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MANUAL DE USUARIO SibisMódulo de Catastro

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ÍNDICE1. Introducción2. Acceso al Sistema3. Perfiles4. Uso del Sistema

4.1 Búsqueda4.2 Resultado de la Búsqueda4.3 Botonera Acciones4.4 Información del Inmueble4.5 Pestañas

5. Tipos de Variables6. Flujo de aprobación

6.1 Estados de revisión6.2 Flujo de Actualización6.3 Cambios de Estado de Revisión6.4 Alertas por correo6. 5 Revisión y Supervisión6.6 Creación de un Número ID6.7 Modificación y Actualización de un Registro

7. Bitácora8. Informes9. Ayuda10. Anexo 01 Definición de conceptos

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Actualmente el Ministerio se encuentra en un proceso de actua-lización de los procedimientos referentes a la gestión de inmue-bles, de manera de sistematizar y mejorar los procedimientos administrativos, para el cumplimiento de sus programas ministe-riales y la optimización de sus recursos.

Bajo este contexto se diseñó el Sistema Integrado de Bienes In-muebles Serviu (Sibis), que consta de tres módulos integrados en línea para la gestión, que tiene por objetivo unificar y estanda-rizar la administración de los bienes Inmuebles a nivel nacional.

El desarrollo e implementación de este proyecto consta de tres Módulos, los cuales, se identifican a continuación:

Etapa 1: Módulo de Catastro Permite visualizar y actualizar en línea el catastro, homologando antecedentes técnicos, legales y administrativos para todas las propiedades Serviu a nivel nacional.

Etapa 2: Módulo de TasaciónPermitirá generar tasaciones en línea, automatizando gran canti-dad de cálculos de valoración, aportando información al catastro desde el inicio y logrando trazabilidad de los datos.

Etapa 3: Módulo de AdministraciónPermitirá procedimientos integrados y comunes de los actos de administración, adquisición y enajenación, tales como arriendos, comodatos, compraventas y transferencias. Además permitirá la gestión documentación y seguimiento en cada proceso.

Actualmente se encuentra operativa la Etapa 1, correspondiente al Módulo de Catastro. Todos los usuarios tienen la posibilidad de acceder a la información de su región, ya sea a través de una búsqueda o exportando el catastro a planilla Excel para construir sus propios reportes.

1. INTRODUCCIÓN

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2. ACCESO AL SISTEMAPara ingresar a Sibis, es necesario ingresar a la Intranet Ministe-rial, a través de la siguiente dirección Web: http://intranet.minvu.cl.

A través del botón SISTEMAS EN LÍNEASeleccionar: Sistema de bienes inmuebles Sibis.

El Módulo de Catastro se encuentra completamente operativo, por lo que se invita a todos los funcionarios que realicen labores asociadas a los inmuebles Serviu, a solicitar una cuenta, a través de un correo electrónico enviado a hcroxatto@Minvu.cl, comple-tando la siguiente información:

Considerar que el acceso a los sistemas en línea tiene fecha de expiración, por lo tanto, debe verificar su vencimiento y solicitar su renovación en caso que sea necesario.

Por otra parte, el sistema permite un tiempo máximo de inactivi-dad de 15 minutos.

Para salir del sistema basta que cierre la sesión.

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3. PERFILES

Un usuario puede tener más de un rol en el sistema.

Encargado Regional

Supervisor Regional

Lector Regional

Lector Nacional

▪ Accede al catastro de su región.▪ Ingresa nuevos registros.▪ Actualiza y modifica la información.▪ Envia a revisión las actualizaciones.

▪ Acceso al catastro de su región.▪ Revisa los registros y su actualización.▪ Aprueba o rechaza el registro.

▪ Acceso al catastro de su región.▪ Visualiza la información, no puede editar.

▪ Acceso al catastro de todas las regiones.▪ Visualiza la información, no puede editar.

Serviu

Serviu

Minvu

ServiuSeremi

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4. USO DEL SISTEMAEl Módulo de Catastro se inicia a través de la pestaña de Búsque-da, donde el usuario puede efectuar una búsqueda con los pa-rámetros del inmueble que elija, o realizar otras acciones como extraer el catastro a Excel. La búsqueda es obligatoria tanto para consultar, modificar o ingresar un inmueble.

