MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS, INFORMACIÓN, IMÁGANES Y DEMAS AFINES QUE DEBAN SER RECOLECTADOS, ALMACENADOS Y/O

TRATADOS POR EL CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA PROPIEDAD HORIZONTAL

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4

3. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................................ 4

4. AMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................... 4

5. DEFINICIONES ................................................................................................................................... 5

6. APLICACIÓN DE PRINCIPIOS .............................................................................................................. 8

7. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS ............................................................................................. 9

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS ................................................................................. 11

9. TRATAMIENTO DE DATOS ............................................................................................................... 12

10. FINALIDAD PRINCIPAL ................................................................................................................ 12

11. TRATAMIENTO DE DATOS PARA PROPIETARIOS Y RESIDENTES ................................................... 15

12. FINALIDAD PARA EMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE LA COPROPIEDAD ....................................... 18

13. FINALIDAD PARA LOS VISITANTES ............................................................................................... 19

14. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES .......................................................................................... 19

15. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD ...................................................................... 20

16. DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBER DE INFORMACIÓN ......................................................... 21

17. RESPONSABLE Y/O ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................ 22

18. EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS ........................................................ 22

19. AVISO GENERAL .......................................................................................................................... 23

20. VIGENCIA ................................................................................................................................... 24

21. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ............................................... 25

22. AVISO DE PRIVACIDAD ............................................................................................................... 28

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1. INTRODUCCIÓN De conformidad a las disposiciones de legales a las que hace referencia el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Ley 79 de 1993, el Decreto Nacional 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Decreto 1081 de 2015 y demás normas concordantes vigentes, y, que sean compatibles con las facultades otorgadas a la propiedad horizontal en virtud de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal Escritura 1685 de 2011 de la Notaría 24 del Círculo de Bogotá D.C., se establece el presente Manual donde se determinaran los procedimientos y reglas que permitan dar cumplimiento dentro de las políticas internas del CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, para el correcto manejo, tratamiento y protección de la información. Con este manual se pretende crear un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información recogida en bases de datos de las personas que tienen algún tipo de relación con la copropiedad, tales como propietarios, arrendatarios, empleados, contratistas, proveedores, acreedores, relaciones comerciales, etc. La protección de la información del individuo, se encuentra amparado como derecho fundamental en la Constitución Política de Colombia, y en tal sentido se determinó tal objetivo en el artículo 1 y 2 la Ley 1581 de 2012: Artículo 1. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Artículo 2. Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación: a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

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Parágrafo. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley. En cumplimiento del mandato constitucional y legal, el CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, atiende su obligación, como un compromiso con la comunidad que representa, así como de todos aquellos individuos o personas jurídicas con las que interactúa con ella, por lo que necesariamente se deben manejan datos personales para garantizar el desarrollo adecuado del objeto social de la copropiedad.

2. ALCANCE En virtud de las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal Escritura Pública 1685 de 2011 de la Notaría 24 del círculo de Bogotá D.C., la copropiedad debe mantener actualizada la información del libro de propietarios y residentes, por lo que, en primer plano, el presente manual va dirigido a los copropietarios, residente, arrendatarios, y en sí, cualquier persona que habite en los bienes privados de la propiedad horizontal. En segundo plano, va dirigido a las personas que visitan o ingresan, laboran, prestan servicios o mantienen relaciones comerciales o de cualquier otro tipo con la copropiedad, de los cuales se deba recaudar su información personal, para garantizar el funcionamiento pleno de la propiedad horizontal. El tratamiento de datos del CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, apunta a cumplir cabalmente las disposiciones que para tal efecto se encuentren vigentes.

3. MARCO NORMATIVO La base normativa del presente manual se funda en las disposiciones del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Ley 79 de 1993, el Decreto Nacional 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Decreto 1081 de 2015 y demás normas concordantes vigentes, así como la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal Escritura 1685 de 2011 de la Notaría 24 del Círculo de Bogotá D.C. y cualquier norma vigente que sea aplicable.

4. AMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación, se ajusta a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 de la siguiente manera:

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Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación: a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. Parágrafo. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.

5. DEFINICIONES

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El CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, acogerá las definiciones predispuestas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así: Ley 1581 de 2012. Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Decreto 1074 de 2015. ARTÍCULO 2.2.2.25.1.3. Definiciones. Además de las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del presente capítulo se entenderá por: 1. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 2. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 3. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen

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el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 4. Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 5. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Adicionalmente, el CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, detalla otras definiciones, con el fin de que las personas tengan mayor claridad y detalle sobre el tratamiento de sus datos: 1. CIRCUITO CERRADO DE TV O CCTV: Sistema de almacenamiento de imágenes en tiempo real, a través de cámaras de vigilancia, que se encuentran instaladas en puntos estratégicos de la copropiedad, con el fin de permitir un mayor campo de cobertura en las labores de seguridad, equipo que es monitoreado por personal de la empresa de vigilancia que se encuentra contratado por la copropiedad. 2. COBRO DE CARTERA: Hace referencia al recaudo de las expensas de administración, cuotas extraordinarias, multas y sanciones, intereses y demás que se encuentren en mora, las cuales pueden ser requeridas por el representante legal o por apoderado judicial. 3. DATOS INTIMOS O PRIVADOS: Estos tipos de datos, tiene como principal característica que pertenecen e interesan únicamente y exclusivamente a la persona sobre la cual recae la información, tales como ideología política, orientación sexual, condiciones de salud, entre otros similares. 4. DATOS SEMI PRIVADOS: Estos tipos de datos, aunque gozan de la calidad de ser privados, le interesan tanto al titular como aun grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediando autorización. 5. DATOS PÚBLICOS: Son todos aquellos datos que conciernen a un interés general, tales como los documentos públicos, sentencias judiciales, los relativos al estado civil de las personas, entre otros. Como ejemplo se tiene los nombres y números de cédula, bienes sometidos a registro, profesiones y demás afines.

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6. APLICACIÓN DE PRINCIPIOS En cumplimiento de las disposiciones legales de la copropiedad CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, aplicara los siguientes principios en virtud del tratamiento de datos, conforme al TÍTULO II – PRINCIPIOS RECTORES, artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: Artículo 4°. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar

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seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

7. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la reglamentación de las políticas del tratamiento de datos de las que habla el Decreto 1074 de 2015, lo que se aplicaran al presente las siguientes políticas de tratamiento de datos: Decreto 1074 de 2015 – SECCIÓN 3 - POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

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Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. (Decreto 1377 de 2013, artículo 13) Artículo 2.2.2.25.3.2. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. (Decreto 1377 de 2013, artículo 14) Artículo 2.2.2.25.3.3. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este capítulo. (Decreto 1377 de 2013, artículo 15) Artículo 2.2.2.25.3.4. Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Los Responsables deberán conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999.

