Estados Unidos y Canad, se les puede contactar escribiendo a contact.center@rotary.org o llamando al +1 866 9 ROTARY (866-976-8279). Los rotarios ubicados fuera de Amrica del Norte deben ponerse en contacto con la ocina de RI que presta servicio en su rea.MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB17Para la Asamblea de distritoPreguntas de discusin para la Asambleade distritoAl estudiar las siguientes preguntas, converse con los lderes salientes y entrantes del club e intercambie ideas con ellos.Cules son las responsabilidades del Comit de Relaciones Pblicas del club y cules le corresponden a usted como su presidente?De qu manera puede su comit apoyar el plan estratgico del club?Qu puede hacer usted para promocionar a Rotary ante socios potenciales y de qu formas podra trabajar con la comunidad para promocionar el club?Qu nuevos medios de comunicacin usar para promocionar el club?Cmo puede ayudar a los miembros del comit a cumplir con sus responsabilidades?Cules son las metas de largo plazo y anuales de su comit?MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB18Para la Asamblea de distritoHoja de trabajo 1: Notas MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB19Para la Asamblea de distritoHoja de trabajo 2: MetasUse esta hoja de trabajo para elaborar una meta de largo plazo y metas anuales que permitan alcanzarla en tres aos. Asegrese de que estas metas sean:Compartidas. Quienes participen en el establecimiento de una meta y en el desarrollo de estrategias para alcanzarla estarn comprometidos con su logro.Mensurables. Las metas deben ofrecer hitos tangibles para su consecucin.Estimulantes. Las metas deben ser ambiciosas e ir ms all de aquello que su club ha logrado previamente.Alcanzables. Debe ser posible lograr la meta planteada con los recursos a su disposicin.Con plazos especcos. El logro de las metas debe tener un plazo o cronograma. Meta a largo plazo (meta propuesta de aqu a tres aos):Meta para el primer ao:Meta para el segundo ao:Meta para el tercer ao:MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB20Para la Asamblea de distritoHoja de trabajo 3: Plan de accinAnote en el espacio provisto abajo una de las metas anuales de la Hoja de trabajo para metas. Determine luego los pasos que seguir para lograr la meta.Meta anual:EstrategiaQuines sern los responsables?Cunto durar la estrategia?Cmo se medirn los avances?Con qu recursos se cuenta?1.2.3.4.5.Recursos necesarios: MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB21Para la Asamblea de distritoHoja de trabajo 4: Estudio de caso para un Comit de Relaciones PblicasLea el estudio de caso y responda las preguntas. Elabore un plan usando el plan de accin que encontrar en la pgina siguiente. Estudio de caso 1Su mandato como presidente del Comit de Relaciones Pblicas del club acaba de comenzar. Poco despus de asumir el cargo, usted se pone en contacto con un noticiero local e invita a los reporteros a que visiten el lugar en el cual el club est construyendo una escuela.El conductor del noticiero entrevista a un socio que propaga informacin incorrecta. Qu hace usted entonces?Estudio de caso 2El presidente del club y el presidente del Comit de Desarrollo de la Membresa estn de acuerdo en que su club necesita una mayor presencia en la Internet. Le sugieren que use ms las redes sociales y que desarrolle vnculos con los sitios web de otros clubes.De qu manera podra usted usar las redes sociales y otros sitios web para reforzar la presencia en lnea de su club?MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB22Para la Asamblea de distritoEstudio de caso 3Los organizadores de un evento de recaudacin de fondos para una escuela local le piden que hable en pblico sobre aquellas actividades por las cules se conoce al club en la comunidad. Qu dir?Estudio de caso 4La percepcin de su club en la comunidad es que slo se rene unavez a la semana para almorzar. Sin embargo, su club en realidad est muy involucrado en iniciativas de apoyo a la comunidad.Cmo puede cambiar esa percepcin errnea?MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB23Para la Asamblea de distritoEstudio de caso 5Otro club rotario ha apadrinado a un club Interact. Los interactianos se muestran entusiastas por varios proyectos, en particular un proyecto de servicio internacional en apoyo de una nueva biblioteca. Se ponen en contacto con usted para solicitar ayuda en la promocin de su trabajo.Adems de dinero, los interactianos quisieran que los miembros de la comunidad tambin donaran libros. Cmo podra usted promocionar su iniciativa?Con cules medios de comunicacin se pondr en contacto?De qu otras maneras podra promocionar el proyecto de los interactianos, adems de informar a los medios?MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB24Para la Asamblea de distritoPlan de accin para el estudio de casoEstrategiaQuines sern los responsables?Cunto durar la estrategia?Cmo se medirn los avances?Con qu recursos se cuenta?1.2.3.4.5.Qu lecciones aprendi que pueda aplicar a su club?Recursos necesarios: MANUAL DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS DEL CLUB25Para la Asamblea de distritoHoja de trabajo 5: Gua para la resolucinde problemas Utilice la Gua de Planicacin para clubes rotarios ecaces y la hoja de metas que complet en la sesin 2 para cumplimentar la gua de resolucin de problemas. Analice las metas establecidas por el club, y considere cualquier obstculo que pudiera surgir en el logro de las mismas. Ofrezca luego soluciones a los posibles obstculos.Meta Posibles obstculos SolucinAdministracinCuadro socialRelaciones pblicasProyectos de servicioLa Fundacin RotariaOtroAl alcancede la manoAcceda a Ingreso/Rotarios para Tomar cursos y aprender ms sobre RotaryActualizar los datos del club y descargar informesConsultar los informes semestrales (SAR) y pagar las cuotas Ingresar las metas anuales del club y monitorear sus logrosAcceda a Ingreso/Rotarios haciendo clic en el enlace del ngulo superior derecho de la pgina de inicio de RI, y efecte all todos sus trmites relacionados con Rotary.www.rotary.org/es/memberaccessOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EE.UU.www.rotary.org226C-ES(512)