Botón Buscar: Permite visualizar el listado de resultado de propiedades encon-tradas.

Botón Limpiar: Limpia los criterios de búsqueda y su resultado. Botón Inicio: Permite visualizar el último resultado obtenido.

Botón Nuevo Catastro: Permite el Ingreso de una nueva propiedad.

Botón Reporte: Permite exportar el catastro de propiedades a formato Excel.

Manual Sibis: Permite visualizar y descargar el Manual de Usuario.

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4.1 BÚSQUEDALas variables de búsqueda son de libre uso y permiten especificar uno o más campos para determinar una búsqueda según las ca-racterísticas señaladas.

El sistema entregará el total de registros encontrados, las páginas que visualizan esta información y un listado con los resultados de cada una de las propiedades.

El resultado de la búsqueda, permite visualizar y utilizar los filtros en cada uno de los campos marcados de color azul, ordenando las variables de menor a mayor alfabéticamente, según corresponda.

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4.2 RESULTADO DE LA BÚSQUEDA

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4.3 BOTONERA ACCIONESEl usuario podrá realizar ciertas acciones sobre un registro, según el perfil que posea y el estado del inmueble en el sistema:

Editar Registro: Permite acceder al registro y modificarlo.

Ver Registro: Permite acceder al registro para visua-lizarlo y enviarlo a revisión.

Ver Bitácora: Muestra la hoja de vida de la propiedad desde su creación.

Ver Alertas: Muestra las alertas asociadas a la propiedad, por fal-ta de información y por incongruencia.

Informes: Permite seleccionar el informe detallado o general, y visualizarlo en PDF.

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4.4 INFORMACIÓN DEL INMUEBLEVisor fijo

Campos de Identificación: Presenta los datos que se consideran obligatorios para ingresar un inmueble.

Estado de revisión: Presenta el Estado de Revisión en que se encuentra el inmueble.

El avalúo fiscal (SII) de la propiedad podrá ser obtenido automáti-camente a través del botón Consulta de Avalúo, una vez ingresada la información de comuna y rol.

La información ingresada o modificada será cargada al sistema presionando el botón Guardar. Cuando esta se realice correcta-mente nos entregará el siguiente mensaje: “La información del Inmueble ha sido guardada exitosamente”.

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4.5 PESTAÑASLa información de los inmuebles está divida en distintas temáti-cas contenidas en las siguientes pestañas:

Ant. Generales: Presenta datos de la propiedad, tipo de inmueble, estado admi-nistrativo, clasificación de prescindencia, ubicación, tipo de sue-lo, observaciones, etc.

Ant. Legales: Detalle de la inscripción, dominio y leyes que afecten al inmue-ble, etc.

Ant. Tasación: Síntesis del informe de tasación, valores y características.

Ant. Administración: Detalle de la Resolución asociada al estado administrativo y vi-gencia de los contratos.

Ant. Normativos: Características normativas que afectan el inmueble.

Archivos Adjuntos: Aplicación para cargar y visualizar antecedentes técnicos, legales y administrativos.

Ubicación: Visualizador de ubicación (Mapcity-Google) y foto portada de la propiedad.

SII: Visualizador de datos del SII, a través de una enlace que compa-ra los datos con el catastro, informando con una alerta aquellos campos no coincidentes.

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La información ingresada o modificada será cargada al sistema, presionando el botón Guardar en cada pestaña correspondiente. Cuando ésta se realice correctamente, nos entregará el siguiente mensaje: “La información del Inmueble ha sido guardada exitosa-mente”.

4.5 PESTAÑAS

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5. TIPOS DE VARIABLESObligatorias Variables determinadas como mínimas para la creación de un nuevo registro, y para cumplir con el estado de revisión “Creado”.

Nota:* Campos obligatorios.** Debe ingresar al menos un campo.

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5. TIPOS DE VARIABLESImportantesVariables determinadas como fundamentales y necesarias para realizar una correcta gestión sobre el inmueble. La completitud de esta información dependerá del “Estado y Sub Estado Admi-nistrativo” de la propiedad.

