MANUAL DE USUARIO PARA LA RADICACIÓN DE CUENTAS MEDICAS.

Contenido

1. Ingreso Portal Web Producción

2. Creación de usuarios

3. Restablecimiento de contraseña

4. Radicación de facturas

4.1 Cargue individual para plano

4.2 Cargue de archivos de datos

4.3 Cargue de soportes de factura

4.3.1 Cargue individual

4.3.2 Cargue masivo

4.3.3 Radicación de la factura

4.4 Configuración de prefijos para unidades documentales

5. Consultas

5.1 Facturas

5.2 Certificados de radicación

5.3 Histórico de cargue de archivos planos

5.4 Histórico de cargue de soportes

6. Reingresos

7. Sustentación de Glosas

7.1 Sustentación de glosa sin adjuntar documento

7.2 Sustentación con documentos adjuntos

8 Datos del prestador

1. Ingreso portal del prestador

Ingrese a la página institucional (Imagen 1).

http://www.cafesalud.com.co/NuevaCafesalud/

http://www.cruzblanca.com.co/

Imagen 1

2. Creación de usuarios

Haga clic en “Nuevo registro” (Imagen 2)

Imagen 2

A continuación se habilitará la siguiente ventana en la cual debe

registrar los datos requeridos. (Imagen 3)

Imagen 3

Al final del formulario debe adjuntar los siguientes documentos (Imagen 4).

Cargar soporte: Carta firmada por Gerencia o Representante

legal, donde autoriza la creación del usuario

RUT

Cámara de comercio

Imagen 4

Para cargar los documentos haga clic en “seleccionar archivo”, el

sistema le habilitará una ventana adicional para ubicar la ruta del archivo

el cual debe estar en formato .pdf (Imagen 5).

Imagen 5

Para finalizar haga clic en “Solicitar” (Imagen 6).

Imagen 6

Confirmación de solicitud de creación de usuarios (imagen 7)

Imagen 7

Una vez sea creado el usuario, recibirá la notificación al correo

electrónico diligenciado en el formulario.

3. Restablecimiento de contraseña

Haga clic en recordar contraseña

Imagen 8

Se habilitara una ventana adicional donde deberá diligenciar los

siguientes campos:

Imagen 9

Una vez diligenciados los campos se enviará un correo asignando una

nueva contraseña.

4. Radicación de facturas

4.1. Cargue individual para plano

Ingrese a cargue de archivos y haga clic en Cargue individual

Imagen 10

Haga clic en Datos y mostrara una ventana adicional para diligenciar los

datos básicos de la cuenta a radicar.

Imagen 11

Diligencie los datos requeridos según el tipo de cuenta y haga clic en

Enviar para cargar el archivo plano.

El sistema confirmara el cargue exitoso si esta toda la información

requerida diligenciada.

Imagen 12

4.2. Cargue de archivos de datos

Para inciar la radicación de las cuentas medicas es necesario hacer el

cargue del arhivo plano (.txt) comprimido en un archivo .zip.

Para generar el archivo plano IPS ver instructivo;

3. Anexo interno Nro. 2 - Instructivo Cargue Archivo Plano IPS

Los archivos planos que puede cargar al portal web son: Plano IPS, Red

alterna y Rips.

A continuación se mostrará el paso a paso para el cargue de los archivos

planos.

Ingrese a Cargue de archivos y se desplegará el menú que se muestra

a continuación (ver imagen 10).

Imagen 13

Seleccione archivos planos e indique la EPS a la cual le cargará el

archivo plano (ver imagen 11).

Imagen 14

Al seleccionar la EPS el sistema habilitará una ventana adicional, deberá

buscar la ruta donde tiene almacenado el archivo plano comprimido

(.zip)

Imagen 15

Una vez se sube el archivo el sistema mostrará un número de cargue

que identificara el archivo, a continuación el sistema procederá a su

validación.

Imagen 16

4.3. Cargue de soportes de la factura

4.3.1. Cargue individual

Ingrese al Menú principal y seleccione cargue de archivos / Archivos

de soporte y visualizará el siguiente menú.

Imagen 17

Seleccione la opción Facturas con soportes incompletos y el sistema

le mostrará las facturas que están pendientes por cargar documentos.

