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Sistema de Gestión Comercial

Desarrollo de Sistemas a MedidaDerechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI

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STORAGE 6.3

SISTEMA DE GESTION COMERCIAL

ORIENTADO A PYMES

Desarrollado por:CARLOS AREVALO AMENERO

STORAGE es propiedad de MULTISOFT EIRL con dirección comercial en Urb. Cocharcas Alto D-6Chorrillos – Lima Suc. Jr. Tacna 386 Of. 302 Pucallpa – Celular 961-908938 RPM *254305

E-mail: [email protected]

LIMA - PERU



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INDICE

1. AGRADECIMIENTOS

2. INTRODUCCIÓN

3. BIENVENIDOS

4. REQUERIMIENTOS E INSTALACION

5. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES

6. PRIMER VISTAZO

7. EJECUCION DEL STORAGE

8. CONTENIDO DEL STORAGE



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1. AGRADECIMIENTOSA mis padres, quienes crearon una filosofía viva y única en mi ser el cual perdurará para siempre hasta elfinal de mi existencia.También a todas las empresas que adquirieron este software en su versiones anteriores, quienescontribuyeron a mejorarlo de una u otra forma, mediante la solicitud de sus propios requerimientos,haciendo de Storage una potente herramienta en el mercado nacional.Carlos Arévalo A.

2. INTRODUCCIÓNHoy en día como resultado del gran avance tecnológico e informático, las empresascompetitivas deben contar con un Sistema Informático que les permita obtener información real yoportuna, tanto a nivel gerencial como administrativo; para así poder tomar decisiones que satisfagany beneficien sus propios intereses. Por todo ello y pensando en el gerente moderno se creó STORAGE.

STORAGE es un Sistema para la administración de negocios, orientado a pequeñas y medianasempresas (PYMES) del sector comercial y de servicios. Es una herramienta muy valiosa con el cualpodrá llevar a cabo un eficiente control de su empresa.STORAGE está diseñado para aplicarse a empresas de diferentes Rubros del sector comercial yprestación de servicios, cuya función específica es el Control de Existencias (stock de mercaderías).Está diseñado para manejar múltiples almacenes y a la vez efectuar transacciones en monedanacional y en dólares, los procesos de registro de documentos actualizan automáticamente los saldosfísicos y cuentas corrientes de clientes y proveedores. La facturación puede llevarlo a cabo en tiemporeal o mediante registro diferido.Pensando en los constantes cambios y evolución de las empresas competitivas, nosotros tambiénmejoramos día a día nuestro Software para brindar un mejor producto a nuestros clientes.El presente manual proporciona información sobre el manejo del SISTEMA de una manera sencilla ydidáctica.

3. BIENVENIDOS

Bienvenidos a STORAGEMultisoft felicita a las personas que participaron en la toma de decisión para la adquisición de STORAGE,cuyo contenido responde sin duda alguna a las necesidades y requerimientos de su empresa o de laempresa que administra.STORAGE está diseñado con técnicas y criterios de calidad total, garantizándole un perfecto control ymanejo de su Empresa.

4. REQUERIMIENTOS E INSTALACIÓN

Requerimientos Hardware (mínimo)a. Una PC con un procesador Pentium Db. 256 de Memoria RAM o 512 recomendadoc. 200 MB de espacio en Disco Durod. Un CD-ROM o DVD-ROM



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e. Un monitor Super VGA con resolución 1260 x 720Requerimientos SoftwareEl sistema se ejecuta bajo sistema operativo Windows 95 y versiones posteriores.Instalación desde CD-ROMInserte el CD de STORAGE, y automáticamente se procederá a instalar mediante el AUTORUN, casocontrario hacer doble clic en SETUP.EXEDespués que instale STORAGE:1. Configure el archivo APPCONFIG.INI la unidad lógica y las rutas específicas de los archivos y bases dedatos. Use esta configuración para el servidor de red o máquina principal donde se encuentra instaladala base de datos del sistema.CONFIGURACION PARA INSTALACION EN UNA PC O EN EL SERVIDOR DE RED[Defaults]RUTAREDPC = DATARUTATLIBRES = TLIBRESRUTABITMAPS = BITMAPSIMAGENES = IMAGENESRUTAFORMATOS = FORMATOSRUTATEMPO = D:\TEMPOSTORAGEBACKUPTLIBRES = D:\BACKUP\TLIBRESBACKUPDATA = D:\BACKUP\DATAFONDOMAIN = STORAGE-TRANSP-59.JPGLOGOEMPRESA = LOGOMULTISOFT.BMPSTATUSBAR = GENPRINTFACTBOL_DOS = NPRINTGUIA_DOS = NPRINTRECIBOS = SG_REDONDEOPRECIO = 2FRASECOTIZACION1 = CTA.CTE S/. 480-1169512-0-35 BCO.CREDITOFRASECOTIZACION2 = CTA.CTE S/. 00-513-000472 BCO.DE LA [email protected] - [email protected]_GRAFICA = FAC_ARAUCO1.FRXBOL_GRAFICA = BOL_ARAUCO2.FRXGUI_GRAFICA = GUIA_ARAUCO1.FRXCIA_ARTEFACTOS= SSHOWMODELO = SPRINT_PREVI = NIMPUESTOSELECTIVO=NBOTONESGIF = SMANEJARESERVAS= NPRINTTICKETS = NPRINTCORTEPAPEL=SPRINTPARTESVARIOS=SPRINTNOMBRECORTO=NMARCATICKETERA =EPSONMANEJACAJERO_BCP=SNota: Las carpetas DATA, TLIBRES, BITMAPS, IMÁGENES, REPORTS Y FORMATOS deben estar dentrode la carpeta del sistema.Data contiene la base de datos y las tablas principales y Tlibres las tablas secundarias y/o deconfiguración.Guarde en IMÁGENES todas las fotografías de los productos en FORMATOS los archivos de formatos delos documentos que se emiten (facturas, boletas y guías) y REPORTS contiene los archivos de informes(FRX Y FRT).



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CONFIGURACION PARA INSTALACION EN TERMINALES DE RED

Similar a la del servidor solo cambia, las dos primeras líneas, las mismas que direccionan a la unidadfísica del servidor.[Defaults]RUTAREDPC = \ \ S E R V I D O R \ D \ S T O R A G E \ D A T ARUTATLIBRES = \ \ S E R V I D O R \ D \ S T O R A G E \ T L I B R E SPara el caso de terminales de RED con servidores dedicados asigne la unidad lógica a la que estáconectada la PC.Por ejemplo: RUTAREDPC = I:\STORAGE\DATARUTATLIBRES = I:\STORAGE\TLIBRESDonde I es la unidad lógica del Servidor y STORAGE\DATA es la ruta o carpeta donde se encuentrainstalada la base de Datos del sistema.2. Crear la carpeta TEMPOSTORAGE en todas las PCs.3. La carpeta BACKUP crearlo solo en el servidor desde donde se efectuará dicho proceso.4. Si instaló en red eliminar las carpetas DATA Y TLIBRES de las terminales o en todo caso renombrarlos

Carpeta del Sistema Carpetas y Archivos del Sistema

1. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES

Consideraciones Generales



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a) Acceso a Menús, Storage presenta un menú contextual desplegable, sencillo y práctico, utilice lasteclas de dirección o el Mouse para seleccionar una opción, luego pulse ENTER o haz clic para acceder aella.b) Teclas Programadas:F3, para cambiar el tipo de moneda en que está facturando o cotizandoF4, activo en el módulo de facturación, para cambiar el tipo de documento Fact/Bol/Fact.F5, utilice esta tecla para ver la descripción completa del ítem, costos, precios y tipo de cambio.F6, sirve para activar o desactivar la casilla de INAFECTO a IGVF7, Sirve para ingresar la glosa o detalle de una factura (productos o servicios)F8, Activa la casilla para eliminar los ítems no deseados de la lista.F9, elimina los ítems marcados de la lista.F10, utilice esta tecla para imprimir cualquier reporte por impresora en modo Matricial.Ctrl-A Acceso directo a Generar documentos como anulados.Ctrl-B Acceso directo a Movimientos Bancarios.Ctrl-D Acceso directo a Configuración de Documentos y sus correlativos.Ctrl-E Elimina físicamente un documento de venta ya registrado.Ctrl-F Acceso directo a Facturación de Mercadería y/o Servicios.Ctrl-G Acceso directo a Guías de Remisión.Ctrl-H Acceso directo a Mantenimiento de Clientes.Ctrl-I Acceso directo a Registro de compras - Proveedores.Ctrl-K Acceso directo a Actualización de Costos y Precios.Ctrl-M Acceso directo a Consulta de Precios y Stock.Ctrl-N Acceso directo a Impresión de Notas Contables.Ctrl-P Acceso directo a Mantenimiento de Productos.Ctrl-R Acceso directo a Imprimir documentos de Venta.Ctrl-T Acceso directo a Registro de Gastos x Terceros.Ctrl-X Acceso directo a Transferir correlativo de documentos mal impreso.Ctrl-Z Acceso directo para activar documentos de venta para su re-impresión.Ctrl-W Acceso directo a Pre-Ventas-Cotizaciones.Alt-K Acceso directo a Reporte de Kardex Físico x ítem.Alt-S Acceso directo a Reporte de Stock.Alt-Q Cerrar sesión de usuario, para salir.ESC, pulsando esta tecla puede abandonar o cancelar cualquier operación o módulo en ejecución.

c) Botones Comunes

Ingresar un Nuevo Dato Modificar DatosVer Datos Ingresados Eliminar DatosGraba o Cancela un movimiento u operaciónd) Botones Interactivos (en el menú principal)

Pre-ventas/Cotizaciones

Tipo de Cambio $ Consultar Stock



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Nuevo Modificar Eliminar Grabar Revertir Imprimir Salir Facturación

e) Botón de Ayuda Muestra una ventana con alternativas de respuesta.f) Botones de posición de Registros

Primero Avanza Retrocede Ultimo

g) Botones del módulo de Facturación al momento de grabar una factura.

