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Comunicaciones

Manual de Usuario Sistema de Contabilidad

WINCONT

Julio 2015

Comunicaciones

Manual de Usuario del Contabilidad

10 de julio de 2015 Pág. 1

Dirección: Urb. Los Palos Grandes,

Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande,

Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062,

Venezuela

Copyright © 1994 Informática Gálac

ISBN 980-07-3031-1

Queda hecho el depósito legal

Reservados todos los derechos.

Windows® es marca registrada de Microsoft

Corporation en EE.UU. y otros países. Otros

productos y compañías mencionadas en este

documento son marcas de sus respectivos

propietarios.

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IMPORTANTE

Antes de instalar LOS PROGRAMAS, deberá leer cuidadosamente los términos y condiciones de este

contrato. El hecho de solicitar la clave de activación de LOS PROGRAMAS convalida la total aceptación de

los términos especificados en el presente contrato. Si no está de acuerdo, tendrá derecho a retractarse del

contrato de dentro de un plazo de siete (7) días contados a partir activación de LOS PROGRAMAS.

Contrato de Licencia de Uso y Garantía Limitada de Programas

Contrato de Plan de Asistencia y Servicios

Entre GALAC SOFTWARE Y EL CLIENTE más adelante identificados, se ha resuelto suscribir el

presente contrato de Contrato de Licencia de Uso, Garantía Limitada de Programas y Plan de Asistencia y

Servicios el cual estará regido por los siguientes términos:

PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los términos utilizados tienen los siguientes

significados:

a. GALAC SOFTWARE, es Infotax, Informática Tributaria s.a., sociedad anónima inscrita en el Registro

Mercantil V de la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo el Número

99, Tomo 118A-Qto, domiciliada en Caracas, representada en este acto por su Director Vicente Tinoco,

venezolano, mayor de edad, de este domicilio y titular de la cédula de identidad Nº 4.082.671. GALAC

SOFTWARE es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los programas de

computación de marca Gálac Software.

b. LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato es el permiso que otorga GALAC SOFTWARE

al CLIENTE para utilizar LOS PROGRAMAS identificados en la FACTURA relacionada con este

contrato.

c. EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes

lógicos de los computadores o software desarrollados por GALAC SOFTWARE, o cuyos derechos lo

han cedido o licenciado sus autores.

d. PROGRAMA MONOUSUARIO O COMPUTADOR INDIVIDUAL, también conocido como

“stand alone”, significa que tanto la aplicación como la base de datos están instaladas en un computador

y solo puede ser ejecutada en el computador donde haya sido instalada. Admiten múltiples

contribuyentes, compañías o empresas.

e. PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES 1-4 COMPUTADORES: Bajo esta modalidad la

base de datos puede estar instalada en un servidor y ser ejecutada bajo redes hasta por 4 computadores

definidos previamente por la empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS funcionan bajo la base de

datos MICROSOFT SQLSERVER EXPRESS de libre distribución aunque se recomienda

dependiendo del volumen de datos y transacciones utilizar la base de datos MICROSOFT

SQLSERVER STANDARD. . Admiten múltiples contribuyentes, compañías o empresas.

f. PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES SIN LÍMITE DE COMPUTADORES: Bajo esta

modalidad la aplicación puede ser ejecutada bajo redes por tantos computadores como requiera la

empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS funcionan bajo la base de MICROSOFT

SQLSERVER STANDARD. Admiten múltiples contribuyentes, compañías o empresas.

g. EL CLIENTE es la persona natural o jurídica identificada en la FACTURA emitida por GALAC

SOFTWARE que soporta la compra de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS, siempre y

cuando realice el acto de "Registrarse como usuario en www.galac.com" .

h. EL USUARIO, es cualquier persona natural que utilice LOS PROGRAMAS bajo la autorización o

consentimiento de EL CLIENTE.

i. LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o

servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC SOFTWARE, y han sido solicitadas para registro en la

República Bolivariana de Venezuela, o son usadas por GALAC SOFTWARE, mediante autorización

de su titular.

j. LA GARANTIA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones

especiales que asume GALAC SOFTWARE frente al CIENTE de conformidad con las cláusulas de

este contrato.

http://www.galac.com/

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k. FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC

SOFTWARE de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de la República Bolivariana de

Venezuela para la emisión de facturas, donde consten LOS PROGRAMAS adquiridos por EL

CLIENTE.

l. PLAN DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el servicio mediante el cual se extiende por un (1) año la

validez de la cláusula QUINTA del presente contrato, siempre y cuando EL CLIENTE cancele el

precio a tal efecto determine GALAC SOFTWARE para este servicio.

m. La frase: "Registrarse como usuario en www.galac.com" significa conectarse con la dirección

electrónica www.galac.com e indicar verazmente los datos que allí se solicitan en la sección:

“REGISTRO”

SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO:

La finalidad de este contrato que suscriben GALAC SOFTWARE y EL CLIENTE es determinar las

responsabilidades que asumen tanto GALAC SOFTWARE como CIENTE para utilizar LOS

PROGRAMAS objeto del presente contrato.

TERCERA: EL PRECIO

El precio pagado en la FACTURA objeto del presente contrato comprende para EL CLIENTE:

1. El derecho, no exclusivo que GALAC SOFTWARE otorga a EL CLIENTE por medio del presente

contrato a utilizar EL O LOS PROGRAMAS en un computador personal o en un servidor de redes.

2. La compraventa del empaque, CD O DVD que quedarán en poder de EL CLIENTE.

3. La compraventa del material impreso que acompaña al producto; el cual quedará en poder de EL

CLIENTE sin que ello implique cesión de derechos intelectuales.

CUARTA: DURACION Y TERMINACION

Este contrato entrará en vigencia desde la fecha de la adquisición que se indique en la FACTURA y

continuará vigente por tiempo indefinido, con excepción de aquellas cláusulas en donde se limiten algunas

garantías por un lapso definido de tiempo. Sin perjuicio de lo estipulado en el párrafo anterior, el término para

reposición de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS con cargo a GALAC SOFTWARE, estará

vigente hasta la fecha de vencimiento de la garantía. Las partes pueden dar por terminado el presente contrato

por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrónico a la direcciones registradas

al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com" por con lo menos treinta (30) días, de

anticipación a la fecha en que este contrato o alguna de sus cláusulas deba ser terminado

QUINTA: GARANTIAS Y LIMITACIONES

GALAC SOFTWARE garantiza por un período de un (1) año contado a partir de la emisión de la

FACTURA que soporta la adquisición de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o del PLAN DE

ASISTENCIA Y SERVICIOS que:

1. Suministrará al CLIENTE atención telefónica o vía e-mail en forma limitada para aclarar dudas en la

utilización del PROGRAMA.

2. Publicará en la página Web www.galac.com información sobre las correcciones, cambios y nuevas

versiones que se produzcan en LOS PROGRAMAS y notificará al CLIENTE enviando un correo

electrónico a la dirección que indique al momento de "Registrarse como usuario en

www.galac.com". GALAC SOFTWARE no será responsable en caso que por cualquier causa dicho

correo electrónico no haya podido ser entregado.

3. Pondrá a disposición de EL CLIENTE en la página Web www.galac.com todas las mejoras que se

produzcan en LOS PROGRAMAS adquiridos, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS

al ambiente WINDOWS. Este servicio no tendrá costo siempre y cuando el CLIENTE lo obtenga vía

Internet. GALAC SOFTWARE podrá suministrar las nuevas versiones durante el lapso especificado

por otros medios y en este caso el CLIENTE se compromete a cancelar el precio que establezca

GALAC SOFTWARE por este servicio, más los gastos de envío o el servicio de instalación

computado en horas técnicas de servicio según sea el caso. EL CLIENTE cancelará estos servicios, de

contado, en la oportunidad de su prestación. Cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento

de este programa será con costo a cargo de EL CLIENTE. GALAC SOFTWARE facturará estos









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servicios en la oportunidad en que se produzcan. Para obtener las mejoras de LOS PROGRAMAS,

EL CLIENTE es responsable de:

a. Comunicarse vía internet con el servicio en la página Web www.galac.com

b. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y

c. Solicitar a GALAC SOFTWARE, en caso de ser necesario, las claves necesarias para

activar las nuevas versiones de sus PROGRAMAS.

SEXTA: EXCEPCIONES

Con excepción de lo señalado anteriormente, GALAC SOFTWARE, no ofrece garantías explícitas o

implícitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier daño o perjuicio, de cualquier índole, que pueda

sufrir EL CLIENTE, incluyendo daños y perjuicios o imposibilidad de utilizar este PROGRAMA. GALAC

SOFTWARE no será responsable por los daños y perjuicios ocasionados a EL CLIENTE a terceras

personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el

PROGRAMA y por la contravención de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC

SOFTWARE no asume responsabilidad alguna y así lo reconoce explícitamente y solidariamente EL

CLIENTE, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudieran cometer EL

CLIENTE y/o SUS USUARIOS mediante el uso de este programa, en grado de autor o coautor. Esta

declaración también se hace extensiva a los cómplices o encubridores de EL CLIENTE en las mencionadas

infracciones o delitos.

EL CLIENTE y GALAC SOFTWARE, manifiestan que conocen que este producto no está normalizado

por entidades públicas gubernamentales o no gubernamentales y que en todo caso, la responsabilidad de

GALAC SOFTWARE, sólo asciende al monto del valor pagado por CLIENTE al adquirir el programa.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, GALAC SOFTWARE renuncia a todas las

demás garantías, expresas o tácitas incluyendo entre otras, garantías implícitas de comercio e idoneidad para

un determinado fin con respecto al programa de computación, así como de los materiales escritos adjuntos al

mismo. La presente garantía limitada le concede a EL CLIENTE derechos legales específicos y podrán

competirle otros que varían según el estado o territorio.

En la medida máxima permitida por la legislación aplicable, GALAC SOFTWARE no se responsabilizarán

de daños (incluyendo entre otros, daños directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante,

interrupción de actividad comercial, pérdida de información comercial o cualquier otra pérdida pecuniaria)

que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computación, incluso si GALAC SOFTWARE ha

sido informado de la posibilidad de dichos daños. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC

SOFTWARE en virtud de cualquier estipulación de este contrato de licencia se limitará a la cantidad

efectivamente pagada por EL CLIENTE por la licencia del programa. De no acatar los lineamientos

estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del programa de computación, en caso de estar defectuoso,

EL CLIENTE (y no GALAC SOFTWARE) asumirá el costo total de los servicios, reparaciones o

correcciones necesarios.

GALAC SOFTWARE no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computación pueden

satisfacer sus requisitos o que la operación del programa de computación sea de forma ininterrumpida o que

esté libre de errores, o que los defectos del programa de computación serán corregidos.

