PINOTE

CARRERA: ING. EN GESTION EMPRESARIAL.

ALUMNO: OLIVER NOLFINO ALBERTO LÓPEZ.

ING. CARLOS JESÚS LÓPEZ PÉREZ.

2° SEMESTRE GRUPO:”B”

MANUAL DE USUARIO DE

SANTIAGO PINOTEPA NACIONAL OAXACA A 20 DE MAYO DEL 2011

1

INTRODUCCIÓN:Los ERP (Enterprise, Resource, Planing) son sistemas complejos de

información que integran distintos procesos dentro de la compañía en

puntos esenciales como Compras, Producción, Presupuestos,

Pagos, Etc.

Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una

mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento

de los gastos y valores de los inventarios, así como también información

actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto

operativas, administrativas como estratégicas.

ventajasLa ventaja de un ERP es realizar operaciones automáticamente, reduciendo la pérdida de tiempo y las posibilidades de errores humanos. Las automatizaciones son muchas, por ejemplo, una sola factura de compra de un solo producto significa solicitar disponibilidad y cotización (presupuesto), recibir y comprobar la factura, contabilizarla y pagarla, en total:

Un buen número de asientos contables. Unas cifras de impuestos, bases y cuotas, a tener en cuenta en

distintas declaraciones Unas cifras en existencias (si la compra es de mercadería o materias

primas) Una nueva valoración de existencias (si el precio de compra ha

cambiado) Un nuevo precio de venta basado en el nuevo precio medio

ponderado de la valoración anterior.

En Open ERP todo eso puede ser automático. Como parte del proceso que llamamos implementación, en Open ERP se configuran cuentas, diarios, impuestos, existencias y otras propiedades predeterminadas a varios niveles. Primero a nivel de nuestra compañía, luego a nivel de categorías de productos, y después, si queremos, por cada cliente, proveedor, producto, etc.

2

Contraseñas

OpenERP dispone de tres categorías o niveles de contraseña:

1. la del super administrador (para todas las compañías) 2. las de los administradores (miembros del grupo admin de cada

compañía) 3. las de los usuarios

El usuario puede cambiar su propia contraseña, por lo que conviene tomar medidas para prevenir que sean demasiado débiles, como una directiva por escrito.

Existe un módulo que permite usar LDAP.

Roles, Grupos y Usuarios

Los grupos se utilizan para definir permisos de acceso en cada pantalla y menú. Usuarios y grupos proveen la estructura para especificar derechos de acceso a distintos menús y documentos. Su configuración responde a la pregunta ¿Quién tiene acceso a qué?

Los roles se utilizan para definir las acciones disponibles, que son proporcionadas por los flujos (procesos). Los roles son usados en procesos de negocio para permitir o bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta ¿Quién puede hacer qué?

A lo largo de Open ERP: menús, acciones, listados, formularios, campos, etc.

Los menús, opciones, campos, etc. que muestra OpenERP, dependen primero de los módulos instalados y después de los permisos de acceso del usuario; si el usuario no tiene acceso a un menú, OpenERP considera que no tiene sentido mostrarlo; pero esto no significa que el sistema de seguridad consista simplemente en ocultarlo.

3

PARA UTILLIZAR EL PROGRAMA DE OPER ERP:

1.

2.

Clic en el botón aceptar

4

BUSCAS EL BOTON

DAS CLIP.

APARECEN VARIAS OPCIONES,

LAS CUALES PUEDES UTILIZAR.

EMPRESA

5

En OpenERP, una empresa representa una entidad con la que hacer negocios, cualquier persona física o jurídica con la que nuestra compañía tiene una relación mercantil e incluso laboral. Puede ser una empresa y también una ONG, una administración pública, un autónomo, un vendedor a comisión, un cliente potencial e incluso un empleado de la compañía. La relación se define según sea un cliente, un proveedor, ambas cosas o ninguna.

Cada empresa comprende una o más delegaciones (direcciones) o contactos; podemos instalar el módulo 'base_contact' para manejar múltiples contactos relacionados con una o distintas delegaciones e incluso distintas empresas.

Categorías de Empresas del sistema y definidas por el usuario.

Existen dos tipos de categorías de empresas: las categorías del sistema y las definidas por el usuario.

Las categorías del sistema son 4: cliente, proveedor, ambas cosas y ninguna. Están diseñadas para permitir a OpenERP seleccionar rápidamente lo que debería aparecer en algunas de las listas de selección desplegables del sistema. Y por tanto, es necesario rellenarlas correctamente.