2- Consideraciones y Validaciones en los módulos de movimientosa) Todos los movimientos de ingresos y salidas auto generan el número correlativo de documentos, solo tieneque pulsar ENTER en dicho campo sin antes haber digitado dato alguno. Configure los númeroscorrelativos o de inicio de cada documento, utilizando la opción Documentos del menú Mantenimiento /Entidades y Documentos/ Documentos.b) Puede registrar los documentos sin mantener la correlatividad, es decir primero puede registrar la factura0000001, luego el 0000005 y posteriormente el 0000002, siempre y cuando la facturación no se lleve entiempo real.

c) Todos los movimientos (ingresos y salidas) pueden ser consultados invocando el número de documentocon el que fue grabado. En los módulos de Compras y Pedidos, puede añadir Ítems en la lista, después dehaber grabado uno o más artículos. En el caso del módulo de Compras solo es posible si aun no haefectuado el ENVIO DE STOCK A ALMACEN.d) Validación de fechas, todos los movimientos le proporcionan automáticamente la fecha del sistema consolo pulsar ENTER en dicho campo. Si está configurada para facturar el tiempo real la fecha no podrá sercambiada.e) Verificación de Costos y Precios, no podrá cotizar o facturar un artículo si este no tiene precio o si el precioes inferior al costo.f) Movimiento sin stock, es posible facturar un artículo sin disponer de stock suficiente en el sistema,modifique los valores en la opción Tipos de Movimientos del menú Mantenimiento/ Configuración.g) Validación de movimientos, el sistema efectúa validaciones de Stock, actualización de saldos, almacén deprocedencia de mercadería, guía de remisión, documento de referencia. Modifique estos parámetros porcada tipo de operación en el menú Mantenimiento / Configuración / Tipos de Movimiento. Active lascasillas de Valida Stock y Actualiza Stock si desea vender únicamente artículos con stock.



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h) Todos los Movimientos grabados como ANULADOS, pueden ser REVERTIDOS, en la misma fecha de sucreación. Las cantidades registradas en dichos movimientos actualizan automáticamente los saldos tantoal anular como al revertir.i) Solo los documentos de venta pueden ser ANULADOS FISICAMENTE con la finalidad de volverlo aregistrar correctamente.3- Recomendaciones Importantes. (Menú UTILITARIOS)a) Se recomienda efectuar el proceso de indexado de tablas después de un apagado incorrecto del Servidor deRed o de la PC principal donde está instalado la base de datos del sistema, para efectuar este procesoejecute la opción Generar Índices del Sistema del menú UTILITARIOS. Si opera en modo multiusuario (ENRED) los demás usuarios deberán SALIR del Sistema.b) Efectúe VALIDAR BASE DE DATOS del menú Utilitarios en caso de apagones intempestivos, o en caso queel sistema no le permita grabar información por encontrarse con datos corruptos. Marcar los 2 checkc) Efectúe BACKUP (copias de seguridad) de las carpetas DATA Y TLIBRES en CD-ROM, mediante losprogramas NERO o cualquier otro COPIADOR similar. También puede efectuar Backup en el disco durode manera comprimida utilizando el paquete WINZIP o WINRAR (Crear carpetas de Backup por fechasRECOMEDABLE en la unidad D y que no esté congelada con el DEEPFREE).d) Si trabaja en Red, Nunca apague el Servidor si las demás terminales están usando el sistema.e) Nunca efectúe la opción ELIMINAR INFORMACION del menú Utilitarios si no está seguro de hacerlo, casocontrario ya no podrá recuperar la información por ningún medio. Consultar con el encargado de área.f) Efectúe obligatoriamente el REPROCESO DE SALDO MENSUAL Y GENERAR COSTOS PROMEDIOS POR MESdel Menú Utilitarios, al cierre de cada mes.g) También ejecute PROCESAR SALDO MENSUAL en caso de tener diferencias de STOCK FISICOS. Pudiendoefectuar desde el mes de enero hasta antes del mes en curso, por ejemplo si esta en el mes de abrilreprocese saldo mensual desde enero hasta marzo y luego ejecute la opción PROCESAR SALDO ACTUALen el Menú Utilitarios. Del mismo modo para casos de manejo de Stock por Series (Artefactos y vehículos)ejecute PROCESAR STOCK DE SERIES ACTUAL.h) Cada fin de año genere las tablas de stock y series para el nuevo periodo, luego transfiera los saldos finalesal periodo o año siguiente. No se olvide que sus saldos deben estar correctos. Ejecute este proceso en elmenú Utilitarios.

6. PRIMER VISTAZO

Diseño y Características



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STORAGE está desarrollado en VISUAL FOXPRO para plataforma de WINDOWS en todas susversiones, está diseñado para operar con múltiples almacenes o ubicaciones por empresa, es bimonetaria(moneda nacional y dólares),Codificación de artículos de 1 a 15 caracteres alfanuméricos, clasificación de artículos por familias y líneas,el acceso es parametrizable por usuario; como la accesibilidad a menús, tipos de movimientos, serie dedocumentos, motivo de movimientos, acceso a almacenes, etc. También le permite abrir múltiplesventanas en forma interactiva sin necesidad de cerrar las ventanas activas y si desea puede operar sinhacer uso del Mouse.STORAGE utiliza base de datos y tablas libres DBF con índices compactos CDX, claves encriptadas que solopueden ser leídas por el propio Sistema.7. EJECUCION DEL STORAGEPara ejecutar el sistema, ubique el icono de storage en el escritorio; y haz doble clic en el para visualizar lasiguiente ventana, luego ingrese el código de usuario y su contraseña; finalmente seleccione la empresa y elalmacén o tienda asignada (datos previamente creados por el responsable de área).El icono puede cambiar de acuerdo a la versión instalada o también a la preferencia del usuario.

ICONO DE STORAGE

PANTALLA DE ACCESO (Código y Clave de Usuario)

8. CONTENIDO DE STORAGE (MENÚ PRINCIPAL)



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El sistema contiene 7 menús: Mantenimientos, Facturación-Vtas., Cuentas por cobrar y Pagar, Compras yPedidos, Partes y Guías, Informes y Utilitarios.01. Mantenimientos.Este menú contiene módulos de Tipo de cambio, Clientes, Productos, Proveedores, Zonas, Transportistas,codificación de almacenes, usuarios, accesos y perfiles de usuarios, configuraciones y parámetros del Sistema,etc.

02. Facturación - Ventas.Este menú contiene módulos de facturación, anulación, activación de facturas impresas, corrección defechas de documentos, eliminación física de facturas y boletas y transferencia de documentos mal impresos. Asímismo contiene módulos de notas de crédito, débito y proformas.

03. Cuentas por Cobrar y PagarEste menú contiene módulos para registrar las cobranzas tanto de facturas como de letras, conocer lasituación de deudas vencidas según rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes, amortizadas y



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canceladas. También le informa la situación del cliente al momento de efectuar la venta, le permite realizarreportes de cobranzas por rango de fechas, vendedor, cliente y zonas.Permite registrar cheques emitidos y devueltos, registrar anticipos de clientes.Le permite registrar todas las facturas y letras por pagar por proveedor, conocer la situación de deudasvencidas según rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes, amortizadas y canceladas,programación de Pagos. Le permite realizar reportes de pagos por rango de fechas y proveedor.04. Compras y Pedidos.Le permite registrar Órdenes de Compras y Partes de Ingresos de Mercaderías, actualizando los saldos,costos y precios de venta en tiempo real. Las compras puede efectuarse con prorrateo de gastos (fletes,embalajes, descarga, etc.) aplicando un factor, que le permitirá obtener costos netos y reales. Puedeparametrizar el registro de costos con o sin IGV, genera reportes de compras por proveedor y por producto.05. Partes y Guías.Este menú contiene módulos para registrar los ingresos diversos (inventarios, ajustes, traslados portransferencias, etc.) y salidas diversas, como ajustes por inventario, salidas por la devoluciones o cambio deproducto. También efectuar guías de remisión por motivos de traslado de mercadería vendida, traslados entreestablecimientos, ventas al crédito y otros tipos de motivos que puede crearlo.06. Informes.Este menú contiene todos los informes de las diferentes operaciones efectuadas, como ventas, compras,inventarios, cuentas por pagar y cobrar, listas de precios, gastos, liquidación de caja, movimientos bancarios.Muchos de los informes se envían a Excel.07. UtilitariosEste menú es de gran utilidad, sirve para actualizar el stock, saldos de cuentas corrientes, validar la base dedatos, generar índices de las tablas, efectuar backup de datos, generar los cierres de saldos mensuales, crear lastablas principales en la base de datos para cada periodo o año.

Que hacer primero?

Ni bien ingresa al sistema debe actualizar el tipo de cambio del dólar, y, si desea, ingresar el monto deapertura de caja en soles y dólares.Actualice el tipo de cambio del Dólar todos los días, es necesario sin ello no podrá efectuar losmovimientos diarios y tampoco podrá actualizar los costos y precios de los artículos que se comercializan endólares. No se olvide que el tipo de cambio comercial es propio de la empresa, más no bancario.



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Hacer clic en el botón Nuevo para añadir el tipo de cambio del día y clic en el botón modificar para actualizaro modificar el tipo de cambio ya registrado.Como Codificar un Producto o Servicio

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Mantenimiento de Productos (Ctrl-P)En este módulo se codifican familias, líneas y artículos; también se consultan y modifican los costos yprecios.

Consideraciones:a. La codificación de los artículos es por Empresa y puede efectuarse de dos maneras: Correlativa yAlfanuméricamente; si es correlativa el ancho es de 6 dígitos y si es alfanumérica, puede codificardesde 1 a 15 caracteres como máximo pudiendo aprovechar la codificación de barra de losproductos que lo poseen.b. Por defecto el sistema genera códigos correlativos (00001, 00002, 00003, etc.). Si desea codificarsiempre en forma alfanumérica, modifique el código 014 de Parámetros Globales con VALOR “N”,en el menú de Mantenimiento / Seguridad y parámetros / Parámetros Globales. También puedehacerlo activando la casilla de Codificación alfanumérica o de barra en la misma pantalla deMantenimiento de productos (Ctrl-P).



