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Manual del Double Entry

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MANUAL DE USUARIO

DATOS DEL FABRICANTE: MYBUSINESS POS DESARROLLOS, S. A. DE C. V.

Progreso 207-A. Delegación San Buenaventura.

Toluca, México. 50110.

Conmutador: +52 (722) 274-0404

Web: www.mybusinesspos.com

Soporte: http://mybusinesspos.com/soporte.html

http://www.mybusinesspos.com/


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INDICE TEMA PÁGINA

INDICE .................................................................................................................... 1

Introducción ............................................................................................................. 2

Instalación de Double Entry..................................................................................... 3

2.1.- Requerimientos de Software y Hardware .................................................... 3

2.2.- Proceso de instalación ................................................................................. 3

Acceso a Double Entry ............................................................................................ 4

3.1.- Configurar Base de Datos ........................................................................... 4

3.2.- Acceso a Double Entry ................................................................................ 4

Modulo de Contabilidad ........................................................................................... 6

4.1. Cuentas ........................................................................................................ 6

4.2. Creación de pólizas ...................................................................................... 7

4.3.- Historial de cuentas ................................................................................... 11

4.4.- Periodos de cierre ..................................................................................... 11

4.5.- Reportes .................................................................................................... 12

4.6. Mis detalle ................................................................................................... 13

Seguridad .............................................................................................................. 14

5.1.- Roles ......................................................................................................... 14

5.2.- Usuarios .................................................................................................... 15

Catálogos .............................................................................................................. 16

Configuración ........................................................................................................ 18

Utilerías ................................................................................................................. 19


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Introducción

Double Entry es una herramienta que le permitirá registrar sus movimientos contables y generar sus estados financieros.

Le permite también generar en línea los registros contables relacionados con sus movimientos de compras y ventas generados desde MyBusiness POS 2010, 2011 y 2012.

Es importante tener el control de los movimientos contables que resultan de nuestra operación diaria, por ese motivo Double Entry casa cada movimiento de MyBusiness POS en un registro contable que nos asegurará que nuestra información estará correctamente registrada y en tiempo real.

Por otro lado le permitirá realizar los reportes necesarios para que visualice su

información en los formatos contables que diariamente utiliza. Podrá realizar personalizaciones programando sus procedimientos que le

permitirán agregarle funciones de acuerdo a sus necesidades.


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Instalación de Double Entry

2.1.- Requerimientos de Software y Hardware

- 1 GB de memoria RAM - 500 MB de espacio en disco duro - Tener instalado MyBusiness POS (si desea utilizar esta interface) - SQL server 2005 - .Net Framework 4.0

2.2.- Proceso de instalación

- Inserte el disco de instalación en su disquetera y ejecute el archivo setup.exe o Instalar DoubleEntry

- Se iniciara el proceso, en la ventana le aparecerá el mensaje “Este es el Asistente

para instalación de Double Entry”, de un clic en siguiente hasta llegar a la siguiente ventana, le mostrara la carpeta de destino para la instalación.

- De un clic en siguiente y vera que la barra de estado de instalación se estará cargando hasta que le aparezca el mensaje de “Instalación completa”. Al finalizar la instalación en su escritorio se mostrarán dos iconos


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Acceso a Double Entry

3.1.- Configurar Base de Datos

Le permitirá configurar la conexión y definir la base de datos con la que se trabajara. Podrá crear una nueva base de datos asignándole el nombre de su preferencia y llenando los campos necesarios para generar esta instalación. Si ya había instalado Double Entry y había trabajado alguna base de datos, en esta pantalla podrá configurarla para que vuelva a enlazar esa base de datos a la aplicación. En caso de no elegir base de datos se tomara por default la base de datos original al momento de entrar con el icono de Double Entry.

3.2.- Acceso a Double Entry

Este es el icono de acceso directo; al darle clic entramos a la aplicación. Si no se configuró la Base de Datos antes de ejecutar este icono se creará una base de datos nueva en blanco por default.

Deberá llenar los campos que aparecen en pantalla y tendrá la opción de elegir si desea cargar un catálogo predeterminado o no utilizarlo sino que empezaría a generar su propio catálogo desde cero.


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Teclee el usuario „SUP‟ y la contraseña ´SUP´ y de clic en iniciar sesión. El sistema comenzará a configurar su base de datos, la primera vez que se ejecute tardará algunos minutos dependiendo del sistema operativo donde se instale, al terminar mostrara la pantalla principal de Double Entry.

Al tener acceso a Double Entry;

1.- Si al dar clic en „Iniciar Sesión‟ aparece la siguiente pantalla que le permitirá visualizar los módulos contenidos en la aplicación como el de contabilidad, seguridad, catálogos, configuración y utilerías, y cada uno con las opciones correspondientes.

