manual de usuario del sitio de coordinacion de matricula-2

Sitio de Coordinación de Matrícula

INDICE

Objetivo del Sistema ........................................................................................................................ 3 Acceso al Sistema ............................................................................................................................ 3 Opciones del Menú del Sitio de Coordinación de Matrícula ........................................................... 5

Autorización de Matrícula a un Estudiante de mi Carrera ........................................................... 5 Autorización de Matrícula a un Estudiante de otra Carrera, para dar materias de mi Carrera .... 7 Historial de Notas ........................................................................................................................ 8 Historial de Índices ...................................................................................................................... 9 Administración de Cupos ........................................................................................................... 10 Administrar Mensajes de Estudiante ......................................................................................... 12 Matricula Fuera de Plan ............................................................................................................. 13 Monitoreo RI ............................................................................................................................. 16

Opción de Materias Equivalentes .................................................................................................. 19 Opción de Autorización ................................................................................................................ 20

Materias Fuera de Plan: ............................................................................................................ 20 Autorizar Matrícula en otra Facultad o Carrera: ........................................................................ 20 Aplicarle a un estudiante el Artículo 225: ................................................................................. 21 Matricular Trabajo de Graduación o Tesis: ............................................................................... 22 Estudiantes Deudas Facultad ..................................................................................................... 22 Adm. Mensajes Estud.: .............................................................................................................. 22 Liberar Matrícula: ...................................................................................................................... 23 Capturar Indice de Ingreso a Postgrado: .................................................................................... 23

Opciones del Menú Consultas ....................................................................................................... 24 Estudiantes ................................................................................................................................. 24

Información General: ............................................................................................................. 24 Prematrícula: .......................................................................................................................... 24 Deudas Locales: ..................................................................................................................... 25 Consultar Bitácora de Sucesos ............................................................................................... 25 Buscar Estudiante por Nombre: ............................................................................................. 26 Rango de Índices .................................................................................................................... 26 Mostrar Recibos ..................................................................................................................... 27 Estado de cuenta: ................................................................................................................... 28 Consultor Académico: ........................................................................................................... 28

Historiales .................................................................................................................................. 29 Notas ..................................................................................................................................... 29 Notas por Plan ........................................................................................................................ 29 Índices .................................................................................................................................... 30

1


Incidencias ................................................................................................................................. 30 Reportar Incidencia ................................................................................................................ 30 Consultar Incidencias ............................................................................................................. 31

Matrícula .................................................................................................................................... 33 Informe Preliminar ................................................................................................................. 33 Listado de Estudiantes por Codhora: ..................................................................................... 34 Matrícula del Estudiante: ....................................................................................................... 35 Consulta de Bitácora: ............................................................................................................. 36 Mensajes del Estudiante: ........................................................................................................ 36 Mostrar Autorización de Matricula en otra Facultad: ............................................................ 36

Retiro e Inclusión ....................................................................................................................... 37 RI tramitada ........................................................................................................................... 37 Ver RI Estudiante ................................................................................................................... 37

Estadística de Asignatura ........................................................................................................... 38 Imprimir Constancia .................................................................................................................. 39 Cambiar Clave de Acceso .......................................................................................................... 39 Créditos No Oficiales ................................................................................................................. 40

Oferta Académica .......................................................................................................................... 40 Insertar Oferta Académica ......................................................................................................... 40 Consultar Oferta Académica ...................................................................................................... 44 Mostrar Ofertas Otras Unidades ................................................................................................ 45

Retiro Inclusión .............................................................................................................................. 46 RI tramitadas .............................................................................................................................. 46 Monitoreo RI .............................................................................................................................. 46 RI Administrativo ..................................................................................................................... 46 Ver RI ........................................................................................................................................ 48 Estado de la Solicitud RI ........................................................................................................... 48 Liberar RI ................................................................................................................................... 48 Retiro Inclusión Fuera de Periodo y Total ................................................................................ 49

SIU ................................................................................................................................................. 51 Listado de aprobaron PAA ......................................................................................................... 51 Adm. Cupos Carreras SIU ........................................................................................................ 52 Certificación de Estudiante SIU ................................................................................................. 54

Certificación de Prematrícula ........................................................................................................ 55 Opciones de Ayuda ........................................................................................................................ 55

2


MANUAL DE USUARIO DEL SITIO DE COORDINACION DE MATRICULA

Objetivo del Sistema

El Sistema de Matrícula por Internet tiene como objetivo principal, el permitir que los

estudiantes se puedan matricular desde cualquier parte del país, sin necesidad de

dirigirse personalmente a su facultad o sede, así como agilizar el proceso de matrícula

en las diferentes entidades académicas de la universidad y permitir que los estudiantes

tengan acceso a las nuevas tendencias tecnológicas de información que se están

ofreciendo a nivel nacional y mundial. El propósito del sitio de coordinación de

matrícula es el de facilitar el proceso de matrícula.

Acceso al Sistema

Para tener acceso el sitio de coordinación de matrícula, se debe escribir la siguiente

dirección: http://Matricula.utp.ac.pa en donde aparecerá en primera instancia la página

principal, en donde el usuario (secretarios académicos o coordinadores de carrera)

deberá introducir su número de cédula y la clave de acceso la cual debe ser retirada

en la secretaría académica de su facultad. En la figura 1 se muestra la pantalla de

acceso:

3


Figura 1: Acceso al Sistema

Luego de que el coordinador introduzca correctamente los datos de entrada solicitados,

deberá presionar el botón Enviar para accesar al sistema. Luego se mostrará a una

pantalla de bienvenida que muestra las opciones que puede elegir. (Figura 2).