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c. Para corregir el correlativo de códigos de PRODUCTOS y FAMILIAS ingrese a la opciónMantenimiento / Entidades y documentos / Empresas y pulse el botón Modificar detalle.d. Las familias y Líneas tienen una codificación correlativa de tres dígitos.e. Para crear un código deberá existir necesariamente la familia y la línea de familia.f. Puede crear códigos de artículos, servicios, descuentos y pagos a cuenta. Solo los códigos demercadería ACTUALIZAN los saldos físicos.g. Ningún código de familia, línea y artículo puede ser modificado después de su creaciónh. Puede anular un código de artículo siempre y cuando éste no haya tenido movimiento alguno(facturación, compras, inventarios, etc.).i. Si desactiva un código este quedará inhabilitado en los módulos de movimientos (no permiteefectuar descargos).j. Puede consultar un artículo digitando su código o digitando parte del nombre del artículo seguidode la coma (,). Ej. y pulse [ENTER] el sistema le mostrará una ventana de ayuda, allí busque conlas teclas de cursor el artículo deseado y pulse [ENTER] para capturarlo.k. No puede modificar las unidades de venta si este ya tuvo movimiento, porque alteraría los saldos,salvo si la presentación en unidades fuere la misma. (Por Eje: Caja X Paquete o Unidad X Pieza)l. Si desea agregar un artículo similar a uno existente, jale el artículo existente y haz clic en el botónCódigo Rápido y cambie solamente los datos necesarios (tamaño, modelo, unidad de venta, etc.).m. El campo ubicación sirve para asignar una ubicación física a la mercadería ya sea vitrina, stand,almacén, etc.Puede insertar imágenes del producto haciendo clic en el icono de la cámara o fotógrafo, debe tenerpresente que las fotografías deberán estar ubicadas en la carpeta IMÁGENES dentro de la carpeta delsistema.D:\SISTEMAS\STORAGE_HONDA\IMAGENES (ver configuración de archivo APPCONFIG.INI).Capture el código de barra ubicando el cursor en el recuadro de Búsqueda por Código de barra.

Como codificar con el lector de Barra.Si tiene instalado un lector de código de barra, active la casilla Codificación alfanumérica o de barra.Luego haz clic en el botón Nuevo y el cursor se ubicará en el campo Código, seguidamente pase el lectorpor el código de barra del producto y de inmediato efectuará la lectura respectiva.No se olvide que el lector debe estar correctamente configurado para poder capturar el código de barra.Sugerencias:Si trabaja con códigos correlativos, se recomienda codificar los artículos de manera ordenadaestableciendo criterios de:- Descripción, en orden alfabético.- Tamaño o medida del artículo, de menor a mayor.- Marca, el de mayor a menor rotación.Ejemplos de cómo codificar (Codificación Correlativa)000005 Cordón Mellizo # 12 Indeco000006 Cordón Mellizo # 14 Indeco000007 Cordón Mellizo # 16 Indeco000020 Aceite vegetal ½ Lt. Friol000022 Aceite vegetal 1 Lt. Friol000030 Baygón 550cc Bayer000032 Baygón 870cc BayerEjemplo de codificación Alfanumérica o códigos de barra.(CODIGOS CREADO POR EL USUARIO)



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CGL_125 Motocicleta Honda CGL 125ELITE125 Motocicleta Honda Elite 125(CODIGOS DEL FABRICANTE)16076-ND5-004 Anillo de Pistón Honda52400-HC5-970 AMORTIGUADOR POSTERIOR -HM5-85108E96-MZ0-A00 ANTENA RADIO DE MOTOCICLETA CB 08E96-MZ0-100Codificación de productos que se expenden por Unidad y Cajas o Presentaciones por variasunidades. (ABARROTEROS, FARMACIAS, DISTRIBUIDORAS, MAYORISTAS, ETC.)Solo un código de producto pero con varias presentaciones o unidades de venta.000100 Leche Gloria x 720ml x Lata000100 Leche Gloria x 720ml Caja x 24 Latas000100 Leche Gloria x 720ml Caja x 48 Latas000200 Azúcar Blanca x Kg.000200 Azúcar Blanca Bolsa x 10 Kg.000200 Azúcar Blanca Saco x 50 Kg.000300 Panadol para niños x Unidad000300 Panadol para niños Caja x 10 Uds.

Descripción de Botones.Código rápido.- Este botón le permite añadir nuevos Artículos de modo rápido, tomando como plantilla losdatos de un código existente similar. De gran uso para artículos similares o de la misma familia y línea.Nuevo.- Este botón le permite agregar un nuevo producto o servicio.Ver Datos.- Le permite ver la lista de productos registrados



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Modificar.- Este botón le permite modificar todo el detalle del producto, mas no el código.Eliminar.- Permite eliminar un articulo siempre y cuando este no haya tenido movimiento alguno.Búsqueda por Código o Descripción.- Permite buscar un artículo por código o por descripción.

Como acceder a un Código?

Hay 4 formas de hacerlo:1. Digitando el código completo del artículo en el mismo campo

2. Digitando parte de la descripción del artículo mas la coma (,)En este caso la ventana de líneas mostrará aquellos ítems que pertenezcan a la familia seleccionada.3. Efectuando filtros por Familias y Líneas, para el caso de farmacias por Laboratorios y Principios activosSi es por filtros pulse ENTER antes de digitar código o descripción alguna, en este caso el sistema lepermitirá acceder a tres ventanas alternadamente; la primera corresponde a la Familia, la segunda a laslíneas que contiene cada familia y la tercera a los artículos involucrados en la línea seleccionada, utilicelas teclas de movimiento de cursor para seleccionar el artículo deseado.

4. Filtros Dinámicos, filtra solo aquellos productos que contiene dentro de la descripción la frase o palabraespecifica, es lo contrario a la opción 2 es decir primero digite la coma (,) luego la frase y ENTER. Espráctico para búsquedas de productos que contienen medidas. Por Ejemplo: ,1/8 X 2 filtrará todosaquellos artículos que tienen dentro de su descripción el valor o frase 1/8 X 2.

Un ejemplo de filtro de la familia Motocicletas Honda y la Línea Motos Todo Terreno



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Como Crear Familias y Líneas

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Familias y Líneas

Familias y Líneas.- En este módulo se crean las familias y líneas de los productos.Se entiende por familias al grupo de productos que se identifican dentro de ella, y las líneas son los tipos oclases de productos que pertenecen o se identifican con la familia.Caso Práctico:Familia 001 HerramientasLíneas: 001-001 Martillos001-002-Palas001-003-Serruchos.Familia 002 EléctricosLíneas: 002-001 Fluorescentes.002-002 Interruptores002-003 Cables Eléctricos.

Nuevo.- Permite crear una nueva familia de artículos y crear una nueva línea de una familia.Ver Familias/Líneas.- Permite visualizar la lista de familias y líneas.Modificar.- Permite modificar una Familia y/o una línea.Eliminar.- Permite eliminar una familia y/o línea.Como crear Marcas.

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Marcas



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Este módulo permite crear las marcas de los productos, las mismas que se asocian al momento decrear un código en el maestro de Productos.

Como crear Unidades de Medida.

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Unidades de Medida

| Vamos a explicar este módulo mas detalladamente debido a su importancia en el sistema, por quedepende de ello se llevará a cabo un registro exacto de los saldos mediante el correcto ingreso de comprasy facturación de ventas de cada producto (para productos con diferentes unidades de venta en abarrotes,librerías, farmacias, etc.). Por ejemplo si tenemos el producto arroz, este se vende por kilos y sacos,entonces deberíamos codificar este ítem con dos unidades de venta; primero la mínima unidad de venta(kilo) y luego la mayor (saco) indicando la cantidad de kilos que contiene éste.click



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Como se puede observar la cantidad por presentación máxima es de 50 kilos y la cantidad mínima a venderde este saco es de 0.50 ósea ½ saco (25 kilos). Ahora veamos cómo se muestra este artículo arroz en elMaestro de Artículos.

Codificación de productos para empresas con Múltiples unidades de venta (Bodegas, farmacias,distribuidoras, etc.)Otro caso: Si un producto tuviese tres o más unidades de venta, como el caso del Yogurt paquete de 24sache x 100ml y se vende por unidad, docena y paquete x 24, entonces su unidad de medida deberá ser dela siguiente manera:Unidad x 1 , docena x 12 y paquete x 24



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Como se puede observar la cantidad por presentación mínima es de 1 unidad y la máxima es de 24unidades. Ahora veamos cómo se muestra este artículo de Yogurt en el Maestro de Artículos:PUEDE INGRESAR UNIDAD, DOCENA, PAQUETE, ETC. POR CADA PRODUCTO

Como Consultar Precios y Stock

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Consultar Stock y Precios (CTRL-M)



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Esta pantalla muestra los precios (unitarios y por mayor) y el stock físico porcada almacén. Si los preciosfueron registrados en dólares, también le mostrará en moneda nacional al tipo de cambio del día.Como Actualizar los Costos y Precios

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Actualizar Precios y Costos (Ctrl-K)Acceso Restringido solo para Usuarios AutorizadosEste módulo sirve para actualizar los nuevos costos y/o precios de venta de los productos, sin sernecesario el registro de una nueva factura de compra.La utilidad mínima sirve para imposibilitar la venta al precio costo y así mantener una utilidad.Ubique el producto que desea actualizar mediante código, nombre o filtros de familia y línea, luego hazclic en el botón Modificar y proceda a cambiar los valores de costos % utilidad y precios que creaconveniente. El Costo Proveedor puede considerarse con o sin IGV, queda a criterio o política de laempresa. El Costo Neto incluye IGV además fletes si lo crea conveniente, la actualización de precios es enbase al Costo Neto; queda a criterio de la empresa establecer costo neto igual a Costo Proveedor.



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El sistema maneja dos precios (unitario y por mayor) si no desea ingresar precios por mayordigite valor cero (0) en el campo Precio por Mayor. Para casos de usuarios del rubro ABARROTES,LUBRICENTROS o BOTICAS el sistema maneja hasta 5 precios por artículo según sea su forma de venta, elmismo que se define al momento de codificar el producto (ver Mantenimiento de Productos).

Pantalla de actualización de costos y precios para distribuidoras y/o mayoristas (abarroteros,farmacias, markets, etc.)