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6. FLUJO DE APROBACIÓNActualización de Catastro

Revisión V°B°

Visualización de Catastro

Encargado

Lector Regional

Lector Regional

Lector Nacional

Encargado Supervisor

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6.1 ESTADOS DE REVISIÓNDefinen el estado de actualización en que se encuentra la pro-piedad y la factibilidad de hacer uso del inmueble. Los usuarios del sistema, Encargado de Catastro y Supervisor de Catastro, son los responsables de operar este flujo. Los estados se grafican y detallan a continuación:

Estados de actualización en el sistema

Pre creado:Registro editable que no tiene todos sus datos de identificación.

Creado:Registro editable que precisa la actualización por parte del encargado de catastro.

En revisión:Registro enviado al supervisor para su revisión, el cual no podrá “aprobar“ o “rechazar“.

Rechazado:Registro que no cumple con la calidad para ser aprobado (posee errores o falta de información).

Aprobado:Registro actualizado el cual obtendrá automática-mente un ID Sibis, número único que lo identifica de por vida.

En actualización:Estado automático al modificar un registro aprobado.

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6.2 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN (WORKFLOW)

Aprobado: Inmueble actualizado, con N° ID Sibis, factible para ser gestionado.

Pre creado Creado En Revisión Aprobado

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6.3 CAMBIOS DE ESTADOS DE REVISIÓNPara enviar a revisión, los usuarios encargados deben ingresar al registro, y utilizar la herramienta “Enviar a Revisión”. Esto activa-rá un cuadro de diálogo donde se podrán anotar observaciones y enviar al Supervisor la solicitud de revisión. Se desplegará un cuadro de notificación en caso que existan alertas asociadas.

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6.5 REVISIÓN Y SUPERVISIÓN

El Supervisor de catastro recibirá una notificación vía mail, indi-cando que la propiedad ha cambiado de estado a “En Revisión”.

Esta alerta se genera automáticamente, cada vez que el inmue-ble cambie de estado y será enviada a los usuarios encargados y supervisores de la Región, informando el cambio realizado.

El Supervisor de catastro podrá ingresar al sistema, buscar y se-leccionar la propiedad, y luego de revisar la información “Aprobar” o “Rechazar” la solicitud, además podrá ingresar comentarios en una cuadro de diálogo. Nuevamente el sistema desplegará un cuadro de notificación en caso que existan alertas asociadas.

Esto genera una nueva notificación vía mail, informando que la propiedad ha cambiado de estado, a una de las dos opciones: “Aprobada” o “Rechazada”.

6.4 ALERTAS POR CORREO

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Si el Supervisor de catastro aprobó la revisión, por primera y única vez el sistema asignará un número único de identificación, deno-minado ID, el cual está compuesto por el N° de la región + N° de comuna + N° correlativo de aprobación de la propiedad.

Una vez que la revisión ha sido aprobada, el inmueble sólo podrá ser modificado cambiando su estado de Aprobado a “En Actuali-zación”, utilizando la botonera de acciones “Editar Registro”.

6.6 CREACIÓN DE UN NÚMERO ID

6.7 MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UN REGISTRO

Se informará al usuario, a través de un mensaje desplegable una advertencia, que al aceptar, cambiará el estado de la propiedad a “En actualización”, lo que permitirá editarla nuevamente.

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7. BITÁCORAEn la aplicación Bitácora quedará registrado, cada vez que el in-mueble cambie de “Estado de Revisión”, el usuario y los comenta-rios y la fecha en que se realizó.

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8. INFORMESEl sistema permite acceder a la información de un inmueble a través de un documento Informe general o detallado, posible de imprimir, el cual trae los datos ingresados en el sistema y los dispone por temáticas ordenadas. Dentro de antecedentes podrá contar con una imagen portada de la propiedad y un plano de ubi-cación que tomará las coordenadas, cargada en el sistema.