Figura 2: Acceso al Sitio

4


Opciones del Menú del Sitio de Coordinación de Matrícula

Figura 3: Opciones de Acceso Directo

Autorización de Matrícula a un Estudiante de mi Carrera

1. Seleccione la opción de acceso directo Autorizar Matrícula.

2. A través de ésta opción usted podrá autorizar a que el estudiante seleccionado,

pueda matricular las materias que usted añada.

3. Para ello debe escribir la cédula del estudiante deseado, presionar el botón Ir,

para que se muestre la información del estudiante. Es importante que verifique si

el estudiante esta activo y tiene cita, si no es activo o no tiene cita debe enviarlo

a secretaría académica después que le agregue las materias para que sea

activado y le otorguen una cita, para que pueda matricularse.

4. Al presionar el botón de Notas Plan podrá ver las materias que ha dado o tiene

pendientes según su Plan de estudio, además de los Requisitos.

5. Luego en la casilla de:

• Codasig se debe introducir el código de la materia que desea agregar

como materia pendiente,

• Codhora (esto es opcional)

5


• a la vez que si es una materia que tiene horas de laboratorio puede

escoger el Subgrupo en donde estará dándole cupo al estudiante

6. y escoger si desea o no otorgarle un cupo. Luego que a escrito todos los datos,

debe presionar el botón Agregar para que se ejecute la acción.

7. Si lo que desea es Eliminar una materia que usted haya Agregado anteriormente

o generada automáticamente por el sistema, solo debe darle clic al botón

Eliminar que aparece en la casilla de al lado de la materia.

Figura 4: Autorizar Matrícula

Nota: Si usted al agregar la materia, le asigna un Codhora, el sistema solo le

permitirá al estudiante matricular la materia en el grupo que tenga ese Codhora.

6


Autorización de Matrícula a un Estudiante de otra Carrera, para darmaterias de mi Carrera

1. Seleccione la opción de acceso directo Autorizar Matrícula.

2. A través de ésta opción usted podrá autorizar a que el estudiante seleccionado,

pueda matricular las materias que usted añada.

3. Para ello debe escribir la cédula del estudiante deseado, presionar el botón Ir,

para que se muestre la información del estudiante. Es importante que verifique si

el estudiante esta activo y tiene cita, si no es activo o no tiene cita debe enviarlo

a secretaría académica después que le agregue las materias para que sea

activado y le otorguen una cita, para que pueda matricularse.

4. Al presionar el botón de Notas Plan podrá ver las materias que ha dado o tiene

pendientes según su Plan de estudio, además de los Requisitos.

5. El botón Autorizaciones usted podrá ver si el coordinador de la carrera del

estudiante le ha enviado algún mensaje.

6. Luego en la casilla de:

• Codasig se debe introducir el código de la materia que desea agregar

como materia pendiente,

• Codhora : usted debe colocarlo

• a la vez que si es una materia que tiene horas de laboratorio puede

escoger el Subgrupo en donde estará dándole cupo al estudiante

• y escoger que si desea otorgarle un cupo.

7. Luego que a escrito todos los datos, debe presionar el botón Agregar para que

se ejecute la acción.

7


8. Si lo que desea es Eliminar una materia que usted haya Agregado

anteriormente, solo debe darle clic al botón Eliminar que aparece en la casilla

de al lado de la materia.

Figura 5: Autorizar Matrícula

Nota: Si usted al agregar la materia, le asigna un Codhora, el sistema solo le

permitirá al estudiante matricular la materia en el grupo que tenga ese Codhora.

Historial de Notas

1. Seleccione la opción de Historial de Notas

2. Teclee la cédula del estudiante que desea ver sus notas

3. Si escoge la opción de Por Asignatura, solo mostrará las notas que ha

obtenido en esa materia, si usted desea ver las notas de todas sus materias

8


entonces debe escoger la opción Todas las Notas y luego presionar el botón

Buscar.

Figura 6: Historial de Notas

Nota: Las notas marcadas con sombra en otro color, son las que pertenecen a la

carrera actual del estudiante.

Historial de Índices

1. Seleccione la opción de Historial de Índices

2. Si antes ya ha escogido otras de las opciones del menú, verá la información

de la cédula utilizada anteriormente, pero si desea ver los índices de otro

estudiantes, entonces debe teclearla y luego presionar el botón Buscar

9


Figura 7: Historial de Índices

Administración de Cupos

1. Seleccione la opción de Administración de Cupos

2. Le aparecerá una pantalla en donde podrá administrar los cupos de su

carrera. Si usted es un Coordinador de varias Carreras, debe escoger de la

Lista, cual carrera desea Administrar.

3. Tendrá las opciones de:

a. Mostrar Todos: se muestran todos los grupos de su carrera.

b. Mostrar Por Codasig: si lo que quiere es ver los grupos de una materia

específica.

c. Mostrar por Codhora: se muestran los cupos de un código horario

específico.

d. Mostrar por Grupo: los de un grupo específico.

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Figura 8: Opciones de la Administración de Grupos

4. Luego que selecciona una de éstas opciones debe presionar el botón Buscar,

para que se le muestre la información.

Figura 9: Listado de Grupos

5. En esta pantalla usted podrá modificar la cantidad de HABILITADOS,

INCREMENTO, o si está ABIERTO.

a. Habilitados: es la cantidad de cupos que existen disponibles desde un

inicio.

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b. Incremento: es la cantidad que se va a incrementar en habilitados,

cuando los códigos horarios de una determinada materia estén llenos.

Con el propósito de equiparar la cantidad de matriculados en una materia.

c. Tomados: es la cantidad de estudiantes que se han matriculado en dicho

código horario.

d. Disponible: la cantidad de cupos disponibles.

e. Abierto: si esta abierto o cerrado.