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Como crear Clientes

Menú Mantenimiento/Clientes - Acceso rápido (Ctrl-H)Codifique los clientes por número de RUC, DNI o un CORRELATIVO autogenerado por el sistema, elancho del código es de 8 caracteres para DNI y correlativo y 11 para RUC. Hacer clic en el botón Nuevo.Pulse TAB en los campos que no desea ingresar información o en todo caso complete con informacióncorrespondiente.Es muy importante ingresar todos los datos sobre todo para el manejo de créditos y así poder obtenerinformación necesaria para su ubicación. Puede modificar todos los datos registrados a excepción delcódigo.NOTA: Si va a efectuar una venta al crédito primero registre al cliente.

La opción Búsqueda Rápida te permite ubicar un cliente de 02 maneras: 1 por código y 2 por nombre.1.- Por Código. Digite el código y presione ENTER, como se muestra e la imagen anterior.

2. Digitando parte del Nombre del Cliente + la (,) y ENTER. como se ve en el ejemplo el sistema muestratodos los clientes que tienen el nombre Cesar.



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Nuevo.- Sirve para registrar un cliente Nuevo, donde usted deberá ingresar todos los datoscorrespondientes. Hay algunos datos opcionales de ingreso. Para terminar el ingreso deberá seleccionar elBotón Grabar o caso contrario la opción cancelar.

Ver Datos.- Permite visualizar los datos de un cliente seleccionado de la siguiente manera.Modificar.- Permite modificar los datos de un cliente excepto el código del cliente, como se muestra lasiguiente ventana, para terminar la modificación seleccione grabar o cancelar en caso contrario.Eliminar.- Seleccione un cliente y presione el botón eliminar, el sistema le pedirá confirmar la eliminación;si el cliente ya registra movimiento alguno, su petición será denegada. Ejemplo.



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Como crear Proveedores

Mantenimiento/ProveedoresEn este módulo se registran los proveedores, la codificación puede ser correlativa o alfanumérica.La codificación por defecto es correlativa, cambie el código 022 “Ingreso de código automático S/N“deParámetros Globales a VALOR “N” (Menú Mantenimiento) para codificar en modo alfanumérico. En estaventana se muestra las opciones del Maestro de Proveedores.

Como crear Empresas de Transportes

Menú Mantenimiento/transportesEn este módulo se registran las empresas de transportes, válidos para el registro de la Guía deRemisión. Puede crear, modificar, eliminar y visualizar los datos respectivos. Ejemplo.



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Como crear Zonas

Mantenimiento/ZonasEn este módulo se registran las zonas o con los que trabaja la empresa, y se crea, se modifica, seelimina y se visualiza los datos de las diferentes zonas. Ejemplo.

Como configurar datos de su empresa

Mantenimiento/Entidades y Documentos/Datos de empresaIngrese la clave “CREAREMPRESAS” y luego…Pulse el Botón Modificar e ingrese los datos respectivos, el almacén o ubicación puede crearlodespués.Correlativos independientes por Empresa. Consulte para múltiples empresas.Cada empresa maneja de manera independiente los correlativos de clientes, familias, código de artículos,código de proveedores y series.Todos los datos pueden ser modificados posteriormente, la tienda o ubicación se visualiza solo porempresa, en caso de no existir puede aceptar dato en blanco hasta su posterior codificación.



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Definición de Almacenes o Puntos de VentaPrimero debe crear la empresa para poder crear el almacén o puntos de venta, se sugiere asignarcódigos 100, 101, 102, etc, para casos de la empresa 001 o; 200, 201, 202, etc; para la empresa 002.No se olvide que los códigos de productos, clientes, familias se crean por empresa, aun siendo el mismoproducto o cliente.

Definición de Documentos y CorrelativosMantenimiento/Entidades y Documentos/Documentos y Correlativos (CTRL+D)Seleccione un tipo de documento de la Lista y haz clic en Modificar, NO CAMBIE los valores establecidosen las casillas y opciones de registro de ventas, registro de compras, documento de Cta. Cte., y los signos deRV Y RC respectivamente.



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Validaciones del documento:s

CORRELATIVOSSeleccione una serie luego hacer clic en el botón Modificar Serie.Asigne documentos a cada tienda o almacén indicando el tipo de venta (contado o crédito para facturas yboletas), el numero de correlativo inicial, el número de items que contiene dicho formato y active la casillasi la serie debe iniciarse por defecto al momento de hacer un documento.Active la casilla de Documento de cuenta corriente, si el documento sirve para dar créditos y así obtenerinformación de cuentas por cobrar.FORMATOS



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Si la facturación utiliza impresión de formatos con modo gráfico inserte el nombre del formato dela factura, boleta y guía de remisión en el campo NOMBRE DE FORMATO. Estos formatos deben estarubicados en la carpeta FORMATOS previamente diseñados según el modelo del comprobante que disponela empresa y configurados según el modelo de impresora. Archivo generado por el proveedor del sistema.CORRELATIVOS ESPECIALESSirve para inicializar los correlativos de códigos autogenerados de: clientes, proveedores, familias,productos, series de artefactos o vehículos y correlativo de líneas de transporte (solo agencias detransporte).CONFIGURACION DEL SISTEMAEl sistema posee tablas con valores fijos y tablas con valores parametrizables. Las con valores fijos nopueden ser modificados ni eliminados, ya que podrían alterar la operatividad correcta del sistema, salvoque lo considere necesario el responsable de área.TABLAS FIJASNo pueden ser modificados las tablas de: Tipos de venta, Tipos de pago y Grupo de Operaciones.MonedasPuede modificarse el nombre y signo de la moneda nacional (por defecto NUEVOS SOLES S/.) ejemplo.

ImpuestosPuede Modificar el Impuesto General a las Ventas IGV (valor x defecto 1.19)Y otros tipos de impuesto que designe el gobierno.Para modificar lo puede realizar en la siguiente ventana.

TIPOS DE MOVIMIENTOPuede definir los tipos de movimiento tanto de ingresos como de salidas y con que documentopuede efectuarlo y a la vez definir si dicho movimiento actualiza los saldos, verifica stock, si pide almacén,si descarga solo con guías, etc. Usted puede parametrizarlo según su política de negocio.



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Los tipos de movimientos tanto de ingreso y salida están asociados a una serie de validaciones pormotivo de movimiento y por tipo de documento, es por ello una vez instalado y configurado el sistema,estos valores ya no deberían ser modificados.Validaciones por Motivo Movimiento:

Validación de Stock Actualización de Stock Pide tienda de envío Movimiento solo con guías Validación de Documento de referencia y Actualización de Stock dependiendo del documento de referencia.

Seleccione un tipo de movimiento luego hacer clic en el botón Modificar, donde se mostrará la siguienteventana.

Validaciones por Tipo de DocumentoEstos parámetros sirven para validar un documento al momento de registrarlo.Seleccione el tipo de documento (principal o de referencia) luego clic en el Botón Nuevo detalle oModificar detalle de la ventana anterior (tipos de movimiento) para acceder a esta ventana. Active lascasillas de verificación que crea conveniente para dicho documentoAsí mismo digite el tipo de código de cliente (RUC / DNI / Correlativo) que pedirá dicho documento por Ej.RC para facturas (RUC y Correlativo), DC para boletas (DNI y Correlativo).



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Tipos de VentaLos tipos de venta ya están definidos y parametrizados (Contado y Crédito). Configure las formasde pago por cada tipo de venta, por ejemplo si la venta es al contado puede pagar con efectivo,cheque, anticipo, VISA, etc.CONTADO

CREDITO



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Como se puede observar cada tipo de venta tiene sus formas de pago y sus parámetros (pidecliente, permite crear cliente y pide días de plazo de crédito).Puede crear, modificar y eliminar más tipos de venta y asignarle sus formas de pago.Tipos o formas de PagoDefina los parámetros para cada forma de pago. Por ejemplo si el pago es con cheque deberá activar lacasilla:Pide banco de referencia.Si es con tarjeta de crédito, deberá activar Pide tarjeta de Crédito y así sucesivamente.También puede crear mas formas de pago y asignarles sus respectivos parámetros teniendo en cuenta eltipo de venta (contado o crédito)

Tipos de Operaciones de Cobranzas (Ingreso o Egreso de dinero)En este módulo se registran los conceptos de ingreso o egreso de dinero. Conceptos aplicados almomento de generar una venta, efectuar cobranzas, registrar adelantos, etc.



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Conceptos de Gastos por ComprasEn este modulo se registran todos los conceptos de gastos que se generan al realizar una compra.Estos gastos se prorratean generando así costos netos y reales de un determinado producto.

Feriados.Esta opción permite ingresar los días feriados del año, con la finalidad que al momento de generar letras secorra al siguiente día útil la fecha de vencimiento. Podemos eliminar, modificar y desplazarnos con lasflechas Ejemplo.TABLAS GENERICAS Clave (CHEKCONFIG)Puede añadir lista de opciones y valores para las tablas de: Área de origen Bancos Cargos de Personal Tipos de Clientes Estado de clientes Estado de Letras



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Tarjetas (visa) Tipo de Trabajador Marca de vehículos Tipos de documentos Tipos de automóviles

Lista de Tablas Genéricas

Seguridad y Parámetros

Como Registrar Usuarios y/o EmpleadosPara registrar un usuario debe seguir estos 5 pasos:1. Registrar Usuario o empleado2. Asignar su Password (solo si va a usar el sistema)3. Asignar una tienda o almacén4. Asignarle parámetros para facturar (como opción a modificar precios, dar descuentos, etc.)5. Dar permisos para efectuar movimientos diversos (como transferencia, inventarios, ajustes)Registro de Usuarios y Empleados



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Codifique y/o actualice los datos de los usuarios y empleados que laboran en su empresa, asigne elcódigo 10 en el campo Cargo para el personal de Ventas. La codificación es alfanumérica por Ej. CODIGO:CAREVALO, C001, USU001, ETC.

Password y Perfiles de acceso (clave de acceso)Asigne un Password (clave) y un perfil (menú) de acceso a cada usuario, el password puede seralfanumérico de 1 a 12 caracteres. Se dispone de varios perfiles, cada uno de ellos conteniendo módulosespecíficos a la que tendrá acceso cada usuario según el rango o área de trabajo.El menú de gerente tiene acceso a todo el sistema, el menú de vendedor solo puede efectuarfacturas y/o boletas, el menú de cajero tiene opción a efectuar ventas y procedimientos para anular, volvera imprimir, generar documentos como anulados, efectuar consultas y reportes relacionados con caja.

