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Manual de usuario
Componente estratégico y operativo - EAPB
Plan Decenal de Salud Pública
2012-2021
Bogotá, Febrero 2016
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ALEJANDRO GAVIRIA URIBE Ministro de Salud y Protección Social
FERNANDO RUIZ GÓMEZ
Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios
CARMEN EUGENIA DÁVILA
Viceministra de Protección Social
GERARDO BURGOS BERNAL
Secretario General
CLAUDIA MILENA CUELLAR SEGURA
Directora de Epidemiología y Demografía (E)
DOLLY ESPERANZA OVALLE
Jefe de Oficina de Tecnologías de la información y la Comunicación TIC
RICARDO ADOLFO AMORTEGUI GONZÁLEZ Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones
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Plan Decenal de Salud Pública: La salud en Colombia la construyes tú Ministerio de Salud y Protección Social Gerente del PDSP Jacqueline Acosta de la Hoz Equipo Técnico Dirección de Epidemiología y Demografía
Luz Amanda Morales Pereira Sandra Liliana Fuentes Ruth Nancy Londoño de Montoya Patricia González Varela Margie Simone Martínez Sistema de Monitoreo y Evaluación Alba Liliana Navarrete Ávila
Equipo Técnico Oficina de Tecnologías de la información y la Comunicación TIC
Patricia Delgado Rodríguez Liliam Patricia Cárdenas Díaz Luz Emilse Rincón Medrano Luz Dary Baquero Jesús María Segovia Romero Equipo Técnico Oficina Asesora de Comunicaciones
Yennifer Viviana Cano Izasa Juan Diego Jaramillo A.
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CONTENIDO
1. ADVERTENCIAS .............................................................................................................................................. 5
2. CARACTERÍSTICAS GENERALES .................................................................................................................... 5
3. INSTALACIÓN ................................................................................................................................................. 5
3.1. RECOMENDACIONES .................................................................................................................................. 5
3.1.1. ANTES DE INICIAR SU USO ......................................................................................................................... 5
3.1.2. DURANTE SU USO ...................................................................................................................................... 7
3.2. PRECAUCIONES ......................................................................................................................................... 9
4. REQUERIMIENTOS ........................................................................................................................................ 10
5. INGRESO ...................................................................................................................................................... 10
6. RESPONSABLE ENTIDAD TERRITORIAL ........................................................................................................ 12
7. PRIORIDADES ............................................................................................................................................... 13
8. INTERVENCIONES ......................................................................................................................................... 14
9. CERRAR BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 16
7. SOPORTE TÉCNICO Y TECNOLÓGICO ........................................................................................................... 18
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1. Advertencias
Antes de interactuar con la herramienta, lea con atención todas las advertencias, recomendaciones, precauciones y notas de este manual. Consérvelo durante la ejecución de la aplicación como ayuda para el proceso.
Esta herramienta debe ser usada solo para usos pertinentes a la caracterización poblacional y fines pertinentes como lo establezca el Ministerio de Salud y Protección Social - MSPS.
Al terminar su diligenciamiento, por favor disponga la herramienta según las normas e instrucciones de MSPS, y evitar divulgar información a personas ajenas al proceso.
2. Características generales
Esta herramienta está diseñada bajo la plataforma Microsoft Excel 2013, creada para ser muy eficaz, con múltiples funciones para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario (UI) estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de ampliar dichas aplicaciones que funcionan mediante la ejecución de macros, procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic, visualizados en formularios de fácil acceso.
Dichas macros permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.
3. Instalación
3.1. Recomendaciones
3.1.1. Antes de iniciar su uso
Verifique que el archivo tenga el nombre CEOEAPBV2, no debe contener espacios ni números
adicionales. NO se puede cambiar el nombre del archivo, de lo contrario no funcionara
correctamente.
Nota: En algunas ocasiones al bajar el archivo automáticamente el sistema titula el archivo como
CEOEAPBV2(1) por favor modificar el nombre del archivo para que solo quede CEOEAPBV2, es
decir sin los () paréntesis.
