manual de usuario - regioncallao.gob.pe · 2.2 notas de ingreso al almacen nea ... el objetivo de...

Sistema de Almacenes ____________________________________________________________________________________________

Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

1

GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

Oficina de Tecnologías de la Información

y Comunicaciones

MANUAL DE USUARIO

“Sistema de Almacenes”

Elaborado Por


Callao 14 de Octubre del 2008



2

INDICE

INTRODUCCION........................................................................................................................... 3 1. ATENCION POR USUARIO . .................................................................................................. 6

1.1 Pecosa Pedido....................................... .............................................................................................6

1.2 Pedido de Códigos Nuevos....................................... ........................................................................13

2. INGRESO DE BIENES ......................................................................................................... 17 2.1 Ingresos por Oden de Compra....................................... ..................................................................17

2.2 Notas de Ingreso al Almacen NEA....................................... ............................................................19

3. DESPACHO DE BIENES ...................................................................................................... 26 3.1 Pecosa Despacho....................................... ......................................................................................26

4. INSTALACION DEL SISTEMA ............................................................................................. 31 4.1 Dsitribución.e instalación...................................... ..........................................................................31



3

INTRODUCCION

El objetivo de este manual es explicar en forma genérica el uso y operatividad de los

módulo del Sistema de Almacén del SIGA (Sistema integrado de Gestión

Administrativa V.2008).

Los procesos básicos y necesarios referidos en este manual están dirigidos a dos tipos

de usuarios:

Usuario en General.-Son usuarios de todas las unidades orgánicas (formulan

pecosas pedido y pedido de códigos nuevos)

Usuarios Especializados : Son usuarios de la Unidad de Almacén, que son los

encargados de la recepción, despacho, custodia de los bienes y su

contabilización.

Para su mayor compresión consideramos que el usuario, como mínimo debe conocer lo

siguiente:

Los procesos propios de de la administración publica.

Manejo de la estructura presupuestaria del Año 2008 de la Región Callao (

Nemotécnico, Cis, Fuente de Financiamiento, Cadena de Gasto , Marco

Presupuestal y Calendario).

Cualquier duda o aclaración con respecto a la edición el presente manual hacerlo llegar

a la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones que estamos seguros

que ayudaran a mejorar la edición del presente manual.



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Consideraciones generales

Para la navegar en las pantallas de actualización, consultas, menú de

opciones del sistema siempre accederá o avanzar usando el mouse y

presionado la tecla ENTER.

En la mayoría de pantallas de tipo Browser pulsando Click Derecho con el

mouse obtendrá un menú contextual (menú desplegable) con opciones

disponibles.

Use las barras horizontales y verticales para navegar de arriba y abajo

respectivamente en las pantallas de tipo Browser.

La impresión de todos los reportes le llevara a un único formulario para la

consulta del reporte, impresión y exportación de la información a otros

formatos ( Excel texto etc,)

En la mayoría de formularios de actualización en los cuales el sistema le

solicita registrar información existe un botón el cual le proporcionará la

ayuda correspondiente.

Cuando registra un documento que está conformado por datos generales

(cabecera) y detalles, el sistema le solicitara que complete toda la

información (cabecera y detalles) antes que esta sea grabada.

Cambios considerados en esta versión

Estructura usada en por el sistema anterior se conforma por 8 dígitos.

Genérica Clase Secuencia

99 999 9999

Estructura usada por el nuevo sistema se conforma por un código de 10

dígitos, al cual se le agrega un ‘0’ (CERO) en la sexta posesión con respecto

al código anterior.

Tipo Genérica Clase Secuencia

X 99 999 0999

Digito

adicionado



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Inicio de Sesión

En el escritorio, use el mouse , ubique y acceda al acceso directo del Sistema del

Almacén.

\\ Inicio \ Todos los programas \ GRC \ Sistema de Almacén

Ingrese el usuario correspondiente, su clave de acceso y presione OK .

Sistema de

Almacén



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1.- ATENCION POR USUARIO

1.1 PECOSA PEDIDO

La función principal de este proceso es permitir al usuario formular a través del

sistema la Pecosa Pedido con la finalidad de solicitar bienes y/o materiales

existentes en el Almacén.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción:

\Atención x Usuario \ Pecosas Pedido



7

Para acceder y ubicar información acerca de las Pecosas pedido use los

siguientes filtros

Por Oficina U/O , filtra información por Oficina y/o Unidad Orgánica.

Por Número , filtra información por número.



8

Para actualizar información de una Pecosa-Pedido ubique con el mouse en la fila y

pulse Click Derecho y obtendrá el siguiente menú contextual con las opciones

siguientes.

Nuevo : Para ingresar una nueva Pecosa-Pedido

Modificar : Para modificar una Pecosa-Pedido ya existente

Eliminar : No está disponible

Consultar : Para consultar una Pecosa-Pedido existente

Imprimir : Para imprimir una Pecosa-Pedido.

