manual de usuario. gestión de expedientes …aplicar filtro y botón de consulta nuevamente). una...
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PROYECTO:
CSIC_SAICI
MANUAL DE USUARIO
SAICI. Manual de usuario 1
Manual de usuario. Gestión de Expedientes
Electrónicos en SAICI
ELABORADO REVISADO APROBADO
Bilbomatica Pedro Dávila Valverde
HISTÓRICO DE REVISIONES DESCRIPCIÓN FECHA REVISION
Versión inicial 10/07/2018 01
Incorporación gestión Maestros tipología de ficheros 21/06/2019 02
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Contenido 1 Objetivo ................................................................................................................................. 3
2 Funcionalidad ........................................................................................................................ 3
2.1 Consulta de documentación existente de un expediente electrónico ............................. 3
2.2 Descarga de documentación de un expediente electrónico ............................................. 7
2.3 Incorporación de documentación a un expediente electrónico ....................................... 7
2.4 Anulación de un documento de un Expediente Electrónico ............................................. 9
2.5 Lectura de avisos Expediente Electrónico ....................................................................... 10
2.6 Validación en proceso de envío de OP a DATCEN ........................................................... 12
2.7 Envío de avisos Expediente Electrónico .......................................................................... 14
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1 Objetivo Es objetivo de este documento servir de guía funcional del módulo de gestión de expedientes electrónicos de la aplicación SAICI. Mediante el módulo de Expedientes Electrónicos el usuario podrá anexar, dar de baja o consultar la documentación asociada a un expediente electrónico. El módulo incluye asimismo una gestión de avisos y posible flujo de comunicación entre las unidades gestoras de la ORGC y el personal encargado de la gestión del expediente en el ICU.
2 Funcionalidad
2.1 Consulta de documentación existente de un expediente electrónico
Descripción
Permite al usuario de la aplicación SAICI visualizar la documentación incorporada a un expediente electrónico.
Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gestión / En Firme / Gestión Ventanas
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Gestión de Expedientes
Documentación del Expediente
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Campos (Pantalla Gestión de expedientes)
Referencia Gesgoi. Código de expediente asignado por la SGAOI
Referencia SAICI. Código de expediente asignado por SAICI
Denominación. Título del Expediente de contratación
Fecha de Solicitud. Fecha en la que se cursó la solicitud del expediente
Solicitud. Importe solicitado para el expediente
Adjudicación. Importe total adjudicado al expediente
Modificaciones. Cambios de importe sobre el adjudicado
Nº de Anualidades. Número de anualidades que tiene el expediente
Botón Observaciones. Botón que abre la ventana de introducción de observaciones
Botón Captura Expedientes. Botón que abre la ventana que permite la captura de los expedientes de GESGOI
Botón Anualidades. Botón que abre la ventana donde consultar los importes asignados a cada una de las anualidades.
Botón Imprimir. Botón que permite imprimir los distintos tipos de documentos que forman parte del expediente (AD, RC…)
Botón Ficheros Adjuntos. Botón que abre la ventana de gestión electrónica de los ficheros asociados al expediente.
Botón movimientos en Firme. Botón que permite consultar los movimientos capturados y pendientes de capturar del expediente
Botón imprimir movimientos en firme. Botón que imprime un informe con los diferentes movimientos del expediente.
Fecha de adjudicación. Fecha en la que se realizó la adjudicación del expediente
Total Adjudicado. Importe total adjudicado para la anualidad vigente
Total Modificaciones. Importe de las modificaciones realizadas en la anualidad vigente
Total Disponible. Importe no gastado.
Crédito Adjudicado. Crédito total adjudicado (Base imponible + iva no deducible)
Crédito Modificaciones. Crédito de las modificaciones.
Crédito Disponible. Crédito no gastado.
Expediente. Documento contable del expediente
Tipo de Expediente. Tipología del expediente (Obras, servicios, suministros o trabajos específicos)
Proveedor de la Adjudicación. Razón social del proveedor al que se la ha adjudicado el expediente
Nif. Nif del proveedor al cual se le ha adjudicado el expediente
Campos (Pantalla Documentación del Expediente)
Denominación. Título del Expediente de contratación
Referencia Gesgoi. Código de expediente asignado por la SGAOI
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Referencia SAICI. Código de expediente asignado por SAICI
Expediente. Documento contable asociado al expediente
Documento. Filtro seleccionable que permite filtrar los documentos del expediente mostrados en pantalla, por tipo de documento.