6. Para guardar los cambios usted debe presionar el botón Guardar.

Administrar Mensajes de Estudiante

En esta opción el Coordinador tiene la potestad de eliminar mensajes que le

paren la matrícula a un estudiante y que fueron generados automáticamente por

el sistema, como es el caso de las condicionales. A la vez que captarle mensajes

a los mismos.

1. Seleccione la opción de Adm. Mensajes Estud.

2. Si antes ya ha escogido otras de las opciones del menú, verá la información

de la cédula utilizada anteriormente, pero si desea ver los mensajes de otro

estudiante, entonces debe teclearla y luego presionar el botón Buscar.

3. Luego debe escribir la cédula del estudiante y presiona el botón Buscar, si el

estudiante tiene mensajes captados se les presentarán y usted podrá

Eliminarlos

12


4. Usted también podrá captar nuevos mensajes a los estudiantes e indicarle si

quiere que el Sistema le bloqueé la matricula o no al estudiante.

Nota: Los mensajes que aparecen de color rojo son mensajes que le paran la

matrícula del estudiante. Además el coordinador de carrera solo esta

autorizado para borrar los mensajes que se generan automáticamente o

captados como Coordinadores, no los que son agregados por los Secretarios

Académicos.

Figura 10: Adm. Mensajes Estud.

Matricula Fuera de Plan

1. Seleccione la opción de Matrícula Fuera de Plan

2. Entonces tecleé el número de cédula y luego presione el botón Buscar

13


Figura 11: Matricula Fuera de Plan

3. Escoja el Año y Periodo Académico en que desea realizar la matricula, luego

le aparecerán las Materias Pendientes del estudiante

4. Puede seleccionar de la lista Grupos el salón en donde lo va a matricular o

darle clic al botón de Codhora asociado y escoger el salón, a la vez que el

Subgrupo de Laboratorio.

5. Una vez escogido todos los datos de las materias que desea matricularle

puede presionar el botón Matricula.

6. Le aparecerá un ventana como la que se muestra a continuación

14


Figura 12: Matricula Fuera de Plan

Nota: El codhora de la materia 3957, no puede ser modificado ya que al agregarle la

materia el coordinador de carrera, le puso ese codhora. A la materia 7979, se le puede

escoger el codhora ya sea seleccionando un Grupo de la lista o al teclear el botón

Codhora, escoger uno de los códigos que se muestran. Si la materia tiene horas de

laboratorio, en la casilla Laboratorio, se mostrará una lista con las opciones que puede

seleccionar.

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Monitoreo RI

Esta opción se encuentra en el menú superior, y la misma les permite a los

coordinadores consultar las solicitudes que hayan enviado los estudiantes de su

carrera y sede. Al presionar el icono de Monitoreo RI, se le presentará la siguiente

información:

Figura 13: Listado de Retiros e Inclusiones

No solicitud: es el número de solicitud.

Cedula: la cédula del estudiante.

Nombre: el nombre del estudiante.

Fecha: la fecha en que el estudiante realizó la solicitud.

Días transcurridos: es la cantidad de tiempo que ha transcurridos desde el momento enque el estudiante realizó la solicitud hasta la fecha actual.

Nut: es el número único de transacción de la solicitud.

Carrera: es la carrera del estudiante.

Ver: botón que permite consultar detalladamente la solicitud seleccionada.

Al presionar el botón Ver se le muestran las materias que el estudiante matriculo, las

que desea retirar y las que desea incluir, así como la observación que coloco al

momento de realizar la solicitud

16


Figura 14: Aprobar / Rechazar / Devolver Solicitud

Al presionar el botón Aprobar, se procederá a verificar:

• Si existe cupo para la combinación de código de asignatura y código de horario

que el estudiante desea incluir.

• Si existe choque de horario para la materia que desea incluir al compararla con

las que tiene matriculada.

• Si no sobrepasa la cantidad de 8 materias que puede matricular.

• Verifica la Cantidad máxima de Créditos por Carrera según el Plan de Estudio.

• Verifica si el grupo no pertenece al turno del estudiante.

• Verifica si los códigos de horario no pertenecen a la carrera del estudiante.

• Verifica que los grupos de los Codhora no otorgados estén abiertos.

• Con respecto a las materias que retira el estudiante se verifica que las mismas

no tengan estatus de Fracasada.

• Cuando la materia se Retire se devuelven los cupos que tenia la misma.

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Al presionar el botón , se procederá a rechazar la solicitud. Usted podrá

escribir una Observación.

Si usted presiona , deberá escribir la observación por la cual le regreso la

solicitud al estudiante para que sea corregida por el.

Una vez usted haya Aprobado o Rechazado o Devuelta la solicitud, al estudiante le

aparecerá la siguiente información.

Figura 15: Estado de Solicitud (Aprobada)

Figura 16: Estado de Solicitud (Rechazada)

Figura 17: Estado de Solicitud (Devuelta)

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Opción de Materias Equivalentes

1. El sistema le presentará la página para Coordinación de Matrícula en la cual

debe escoger la opción del menú Materias Equivalentes.

2. Si usted desea Insertar Materias Equivalentes debe escoger la opción del mismo

nombre y le aparecerá una pantalla como esta:

Figura 18: Materias Equivalentes

3. El sistema les mostrará cuatro listas desplegables, una que contiene las carreras,

otra con los planes de la carrera seleccionada, además de una lista

con las materias del plan seleccionado y otra con las materias que pertenecen a los

demás planes que corresponden a esa carrera .