SEPTIMA: COMPROMISOS DEL CLIENTE

EL CLIENTE se compromete a:

1. "Registrarse como usuario en www.galac.com"a dentro de los treinta (30) días continuos siguientes

a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisición de la LICENCIA DE USO de LOS

PROGRAMAS. 2. Revisar periódicamente la página Web www.galac.com para estar informado sobre cambios y mejoras

que se produzcan en LOS PROGRAMAS.

3. Mantener actualizados sus datos en www.galac.com para que sea posible enviarle vía correo

electrónico información actualizada.

4. Revisar detalladamente los resultados de los cálculos que realicen LOS PROGRAMAS e informar

inmediatamente a GALAC SOFTWARE y a terceros que pudieran estar afectados sobre cualquier

diferencia en cálculo, por criterios legales o de cualquier otra naturaleza. EL CLIENTE es el único






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responsable ante terceros por las consecuencias que pudiera tener la utilización de los resultados de

LOS PROGRAMAS ya que su responsabilidad revisarlos y validarlos antes de utilizarlos.

5. No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material

adicional recibido.

6. No ceder, expresa o tácitamente, el presente contrato, o la LICENCIA DE USO de LOS

PROGRAMAS o impresos que a se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios

relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violación a lo anterior, dará lugar al

ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC

SOFTWARE.

7. Pagar cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS. GALAC

SOFTWARE facturará estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.

8. Mantener en sus equipos licencias originales de los Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido

adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que GALAC SOFTWARE, asuma responsabilidad

alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en

Redes de computadores.

9. No permitir copias del programa o del material impreso que se acompaña, siendo solidariamente

responsable por los daños y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de

reclamos judiciales o extrajudiciales y daños que puedan llegar como resultado de la copia no

autorizada del programa o del material impreso que los acompaña, o del empaque del mismo, o de la

reventa no autorizada, y reembolsará a GALAC SOFTWARE, todas las sumas que esta sociedad

haya tenido que pagar en relación con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de

abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello.

El CLIENTE declara conocer el alcance de los términos y definiciones establecidos en la cláusula

PRIMERA del presente contrato y manifiesta expresamente que al instalar, copiar, solicitar la activación

permanente y/o de otra forma usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS está de acuerdo en

quedar obligado por las cláusulas de este contrato. En caso de no estar de acuerdo con los términos del

presente contrato, EL CLIENTE no puede usar o copiar el programa de computación, y debe rápidamente

ponerse en contacto con GALAC SOFTWARE para obtener instrucciones sobre la devolución de los

productos no utilizados y el reembolso del importe pagado.

OCTAVA: El CLIENTE puede solicitar el reintegro del dinero cancelado en la FACTURA que soporta la

adquisición del PROGRAMA dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su adquisición siempre y

cuando manifieste por escrito su intención, devuelva a GALAC SOFTWARE el original de la FACTURA y

demuestre a satisfacción de GALAC SOFTWARE que LOS PROGRAMAS han sido desinstalados de sus

computadores. En caso afirmativo GALAC SOFTWARE procederá al reintegro del precio pagado por LOS

PROGRAMAS dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la recepción de la notificación

NOVENA: El presente contrato está regido por la Leyes de la República Bolivariana de Venezuela y no

podrá ser modificado por terceros, a menos que medie comunicación escrita, suscrita por el representante

legal de GALAC SOFTWARE.

En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales

se domicilia el presente contrato.

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ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO

OPCION DE ARRENDAMIENTO

CON OPCION A COMPRA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO:

EL USUARIO ha optado por adquirir EL PROGRAMA de acuerdo a un plan de “Arrendamiento con

opción a compra” detallado en la FACTURA. A través de este Plan EL PROGRAMA se puede adquirir con

el último pago realizado, conforme al contrato de licenciamiento que se firmará entre EL USUARIO y

GALAC SOFTWARE.

SEGUNDA: LOS PAGOS

Los pagos correspondientes al canon de arrendamiento especificados en la FACTURA deberán realizarse

dentro de los cinco (5) días siguientes a su vencimiento sin que medie aviso de cobro, siendo responsabilidad

de EL USUARIO conocer las fechas de vencimiento de sus pagos y realizarlos oportunamente.

GALAC SOFTWARE se reserva el derecho de incluir un cargo por servicios de Bs 100 (cien bolívares con

00/100) por los cheques devueltos, adicionalmente a los demás montos y recursos a los que tiene derecho

conforme a las leyes aplicables.

EL USUARIO pagará a la Compañía todos los costos en que ésta incurra para cobrarle cualquier monto

vencido, incluyendo costas judiciales y honorarios de abogados; sin embargo, si los cargos anteriormente

mencionados exceden la tasa que se aplique de acuerdo con la ley en vigor, dichos cobros se calcularán de

manera tal que no excedan la tasa legalmente permitida.

EL USUARIO reconoce, declara y acepta que el documento denominado FACTURA es prueba fehaciente y

suficiente de la relación comercial y del convenio de “Arrendamiento con opción a compra” y que esta

declaración es suficiente para darle al documento el valor estipulado en el Código de Comercio de la

República Bolivariana de Venezuela.

TERCERA: SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

En el caso de que no se haya satisfecho la obligación dentro del periodo de tiempo establecido en la cláusula

anterior, EL USUARIO autoriza a GALAC SOFTWARE a suspender la continuidad del servicio, y

cualquier perjuicio que por ese concepto resulte para con EL USUARIO serán de su cargo y cuenta,

exonerando GALAC SOFTWARE de cualquier acción, indemnización, pérdida, daño, lucro cesante o daño

emergente.

CUARTA: TERMINACION DEL ARRENDAMIENTO

El convenio de “Arrendamiento con opción a compra” terminará por

1. Acuerdo mutuo de las partes, siempre y cuando, y previo a su terminación, EL USUARIO satisfaga la

totalidad de los pagos que estén pendientes a la fecha de la terminación, los cargos y costos por

concepto de trámites administrativos y/o judiciales para el cobro de las obligaciones, los intereses y

tasas por mora.

2. Por no pago de EL USUARIO de dos o más cuotas, sin que medie previo el aviso que GALAC

SOFTWARE le remita un aviso sobre la suspensión del servicio y terminación del contrato de

“Arrendamiento con opción a compra”. No será necesario que se constituya en mora a EL USUARIO

y/o que se haga requerimiento notarial o judicial para que la constitución en mora de EL USUARIO

opere de pleno derecho y GALAC SOFTWARE esté autorizada para que haga uso de la cláusula de

solución de controversias establecida en este documento.

3. Por vencimiento del “Arrendamiento con opción a compra” siempre que se haya pagado y satisfecho

todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago.

4. Por terminación del acuerdo de Licencia de Uso conforme a las formas de terminación que se haya

especificado en el mismo, siempre y cuando se hayan satisfecho todas las obligaciones monetarias que

estuvieren pendientes de pago.

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QUINTA: El presente es una anexo al CONTRATO DE ADESIÓN: LICENCIA DE USO Y GARANTIA

LIMITADA DE PROGRAMAS, contrato regido por la Leyes de la República de Bolivariana de Venezuela

y no podrá ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a

menos que medie comunicación escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE.

En Testimonio de lo anterior, el USUARIO firma este anexo en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se

domicilia el presente contrato.

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Índice

1. Introducción .................................................................................................................. 11

2. Configuración ............................................................................................................... 12

3. Aspectos Generales....................................................................................................... 13

3.1 Nomenclatura ......................................................................................................... 13

3.2 Entrar al sistema ..................................................................................................... 13

3.3 Seguridad ............................................................................................................... 14

1.1.1 Insertar Usuario .............................................................................................. 15

1.1.2 Otras Acciones (Modificar, Eliminar, Consultar y Buscar) ........................... 16

1.1.3 Activar / Desactivar Usuarios ......................................................................... 16

1.1.4 Reiniciar Password ......................................................................................... 17

1.1.5 Insertar Copia ................................................................................................. 17

1.1.6 Cambiar Password .......................................................................................... 18

3.4 Salir del Programa.................................................................................................. 18

3.5 Interfaz Grafica ...................................................................................................... 19

3.6 Menú G .................................................................................................................. 21

1.1.7 Acerca de... ..................................................................................................... 21

1.1.8 Gálac Software ............................................................................................... 21

1.1.9 Escoger Empresa ............................................................................................ 22

1.1.10 Escoger Período .............................................................................................. 22

1.1.11 Administre su Licencia ................................................................................... 22

1.1.12 Activar Modo Avanzado ................................................................................ 23

1.1.13 Configuración de Impresión ........................................................................... 23

1.1.14 Configuración de Respaldo ............................................................................ 26

1.1.15 Configuración para el envío de correo ........................................................... 27

1.1.16 Salir del Sistema ............................................................................................. 27

3.7 Respaldar / Restaurar ............................................................................................. 28

1.1.17 Respaldar ........................................................................................................ 28

1.1.18 Restaurar ......................................................................................................... 30

1.1.19 10.2.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total ........................................... 31

3.8 Opciones Avanzadas .............................................................................................. 32

3.9 Parámetros de Contabilidad ................................................................................... 33

3.10 Ciclo Básico ....................................................................................................... 37

3.11 Crear Compañía.................................................................................................. 38

3.12 Escoger Compañía.............................................................................................. 43

4. Cuentas ......................................................................................................................... 44

4.1 Insertar Cuentas Contables .................................................................................... 44

4.2 Definir Cuentas Informes ....................................................................................... 45

4.3 Grupos de Inventario.............................................................................................. 46

4.4 Sustituir Cuentas .................................................................................................... 47

4.5 Sincronizar Naturaleza ........................................................................................... 47

4.6 Sincronizar Niveles de Cuentas ............................................................................. 47

4.7 Insertar Comprobantes ........................................................................................... 48

4.8 Reversar Comprobantes Contables ........................................................................ 50

4.9 Imprimir Comprobantes ......................................................................................... 51

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4.10 Comprobante de Apertura del Ejercicio ............................................................. 52

4.11 Comprobante de Reservas .................................................................................. 52

5. Balances ........................................................................................................................ 54

5.1 Visualizar Balance General.................................................................................... 54

5.2 Estado de Resultados ............................................................................................. 54

5.3 Balance de Comprobación ..................................................................................... 55

5.4 Mayor Analítico ..................................................................................................... 55

5.5 Estado de resultado por Centro de Costos ............................................................. 56

5.6 Balance de comprobación por Centro de Costos ................................................... 56

6. NIIF .............................................................................................................................. 57

6.1 Balances NIIF ........................................................................................................ 57

6.2 Personalizar Balances ............................................................................................ 57

6.3 Insertar NIIF........................................................................................................... 58

6.4 Copiar Esquemas de otras Empresas ..................................................................... 59

6.5 Copiar Esquemas Existentes .................................................................................. 60

7. Informes ........................................................................................................................ 61

