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Manual de Usuario del Sistema InveWin

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General. El sistema de cómputo denominado InveWin, esta diseñado para llevar el control de los inventarios del almacén, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, la facturación, control sencillo de chequeras, comisiones de vendedores y de cobratarios. Este sistema esta desarrollado en un ambiente visual, para Windows® de 32 bits o superior, por lo que los requerimientos mínimos para poder operar el sistema son: Computadora x86, con procesador de 700 Mhz, espacio libre en disco de 250 mbs, tarjeta de video vga con resolución de 800x600 pixeles y memoria ram de 128 mbs. El sistema cuenta con seguridad propia, por lo que requiere de un usuario y contraseña para poder acceder. Estos datos son proporcionados por el Administrador del sistema. Dentro del sistema se cuentan o no con los módulos, de acuerdo a la configuración de permisos del grupo al que pertenece el usuario, los cuales son asignados por el Administrador del sistema. La base de datos del sistema es relacional, por lo que el sistema es preparado para trabajar en red, sin importar el número de usuarios conectados, ni los módulos en uso. La velocidad de conexión dependerá del tipo y calidad de la conexión establecida desde la maquina cliente hasta la maquina servidor del sistema. El sistema cuenta con una interfase de grafica, la cual puede ser personalizada si el usuario lo desea. Esta interfase grafica es similar en todas las pantallas, por lo que sobresalen básicamente 3 componentes importantes: Botones de Accion:

Donde el primer botón ejecuta la acción de guardar los cambios efectuados o bien de dar de alta un nuevo elemento, lo cual también se puede hacer presionando la combinación de teclas <CTRL> + <Enter>. El segundo botón corresponde a cancelar los cambios o el alta de un nuevo elemento, y se puede ejecutar presionando el botón o bien presionando la tecla de <ESC>. El tercer boton corresponde a eliminar el elemento en cuestión, y equivale a presionar la combinación de teclas <CTRL> + <SUPR>. El cuarto botón corresponde a imprimir el reporte o documento del elemento en cuestión, y se puede realizar al presionar la combinación de teclas <CTRL> + <P>. El último botón corresponde a salirse de la ventana o modulo. Botón de búsqueda o consulta:

Este botón permite realizar una búsqueda a través de una pantalla de consulta.



Para buscar algún dato basta con dale clic a la lupa y aparecerá una ventana parecida a la siguiente:

La ventana varía dependiendo el dato que se busca, en este caso estamos buscando un Proveedor para realizar el movimiento de Compra, si le damos clic a buscar aparecen todos los datos registrados

Para encontrar un dato más rápido cuando tenemos muchos registros podemos usar los campos que aparecen en la parte de arriba, ya sea escribiendo en este caso el nombre completo del proveedor o escribiendo parte del nombre para encontrarlo a continuación veremos unos ejemplos: Si queremos encontrar al proveedor Pc User escogemos en forma de búsqueda la opción principio y escribimos Pc en el campo de nombre.



Si queremos encontrar a Telmex con la forma de búsqueda final, escogemos la opción y escribimos el final del nombre.

Podemos usar todos los campos que aparezcan arriba según sea el dato que estamos buscando por ejemplo si queremos buscar en este caso por tipo de proveedor podemos usar cualquier tipo de búsqueda y aparecerán todos los proveedores que estén registrados en ese grupo.

En la forma de búsqueda igual se tiene que escribir el nombre igual y completo de como se registró para encontrarlo.

Según sea la información que estamos buscando los campos de arriba serán diferentes pero funcionan de la misma manera.



Grid o Malla de captura de datos:

Objeto que permite la captura o la consulta (dependiendo del caso) de múltiples registros, como son detalle de movimientos, listado de productos en inventario, listas de precios, etc. Menús Principales:

Teclas <Enter>: Esta tecla permite avanzar de campo en campo (cuadro de texto), para permitir una captura más ágil y sencilla. Crear una empresa. El primer paso que tenemos que hacer una vez que se instala el programa es crear una empresa. Para crear una empresa vamos al menú Empresas y le damos clic a Catálogo.

Al darle clic a Catálogo aparecerá la siguiente ventana:



En Clave se escribe el número de la empresa. En Nombre se escribe el nombre de la empresa. En Base D se escribe un nombre para la base de datos.

El número que se escribe para su empresa en Clave es el número 1, si tiene más empresas pone el número 2 para su segunda empresa y así sucesivamente según el número de empresas que tenga. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la empresa.

Ya que le dimos clic en Aceptar, le damos clic a Salir para cerrar la ventana.