Factura / OP. Filtro seleccionable que permite filtrar los documentos del expediente mostrados en pantalla por código de factura. Se selecciona un valor una lista de códigos de factura asociados al expediente.
Aplicación Filtro seleccionable que permite filtrar los documentos del expediente mostrados en pantalla por aplicación desde la que se subió el archivo.
Documento. Tipo de documento incorporado al expediente.
F. subida. Fecha en la que se realizó la incorporación del documento al expediente.
Cód. factura. Código de factura SAICI asociado al documento.
Observaciones. Aquellas observaciones que indicó el usuario que incorporó el documento al expediente.
Botón Observaciones. Botón que permite la introducción de unas observaciones asociadas al documento.
Botón descargar. Botón que permite descarga en el disco duro local el documento mostrado en el resultado de la consulta.
Botón anular. Botón que permite anular el documento mostrado en el resultado de la consulta
Operativa.
El usuario de la aplicación SAICI abrirá la ventana de Gestión de en Firme y realizará
la búsqueda del expediente del cual quiere consultar su documentación. Para ello
actuará de forma similar a como venía haciéndolo hasta ahora (botón de consulta,
aplicar filtro y botón de consulta nuevamente).
Una vez se ha localizado el expediente, visualizando sus datos en pantalla, el usuario
pulsará el botón con icono de una hoja y un clip, cuya etiqueta es Ficheros adjuntos,
dando lugar a la ventana Documentación del Expediente.
La ventana Documentación del Expediente muestra por defecto toda la documentación
que ha sido incorporada al expediente y que el centro puede visualizar. Se hace notar
esto último, pues cabe la posibilidad de que haya más documentación, pero que se
haya restringido el acceso a la misma para el usuario de SAICI. Para una mejor
interpretación de los datos se ha optado por asignar un color distinto al fondo del
registro, el cual dependerá de la aplicación desde la cual fue incorporado el
documento; por ejemplo, los archivos subiros desde SAICI tendrán un fondo verde.
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Mediante el uso de los campos de filtrado de registros: Documento, Factura / OP y
Aplicación; el usuario podrá acotar los documentos a presentar por pantalla, de modo
que sólo se muestren aquellos que desee.
2.2 Descarga de documentación de un expediente electrónico Descripción
Permite al usuario de la aplicación SAICI descargar en el disco duro local un documento de los ya subidos al servidor de ficheros. Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gestión / En Firme / Gestión Ventanas
Las mismas definidas en el apartado 2.2
Campos
Los mismos definidos en el apartado 2.2
Operativa.
El usuario de la aplicación SAICI abrirá la ventana de Gestión de en Firme y realizará
la búsqueda del expediente correspondiente. Para ello actuará de forma similar a
como venía haciéndolo hasta ahora (botón de consulta, aplicar filtro y botón de
consulta nuevamente).
Una vez se ha localizado el expediente y con sus datos en pantalla, el usuario pulsará
el botón antes referido, Ficheros adjuntos, mostrando tras ello la ventana que se
describió en el apartado anterior, Documentación del Expediente.
Una vez localizado el archivo a descargar sólo hay que pulsar el botón Descargar,
cuyo icono es un disquete. Éste abrirá una ventana de diálogo en la que solicitará que
se especifique la carpeta destino donde se almacenará el archivo a descargar.
2.3 Incorporación de documentación a un expediente electrónico
Descripción
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Permite al usuario de la aplicación SAICI cargar los archivos asociados a un expediente, contenidos en su disco duro, para que se incorporen al Expediente electrónico. Estos ficheros estarán vinculados a una factura / OP. Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gestión / En Firme / Gestión Ventanas
Las definidas en el apartado 2.2 y la siguiente:
Carga de documentación de facturas / OP
Campos
Los mismos definidos en el apartado 2.2 para las ventanas de Gestión de Expedientes
y de Documentación del Expediente.
Los campos contenidos en la ventana de Carga de documentación de facturas / OP:
Código SAICI. Código de factura SAICI asociada a la propuesta de OP
Código proveedor. Código de factura de proveedor.
Mandamiento. Mandamiento de pago del OP.
Importe. Importe total de la factura
Fecha de emisión. Fecha de emisión de la factura
Documento. Tipo de documento que se quiere incorporar al expediente
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Botón Cargar. Botón que inicia una ventana de diálogo para localizar el fichero
a cargar.