ASIGNACION DE CLAVES Y PERFIL DE USUARIO



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Modificación de ClavesSolo el usuario activo puede modificar su clave.

Perfiles de AccesosUtilice este módulo para crear o modificar los perfiles de acceso al Sistema. El Perfil es unMenú que contiene módulos específicos de acuerdo a la necesidad de cada área o usuario. Puedecrear nuevos perfiles y asignarle los módulos que crea conveniente. Si marca Acceso Totalobviamente el usuario tendrá acceso a todo el Sistema a un teniendo activo un solo módulo.Perfiles definidos

Almacenes o Puntos de Venta por Usuario



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Asigne a cada usuario el código de tienda, almacén o punto de venta a la que tendráacceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podrá acceder al sistema. Cada usuario solopodrá hacer movimientos en el almacén o tienda asignado.

Serie de documentos por Usuario - “IMPORTANTE”Puede asignar una serie de documentos para cada usuario pero no es obligatorio. Configuresolo si maneja varias series de documentos y si la facturación es en tiempo real y con variospuntos de ventas (cajas). En este caso cada usuario se convierte en cajero y responsable de susdocumentos asignados.

Por Ejemplo en una Farmacia o Ferretería:Usuario 01= Cajero 1 factura 001 Impresora # 1Usuario 01= Cajero 1 boleta 001 Impresora # 1Usuario 02= Cajero 2 factura 002 Impresora # 2Usuario 02= Cajero 2 boleta 002 Impresora # 2Sin embargo cada usuario puede tener asignado varias series de documentos.IMPORTANTE: Si va a designar series a cada usuario primero debe configurar la opción Parámetrospor usuario en el asigne a cada usuario el código de tienda, almacén o punto de venta a la que tendráacceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podrá acceder al sistema. Cada usuario solo podráhacer movimientos en el almacén o tienda asignado.



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Tipos de Movimiento por Usuario para efectuar partes y guíasLos movimientos de ventas y compras no hacen referencia a ningún Motivo de Movimiento, sinembargo los movimientos de Ingresos diversos (PINGV), Salidas diversas (SALINT) y Guías deremisión (GUIA) si lo hacen, es por ello que debe asignar por lo menos a un usuario los tipos demovimiento permitidos para estos documentos caso contrario será imposible efectuar el registro delos mismos.TIPOS DE MOTIVOS ESTABLECIDOS (valores ya determinados)

Seleccione un usuario de la Lista y añada el tipo de movimiento pulsando el botón

Parámetros para Facturar por UsuarioEstos parámetros sirven para otorgar permisos en la facturación, como:01. Serie de Fact. / Bol / NC / ND individual por Usuario en la venta.02. Modificar Precio Unitario en la Venta.03. Modificar % de Dscto. por Producto en la Venta.04. Permitir que el usuario modifique el % de Dscto. mayor al actual en la venta.05. Permitir mostrar por defecto el % de Dscto. del producto en la Venta.06. Permitir Seleccionar el %Descuento Normal y Especial07. Imprimir factura/boleta en impresora LocalSeleccione un usuario de la lista y asigne los parámetros activando el campo Valor SI.



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Parámetros Globales (configuración del sistema)Configure el sistema de acuerdo a la política administrativa de su empresa. Ingrese al menúMantenimiento / Seguridad / Parámetros Globales. Seleccione el ítem respectivo y haz clic en elbotón Modificar para cambiar los valores establecidos.

A continuación se detalla los valores establecidos:001 – Permite facturar en DOLARES S/N?002 – PORCENTAJE DE UTILIDAD MINIMA P.PUBLICO003 – Manejar pendientes de despacho en la venta S/N?004 – Efectuar ventas sin tener precios establecidos S/N?005 – Facturar con precios inferior al costo S/N? *006 – Formato de precios en la facturación (número de decimales - 99999.99).007 – Moneda 1=Soles 2= Dólares008 - GRABAR SIN FORMA DE PAGO (MODO RAPIDO) S/N?009 - VENDER CON PRECIOS REBAJADOS S/N?010 – Código de Documento de Venta por defecto 001= Factura y 002= Boleta011 – Valor no modificable (10)012 – Pide Vendedor en la factura (S) o (N)



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013 – Impuesto general a las ventase (00= impuesto exonerado, 01= 1.19)014 – Si desea codificar los artículos correlativamente cambie el valor por S015 – Si la localidad está exonerada de impuestos cambie el valor a S016 – Si desea trabajar con múltiples formas de pago en la facturación cambie valor a S017 – Valor no modificable018 – Valor no modificable019 – Valor no modificable020 - NUMERO DE DIAS DE GRACIA PARA LAS LETRAS021 - Valor no modificable022 – Ingreso de código de proveedores automático S/N?023 – Numero de decimales para costear de 3 a 5024 – Costo Neto incluye IGV S/N?025 – Impresión de documentos en tiempo Real S/N?026 - EFECTUAR VENTAS CON TICKETS (DCMTO CONTABLE)?027 - REG. COMPRAS CON REINTEGROS TRIBUT. (AMAZONIA)?028 - GENERAR TRASLADO AUTOMAT. TRANSFER. MERC. S/N?029 - VISUALIZAR UTILIDADES MENOS IMPTO. RENTA S/N?030 - PORCENTAJE (FACTOR) IMPTO. A LA RENTA (99.99)031 - SISTEMA CON CODIGO DE BARRAS S/N?034 - ACEPTAR FECHA <> SISTEMA (SOLO P/DIGITACION) S/N?036 - IMPRIMIR FACTURAS/BOLETAS EN FORMATO GRAFICO S/N?039 - VALIDAR NUMERACION CORRELATIVA DE DOCUM. S/N?040 - LOCALIDAD AFECTO A IGV S/N?045 - MANEJA RECARGO AL CONSUMO SELECTIVO S/N?Como Facturar

Ventas - Facturación - Acceso rápido (Ctrl-F)Para acceder al modulo de facturación ingrese al menú Ventas y elija la opción Facturación deMercaderías. También puede acceder de manera rápida pulsando CTRL-F.Para hacer una factura o boleta haz clic en el botón Nuevo, el sistema le mostrará por defecto lossiguientes valores:01. Documento = Factura02. Tipo de Venta = Contado03. Plazo de Crédito = 0 días04. Almacén o Tienda = el código de tienda o almacén a la que ingresó.05. Ubicación = Local (siempre) opcionalSi desea visualizar un documento ya grabado, haz clic en el botón Consultar e ingrese el tipo dedocumento y número respectivo.



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Cambie los valores que aparecen por defecto, haciendo clic en los botones de ayuda de cada campo, pulseF4 para cambiar el tipo de documento de venta y F3 para cambiar el tipo de moneda.Luego ingrese:a. Código de Cliente ( RUC / DNI / Correlativo )b. Nombre ( Nombre del Cliente o Razón Social )c. Dirección (opcional para boletas)d. Vendedor (opcional)

Consideraciones:1) En el Campo Cliente digite el código (RUC o DNI), si el cliente ya está registrado el sistemamostrará automáticamente el Nombre y Dirección del cliente, pudiendo ser modificadoesta ultima.2) Para efectuar una venta al crédito el cliente deberá estar previamente registrado, casocontrario deberá hacerlo en el menú de Mantenimiento / Clientes.3) Si desea registrar el código de vendedor, deberá parametrizar el código 012=PideVendedor en la facturación S/N de Parámetros Globales a VALOR “S”, caso contrario elsistema asumirá como vendedor al usuario activo.4) Si desea facturar en moneda extranjera pulse F3 y si la empresa factura siempre endólares cambie el código 007= Código de moneda por defecto en la facturación deParámetros Globales a VALOR “2”.Ingreso de Items.a. Código de Artículo o Serviciob. Descripción (muestra al jalar código de artículo)c. Cantidadd. Unidad de Venta (solo para abarroteros, farmacias y distribuidoras)e. Precio Unitario (jala el precio establecido al capturar el código)f. % Descuentog. Total por Ítem (cálculo automático)



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Captura de códigos.- Los códigos pueden ser ingresados de tres maneras, primero digitando directamenteel código (Ej. 000010), segundo efectuando filtros de familia y línea, para ello pulse ENTER en el campocódigo sin haber digitado antes valor alguno y efectúe la búsqueda con la flecha del cursor en la ventanasde Familia, Línea y Artículos respectivamente, y tercero, digitando parte de la descripción del artículo masel signo coma (,) por Ej. ARROZ, mostrará en la ventana de consultas todos los productos que se escribencon la frase ARROZ.Al capturar el código también visualiza el precio unitario y el % de descuento, valores que pueden sermodificados siempre y cuando el usuario (vendedor) esté autorizado y disponga de dicho permiso en elsistema.Un producto no puede ser facturado:

Si no tiene precio de venta. Si el código se encuentra desactivado. Si no tiene stock suficiente y si está configurado para facturar solo con stock.

Ingreso de Cantidad.- Digite la cantidad del producto que va a facturar con valores positivos. 1.000 equivale a 1 unidad 10.000 equivale a 10 unidades 100.000 equivale a 100 unidades 1000.000 equivale a 1000 unidades

También considere: 0.500 equivalente a la mitad (1/2) de metro, kilo, litro, docena, ciento, millar, plancha, galón,etc. 0.250 equivalente a un cuarto (1/4) Kg., Gl., Cto, Mll. 0.125 equivalente a un octavo (1/8) Kg.,Gl. 0.064 equivalente a un dieciséis (1/16) Gl. 0.032 equivalente a un treinta y dos (1/32) Gl.Para empresas que distribuyen productos con medidas de ½, ¼, 1/8, 1/16, 1/32 envasados oempaquetados, debe considerarse como unidad de venta LA UNIDAD, es decir 1/8 de unidad de Gl. o1/32 de Unidad de Gl., etc. Vale decir que al momento de codificar debe considerarse la medida en ladescripción, por Ej.:DESCRIPCIÓN UND. VTA.PINTURA ESMALTE ROJO 1/32 GL. UNIDADIngreso del Precio Unitario.- El sistema dispone de dos precios; unitario y por mayor, sin embargo elsistema jala por defecto el precio unitario, siendo posible su modificación por otro inferior o superior(solo si el usuario tiene permiso para hacerlo).Para jalar los precios establecidos (unitario y por mayor) pulse anticlic dentro del campo PrecioUnitario y el sistema le mostrara una ventana con tres opciones para elegir uno de ellos (ferreterías yafines). Para Distribuidoras mostrara 4 precios 2 para minorista y 2 para mayorista al crédito ycontado respectivamente.Para abarroteros y farmacias mostrara hasta 5 precios dependiendo las unidades de venta asignadas acada producto.Ingreso del % Descuento.- Es posible ingresar o modificar un porcentaje de descuento por ítem,siempre y cuando el usuario cuente con este permiso, caso contrario el sistema le mostrará porcentajecero (0), aun teniendo dicho producto un % de descuento establecido.