El siguiente paso es crear grupos de usuarios para asignarles permisos, debemos ir al menú Configuración y le damos clic a Permisos.

Aparecerá la siguiente ventana:



En esta ventana se configuran todos los permisos que tendrán los usuarios, usted podrá controlar a que información y funciones tendrá acceso cada usuario. En Clave Grupo se pone el nombre del grupo. En Descripción se pone la descripción del grupo. Al darle clic en el icono Todo se ponen todos los permisos. Al darle clic en el icono Nada se quitan todos los permisos.



Algunos ejemplos de grupos son: Dirección, Gerencia, Compras, Ventas, Administración, Almacén, Telemarketing, Contabilidad, etc. No es obligatorio poner la descripción del grupo. Una vez que escribimos los datos y escogemos los permisos le damos clic en Aceptar y ya estarán registrados los permisos.


Más adelante explicaremos a detalle todos los permisos. Después de crear los grupos con sus respectivos permisos nos vamos al menú Catálogos y le damos clic en Usuarios



Aparecerá la siguiente ventana:

En Usuario se escribe el login del usuario. En Nombre el nombre completo del usuario. En Puesto el puesto del usuario.



En Password la contraseña del usuario. En Confirma se repite la contraseña. En Grupo se selecciona en el pick list el grupo al que pertenece el usuario.

En Usuario se recomienda poner la primera letra del nombre del usuario seguido del apellido y la primera letra de su segundo apellido. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el usuario.


Más adelante veremos más a detalle la configuración del usuario.



Configurar Catálogos. Catálogos. En los catálogos se registran todos los datos que nos servirán para utilizar las funciones del programa.

Básicamente toda la información que utilizaremos en el sistema se tiene que capturar primero en su catálogo correspondiente. Bancos. En Bancos registraremos todos los bancos con los que tenemos movimientos. Para registrar un banco vamos al menú Catálogos y le damos clic a Bancos. Aparecerá la siguiente ventana:



En Clave se pone un número para identificar el banco. En Nombre el nombre del banco.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el banco.


Bodegas En Bodegas se registran todas las bodegas o sucursales de nuestra empresa. Para registrar una bodega o sucursal vamos al menú Catálogos y le damos clic a Bodegas. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se pone un número para identificar la matriz, bodega o sucursal. En Descripción se escribe si es matriz o que bodega o sucursal es. En Dirección se pone la dirección de la matriz, bodega o sucursal. En Colonia la colonia de la matriz, bodega o sucursal.



En Ciudad tenemos que registrar primero la ciudad y luego la seleccionamos. En Teléfono ponemos el teléfono principal de la matriz, bodega o sucursal. En Fax ponemos el número telefónico del fax. En Responsable se pone el nombre del encargado de la matriz, bodega o sucursal. En Clasificación se escoge del pick list si es Matriz, Bodega, Sucursal, Stand, Suc. Móvil u Otro. En Exist Negat se elige si se permite vender cuando la existencia de un producto es 0, permitir vender aunque no tengas producto en existencia favorece cuando necesitas vender algún producto y no has capturado la entrada, cuando registras una entrada en el almacén se ajusta automáticamente. En Lista de Precios te permite escoger si quieres tener todas las listas de precios de los productos o solo una de las 6 listas que puedes crear. En Listar Exist en Movtos te permite mostrar o no la existencia de un producto en todos los movimientos de compras o ventas.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la matriz, bodega o sucursal.


Chequeras



En Chequeras se registran los números de cuenta de los cheques que maneja la empresa. Para registrar un número de cuenta vamos al menú Catálogos y le damos clic a Chequeras. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar la cuenta; en Cuenta se escribe el número de cuenta y en Banco se elige el banco al que pertenece ese número de cuenta.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el número de cuenta.


Ciudades En Ciudades registramos todas las ciudades donde están ubicados los clientes y proveedores. Para registrar una ciudad vamos al menú Catálogos y le damos clic a Ciudades. Aparecerá la siguiente ventana:



En Clave escribimos un número para identificar la ciudad. En Nombre ponemos el nombre de la ciudad. En Estado primero registramos el estado y luego lo seleccionamos.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la ciudad.