7.1 Informe de Catalogo de Cuentas ............................................................................ 61

7.2 Informe de Resumen Diario ................................................................................... 61

7.3 Informe de Diario de Comprobante ....................................................................... 62

7.4 Informe de Movimientos de Cuentas ..................................................................... 62

7.5 Informe Varios ....................................................................................................... 63

7.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos .................................................... 63

7.7 Informes Financieros ............................................................................................. 64

7.8 Informe de Inconsistencias .................................................................................... 64

8. Periodo .......................................................................................................................... 65

8.1 Escoger periodo ..................................................................................................... 65

8.2 Consultar Periodo................................................................................................... 65

8.3 Listado de Periodos ................................................................................................ 65

9. Cerrar Periodo............................................................................................................... 67

9.1 Cierre de Cuentas de Resultados............................................................................ 67

9.2 Cierre de Período ................................................................................................... 67

10. Activos Fijos .............................................................................................................. 68

10.1 Insertar Activos Fijos ......................................................................................... 68

10.2 Contabilizar Activos Fijos .................................................................................. 69

10.3 Informe de Depreciación .................................................................................... 69

10.4 Otros Informes.................................................................................................... 69

11. Parámetros Activos Fijos ........................................................................................... 71

11.1 Consultar parámetros de activos fijos ................................................................ 71

11.2 Modificar parámetros de activos fijos ................................................................ 71

11.3 Cambiar Depreciar Desde .................................................................................. 71

11.4 Cambiar Tipo de Depreciación .......................................................................... 72

11.5 Cambiar Longitud del Auxiliar .......................................................................... 72

12. Grupo de Activos ....................................................................................................... 73

12.1 Ingresar Grupo de Activos ................................................................................. 73

12.2 Instalar Grupo de Activos .................................................................................. 74

13. Tipo de Comprobantes / Auxiliares / Centros de Costos ........................................... 75

13.1 Comprobantes..................................................................................................... 75

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1.1.20 Insertar Tipo de Comprobante ........................................................................ 75

1.1.21 Modificar Tipo de Comprobante .................................................................... 76

1.1.22 Eliminar Tipo de Comprobante ..................................................................... 76

13.2 Auxiliar............................................................................................................... 77

1.1.23 Asignar Estructura de Costos ......................................................................... 77

13.3 País ..................................................................................................................... 77

1.1.24 Reinstalar País ................................................................................................ 77

1.1.25 Consultar País ................................................................................................. 78

1.1.26 Imprimir lista de países................................................................................... 78

13.4 Monedas ............................................................................................................. 79

1.1.27 Consultar Monedas ......................................................................................... 80

1.1.28 Imprimir lista de monedas .............................................................................. 80

13.5 Moneda Local ..................................................................................................... 81

1.1.29 Consultar Moneda Local ................................................................................ 81

1.1.30 Imprimir lista de moneda local ....................................................................... 82

14. Ajuste por Inflación (AxI) ......................................................................................... 83

14.1 Conexión con AXI ............................................................................................. 83

14.2 Exportar datos para AXI .................................................................................... 84

15. ISLR........................................................................................................................... 85

15.1 Conexión con ISLR ............................................................................................ 85

15.2 Exportar datos para ISLR ................................................................................... 85

15.3 Informes ............................................................................................................. 86

16. Importar / Exportar .................................................................................................... 87

16.1 Exportar Datos (Comprobantes)......................................................................... 87

16.2 Exportar Datos Genéricos .................................................................................. 88

16.3 Importar Datos (Comprobantes)......................................................................... 89

16.4 Importar Catalogo de cuentas ............................................................................. 91

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1. Introducción

Bienvenidos al Programa de Contabilidad para Windows® el cual también se conocerá con

las siglas Contabilidad.

Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Gálac

Software y su diseño está orientado para ofrecerle máxima rapidez y exactitud en el cálculo

de la contabilidad.

El Manual del Usuario es una guía de consejos prácticos que le permite obtener un mayor

rendimiento en el uso de su sistema.

El sistema es:

Rápido y fácil de usar: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y

eficiencia en el procesamiento de sus datos contables.

Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.

Cabe destacar que el manual está dirigido exclusivamente a la orientación funcional del

sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilización del mismo, constituyendo

una guía para crear y trabajar con la contabilidad y no hace referencia en lo absoluto a la

instrucción de los principios contables.

Recuerde registrarse en nuestra página web www.galac.com

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2. Configuración

El sistema Contabilidad, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto

funcionamiento requieren que ciertas opciones de la Configuración Regional de Windows

se encuentren con los valores adecuados.

Formato para fecha.

El formato recomendado para la fecha es:

Formato para número y moneda

El sistema maneja los siguientes formatos para números y monedas.

1. El (.) punto como separador de miles y la (,) coma como separador decimal.

Ej. 999.999,99

En el caso de monedas seria: Bs 999.999,99

2. La (,) coma como separador de miles y el (.) punto como separador decimal.

Ej. 999,999.99

En el caso de monedas seria: Bs 999,999.99

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3. Aspectos Generales

A continuación se presenta toda la información necesaria para utilizar el sistema de

Contabilidad. Lea esta sección para conocer las características generales de las ventanas y

menús, además de información que puede serle útil.

3.1 Nomenclatura

Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que

aparece en su computador.

Ejemplo: Compañía (es un menú), <Intro>, <F6> (las teclas), contabilidad (es el comando

que se escribe para ingresar al programa).

Cuando el texto aparece entre “<” y “>” s e refiere a una tecla que se encuentra en su

teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su

teclado identificada con “F6”.

En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de

una forma u otra dependiendo de si está en Español o en Inglés.

3.2 Entrar al sistema

1. Después de instalar el sistema se creó automáticamente un acceso directo del mismo

llamado Contabilidad, para ejecutar el programa haga doble clic

2. A continuación obtendrá la pantalla de presentación del programa. Haga clic en el botón

de continuar para entrar al programa

3. El programa le solicitará el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la

palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad

Figura 1. Ventana de acceso al programa contabilidad

4. Vaya al Capítulo Primeros Pasos en donde se le explica cómo comenzar a trabajar con

el sistema de Contabilidad.

Comunicaciones



3.3 Seguridad

El sistema Contabilidad contiene una opción de seguridad, la cual permite que cada uno de

los usuarios del programa tenga una clave personal y un nivel de acceso definido según sus

funciones. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del programa.

Usted puede acceder la opción de seguridad o configuración de usuario, seleccionando

desde el <Menú Principal> clic en el Menú Usuario / Parámetros Contabilidad El

sistema le mostrara la ventana parámetros de contabilidad. Seguidamente haga clic en la

pestaña “Seguridad”

Figura 2. Ventana parámetros de contabilidad

Al hacer clic en la pestaña Seguridad se mostrara la siguiente ventana:

Figura 3. Ventana seguridad

Esta ventana muestra todos los usuarios registrados en el sistema, se puede apreciar por

usuario, el login, nombre y apellido, cargo email, status y el tipo de usuario.

Comunicaciones



1.1.1 Insertar Usuario

Haga clic en el botón de insertar el sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 4. Ventana insertar usuario

Nombre (Login): Ingrese en nombre o login del usuario que va a insertar.

Nombre y Apellido: De igual manera ingrese el nombre y apellido del usuario.

Cargo: Ingrese el cargo del usuario dentro de la empresa.

Email: Ingrese una cuenta de correo del usuario que está insertando.

Es Supervisor: Active si el usuario que está agregando es supervisor.

Permisología

Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que está agregando.

Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte superior de la ventana para “Marcar

Todo” o Desmarcar Todo” y “Expandir o Colapsar”

Al terminar de ingresar los datos solicitados haga clic en el botón insertar

Comunicaciones



El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 5. Ventana insertar Password

Ingrese y confirme el Password de acceso, luego presione el botón Continuar.

1.1.2 Otras Acciones (Modificar, Eliminar, Consultar y Buscar)

También puede modificar, eliminar, consultar y buscar datos de usuarios registrados en el

sistema, a través de los siguientes botones:

1.1.3 Activar / Desactivar Usuarios

Si usted en algún momento desea activar o desactivar un usuario determinado, el sistema

Contabilidad le brinda esta opción, a continuación le explicamos como hacerlo.

Desactivar Usuarios: Escoja el usuario que desee desactivar luego haga clic en el botón

desactivar usuarios El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 6. Ventana desactivar usuarios

Haga clic en el botón desactivar

Comunicaciones



Activar Usuarios: Mediante el botón de búsqueda Ubique el usuario que desee activar.

Seguidamente haga clic en el botón activar usuarios

1.1.4 Reiniciar Password

Otro de los beneficios de seguridad de su sistema Contabilidad es el reinicio de Password

para llevar a cabo este proceso seleccione el usuario al cual le reiniciara el Password luego

haga clic en el botón El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 7. Ventana reiniciar Password de usuario

Ingrese y confirme el nuevo Password, luego haga clic en el botón Continuar

1.1.5 Insertar Copia

El sistema Contabilidad le permite insertar una copia de un usuario determinado como

otro usuario distinto de éste, manteniendo todo el perfil del usuario copiado, para ello,

seleccione el usuario al cual quiere copiar, luego haga clic en el botón insertar copia el

sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 8. Ventana insertar copia de usuario

Ingrese el nombre del nuevo usuario, y haga clic en el botón El sistema le pedirá el Password

para el nuevo usuario, ingréselo y presione el botón Continuar.

1.1.6 Cambiar Password

El sistema Contabilidad le ofrece la posibilidad de cambiar el Password de acceso de los

usuarios, para ello seleccione el usuario al cual desea cambiarle el Password, luego haga

clic en el botón cambiar Password El sistema le pedirá ingresar el Password actual,

luego ingresar y confirmar el nuevo Password, seguidamente presione el botón Continuar

3.4 Salir del Programa

Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el <Menú

Principal> del mismo, haga clic en el menú G Salir del Programa o presionar Ctrl. Q.

El programa pedirá confirmación con relación a la salida, enviando el siguiente mensaje:

Figura 9. Mensaje de advertencia

Comunicaciones



Si presiona el botón No, el sistema retornará a la pantalla principal. Si por el contrario

presiona el botón Si el sistema le envía al escritorio (desktop) de Windows®.

3.5 Interfaz Grafica

Este término hace referencia a la presentación en pantalla (parte superior izquierda) de los

submenús correspondientes al menú en el que usted se encuentre posicionado.

Figura 10. Menú Principal

Los módulos fundamentales del programa son: G, Compañía, Comprobante, Cuenta,

Balances, NIIF, Informes, Período, Cerrar Período, Conciliación Contable y Menús, estos

se encuentran ubicados en la línea horizontal superior de la pantalla.

Para acceder a las Opciones de cada uno de los módulos, las cuales se encuentran ubicadas

verticalmente con relación a estos haga clic en el menú deseado o presione la tecla <Alt.> +

la letra del título del menú que esté subrayada, utilice las teclas direccionales para

posicionarse y luego presione la tecla <Intro>, así se obtiene, automáticamente, la pantalla.

Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes

símbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo

respectivamente.

Al pasar de un módulo a otro, usted podrá apreciar las diferentes opciones que ofrece cada

uno de ellos. Por ejemplo:

Comunicaciones



(Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar), permitiéndole la aplicación de

conceptos fundamentales en el manejo del sistema tal y como se explica en la próxima

sección del manual.

A continuación se detalla el uso de cada opción:

Consultar:

El proceso de consulta está presente en todos los módulos de entrada de datos. La consulta

conduce a un dato específico donde usted se podrá desplazar dentro de esta opción, con los

botones anterior y siguiente, permitiéndole guiarse fácilmente hasta obtener la información

deseada. Si se coloca algún dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el

programa le presentará el siguiente mensaje:

Insertar:

Esta opción es la que permite la inclusión y registro de todos los datos del sistema.

El sistema Contabilidad presenta de forma automática la pantalla solicitada, con todos los

campos vacíos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del día

actual).

Modificar:

Para realizar una modificación de datos contenidos en el sistema, ubíquese y seleccione el

registro a modificar, de forma análoga a la opción Consultar. Es imprescindible que

presione la tecla <Intro> o haga doble clic para accesarlo una vez que lo haya ubicado. A

partir de allí, el cursor se posicionará en cada uno de los campos susceptibles de ser

modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado,

presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botón Grabar, para guardar dichos

cambios o <Esc> en caso contrario.

Eliminar:

Para ejecutar esta opción ubíquese y seleccione el registro a eliminar (de forma análoga a la

opción Modificar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para accesarlo y

luego la tecla <F6> para eliminarlo.

El sistema le solicita la confirmación del proceso, enviando un mensaje similar al siguiente:

No se encontraron datos con esas características

Nota: Cuando decimos grabar significa que el programa almacena la información en el disco duro.

Comunicaciones



Figura 11. Mensaje de confirmación

Al responder afirmativamente, el sistema eliminara el registro.

3.6 Menú G

Este menú contiene, de forma general, información del programa, así como opciones de

configuración:

1.1.7 Acerca de...

Presenta una pantalla que muestra información general sobre el programa de IVA Gálac, su

versión, fecha de última actualización y serial.

Figura 12. Acerca de

1.1.8 Gálac Software

Muestra información de la empresa que creó el sistema, la cual está dedicada al desarrollo e

implantación de sistemas de información computarizados, fundamentalmente en el área

fiscal, financiera, administrativa y contable en el área fiscal, financiera, administrativa y

contable.

Nota: Una vez eliminada la información no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la información del disco

donde previamente se había grabado.

Comunicaciones



Figura 13. Gálac Software

1.1.9 Escoger Empresa

A través de esta opción Ud. puede cambiar la compañía con la cual está trabajando.

1.1.10 Escoger Período

A través de esta opción Ud. puede cambiar el período con el cual está trabajando.

1.1.11 Administre su Licencia

Figura 14. Administre sus licencia

Como dice la ventana aquí podrá administrar su licencia del producto Contabilidad de

Gálac Software.

Información de Licencia

Mi Licencia

Contrato Licencia de Uso

Comunicaciones



Operaciones Básicas

Instalar licencia

Desinstalar licencia

Operaciones Avanzadas

Generar licencia

Solicitud de licencia

1.1.12 Activar Modo Avanzado

Esta opción muestra en los menús opciones que son muy delicadas de utilizar. La

incorrecta utilización de cualquiera de estas opciones puede causar daños irreversibles en

las bases de datos.

Es recomendable que antes de utilizar esta opción se comunique con Gálac Software a fin

de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado que al momento de usar

cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos técnicos o el

supervisor de la red (si es el caso).

1.1.13 Configuración de Impresión

En esta opción encontrará diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus

necesidades las opciones de impresión. Esta configuración aplica a todos aquellos reporte

en modo gráfico.

Figura 15. Ventana configuración de impresión

Configuraciones Generales

Haga clic en el botón configuraciones generales El sistema le mostrara la siguiente

ventana.

Comunicaciones



Figura 16. Modificar parámetros de impresión

A través de esta ventana es posible optimizar sus impresiones. Además, en caso de existir

en su sistema operativo una impresora predeterminada, mostrará el nombre de la misma.

Especificar calidad de impresión: si se activa esta opción es posible configurar el

siguiente parámetro llamado “Calidad de la impresión”.

Calidad de impresión: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y

Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad gráfica de los reportes.

Optimizar para Impresión en Matriz de Punto: Activar esta opción permitirá mejorar la

calidad de la impresión en aquellas impresoras de tipo matriz de punto, lo cual en algunos

casos es necesario activar para emitir reportes legibles.

Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opción, cada vez que se mande a imprimir

cualquier informe gráfico, el sistema abrirá la ventana de Windows® “Imprimir” Donde

puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar.

En los encabezados de reportes…

Imprimir Fecha de Emisión: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora

de emisión en que fue impreso.

Imprimir número de página: active si desea que las hojas de los informes sean

numeradas.

¿En cuales documentos imprimir RIF?: Permite indicar que se imprimar el número de

RIF en todos los documentos o solo en los documentos que la ley exige.

Tamaño fuente para nombre compañía: permite indicar el tamaño de la fuente para el

nombre de la compañía en los informes, las opciones son 8 (Si el nombre de la compañía

sea muy grande y no se muestra completo), 10, 12, 13 y 14.

Márgenes Generales

Esta opción le permite configurar los márgenes al imprimir los reportes que emite el

Comunicaciones



sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy útil cuando se requiere ajustar los

márgenes en impresoras, que tiene un área de impresión reducida, lo cual hace que los

informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. También es de

utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo

cual requiere que la información se empiece a imprimir más abajo o más a la derecha.

Haga clic en el botón márgenes generales El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 17. Modificar márgenes generales

Márgenes Menor o igual a Mayor o igual a

Izquierdo 1 0.500

Superior 1 0.750

Derecho 0.5000 0.250

Inferior 1 0.500

Márgenes Especiales

Esta opción le permite configurar los márgenes de su impresora local, para los reportes.

Haga clic en el botón márgenes especiales El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 18. Modificar márgenes especiales

Nombre del Reporte: Mostrara el nombre del reporte o, en nuestro caso, el de la planilla a

las que se le está modificando la configuración de los márgenes.

Al buscar y seleccionar un reporte aparece la ventana de modificar Márgenes de los

Reportes, donde se pueden editar los siguientes datos:

Parámetros de Sesión

Figura 19. Modificar parámetros de sesión

Active o desactive los parámetros acordes a un determinado usuario

1.1.14 Configuración de Respaldo

Esta opción se habilita al activar el modo avanzado (G Activar Modo Avanzado)

Comunicaciones



Figura 20. Ventana configuración del respaldo

Escoja el modelo de respaldo, active la opción si desea respaldar automáticamente,

indíquele al sistema cada cuanto tiempo desea respaldar su información, escoja la ruta

donde desee guardar sus respaldos

1.1.15 Configuración para el envío de correo

En esta opción le proveemos un protocolo de comunicación para utilizar una cuenta de

correo que usted o su empresa posea y que permita a usted el envío automático de la

información que usted desee de nuestra aplicación a la(s) personas que usted desee.

Lea detenidamente los términos y condiciones del contrato luego “Acepte” o “No” las

clausulas expuestas.

Figura 21. Términos y condiciones para el envío de correo

1.1.16 Salir del Sistema

Para salir del sistema haga clic en G Salir del Programa

Comunicaciones



Figura 22. Salir del sistema

3.7 Respaldar / Restaurar

Respaldar: Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos

acumulados en su disco duro durante la operación del sistema de Contabilidad a otro medio

de almacenamiento (CD – DVD – Pendrive - Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus

necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga.

Restaurar: Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos

respaldados en (medios de almacenamientos) al disco duro de su computador.

1.1.17 Respaldar

Para realizar el proceso de Respaldo desde el <Menú Principal> seleccione el módulo

Respaldar / Importar-Exportar Datos

Figura 23. Módulo Respaldar/Restaurar

Luego haga clic en el menú Respaldar / Restaurar Respaldar


Nota: Es conveniente para la seguridad de sus datos, realizar periódicamente la operación de respaldar, ya que es

la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de información en su

computadora.

Comunicaciones



Figura 24. Ventana respaldar datos

Fecha de respaldo: Es colocada automáticamente por el programa, no permite ser

modificada.

Cantidad de Compañías: Seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el

respaldo de:

Todas las Empresas existentes en el programa.

Una sola Empresa la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa).

Todas las Empresas (Indiv.), crea Zip individuales por compañía, en el directorio

que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo

generados es: codigocompania_nombrecompania + mes día

Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opción crea un Zip con todos los datos de todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automático como la

reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio.

Unidad de respaldo: Indique en que unidad guardará el respaldo, puede hacerlo en

disquetes, en Zip, en CD o en un directorio del disco duro.

Directorio de Respaldo: Indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere

realizar el respaldo.

Nombre del Archivo: El programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede

modificar y colocar el nombre que desee.

Ruta del Respaldo: Aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo.

Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:

NOTA: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el

proceso “Restaurar”, de lo contrario este último fallará. El modelo de respaldo se indica en los Parámetros

Administrativos, en la ficha “General”, opción “Modelo del Respaldo”, los valores disponibles son “Modelo

Básico” y “Modelo Avanzado”.

Comunicaciones



Figura 25. Mensaje de proceso exitoso.

1.1.18 Restaurar

Si tiene que recuperar la información de las Empresas (o Compañías) debe primero activar

modo avanzado (G Activar Modo Avanzado) y luego desde el módulo Respaldar /

Importar-Exportar Datos Escoja la opción Respaldar / Restaurar Restaurar Se

mostrara la siguiente ventana

Figura 26. Ventana restaurar datos

El sistema Contabilidad automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se

grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla.

Presione clic en el botón Grabar. El sistema comienza el proceso de restauración de datos,

al finalizar le mostrará el siguiente mensaje:

Figura 27. Mensaje de proceso exitoso.

Comunicaciones



1.1.19 10.2.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Si tiene que recuperar la información de una empresas específica, debe primero activar

modo avanzado (G Activar Modo Avanzado) y luego desde el modulo Respaldar /

Importar-Exportar Datos / Conversión escoja el menú Respaldar / Restaurar

Restaurar Empresa(s) desde Respaldo Total

Figura 28. Menú restaurar desde respaldo total

El programa le mostrará la siguiente ventana:

Figura 29. Ventana restaurar empresa desde respaldo total

De esta ventana seleccionará el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el

nombre del programa (por ejemplo, WCO), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en

que se realizó el respaldo en formato MMDD, por ejemplo WCOTotalComp0113, es un

respaldo total del sistema WCO realizado el 13 de enero.

Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón “Llenar lista de empresas

desde el Zip”, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá

seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.