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Carrera a la que se le aplica la Equivalencia

Plan al que se le aplica la Equivalencia

Mat. Que será reemplazada

Mat. Equivalente


4. Usted debe seleccionar de la primera lista de materias, la que desea reemplazar

y de la siguiente lista la materia la que servirá para la equivalencia. Y luego

presionar el botón Agregar

5. El Sistema le enviará el siguiente mensaje de éxito: “Se realizó la equivalencia

de manera exitosa”

6. Para consultar las materias equivalentes de una carrera específica debe entrar a

la opción de Consultar Materias Equivalentes.

Opción de Autorización

Materias Fuera de Plan: Esta opción es la misma que se explicó de Matricula Fuera de Plan.

Autorizar Matrícula en otra Facultad o Carrera:En esta opción usted podrá captar por estudiante las materias que desea dar en otra

Facultad o Carrera, para que al momento de cuando el estudiante vaya donde el

Coordinador deseado, el mismo pueda ver la Autorización de su Coordinador. Así

usted como Coordinador de la Carrera del estudiante podrá captar, eliminar o Modificar

dichas solicitudes de autorización.

1. Esta opción se encuentra en el menú Autorización

2. Y se llama Autorizar Matrícula en otra Facultad

3. Escriba la cédula del estudiante, seleccione el Año y Periodo

4. Escriba el código de Asignatura que desea que le autoricen

5. Y el mensaje que quiere que el otro Coordinador vea, cuando el estudiante vaya

donde el mismo.

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Figura 19: Autorizar Materias

Aplicarle a un estudiante el Artículo 225:

En esta opción usted podrá colocarle el estatus de Artículo 225 a las materias que lo

deben tener según el caso del estudiante. Debe colocar la cédula del estudiante

deseada y presionar el botón Buscar e inmediatamente se le presentará las materias

en las que el estudiante tenga una nota que corresponden al último año según el plan

de estudio del estudiante.

Luego debe darle clic al check box de la asignatura a la que desea aplicarle el artículo

225.

Si desea también puede quitarle el check box a la asignatura que lo tiene señalado

para que no tenga estatus de artículo 225.

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Figura 20: Artículo 225

Matricular Trabajo de Graduación o Tesis:

1. En el menú de Autorización existe la opción para Matricular las materias de

trabajo de graduación o tesis de maestría.

2. Para ello se introduce la cédula del estudiante, se escoge el año y periodo

académico y se presiona el botón Buscar

3. Si el estudiante se le generó automáticamente o el coordinador de carrera le

autorizó la materia anteriormente, le aparecerá y usted podrá matricularle la

misma.

Nota: A través de ésta opción solo se muestran las materias que son

establecidas como trabajo de graduación o tesis de maestría.

Estudiantes Deudas Facultad1. Al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar podrá ver las

deudas locales que tiene un estudiante.

Adm. Mensajes Estud.:En esta opción el Coordinador tiene la potestad de eliminar mensajes que le paren la

matricula a un estudiante y que fueron generados automáticamente por el sistema,

como es el caso de las condicionales. A la vez que captarle mensajes a los mismos.

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Liberar Matrícula:1. El sistema le presentará la página para la cual debe hacer clic en el icono

Liberar Matrícula.

2. Luego debe teclear la cédula del estudiante al que le desea liberar su matrícula,

para que este pueda volver a matricularse.

Figura 21: Liberar Matricula

3. Entonces déle clic al icono Liberar de la matricula que desea borrar.

Nota: Solo podrá liberarle la matricula si todavía no se le generado su Constancia

de Matricula en el Sistema de Facturación.

Capturar Indice de Ingreso a Postgrado:Al seleccionar esta opción le mostrará una pagina donde debe colocar la cedula del

estudiante, y luego darle clic al botón buscar. El sistema debe mostrarle el nombre del

estudiante para que usted proceda a colocarle el indice con el cual se graduó de su

carrera de licenciatura o técnico, que sera el indice de ingreso a el programa que desee

el estudiante.(postgrado, maestría o doctorado.)

Una ves colocado el indice debe darle clic al botón Enviar para que guarde la

información.

23


Figura 22: Ingresar Indice de Ingreso a Postgrado

Opciones del Menú Consultas

EstudiantesInformación General:

1. En esta opción al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar

2. Podrá ver la información de: facultad, carrera, plan de estudio actual del

estudiante, así como su año de estudio, índice, sede, fecha atención, etc.

Prematrícula:

1. En esta opción se le puede ver y generar la prematrícula a un estudiante

deseado que pertenezca a su carrera.

2. Al teclear la cédula del estudiante, y presionar el botón Buscar, le aparecerá en

pantalla toda la información que el estudiante ve en su Prematrícula,

3. si al estudiante no le aparece nada en materias pendientes, entonces debe

proceder a darle clic al botón Generar Prematrícula, en la cual se ejecuta un

24


proceso interno en donde se le generan las materias pendientes a los

estudiantes,

4. Si a pesar de esto no le sigue apareciendo nada, entonces debe verificar si tiene

el Plan y la Carrera que le corresponden y enviarlo donde la Secretaria

Académica para que lo certifique, o usted le puede Autorizar las materias que el

estudiante desee dar.

Deudas Locales:

1. Al teclear la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar

2. Muestra las Deudas que tiene un Estudiante

Consultar Bitácora de Sucesos

1. Seleccione del menú Consulta, la opción Consultar Bitácora

2. Aquí usted podrá ver el recorrido que un estudiante específico ha hecho,

además de lo que un coordinador de carrera o de un secretario académico.