Clientes En Clientes se registran todos los clientes que tiene la empresa. Para registrar un Cliente vamos al menú Catálogos y le damos clic a Clientes. Aparecerá la siguiente ventana:



En Clave escribimos un número para identificar al cliente. En Nombre ponemos el nombre comercial o nombre del cliente. En Razón ponemos la razón social del cliente. En Dirección la dirección. En Col la colonia. En Dirección 2 otra dirección que tenga el cliente. En Ciudad elegimos la ciudad. En C. P. escribimos el código postal del cliente. En Grupo de Cte. primero registramos el grupo y luego lo elegimos. En Días Crédito escribimos cuantos días le damos de crédito al cliente. En %Desc se escribe el descuento que tendría este cliente en todas sus compras, si se activa esta función automáticamente hará el descuento al cliente en todas sus compras, pero se puede modificar en cada venta que tenemos con este cliente. En RFC se puede elegir si es persona física o moral y luego escribimos el registro federal de contribuyente del cliente. En Lím. Crédito podemos definir cual es la cantidad máxima de dinero que le daremos de crédito. En Curp se escribe el CURP del cliente en caso de ser persona física. En E-mail se escribe el mail de la empresa del cliente. En Tel 1 y Tel 2 se escriben los teléfono principales de la empresa del cliente; En Fax el fax. En Contacto se pone el nombre de la persona con la que más nos comunicamos. En Dirección, Teléfono y E-mail se escriben la dirección, teléfono y e-mail personal del contacto. En Cuenta C se escribe la cuenta contable del cliente. En Observ se ponen observaciones sobre este cliente. En Rango de Descuentos En Puntos Acumulados



Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el cliente.


Estados En Estados registramos todos los estados donde están ubicados los clientes y proveedores. Para registrar un estado vamos al menú Catálogos y le damos clic a Estados. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar el estado.



En Nombre se escribe el nombre del estado.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el estado.


Familias En Familias se registran todas las familias de los productos. Para registrar una familia vamos al menú Catálogos y le damos clic a Familias. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar las familias. En Descripción se escribe el nombre de la familia. En Porc. IVA se pone el porcentaje del IVA que tiene la familia de productos. En Núm. Días 1ª Renta se escribe el número mínimo de días de la primera renta en caso de ser una familia de productos que se renta. En Num Econ se escribe el número de caracteres que se van a usar en esta familia de productos cuando se capturan las series. Alfanumérico es para escribir series con letras y números.



Numérico es para escribir series solo con números. En Serie 1, Serie 2 y Serie 3 se escribe cuantos números tendrá cada número de serie para esa familia. En Comisión se escribe la comisión en puntos porcentuales que ganará el vendedor por vender un producto de esta familia.

Algunos ejemplos de familias son: Alimentos, Bebidas, Servicios, Software, Aparatos Eléctricos, Aparatos Electrónicos, Rentas,etc. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la familia.


Gastos Fijos En Gastos Fijos se registran todos los gastos fijos que tiene la empresa. Para registrar un gasto fijo vamos al menú Catálogos y le damos clic a Gastos fijos. Aparecerá la siguiente ventana:



En Clave se registra el número que identificará los gastos fijos. En Descripción se pondrá el nombre del gasto fijo. En Proveedor primero se registra el proveedor del gasto fijo y luego se selecciona.

Algunos ejemplos de gastos fijos son: Servicio telefónico, Servicio de telefonía celular, Servicio de agua potable, Servicio de electricidad, etc. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el gasto fijo.


Grupo de Clientes En Grupo de Clientes se registran las clasificaciones para diferenciar diferentes tipos de clientes. Para registrar un grupo de clientes vamos al menú Catálogos y le damos clic a Grupo de Clientes. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar el grupo de clientes. En Descripción se escribe el nombre del grupo del cliente.



Algunos ejemplo de grupos de clientes son: Cliente VIP, Cliente Recuperado, Cliente Perdido, Cliente a Crédito, Cliente a Contado, Cliente a Mayoreo, Cliente a Menudeo etc. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el grupo de clientes.


Grupo de Proveedores En Grupo de Proveedores se registran las clasificaciones para diferenciar diferentes tipos de proveedores. Para registrar un grupo de proveedores vamos al menú Catálogos y le damos clic a Grupo de Proveedores. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar el grupo de proveedores. En Descripción se escribe el nombre del grupo del proveedor.



Algunos ejemplo de grupos de clientes son: Proveedor a Crédito, Proveedor a Contado, Proveedor de Servicios, etc. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el grupo de proveedores.


Marcas En Marcas se registran las marcas de los productos. Para registrar una marca vamos al menú Catálogos y le damos clic a Marca. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar la marca. En Descripción se escribe el nombre de la marca.

Un ejemplos de marca es el siguiente: del producto Invewin su marca es Pc’User. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la marca.




Movimientos En Movimientos se registran los movimientos o subclasificación de movimientos de los Movimientos del sistema. Para registrar un movimiento vamos al menú Catálogos y le damos clic a Movimientos. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se registra un número para identificar el movimiento. En Descripción se escribe el nombre del movimiento o la subclasificación de movimiento. En Tipo se escoge un movimiento del pick list.