Operativa.
El usuario de la aplicación SAICI abrirá la ventana de Gestión de en Firme y realizará
la búsqueda del expediente correspondiente. Para ello actuará de forma similar a
como venía haciéndolo hasta ahora (botón de consulta, aplicar filtro y botón de
consulta nuevamente).
Una vez se ha localizado el expediente y con sus datos en pantalla, el usuario pulsará
el botón antes referido, Ficheros adjuntos, mostrando tras ello la ventana que se
describió en el apartado anterior, Documentación del Expediente.
Para incorporar un nuevo documento al expediente, el usuario pulsará el botón
“Añadir” de la botonera superior (el icono con el “+” en verde) abriéndose la ventana
de Carga de documentos de facturas / OP. En esta ventana se presentar todas
aquellas facturas cuyo sistema de gestión sea en firme y con el mismo código de
expediente que tiene el “en firme”.
Para el correcto procesamiento del OP por parte de DATCEN, el usuario deberá subir
los ficheros (*) que hayan sido especificados como obligatorios en la gestión de
Tipologías de Fichero Electrónico, además de, dependiendo de las características de
la factura (endosatario o si tiene IVA intracomunitario) la que haya sido también
determinada.
El usuario deberá seleccionar el tipo de documento en la lista desplegable que hay
junto a la factura que pretende cargar y a continuación el botón de Subida de ficheros
de la derecha, el cual permitirá navegar por las carpetas del PC del usuario para
localizar el fichero y seleccionarlo. La aplicación indicará un mensaje indicando si el
proceso ha concluido correctamente. En caso de afirmativo, cuando se pulse el botón
Volver, se podrá comprobar cómo se ha incorporado un registro más a los ya
existentes.
Si se desea incorporar algunas observaciones al fichero recién subido se podrá pulsar
sobre el botón Observaciones y en el campo mostrado incluir el texto que se desee.
(*). La firma digital será realizada por el Gerente del centro a través del Portafirmas.
2.4 Anulación de un documento de un Expediente Electrónico Descripción
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Permite al usuario de la aplicación SAICI cargar los archivos asociados a un expediente, contenidos en su disco duro, al servidor de ficheros de la aplicación. Estos ficheros estarán vinculados a una factura / OP. La anulación de un archivo no se podrá llevar a cabo si el OP al que pertenece ha sido validado en DATCEN. Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gestión / En Firme / Gestión Ventanas
Las definidas en el apartado 2.2
Campos
Los mismos definidos en el apartado 2.2
Operativa.
El usuario de la aplicación SAICI abrirá la ventana de Gestión de en Firme y realizará
la búsqueda del expediente del cual quiere consultar su documentación. Para ello
actuará de forma similar a como venía haciéndolo hasta ahora (botón de consulta,
aplicar filtro y botón de consulta nuevamente).
Una vez se ha localizado el expediente y con sus datos en pantalla, el usuario pulsará
el botón con el icono de la hoja y un clip, Ficheros adjuntos, dando lugar a la ventana
de Carga y Descarga de Documentación.
Para anular un documento que previamente se ha subido habrá que localizar el
registro y a continuación pulsar el botón Anulación situado a la derecha (el de la X
roja). Se pedirá confirmación y en caso de aceptar el registro se anulará,
desapareciendo de la ventana de consulta el registro. Si el OP asociado está ya
validado en DATCEN, se mostrará un mensaje en pantalla indicando que la anulación
no es posible.
2.5 Lectura de avisos Expediente Electrónico Descripción
Visualiza los avisos relacionados con los expedientes electrónicos en el flujo entre SAICI y DATCEN El sistema incorpora un flujo de comunicación entre ICU y ORGC que sustituye las actuales vías de comunicación utilizadas por los gestores de
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Acceso
Opción de menú Herramientas / Agenda Al iniciar la sesión en SAICI Ventanas
Campos
Referencia. Lista desplegable con los distintos códigos de expedientes
electrónicos para los cuales hay algún aviso. Es un campo de filtrado
Fecha aviso desde. Fecha Desde de periodo. Es un campo de filtrado
Fecha aviso hasta. Fecha Hasta de periodo. Es un campo de filtrado
Estado lectura. Indica que mensajes serán mostrados. Campo de filtrado
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Botón Filtrar. Aplica los filtros que el usuario hubiera cumplimentado.