3. Usted debe teclear la cédula de la persona que quiere investigar,

4. Luego escoger el tipo de acción

5. Y por último escoger el periodo que quiere ver y presionar el botón Enviar

Figura 23: Consulta de Bitácora

25


6. E inmediatamente le aparecerá lo que realizo la persona en ese evento

Figura 24: Consulta de Bitácora

Buscar Estudiante por Nombre:

1. Al escribir un nombre o apellido de la persona deseada, y presionar el botón

Buscar

2. Podrá ver todos aquellos estudiantes activos en un orden de cédula que tengan

un nombre igual o parecido.

Rango de Índices

Esta opción le permite consultar los estudiantes que están en el rango de índice

colocado, tiene la opción de filtrarlos por Año de Estudio o por Carrera o por Ambas

opciones, también si desea puede traerlos todos. Se presentará el listado ordenado de

mayor a menor índice.

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Figura 25: Rango de Índice

Mostrar Recibos

A través de esta opción usted podrá ver para un año y periodo específico los datos que

ha matriculado un estudiante.

1. Teclee la cédula del estudiante

2. Presione el botón Buscar, le aparecerá la siguiente información como se muestra en

la Figura

Figura 26: Consulta de Recibos

27


Estado de cuenta:

En esta opción podrá ver todos los saldos del estudiante. En Saldo a favor podrá ver si

tiene una nota de crédito y en Saldo Pendiente podrá ver los saldos que tenga el

estudiante pendiente de pagar. Para cada opción le aparece una pantalla en donde

debe ingresar la cédula del estudiante y seleccionar el botón Buscar y le aparecerá la

información de saldos del estudiante.

Figura 27: Consulta de Saldo a Favor

Figura 28: Consulta de Saldo Pendiente

Al seleccionar el botón Ver Detalle podrá ver cual es el detalle que le genero el saldo

pendiente.

Consultor Académico:

Esta opción le permite revisar porque no le aparecen ciertas asignaturas alos

estudiantes . Debe colocar la cedula y la materia que desea revisar y el sistema

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validará dicha información y enviará un mensaje de las razones por las que no le

aparecen al estudiante.

Figura 29: Consultor Académico

Historiales Notas

Muestra el historial de notas del estudiante, ya sea las notas que ha obtenido en una

materia específica o todas las notas en su vida universitaria. Seleccione la manera

como desea ver la Información y luego presione el botón Buscar.

Notas por Plan

Se le presentan una revisión del expediente del estudiante contra el plan de estudio del

mismo, mostrando así las materias pendientes y en cuales el mismo tiene nota. A la

vez podrá ver si cumple o no con los Requisitos de Materia.

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Figura 30: Historial de Notas por Plan

Índices

Al presionar la cédula del estudiante, se le presentan en orden cronológico los índices

que obtenidos por el estudiante así como las condicionales, como se presenta en la

siguiente Figura

Figura 31: Historial de Índice

Incidencias

Reportar Incidencia

Para reportar una incidencia deberá escoger el Año y el Período en que se presentó la

Incidencia, además de la Cédula del estudiante; también se le presenta una lista

desplegable en donde debe escoger el Tipo de Incidencia.

30


El Tipo de Incidencia se refiere al proceso en que se ve asociada la Incidencia, por

ejemplo como se presenta en la siguiente figura:

Figura 32: Insertar Incidencias

Una vez captada toda la información de la Incidencia del estudiante específico, debe

presionar el botón Enviar.

Consultar Incidencias

Para ver las incidencias reportadas por su persona, debe seleccionar la opción Mis

Incidencias y presionar el botón Enviar. Se le mostrarán las incidencias que usted ha

Captado y cuántas han sido Atendidas, además podrá ver la Respuesta que se le

brindó. Como se muestra en la Figura

Figura 33: Consultar Incidencias

31


Al presionar el botón Detalle, se le presentará la incidencia reportada y si ésta fue

atendida podrá ver la Respuesta enviada. Como se muestra a continuación:

Figura 34: Consultar Incidencias detalle

Definición de las Columnas presentadas en la Figura

Reportado por: Persona que reportó la Incidencia

Incidencia: Explicación enviada por el caso presentado para que sea verificado por el

Equipo Prisma

Estatus: el estatus de la solicitud.

Atendida: La misma fue atendida y tiene una Respuesta

Reportada: La incidencia ha sido reportada pero aún no ha podido ser Atendida

En Proceso: En estos momentos ésta siendo Atendida por un Miembro de

Prisma.

Causa: se refiere a la causa por la cual se llevó la Incidencia, esto se coloca una vez

haya sido tomada la Incidencia.

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Desconocida: En el momento que la incidencia es Reporta, la causa aparece

como Desconocida

Estudiante: El estudiante es la persona responsable de la incidencia

Administrativo: La incidencia se llevo a cabo por un proceso administrativo

Producto: La incidencia se dio por defectos en el software

Nuevo Requerimiento: Se clasifica así cuando es un nuevo Requerimiento

solicitado.

Respuesta: Es la respuesta que se le da a la incidencia reportada.

Por otro lado si usted escoge la opción de Todas las Incidencias, le aparecerá todo lo

explicado anteriormente pero a nivel nacional.

Matrícula

Informe Preliminar

Esta opción muestra la cantidad de estudiantes matriculados por carrera y grupo, y a la

vez presenta un listado con los datos de dichos estudiantes.

1. Debe escoger el Año y Periodo deseado a consultar y presionar el botón Buscar

2. Se presentará una imagen como la siguiente

33


Figura 35: Informe Preliminar

Figura 36: Listado Preliminar

Listado de Estudiantes por Codhora:

Esta opción presenta las cédulas, nombre, subgrupo, fecha de matrícula, lugar en

donde la realizó (INTERNET O INTRANET), teléfono, email.