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(Decreto 1377 de 2013, artículo 16) Artículo 2.2.2.25.3.5. Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información. Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular. (Decreto 1377 de 2013, artículo 17) Artículo 2.2.2.25.3.6. Procedimientos para el adecuado tratamiento de los datos personales. Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización deben darse a conocer o ser fácilmente accesibles a los Titulares de la información e incluirse en la política de tratamiento de la información. (Decreto 1377 de 2013, artículo 18) Artículo 2.2.2.25.3.7. Medidas de seguridad. La Superintendencia de Industria y Comercio impartirá las instrucciones relacionadas con las medidas de seguridad en el Tratamiento de datos personales. (Decreto 1377 de 2013, artículo 19)

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS En virtud de lo dispuesto en la Ley 675 de 2001, las edificaciones sometidas al régimen de propiedad horizontal, serán entidades sin ánimo de lucro, y que la persona jurídica será representada legalmente por el administrador, por lo tanto, en cumplimiento de los mandatos de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, se informan a los titulares de los datos a tratar los responsables de dicho tratamiento: RAZON SOCIAL: CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL. NIT: 900.446.257-5 Dirección Física: Calle 77B No. 129-11 oficina de Administración. Bogotá D.C. Teléfonos de contacto: +57 (1) – 7021617 (Indicativo larga Distancia -1-) Correo electrónico: admonparquecentraldeoccidente2@gmail.com Página WEB: https://www.parquecentraldeoccidente2.com

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Representante Legal: NUBIA LUCIA GALVIS SANCHEZ – CC. 51.751.729 Bogotá D.C.

9. TRATAMIENTO DE DATOS El tratamiento de datos personales por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, como fin principal, cumplir con lo dispuesto en los artículos 1, 2, 4, 5, 16, 18, 29, 30, 32, 37 al 49, 50, 51, 53, 58 al 62, de la ley 675 de 2001 para el cumplimiento del fin y objeto social de la propiedad horizontal, la Escritura Pública 1685 de 2011 de la Notaría 24 del Circulo de Bogotá D.C., Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios o leyes que la adicionen o modifiquen, Ley 1801 de 2016 y en si cualquier normatividad vigente relacionada al HABEAS DATA o que exija el acceso a información personal. Los datos personales con los que cuente en su poder el o que en adelante recaude, para su debido almacenamiento, consulta, uso, transferencia, modificación, aclaración, adición, supresión o consulta el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, por generalidad se ajustaran al recaudo datos de tipo público y semiprivados, y, solamente de manera excepcional, conforme conste en el presente manual y la Ley, mediando de manera previa la debida justificación jurídica y autorización del titular, se podrán recaudar datos privados o sensibles, siempre que se ajusten al fin determinado para el tratamiento de los datos.

10. FINALIDAD PRINCIPAL Los datos recolectados por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, tienen como fin principal los siguientes:

1. Acoger los mandatos de la Ley 1581 de 2012, así como de sus Leyes y Decretos reglamentarios, o que a su vez, la modifiquen, adicionen o deroguen.

2. Cumplir con las finalidades de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal.

3. Mantener el libro de propietarios y residentes del el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, a través del censo anual a propietarios y residentes, asambleas ordinarias o extraordinarias.

4. Mantener un control de los visitantes, contratistas, domiciliarios, funcionarios de empresas de servicios públicos y privados, en si cualquier persona ajena a la copropiedad que haga su ingresa o salida, con el fin de garantizar la seguridad de los habitantes de la copropiedad, de sus bienes y de la misma copropiedad.

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5. Mantener un control de los propietarios, residentes o cualquier persona que ingrese o se retire de la copropiedad, con bienes muebles, automotores, bicicletas y afines, que sean detectados por la administración o el servicio de vigilancia.

6. Mantener mecanismos de contacto directo con los propietarios y/o residentes, con el fin garantizar el acceso a la información de interés personal o general de la copropiedad, a través de diferentes canales de comunicación, siempre que no vulneren su privacidad o derechos constitucionales.

7. Gestión diligente de la administración, contabilidad, revisoría fiscal, y en si cualquier dependencia al servicio de la copropiedad.

8. Permitir el acceso información necesaria al personal de administración y la copropiedad en general, así como a los funcionarios o contratistas de la copropiedad, siempre que tenga como fin garantizar su objeto o fin social, la contabilidad, recaudo de rubros de la copropiedad, el recaudo por contratistas profesionales y sus equipos de trabajo de la cartera morosa en etapas de conciliación y judiciales, atender problemáticas o reparaciones de los bienes privados y comunes del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL.

9. Garantizar la ejecución oportuna y eficaz, del servicio de seguridad de la copropiedad. 10. Almacenar con fines de archivo histórico, consulta y contacto, la información

personal que verse dentro de las peticiones formales o PQR’s, ya sean de manera verbal, escrita o electrónica, de igual modo las respuestas que se entreguen, autorizando a su vez, el traslado de las peticiones con la información personal a los funcionarios o contratistas de la copropiedad, que se encuentren facultados y/o contratados para atender y responder ante las necesidades de la copropiedad, o a las empresas de seguros, autoridades y entes competentes que así lo requieran.

11. Utilizar los datos para atender siniestros, accidentes y demás afines, que no sean previsibles por la copropiedad, que constituyan caso fortuito o fuerza mayor.

12. Acceder a la información para el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

13. Cualquier actividad complementaria o similar a las anteriores, con el fin de garantizar el objeto de la copropiedad.

Adicionalmente, con el fin de garantizar el tratamiento seguro de la información dentro del desarrollo del objeto social de la copropiedad. se cuenta con los siguientes sistemas de recaudo, almacenamiento, consulta y demás afines que tengan relación con el manejo de información personal: Contabilidad: Se tiene carpeta física con los recibos de caja, consignaciones, egresos y soportes de estos (en algunos documentos puede haber información personal). Estas carpetas con la contabilidad aprobada, se empastan y están en la biblioteca de la oficina de administración. También se cuenta con los Tres (3) libros de contabilidad estipulados por la Ley 675 de 2001 atinente a la Propiedad Horizontal, Libro de actas de consejo, Libro de actas de asamblea y libro de registro de propietarios y residentes (mencionado previamente), así como los tres (3) libros avalados por la DIAN, Mayor y balances, Inventarios, Diarios. Seguros: Se tiene almacenamiento físico en carpetas y digital con información acerca de los avalúos y pólizas de las áreas comunes de la Edificación.

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Documentos Generales: Se tiene un archivo físico que contiene comunicaciones y documentos provenientes de autoridades competentes como la Alcaldía y de los bancos (extractos). En algunos de estos documentos puede haber información personal. PQRS: Se encuentra en digital mediante la trazabilidad de correos electrónicos y en físico con el almacenamiento de la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Y en físico mediante el formato que contiene la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Las reclamaciones de cada una de las unidades se conservan en su propia carpeta, en la que puede existir información referente a eventuales procesos jurídicos, tutelas, querellas o similares, donde se archiva desde la primera comunicación hasta el cierre del mismo caso Archivo Muerto: Como quiera que puede haber información personal a la que ya no se le está dando uso pero que se conserva con fines históricos o para posteriores consultas, la copropiedad realiza almacenamiento de la misma en unos cuartos auxiliares existentes en los bloques del Conjunto a los cuales se accede solo a través de llaves que controla la administración y que contienen el archivo muerto de la copropiedad. Minutas: El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL cuenta con la siguiente minuta operada por el personal de seguridad denominada a. Visitantes Vehiculares: Se incluye la siguiente información: fecha, hora, nombre del visitante, unidad a la que se dirige, placa del vehículo y nombre del guarda que autoriza el ingreso. b. Minuta de Servicio: se registran datos de los visitantes peatonales que incluyen los siguientes datos: fecha, hora, nombre, documento de identificación, nombre de la persona que autoriza y nombre del guarda. Así mismo en esta minuta se registran novedades sobre el puesto y pueden incluir datos personales. Informes: En razón a la gestión desplegada por los diferentes órganos de administración, se realizan y conservan archivos elaborados por el administrador, el contador, el revisor fiscal y el veedor, los cuales podrían contener información personal como nombres y cédulas. Correo Electrónico: A través de este medio, los propietarios, arrendatarios, proveedores, visitantes u otros interesados, dirigen solicitudes a la administración, las cuales son respondidas por este mismo medio, razón por la cual puede contener datos personales de quienes radican la solicitud o sobre la persona sobre la cual eventualmente puede versar la PQRS. Procesos Jurídicos: La copropiedad cuenta con un archivo de los procesos jurídicos que se adelantan contra copropietarios, arrendatarios, proveedores, contratistas u otros, en el que reposa información personal de los demandados como nombres y apellidos, documento de