Casilla de verificación “Enviados”. Visualizar también los mensajes salientes.
Campo de filtrado
Fecha. Día en el que se produce el aviso
Referencia. Código de expediente asignado por la SGAOI
Descripción. Descripción del aviso
Leído / No leído. Permite dar por leído un mensaje o viceversa.
Operativa.
Acceder a la ventana de Agenda, ya sea al iniciar la sesión o bien a través de su
opción de menú.
En la parte inferior de ventana puede verse una nueva área reservada a las notificaciones de Expedientes Electrónicos en la cual se presentarán los avisos que el usuario de Gestión del Gasto haga llegar a través de la aplicación DATCEN a SAICI, Mayoritariamente se tratarán de mensajes de “Rechazo” advirtiendo de que algo es incorrecto en el envío de alguna propuesta de OP previa que se haya realizado desde SAICI a DATCEN. El usuario de SAICI podrá realizar un cribado de la información haciendo uso de los campos de filtrado siguientes:
Referencia. Por código de referencia GESGOI.
Periodo entre los que se encuentra el aviso (Fecha de inicio y Fecha fin).
Situación del aviso. Si está pendiente de ser leído, si ha sido leído o ambos.
Enviados. Si se desean visualizar los avisos que ha generado SAICI. La información presentada tras la aplicación del filtrado será la siguiente:
Fecha. Fecha de generación del Aviso
Referencia. Código de expediente asignado por la SGAOI sobre el cual se realiza el aviso
Descripción. Texto que describe el aviso enviado. Los avisos que no han sido leídos todavía se presentarán negrita, pudiendo el usuario marcarlo como leído mediante la casilla de verificación que hay a la derecha (solo para notificaciones recibidas, no enviadas). Cada vez que un aviso se marque como leído, éste almacenará la fecha en la cual se leyó, además del usuario que efectuó la lectura.
2.6 Validación en proceso de envío de OP a DATCEN Descripción
Con el objeto de garantizar que toda la documentación obligatoria relacionada con un OP se ha subido al servidor de ficheros, se incluirán una serie de validaciones en el proceso de envío de datos de SAICI a DATCEN. De esta forma se soluciona el
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problema de que el usuario pudiera enviar el OP a DATCEN, pero no así su documentación. Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gasto / Facturación / Mantenimiento de factura Ventanas
Gestión de facturas recibidas
Operativa.
Se accederá a la ventana de Mantenimiento de Facturas Recibidas y se procederá a gestionar un OP como hasta ahora., es decir, registrar la factura, asignar el expediente y pulsar el botón Arbolito para proceder con el envío del OP a DATCEN. En el caso de que el usuario no hubiera realizado la carga de los ficheros obligatorios para la gestión del OP (definido en la gestión de tipología de fichero electrónico) la aplicación mostrará un mensaje indicando tal circunstancia. Estos son algunos de los mensajes que se mostrarán cuando no pueda llevarse a cabo el envío de datos a DATCEN porque falte algún archivo por subir.
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2.7 Envío de avisos Expediente Electrónico Descripción
Envía una notificación al buzón de avisos de DATCEN en el momento en el que en SAICI se tramita un OP, es decir, se pulsa el botón Arbolito en la ventana de Gestión de Facturación Recibida, habiendo subido previamente la documentación obligatoria al servidor de ficheros a través del módulo de Gestión de Expedientes Electrónicos Acceso
Opción de menú Gastos / Sistemas de Gasto / Facturación / Mantenimiento de factura
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Ventanas
Gestión de facturas recibidas
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Agenda
Operativa.
Se accederá a la ventana de Mantenimiento de Facturas Recibidas y se procederá a gestionar un OP como hasta ahora. Los cambios aplicados son transparentes al usuario, pero consisten en modificar el proceso de envío de propuestas de OP de SAICI a DATCEN para que una vez enviados los datos desde SAICI a DATCEN se realice la inserción de un nuevo registro en la tabla de notificaciones que permita a DATCEN tener conocimiento de que ha recibido una propuesta de OP. Si tras el envío del OP a DATCEN se desea visualizar el aviso generado (el mismo que se visualizará en la ventana de notificaciones de DATCEN) se abriría la ventana Agenda en SAICI se marcaría la casilla de verificación Enviados y a continuación el botón “Filtrar”.