Nota: Esta opción solo funciona con los archivos .Zip generados desde el programa con la opción Todas Las

Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas específicas para ser restauradas desde el

archivo.

Comunicaciones



Figura 30. Ventana restaurar empresas desde respaldo total

Puede seleccionar todas las compañías listadas haciendo clic en la opción “Marcar Todas”

o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en “Desmarcar todas”.

También aparecen las “Opciones del Proceso”. Si se activa “Sobrescribir sin preguntar” al

momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertirá y

sobrescribirá los datos de esta empresa. Si se activa la opción “Mostrar Mensajes” el

programa le informará sobre el resultado del proceso.

Seleccione de la ventana “Restaurar Empresa” las compañías que va a restaurar y haga clic

en el botón “Restaurar”. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un

mensaje de advertencia.

3.8 Opciones Avanzadas

Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas

con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el

usuario del programa y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar

DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos

comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para tener

acceso a las opciones avanzadas haga clic en el menú (G Activar Modo Avanzado)

Figura 31. Mensaje al activar el modo avanzado

Luego clic en G Opciones Avanzadas el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 32. Ventana para solicitar clave especial

Usted debe solicitar una clave especial vía telefónica entrar al programa con clave de

acceso total, ir al menú de la letra (G Activar Modo Avanzado), y haga clic en el botón

Aceptar.

3.9 Parámetros de Contabilidad

El sistema de Contabilidad le permite verificar que los parámetros de “Contabilidad” estén

adecuadamente, para ello haga clic en el módulo Usuarios / Parámetros Contabilidad

Figura 33. Módulo usuarios/parámetros contabilidad


Figura 34. Módulo usuarios/parámetros contabilidad

Haga clic en la pestaña Parámetros Contabilidad. Luego haga clic en el botón modificar

A continuación se mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 35. Ventana modificar parámetros de contabilidad

Pestaña General

Figura 36. Pestaña General

Lea cada una de las opciones y configure las opciones de acuerdo a como usted maneje su

contabilidad.

Pestaña Comprobantes

Comunicaciones



Figura 37. Pestaña Comprobantes

Lea cada una de las opciones y Active / Desactive las opciones de acuerdo a como usted

maneje su contabilidad.

Pestaña Informes

Figura 38. Pestaña Informes


contabilidad.

Pestaña Conciliación

Figura 39. Pestaña Conciliación

Comunicaciones



Lea cada una de las opciones y Active / Desactive las opciones de acuerdo a como usted

maneje su contabilidad.

Figura 40. Pestaña Ley de Costos


contabilidad. Después de configurar sus parámetros de contabilidad presione el botón

modificar y salir

Comunicaciones



3.10 Ciclo Básico

Para que empiece a trabajar con el sistema Contabilidad debe seguir los siguientes pasos:

Cear y Escoger

la Companía

Configurar

ParámetrosCrear Cuentas

Contábles

Definir Cuentas

Insertar

Comprobante de

Apertura

Insertar

Comprobantes

Contábles

Insertar

Comprobantes

de Ajustes

Solicitar

Informes

Comunicaciones



3.11 Crear Compañía

Una característica importante del programa de Contabilidad es que permite al usuario

trabajar con tantas compañías como desee, es decir, es multicompañía.

Para crear una compañía, usted debe seguir los siguientes pasos:

1. Desde el <Menú Principal> seleccione el menú Compañía Insertar, el programa le

mostrará la siguiente ventana.

Figura 41. Ventana de insertar compañía

Introduzca los siguientes datos solicitados:

Datos Cantables

Código de compañía: El programa sugiere un código para identificar la compañía. Usted

puede modificarlo en caso de ser diferente al que utiliza.

Nombre: Introduzca la razón social (nombre) de la compañía. El programa permite un

máximo de 50 caracteres.

N.RIF: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.

N.NIT: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.

Tipo de Contribuyente: Escoja entre Persona Natural o Jurídica.

Comunicaciones



Pestaña Módulos

Indique con el ratón haciendo <Clic> en el recuadro si:

Usa costo de ventas

Usa Módulo de Activos Fijos

Usa Auxiliares

Usa Centros de Costos

Pestaña Datos Generales

Indique los datos generales que se indican en pantalla.

Dirección, Ciudad, Teléfonos, Estado, Zona Postal.

Una vez concluido esta carga de datos, haga clic en el botón Grabar o presione <F6>.

Acto seguido se le presentará la siguiente pantalla:

Figura 42. Ventana de advertencia

Presione el botón Aceptar aparecerá una pantalla en la cual le pedirá los siguientes datos:

Figura 43. Ventana de insertar período

Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio. Además indique en el

recuadro si el primer período es un período corto (es decir, que su duración es menor a 12

meses).

Comunicaciones



Fecha de cierre: este campo será asignado automáticamente por el programa después de

que usted indique la fecha del ejercicio contable de la compañía.

Tipo de numeración: este campo se refiere a la forma en que usted numera los

comprobantes contables de la compañía. El programa trae tres posibles tipos de numeración

de comprobantes:

Tipo-Mes-Número: en esta opción el sistema le permite clasificar u organizar los comprobantes contables por Tipo Comprobante, mes en que se registra y un número

sugerido por el sistema. Los tipos de comprobantes pueden ser definidos por el

usuario (Ver Personalización del Programa).

Número Consecutivo: todos los comprobantes, sin importar el mes de registro

serán enumerados consecutivamente, iniciándose con el número 1 en cualquier

período contable.

Mes-Número Consecutivo: es parecido al punto anterior, con la salvedad que los

comprobantes son clasificados por mes y un número consecutivo.

Pestaña Datos Generales

Figura 44. Pestaña datos generales

Desea copiar el catálogo de una compañía ya existente: indique marcando en el recuadro

si usted quiere utilizar el catálogo de otra compañía registrada previamente en el programa.

En caso contrario usted deberá crear un catálogo de cuentas propio.

Si usted marcó esta opción entonces debe escoger la compañía de la cual copiará el

catálogo. Escriba el nombre de la empresa o * y haga <Clic> en buscar para obtener la lista

de empresas. Seleccione la deseada con Doble <Clic>

Cuentas con cero a la derecha: active esta opción, si desea utilizar en la codificación del

catálogo contable ceros a la derecha. Esta forma de trabajar es usualmente utilizada en la

administración pública.

Primer nivel para asientos: si indicó que no utilizará catálogo por defecto, indique

después de incluir la estructura, el primer nivel que desea se defina para tener asientos o

movimientos asociados.

Nivel para impresión: indique el primer nivel de detalle que se utilizará para la impresión

de los informes.

Comunicaciones



Pestaña Cierre de Mes

Figura 45. Pestaña cierre de mes

Si usted indicó que utiliza cierres mensuales, tendrá la posibilidad de no permitir ingresar,

modificar o eliminar comprobantes en un mes ya cerrado. Valide las fechas asignadas por

el programa.

Pestaña Niveles de Cuentas

Figura 46. Pestaña niveles de cuentas

Si usted desea crear un catálogo de cuentas propio debe indicar previamente que no

utilizará catálogo por defecto y posteriormente incluir la estructura del catálogo de cuentas

que desea utilizar, para que el sistema de Contabilidad conozca la codificación para las

distintas cuentas con las cuales trabajará, de la precisión de la codificación dependerá la

precisión del código contable.

Es conveniente que, antes de continuar, usted revise la estructura de los catálogos de

cuentas contables pre-definidos por el programa.

Especificar los niveles de cuenta contable significa indicar la estructura del código de

cuentas que usted desea crear. La estructura de cuentas más simple suele dividir el código

de cuentas en 4 niveles: Tipo, Mayor, Sub-Mayor y Auxiliar.

Nota: Tiene que haber definido los niveles de las cuentas antes de escoger estas dos últimas opciones.

Comunicaciones



Ejemplos:

Tipo: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos.

Sub-Tipo: Activo Circulante, Fijo, Pasivos Circulantes, Fijos, etc.

Mayor: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.

Sub-Mayor: Comerciales, Gobierno, Internacionales, etc.

Auxiliar: Clientes específicos, Por ejemplo: Informática Gálac, s.a.

Puede cargar con su sistema de Contabilidad hasta 10 niveles en la estructura de su código

de cuentas.

Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud. Por

Ejemplo:

La longitud es la cantidad de dígitos que contiene un nivel. Una vez finalizado el proceso

de insertar compañía, usted NO PODRÁ cambiar la estructura del catálogo de cuentas.

Ejemplo: Cuentas por cobrar comerciales Cliente 001

Pestaña Cuentas Informes

Figura 47. Pestaña cuentas informes

Activo

Longitud 1

Tipo Activo

Circulante

Longitud 1

Sub- Tipo

Cuentas por

Cobrar

Longitud 2

Mayor

Comerciales

Longitud 2

Sub-Mayor

Cliente 001

Longitud 3

Auxiliar

1.3.01.01.001

Comunicaciones



Capital Social: indique la cuenta totalizadora del capital social. Está cuenta debe ser

patrimonial.

Resultado del ejercicio: será utilizada por el programa para el cálculo de la utilidad o

pérdida del ejercicio actual, así como para indicarla dentro del informe de Ganancias y

Pérdidas.

La cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio actual. Esta cuenta puede ser utilizada por el usuario dentro de los comprobantes contables.

Superávit / Pérdida acumulada: es la cuenta de superávit o pérdida acumulada al cierre

del ejercicio anterior.

Observación: Las cuentas de cierres deben ser patrimoniales.

Haga <Clic> en la matriz e indique los números de cuentas utilizados dentro de los

informes de Balances y Estados Financieros. Utilice las teclas direccionales para moverse

de una columna a la otra.

Ejemplo: Los códigos más usuales son:

Activo: 1 Pasivo: 2

Patrimonio: 3 Ingreso: 4,7

Costos: 5 Egresos: 6,8

Nota: Si usted maneja “Cuentas de Orden”, entonces ingrese:

Orden Deudora 9,01 Orden Per Contra 9,02

Después de ingresar todos los valores presione el botón Grabar o la tecla <F6>

Activar Opciones

Si al momento de crear la compañía usted no activo las opciones de Costo de Ventas,

Activos Fijos, Auxiliares Centro de Costos, hacerlo por la opción de activación que se

encuentra en el módulo de compañía. Igualmente si después de activados no los desea

utilizar, los podrá desactivar por medio de esta opción.

3.12 Escoger Compañía

Para escoger una compañía siga los siguientes pasos:

1. Presione <F7> o vaya al menú de Compañía Escoger.

2. Compañía: indique el nombre de la compañía con la cual usted va a trabajar o escriba

<*> y haga <Clic> en buscar para que el programa le muestre la lista de todas las

existentes. Seleccione la compañía deseada presione <Intro> o haga <Clic> sobre ella.

