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  • Universidad de Cuenca DHLA Cuenca

    Manual de Uso de la

    Herramienta de Costeo

    ABC Diseo de Costeo de la Cooperativa de Ahorro y

    Crdito Jardn Azuayo

    Tania Maribel Guarango Chafla

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    1 Tania Maribel Guarango

    Contenido

    Informacin General de la Herramienta ............................................................... 2

    Descripcin de las hojas de la herramienta ........................................................ 4

    Hoja Plan de Costeo ABC ......................................................................................... 4

    Hoja de Productos ...................................................................................................... 6

    Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades) ........................ 7

    Hoja de Estimaciones del Tiempo ....................................................................... 8

    Hoja de Costos de Actividades ........................................................................... 11

    Hoja de Costos Unitarios ...................................................................................... 12

    Hoja de Costos de Productos .............................................................................. 13

    Hoja de Anlisis ........................................................................................................ 16

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    2 Tania Maribel Guarango

    Manual del usuario de la Herramienta de Costeo ABC de la

    COAC Jard n Azuayo

    Informacin General de la Herramienta

    El clculo de los costos con la herramienta ABC permite a la gerencia de las

    microfinancieras, analizar mejor los costos reales que generan sus productos,

    identificar dnde existe un exceso de recursos o capacidad operacional y tomar

    decisiones ms informadas en cuanto al diseo, los mecanismos de

    comercializacin y la asignacin de precios de los productos.

    Con la herramienta ABC, el usuario podr calcular los costos de hasta 15

    productos de crdito y 15 productos de ahorro, 10 procesos fundamentales y

    150 actividades por producto y se podrn analizar los costos de hasta 75

    sucursales.

    La herramienta esta diseada para trabajar con Excel 2007 o superior, dado

    que requiere ser guardada como libro habilitado para macros.

    La herramienta ABC en su pantalla principal nos presenta los ocho mdulos

    (hojas electrnicas del libro de Excel) en los que est dividida. En la misma

    pantalla nos muestra el complemento instalado en la herramienta, el mismo

    que dirige al usuario a un men de utilidades con el que podr hacer borrado

    automtico de la informacin contenida en la herramienta, cargar modelo de

    datos, exportar, importar e imprimir las hojas electrnicas, asimismo encontrar

    otras opciones que facilitarn el manejo de dicha herramienta.

    El men de la herramienta ABC contiene las siguientes hojas electrnicas:

    1. Plan de Costeo ABC

    2. Productos

    3. Diccionario de Actividades

    4. Estimacin Mensual (Tiempo)

    5. Costos de Actividades

    6. Costos Unitarios

    7. Costos de Productos

    8. Anlisis

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    3 Tania Maribel Guarango

    Puede acceder al segundo men desde la barra de mens de Excel:

    Men de Navegacin

    Botn

    Complementos

    de Excel

    Men desplegable de la

    Herramienta

    Opciones del Men

    desplegable

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    4 Tania Maribel Guarango

    Descripcin de las hojas de la herramienta

    Hoja Plan de Costeo ABC

    Esta hoja contiene los campos necesarios para planear el ejercicio de costeo

    de productos. Con esta hoja se pretende plantear un objetivo para el costeo de

    productos, disponer de un equipo de trabajo para el costeo, elaborar un plan de

    trabajo el que ayudar a organizar el ejercicio, identificar las agencias o

    sucursales que se tomarn en cuenta para la realizacin del costeo y

    finalmente recopilar la informacin de los costos de personal y costos distintos

    de los del personal.

    Los campos en los que el usuario deber digitar la informacin son: nombre de

    la institucin, el perodo de anlisis del costeo, la fecha de finalizacin, el

    propsito u objetivo del costeo y el nombre de las agencias y casa matriz a

    valorar. Asimismo se debern digitar los tipos de puestos del personal de las

    agencias y de la casa matriz, con sus sueldos mensuales y la cantidad de

    personal por cada puesto y finalmente los tipos de costos distintos de los del

    personal, tanto de las agencias como de la oficina principal.