Información General del Inmueble

I. Antecedentes Generales

N° Inmueble 580415 Región VALPARAISO

Comuna VILLA ALEMANA Rol S.I.I. 00877-00113 Tipo Rol INDIVIDUAL

Tipo Inmueble TERRENO Sup. Terreno M2 15.732,00 Sup. Edificación M2 0,00

Avalúo Fiscal 57.350.698 Clasif. Prescindencia Serviu Prescindible Tipo Suelo URBANO

II. Antecedentes AdministraciónEstado Administrativo Disponible SubEstado Administrativo Sin Información

III. Antecedentes Ubicación

Nombre Calle Camino Vecinal El Patagual

Tipo Calle CAMINO Número/Km/Altura Alt de la Quebrada Escobares

N° Lote o Sitio F

N° Departamento Sin Información Block Sin Información N° Manzana Loteo Sin Información

Villa o Población Quebrada Escobares, Huertos Obreros, Sector El Patagual

Localidad Sector El Patagual

IV. Antecedentes Legales

Rut Propietario 61817000-4 Nombre Propietario SERVIU DE VALPARAISO

Fojas Inscripción CBR 394 A Vuelta SI N° Inscripción CBR 440

Año Inscripción CBR 1977 Forma Adquisición COMPRAVENTA

Nombre CBR Villa Alemana

V. Antecedentes Tasación

Fecha Tasación 16/04/2013 Total Tasación UF 14.945,40 Origen Tasación Serviu

Frente (ml) 76 Fondo (ml) 207 Forma CASI REGULAR Topografía SUAVE

VI. Antecedentes Normativa

Uso Suelo Según IPT Residencial

% Ocupación Suelo Normativa IPT Sin Información % Constructibilidad por Normativa IPT Sin Información

Fecha Informe: 15/05/2013

VII. Imagen y Ubicación

Información de uso interno - Ministerio de Vivienda y Urbanismo

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9. AYUDAAnte cualquier consulta o incidente, favor registrar el evento a:

ayuda@Minvu.cl

(02) 23513100

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Nomenclatura de Estados Administrativos de Bienes Inmuebles Serviu

Categorías y subcategorías administrativa de los Bienes Inmuebles

El siguiente listado corresponde al grado de disponibilidad técni-co legal de los bienes inmuebles Serviu:

1. Disponible: Propiedades sin restricciones para realizar gestión habitacional o de prescindencia para planes de venta.

2. Condicionado: Propiedades con restricciones técnicas jurídicas subsanables para su utilización en gestión habitacional o de prescindencia.

3. No Disponible: Propiedades restringidas, dentro de esta categoría se encuentras todas las dependencias del Ministerio y sus Servicios, y las pro-piedades con un proyecto asociado.

- Bien de uso Institucional- Bien uso Publico- Reservado (Inmuebles en trámite)

4. Arriendo: Propiedades del Serviu entregas a terceros en una cierta cantidad de tiempo mediante un contrato a cambio del pago de una renta periódica.

5. Comodato: Propiedades del Serviu entregas a terceros mediante un contrato exento de pago y en un cierto periodo de tiempo, el cual debe ser restituido al finalizar.

10. ANEXO 01 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

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6. Histórico: Propiedades que dejan de pertenecer al patrimonio de Serviu, por cesión a título gratuito u oneroso, además considera las pro-piedades que, producto de una fusión o una subdivisión, deban registrarse con una nueva individualización.

- Enajenado vía Licitación- Enajenado vía Venta Directa- Enajenado vía Cesión Gratuita- Enajenado vía Permuta- Subdividida- Fusionada

7. Irregular: Propiedades que presentan una situación que requiere ser acla-rada, o resuelta y de cuya resolución depende su grado de dispo-nibilidad.

- En litigio- En toma por terceros- Con falta de información- Sin dominio Serviu verificado- Falta al contrato (arriendo/comodato)

8. Sin clasificación: Propiedades cuyo estado Administrativo no esta informado por Serviu respectivo.

Nota 1: El registro de los inmuebles catastrados no puede ser eli-minado bajo ninguna causalidad, los inmuebles que hayan dejado de ser parte del Servicio, deberán permanecer en el Catastro, en la Categoría Histórica y la Subcategoría correspondiente.

Nota 2: El catastro solo considera inmuebles de propiedad del Serviu, no debiéndose incorporar inmuebles que provengan de comodatos, arriendos o cualquier otra figura que le permita la administración temporal de un inmueble propiedad de un tercero, sea público o privado.

ANEXOS

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