Las categorías de empresas definidas por el usuario no tienen más efecto que permitir clasificar las empresas según la relación que mantiene con ellas (cliente, cliente potencial, proveedor, etc.), en una estructura jerárquica. Una empresa puede pertenecer a diversas categorías a cualquier nivel. Algunas estructuras usadas con frecuencia son las siguientes:

Localizaciones geográficas. Intereses en ciertas líneas de productos. Subscripciones a boletines de noticias. Tipo de industria.

6

TABLERO.

Los tableros proveen una vista general de toda la información importante para el usuario en una sola página. El menú Tableros ofrece acceso a tablones predefinidos de Administración Financiera, Fabricación y Administración de Proyectos. A diferencia de la mayoría de sistemas ERP y de los clásicos sistemas con una base estática, OpenERP puede proveer tableros a todos los usuarios del sistema y no solamente a unos pocos selectos como directores y contables. Los tableros son dinámicos, lo que le permite navegar fácilmente a lo largo de toda la base de información. OpenERP contiene un editor de tableros que le permite construir su propio tablero con unos pocos clics para ajustarse a sus necesidades específicas.

Productos

En OpenERP, producto significa una materia prima en bruto, un producto almacenable, un consumible o un servicio. Se puede trabajar con productos enteros o con plantillas que separan la definición de productos y variantes (p.e., tallas, colores, presentaciones, etc.). Las variantes pueden estar en una dimensión o más si instala el módulo 'product_variant_multi' que tendrá que comprobar si está actualizado para la versión 5. Hay muchos módulos opcionales para extender la funcionalidad de producto en el sitio web de OpenERP como:

Consumibles

7

En OpenERP, un consumible es un producto físico que es tratado como producto almacenable excepto que la administración de existencias no es tenida en cuenta por el sistema. Podría comprarlo, entregarlo o producirlo pero OpenERP asumirá siempre que hay suficiente en el almacén. Nunca disparará una excepción de contratación de abastecimiento para procurarlo.

Manejando unidades de medida dobles

Toda la gestión de las existencias puede ser llevada a cabo con dobles unidades de medida (UDM y UDV Unidad de Venta). Por ejemplo una compañía agroalimentaria puede almacenar y vender jamón por piezas pero comprarlo y valorarlo al peso. No existe una relación directa entre estas dos unidades de modo que es necesaria una operación de ponderación.

Listas de Precios

Las listas de precios (Productos ‣ Listas de Precios) determinan los precios de compra y venta y ajustes derivados del uso de diferentes monedas. Las listas de precios son extremadamente flexibles y permiten poner en marcha una completa política de gestión de precios. Se componen de reglas simples que permiten construir un conjunto de reglas para las situaciones más complejas: múltiples descuentos, precios de venta basados en precios de compra, reducciones de precios, promociones en rangos enteros de productos, rebajas de navidad o verano y otras situaciones.

Existencias e Inventario

La administración de las existencias es, como la contabilidad, de doble entrada. De esta forma las existencias no aparecen y desaparecen de un almacén por arte de magia, sólo se mueven de un lugar a otro. Y, exactamente como la contabilidad, tal sistema de doble entrada ofrece grandes ventajas cuando se trata de auditar las existencias porque cada artículo perdido tiene una contrapartida en algún sitio.

La mayoría de software de administración de existencias se limita a generar listas de productos en almacenes. Gracias al sistema de doble entrada, OpenERP administra automáticamente las existencias de clientes y también de proveedores, lo cual tiene muchas ventajas: trazabilidad completa desde el proveedor al cliente, administración de existencias consignadas, y análisis de movimientos de existencias de contrapartida.

8

Además, justo como la cuentas, las ubicaciones de existencias son jerárquicas, así que se pueden realizar análisis a diferentes niveles de detalle.

Las órdenes de embalaje y entregas son normalmente definidas automáticamente mediante el cálculo de requerimientos basado en las ventas. El personal de los almacenes y/o tiendas, utiliza listas de recogida generadas por OpenERP, producidas automáticamente en orden de prioridad.

El sistema le permite:

Definir los almacenes y estructurarlos a partir de ubicaciones y disposiciones a su elección.

Administrar la rotación de inventario y niveles de existencias. Ejecutar órdenes de embalaje (entrega) generadas por el sistema. Ejecutar entregas con notas de entrega (remito) y calcular gastos de

transporte. Administrar lotes y números de serie para su trazabilidad. Calcular niveles de existencias teóricos y automatizar la valoración

de inventario. Crear reglas para reposición automática de existencias.