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identificación y dirección de notificación. Así mismo reposan datos personales del apoderado del proceso, que contienen los siguientes datos: nombres y apellidos, documento de identificación, número de tarjeta profesional y datos de contacto como teléfono y dirección. Actas del Consejo de Administración y Comité de Convivencia: La copropiedad conserva las actas, en las cuales pueden constar nombres y cédulas de las personas (arrendatarios o propietarios) cuya problemática se trata. SG – SST: En cumplimiento de la normatividad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, realiza almacenamiento de información en digital y en físico de documentos tales como planillas, formatos y exámenes ocupacionales, entre otros. CCTV: Por razones de seguridad, el CCTV captura imágenes y videos de las instalaciones y del personal que recorre las mismas, como visitantes, empleados, residentes o contratistas. Las zonas videograbadas se encuentran debidamente señalizadas y las grabaciones se conservan en los DVR de la copropiedad bajo condiciones de seguridad y protocolos que serán descritos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales. Página Web: Para la difusión de los eventos realizado por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL y proporcionar información a los interesados de datos de contacto y realización de pagos electrónicos, se realizan publicaciones en la página Web de la copropiedad, las cuales incluyen datos de eventos, información general, imágenes o videos (las cuales deberán contar con la debida autorización para su uso por parte de sus titulares o responsables) y un formulario de contáctenos en el que se recolecta la siguiente información (nombre, correo electrónico, teléfono de contacto y mensaje dirigido al CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL). Listado de Menores para Eventos: Cuando el Conjunto realiza eventos especiales para los menores de edad, en fechas especiales como el día del niño, Halloween o novenas, toma un censo de los menores que asistirán, recaudando de cada uno de ellos nombre, edad, dirección, teléfono y nombre del acudiente. Para la recolección de esta información que incluye datos biométricos como toma de fotos y videos para inclusión en la página Web e informes de gestión, se contará con la autorización del mayor responsable del niño.

11. TRATAMIENTO DE DATOS PARA PROPIETARIOS Y RESIDENTES

Los datos personales recolectados de los propietarios y residentes de la copropiedad, de manera adicional a los fines generales, tienen como objeto los siguientes:

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1. Cumplir con las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal vigente.

2. Mantener una comunicación formal y eficiente con el servicio de vigilancia. 3. Diligenciar de manera física y digital el libro de propietarios, residentes y

arrendatarios de la copropiedad. 4. Comunicar y Enviar las convocatorias para el desarrollo de asambleas ordinarias y

extraordinarias. 5. Remitir la facturación para el cobro de expensas de administración mensual, las que

se encuentren en mora con sus intereses, las cuotas extraordinarias, las sanciones y demás cobros relacionados al sostenimiento de la copropiedad.

6. Recaudar, almacenar, consultar y utilizar la información a través del sistema contable SIISCO de la copropiedad, donde se alimenta la base de datos con el nombre del titular de la obligación, número de identificación,

7. Informar de daños en bienes privados de su responsabilidad, que estén causando afectaciones a otros bienes privados o en zonas comunes, y que deban ser reparados de manera pronta y oportuna.

8. Para promover el recaudo de la cartera morosa a través de la administración, sus funcionarios, contratistas profesionales en derecho y su equipo de trabajo, ya sea por vía judicial o extrajudicial.

9. Para el control del alquiler de zonas comunes de la copropiedad. 10. Para la comunicación de información de interés comunal, a través de diferentes

canales, como WhatsApp, Correo Electrónico, mensajes de texto y comunicaciones escritas personalizadas.

11. Para el control de los vehículos que acceden a parqueaderos privados a través de las zonas comunes esenciales de la copropiedad.

12. Para transferirlo a autoridades y aseguradoras que así lo requieran. 13. En caso de emergencia, siniestro, caso fortuito o fuerza mayor. 14. Para el censo de propietarios, arrendatarios y residentes de la copropiedad. 15. La captación de imágenes de los propietarios, arrendatarios y residentes de la

copropiedad, por intermedio de los sistemas de CCTV instalados en la copropiedad, que se almacenan en los DVR por un tiempo no superior a los 30 días. Las imágenes captadas de menores de edad, serán responsabilidad de su representante legal.

16. Elaboración de actas de la administración, consejo de administración y demás órganos administrativos, así como las asambleas ordinarias y extraordinarias de conformidad a la Ley 675 de 2001.

Se debe indicar, que la información de los propietarios, residentes y arrendatarios de la copropiedad, podrán ser almacenados, consultados, utilizados y traslados por los miembros de la administración, contaduría y revisoría fiscal, así como los órganos administrativos de la copropiedad, tales como el consejo de administración, comité de convivencia y afines, con el fin de ejecutar cabalmente el objeto de la propiedad horizontal, se hace necesario que el personal que labora y asesora en estas áreas, tenga acceso a la información de los copropietarios y arrendatarios quienes cancelan las cuotas de administración y arrendamientos de las zonas comunes, por lo que deben ser contactados ante los requerimientos del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, como también para el cumplimiento de los fines legales, tales como la Asistencia a la Asamblea de Copropietarios