Como Eliminar un ítem de la Lista de artículos.



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Para eliminar uno o varios items de la lista de detalle, pulsar F8 para activar la casilla de eliminación luegohacer clic en los items que desea eliminar y finalmente pulsar la tecla F9 para borrar de la lista. Ejemplo:

Como grabar el documentoDespués de haber registrado todos los datos de cabecera (tipo de venta, fecha, cliente, dirección,etc) y el detalle de artículos hacer clic en el Botón Forma de Pago, seleccione el tipo de pago respectivo sila venta es al CONTADO tiene las siguientes opciones de pago: EFECTIVO, CHEQUE, NOTA DE CREDITO,TARJETA DE CREDITO O SALDO A FAVOR (ANTICIPOS), si la venta es al CREDITO tiene 2 modalidades decancelar con LETRAS Y CREDITO DIRECTO en el caso de seleccionar LETRAS deberá hacer clic en botón deCrear Letras ingrese allí el numero de letras indicando el plazo y monto por cada una de ellas, luego hacerclic en el botón Grabar / Imprimir el sistema le mostrara una ventana con opción de Despacho,seleccionar Entregado Totalmente si es el caso, de lo contrario el stock no será descargado. Finalmentepulse ACEPTAR para grabar el documento y si trabaja en tiempo real el sistema le preguntará si deseaimprimir el formato (Fact/Boleta).NOTA: El Botón Forma de pago se configura para mostrar Activado, caso contrario este se mostraráinhabilitado, dando por defecto el tipo de venta Contado y forma de pago Efectivo.

Opción de CréditosSi la venta es al Crédito seleccionar la opción de Crédito en la forma de Pago y si el crédito es con letrasseleccionar la opción LETRAS luego hacer clic en el botón LETRAS para registrar el número de letras, plazoen días y monto por cada letra.



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Para amortizar o cancelar los créditos ver el menú de Ctas. Corrientes de clientes.

PANTALLA DE INGRESO DE LETRAS ( EN CASO DE CREDITOS CON LETRAS)

Como se despacha la mercadería pendiente de entrega ?Para efectuar el despacho de mercaderías pendientes ir al menú de Partes y Guías e Ingresar al módulo deGuías de Remisión y efectuar la salida por Despacho de Facturas/Boletas pendiente de despacho (opción11) haciendo referencia al número de documento de venta.Una venta puede ser despachada con varias guías hasta completar la cantidad vendida.

Facturación de Guías Emitidas por VentaUtilice este módulo para generar facturas jalando datos desde una guía de remisión. Elprocedimiento es similar al módulo de facturación, solo deberá ingresar el número de guía de remisión yconfirmar.



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Imprimir documentos de Venta – CTRL.- RUtilice este modulo para imprimir las facturas y boletas enviadas a cola de impresión.Seleccione el tipo de documento (FACTURA / BOLETA / TICKET), luego pulse ENTER en la fecha y clic enel botón Imprimir primer documento.Finalmente hacer clic en el botón Imprimir caso contrario Cancelar.

Transferir correlativos por error de ImpresiónEn caso que una factura o boleta fuere mal impresa por falla mecánica de la impresora, atasco delformato en el rodillo, corte intempestivo de corriente, etc., utilice esta opción para anularlo y al mismotiempo transferirlo al correlativo siguiente y así no volver a rehacerlo, simplemente tendrá que imprimirlo.Si opera en red y la emisión de facturas está dirigida a una sola impresora, debe tener mucho cuidado parano interferir con la creación de la siguiente factura generada por otro usuario. Luego de efectuar latransferencia al nuevo número de documento, remítase al módulo anterior Imprimir documentos deVenta.Generar documentos como Anulados

Imprimir



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Sirve para registrar los documentos anulados (su uso es exclusivamente para aquellasempresas que no operan con facturación en tiempo real). Al efectuar este proceso el sistema registra eldocumento sin ítems y automáticamente incrementa el correlativo en 1.Activar documentos de venta ya impresosUtilice este módulo para activar un documento ya impreso y volverlo a imprimir. Solo esposible si el documento está en estado OK (activado para volver a imprimir) y si es del presente día.Anulación Física de Facturas y BoletasLa anulación física de un documento se refiere a eliminar totalmente un movimiento de la basede datos, es útil para anular un documento mal registrado en el sistema. No se olvide que estedocumento deberá ser registrado nuevamente pero con los datos correctos.Al anular un documento por este modulo se actualizan automáticamente los saldos de los artículos. Nose olvide que el correlativo se mantiene igual, siendo necesario ser modificado para poder rehacer eldocumento.CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR

Como efectuar la cancelación de créditos.Hay dos formas de cancelar un crédito:1. Por documento y2. Por grupo de documentos (forma masiva)Los créditos se pueden efectuar con facturas, boletas, tickets y/o guías de remisión, siendo esta ultimafactible si su configuración en el sistema esta activada.1. CANCELACION DE CREDITO POR DOCUMENTOEstos documentos pueden ser cancelados en su totalidad o amortizados, en ambos casoshaciéndose uso de recibos de cobranza o recibos de ingreso de dinero a caja.

Ingrese el numero de recibo, luego el numero del documento de venta (f/b/g) y luego hacer clicen el botón Aceptar para mostrar los datos respectivos del documento, luego ingrese el importe a pagary la forma de pago (efectivo, cheque, VISA, Saldo a favor-Anticipo).Pulse F2 para buscar documentos por nombre del cliente, seleccione uno y luego hacer clic enel botón Aceptar para mostrar todos los documentos por cancelar de dicho cliente, finalmente en dichaventana seleccione un documento y pulse ENTER para visualizar los datos respectivos del documento.



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Respecto a las formas de Pago.Si el cliente tiene saldo a favor en la empresa, quiere decir que tiene ANTICIPOS realizados queestán por aplicarse, en este caso tiene la opción de pagar con el anticipo siempre y cuando disponga delvalor suficiente de la compra, caso contrario no podrá cancelar dicho documento. Si el pago es concheque, deberá registrar el banco y numero de cheque y si es con tarjeta de crédito VISA deberáregistrar el tipo de VISA y número del voucher.2. CANCELACION DE CREDITOS MASIVO (valido solo para guías)

Si el cliente tiene varias guías de crédito y desea cancelar todas, ingrese en este módulo todas lasguías de crédito a cancelar, siempre y cuando éstas no tengan amortización alguna.Si las guías van a ser canceladas solo con recibo digitar la serie respectiva del recibo (001, 002,etc.), caso contrario digitar la serie 999 (serie virtual) para casos de empresas que cancelan con factura.Si las guías se cancelan con facturas, deberá ingresar el número de factura al momento de ConfirmarCobranza, la misma que debe estar registrada previamente y con el monto igual a la sumatoria de guías.IMPORTANTE:1. Para los créditos cancelados sin recibos aplicar la serie 999 de RECIBOS y poner el numero defactura o boleta al momento de Confirmar Cobranza.2. Se recomienda cancelar cada guía de crédito con un recibo PG (para Librería)3. La cancelación Masiva también puede ser con cheques, VISA, anticipos.4. Si después de la cancelación de guías de crédito el cliente pide factura, deberá hacerse por elmódulo de Facturación de guías por ventas haciendo referencia solo a una guía y poniendo el montototal de la sumatoria de guías (no válido para detallar todos los productos vendidos). Si el clientedesea la factura detallada, entonces deberá hacerse una factura por cada guía de crédito.5. El grupo de guías al tener factura quedan CANCELADAS, quedando la factura como créditopendiente el mismo que será cancelado por el módulo PG el día de su cancelación.Pantalla de Cancelación Masiva de Créditos



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Los ítems pueden ser quitados y reemplazados por otras guías antes de su confirmación de cobranza.También puede imprimir del detalle de documentos aplicados a dicho recibo haciendo clic en el botónImprimir.MENU – COMPRAS Y PEDIDOS

Registrar Gastos – Generar FactorEn este módulo se registran los gastos que genera una compra, llámese flete, embalaje, gastosadministrativos, almacenaje, descarga, etc. con la finalidad de obtener un factor para el prorrateo decostos reales de la mercadería. Si su empresa no considera estos gastos como parte del costo, no esnecesario efectuar esta operación.Obtención de Factor:A = 200.00 B = 12.00 C = ( A + B ) / ADonde A es el monto de la factura de compra (sin IGV) y B es el importe neto de Gastos(incluido IGV).Como registrar los gastosa) Ingresar el importe total de la factura de gastos (flete, seguro, embalaje, etc), en la misma monedade la factura de compra de mercadería.b) Ingresar el importe de la factura de mercadería sin IGVc) Ingresar el número de la factura del proveedord) Ingresar como referencia el nombre del proveedor y transportista.Luego ingrese el detalle de gastos, pulse el botón Nuevo Item; seleccione el tipo de gasto e ingrese elimporte neto del mismo.Puede añadir nuevos conceptos de gastos e imprimir el detalle de gastos por cada compra.