Comunicaciones



4. Cuentas

4.1 Insertar Cuentas Contables

Para ingresar cuentas en su catálogo, desde el <Menú Principal> seleccione el menú

Cuenta Insertar, el programa le mostrará la siguiente pantalla:

Figura 48. Ventana de insertar Cuentas.

Código: Escriba el código de la cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como

separador el punto.

Las cuentas contables deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al

más detallado.

Ejemplo:

Debe ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante), etc.

Descripción: Escriba el nombre de la cuenta contable.

Naturaleza: seleccione entre Debe y Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta

incluida es deudora o acreedora. Esta información le permite al programa indicar el signo

del saldo de la cuenta en los informes financieros.

Tiene Sub-cuenta: si la activa es que la cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la

cuenta incluida es mayor en orden jerárquico.

Ejemplo:

La cuenta 1.1.2 es una subcuenta de la cuenta 1.1

Comunicaciones



Cabe destacar que las cuentas a las que se le indique que no tienen subcuentas son las que se podrán utilizar en los asientos contables, pues las cuentas que tienen subcuentas son

totalizadoras y se les pueden asignar montos directamente.

Tiene Auxiliares: Los auxiliares manejan en forma operativa y detallada todas las

transacciones de la empresa.

El sistema Contabilidad, le permite manejar los auxiliares de sus clientes, proveedores y

personales.

(Ver Información Adicional Auxiliares, de su manual de usuario).

Es Activo Fijo: si la cuenta que está incluyendo es la cuenta del grupo de los activos fijos

debe activar esta opción y escoger el grupo de Activos correspondiente.

(Ver Información Adicional Activos Fijos, de su manual de usuario).

Haga Clic en el botón Grabar para guardar.

4.2 Definir Cuentas Informes

Al insertar la compañía usted debe haber definido los números de las cuentas principales

que van a estructurar los Informes de Balance General y Ganancias y Pérdidas. Si desea

hacer alguna modificación debe:

1. Activar el modo avanzado. G Activar Modo Avanzado

2. Ir al menú Cuenta Definir Cuentas Informes, ahí podrá redefinir las cuentas

que fueron ingresadas al insertar la compañía.

Figura 49. Ventana definir cuentas de informes

3. Haga clic en el botón Grabar para guardar los cambios.

Nota: Recuerde que después de hacer este proceso debe desactivar el modo avanzado.

Comunicaciones



4.3 Grupos de Inventario

Los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para

varios tipos de empresa, por lo cual existen diferentes rubros de inventarios como por

ejemplo el inventario de mercancías, productos terminados, productos en procesos, etc.

El sistema Contabilidad realiza el cierre automático del inventario para lo cual usted debe

indicar en la opción del menú Cuenta Definir Grupos de Inventario el sistema le

mostrara la siguiente ventana:

Figura 50. Ventana definir grupo de inventario

Nombre del Grupo: Indique el nombre del grupo de inventario que utiliza su empresa.

Ejemplo: Materia Prima, Productos Terminados, En tránsito, etc.

Inv. de Mercancías: Este tipo de cuenta debe ser de Activo y permitirá al programa

determinar cuál es el inventario inicial de la empresa al momento de generar el

comprobante de cierre del inventario.

Inventario Inicial: El tipo de cuenta debe ser de costo y determina el saldo inicial de la

cuenta de inventario.

Inventario Final: El tipo de cuenta debe ser costo. Al momento de realizar el cierre el

saldo de esta cuenta pasará a ser parte del Inventario de mercancía.

Importante:

Usted debe crear tantos grupos como inventarios maneje en su empresa. Después de haber creado todos los grupos haga clic en el botón de grabar.

Si no desea utilizar alguno de los grupos que vienen por defecto, no coloque ninguna, ya que el programa la eliminará.

Comunicaciones



4.4 Sustituir Cuentas

El sistema Contabilidad le permite sustituir cuentas, para ello haga clic en el menú Cuentas

Sustituir Cuentas El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 51. Ventana sustituir cuentas

Ingrese el código de cuenta original, de igual manera ingres el código de cuenta nuevo.

Seguidamente presione el botón Sustituir

4.5 Sincronizar Naturaleza

Para sincronizar la naturaleza de cuentas haga clic en el menú Cuentas Sincronizar

Naturalezas El sistema realizara un proceso de forma automática, al finalizar le mostrará el

siguiente mensaje:

Figura 52. Mensaje de éxito

4.6 Sincronizar Niveles de Cuentas

Para sincronizar los niveles de cuentas haga clic en el menú Cuentas Sincronizar

Niveles de Cuentas El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Comunicaciones



Figura 53. Mensaje de confirmación

Presione Si para continuar o No para salir de la ventana

4.7 Insertar Comprobantes

Para insertar los comprobantes contables, desde el <Menú Principal> seleccione el menú

Comprobantes Insertar. El programa le mostrará la siguiente ventana.

Figura 54. Ventana de insertar comprobantes

Indique los siguientes datos solicitados:

Fecha: Indique la fecha de registro del comprobante.

Número: Indique el número del comprobante. Los datos solicitados dependerán del tipo de

numeración de comprobante que usted definió cuando insertó la compañía. El sistema le

sugiere uno por defecto.

Descripción: Indique la descripción del comprobante.

Nombre de la cuenta: El programa le indicará automáticamente la descripción de la cuenta

utilizada en el asiento contable que este editando en este momento.

Comunicaciones



Status: El programa mostrará automáticamente si el comprobante está contabilizado y

descuadrado.

Centro de costos: Si tiene activada la opción de centros de costos el programa le mostrará

esta opción. La información del centro de costo será mostrada por el programa después que

usted indique en el asiento contable que este editando en ese momento el centro de costo

asociado. Utilice * <Intro> para ver la lista de Centro de Costos.

Generado por: Coloca automáticamente el nombre del usuario que lo creó.

Fecha Ult. Mod.: El programa coloca automáticamente el nombre del usuario que lo

modificó y la fecha del último cambio del comprobante.

Nombre del Auxiliar: Este campo será visible solamente si usted activo la opción de

auxiliares contables. Cada vez que usted se encuentre incluyendo una línea de asiento y el

programa determine que esa cuenta tiene auxiliar asociado le solicitará el código del

auxiliar a utilizar. Utilice * <Enter> para ver la lista de Auxiliares.

Asientos

Los asientos del comprobante son los diferentes débitos y créditos (cargo y abonos) que

conforman el comprobante.

Por ejemplo:

Si la compañía realizó la adquisición de este sistema de Contabilidad, usted emitió un

cheque a nombre de INFOTAX, INFORMATICA TRIBUTARIA, S.A. por Bs.

XX.XXX,XX, los asientos del comprobante correspondiente serían:

Detalle Monto al Debe Monto al Haber

Gastos XX.XXX,XX

Bancos XX.XXX,XX

Usted debe indicar la siguiente información:

Cuenta: Indique la cuenta contable a utilizar. Puede utilizar los mecanismos de ayuda,

como por ejemplo: al colocar el carácter <*> y presionar <INTRO> el programa le

mostrará todas las cuentas del catálogo contable.

Fecha: Si la fecha del comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted

puede indicarla.

Ref.: Escriba el número de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al

asiento, por ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el

número de referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado o

desactivado por parámetros generales.

Auxiliar: Si la cuenta contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del

Comunicaciones



auxiliar asociado a la cuenta contable.

C.C.: Coloque el signo de <*> o coloque el código del centro de costo asociado al asiento

contable.

Descripción: Indique la descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros

de comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante contable el

programa se la colocará automáticamente. Si no, coloque la descripción. (Ver parámetros

del sistema)

Debe / Haber: indique el monto de la línea del asiento, donde corresponda.

Monto: Si usted indicó en Parámetros del Sistema Comprobantes que la presentación

de los montos era a 1 (una) columna indique el valor de la línea de asiento. Recuerde que

los saldos negativos denotan al haber y los positivos al debe.

Diferencia: El programa le mostrará los totales de los asientos que componen el

comprobante. Si existe alguna diferencia entre el saldo al debe o al haber se lo indicará en

el campo de diferencia.

Los comprobantes que tengan status de descuadrado el programa no los contabilizará y por tal motivo no aparecerán reflejados los saldos en ninguno de los informes.

El sistema sólo aceptará comprobantes descuadrados si la opción está activada en

Parámetros del Sistema Comprobantes

4.8 Reversar Comprobantes Contables

El proceso de reversar un comprobante contable es generar, un comprobante inverso al

comprobante original. En otras palabras es el proceso mediante el cual se mantienen las

mismas cuentas del comprobante original pero se invierten la naturaleza de los montos

incluidos: Debe por Haber o viceversa.

El efecto ocasionado entre el comprobante original contabilizado y el reverso del mismo es

nulo.

Para reversar un comprobante haga clic en el menú Comprobante Reversar. El sistema

mostrara la siguiente ventana de búsqueda:

Figura 55. Ventana buscar comprobantes

Nota: Recuerde que puede consultar, modificar y eliminar comprobantes mediante el menú

Comprobantes

Comunicaciones



Presione clic en el botón buscar, luego de la lista que aparece seleccione el comprobante y

haga clic en el botón Reversar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 56. Ventana reversar comprobantes

Verifique los datos del comprobante y luego haga clic en el botón Grabar

Importante:

Un comprobante puede ser reversado únicamente si ha sido previamente contabilizado.

El reverso debe ser contabilizado para que tenga efectos sobre los saldos de las cuentas.

Se realizará de manera automática si usted utiliza la contabilización automática, en caso

contrario, seleccione la opción de contabilización. (Ver contabilización manual).

4.9 Imprimir Comprobantes

Para imprimir los comprobantes haga clic en el menú Comprobante Imprimir El


Comunicaciones



Figura 57. Ventana imprimir comprobantes

Ingrese los parámetros del informe, luego haga clic en el botón Pantalla para visualizarlo o

Impresora para imprimirlo.

4.10 Comprobante de Apertura del Ejercicio

Si usted desea indicar los saldos iniciales de las cuentas de balance, haga clic en el menú

Comprobantes Apertura del Ejercicio

Fecha, numeración y descripción del comprobante y asientos contables los coloca

automáticamente el programa.

La manera de ingresar la información es exactamente igual a la explicada en comprobantes contables.

4.11 Comprobante de Reservas

Para modificar un comprobante de reserva haga clic en el menú Comprobante

Comprobante de Reservas

Nota: Recuerde que puede aliminar e imprimir el los comprobantes de apertura

Comunicaciones



Figura 58. Ventana modificar comprobantes

Realice las modificaciones que desee y luego haga clic en el botón Grabar

Comunicaciones



5. Balances

5.1 Visualizar Balance General

Para visualizar un balance general haga clic en el menú Balances Balance General

Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 59. Ventana balance general

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para

imprimirlo o en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

5.2 Estado de Resultados

Para visualizar los estados de resultados haga clic en el menú Balances Estados de

Resultados. Se mostrara la siguiente ventana

Figura 60. Ventana estado de resultados


imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Comunicaciones



5.3 Balance de Comprobación

Para visualizar el balance de comprobación haga clic en el menú Balances Balance de

Comprobación. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 61. Ventana balance de comprobación



5.4 Mayor Analítico

Para visualizar el mayor analítico haga clic en el menú Balances Mayor Analítico. Se

mostrara la siguiente ventana.