Algunos ejemplo de subclasificación de movimientos son: Compra de contado, Compra a crédito, Compra con factura, Compra sin factura, etc. para compras; Ventas de contado, Ventas a crédito, Ventas con factura, Ventas sin factura, etc. para ventas; Reparaciones internas, Reparaciones externas, etc. para Reparaciones. Importante: debemos registrar mínimo todos los movimientos que aparecen en el pick list Tipo para poder usar los movimientos, por ejemplo registrar en Descripción Compra con Tipo Compra, en Descripción Venta con Tipo Venta y así sucesivamente hasta tener todos los pick list de Tipo registrados. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el movimiento.




Productos En Productos se registran todos los productos de la empresa. Para registrar un producto vamos al menú Catálogos y le damos clic a Productos. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave En Cambio de Clave En Descripción En la pestaña Grales. En Unidad En Familia En Marca En Clave Prov. En Modelo En Ubicación En Num. Objetos En Tipo En Estado En Cod Barras 1, 2, 3 y 4 En Imprimir Código al Vender en POS En Observaciones En Cambiar En Ninguno Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el producto.




Proveedores En Proveedores se registran todos los proveedores de la empresa. Para registrar un proveedor vamos al menú Catálogos y le damos clic a Proveedores. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar al proveedor. En Nombre se escribe el nombre comercial del proveedor. En Razón se escribe la razón social del proveedor. En Dirección y Colonia se pone la dirección y colonia del proveedor. En Ciudad y CP. se pone la ciudad y código postal del proveedor. En Gpo de Prov. se elige el grupo de proveedor al que pertenece. En Días de Crédito se escribe cuantos días a crédito da el proveedor. En RFC. se pone elige si es persona física o moral y se escribe el RFC. En Curp. se escribe el Curp de la persona física. En E-mail, Tel. 1, Tel. 2 y Fax se pone el e-mail, teléfonos más importantes y fax del proveedor. En Contacto, Teléfono, Dirección y E-mail se escribe el nombre de la persona con la que más comunicamos y su teléfono, dirección y e-mail personal. En Observ. se escribe alguna observación sobre el proveedor. En Lím Crédito se pone la cantidad máxima de crédito que da el proveedor. En Condiciones Pago se escriben las condiciones de pago que maneja el proveedor.



En Num. Cuenta se escriben los números de cuenta del proveedor. En Banco se elige el banco al que pertenece el número de cuenta. En Cuenta Cont. Se escribe la cuenta contable del proveedor. En Actualizar Precio

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el proveedor.


Puntos En Puntos se registra el valor de los puntos que recibirán los clientes por sus compras. Para registrar el valor de un punto vamos al menú Catálogos y le damos clic a Puntos. Aparecerá la siguiente ventana:



En Clave se escribe un número para identificar los puntos. En Descripción se escribe el nombre del punto. En Importe $ se pone el valor en dinero del punto.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el valor del punto.


Tipo de Pago En Tipo de pago se registra la forma en que se realiza el pago. Para registrar un tipo de pago vamos al menú Catálogos y le damos clic a Tipo de Pago. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar el tipo de pago. En Descripción se escribe el nombre del tipo de pago.



En Tipo se elige del pick list el tipo de pago. En Observ se escribe alguna observación del tipo de pago.

Un ejemplo para observación es en el caso de registrar una tarjeta de crédito se puede poner 6 meses sin intereses o 12 meses sin intereses. Importante: Debemos dar de alta al menos todos los tipos de pago que están en el pick list Tipo que vamos a utilizar en la empresa. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el tipo de pago.


Unidades Para registrar una unidad de medida vamos al menú Catálogos y le damos clic a Unidades. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar las unidades de medida. En Descripción se escribe el nombre de la unidad de medida. En Decimales se puede elegir si acepta decimales o no.



Algunos ejemplos de unidades son: Pieza, Kg. Lts. Gr, Galón, Mts, Tonelada, Cubeta, Cm, Rollo, Botella, etc. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrada la unidad de medida.


Vendedores Para registrar un vendedor vamos al menú Catálogos y le damos clic a Vendedores. Aparecerá la siguiente ventana:

En Clave se escribe un número para identificar al vendedor. En Nombre se escribe el nombre del vendedor.