Configure la opción autoguardado de Excel, para ello vaya a un archivo Excel y da clic en la
pestaña Archivo y busca el botón Opciones:
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Aparece la siguiente pantalla, seleccione en la parte izquierda la opción Guardar, y en la parte
derecha aparece la configuración de las opciones:
Configure las siguientes opciones, tal como lo muestra la siguiente figura:
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Para las opciones de archivo con Autocorrección, el sistema dispone la ruta automáticamente, de
la misma forma para la ubicación de archivo predeterminada.
3.1.2. Durante su uso
En todos los formularios existen casillas que son de obligatorio diligenciamiento, tenga en cuenta
los que están marcados con un asterisco (*).
En todos los formularios, existe la opción de minimizar, maximizar y cerrar, esta última opción esta
deshabilitada, debido a que existe el botón dentro de los formularios.
Minimice los formularios cuando requiera trabajar dos archivos Excel simultáneamente, es decir, de
clic en el botón minimizar , esto aplica para todos los formularios abiertos. En el
momento que los vaya minimizando en la parte superior se irán viendo reflejados por número de
secuencia.
En el ejemplo, el número máximo del formulario es el 4, ese es el último formulario que está
diligenciando, y los debe ir abriendo por secuencia.
Ir guardando la información con el botón superior, si tiene pantallas abiertas minimice y de clic en
el icono de guardar :
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Para todas las casillas donde se digitaliza información, NO dejar saltos de líneas, los textos deben
quedar sin enter o espacios en blanco.
Si es necesario, imprima los formularios que va diligenciando, de la siguiente manera:
Pulse Windows captura la totalidad de la pantalla.
Inicie Paint o un programa para editar gráficos:
Pegue la imagen, de la siguiente manera:
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Mantén pulsada y pulsa
Una vez teniéndola allí, guarda o imprime la imagen.
Cuando queremos cambiar de posición de celda a otra celda damos clic en la tecla TAB.
3.2. Precauciones
No introduzca datos que no son coherentes con la información solicitada.
No agregue más hojas de cálculo al sistema, si esto llega a ocurrir el sistema va arrojar el
siguiente mensaje:
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Verifique que su computador esté conectado a la energía suficiente para no ser afectado el
proceso de diligenciamiento por falta de carga de batería.
4. Requerimientos
Sistema Operativo Windows vista, Windows 7, Windows 8. (No aplica para computadores MAC)
Microsoft Excel 2010/2013 con Windows.
Deben están habilitadas todas las Macros.
5. Ingreso
Ubique el archivo y de clic sobre el:
Aparecera la siguiente pantalla:
De clic en HABILITAR EDICIÓN, de no ser de esta manera, es posible que el programa no funcione correctamente. Esto con el fin de habilitar todas las macros existentes en la herramienta.
Una vez habilitado el contenido, quedara listo para comenzar a diligenciar el formulario.
En la parte superior izquierda de la pantalla, de clic en IR A INGRESO.
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Aparece la siguiente pantalla:
En la casilla fecha actual, el sistema arroja el dato automáticamente sin permitir modificaciones, se debe continuar con el diligenciamiento de los siguientes datos:
En la parte superior seleccione si es Departamento o Distrito / Municipio y despliegue el nombre de la entidad territorial según corresponda.
Usuario: Aparece automáticamente con el despliegue del Dpto a Distrito / Municipio según corresponda.
Contraseña: Corresponde a la clave que dará el MSPS a cada usuario para ingresar.
Y da clic en el botón
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Para cerrar la base de datos de clic en
6. Responsable Entidad Territorial
Aparece la siguiente pantalla:
Responsable de la Entidad Territorial:
Tipo de documento: Seleccione de la lista desplegable el tipo de documento del responsable de
la Entidad Territorial.
Numero de documento: Digite el número de documento que tiene el responsable de la Entidad Territorial.
Nombres: Digite de forma clara los nombres completos, tal como figura en el documento de
identificación del responsable de la Entidad Territorial.
Apellidos: Digite de forma clara los apellidos completos, tal como figura en el documento de
identificación del responsable de la Entidad Territorial.
Institución: Digite el nombre de la institución a la que pertenece el responsable de la Entidad
Territorial.
Dependencia: Digite la oficina a la que pertenece el responsable de la Entidad Territorial.
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Cargo: Digite el nombre del cargo al cual pertenece el responsable de la Entidad Territorial tal
como aparece en la estructura de la entidad.