Como registrar las compras de Mercaderías – PIC



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Debe ir al menú Compras y Gastos / Registrar Compras - Proveedores. o sinó hacer clic en el botón.Registre las compras facturadas en este módulo, si desea obtener costos reales primero deberá ingresar losgastos que generó dicha compra como flete, embalaje, descarga u otros tipos de gastos; para ello remítaseal módulo de Registrar Gastos por Compras del menú Compras y Gastos.INGRESO DE DATOS EN BASE AL DOCUMENTO DEL PROVEEDOR

INGRESO DE DATOS DE CABECERA (Según documento Proveedor)

a. Hacer clic en el botón y seleccionar la serie del parte de ingreso por compra (PIC) yde modo automático obtendrá el número correlativo.b. Ingrese el Tipo de cambio del dólar (venta) correspondiente a la fecha de factura.c. Fecha de Registro (fecha de digitación).d. Si registró Pedido digite el número respectivo, caso contrario dejar en blanco. Si existe el número depedido visualizará de inmediato el detalle de productos registrados.e. Digite la moneda del documento de Compra (1= Moneda Nacional y 2= Dólares)f. Ingrese tipo de documento, serie y número.g. Ingrese la Fecha de emisión de la factura.h. Ingrese Guía de remisión del Proveedor.i. Hacer clic en el Botón de Proveedor y luego digite las primeras letras de la razón social para localizarloen la ventana de ayuda, y si el proveedor no existe codifíquelo yendo a la opción Mantenimiento /Proveedores o cliqueando el botón .j. Si la factura de compra tiene flete o gastos hacer clic en la opción Con Factor, y jale el número de factorgenerado previamente en el módulo de Registro de Gastos (factor) del menú Compras y Gastos. Estefactor prorratea los gastos por cada ítem, generando un costo real.k. Ingrese la condición de pago de la Factura (contado o crédito). Si es crédito indique los días de plazo yen el campo observación detalle si es con letras o efectivo.l. Finalmente cliquear en el botón Grabar para salvar los datos de cabecera y pasar a la pantalla dedetalle de productos donde se activará la botonera de ítems.INGRESO DE ITEMS (Detalle del Documento Proveedor)

a. Hacer clic en el botón Nuevo Ítem y digite el código del artículo o buscar por nombre.



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b. Si el producto no existe, debe salir de esta ventana pulsando ESC y luego hacer clic enpara codificar el producto, una vez codificada volver a esta ventana de ítems (ver como codificarproductos).c. Ingrese la cantidad en unidades mínimas como unidad, metros, kilos, etc.d. Ingrese el costo unitario del proveedor sin IGV, si registró gastos (factor) automáticamente visualizaráel costo neto (con flete prorrateado).e. Si la factura está afecto al IGV active la opciónf. Ingrese el valor venta sin IGV (parametrizable según localidad afecto a IGV)g. Ingrese el porcentaje de descuento al público, valor aplicable sobre el valor ventah. Ingrese el porcentaje de utilidad correspondiente o modifique el valor mostrado, no se olvide que almodificar, automáticamente se modificará el valor venta.i. Si el sistema está configurado para registrar serie de producto, se activará el botónsiempre y cuando el artículo esté codificado para series.j. Si maneja series ingresará a una ventana donde registrará la serie del producto en caso de vehículos lepedirá serie de chasis, serie de motor, color de vehículo y año de fabricación; para equipos y otrosartefactos solo registre la serie.Después de ingresar la utilidad visualizará la opción para grabar dicho ítem, confirme y prosiga hastaculminar con la totalidad de ítems de la factura.Una vez ingresado todos los ítems del documento verificar que los datos estén bien registrados para luegoser cargados al Stock haciendo clic en y si desea puede provisionarlo para llevar el estadode cuenta por pagar.VENTANA DE INGRESO DE ITEMS

Observaciones:Los costos de proveedor, descuento y utilidad son obtenidos de la base de datos, siempre y cuando ésteartículo ya haya tenido movimiento, valores sobre los cuales se puede modificar dependiendo de los nuevoscostos de la factura y la utilidad que desea obtener.



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Puede Corregir los datos de un ítem volviendo a seleccionar el código respectivo y haciendo clic en el botónModificar.Puede Eliminar un ítem para ello debe seleccionar el artículo respectivo y luego hacer clic en el botónEliminar.Consultar un PICPuede Consultar un parte de ingreso ya registrado y efectuar modificaciones respectivas siempre y cuandoeste no haya sido enviado a stock para ello elija la opción consultar y visualizará una ventana con todas lascompras registradas, seleccione uno de ellos y pulse enter para mostrar en pantalla.Anular / Revertir un PICPuede Anular y a la vez revertir un parte de ingreso para ello seleccione la opción Anular e ingrese elnúmero de parte respectivo. Debe tener presente que para anular éste parte no debe estar enviado a stockcabe mencionar que al momento de ingresar los ítems no se actualiza el stock, sino posteriormente.Si anuló un parte de ingreso ya enviado a Stock, deberá ejecutar obligatoriamente la opción ReprocesarSaldos del menú Utilitarios.Imprimir un PICHacer clic en el botón Imprimir para efectuar la impresión del parte de compra deseado, indicando laopción por rango de documentos (PIC) o por rango de fechas (de facturas) y si desea de un proveedor enespecial hacer clic en el botón de Proveedores, caso contrario seleccionar “Todos los Proveedores” yfinalmente hacer clic en el botón Ejecutar e Imprimir.Provisionar un PagoHacer clic en el botón Provisionar para registrar la deuda de modo automático ya sea por compra al contadoo al crédito. Para ver esta provisión remítase al módulo de Registro de Facturas por pagar del menúCompras y Gastos. Digite el número de provisión generado en el parte de ingreso para ver los datosrespectivos. Si desea efectuar la cancelación del documento (deuda) remítase al módulo de Amortización y

Cancelación de Deudas o cliquear en el botón .IMPORTANTE:Si la compra ya fue enviado a Stock y efectuó correcciones en el campo de Cantidades, le sugerimosnuevamente enviar a Stock y luego ejecutar la opción de Reprocesar Saldo Actual en el menú de Utilitarios.

VENTANA DE INGRESO DE SERIES DE PRODUCTOS



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Ingrese aquí las series de los productos según las cantidades ingresadas en la ventana de ítems, grabeserie por serie y luego hacer clic en el botón salir.Como agilizar el ingreso de series?Si va a registrar varias series puede fijar los valores ingresando la primera serie de chasis o equipo, serie demotor, color y año de fabricación del producto, es de gran utilidad cuando existen series que solo cambian losúltimos dígitos o caracteres. En otros casos los colores y año de fabricación son los mismos para todos.Cada vez que grabe una serie, estos valores permanecen fijos solo tiene que cliquear en el botón yautomáticamente se pega en el campo respectivo.Puede efectuar modificaciones o borrar series antes de salir.Como registrar un Parte de Ingresos y Salidas diversas.

Ingresos Diversos (Productos)Debe ir al menú Compras y Gastos / Ingresos diversos (PIV)Efectúe el ingreso de mercadería en calidad de inventarios, ajustes, devoluciones u otros conceptos que nocorresponden a una compra.Este movimiento solo actualiza los saldos no tiene vinculación alguna con la liquidación de caja ni deuda conlos proveedores.



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¿Cómo deberá registrar un Parte de Ingresos?

a) Hacer clic en el botón Nuevo/Buscar ingrese la serie y el sistema le proporcionará de modo automático elnumero de movimiento.b) Pulse enter en el campo Motivo, seleccione el motivo de Ingreso, cabe mencionar que estos motivos debenestar establecidos y definidos para un usuario. Si no existe ningún motivo para el usuario activo, remítaseal módulo de Seguridad y parámetros / Tipos de movimiento en Partes y Guías del menúMantenimiento y agregue los motivos permitidos según autorización del responsable o administrador desistemas.c) Ingrese el código de almacén o tienda quien remite la mercadería, (permitido solo para transferenciasentre establecimientos).d) Ingrese el código de Proveedor o captúrelo desde el botón de ayuda.Ingreso de Ítems desde la grillaIngrese el código de producto o busque por nombre para jalar desde la ventana de ayuda, encaso de no existir el producto deseado remítase al módulo de Productos y Servicios del menú Productosy regístralo.

Columna de ingreso de códigos de productosIngrese la cantidad de productos en unidades, metros o kilos (según su unidad de venta) registrada enel maestro de productos.



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Ingrese el costo y precio de venta solo si el ingreso es por ajuste de inventario o inventario (motivos 009y 018), caso contrario omítalo dejando valores en cero (0).

Efectúe la carga de productos hasta completar un máximo de 15 ítems por numero de parte de ingreso,luego hacer clic en el botón Grabar para guardar los datos, caso contrario hacer clic en el botónCancelar. .CONSIDERACIONES:Si ingreso mal los campos de cantidad, costo y precio de un ítem, ubíquese con el cursor en el ítemrespectivo y rectifíquelo.Si ingreso un código incorrecto elimínelo y vuelva a ingresar, para eliminar pulse la tecla de función F8luego marque el casillero haciendo clic en el ítem y luego pulse F9 para quitarlo de la lista.Casilla de eliminación Botones de Función

Salidas Diversas (Productos)Debe ir al menú Compras y Gastos / Salidas diversas (PS)Efectúe la salida de mercadería por concepto de instalación de servicio, venta sin facturas (solo con recibo),ajuste de inventarios, devoluciones de préstamos, ajuste por pérdida o deterioro, u otros conceptos queordene el responsable de almacén.Este movimiento solo actualiza los saldos de los materiales, tampoco tiene vinculación alguna con laliquidación de caja ni deuda por cobrar a los clientes.También tiene la opción de poder imprimir el parte en formato prediseñado.La operatividad de este módulo es similar al módulo de Ingresos Diversos (PIV), con la diferencia queen éste se efectúan descargos de Stock (salidas).El parte de salida puede imprimir las veces que lo requiera. Hacer clic Consultar para jalar el número de partedeseado y luego hacer clic en Imprimir.Muy Importante…a) Antes de grabar un movimiento debe revisar que los datos sean los correctos ya que después deello no podrá modificarlo, en todo caso deberá anularlo todo el parte y volverlo a generar con otronúmero de movimiento.b) Tanto los movimientos de ingresos como de salida autogeneran un kardex, con el cual podráverificar los movimientos efectuados por fechas y para que usuario fueron emitidos; dichosproductos. Vea reporte de kardex en el menú Informes.

Guías de Remisión (G/R)



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Efectúe guías de remisión similar a los movimientos de partes y guías, no descarga Stock ni operacon precios, su función es únicamente para registrar e imprimir el documento fuente para efectos detraslado de mercadería o quizás llevar un control interno de ventas al crédito.Si es por traslado de Stock, jale el numero del documento de venta como referencia para mostrarlos productos contenidos en esta y que se vera en la guia.Guías de Remisión por ventas al Crédito (G/R)Registra guías de remisión similar al modulo anterior, SI descarga Stock. Es útil para las ventas alcrédito, no se olvide que esta guía deberá ser facturada en el modulo de Facturación de Guias emitidas porventas en el menú de Facturación.