Valoración de Existencias

Si desea una valoración de existencias en tiempo real sincronizada con los movimientos de existencias, debe asignar una cuenta a cada ubicación de existencias. Cuando se produzcan entradas y salidas de productos en cada ubicación, OpenERP generará apuntes contables para esa ubicación, que estarán definidos por la configuración de los productos (y una valoración de existencias que podrá estar basada en Precio de Coste Estándar o Precio Medio Ponderado). Esta funcionalidad no está disponible en versiones anteriores de OpenERP.

Por ejemplo, si asigna una cuenta a la ubicación del Proveedor podrá ver el valor de las existencias que ha tomado del proveedor. Sus contenidos pueden ser valorados en sus cuentas y ello puede gestionar el inventario en consigna.

Trazabilidad en doble entrada

9

OpenERP opera en un esquema de transferencia de existencias de doble entrada similar a la contabilidad de doble entrada. Gracias a ello se pueden llevar a cabo varios análisis de niveles (cantidades) de existencias en los almacenes junto con los correspondientes niveles en la ubicación del proveedor. El sistema de doble entrada, análogo al de la contabilidad, permite llevar un seguimiento de los movimientos de existencias con enorme facilidad y resolver cualquier error que pudiera ocurrir.

Ejecutando Acciones Programadas

En el momento de recibir un Pedido de Venta deben reservarse los productos de dicho pedido y actualizarse las necesidades de existencias. Periódicamente tiene lugar una actividad de reserva de existencias que calcula las necesidades teniendo en cuenta las prioridades de los clientes. El cálculo puede iniciarse desde el menú "Fabricación ‣ Calcular Todas las Programaciones". Al hacerlo se reservan los productos automáticamente.

Si en lugar de tener que trabajar con necesidades de existencias prefiere tener un flujo de trabajo más sencillo y directo, puede instalar el módulo 'mrp_jit' (Just In Time).

CRM y SRM, Administración de las relaciones con clientes y proveedores

OpenERP utiliza el concepto de "caso" para tratar de forma arbitraria diferentes tipos de relaciones, cada una derivada de un método genérico. Puede usarse para todo tipo de comunicaciones como consulta de pedidos, problemas de calidad, administración de un centro de atención al cliente (call center, centro de asistencia técnica, post-venta, etc.), seguimiento o traza de registros, solicitudes de asistencia (soporte o helpdesk) y ofertas de empleo.

OpenERP asegura que cada caso es tratado efectivamente por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar un caso automáticamente, rastrearlo, enviar recordatorios por correo electrónico y causar otra documentación y procesos de OpenERP.

Todas las operaciones son archivadas, y una puerta de enlace de correo electrónico permite actualizar un caso automáticamente, a partir de correos enviados y recibidos.

Además, el CRM y SRM de OpenERP tiene herramientas para mejorar la productividad de todo el personal en su trabajo diario:

10

Recursos Humanos

Los módulos de Administración de Recursos Humanos de OpenERP ofrecen funciones como:

administración del personal y el calendario de vacaciones, administración de los contratos de los empleados, administración de beneficios, administración de bajas por vacaciones y enfermedad, administración de procesos de demanda, administración del rendimiento del personal, administración de habilidades y competencias (capacidades o

capacitaciones).

La mayoría de estas funciones son facilitadas por módulos opcionales.

OpenERP es un auténtico ERP y por tanto dispone de gestión de procesos o ingeniería de procesos, y como es un ERP completo, la cantidad de funciones es enorme, incluyendo Gestión de Compras, Proyectos, Fabricación, Ventas, Documental, etc.

Además, existe una gran cantidad de módulos de terceros que extienden la funcionalidad de OpenERP.

11

Gestión Financiera.

Este menú está dedicado básicamente a la contabilidad (financiera, auxiliar, analítica y presupuestaria) y los impuestos, así como las facturas, todos con sus informes. También aquí encontramos la configuración de monedas, plazos de pago y asientos recurrentes.

Gestión de Inventario.

Aquí configuramos los incotermas y las ubicaciones de existencias como son los almacenes. Este menú se usa para los movimientos de stock, órdenes de entrega, albaranes, trazabilidad y abastecimiento automático y/o periódico, así como para el inventario.

12

Compras.

La gestión de compras se basa en el documento orden o pedido de compra que, en el flujo predeterminado, deberá será confirmada por un jefe de compras y aprobada por el proveedor. la orden de compra genera automáticamente la lista para el almacén y la factura.

Ventas.

13

La gestión de ventas permite configurar diversas tiendas y se basa en el documento orden o pedido de venta que evoluciona según una política de ventas.

14