Figura 62. Ventana mayor analítico



Comunicaciones



5.5 Estado de resultado por Centro de Costos

Para visualizar los resultados por centro de costos haga clic en el menú Balances

Estado de Resultados por Centro de Costos. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 63. Ventana estado de resultado por centro de costo



5.6 Balance de comprobación por Centro de Costos

Para visualizar los balances de comprobación por centro de costos haga clic en el menú

Balances Balance de comprobación por Centro de Costos. El sistema le mostrará la

siguiente ventana:

Figura 64. Ventana balance de comprobación por centro de costo

Comunicaciones



6. NIIF

6.1 Balances NIIF

Para obtener los balances NIIF haga clic en el menú NIIFBalances NIIF, el sistema le

mostrara la siguiente ventana

Figura 65. Ventana balance de contabilidad

Pantalla: Seleccione de la lista el tipo de dispositivo para visualizar o guardar el informe

Fecha Desde – Fecha Hasta: Indique un rango de fecha en la que desea visualizar los

datos en el informe.

Niveles de Detalle: Seleccione de la lista el nivel del detalle.

Incluir Código de Cuenta: Active si desea incluir los códigos de cuenta en el informe

Incluir Cuentas Con Saldo Cero: Active si desea incluir las cuentas con saldos en cero.

Seleccionar el esquema de balance a aplicar: Seleccione de la lista el esquema preferido.

Después de ingresar los parámetros del informe, presione el botón Ejecutar

6.2 Personalizar Balances

El software administrativo contable le permite personalizar sus balances, para ello haga

clic en el menú NIIF PERSONALIZAR BALANCES Se mostrará la siguiente

ventana:

Comunicaciones



Figura 66. Ventana personalizar balances

Presione clic y se mostrara un documento en formato PDF en el cuál se explica cómo

personalizar sus balances.

6.3 Insertar NIIF

Para insertar las cuentas de Normas Internacionales de Información Financiera haga clic en

el menú NIIF Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana.

Figura 67. Ventana insertar NIIF

Ventana insertar NIIF

En la sección Datos del Esquema

Tipo: Seleccione el tipo, si es Balance General o Estado de Resultados

Comunicaciones



Descripción: Escriba una descripción para el esquema

Título Informe: Escriba un título para el informe

En la sección Detalles del Esquema

Puede utilizar los botones Expandir Todo, Colapsar Todo, Nueva Etiqueta, Eliminar,

Cortar, Pegar, Mover Arriba, Mover Abajo, Mover Izquierda y Mover Derecha

Después de ingresar los datos para el esquema presione el botón Grabar

6.4 Copiar Esquemas de otras Empresas

El software Iva Renta Gálac le permite copiar esquemas de otra empresa. Para ello haga

clic en el menú NIIF Copiar Esquemas de Otra Empresa. El software le mostrará la

ventana Buscar Compañía, escriba (Asterisco (*) + Enter) se mostrara un listado con las

empresas disponibles, seleccione una y presione doble clic o presione el botón Escoger

Figura 68. Buscar empresas

Se mostrara la siguiente ventana:

Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar y Consultar cuentas NIIF mediante el menú NIIF

Comunicaciones



Figura 69. Buscar compañías

Ventana buscar compañías para copiar esquemas

Presione clic en el botón Aceptar

6.5 Copiar Esquemas Existentes

Para copiar esquemas existentes haga clic en el menú NIIF Copiar Esquemas

Existentes. El sistema le mostrará la siguiente ventana

Figura 70. Buscar para insertar copia

Ubique la descripción del esquema, el tipo de esquema existente, luego haga clic en el

botón Insertar Copia

Comunicaciones



7. Informes

7.1 Informe de Catalogo de Cuentas

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Catálogo de Cuentas. El

software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 71. Ventana catálogo de cuentas

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para


7.2 Informe de Resumen Diario

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Resumen Diario. El


Figura 72. Ventana resumen diario



Comunicaciones



7.3 Informe de Diario de Comprobante

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Diario de Comprobante. El


Figura 73. Ventana informe diario de comprobante



7.4 Informe de Movimientos de Cuentas

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Movimiento de Cuentas. El


Figura 74. Ventana informe movimiento de cuentas contables

Comunicaciones





7.5 Informe Varios

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Informes Varios. El


Figura 75. Ventana informe varios



7.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Comprobantes de

Contabilización Automáticos. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 76. Ventana informe de comprobantes de contabilización



Comunicaciones



7.7 Informes Financieros

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Informes Financieros. El


Figura 77. Ventana de informes financieros



Al activar el modo avanzado G Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes

ítems de menú.

7.8 Informe de Inconsistencias

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe Informes Financieros. El


Figura 78. Ventana de informes financieros



Comunicaciones



8. Periodo

8.1 Escoger periodo

Para escoger un periodo contable haga clic en el menú Periodo Escoger El sistema le


Figura 79. Ventana escoger periodo

Presione el botón Buscar para ubicar la empresa y el periodo, luego presione clic en el

botón Escoger

8.2 Consultar Periodo

Para consultar un determinado periodo haga clic en el menú Periodo Consultar El

sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 80. Ventana escoger periodo

8.3 Listado de Periodos

El Sistema Administrativo Contable, le ofrece la opción de lista los diferentes periodos

existentes. Para ello haga clic en el menú Periodo Listar Periodo. El sistema le

mostrara una vista previa con los periodos existentes, como se muestra a continuación:

Comunicaciones



Figura 81. Informe periodos existentes


ítems de menú.

Comunicaciones



9. Cerrar Periodo

El cierre de un ejercicio o período fiscal de una compañía es el último paso que se debe

ejecutar.

9.1 Cierre de Cuentas de Resultados

Para generar el cierre de cuentas de resultados, haga clic en el menú Cerrar Periodo

Cierre de cuentas de Resultados, el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 82. Ventana ejecutar cierre de resultados

Presione clic en el botón Ejecutar Cierre

9.2 Cierre de Período

Para cerrar un período haga clic en el menú Cerrar Periodo Cierre de Período. El


Figura 83. Ventana cierre de periodo

Tipo de Cierre: Escoja el tipo de cierre que dese hacer.

Período: Ingrese la fecha del próximo periodo.

Fecha de Apertura: Seleccione la fecha de apertura.

Fecha de Cierre: Seleccione la fecha de cierre.

Después de ingresar los datos anteriores haga clic en el botón Ejecutar Cierre

Comunicaciones



10. Activos Fijos

10.1 Insertar Activos Fijos

Para ingresar los activos fijos al software active el módulo Menú – Activos Fijos. Luego

clic en el menú Activo Fijo Insertar el software le mostrara la siguiente ventana:

Figura 84. Ventana insertar activos fijos

Nombre Grupo de Activo: Escoja de la lista el nombre del grupo.

Cuenta Contable Asociada: Escoja la cuenta contable asociada al activo fijo

Centro de Costos: Ingrese el código de centro de costo.

Código del Auxiliar: De igual manera ingrese el código del auxiliar.

Descripción: ingrese una descripción.

Fecha de Adquisición: Ingrese la fecha.

Vida Útil en (Meses): Ingrese el valor para la vida útil del activo.

Costo de Adquisición: Ingrese un monto para el costo de adquisición

Después de ingresar los datos solicitados presione clic en el botón Insertar

Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar activos fijos mediante el menú

Activos Fijos

Comunicaciones



10.2 Contabilizar Activos Fijos

Para contabilizar los activos fijos, haga clic en el menú Activo Fijo Contabilizar

Activos. El sistema le mostrará la ventana buscar activo para contabilizar, escoja el activo y

haga clic en el botón Contabilizar.

Revise los datos del Activo, luego haga clic en el botón Contabilizar.

10.3 Informe de Depreciación

Para visualizar el informe de depreciación haga clic en el menú Activo Fijo Informe de

Depreciación. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 85. Ventana informes de depreciación



10.4 Otros Informes

Para visualizar otros informes presione clic en el menú Activos Fijos Otros Informes.

El software le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 86. Ventana otros informes



Comunicaciones



11. Parámetros Activos Fijos

11.1 Consultar parámetros de activos fijos

Para consultar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos

Fijos Consultar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 87. Ventana consultar parámetros de activos fijos

11.2 Modificar parámetros de activos fijos

Para modificar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos

Fijos Modificar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 88. Ventana modificar activos fijos


ítems de menú.

11.3 Cambiar Depreciar Desde

Para cambiar este parámetro haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos Cambiar

Depreciar Desde. Se mostrará la siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 89. Ventana cambiar depreciar desde

Haga clic en el botón Ejecutar Proceso

11.4 Cambiar Tipo de Depreciación


Tipo de Depreciación. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 90. Ventana cambiar depreciar desde

Haga clic en el botón Ejecutar Proceso

11.5 Cambiar Longitud del Auxiliar


Longitud del Auxiliar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 91. Ventana cambiar longitud

Ingrese los parámetros necesarios, luego haga clic en el botón Ejecutar Proceso

Comunicaciones



12. Grupo de Activos

12.1 Ingresar Grupo de Activos Para ingresar grupos de activos al sistema haga clic en el menú Grupo de Activos

Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 92. Ventana insertar grupo de activos

Código: Ingrese el código del grupo de activos.

Nombre grupo activo: Ingrese el nombre del grupo de activos.

Es Activo Fijo: Active o no según aplique

Casilla I.A.E: Ingrese el número de casilla

DEPRECIACIÓN/AMORTIZACION

Depreciable: Active sí o no según aplique

Cta. Depreciación acumulada: Ingrese el código de cuenta

Cta. Gastos depreciación: Ingrese el código de cuenta.

Seguidamente presione clic en el botón Grabar


ítems de menú.

Nota: Recuerde que puede modificar, consultar y eliminar grupo de activos, desde el menú Grupo de Activos

Comunicaciones



12.2 Instalar Grupo de Activos

Para instalar grupos de activos haga clic en el menú Grupo de Activos Instalar. El

sistema ejecutará un proceso de forma automática.