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y la Conformación del Libro de Registro de Propietarios y Arrendatarios, acceso a parqueaderos, entre otras similares. Así mismo deberán tener acceso a la información de proveedores, contratistas y asesores de todas las áreas, para verificar la correcta ejecución de los objetos contractuales y, en consecuencia, gestionar los respectivos pagos, solicitar las garantías y los mantenimientos necesarios, especialmente para el cobro ejecutivo de la cartera morosa de la copropiedad y todos aquellos temas de convivencia con la comunidad. Para mantener actualizado el libro de propietarios y arrendatarios, se solicita que por cada bien privado, donde conste el número de la torre y apartamento, Teléfonos de contacto, Datos de Propietarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y edades de los mismos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números de parqueadero y depósitos propios o asignados), Datos de Arrendatarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y edades de los mismos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números de parqueadero y depósitos asignados), Datos de Vehículos y Motos (Marca, Placa, Conductor habitual), Datos de Bicicletas (cantidad y descripción), Mascotas (clase de animal, cantidad, raza, información de vacunas e indicación de cuidador), Datos de Empleadas (nombre, número de identificación, teléfono, celular y días de ingreso), Contacto de Emergencia para el inmueble(nombre, teléfono y celular). La anterior información se solicita además, con el fin de preservar la seguridad de los propietarios, arrendatarios, residentes y visitantes y además para proceder en caso de emergencia. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DELEGADOS: Se diligenciará una de base de datos, donde conste el nombre, número de identificación, inmueble, teléfonos de contacto y correo electrónico de los miembros del Consejo de Administración y los delegados, quienes aceptan ser contactados por cualquiera de los medios suministrados a la copropiedad, para reuniones, convocatorias, asamblea y demás afines a sus funciones, así como que en las diferentes actas se incorporen sus datos. HOJA DE VIDA DE LOS INMUEBLES: Se cuenta con una carpeta por apartamentos, para llevar un control detallado de toda la información relacionada con cada un inmueble y las personas que se encuentran vinculadas a el, de igual modo consta allí copia de los diferentes certificados de tradición y libertad, administrador de inmuebles rentados y de los arrendatarios, actuaciones judiciales, respuesta de PQR’s entre otros, de carácter público. USO DE PARQUEADEROS PRIVADOS Y COMUNALES: Se cuenta con una base de datos organizada, para garantizar el uso debido de las zonas privadas y comunes de parqueadero, con automotores de todo tipo que sean propiedad o de uso exclusivo de los propietarios o residentes de la copropiedad. Por lo que se debe contar con la siguiente información: placa, tipo de vehículo, nombre del propietario de este, conductor habitual y número de apartamento, en el caso de contrato con pólizas de responsabilidad civil y demás. Copia de este soporte se entrega al cuerpo de seguridad de la copropiedad. DATOS DE ARRENDATARIOS: Se maneja una base de datos en Excel que contiene la información de arrendatarios de zonas comunes y mensualidades de parqueaderos, la cual contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, correo y dirección física.

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12. FINALIDAD PARA EMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE LA COPROPIEDAD

Se tiene que los empleados y contratistas de la copropiedad, además de las finalidades generales del presente manual, los datos personales serán tratados, con los siguientes fines:

1. Cumplir cabalmente con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas afines.

2. Cumplir y verificar con el cumplimiento oportuno de los aportes de parafiscales, impuestos y demás afines.

3. La celebración, ejecución y terminación del contrato de trabajo. 4. Verificación de información de las hojas de vidas. 5. Entrega y solicitud de referencias laborales directas o ante terceros. 6. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de

selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales y la realización de estudios de seguridad.

7. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, salud ocupacional y ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.

8. Recolectar la historia clínica para casos de reconocimiento y pagos de incapacidades cuando a ello haya lugar.

Empleados: El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL conserva en carpetas físicas individuales para cada empleado, la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, dirección, correo electrónico, celular, RH, beneficiarios (nombre, teléfono, registro civil en caso de menores, tarjetas de identidad y certificados escolares), así mismo, afiliaciones a EPS, AFP, ARL y caja de compensación. Como quiera que en esta información pueden existir datos sensibles, en el caso puntual de los datos correspondientes a los menores de edad, se solicita al responsable legal de los mismos la autorización para su tratamiento, bajo el entendido que el mismo es necesario para cumplir fines mayores como el de la salud y la recreación. De esta misma información se guarda una copia parcial en una base de datos en Excel que contiene los siguientes datos personales: nombre, número de identificación, dirección y EPS, datos que también están contenidos en el sistema contable SIISCO, para efectos de pago de nómina. Como quiera que este documento contiene información de terceros como empleados u otros residentes distintos a quien diligencia el formato, esta última persona debe firmar en constancia de que da fe de contar con la autorización de estos titulares para transmitir al Conjunto sus datos personales. Proveedores, Contratistas y Asesores: Cada proveedor, contratista o asesor, cuenta con una carpeta que contiene los contratos, RUT y Certificado de Existencia y Representación Legal, Cédula del Representante Legal, Certificación Bancaria, Hoja de Vida para el caso de personas naturales y datos de contacto como teléfonos, direcciones y correos electrónicos.

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En el caso que impliquen provisión de personal como aseo o vigilancia, las empresas en cumplimiento de las disposiciones legales, entregan copia de los soportes de seguridad social de sus empleados, los cuales son verificados por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, para realizar el trámite de pagos, sin que ello implique que los mismos sean incluidos en una base de datos. Esta información la conserva la copropiedad con el fin de llevar estricto control de sus compromisos contractuales, por lo que cada carpeta contiene la información de los contratos firmados por el representante legal de la copropiedad (aseo, seguridad, mantenimientos, asesorías, entre otros), en la cual se archivan los documentos precontactuales, el texto del contrato y los soportes de la ejecución. Adicionalmente se registran los datos del personal que acude a realizar los mantenimientos, tales como nombre, número de identificación y teléfono de contacto.

13. FINALIDAD PARA LOS VISITANTES Se tiene que los visitantes de la copropiedad, además de las finalidades generales del presente manual, los datos personales serán tratados, con los siguientes fines:

1. Llevar una base de datos, de las personas que ingresan a la copropiedad con fines comerciales, con el fin de garantizar la seguridad de la comunidad en general, donde conste fecha y hora de entrada y salida, elementos de ingreso y salida, nombre, cédulas, números de contacto, empresa a la que se encuentran vinculados y servicios que se prestaran dentro de la copropiedad, así como la correspondiente autorización.

2. Llevar una base de datos, de las personas que ingresan a la copropiedad, con el fin de realizar visitas familiares o sociales a los diferentes bienes privados o comunes de la copropiedad, donde conste fecha y hora de entrada y salida, elementos de ingreso y salida, nombre, cédulas, números de contacto, inmueble o zona común a la que se dirigen, indicando la persona a quien autoriza dentro de la copropiedad.

3. Utilizar la imagen de las personas que sean captadas a través del sistema de CCTV con el fin de determinar daños a bienes, intrusiones, afectaciones, sustracciones, accidentes, siniestros y afines.

4. Para los casos de emergencia que se presenten dentro de las instalaciones de la copropiedad.

5. Para los eventos que sean programados por la copropiedad, donde se permita la participación de personas ajenas a la comunidad, para lo cual se podrán utilizar sus datos para el control y seguridad de los participantes, así como para fines de socialización de los eventos a través de canales de comunicación y redes sociales, donde aparezcan videos o fotografías de los participantes.

14. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

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De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible. De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

§ El origen racial o étnico del Titular. § La orientación política del Titular. § Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular. § La pertenencia a sindicatos, ONGS, organizaciones de derechos humanos, que

promuevan intereses políticos o grupos de oposición § Información relativa a la salud del Titular. § La inclinación sexual del Titular. § Datos biométricos del Titular (incluidas huellas, fotos y videos).

El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, entiende que de acuerdo con la regla general, el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

§ Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. § Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular. § Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o

cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

§ El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

§ El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

Por tal razón, se hará recolección de datos sensibles en los casos en los que se considere que es absolutamente necesario por razones inherentes a la naturaleza del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, o por transparencia y cuando la recolección se haga de acuerdo con las finalidades contenidas en el presente documento.

15. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA -

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PROPIEDAD HORIZONTAL, tiene en cuenta que las disposiciones de la Ley 1098 de 2006, que impone una prohibición absoluta del tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, sin embargo, ante la existencia de derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, podrán ser objeto de tratamiento en los casos expresos que sus representantes legales hayan otorgado la correspondiente autorización, con el fin de garantizar de manera exclusiva la seguridad misma del menor dentro de las zonas comunes de la copropiedad, en el caso de accidentes, siniestros o casos fortuitos o de fuerza mayor. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, siempre que su aplicación atienda el análisis de cada caso en particular y cuando aplique, se deberá contar con la autorización de su representante legal. Así mismo el Conjunto realiza eventos en fechas especiales para los menores en los cuales se requerirá de sus datos personales por razones de seguridad y logística del evento, contando siempre con la autorización de sus responsables para el tratamiento de dicha información. En todo caso, se hará recolección de datos de menores de edad en los casos en los que se considere que es absolutamente necesario y cuando la recolección se haga con las finalidades contenidas en el presente documento.

16. DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBER DE INFORMACIÓN

Para cumplir con el deber de información, se manifestará de modo expreso a los titulares que conforme a la Ley sus derechos son:

§ Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. § Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento. § Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos

personales. § Derecho a presentar quejas ante el Conjunto y/o la Superintendencia de Industria y

Comercio. § Derecho a revocar total o parcialmente la autorización otorgada o la supresión de los

datos. § Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

tratamiento. Estos derechos serán respetados a cada uno de los titulares de la información por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo con las previsiones plasmadas en la presente Política y en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales.

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17. RESPONSABLE Y/O ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Confirme a las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y la Ley 1581 de 2012, corresponde al CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL el tratamiento de datos personales, por lo que recaerá de manera exclusiva dicha responsabilidad, en la representación legal de la copropiedad, quien designara el personal necesaria para la satisfacción de las obligaciones legales de su competencia frente al tratamiento de datos personales y el tramite oportunos de las peticiones que al respecto promuevan los titulares del derecho. No obstante lo anterior, la administración para el manejo de algunas de las bases de datos usadas, autoriza el acceso a los siguientes encargados: a) Para el manejo de las cámaras de seguridad, se habilita al personal de seguridad propio del Conjunto facultado para tal fin, con el único propósito de usarlas en el marco de sus obligaciones y previa autorización de la administración. b) Para fines contables, el contador(a) y sus auxiliares, el tesorero, el administrador y el revisor fiscal y c) Para procesos administrativos, el administrador y el equipo de administración.

18. EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

EL CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, dispone de formatos de PQRS en las instalaciones de la copropiedad, en los cuales se podrán dirigir de manera formal y respetuosa, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y Ley 1755 de 2015, a fin de que consulten el tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. Esta petición también podrá promoverse a través del correo electrónico de la administración. En todo caso, los PQR’s deben contar con la siguiente información:

§ Identificación del titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo titular). § Descripción de los hechos que dan lugar al PQRS. § Dirección física o electrónica de notificación. § Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del PQRS. § Petición u objeto del PQRS.

El termino de respuesta será de diez (10) días hábiles, contados desde el día siguiente hábil a la recepción del PQR, adjuntando la documentación que soporte la petición, en el caso de

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contar con alguna que sea de interés para la resolución de la petición, recordando que los datos personales incluidos en cada uno de los PQR, podrá ser almacenada y utilizados para los tramites pertinentes, en los términos del presente documento. Los derechos de petición, serán resueltos por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, en los términos de la Ley 1755 de 2015, que determina un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Las copias que soliciten los peticionarios, serán asumidos por estos. Cuando el titular del derecho, solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

§ Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos. § Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del titular o el

interés público. § La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades

administrativas o judiciales. Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas. Es importante aclarar que por temas administrativos y de seguridad para el Conjunto, es indispensable contar con la base de datos de propietarios, arrendatarios, empleados, proveedores y contratistas, si no se autoriza, ni suministra la información solicitada para su registro en las bases de datos del Conjunto, deberá llegarse a un acuerdo entre el titular y el área responsable del tratamiento, ya que esto podrá entorpecer las labores administrativas y contables.

19. AVISO GENERAL De acuerdo con lo establecido en ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, entidad privada sin ánimo de lucro debidamente registrada de acuerdo con las normas vigentes en Colombia, identificada con NIT 900.446.257-5, domiciliado en la Calle 77B No. 129-11 de Bogotá D.C., email: admonparquecentraldeoccidente2@gmail.com; Teléfono: 7021617; informa que a la fecha ha recolectado y procesado datos personales de terceros para asuntos inherentes al ejercicio de la administración y seguridad de la copropiedad. Estos datos incluyen identificación, contacto, correo electrónico, información corporativa de terceros, fotos y videos, entre otros.

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Con el propósito de continuar con el tratamiento de datos personales de conformidad con la legislación, el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, ha establecido una Política de Tratamiento de Datos Personales, en la cual los titulares podrán encontrar los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos, documentos que podrá consultar en la página Web www.parquecentraldeoccidente2.com o físicamente en la oficina de administración. En caso de no estar de acuerdo con el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar, en cualquier momento, su corrección, actualización o eliminación siguiendo el procedimiento de PQRS, el cual podrá depositar en el buzón físico ubicado en la oficina de administración o enviar al correo electrónico admonparquecentraldeoccidente2@gmail.com

20. VIGENCIA La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de noviembre de 2018. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. NUBIA LUCÍA GALVIS SANCHEZ Representante Legal.

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21. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, será el responsable del tratamiento y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar conforme a la política de tratamiento de datos aportada en escrito aparta, para las siguientes finalidades: TIPO DE DATOS SI NO TRATAMIENTO DE DATOS DE MANERA GENERAL TRATAMIENTO DE DATOS PARA PROPIETARIOS, RESIDENTES, ARRENDATARIOS Y TENEDORES A CUALQUIER TÍTULO.

TRATAMIENTO DE DATOS PARA EMPLEADOS Y CONTRATISTAS TRATAMIENTO DE DATOS PARA VISITANTES TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES TRATAMIENTO DE DATOS PARA MENORES DE EDAD

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados, por lo que entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Manifiesto que me informaron que los datos sensibles que se recolectarán serán utilizados para las siguientes finalidades: De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible. De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

§ El origen racial o étnico del Titular. § La orientación política del Titular. § Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular. § La pertenencia a sindicatos, ONGS, organizaciones de derechos humanos, que

promuevan intereses políticos o grupos de oposición § Información relativa a la salud del Titular. § La inclinación sexual del Titular. § Datos biométricos del Titular (incluidas huellas, fotos y videos).