En Dirección, Colonia y C Postal se escriban la dirección, colonia y código postal del vendedor. En Ciudad se elige la ciudad donde vive el vendedor. En Teléfono se escribe el teléfono o celular del vendedor. En E-mail se escribe el correo electrónico del vendedor ya sea personal o el de la empresa. En Comisión En Porcentaje En Importe En Fam. Inicial En Fam. Final En Marca Inicial En Marca Final En Monto Inicial En Monto Final En % Comisión En Importe Com.

Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el vendedor.


Datos Compañía Para registrar los datos de la compañía vamos al menú Catálogos y le damos clic a Datos Compañía. Aparecerá la siguiente ventana:



En Nombre se escribe el nombre comercial de la empresa. En Razón Social se escribe la razón social de la empresa. En Dirección se escribe la dirección de la empresa con su colonia y código postal. En RFC. se escribe el registro federal de contribuyente de la empresa. En Ciudad se elige la ciudad donde esta la matriz de la empresa. En Teléfono, Fax se escriben el teléfono principal y fax de la matriz. En Sucursal se escoge la matriz. En Tipo de Texto En Días Renta/Renov. Máximo En Modificar Precio de Venta 1 al Comprar En Facturación Automática consecutiva En Permitir Crédito aun con Facturas Vencidas En Importe de Comisión Vendedor Detallado En Restringir mismo login en diferentes maquinas En Descomponer Paquetes en Movimientos En Reparaciones usar Cat. Vendedores? Formula para act. Precio en Compras En Cantidad de Formatos en Notas En Ventas, Reparaciones afectan el inventario En Permitir Facturas mismo Folio-Serie, dif. Bod En Importe del Descto. Cliente Detallado En Bloquear Movimientos sin Series En Redondear Importes Totales de Ventas Decimales a Redondear Cuentas por Cobrar de Notas únicamente?



Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estarán registrados los datos de la compañía.


Usuarios En Usuarios se registra a todas las personas que utilizarán el sistema. Para registrar un usuario vamos al menú Catálogos y le damos clic a Usuarios. Aparecerá la siguiente ventana:



En Usuario se escribe el login del usuario. En Nombre el nombre completo del usuario. En Puesto el puesto del usuario. En Password la contraseña del usuario. En Confirma se repite la contraseña. En Grupo se selecciona en el pick list el grupo al que pertenece el usuario. En Usuario debe cambiar contraseña si se activa la función al usar por primera vez el usuario su sesión le pedirá que cambia la contraseña y ponga la que va a usar En Cambiar se permite subir la foto del usuario. En Ninguno se elimina la foto del usuario. En Serie se escribe un número o letra para configurar los movimientos del usuario. En Vendedor se puede asignar un vendedor al usuario, para que al realizarse una venta el vendedor reciba una comisión. En Bodega se puede asignar la sucursal, bodega o matriz donde trabaja el usuario. En los Movimientos se puede elegir que movimiento queremos que salga automáticamente cuando hace un movimiento el usuario, este movimiento se puede cambiar a la hora de hacer el movimiento si no esta restringido. En Restringir Cambio de Bodega si se activa esta función no permite que el usuario cambie de sucursal, bodega o matriz al hacer los movimientos. En Restringir Cambio de Movimiento si se activa esta función no permite que el usuario cambie los movimientos que tiene asignados. En Restringir Cambio de Serie si se activa esta función no permite que el usuario cambie la serie de movimientos que ya tiene asignada.



Para ejemplificar mejor como funciona la serie y los movimientos pondremos el siguiente ejemplo: Tenemos un vendedor y sus movimientos principales son ventas y facturación, si al configurar al usuario en movimiento de venta y de facturación le seleccionamos del pick list venta y facturación respectivamente, automáticamente cuando abra el movimiento ventas se asigna que es una venta y así pasa lo mismo en caso de ser una facturación, este se puede cambiar cuando el usuario utiliza el movimiento por ejemplo si cuando registras la venta quiere poner que es venta a crédito lo puede cambiar seleccionándolo de la lista, esto se puede cambiar siempre y cuando no se active en la configuración del usuario restringir cambio de movimiento, cuando no se asignan los movimientos el usuario tiene que asignarlos manualmente cada vez que haga un movimiento; en serie se escribe un número y luego asignas que movimientos, vendedor y bodega quieres que se pongan automáticamente cuando haces un movimiento, al guardar el usuario la serie estará guardada. Todas estas funciones son de gran ayuda para que los usuarios hagan más rápido los movimientos y no cometan errores. Se pueden hacer las combinaciones que se crean más convenientes. En Usuario se recomienda poner la primera letra del nombre del usuario seguido del apellido y la primera letra de su segundo apellido. Una vez que escribimos los datos le damos clic en Aceptar y ya estará registrado el usuario.

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