Comunicaciones



13. Tipo de Comprobantes / Auxiliares / Centros de Costos

Para llegar a este módulo haga clic en Menú – Tipo de Comprobante/Auxiliares/Centro de

Costos. El software le mostrara la siguiente ventana

Figura 93. Ventana Tipo de Comprobante

13.1 Comprobantes

1.1.20 Insertar Tipo de Comprobante

Para insertar un tipo de comprobante haga clic en “Tipo de Comprobante”, luego haga clic

en el botón insertar El sistema mostrara la siguiente ventana:

Figura 94. Ventana insertar tipo de comprobante

Comunicaciones



Ingrese el código y nombre del tipo de comprobante luego presione clic en el botón insertar

1.1.21 Modificar Tipo de Comprobante

En la parte derecha de la ventana se muestra a continuación el listado de los tipos de

comprobantes existentes según sus datos:

Figura 95. Ventana tipos de comprobantes

Para modificar un tipo de comprobante selecciónelo de la lista, luego haga clic en el botón

modificar El sistema le mostrara una ventana con los datos del tipo de comprobante,

realice la modificación luego haga clic en el botón

1.1.22 Eliminar Tipo de Comprobante

En la parte derecha de la ventana se muestra a continuación el listado de los tipos de

comprobantes existentes según sus datos:

Figura 96. Ventana tipos de comprobantes

Comunicaciones



Para eliminar un tipo de comprobante, selecciónelo de la lista, luego haga clic en el botón

modificar El sistema le mostrara una ventana con los datos del tipo de comprobante,

realice la modificación luego haga clic en el botón

13.2 Auxiliar

1.1.23 Asignar Estructura de Costos

Para asignar una estructura de costo a un auxiliar solo debe hacer clic en la etiqueta

“Auxiliar” ubicada a la izquierda de la ventana y luego hacer clic en el botón asignar

estructura de costo El sistema le mostrara la siguiente ventana

Figura 97. Ventana asignar estructura de costo

Seleccione el código de cuenta, el tipo de costo y luego presione clic en el botón asignar

13.3 País

1.1.24 Reinstalar País

El sistema Contabilidad le permite actualizar el tipo de monedas cargadas en el sistema

Para reinstalar monedas solo debe hacer clic en la etiqueta “País” ubicada a la izquierda de

la ventana y luego hacer clic en el botón reinstalar El sistema le mostrara la siguiente

ventana:

Comunicaciones



Figura 98. Ventana reinstalar país

Haga clic en el botón de los tres puntos […] ubicado en la parte inferior derecha de la

ventana para ubicar la ruta donde está el archivo de texto, luego haga clic en el botón Re-

Instalar Datos

1.1.25 Consultar País

Para consultar un país haga clic en el botón consultar El sistema le mostrara una

ventana similar a la siguiente:

Figura 99. Ventana consultar país

1.1.26 Imprimir lista de países

El sistema Contabilidad le permite imprimir una lista con los países registrado en la tabla

países. Para ello haga clic en el botón imprimir lista El sistema le mostrara la

siguiente ventana:

Comunicaciones



Figura 100. Ventana informe de países

13.4 Monedas

El sistema Contabilidad le ofrece la opción de reinstalar el tipo de moneda con la cual desee

trabajar, para ello haga clic en la etiqueta Moneda ubicada en la parte izquierda de la

ventana, luego haga clic en el botón Reinstalar El sistema le mostrara la siguiente

ventana:

Figura 101. Ventana reinstalar monedas



Instalar Datos

Comunicaciones



1.1.27 Consultar Monedas

Para consultar un tipo de moneda haga clic en el botón consultar El sistema le

mostrara una ventana similar a la siguiente:

Figura 102. Ventana consultar monedas

1.1.28 Imprimir lista de monedas

El sistema Contabilidad le permite imprimir una lista con los tipos de monedas registradas

en la tabla monedas. Para ello haga clic en el botón imprimir lista El sistema le


Figura 103. Ventana informe de monedas

Comunicaciones



13.5 Moneda Local

El sistema Contabilidad le ofrece la opción de reinstalar el tipo de moneda local con la

cual desee trabajar, para ello haga clic en la etiqueta Moneda Local ubicada en la parte

izquierda de la ventana, luego haga clic en el botón reinstalar El sistema le mostrara

la siguiente ventana:

Figura 104. Ventana reinstalar moneda local



Instalar Datos

1.1.29 Consultar Moneda Local

Para consultar un tipo de moneda local haga clic en el botón consultar El sistema le

mostrara una ventana similar a la siguiente:

Figura 105. Ventana consultar moneda local

Comunicaciones



1.1.30 Imprimir lista de moneda local

El sistema Contabilidad le permite imprimir una lista con los tipos de monedas registradas

en la tabla tipo de moneda. Para ello haga clic en el botón imprimir lista El sistema le


Figura 106. Ventana informe de moneda local

Comunicaciones



14. Ajuste por Inflación (AxI)

14.1 Conexión con AXI

El software Contabilidad le permite trabajar con Ajuste por Inflación, para trabajar con

este módulo desde el <Menú Principal> seleccione el menú Compañía Activar

Conexión con AXI

Figura 107. Menú conexión con AXI

El sistema le mostrara el siguiente mensaje:


Acepte el mensaje presionando el botón OK

Luego haga clic en el módulo Ajuste por Inflación

Figura 109. Menú Ajuste por Inflación

Comunicaciones



14.2 Exportar datos para AXI

Para llevar a cabo el proceso de exportación desde haga clic en el menú AXI Exportar

Datos para AXI el sistema Contabilidad le mostrara la siguiente ventana:

Figura 110. Ventana exportar datos para AXI

Tipo de Separación: Seleccione de la lista el tipo de separador.

Nombre del Archivo: Ingrese la ruta y el nombre del archivo a exportar.

Partida a Exportar: Seleccione si es una partida o todas las partidas.

Método Ajuste: Seleccione de la lista el método de ajustes.

Incluye Cuentas Título: Active esta opción si incluye cuentas título.

Exportar a AXI D.O.S: Active esta opción si desea realizar la exportación para el software

AXI D.O.S

Solo Activos Fijos del Periodo: Active esta opción si solo desea exportar activos fijos del

periodo actual en que se encuentra el sistema.

Luego haga clic en el botón Continuar

Después de terminar el proceso el sistema le mostrará el siguiente mensaje:


Comunicaciones



15. ISLR

15.1 Conexión con ISLR

El software Contabilidad le permite trabajar con ISLR, para trabajar con este módulo

desde el <Menú Principal> seleccione el menú Compañía Activar Conexión ISLR

El sistema le mostrara el siguiente mensaje:


Acepte el mensaje presionando el botón Aceptar

Luego haga clic en el módulo ISLR

Figura 113. Módulo impuesto sobre la renta

15.2 Exportar datos para ISLR

Para llevar a cabo el proceso de exportación desde haga clic en el menú ISLR Exportar

Datos para ISLR el sistema Contabilidad le mostrara la siguiente ventana:

Figura 114. Ventana exportar datos para ISLR

Código: Indica el código de la compañía

Comunicaciones



Nombre de la Compañía: Muestra el nombre de la compañía

Periodo: Muestra la fecha del periodo.

Nombre del Archivo: Seleccione el archivo de exportación

Luego presione cli en el botón Continuar

Después de terminar el proceso el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

Figura 115. Ventana mensaje de éxito

15.3 Informes

Si desea visualizar por pantalla o por papel los informes de ISLR disponibles haga clic en el

menú ISLR Informes


Figura 116. Ventana informes de ISLR

Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos

por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla.

Comunicaciones



16. Importar / Exportar

16.1 Exportar Datos (Comprobantes)

El sistema Contabilidad le permite exportar los datos de comprobantes, para ello desde el

<Menú Principal> haga clic en el módulo Respaldar / Importar - Exportar Datos

Figura 117. Módulo respaldar / importar – exportar datos

Después haga clic en el menú Importar/Exportar Exportar Datos (Comprobantes)

Figura 118. Menú exportar datos (comprobantes)


Figura 119. Ventana exportar comprobantes

Tipo de Exportación: Seleccione de la lista el tipo de exportación

Tipo de Exportación: Escoja el formato de exportación

Comunicaciones



TXT (Separado por TAB)

CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre File Export: El nombres del archivo .Zip que contiene (al importar) o contendrá

(al Exportar) los datos

Cuales Comprobantes: Escoja de la lista la cantidad de comprobantes que desee exportar

Todos

Contabilizados

Descuadrados

Comprobante de Apertura: Active esta opción si desea exportar también el comprobante

de apertura.

Comprobante Desde / Hasta: Ingrese el intervalo de números de comprobantes que desee

exportar.

Fecha Inicial / Fecha Final: Ingrese el rango de fecha de los comprobantes que desee

exportar.

Seguidamente haga clic en el botón Continuar. El sistema ejecutara el proceso de exportación

de datos, al finalizar le mostrara el siguiente mensaje:

Figura 120. Ventana mensaje de éxito

16.2 Exportar Datos Genéricos

El proceso exportar “Catalogo de Cuenta” se usa generalmente para que un catálogo de cuenta que previamente se definió en una compañía, sea reutilizado en otra compañía

nueva. Para ello desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Respaldar / Importar-

Exportar Datos


Comunicaciones



Una vez ubicado en este módulo, vaya al menú Importar / Exportar Exportar Datos

(Genérico)

Figura 122. Menú Exportar Datos (Genéricos)

El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 123. Menú Exportar Datos (Genéricos)

Tipo de Separación: Escoja el formato de exportación



Nombre File Export: El nombres del archivo .Zip que contiene (al importar) o contendrá

(al Exportar) los datos

Luego presione el botón Grabar. El sistema ejecutara el proceso de exportación de datos, al

finalizar le mostrara el siguiente mensaje:


16.3 Importar Datos (Comprobantes)

De igual forma se puede importar un archivo de exportación de “Comprobantes” que

previamente usted haya generado con el sistema de Contabilidad o puede utilizar uno que

usted haya creado. Para ello desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Respaldar /

Importar-Exportar Datos

Comunicaciones




Seguidamente haga clic en el menú Importar/Exportar Importar Datos

(Comprobantes)

Figura 126. Menú importar datos (comprobantes)


Figura 127. Ventana importar datos (comprobantes)




Nombre File Export: El nombres del archivo .Zip que contiene (al exportar) o contendrá

(al importar) los datos.

Comprobante de Apertura: Active esta opción si desea importar también el comprobante

de apertura.

Seguidamente haga clic en el botón Continuar.

Comunicaciones



16.4 Importar Catalogo de cuentas

De igual forma se puede importar un archivo de exportación de un Catálogo de Cuenta que

previamente usted haya generado con el sistema de Contabilidad o puede utilizar uno que

usted haya creado. Para ello desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Respaldar /

Importar-Exportar Datos


Seguidamente haga clic en el menú Importar/Exportar Importar Catálogos de

Cuentas

Figura 129. Menú importar catálogos de cuentas


Figura 130. Ventana importar catálogo de cuentas

Comunicaciones






Nombre File Exportación: El nombres del archivo .Zip que contiene (al exportar) o

contendrá (al importar) los datos.

El código incluye separador: Active esta opción los códigos incluyen separadores.

Crear comprobante de apertura: Active esta opción si desea crear un también un

comprobante de apertura.

Seguidamente haga clic en el botón Continuar.

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