El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, entiende que de acuerdo con la regla

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general, el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

§ Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. § Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular. § Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o

cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

§ El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

§ El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

Por tal razón, se hará recolección de datos sensibles en los casos en los que se considere que es absolutamente necesario por razones inherentes a la naturaleza del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, o por transparencia y cuando la recolección se haga de acuerdo con las finalidades contenidas en el presente documento. DERECHOS DEL TITULAR Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos

parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por

infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de

las niñas y niños y adolescentes. Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL para la atención al público, la línea de atención nacional +57 (1) 7021616, el correo electrónico admonparquecentraldeoccidente2@gmail.com y las oficinas de atención, cuya información

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puedo consultar en www.parquecentraldeoccidente2.com, para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización. Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la copropiedad en medio físico o electrónico, y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales. Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad. Nombre (del titular) Firma (del titular) Identificación (del titular) Fecha (Fecha en que se puso de presente al titular la autorización y entregó sus datos)

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22. AVISO DE PRIVACIDAD El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL identificado con NIT 900.446.257-5 y con domicilio en la Calle 77B No. 129-11 de Bogotá D.C., realizará el tratamiento de sus datos personales. 1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL con la información personal será el siguiente: FINALIDAD PRINCIPAL Los datos recolectados por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, tienen como fin principal los siguientes:

14. Acoger los mandatos de la Ley 1581 de 2012, así como de sus Leyes y Decretos reglamentarios, o que a su vez, la modifiquen, adicionen o deroguen.

15. Cumplir con las finalidades de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal.

16. Mantener el libro de propietarios y residentes del el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, a través del censo anual a propietarios y residentes, asambleas ordinarias o extraordinarias.

17. Mantener un control de los visitantes, contratistas, domiciliarios, funcionarios de empresas de servicios públicos y privados, en si cualquier persona ajena a la copropiedad que haga su ingresa o salida, con el fin de garantizar la seguridad de los habitantes de la copropiedad, de sus bienes y de la misma copropiedad.

18. Mantener un control de los propietarios, residentes o cualquier persona que ingrese o se retire de la copropiedad, con bienes muebles, automotores, bicicletas y afines, que sean detectados por la administración o el servicio de vigilancia.

19. Mantener mecanismos de contacto directo con los propietarios y/o residentes, con el fin garantizar el acceso a la información de interés personal o general de la copropiedad, a través de diferentes canales de comunicación, siempre que no vulneren su privacidad o derechos constitucionales.

20. Gestión diligente de la administración, contabilidad, revisoría fiscal, y en si cualquier dependencia al servicio de la copropiedad.

21. Permitir el acceso información necesaria al personal de administración y la copropiedad en general, así como a los funcionarios o contratistas de la copropiedad, siempre que tenga como fin garantizar su objeto o fin social, la contabilidad, recaudo de rubros de la copropiedad, el recaudo por contratistas profesionales y sus equipos

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de trabajo de la cartera morosa en etapas de conciliación y judiciales, atender problemáticas o reparaciones de los bienes privados y comunes del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL.

22. Garantizar la ejecución oportuna y eficaz, del servicio de seguridad de la copropiedad. 23. Almacenar con fines de archivo histórico, consulta y contacto, la información

personal que verse dentro de las peticiones formales o PQR’s, ya sean de manera verbal, escrita o electrónica, de igual modo las respuestas que se entreguen, autorizando a su vez, el traslado de las peticiones con la información personal a los funcionarios o contratistas de la copropiedad, que se encuentren facultados y/o contratados para atender y responder ante las necesidades de la copropiedad, o a las empresas de seguros, autoridades y entes competentes que así lo requieran.

24. Utilizar los datos para atender siniestros, accidentes y demás afines, que no sean previsibles por la copropiedad, que constituyan caso fortuito o fuerza mayor.

25. Acceder a la información para el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

26. Cualquier actividad complementaria o similar a las anteriores, con el fin de garantizar el objeto de la copropiedad.

Adicionalmente, con el fin de garantizar el tratamiento seguro de la información dentro del desarrollo del objeto social de la copropiedad. se cuenta con los siguientes sistemas de recaudo, almacenamiento, consulta y demás afines que tengan relación con el manejo de información personal: Contabilidad: Se tiene carpeta física con los recibos de caja, consignaciones, egresos y soportes de estos (en algunos documentos puede haber información personal). Estas carpetas con la contabilidad aprobada, se empastan y están en la biblioteca de la oficina de administración. También se cuenta con los Tres (3) libros de contabilidad estipulados por la Ley 675 de 2001 atinente a la Propiedad Horizontal, Libro de actas de consejo, Libro de actas de asamblea y libro de registro de propietarios y residentes (mencionado previamente), así como los tres (3) libros avalados por la DIAN, Mayor y balances, Inventarios, Diarios. Seguros: Se tiene almacenamiento físico en carpetas y digital con información acerca de los avalúos y pólizas de las áreas comunes de la Edificación. Documentos Generales: Se tiene un archivo físico que contiene comunicaciones y documentos provenientes de autoridades competentes como la Alcaldía y de los bancos (extractos). En algunos de estos documentos puede haber información personal. PQRS: Se encuentra en digital mediante la trazabilidad de correos electrónicos y en físico con el almacenamiento de la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Y en físico mediante el formato que contiene la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio

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para adjuntar soportes y/o documentos. Las reclamaciones de cada una de las unidades se conservan en su propia carpeta, en la que puede existir información referente a eventuales procesos jurídicos, tutelas, querellas o similares, donde se archiva desde la primera comunicación hasta el cierre del mismo caso Archivo Muerto: Como quiera que puede haber información personal a la que ya no se le está dando uso pero que se conserva con fines históricos o para posteriores consultas, la copropiedad realiza almacenamiento de la misma en unos cuartos auxiliares existentes en los bloques del Conjunto a los cuales se accede solo a través de llaves que controla la administración y que contienen el archivo muerto de la copropiedad. Minutas: El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL cuenta con la siguiente minuta operada por el personal de seguridad denominada a. Visitantes Vehiculares: Se incluye la siguiente información: fecha, hora, nombre del visitante, unidad a la que se dirige, placa del vehículo y nombre del guarda que autoriza el ingreso. b. Minuta de Servicio: se registran datos de los visitantes peatonales que incluyen los siguientes datos: fecha, hora, nombre, documento de identificación, nombre de la persona que autoriza y nombre del guarda. Así mismo en esta minuta se registran novedades sobre el puesto y pueden incluir datos personales. Informes: En razón a la gestión desplegada por los diferentes órganos de administración, se realizan y conservan archivos elaborados por el administrador, el contador, el revisor fiscal y el veedor, los cuales podrían contener información personal como nombres y cédulas. Correo Electrónico: A través de este medio, los propietarios, arrendatarios, proveedores, visitantes u otros interesados, dirigen solicitudes a la administración, las cuales son respondidas por este mismo medio, razón por la cual puede contener datos personales de quienes radican la solicitud o sobre la persona sobre la cual eventualmente puede versar la PQRS. Procesos Jurídicos: La copropiedad cuenta con un archivo de los procesos jurídicos que se adelantan contra copropietarios, arrendatarios, proveedores, contratistas u otros, en el que reposa información personal de los demandados como nombres y apellidos, documento de identificación y dirección de notificación. Así mismo reposan datos personales del apoderado del proceso, que contienen los siguientes datos: nombres y apellidos, documento de identificación, número de tarjeta profesional y datos de contacto como teléfono y dirección. Actas del Consejo de Administración y Comité de Convivencia: La copropiedad conserva las actas, en las cuales pueden constar nombres y cédulas de las personas (arrendatarios o propietarios) cuya problemática se trata. SG – SST: En cumplimiento de la normatividad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, realiza almacenamiento de información en digital y en físico de documentos tales como planillas, formatos y exámenes ocupacionales, entre otros.