Mas sobre Créditos con guías…

Puede manejar créditos con G/R denominado en este caso Guía de Crédito, en este caso lasempresas que trabajan bajo esta modalidad deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:1. Todo crédito de mercadería es con Guías (Documento Descarga Stock)2. El cliente debe estar previamente registrado (DNI o RUC), sinó existe deberá registrarlo por elmenú de Mantenimiento/Clientes.3. Debe ingresar el plazo de cancelación en días.4. Puede manejar con un solo código genérico de mercadería denominado PRODUCTOS VARIOS(000001) siempre y cuando la empresa no lleva control de Stock. En este caso se digita el código deProductos varios, Cantidad = 1.00 y el monto total de la guía en la columna de precio unitario.5. Si lleva control de Stock debe registrar los productos tal como indica la guía para su descargorespectivo en almacén, indicando cantidad y precio unitario.6. Si el cliente pide factura o boleta de venta, deberá hacerlo por el módulo de Facturación de guíaspor ventas, haciendo referencia al numero de guía emitido, este módulo NO DESCARGA STOCK.7. Una factura hace referencia únicamente a una guía, es decir si el cliente tiene 3 guías deberáemitirle 3 facturas. Si el caso es por productos varios entonces puede hacer una sola factura por elmonto total de las guías haciendo referencia solamente a una guía.8. Si la factura emitida aun esta pendiente de cancelación, entonces debe registrarse como factura alcrédito



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Menú de Facturación - Facturación de guías. Emitidas por ventas

CONSULTAS Y REPORTESEfectúe consultas y reportes de compras y stock en este menú, para ello simplemente digite los rangos defecha y/o número de documento para obtener dichos reportes.VENTASConsultar documentos emitidosUtilice este módulo para consultar los documentos de ventas emitidos. El proceso es por rango defechas, mostrando el estado de cada documento, cliente, importe, moneda, etc.Reporte diario de Ventas por tipo de ubicaciónGenera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valor venta,impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas, efectuando filtros personalizados como: Ventas de unao todas las tiendas, Tipo de moneda (soles o dólares), condición de venta (contado, crédito o ambos).Reporte Diario de Ventas con formas de PagoEmite un reporte consolidado de ventas el proceso es por rango de fechas, ubicación de clientes (Local oProvincias), condición de pagos (Contado, Crédito y Ambos), tipo de documento (Facturas, boletas, tickets ytodos) y moneda (Soles, Dólares y Ambos).Es un módulo de uso exclusivo para el responsable de Caja, este reporte sirve como informe diario deventas, ver reporte.Reporte de documentos anuladosUtilice este módulo para obtener un reporte de todos los documentos de venta anulados. El proceso espor rango de fechas.Registro de VentasObtenga el registro de ventas al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacional y si existenfacturas en dólares, estos son registrados al tipo de cambio del día de su emisión. Puede obtener los reportes porrango de fechas.Rotación de Artículos GeneralImprime un reporte consolidando la cantidad total de unidades vendidas de todos los artículos en undeterminado periodo (solo aquellos que tuvieron movimientos).



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Rotación de Artículo por ItemImprime un reporte consolidado de la cantidad total vendida de un artículo en un determinado periodo. Seconsideran solamente facturas, boletas y tickets de venta (contado y crédito).Récord de Ventas por VendedorImprime una estadística de ventas efectuadas por un vendedor tanto en soles como en dólares, mostrandosu récord acumulado y la comisión que generó de acuerdo al porcentaje asignado por tipo de moneda. Si noingresa código de vendedor el proceso se efectuará para todos los vendedores, en este caso el porcentaje decomisión será igual para todos sin excepción.Récord de Ventas por ClienteImprime una estadística de ventas efectuadas a un determinado cliente con opción de filtros de ventas alcontado y al crédito. Este reporte nos permite conocer cuanto compró un cliente en un determinado periodo y enambas monedas.Reporte de productos consumidos por clienteImprime una estadística de los artículos adquiridos por cliente y en un determinado periodo. Tiene laopción de procesar por cliente o todos los clientes y efectuar filtros por líneas de productos.Reporte de Comisión de VendedoresGenera un reporte de comisión por vendedor por rango de fechas y según tipo de moneda. Las comisionesson procesadas únicamente del valor venta.Resumen de Ventas NetasGenera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valor venta,impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas y por tiendas; ver reporte.Reporte de Utilidades brutasGenera un reporte de utilidades brutas, producto de las ventas efectuadas en un determinado periodo y enambas monedas. El proceso se efectúa en función a los precios de venta y a los costos registrados por cada artículo;cabe mencionar que los costos y precios se consideran sin IGV.Si los costos no son reales, la información que obtenga también será real; le sugerimos que verifique y actualice suscostos netos por cada ítem.CUENTAS CORRIENTES

Reporte de Cobranza de Créditos (RDC)Emite un reporte consolidado de cobranzas por ventas al crédito el proceso es por rango de fechas, verreporte. Al cierre de caja, el cajero o responsable deberá reportar ambos informes (RDV) y (RDC) totalizados, losmismos que darán como resultado el monto neto de dinero en caja; llámese en efectivo, letras, cheques ovalores.Reporte de Cuentas CorrientesEmite un reporte por cliente con información de pagos por cada documento de venta incluyendo créditos.Este reporte muestra el número de documento de venta, fecha de emisión, importe de venta, moneda, referencia depagos en el caso de ser un cheque, pago a cuenta, tarjeta visa, depósito en banco, etc.



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Al final le indica el total de ventas efectuadas a dicho cliente, su saldo pendiente (deuda) y su saldo a favor(anticipos) en ambas monedas.REPORTE DE STOCKKardex físico y valorizado con costo promedioEste módulo genera y emite un reporte de kardex físico por artículo y en modo mensual. Localice el códigodel articulo y luego ingrese el periodo de movimientos de dicho articulo, este proceso puede efectuarse en cualquierdía del año.Kardex por rango de fechasEs similar al kardex anterior, pero el proceso es por rango de fechas y muestra solo cantidades.Reporte de Stock Físico y ValorizadoGenera un reporte de stock valorizado por familias y totalizado, pudiendo ser en moneda nacional o endólares. No se olvide que para obtener este reporte, deberá actualizar los saldos mensuales (inventarios de cierre) yGenerar los costos por mes.Reporte de Stock InicialGenera un reporte de stock físico y valorizado inicial, clasificado por familias y líneas con filtrospersonalizados de la situación de stock.Reporte de Artículos por reponerEn este módulo se obtiene un reporte de todos los artículos cuyo stock actual se encuentran por debajo delstock mínimo, valor que se ingresa al momento de codificar un artículo. Sirve para efectos de reposición de stockmediante la ejecución de compras. El reporte puede efectuarlo por Líneas y Sub-líneas.COMPRASReporte de Compras AnalíticoImprime una estadística de cómo, cuanto y a quien se compró un determinado artículo, permitiendoefectuar un análisis de costos por proveedor y conociendo el importe total invertido en dicho producto.Resumen de ComprasGenera un reporte consolidado de compras, indicando el importe total por cada factura, detallando loscostos de proveedor y gastos realizados en dicha compra. El proceso es por rango de fechas, efectuando filtrospersonalizados como: Compras de una o todas las empresas, Tipos de proveedores (nacionales, extranjeros yambos), o quizás un proveedor específico. Usted podrá conocer cuanto le compró a un determinado proveedor enun determinado periodo y moneda específica.Registro de ComprasObtenga el registro de compras por tienda al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacional y siexisten compras en dólares, estos montos son registrados al cambio según la fecha de emisión de factura.Para obtener montos reales de las facturas en dólares, es recomendable que registre el tipo de cambio establecidapor SUNAT.



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UTILITARIOSReprocesar Saldo ActualEste módulo solo actualiza el saldo del mes en curso, tomando para tal efecto el stock inicial y todos losmovimientos generados en el presente mes del periodo o año seleccionado. Este proceso puede efectuarlo las vecesque crea convenienteReprocesar Saldo Mensual – Cierre de Inventario MensualEste proceso deberá efectuarlo obligatoriamente todos los meses (al iniciar un nuevo mes), para llevar acabo el cierre de stock del mes seleccionado y a la vez aperturar el stock inicial del siguiente mes o mes en curso.Importante, si actualmente está en el mes de mayo y reprocesó el saldo de febrero, tendrá que reprocesarobligatoriamente los saldos de los meses siguientes (marzo y abril) y luego ejecutar Reprocesar saldo Actual, de locontrario su stock actual se verá alterado e inconsistente.Generar Costos promedios por mesGenera el costo promedio de cada artículo para el cierre valorizado mensual, el mismo que se obtiene delas compras efectuadas durante el mes. Si un artículo no se compró en el mes, el sistema arrastra el costo promedioo último costo del mes anterior o del costo registrado en el inventario inicial.El proceso debe efectuarlo mes a mes obligatoriamente, y el tipo de valorización y moneda (CostoPromedio o Ultimo Costo, Soles o dólares; respectivamente).

Acerca de STORAGE



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STORAGE es un Producto Peruano diseñado y desarrollado Por CARLOS AREVALO AMENERO, cuyaprimera versión apareció en el año 1,993 con el nombre de SYSSTOR a solicitud del Grupo Quiroga, Cía. importantedel Norte de país (PIURA) dedicado al Rubro ferretero.De ahí a la fecha STORAGE ha ido mejorando constantemente siendo consecuente de los cambios que día a díaaparecen en el mercado y sobre todo obedeciendo a los requerimientos de decenas de Empresas y de diferentesRubros que adquirieron este producto.Por todo ello el Autor agradece infinitamente a cada uno de las Empresas que actualmente vienen laborando conSTORAGE y que a la vez incentivan a seguir mejorándolo.CARLOS AREVALO AMENERO

AUTOR

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Visite nuestra página web para ver nuestros productos y contactos.www.multisoftt.comManual Impreso por Multisoft en su versión 6.3JULIO, 2009

manual de storage 6.3.pdf

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