Teléfono: Seleccione de la lista desplegable que tipo de teléfono tiene, puede ser fijo, celular, o fax, si es Fijo o Fax digite el indicativo y luego digite el número de teléfono según corresponda.
Email: Digite el correo electrónico institucional, si el responsable no cuenta con un email debe ingresar el correo electrónico personal de uso más cotidiano.
Después de diligenciar todos los campos, de clic en el botón .
7. Prioridades
Les aparecerá la siguiente pantalla:
Código EAPB: Seleccione de la lista desplegable el nombre correspondiente al código de la EAPB.
Nota: El listado de EAPB aparece automáticamente y depende de donde hace presencia en el Dpto o
Distrito / Municipio que ingresa.
Para Departamentos y Distritos aparecerán las 5 prioridades, para Municipios aparecerán 2,
automáticamente se diligencia el grupo de riesgo, los indicadores para cada prioridad y para cada una
de ellas carga las 3 intervenciones, para ver el contenido de cada una se debe dar clic en los
siguientes botones según corresponda:
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8. Intervenciones
Les aparece la siguiente pantalla:
Intervención: Automáticamente carga el nombre de la intervención según corresponda.
Para cada intervención el sistema carga la información de los 3 indicadores los cuales contiene la
siguiente información:
Indicador: Automáticamente carga el nombre del indicador.
Nota: El indicador está relacionado con el grupo de riesgo de la prioridad que se evidencia en el
pantallazo anterior.
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Dimensión: Automáticamente carga la dimensión del PDSP.
Componente: Automáticamente carga el componente del PDSP.
Meta visión a 2021 del PDSP: Automáticamente carga la meta del PDSP.
Meta visión a 2021 del PTS: Digite de forma clara la Meta visión 2021 del PTS, relacionada con la
información cargada automáticamente.
Estrategia del PDSP: Automáticamente carga la estrategia del PDSP.
EAPB:
Línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
Año línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
Logro año 2016: Automáticamente carga el logro del año 1 reportado por la EAPB.
Logro año 2017: Automáticamente carga el logro del año 2 reportado por la EAPB.
Logro año 2018: Automáticamente carga el logro del año 3 reportado por la EAPB.
Logro año 2019: Automáticamente carga el logro del año 4 reportado por la EAPB.
ENTIDAD TERRITORIAL:
Línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
Año línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
Logro año 2016: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el primer año de acuerdo a la línea
base del indicador.
Logro año 2017: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el segundo año de acuerdo a la línea
base del indicador.
Logro año 2018: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el tercer año de acuerdo a la línea
base del indicador.
Logro año 2019: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el cuarto año de acuerdo a la línea
base del indicador.
No. de Acta: Digite de forma clara, el número de acta de acuerdo entre la Entidad territorial y la
EAPB.
Fecha del Acta: Seleccione el día, mes y el año aparecerá automáticamente.
Una vez digite todos los campos, el sistema lo regresara al pantallazo anterior:
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Para salir de cada formulario dan clic en el botón .
9. Cerrar base de datos
Para cerrar la base de datos existen dos formas:
1. En la parte superior izquierda de la pantalla de clic en IR A INGRESO.
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Aparece la siguiente pantalla:
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2. En la parte superior derecha de la pantalla de clic en la X.
7. Soporte técnico y tecnológico
Este soporte responde a satisfacer necesidades de instalación, mantenimiento, dudas e inquietudes
técnicas y tecnológicas y el suministro de insumos requeridos para el correcto funcionamiento de la
herramienta.
Para recibir soporte tecnológico instale Teamviewer, el cual se descarga de la página
(http://www.teamviewer.com/es/), este programa permite ingresar desde cualquier parte por acceso
remoto a su ordenador a través de Internet.
Antes de contactarse con el asesor, verifique condiciones normales de instalación. Se debe tener a mano
la herramienta en ejecución y Teamviewer instalado.
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Para mayor información por favor comunicarse para temas técnicos con la Dra. Luz Amanda Morales
Pereira al correo [email protected] y tecnológicos con la Ing. Liliana Navarrete Ávila a los
correos [email protected] y/o [email protected]