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CCTV: Por razones de seguridad, el CCTV captura imágenes y videos de las instalaciones y del personal que recorre las mismas, como visitantes, empleados, residentes o contratistas. Las zonas videograbadas se encuentran debidamente señalizadas y las grabaciones se conservan en los DVR de la copropiedad bajo condiciones de seguridad y protocolos que serán descritos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales. Página Web: Para la difusión de los eventos realizado por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL y proporcionar información a los interesados de datos de contacto y realización de pagos electrónicos, se realizan publicaciones en la página Web de la copropiedad, las cuales incluyen datos de eventos, información general, imágenes o videos (las cuales deberán contar con la debida autorización para su uso por parte de sus titulares o responsables) y un formulario de contáctenos en el que se recolecta la siguiente información (nombre, correo electrónico, teléfono de contacto y mensaje dirigido al CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL). Listado de Menores para Eventos: Cuando el Conjunto realiza eventos especiales para los menores de edad, en fechas especiales como el día del niño, Halloween o novenas, toma un censo de los menores que asistirán, recaudando de cada uno de ellos nombre, edad, dirección, teléfono y nombre del acudiente. Para la recolección de esta información que incluye datos biométricos como toma de fotos y videos para inclusión en la página Web e informes de gestión, se contará con la autorización del mayor responsable del niño. TRATAMIENTO DE DATOS PARA PROPIETARIOS Y RESIDENTES Los datos personales recolectados de los propietarios y residentes de la copropiedad, de manera adicional a los fines generales, tienen como objeto los siguientes:

17. Cumplir con las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal vigente.

18. Mantener una comunicación formal y eficiente con el servicio de vigilancia. 19. Diligenciar de manera física y digital el libro de propietarios, residentes y

arrendatarios de la copropiedad. 20. Comunicar y Enviar las convocatorias para el desarrollo de asambleas ordinarias y

extraordinarias. 21. Remitir la facturación para el cobro de expensas de administración mensual, las que

se encuentren en mora con sus intereses, las cuotas extraordinarias, las sanciones y demás cobros relacionados al sostenimiento de la copropiedad.

22. Recaudar, almacenar, consultar y utilizar la información a través del sistema contable SIISCO de la copropiedad, donde se alimenta la base de datos con el nombre del titular de la obligación, número de identificación,

23. Informar de daños en bienes privados de su responsabilidad, que estén causando afectaciones a otros bienes privados o en zonas comunes, y que deban ser reparados de manera pronta y oportuna.

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24. Para promover el recaudo de la cartera morosa a través de la administración, sus funcionarios, contratistas profesionales en derecho y su equipo de trabajo, ya sea por vía judicial o extrajudicial.

25. Para el control del alquiler de zonas comunes de la copropiedad. 26. Para la comunicación de información de interés comunal, a través de diferentes

canales, como WhatsApp, Correo Electrónico, mensajes de texto y comunicaciones escritas personalizadas.

27. Para el control de los vehículos que acceden a parqueaderos privados a través de las zonas comunes esenciales de la copropiedad.

28. Para transferirlo a autoridades y aseguradoras que así lo requieran. 29. En caso de emergencia, siniestro, caso fortuito o fuerza mayor. 30. Para el censo de propietarios, arrendatarios y residentes de la copropiedad. 31. La captación de imágenes de los propietarios, arrendatarios y residentes de la

copropiedad, por intermedio de los sistemas de CCTV instalados en la copropiedad, que se almacenan en los DVR por un tiempo no superior a los 30 días. Las imágenes captadas de menores de edad, serán responsabilidad de su representante legal.

32. Elaboración de actas de la administración, consejo de administración y demás órganos administrativos, así como las asambleas ordinarias y extraordinarias de conformidad a la Ley 675 de 2001.

Se debe indicar, que la información de los propietarios, residentes y arrendatarios de la copropiedad, podrán ser almacenados, consultados, utilizados y traslados por los miembros de la administración, contaduría y revisoría fiscal, así como los órganos administrativos de la copropiedad, tales como el consejo de administración, comité de convivencia y afines, con el fin de ejecutar cabalmente el objeto de la propiedad horizontal, se hace necesario que el personal que labora y asesora en estas áreas, tenga acceso a la información de los copropietarios y arrendatarios quienes cancelan las cuotas de administración y arrendamientos de las zonas comunes, por lo que deben ser contactados ante los requerimientos del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA – PROPIEDAD HORIZONTAL, como también para el cumplimiento de los fines legales, tales como la Asistencia a la Asamblea de Copropietarios y la Conformación del Libro de Registro de Propietarios y Arrendatarios, acceso a parqueaderos, entre otras similares. Así mismo deberán tener acceso a la información de proveedores, contratistas y asesores de todas las áreas, para verificar la correcta ejecución de los objetos contractuales y, en consecuencia, gestionar los respectivos pagos, solicitar las garantías y los mantenimientos necesarios, especialmente para el cobro ejecutivo de la cartera morosa de la copropiedad y todos aquellos temas de convivencia con la comunidad. Para mantener actualizado el libro de propietarios y arrendatarios, se solicita que por cada bien privado, donde conste el número de la torre y apartamento, Teléfonos de contacto, Datos de Propietarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y edades de los mismos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números de parqueadero y depósitos propios o asignados), Datos de Arrendatarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y edades de los mismos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números de parqueadero y depósitos asignados), Datos de Vehículos y Motos (Marca, Placa, Conductor habitual), Datos de Bicicletas (cantidad y descripción),

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Mascotas (clase de animal, cantidad, raza, información de vacunas e indicación de cuidador), Datos de Empleadas (nombre, número de identificación, teléfono, celular y días de ingreso), Contacto de Emergencia para el inmueble(nombre, teléfono y celular). La anterior información se solicita además, con el fin de preservar la seguridad de los propietarios, arrendatarios, residentes y visitantes y además para proceder en caso de emergencia. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DELEGADOS: Se diligenciará una de base de datos, donde conste el nombre, número de identificación, inmueble, teléfonos de contacto y correo electrónico de los miembros del Consejo de Administración y los delegados, quienes aceptan ser contactados por cualquiera de los medios suministrados a la copropiedad, para reuniones, convocatorias, asamblea y demás afines a sus funciones, así como que en las diferentes actas se incorporen sus datos. HOJA DE VIDA DE LOS INMUEBLES: Se cuenta con una carpeta por apartamentos, para llevar un control detallado de toda la información relacionada con cada un inmueble y las personas que se encuentran vinculadas a el, de igual modo consta allí copia de los diferentes certificados de tradición y libertad, administrador de inmuebles rentados y de los arrendatarios, actuaciones judiciales, respuesta de PQR’s entre otros, de carácter público. USO DE PARQUEADEROS PRIVADOS Y COMUNALES: Se cuenta con una base de datos organizada, para garantizar el uso debido de las zonas privadas y comunes de parqueadero, con automotores de todo tipo que sean propiedad o de uso exclusivo de los propietarios o residentes de la copropiedad. Por lo que se debe contar con la siguiente información: placa, tipo de vehículo, nombre del propietario de este, conductor habitual y número de apartamento, en el caso de contrato con pólizas de responsabilidad civil y demás. Copia de este soporte se entrega al cuerpo de seguridad de la copropiedad. DATOS DE ARRENDATARIOS: Se maneja una base de datos en Excel que contiene la información de arrendatarios de zonas comunes y mensualidades de parqueaderos, la cual contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, correo y dirección física. FINALIDAD PARA EMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE LA COPROPIEDAD Se tiene que los empleados y contratistas de la copropiedad, además de las finalidades generales del presente manual, los datos personales serán tratados, con los siguientes fines:

9. Cumplir cabalmente con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas afines.

10. Cumplir y verificar con el cumplimiento oportuno de los aportes de parafiscales, impuestos y demás afines.

11. La celebración, ejecución y terminación del contrato de trabajo. 12. Verificación de información de las hojas de vidas. 13. Entrega y solicitud de referencias laborales directas o ante terceros. 14. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de

selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los

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participantes, la verificación de referencias laborales y personales y la realización de estudios de seguridad.

15. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, salud ocupacional y ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.

16. Recolectar la historia clínica para casos de reconocimiento y pagos de incapacidades cuando a ello haya lugar.

Empleados: El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL conserva en carpetas físicas individuales para cada empleado, la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, dirección, correo electrónico, celular, RH, beneficiarios (nombre, teléfono, registro civil en caso de menores, tarjetas de identidad y certificados escolares), así mismo, afiliaciones a EPS, AFP, ARL y caja de compensación. Como quiera que en esta información pueden existir datos sensibles, en el caso puntual de los datos correspondientes a los menores de edad, se solicita al responsable legal de los mismos la autorización para su tratamiento, bajo el entendido que el mismo es necesario para cumplir fines mayores como el de la salud y la recreación. De esta misma información se guarda una copia parcial en una base de datos en Excel que contiene los siguientes datos personales: nombre, número de identificación, dirección y EPS, datos que también están contenidos en el sistema contable SIISCO, para efectos de pago de nómina. Como quiera que este documento contiene información de terceros como empleados u otros residentes distintos a quien diligencia el formato, esta última persona debe firmar en constancia de que da fe de contar con la autorización de estos titulares para transmitir al Conjunto sus datos personales. Proveedores, Contratistas y Asesores: Cada proveedor, contratista o asesor, cuenta con una carpeta que contiene los contratos, RUT y Certificado de Existencia y Representación Legal, Cédula del Representante Legal, Certificación Bancaria, Hoja de Vida para el caso de personas naturales y datos de contacto como teléfonos, direcciones y correos electrónicos. En el caso que impliquen provisión de personal como aseo o vigilancia, las empresas en cumplimiento de las disposiciones legales, entregan copia de los soportes de seguridad social de sus empleados, los cuales son verificados por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, para realizar el trámite de pagos, sin que ello implique que los mismos sean incluidos en una base de datos. Esta información la conserva la copropiedad con el fin de llevar estricto control de sus compromisos contractuales, por lo que cada carpeta contiene la información de los contratos firmados por el representante legal de la copropiedad (aseo, seguridad, mantenimientos, asesorías, entre otros), en la cual se archivan los documentos precontactuales, el texto del contrato y los soportes de la ejecución. Adicionalmente se registran los datos del personal que acude a realizar los mantenimientos, tales como nombre, número de identificación y teléfono de contacto. FINALIDAD PARA LOS VISITANTES

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Se tiene que los visitantes de la copropiedad, además de las finalidades generales del presente manual, los datos personales serán tratados, con los siguientes fines:

6. Llevar una base de datos, de las personas que ingresan a la copropiedad con fines comerciales, con el fin de garantizar la seguridad de la comunidad en general, donde conste fecha y hora de entrada y salida, elementos de ingreso y salida, nombre, cédulas, números de contacto, empresa a la que se encuentran vinculados y servicios que se prestaran dentro de la copropiedad, así como la correspondiente autorización.

7. Llevar una base de datos, de las personas que ingresan a la copropiedad, con el fin de realizar visitas familiares o sociales a los diferentes bienes privados o comunes de la copropiedad, donde conste fecha y hora de entrada y salida, elementos de ingreso y salida, nombre, cédulas, números de contacto, inmueble o zona común a la que se dirigen, indicando la persona a quien autoriza dentro de la copropiedad.

8. Utilizar la imagen de las personas que sean captadas a través del sistema de CCTV con el fin de determinar daños a bienes, intrusiones, afectaciones, sustracciones, accidentes, siniestros y afines.

9. Para los casos de emergencia que se presenten dentro de las instalaciones de la copropiedad.

10. Para los eventos que sean programados por la copropiedad, donde se permita la participación de personas ajenas a la comunidad, para lo cual se podrán utilizar sus datos para el control y seguridad de los participantes, así como para fines de socialización de los eventos a través de canales de comunicación y redes sociales, donde aparezcan videos o fotografías de los participantes.

2. DERECHOS DEL TITULAR: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. 3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

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El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en la cartelera ubicada en la recepción de la copropiedad y en nuestra página web www.parquecentraldeoccidente2.com

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23. FORMATO PARA EJERCER EL HABEAS DATA DE TITULARES GRUPO EMPRESARIAL MULTIRED S.A.

Solicitud de Habeas Data sobre los datos de carácter personal incluidos en la(s) base(s) de datos y/o archivos cuya RESPONSABLE en términos de la Ley 1581 de 2012 es el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE SEGUNDA ETAPA - PROPIEDAD HORIZONTAL, identificado bajo el NIT 805014543 - 9, con domicilio en la Calle 77B No. 129-11de Bogotá D.C., persona jurídica legalmente establecida bajo las leyes de la República de Colombia, conforme a las disposiciones de la Ley 675 de 2001, norma que establece el objeto social de las propiedades horizontales.

TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: mayor de

edad, identificado con cedula de ciudadanía No. de la cual se adjunta copia a este escrito, con domicilio en la de la ciudad de por medio del presente escrito manifiesto mi intención de ejercer mi derecho de habeas data, de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos de carácter personal y el decreto 1377 de 2013 que reglamenta de forma parcial dicha norma, SOLICITA a LA RESPONSABLE.

(Por favor marcar con una X el derecho que desea ejercer)

• Ejercer mi derecho a actualizar los datos personales que sombre mi persona se encuentran almacenados en su base de datos.

• Ejercer el derecho a conocer los datos que sobre mi persona se encuentran almacenados en la base de datos.

• Ejercer el derecho a conocer cualquier otro dato que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento.

• Ejercer el derecho a conocer el origen de los datos. • Ejercer el derecho a conocer a quienes se han transmitido y/o transferido mis datos de carácter

personal o a quien se pretende comunicar los mismos. • Ejercer el derecho a rectificar mis datos personales. • Ejercer mi derecho de supresión o cancelación.

EXPLIQUE POR FAVOR SU PETICIÓN

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Atentamente,

Nombres y apellidos completos Firma y Fecha Documento de Identidad Número Adjuntar copia de C.C. PODER (SI se realiza en nombre de un tercero).