Imagen 18

Realice la búsqueda de la factura a la cual cargara los soportes y de clic

en ver soportes, el sistema desplegara en la parte inferior los tipos

documentales.

Imagen 19

Escoja el tipo documental y seleccione el documento el cual se debe

encontrar en formato .pdf.

Imagen 20

4.3.2. Cargue masivo

Ingrese al Menú principal / cargue de archivos / Archivos de

soporte/ Adjuntar archivos de soporte masivo, a continuación el

sistema le mostrara una ventana adicional para buscar la ruta donde se

tienen almacenados los documentos comprimidos en un archivo .zip.

Nota:Las carpetas deben ser nombradas con el pre fijo y numero de

factura. Ejemplo F1_1234

En caso de no tener prefijo, deberá nombrar la carpeta según el número

de factura. Ejemplo: 1234

Imagen 21

NOTA: Para realizar el cargue masivo de soportes es necesario comprimir las

carpetas en un archivo .zip

Una vez realizado el cargue de las imágenes el sistema asignara un

numero de cargue para su seguimiento.

Imagen 22

4.3.3. Radicación de la factura

Radicación de factura individual

Ingrese a la siguiente ruta Menú principal / Cargue de archivos /

Archivos de soporte/ Facturas por radicar

Realice la búsqueda de la factura que desea radicar y de clic en Ver

soportes, en la parte inferior se visualizaran los soportes que tiene cargada

la cuenta, verifique que la documentación este completa y haga clic en

radicar.

Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mínimo el cargue del documento

correspondiente a la factura.

Imagen 23

Radicación masiva

Ingrese a la siguiente ruta Menú principal / Cargue de archivos /

archivos de soporte, a continuación mostrara el siguiente menú.

Imagen 24

Seleccione facturas por radicar, se listaran en la parte superior las

facturas pendientes por radicar

Imagen 25

Verifique que los documentos cargados correspondan a las facturas y

proceda a realizar la radicación masiva. Clic en radicar todo.

Imagen 26

4.4. Configuración de prefijos para unidades documentales

Para configurar el nombre de los tipos documentales deberá ingresar a

Cargue de archivos y seleccionar configuración

Imagen 27

A continuación el sistema mostrara una ventana donde debe ingresar los

prefijos de los nombres de los archivos según el tipo documental.

Nota: De acuerdo a los nombres que sean asignados a los tipos

documentales, se deberán nombrar los documentos de soporte de cada

cuenta médica de la misma manera.

Imagen 28

Confirmación del registro de la configuración de los prefijos.

Imagen 29

Imagen 30

5. Consultas

5.1. Facturas

Para seguimiento de las facturas radicadas ingrese a la ruta Menú

principal/ Consultas/ Facturas y visualizara el siguiente menú. Aquí

podrá filtrar la búsqueda por una EPS específica y por fecha para

visualizar el estado de las facturas.

Imagen 31

Seleccione el rango de fechas que desee consultar

Imagen 32

A continuación mostrara la información agrupada por mes; cantidad de

facturas radicadas y valor total de facturas.

Imagen 33

Seleccione el detalle del mes que desea consultar, se listaran las

facturas radicadas en ese mes

Imagen 34

Para visualizar los soportes de la cuenta de clic en Ver, se listaran los

tipos documentales en la parte inferior donde en cada uno de ellos

reflejara la cantidad de soportes cargados.

Imagen 35

Para visualizar el documento haga clic sobre éste y tendrá el visor

ubicado en la parte derecha de la pantalla.

Imagen 36

5.2. Certificados de radicación

Para generar la certificación de las facturas radicadas, ingrese a Menú

principal /Certificados de radicación y seleccione la EPS que

corresponda.

Imagen 37

Después de seleccionar la EPS haga clic sobre el año que desea

consultar, a continuación mostrara los certificados disponibles. Para

proceder a la descarga de clic en descargar certificado.

Imagen 38

El sistema le genera un documento en formato .pdf con la certificación

de radicación de cuentas.

Imagen 39

5.3. Histórico de cargue de archivos planos

A través de esta opción el usuario visualizara los cargues exitosos y con

inconsistencias de los archivos planos cargados.