1. Debe escoger el Año y periodo para el que desea ver la información

2. Escribir el código de horario a consultar

3. Luego escoger el tipo de orden que desea ver la información y presionar el botón

Buscar

34


Figura 37: Listado Preliminar

Matrícula del Estudiante:

Esta opción muestra la matricula activa de un estudiante específico

1. Escriba la cédula deseada y presione el botón Buscar

2. Se le presentará el número único de transacción, las materias matriculadas y los

costos correspondientes.

35


Figura 38: Consulta de Matricula

Consulta de Bitácora:

Es la misma opción que Bitácora de Estudiante de la opción Consultas -->Estudiante →

Consultar Bitácora.

Mensajes del Estudiante:

Es la misma opción de Adm. Mensajes Estudiante.

Mostrar Autorización de Matricula en otra Facultad:

Presenta las autorizaciones de Matricula captadas por su persona y desde aquí usted

va a poder eliminarlas si así lo desea.

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Retiro e Inclusión

RI tramitada

Esta opción se encuentra en el menú Retiro/Inclusión, R/I tramitada, y le permite ver las

solicitudes de Retiro Inclusión que usted aprobó, rechazó o devolvió, para un año y

periodo específico. Podrá verlas en orden Cronológico, por Cédula o por Nombre.

Figura 39: Consulta de RI Tramitadas

Ver RI Estudiante

Esta opción muestra el trámite de RI aprobado para un estudiante específico

1. Luego de escribir la cédula deseada, debe escoger el Año y Periodo

2. Entonces presionar el botón Buscar

3. Se le presentará un imagen como la siguiente la cual si desea ver el detalle de

materias procesadas, entonces debe presionar el botón Ver.

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Figura 40: Ver RI Estudiante

Figura 41: Detalle del RI Estudiante

Estadística de AsignaturaEsta muestra una página, donde se usted debe escoger el año, periodo, sede, facultad

y la materia y le mostrará un gráfico de la contabilizando las notas captadas.

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Figura 42: Estadística de Asignatura

Imprimir ConstanciaEn esta opción se coloca la cédula del estudiante y se escoge el año y periodo de la

constancia que desea imprimir y el sistema le muestra la constancia del estudiante.

Figura 43: Imprimir Constancia

Cambiar Clave de AccesoEsta opción le permite cambiar su clave de acceso al sistema, ella le solicita que

coloque la nueva clave y luego que la vuelva a colocar, debe seleccionar el botón

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enviar, le aparecerá un mensaje que usted acaba de cambiar su clave y cerra la

pantalla para que ingrese con la nueva clave creada.

Figura 44: Cambiar Clave de Acceso

Créditos No OficialesEn esta pagina puede verificar los créditos no oficiales de un estudiante. Debe colocar

la cédula del estudiante y seleccionar el botón Buscar. Le aparecerá los créditos del

estudiante.

Oferta Académica

Insertar Oferta Académica

Esta opción es utilizada, cuando se crean en su unidad nuevas ofertas, luego de

haberse hecho el pase señalado del sistema de organización docente al sistema web.

1. Le aparecerán las opciones que se muestran en la Figura 45, debe tomar en

cuenta que si usted tiene asignada varias carreras, debe seleccionar en la lista

desplegable de las carreras, la carrera con la que irá a trabajar. Si la carrera no

tiene el indicador en el recurso de datos de que es modular le aparecerá la

siguiente imagen.

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Figura 45: Capturar Oferta Académica

Si la carrera que usted selecciona, en el recurso de datos tiene el indicador de que es

modular le aparecerá la siguiente imagen

Figura 46: Insertar Oferta Académica

2. A continuación explicamos cada uno de éstos campos

a. Carrera: es la carrera a la que pertenece la nueva oferta

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b. Horario: es el nuevo código de horario a que tendrá la asignatura

c. Asignatura: es el código de asignatura de la materia que se ofertará.

d. Grupo: es el grupo al que pertenecerá la nueva oferta insertada.

e. Subgrupo: Si la materia tiene horas de laboratorio se debe escoger A, B o

C. Para cada subgrupo debe existir un registro de oferta. Esto quiere

decir que si una asignatura tiene grupo a y grupo b ambos deben ser

capturados en la oferta académica.

f. Habilitados: es la cantidad de cupos que tendrá habilitados el código de

horario

g. Incremento: es la cantidad de cupos a las que se aumentará la asignatura

si es necesario.

h. Abierto: En esta casilla se verifica se el código de horario estará abierto

para que los estudiantes se puedan matricular, o cerrado para que ningún

estudiante se pueda matricular.

i. Turno: Es el turno en el que será ofertado el código de horario

j. Opción Tesis: si la materia es de una carrera de postgrado o maestría que

se estará ofreciendo como opción a tesis al estudiante, entonces se debe

seleccionar está casilla.

k. Estatus: aquí usted tiene que especificar si la nueva oferta académica, se

debe tomar en cuenta para calcular sus costos semestral o

modularmente, en caso de que la nueva oferta sea de una carrera de

Pregrado, entonces debe dejar la opción por el valor por defecto. Para

las carreras que se ofrecen Semestral y Cuatrimestral debe seleccionar el

estatus Semestral, para las carreras que son Modulares debe seleccionar

el estatus Modular.