2.- Enseguida encontrara la siguiente pantalla donde podrá iniciar sus operaciones y captura de datos. Se recomienda configurar sus datos en la parte de configuración, la opción de Configuración General, llene los datos de su Empresa.


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Modulo de Contabilidad

4.1. Cuentas

Para crear una cuenta de clic en la opción „Cuentas‟, que es la primera opción del módulo [Contabilidad]. Y enseguida se abrirá la pantalla donde visualizara el catálogo de cuentas, si desea dar de alta una nueva cuenta debe seleccionar el botón [Nuevo] en la barra de botones de la parte superior.

Se desplegara la siguiente ventana,

En esta pantalla podrá definir cada una de las características de la cuenta que se está creando, al finalizar la captura guarde los datos. En la parte superior encontrara las diferentes opciones para guardar.


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Modificación de cuentas:

En dado caso de que requiera modificar una cuenta de clic sobre la cuenta para tener acceso a sus detalles. Realice la modificación y nuevamente de un clic en GUARDAR.

4.2. Creación de pólizas

Para crear pólizas debe dar clic en la, barra de tareas en la opción [Contabilidad] como se muestra en la imagen siguiente. Y enseguida busque la opción [Pólizas].


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Ahora de doble clic en [NUEVO].

Captura de pólizas

Capture los datos de la póliza. Recuerde que la cuenta se debe cuadrar para poder ser balanceada. Considere lo siguiente: Datos de la póliza:

Referencia: Este campo está abierto para que usted anote cualquier observación a la póliza. Nueva partida: De clic en [NUEVO] para crear una nueva partida en la póliza;


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Cuenta: Capture la clave de la cuenta so no la conoce de clic en la flecha para desplegar el catalogo y seleccione la cuenta dando clic sobre la cuenta del lado derecho como indica la imagen.

De clic en guardar y cerrar para regresar a la ventana anterior.

Menú de botones de pólizas:

Nuevo: Le permite crear una nueva partida.

Guardar: Permitirá guardar seguido de cerrar o abrir un nuevo registro según la opción que elija.

Balaceo: Este proceso no permite hacer efectivo el registro contable. Pero es requisito que cuadren los importes. De otro modo no permitirá el registro. Para balancear de clic en la opción Balancear Actualizar: Esta opción refrescará el estatus de la póliza posterior a un „balanceo‟ Objeto anterior: permite regresar a la ventana que se abrió antes de la actual. Borrar: Le permite eliminar partidas, pólizas, registros, etc. Dependiendo del objeto seleccionado.


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Alta de cuentas en pólizas: Si la cuenta que requerimos no está dada de alta, al momento de crear una [Nueva] partida, de clic en la opción [Nuevo] en la consulta de cuentas una vez que seleccionó la cuenta acumulativa.

Enseguida capture los datos de la nueva cuenta.


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4.3.- Historial de cuentas

Esta opción le permitirá visualizar los movimientos de sus cuentas. Para acceder a esta opción de clic en el módulo de contabilidad y después en historia de cuentas.

4.4.- Periodos de cierre

Este muestra los periodos generados y reporta si las propiedades sus propiedades.

Para editar las propiedades de un periodo de cierre de doble clic sobre el periodo.


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4.5.- Reportes

Double Entry cuenta con reportes personalizados que le permitirán conocer el estado financiero del periodo contable que requiera.

Para generar su reportes de clic en la icono „reportes‟ dentro del módulo „contabilidad‟, y de doble clic sobre el reporte que requiere. Vista previa: Esta opción le permitirá visualizarlo en pantalla.

Nuevo: le permitirá crear un reporte nuevo:


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Los reportes que DoubleEntry trae precargados son: 1.- Estado de resultados 2.- Detalle de pólizas 3.- Balanza de comprobación 4.- Libro mayor 5.- Catalogo de cuentas

Sin embargo usted podrá personalizar sus reportes generar nuevos con la ayuda del [Reporteador]

Sobre el manejo del Reporteador, consulte el manual del ‘MyBusiness POS Reporteador 2012 ‘

4.6. Mis detalle

Esta opción le permitirá personalizar los datos del administrador del sistema. Capturar datos personales y revisar los permisos de este usuario.

Al terminar de capturar los datos solo de clic en „guardar y cerrar‟.


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Seguridad

Con esta herramienta podrá definir los [Roles] de los usuarios y perfiles. Para entrar a esta opción de clic en la opción [Seguridad] que se encuentra en el Menú Principal.

5.1.- Roles

Este le permitirá definir los datos del usuario de la cuenta y los derechos del usuario. De clic en [Roles] y posteriormente elija el tipo de usuario que desea editar. Enseguida elija el usuario y de doble clic para entrar.

Enseguida edite los datos y derechos del usuario y de clic en Guardar y cerrar.


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5.2.- Usuarios

Con esta opción podrá dar de alta usuarios nuevos. De clic sobre la opción usuarios y enseguida de clic sobre el botón [Nuevo].