Ingrese a Menú principal/Consultas/Histórico cargue planos y

seleccione el filtro que desea realizar, por EPS o todos los cargues.

Imagen 40

Seleccione el rango de fechas a consultar y se listara el histórico:

Aquí puede realizar la descarga de las inconsistencias presentadas y

certificados de cague exitoso.

Imagen 41

5.4. Histórico de cargue de soportes

Mediante esta opción el usuario visualizara los cargues exitosos y con

inconsistencias de los soportes cargados.

Ingrese a Menú principal/Consultas/Histórico soportes y seleccione

el rango de fechas a consultar.

Imagen 42

6. Reingresos De Facturas

Seleccione el módulo DEVOLUCIONES del Menú Principal.

Imagen 43

Aparecerán 4 módulos, uno por cada EPS y el módulo “Todos” que las

agrupa.

Cada modulo muestra el número de facturas que fueron devueltas.

Imagen 44

Seleccione el módulo de la EPS que quiere revisar.

Aparece el recuadro en el que se debe indicar el rango de fechas a

consultar. Diligencie el periodo “desde – hasta” y haga clic en el botón

“Consultar”.

Imagen 45

Se listaran la cantidad y valor de facturas devueltas, agrupadas por mes

de acuerdo al rango de fechas seleccionadas.

Para visualizar el detalle del mes seleccione “Detalle”

Imagen 46

Aparece el listado de las facturas devueltas, las cuales debe revisar y

corregir. Dé clic en el botón “Reingreso”.

Imagen 47

El siguiente recuadro muestra la causal y observación por la cual fue

devuelta la factura.

Seleccione el botón “DESCARGAR PDF DEVOLUCIONES” para que

visualizar y descargar la carta de devolución emitida por la EPS.

En la parte inferior se encuentran los tipos documentales, para revisar

que soportes tiene cargados la cuenta y tiene la disponibilidad para

adjuntar más soportes.

-Los módulos de color azul son los que contienen imágenes, los grises

están vacíos.

Imagen 48

Si selecciona la pestaña de desplazamiento que se encuentra en la

parte inferior derecha de los módulos, se podrá dirigir a los demás tipos

documentales de la factura en revisión.

Para insertar una imagen, de clic en el tipo documental que corresponda

y realice la búsqueda del PDF.

-Si ya tiene imágenes cargadas, el sistema la mostrará con el nombre

“OLD” en la parte inferior de la imagen.

-Para visualizar el contenido de la imagen, clic sobre ella para ampliar la

visualización.

Cuando agrega una imagen el sistema la mostrará con el nombre

“NEW”.

El portal sólo permitirá cargar imágenes en PDF, si inserta cualquier otro

tipo de imagen aparecerá la siguiente notificación:

Imagen 49

Imagen 51

Imagen 50

Seleccione la imagen en tipo PDF que desea insertar y tendrá el

siguiente aviso:

Imagen 53

El tipo documental donde ingresó la(s) imagen(s) se actualiza

automáticamente, para ver la imagen insertada haga clic en el módulo

correspondiente.

Si necesita eliminar una imagen cargada, ubique el botón

“HERRAMIENTAS”, está ubicado en la parte inferior derecha;

Clic en el icono que contiene las hojas y seleccione la imagen a

eliminar. Ver imagen resaltada.

Imagen 54

Imagen 52

Imagen 55

Después de seleccionada la imagen (se punteará en sus extremos), clic

en el icono de papelera y la imagen se eliminara.

Imagen 58

Para finalizar el proceso de corrección de la factura dé clic en el botón

“RADICAR” que se encuentra en la parte inferior derecha de los

módulos.

El sistema indicara el numero de radicado anterior y el nuevo número de

radicado para la factura que reingreso.

Imagen 56

Imagen 57

Imagen 59

Imagen 60

El trámite quedará con un nuevo número de radicado e iniciará

nuevamente el proceso de la Cuenta Médica.

Imagen 61

6. Sustentación de Glosas

En el menú principal ingrese al modulo Sustentación

Imagen 62

Se visualizarán tres libros con las diferentes clases de glosas; Administrativas, Pertinencia y Mixtas. Seleccione el libro donde realizará la sustentación

Imagen 63

Aquí se listaran las facturas que fueron glosadas.