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l. Especial: usted debe seleccionar esta casilla si la asignatura se está

ofertando en un semestre que no es el usual en el plan de estudio y esto

amerita un costo adicional.

m. Aviación: si la materia pertenece a una carrera de aviación, entonces

usted debe seleccionar esta opción.

n. Costo: si usted señaló la materia como especial o como de aviación,

usted debe colocar el costo que tendrá la misma

o. Virtual: si el código de horario será ofrecido en la modalidad virtual, debe

seleccionar esta casilla, si usted seleccionó que la oferta será virtual, solo

la podrá ver el Coordinador de Matricula de UTP Virtual

p. Matricula Inicio y Fin: para las carreras modulares, obligatoriamente

deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que este habilitada la

Matricula para que los estudiantes, coordinadores de carrera y secretaria

académica puedan realizarla.

q. Retiro e Inclusión Inicio y Fin: para las carreras modulares,

obligatoriamente deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que

esta habilitada el Retiro e Inclusión para que los estudiantes,

coordinadores de carrera y secretaria académica puedan realizarla.

r. Retiro Fuera de Periodo Inicio y Fin: para las carreras modulares,

obligatoriamente deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que

esta habilitada el Retiro e Inclusión Fuera de Periodo para que los

estudiantes, coordinadores de carrera y secretaria académica puedan

realizarla.

s. Retiro Total Inicio y Fin: para las carreras modulares, obligatoriamente

deben captar la fecha de inicio y fin en que deseen que esta habilitada el

Retiro e Inclusión Total para que los estudiantes, coordinadores de

carrera y secretaria académica puedan realizarla.

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3. Luego de haber llenado todos los datos respectivos, debe presionar el botón

Enviar para insertar la nueva oferta.

4. Para las carreras modulares si selecciona un número de módulo igual al ya

existente para la misma carrera en el recurso de datos le aparecerá un mensaje

de Advertencia diciéndolo si usted quiere colocar el mismo número de módulo,

esto es para los casos que usted desee que en una misma constancia de

matricula le aparezcan ambas materias al estudiante, entonces usted debe

decirle que “Aceptar”, si usted no desea que tenga el mismo número de módulo

debe darle clic al botón Regresar y cambiarle el número de módulo.

Consultar Oferta AcadémicaEn esta opción el usuario podrá consultar las ofertas que han sido captadas para las

carreras que el administre.

Su funcionamiento es:

1. Usted debe seleccionar la Carrera que desee consultar, y presionar el botón

Buscar. (Figura 47)

2. Usted tiene varias opciones de búsqueda

a. Todos: se muestra toda la oferta para la carrera seleccionada

b. Por Codasig = debe teclear el código de asignatura que desea consultar,

de la carrera seleccionada

c. Por Codhora = debe teclear el código de horario que desea consultar, de

la carrera seleccionada

d. Por Grupo = debe teclear el grupo que desea consultar, de la carrera

seleccionada

3. Usted puede Modificar o Eliminar un registro en la Oferta Académica

siempre y cuando no haya ningún estudiante matriculado en ese horario.

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Figura 47: Consulta de la Oferta Académica

Nota: Esta opción se debe utilizar una vez su unidad es notificada del pase de

información del sistema de organización docente al sistema web, para marcar las

materias como especiales, marcar las materias que son de opción a tesis, las materias

que son de aviación, las materias que son virtuales, y las que se ofrecerán

modularmente, en fin revisar que no le haga falta ningún horario antes de la matricula.

Mostrar Ofertas Otras Unidades

Desde ésta opción usted podrá consultas las ofertas académicas de otras unidades,

como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 48: Mostrar Oferta de Otras Unidades

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Funcionamiento:

Debe seleccionar la Sede

1. Seleccionar la Facultad

2. Seleccionar la Carrera

3. Presionar el botón Buscar

Retiro Inclusión

RI tramitadasEsta es la misma opción que se presentó más adelante en el menú Consultas

Monitoreo RIEsta opción ya se explicó anteriormente

RI AdministrativoEsta opción se coloco para que el Coordinador de Carrera capte la solicitud de Retiro

Inclusión en defecto del estudiante y luego la apruebe en la opción de Monitoreo RI.

En esta opción no se verifica si el Estudiante ha realizado algún pago a su

Matricula. Los pasos a seguir son:

1. Teclee la cédula del estudiante y presione el botón Buscar

2. El sistema le traerá en la posición de arriba aquellas materias que el

estudiante tiene matriculadas para que puedan ser retiradas

3. Y en la sección de abajo le traerá aquellas materias que el estudiante

tiene Pendientes para que puedan ser incluidas. Si la materia que usted

desea incluirle no aparece debe hablar con el Coordinador de Carrera del

Estudiante para que éste se la agregue. Como se presenta en la siguiente

Figura.

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Figura 49: Solicitud de RI Administrativo

4. La materia que desee Retirar o Incluir para ser señalada debe darle clic a

la casilla respectiva a la materia.

5. Luego escribir una observación para guardar una referencia de porque se

esta realizando esta transacción.

6. Y por último presionar el botón Enviar Solicitud, para que pueda ser

vista por el Coordinador de Carrera. Se presentará un mensaje de Éxito

en donde podrá ver la Solicitud enviada, como se presenta en la siguiente

Figura.

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Figura 50: RI Administrativo

Luego solo debe entrar a la opción de Monitoreo para aprobar la misma

Ver RI Esta opción ya se presentó anteriormente

Estado de la Solicitud RI Como su nombre lo indica puede ver el estado que tiene la solicitud del estudiante

deseado. Introduciendo la cédula y seleccionando el botón Buscar puede ver el estado

de la solicitud.

Liberar RIA través de esta opción el Coordinador de Carrera podrá borrarle la solicitud de Retiro

realizada por el estudiante, si la misma no ha sido aprobada por usted como

coordinador. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Escoja el Año y Periodo en que fue tramitada la solicitud

2. Teclee la cédula del estudiante y presione el botón Buscar

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3. Se le presentarán todas las solicitudes que ha realizado el estudiante, usted

debe seleccionar el botón Liberar de la que desea borrar.