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales una pecosa pedido

deberá registrar la siguiente información

Fecha : Fecha del la Pecosa Pedido

Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgánica

Solicitante : Código del Servidor Solicitante.

Referencia : Referencia o Glosa.

Ent. en Obra : Indicador que indica

S: Entrega en Obra (Entrega al 100%)

N: No es entrega en Obra

1 : NEA

Num. Requer. : Número de Requerimiento ( solo para entrega en Obra ),

Numero de NEA.



9

Para actualizar información de los detalles de una Pecosa pedido ubique con el mouse

en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual

con las opciones siguientes.

Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Pecosa pedido

Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Pecosa pedido ya existente

Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Pecosa pedido existente

Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Pecosa pedido.



10

Para registrar información de un ítem de en una Pecosa pedido, debe consignar la

siguiente información :

Código de Ítem : Código del material solicitado (*).

Cant. Solicitada : Cantidad solicitada, el sistema validara la existencia de

Stock para el material solicitado, de lo contrario el sistema le

dará un mensaje de error(**).

Nemo : Nemotecnico / Meta.

Cis : Código interno de seguimiento.

Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA.

Num.Anexo : Número de Anexo.

Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgánica

Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.

Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.

Importante: Luego de registrar la Cantidad Solicitada el sistema le muestra el

Stock disponible por Orden de Compra, requerimiento y Unidad Orgánica.



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(*) El dialogo de ayuda para el registro del código de articulo/material, el cual le

muestra el stock disponible.

(*) El dialogo de ayuda para el registro de cantidad recibida, el cual le muestra el stock

disponible por anexo OC/NE/SA.



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Para imprimir una Pecosa Pedido , ubíquese con el mouse en número y pulse Click

derecho y en el menú contextual elija la opción Imprimir.

enviar a

impresora



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1.2 PEDIDO DE CODIGOS NUEVOS

La función principal de este proceso es permitir al usuario formular a través del sistema

el pedido de creación de códigos nuevos en el catalogo de bienes y servicios.


\\ Pedidos \ Códigos nuevos



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Para acceder y ubicar información acerca de los Pedidos de códigos nuevos use los

siguientes filtros

Por oficina o Unidad Orgánica, filtra información por unidad orgánica.

Por Número, filtra información por número.

Por solicitante, filtra información por solicitante.



15

Para actualizar información de un Pedido de Códigos Nuevos ubique con el mouse en la

fila y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones.

Nuevo : Para ingresar un nuevo Pedido de Códigos Nuevos

Modificar : Para modificar un Pedido de Códigos Nuevos existente

Eliminar : Para anular un Pedido de Códigos Nuevos

Consultar : Para consultar un Pedido de Códigos Nuevos

Imprimir : Para imprimir un Pedido de Códigos Nuevos.

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Pedido de códigos

nuevos debe registrar la siguiente información

Fecha : Fecha del pedido.

Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgánica

Solicitante : Código del trabajador/servidor solicitante.

Referencia : Referencia o glosa.

Para actualizar información de los detalles de un Pedido de códigos nuevos ubique con

el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú

contextual con las opciones siguientes.

Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem del Pedido de códigos nuevos

Modificar Ítem : Para modificar un ítem del Pedido de códigos nuevos

existente

Eliminar Ítem : Para anular un ítem del Pedido de códigos nuevos existente



16

Consultar Ítem : Para consultar un ítem del Pedido de códigos nuevos.

Para actualizar información de un ítem de un Pedido de códigos nuevos, debe consignar

la siguiente información:

Tipo de Bien/Servicio : Tipo de código a solicitar B:Bien , S:Servicio.

Unidad de Medida : Unidad de medida.

Descripción : Descripción del código.

Importante : En la descripción , no considerar la marca de material/producto.



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2 INGRESO DE BIENES

2.1. INGRESO POR ORDEN DE COMPRA

La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema

el ingreso y/o recepción de bienes al Almacén, cuyo origen es una Orden de

Compra que a su vez fue generado en el Sistema de Logística.


\\ Ingresos \ Ingreso x O/C



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Para acceder y ubicar información acerca de los Ingresos por O/C use los siguientes

filtros

Por proveedor, filtra información por Proveedor/Razón social.

Por Número , filtra información por número de ingreso.

Por Núm.Ref , filtra información por número de Orden de Compra.

Para actualizar información de un Ingreso por O/C ubique con el mouse en la fila y

pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar un nuevo Ingreso por O/C

Modificar : Para modificar un Ingreso por O/C existente


Consultar : Para consultar un Ingreso por O/C

Imprimir : Para imprimir un Ingreso por O/C.

Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacén-NEA



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Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Ingreso por O/C

debe registrar la siguiente información

Fecha : Fecha de Ingreso / Recepción.

Motivo de Ingreso : Motivo / Razón de Ingreso

Num. O/C : Número de Orden de Compra.

Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que Autoriza


Guía Rem. : Número de Guía de Remisión

Fecha Guía : Fecha de Guía de Remisión

Proveedor : Nombre o Razón Social



20

Para actualizar información de los detalles de un Ingreso por O/C, ubique con el mouse

en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual

con las opciones siguientes.

Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem del Ingreso por O/C

Modificar Ítem : Para modificar un ítem del Ingreso por O/C existente

Eliminar Ítem : Para anular un ítem del Ingreso por O/C existente

Consultar Ítem : Para consultar un ítem de un Ingreso por O/C.



21

Para registrar información de un ítem de en un Ingreso por O/C , debe consignar la


Código de Ítem : Código del material solicitado.

Cantidad : Cantidad recepcionada.

Valor Unitario : Valor Unitario




Num. Anexo : Número de Anexo.


Fte. Financiam. : Fuente de Financiamiento.


Para imprimir información del Ingreso por O/C, ubique con el mouse en la numero y

acceda a la opción imprimir del menú contextual..



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2.2. NOTA DE INGRESO AL ALMACEN - NEA

La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el

ingreso y/o recepción de bienes al Almacén , se consideran ingresos cuyo origen son

donaciones, ajustes de inventario y caja chica.


\\ Ingresos \ Nota de Ingreso al Almacén



23

Para acceder y ubicar información acerca de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA use

los siguientes filtros

Por proveedor, filtra información por Proveedor/Razón social.


Para actualizar información de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA ubique con el

mouse en la fila del browser y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con

las siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar una nueva Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Modificar : Para modificar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA existente


Consultar : Para consultar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Imprimir : Para imprimir una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacén-NEA



24

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales una Nota de Ingreso al

Almacén-NEA debe registrar la siguiente información



Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza

Nomb.Proveedor : Nombre / Razón social de proveedor




25

Para actualizar información de los detalles de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA,

ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá

un menú contextual con las opciones siguientes.

Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-NEA

Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-

NEA existente

Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-NEA

existente

Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-

NEA

Para registrar información de un ítem de en una Nota de Ingreso al Almacén-NEA ,

debe consignar la siguiente información :


Cantidad : Cantidad recibida/recepcionada




Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE.

Num.Anexo : Número de Anexo. por defecto el numero de anexo será

el Año seguido del Numero de Nea ( NE-2008000010). Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgánica, por defecto 0600 Oficina de

Administración,

Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. por defecto 5.18.Q.

Clas.Gasto : Clasificador de Gasto, por defecto ‘531130’



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Para imprimir información de la Nora de Entrada al Almacén, ubique con el mouse en la

numero y acceda a la opción imprimir del menú contextual..



27

3 DESPACHO DE BIENES

3.1 PECOSA DESPACHO

La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el

despacho y/o salida de bienes del Almacén, cuyo origen en una pecosa pedido que a su

vez fue generado por las oficinas y/o Unidades Orgánicas.


\\ Salidas \ Pecosa Despacho



28

Para acceder y ubicar información acerca de las Pecosas Despacho use los siguientes

filtros

Por trabajador, filtra información por trabajador.


Por Núm.Ref , filtra información por número de Pecosa Pedido

Para actualizar información de una de las Pecosas Despacho ubique con el mouse en la

fila del browser y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las

siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar una Pecosa Despacho

Modificar : Para modificar una Pecosa Despacho existente

Eliminar : No esta disponible

Consultar : Para consultar una Pecosa Despacho

Imprimir : Para imprimir una Pecosa Despacho

Procesar : Para procesar una Pecosa Despacho

Exornar : Para extornar una Pecosa Despacho

Anular : Para Anular una Pecosa Despacho

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Ingreso por O/C

debe registrar la siguiente información



Num. Pecosa Ped : Número de Pecosa pedido.

Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza

Solicitante : Funcionario o Trabajador que solicita




29

Para actualizar información de los detalles de una Pecosa despacho, ubique con el

mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú

contextual con las opciones siguientes.

Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Pecosa despacho

Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Pecosa despacho existente

Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Pecosa despacho existente

Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Pecosa despacho.



30

Para registrar información de un ítem de en una Pecosa despacho , debe consignar la



Cantidad : Cantidad despachada, el sistema le validara si hay

disponibilidad de stock por ítem y anexo ( OC/NE/SA).





Num.Anexo : Número de Anexo.


Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.


Para imprimir información de la Pecosa despacho, ubique con el mouse en la numero y

acceda a la opción imprimir del menú contextual..



31



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4 INSTALACION DEL SISTEMA

4.1 INSTALACION Y DISTRIBUCION

La función principal de este proceso es permitir la instalación y distribución del sistema

en los equipos de los usuarios usuario.

En su escritorio use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción:

\\ Inicio \ ejecutar

En el dialogo ejecutar digite el nombre del servidor donde se ubica los instaladores.

\\ GRC05 \ Almacén



33

Con el explorador ubique y acceda al archivo Publish.html y procesa a instalar el

sistema, acepte y confirme en todos los diálogos.



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35

Finalmente el sistema le instalara el sistema de almacén el menú de programas.



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