Seleccione la cuenta dando clic sobre la casilla sombreada.

Imagen 64

El sistema mostrará en Revisión documental los datos básicos de la

factura y si los soportes fueron verificados correctamente.

Imagen 65

Seleccione la pestaña Datos de las Glosas para visualizar las

causales de Glosa asociadas a cada prestación.

Imagen 66

Seleccione Datos de las Prestaciones y Glosas, aquí visualizara

todas las prestaciones de la cuenta médica y las glosas generadas.

Imagen 67

Seleccione Datos del Expediente, para visualizar los datos básicos de la

cuenta.

Imagen 68

7.3 Sustentación de glosa sin adjuntar documento

Seleccione los procedimientos a apelar/sustentar dando clic en la

casilla sombreada y posteriormente haciendo un clic en Guardar

Imagen 69

Registre la observación o motivo por el cual no acepta la glosa

generada.

Imagen 70

Haga clic en aceptar, el sistema notificara los cambios registrados.

Imagen 71

Ubicando el cursor sobre el signo, el sistema le mostrara la descripción

de la apelación/ sustentación que acaba de ingresar.

Imagen 72

Haciendo un clic sobre la llave, parte derecha de la grilla, el sistema

mostrará el detalle de la sustentación.

Imagen 73

Si desea eliminar el soporte que adjuntó y la observación que ingresó

en la apelación/sustentación, en la columna Nro Doc haga clic sobre

la llave.

Clic en la x y Aceptar.

7.4 Sustentación con documentos adjuntos

Seleccione la(s) prestaciones que desea apelar/sustentar y haga clic

en Agregar soporte

Imagen 74

Ingrese el motivo de la apelación de la(s) glosa(s) y haga clic en

aceptar.

Imagen 75

En la parte inferior se mostrarán los tipos documentales, seleccione el

tipo documental y cargue el soporte en formato PDF.

Imagen 76

Una vez cargado el documento, el sistema mostrara el siguiente

mensaje.

Imagen 77

Para visualizar el soporte cargado, haga clic sobre el tipo documental y

posteriormente sobre la imagen de la parte inferior. El sistema

habilitara el visor sobre la parte derecha de la pantalla.

Imagen 78

Una vez sustentada la glosa, seleccione Finalizar sustentación

Imagen 79

El sistema mostrara el siguiente mensaje, clic en aceptar para enviar

nuevamente la cuenta.

Imagen 80

El sistema mostrara el mensaje que se adjunta, cuando la cuenta

sustentada ingresa nuevamente.

Imagen 81

Apelar o sustentar todas las glosas

Para apelar todas las prestaciones glosadas, haga clic en la opción

sombreada

Imagen 82

Posteriormente debe agregar una descripción del motivo por el cual no

acepta la glosa y/o adjuntar algún soporte.

Ver indicaciones puntos anteriores (referenciarlos)

Aceptar todas las glosas

Para aceptar todas las glosas, seleccione Aceptar todas las glosas

del expediente y clic en Finalizar sustentación.

Imagen 83

Para visualizar los soportes cargados, seleccione en la parte inferior el botón Ver

soportes.

Imagen 84

7. Datos del prestador

Para aquellas IPS que no tengan contrato activo o sean no Red, se requiere

adjuntar cierta documentación solicitada por la EPS, para ello realice los

siguientes pasos:

Ingrese a Datos del Prestador, Documentos IPS no Red

Aquí registrara una ventana adicional para actualizar el correo

electrónico y confirmar si desea recibir notificaciones a través del

correo.

Seleccione la EPS a la cual le cargara los documentos en PDF no

superiores a 10 MG.

Los documentos requeridos son los siguientes;

Cámara de Comercio

Rut

Cedula del representante legal

Adjuntar habilitación

Adjuntar certificación Bancaria

Cuando se ingresen los documentos, el sistema confirmara el cargue

de cada uno de ellos

Si requiere eliminar algún soporte cargado, ubique el mouse sobre la

opción herramientas ubicada en la parte inferior derecha.

Haga clic en el icono de las hojas, seleccione la imagen que quiere

eliminar y haga clic en el tanque.

Confirme la eliminación de los documentos solicitados.

Una vez finalizado proceda a cargar los soportes correspondientes.