    La utilidad de esta hoja electrnica es de que se designa a un equipo tcnico

    de trabajo de la microfinanciera y a un lder de dicho equipo y se propone un

    plan de trabajo para el llenado de toda la informacin de la herramienta ABC,

    designando responsables de actividades y se cuenta con la informacin de

    costos de personal y distintos de los del personal, tanto para casa matriz, como

    para sucursales.

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    5 Tania Maribel Guarango

    Llenar la Informacin en

    los espacios en blanco

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    6 Tania Maribel Guarango

    Hoja de Productos

    Esta hoja contiene la lista de los productos de crdito o ahorro que ofrece la

    institucin.

    En la hoja de identificacin de los productos, se deben digitar los nombres de

    los productos de crdito o de ahorro que sern necesarios para el costeo, los

    nmeros de cuentas al final del perodo de cada uno de los crditos o ahorros,

    as como los saldos de cartera al final y al inicio del perodo de anlisis indicado

    en la hoja de planificacin.

    Esta informacin ser de mucha utilidad para las hojas de Costos por

    Producto y de Anlisis, tanto para resumen y viabilidad principalmente.

    Digitar la informacin en los

    espacios en blanco

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    7 Tania Maribel Guarango

    Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades)

    Esta hoja contiene el diccionario de procesos y actividades fundamentales para

    el costeo. Como podr observarse el proceso fundamental 10 est

    reservado para actividades de sostenibilidad.

    En la hoja de diccionario de actividades, se deben digitar los nombres de los

    procesos crediticios y/o de ahorro, as como las actividades mencionadas para

    cada proceso. En relacin al proceso que incluye actividades de sostenibilidad,

    este se refiere a todos los aspectos de apoyo gerencial o logstico que estn

    fuera de las actividades propiamente ligadas a los circuitos de crdito o de

    ahorro.

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    8 Tania Maribel Guarango

    Hoja de Estimaciones del Tiempo

    Esta hoja electrnica nos arroja el total de horas y el porcentaje de dichas

    horas que el personal de la microfinanciera dedica para cada actividad y

    proceso.

    Para digitar la informacin se debe dar clic en la opcin: Actualizar el Tiempo

    del Personal, la cual dirige al usuario a una sub hoja electrnica donde debe

    digitar la forma para la captura de los datos, nmero de das, nmero de

    semanas o meses trabajados, as como los nombres de las sucursales y casa

    matriz, los puestos y nombres del personal de la institucin; tambin se

    debern digitar las horas que el personal dedica para cada actividad y proceso.

    Botn Actualizar el Tiempo del

    Personal

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    9 Tania Maribel Guarango

    Notas:

    1. El usuario podr auxiliarse con las flechas de filtro para visualizar detalles y

    adicionar informacin en los campos.

    2. Para recopilar la informacin del personal, se pueden utilizar formatos de hojas

    de tiempo de personal la cual se puede obtener dando clic en la opcin Modelo de

    Hoja de Tiempo del Personal y posteriormente utilizar esta hoja para el

    levantamiento de la informacin del tiempo que el personal a entrevistarse dedica a

    todas las actividades y procesos definidos en el diccionario de actividades.

    Botn: Retornar a la Hoja Estimacin

    Mensual

    Trasladarse a la hoja Modelo de

    Tiempo de Personal

    Flechas de Filtro

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    10 Tania Maribel Guarango

    La hoja de estimaciones del tiempo del personal nos recoge de manera

    estructurada el tiempo que el personal entrevistado en las sucursales y casa

    matriz dedica semanalmente en horas a las distintas actividades y procesos

    definidos en el diccionario de actividades.

    Hoja de Tiempo de Personal para

    recopilar informacin

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    11 Tania Maribel Guarango

    Hoja de Costos de Actividades

    Esta hoja electrnica nos arroja los estimados de tiempo del personal por

    proceso y actividad, tanto por agencia como por casa matriz; as como los

    costos por actividad, por agencia, casa matriz y totales.

    En esta hoja el usuario no deber digitar ninguna informacin.

  • Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

    12 Tania Maribel Guarango

    Hoja de Costos Unitarios

    Esta hoja nos presenta los procesos y actividades fundamentales as como los

    impulsores de costos y el volumen mensu