Enseguida capture los datos del nuevo usuario y de guardar y cerrar.


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Catálogos

En esta opción podrá crear y administrar sus catálogos. Rubros: con esta opción podrá dar de alta los rubros más importantes para estructurar su contabilidad.

Centros de costos. Aquí de el alta de los centros de costos bajo los cuales podrá catalogar sus cuentas Monedas: Esta herramienta administra las monedas que podrá utilizar en el manejo de sus movimientos contables. Double Entry tiene precargado un catálogo de monedas muy extenso que le permitirá bastante flexibilidad, sin embargo si usted requiere dar de alta nuevas monedas de clic en la opción „nuevo‟.

Códigos postales, Estados, Ciudades, Municipios: Esta tabla contiene un catálogos actualizados que podrá utilizar ágilmente le proporcionan una ayuda que le reducirá tiempos de captura.

Para modificar algún registro solo de doble clic sobre el y para guardar de clic en „guardar y cerrar‟.


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Si usted requiere crear un registro nuevo, de clic sobre el botón „nuevo‟ del catálogo que desea modificar.


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Configuración

Con esta herramienta podrá definir los parámetros bajo los cuales trabajará su contabilidad.

1.- Configuración regional. Aquí defina las rutas de archivos de sus diferentes directorios, estos podrán ser modificables, y estas definiciones nos ahorraran tiempo al conectarnos algún directorio de datos que deseamos obtener.

Por ejemplo el directorio de datos de COI, de MyBusiness POS, etc.

2.-Estructua de catálogo de cuentas: Aquí podrá definir y editar a estructura de su catálogo de cuentas.

3.- Procedimientos de usuarios: Estos procedimientos son manipulables por el usuario y nos permitirán definir la forma en la que deseamos trabajar.

4.- Registros de eventos: Esta es una bitácora que reporta los movimientos contables que vamos realizando. Son útiles para saber que movimientos se hicieron, en que momento y cuál} es el usuario relacionado.


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Utilerías

1. Interface MyBusiness POS. Con esta útil herramienta podemos traer información de movimientos realizados en MyBusiness POS, de compras y ventas, y generar de manera automática los registros contables de estos movimientos.

- Configure la ruta de su base de datos. Vaya al módulo de [Configuración] que se encuentra en la barra de tareas, busque [Configuración General], después ubique la línea que dice „Base de datos de MyBusiness POS‟ y edite esta línea con el nombre y ruta de su base de datos, por ejemplo: [C:\MyBusinessDatabase\MyBusinessPOS2011.mdf].[dbo]. Guarde los cambios.

Importe las cuentas de clientes y proveedores. Ahora vaya al módulo de [Utilerías] que se encuentra en la barra de tareas, de clic en la opción [Cuentas de MyBusiness POS].


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De clic en la opción importar clientes y una vez dentro de clic en la opción [Ejecutar]. Repita la operación para la opción de proveedores. Esto le permitirá crear las cuentas de sus clientes y sus proveedores en Double Entry. Revise su catálogo de cuentas y verifique que sus cuentas estén creadas.

- Ejecute la interface. Enseguida vaya al módulo de [Utilerías] que se encuentra en la barra de tareas, de clic en la opción [Interface con MyBusiness POS]. Encontrará las opciones Compras y Ventas. Seleccione [Compras] y de clic en el botón [Ejecutar], como se muestra en la imagen, repita el mismo proceso para las [Ventas]. Esto solo tendrá que hacerlo la primera vez. En lo sucesivo solo de clic en el botón [Actualizar]

Si el proceso es exitoso mostrará una pequeña venta que indicará que el proceso ha terminado.


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Para verificar sus movimientos vaya al módulo de contabilidad, y de clic en la opción [Pólizas], en este apartado podrá visualizar sus pólizas generadas por los movimientos de compras y ventas de MyBusiness POS.

2.- Importación de cuentas de COI y CONTPAQ Esta útil herramienta nos permitirá traer una base de datos existente en otra aplicación. 1.- Para poder realizar esta importación, copie su capeta de datos de COI o CONTPAQ al directorio: C:\DoubleEntry\Datos. Puede pegar la carpeta completa o solo vaciar los archivos desea importar.

2.- Revise su directorio de importación, en el módulo de configuración, elija [configuración general]. El directorio que tiene definido en la opción de importación de COI o CONTPAQ es donde deberán estar su archivo de datos. No olvide guardar los cambios que realice.


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3.- Vaya a utilerías y de clic sobre la opción „Importar datos de COI o CONTPAQ‟ y elija la importación que desea ejecutar, en seguida de doble clic sobre la opción elegida.

En seguida, defina la empresa de la desea extraer los datos y el periodo y de clic en el botón en la opción de [Ejecutar].

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