Figura 51: Eliminar Solicitud

Retiro Inclusión Fuera de Periodo y Total (Esta opción solo esta habilitada para los Coordinadores de SIU)

En esta opción el Coordinador debe teclear la cédula del estudiante deseado y verificar

las materias que se le presentan en la consulta. Es importante señalar que antes de

realizar la aprobación del Retiro, es decir, antes de presionar el botón de

Aprobar, usted debe señalar que recibo de pago le corresponde a la transacción

a realizar, si el estudiante no ha pagado este cargo en la Caja, no podrá realizarle

la transacción.

Figura 52: RI Fuera de Periodo o Total

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A través de esta ventana usted podrá realizar dos tipos de Retiros, los cuales podrá

escoger en la Lista Desplegable, como se presenta en la Figura 53.

Figura 53: RI Fuera de Periodo o Total

Para señalar las materias que desea retirarle al estudiante debe darle clic a la casilla de

la columna Retirar. Una vez señaladas las materias correspondientes y escogido el tipo

de Retiro a realizar y haber escrito el Motivo, entonces puede darle clic al botón

Aprobar.

Si lo que va a tramitar es un Retiro Total, al señalar esta opción de la Lista

Desplegable, se le marcarán todas las materias matriculadas del estudiante.

Si la aprobación fue un éxito se le presentará una ventana en donde podrá ver el

resultado del trámite realizado.

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Figura 54: Éxito en el envió del RI Fuera de Periodo o Total

SIU

Listado de aprobaron PAAAl darle clic a la opción del menú se le presenta la sede, facultad y Carreras que se les

ofrecieron a los estudiantes en su inscripción de Primer Ingreso. Usted debe

seleccionar la carrera que desea monitorear y luego presionar el botón Buscar

Figura 55: Listado de Aprobaron PAA

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Al presionar el botón Buscar se le presentan todos aquellos estudiantes que hayan

seleccionada la Sede, Facultad y Carrera mostrada, en su “Primera Prioridad” y hayan

pasado la prueba de PAA, ordenados por puntaje obtenido, como se presenta en la

figura.

Figura 56: Listado de Estudiantes

Adm. Cupos Carreras SIU (opción solo disponible para Coordinadores de Ingeniería Civil)

Si lo que usted desea es Administrar los Cupos para los estudiantes de Primer Ingreso

debe elegir del menú la opción Adm. Cupos Carrera SIU, en donde usted podrá

consultar, eliminar o agregar estudiantes de dicho listado. Una vez haya seleccionado

esta opción (Adm. Cupos Carrera SIU), se le presentara una figura como la siguiente

Figura 57: Administración de Cupos Carreras SIU

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En donde podrá escoger la carrera deseada a monitorear y al presionar el botón

Buscar se le presentará la siguiente información como se presenta en la figura

Figura 58: Listado de Estudiantes

A continuación definimos los campos mostrados:

1. Secuencial: es un número que se genera automáticamente al insertar o eliminar

un registro.

2. Cédula: es la cédula del estudiante

3. Nombre: es el nombre del estudiante

4. Puntaje: es el resultado de su Puntaje obtenido en la prueba PAA más el Bono

por su Promedio de Secundaria

5. Prioridad: indica la prioridad en que coloco el estudiante dicha carrera

6. Teléfono: es el teléfono proporcionado por el estudiante en su inscripción

7. Email: es el correo electrónico del estudiante proporcionado en su inscripción

8. Fecha Inscrip.: es la fecha en que se inscribió el estudiante

9. Botón Eliminar: Si usted desea eliminar el estudiante del listado debe presionar

dicho Botón.

Si usted desea agregar un nuevo estudiante a este listado, entonces debe presionar el

botón Agregar, e inmediatamente se le presentará para que capte la información como

se presenta a continuación

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Figura 59: Agregar Estudiantes

Al escribir la cédula del estudiante y presionar el botón Buscar, se le presenta el

nombre, teléfono, correo y fecha de inscripción del estudiante (esta información es

obtenida de la inscripción del mismo), luego usted debe seleccionar la Sede, Carrera y

Prioridad para la que desea Agregar al Estudiante, entonces presionar el botón

Aceptar. Con esto el estudiante aparece en el listado de la Carrera elegida en la

posición que le corresponde según el Puntaje Introducido por usted.

Certificación de Estudiante SIU1. Debe hacer clic en el Menú superior SIU – Certificación de Estudiantes SIU

2. En la página debe introducir la cédula del estudiante al que desea certificar.

Después de escribir la cédula haga clic en el botón Buscar.

3. El sistema les mostrará dos listas desplegables, una con la carrera actual y otra

con los planes de la carrera. Si está de acuerdo con la información que aparece

presione el botón Modificar, de otro modo puede proceder a cambiar la carrera ,

el plan y entonces hacer clic en el botón Modificar

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4. El Sistema le enviará el siguiente mensaje de éxito: “Se actualizó la carrera y

plan satisfactoriamente”

Figura 60: Certificación de estudiantes de SIU

Certificación de Prematrícula

En esta opción se muestra la cantidad de estudiantes que han certificado su

prematrícula, por año de estudio. Además usted podrá ver el Listado de Estudiantes y

si colocaron alguna observación, que usted puede ir tramitando.

Figura 61: Certificación de Prematrícula

Opciones de Ayuda

Muestra la ayuda en línea para las posibles situaciones que pueden surgir.

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manual de usuario del sitio de coordinacion de matricula-2

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